ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

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2. Rotinas de documentos 
2.1. Documentos: Conceitos e Características 
• Documento é uma fonte de informação como, por exemplo, um manuscrito, um jornal, uma revista ou 
livro. 
• Fontes de informação são recursos que contestam necessidades informacionais dos clientes. 
➢ As fontes de informação podem ser primárias, como os relatórios internos que ainda não foram 
contemplados ou publicados no site da empresa. 
➢ As secundárias podem ser a reprodução de dados de anos anteriores, servindo de parâmetros 
para expectativas ou projeções, que são informações que já foram consultadas e que voltam à 
tona para novas projeções. 
➢ Já as fontes terciárias são conteúdos reduzidos para as tomadas de decisões dentro das 
empresas, como um compêndio de dados que se gera para os gerentes, como parte de relatórios 
anteriores e balanços para justificar novos investimentos ou projeções. 
➢ No aspecto dos documentos, que são bases para a fonte de informação, existem os documentos 
controlados, denominado de literatura branca, como os livros, as revistas e jornais que possuem 
uma empresa por trás ou uma numeração internacional que valida sua qualidade. Também 
existem os documentos não controlados, chamados de cinzento, no qual se enquadram os 
manuscritos, os relatórios internos, os catálogos, as notas fiscais, em geral documentos 
administrativos e de pouca circulação. 
2.1.1. Classificação de documentos 
A) Quanto a procedência 
Documentos de Arquivos: são todos os que produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou 
jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades e podem constituir elementos de prova ou de 
informação. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual são produzidos é que determina a sua condição 
de documento de arquivo, determinando as questões financeiras de uma instituição ou simplesmente sua 
história. 
Documentos Públicos: são todos os documentos de qualquer formato, produzidos ou recebidos por 
um órgão governamental na condução de suas atividades. São também documentos públicos aqueles 
produzidos ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela 
execução de serviços públicos. 
 
B) Quanto ao valor 
Administrativo: valor de um documento para a administração que produziu o arquivo, na medida em 
que o usa para informar, fundamentar ou aprovar seus atos, sejam eles presentes ou atos futuros. 
Fiscal: valor de um documento ou arquivo na medida em que sirva para comprovar operações 
financeiras ou fiscais. 
Informativo: valor de um documento em relação às informações que nele estão contidas, independente 
de seu valor probatório. 
Legal: valor processual que um documento possui perante a lei, servindo para comprovar um fato ou 
mesmo constituir um direito. 
Permanente: valor tanto probatório como informativo justificando a guarda deste documento de forma 
permanente em um arquivo, o que também pode ser conhecido como valor histórico deste documento. 
Entretanto, todo documento tem prazos para estar guardado, tanto legal como histórico. 
Primário: valor do documento caracterizado pelo interesse que ele possui para quem controla o 
arquivo, quanto a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. 
Probatório: valor inerente de um documento de arquivo permitindo que esse documento sirva como 
prova legal. 
Secundário: valor de um documento relativo ao que ele possa interessar para quem gera o arquivo, 
como também para outros usuários, em relação a sua utilidade para os fins para os quais foram originalmente 
produzidos. 
 
C) Quanto à natureza do assunto 
Ostensivos: são documentos não restritos, já que sua natureza de assunto não prejudica a 
administração. 
Sigilosos: são aqueles documentos que, devido ao teor de seu conteúdo, devem ter o acesso restrito. 
No Brasil, por exemplo, há diferentes graus de sigilo em relação a documentos: reservado, confidencial, 
secreto e ultrassecreto. 
➢ Reservados são os assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral. Recebem essa 
classificação parte de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução. 
➢ Confidencial é dado aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu 
conhecimento por pessoas não autorizadas pode ser prejudicial a um indivíduo ou pode criar 
embaraços administrativos. São informações de pessoal, material, finanças e outros, cujo sigilo deve 
ser mantido por interesse das partes. 
➢ Secretos são os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem 
ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, 
sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente, como planos, informações 
financeiras econômicas, aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes, dados de elevado 
interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos e psicossociais. 
➢ Ultrassecreto é dado aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou 
características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou 
manuseio, como negociações, patentes e inovações de valor excepcional. (BRASIL, 1991). 
 
D) Quanto ao gênero 
• Textuais: documentos impressos e manuscritos. 
• Cartográficos: documentos com representações geográficas. 
• Iconográficos: documentos que contêm imagens estáticas (fotos). 
• Filmográficos: documento audiovisual. 
• Sonoros: documentos contendo registros fonográficos. 
• Micrográficos: microfilme e microficha. 
• Informáticos: HD, disquete, CD etc. 
 
2.2. Principais documentos utilizados na empresa 
A) Documentos internos: 
Ata de Reunião: é um resumo ou registro escrito dos fatos e das decisões, ocorrências ou resoluções 
de uma assembleia, sessão ou reunião. Visa retratar fielmente o ocorrido nessa reunião, detalhando as falas e 
intervenções para que seja utilizada futuramente para averiguar os ocorridos e as ações tomadas. 
Circular: é destinada aos funcionários da empresa ou de um setor e é remetida pela direção da 
empresa, ou chefia do setor ou departamento. A circular tem como objetivo a transmissão de normas, ordens, 
avisos e comunicados. Como seu próprio nome indica, sua função é a de divulgar as informações entre todos 
os destinatários. 
Memorando: é um documento utilizado entre os setores ou departamentos de uma empresa, de forma 
escrita e formal, que traz eficiência na transmissão de informações e tem como característica principal a 
agilidade por meio de uma tramitação rápida e simples. O memorando tem características semelhantes ao da 
circular, como timbre, data, vocativo ou invocação com o pronome de tratamento adequado, texto explicado 
e claro, despedida breve e assinatura. 
Relatório: é um documento utilizado para reportar informações parciais ou totais sobre um decreto, 
uma decisão, um projeto, uma atividade, uma pesquisa ou outro evento. Usualmente, é elaborado em uma 
formatação padronizada, podendo ser flexível. 
Requerimento: é um documento utilizado pela empresa para solicitar informações ou fazer pedidos a 
um órgão público, uma instituição ou uma autoridade: utilizado em especial por escolas, faculdades, 
prefeituras etc. Deve constar no requerimento: identificação do órgão a que se dirige, introdução com o 
destinatário, a mensagem com os aspectos a serem atendidos, data e assinatura do requerente. Este documento 
serve para abrir contatos, mantê-los e finalizá-los. Também serve para o provimento de pagos (cobranças) 
ajustes que a instituição solicita, reclamações ou soluções, pois a mesma pode ser feita com as supostas 
adequações, e, ainda, serve para mencionar os resultados conquistados, mesmo que sejam parciais. 
 
B) Documentos Externos: 
Protocolo: o termo protocolo tem um significado bastante amplo, porém, quando relacionado à 
comunicação empresarial, é um livro em que a empresa registra a entregade correspondências, pode ter 
também de uso interno, no registro da troca de documentos entre departamentos. Serve também para mapear 
o trajeto que o documento faz na instituição, determinando com exatidão onde se encontra o documento na 
hora da sua consulta. Nas instituições modernas, esse processo já se encontra em formato digital, conseguindo 
fazer uma triagem em tempo real de onde e com quem o documento está no momento de sua busca/ consulta. 
Procuração: é um documento utilizado pela empresa para atribuir a outra pessoa (sócio, gerente, 
advogado) o direito de representação legal, podendo, com isso, tomar decisões em seu nome. A procuração se 
constitui basicamente por duas partes: identificação do representado e do representante e objeto e âmbito da 
procuração. A procuração pode ter representação ampla ou limitada, dependendo do âmbito da causa. Por esse 
motivo, a instituição ou a pessoa deve especificar quais são os limites das ações que a procuração terá poder 
de representação. Mas atenção: na procuração particular, a assinatura do outorgante deverá ter a sua firma 
reconhecida em cartório. 
 
3. Triagem e Distribuição de Documentos 
A gestão de documentos tem seu início no protocolo, em que é feito o controle da tramitação de 
documentos da instituição e tem como atividades, segundo o Conarq (2013): 
a) Recebimento e classificação: responsável pelas rotinas de recebimento e separação da 
correspondência oficial da instituição; distribuição da correspondência particular; separação da 
correspondência oficial de caráter ostensivo de caráter sigiloso; encaminhamento da correspondência 
oficial sigilosa; abertura da correspondência ostensiva; conhecimento da correspondência ostensiva 
verificando a existência de antecedentes; requisição ao arquivo dos antecedentes pela série ou subsérie 
documental; interpretação e classificação da correspondência; aplicação do carimbo de protocolo no 
documento; anotação do número e da data da primeira distribuição do documento, bem como o código 
de assunto; elaboração do resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo e encaminhamento 
dos papéis ao Setor de Registro e Controle da Movimentação. 
b) Registro e controle: é o centro de distribuição e redistribuição de documentos que tem como 
atribuições preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando o número de protocolo, data de 
entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto. É 
recomendado anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente 
com os antecedentes. O passo seguinte, após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas 
fichas, é inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, 
arquivando-as, em seguida, em ordem numérica. Na questão de receber dos vários setores os 
documentos a serem redistribuídos, é recomendado anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo 
destino e encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade 
competente. 
c) Expedição: a expedição tem como função verificar se não faltam folhas ou anexos nas 
correspondências, numerando e datando as correspondências tanto no original como nas cópias, 
separando as cópias do original. Feito isso, expede o original com seus anexos, encaminhando as 
cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo. 
 
Para um planejamento eficiente dos documentos da organização, é necessário que algumas questões 
importantes sejam levantadas, tais como: 
1. Onde os documentos serão guardados? 
2. Qual a forma de acondicioná-los? 
3. Como eles serão identificados? 
4. Quem será o responsável e por qual documento? 
5. Qual a periodicidade da revisão e quem será o responsável por ela? E o que será feito com a versão 
anterior? 
6. Qual a necessidade de criação de um certo documento? 
7. Existem documentos em circulação que não são mais utilizados? 
 
Para responder e resolver todas essas questões, é preciso padronizar os documentos, já que informações 
importantes podem ser extraídas de documentos padronizados como número de sua versão e data da última 
atualização. Aprenda agora como fazer essa padronização. 
O primeiro passo é você padronizar o cabeçalho dos documentos da empresa. O cabeçalho deve conter 
informações sucintas e necessárias para a identificação do documento. 
Deve constar no cabeçalho do documento: a marca da empresa, o nome do documento que o 
identifique, identificação onde pode ser inserido um código para o documento, ex. DC001 (DC = 
Departamento Comercial). Deve-se identificar a revisão do documento, ex. 2ª e número da página, ex. 1/15 
(página 1 do total de 15 páginas). 
 
 
3.2 Controle de documentos 
Uma forma eficiente e fácil que você pode utilizar é elaborar uma planilha no Excel, nomeando-a de 
Planilha de Controle de Documentos. Veja algumas informações que podem constar nessa planilha: 
• Identificação do documento 
• Responsável pelo documento 
• Setores envolvidos 
• Versão 
• Número de páginas 
 
 
4. Classificação de Arquivo 
• Arquivos Públicos: possuem características de atendimento à sociedade como um todo, com alguns 
documentos sigilosos ou reservados. Sua função básica é a de conservação e restauração de bens sociais e 
culturais, voltada ao acesso à informação. Classifica-se por ser federal, estadual e municipal. 
• Arquivos institucionais: também podem ser considerados como privados, porém, este é um campo 
muito amplo, devido à grande variedade de arquivos que podem ser incluídos neste âmbito. Todos os 
arquivos institucionais têm em comum a sua origem em organismos não ligada à administração 
pública. O interesse desses conjuntos de documentos visa explicar a sua inclusão como parte do 
patrimônio documental institucional em que está localizada. Os tipos são contemplados como os 
arquivos de sociedades, igrejas, clubes, associações e escolas. 
• Arquivos comerciais: são de características administrativas e visam atender e suportar as 
necessidades comerciais da instituição, servindo como garantia fiscal, funcional, econômica e social. 
Como exemplo tem-se os arquivos de empresas e companhias. 
• Arquivos pessoais: geralmente são constituídos com documentação de figuras significativas na 
sociedade, seja no âmbito político, cultural ou artístico. Em muitos casos, esses arquivos são integrados 
com outras coleções, como os museus. Suas tipologias mais comuns são cartas e fotos. 
 
SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS 
• Arquivo especial: que processa e serve documentos cujo suporte não é em papel. É o arquivo que tem 
sob sua guarda documentos de diversos suportes e formas físicas, tais como discos, fitas, fotografias, 
slides etc., merecendo, por isso, tratamento especial tanto no armazenamento, como também em 
relação ao registro, forma de acondicionamento, sistema de controle e conservação. 
• Arquivo especializado: tem dois significados. O primeiro está focado em um único tipo documental, 
como os arquivos de escrituras, os de registros e os históricos; o segundo está focado na característica 
de um tipo de instituição, como eclesiástico, sindical, universitário, militar etc. Também é conhecido 
como arquivo técnico, em que o arquivo tem sob seus cuidados documentos resultantes da experiência 
humana em algum campo específico. Esse tipo de arquivo reúne vários tipos de documentos em uma 
única temática ou campo do conhecimento. Seu propósito está muito além da forma física em que se 
apresenta o documento, como por exemplo, arquivos de imprensa, arquivos médicos ou hospitalares 
etc. 
 
SEGUNDO OS ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO 
• Arquivos correntes: são os chamados arquivos de primeira idade. São constituídos de documentos de 
uso frequente, sendo conservados nas repartições ou setores da empresa ou órgão que os receberam 
e/ou produziram, ou em lugares próximos com fácil acesso. No Brasil, são conhecidoscomo correntes 
os arquivos de gestão e o administrativo, em que, em países como França e Espanha, determinam o 
tempo de guarda dos documentos. Arquivos de gestão são os de fase de tramitação e trabalham com o 
tempo de um a cinco anos. Já os arquivos administrativos são os organizados em grandes volumes e 
estão contemplados com o tempo de cinco a 15 anos. Diferentemente destes países europeus, o Brasil 
concentra os dois tipos em um só, desvinculando a parte estrita de gestão e de administração, em que 
o foco e o material ainda estão em circulação. E a idade de guarda não é frisada, mesmo por o relevante 
de todo o processo é a usabilidade do documento. 
• Arquivos intermediários: são os chamados de segunda idade. São constituídos por documentos que 
deixaram de ter uso ou consulta frequente, porém, os órgãos, setores ou departamentos que os 
receberam ou produziram podem esporadicamente solicitá-los. O foco deste arquivo está voltado a sua 
valorização, seleção e expurgo, com a finalidade de sua conservação. Existem experiências de guardar 
os documentos nesta segunda idade entre 15 e 30 anos, porém vai depender da finalidade e função dos 
documentos nele incorporado. 
• Arquivos permanentes: são os chamados arquivos de terceira idade. São constituídos de documentos 
que perderam seu valor administrativa ou juridicamente, porém, são mantidos pelo seu valor histórico 
e comprobatório. A partir desse momento a documentação passa a ter um valor informativo, histórico 
e cultural, isso se a documentação for mantida em perpetuidade, em condições que garantam a sua 
integridade e transmissão às gerações futuras, porque constitui parte da herança histórica de 
instituições. Sua guarda pode variar dependendo do foco do arquivo, porém, em alguns casos, a 
documentação acondicionada nessa idade é acima de 30 anos. 
 
SEGUNDO A EXTENÇÃO DE ATUAÇÃO 
• Arquivos gerais ou centrais: centralizam as atividades de um arquivo corrente ou de primeira idade. 
É também a unidade que gerencia, guarda e preserva documentos em qualquer formato, com valor 
legal e administrativo, permanente e histórico, que são transferidos pelos vários departamentos/ 
setores, de acordo com o laudo de avaliação emitido pela instituição, a fim de prestar serviço aos seus 
usuários. Tem como objetivo assegurar a guarda, a preservação, a classificação, o arranjo, a descrição 
e o gerenciamento da documentação que foi produzida ou custodiada. 
• Arquivos setoriais: descentralizam as atividades do arquivo corrente, porém a gestão permanente 
destes documentos será no arquivo central. O arquivo setorial administra os fundos documentais 
produzidos pela instituição dentro dos setores que dizem respeito as suas documentações. 
 
 
4.1 Sistemas ou tipos de classificação de arquivos 
Em geral, os arquivos podem ser classificados como orgânicos, por funções ou por assuntos/temáticos. 
Dessa forma, o sistema orgânico visa ao uso da estrutura organizacional da instituição para classificar 
documentos, já o sistema por funções trata da classificação de documentos de acordo com as funções e 
atividades da instituição, enquanto que o sistema por assuntos/temáticas consiste na classificação de 
documentos com base nos assuntos e nas questões a que o documento se refere. 
Porém, em um âmbito controlado, existem outros tipos de sistemas de classificação, como: 
a) Classificação alfabética: é o mais conhecido sistema de classificação, o mais utilizado e também o 
mais antigo de todos. Quando a documentação a ser classificada é pouco numerosa e se refere a pessoas 
físicas, são poucos os problemas que surgem, porém, se for grande o volume da documentação, surge 
o problema dos homônimos. Neste sistema de classificação, os grupos principais são ordenados pelas 
letras do alfabeto e, dentro de cada grupo, os documentos a serem classificados também seguem a 
ordem alfabética da palavra-chave, o que permite intercalar, continuadamente, os novos documentos 
em seus lugares correspondentes. Essa classificação é considerada como um sistema aberto. Algumas 
instituições adotam esse sistema por focar nas suas séries documentais (como o departamento de 
compras) e suas subséries (notas fiscais ou cotações), que podem também ser representados em esferas 
públicas, como a universidade, pela série da reitoria e as subséries das pró-reitoria. Nesse mesmo 
aspecto também são contatos as peças documentais, que podem ser, dentro da pró-reitoria de extensão, 
as suas bolsas de extensão e seus projetos. 
b) Classificação numérica: este tipo de classificação utiliza, para ordenamento, a sequência natural dos 
números inteiros de um conjunto de documentos, e é utilizada normalmente com o sistema alfabético 
para que se possam arquivar os documentos. Pode ser utilizado com ficheiros remissivos, ordenados 
alfabeticamente, ou utilizando os meios informáticos que permitirão localizar os documentos mais 
rapidamente. Sua maior vantagem está em permitir a classificação dos documentos de um modo 
indefinido e sem interrupções, possibilitando a identificação de forma rápida da falta de um 
documento, pela ausência do número sequencial correspondente. Esse sistema tem uma vantagem 
sobre os demais por poder arquivar e ordenar a informação ilimitadamente, já que dispõe de infinitas 
opções de ordenação numérica. Porém, sempre terá que existir um controle, em forma de manual, 
referindo aos assuntos (séries, subséries e peças documentais) que tratam determinada sequência de 
números. 
c) Classificação alfanumérica: esta classificação é o resultado da combinação dos sistemas de 
classificação alfabética e numérica. Tem como base a atribuição de um número a uma determinada 
classe alfabética para posterior arquivamento. A classificação alfanumérica possibilita reduzir o risco 
de erro no arquivamento dos documentos, visto que esses documentos são localizados pelo número 
atribuído à classe, procurando-se, a seguir, na sequência alfabética. Esse sistema pode ser representado 
com o número 1ª classe que corresponde de Aa até Az; o número 2 de Ba a Ci e assim sucessivamente, 
conforme as suas classes predeterminadas. 
d) Classificação cronológica: esta classificação se baseia na possibilidade de agrupar determinado 
número de documentos, de acordo com as divisões de tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. É 
um sistema muito semelhante ao sistema numérico simples e é utilizado, na maioria das vezes, 
combinado com outros sistemas classificativos, preferencialmente o alfabético, porém, para localizar 
um documento dentro desse sistema, faz-se necessário conhecer exatamente a data (dia, mês ou ano) 
desse documento, sem o que não será possível encontrá-lo. Como apoio, é imprescindível a utilização 
de listas com assuntos e datas dos documentos. Mediante esse sistema, pode-se classificar os 
documentos em função da data (emissão, expedição), guardando em ordem cronológica. Também 
podem ser incorporados para notas fiscais e pedidos de fornecedores ou de clientes. O grande problema 
desse sistema é que sem a data do documento não existe um sistema. 
e) Classificação geográfica: este sistema opera com um método similar ao cronológico, o que o 
diferencia é que nele os documentos são classificados e armazenados tendo como base as divisões 
geográficas, em que a massa documental se encontra: país, região, estado, cidade, vila, aldeia, bairro, 
rua ou qualquer outro critério geográfico de localização. Este sistema também é utilizado em 
combinação com outros sistemas classificativos, como por exemplo o alfabético e o numérico. Este 
sistema é recorrido para as coleções ou séries filatélicas ou etnográficas. 
f) Classificação ideológica: também conhecida como classificação ideográfica, metódica ou analítica, 
sua base está na divisão de assuntos, ideias, conceitos, sendo que os documentos referentes a um 
mesmo assunto ou conhecimento são ordenados segundo um conceito ou ideia de agrupamento, que 
posteriormenteserão ordenados de forma alfabética. Os assuntos são divididos em grupos e subgrupos 
dentro de um critério preestabelecido. Sua principal vantagem está em concentrar, em um mesmo 
espaço, documentos que apresentam uma visão global sobre um mesmo tema. Sua divisão é por 
assunto e pode ser contemplada como assuntos específicos ou grupos (como famílias, capítulos de 
documentações, divisões particulares de pacientes, prontuários etc.). 
g) Classificação decimal: é um sistema resultante da combinação entre a classificação numérica com a 
ideológica. Consiste na divisão dos assuntos em dez grupos de primeira ordem ou categoria (zero a 
nove) que, por sua vez, podem se subdividir em grupos de segunda ordem e assim sucessivamente. Ao 
grupo de primeira categoria ou categoria principal é atribuída a seguinte numeração:0 1 2 3 4 5 6 7 8 
9, sendo as divisões de segunda categoria e derivadas do grupo 1 as seguintes combinações: 10 11 12 
13 14 15 16 17 18 19, permitindo ainda subdividir o grupo de segunda categoria 11 em outro de terceira 
categoria: 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119. Como você pode observar, a grande vantagem 
desse sistema de classificação é que as combinações são ilimitadas. 
 
 
4.2 Catalogação de documentos 
A catalogação é um dos processos de descrição do documento que passa também pela descrição física 
do mesmo. A catalogação vai contar com a representação descritiva de documentos e conjuntos documentais, 
enfocando os elementos e as áreas de descrição e suas normas. 
A catalogação visa definir a coleção, que é o conjunto de documentos acumulados sobre a base de 
alguma característica comum. 
A catalogação também é conhecida como descrição arquivística, e é dividida em nove áreas específicas 
para poder entender a natureza e o gênero do documento ou da massa documental. Acompanhe! 
1. Localização - É a área que contém informação sobre aspectos de localização de documentos. Serve 
para informar sobre as condições de acesso ao documento. Sua função é a de poder identificar a 
existência de um documento, sua disponibilidade, número de cópias e inclusive a eliminação dos 
originais. 
2. Identificação - É a área que contém a informação de unicidade do documento. A tipologia documental 
encontrada é representada por documentos textuais impressos, documentos textuais manuscritos, 
documentos sonoros não musicais, documentos sonoros musicais editados ou não editados, 
documentos fotográficos, documentos gráficos, documentos audiovisuais e documentos volumétricos. 
3. Descrição física - Informa sobre o conjunto da obra, visando ao acesso ao documento, que se 
caracteriza por descrever o volume, a extensão, a paginação, as dimensões e o formato do documento. 
4. Acesso e utilização - Informa sobre as condições do direito de autor ou regulamentação institucional 
que limita o acesso ao documento original ou suas reproduções. Em geral, se baseia muito na questão 
do copyright em forma de outorgar ou não o acesso a determinados conteúdos. Regra, esta, muito 
utilizada para documentos de gravações sonoras e audiovisuais, que implica muitos direitos, como do 
intérprete, os morais exclusivos dos autores para os textos, de filiação discográfica etc. Também vai 
trabalhar com o foco do meio de produção ou o recurso de utilização para isso, a própria condição de 
reprodução, detalhamento específico do material, informação descritiva, língua ou idioma, 
qualificação do estado de conservação e ligação da imagem (fotográfica dialógica ou digital). 
5. Conteúdo e estrutura - Contém informação relativa ao objeto, ao fato ou ao tema principal do 
documento, em que se visa proporcionar ao usuário a informação necessária para identificar o valor 
potencial do documento. Algumas de suas características são: o resumo detém um alcance do 
conteúdo, descritor temático, descrição do nome próprio e descrição de nome geográfico. 
6. Edição - É exclusivo para os documentos que não são editados, e o objetivo é cobrir a descrição 
informacional sobre publicação, produção, distribuição e emissão documental. Esta área poderá conter 
editorial, cidade da editora, país da editora, data de publicação e edição. 
7. Contexto - Contém informação relativa às circunstâncias da origem do documento, em que se visa 
identificar os produtores do documento, passando por produção, acumulação, conservação, 
composição, tradução e autoridade do conteúdo. 
8. Notas - Contém informações especiais que não foram incluídas nas outras áreas. Visa dar informação 
de caráter complementar. 
9. Controle - Contém informação a respeito de quem elaborou a descrição, vital para poder acionar falhas 
e poder solucionar de forma mais efetiva sem ter que deduzir que é o catalogador do processo. 
 
4.3 Estrutura básica do arquivo 
Para atender de forma satisfatória as suas atribuições, o arquivo precisa de uma estrutura básica 
contendo os seguintes elementos (AAB, 2007, p. 8): 
a) Recursos humanos: que será o responsável pela execução das operações do arquivo, executando as 
seguintes operações. Nesse aspecto, é fundamental que se tenha conta do tamanho da unidade de 
informação, porém a mesma deve conter profissionais da área (arquivista, documentalista), 
profissionais administrativos, técnicos em geral (para higienização dos documentos), estagiários das 
áreas de informação (Arquivologia, de preferência, porém podem ser também de Biblioteconomia) 
profissionais de informática para a geração de recursos informacionais eletrônicos e processo de 
digitalização, e gente de serviços gerais para a manutenção da edificação (limpeza e manutenções 
simples). 
b) Instalações: os arquivos devem atender a alguns critérios mínimos de segurança documental, que 
passam por controlar a temperatura entre 22º C, iluminação em 50 lux e 75 µw/l de radiação UV (de 
preferência trocar as lâmpadas pela de LED que agridem menos os documentos) e umidade relativa de 
55%. A composição da edificação é outro ponto que deve ter o sistema antifogo e portas corta-fogo a 
base de pó. Como estrutura de disposição das estantes, deve contar com a possibilidade de ter estantes 
deslizantes (em locais praianos deve-se deixar aberto o arquivo em pelo menos duas horas por dia para 
ventilar e diminuir a possível umidade nos documentos), e estrutura física da edificação deve ter 
proteção mínima com alarmes e sistema infravermelho. 
Além de todas essas características da instalação, o arquivo deve atender aos seguintes requisitos: 
• localização: acessível e com capacidade para expansão; 
• iluminação: ampla, sem incidência direta do sol; 
• arejada: com ventilação natural, sempre constante e que permita regulagem; 
• higienização: limpo e bem cuidado e que se garanta uma dedetização periódica; 
• disposição: arranjo físico adequado propiciando livre trânsito, fácil consulta e facilidade para 
conservação do acervo; 
• segurança: seja protegido contra roubo, incêndio e infiltrações. 
 
4.4 Recursos materiais necessários 
Acompanhe a seguir quais são os recursos materiais necessários para armazenamento e conservação 
dos arquivos: 
a) Mobiliário: deve ser adequado para os formatos dos documentos produzidos e armazenados, que 
possibilite a economia de espaço, que permita arrumar de forma racional os documentos e possibilite 
a expansão. A aquisição de estantes deslizantes é uma saída interessante para ocupação de espaço, o 
uso de mobiliário adequado para cada tipologia documental também, entretanto, os arquivos são 
conhecidos por adequar novas estruturas de armazenamento documental, como recentemente a 
iniciativa de substituir as mapotecas em arquivos de plantas e mapas por tubos de PVC, frisando o 
ponto de espaço físico e a gestão de custos 
b) Acessórios: pastas suspensas, pastas intercaladoras e pastas A/Z. Porém, os arquivos institucionais de 
grande massa documental utilizam as caixas de arquivo, que são específicas para as estantes, podendo 
ser acondicionadas em médiaseis caixas por fileira. 
 
FIQUE ALERTA: Em relação a caixas, devem ser de material resistente e específicas para cada tipo de 
arquivo. Se o arquivo tiver uma limitação de gastos, recomenda-se utilizar as caixas de papelão (um custo bem 
acessível), entretanto, para equilibrar a acidez do papelão é recomendado que os documentos sejam 
armazenados em papel neutro dentro das caixas, para neutralizar uma possível reação nos documentos. Caso 
a instituição tenha como adquirir caixa de polionda para a preservação do material, não é necessária a 
incorporação de papel neutro para envolver os documentos. A caixa de polionda também se sobressai em caso 
de goteiras e ações pequenas de degradação das edificações. 
 
4.5 Organização de arquivos 
LEVANTAMENTO DE DADOS: Você deve começar o levantamento de dados examinando os 
estatutos, os regulamentos, as normas, e demais documentos da instituição mantenedora do arquivo. Esse 
levantamento deve ser complementado por meio da coleta de informações sobre as documentações utilizadas por 
esta empresa. É fundamental que você analise todos os tipos e gêneros de documentos (escritos, cartográficos, 
audiovisuais, iconográficos etc.), entretanto, as tipologias mais utilizadas em uma empresa são as cartas, as 
faturas, os relatórios etc. 
Faz-se necessário também o exame dos modelos de formulários em uso, o volume e o estado de 
conservação do acervo da organização, a classificação dos documentos e os métodos de arquivamento 
adotados, os registros e protocolos, o sistema de controle de empréstimo de documentos, saber quais os 
métodos utilizados para a conservação e reprodução de documentos e se existem normas de arquivamento, 
manuais e códigos de classificação. 
ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS: Nesta fase, é possível verificar se a estrutura, as atividades 
e também se a documentação de uma organização corresponde à realidade de operação. 
Com os dados em mãos, você poderá analisar com objetividade a real situação dos serviços de arquivo 
da organização e realizar um diagnóstico para propor alterações e medidas a serem adotadas, se necessário. 
Esse diagnóstico pode constatar pontos divergentes ou eventuais falhas existentes que podem impedir o 
funcionamento eficiente do arquivo. 
PLANEJAMENTO: Para que um arquivo possa cumprir seus objetivos, seja ele corrente, 
intermediário ou permanente, é fundamental a formulação de um plano que contenha as disposições legais e 
as necessidades da organização. Esse plano deve estar contido aos elementos (LIMA, 2013, p. 16) como: 
posição do arquivo na estrutura da instituição, centralização ou descentralização e coordenação dos serviços 
de arquivo, escolha de métodos de arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, 
recursos humanos, escolha das instalações e do equipamento, constituição de arquivos intermediários e 
permanentes, recursos financeiros. 
 
 
 
 
5. Organogramas, fluxogramas e cronogramas 
5.1 Organograma 
É uma representação em forma gráfica da estrutura hierárquica formal de uma organização. Pode ter 
diversas formas, desde a mais comum, conhecida como organograma clássico, até em forma radial. Os 
organogramas mostram a disposição das unidades funcionais (órgãos, departamentos) com funções definidas, 
a hierarquia da organização e como estas unidades se comunicam. 
O organograma volta para os arquivos que fundamentam duas posições, uma para justificar o arquivo 
dentro da estrutura da instituição e suas ligações com os departamentos aos quais o arquivo reporta (servindo 
como base para as suas funções e ações estratégicas na instituição), bem como para justificar a existência do 
arquivo, pois existem instituições que contemplam arquivos físicos e não são contemplados na sua estrutura 
institucional. 
Tem como objetivo: 
1. destacar a relação entre superior e subordinado e a forma de delegação de autoridade e 
responsabilidade; 
2. evidenciar o trabalho desenvolvido em cada unidade, detalhando o tipo de trabalho desenvolvido, os 
cargos da organização, os nomes dos ocupantes dos cargos, a quantidade de colaboradores de cada 
unidade, a relação funcional e hierárquica; 
3. facilitar a análise organizacional; 
4. traçar planejamentos e ações práticas dos departamentos, setores; 
5. servir de base para novas incorporações, ajustes e alterações na estrutura funcional da instituição, 
departamento ou setor. 
 
Organograma clássico: 
 
 
5.2 Fluxograma 
Objetivo: 
a) padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos; 
b) maior rapidez na descrição dos métodos administrativos; 
c) facilitar a leitura e o entendimento; 
d) facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; 
e) maior flexibilidade; 
f) melhor grau de análise. (CRUZ, 2002, p. 47) 
 
No mundo dos negócios, processo é um conjunto de tarefas relacionadas de forma lógica, levadas em 
conta para obter um resultado de negócio definido. Cada processo de negócio tem as suas entradas, funções e 
saídas. (LAUDON; LAUDON, 2009). 
O fluxograma é a forma gráfica de representarmos este processo por meio de figuras, para isso 
utilizamos uma simbologia padrão. Existem diversos padrões de símbolos para desenhar o fluxograma, vamos 
apresentar aqui um modelo simples, com poucas figuras, mas que são suficientes para demonstrar um proces 
 
 
 
5.3 Cronograma 
Cronograma é uma representação em forma gráfica do tempo a ser despendido em uma tarefa ou 
projeto. É uma ferramenta de gestão que auxilia no controle e na visualização do progresso do trabalho, 
contemplando geralmente, em uma tabela, o tempo de realização das atividades. 
O cronograma relaciona duas variáveis geralmente dispostas em tabela: tempo e atividades, em que as 
linhas cheias representam o que foi planejado e as pontilhadas representam o que foi realizado, o que permite 
comparações de maneira fácil e rápida do que foi planejado e o que está sendo executado. 
 
6.1 Protocolo, fluxo e expedição dos documentos 
Protocolo é a denominação tanto dos setores encarregados de recebimento, registro, distribuição e 
movimentação e expedição de documentos, como ao número de registro dado a um documento. Sua função 
cabe ao recebimento, conferência de páginas e montagem dos processos. No protocolo, existem as rotinas de 
recebimento e classificação documental, as rotinas de registro e movimentação percorridos pelo documento e 
rotinas de expedição. 
 
ROTINAS DE RECEBIMENTO E CLASSIFICAÇÃO: Cada organização deve criar suas próprias rotinas 
de trabalho, sempre considerando suas particularidades. Veja, a seguir, algumas das rotinas mais usuais: 
• recebimento das correspondências que chegam à empresa, recebidas por meio dos Correios, pelo 
malote ou entregue em mãos; 
• separação pelo responsável de recebimento, da correspondência oficial da correspondência particular; 
• distribuição da correspondência classificada como particular; 
• classificação da correspondência oficial, separando as de caráter ostensivo com as de caráter sigiloso; 
• encaminhamento da correspondência sigilosa aos destinatários; 
• abertura e leitura da correspondência ostensiva para conhecimento do assunto, verificando a existência de 
antecedentes; 
• requisição dos antecedentes ao arquivo ou setor para o agrupamento de dois ou mais documentos, ou 
processos; 
• interpretação e classificação da correspondência de acordo com o código adotado pela empresa; 
• carimbo do documento, utilizando um carimbo numerador datador do protocolo e anotação do destino do 
documento bem como do código atribuído a ele; 
• elaboração de um resumo do assunto tratado no documento; 
• encaminhamento do documento ao setor responsável pelo registro e movimentação. 
 
VOCÊ SABIA? O Documento ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração. Os 
documentos sigilosos, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidasespeciais de guarda para sua custódia e divulgação e são divididos em ultrassecreto, secretos, confidenciais e 
reservados. 
 
ROTINAS DE REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO: É neste setor que os documentos chegam e são 
encaminhados aos departamentos, podendo, em alguns casos, ser devolvidos ou reencaminhados ao arquivo 
da empresa. Como nas rotinas de recebimento, pode existir variação nas rotinas de registro, mas em geral 
seguem os procedimentos que você conhecerá a seguir: 
• preparar a ficha de protocolo, geralmente em duas vias; 
• acrescentar a segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e encaminhar documento 
ao destino e, caso haja antecedentes, anexá-los ao documento; 
• registrar os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência para posterior rearquivo; 
• arquivar as fichas de protocolo, sempre obedecendo à ordem numérica; 
• receber os documentos a serem distribuídos, provenientes dos diversos departamentos ou setores da 
empresa anotando o novo destino nas suas respectivas fichas; 
• encaminhar os documentos aos seus destinos. 
 
 
ROTINAS DE EXPEDIÇÃO: Conheça quais são as rotinas usualmente utilizadas no setor de expedição de 
documentos em uma empresa: 
• recebimento da correspondência a ser expedida; 
• os setores que desejarem manter cópias em suas unidades devem prepará-las para posterior devolução ao 
setor de origem; 
• verificação se as correspondências a serem expedidas estão completas, analisando se nenhuma folha e anexo 
estão faltando; 
• numeração e data tanto no original como nas cópias; 
• separação do original das cópias; 
• expedição do original e seus anexos, pelos Correios, malotes ou em mãos; 
• encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram 
origem. 
 
6.2 Prazos de guarda 
Tendo como base a legislação específica ou a demanda da organização para cada tipo de documento, 
deverá ser definido um prazo de guarda. 
a) Guarda na Unidade Produtora: deve ser definido o total de anos em que um documento deve 
permanecer no arquivo corrente, sempre de acordo com a finalidade para a qual este documento foi 
produzido, lembrando que documentos correntes são aqueles que são consultados frequentemente e 
que permanecem vigentes. Recomenda-se que este intervalo de tempo deverá ser definido em anos e 
quando o intervalo for menor que um ano, a recomendação é que seja usada a palavra VIGÊNCIA, e 
no campo “Observações” deve vir informado o término da VIGÊNCIA. 
b) Guarda no Setor de Arquivo: como na Unidade Produtora, também é necessário indicar o número 
de anos em que o documento deverá permanecer no setor de arquivo, para que sejam cumpridos os 
prazos legais ou de utilização dos documentos intermediários, considerados assim o uso pouco 
frequente, e devem atender as seguintes definições: 
I. Prazo de prescrição: intervalo de tempo durante o qual o documento tem validade legal para 
fazer direitos violados. Esse tempo poderá ser ampliado se necessário, desde que esteja 
prescrita dentro da legislação institucional e contemplada na tabela de temporalidade. 
II. Prazo de precaução: é o intervalo de tempo durante o qual deve-se guardar o documento por 
precaução antes do seu encaminhamento para a guarda permanente ou eliminação do documento. 
 
6.3 Documentos comerciais 
➢ Ordem de pagamento: uma terceira pessoa é obrigada a pagar. Nessa categoria, além dos cheques, 
existem também as letras de câmbio, usadas, geralmente, para o financiamento a prazo de 
empreendimentos e negócios comerciais. Toda ordem de pagamento tem um sacador, que cria a ordem, 
um sacador que paga a ordem, e um tomador, que recebe o valor da ordem. 
➢ Cheques: é uma ordem de pagamento à vista emitida por alguém em nome de outrem e garantido por 
um banco. 
➢ Nota promissória: é o documento assinado por uma pessoa que promete pagar um determinado valor 
a outra pessoa em data e local determinados. Os CPFs dos envolvidos, o local e a data da assinatura, 
bem como o nome “Nota Promissória” devem constar no documento para ele ter validade completa. 
➢ Fatura / Duplicata: Fatura é o documento que descreve todos os bens e serviços envolvidos em uma 
transição comercial pré-acordada.