12 - Ferramentas de gestão

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Nesta webaula, vamos tratar da ferramenta de controle de projeto MS Project. O Project é, sem dúvida nenhuma,
a ferramenta de controle de projetos mais difundida e versátil do mercado. Conhecê-lo bem é um diferencial
pro�ssional relevante. 
Project
Atualmente, o Project é o gerenciador de projetos mais utilizado para aplicações de média complexidade. Suas
principais vantagens são:
Fácil aprendizado.
Segue o padrão do Microsoft O�ce, permitindo uso de macros integrando especialmente o Excel.
Ferramentas adequadas para o planejamento, estruturação e o controle de projetos.
Aplica-se para pequenos e médios projetos.
Apresenta um bom custo-benefício.
Quando apareceu pela primeira vez, o Project era uma ferramenta para o usuário somente (stand alone). Hoje ele
já evoluiu muito, oferecendo diferentes produtos de acordo com a necessidade da empresa. 
Fonte: Shutterstock.
Gestão de Projetos
Ferramentas de Gestão de Projetos
Você sabia que seu material didático é interativo e multimídia? Isso signi�ca que você pode interagir com o conteúdo de diversas
formas, a qualquer hora e lugar. Na versão impressa, porém, alguns conteúdos interativos �cam desabilitados. Por essa razão,
�que atento: sempre que possível, opte pela versão digital. Bons estudos!
Alguns dos principais elementos do Project são:
Saiba mais!
Para saber mais sobre como se tornar um expert em planejamento e controle de projetos usando o Project, você
pode ver os seminários na web que a própria Microsoft disponibiliza. A maioria dos vídeos tem duração de poucos
minutos. E, além disso, eles focam funcionalidades especí�cas que podem ser úteis para você no dia a dia
pro�ssional.
Campos e Tabelas.
Modos de Exibição.
Formulários.
Relatórios: os mais comuns são carga de trabalho, visão geral, custos e atividades atuais.
Calendários.
Antes de criar um projeto no Project, convém estruturar a entrada dos dados. Embora você possa fazê-lo na
sequência que for mais interessante para você, aqui temos uma sugestão para a criação e entrada dos dados. 
A sequência sugerida é considerar este processo como um desenvolvimento em camadas , em que se avança
de fora para dentro. Assim, os dados são detalhados neste processo. Se avança de uma visão mais geral para
uma mais especí�ca.
Antes de começar o propriamente dito planejamento das atividades do projeto, você deve de�nir as datas de
início e término do projeto . Com isso, você já pode estabelecer o deadline do projeto no Project, considerando
algum tempo extra de folga. Essas informações são pedidas pelo Project assim que criamos um projeto nele. 
Além das datas de início e término, são solicitadas a data atual e calendário . Existe um campo para você de�nir
como deseja programar as atividades – data de início. E pode também escolher se as atividades devem ser
programadas do início para o �m – o mais cedo possível, ou do �m para o início – o mais tarde possível. O Project
usa esta de�nição para programar todas as atividades dependentes do projeto. 
Para começar, deve-se criar as tarefas no Project. A tela inicial do Project é o Grá�co de Gantt . Este é o melhor
modo de entrada das tarefas:
Estrutura analítica do projeto no Project.
Visualização do caminho crítico do projeto.
Data Limite.
Restrições.
Custos.
Linha de base.
O gerente de projeto tem que, dentre suas responsabilidades, acompanhar as tarefas de cada recurso e fazer o
balanceamento da carga de trabalho. Pode ocorrer de algum recurso estar superalocado ou subalocado. O uso
e�ciente dos recursos reduz o custo do projeto. O Project permite que você visualize a ocupação e disponibilidade
dos recursos. Para isso, você deve ter criado os recursos e apontado suas respectivas disponibilidades. Os
recursos mais comuns são as pessoas incluídas no projeto. No entanto, um recurso pode ser um equipamento e
materiais (cimento, servidores web, perfuratriz, etc.). 
Quando você criar os recursos, você pode atribuir um custo-horário para cada um deles. Assim, o Project permite
que você tenha o controle do orçamento do projeto, acompanhando a evolução dos custos. Podemos
acompanhar o custo total do projeto ou o custo da fase ou a sua etapa.
MICROSOFT. Project 2013 Videos and tutorials. Microsoft, 2020i.
Você também pode se aprofundar e saber mais sobre a gestão de custos – um ponto sempre importante na
vida das empresas. Para isso, acesse o livro indicado a seguir, que pode ser encontrado na Biblioteca Virtual.
O capítulo 28 traz um resumo desta funcionalidade do Project.
VARGAS, R. V. Microsoft Project 2016: standard, professional & pro Para O�ce 365. Rio de Janeiro: Brasport,
2017.
A maioria das empresas – grandes ou pequenas – carece de planejamento e acompanhamento. O pro�ssional que
tem pro�ciência em Project ou sistemas similares tem grande vantagem no mercado de trabalho.