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Antonio Artur de Souza Auxiliar Financeiro 1ª edição Montes Claros Instituto Federal do Norte de Minas Gerais 2015 Auxiliar Financeiro Antonio Artur de Souza Montes Claros-MG 2015 Presidência da República Federativa do Brasil Ministério da Educação Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica Instituto Federal do Norte de Minas Gerais Reitor Prof. José Ricardo Martins da Silva Pró-Reitora de Ensino Ana Alves Neta Pró-Reitor de Administração Edmilson Tadeu Cassani Pró-Reitor de Extensão Paulo César Pinheiro de Azevedo Pró-Reitor de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação Rogério Mendes Murta Pró-Reitor de Desenvolvimento Institucional Alisson Magalhães Castro Diretor de Educação a Distância Antônio Carlos Soares Martins Coordenadora de Ensino Ramony Maria da Silva Reis Oliveira Coordenador de Administração e Planejamento Alessandro Fonseca Câmara Revisão Editorial Antônio Carlos Soares Martins Ramony Maria Silva Reis Oliveira Rogeane Patrícia Camelo Gonzaga Coordenação Geral Pronatec Ramony Maria Silva Reis Oliveira Coordenação Adjunta Pronatec Ednaldo Liberado de Oliveira Conteudista Antonio Artur de Souza Revisor do Eixo tecnológico Edson Oliveira Neves Revisor de Legalidade Yara Rodrigues Santos Revisor Especialista em Assuntos Educacionais Soraya Gonçalves Costa Revisão Linguística Ana Márcia Ruas de Aquino Coordenação de Produção de Material Karina Carvalho de Almeida Projeto Gráfico, Capa e Iconografia Tatiane Fernandes Pinheiro Editoração Eletrônica Antonio Cristian Pereira Barbosa Karina Carvalho de Almeida Tatiane Fernandes Pinheiro Welington Batista Lessa Ícones Interativos Utilizado para sugerir leituras, bibliografias, sites e textos para aprofundar os temas discutidos; explicar conceitos e informações. Utilizado para auxiliar nos estudos; voltar em unidades ou cadernos já estu- dados; indicar sites interessantes para pesquisa; realizar experiências. Utilizado para indicar atividades que auxiliam a compreensão e a avaliação da aprendizagem dos conteúdos discutidos na unidade ou seções do caderno; informar o que deve ser feito com o resultado da atividade, como: enviar ao tutor, postar no fórum de discussão, etc. Utilizado para defininir uma palavra ou expressão do texto. SUMÁRIO Apresentação 9 Unidade 1 - Informática Básica 11 Introdução 11 Conceitos Básicos De Informática 11 Noções Básicas de Internet 12 Microsoft Word 2010 13 Menu Arquivo 14 Menu Página Inicial 15 Menu Inserir 16 Menu Layout da Página 16 Menu Referências 17 Menu Correspondências 18 Menu Revisão 18 Menu Exibição 19 Menu Formatar 19 Microsoft Excel 2010 20 Menu Arquivo 21 Menu Página Inicial 21 Menu Inserir 22 Menu Layout Da Página 22 Menu Fórmulas 23 Menu Dados 23 Menu Revisão 24 Menu Exibição 24 Unidade 2 - Comportamento Interpessoal e Postura no Local de Trabalho 27 Comportamento e Postura no Local de Trabalho 27 Redes Sociais 27 Imagem Pessoal 28 Higiene Pessoal 29 Vestuário 29 Atitudes No Trabalho 29 Unidade 3 - Introdução e Conceitos da Contabilidade 32 Registros Contábeis 33 Demonstrações Financeiras 36 Relatório Financeiro 39 Contabilidade Gerencial 39 Sistema de Controle Gerencial 40 Contabilidade de Custos 41 Sistemas de Custeio 42 Unidade 4 - Planejamento Financeiro 44 Fluxo de Caixa 45 Analisando um Fluxo de Caixa 45 Tipos de Fluxo de Caixa 46 Métodos de Elaboração de Fluxo de Caixa 47 Planejamento em Longo Prazo 48 Planejamento Financeiro em Curto Prazo 48 Ferramentas utilizadas na elaboração do planejamento financeiro em curto prazo 49 Unidade 5 - Processo de Compra e Vendas 52 Processo de Compras 52 Processo de Vendas 53 Unidade 6 - Noções Básicas de Administração Financeira 59 Conceituando 59 Formas Jurídicas de Empresas 60 Decisões da Administração Financeira 62 Importância e Atividades da Administração Financeira na Organização 62 Conceitos Financeiros Fundamentais 64 Taxa De Juros 64 Juros Simples e Composto 65 Valor do Dinheiro no Tempo 67 Conclusão 72 Referências Bibliográficas 73 Apresentação Você está iniciando o curso de Auxiliar Financeiro. Os principais objetivos des- se curso são: prepará-lo para prestar assistência ao departamento financeiro de uma organização e auxiliar o processo de planejamento e controle de finanças. Além disso, você estará apto a apoiar processos decisórios a partir de indicadores financeiros. Sendo assim, ao final desse curso, poderá executar atividades que ga- rantam a harmonia entre os procedimentos de controle e as expectativas do setor financeiro de uma organização. Nesta apostila você estudará os seguintes tópicos: Informática básica; Comporta- mento interpessoal e postura no local de trabalho; Noções básicas de contabili- dade; Noções básicas de administração financeira; Processo de compra e venda; Planejamento financeiro. Na primeira unidade, Informática básica, você se familiarizará com o ambiente da informática e da internet e suas principais ferramentas. Aprofundaremos um pouco mais o Microsoft Word e Microsoft Excel, que são programas muito utilizados pelo auxiliar financeiro em suas atividades. Na segunda unidade, Comportamento inter- pessoal, você terá dicas de como se comportar no ambiente de trabalho e como melhorar a relação com os demais colaboradores e com os clientes. Na terceira unidade, Noções básicas de contabilidade, você começará a ter con- tato com a área financeira, pois abordaremos as demonstrações financeiras, os relatórios financeiros, a contabilidade gerencial e de custos. Na quarta unidade, Noções básicas de administração financeira, o enfoque dado será às atividades básicas desenvolvidas por um auxiliar financeiro e aos recursos por ele utilizados na execução de suas tarefas. A relação entre cliente e fornecedor e o controle de estoque e vendas são alguns dos assuntos abordados na quinta unidade, Processo de compra e venda. Nessa unidade você terá uma visão de como é realizado o processo orçamentário. Por fim, na sexta unidade, Planejamento financeiro, apresentaremos conceitos como: fluxo de caixa, contas a pagar e a receber e ferramentas que auxiliam na criação de estratégias econômicas. Tais conceitos são fundamentais para atingir os objeti- vos de uma organização. 11 Pronatec Unidade 1 Informática Básica Introdução Com os avanços tecnológicos, é muito importante que tenhamos certo conhecimen- to acerca da informática e de suas inúmeras utilidades, uma vez que ela está presente em atividades comuns do dia a dia, sendo vista como o diferencial para conquistar um lugar de destaque no ambiente de trabalho. Da mesma maneira, a internet tornou-se o meio mais comum de comunicação entre as pessoas, por isso operações rotineiras como pagar uma conta, comprar roupas ou contratar uma viagem são, nos dias de hoje, realizadas facilmente por meio da internet, de forma rápida e segura. Conceitos Básicos De Informática Começaremos nossa unidade apresentando a você alguns dos conceitos amplamen- te utilizados no âmbito da informática e da internet: • Dados: são fatos brutos, isolados, os quais, em conjunto e depois de serem processados, fornecem informação útil. • Informação: conjunto de dados utilizados e processados para determinado fim. • Processamento de dados: trabalho realizado pelo computador, a fim de forne- cer uma informação, tendo como base um conjunto de dados. • Hardware: conjunto de dispositivos físicos relacionados à informática, ou seja, dispositivos que podem ser tocados. Exemplos: monitor, gabinete, mou- se, teclado, impressora, etc. • Software: conjunto dos programas existentes em um computador, correspon- dendo à sua parte lógica. Exemplos: Sistemas Operacionais (Windows, Linux, etc.), aplicativos (editor de texto, jogos, pacote Office, etc.), utilitários (por exemplo, antivírus). • Peopleware: são os usuários da informática. • Sistema operacional: conjunto de programas responsáveis por iniciar o har- dware do computador. Fornece rotinas básicas para controle de dispositivos e ajuda naintegridade do computador. Exemplos: Windows, Linux, etc. • Navegador: também chamado de browser, é um programa para visualizar páginas da web. Os principais são: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome. • Site: conjunto de páginas www acessíveis na internet. • Download: processo de cópia de arquivos que estão armazenados em locais da internet, enviados ao computador do usuário. • Upload: processo de envio de arquivos do computador do usuário para a inter- net. É o inverso do download. 12 Auxiliar Administrativo Noções Básicas de Internet A internet é uma rede mundial de computadores conectados entre si, que trocam informações constantemente. O acesso à internet pode ser feito por meio de linha discada, acesso ADSL (disponibilizado pela operadora de telefone fixo), rádio, mo- dem 3G, satélite, Wi-fi e via TV a cabo. O acesso à internet utilizando-se de um computador é feito por meio de nave- gadores ou browsers (ex: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome). As informações disponibilizadas na internet são acessadas por meio dos sites, que são páginas contendo informações, figuras e arquivos diversos. Um site é representado pela seguinte estrutura: www.exemplo.com.br • WWW: wide world web; • .exemplo: nome da empresa, organização, pessoa; • .com: tipo da instituição, nesse caso trata-se de uma instituição comercial; • .br: país que hospeda ou de origem da página. Na Figura 1 é mostrado o modelo de uma página inicial de um website utilizando o navegador Internet Explorer, que é o navegador padrão do Windows. Figura 1: Exemplo de página inicial de um website. Fonte: print screen da página inicial do Internet Explorer. • Barra de título: apresenta o nome do site, acompanhado do navegador que está sendo utilizado. • Barra de menu: apresenta os menus disponíveis no servidor. Ao clicar em cada um deles, todas as suas funcionalidades são exibidas. • Endereço: local onde é digitado o endereço eletrônico (site) desejado. • Voltar: função que acessa a página da web anteriormente acessada. • Avançar: função que acessa a página da web posteriormente acessada. • Parar: função que interrompe o download de uma página da web. 13 Pronatec • Atualizar: função que atualiza a página. • Página inicial: função que carrega a página inicial estabelecida no navegador. Essa página pode ser alterada pelo usuário. • Pesquisar: função que abre uma barra e permite utilizar o método de pesquisa disponível. • Favoritos: apresentam uma lista de sites definidos como favoritos pelo usuário. • Histórico: mostra a lista de sites visitados recentemente. O Histórico pode ser organizado por data, site, mais visitados, ordem de visita, etc. • E-mail: ativa o software de correio eletrônico, permitindo ler as mensagens da caixa de entrada, criar uma nova mensagem, enviar um link por e-mail, etc. • Imprimir: possibilita a impressão da página da web que está sendo utilizada. Microsoft Word 2010 O Microsoft Word 2010 é um editor de textos, cujos recursos possibilitam a criação de qualquer documento com qualidade profissional. Entre as ferramentas por ele apresentadas estão as de edição, formatação e revisão, que auxiliam no processo de escrita do documento com maior eficiência. Na Figura 2 apresentamos a tela inicial do Word com alguns dos seus itens básicos: Figura 2: Página inicial do Microsoft Word. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Word 2010. 14 Auxiliar Administrativo • Barra de título: apresenta o nome do arquivo (no caso da Figura 2, o nome do arquivo é “Documento1”), seguido do nome do programa, ou seja, Microsoft Word. No canto superior direito, encontram-se os botões de minimizar (1), maximizar (2) e fechar (3). • Barra de acesso rápido: possibilita o acesso a alguns comandos mais rapida- mente, como Salvar, Desfazer, Voltar. • Barra de menus: são os menus de comandos. Em cada menu, o usuário encontra uma série de ferramentas que possibilitam a formatação do documento, tais como: in- serir figuras, alterar a fonte do texto, revisar, inserir comentários, entre outras. • Área de trabalho: local onde o texto é digitado. • Barra de status: mostra informações sobre o documento, tais como o número de páginas do texto, o idioma de escrita, o zoom do texto, etc. • Barras de rolagem (horizontal e vertical): possibilitam que o usuário se des- loque pelo texto com o auxílio do mouse. • Modos de exibição: permitem definir o modo como o documento será visualizado no decorrer de sua edição ou visualização. São cinco modos: Layout de impressão, Leitura em Tela Inteira, Layout da Web, Estrutura de Tópicos e Rascunho. Cada menu do Word é dividido em grupos que, por sua vez, podem conter mais opções, além das que estão disponíveis na página principal. Na Figura 3 são mos- tradas algumas funções básicas, mais comumente utilizadas, que podem ser en- contradas em cada um dos menus presentes na Barra de Menus do Word: Menu Arquivo Figura 3: Menu Arquivo do Microsoft Word 2010. Fonte: print screen da página do Microsoft Word 2010. 15 Pronatec • Salvar: permite salvar um documento ainda não salvo ou alterações realizadas e que ainda não foram salvas. • Salvar como: permite salvar o documento em outro diretório, podendo ser alterados o nome e a extensão do arquivo. • Abrir: abre um arquivo já salvo no computador. • Fechar: fecha o arquivo que está sendo digitado. • Informações: apresentam informações sobre o documento que está sendo edi- tado. • Recente: mostra os arquivos que foram abertos mais recentemente no Word. • Novo: insere um novo documento em branco. • Imprimir: permite que o arquivo atual seja impresso. Ao clicar nesse comando, uma caixa de diálogo é aberta, possibilitando personalizar informações como impressora, tipo de impressão, número de cópias, etc. • Salvar e enviar: permite salvar o arquivo e enviá-lo via e-mail. • Ajuda: recurso disponibilizado pela Microsoft. Apresenta ajuda a respeito do Microsoft Word. Menu Página Inicial Figura 4: Menu Página Inicial do Microsoft Word 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Word 2010. • Área de transferência: neste grupo encontram-se as opções Colar, Recortar e Copiar. • Fonte: ferramentas relacionadas à fonte na qual o texto está sendo digitado. Apresenta opções como: tipo da fonte, tamanho, estilo (negrito, itálico ou sublinhado), cor, posição (subscrito ou sobrescrito), maiúscula/minúscula, etc. • Parágrafo: neste grupo estão opções de edição relacionadas ao texto como um todo, tais como: posicionamento do texto (alinhar à esquerda, centralizar, alinhar à direita, justificar), numeração dos parágrafos, recuo, espaçamento entre linhas ou entre os parágrafos, etc. • Estilo: são estilos já existentes, referentes a um conjunto de formatações de fonte, parágrafo e texto já salvos anteriormente pelo usuário ou já existentes no Word. É possível alterar o estilo de todo o texto ou somente de um parágrafo. 16 Auxiliar Administrativo • Edição: apresenta opções como localizar trechos do texto, substituir um texto no documento e selecionar o texto. Menu Inserir Figura 5: Menu Inserir do Microsof Word 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Word 2010. • Páginas: apresentam opções como inserir folha de rosto, com formatações para personalizar títulos, autor, etc.; inserir uma página em branco; inserir quebra de página, o que permite iniciar a próxima página na posição do cursor do mouse. • Tabelas: permitem a criação e personalização de tabelas. • Ilustrações: permitem que sejam inseridas imagens do arquivo pessoal, exis- tentes no computador ou do próprio Word, como formas (linhas, retângulos, fluxogramas, gráficos, etc). • Links: apresentam opções como hiperlink, que insere links para páginas web; referência cruzada, que cria referências no próprio texto,relacionando itens como títulos e tabelas; indicador, que atribui um nome a um ponto específico do documento. • Cabeçalho e Rodapé: apresentam opções para inserir e personalizar cabeça- lho e rodapé do texto, como também inserir número de páginas no documento. • Texto: neste grupo estão opções como inserir caixa de texto; inserir texto decorativo; destacar uma letra do texto; inserir data e hora no arquivo atual; inserir objetos ou outros arquivos do computador no texto. • Símbolo: permite que sejam inseridas equações matemáticas ou símbolos que não existam no teclado. Menu Layout da Página Figura 6: Menu Layout da Página do Microsoft Word 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Word 2010. 17 Pronatec • Temas: neste grupo é possível aplicar um tema ao documento; referem-se a um conjunto de formatações pré-definidas como cor, fonte, estilo da fonte, etc. • Configurar página: permite configurar margens, orientação (retrato ou pai- sagem), tamanho, entre outras especificações que organizam a estrutura do documento. • Plano de fundo da página: permite a inserção de marca d’água no documento, mudança na cor e inserção de bordas. • Parágrafo: possibilita a alteração no recuo e espaçamento entre parágrafos e linhas do texto. • Organizar: permite que sejam feitas alterações, tais como: mudança de posi- ção de um objeto no documento; quebra de texto automática; alinhamento de objetos no texto, etc. Menu Referências Figura 7: Menu Referências do Microsoft Word 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Word 2010. • Sumário: apresenta várias opções e estilos de sumários. • Notas de rodapé: permitem que sejam inseridas e personalizadas notas de rodapé no documento, que são observações a respeito de um trecho específico ou referentes a todo o documento. • Citações e Bibliografia: permitem a inserção de citações bibliográficas e o gerenciamento destas. • Legendas: possibilitam a criação de legendas para objetos, tabelas, gráficos, como também a inserção de um índice de ilustrações. • Índice: permite a criação de um índice de palavras. Para isso, o trecho esco- lhido deve ser selecionado antes e, então, deve-se clicar em Marcar Entrada. • Índice de autoridades: similar ao Índice, entretanto, nesse grupo, marcam-se as citações como entradas, ao invés de trechos do texto. 18 Auxiliar Administrativo Menu Correspondências Figura 8: Menu Correspondências do Microsoft Word 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Word 2010. • Criar: permite a criação e personalização de envelopes e etiquetas. • Iniciar Mala direta: ferramentas que permitem a criação de mala direta, bem como a seleção e edição dos destinatários. Mala direta é uma ferramenta de marketing que possibilita a divulgação de produtos e/ou serviços de empresas ou outras instituições. • Gravar e Inserir campos: permitem a configuração e inserção de campos no documento. • Visualizar resultados: permite localizar os destinatários da mala direta, veri- ficar os erros e corrigi-los. • Concluir: conclui a execução da mala direta e acrescenta ao documento todos os destinatários previamente selecionados. Menu Revisão Figura 9: Menu Revisão do Microsoft Word 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Word 2010. • Revisão de texto: permite verificar revisões de ortografia e gramática; pes- quisar por documentos e livros de referência na web; buscar sinônimos de palavras na web; contar palavras de um trecho do texto ou do texto todo. • Idioma: traduz trecho do documento ou do documento inteiro e permite defi- nir o idioma para a revisão. • Comentários: inserem um comentário no campo selecionado. Neste grupo é possível excluir um mais comentários e alternar entre eles, ao longo do texto. • Controle: permite controlar todas as alterações feitas no texto, tais como: inserções, exclusões, substituições, alterações na formatação, etc. É possível visualizar todas as revisões em uma janela separada. • Alterações: é possível aceitar ou rejeitar as alterações realizadas no documento. 19 Pronatec • Comparar: possibilita a comparação entre versões diferentes do documento. • Proteger: permite controlar os autores que terão acesso à edição do texto. • OneNote: é um recurso que possibilita realizar anotações referentes ao docu- mento no OneNote, uma ferramenta do Office. Menu Exibição Figura 10: Menu Exibição do Microsoft Word 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Word 2010. • Modos de exibição de documento: apresentam formas diferentes para visua- lizar e editar o texto. São elas: Layout de Impressão; Leitura em Tela Inteira; Layout da Web; Estrutura de Tópicos; Rascunho. • Mostrar: permite ocultar/exibir ferramentas para alinhar objetos no documen- to (réguas horizontais e verticais e linhas de grade) e painel de navegação – um painel localizado do lado esquerdo do documento –, o qual possibilita a navegação pelo documento, página a página ou por trechos específicos. • Zoom: permite alterar o zoom do documento e a forma de divisão deste para visualização. • Janela: permite a abertura de uma nova janela com o mesmo documento, para ser gerenciada juntamente com o documento atual. É possível organizar as janelas abertas, alterando o modo de exibição, a posição etc. • Macros: ferramentas que automatizam a execução de tarefas repetitivas. Po- dem ser gravadas pelo usuário, em que o Word vai registrando as operações que ele realiza, ou também pode ser programada manualmente pelo usuário. Menu Formatar Figura 11: Menu Formatar do Microsoft Word 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Word 2010. Esse menu aparece apenas quando um objeto (figura, gráfico ou imagem) do do- cumento é selecionado. 20 Auxiliar Administrativo • Ajustar: permite ajustes de cor, efeitos artísticos, brilho, contraste, nitidez, entre outros. • Estilos de Imagem: estilos pré-definidos que podem ser aplicados na imagem. É possível personalizar a borda, o layout e os efeitos aplicados. • Organizar: organiza a posição da imagem no documento. • Tamanho: permite redimensionar a imagem. Microsoft Excel 2010 O Excel é um programa de criação de planilhas do Microsoft Office. Ele pode ser utilizado para a criação e formatação de um conjunto de planilhas que contribuem na análise de dados e na tomada de decisões empresariais. Pode ser utilizado tam- bém para criar modelos de análise de dados, criar fórmulas para fazer cálculos, organizar os dados e apresentá-los em forma de gráficos. Na Figura 12 ilustramos a página inicial do Excel. Muitos itens correspondem aos mesmos já mostrados para o Word. No Excel, ao invés de Documento1, tem-se Pas- ta1. A Barra de Fórmulas é onde são inseridas as fórmulas para realizar os cálculos nas planilhas. Essa barra está presente, apenas, no Excel. Figura 12: Página Inicial do Microsoft Excel 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Excel 2010. 21 Pronatec Menu Arquivo Na Figura 13 são mostradas as funcionalidades do Menu Arquivo do Microsoft Ex- cel. Esse menu apresenta as mesmas opções para o Microsoft Word, apresentadas anteriormente. Figura 13: Menu Arquivo do Microsoft Excel 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Excel 2010. Menu Página Inicial Figura 14: Menu Figura do Microsoft Excel 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Excel 2010. • Área de transferência: neste grupo encontram-se as opções Colar, Recortar e Copiar. • Fonte: ferramentas relacionadas à fonte utilizada na escrita do texto contido nas planilhas. Apresenta opções como: tipo da fonte, tamanho, estilo (negri- to, itálico ou sublinhado), cor, posição (subscrito ou sobrescrito), maiúscula/ minúscula, etc. • Alinhamento: permite o ajuste do texto dentro da célula das planilhas. • Número: responsável pela configuração de moeda e do número de casas deci- mais utilizadas. 22 Auxiliar Administrativo • Estilo:permite que se façam alterações relacionadas com a formatação das tabelas e células. • Células: possibilitam a inserção, exclusão e formatação de colunas, linhas e células. • Edição: apresenta opções como autossoma, preencher todas as células com uma mesma formatação ou conteúdo, limpar células, organizar dados, selecio- nar texto, formatação, célula, etc. Menu Inserir Figura 15: Menu Inserir do Microsoft Excel 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Excel 2010. • Tabelas: permitem a criação e personalização de tabelas. • Ilustrações: permitem que sejam inseridas imagens do arquivo pessoal, exis- tentes no computador ou do próprio Excel, como formas (linhas, retângulos, fluxogramas gráficos, etc). • Gráficos: criação de gráficos para a análise de dados. Os tipos de gráficos dis- poníveis são: colunas, linhas, pizza, barras, área, dispersão, etc. • Minigráficos: gráficos criados com base em intervalos de células selecionados. • Filtro: responsável pela segmentação de dados. • Links: apresentam a opção de inserir hiperlink, que são links para páginas web. • Texto: possibilita a inserção de caixa de texto, cabeçalho e rodapé, objetos do WordArt, linhas de assinatura, etc. • Símbolos: permitem que sejam inseridas equações matemáticas ou símbolos que não existam no teclado. Menu Layout Da Página Figura 16: Menu Layout da Página do Microsoft Excel 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Excel 2010. 23 Pronatec • Temas: neste grupo é possível aplicar um tema à planilha; referem-se a um conjunto de formatações pré-definidas, tais como: cor, fonte, estilo da fonte, etc. • Configurar página: permite configurar margens, orientação (retrato ou pai- sagem), tamanho, entre outras especificações que organizam a estrutura da planilha. • Dimensionar para ajustar: ferramenta utilizada para ajustar o tamanho da planilha para impressão. • Opções de planilha: possibilitam exibir/ocultar as linhas de grade e títulos das planilhas. • Organizar: essa ferramenta permite que sejam feitas alterações como: mu- dança de posição de um objeto na planilha; quebra de texto automática; ali- nhamento de objetos, etc. Menu Fórmulas Figura 17: Menu Fórmulas do Microsoft Excel 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Excel 2010. • Biblioteca de funções: apresenta as funções separadas em grupos (financeira, lógica, texto, etc). O botão Inserir Função possibilita a inserção de qualquer função existente no Excel. • Nomes definidos: permitem definir nomes para um conjunto de células ou para uma única célula, a fim de facilitar os cálculos. • Auditoria de fórmulas: possibilita localizar fórmulas e células dependentes de algum cálculo executado anteriormente. • Cálculo: ativa/desativa o cálculo automático das funções inseridas nas planilhas. Menu Dados Figura 18: Menu Dados do Microsoft Excel 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Excel 2010. 24 Auxiliar Administrativo • Obter dados externos: importa dados, tais como: tabelas e textos de outros lugares como, por exemplo, a internet. • Conexões: possibilitam a atualização de fonte de dados externa. • Classificar e Filtrar: possibilitam a classificação das células, segundo diversos critérios, além da filtragem destas. • Ferramentas de dados: este grupo apresenta como opções: separar o conte- údo de uma célula em colunas separadas; impedir que dados inválidos sejam inseridos em uma célula; excluir linhas duplicadas de uma planilha, etc. • Estrutura de tópicos: permite relacionar conjuntos de células para que pos- sam ser recolhidas ou expandidas, quando necessário. Menu Revisão Figura 19: Menu Revisão do Microsoft Excel 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Excel 2010. • Revisão de texto: permite verificar revisões de ortografia e gramática; pes- quisar por documentos e livros de referência na web e buscar sinônimos de palavras na web. • Idioma: traduz o texto selecionado para o idioma escolhido. • Comentários: inserem um comentário no campo selecionado. Neste grupo é possível excluir um ou mais comentários e alternar entre eles. • Alterações: permitem a proteção e/ou compartilhamento de planilhas ou pas- ta de trabalho – a fim de que não sejam realizadas alterações indesejáveis – e o controle de alterações. Menu Exibição Figura 20: Menu Exibição do Microsoft Excel 2010. Fonte: print screen da página inicial do Microsoft Excel 2010. • Modos de exibição de pasta de trabalho: apresentam opções de visualização das planilhas (normal ou layout de página). 25 Pronatec • Mostrar: permite exibir/ocultar réguas, linhas de grade, barra de fórmulas e/ ou títulos. • Zoom: possibilita alterar o zoom da planilha ou dar zoom em um conjunto de células. • Janela: permite visualizar a planilha em uma nova janela, para ser gerenciada juntamente com a planilha atual. É possível organizar as janelas abertas, alte- rando o modo de exibição, a posição, etc. • Macros: ferramentas que automatizam a execução de tarefas repetitivas, po- dendo ser gravadas pelo usuário quando o Excel for registrando as operações que este realiza, ou podem ser programadas manualmente pelo usuário. Foram mostradas as ferramentas do Microsoft Word e Microsoft Excel 2010. As versões anteriores podem apresentar configurações diferentes. 1. Marque a segunda coluna de acordo com a primeira: (a) Software (b) Hardware (c) Download (d) Upload (e) Sistema Operacional ( ) Conjunto de programas responsáveis por iniciar o hardware do computador. Fornece rotinas básicas para controle de dispositivos e ajuda na integridade do computador. Exemplos: Windows, Linux, etc. ( ) Conjunto dos programas existentes em um computador, correspondendo à sua parte lógica. ( ) Processo de copiar arquivos armazenados em outros locais, via internet. ( ) Conjunto de dispositivos físicos, que podem ser tocados. Exemplos: monitor, gabinete, mouse, teclado, impressora, etc. ( ) Processo de enviar arquivos do computador do usuário para a internet. É o inverso do download. 26 Auxiliar Administrativo 2. Em qual menu do Microsoft Word 2010 se encontra a opção para configurar o tamanho das margens da página? a) Menu Arquivo. b) Menu Exibição. c) Menu Página Inicial. d) Menu Layout da página. 3. Quais são os modos pelos quais o documento pode ser visualizado no Microsoft Word 2010? a) Layout de impressão, leitura normal, layout da web, leitura em tela cheia, rascunho. b) Leitura em tela cheia, layout da web, texto em tópicos, rascunho, leitura normal. c) Layout de impressão, leitura em tela cheia, layout da web, estrutura de tópi- cos, rascunho. d) Leitura em tela cheia, estrutura de tópicos, texto em tópicos, leitura normal, rascunho. 4. Com base nas ferramentas do Microsoft Excel 2010, assinale a alternativa errada. a) As funções estão separadas em grupos como financeira, lógica, texto, etc.; b) As planilhas do Excel possuem tamanho padrão, e este não pode ser alterado; c) É possível a criação de minigráficos, com base em intervalos de células sele- cionadas; d) A Barra de fórmulas é uma ferramenta presente apenas no Microsoft Excel. 27 Pronatec Unidade 2 Comportamento Interpessoal e Postura no Local de Trabalho Nessa unidade aprenderemos sobre o comportamento e a postura adequada no local de trabalho, uma vez que este é considerado como uma extensão da nossa casa: em média, passamos mais tempo nas atividades laborais e com os colegas de trabalho do que em casa com nossos familiares. Pensando assim, algumas dicas para mantermos um ambiente agradável e de fácil convivência serão apresentadas no nosso curso. Um bom profissional é formado não só por seu conhecimento téc- nico, mas por sua imagem pessoal frente aos colegas, supervisores, fornecedores e clientes. Comportamento e Postura no Local de Trabalho Um pensamento comum, e de certa forma equivocado, é o de que “minha vida profissional termina onde começa minhavida social”. No entanto, é melhor pensar que seu comportamento social se estende e reflete na sua vida profissional. A for- ma como lidamos, conversamos e nos comportamos em sociedade são hábitos de toda uma vida. Sendo assim, por mais que o indivíduo tenda a se comportar melhor em seu local de trabalho, em longo prazo, os velhos hábitos acabam por aparecer e prevalecer. Com a finalidade de ajudar os novos funcionários a se adaptarem ao seu novo lo- cal de trabalho, algumas organizações possuem um manual ou código de conduta com algumas atitudes que não são aceitas e outras que são desejáveis dentro da organização. Se as regras da organização não são claras, quando expostas pelos superiores, cabe ao indivíduo agir com bom senso, a fim de manter um comporta- mento aceitável. Um funcionário representa a imagem da organização, mesmo quando não está em seu horário de trabalho. Dessa forma, mesmo em seus momentos de lazer, sua imagem pode ser associada à imagem da organização. As redes sociais (Facebook, Instagram, Orkut, entre outros) são formas de comunicação que, quando usadas de maneira adequada, podem ajudar nas relações de trabalho, mantendo o chamado Networking. Por outro lado, alguns comportamentos podem servir como justifica- tiva para demissões, processos judiciais e provocar brigas no trabalho. Pensando nessa inserção do Auxiliar Financeiro no mercado de trabalho, profis- sional que formaremos ao final do curso, listamos algumas dicas associadas ao comportamento adequado e à boa imagem que se esperam de um profissional, independentemente de sua área de atuação e nível de formação. Redes Sociais As redes sociais constantemente são motivos de demissões ou situações constran- gedoras no meio organizacional. Nesta seção, identificaremos algumas atitudes “perigosas” que podem comprometer sua imagem pessoal e profissional. É comum entre as organizações de pequeno ou grande porte pesquisar, em redes sociais, o 28 Auxiliar Administrativo histórico de seus candidatos a funcionários ou dos indivíduos que já são funcioná- rios. Uma imagem representa quem você é e, uma vez divulgada, alcança propor- ções mundiais em tempo recorde. Atitudes: • Nunca falar mal da empresa, do seu chefe ou de algum colega de trabalho nas redes. Relatar alguma situação que não o agradou no seu dia de trabalho também está fora do plano: as redes sociais não são o ambiente para resolver ou expor problemas. Se estiver insatisfeito com alguma situação, procure seu supervisor, exponha seus problemas ou questionamentos. O diálogo é a melhor forma para a resolução de qualquer conflito. • Como diz o ditado, “roupa suja se lava em casa”. Entrar em discussões, brigas e fazer uso de indiretas, principalmente em perfis públicos, pode causar uma má impressão em terceiros. Você pode acabar levando a fama de encrenqueiro ou provocador. • Associar-se a grupos políticos com convicções incorretas – homofóbicos, racis- tas e afins – pode atrapalhar sua imagem no local de trabalho, principalmente quando divulgam qualquer tipo de preconceito. Não só no local de trabalho, mas em qualquer grupo social, atitudes preconceituosas não são aceitas pela maioria das pessoas, além de, em certos casos, serem ilegais e passíveis de ações judiciais, tanto civis como criminais, podendo ensejar a reparação por meio de indenização ou a imposição de sanção penal, conforme o tipo de pro- cesso ajuizado. • Evite publicar fotos com roupas minúsculas ou frases do tipo “O que fiz noite passada?”, principalmente quando seus colegas e superiores no trabalho têm acesso ao seu perfil. Situações como essa podem dar espaço para comentários indesejados. O uso de redes sociais não é um empecilho para se conseguir um bom emprego; a questão discutida nessa seção é a de como usar as redes sociais. Expor suas ativi- dades e atitudes, de forma exagerada, em um meio de comunicação tão visado, pode prejudicar sua vida pessoal e profissional. Vale ressaltar que o uso adequado e consciente das redes sociais só faz agregar pontos positivos à sua imagem pro- fissional. Imagem Pessoal A apresentação pessoal é outro ponto importante. A forma como você se veste ou seus cuidados com higiene pessoal podem ser associados à sua forma de trabalhar. Em um primeiro momento, a imagem externa realmente conta para uma avaliação profissional, e é de se esperar que uma pessoa preocupada com sua imagem tenha o mesmo zelo pelo trabalho quanto tem pela aparência. Quanto ao vestuário, o grau de formalidade do ambiente de trabalho deve inter- ferir nas suas escolhas. Nesse caso, estar atento ao modo de vestir dos colegas é uma dica válida. Optar pela elegância e bom senso são sempre as melhores opções. 29 Pronatec Higiene Pessoal Pequenos hábitos com o cuidado pessoal são necessários para transmitir e manter uma boa impressão. Em comum para homens e mulheres, manter as unhas sempre limpas e feitas, evitar perfumes e desodorantes com cheiro forte, cuidar para que os cabelos estejam alinhados e limpos, tomar banhos diários, escovar os dentes de- pois de cada refeição e lavar sempre as mãos, consideram-se essas como atitudes básicas de higiene do dia a dia. • Aos homens: devem estar sempre bem barbeados. • Às mulheres: evitar o uso excessivo de maquiagem; uma maquiagem neutra é sempre a melhor opção. Em algumas organizações, como as do ramo alimentício, por exemplo, os cuidados com a higiene são fundamentais para o sucesso do negócio. Mesmo um auxiliar financeiro que, em tese, não teria acesso direto à produção, precisa passar aos clientes e fornecedores a ideia de limpeza e zelo. Vestuário Algumas organizações, para evitar situações constrangedoras relacionadas à forma de se vestir dos seus funcionários, optam pelo uso do uniforme. Quando o unifor- me não é uma opção, cabe ao funcionário observar o que é mais adequado para o ambiente. Não existe um padrão acerca do que vestir, afinal, cada um tem sua personalidade e formato de corpo diferente; o que fica bom para um, não neces- sariamente ficará bom em outro. É importante respeitar a diversidade de cada indivíduo. É preciso tomar cuidado com transparências, decotes, roupas reveladoras e com estampas e cores que chamam muita atenção. O foco deve ser no seu trabalho, não na sua roupa. Roupas amassadas ou sujas passam uma ideia de desleixo. Sua roupa pode passar a terceiros (fornecedores e clientes) uma imagem equivocada da organização da empresa, ou ainda provocar situações constrangedoras. É importante lembrar que, no ambiente de trabalho, o que precisa chamar a aten- ção é o seu trabalho, ou seja, a capacidade que se tem de realizar tarefas de forma rápida e precisa. Sendo assim, se o corpo e aparência física são importantes para a primeira apresentação, é o comprometimento com o trabalho que realmente definirá o sucesso do profissional dentro da organização. Atitudes no Trabalho Um ambiente agradável para exercer seu trabalho vai além de uma cadeira confor- tável, da temperatura adequada ou de equipamentos sofisticados – a relação entre os colaboradores de uma organização afeta de forma direta o rendimento de cada um deles. As atitudes e o comprometimento com a organização e colaboradores definem o tipo de profissional que você é e o seu grau de envolvimento com seu trabalho. 30 Auxiliar Administrativo Alguns hábitos, atitudes e gestos podem fazer toda a diferença na sua relação interpessoal: • Com a organização: respeite as regras da empresa, pois o funcionamento do negócio pode estar estreitamente interligado às regras internas. Evite elevar o tom de voz e mantenha seu celular sempre no silencioso; o ambiente de tra- balho é dividido com outras pessoas que precisam de concentração para traba- lhar. O e-mail da empresa não deve ser usado para tratar de assuntos pessoais. Cuide do patrimônio da empresa e seja pontual com seus horários de trabalho. • Com colegas: respeitar as diferenças entre as pessoas e tentar entender com tolerânciae respeito a opinião de cada colega evitam conflitos internos. Esteja aberto a pedir ajuda quando necessário e a ajudar o próximo em alguma ativi- dade, lembrando-se sempre de que todos estão ali com o mesmo objetivo: pro- duzir ganho para a organização. Conserve um relacionamento amigável com seus colegas de trabalho e evite relacionar sua vida pessoal com a profissional. Tratar todas as pessoas envolvidas no seu ambiente de trabalho com educação e respeito é fundamental. • Com superiores: ouça com atenção as instruções passadas por seus superiores. Esteja pronto para mudanças na rotina de trabalho ou horários, seja flexível quanto às mudanças. O profissional responsável por supervisionar seu trabalho também pode estar sob a pressão de seus superiores, portanto, tente sempre entender a posição do outro e dialogue de forma clara sobre pendências no trabalho. • Com prestadores de serviço e clientes: a comunicação de forma clara e sincera é um ponto forte na relação fornecedor-cliente. Ao se comunicar com uma pessoa, busque olhar nos seus olhos e demonstrar atenção e interesse no que está sendo falado. Seja cordial e prestativo; o interesse em fechar um contrato é mútuo. Chegamos ao fim de mais uma unidade. Esperamos que as dicas de comportamen- to e imagem ajudem você a melhor se portar como um profissional do mercado de trabalho. Cabe ressaltar que é sempre válido realizar pesquisas em revistas e afins que apresentem como se vestir de acordo com o ambiente e se comportar em determinadas situações. O que fizemos nessa unidade foi demonstrar o básico do comportamento em um local de trabalho. 31 Pronatec Redija um texto dissertativo, discutindo o uso de redes sociais pelas organizações como método de avaliação para a contratação ou a permanência de um funcioná- rio. Apresente, em seu texto, os cuidados que devem ser tomados pelo próprio fun- cionário ou candidato a funcionário, ao utilizar tais redes. Se necessário, pesquise sobre o assunto em outros locais. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 32 Auxiliar Administrativo Unidade 3 Introdução e Conceitos da Contabilidade Nessa unidade, você conhecerá o conceito básico de contabilidade, os registros contábeis, as demonstrações financeiras mais importantes e a importância do re- latório financeiro em uma empresa. Conhecerá, também, os conceitos básicos da Contabilidade Gerencial e da Contabilidade de Custos. Podemos conceituar a Contabilidade como a ciência que estuda e controla o pa- trimônio, com o objetivo de representá-lo, evidenciando suas variações, estabe- lecendo normas para a sua análise e servindo como instrumento básico para a tomada de decisões de todos os setores, direta ou indiretamente envolvidos com uma organização. Sendo assim, pode-se entender a Contabilidade como uma Ciência Social aplicada. Isso quer dizer que ela utiliza uma metodologia capaz de captar, registrar, acu- mular e interpretar os fenômenos que afetam as situações patrimoniais de uma empresa, ou seja, fenômenos que aumentam a quantidade de bens, direitos e obrigações de uma organização. Essa ciência surgiu para auxiliar as pessoas na tomada de decisão, seja dentro ou fora de uma organização, fornecendo o máximo de informações relacionadas aos patrimônios. Os órgãos do Governo, por exemplo, utilizam a Contabilidade para auxiliar no arrecadamento de impostos ou para tornar obrigatória a publicação das demonstrações e relatórios financeiros das organizações. A Contabilidade de uma organização não deve ser feita visando basicamente aten- der às exigências do governo, mas também para auxiliar os gestores no processo de tomada de decisão. Todas as movimentações passíveis de avaliação monetária são registradas pela Contabilidade, que, em seguida, resume os dados registrados em forma de relatórios contábeis. A Contabilidade é de grande importância para grupos, tais como: sócios; acionis- tas; administradores; diretores e executivos de uma organização; bancos; finan- ceiras; governo e as pessoas físicas. Observe, no Quadro 1, os interesses principais de cada um desses grupos. QUADRO 1 - USUÁRIOS DA CONTABILIDADE E SEUS INTERESSES. Grupos Interesse principal Governo e Órgãos Fiscais Taxas, impostos e contribuições que cabem àempresa. Sindicatos e Funcionários Acordos para o pagamento de prêmios e bônus. Grupos ativistas Atividades éticas ou ambientais realizadas pelaorganização. Fornecedores, Clientes, Bancos e Empresas concorrentes Longevidade da empresa. Acionistas Lucro oriundo de investimentos na empresa. Clientes Confiabilidade na provisão de serviços ou naprodução de mercadorias. Fonte: Elaborado pelo autor. 33 Pronatec O objetivo principal da Contabilidade é permitir que cada um desses grupos prin- cipais de usuários avalie a situação econômica e financeira da organização em um determinado período. Temos o contador como o responsável por obter e classificar as informaçõescontábeis e preparar relatórios financeiros que serão úteis aos usuários internos (gerentes, diretores) e externos (credores, governo, acionistas, clientes) da organização. Para a continuidade do estudo da Contabilidade, alguns conceitos são fundamentais: • Entidade: é qualquer pessoa física ou jurídica detentora de um patrimônio. • Patrimônio: conjunto de bens, direitos e obrigações de uma instituição, regis- trados no Balanço Patrimonial. • Bens: posses da empresa que estão em seu controle. Ex: Dinheiro no caixa, Estoques, Veículos, Máquinas, Imóveis, etc. • Direitos: posses da empresa que estão temporariamente no controle de ter- ceiros. Ex: Duplicatas a receber, Aplicações Financeiras, Impostos a Restituir, Clientes, Empréstimos a receber, etc. • Obrigações: representam o que a empresa deve a terceiros. Ex: Salários a pa- gar, Impostos a pagar, Financiamento, Fornecedores. Figura 21: Divisão do patrimônio de uma organização. Fonte: Elaborado pelo autor. Registros Contábeis Os registros contábeis são compostos por documentos que não podem ser rasurados ou danificados. Alguns desses documentos, tais como notas fiscais, recibos, cópias de cheques, caso sejam danificados, precisam ser reconstituídos e, em caso de prejuízo permanente, substituídos. Uma organização precisa manter os registros de acordo com as normas da Conta- bilidade. É muito importante que o fluxo dos papéis (Notas fiscais, recibos, etc.) dentro de uma entidade seja adequado, já que a data de emissão desses docu- 34 Auxiliar Administrativo mentos será útil para a contabilização nos livros contábeis. Segundo as Normas Brasileiras de Contabilidade, os registros ou demonstrações contábeis têm como objetivo expor informações úteis à tomada de decisão, o que favorece os usuários. Tais registros são vitais para a análise da empresa e podem ser feitos de forma manual, mecânica ou eletrônica. • Escrituração: é uma das técnicas da Contabilidade que consiste em registrar, nos livros próprios, os fatos que provocam modificações no Patrimônio da or- ganização. Na Contabilidade são utilizados livros para registrar as movimentações dos recur- sos da organização. A escrituração começa pelo Livro Diário, no qual todos os re- gistros são efetuados mediante documentos que comprovem a ocorrência do fato. Os documentos mais comuns são: Notas Fiscais, Recibos de Aluguéis, Duplicatas, Folhas de Pagamento, Guias de Recolhimento de Impostos e Encargos Sociais. A Lei exige que as empresas façam uso do Livro Diário, no qual são registradas as operações da organização, no seu dia a dia. Os lançamentos nesse livro ocorrem segundo a cronologia: dia, mês e ano. A escrituração do Livro Diário deve obedecer às Normas Brasileiras e, portanto, as páginas devem ser numeradas e o livro pre- cisa ser registrado na Junta Comercial. Em um Livro Diário, um erro não deve ser apagado, mas corrigido por meio de lançamentos complementares. A Junta Comercial é uma instituição administrativa, de interesse dos comer- ciantes, e entre estes, quando matriculados, são eleitos os seus membros. Tem funções idênticas às das câmaras de comércio de outros países. Os lançamentos no Livro Diário devem ser feitos de forma clara e conter cinco partes importantes: a) A data em que se realizou a operação; b) A conta devedora; c) A conta credora; d) O histórico; e) O valor. Ressaltamos que não se pode escriturar nada nos livros contábeis sem que docu- mentos idôneos comprovem a veracidade daquilo que está sendo registrado. No Quadro 2, apresentamos um exemplo de um modelo de Livro Diário. 35 Pronatec QUADRO 2 - EXEMPLO DE LIVRO DIÁRIO. Livro Diário <Nome da entidade> <CNPJ> Data Conta Débito (Entradas) Conta Crédito (Saídas) Histórico Valor 25/08/2012 CAIXA a CAPITAL SOCIAL Ref. à integralização do Capital disponibilizado 200.000,00 25/08/2012 MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS a CAIXA Ref. à aquisição de Máquinas e Equipamentos 100.000,00 25/08/2012 MÓVEIS E UTENSÍLIOS a CAIXA Ref. à aquisição de Móveis e Utensílios para os escritórios da entidade 50.000,00 Fonte: Elaborado pelo autor. O Livro Razão é de grande utilidade para a Contabilidade porque registra o movi- mento de todas as contas. O Livro Razão, apesar de os registros serem realizados em ordem cronológica, caracteriza-se por apresentar uma conta em cada folha. No Quadro 3, damos um exemplo no qual a conta analisada é a conta CAIXA. QUADRO 3 - EXEMPLO DE LIVRO RAZÃO. Livro Razão <Nome da entidade> <CNPJ> CONTA CAIXA Data Histórico Débito (ENTRADAS) Crédito (SAÍDA) Saldo 25/08/2012 Ref. à integralização do Capital disponibilizado 200.000,00 200.000,00 26/08/2012 Ref. à aquisição de Máquinas e Equipamentos para linha de produção 80.000,00 120.000,00 27/08/2012 Ref. à aquisição de Móveis e Utensílios para os escritórios da entidade 30.000,00 90.000,00 Fonte: Elaborado pelo autor. 36 Auxiliar Administrativo Os dados contábeis podem ser registrados em um livro de uso facultativo, o Livro Caixa. Nele, todos os pagamentos e recebimentos efetuados são registrados à me- dida em que ocorrem. Veja um modelo no Quadro 4. QUADRO 4 - EXEMPLO DE LIVRO CAIXA. LIVRO CAIXA Data Histórico Entradas Saídas Saldo 01.05.2012 Saldo Anterior 1.000,00 02.05.2012 Recebimento de Fatura 2.500,00 3.500,00 05.05.2012 Pagamento de Salários 1.750,00 1.750,00 Fonte: Elaborado pelo autor. Demonstrações Financeiras Com base nos registros e livros contábeis, as empresas elaboram demonstrações financeiras estabelecidas pela Lei 6.404, de 1976, a qual estabelece disposições acerca das sociedades por ações. As demonstrações financeiras mais importantes são: • Balanço Patrimonial; • Demonstração do Resultado do Exercício (DRE); • Demonstração de Mutação do Patrimônio Líquido (DMPL); • Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC). O Balanço Patrimonial, uma das mais importantes demonstrações, tem o objetivo de expor a situação financeira e patrimonial da empresa durante um determinado período. O termo “Balanço” origina-se de balança, lembrando, assim, a ideia de equilíbrio entre dois lados (Origem dos recursos = Aplicação dos recursos). Nessa demonstração, as contas são distribuídas entre Ativo, Passivo e Patrimônio Líquido da entidade. • Ativo: são apresentados os recursos controlados pela entidade (bens e direitos). • Passivo: expõe as obrigações da empresa. Valores devidos a terceiros. • Patrimônio Líquido: é a diferença entre o ativo e passivo da empresa. A segregação de contas é fundamental para o entendimento da condição financeira da entidade. Para isso, o Balanço é dividido em duas colunas. Na coluna à direita, são lançadas as contas que fazem parte do Passivo e Patrimônio Líquido (PL) da organização. À esquerda, as contas registradas são parte do Ativo da empresa. O Passivo e o Patrimônio Líquido demonstram a origem dos recursos da entidade. O Ativo, ao contrário, revela onde os recursos estão sendo aplicados. O Quadro 5 mostra um exemplo de Balanço Patrimonial. PL + PASSIVO = ATIVO (Origem) (Aplicação) 37 Pronatec QUADRO 5 - EXEMPLO DE BALANÇO PATRIMONIAL. ATIVO 31/12/11 31/12/12 PASSIVO + PATRIMÔNIO LÍQUIDO 31/12/11 31/12/12 Ativo Circulante Passivo Circulante Bancos Empréstimos Aplicações Financeiras Fornecedores Clientes Salários a pagar Adiantamentos Contas a Pagar Outros Créditos ObrigaçõesFiscais Estoques Passivo Não Circulante Ativo Não Circulante Fornecedores Realizável a LP Empréstimos Investimentos Imobilizado Líquido Patrimônio Líquido Imobilizado Bruto Patrimônio Social Depreciações Reserva deCapital Intangível ResultadoAcumulado TOTAL TOTAL Fonte: Elaborado pelo autor. A Demonstração do Resultado de Exercício (DRE) apresenta o resultado obtido da subtração entre as Receitas e Despesas geradas em uma empresa durante um de- terminado período. Esse resultado líquido revela se a instituição teve lucro ou prejuízo. Abaixo, observe a estrutura básicada DRE. • Despesas: decorrem do consumo de bens e da utilização de serviços. Ex.: água e esgoto, energia elétrica, fretes e carretos, despesas bancárias, etc. • Receitas: decorrem da venda de bens e da prestação de serviços. Ex.: vendas de mercadorias, vendas de serviços, juros ativos, descontos obtidos, etc. 38 Auxiliar Administrativo O Quadro 6 mostra um exemplo de como estruturar uma DRE. QUADRO 6 - EXEMPLO DE ESTRUTURA PARA DRE. NOME DA EMPRESA R$ Receita Operacional Bruta ( - ) Deduções (abatimentos, devoluções, impostos, etc.). ( = ) Receita Operacional Líquida ( - ) Custo Produtos Vendidos (matéria-prima, mão de obra) ( = ) Resultado Bruto ( - ) Despesas Operacionais (+/-) Encargos Financeiros Líquidos (receita financeira - despesa financeira) ( = ) Resultado Operacional ( + ) Receitas não Operacionais ( - ) Despesas não Operacionais ( = ) Resultado Líquido Fonte: Elaborado pelo autor. Receita Operacional Bruta: refere-se às vendas ou faturamento bruto. É o valor da venda de produtos, mercadorias ou serviços realizados, produzidos ou prestados pela organização. • Deduções: as deduções ocorrem por três motivos principais. São eles: Vendas canceladas, abatimentos de vendas (descontos concedidos a clientes) e impos- tos incidentes sobre a venda. Receita Operacional Líquida: é o resultado da Receita Operacional Bruta – Deduções. • Custo dos Produtos Vendidos (CPV): envolve o gasto com matéria-prima, mão de obra, energia elétrica, etc. Resultado Bruto: é a diferença entre a Receita Operacional Líquida – CPV. • Despesas Operacionais: despesas relacionadas à atividade principal da empre- sa. As despesas operacionais podem incluir despesas com vendas e despesas administrativas. • Encargos Financeiros: representam a diferença entre juros e atualização mo- netária, pagos e recebidos. Resultado Operacional: lucro ou prejuízo obtido por meio da atividade principal da empresa. • Receitas não Operacionais: diferentemente das receitas operacionais, as não operacionais são as receitas que não se originam da atividade fim da entidade. Por exemplo: venda de imóvel com valor acima do que está contabilizado, aluguéis recebidos, etc. • Despesas não Operacionais: despesas provenientes de atividades que não se originam da atividade fim da empresa. Por exemplo: multas recebidas. Resultado Líquido: é o Resultado Operacional – Receitas não Operacionais – Despe- sas não Operacionais. 39 Pronatec O Resultado Líquido demonstra se a empresa teve Lucro ou Prejuízo durante aque- le período. O resultado será Lucro quando as receitas forem maiores que as des- pesas. Por outro lado, o resultado será Prejuízo quando as despesas forem maiores que as receitas. Relatório Financeiro É um texto no qual a diretoria informa aos acionistas ou a qualquer usuário da informação contábil o desempenho e as expectativas futuras da organização em relação às estratégias adotadas. Por meio desse relatório, os acionistas podem se inteirar do que ocorre na organização, como os recursos estão sendo geridos, os planos sociais que estão sendo realizados e a política de distribuição de dividen- dos. É preciso explicitar que o Relatório Financeiro não faz parte das demonstra- ções financeiras, mas as normas contábeis exigem que ele seja apresentado. No Quadro 7, apresentamos um texto que ilustra um Relatório Financeiro (o nome da organização foi substituído, por constituir-se aqui apenas efeitos de ilustração). QUADRO 7 - EXEMPLO DE RELATÓRIO FINANCEIRO. Aos Senhores Acionistas, Atendendo às disposições legais e estatutárias, a Administração da Falcão S.A. apresenta-lhes, a seguir, o Relatório da Administração e as Demonstra- ções Financeiras Consolidadas, preparadas de acordo com o International Financial Reporting Standards (IFRS), emitidas pelo International Accounting Standards Board (IASB) e também com base nas práticas contábeis adotadas no Brasil e normas da Comissão de Valores Mobiliários (CVM). A Companhia adotou todas as normas, revisões de normas e interpretações emitidas pelo IASB e que são efetivas para as demonstrações financeiras findas de 31 de dezembro de 2012. As Demonstrações Financeiras Grendene S.A. findas de 31 de dezembro de 2012 foram elaboradas com base nas práticas contábeis adotadas no Brasil e normas da Comissão de Valores Mobiliários (CVM), observando as diretrizes contábeis emanadas da legislação societária (Lei n° 6.404/76), que incluem os novos dispositivos introduzidos, alterados e revogados pela Lei n° 11.638, de 28 de dezembro de 2007, e Lei n° 11.941, de 27 de maio de 2009. Essas práticas diferem do IFRS, aplicável às demonstrações financeiras separadas, somente no que se refere à avaliação dos investimentos em controladas, os quais são avaliados pelo método de equivalência patrimonial, enquanto que, para fins de IFRS, seria custo ou valor justo. Contabilidade Gerencial A contabilidade pode ser dividida em dois grupos: (i) contabilidade financeira e (ii) contabilidade gerencial. A primeira é voltada aos usuários externos às informações contábeis, como credores e órgãos do Governo. Já a segunda é voltada aos usuários internos, como gestores e sócios. 40 Auxiliar Administrativo O foco dessa seção são os conceitos básicos da contabilidade gerencial, seus ob- jetivos e aplicabilidade. Para uma melhor compreensão do tema, é importante entender o que é a informação contábil e quais suas características. A informação pode ser conceituada como um conjunto de dados que contribui para modificar o conhecimento do receptor. São dados que, reunidos, fazem sentido e agregam co- nhecimento. Sendo assim, a informação contábil pode ser definida como um con- junto de dados que, quando reunidos em formato de demonstrações, de registros contábeis, relatórios financeiros e notas explicativas, por exemplo, acrescentam conhecimento ao usuário. Para que uma informação contábil seja útil, algumas características são a ela ne- cessárias, quais sejam: • Confiabilidade: deve estar de acordo com os princípios e normas contábeis, não pode conter erros e deve abranger todos os elementos relevantes e signi- ficativos que a tornam confiável para os usuários. • Tempestividade: deve estar disponível para o usuário em tempo hábil. • Compreensibilidade: os dados que compõem a informação precisam estar ex- postos de forma clara e objetiva. Quando pensamos na clareza dos dados, não podemos ficar limitados somente à sua substância, mas também à disposição espacial em que estão organizados. • Comparabilidade: deve ser possível acompanhar a evolução da informação ao longo do tempo e comparar as informações dentro de uma organização ou em diversas organizações. Entendido o conceito da informação contábil, podemos definir a contabilidade gerencial como o processo de mensuração, identificação, preparação, análise, in- terpretação e comunicação das informações que auxiliam os gerentes da gestão organizacional a alcançarem resultados. Em resumo, a contabilidade gerencial usa a informação contábil para ajudar os gestores a tomarem decisões que influenciam o resultado da organização. Sistema de Controle Gerencial O Sistema de Controle Gerencial (SCG) é a integração, de forma lógica, de diver- sas informações oriundas dos diversos setores da organização, a fim de auxiliar no planejamento e controle financeiro e na tomada de decisão para o alcance dos objetivos organizacionais. Permite aos gestores acompanhar e verificar se o comportamento e as decisões dos colaboradores estão em conformidade com os objetivos e estratégias organizacionais. Cada organização constrói seu SCG embasada no tipo de informação que é de- mandado pelos gestores. A Figura 22 auxilia no entendimento dos elementos que formam um SCG. 41 Pronatec Figura 22: Elementos que formam um Sistema de Controle Gerencial. Fonte: Elaborado pelo autor. Contabilidade de Custos Podemos entender a contabilidade de custos como uma ferramenta da contabili- dade gerencial. Muitasdas informações necessárias à contabilidade gerencial são originadas da contabilidade de custos. Antes de definir o conceito da contabilidade de custos, precisamos entender melhor a diferença entre gasto, custo e despesa. • Gasto: é o sacrifício financeiro para aquisição de um bem ou serviço. É um conceito amplo que abrange os gastos com a aquisição de matérias-primas e mobiliário, por exemplo. • Custo: é o gasto relativo a um bem ou serviço utilizado para a produção de outro bem ou serviço. Dessa forma, podemos, também, considerar um custo como um gasto, o qual passa a ser considerado como tal no momento em que o bem adquirido é utilizado na produção de outro bem ou serviço. • Despesa: é o consumo de um bem ou serviço com a finalidade de obter uma receita. São os sacrifícios financeiros realizados antes de uma receita como, por exemplo, as despesas com comissões de vendedores. No momento em que estamos assumindo essa despesa, assumimos também uma receita com a ven- da de um bem ou serviço. A contabilidade de custos pode ser entendida como o ramo da contabilidade res- ponsável por organizar, analisar e interpretar os custos dos produtos, inventários, serviços, componentes da organização, planos operacionais e atividades de distri- buição para determinar o lucro. Em resumo, é o ramo da contabilidade que for- nece informações dos custos da produção e manutenção da organização que, em conjunto com as demais informações contábeis, alimentam o Sistema de Controle Gerencial. 42 Auxiliar Administrativo Os custos de uma organização podem ser divididos em custos diretos e custos in- diretos: • Custos Diretos: são os custos que podem ser apropriados, de forma direta, para a produção de um bem ou serviço. Exemplo: horas de mão de obra. • Custos Indiretos: são os custos que não podem ser atribuídos, de forma objeti- va, à produção de um bem ou serviço. Exemplo: aluguel de um galpão ou loja. Outra classificação importante dos custos está relacionada ao volume do produto ou serviço produzido. Não se trata de outros custos, mas sim de uma forma dife- rente de classificação: • Custos Variáveis: variam conforme a quantidade de produção de bens ou ser- viços em um determinado período, ou seja, dependem, de forma direta, do valor produzido. • Custos Fixos: não variam conforme a quantidade de bens ou serviços produzi- dos. O valor do aluguel, por exemplo, não varia de acordo com a quantidade de bens ou serviços produzidos. Sistemas de Custeio A Contabilidade de Custos é formada, em parte, pelos sistemas de custeio, res- ponsáveis por gerar informações para atender às demandas tanto da Contabilidade Financeira quanto da Contabilidade Gerencial. Em complemento às definições já apresentadas para a Financeira (usuários externos), essas informações devem se- guir os princípios e normas contábeis e a legislação fiscal e tributária vigente. Na Gerencial (usuários internos), essas informações têm foco no futuro e são geradas de acordo com a demanda dos gestores e para subsidiar a tomada de decisão. Um método é uma maneira de se fazer uma tarefa. Os métodos de custeio são formas de calcular os custos de uma organização, que serviram de base para os sistemas de custeio que, por sua vez, alimentam os sistemas de controle gerencial. Métodos mais populares entre os gestores: • Custeio por Absorção: atribui aos produtos ou serviços todos os custos fixos e variáveis, diretos e indiretos. • Custeio Direto ou Variável: o custo total dos produtos e serviços é composto apenas pelos custos variáveis, ou seja, custos que se alteram de forma direta- mente proporcional ao volume de produção. • Custeio Baseado em Atividades: analisa-se o comportamento dos custos por atividade realizada, estabelecendo-se relações entre as atividades e o consu- mo dos recursos. Não vamos nos aprofundar na definição e na forma de cada método de custeio, o importante é entender seu valor na geração de informações contábeis relevantes para a tomada de decisão gerencial. É exigido, pelas normas contábeis e legislação fiscal e tributária vigente, o Método de Custeio por Absorção, mas nada impede que os gestores o utilizem para controle interno dos demais métodos. 43 Pronatec 1. Sabendo-se que, no ano de 2012, uma organização obteve um saldo de ativos de $25.485 e que o Patrimônio Líquido dessa empresa é de $10.780, calcule o saldo total das contas pertencentes ao passivo dessa empresa, no ano de 2012. 2. Quais as características de uma informação contábil que a tornam útil para seus usuários? 3. Explique o que é e qual a importância do Sistema de Controle Gerencial de uma organização. 4. O que é a Contabilidade de Custos? Qual a sua importância para as organizações? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 44 Auxiliar Administrativo Unidade 4 Planejamento Financeiro Nesta unidade iremos abordar a importância do Fluxo de Caixa e do Planejamento Financeiro para a gestão de uma empresa. Os fluxos de caixa são as principais ferramentas utilizadas por um administrador financeiro, o qual pode utilizá-los tanto de forma interna, para auxiliá-lo na rotina financeira, ou de forma externa à empresa, para ajudá-lo na elaboração de um plano financeiro e na tomada de decisões. Planejamento significa preparar o trabalho a ser realizado, prever algumas situa- ções e estabelecer algunsobjetivos e metas a serem alcançados. O planejamento financeiro de uma empresa torna-se um fator muito importante para o controle e o direcionamento da empresa, uma vez que irá fornecer informações precisas sobre a situação financeira da empresa e dará suporte nas tomadas de decisões, seja em âmbito de investimento, de financiamento e até mesmo de expansão do próprio negócio. Na área financeira, o investimento diz respeito à aplicação de capital. É o ato ou efeito de investir; empregar capital. O processo de planejamento financeiro inicia-se com os planos da empresa em lon- go prazo, por se tratar de planos mais estratégicos, que visam às ações da empresa estrategicamente. Já o planejamento financeiro em curto prazo, visa à previsão de ações operacionais na empresa, considerando períodos menores para a análise. Para entendermos cada um dos planejamentos, vamos primeiramente conhecer um pouco sobre Fluxo de Caixa. Quando nos referimos a um período em longo prazo, estamos nos referindo a um período prolongado de tempo, ou seja, um período muito extenso. Na área financeira, o período em longo prazo é considerado a partir de dois anos. O período curto de tempo, por sua vez, compreende até dois anos. 45 Pronatec Fluxo de Caixa Nesse tipo de demonstrativo, são apresentadas todas as movimentações finan- ceiras empresariais que afetam diretamente o caixa da empresa, considerando todas as origens dessas movimentações, suas aplicações e o resultado financeiro do período referente às transações descritas. Por meio desse instrumento, o gestor financeiro pode: obter informações sobre qual o valor que a empresa possui para pagar as suas dívidas em curto e em longo prazo; elaborar planos para a contra- tação de financiamentos e empréstimos; aumentar o retorno com as aplicações financeiras e avaliar o impacto e o resultado de acordo com as variações dos custos e das vendas da empresa. Essa ferramenta é muito utilizada pelas empresas, que, conforme o ramo de ati- vidade e rotina financeira, escolhem qual a melhor forma e método de sua elabo- ração. Essa liberdade de escolha é dada pela inexistência de uma lei que exija a sua publicação. De forma geral, os demonstrativos de fluxo de caixa podem ser apresentados em dois diferentes métodos: direto ou indireto, e divididos em três grupos, de acordo com a natureza da atividade origem da transação financeira. Iremos, no decorrer desta unidade, analisar um fluxo de caixa, apontando suas origens e aplicações, o que pode influenciar no aumento ou diminuição de um caixa da empresa, nos tipos de fluxos e nos métodos que são utilizados para a elaboração desse instrumento. Analisando um Fluxo de Caixa Para analisarmos um demonstrativo fluxo de caixa, é necessário que tenhamos conhecimentos prévios das contas e operações contábeis, o que já vimos nas uni- dades anteriores. Então, será que, munidos desses conhecimentos, podemos cons- truir ou entender um fluxo de caixa? Provavelmente não, pois, de fato, necessita- mos entender, também, a rotina financeira da empresa e saber quais são as origens e onde são distribuídas as aplicações dos recursos financeiros. Como regra básica para analisar um demonstrativo de fluxo de caixa, devemos ter fixado o conhecimento da natureza das operações, ou seja, no caso uma transa- ção, é uma origem ou uma aplicação. Sendo assim, o Quadro 8 disponibiliza algu- mas regras para identificarmos a natureza da movimentação financeira. QUADRO 8 - ORIGENS E APLICAÇÕES DE RECURSOS FINANCEIROS. Origens Aplicações Diminuição em qualquer ativo Aumento em qualquer ativo Aumento em qualquer passivo Diminuição em qualquer passivo Lucro líquido após imposto de renda Prejuízo líquido Depreciação e outros itens não desembolsáveis Dividendos pagos Venda de ações Recompra ou regate de ações Empréstimos recebidos Empréstimos concedidos Aportes de capital de acionistas Aportes em empresas ligadas Fonte: Adaptado de GITMAN, 2010, p. 99. 46 Auxiliar Administrativo Identificada a natureza das operações, partimos para um próximo passo que será a identificação das diversas operações que afetam o caixa de uma empresa. No Quadro 9, a seguir, estão descritas as principais operações que afetam o fluxo de caixa de uma empresa. QUADRO 9 - PRINCIPAIS OPERAÇÕES QUE AFETAM UM FLUXO DE CAIXA. Aumentam o caixa Diminuem o caixa Integralização do capital social Pagamento de dividendo aos acionistas Empréstimos bancários e financia- mentos Pagamento de juros e amortização de dívida Venda de mercadorias à vista Compra de mercadorias à vista Recebimento de duplicatas a receber Pagamento de fornecedores Venda de ativo permanente Pagamento de contas e despesas Recebimento de juros, indenizações. Compra de ativos permanentes Fonte: Elaborado pelo autor. Usualmente um fluxo de caixa possui, como tempo de cobertura, um período de trinta dias, denominado de período de informação, e, para que o fluxo apresente, de forma correta, a rotina financeira da empresa, conta com o envio de informa- ções diárias. Nos tópicos a seguir, veremos quais os tipos de fluxo de caixa e a sua aplicação para o planejamento financeiro, tanto em longo quanto em curto prazo. Tipos de Fluxo de Caixa Os fluxos de caixa das empresas, normalmente, são divididos em três diferentes tipos de fluxos: fluxo operacional, fluxo de investimento e fluxo de financiamento. Como descrito anteriormente, esses fluxos são divididos, devido à origem das ati- vidades que resultam nas transações financeiras. O Fluxo de Caixa Operacional (FCO) de uma empresa é o fluxo de caixa gerado a partir das atividades operacionais regulares, ou seja, produção e venda de bens e serviços. Para a elaboração de um FCO, são consideradas movimentações financei- ras as referentes: ao valor econômico apresentado no resultado líquido (despesas com depreciação e amortização, resultado de equivalência patrimonial e despesas com créditos de liquidação), estoque; aos salários a pagar; às variações nos saldos de contas a receber e contas a pagar (excluindo as financeiras, representadas pe- los títulos a pagar), ocorridas dentro do período. Já o Fluxo de Caixa de Investimentos (FCI) é proveniente de atividades relacio- nadas à compra e venda de ativos permanentes da empresa. Esses ativos podem ser tanto imobilizados quanto investimentos. Um ponto importante nesse tipo de fluxo é o fato de que devemos entender a forma como é dada a entrada e saída de caixa. Quando compramos um ativo permanente, o fluxo irá registrar uma saída de caixa, entretanto quando vendemos um bem permanente, será registrada uma entrada de caixa. Fazem parte do FCI, por exemplo, integralizações de capital, investimentos em longo prazo, investimentos permanentes e os dividendos da em- presa (pagos ou recebidos). 47 Pronatec Por fim, o Fluxo de Caixa de Financiamento (FCF) é o demonstrativo em que estão descritas as entradas e saídas captadas através das operações de financiamentos realizados, a partir de capital próprio (valores investidos pelos acionistas ou sócios) ou a partir de capital de terceiros. As entradas de caixa ocorrem quando é tomado um empréstimo ou quando os sócios disponibilizam alguma quantia à empresa. Em contrapartida, as saídas de caixa acontecem à medida que há uma quitação parcial ou total do empréstimo, ou uma distribuição dos lucros da empresa aos sócios. A divisão em tipos de fluxos de caixa é realizada com o objetivo de permitir ao ges- tor financeiro: melhor analisar as transações financeiras ocorridas nas diferentes atividades da empresa, obter informações mais claras sobre o que está ocorrendo na rotina financeira da empresa e elaborar, de forma mais eficiente e eficaz, o planejamento financeiro da empresa. Dessa forma, a utilização combinada desses três tipos de fluxos de caixa transfor- ma-se em uma rica base de informações que fará com que o saldo do caixa e os títulos negociáveis da empresa diminuam, cresçam ou fiquem estagnados. Para que cada um desses
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