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tema 2 Assessoria Vimos no Tema 1 Consultoria em Recursos Huma- nos, 4 conteúdos apresentados da seguinte forma: conceitos e serviços, diagnóstico organizacional, desenvolvimento de líderes e coaching. Agora no Tema 2 estudaremos Assessoria em Re- cursos Humanos, e teremos também 4 conteúdos: conceitos e serviços, orientações de execução de serviços, comunicação interna e valorização da imagem da empresa, e avaliação. 2.1 CONCEITOS E SERVIÇOS Vivemos em plena era da informação, e suas características principais são as mudanças rápidas que na maioria das vezes são im- previstas e inesperadas. As novas tecnologias transformaram o mun- do em uma aldeia global onde as informações são instantaneamente acessadas em todo planeta. As estruturas organizacionais mais rígidas tornaram-se obso- letas, a competitividade mais acirrada, o mercado cada vez mais fa- minto por novas abordagens que possam propulsionar suas deman- das do sistema capitalista. Com isto os processos organizacionais tornaram-se mais im- portantes do que a própria organização. A administração de recursos humanos deu lugar a uma nova abordagem, a Gestão de Pessoas, onde estas deixaram de ser simples recursos para serem abordadas como seres dotados de inteligência e habilidades. Enfim como um ser humano com todos os seus traços fortes e fracos. Os departamentos de recursos humanos da atualidade repre- sentam a maneira como as organizações veem as pessoas com quem trabalham, seres criativos que trazem grande informação e conheci- mentos sobre o mundo que podem ajudar enormemente no bom fun- cionamento da empresa para qual trabalham. Conforme visto no conteúdo anterior, consultoria e assessoria de recursos humanos tornaram-se etapas indispensáveis para que uma empresa possa evoluir com sucesso nos dias atuais. 52 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos Apesar de haver um entrelaçamento entre ambos os termos, se pensarmos de uma maneira bem específica, existe uma boa diferença entre consultoria e assessoria de recursos humanos em uma organi- zação. Enquanto a consultoria está mais interessada em diagnosticar e apontar falhas no processo operacional da organização, a assessoria trabalha mais no lado prático de como solucionar as falhas que foram diagnosticadas pela consultoria. Ambas as fases deste processo são igualmente vitais para o su- cesso dos empreendimentos nos dias atuais, visto que é muito difícil e desgastante para um empresário dedicar-se a todas as facetas de uma organização sem causar prejuízo a alguma destas, ou seja, se um empresário tem vasto conhecimento nos processo de manufatura de calçados, por exemplo, não quer dizer que ele também tenha amplo conhecimento nos processos administrativos que estão relacionados com este empreendimento. Por isso o departamento de recursos humanos tem se desenvol- vido ao ponto de ser impensável uma organização sem este departa- mento, e neste departamento os processos de consultoria e assessoria trazem as mais modernas técnicas de diagnóstico e assessoramento que são vitais para a sobrevivência de uma organização nos das atuais. Acerca do ponto de vista de ações a serem desenvolvidas nas organizações, a consultoria seria considerada como algo mais esporá- dico, enquanto que a assessoria seria um processo mais prolongado. Na consultoria a empresa obtém um diagnóstico mais pontual de um processo já em andamento, enquanto na assessoria o trabalho é mais aprofundado dirigido ao enfrentamento dos processos que foram identificados, ou a elaboração de táticas novas a ser abordadas pelo RH de uma empresa (VASCONCELOS, 1998). O trabalho de assessoria de recursos humanos deve ter um objetivo prático onde os resultados podem ser reconhecidos não Tema 2 Assessoria 53 somente pelos gestores, mas também nos resultados financeiros da organização sem o qual sua permanência no mercado estaria fatal- mente comprometida. Desafios em gerir pessoas Ao olharmos ao redor dos ambientes de trabalho e do mercado, podemos perceber claramente a rapidez com que as mudanças vêm afetando a competitividade das organizações atuais. A revolução da informação e comunicação nos apresentou o fenômeno da globaliza- ção, e esta revolução por sua vez interfere diretamente na vida das pessoas. A alta do preço do barril de petróleo ou da saca do trigo tem um impacto direto nas finanças pessoais. Assim como o cidadão tem que se manter informado e a pos- tos ao gerenciar suas vidas sociais, as empresas também tem que se manter capacitadas para enfrentar os desafios da globalização a fim de manterem-se competitivas no mercado. Um ponto importante da globalização, é que os talentos podem vir de qualquer lugar tanto nacional como internacionalmente, e a as- sessoria deve estar atenta para reconhecer e treinar estes talentos. Se pensarmos que a menos de cem anos a comunicação era res- trita ao espaço geográfico local e que poderia demorar meses ou até anos para que um novo trend chegasse à determinada área, hoje em dia esta comunicação é instantânea e em tempo real. Desta forma o responsável em dar uma assessoria para uma organização deve estar em dia com as atualidades e bem treinado para implementar novas abordagens sempre que a demanda assim exigir. Pereira (2014, p. 5) cita o comentário do professor Paulo Roberto Motta em seu livro “Transformação organizacional: a teoria e a práti- ca de inovar” de 1998 onde este já profetizava sobre a vulnerabilidade 54 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos dos empregos temporários contra a promoção de segurança devido ao fato de os funcionários mais competentes ficarem à espera de me- lhores ofertas dos concorrentes. Desta forma a empregabilidade pas- saria a estar centralizada no indivíduo e não mais na empresa. Como os empregos na atualidade dependem da habilidade dos próprios pro- fissionais, é importante que estes estejam em treinamento e educação constantes. Ao apresentarmos a você, caro estudante, estes pontos, quere- mos enfatizar a responsabilidade do departamento de recursos hu- manos dentro de uma organização e a necessidade de uma assessoria constante e eficaz para a boa saúde de uma empresa. Desta forma, depois de diagnosticado o ponto a ser corrigido dentro do RH torna- -se necessário uma assessoria para efetuar as mudanças necessárias para se alcançar os resultados esperados. Assessoria x Consultoria Torna-se importante a partir de agora salientar que na prática cotidiana de uma empresa os processos de consultoria e assessoria são em muitos casos realizadas a partir de uma indicação externa e, portanto em prática ambas se confundem em classificação de termos, visto que geralmente são executadas por uma pessoa ou firma espe- cializada que se destina a executar uma ação de consultor/assessor. Uma vez que podemos notar o quão tênue pode ser a distinção entre assessoria e consultoria na vida de uma empresa, passaremos também a utilizar estas terminologias articuladas indistintamente de acordo com a seguinte definição: [...] aquela ação que é desenvolvida por um profissio- nal com conhecimento na área que toma a realidade como objeto de estudo e detém uma intenção de altera- ção da realidade. O assessor [e consultor] não é aquele Tema 2 Assessoria 55 que intervém, deve sim propor caminhos e estratégias ao profissional ou à equipe que assessora e estes têm autonomia de acatar ou não as suas proposições. Por- tanto, o assessor [e consultor] deve ser alguém estu- dioso, permanentemente atualizado e com capacidade de apresentar claramente as suas proposições (MATOS, 2010 apud SANTOS, 2012, p. 27). Conforme você pode apreciar na primeira parte deste livro, a consultoria/assessoria pode ser dividida em dois tipos: A assessoria/ consultoria interna e a externa. Na primeira parte tratamos dos teó- ricos que a representam como aspectos internos e externos da orga-nização, ou seja, o assessor/consultor é parte integrante do depar- tamento de recursos humanos, e este ou estes trabalham os pontos internos e externos da empresa. Dependendo do tamanho ou necessidade da empresa esta tam- bém tem a opção de contratar um grupo de consultoria/assessoria para lidar com as situações ou etapas que estas estejam com dificul- dades. Neste caso podemos também defini-las como assessoria in- terna e externa para diferenciar entre um membro ou grupo da orga- nização ou um contratado para atuar na empresa. Obviamente podemos encontrar vantagens e desvantagens em ambos os casos, e gostaríamos de listar alguns destes pontos para você de acordo com o pensamento de (SANTOS, 2012). As vantagens da consultoria/assessoria interna podem ser apreciadas por se tratar de um profissional especializado na matéria e com vasta experiência do funcionamento da empresa, o que facilita na compreensão e resolução dos problemas, além de já conhecer a equipe para a qual será dada a orientação ou diagnóstico. As desvantagens decorrem do fato de este profissional já estar envolvido na organização por muito tempo e isto poderá dificultar na 56 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos obtenção de alternativas que saiam do seu campo de visão. Por se tratar de um funcionário da empresa suas opiniões podem divergir sobre a conduta de outros profissionais causando um clima de com- petitividade na instituição. As vantagens da consultoria/assessoria externa podem ser apresentadas com a possibilidade de resolver a dificuldades estraté- gicas da instituição por se encontrarem em uma posição privilegiada, uma visão de fora da organização, com um campo mais amplo. Por ser uma pessoa ou grupo de fora da organização, reconhece uma maior autonomia para transmitir suas opiniões técnicas além de ter mais li- berdade na condução e direcionamento que a equipe deverá adotar. As desvantagens se apresentam no fato de estes profissionais não terem acompanhado o desenvolvimento da organização o que poderia ser desvantajoso para a continuidade de um processo já em andamento. Outro ponto que deve receber atenção é o fato de as opi- niões técnicas destes profissionais não serem seguidas na íntegra por um processo de resistência da equipe ao perceber o assessor/consul- tor como um intruso. Apesar de apontarmos alguns pontos de vantagens e desvan- tagens de cada aspecto da consultoria/assessoria interna ou externa devemos realçar o fato de que é inegável a necessidade deste tipo de atuação em um empreendimento que se propõe a ter sucesso no mer- cado. Desta forma o que irá apontar qual modalidade pelo qual se está utilizando a assessoria é o objetivo, não que uma seja melhor ou pior que outra, mas sim entender qual modalidade melhor se aplicaria para as demandas da própria organização. Agora que nossos conceitos e entendimentos sobre o que é as- sessoria/consultoria tornaram-se mais claros, é chegada a hora de nos aprofundarmos neste campo que vem recebendo grande deman- da no mundo dos negócios. Tema 2 Assessoria 57 Então, surge uma questão: Como este serviço pode ser imple- mentado e trabalhado numa organização e como este ajudaria no bom desempenho desta empresa? Partamos então para as orientações de execução de serviços. LEITURA COMPLEMENTAR SANTOS, P.R.F. Assessoria e Consultoria. Série bibliográfica Unit. Aracaju: Unit. 2012 Leia na página 33 o item “Para Refletir”. O texto apresentará uma ex- periência prática que contribuirá para que você tenha ideia de uma experiência prática a respeito do conteúdo abordado. PEREIRA, M. C. BASTOS. Gestão de pessoas em uma organização e como essa prática afeta os resultados. São Paulo: Saraiva, 2014. Leia na página 5 a experiência apresentada no item “Excepcional de- manda por talentos”. A experiência lhe ajudará a compreender alguns pontos importantes da prática profissional. 58 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos PARA REFLETIR Com base no conteúdo estudado, pense a respeito da pergunta e res- ponda. Como você visualiza a atuação profissional do assessor? Você vê diferença entre assessoria e consultoria? Descreva estas diferen- ças. Faça uma planilha e descreva como o assessor pode ajudar a manter uma empresa saudável. 2.2 ORIENTAÇÕES DE EXECUÇÃO DE SERVIÇOS Para começarmos a caminhada nesta seção do nosso livro con- vém lembrar que a vasta maioria dos novos empreendimentos tende a fechar em menos de dois anos. Isto não é nenhuma novidade para nós que estamos envolvidos com os trabalhos de recursos humanos. A grande razão destas falências são exatamente a falta de uma con- sultoria e assessoria na gestão destas organizações. De pouco adianta ter uma vasta experiência técnica no campo de atuação em que o comerciante está envolvido, se lhes falta o devido conhecimento na gestão do seu próprio negócio, em como atingir e cativar sua clientela e em como sacar vantagem de seus colaborado- res para disseminar o bom nome de sua empresa. Tema 2 Assessoria 59 O trabalho de um consultor/assessor é exatamente este; fa- zer com que todas estas áreas da organização trabalhem eficien- temente para trazer esta empresa ao mercado e mantê-la viável financeiramente. Ao consultor/assessor cabe o trabalho de analisar e diagnos- ticar os pontos falhos ou fracos da organização em que estão traba- lhando e propor a implantação de medidas de reforma aos devidos executivos. Quem não se comunica se trumbica Não é a toa que o nosso querido Chacrinha foi considerado o pai da comunicação brasileira. Hoje em dia já não temos mais dúvidas, os consultores organizacionais respondem unanimemente que a maioria dos problemas de uma organização está centrada na comunicação. Drucker (2000) considerado um dos maiores inspiradores da administração disse que “60% de todos os problemas administrativos resultam da ineficácia na comunicação”. Mas afinal em que consiste a comunicação? Existe uma grande diferença entre comunicação e informação. Para que nossa mensagem fique clara para você, caro estudante, pas- saremos primeiramente a diferenciar estes dois termos a fim de ter- mos maior clareza do termo que iremos abordar. Hoje em dia, na atualidade, vivemos uma grande revolução nos processo da informação. Recebemos diariamente uma quantidade enorme de informações. Uma verdadeira overdose. Mesmo que uma pessoa tentasse ler todos os jornais e todas as notícias que recebemos diariamente certamente sairíamos frustrados devido ao grande fluxo de informações que nos chegam por todos os meios de transmissão. 60 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos Desta forma ao falarmos em informação, estamos nos referindo sim- plesmente a mensagem que está sendo transmitida sem nos preocu- parmos se esta mensagem está sendo devidamente compreendida. No lado oposto, quando falamos em comunicação estamos pen- sando no processo de transmissão de significado da informação de uma pessoa para outra. Queremos que nossa mensagem seja devida- mente compreendida pelo receptor, ou seja, a outra parte a qual nossa mensagem foi direcionada. É preciso que haja compreensão para se tornar uma mensagem comum. A esta altura de nossa explanação você que está envolvido/a no universo dos recursos humanos já deve ter percebido a importância da comunicação para o bom desempenho de seus trabalhos dentro de uma empresa, visto que você trabalha diretamente com gerenciamen- to de pessoas. Assim sendo é de suma importância que você dedique muita atenção nos processos de comunicação com seus coordenados e coordenadores para que o processo de comunicação seja eficiente. O desafio de dar e receber feedback Eis outro aspecto da comunicação que deve ser bem estudado e compreendido. Quando se trabalha em equipe dentro do departamento de re- cursos humanos dar e receber feedback é uma prática comum, porém de grande dificuldade visto que se não forbem gerenciado pode cau- sar constrangimento e desconforto e causar mais danos do que recur- sos entre colaboradores. Desta forma devemos enfatizar este assunto e obter recursos para usar este artefato com precisão e eficiência. Como você se sente ao receber feedback de seus colegas de equipe? Tema 2 Assessoria 61 É correto admitir que toda pessoa sinta dificuldade em aceitar que tenha alguma deficiência, e ainda mais em admiti-las perante os outros. Caso o receptor do feedback entre em defensiva, este geral- mente para de ouvir e acaba por negar a sua validade e até torne-se agressivo contra o emissor. Em outros casos é possível que o recebedor do feedback fique receoso sobre o que os outros venham a pensar sobre eles, sentir que sua individualidade esteja sendo comprometida ou desrespeitada ou ainda que não esteja tendo o apoio necessário em determinada situa- ção, mas mesmo assim ter um entendimento de que o feedback rece- bido seja valido para aquela situação e mudar o rumo da atitude para solucionar o problema. Neste último caso, mesmo que o feedback seja recebido e o problema solucionado, alguma mágoa ou ressentimento pode afetar um futuro relacionamento com seu companheiro. Obviamente que o melhor seja que o feedback seja recebido com imparcialidade e de forma amigável e que a relação entre o transmis- sor e o receptor seja tranquila e desimpedida destas interferências. Invertendo as situações, você se sente capaz de dar um feedback? Existe entre as pessoas uma grande facilidade em oferecer con- selhos, e com isto acabam sentindo-se mais importantes e compe- tentes, porém devemos entender que em primeiro lugar um conselho é uma medida paliativa enquanto que um feedback é mais objetivo a uma situação. Assim sendo, devemos tomar cuidado para não ofere- cer um feedback com a intenção de atender aos anseios pessoais ou para uma impressão momentânea e pensar na utilidade racional para quem recebe este feedback. Para evitar que um feedback seja recebido como crítica pessoal e que o receptor caia em defensiva inviabilizando a solução do proble- ma ou insuficiência, recomenda-se a utilização de fatos e dados para 62 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos que desta forma a comunicação faça sentido e seja recebida como ob- jetiva pelo receptor. O fato a que devemos nos atentar é que todos necessitam de feedback. Importante, porém que estes sejam também positivos e de reforço para um bom desempenho do colaborador. É importante que cada um saiba o que está fazendo de adequado ou inadequado para que assim possa corrigir ou manter as suas ações, além do mais ao sentir que existe um balanço entre os feedbacks, os colaboradores se sentem mais seguros e menos resistentes às mudanças que forem necessárias. Cultivando um comportamento produtivo Partindo-se do ponto de vista social, é do interesse da organi- zação que todos os seus colaboradores tenham um bom desempenho em suas funções, visto que um mau desempenho poderá até levar a empresa à falência. Devemos assim entender que as pessoas somente poderão de- senvolver seus trabalhos eficientemente se se possuírem tanto o ta- lento quanto a motivação necessárias para tal. As práticas adotadas pela empresa e as condições de trabalho podem, no entanto, reforçar quanto inibir o bom desempenho no trabalho. Existem três fatores que podem afetar o desempenho no am- biente de trabalho, são estes: aptidão, motivação e restrições organizacionais. Tema 2 Assessoria 63 Desta forma temos que as aptidões e as motivações levam ao bom desempenho, mas podem ser afetadas ou até bloqueadas pelas restrições (SPECTOR, 2012). Importante então atentar para o fato de quando estamos fazen- do um trabalho de assessoria é relevante programar um treinamento adequado para não impor demasiadas restrições organizacionais ao ponto de prejudicar a boa fluidez do trabalho almejado. No ato de recrutamento uma boa análise do trabalho para o qual estamos preenchendo deverá ser feito para que desta forma possa- mos encontrar o melhor talento. As medidas de aptidão estão proxi- mamente relacionadas com o desempenho no trabalho. Existem no mercado vários testes psicológicos que atendem a esta prática, mas basicamente estamos procurando no entrevistado os melhores pontos em conhecimento do trabalho, habilidades, ap- tidões e outras características pessoais que possam oferecer melhor desempenho para a organização. Uma vez que já tenhamos o talento em nosso quadro um contínuo treinamento é essencial para atualizar os conhecimentos que já foram adquiridos. Para que a força de trabalho de uma organização tenha um bom desempenho torna-se necessário que sigamos estes três passos (SPECTOR, 2012): análise do trabalho, seleção e treinamento. Um bom trabalho de assessoria está também atento aos talen- tos potenciais dentro da própria empresa e atuar no remanejamento do pessoal para melhorar o fluxo do trabalho organizacional. 64 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos A esta faceta do trabalho nomeamos de recrutamento interno, ou seja, o preenchimento de um posto de trabalho por um associa- do que demonstra habilidades específicas para determinada posição. Este remanejamento pode ser na forma de promoção ou transferência de um colaborador para outro departamento. Uma vez que a força de trabalho esteja adequadamente orga- nizada cabe ao assessor/consultor desenvolver os meios de adequar esta força às necessidades da organização e cabe à organização ofe- recer os meios para esta adequação. Para que isto possa ser alcançado é necessário desenvolver um programa de orientação aos funcionários, assim também como um programa de treinamento e capacitação dos funcionários para a boa execução dos trabalhos para o qual foram recrutados. Especifi- car como este trabalho será avaliado e oferecer feedback a medida em que a nova tarefa esteja sendo desenvolvida pelo colaborador. Pelo fato de as primeiras experiências de um funcionário dentro da empresa ser primordiais para o seu comprometimento e satisfação dentro de uma organização, o processo de orientação se torna essen- cial para este fim. Tal processo pode se dar de duas formas diferentes, a saber: programas formais e informais. Em organizações de pequeno porte os programas informais são geralmente os mais aplicados, porém em ambos os casos, o processo de orientação que bem sucedido, fará com que o funcionário sinta-se bem ajustado à organização. Por outro lado, quando o processo de orientação não é bem su- cedido e as expectativas do funcionário e da empresa não são compa- tíveis dá-se então uma insatisfação e as probabilidades de demissão são grandemente ampliadas, o que gera perdas para a empresa. Tema 2 Assessoria 65 Dentro do departamento de recursos humanos, o ser humano é o material de trabalho, e o bom aproveitamento deste material é o que fará toda diferença entre o sucesso ou o fracasso de um empre- endimento. Ao passarmos para o próximo conteúdo nos aprofundaremos mais nos processos de comunicação interna e valorização da ima- gem da empresa como pontos fortes para o bom andamento dos tra- balhos de uma organização e consequentemente sua sobrevivência no mercado. LEITURA COMPLEMENTAR PEREIRA, M. C. BASTOS. Gestão de pessoas em uma organização e como essa prática afeta os resultados. São Paulo: Saraiva, 2014. Leia na página 253 o “Exemplo; não existe problema sem solução”. O texto apresenta de uma forma descontraída uma importante lição que complementará bem o que foi estudado neste conteúdo. SOBRAL, F.; PECI, A. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. Leia na página 355 o Estudo de Caso. “A gestão de pessoas e o suces- so das Casas Bahia”. Este Caso facilitará a compreensão do que foi es- tudado neste conteúdo. Mesmo durante uma crise em seus negócios a empresamanteve o ambiente de trabalho com um comportamento positivo e, por conseguinte uma baixa rotatividade. 66 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos PARA REFLETIR Você, caro aluno, se sente apto para receber um feedback de seu su- perior? Gostaríamos de propor um exercício para que você. Procure em seu passado sobre experiências nas quais você recebeu um feedback de um superior. Seja um patrão, um professor ou sim- plesmente alguém que você sinta respeito e admiração por seus co- nhecimentos. Reflita em como você primeiro reagiu. Você pode perceber se houve alguma diferença entre uma crítica e um feedback? Agora que você obteve um conhecimento sobre o assunto, você acre- dita que seja capaz de apresentar um feedback a um subordinado ou colega? Faça uma planilha onde você possa registrar objetivamente os comentários que seriam oferecidos a esta pessoa e analise se apre- sentam dados que foram expostos neste conteúdo. Tema 2 Assessoria 67 2.3 COMUNICAÇÃO INTERNA E VALORIZAÇÃO DA IMAGEM DA EMPRESA Conforme pudemos apreciar no conteúdo anterior, a comunicação é de suma importância para o bom desempenho de uma organização. Apesar de estarmos na era da informação, ainda sofremos de- senganos com relação à comunicação dentro das organizações. Estu- dos têm sido realizados e como resultado observa-se que o maior per- centual dos entrevistados não têm conhecimento ou não entendiam quais eram as estratégias de negócio das organizações para as quais trabalhavam. Apesar de não parecer relevante à primeira vista estas eram as principais causas de insatisfação dos colaboradores. Pode-se então observar que existem duas formas distintas de comunicação organizacional que são a comunicação interna e a co- municação externa. A comunicação externa é feita com os clientes, fornecedores, mercado e comunidade, enquanto que a comunicação interna são aquelas em que os funcionários são os receptores. Para nossos estudos trataremos da comunicação interna por ser mais apropriado para nosso aprendizado sobre o departamento de recursos humanos. Em artigo intitulado “Alinhando meio, mensagem e resulta- dos”, Alessandra Assad comenta o resultado surpreendente de uma pesquisa sobre clima empresarial realizada pela consultoria Delloite Touche Tohmatsu. A pesquisa revelou que os funcionários de empre- sas brasileiras estão mais insatisfeitos com a comunicação interna da 68 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos companhia que com o próprio salário. Entre 78% e 80% das pessoas disseram ser mal informadas sobre as ações da empresa, enquanto a média de insatisfação dos funcionários com a remuneração recebida foi de 60% (PEREIRA, 2014, p. 247). Desta forma, deve-se tomar cuidado em comunicar aos fun- cionários o que se espera deles na organização. Esta medida poderá auxiliar a evitar desmotivação dos mesmos, o que ocasionará a per- cepção do crescimento de motivação dos funcionários. Quando tratamos de comunicação interna começamos pelo treinamento de integração, que é guiado para os novos colaboradores. Neste treinamento apresentamos como a organização funciona par- tindo da missão da empresa, o negócio, os produtos e serviços. Desta forma estaremos comunicando aos funcionários o que se espera deles dentro do ambiente de trabalho. Comunicar claramente quais são as normas e condutas que se espera receber dos colaboradores. E como se dá a comunicação interna de uma organização? Em uma organização são vários os canais utilizados para se usar da comunicação: face a face, intranet, murais, newsletter, vide- oconferência, teleconferência, redes sociais, eventos, cursos, revistas, entre tantos outros. Este tipo de comunicação pode ainda ser classificado quanto à direção da comunicação, sendo as principais as descendentes e a as- cendentes. Na direção descendente a comunicação parte dos níveis mais altos hierarquicamente para os mais baixos, ao passo que na comuni- cação ascendente, os funcionários se comunicam com seus superio- res. Existem ainda as comunicações laterais ou horizontais que são as que os funcionários do mesmo nível hierárquico se comunicam entre si (PEREIRA, 2012). Tema 2 Assessoria 69 Desta forma cabe ao assessor/consultor estabelecer a melhor forma e o meio mais eficiente de comunicação para alcançar resultado positivo na organização. Quando a comunicação é descendente, geralmente são repas- sadas informações que são relacionadas com regras e procedimentos, objetivos, feedback sobre o desempenho entre tanta outras. Talvez a mais importante forma de comunicação dentro de uma empresa é a ascendente. Esta é a melhor forma de manter a gerência informada sobre o funcionamento de sua organização. Ao assessor, manter um canal sempre aberto e seguro é imprescindível. Uma polí- tica de portas abertas com conversas casuais permite que o colabora- dor possa levar ao conhecimento da cúpula problemas e soluções que podem escapar a gerência. Dentre os principais motivos para se manter uma boa comuni- cação ascendente é que através deste dispositivo os gestores ficam sabendo o que está se passando no ambiente de trabalho sem tro- peçar na burocracia habitual, permitindo que a gerência esteja a par de possíveis problemas e busque solucioná-lo sem perda de tempo, além de obter do funcionário um maior senso de participação ativa no negócio e consequentemente um aumento da moral. A comunicação lateral permite que os funcionários com um mes- mo nível hierárquico se comuniquem para compartilhar informações que podem afetar ou ajudar ao melhor desempenho do trabalho. Este tipo de comunicação é muito eficiente para que os funcionários coor- denem os trabalhos e encontrem soluções para os problemas comuns. Atenção especial deve ser tomada quanto à comunicação inter- na informal, visto que nesta nem sempre a gerência pode controlar a comunicação, podendo acontecer o que chamamos de “boataria”. Nestes casos a informação passa a ser distorcida que tendem a 70 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos crescer causando insegurança e desconforto aos funcionários dentro da organização, porém se bem gerida este tipo de comunicação pode ser bem aproveitada como, por exemplo, quando a gerência lança uma ideia informalmente e espera a repercussão para avaliar se esta poderá ser bem sucedida. Desta forma cabe a assessoria o trabalho de garantir que estes boatos sejam mais benéficos do que prejudiciais. Ao tomar cuidado para que não haja comunicações vagas que podem ter dúbias inter- pretações, o assessor estará promovendo uma comunicação sadia e benéfica para a organização, e permanecer sempre a postos para cor- rigir as comunicações errôneas que possam circular no ambiente de trabalho. Cuidando da imagem da empresa É desnecessário nos prendermos a explicações sobre a impor- tância da comunicação para a manutenção da boa imagem da empre- sa. Porém, é indispensável compartilhar algumas dicas que ajudarão a manter uma boa comunicação que garanta que as mensagens sejam transmitidas com clareza e consequentemente, reflitam no resultado desejado em relação aos funcionários, bem como ao público em geral. Da boa comunicação dentro da empresa resulta a moral mais elevada dos colaboradores, conforme já mostramos acima, e esta se reflete na satisfação pessoal. A satisfação no ambiente de trabalho é propulsora da produtividade elevada. Com maior satisfação o colaborador passa a ter um maior com- prometimento com a empresa que por sua vez é espelhada no merca- do. O comprometimento organizacional traz consigo um sentimento de pertencimento, e este é refletido no modo que o colaborador age dentro e fora da empresa elevando o bom nome da organização. Tema 2 Assessoria 71 Podemos pressupor que a satisfação no trabalho é espelhada na atitude que reflete o quanto as pessoas gostam de trabalhar dentro de um determinado ambiente. Spector (2012)distingue a satisfação no trabalho em duas abordagens distintas: A abordagem global e a abordagem de facetas. A abordagem global lida com a satisfação no trabalho na for- ma de um sentimento independente e geral em relação ao trabalho. Obviamente este sentimento pode ser bom ou ruim dependendo de como o colaborador percebe a organização para a qual ele trabalha. Já a abordagem de facetas lida com diferentes aspectos do tra- balho, como por exemplo, salários, benefícios e condições de traba- lho. É Importante atentar ao fato de que alguns funcionários podem não estar satisfeitos com os benefícios, porém apresentam grande satisfação em relação ao ambiente em que estão inseridos. Desde a boa interação entre os funcionários e a direção, como a atuação da empresa no mercado e na vida da população, até a satisfação pessoal relacionada à natureza do trabalho. É importante ressaltar que nas organizações podem existir fun- cionários que não estão satisfeitos com os benefícios oferecidos, mas em contrapartida estão satisfeitos com o ambiente de trabalho. Desta forma, eles podem variar da interação dos funcionários com a direção, na atuação da empresa no mercado e na vida da população e até a satisfação pessoal no trabalho. Assim como a satisfação no trabalho também a imagem da em- presa é um fator de percepção. A forma como uma empresa é per- cebida perante seus funcionários e o público em geral, dependem da forma como estes percebem a empresa. Mais uma vez a comunicação torna-se parte essencial deste processo. Ao transmitir uma mensagem sem interferências, direta 72 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos e clara, você estará contribuindo para a formação da imagem deste empreendimento. Se os funcionários desta empresa mantiverem uma imagem positiva desta empresa, esta vai se consolidando na visão do mercado. Outro ponto de grande relevância para a manutenção do bom nome de uma organização é um bom trabalho de marketing onde através de técnicas específicas transmite-se ao mercado e ao públi- co em geral a personalidade, a missão, os valores e as metas desta organização. Grande parte das pessoas não tem uma compreensão clara do que é marketing. É muito comum confundir marketing com propagan- da. Enquanto marketing é abrangente, a propaganda é específica, des- ta forma a propaganda é apenas uma das facetas do marketing. O marketing é a totalidade do negócio, o resultado final, ou seja, o ponto de vista do consumidor. Caso o empreendimento não apre- sente uma estratégia de marketing adequada, as concorrentes rapida- mente se aproveitarão desta falta em seus benefícios próprios. Além das estratégias referentes à administração, como público alvo, ampliação de redes de distribuição, desenvolvimento de novos produtos dentre outros, a manutenção do bom nome da empresa é um ponto vital que deve ter toda a atenção do assessor/consultor. O bom nome da organização começa pela satisfação de seus funcionários perpassando para a percepção que o mercado e o público em geral têm desta empresa. Segundo Perin e Sampaio (2004) em “Orientação para o mer- cado, porte e performance”, existem três etapas que devem ser cum- pridas pela organização: Tema 2 Assessoria 73 1. geração de inteligência: diz respeito à compreensão das ne- cessidades e preferências dos consumidores atuais e futu- ros, e do mercado em geral; 2. disseminação da inteligência: envolve a partilha do conheci- mento gerado como forma de buscar a participação de toda a organização para responder efetivamente às necessida- des do mercado; 3. resposta ao mercado: tomada de decisões eficazes com base na inteligência gerada, respondendo aos anseios dos clientes. Interessante apresentar aqui a importância do assessor em manter uma boa comunicação interna, que por sua vez vai influir na satisfação dos funcionários que passam a atuar com maior compro- metimento. Desta forma produzem melhor e atuam no mercado posi- tivamente. O mercado por sua vez reage com interesse e passa a utili- zar os produtos ou serviços desta empresa. Que por sua vez retornam na forma de sucesso financeiro em um processo de feedback positivo. Agora que já tomamos consciência da importância de se manter uma boa comunicação interna através de uma boa assessoria, além de entender a necessidade de se manter uma boa imagem da empresa para a qual estamos prestando nossos serviços dentro do departa- mento de recursos humanos. Iniciaremos a seguir com o último conteúdo deste livro, onde nos atentaremos para o fator de avaliação dos trabalhos executados pelos assessores/consultores. Então mãos à obra! 74 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos LEITURA COMPLEMENTAR PEREIRA, M. C. BASTOS. Gestão de pessoas em uma organização e como essa prática afeta os resultados. São Paulo: Saraiva, 2014. Leia na página 255 o Estudo de Caso “Rádio Corredor”. O exemplo contribuirá para a construção do seu conhecimento de acordo com o conteúdo abordado até o momento. SOBRAL, F.; PECI, A. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo. Pearson Prentice Hall, 2008. Leia na página 323, o Estudo de Caso “Crise na Natura”. O caso contri- buirá com uma história real que relaciona com o conteúdo estudado. PARA REFLETIR Faça uma pesquisa externa em uma empresa da sua cidade ou na in- ternet procurando saber como ela cuida da sua imagem organizacio- nal e procure saber qual a imagem que ela quer transmitir para o pú- blico. Procure perceber se a imagem está relacionada com o produto desta empresa, se a mensagem repassada em comerciais diz respeito ao que a empresa produz, Tente perceber dentro do que foi aprendido se esta empresa está coerente com sua imagem. Tema 2 Assessoria 75 2.4 AVALIAÇÃO Antes de adentrarmos no processo de avaliação, gostaríamos de apresentar um conceito do significado desta palavra. Podemos então definir avaliação como um procedimento usado para definir prioridades, testar e garantir a qualidade do que está sen- do avaliado. Desta forma avaliação é um procedimento que se usa de métodos para interpretar quantitativa e qualitativamente um número de dados a fim de se obter uma interpretação dos resultados que de uma tarefa que tenhamos executado. Dentro de uma organização cada aspecto da tarefa que é exe- cutada pelos funcionários e executivos pode ser avaliado para que se possa medir o grau de eficiência de determinado departamento ou projeto que tenha sido implementado, aumentando assim o grau de eficiência deste departamento ou tarefa. Tornou-se consenso entre autores que uma avaliação deva responder a um determinado número de perguntas. Usaremos como exemplo de demonstração como poderíamos avaliar um processo de treinamento de funcionários de determinada organização. A primeira pergunta que gostaríamos de responder é se o trei- namento valeu a pena. Continuando com nossa inquisição queremos saber se os objetivos do treinamento foram satisfatoriamente atingi- dos. Seguimos perguntando se deveríamos continuar usando o mes- mo processo de treinamento? E por fim se devemos fazer alguma al- teração no processo de treinamento. Agora já temos um número de perguntas que queremos, esta- mos prontos para começar o processo de avaliação do trabalho que nos propusemos a avaliar. 76 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos De acordo com Pereira (2014), a avaliação deveria ser conduzida em quatro níveis, a saber: avaliação de reação: aplicada ao final do treinamento para verificar como os treinandos reagem com relação ao que aconteceu no treinamento, incluindo conteúdo, métodos, instrutor e condições do treinamento; avaliação de aprendizagem: são utilizados antes e após o treinamento são recursos adequados a este nível de ava- liação. É preciso aplicar testes de desempenho e, eventual- mente, realizar entrevistas para aferir o aprendizado; avaliação de comportamento:este nível de avaliação mede a mudança ocorrida no comportamento em função da par- ticipação da pessoa no treinamento. O participante precisa reconhecer suas limitações e querer efetivamente mudar; precisa de apoio e orientação para a mudança. A observa- ção é importante neste nível, tanto por parte dos gerentes do funcionário como por parte dos profissionais de recursos humanos. O ambiente deve ser favorável à mudança; avaliação de resultados: é feita examinando os resultados da organização, ou seja, a obtenção das metas organiza- cionais, como redução de turnover e aumento de qualidade (PEREIRA, 2014, p. 277). A avaliação também pode vir em forma de feedback, onde a assessoria avalia tanto positiva como negativamente as ações de um determinado funcionário através sugestões para melhorar ou ajustar certa atitude ou forma de trabalho. A bem da verdade existem tantas formas de avaliação quanto partes de uma organização que queremos testar e melhorar. Tema 2 Assessoria 77 Para que você, caro estudante, possa ter mais confiança em aplicar o que até agora foi explicado, vamos nos ater mais detalha- damente nos processo de avaliação do trabalho e no desempenho de pessoas. Para que possamos avaliar um determinado trabalho devemos antes saber o que está envolvido na execução deste trabalho certo? Desta forma devemos fazer uma análise do que é este trabalho. De- vemos saber quais são as diferentes tarefas que estão envolvidas, quanto tempo estão envolvidos em cada tarefa, qual a dificuldade em aprender e realizar bem determinada tarefa, quais as características pessoais necessárias para se realizar determinada tarefa, para se es- pecializar em determinada tarefa. Enfim devemos analisar cada faceta da tarefa para que tenhamos uma compreensão abrangente e deta- lhada do que queremos saber. Podemos dizer que existem duas formas ou categorias diferen- tes de análise do trabalho. A primeira é orientada para o trabalho em si e a segunda orientada para a pessoa. A análise orientada ao trabalho está concentrada nas tarefas que são necessárias para a execução do traba- lho enquanto que a análise orientada à pessoa se preocupa com as ca- racterísticas pessoais necessárias para praticar determinado trabalho. Então, a análise orientada ao trabalho seria o método empre- gado para descrever os tipos diferentes de trabalhos, assim como os atributos humanos necessários para a sua realização. Não existe uma maneira específica ou correta de se analisar um trabalho. Muitos mé- todos são empregados eficientemente proporcionando informações precisas sobre o tema que estamos envolvidos em analisar. Conforme já descrito acima, podemos analisar um trabalho usando duas abordagens diferentes. A abordagem orientada ao tra- balho e a abordagem orientada à pessoa. A seguir estudaremos com um pouco mais de profundidade cada uma destas. 78 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos Abordagem orientada ao trabalho Nesta abordagem, coletamos informações que se referem à natureza do trabalho que estamos analisando. Alguns métodos nos fornecem descrições das atividades em si, enquanto outros as carac- terísticas destas tarefas. No caso de um funcionário do departamento de recursos humanos, por exemplo, é parte de seu trabalho preencher formulários. Desta forma “encher formulários” descreve bem algo que um funcionário do departamento de recursos humanos faz. Este funcionário usa caneta e papel para tal tarefa. A caneta e papel, neste caso seriam as características deste trabalho. Um funcio- nário de RH realiza várias atividades que envolvem a escrita, e a ca- neta e papel são as características comuns aos vários tipos de tarefas envolvidas neste trabalho, como por exemplo, preencher formulários, assinar cartas, fazer contas etc. A análise do trabalho pode determinar que tipo de abordagem fosse mais útil. A descrição das tarefas dá uma ideia sobre o que as pessoas fazem no trabalho, enquanto que as características das tare- fas podem ser usadas para comparar a natureza das tarefas em tipos diferentes de trabalho (SPECTOR. 2012. p. 56). A caneta e o papel são características comuns aos funcionários de RH e professores. Brannick et al. (2007 apud SPECTOR. 2012. p. 57) apresentam uma hierarquia contendo cinco níveis de especialidade: posição; dever; tarefa; atividade; elemento. Tema 2 Assessoria 79 Para explicitar o que foi dito acima temos que uma posição é composta por um número de deveres realizados por um indivíduo no percurso de seu trabalho, enquanto que o dever é caracterizado pelo componente principal de determinado trabalho. Cada dever é realizado quando o funcionário desempenha uma ou mais tarefas que estejam associadas a sua função, ao passo que a tarefa é uma parte completa do trabalho que se destina a atingir al- gum objetivo específico. Cada tarefa por sua vez é dividida em atividades que intendem a completar determinada tarefa, e finalmente cada atividade é compos- ta de partes específicas que são os elementos desta atividade. Abordagem orientada para a pessoa Nesta abordagem procura-se obter um conhecimento sobre as características necessárias para que uma pessoa possa realizar deter- minado trabalho. Para que tenhamos maior compreensão deste tipo de abor- dagem, continuaremos a descrever a teoria segundo o pensamento de Spector (2012), que apresenta em seu livro o conceito de CHAOs. Desta forma “C” refere-se ao conhecimento que esta pessoa possui do trabalho. “H” a habilidade para executar o trabalho. “A” as aptidões e finalmente “O” para outros. Apesar de CHAOs parecer uma sobreposição de tarefas, deve- mos ter em mente que a tarefa é algo que a pessoa faz, enquanto que o CHAO é uma característica da pessoa que atua em uma tarefa. Uma vez que tenhamos os dados necessários de cada aborda- gem, podemos agora através desta análise quantificar os dados que obtivemos e desta forma avaliar um trabalho e a pessoa que esta envolvida neste trabalho. 80 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos As informações de uma análise passam a atuar como base sobre a qual podemos avaliar um grupo de pessoas com relação às funções e atividades a ser desenvolvidas no decorrer de um trabalho específico. Quando queremos fazer uma avaliação de desempenho, deve- mos ter em mente que para que esta seja bem elaborada temos que nos basear em uma análise do trabalho envolvido, ou seja, uma aná- lise criteriosa baseada na atividade em si, nos seus componentes e a partir desta analise termos uma boa dimensão para efetuar uma ava- liação de desempenho. A avaliação de desempenho tem o propósito de transmitir um feedback dos resultados para a pessoa que foi avaliada, de outra for- ma perde-se o sentido de tal avaliação. Com isto me mente poderí- amos listar alguns itens que são importantes para o sucesso desta avaliação. Em primeiro lugar conforme já dito acima devemos dar ao ava- liado as condições para que este melhore sua performance através de uma comunicação clara. Durante a entrevista o avaliado tem condi- ções de conhecer o que a gerência espera de sua atuação. Devemos mostrar aos funcionários que estão sendo avaliados quais são seus pontos fortes e fracos, reconhecidos pela avaliação. Por vezes a pessoa tem um conceito errôneo de que está se saindo bem ou desenvolve uma ideia distorcida de sua atuação. É muito importante que ambos, avaliador e avaliado, tenham condições de traçar planos para que possam melhor desenvolver suas aptidões para um desempenho mais eficiente e ambos participar ati- vamente para que esta melhoria se materialize. O processo de avaliação é onde se pode construir uma relação pessoal mais forte onde ambos tem as mesmas condições de falar Tema 2 Assessoria 81 abertamente com o outro, além de eliminar possíveis ansiedades e dissonâncias quando um colaborador não recebe um conselho que tenha sidoplanejado e orientado. Obviamente não é nossa intenção fazer de você, caro estudante, neste momento um expert em avaliação, mas sim apresentar as ba- ses para que você entenda o processo e a partir destas informações tenha um campo de ação maior dentro do departamento de relações humanas. Além do mais, devemos alertá-lo que somente os psicólo- gos possuem os conhecimentos e a autoridade de aplicar testes de avaliação pessoal. Também gostaríamos de alertá-los que existem muitos métodos de análise de trabalho além dos que foram abordados neste conteúdo onde são usados modos e métodos diferentes de se coletar as informações. Para diferentes propósitos existem diferentes métodos. Cada um destes foi desenvolvido para específica finalidade e trazem suas vantagens e desvantagens, desta forma a escolha de um método re- quer que se leve em consideração uma gama variada de fatores que incluem o custo e a finalidade. Caro aluno, estamos chegando ao final de mais um conteúdo e esperamos que tenha sido de grande proveito para seus estudos e ampliado seu conhecimento. O trabalho do consultor/assessor além de requerer grande conhecimento dos processos internos e externos de uma organização, requer também que o profissional aja com gran- de sensibilidade, visto tratar-se de relações humanas. Desejamos que você continue se aplicando nesta caminhada sempre contando com nosso apoio durante todo este processo de sua formação. 82 Consultoria e Assessoria em Recursos Humanos LEITURA COMPLEMENTAR PEREIRA, M. C. BASTOS. Gestão de pessoas em uma organização e como essa prática afeta os resultados. São Paulo: Saraiva, 2014. Faça os exercícios propostos na página 284. São cinco questões que o ajudarão a assimilar melhor o conteúdo, além de ajudar a desenvolver um discurso mais intelectual sobre o que foi aprendido. SPECTOR, P. E. Psicologia nas Organizações. 4. ed. São Paulo. Editora Saraiva. 2012. Leia na página 63, “Pesquisa Internacional’. É um texto traduzido onde o autor apresenta um estudo sobre os efeitos do estresse em diferen- tes pessoas no trabalho. Este texto o ajudará a compreender melhor o conteúdo estudado. PARA REFLETIR Faça uma pesquisa de campo numa empresa e procure informações a respeito da avaliação. Pergunte quais são os tipos de avaliações reali- zadas na empresa. Faça uma planilha e compare com o que foi apren- dido neste conteúdo. Tema 2 Assessoria 83 RESUMO Neste tema você estudou mais detalhadamente os processos perti- nentes ao tema Assessoria em Recursos Humanos. No conteúdo Con- ceitos e Serviços foi apresentado o que é assessoria e como é realiza- do o trabalho do assessor e o que o diferencia do consultor. Em Orientações de Execução de Serviços o trabalho do consultor/ assessor é fazer com que todas as áreas da organização trabalhem eficientemente para trazer a empresa ao mercado e mantê-la viável financeiramente. Em Comunicação Interna e Valorização da Imagem da Empresa foi apresentado que cabe ao assessor/consultor estabelecer a melhor forma e o mais eficiente meio de comunicação para alcançar o melhor resultado dentro da organização. E por fim, em Avaliação trata-se das formas de avaliação, seja do fun- cionário, da aprendizagem, de comportamento e reação.
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