AULA 18 - GESTAO POR PROCESSOS E LAYOUT

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ADMINISTRAÇÃO
05/08/2020
Prof. Dr. Eustáquio São José de Faria (Taquinho)
Gestão por Processos e Layout
Gestão por Processos e Layout
Introdução
O Gerenciamento de Processos de Negócios é uma abordagem disciplinar para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio, com objetivo claro de tornar a empresa mais administrável (CAPOTE, 2012)
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O que são os Processos?
 Os processos são uma sequência de atividades que visa a transformar uma entrada (informações, matérias-primas, etc.) em um serviço ou produto útil para alguém
 Todas as atividades realizadas dentro das organizações constituem ou são constituídas por processos
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Gestão por Processos e Layout
Os Processos e os Fluxogramas
 O fluxograma é uma representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo
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Objetivos do Fluxograma
 Padronizar a representação de métodos administrativos
 Permitir maior rapidez da descrição de métodos administrativos
 Facilitar leitura e entendimento
 Melhorar a análise de processos
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Exemplo de Fluxograma
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Símbolos Mais Utilizados no Fluxograma
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Observações Finais Sobre Fluxogramas
 É muito provável que você construirá fluxogramas
 É mais provável ainda que você utilizará fluxogramas
 Se você construir fluxogramas, não se esqueça de ser detalhista e procure não omitir nada
 Existem softwares que auxiliam no desenho de fluxogramas, dentre eles:
 Para MS-Windows (Visio, Edge Diagrammer, SmartDraw, Harvard Graphics, MS-Office)
 Para Linux (Kivio, DIA, OpenOffice.Org)
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Layout (Arranjo Físico)
 É o estudo de como os espaços devem ser alocados dentro das organizações
 Arranjo físico adequado proporciona maior economia para a empresa, através:
da boa utilização dos instrumentos de trabalho
do uso otimizado dos equipamentos e do fator humano alocado no sistema
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 Introdução
O arranjo físico pode afetar o comportamento das pessoas, pela alteração nos métodos e no processo de trabalho
 Objetivos
 Obter um fluxo eficiente e eficaz de comunicações administrativas dentro da organização
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 Objetivos (Continuação...)
 Melhorar a utilização da área disponível da empresa
 Obter um fluxo de trabalho eficiente
 Facilitar a coordenação e supervisão
 Impressionar favoravelmente clientes e visitantes
 Reduzir a fadiga do empregado no desempenho de sua tarefa (isolar ruídos, reduzir espaços desnecessários, etc..)
Proporcionar clima favorável para o trabalho
e aumento da produtividade
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 Indicadores de Problemas no Arranjo Físico
Demora no desenvolvimento dos trabalhos
Acúmulo e concentração de pessoas e formulários
Fluxo de trabalho inadequado
Perda de tempo na locomoção das pessoas em suas atividades
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 Etapas de um Projeto de Arranjo Físico
1 - Levantamento da situação atual
Estudo do local (espaço disponível, vias de acesso, instalações, etc.)
Estudo das divisões, móveis e equipamentos (formato das salas, medida dos móveis, aparência, etc.)
Levantamento do fluxo de trabalho e das atividades relacionadas (quantidade de trabalho x movimento dos funcionários, etc.)
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 Etapas de um Projeto de Arranjo Físico
1 - Levantamento da situação atual (Continuação...)
Análise do ambiente (temperatura, umidade, ventilação, ruído, etc.)
Preparação da lista de checagem (itens para elaboração do novo layout)
Elaboração da “planta baixa” (miniaturas de móveis e equipamentos)
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 Etapas de um Projeto de Arranjo Físico
2 - Estudo das soluções alternativas (situação atual X situação proposta)
3 – Consolidação da solução (desenhos, maquetes, planta baixa, cronograma de implantação, etc.)
4 - Implantação e avaliação do arranjo físico escolhido
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 No Estudo de Arranjo Físico Considera-se:
 Isolamento auditivo e visual
 Detalhes do trabalho executado em cada unidade
 Quantidade de pessoal empregado
 Necessidade de comunicações entre as pessoas incluídas no campo da análise
 Necessidade de arquivamento e armazenagem
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 No Estudo de Arranjo Físico Considera-se:
 Compartimentação (isolamento físico)
 Intensidade de iluminação
 Portas e janelas
 Quantidade e tipos de máquinas
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 Princípios do Estudo do Arranjo Físico
 Princípio da Economia de Movimentos
 Princípio do Fluxo Progressivo
 Princípio da Flexibilidade
 Princípio da Integração
 Princípio do Atendimento ao Cliente
05/08/2020
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 Princípio da Economia de Movimentos
Todas as ferramentas, instrumentos e equipamentos de trabalho devem ficar ao alcance da mão dos trabalhadores
 Princípio do Fluxo Progressivo
A disposição do layout deve observar o fluxo dos processos de trabalho para se adequar ao mesmo no sentido de melhorar a comunicação, interação e o ganho de tempo
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 Princípio da Flexibilidade
O layout moderno deve se caracterizar por tornar as mudanças fáceis, rápidas e de baixo custo. Em muitos casos, nada de paredes fechadas e compartimentos estanques
 Princípio da Integração
O layout deve possibilitar a integração dos funcionários e não o contrário
05/08/2020
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 Princípio do Atendimento ao Cliente
Se existir uma área de atendimento ao cliente ela deve ser pensada, principalmente, considerando-se:
 Deixá-lo à vontade
 Causar-lhe a impressão certa
 Propiciar-lhe conforto e agilidade
 Evitar “bloqueios” físicos ou psicológicos entre ele e a organização ou entre ele e os produtos ou serviços oferecidos
05/08/2020
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 Em Resumo (é importante)
 Colocar as unidades que realizam tarefas inter-relacionadas o mais próximo possível, com o objetivo de reduzir o tempo de tramitação entre elas
 Colocar chefe imediato ou supervisor em local que lhe permita observar facilmente o que acontece na área sob sua supervisão
 Separar das demais unidades as que utilizam equipamentos ruidosos
06/08/2020
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 Em Resumo (é importante)
 Localizar as unidades que têm contato freqüente com o público o mais perto possível das áreas de entradas
Colocar os arquivos e demais equipamentos freqüentemente utilizados o mais perto possível das pessoas que deles fazem uso, desde que não prejudiquem o fluxo interno
06/08/2020
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 Em Resumo (é importante)
Dotar os balcões de atendimento ao público de divisórias internas ou mesmo gavetas para a guarda do material necessário
Utilizar área grande e contínua, quando possível
06/08/2020
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 Conclusão
Um arranjo físico bem estruturado representa um excelente instrumento que pode e deve ser utilizado pelas organizações para aumentar a produtividade e a qualidade dos trabalhos das várias unidades organizacionais
06/08/2020
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 Exemplo de Layout (Padaria)
06/08/2020
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 Exemplo de Layout (Supermercado)
06/08/2020
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Referências
CAPOTE, Gart. BPM para todos: Uma visão geral, abrangente, objetiva e esclarecedora sobre gerenciamento de processos de negócio. Editora GART CAPOTE. 2012.
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