Aula 04 - Microsoft Word

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Aula 04
MICROSOFT WORD
1. INTRODUÇÃO
O Microsoft Word é um dos editores de texto mais utilizados no mundo. O Word é
um processador de texto de alto desempenho. Com ele, você pode fazer o que desejar em
matéria de editoração eletrônica. Ele permite a criação, a edição e a manipulação de diversos
tipos de textos, além do uso de figuras, criação de tabelas, correção ortográfica, textos em
colunas e índices.
O Word XP sintetiza em si os últimos recursos em software que a Microsoft idealizou
para seus produtos. Ele é auto-explicativo, possibilitando que o usuário possa aprender o
seu funcionamento básico somente observando as explicações emitidas pelo próprio programa.
O Word busca poupar tempo do usuário, sublinhando palavras ortograficamente
incorretas do texto enquanto o usuário digita, e corrigindo erros comuns de digitação sem
que o usuário perceba. Se o usuário não tiver muito tempo, o próprio Word XP formata o
documento digitado, atribuindo-lhe aparência dentro dos padrões do mercado.
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Os arquivos criados no Word são chamados de Documentos do Microsoft Word.
Os documentos do Word têm extensão *.doc (Documento).
2. A JANELA DO MICROSOFT WORD
3. PRINCIPAIS FERRAMENTAS DE FORMATAÇÃO
• Estilo: Define o estilo do parágrafo (título, subtítulo, texto, etc.).
• Fonte: Muda o estilo da letra do texto.
• Tamanho: Altera o tamanho da letra.
• Negrito: Ativa e desativa o estilo de negrito, itálico e sublinhado.
• Alinhamento Esquerdo; Centralizado; Direita; Justificado:
Alinha o parágrafo selecionado nas posições indicadas.
• Aumenta ou diminui o espaçamento entre as linhas do texto.
• Marcadores e Numeração no início do parágrafo, e recuo de tabulação.
• Bordas e Sombreamento: Cor do fundo da área de trabalho e cor da
fonte do texto.
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4. PRINCIPAIS COMANDOS NO TECLADO
 Para mover o ponto de inserção Pressione as teclas
Um caractere para esquerda Seta para a esquerda
Um caractere para a direita Seta para a direita
Uma linha para cima Seta para cima
Uma linha para baixo Seta para baixo
Uma palavra para esquerda CTRL + seta para a esquerda
Uma palavra para direita CTRL + seta para a direita
Até o final da linha END
Até o início da linha HOME
Um parágrafo para cima CTRL + seta para cima
Um parágrafo para baixo CTRL + seta para baixo
Uma janela para cima PG Down
Uma janela para baixo PG UP
Até a parte inferior da janela CTRL + PG DN
Até a parte superior da janela CTRL + PG UP
Até o início do documento CTRL + HOME
Até o final do documento CTRL + END
 Para selecionar Pressione as teclas
Selecionar o documento inteiro CTRL + T
Selecionar um caractere à direita SHIFT + seta direita
Selecionar um caractere à esquerda SHIFT + seta esquerda
Selecionar uma palavra à direita SHIFT + CTRL + seta direita
Selecionar uma palavra à esquerda SHIFT + CTRL + seta esquerda
Selecionar até o início do parágrafo SHIFT + CTRL + seta para cima
Selecionar até o final do parágrafo SHIFT + CTRL + seta para baixo
Selecionar até o final do documento SHIFT + CTRL + End
Selecionar até o início do documento SHIFT + CTRL + HOME
 Para aplicar Pressione
Negrito CTRL + N
Itálico CTRL + I
Sublinhado CTRL + S
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MAIÚSCULAS CTRL + SHIFT + A
MAIÚSCULAS REDUZIDAS CTRL + SHIFT + K
Alternar MAIÚSCULA/minúscula SHIFT + F3
Subscrito (Ex.: H¬2O) CTRL + =
Sobrescrito (Ex.: m2 ) CTRL + SHIFT + sinal de igual
Tipo de letra CTRL + SHIFT + F seta para baixo
Tamanho de letra CTRL + SHIFT + P seta para baixo
Texto oculto CTRL + SHIFT + H
Retorna à formatação padrão CTRL + BARRA DE ESPAÇO
4.1 Selecionando textos e elementos gráficos usando o Mouse
Para selecionar
Qualquer quantidade de texto
Uma palavra
Um elemento gráfico
Uma linha de texto
Várias linhas de texto
Uma frase
Um parágrafo
Vários parágrafos
Um bloco de texto grande
Um documento inteiro
Um bloco de texto vertical (exceto
dentro de uma célula de tabela)
Procedimento
Arraste o mouse sobre o texto.
Clique duas vezes sobre a palavra.
Clique no elemento gráfico.
Mova o ponteiro para a esquerda da linha até que ele assuma
a forma de uma seta para a direita e, em seguida, clique.
Mova o ponteiro para a esquerda das linhas até que ele
assuma a forma de uma seta para a direita; arraste o mouse
para cima ou para baixo.
Mantenha pressionada a tecla CTRL e clique em qualquer
lugar da frase.
Mova o ponteiro para a esquerda do parágrafo até que ele
assuma a forma de uma seta para a direita e, em seguida,
clique duas vezes. Você também pode clicar três vezes em
qualquer lugar do parágrafo.
Mova o ponteiro para a esquerda dos parágrafos até que ele
assuma a forma de uma seta para a direita. Clique duas vezes
e arraste para cima ou para baixo.
Clique no início da seleção e role até o final da seção.
Mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique.
Mova o ponteiro para a esquerda de qualquer texto do
documento até que ele assuma a forma de uma seta para a
direita e, em seguida, clique três vezes.
Mantenha pressionada a tecla ALT e arraste.
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5. BARRA DE MENU - ARQUIVO
Novo: Cria um novo arquivo em branco.
Abrir: Abre ou localiza um arquivo.
Fechar: Fecha o arquivo ativo sem sair do
programa. Você pode fechar todos os
arquivos abertos, mantendo pressionada a
tecla SHIFT e clicando em Fechar tudo no
Menu - Arquivo.
Salvar: Salva o arquivo ativo com o seu
nome, seu formato de arquivo e sua
localização atual.
Salvar como: Salva o arquivo ativo com
um nome de arquivo, localização ou
formato de arquivo diferente.
Salvar como página da Web: Salva o
arquivo em formato HTML (uma página da
Web), para que ele possa ser exibido em
um navegador da Web.
Visualização de página da Web: Permite visualizar, no navegador, o arquivo atual
como uma página da Web para que você possa ver sua aparência antes de publicá-la.
Visualizar impressão: Mostra qual será a aparência de um arquivo quando impresso.
Configurar página: Definem as margens, a origem, o tamanho do papel, a orientação
da página e outras opções de layout para o arquivo ativo.
Imprimir: Imprime o arquivo ativo ou os itens selecionados.
Enviar para: Você pode enviar o arquivo para um destinatário de correio (e-mail
ou para outro arquivo como Power Point).
5.1 Salvando ou abrindo arquivos
A opção “Salvar Como” deverá ser utilizada quando o usuário estiver gravando o
seu arquivo pela primeira vez, onde estará especificando o local em que será salvo e o nome
do arquivo (no Word todos os arquivos apresentam a extensão *.doc). Em contrapartida, a
opção “Salvar” deverá ser utilizado toda vez que o usuário quiser gravar as alterações. Se o
usuário utilizar a opção “Salvar Como” várias vezes para um mesmo arquivo, estarão
duplicando esse arquivo várias vezes.
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Estes botões da Barra de Ferramentas servem para abrir um novo documento,
abrir um documento já existente, e salvar o arquivo.
 Você também pode utilizar os botões da Barra de Ferramentas para imprimir
um documento ou visualizar a sua impressão.
6. BARRA DE MENU – EDITAR
Desfazer e Repetir Limpar : Quando
apagamos um parágrafo, frase ou palavra por
engano, é possível desfazer essas ação indo até
o “Menu – Desfazer”, ou clicando a tecla de
atalho “CTRL + Z” . Caso deseja voltar ao que
era, ou seja, limpar, vá até o “Menu – Limpar”,
ou clique a tecla de atalho “CTRL + R”. Essas
duas opções constam também na Barra de
Ferramentas . O Microsoft Word
armazena até 100 vezes o processo de voltar e
repetir.
Localizar: Procura pelo texto ou formatação
especificados. Tecla de atalho Ctrl+L.
Substituir: Pesquisa e substitui o texto e a
formatação especificados. Tecla de atalho
Ctrl+U.
Ir Para: Com essaopção você pode executar
as mesmas ações das opões acima (Localizar
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ou Substituir), podendo ainda ir para qualquer página desejada. Você pode acionar essa
função utilizando a tecla de atalho F5 ou Ctrl+Y.
Recortando, copiando e colando um texto: Para utilizar essas opções do
Microsoft Word, você tem três maneiras: indo no “Menu – Editar” e escolher entre Recortar,
Copiar e Colar; utilizando, na Barra de Ferramentas, os três ícones (Recortar, Copiar,
Colar - ou acionando as teclas de atalhos, CTRL + X (apagar), CTRL + C
(copiar) ou CTRL + V (Colar).
Recortar: Esse comando remove o texto e elementos gráficos selecionados e os
insere na área de transferência. O comando estará disponível somente quando houver texto e
elementos gráficos selecionados. O texto e os elementos gráficos que são inseridos na área
de transferência permanecerão naquele local até serem substituídos por um novo item. No
teclado existe uma outra opção para Recortar (apagar): tecla Del ou Delete.
Copiar: Esse comando copia textos e elementos gráficos selecionados para a área
de transferência. O comando estará disponível somente quando houver texto e elementos
gráficos selecionados. Os objetos copiados para a área de transferência substituirão o
conteúdo existente.
Colar: Esse comando insere uma cópia do conteúdo da área de transferência na
posição do ponto de inserção, substituindo a seleção pelo texto copiado. O comando não
estará disponível se a área de transferência estiver vazia, ou ainda se o texto selecionado não
puder ser substituído.
7. BARRA DE MENU – EXIBIR
Existem três formas para exibição do texto de um documento
do Microsoft Word: a normal, layout da web e layout de
impressão; cada uma delas tem a sua particularidade e agrada
um determinado tipo de usuário. Elas também podem ser
ativadas no canto inferior esquerdo do editor através dos
ícones .
A Normal: Apresenta a página de texto no formato normal de
edição.
Layout da Web: Alterna o documento ativo para o modo como
será exibido em um navegador da Web.
Layout de impressão: Alterna o documento ativo para a
aparência que terão quando impressos.
Estrutura de tópicos: Muda para o modo de exibição de
estrutura de tópicos, no qual você pode examinar e trabalhar
com a estrutura do arquivo no formulário de estrutura de
tópicos clássico.
Barras de ferramentas : Exibe ou oculta barras de
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ferramentas do Microsoft Word, podendo ser elas a padrão, formatação, banco de dados,
desenho, imagem, tabelas, entre outras.
Régua: A régua mostra a largura do seu texto, assim como todos os recuos tabulações.
Também é possível mostrar a régua do lado esquerdo do texto no modo “layout de impressão”.
Você pode definir diferentes tipos de paradas de tabulação: à esquerda, à direita,
decimal ou centralizada.
 Tabulação alinhada à esquerda Tabulação centralizada
 Tabulação alinhada à direita Tabulação decimal
Clique no parágrafo em que você deseja definir uma tabulação.
Dê um clique no botão ( ) de alinhamento de tabulação para
escolher o tipo de tabulação que você deseja.
Mova o ponteiro do mouse até o local na régua onde deseja incluir a parada de
tabulação e dê um clique.
Pressione a tecla Tab para alinhar o texto com a parada de tabulação.
Para retirar a marca de tabulação basta clicar e arrastar para fora da régua.
Recuo da primeira
Recuo à
esquerda
Recuo
deslocado
Recuo à
direita
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Estrutura do documento: Ativa ou desativa um painel vertical na extremidade
esquerda da janela do documento que dispõe em tópicos a estrutura do documento. Para
procurar rapidamente um documento extenso ou on-line e controlar a sua posição no mesmo.
Miniaturas: Essa opção ativa do lado esquerdo do editor uma janela que conterão
várias páginas do texto em miniaturas, podendo clicar em cima delas e se deslocar no arquivo.
Tela inteira: Altera o modo de exibição do texto desativando a exibição da Barra
de Título, Barra de Menu, Barra de Ferramentas e Barra de Formatação. Para ativá-la clique
na barra cinza, que ficará no topo; em seguida coloque o mouse em cima e ela mostrará a
Barra de Menu; selecione novamente a opção.
Zoom: Você pode alterar o nível de zoom com o qual estão sendo exibidas as
informações no editor de texto, bem como largura e comprimento. Essa opção também pode
ser ativada na Barra de Ferramentas através do ícone .
Cabeçalho e rodapé: Um cabeçalho ou rodapé consiste em texto ou elementos
gráficos - como número de página, data ou um logotipo da empresa – que geralmente são
impressos na parte superior ou inferior de cada página de um documento. O cabeçalho é
impresso na margem superior e o rodapé é impresso na margem inferior.
Você pode usar o mesmo cabeçalho e rodapé em um documento inteiro, ou pode
alterar o cabeçalho ou rodapé em uma parte do documento. Por exemplo: use um logotipo
no cabeçalho da primeira página e inclua o nome de arquivo do documento no cabeçalho das
páginas seguintes. Para definir um Cabeçalho ou Rodapé:
1. No Menu Exibir, clique em Cabeçalho e rodapé.
2. Para criar um cabeçalho, insira um texto ou elementos gráficos na área de
cabeçalho, ou clique no botão “Cabeçalho e Rodapé” na Barra de Ferramentas.
3. Para criar um rodapé, clique em “Alternar” entre cabeçalho e rodapé para mover
à área de rodapé clicando no ícone . Em seguida, repita a etapa dois novamente.
4. Quando terminar clique em Fechar.
Para inserir cabeçalho e rodapé diferentes em cada página, insira quebra de seção e
desative o botão “mesmo que seção anterior” .
8. BARRA DE MENU – INSERIR
Quebra: Quando você preenche uma página com texto, o Word insere
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automaticamente uma quebra de página e inicia uma
nova página. Para forçar uma quebra de página em
um local específico, você pode inserir uma quebra de
página manual. Para isso, clique no local onde você
deseja iniciar uma nova página. No “Menu Inserir”
clique em Quebra.
 Inserir número da página: Insere números de páginas
que são atualizados quando você adiciona ou exclui
páginas.
Data e hora: Adiciona a data e a hora a um slide
individual usando o formato escolhido. Se você desejar
adicionar a data e a hora a cada slide use o comando
Cabeçalho e Rodapé (Menu – Exibir).
Símbolo: Insere símbolos e caracteres especiais a
partir das fontes que estão instaladas em seu
computador.
AutoTexto: Cria ou insere uma entrada para auto-
texto.
Índices: Cria índices remissivos, índices analíticos,
índices de figura e outras tabelas parecidas.
Hyperlink: Insere um novo hyperlink ou edita o
hyperlink especificado.
Comentário: Insere um comentário no ponto de inserção.
Notas: Insere notas de rodapé e notas de fim.
Legenda: Insere legendas para tabelas, figuras, equações e outros itens.
Referência cruzada: Insere uma referência cruzada em um item de um documento.
Arquivo: Insere todo ou parte do arquivo selecionado no arquivo ativo no ponto
de inserção.
Objeto: Insere um objeto - como um desenho, um efeito de texto de WordArt ou
uma equação - no ponto de inserção.
Indicador: Cria indicadores que você pode usar para marcar o texto, os gráficos,
as tabelas ou outros itens selecionados.
Figura: Insere figuras do próprio Word e de outros aplicativos.
9. BARRA DE MENU – FORMATAR
Fonte: Altera o espaçamento de caracteres e a fonte do texto selecionado. Para
alterar o tamanho da fonte, utilizando a Barra de Formatação, basta dar um clique no botão
e selecionar a nova fonte e o novo tamanho . Nessa opção
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você pode também alterar o Estilo, ou utilizar a Barra
de Formatação acionando os botões Negrito, Itálico e
Sublinhado . Podemos, ainda,incrementar
efeitos nas fontes do texto; conforme alteramos,
visualizamos como irá ficar a fonte, estilo e o efeito. Para
alterar a cor da fonte pode-se também utilizar a Barra
de Formatação selecionando o ícone .
Parágrafo: Altera os recuos de parágrafo, o alinhamento
do texto, o espaçamento entre linhas, a paginação e
outros formatos de parágrafo no trecho selecionado. Essa
opção também está disponível na Barra de Formatação
através dos ícones . Além disso, você
pode recuar um parágrafo inteiro para direita da margem
esquerda a fim de destacá-lo no texto. Para isso, utilize,
na “Barra de Formatação”, esses dois ícones :
com a primeira opção o recuo avança para direita em
duas paradas de tabulação; já com o segundo é
possível mover o parágrafo em duas paradas de tabulação para esquerda.
Marcadores e numeração: Adiciona marcadores ou números aos parágrafos
selecionados, além de modificar o formato de numeração e de marcação.
Bordas e sombreamento: Adiciona bordas e sombreamento em textos, parágrafos,
páginas, células da tabela ou figuras selecionadas.
Colunas: Uma necessidade comum para todos os usuários de processadores de
texto é distribuir seus textos como colunas de jornal - uma forma inteligente de concentrar
uma quantidade grande de informação numa única folha sem, com isso, causar cansaço ao
leitor. Você pode também utilizar a Barra de Ferramentas através do ícone .
Capitular: Formata carta, palavra ou texto selecionado com a primeira letra
maiúscula grande - ou "caída". Tradicionalmente, uma "capitular" é a primeira letra de um
parágrafo, podendo aparecer na margem esquerda ou caída da linha de base da primeira
linha do parágrafo.
Tema: Aplica um tema novo, ou diferente, ou remove um tema de uma página da
Web, documento, mensagem de correio eletrônico, além de página de acesso a dados. Um
tema é um conjunto de elementos de design unificados e esquemas de cores para imagens de
plano de fundo, marcadores, fontes, linhas horizontais e outros elementos de documento.
Quadros: Exibe barra de ferramentas molduras.
Estilo: Define ou aplica na seleção uma combinação de formatos, denominada estilo.
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10. BARRA DE MENU – FERRAMENTAS
Ortografia e gramática : Verif ica se o
documento ativo possui erros de ortografia,
gramática e estilo de redação, além de exibir
sugestões para corrigi-los. Possui o ícone na
Barra de Ferramentas .
Idioma: Atribui o idioma do texto selecionado
em um arquivo que contém mais de um idioma.
O verificador ortográfico usará automaticamente
o dicionário do idioma atribuído. Verifica o texto
seleciona em outro idioma.
Contar palavras: Esse recurso fornece uma
descrição geral da quantidade de páginas do seu
arquivo, quantas palavras ele possui , a
quantidade de caracteres (com ou sem espaços
em branco), quantos parágrafos e a quantidade
total de linhas.
AutoResumo: O Word examina o documento
e seleciona as sentenças mais relevantes ao
tema principal.
Controlar alterações: Esse recurso permite
destacar as alterações feitas por você em um documento.
Comparar e mesclar documentos: Através desse você pode fazer a comparação
entre dois documentos o Word, verificar as diferenças entre eles e mesclar os dois.
Proteger documento: Esse recurso é utilizado para proteger um documento de
possíveis alterações feitas por outros usuários. Com ele podemos deixar o arquivo somente
em modo de leitura (sem permitir alterações), bloquear estilos e formatação, e colocar uma
senha proibindo outros usuários de ter acesso ao arquivo.
Cartas e correspondências: Produz cartas-modelo, etiquetas de endereçamento,
envelopes, catálogos e outros tipos de documentos mesclados.
Envelopes e etiquetas: Cria um envelope ou uma etiqueta de endereçamento
simples, ou insere o mesmo nome e endereço em uma planilha de etiquetas de
endereçamento inteira.
Macros: Abre a caixa de diálogo Macro, onde você pode executar, editar ou excluir
um macro.
Opções de AutoCorreção: Configura o corretor ortográfico do Word.
Opções: Nesse tópico você pode alterar todas as configurações padrões do
Microsoft Word, modo de Exibir, Geral, Editar, Imprimir, Alterações. Na opção de
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configuração “Salvar” você pode incluir a opção de criar sempre backup quando salvar o
arquivo ou permitir gravações rápidas. Recomendo sempre alterar o usuário colocando seu
nome ou local de trabalho para identificar o arquivo.
11. BARRA DE MENU – TABELA
Desenhar tabela: Em vez de criar longas listas de
informações e tentar fazer uma referência cruzada
dessas listas, você pode simplesmente incluir uma
tabela no seu documento. As tabelas podem ser
usadas para organizar as informações e criar colunas
de texto lado a lado para apresentar os dados de uma
maneira fácil de ler. Você tem que selecionar o número
de linhas e colunas que a tabela deverá conter. Na
Barra de Ferramentas utilize o ícone para
criar uma nova tabela; deixe pressionado o ponteiro
do mouse e selecione a quantidade de linhas e colunas.
Inserir/excluir/selecionar: Com eles você pode
executar a tarefa relativa ao nome do comando com
linhas, colunas e tabelas.
Mesclar células: Combina o conteúdo das células
adjacentes selecionadas em uma única célula.
AutoFormatação: No Microsoft Word aplica-se
automaticamente formatos a uma tabela, inclusive
bordas e sombreamen tos p rede f in idos .
Redimensiona automaticamente uma tabela para se
ajustar ao conteúdo das células da tabela.
Converter: Com essa opção podemos converter tabelas em texto ou texto em tabelas.
Classificar: Essa ferramenta é muito útil quando queremos fazer a ordenação em
uma tabela. Podemos fazer por colunas deixando assim em ordem de nome, cidade ou
fornecedor, tanto na ordem crescente como decrescente. Podemos utilizar esse recurso no
texto sem tabelas quando temos uma lista de nomes; basta, para isso, selecionar todos e
pedir para classificar.
12. BARRA DE MENU – JANELA
Através dessa opção você pode criar uma nova janela, organizar as já existentes,
dividir, colocar todas as janelas lado a lado, e verificar todos os arquivos que estão abertos
ao mesmo tempo no Microsoft Word, deslocando-se entre eles.
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13. MICROSOFT EXCEL
A planilha eletrônica é uma folha de cálculo disposta em forma de tabela, na qual
poderão ser efetuados rapidamente vários tipos de cálculos matemáticos, simples ou
complexos. Pode ser utilizada por qualquer pessoa de qualquer setor profissional que tenha
em seu trabalho a necessidade de efetuar cálculos financeiros, estatísticos ou científicos.
A planilha eletrônica é o software que impulsionou e revolucionou o mercado da
informática. A planilha eletrônica Microsoft Excel está caracterizada como um dos mais
importantes aplicativos de planilhas eletrônicas para uso em microcomputadores. O nome
Excel vem da abreviatura da Excelent, ou seja, Excelente. O termo Excel, em inglês, significa
primar, superar sobrepujar, ser superior.
A operação do Microsoft Excel e das demais planilhas eletrônicas, mesmo tendo
passado quase 20 anos, continua similar. Contudo, com o passar dos anos foram acontecendo
melhorias, mas a estrutura principal de operacionalidade continua a mesma.
3.1 A Janela do Microsoft Excel
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3.2 A Dimensão da Planilha
O Microsoft Excel é composto em sua Área de Trabalho por Colunas (indicadas
com letras) e Linhas (Indicadas com números). Existem ao todo 256 Colunas (A – IV) e
65.536 Linhas.
O cruzamento de uma Coluna com a Linha recebe o nome de CÉLULA. Se for
multiplicado o valor 256 (número de colunas) por 65.536 (número de linhas) será obtido o
valor de 16.777.216 células.
Ele mostra também guias da Planilha que estão abaixo de sua Área de Trabalho,
indicada inicialmente por Plan1, indo até Plan3. Mas pode-seter ao todo 256 guias (cada
guia de Planilha “Plan”,contém 256 Colunas e 65.536 Linhas) .
13.3 Comando do Teclado e Mouse
Com o uso do mouse: limitando-se mais à tela em que se encontra, basta clicar numa
determinada célula para já estar selecionada;
Uso das setas de movimentação de teclado: você encontrará maior eficiência do que
no mouse, pois evita que se avance demasiadamente além dos limites da tela.
3.4 Barra de Formatação
A Barra de Formatação do Microsoft Excel difere em alguns ícones e funções
apresentados no Microsoft Word. Neste tópico não entraremos em detalhes, pois já
tivemos a oportunidade de descrever. As funções não descritas serão estudas
posteriormente. Para executar o comando basta clicar no ícone sem ter a necessidade de
 Ação Teclas a serem usadas
Mover uma célula para a direita Seta direita
Mover uma célula para a esquerda Seta esquerda
Mover uma célula para cima Seta superior
Mover uma célula para baixo Seta inferior
Última coluna da linha atual CTRL + seta direita
Primeira coluna da linha atual CTRL + seta esquerda
Última linha da coluna atual CTRL + seta inferior
Primeira linha da coluna atual CTRL + seta superior
Mover uma tela para cima PgUp
Mover uma tela para baixo PgDn
Mover uma tela para esquerda ALT+ PgUp
Mover uma tela para direita ALT+ PgDn
Mover para célula A1 CTRL+HOME
F5 Ativa caixa de diálogo
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acessá-lo ele na Barra de Menu.
3.5 Digitando Dados na Célula
Para entrar com dados na célula basta você
selecionar a célula desejada, utilizando o mouse ou as
setas de movimentação, digitar o dado, texto ou número,
apertar a tecla “enter” ou as setas direita, esquerda,
acima e abaixo. Note na figura ao lado que ficou na Barra de Fórmula coluna atual A2 e a
palavra EAD.
Ao digitarmos uma informação ela pode ultrapassar o tamanho padrão definido para
a célula. Mas podemos alterar facilmente o seu tamanho utilizando o mouse. Para aumentar o
tamanho da coluna B, por exemplo, coloque o mouse entre a divisória da coluna A e B,
clique, segure e arraste para a direita, mantendo o botão pressionado. O tamanho da coluna
B vai sendo aumentado. Para diminuir faça todos os movimentos ao contrário. Quando
digitamos um título e ele ultrapassa o valor das células, para fazer com que ela automaticamente
fique do mesmo tamanho, basta colocar o
ponteiro do mouse na divisa das duas colunas e
dar um duplo clique, que a coluna se ajusta
automaticamente ao tamanho necessário.
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13.6 Editando uma Célula
Sempre que se digita um dado numa célula, o conteúdo original é destruído. Portanto,
para substituir o conteúdo da célula, é suficiente entrar com um novo dado, sem necessidade
de apagar o anterior. Mas, se a sua intenção não é essa, e você quer aproveitar alguma parte
do conteúdo anterior, o caminho é a edição.
Posicione na célula desejada e dê um duplo – clique ou aperte a tecla de atalho F2.
Faça a alteração desejada e tecle “enter”. Você também pode clicar diretamente no campo
da Barra de Fórmula e fazer a Alteração.
3.7 Limpando e Excluindo uma Célula
Para limpar o conteúdo de uma célula ou de uma
região, primeiro você tem que selecioná-las elas logo em
seguida você pode simplesmente apertar a tecla “del ou
delete” e o conteúdo será limpo. Você também pode
utilizar o Menu – Editar – Limpar, que oferece a opção
de limpar tudo, limpar somente o conteúdo (mesmo que
“del”), somente os formatos e os comentários.
Selecione a célula isolada, uma região, uma linha,
uma coluna inteira. Em seguida vá até o Menu – Editar –
Excluir. Você também pode clicar o botão direito do seu mouse onde aparecerá um menu
selecione a opção Excluir. Será exibida uma tela contendo quatro opções.
Escolha a direção em que você quer deslocar as células vizinhas. Após a exclusão ou
escolha Linha Inteira ou Coluna Inteira. Ao limpar células, os conteúdos são apagados, mas
a estrutura de toda a planilha se mantém, nada sai do lugar. Ao excluir, as células são extraídas
fisicamente e as restantes se reagrupam, subindo ou vindo para a esquerda. Portanto, preste
atenção no que você quer fazer. Para excluir todo o conteúdo de uma só vez utilize o comando
Menu – Editar – Excluir a Planilha. Para isso no guia de Planilha tem que haver mais de uma
planilha, caso contrário o Microsoft Excel, não deixará você excluir a planilha atual.
3.8 Inserindo linhas e colunas nas Células
Selecione a célula isolada, ou linhas, ou colunas
inteiras no Excel. Execute o Menu – Inserir. Se você
selecionou linhas ou colunas elas serão automaticamente
inseridas na posição atual do cursor.
Caso você queira inserir uma nova planilha em
branco escolha a opção Menu – Inserir – Planilha.
Quando selecionada a opção Menu – Inserir – Células
ou clicar o botão esquerdo do Mouse e na opção Inserir
– s e rá ap re sen tado um menu com as mesmas
características da opção excluir.
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3.9 Selecionando Células
3.10 Tipos de Dados
O Excel trata os dados de diferentes formas, segundo sua natureza. A decisão sobre
o tipo de dado é tomada pelo Excel, dependendo dos dados que são digitados na célula.
Não é preciso informar ao programa, mas é possível alterar o tipo em certas situações.
Numérico: Para que um dado seja considerado numérico, só podem ser incluídos
os caracteres numéricos (0 - 9) e alguns caracteres especiais: + - ( ) , / $ %. A vírgula é
usada para separar as casas decimais. O símbolo % após o número fará com que o valor
numérico seja internamente dividido por 100. Números negativos devem ser digitados com
o sinal de subtração antes, ou entre parênteses. Uma atenção especial: não digitar o ponto
( . ) separando os milhares; isso se resolve na formatação. O dado numérico pode se
envolver em operações aritméticas.
Um Intervalo de Células Clique sobre a primeira célula, segure e
arraste até a última na horizontal, vertical
o u d i a g o n a l . U t i l i z a n d o o t e c l a d o ,
posicione-se na célula desejada, aperte a
tecla Shift, segure e movimente as teclas de
movimentação e os comandos HOME, Page
UP, Page Down e END.
Células não Adjacentes Mantendo pressionada a tecla Ctrl, clique
sobre as células desejadas
Linha Inteira
Clique sobre a Barra de Linhas, você pode
selecionar uma ou mais linhas.
Coluna Inteira
Clique sobre a Barra de Colunas, você pode
selecionar uma ou mais colunas.
Todas as células da planilha
Clicando na junção da primeira linha com a
primeira coluna (no círculo) ele seleciona tudo.
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Data e Hora: O Excel avalia os dados digitados, verificando a possibilidade de
estarem entre os intervalos válidos para esse tipo de informação. Para digitar datas, use
barras ( / ) ou hífens ( - ) para separar dia – mês – ano. Para digitar horas, use dois pontos
( : ) para separar horas : minutos : segundos. Data e hora podem ser digitadas na mesma
célula, bastando inserir um espaço entre elas.
Texto: Um texto é composto de letras ou qualquer combinação de números e
letras. Pode ser o conjunto de qualquer caractere digitado no qual o Microsoft Excel não
interprete como número, fórmula, data e hora. Uma célula aceita até 255 caracteres como
texto. Um dado tipo texto não pode se envolver em operações aritméticas, sendo
basicamente exibido como um rótulo. Quando o texto for digitado, os caracteres serão
alinhados à esquerda na célula.
Fórmulas: Uma fórmula é uma seqüência de valores constantes, nome, funções
operadoras que produz um novo valor a partir dos valores já existentes. Toda formula sempre
começa com um sinal de igual ( = ). O valor resultante de uma fórmula pode ser alterado
quando outro valores da planilha forem alterados.
3.11 BARRA DE MENU – ARQUIVOS
Novo: Cria uma nova planilha em branco.
Abrir: Permite abrir uma planilha gravada.
Fechar: Fecha o arquivo ativo semsair do
programa. Você pode fechar todos os arquivos
abertos, mantendo pressionada a tecla SHIFT e
clicando em Fechar tudo no Menu - Arquivo.
Salvar: Salva o arquivo ativo com o seu nome,
seu formato de arquivo e sua localização atual.
Salvar como: Salva o arquivo ativo com um nome
de arquivo, localização ou formato de arquivo
diferente.
Salvar como página da Web: Salva o arquivo
em formato HTML (uma página da Web), para
que ele possa ser exibido em um navegador da
Web.
Visualização de página da Web: Permite
visualizar, no navegador, o arquivo atual como
uma página da Web, para que você possa ver
sua aparência antes de publicá-la.
Configurar página: Definem as margens, a origem, o tamanho do papel, a orientação
da página e outras opções de layout para o arquivo ativo.
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Área de Impressão: Você tem que primeiro limpar a área de impressão e depois
tem que definir a nova área de impressão. Geralmente o Excel faz isso automáticamente.
Visualizar impressão: Mostra qual será a aparência de um arquivo quando impresso.
Imprimir: Imprime o arquivo ativo ou os itens selecionados.
Enviar para: Você pode enviar o arquivo para um destinatário de correio (e-mail
ou para outro arquivo).
3.12 Salvando ou abrindo arquivos
A opção “Salvar Como” deverá ser utilizada quando o usuário estiver gravando o
seu arquivo pela primeira vez, onde estará especificando o local em que será salvo e o nome
do arquivo (no Excel todos os arquivos apresentam a extensão *.xls). Em contrapartida, a
opção “Salvar” deverá ser utilizada toda vez que o usuário quiser gravar as alterações. Se o
usuário utilizar a opção “Salvar Como” várias vezes para um mesmo arquivo, estará duplicando
esse arquivo várias vezes.
3.13 Barra de Ferramentas
A Barra de Ferramenta do Microsoft Excel apresenta botões com funções idênticas
as do Microsoft Word já estudadas. Não entraremos em detalhes, pois já tivemos a
oportunidade de descrever no tópico anterior. Como vimos, elas são uma forma de executar
diretamente o comando sem necessidade de acessá-lo na Barra de Menu.
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3.14 Trabalhando com Fórmulas
Quando digitamos valores ou texto em uma planilha, eles são exibidos exatamente
da forma como foram digitados. Porém, também queremos que o Excel determine
automaticamente certos valores como, por exemplo, a soma dos valores de duas outras ou,
ainda, o total de valores de várias células.
A presença do sinal de igual ( = ) no início de uma célula confere-lhe uma propriedade
especial. Quando digitamos =, tudo o que se segue será considerado pelo Excel como uma
fórmula. Uma fórmula pode ser, por exemplo, uma operação matemática que envolve os
valores de outras células, como a soma dos valores de duas células. Se digitarmos o valor 2
na célula A1, o valor 3 na célula B1 e em seguida, digitarmos na célula C1: =A1 + B1,
veremos que a célula C1 mostrará o valor 5, que é a soma dos valores das células referidas.
As fórmulas são construídas com operadores lógicos semelhantes aos utilizados em
expressões aritméticas.
Operador
+
-
/
*
%
^
Operação
Adição.
Subtração (ou negativo quando incluído antes de um valor, como -1).
Divisão.
Multiplicação.
Porcentagem (incluído depois de um valor, como 20%).
Exponenciação.
Exemplo
 =A1+A2+A3
= D2 – D5
= B5 / C2
= C1 * C5
= B7 * 20%
= B7 * 0,2
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Por padrão, o Microsoft Excel calcula uma fórmula da esquerda para a direita.
Você pode controlar a maneira como os cálculos são efetuados, alterando a sintaxe da fórmula.
Se você tem a seguinte fórmula C1= 5 + 2 * 3, o Excel primeiro multiplica 2 por 3 ( 6 ) e em
seguida, adiciona 5, tendo como resultado 11. Por outro lado, se utilizarmos parêntese para
alterar a sintaxe C1= (5 + 2) * 3, o Excel executará primeiro a soma, em seguida a
multiplicação, tendo como resultado 21.
3.15 Formatando
A apresentação dos seus dados pode ser quase tão
importante quanto os próprios dados. Formatar uma planilha
não é muito diferente de formatar um texto no Microsoft Word.
Quando desejamos formatar uma coluna ou linha, primeiro a
selecionamos, como no exemplo ao lado. Para formatar o
salário como Moeda e com duas casas decimais iremos
executar o comando Menu – Formatar – Célula, onde
aparecerá um outro menu contendo as opções de formatação de número que define o que
será feito caso tratemos as células selecionadas como número. No alinhamento ela modifica
o posicionamento do texto em relação à linha de base. Na fonte permite modificar o tipo, a
cor e o formato da fonte utilizada.
Nesse exemplo selecione moeda. Logo em seguida escolha a quantidade de casas
decimais e símbolo de exibição. Podemos também Selecionar no Menu – Formatar – Linhas
e Colunas, regulando a altura da(s) linha(s) ou coluna(s). O Excel também oferece uma série
de exemplos para você padronizar o estilo de sua planilha. Veja alguns deles em Menu –
Formatar – AutoFormatação.
Planilha Exemplo 01
Nesta planilha foi utilizado um modelo de AutoFormatação do Excel. Note que
todas as colunas estão uniformes com os dados que as preenchem. O Salário e Valor
Recebido foram formatados com valores tipo Moeda, INSS e desconto com tipo Número
com 2 casas decimais.
Veja que na Barra de Fórmulas aparece a palavra SOMA, indicando que essa
operação, junto com a fórmula utilizada, no qual estamos somando os valores dos descontos
( INSS e desconto) e diminuindo do Salário, dá, o valor recebido pelo funcionário, ficando a
Fórmula = D6 – (E6 + F6)
& Conecta ou concatena dois valores de texto, gerando um texto
contínuo (é o único operador para dados tipo texto).
= A2 ^ B2
=A1 &” ” & B1
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Quando terminarmos de digitar a fórmula ela não mais aparecerá na célula G6. Em
seu lugar aparecerá o resultado que, no caso, será de R$ 5.100,00 (reais). Utilizando esses
mesmos princípios poderíamos ter os valores totais de salários pagos, os totais de descontos
do INSS e os descontos de todos os funcionários cadastrados na folha. Para calcularmos o
Total Geral de salários pagos utilizaríamos a seguinte fórmula = D6+D7+D8+D9+D10, onde
teríamos o valor de R$ 13.750,00 (reais).
3.16 Trabalhando com Funções
Funções são fórmulas especiais predefinidas que executam uma série de operações com
um ou mais valores que servem de parâmetros de cálculo. Estão disponíveis uma boa variedade
de funções para os mais diversos fins: matemática, estatística, trigonométrica, financeira, banco
de dados, lógica e outras. Com a utilização de funções nós podemos simplificar as planilhas,
especialmente aquelas que realizam cálculos extensos e complexos, como os utilizados no exemplo
anterior, em que, na somatória de todos os salários dos funcionários foi utilizada a seguinte
fórmula = D6+D7+D8+D9+D10. Neste caso nós poderíamos utilizar a função =SOMA (D6:D10);
o Microsoft Excel faria a soma das células do intervalo D6 até o D10.
Para utilizar a função, temos que incluí-la nas fórmulas da planilha. A seqüência de
caracteres usada em uma função é chamada sintaxe. Os argumentos são especificados sempre
dentro dos parênteses. Eles podem assumir o valor de números, texto e valores lógicos. Para
que o argumento seja válido é necessário que ele retorne um resultado. Caso contrário não
será válido e o Microsoft Excel exibirá uma mensagem indicando qual erro foi cometido na
sintaxe da função.
Por definição uma função começa com o nome da função, seguido de um
parêntese de abertura, os argumentos da função separados por ponto e vírgula e um
parêntese de fechamento. Se a função iniciar uma fórmula, digite um sinal de igual ( = )
antes do nome da função.
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Tipo de Função
=SOMA(D6:D10)
=SOMA(D6:D10;E12)
=SOMA(D6:D10;E12;150)
=SOMA(D6:D10;G6:G10)
=MÉDIA()
=MÁXIMO()
=MÍNIMO()
Descrição
Soma os valores do intervalo das células de D6 até D10;
Soma os valores dointervalo das células de D6 até D10, mais o valor
da célula E12.
Soma os valores do intervalo das células de D6 até D10, mais o valor
da célula E12, mais o valor passado como parâmetro 150.
Soma os valores do intervalo das células de D6 até D10, mais a soma
dos valores do intervalo das células G6 até G10.
Produz a média aritmética dos argumentos.
=MÉDIA(C8:E8)
Retorna o maior número da lista de argumentos, ou seja, fornece o
valor de maior número que estiver dentro do intervalo de células
selecionadas. =MÁXIMO(C8:C14)
Retorna o menor número da lista de argumentos, o contrário da função
MÁXIMO.
=MÍNIMO(C8:C14)
Planilha Exemplo 02
Nessa planilha foi utilizado um modelo de AutoFormatação do Excel. Note que todas
as colunas estão uniformes com os dados que as preenchem. Nesse exemplo temos uma
coluna intitulada “Tipo de Despesas”, que qualquer pessoa tem no seu dia-a-dia. Mais três
colunas, referentes aos meses de Janeiro, Fevereiro e Março e uma quarta coluna, referente
ao total acumulado dos meses. Todos os campos foram formatados tipo número – moeda,
com duas casas decimais.
Para obter o total acumulado de despesas por tipo de despesas utilizamos a
função =SOMA(C8:E8), com o resultado de R$ 1.250,00 reais, que é a soma das colunas
C8+D8+D9.
Note que foi repetida a mesma função
para todas as outras colunas da célula. Para fazer
isto automaticamente basta clicar com o mouse
na coluna F8. Aparecerá uma seleção conforme
a figura ao lado. Clique na cruz, permaneça com o botão do mouse apertado e arraste até
a célula F14. Então, o Microsoft Excel copiará para todas as células desaa coluna na
mesma função.
Para fazer a somatória do total geral clique com o mouse na célula C15, digite a
função =SOMA(C8:C14). Para copiar a mesma função para os outros meses repita o
procedimento anterior.
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Nessa imagem estamos selecionando somente as despesas relacionadas com as
crianças. Para tanto fazemos a somatória da mensalidade escolar e material escolar utilizando
a função =SOMA(C13:C14). Poderíamos querer saber o total gasto nos meses de fevereiro
e março. Para isto, utilizaríamos a função =SOMA(D13:D14;E13:E14).
A Barra de Ferramentas do Excel possui a função AutoSoma com ela pode fazer
com que o Excel selecione uma quantidade de células automaticamente, partindo do ponto
onde se encontra selecionada a célula atual na Planilha eletrônica. Ele pode fazer além da
Soma, a média, contar, valor máximo e valor mínimo. Você pode com o mouse aumentar
ou diminuir a seleção pré-definida pelo Excel. No exemplo acima a seleção ficou com uma
linha pontilhada entre as colunas C13 e C14. Para aumentar a seleção, bastava somente
clicar o mouse na seleção segurar e arrastar para cima, aumentando assim o número de
colunas na somatória.
13.16 Trabalhando com Gráficos
Para apresentar seus dados em diferentes formatos de gráficos, basta utilizar o
recurso de gráficos do Excel. Os gráficos são ótimos para representar visualmente a
representação dos dados e melhorar o entendimento dos relacionamentos entre os valores
numéricos, melhorando assim a apresentação dos resultados. O Microsoft Excel oferece
vários tipos de gráficos em duas e três dimensões. Quando você cria um gráfico, o Excel
toma como base os dados fornecidos em uma planilha eletrônica. Primeiramente, você
deve selecionar a faixa de células onde estão representados os dados. No exemplo abaixo,
faremos a seleção do tipo de despesas e dos meses de janeiro e fevereiro.
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Para inserir um gráfico você pode utilizar a opção “Menu – Inserir – Gráfico”, ou
clicar no ícone da Barra de Ferramenta
Em seguida, será exibida uma tela
que dará a opção de selecionar o tipo de
gráfico desejado. Em nosso exemplo,
vamos escolher o gráfico de barras
verticais; clique em “Avançar”. Feito isso,
se rá mos t rada a fa ixa de va lores
anteriormente selecionada por você: “Tipo
de Despesas e os meses de janeiro e
fevereiro”. Caso deseje, você pode alterar
essa faixa de valores incluindo o mês de
março ou não; em nosso exemplo, não
a l te ra remos a fa ixa de dados já
estabelecida. Como nossa seleção já está
definida, clique em “Avançar”.
Será exibido o Assistente
de gráfico. Você pode colocar um
título em seu gráfico, como, por
exemplo, “Relação de Despesas
Pessoais”, bem como outro para o
Eixo das Categorias (X), (Tipo de
Despesas), e outro para o Eixo dos
Valores (Y), (Valores em Reais).
Em seguida, clique novamente em
“Avançar”. Pronto! Seu gráfico já
está montado. Por fim, aparecerá a
última tela pedindo o modo como será armazenado o gráfico em sua planilha, como objeto
na planilha atual, ou como uma nova planilha em forma de gráfico.
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ATIVIDADE
As atividades referentes a esta aula estão disponibilizadas na ferramenta
“Sala Virtual - Atividades”. Após respondê-las, enviem-nas por meio do Portfólio-
ferramenta do ambiente de aprendizagem UNIGRAN Virtual. Em caso de dúvidas,
utilize as ferramentas apropriadas para se comunicar com o professor.