Gestão da Farmácia Hospitalar

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Um controle de estoques adequado é uma das bases para o desenvolvimento da prática da Farmácia Clínica. Assim, é fundamental que o aluno compreenda as ferramentas e mecanismos envolvidos na Gestão de Estoques. Estude, com atenção o capítulo 3 da referência: CAVALLINI, M.E., BISSON, N.P. Farmácia hospitalar – um enfoque em sistemas de saúde. São Paulo: Manole, 2002.
Gestão de Estoques
Tríade: Aspecto Técnico, Aspecto Contábil, Aspecto Logístico
Aspecto Logístico
– Gerenciar a compra, armazenamento e distribuição fornecendo mecanismos de controle sobre a demanda.
Aspecto Técnico
– Gerenciar a característica do uso e a análise deste consumo junto à equipe multiprofissional.
Aspecto Contábil
– Controlar financeiramente o estoque de tal sorte que a sua valorização e sua apropriação nas contas dos pacientes ocorram automaticamente.
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Quando?
Quanto?
Como?
De quem?
DEFINIÇÃO DOS PARÂMETROS
Com relação ao tempo de processamento de compras
Com relação ao tempo estocado (quantidade)
Consumo médio mensal
Tempo de Processamento de Compras
Tempo de processamento interno (T.P.I.)
– Tempo gasto entre a decisão de executar uma compra e a emissão da requisição de compras ao fornecedor selecionado.
Prazo de entrega (P.E.)
– Tempo transcorrido desde a entrega da requisição de compras ao fornecedor até o seu recebimento do produto no local da entrega.
Tempo de espera (T.E.)
– Somatória do tempo de processamento interno mais o prazo de entrega.
Tempo Estocado
Dias de estoque (D.E.)
– É o número de dias de estoque que se deseja manter na instituição.
Estoque Mínimo (E.M.)
– É a quantidade que desencadeia um processo de compra de tal forma que o produto chegue antes de se atingir o ES.
Estoque de Segurança (nível crítico) (E.S.)
– É a quantidade que desencadeia uma compra de urgência, p/ evitar a ruptura de estoque.
ES + CMM / 30 x nº dias
Obs.: alguns autores denominam o estoque mínimo como estoque de segurança:
temos: Emín. = CMM x K
onde K = fator de segurança arbitrário p/ garantia contra ruptura (em termos percentuais).
Estoque Zero (E.Z.)
– Quando ocorre a ruptura do estoque.
Estoque Máximo (E.Max.)
– É a máxima quantidade de estoque permitida
Pode ser definida administrativamente ou fisicamente.
Consumo Médio Mensal
Média simples
– É o quociente da somatória do consumo dos meses pelo número de meses.
Média ponderada
– É o resultado da soma dos produtos dos pesos pelos consumos mensais, dividido pela soma dos pesos atribuídos.
Consumo Médio Mensal
Pode ser calculado por Média Simples ou por Média ponderada. Esta última é utilizada para o cálculo CMM de produtos com consumo sazonal.
Formas de reposição
Ponto de Reposição
– Por quantidades
Lote de Reposição
– Por tempo
Instrumentos Gerenciais
Curva ABC
– Utilizada para se controlar os estoques do ponto de vista de significância no custo no aspecto econômico
Curva XYZ
– Utilizada para se controlar os estoques do ponto de vista de importância da utilização.
– Produtos X
produtos com elevado número de similares no hospital, menor importância de controle, sua falta não interfere no atendimento.
– Produtos Y
Produtos com presença de semelhantes no hospital, sua substituição interfere na qualidade da assistência prestada, mas não a interrompe.
Ex: agulhas, lâmina de bisturi, anestésico inalatório, antibióticos.
–Produtos Z
Produtos sem os quais não é possível a assistência
Ex: adrenalina
 
Sistemas de Controle de Estoque
Empírico
Manual
Eletrônico
–Computador codificado (tradicional)
–Computador – código de barras
Sistema empírico
– É aquele que não há registros formais dos produtos e suas movimentações.
Ex: controle de estoque da despensa doméstica.
Sistema manual
– É aquele em que se executa o registro dos produtos e movimentações em fichas. São denominadas:
Fichas de prateleira, quando ficam alocadas juntas aos produtos, fichas Kardex, quando alocadas num arquivo de mesmo nome.
Principais Problemas das Fichas:
Dificuldade de manipulação dos dados.
Erros individuais
– Baixas trocadas, erros de conta, etc.
Erros globais (acúmulos de erros individuais).
– Descontrole de estoques, alteração dos custos do hospital.
Dúvidas com relação aos resultados obtidos.
Impossibilidade de gerenciar individualmente.
– Entradas, saídas, pacientes, lotes, centros de custo.
Pouca agilidade para pesquisa.
– Curva ABC, XYZ e etc.
Maior volume para armazenamento de dados.
Impossibilita cruzamento de dados on-line.
Sistema Eletrônico
É aquele sistema que se vale de um computador para armazenar os dados.
Requer a definição de uma série de itens para possibilitar melhor o gerenciamento.
BASE DE DADOS - Tabela de Cadastro de Produtos
Grupos farmacológicos
Sub-grupos farmacológicos
Princípios ativos
Produtos (ex: especialidades farmacêuticas)
Frações
Sistema Eletrônico
BASE DE DADOS
Tabela Apropriação de Consumo
Centros de custo
–Clínica médica, bloco cirúrgico, enfermaria ...
Sub-centros de custo
–Cardiologia, pneumologia ...
Sistema Eletrônico
BASE DE DADOS
Tabela de Codificação do Produto
Código inteligente
– Ex: código número
As letras representam posições que são preenchidas com números de 0 a 9.
Sistema Eletrônico
BASE DE DADOS
Tabela Codificação do Produto
Código Seqüencial
– Nesta forma de codificação segue-se uma seqüência ascendente conforme a ordem de chegada do produto.
Tabelas de Relacionamento
– Utilizadas para vincular produtos a um princípio ativo,este a um sub-grupo farmacológico e este último a um grupo farmacológico.
Sistema Eletrônico
Exemplo de Interpolações Possíveis
CCIH
– Diminuição ou estabilidade dos índices de infecção hospitalar versus aumento do consumo de antibióticos.
ADMINISTRAÇÃO
– Aumento de consumo sem aumento do número de pacientes.
– Aumento de trabalho sem aumento de consumo.
Benefícios do Sistema Eletrônico
Maior facilidade para gerenciar;
Maior agilidade para processar compras;
Maior confiabilidade nos resultados;
Possibilidade de interpolação de dados;
Diminuição do tempo gasto nos processos;
Aumento do tempo para gerenciamento;
Diminuição dos custos de aquisição/estocagem;
Possibilidade de monitoramento da utilização dos produtos;
Melhoria dos serviços prestados ao paciente;
Farmacovigilância;
Capacitação da equipe.
Código de Barras – Vantagens
Elimina codificação
Elimina digitação
Eliminação de baixas trocadas
Controle de lote e validade
Exatidão no processo
Processos em tempo real (saldos, contas)
Código de Barras – Desvantagens
Necessidade de etiquetação
Custo de implantação
– Impressora
– Leitora
 
Como parte de um gerenciamento adequado:
Área física – Estrutura – estoques
Local ventilado, temperatura (de 8ºC a 25ºC);
Geladeiras ou câmaras frigoríficas p/ termolábeis (2ºC-8ºC);
Congeladores (freezer), quando o caso;
Paredes e pisos revestido com materiais laváveis,
Os produtos devem ser acondicionados em estantes ou estrados (pallete);
Evitar insolação direta sobre os produtos;
Localização que possibilite fácil acesso para carga e descarga;
Área que permita a carga/descarga sob condições de intempérie;
Área de fácil acesso/comunicação com a instituição.
 
Inventário
Tem a facilidade de apurar o saldo físico com o contábil;
Deve ser executado ao menos uma vez ao ano;
Importante tanto pata instituições públicas como privadas;
Metodologia deve seguir normas internas e fiscais.
Finalizando
O controle de estoque está intimamente ligado a dispensação;
É aglutinador das informações geradas pelo sistema de dispensação;
Quanto melhor for o sistema de dispensação, mais detalhadas poderão ser as informações do controle de estoques.
Gestão de Estoques
Bibliografia
– Manual Básico de Farmácia Hospitalar – CFF
Consulte também o arquivo anexo - Gestão de Compras em Farmácia Hospitalar.