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FUNDAMENTOS DE GESTÃO AULA 1 Prof. Cláudio Aurélio Hernandes 2 CONVERSA INICIAL Nesta aula vamos falar a respeito de alguns conceitos básicos de gestão. Ela está dividida em cinco temas principais: 1. Introdução à gestão de organizações; 2. Organização de trabalho não profissional; 3. A lógica da gestão profissional; 4. Organizações, processos, sistemas e pessoas; e 5. Caos e complexidade organizacional. O objetivo principal desta aula é fazer uma introdução à gestão de organizações e, para isso, definiremos o que é gestão e o que são organizações. Discutiremos inicialmente as organizações de trabalho não profissional para entendermos a lógica do trabalho e da gestão profissional. Por fim, refletiremos a respeito das organizações sob o ponto de vista dos processos, sistemas e pessoas. Chegaremos ao ponto de compreender que as organizações têm sempre algum nível de caos e de complexidade, ou seja, organizações são fenômenos complexos cujas variáveis nem sempre são plenamente conhecidas. Por essa razão, a gestão organizacional é tão necessária. CONTEXTUALIZANDO Para contextualizar, vamos refletir sobre coisas limitadas em nossas vidas: dinheiro para comprarmos coisas, tempo para nos dedicarmos a uma determinada atividade, roupas para estarmos sempre na moda, espaço para guardarmos bugigangas, quartos para recebermos visitas, atenção para nos concentrarmos em problemas complexos etc. Muitas coisas de nosso dia a dia são limitadas, de modo que somos obrigados a otimizar sua utilização. Isso é, em certa medida, fazer gestão. Toda vez que nos preocupamos com a utilização de um recurso limitado, estamos fazendo a gestão desse recurso. Conseguimos aproveitar melhor o nosso tempo quando planejamos sua utilização de forma que haja tempo para que possamos fazer tudo o que precisamos. Quando chegamos a uma situação em que vemos que não teremos tempo hábil para fazer tudo o que devemos, podemos, por exemplo, utilizar critérios para definir o que fazer primeiro. Isso é fazer gestão de seu tempo. Da mesma forma, mesmo sem saber, fazemos a gestão de uma série de outras coisas. Porém, quando falamos de gestão 3 profissional, as coisas são ainda mais sérias e, para isso, contamos com muitas ferramentas e metodologias que podem nos auxiliar. O gestor é o indivíduo que faz a gestão. Ele pode ser um administrador com formação na área (que é o ideal), ou não (que é o mais comum). Muitos profissionais atualmente se dedicam à gestão sem serem administradores. Engenheiros muitas vezes criam suas próprias empresas de engenharia, médicos e dentistas, suas clínicas de saúde, advogados, seus escritórios de advocacia etc. Quando isso acontece, eles passam a desempenhar menos funções técnicas de sua área de formação e mais atividades de gestão de suas equipes. Da mesma forma, muitas outras pessoas criam seus próprios negócios e passam a fazer gestão. Algumas vezes por necessidade, outras vezes por terem espírito empreendedor. Todas essas pessoas e profissionais precisam compreender as ferramentas básicas de gestão para que tenham maior chance de sucesso em suas atividades. Por isso, tem sido cada vez mais comum que esses profissionais procurem uma formação em gestão. TEMA 1 — INTRODUÇÃO À GESTÃO DE ORGANIZAÇÕES Antes de nos aprofundarmos no conceito de gestão, precisamos esclarecer o termo organização, que é muito comum para nós, administradores e gestores; nós o usamos para designar empresas, corporações, firmas, associações e outros tipos de entidades estruturadas racionalmente para determinados fins. Na maioria das vezes poderíamos substituir o termo “organização” por “empresa”, mas não o fazemos porque “organização” é um conceito bem mais abrangente e nos ajuda a dizer que um gestor profissional é tanto capaz de gerir uma empresa, quanto um sindicato, ou uma organização não governamental (ONG). Ou seja, a gestão de organizações envolve diversos tipos de organizações, não apenas aquelas formalmente constituídas ou cuja finalidade é a obtenção de retorno econômico-financeiro. Podemos, portanto, definir uma organização como sendo duas ou mais pessoas trabalhando de forma coordenada e racional para atingir um ou mais objetivos comuns. Nesse contexto, a gestão organizacional tem por objetivo auxiliar na estruturação e coordenação organizacional, tendo em vista os seus objetivos. 4 A gestão de organizações está diretamente relacionada ao processo de planejamento, organização, liderança e controle em uma organização. Nesse sentido, o foco da gestão organizacional recai sobre recursos, processos, sistemas, pessoas e tudo mais que possa ocorrer no âmbito organizacional. Entretanto a gestão tem amplitude definida, pois podemos tanto fazer a gestão de toda uma organização se formos proprietários, por exemplo, como fazer a gestão de um setor ou departamento. Desse modo, a amplitude da gestão será dada pela posição hierárquica que o gestor ocupar nessa organização. Em geral, o termo gestor designa o administrador que atua em cargos de gerência nos níveis intermediários das organizações. Esse nível também é chamado de nível tático das organizações. Figura 1 – Estrutura hierárquica das organizações Em uma organização convencional, as decisões estratégicas são formuladas no nível mais alto, pelos administradores de topo. Essas decisões e estratégias devem chegar ao nível operacional para que sejam levadas a efeito, e isso é feito pelos administradores de nível intermediário ou gestores. Dessa forma, os gestores desse nível têm um papel fundamental: fazer com que estratégias complexas e com metas sejam comunicadas de forma objetiva aos níveis organizacionais ligados à execução das tarefas. Nesse caso usamos o termo organização convencional porque a forma como as organizações elaboram e executam suas estratégias tem evoluído e, embora a área de estratégia organizacional seja uma das mais estudadas na área de administração, a cada dia as organizações encontram novas formas de gerar Nível tático: Implantação das estratégias e planejamento de médio prazo; Escopo limitado à área ou função organizacional. Nível operacional: Ações de curto prazo; Escopo limitado à área ou função organizacional. Nível tático: administradores/ gestores que atuam sobre áreas da organização e podem ou não gerenciar outros gestores. Nível operacional: gestores que atuam sobre áreas da organização liderando equipes. Nível estratégico: Estratégias de longo prazo; Escopo institucional. Nível estratégico: administradores que atuam sobre toda a organização e gerenciam outros administradores. 5 diferenciais competitivos. Nesse sentido, muitas vezes o modo convencional de se fazer estratégia dá lugar a novos modos inovadores. O processo de gestão organizacional está assentado sobre quatro pilares: o planejamento, a direção, a organização e o controle (PDOC). Juntos eles formam o processo administrativo em organizações e, por isso, vamos detalhar cada um deles a seguir. Observe que, embora os apresentemos separadamente, na prática, eles acontecem de forma simultânea e complementar e são parte de um processo maior, que é a própria gestão organizacional como um todo. Planejamento – Uma boa gestão se inicia com planejamento. Esse é o primeiro passo da gestão eficaz, pois é por meio dele que se decidem objetivos, metas e formas de atingi-los. Planejar é decidir antecipadamente todos os passos importantes de uma organização para que as decisões possam ser bem pensadas, e não – como se faz muitas vezes – tomadas em momentos de crise, sem tempo para analisar os problemas e as possíveis alternativas. Quando não planejamos nossas ações em geral, temos de lidar com situações de improviso, com a falta de alternativas,ou mesmo ficamos impossibilitados de aproveitar alguma oportunidade. O planejamento organizacional pode ser de longo, médio ou curto prazo. Os planos de longo prazo são associados às questões estratégicas que englobam as organizações como um todo, os planos de médio prazo devem estar associados aos de longo prazo e atingem principalmente as áreas funcionais das organizações, marketing, gestão de pessoas, produção etc. Os planos de curto prazo derivam dos planos de médio prazo e estão associados às atividades mais operacionais das organizações, as chamadas atividades-fim. Organização – Até então, temos usado o termo “organização” para designar uma pessoa jurídica, como uma empresa. Todavia a palavra também pode ser usada para o processo de organizar. Nesse sentido, organização refere-se ao processo de estruturação organizacional e de alocação de recursos. Em um processo de organização, define-se, por exemplo, a estrutura organizacional. Dito de outra forma, é estabelecido como as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. 6 A estruturação de uma organização demanda uma série de subprocessos e, dentre eles, são importantes a divisão de trabalho, a departamentalização e o estabelecimento de políticas de coordenação. Todas essas questões estão ligadas à estrutura formal da organização que é aquela que podemos ver normalmente representada em organogramas. Quadro 1 – Como se estrutura uma organização Estrutura organizacional: a forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. Divisão de trabalho: a decomposição de uma tarefa complexa em componentes, de modo que os indivíduos sejam responsáveis por um conjunto limitado de atividades e não pela tarefa como um todo. Departamentalização: agrupamento em departamentos de atividades de trabalho que sejam semelhantes ou logicamente conectadas. Coordenação: integração das atividades realizadas pelas partes separadas de uma organização para alcançar objetivos organizacionais. Fonte: Stoner; Freemann, 1994. Direção – A gestão organizacional é feita por pessoas, para pessoas e por meio de pessoas. Já a direção refere-se aos aspectos humanos ligados à gestão, e tem como temas importantes relacionados a ela a liderança, a comunicação, a motivação e a coordenação. A liderança é dada pela relação entre líderes e liderados, com os primeiros influenciando as ações dos segundos. É o processo de dirigir e influenciar as atividades relacionas às tarefas dos membros de um grupo (Stoner; Freemann, 1994). Bons líderes são capazes de fazer com que as pessoas desenvolvam melhor seus trabalhos individualmente e em equipes. A liderança pode ser baseada na autoridade, no carisma ou na tradição, mas atualmente é consenso de que a liderança mais efetiva é a situacional na qual a forma de liderar se adapta ao contexto e às pessoas. Controle – Refere-se ao processo de verificação sobre o que foi planejado e os resultados. O controle é a atividade de conferência de resultados, mas não é realizado apenas ao final de um processo: ele pode e deve estar presente em todas as etapas intermediárias, a fim de que se possa saber antecipadamente se o planejamento realizado está ou não sendo efetivo. Controlar significa usar dados e informações para saber do 7 que ocorre na organização e, para isso, os gestores precisam de bons sistemas de informações gerencias que permitam a tomada de decisões com base em dados reais e relevantes. Stoner e Freeman (1999) dividem a função de controle em quatro elementos: (i) estabelecer padrões de desempenho; (ii) medir o desempenho atual; (iii) comparar esse desempenho com os padrões estabelecidos; e (iv) caso sejam detectados desvios, executar ações corretivas. Cada uma dessas etapas demandará um processo de reflexão para adequação ao contexto de cada organização e situação específica. Figura 2 – Fluxo de controle de uma atividade Fonte: Adaptado de Stonner e Freeman, 1999. TEMA 2 — COMPETÊNCIAS GERENCIAIS Para Katz (1955), há três tipos de habilidades importantes para os administradores: as técnicas, as humanas e as conceituais. Habilidades técnicas seriam aquelas ligadas ao fazer, à atividade operacional propriamente dita. Em uma padaria, por exemplo, seria literalmente saber misturar os ingredientes e “colocar a mão na massa” para fazer pães. As habilidades humanas referem-se ao relacionamento interpessoal. Ao trabalhar em equipe essas habilidades permitem que haja sinergia e contribuem para uma boa qualidade de vida no trabalho e melhores resultados em termos de resultados. Esse tipo de habilidade é necessário a todos, mas absolutamente essencial a gestores e quaisquer indivíduos em posição de liderança. Por fim, as habilidades conceituais dizem respeito a conhecimentos, teorias etc. São muito necessárias para lidar com conceitos abstratos Estabelecer padrões e métodos para medir o desempenho Medir o desempenho O desempenho está ok? Iniciar ações corretivas Não fazer nada 8 Habilidades humanas complexos. Das três habilidades, é a mais dependente de nossa capacidade de acessar, manter e relacionar conceitos racionalmente. Conforme o estudo de Hersey e Blanchard (1976, citado por Stoner; Freeman, 1994), à medida que os administradores sobem na hierarquia organizacional, precisam de menos habilidades técnicas e mais habilidades conceituais. A ideia é que, quanto mais próximos da alta direção, menos os administradores precisam se envolver com questões técnicas ou operacionais. Essas atividades, então, passam a ser delegadas para outras pessoas. Observe essa relação na Figura 3: note que as habilidades humanas são necessárias em todos os níveis organizacionais, porém sobretudo no nível intermediário – justamente o nível mais associado às atividades de gestão. O gestor médio precisa ter desenvolvidos todos os três tipos de habilidades, mas especialmente precisa ter habilidade humana, pois sua principal atividade está ligada à coordenação de equipes. Figura 3 – Habilidades dos gestores de acordo com a hierarquia da organização Fonte: Adaptado de Chiavenato, 2000. Para além do conceito de habilidade, está o de competência, sobre o qual psicólogos e administradores debatem desde a década de 1970. Embora haja ainda hoje propostas diversas, parece que há consenso em torno de Fleury e Fleury (2001) que definem competência como: “um saber agir responsável e reconhecido, que implica mobilizar, integrar, transferir conhecimentos, recursos e habilidades que agreguem valor econômico à organização e valor social ao indivíduo”. Os autores apontam para a convergência das várias definições para três vertentes que se dirigem para a formação de competência: conhecimentos, habilidades e atitudes. Talvez seja essa a noção mais conhecida e disseminada de competência: o conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes capazes de gerar valor na execução de uma tarefa. Nível institucional Nível intermediário Nível operacional Alta direção Gerência Supervisão Habilidades conceituais Habilidades técnicas 9 Do ponto de vista da gestão, a competência gerencial é aquela por meio da qual o gestor faz com que suas equipes obtenham resultados melhores, com menos esforço, maior qualidade e menor uso de recursos, considerando os objetivos estratégicos organizacionais. Dessa forma: Conhecimento → saber Habilidades → saber fazer Atitudes → como e por que fazer Considerando essas vertentes, podemos dizer que: Aquele que sabe, mas não sabe fazer, é um indivíduo teórico; Aquele que sabe fazer, mas não entende como fazer, é um indivíduo prático; Aquele que sabe, sabe fazer, como e por que fazer é um indivíduo competente. Devemos aindarefletir sobre um aspecto muito interessante da competência gerencial: por muito tempo, conhecimentos e habilidades foram as únicas coisas valorizadas para efeito de gestão organizacional, pelo simples fato de que, para muitas organizações, não importava como atingir suas metas desde que elas fossem atingidas. Essa forma de pensar se aproxima do pensamento de Maquiavel (2011), segundo o qual os fins justificam os meios. Atualmente a forma como os gestores atuam tem sido tão (ou mais) importante quanto os conhecimentos e as habilidades envolvidos nessa atuação. Em outras palavras, a maneira pela qual administradores e gestores têm tomado decisões e conduzido processos organizacionais tem sido cada vez mais valorizada pelas organizações e pela própria sociedade. Não basta atingir as metas, é preciso que as ações sejam éticas, moralmente corretas, socialmente justas e ambientalmente sustentáveis. TEMA 3 – A LÓGICA DA GESTÃO PROFISSIONAL No final do século XIX discutia-se a importância da gestão no âmbito das indústrias. Engenheiros realizavam estudos e propunham teorias para a elevação da eficiência e da produtividade industrial e, nesse processo, houve dois que ficaram marcados na história como os principais precursores da administração. 10 Um deles era o francês Henry Fayol (1989), que defendeu, no início do século passado, a ideia de que as organizações precisavam ser agrupadas em funções que seriam comuns a todas elas: Funções técnicas, relacionadas com a produção de bens ou de serviços da empresa; Funções comerciais, relacionadas com a compra, venda e trocas; Funções financeiras, relacionadas com a captação de recursos; Funções de segurança, relacionadas com a proteção e preservação dos bens e das pessoas; Funções contábeis, relacionadas com custos, registros, balanços, inventários e estatísticas; Funções administrativas, relacionadas com a integração das outras cinco funções. Para Fayol, a função administrativa é a responsável pela coordenação de esforços e pela harmonia dos atos das demais. O autor defendia, ainda, a formação de administradores para o exercício da função administrativa, além da existência de uma doutrina administrativa, ou seja, o início da administração como uma área de estudo e uma ação profissional. Seus estudos ficaram registrados como sendo os da Administração Clássica. O outro precursor famoso foi Frederick Taylor, que também defendia a ideia de que a administração deveria ser executada por pessoas preparadas para a função. Além disso, postulava que deveria haver estudos científicos que substituíssem improvisos e métodos irracionais na condução das ações das empresas. Assim, sua proposta era o desenvolvimento da Administração Científica, pautada em princípios gerais e em conhecimentos comprovados por estudos científicos. Em sua obra, Taylor (1990) salienta que a adoção da Administração Científica poderia trazer os seguintes benefícios: Ciência, em lugar de empirismo; Harmonia, em vez de discórdia; Cooperação, não individualismo; Rendimento máximo, em lugar de produção reduzida; Desenvolvimento de cada homem, no sentido de alcançar maior eficiência e prosperidade. 11 Fayol fez proposições sobre a estruturação das empresas, focou na formação de uma estrutura hierárquica que facilitasse a coordenação e o comando. De certa forma, propunha a unificação da empresa em torno de um só objetivo e um só comando. Já Taylor preocupava-se mais com a racionalização das tarefas executadas pelos operários. Sua meta era a realização de uma organização racional do trabalho (ORT). Ambos, portanto, propunham a racionalidade na gestão. Racionalidade diz respeito ao uso da razão para resolver problemas. Em outras palavras: o uso de métodos, metodologias, ferramentas e outras formas de melhorar a previsão e o controle de processos, bem como o estabelecimento das diferenças entre fatos reais e suposições. A lógica da gestão profissional está ligada, desta maneira, a uma ação racional no âmbito organizacional. A racionalidade administrativa faz alinhamento entre resultados e ações, de modo que as ações são pensadas tendo em vista os resultados desejados. Nesse sentido, a gestão tende a ser pragmática, ou seja, só interessa aquilo que leva ao resultado esperado. O pragmatismo é uma corrente filosófica do final do século XIX e, assim, os primeiros estudos sobre gestão foram muito influenciados por ela. Além de racional, a gestão profissional é prática. Teorias ainda nos servem como apoio para decisões, no entanto o efeito é sempre medido pelo resultado prático. Podemos dizer que há um cálculo utilitário de consequência na ação e, dessa forma, os gestores pautam suas ações baseados no retorno que poderão ou não obter. Essa forma de compreensão da ação administrativa derivou correntes de pensamento, como a escola da Administração por Objetivos (APO) na década de 1960, metodologias como o Objective and Key Results (OKRs), e métodos como Getting Things Done (GTD), que serão estudados oportunamente. Das reflexões que propusemos até agora, resta a conclusão de que a lógica da gestão profissional, ou da administração, está pautada em uma racionalidade prática com cálculo utilitário de consequências. Isso explica por que conceitos como eficiência, eficácia, efetividade e retorno sobre o investimento (ROI) são tão importantes no contexto da gestão profissional. Contudo, aqui cabe uma importante reflexão: os fins sempre justificam os meios? Essa tem sido uma questão central nas discussões envolvendo responsabilidade e ética empresarial, bem como nas questões sobre 12 sustentabilidade. A legitimidade das ações organizacionais pode ser tão ou mais importante que os aspectos técnicos. Em outras palavras, mesmo que uma organização dê lucro, se não tiver legitimidade, pode se tonar inviável. Uma profunda reflexão sobre legitimidade organizacional pode ser apreciada no trabalho de Rossoni (2016), no entanto, como exemplo didático, podemos citar a indústria do cigarro, que nas últimas décadas tem tido cada vez menos consumidores. Como descrevem Portes e Machado (2018), sucessivas campanhas e regulamentações têm mudado a opinião pública em relação ao fumo. Assim, ainda que o negócio seja lucrativo, a queda sucessiva de legitimidade transformou uma grande indústria de marcas famosas em um mau negócio (veja mais em <https://exame.abril.com.br/blog/branding-consumo- negocios/o-ultimo-suspiro-da-industria-do-tabaco/>). Portanto, embora a lógica administrativa tenha um viés que considera as questões técnicas envolvendo a racionalidade prática com cálculo utilitário de consequências, outras questões também devem ser aventadas como a relação da organização com seu contexto social. É interessante observar que tanto Fayol quanto Taylor foram muito criticados por terem focado demasiadamente na questão da eficiência organizacional. Contudo, em sua obra Princípios de administração científica, Taylor (1990) deixa claro que o “princípio da administração deve ser o de assegurar o máximo de prosperidade ao patrão e, ao mesmo tempo, o máximo de prosperidade ao empregado”. Dessa forma, na visão de Taylor, a administração deveria gerar prosperidade tanto para as organizações quanto para as pessoas que nela trabalham. Taylor, Fayol e outros de sua época procuravam criar diretrizes que, ao serem seguidas, proporcionariam melhores resultados para as indústrias e, por isso, suas teorias são classificadas como prescritivas. Um outro tipo de teoria possível é a descritiva, que é aquela que procura descrever uma determinada situação ou um fenômeno para facilitar sua compreensão. É o caso das teorias propostas por Max Weber (1864-1920), sociólogo alemão que estudou, entre outras coisas, os fenômenos organizacionais. Weber (1947) descreve o funcionamentode uma organização ideal em seu modelo burocrático: neste estão presentes aspectos da lógica organizacional que, em grande medida, permanecem nas organizações contemporâneas: hierarquia estritamente bem- definida, normatização por regulamentos e linhas de autoridade claras. Para 13 Weber, a organização ideal teria os objetivos pensados de forma racional e a divisão de trabalho seria declarada explicitamente. Além disso, ele enfatiza a competência técnica (profissional) e avaliações de desempenho pelo mérito (Stoner; Freemann, 1994). TEMA 4 — ORGANIZAÇÕES, RACIONALIDADES, CAOS E COMPLEXIDADE 4.1 As organizações na sociedade As organizações servem à sociedade à medida que proporcionam a satisfação de necessidades e desejos, funcionando, ainda, como instituições capazes de regular a vida social. Na sociedade moderna, dependemos de hospitais, escolas, governos, indústrias, delegacias de polícia, sindicatos, órgãos de classe e muitas outras organizações que sustentam a vida civilizada. É também importante ter a noção de que as organizações existem para realizar ações que pessoas isoladas não seriam capazes de fazer. Uma boa explicação para isso pode partir das coisas que existem à sua volta. Peguemos como exemplo uma simples caneta: quantas pessoas trabalharam para que essa caneta existisse? Temos a indústria do petróleo na produção do plástico ou do acrílico, a indústria siderúrgica na produção das partes metálicas, a indústria química que produziu a tinta; houve um trabalho de design para dar forma à caneta, um trabalho de engenharia para fazê-la funcionar, uma equipe de marketing para divulgar o produto, contadores, vendedores, distribuidores. Muitas pessoas são conectadas para a produção das coisas mais simples. A preservação do conhecimento é outra responsabilidade que as organizações detêm. Quando ainda predominava, na sociedade, o trabalho artesanal, antes da Revolução Industrial no século XVIII, o conhecimento e a técnica pertenciam apenas ao artesão, que os transmitia aos seus aprendizes. Uma das consequências da Revolução Industrial foi a transferência desse tipo de saber para as organizações, as quais geram, armazenam e disseminam conhecimentos de acordo com seu contexto. Algumas organizações são especialmente estruturadas para isso, como universidades e centros de pesquisa; outras o fazem de forma indireta, como empresas privadas comerciais. As organizações proporcionam ainda a existência de carreiras. Embora cada um de nós possa realizar seu próprio trabalho e sua geração de renda, temos a possiblidade de trabalhar em organizações corporativas em associação 14 com outras pessoas. Ainda que indústria e comércio sejam as áreas mais lembradas nesse contexto, podemos citar também igrejas, repartições públicas, escolas, hospitais, ONGs e muitas outras organizações nas quais podemos trabalhar. É preciso, portanto, dada a infinidade de organizações que existem em nossa sociedade, distingui-las, para que possamos compreender melhor os elementos que orientam suas ações. 4.2 Instituições, organizações e empresas Quando usamos os termos “instituições”, “organizações” e “empresas” podemos estar nos referindo a um mesmo objeto. No entanto, por definição, são conceitos distintos, e esse é o primeiro passo da diferenciação que temos de fazer quando abordamos o tema organizações. Ao nos referimos ao termo “instituição”, na sociologia distinguimos as práticas sociais que se reproduzem entre gerações e em diversas sociedades. Assim como a prática de empréstimo bancário se tornou uma prática social desde a Idade Média na Europa, os empreendimentos bancários são considerados instituições, pois carregam consigo uma prática social recorrente. O mesmo podemos afirmar da prática do casamento, reconhecido como uma instituição social, visto que representa uma prática social percebida nas diversas sociedades e que sela um contrato de união entre dois indivíduos. Portanto, quando falamos de instituições, podemos estar nos referindo a práticas sociais, e também a práticas realizadas no contexto de organizações específicas – como os bancos – e nesse ponto é que podem coincidir os conceitos. O emprego do termo “organização” refere-se a um ordenamento social constituído essencialmente por pessoas que se associam a fim de atingir objetivos específicos (Blau; Scott, 1979), os quais podem estar associados a finalidades diversas, desde a defesa de ideias, princípios e valores, como no caso de entidades religiosas e ONGs ambientais, passando pela defesa de interesses públicos, como ocorre com as organizações de Estado, até a geração de renda e produção de bens para comercialização, como acontece com as cooperativas agrícolas ou grandes indústrias, por exemplo. E é aqui que podemos distinguir uma organização social de uma organização empresarial ou simplesmente de uma empresa. Nem toda organização social constitui uma empresa, visto que esta última está essencialmente associada à produção de 15 bens e serviços voltados para coletividades. As empresas podem estar vinculadas ao Estado e, portanto, ter caráter público, como podem ser privadas, e tal condição também determinará diferentes lógicas de atuação. 4.3 Racionalidade e organizações Quando reconhecemos que os fatores que motivam a ação entre os diversos tipos de organizações e empresas podem ser diferenciados, podemos afirmar que diferentes racionalidades orientam o comportamento e as decisões de indivíduos e grupos sociais que as compõem. Vamos exemplificar: quando analisamos um órgão de Estado, como uma secretaria municipal de saúde, entendemos que os dirigentes adotam como princípios (ao menos em teoria) o atendimento eficiente aos cidadãos que pagam os impostos e que sustentam a manutenção deste e de outros órgãos municipais. Portanto, os profissionais adotam não apenas regras, mas princípios que orientarão as decisões na gestão pública. Já em um empreendimento familiar em que os membros do grupo social, envolvendo um casal e filhos, que administram uma propriedade rural, por exemplo, estão preocupados com a geração de renda cujo objetivo é o de garantir o sustento das necessidades familiares e, ao mesmo tempo, a preservação do patrimônio da propriedade rural em benefício dos filhos que futuramente devem herdá-la. A racionalidade envolvida nas decisões do grupo familiar envolve, portanto, não apenas o cálculo utilitário visando à geração de riquezas e à busca pela eficiência de um negócio, mas as decisões são tomadas para conciliar as relações familiares entre seus membros com a manutenção de uma atividade produtiva. Por fim, em uma empresa privada, responsável pela contratação formal de empregados e que atue na produção e comercialização de bens, a lógica que governa as decisões dos seus executivos está fortemente vinculada à capacidade de geração de riquezas, geralmente sob uma condição mais impessoal do que no exemplo da organização familiar citado anteriormente. Se houver falta de demanda ou ineficiência na gestão de custos, possivelmente haverá demissões ou reordenamentos da capacidade produtiva. Assim, é preciso compreender que cada tipo de organização é regida por diferentes racionalidades e ou lógicas de ação e que as empresas dos setores público e privado são apenas alguns exemplos de organizações possíveis. Este 16 entendimento é fundamental para compreender que nem sempre os princípios que regem a gestão eficiente em uma empresa podem se aplicar a outros tipos de organização que sigam lógicas de ação diversas. Este panorama é complementado ainda por outra variável à qual denominamos de complexidade. 4.4 Caos e complexidade De acordo com Maximiano (2002), o termo “complexidade” representa o “grande número de problemas e variáveis em uma situação [...], quanto maior o número de problemas e variáveis,mais complexa é considerada a situação”. O termo “caos”, por outro lado, significa desordem e aparentemente uma situação complexa que pode ser interpretada como desordenada e caótica. No entanto, as organizações contemporâneas, e principalmente as empresas, convivem em contextos inter-relacionados considerados complexos, assim como podem ser considerados complexos os desafios enfrentados por elas para se manterem vivas e competitivas. Lidar com situações complexas, portanto, passou a ser uma necessidade e, desta maneira, tornou-se o alvo de estudos de diversos pesquisadores e administradores. No próximo tema, trataremos de alguns aspectos relacionados à abordagem sistêmica, que busca lidar justamente com a compreensão de situações complexas em diversas áreas do conhecimento – entre elas a gestão de empresas e de organizações em geral. TEMA 5 — ABORDAGEM SISTÊMICA E PROCESSOS Enquanto algumas abordagens de investigação das organizações e da administração de empresas ao longo do século XX deram ênfase à gestão eficiente de seu ambiente interno, como é o caso da administração científica de Taylor e do modelo japonês de produção, segundo Maximiano (2002), havia uma lacuna que considerasse as variáveis do ambiente externo da organização como fatores de influência sobre as organizações. Portanto, a abordagem sistêmica desenvolvida na segunda metade do século XX por intelectuais e investigadores de diversas áreas tem influenciado a forma como enxergamos os problemas que envolvem as organizações. Com base em estudos nas mais diversas áreas do conhecimento, como biologia 17 (realizados pelo biólogo austríaco Von Bertalanffy) e sociologia (pelo alemão Niklas Luhmann e pelo estadunidense Talcott Parsons, sociólogos), a abordagem sistêmica pressupõe que contextos com alta complexidade devem ser compreendidos como sistemas que recebem influência de diversas variáveis. 5.1 A ideia de sistema A ideia de sistema, segundo Maximiano (2002), pressupõe um todo que pode ser decomposto em partes ou subsistemas. De acordo com o autor, assim como em organismos vivos, as organizações podem ser compreendidas como sistemas que podem ser divididas em ao menos dois subsistemas: o técnico e o social. O sistema técnico compreende os recursos físicos e abstratos que independem do ser humano, como a definição da missão e dos objetivos da organização, a divisão do trabalho, as instalações, as tecnologias e os processos de trabalho. Já o sistema social compreende os indivíduos, os grupos, as relações sociais, o clima organizacional, as motivações, as atitudes e a cultura organizacional. A noção de sistema pressupõe também uma estrutura representada por uma dinâmica que permite simplificar o conjunto de sistemas que envolvem uma estrutura complexa como a organização. Assim como em estruturas biológicas vivas, compreende-se que a organização recebe entradas (inputs) que sofrem a ação de um processo específico, entregando, ao ambiente onde há outros sistemas inter-relacionados, saídas ou resultados decorrentes do processamento das entradas. Para exemplificar, podemos descrever a matéria- prima como input em uma unidade fabril de uma indústria. As saídas representam o produto final processado na unidade de fabricação e que vão alimentar outros sistemas, como uma rede de lojas comerciais. Essas lojas constituem unidades de processamento que têm como saída a comercialização para clientes externos. É nas operações de um sistema que ficam delimitados os processos que produzem os resultados esperados. Os processos geralmente compreendem períodos específicos para a operação de resultados, e esses períodos servem de referência para o bom desempenho da organização. Portanto, os processos que envolvem a transformação de insumos, em uma loja de sanduíches, por 18 exemplo, devem manter padrões de tempo de produção e de qualidade específicos a fim de atender às necessidades dos clientes. Isso significa dizer que deve haver controles de qualidade, de tempo de produção e de atendimento para que as entradas se revertam nas saídas esperadas. A compreensão da dimensão complexa da organização como sistema pressupõe ainda que o controle sobre o processo produtivo não seja a única preocupação do gestor do empreendimento, que tem outros sistemas a serem considerados, como o sistema que gerencia e mantém o quadro de empregados, o sistema que gerencia a área contábil e financeira, o sistema que acompanha e gerencia a imagem da organização perante a comunidade. Todos esses sistemas pressupõem, dessa forma, variáveis que, ao serem processadas, entregam algum tipo de resultado inter-relacionado. Outro conceito embutido na perspectiva sistêmica é a retroalimentação ou feedback. A retroalimentação representa os sinais de desempenho identificados nas saídas do sistema com base na análise dos resultados dos processos envolvidos nele. Significa, ainda, que a avaliação do desempenho do sistema servirá de subsídio para o aperfeiçoamento do seu desempenho. Quando uma organização apresenta resultados de venda baixos, essa informação pode ser avaliada e estudada, uma vez que tais resultados podem estar associados à redução da qualidade dos produtos, constituindo uma causa interna ou devido à baixa demanda externa em função de uma crise econômica, por exemplo. Identificada a real causa do desempenho, o gestor poderá tomar decisões adequadas para reverter o desempenho ou rever estratégias. A compreensão sistêmica da organização pressupõe, assim, lidar com os chamados indicadores. Esses indicadores podem avaliar tanto os resultados ou as saídas quanto as operações envolvidas no próprio processo de transformação de entradas em saídas. Figura 4 – Exemplificação de um sistema 19 A compreensão de que os processos representam a forma de ação das organizações, e de que as várias partes que a compõem podem ser compreendidos como sistemas complementares com processos interligados, representa também um modo de análise do funcionamento de sistemas organizacionais. A gestão por processos representaria então um modo de analisar e decidir com base no que se denomina de mapeamento de processos. O gestor, com base no mapeamento das atividades pricipais do negócio, das atividades meio e das atividades de apoio, pode estabelecer modos de atuação mediante uma visão sistêmica de encadeamento entre os diversos processos que compõem as operações da empresa. Existem diversas metodologias de diagnóstico organizacional e gestão baseadas na visão por processos, mas, nesse momento, o importante é que você tenha em mente que as diversas atividades desempenhadas em uma organização empresarial podem ser compreendidas como um encadeamento de processos, cada um com suas entradas e saídas que irão alimentar outros processos complementares. TROCANDO IDEIAS Imagine que você acabou de se formar na faculdade e prestou um concurso público para uma empresa estatal, assumindo um cargo na área administrativa. Quais seriam as principais diferenças e similaridades que caracterizam a sua atuação no âmbito da área administrativa em uma empresa pública em relação ao setor privado? NA PRÁTICA Você agora integra uma equipe multidisciplinar responsável por avaliar e melhorar o desempenho de uma linha de produção de uma fábrica de móveis, desde a aquisição de insumos até o serviço de pós-venda. Se você adotar uma perspectiva sistêmica de diagnóstico e análise da organização, terá de dividir as diversas etapas da atividade produtiva em sistemas com processos envolvendo entradas e saídas. Sabe-se que o primeiro sistema consiste na aquisição de matéria-prima: madeira em estado bruto, como entrada, e que após seu processamento o resultado compreende tábuas retas para beneficiamento e manufatura. 20 Quatro sistemas produtivos ou etapas com entradase saídas são identificados entre o primeiro sistema identificado na etapa anterior e o último sistema, compreendendo o resultado final em produto comercial. Busque avaliar e justificar quais medidas deverão ser tomadas nos diferentes processos dos sistemas subsequentes ao primeiro sistema de beneficiamento de madeira bruta caso o gestor aperfeiçoe esse processo com a aquisição de maquinário novo para melhorar seu depempenho em termos de quantidade produzida por minuto. Explicação: caso haja essa melhora no desempenho do sistema que processa o beneficiamento da madeira bruta, haverá a necessidade de que toda a cadeia de processamentos subsequentes tenha sua velocidade e sua capacidade aumentadas. Caso contrário, a produção de tábuas irá se acumular causando aumento de gastos com estoque. FINALIZANDO Até aqui você travou contato com um conteúdo introdutório a respeito das noções de gestão e organizações. Conceitos como direção e controle e a distinção entre instituições, organizações e empresas constituem elementos fundamentais para que sigamos adiante nesta jornada. Ainda que elementos relativos à gestão de organizações possam ser evidenciados ao longo de diversos períodos históricos, foi ao longo do século XX que elas assumiram as características dos dias atuais. A complexidade e inter- relação que as organizações mantêm em um ambiente interconectado torna a gestão das organizações um desafio imenso. As práticas gerenciais e o modo como enxergamos as atividades de uma organização constituem, portanto, habilidades que exigem não apenas capacitação, mas boa dose de experiência prática, pois cada realidade é única em suas características. O gestor de uma organização que tem um perfil generalista vai lidar com uma infinidade de variáveis técnicas, humanas, sociais e econômicas – inclusive ainda mais diversas do que em outras profissões especialistas que se atêm essencialmente a atividades técnicas, por exemplo. 21 REFERÊNCIAS BLAU, P.; SCOTT, W. R. Organizações formais. São Paulo: Atlas, 1979. CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração. 6 ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000. FAYOL, H. Administração industrial e geral. 10. ed. São Paulo: Atlas,1989. FLEURY, M. T. L.; FLEURY, A. C. C. Construindo o conceito de competência. Revista de Administração Contemporânea, v. 5, p. 183-196, 2001. HERSEY, P.; BLANCHARD, K. H. 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The Theory of Social and Economic Organizations. Coord. de Talcott Parsons, trad. de A.M. Henderson e Parsons. Nova York: Free Press, 1947. FUNDAMENTOS DE GESTÃO AULA 2 Prof. Cláudio Aurélio Hernandes CONVERSA INICIAL Nesta aula, vamos falar a respeito de alguns conceitos básicos relacionados às funções exercidas pela equipe e desempenhadas pelo gestor no ambiente organizacional. O conteúdo vem dividido em cinco temas principais: (i) cultura e background; (ii) gestão de equipes; (iii) liderança; (iv) descentralização e controle e (v) decisão. O objetivo principal desta aula é contemplar práticas e funções de gestão que integram a realidade das organizações, pois todas dependem da ação individual e coletiva das pessoas para serem dirigidas. Discutiremos inicialmente o papel que as culturas cumprem sobre o desempenho coletivo e como algumas culturas são criadas no contexto das próprias organizações. No tema 2, trataremos de elementos que determinam o papel de gerência de grupos que compõem equipes no ambiente de trabalho. Complementarmente, o tema seguinte tratará da atuação dos diferentes tipos de liderança que influenciam as equipes e os grupos nas empresas. Por fim, as duas últimas partes tratarão de questões que compõem respectivamente elementos sobre a estrutura organizacional em favor do controle das operações organizacionais e o processo decisório no contexto principalmente das organizações empresariais. CONTEXTUALIZANDO Quando passamos a atuar como colaboradores em uma empresa, percebemos que as pessoas que integram as equipes de trabalho apresentam modos particulares de interagir e se comportar. Muitas vezes, essas pessoas compartilham linguagens, ideias e princípios, atributos que compõem parte do que chamamos de cultura organizacional. Outro aspecto que caracteriza esse contexto é o comportamento daqueles indivíduos que se destacam entre os grupos de trabalho e que são capazes de influenciar o comportamento de seus colegas. A relação entre os grupos de trabalho e os indivíduos identificados com a figura de liderança é determinante no alcance ou não de resultados pelas organizações. Por fim, é preciso compreender que o modo de ordenamento da estrutura hierárquica nas organizações empresariais, pode estar relacionado com as estratégias e os objetivos delimitados pelos seus dirigentes, os quais atuam na gestão tomando decisões cotidianas que, muitas vezes, seguem 3 padrões e também se tornam alvo de estudo da ciência que investiga o comportamento de gestores. TEMA 1 — CULTURA ORGANIZACIONAL E BACKGROUND Para podermos abordar a cultura organizacional, é necessário compreender a noção mais ampla de cultura. Trata-se de um conceito essencialmente discutido no âmbito das Ciências Sociais, com ênfase na Antropologia Social, área que busca compreender o comportamento humano ao longo do tempo e em diferentes grupos sociais. 1.1 Conceito amplo de cultura A noção de cultura organizacional constitui para nós, portanto, uma delimitação específica de características culturais percebidas no âmbito das organizações sociais de caráter corporativo, orientadas pela divisão do trabalho, na qual predomina essencialmente o modelo hierárquico de estrutura de organização. Compreender a cultura organizacional possibilita entender determinadas ações da organização e dos indivíduos que a integram, permitindo distinguir seu modo de atuação. A cultura organizacional também pode refletir aspectos da cultura mais ampla de um país ou região, na medida em que, nesse contexto, se refletem as características da cultura regional. Por fim, a cultura organizacional, para alguns estudiosos, pode ser manipulada a serviço de interesses da própria organização como instrumento de direcionamento do comportamento de seus indivíduos. De acordo com Maximiano (2002), a identificação de elementos da cultura organizacional é percebida de diversas formas, por meio de aspectos materializados em objetos que compõem a estrutura física da empresa e a linguagem e o repertório de comportamentos dos seus colaboradores, como elementos não observáveis diretamente, tais como histórias compartilhadas entre eles, e, em um nível ainda mais abstrato, crenças e valores. O autor distingue em um nível mais concreto os seguintes componentes da cultura organizacional: artefatos, tecnologias e costumes.Os artefatos compõem todo tipo de elemento material que caracteriza a organização, desde a arquitetura de suas instalações até o vestuário de seus 4 empregados. Enquanto a arquitetura de órgãos da administração pública pode manter um padrão estético caracterizado pela imponência de suas construções, outras empresas, do setor de tecnologia, por exemplo, dão ênfase ao conforto e aos recursos tecnológicos disponíveis para expressar sua identidade. O vestuário também pode dizer muito sobre a cultura da organização: enquanto em uma empresa do setor financeiro ou jurídico os empregados costumam adotar um padrão sóbrio e bastante formal, de forma a transmitir uma mensagem de confiança e estabilidade a clientes e à opinião pública, empresas do ramo esportivo e de tecnologia muitas vezes estimulam seus empregados à manutenção de padrões menos formais. Algumas empresas de tecnologia inclusive buscam transmitir, com isso, a ideia de que seus empregados trabalham em ambientes descontraídos, uma vez que têm liberdade para trabalhar mais à vontade. As tecnologias adotadas no contexto das empresas também dizem muito sobre a cultura da organização de acordo com Maximiano (2002). Segundo esse autor, a tecnologia compreende não apenas objetos físicos, mas também conhecimentos empregados para resolver problemas. A tecnologia abrange desde as informações, os produtos e as práticas empregados para a fabricação de pães artesanais até atividades de investigação científica e produção de materiais sofisticados. Portanto, a tecnologia utilizada em uma empresa evidencia os valores adotados por ela, atrelada ao tipo de atividade e ou negócio da organização. Empresas de energia que têm em seu quadro engenheiros estão geralmente envolvidas com a adoção e o desenvolvimento de novas tecnologias, ao passo que empresas preocupadas com a produção de alimentos saudáveis podem valorizar tecnologias ancestrais baseadas em práticas de produção de alimentos fermentados e com poucos aditivos químicos, por exemplo. Os símbolos também integram o conjunto de elementos que caracterizam uma cultura organizacional e que são passíveis de serem observados. Os símbolos carregam consigo mensagens e significados que apontam formas compartilhadas de agir e pensar entre os integrantes de uma cultura. Os símbolos se expressam principalmente por meio da linguagem, de costumes, rituais e cerimônias (Maximiano, 2002). A linguagem, por exemplo, possibilita inclusive identificar subculturas que compreendem especificidades dentro da cultura organizacional de uma 5 empresa. A linguagem dos profissionais de marketing, expressa pelo repertório de termos adotados pelos seus integrantes — com o uso de palavras como: “target”, “Market-share”, “briefing” — revela uma atividade e um modo de realizar as atividades naquela área. Histórias relativas ao pioneirismo do sócio-diretor de algumas grandes empresas, e que são propositalmente compartilhadas pelos gestores, têm o objetivo de incutir nos empregados os valores de seu dirigente, de forma a alcançar seu comprometimento com os propósitos da organização (Vecchio, 2008). Rituais identificados entre algumas empresas, tais como cerimônias específicas para a transferência de comando entre dirigentes, transmitem a noção de identidade compartilhada entre eles e os empregados. Todos esses elementos mais ou menos visíveis possibilitam identificar aspectos mais profundos de uma cultura e que estão associados ao sistema de valores e crenças compartilhadas pelos indivíduos que compõem a organização. O sistema de valores aponta a hierarquia de princípios reconhecida e compartilhada, ao passo que o sistema de crenças revela modos de pensar e enxergar a realidade baseados nas próprias experiências pessoais e que também podem ser compartilhadas entre os indivíduos. A cultura organizacional pode representar uma função estratégica na condução do comportamento organizacional na medida em que se toma consciência da sua existência. De acordo com Robbins (2010), a cultura organizacional serve para distinguir a organização das demais; proporcionar um senso de identidade entre seus colaboradores, facilitando assim o comprometimento com algo que vai além dos interesses individuais; estimular a estabilidade do sistema social integrado pelos colaboradores e influenciar o controle comportamental dos empregados. Entre os elementos que, de acordo com Robbins, agem na criação e manutenção de uma cultura organizacional, estão a divulgação de ideais e princípios, tais como a filosofia dos fundadores da empresa, a missão, a visão e os valores. As políticas de seleção de empregados também são fundamentais nesse processo, pois possibilitarão a identificação de profissionais que mais se adequam ao perfil associado à cultura vigente. Além disso, os processos de socialização e treinamento de empregados também são diretamente relacionados com a capacidade da empresa de garantir que aspectos da cultura organizacional existente sejam mantidos. 6 1.2 Cultura organizacional x cultura regional No contexto global, empresas que atuam além de suas fronteiras nacionais têm de lidar com as diferenças culturais que posicionam sua cultura original com aquela em que passa a ter sua atuação comercial, seja no seu contexto interno, com o quadro de empregados, seja com clientes e stakeholders (Governos, fornecedores, comunidade). As diferenças de estilo comportamental, valores e linguagens devem ser alvo da preocupação dessas empresas quando passam a atuar em contextos culturais diversos, a fim de garantir a efetividade de seu quadro de pessoal junto aos clientes e parceiros externos. TEMA 2 – GESTÃO DE EQUIPES Para compreender o processo de gerenciamento de equipes, é preciso iniciar a discussão de alguns aspectos que dizem respeito ao comportamento humano de cada indivíduo. Quando tratamos de aspectos comportamentais, é preciso ter em mente que existe um grau de incerteza associado à personalidade e que cada indivíduo apresenta características diversas baseadas na sua vivência pessoal. No entanto, alguns padrões de comportamento são passíveis de serem observados, facilitando assim a compreensão de indivíduos e coletividades. De acordo com Robbins (2010), há pessoas que aceitam com mais ou menos facilidade as condições que lhes são impostas pelo grupo ou pelo ambiente em que estão inseridas. Dos que aceitam, diz-se que possuem um centro de controle externo, ao passo que daqueles que têm dificuldade em aceitar tais imposições, diz-se que possuem um centro de controle interno. As pessoas também podem apresentar diferentes graus de assunção ao risco, ou seja, da propensão a assumir mais riscos, sendo essa uma característica que as associam a personalidades mais despojadas ou mais conservadoras. Segundo Vergara (2006), é possível que, no contexto de um grupo social que se compõe como equipe a ser gerenciada, diferentes tipos de inteligência se destaquem em cada indivíduo, tais como aqueles que possuem uma inteligência lógico- matemática aguçada, outros uma inteligência associada ao uso da linguagem e outros ainda que se destacam pela inteligência interpessoal na capacidade de lidar e compreender os outros. Vergara entende ainda que as diferenças pessoais de um grupo compreendem também valores, crenças e visões de 7 mundo, motivações distintas, habilidades específicas para com o trabalho, caráter e temperamento. Por outro lado, a formação de equipes de trabalho, as quais não deixam de caracterizar um grupo social, também será influenciada por condições externas aos indivíduos, impostas ao próprio grupo pelo contexto em que está inserido, como: o processo de seleção e avaliação de desempenho a que seus integrantes foram e são submetidos; a estrutura de autoridade que lhe é imposta, ou seja, quem exerce a autoridadeformal sobre ele; os valores, recursos e estratégias da organização. Outro aspecto externo que Robbins (2010) destaca é que as características de cada equipe de trabalho variam de acordo com os propósitos a que estão vinculadas. Assim, há equipes associadas a atividades de caráter criativo, voltadas para a atividades de criação e ou solução de problemas e, nesse sentido, seus integrantes devem apresentar habilidades específicas e complementares; já para outras equipes, pode ser necessária a capacidade de autogerenciamento, pois os indivíduos assumem responsabilidade pelas decisões. Por fim, em equipes de caráter multifuncional, predominam habilidades complementares entre os indivíduos que interagem para executar determinadas tarefas. Para compreender melhor a dinâmica de grupos e equipes é preciso compreender sua estrutura. De acordo com Vecchio (2008), os grupos de trabalho geralmente apresentam um líder formal a quem os indivíduos se reportam e que exerce autoridade, detendo o poder sobre os demais. Geralmente, os grupos também seguem regras e normas específicas, que podem ter um caráter formal ou mesmo estar baseadas em acordos informais entre seus membros. Os indivíduos ainda podem, de acordo suas habilidades e características pessoais, assumir papéis ou funções específicas e uma posição (status) diferenciado perante os demais. Por exemplo, o indivíduo mais velho de um grupo, ao deter o reconhecimento de sua experiência diante dos demais, pode assumir uma posição de destaque na tomada de decisão quando o grupo reconhecer tal aspecto como importante. Por fim, o grau de coesão de um grupo diz respeito ao grau de atração e desejo que seus membros têm de permanecer no grupo, caracterizando o grau de união entre os membros. Alguns autores, como Robbins (2010), entendem que existem diferenças entre equipes e grupos de trabalho. Enquanto grupos de trabalho seriam 8 representados por coletivos que se obrigam a trabalhar em conjunto, compartilhando a subordinação a determinada autoridade e interagindo para a realização de trabalhos conjuntos, as equipes se constituiriam pela soma de esforços entre os indivíduos a fim de gerar resultados singulares, caracterizando o que se denomina de sinergia, que acontece devido ao alto grau de coesão entre seus membros. Mas como obter um maior grau de coesão? De acordo com Vecchio (2008), existem fatores que podem influenciar a manutenção e estreitamento da coesão de um grupo. Veja alguns: A similaridade de atitudes e afinidades entre os indivíduos facilitam sua convivência, de modo que se sentem mais aptos a perpetuá-la. Situações externas que representem ameaças ao grupo, como a perspectiva de mudança na alta direção ou uma mudança na política de remuneração podem aumentar a coesão do grupo, ao passo que o estímulo à concorrência entre os membros pode diminuí-la. Existe uma tendência de que grupos com menos indivíduos sejam mais coesos, visto que possibilitam mais oportunidades de interação entre todos os membros. Sistemas de reconhecimento e retribuição por desempenho para o grupo, e não pelo desempenho individual, também podem ser uma forma de influenciar positivamente a coesão do grupo. O isolamento do grupo, em relação a outros indivíduos, também pode influenciar positivamente a coesão entre os seus membros, uma vez que é estimulado o senso de objetivo comum e a defesa do grupo em relação a ameaças externas. TEMA 3 – MODELOS DE LIDERANÇA A liderança nas organizações é um tema que tem sido amplamente difundido, mas, muitas vezes, tratado e discutido com falta de propriedade e conhecimento adequados. Isso ocorre porque existem inúmeros estudos e pesquisas realizados sobre a questão, mas, devido a sua relação com o complexo comportamento humano, muitas vezes não podem ser replicados ou reproduzidos. 9 O papel do líder nas organizações está associado à sua capacidade de influenciar pessoas a concentrarem seus esforços na busca de resultados e, por essa razão, o tema é tão caro no mundo em que vivemos. O líder comumente não reproduz tal comportamento baseado em manuais ou treinamentos sistemáticos, mas demonstra características da sua personalidade, dos liderados ou relacionadas a fatores contextuais. O líder basicamente pode ser conceituado como aquele capaz de influenciar o comportamento de um grupo de acordo com seus interesses (Vecchio, 2008). Ainda de acordo com esse autor, o líder não é necessariamente aquele indivíduo que exerce o cargo de gerência ou de autoridade formal sobre um grupo. Quando isso ocorre, a empresa se beneficia dessa condição, porém o líder pode emergir de modo informal. Durante bastante tempo, os estudos sobre liderança tiveram como ênfase identificar as características que compõem as atitudes e a personalidade de um líder. No entanto, para que a liderança se manifeste, de acordo com Maximiano (2002), outros elementos devem ser considerados, como: as características dos liderados, as características das atividades a serem realizadas, além da conjuntura social, econômica e política. 3.1 Liderança situacional A liderança situacional pressupõe a compreensão de que o comportamento de um indivíduo assume características de um líder de acordo com a necessidade exigida por cada situação. Decorre, portanto, de fatores contextuais. Mas como se pode avaliar em qual situação emerge qual tipo de liderança? Baseados em diversas pesquisas, alguns modelos foram propostos por estudiosos do tema. 3.1.1 Teoria da liderança situacional Apesar de pouco pesquisada, segundo Vecchio (2008), essa teoria tem sido bastante empregada em programas de capacitação gerencial. Basicamente, ela propõe que a efetividade do comportamento de liderança depende da maturidade dos seguidores do líder, a qual é avaliada de acordo com a capacidade dos liderados em assumir responsabilidades, fixar metas e ao seu alto grau de educação e experiência em relação a uma determinada tarefa. 10 Portanto, um indivíduo pode estar maduro para uma determinada tarefa e imaturo para outra. Tal maturidade apresenta ainda duas componentes: uma relacionada ao cargo ou ao conhecimento para execução da tarefa e outra, a maturidade psicológica, que é associada à autoconfiança para aceitar as responsabilidades da tarefa. A teoria propõe que quanto maior a maturidade do liderado, mais o líder deve adotar um comportamento orientado ao relacionamento e não à tarefa. Quanto menor a maturidade demonstrada, mais direto e autocrático o líder deve se comportar, ou seja, explicando claramente o que os subordinados devem fazer. Quanto maior a maturidade dos liderados, mais o líder deve dispor de habilidades interpessoais que foquem no relacionamento, buscando inclusive a participação dos subordinados nas decisões. A partir de determinado grau de maturidade, os subordinados são capazes de se autodirigir. As comprovações desses comportamentos não são consenso, segundo Vecchio (2008), porém o apelo intuitivo da teoria torna a sua aplicação atrativa para diversos corpos gerenciais. 3.2 Outros tipos de liderança As teorias comportamentais que passaram a substituir as teorias baseadas nos traços dos líderes buscaram identificar se estilos específicos de atitudes de líderes estavam associados às atitudes e desempenho dos colaboradores. 3.2.1 Liderança carismática A liderança carismática, segundo Vecchio (2008) e Maximiano (2002), está baseada na percepção que os liderados têm da capacidade do líder de mobilizar e influenciar o grupo. O consenso aponta que o carisma está atrelado à autoconfiança do líder, a seu senso de finalidade e sua capacidade de articular uma visão que os liderados estão propensos a aceitar. Outra característica relacionada ao líder carismático é sua disposição em assumir riscos devido às suas fortes convicções e suarejeição à autoridade formal. O lado negativo da liderança carismática, no entanto, segundo os autores, é a capacidade que o líder tem de incentivo à devoção ao seu próprio ego, ou seja, a capacidade de orientar o comportamento dos liderados à satisfação do 11 seu poder pessoal, visando à autoglorificação em detrimento do reconhecimento dos liderados. 3.2.2 Liderança transacional Em oposição à liderança carismática, o conceito de liderança transacional remete àquele líder que recorre à promoção de recompensas ou a ameaças para conseguir influenciar seus seguidores. O líder transacional pode se valer, portanto, de promessas de benefícios como promoções, aumentos salariais, autonomia e liberdade no uso do tempo, ou pode ainda ameaçar a retirada desses mesmos benefícios. De acordo com Etzioni (apud Maximiano, 2002), esse líder faz uso do poder manipulativo e é muito comum no ambiente corporativo. TEMA 4 – DECISÃO DE DESCENTRALIZAÇÃO E CONTROLE Para tratar da decisão de descentralização e controle, é preciso inicialmente distinguir os conceitos de descentralização e delegação para evitar confusões e erros de interpretação. A delegação de autoridade representa o processo de transferir autoridade de um nível hierárquico para outro. O trabalho baseia-se na quantidade de autoridade e responsabilidade delegada de um chefe a seu subordinado (Stoner; Freeman, 1994). Assim, a descentralização ocorre quando a transferência de autoridade ocorre para níveis hierárquicos inferiores. Já a centralização ocorre no sentido inverso, quando a transferência ocorre para níveis hierárquicos superiores. Na centralização, portanto, a autoridade está concentrada no topo da hierarquia organizacional. Outra distinção que é necessária é entre os conceitos de descentralização e divisionalização. Alguns leitores podem interpretar que a estrutura divisionalizada (estrutura organizacional segmentada por órgãos associados a regiões, a tipos de negócios, tipos de produtos, por exemplo) possa ser associada à estrutura descentralizada, no entanto, isso nem sempre é verdade. Podem haver estruturas divisionalizadas bastante centralizadas ou estruturas funcionais (em que a estrutura organizacional de seus órgãos é ordenada por funções administrativas, técnicas e de negócios) bastante descentralizadas. 12 A decisão pela centralização ou descentralização, implicando transferência de autoridade entre níveis hierárquicos está associada a cada contexto e circunstância. Stoner e Freeman (1994) destacam alguns dos fatores que conduzem as organizações por esta ou aquela forma de projetar a estrutura de autoridade associada à centralização e descentralização, como as características da organização considerando custos e riscos associados à decisão, relação de confiança entre superior e subordinados, cultura organizacional e capacidade dos subordinados; o tamanho e a taxa de crescimento, além da estratégia e do ambiente da organização. Esses últimos elementos requerem uma explicação mais detalhada: Estratégia e ambiente da organização: De acordo com Stoner e Freeman (1994), a estratégia da organização influencia os tipos de mercado e os produtos com os quais a empresa atuará no mercado. Consequentemente, a forma de atuar no ambiente externo da organização estará diretamente relacionada. Os reflexos no ordenamento interno da organização também serão influenciados pela forma de atuação no ambiente externo. Empresas que têm suas estratégias de mercado fortemente associadas ao desenvolvimento de novos produtos em diferentes segmentos de mercado acabam adotando estruturas internas descentralizadas, como é o caso da General Electric (Stoner; Freeman, 1994). Outras empresas que atuam em mercados mais estáveis, desenvolvendo produtos tradicionais, muitas vezes apresentam a tendência de uma estrutura organizacional centralizada. Tamanho e taxa de crescimento: a possibilidade de ampliação das operações de uma empresa demanda do comando central a delegação de autoridade para os níveis mais baixos da hierarquia, a fim de que decisões sejam tomadas sem perder as oportunidades que o negócio e os mercados exigem. A tendência é que, quando a administração superior diminua o processo de delegação, a taxa de crescimento do negócio também se reduza. Custo e risco associados: quando a percepção dos administradores é de cautela quanto ao controle de gastos e assunção de riscos — e quando usamos esses termos estamos nos referindo aos sócios diretores ou 13 diretores executivos da organização —, pode haver uma tendência a diminuir o processo de delegação e, assim, a descentralização. Relação de confiança entre administrador e subordinados: o perfil dos administradores pode afetar o processo de delegação. Quando os diretores não confiam em seus subordinados, a tendência é que haja um mínimo de delegação e a estrutura se mantenha centralizada. Cultura organizacional: o perfil do administrador é capaz de provocar ainda a reprodução de uma cultura mais ou menos centralizada. A empresa pode ser reconhecida pela sociedade e pelo mercado pela sua cultura interna de centralização ou descentralização. Capacidade dos subordinados: a capacidade dos subordinados estará relacionada com as oportunidades que lhes são dadas para exercerem a tomada de decisão. Se nunca lhes é facultada a delegação de autoridade, nunca poderão avaliar suas reais capacidades. Portanto, a falta de delegação torna improvável a capacitação desses empregados e, por conseguinte, impede que ocorra um processo intencional de descentralização de forma eficaz. TEMA 5 – DECISÃO De acordo com Braga (1987), o processo decisório pode ser definido como o pensamento e a ação que resultam em uma escolha. Essa escolha consiste em selecionar entre cursos alternativos de ação ou mesmo aceitar ou rejeitar uma determinada ação. O processo decisório é considerado de grande importância para o gerenciamento eficaz das organizações, influenciando tanto os papéis de liderança como o efetivo desempenho administrativo e organizacional. Na visão de Silva (1989), o processo decisório pode ser caracterizado por três modelos distintos, quais sejam: Modelo racional: o processo decisório deve se basear na racionalidade, buscando sempre a melhor alternativa com base no cálculo de benefício. Modelo organizacional: considera que as decisões na organização são influenciadas pelo grupo e visam perseguir a decisão, sendo satisfatória em determinado momento. Modelo político: considera a decisão como resultado da negociação entre grupos de interesse distintos. 14 Neste estudo, vamos dar ênfase à relação entre o processo decisório e o comportamento individual para posteriormente tratarmos da relação entre o processo decisório no contexto das organizações. O processo decisório muitas vezes conta com um conjunto incompleto de informações que lhes servem de subsídio. Nesses casos, os indivíduos devem estar atentos até mesmo às previsões meteorológicas, ainda que estas sejam passíveis de enganos. Nesse sentido, consciente da imperfeição das informações disponíveis, o agente decisor deve se utilizar do maior número de recursos informacionais possíveis para minimizar os efeitos de uma escolha prejudicial. A argumentação sobre a limitação da escolha racional devido à falta de informações, segundo Maximiano (2002), foi desenvolvida por Herbert Simon e deu origem ao conceito de “racionalidade limitada”. Esse argumento indica que os indivíduos tendem a tomar decisões lógicas dentro das restrições impostas pela disponibilidade de informações que possuem. O processo decisório nem sempre segue critérios únicos ou padronizados para cada indivíduo. Diversos critérios podem ser empregados e, portanto, compreender os critérios que determinam as escolhas dos indivíduosrepresenta um aspecto-chave para a tomada de decisão. Tversky e Kahneman apontaram que as pessoas adotam princípios heurísticos ou regras próprias para simplificar o processo de tomada de decisão. De acordo com Stoner (1998), modelos heurísticos podem aparecer de forma repetida na tomada de decisão: existe a tendência de que as pessoas julguem a possibilidade de que um evento ocorra com base em acontecimentos recentes e que estão mais acessíveis à memória. Portanto, pode haver a tendência de acreditar que eventos ocorridos, baseados na experiência pessoal, sejam frequentes. Por exemplo, um indivíduo que tenha sido afetado por uma enchente a qual tem previsibilidade de ocorrer uma vez a cada 50 anos, pode acreditar que tais fenômenos sejam frequentes e levar este fato em consideração nas suas decisões futuras. Em decorrência do processo heurístico, os autores reconhecem uma série de “armadilhas psicológicas”, às quais estamos sujeitos em face dos fatores que influenciam nossas decisões. Descreveremos a seguir algumas dessas “armadilhas” e que poderão ser úteis nas suas escolhas: 15 Armadilha de ancoragem: a população da Turquia é de 35 milhões de habitantes? Qual sua estimativa para a população da Turquia? A primeira pergunta pode provocar no entrevistado a tendência a responder a segunda pergunta tendo como referência o número indicado de 35 milhões, ou seja, um número próximo. Portanto, busque enxergar mais de uma perspectiva e busque informações que possam validar ou invalidar aquelas informações que foram colocadas à disposição no momento das escolhas. Armadilha do status quo: ocorre quando o indivíduo se depara com uma situação que não conhece e tende a prorrogar a tomada de decisão. Nesses casos, recomenda-se verificar se a prorrogação da decisão não compromete o resultado das escolhas que estão em xeque. Então, busque listar alternativas avaliando os pontos positivos e negativos de cada curso de ação e mantenha a calma para avaliar os reais riscos envolvidos no processo de escolha. Proteção de escolhas anteriores: seu carro quebrou e você tem a opção de consertá-lo ou vender e comprar um novo. Você optou pelo conserto, porém três meses depois novo problema ocorre. Qual decisão tomar? Às vezes, existe a tendência de persistir ou reproduzir decisões anteriores e, neste caso, a opção poderia novamente o conserto. No entanto, nem sempre essa poderá ser a decisão mais adequada, mas ela acaba sendo tomada somente para manter a coerência com decisões anteriores. Armadilhas estruturais, eventos dramáticos e a negligência de informações relevantes: segundo Hammond, Keeney e Raiffa (1999), uma série de comportamentos humanos baseados em seu processo cognitivo pode determinar a escolha em um processo decisório e, em muitos casos, em direção oposta à melhor opção, ainda que esta seja a escolha desejada. Uma dessas armadilhas psicológicas consiste na tendência dos seres humanos de preverem as chances de que determinado evento ocorra com base em sua própria experiência. Dessa maneira, caso o indivíduo tenha experimentado situações extremas, como um acidente aéreo, por exemplo, haverá a tendência de que ele exagere ao afirmar a probabilidade de ocorrência desse evento, com base na sua própria experiência. 16 Para minimizar as consequências de tais comportamentos, os autores recomendam que, ao tentar prever ou estimar algo, deve ser examinado o maior número de informações estatísticas a respeito. Afirmam ainda que ignorar qualquer dado relevante pode causar uma compreensão errônea de um problema, conduzindo a um processo de escolha da decisão contrária àquela considerada ideal. TROCANDO IDEIAS Recentemente, o Brasil viveu um período de intensas manifestações de caminhoneiros, cansados das condições de trabalho a que estão sujeitos. O Governo teve de negociar com essa categoria de trabalhadores visando garantir a estabilidade nas estradas e também nas relações econômicas afetadas pelas paralisações. Na sua opinião, qual o papel das lideranças existentes entre os profissionais do transporte no planejamento dessas ações reivindicatórias? Como foi possível fazer com que tantos profissionais do transporte aderissem a esse movimento? NA PRÁTICA Vamos considerar que você é diretor de uma empresa e precisa decidir sobre a reformulação das operações de comercialização de produtos. Cabe a você a decisão sobre a estratégia de crescimento da empresa e uma das alternativas apresentada por sua equipe de marketing é a criação de divisões regionais nas cidades em que seu produto é pouco conhecido. Atualmente, o seu departamento de marketing apresenta uma estrutura enxuta com divisões ordenadas por processos: planejamento, comunicação, comercialização e pós- venda. Neste caso, você recomendaria uma mudança na estrutura em benefício das recomendações da equipe? Com base em que justificativa você tomaria sua decisão? Com base em aspectos discutidos no tema 4, relativo às estratégias de centralização e descentralização, posicione seu curso de ação. Alternativa 1: A mudança de estrutura por região é coerente com uma estratégia de expansão, portanto, se existem razões para expandir os negócios, essa pode ser uma alternativa. 17 Alternativa 2: Se a mudança representa uma iniciativa que pode comprometer os gastos da empresa ou, ainda, se a estratégia de expansão não é a mais adequada nesse momento, sem uma motivação clara para obtenção futura de retorno financeiro, cabe avaliar se essa é a melhor alternativa. FINALIZANDO Buscamos, até aqui, discutir aspectos que contemplam elementos que compõem a realidade interna das organizações e as dinâmicas sociais associadas. Assim, entendemos que o comportamento dos indivíduos se expressa tanto nas dinâmicas de interação das equipes quanto na ação das lideranças e, da mesma forma, o gestor é exigido em relação às decisões que toma, e todos esses aspectos merecem a atenção de quem pretende estudar o modo como as organizações empresariais funcionam. O comportamento individual, por sua vez, tem reflexos em dimensões mais amplas que afetam as organizações. A cultura organizacional, bem como sua estrutura hierárquica – de acordo com as quais se estabelecem as relações entre gerentes e subordinados – também podem ser afetadas pela influência de um líder ou pelas decisões tomadas por um executivo. Por isso, dimensões relacionadas ao comportamento individual podem ter reflexos em um escopo mais amplo da organização e essa complexidade de inter-relações deve fazer parte das preocupações daqueles que exercem a gestão organizacional. 18 REFERÊNCIAS BRAGA, N. O processo decisório em organizações brasileiras. Revista de Administração Pública. Rio de Janeiro. v. 21, n. 3, p.35-57. jul/set. 1987. HAMMOND, J. S. KEENEY, R. L. RAIFFA, H. Smart Choices: a Practical Guide to Making Better Decisions. Boston: Harvard Business School Press. 1999. MAXIMIANO, A. C. A. Teoria geral da administração: da revolução urbana à revolução digital. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2002. ROBBINS, S. Comportamento organizacional. 11. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall. 2010. STONER, J. A. F. FREEMAN, R. E. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC. 1999. VECCHIO, R. P. Comportamento organizacional. São Paulo: Cengage Learning, 2009. VERGARA, S. C. Gestão de pessoas. 6. ed. São Paulo: Atlas. 2006. FUNDAMENTOS DE GESTÃO AULA 3 Prof. Cláudio Aurélio Hernandes 2 CONVERSA INICIAL Nesta aula vamos falar a respeito de alguns conceitos básicos relacionados com funções exercidas pelos indivíduos e desempenhadas pelo gestor no ambiente organizacional. Ela está dividida em cinco temas principais: 1. Teoria e prática organizacional; 2. Gestão do tempo; 3.
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