Guia de Estudos da Unidade 2 - OSM

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Organização, Sistemas e 
Métodos
UNIDADE 2
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Organização Sistemas e Métodos
UNIDADE 1
“A maior habilidade de um líder é desenvolver habilidades extraordinárias em 
pessoas comuns” [Abraham Lincoln]
Olá. Começamos aqui a nossa Unidade 2, que em seu livro-texto está apresentada entre as 
páginas 27 a 57, e se encontra com o título O O de OSM. 
Leia todo o conteúdo desta Unidade, pois este Guia de Estudos não substitui o livro-texto: ape-
nas o complementa e serve para destacar alguns pontos que julgamos mais significativos.
Definindo Administração
O mundo é formado, essencialmente, por organizações. Estas organizações tem um perfil bas-
tante heterogêneo, precisando ser administradas para que possa sobreviver aos constantes 
processos de mudanças, que ocorrem cada vez com mais rapidez no mundo moderno.
O termo ADMINISTRAÇÃO vem do latim: AD (tendência para) e MINISTER (subordinação). 
Podemos assim, definir administração como sendo um conjunto de atividades dirigidas à utili-
zação eficiente e eficaz dos recursos, no sentido de alcançar um ou mais objetivos ou metas 
organizacionais.
Só existem três tipos de empresas: As que fazem as coisas acontecerem, as que 
ficam observando o que acontece e as que ficam perguntando “O que aconteceu”?
[Philip Kotler] http://pt.wikipedia.org/wiki/Philip_Kotler
Introdução ao contexto das organizações
Vivemos em um mundo repleto de organizações. Através das organizações, tudo aquilo que a 
sociedade necessita é criado, produzido e comercializado.
Se formos pesquisar o que significa ORGANIZAÇÃO, vamos encontrar o termo em dois con-
textos:
§	Unidade ou entidade social onde as pessoas interagem em prol de objetivos comuns.
§	Função administrativa de organizar, estruturar e integrar recursos e estabelecer relação 
entre eles.
http://pt.wikipedia.org/wiki/Philip_Kotler
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Organização Sistemas e Métodos
Aqui na nossa disciplina o foco é o do primeiro contexto, ou seja, organização é uma unidade 
ou entidade social, onde as pessoas interagem em prol de objetivos comuns.
As organizações apresentam grande diversidade de características, assim como grande varie-
dade de tamanhos.
O sucesso a ser alcançado por uma organização não é, como alguns tentam definir apenas fru-
to do acaso, da sorte, mas sim, a consequência de um conjunto de estratégias, regras, ações e 
procedimentos, utilizados na busca de atingimento dos objetivos estabelecidos.
Esse conjunto formado por estratégias, regras, ações e procedimentos constituem a ADMINIS-
TRAÇÃO.
A administração é o caminho através do qual as organizações são conduzidas, dispondo dos 
meios (recursos e competências) existentes, de tal forma que possam vir a alcançar as metas e 
objetivos estabelecidos, e por consequência os resultados esperados pelos seus proprietários 
/ acionistas.
A civilização tem como base de seu desenvolvimento o esforço cooperativo do homem para a 
realização do trabalho. Esse esforço cooperativo, em todos os campos da ciência, das organi-
zações e nas relações sociais, busca o atingimento do bem-estar da sociedade. 
Considerando a afirmação anterior, de que o bem-estar da sociedade depende efetivamente 
desse esforço cooperativo, a ciência de gerir, de coordenar, de comandar e de dirigir esse es-
forço cooperativo é uma ciência que deve estar presente em todas as atividades humanas.
É por meio das nossas ações que materializamos o que queremos. A Administração faz-se 
presente pela organização da ação do homem, que trabalha para integrar recursos e esforços 
de forma sistêmica.
A administração se alicerça na lógica e na clareza do raciocínio humano. Somente dessa forma 
podemos obter com eficiência um desenvolvimento tecnológico ordenado e rápido.
Por esta razão, podemos tratar as organizações, como sistemas que possuam:
a) Objetivos fixos ou metas a cumprir - garantir ganhos para o seu proprietário, prestar 
serviços médicos à comunidade, preservar a Segurança Nacional, fornecer ajuda espiritual 
etc.;
b) Recursos materiais e não-materiais - dinheiro, instalações, know-how, máquinas, tecnolo-
gia etc.;
c) Grupos de pessoas - cujos esforços são coordenados no sentido de se atingir os objetivos 
e metas determinadas, utilizando-se dos recursos existentes.
Escolas, hospitais, indústrias, ONGs, bancos, igrejas, partidos políticos, associações comunitá-
rias e o Estado, são exemplos de organizações. 
Em cada uma delas, a Administração tem a função de coordenar pessoas e recursos, com vis-
tas a cumprir seus objetivos e metas. 
 A organização é o estabelecimento de uma estrutura formal de autoridade, mediante a qual se 
definem, dispõem e coordenam as fases e métodos de trabalho para se atingir um objetivo.
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Organização Sistemas e Métodos
Os fundamentos da organização são:
a) Divisão do trabalho: 
Maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de peque-
nas tarefas. Ex: Padronização e simplificação das atividades do operário, especialização 
com detalhamento das tarefas, etc.
b) Especialização: 
Cada órgão ou cargo passa a ter funções especializadas, como consequência da divisão 
do trabalho. Tem como pressuposto que a concentração de esforços em campos limita-
dos permite incrementar a quantidade e a qualidade da produção.
c) Hierarquia: 
Como decorrência das funções especializadas surge a função de comando, que tem a 
missão de controlar e dirigir todas as atividades. Além da estrutura de funções, a organi-
zação precisa de uma estrutura hierárquica.
d) Autoridade: 
Na organização há pessoas cumprindo ordens de outras situadas em níveis mais eleva-
dos da hierarquia.
e) Responsabilidade: 
Sua essência é a obrigação de utilizar a autoridade para exigir que sejam executadas as 
tarefas.
f) Racionalismo: 
Dentro de certos limites, os membros da organização se comportarão de acordo com as 
normas lógicas de comportamento prescritas, para cada um deles.
g) Coordenação: 
É a reunião, a unificação e a harmonização de toda a atividade e esforço dentro da 
empresa para o alcance de objetivo(s) definido(s).
Estrutura organizacional
Uma estrutura organizacional deve ser planejada conforme os objetivos estabelecidos por uma 
organização. É um instrumento para alcançar as situações almejadas pela empresa. 
Na verdade, podem-se considerar as mudanças planejadas na estrutura organizacional, como 
um dos meios mais eficazes para melhorar / adequar o desempenho de uma organização. 
Qualquer empresa possui dois tipos de estrutura: a estrutura formal e a estrutura informal. Os 
conceitos de formais e informais estão relacionados com a natureza dos relacionamentos, e 
processos no ambiente de trabalho. 
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Organização Sistemas e Métodos
A organização formal é a estrutura real da organização, incluindo o seu organograma, relações 
de subordinação hierárquica e processos de trabalho, e será objeto de maior detalhamento logo 
a seguir. 
A organização informal representa as relações informais de trabalho que desenvolvem nas 
organizações e contribuem fortemente para a cultura de trabalho. A organização informal carac-
teriza-se nos usos e costumes, nas tradições e normas sociais que cada componente da orga-
nização traz consigo. A organização informal transcende a organização formal – a organização 
informal é feita por interações e relações espontâneas, cuja duração e natureza superam as 
interações e relações formais.
Ela representa a rede de relações sociais e pessoais que não é prevista, estabelecida ou re-
querida pela estrutura formal, surgindo da interação social das pessoas, o que significa que 
se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem entre si, explicitando muitas 
relações, que usualmente não aparecem no organograma.
Uma estrutura informal dá uma ênfase nas pessoas e em suas relações, enquanto a estrutura 
formal dá um enfoque às posições em termos de autoridades e responsabilidades.
A grande maioria dos gestores gostaria de ter algum controle sobre as estruturas informais, pois 
isto tornaria seu trabalho maissimples e envolveria menos preocupação. 
Muitos gestores consideram que as estruturas informais representam um empecilho que regu-
larmente oferece resistência às ordens formais, ou as altera, ou ainda as cumpre por um proce-
dimento diferente do desejado. 
Os líderes de grupos informais surgem por várias causas. Algumas dessas causas são: 
idade, antiguidade, competência técnica, localização no trabalho, capacidade de comunicação 
e liderança.
É importante que os gestores procurem identificar quem é o líder informal de seus subordinados 
e trabalhar com essa pessoa a fim de assegurar que essa liderança esteja acompanhando os 
objetivos da empresa, em vez de antagonizá-los.
Alguns fatores que condicionam o aparecimento dos grupos informais são:
§	interesses comuns que se desenvolvem em certo número de pessoas que, por 
meio deles, passam a relacionar-me mais proximamente;
§	relações provocadas / estimuladas pela própria estrutura formal;
§	defeitos / vazios deixados pela estrutura formal;
§	flutuação do pessoal dentro da empresa, a qual provoca, normalmente, a alteração 
dos grupos sociais informais;
§	períodos de lazer;
§	disputa pelo poder.
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Organização Sistemas e Métodos
Componentes da estrutura organizacional
§	Sistema de responsabilidades - resultado da alocação das atividades. Constituído por: 
departamentalização, linha e assessoria e descrição das atividades (especialização do 
trabalho).
Responsabilidade refere-se à obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa para 
outra pessoa. Quando um subordinado assume determinada obrigação, deve prestar 
contas à pessoa que lhe atribuiu a responsabilidade.
§	Sistema de autoridades – resultado da distribuição do poder, constituído por: amplitude 
administrativa ou de controle, níveis hierárquicos, delegação e centralização ou descen-
tralização.
Autoridade é o direito para fazer alguma coisa. Ela pode ter o direito de tomar decisões, 
de dar ordens e requerer obediência, ou simplesmente o direito de desempenhar um 
trabalho que foi designado. 
ü	formal - representa a delegada pelo superior hierárquico imediato;
ü	informal - é uma espécie de “autoridade adquirida” que é desenvolvida por meio 
de relações informais entre as pessoas da empresa.
Devem-se considerar os seguintes tipos de autoridade:
ü	autoridade hierárquica - segue as linhas de comando estabelecidas pela estrutura 
hierárquica da empresa.
ü	autoridade funcional corresponde à autoridade estabelecida pela função exercida 
pelas unidades organizacionais.
§	Sistema de comunicações – resultado da interação entre as unidades organizacionais, 
constituído por: o que, por que, como, quando, quanto, de quem e para quem comunicar.
O sistema de comunicação é a rede através da qual fluem as informações que permitem 
o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz.
No sistema de comunicações deve ser considerado:
v	o que deve ser comunicado?
v	como deve ser comunicado?
v	quando deve ser comunicado?
v	de quem deve ser comunicado?
v	para quem deve ir a comunicação?
v	por que deve ser comunicado?
v	quanto deve ser comunicado?
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Tipos de Estrutura
Existem diversas classificações quanto aos tipos de estrutura, mas iremos abordar um pouco 
mais apenas o tipo conhecido como Estrutura Linear ( também conhecida como militar, ou tipo 
linha ) e a Estrutura linha – staff ( também conhecida como mista ou “staff and line”).
Estrutura Linear
Características da Estrutura Linear
§	Tipo pirâmide: pode ser representada por uma pirâmide que demonstra de modo claro à 
unidade de comando;
§	é baseado na hierarquia militar, um só comando;
§	grande tendência à burocracia;
§	é baseado na organização dos antigos exércitos, estruturados em torno de chefes bem 
qualificados;
§	a grande autoridade supre a falta de organização;
§	a autoridade é mantida em linha reta, partindo do mais elevado nível hierárquico até 
atingir os membros localizados no plano inferior como ainda hoje é usado nos exércitos 
modernos.
§	Autoridade máxima: todo o mecanismo da organização repousa na autoridade e energia 
de um único chefe
Vantagens da Estrutura Linear
§	disciplina rígida;
§	precisão de jurisdição;
§	limitação de responsabilidade;
§	facilidade de funcionamento de comando;
§	maior economia para empresa de pequeno porte.
Desvantagens da Estrutura Linear
§	exige chefes excepcionais;
§	sobrecarrega a direção;
§	não favorece o espírito de cooperação;
§	dificuldade em formar chefes com visão global;
§	favorece o aumento da burocracia.
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Estrutura Linha - Staff
Essa estrutura segue as características básicas da estrutura linear, diferenciando-se da linear 
basicamente pela existência de STAFF, a qual será acionada pelos diretores e chefes sempre 
que forem necessária a formulação de deliberações e as determinações de serviços para que 
expressem a sua opinião.
Características da Estrutura Linha – Staff
§	essa estrutura permite o emprego de diretores e chefes menos qualificados, consideran-
do que há aconselhamento especializado ( através do STAFF );
§	o assessor técnico deve ser completamente independente para expressar suas opiniões 
sem pressões ;
§	essa estrutura é usada nas empresas de médio e grande porte pela necessidade de 
atualização permanente.
Vantagens da Estrutura Linha – Staff
§	flexibilidade e facilidade de comando ;
§	permite a participação de especialistas em qualquer ponto da linha hierárquica;
§	permite confiar nas normas e determinações ;
§	limita a responsabilidade dos chefes, divide a responsabilidade.
Desvantagens da Estrutura Linha – Staff
§	possibilidade de conflitos entre staff e os chefes de linha ;
§	os técnicos procuram agradar os executivos ;
§	requer hábil coordenação das orientações ou sugestões
Departamentalização
É o processo de agrupar atividades em frações organizacionais definidas seguindo um dado 
critério, visando a melhor adequação da estrutura organizacional e sua dinâmica de ação.
A estrutura formal da empresa, resultante de um processo de departamentalização chama-se, 
organograma.
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Organização Sistemas e Métodos
Organograma: é um gráfico que estabelece a estrutura formal da empresa (ou área) num de-
terminado momento. Tem como objetivos demonstrar a divisão do trabalho, destacar a relação 
superior-subordinado e a delegação de autoridade e responsabilidade, evidenciar o trabalho 
desenvolvido em cada unidade (tipo de trabalho, cargos existentes, quantidade de pessoas) e 
facilitar a análise organizacional.
Tipos de Departamentalização
Existem diversas maneiras básicas pelas quais as organizações decidem sobre a configuração 
organizacional que será usada para agrupar as várias atividades, cada uma delas usando um 
critério específico. O processo organizacional de determinar como as atividades devem ser 
agrupadas chama-se Departamentalização. Algumas das maneiras são: por quantidade, funcio-
nal, territorial, por produtos ou serviços, por projetos, por processos, por clientes, entre outros.
Observa-se, entretanto, que a maioria das organizações usa uma abordagem da contingência 
à Departamentalização, ou seja, a maioria usará mais de uma destas abordagens usadas em 
algumas das maiores organizações. A maioria usa a abordagem funcional na cúpula e outras 
nos níveis mais baixos.
Não existe departamentalização ideal. Todos os tipos apresentam vantagens e desvantagens. 
É necessário no processo de departamentalização serem buscadas as maneiras de que sejam 
otimizadas a eficiência e a eficácia organizacional.
Um outro fator fundamental a ser considerado é o “humano”: deve-se ter as pessoas certas para 
o tipo de departamentalização a ser adotado.
No seu livro-texto, entre as páginas 43 e 48 você poderá encontrar o detalhamento de alguns 
deles.
A seguir faremos uma breve descrição de alguns deles:
Funcional - As tarefas são agrupadas conforme as funções a serem executadas pela organi-
zação. É o tipo mais encontrado nas empresas.A departamentalização funcional consiste em 
atribuir a cada uma das unidades de trabalho a responsabilidade por uma função organizacio-
nal. Indicada para circunstâncias estáveis e de pouca mudança que requeiram desempenho 
continuado de tarefas rotineiras; e aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de 
produtos ou serviços e que permaneçam inalterados por longo tempo.
As vantagens principais da abordagem funcional são:
ü	Mantém o poder e o prestígio das funções principais
ü	Cria eficiência através dos princípios da especialização.
ü	Centraliza a perícia da organização.
ü	Permite maior rigor no controle das funções pela alta administração.
ü	Segurança na execução de tarefas e relacionamento de colegas.
ü	Aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos.
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Organização Sistemas e Métodos
Existem também algumas desvantagens na abordagem funcional, entre as quais podemos re-
lacionar:
§	A responsabilidade pelo desempenho total está somente na cúpula.
§	Cada gerente fiscaliza apenas uma função estreita
§	O treinamento de gerentes para assumir a posição no topo é limitado.
§	A coordenação entre as funções se torna complexa e mais difícil quanto à organização 
em tamanho e amplitude.
§	Muita especialização do trabalho.
 
Por Projeto - Aqui as atividades são agrupadas por projeto. É muito utilizado em organizações 
de pesquisa e de consultoria. Para realizar projetos, é preciso criar organizações temporárias, 
que são alojadas dentro da estrutura funcional permanente. Terminada a tarefa, o pessoal que 
temporariamente havia sido destinado a ela é designado para outros departamentos ou outros 
projetos. A departamentalização por projetos baseia-se na definição de projeto.
Neste tipo de departamentalização as pessoas recebem atribuições temporárias, uma vez que 
o projeto tem data de início e término. Terminado o projeto as pessoas são deslocadas para 
outras atividades.
Esse tipo de departamentalização é muito comum em empresas de consultoria. Por exemplo, 
uma empresa de auditoria poderia designar um sócio (como administrador de projeto), um au-
ditor sênior, e três auditores juniores para uma auditoria que irá ser realizada para um cliente 
específico, e ao término deste projeto, designar outra formatação de equipe para atender a um 
outro cliente.
 
Por Cliente - Neste modelo de departamentalização, as tarefas são agrupadas conforme as 
necessidades variadas e especiais dos clientes a quem se destinam. É utilizado principalmente 
quando a organização trabalha com diferentes tipos de clientes, que exigem tratamento espe-
cializado. É muito comum em lojas de departamento.
A principal vantagem da Departamentalização de cliente é a adaptabilidade uma determinada 
clientela.
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Organização Sistemas e Métodos
Como desvantagens podem ser citadas:
o Dificuldade de coordenação.
o Subutilização de recursos e concorrência entre os gerentes para concessões especiais 
em benefício de seus próprios clientes. 
 
Por Produto ou Serviço - Neste tipo, as atividades são agrupadas com base nos produtos ou 
serviços. É utilizado em grandes empresas onde os produtos são muito diferenciados ou repre-
sentam um volume significativo.
Algumas das vantagens da departamentalização de produtos ou serviços são:
o Pode-se dirigir atenção para linhas especificas de produtos ou serviços.
o A coordenação de funções ao nível da divisão de produto torna-se melhor.
o Pode-se atribuir melhor a responsabilidade quanto ao lucro.
o Facilita a coordenação de resultados.
o Propicia a alocação de capital especializado para cada grupo de produto.
o Propicia condições favoráveis para a inovação e criatividade.
Algumas das desvantagens da departamentalização de produtos ou serviços são:
§	Exige mais pessoal e recursos de material, podendo daí resultar duplicação desnecessá-
ria de recursos e equipamento.
§	Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividade nos vários grupos 
de produtos.
§	Pode criar uma situação em que os gerentes de produtos se tornam muito poderosos, o 
que pode desestabilizar a estrutura da empresa. 
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Organização Sistemas e Métodos
 
Territorial - Neste tipo de departamentalização, os grupos são estabelecidos por áreas geográ-
ficas. Isto ocorre principalmente quando a organização opera em regiões diferentes, tornando-
-se desejável a manutenção de uma administração local. Como exemplo típico podemos citar 
as organizações bancárias.
As vantagens e desvantagens da departamentalização territorial são semelhantes às dadas 
para a departamentalização de produto e serviços. Tal grupamento permite a uma divisão foca-
lizar as necessidades singulares de sua área, mas exige coordenação e controle da administra-
ção de cúpula em cada região. 
Processo - É o agrupamento de atividades que se centralizam nos processos de produção ou 
equipamento. É encontrada com mais frequência em produção. As atividades de uma fábrica 
podem ser agrupadas, por exemplo, em perfuração, polimento, soldagem, montagem e acaba-
mento, cada qual em seu departamento.
Como vantagens, podemos citar uma maior especialização de recursos alocados e a possibili-
dade de comunicação mais rápida de informações técnicas.
Já como desvantagens, podemos considerar a possibilidade de perda da visão global do anda-
mento do processo e uma flexibilidade restrita para ajustes no processo.
Assista ao vídeo sobre Estrutura Organizacional e o Trabalho em Equipe
[www.youtube.com/watch?feature=player] (08mim08seg) e analise a importância do tra-
balho em equipe para o sucesso das organizações.
Para finalizar este Guia de Estudos, gostaríamos de novamente relembrar aqui algumas obser-
vações e sugestões importantes para o desenvolvimento de nossa disciplina:
 
https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=qd-hekH9Sfk
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Organização Sistemas e Métodos
• Nos cursos de Educação a Distância, é fundamental a disciplina, o interesse e esforço de 
cada um, para que possamos ter sucesso em nossa empreitada.
• Tente organizar seu tempo de estudo diário para o curso, distribuindo-o entre as diversas 
disciplinas. Recomendamos que seja elaborada uma tabela com os dias e horas da se-
mana disponíveis para o estudo de cada disciplina. 
• O material de apoio (livro-texto e guias de estudo) e as leituras complementares consti-
tuem a referência básica da disciplina. 
• Em cada guia de estudos, indicamos que você assista a algum vídeo. Faça anotações. 
Esses vídeos representam também material complementar para cada unidade.
Para um melhor aproveitamento, é importante você estudar atentamente todo o conteúdo 
disponibilizado. Sempre faça anotações daquilo que não ficou claro para você. Lembre-
-se: sempre que surgir alguma dúvida entre em contato com o seu tutor virtual.
• É importante estar em dia com a entrega das atividades. A participação nas atividades 
virtuais (questionários e fóruns) é muito importante, porque elas garantem a interação 
entre o professor, tutores, o aluno e os demais colegas.
Boa sorte, bons estudos e um grande abraço. Voltaremos a nos encontrar na Unidade 3.
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