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Sistema de Informação Contábil 1 Unidade I: O Conceito de Sistemas e Enfoque Sistêmicos PROF. MSc. Marcos Falcão. Introdução 2 A mistura de tecnologias da Internet e preocupações empresariais tradicionais está influenciando todos os setores empresariais e, sem dúvidas, é a mais recente fase no processo de evolução dos negócios. Todas as companhias precisam atualizar suas infra estruturas de negócios e mudar sua maneira de trabalhar para atender mais rapidamente às necessidades de seus clientes. (Competitividade) Por que os Sistemas de Informação são importantes? 3 Sistemas e Tecnologias de Informação tornaram-se componentes vitais quando se pretende alcançar o sucesso de empresas e organizações e, por essa razão constituem um campo de estudo essencial no gerenciamento de empresas. Supondo que você pretende ser gerente, empresário de negócios, é tão importante possuir uma compreensão básica de sistemas de informação como entender qualquer outra área funcional dos negócios. Sistemas Sistema: Definição 5 Teoria Geral dos Sistemas: •“O Todo é mais que a soma das partes”; •As características constitutivas não são explicáveis a partir das características das partes isoladas; •O “procedimento analítico” significa que uma entidade pode ser estudada resolvendo-se em partes e ser reconstituída pela reunião destas partes. Sistema: Definição 6 •É um conjunto de partes integrantes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. Sistema: Definição 7 Portanto, Sistemas pode ser definido simplesmente como um grupo de elementos inter-relacionados em interação, que formam um todo unificado. Sistema: Funcionamento Básico 8 Caracterização e funcionamento básico de um sistema. Entradas Processamento Saídas Sistema: Funcionamento Básico 9 Entrada: envolve a captação e reunião de elementos que ingressam no sistema para serem processados. Exemplos: Matérias primas, energia, dados e esforço humano devem ser organizados para processamento. Processamento: envolve processos de transformação que convertem insumo (entrada) em produto. Exemplos: Um processo industrial, o processo da respiração humana ou cálculos matemáticos. Sistema: Funcionamento Básico 10 Saída: envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de transformação até seu destino final. Exemplos: Produtos acabados, serviços humanos e informações gerenciais devem ser transmitidas a seus usuários. Sistema: Funcionamento Básico 11 Portanto, SISTEMAS é um complexo de elementos em interação. Sistema: Funcionamento Básico 12 Exemplo: •Um sistema industrial recebe matéria prima como entrada e produz bens acabados como saída. •Um sistema de informação é um sistema que recebe recursos (dados) como entrada e os processa em produtos (informações) como saída. Sistema: Classificação 13 Classificação dos Sistemas: Quanto à sua natureza os sistemas são: abertos e fechados Sistema: Classificação 14 Classificação do Sistema: ABERTO Interagem com o ambiente externo, suas entidades e variáveis. Sistema: Classificação 15 Classificação do Sistema: FECHADO Não interagem com o ambiente externo. Sistema: Classificação 16 Exemplo de um sistema fechado é uma máquina, como um relógio. Sendo diversas partes (componentes) de um conjunto mecânico que tem uma função objetivo, que é cumprido sem interagir com o meio ambiente. Exemplo de um sistema aberto é o corpo humano, sua interação é total com o meio ambiente. A empresa é um sistema aberto, bem como os sistemas de informações, pois há um processo de interação com o meio ambiente. Componentes do Sistema 17 Sistema traz automaticamente noção de conjunto. Assim ele sempre será composto de elementos. Alem disso, o sistema existe para a produção de algo, com base nas funções a que ele se destina. Por isso, é necessário decompor o sistema em seus elementos ou componentes. Componentes do Sistema 18 •Objetivos do sistema; •Ambiente do sistema ou processamento; •Recursos ou as entradas do sistema; •Processo de transformação ou componentes do sistema; •Administração do sistema. Sistema - Esquema 19 Entradas Processo de Transformação Saída Retroalimentação Objetivos Co nt ro le e Av al ia çã o Objetivos Totais do Sistema 20 São o ponto mais importante de um sistema. São o que queremos que o sistema nos faça. O objetivo do sistema é a própria razão da existência do sistema, ou seja, é a finalidade para a qual o sistema foi criado. Toda a construção de um sistema parte da definição clara de seu objetivo. Ambiente do Sistema 21 É o conjunto de elementos que não pertencem ao sistema, mas: •Qualquer alteração no sistema pode mudar ou alterar os elementos e; •Qualquer alteração nos elementos pode mudar ou alterar o sistema. Ambiente do Sistema 22 Relaciona-se com os limites do sistema; São os elementos que situam-se fora do sistema; O ambiente do Sistema está relacionado com os limites do sistema. Em outras palavras, são os elementos que se situam fora do sistema. Os limites do sistema são ampliados a medida que são atingidos. (exemplo de um pirâmide / LI LF Amplitude e OBJ) Recursos do Sistema 23 São o conjunto de tudo o que está ou entra no Sistema para ser utilizado durante o processo de transformação. São as entradas do sistema. Compreendem recursos físicos, humanos, materiais, energia, tempo, serviços, equipamentos, tecnologia etc. Processo de Transformação do Sistema 24 É a função ou as funções, que possibilitam a transformação dos insumos (entradas, recursos) em um produto ou serviço final. (as saídas do sistema). Um sistema pode compor-se, sucessivamente, de subsistemas (também conjunto de partes interdependentes) que se relacionam entre si, compondo o sistema maior. Os subsistemas têm seus objetivos específicos, todos eles correlacionados para o objetivo final do sistema. Processo de Transformação do Sistema 25 Dados são atributos básicos explicativos dos eventos e que se apresentam de maneira não organizada e sem um significado completo para seu usuário. Informação é o resultado do processamento de dados e que apresenta um significado completo e útil para seu usuário. Processo de Transformação do Sistema 26 DADOS: elementos a serem trabalhados • Primários: objetivos • Secundários: subjetivos INFORMAÇÕES: dados transformados •Processadas: armazenadas para futura utilização •Não processada: imediata, não reutilizada. Controle, Avaliação e Retroalimentação 27 Controle e Avaliação Os controles e avaliações do sistema são necessários para verificar se as saídas estão coerentes com os objetivos estabelecidos. O controle e a avaliação partem do processo de estabelecer as medidas de rendimento do sistema. Controle, Avaliação e Retroalimentação 28 Retroalimentação É a reintrodução de uma saída sob a forma de informação. Feddback, reintrodução de uma saída sob forma de informação. (Integração) Administração do Sistema 29 Trata da criação de planos para o sistema, isto é, da consideração de todas as coisas que o afetam, como as finalidades, o ambiente, a utilização de recursos e os componentes. A administração determina as finalidades dos componentes, procede à alocação de recursos e controla o rendimento do sistema. Enfoque Sistêmico ou Visão Sistémica 30 É uma postura mental de ver as coisas partindo-se de uma visão holística, de conjunto ou totalidade. Ou seja, é ver as coisas partindo do todo, e não partindo das partes para depois se chegar ao todo. O mais importante é a visão da totalidade, e esta visão parte de identificar os objetivos finais de um sistema. Empresa como Sistema e seus Subsistemas Empresa como Sistema e seus Subsistemas 32 As organizações empresariais interagem com o ambiente e a sociedade de maneira completa. Uma empresa é considerada um sistema aberto em razão de sua interação com a sociedade e o ambiente onde atua. Essa interação com a sociedade provoca influência naspessoas, aumento nos padrões de vida e o desenvolvimento da sociedade. Empresa como Sistema e seus Subsistemas 33 Toda empresa tem uma missão em relação à sociedade e que a missão das empresas corresponde aos seus objetivos permanentes, que consistem em otimizar a satisfação das necessidades humanas. Empresa como Sistema e seus Subsistemas 34 A visão da empresa como Sistema Aberto, conforme figura demonstrada a seguir, ressalta as diversificadas e enormes pressões a que o ambiente submete a empresa. Empresa como Sistema Aberto 35 Entradas Processamento Saídas Materiais Empresa Produtos Equipamentos Bens Energia Serviços Pessoas Informações Clientes Comunicação Sindicatos Acionistas Governo Fornecedores Comunidades Ambiente Próximo (Entidades) Sociedade Política Clima Ambiente Remoto (Variáveis) Recursos Naturais Cultura Concorrentes Tecnologia Economia Legislação e Tributos Educação Empresa como Sistema e seus Subsistemas 36 As pressões ambientais classificam-se em: ü Ambiente Remoto ou Ecossistema que também denomina de Variáveis e; Exemplo: Sociedade, Política, Concorrentes, Economia, Legislação e Tributos etc. ü Ambiente Próximo, que denomina de Entidades. Exemplo: Clientes, Sindicatos, Governo, Comunidades etc... Empresa como Sistema Aberto 37 Empresa como Sistema Aberto 38 A Organização deve ser considerada como um sistema aberto; Com objetivos ou funções múltiplas, envolvendo interações múltiplas com o meio ambiente; Deve ser vista como um conjunto de vários subsistemas, estando esses subsistemas, simultaneamente, em interação dinâmica; Os subsistemas são interdependentes. O que acontece dentro de um subsistema tem reflexo no funcionamento dos outros subsistemas. Empresa como Sistema Aberto 39 A Organização está inserida em um ambiente dinâmico. Ao planejar o funcionamento da Organização é preciso levar em conta as exigências e limitações impostas pelo ambiente. É difícil definir as fronteiras existentes nas organizações, devido aos múltiplos elos que existem com o meio ambiente. Ambiente do Sistema Empresa e Planejamento Estratégico 40 A visão da empresa como um sistema aberto, interagindo de forma profunda com o meio ambiente, é vital para a etapa inicial do processo de gestão denominada planejamento estratégico. Planejamento Estratégico é a etapa do processo de gestão que define políticas, diretrizes e objetivos estratégicos e tem como produto final o equilíbrio dinâmico das interações da empresa com suas variáveis ambientais. Ambiente do Sistema Empresa e Planejamento Estratégico 41 Planejamento Estratégico tem como: §Produto final o equilíbrio dinâmico das interações da empresa com as variáveis ambientais. §A Estratégia Empresarial visa adaptar a empresa para aproveitar as oportunidades do ambiente em mudanças. §O processo de planejar envolve um modo de pensar; e um salutar modo de pensar envolve indagações; e indagações envolvem questionamentos sobre o que fazer, como, quando, quanto, para quem, por quem e onde. Ambiente do Sistema Empresa e Planejamento Estratégico 42 Para atingir os objetivos do sistema é necessário uma análise profunda do ambiente em que a empresa se insere. §Esta análise externa do ambiente é traduzida, normalmente, em ameaças e oportunidades para a empresa, que devem ser ligadas aos pontos levantados pela análise de seu ambiente interno, onde são detectados os pontos fortes e fracos do sistema empresarial. Ambiente do Sistema Empresa e Planejamento Estratégico 43 Em resumo, o planejamento estratégico, baseia-se na análise do comportamento das variáveis ambientais, externas e internas, tendo como grande referencial: Análise Externa: ameaças e oportunidades. Análise Interna: pontos fortes e pontos fracos da empresa. Visão Sistêmica da Empresa 44 Todo Sistema é composto de partes, quais sejam, seus subsistemas. O sistema empresa é um dos sistemas mais complexos e sua divisão em subsistemas pode ser assim dividida: •Subsistema Institucional; •Subsistema de Gestão; •Subsistema Formal; •Subsistema Social; •Subsistema de Informação; •Subsistema Físico Operacional. Visão Sistêmica da Empresa 45 Subsistema Institucional É a matriz dos demais subsistemas da empresa e compreende a definição da missão da empresa e as convicções de seus empreendedores, traduzidos de suas crenças e valores. As crenças, valores e expectativas dos empresários são convertidos em diretrizes que irão orientar todos os demais componentes do sistema empresa para os resultados desejados. Visão Sistêmica da Empresa 46 Da missão, crenças e valores a empresa define seu modelo de gestão. Podemos definir modelo de gestão como um conjunto de idéias, valores e crenças da administração que orienta e determina o processo administrativo da entidade. Subsistema de Gestão É por meio do subsistema de gestão que as decisões são tomadas. Visão Sistêmica da Empresa 47 O subsistema de gestão compreende um conjunto de procedimentos e diretrizes, partindo do planejamento até o controle das operações, quais sejam: §Análise do ambiente externo e interno; §Elaboração do planejamento estratégico; §Planejamento operacional; §Controle; §Ações corretivas. Visão Sistêmica da Empresa 48 Subsistema Formal Corresponde à estrutura administrativa da empresa, de autoridades e responsabilidades. É o subsistema organizacional, onde as tarefas se atividades são agrupadas em setores, departamento ou divisões. Subsistema Social Compreende os indivíduos que fazem parte do sistema empresa, bem como toda a cultura, características e demais aspectos relacionados às pessoas. Visão Sistêmica da Empresa 49 É importante ressaltar que o subsistema formal recebe impacto substancial do subsistema de gestão, principalmente no tocante à definição das questões de responsabilidade e autoridade. Visão Sistêmica da Empresa 50 Subsistema de Informação. Compreende todo o conjunto de necessidades informacionais para a gestão empresarial. O subsistema social em atuação obriga a geração de inúmeros subsistemas de informações específicos, que entendidos estruturalmente, formam o subsistema de informação. Visão Sistêmica da Empresa 51 Subsistema de Informação. A informação é matéria prima para os gestores. Porém, não só os gestores são contemplados com subsistemas Informacionais. Visão Sistêmica da Empresa 52 Subsistema Físico Operacional Compreende as instalações físicas e equipamentos do sistema empresa. Nesse subsistema as transações são executadas e os eventos econômicos acontecem. O subsistema físico corresponde as “hardware” do sistema da empresa. A estruturação do subsistema físico operacional está fundamentalmente ligada aos produtos e serviços produzidos pela empresa. Visão Sistêmica da Empresa, Subsistemas e Eficiência A seguir a Representação Esquemática da empresa, seu ambiente, seus subsistemas, enfocando a questão da eficiência dentro do subsistema físico operacional. Visão Sistêmica da Empresa, Subsistemas e Eficiência 54 . Subsistema Institucional Modelo de Gestão Subsistema de Gestão Subsistema de Informação Subsistema Formal Subsistema Social Subsistema Físico Operacional Recursos Processamento Produção Produtos e Serviços Ambiente Remoto Ambiente Próximo Variáveis Entidades Sociedade Política Recursos Naturais Clima Demografia Concorrentes Tecnologia Economia Legislação Clientes Fornecedores Comunicação Comunidades Comunidades Sindicatos Governo Acionistas Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de Informação Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 56 Dado: é o registro puro, ainda não interpretado, analisado e processado. Informação: é o dado que foi processado e armazenado de forma compreensível para seu receptor e que apresenta valor real ou percebido para suas decisões correntes ou prospectivas. Comunicação: é o processo de transmissão de informação e de compreensão que somente se efetiva mediante uso de símbolos comuns. Informação,Tecnologia da Informação e Sistema de informação 57 INFORMAÇÃO é o dado processado de forma a ser entendido pelo receptor. A transferência de informação é a comunicação. Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 58 Característica de uma boa informação: Conteúdo Precisão RelatividadeFrequência Atualidade AcionabilidadeExceção Flexibilidade Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 59 Valor da Informação O conceito de valor da informação está relacionado com: a) A redução da incerteza no processo de tomada de decisão; b) A relação do benefício gerado pela informação versus o custo de produzi-la; c) O aumento da qualidade da decisão. Uma informação passa a ser válida quando sua utilização aumenta a qualidade decisória, diminuindo a incerteza do gestor no ato da decisão. Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 60 Tecnologia da Informação (TI) É todo o conjunto tecnológico à disposição das empresas para efetivar seus subsistemas de infomação e suas operações. Nas indústrias a TI engloba os instrumentos de manufatura, as movimentações de materiais, desenho, planejamento, controle e também gestão. Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 61 Tecnologia da Informação (TI) A TI de escritótio inclui o processamento de textos, arquivamento automático, sistemas de processamento de transações, conferência e planilhas eletrônicas. Esta lista é mais representativa que exaustiva, e pretende fornecer uma idéia da diversidade da TI nas organizações. Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 62 Tecnologia da Informação (TI) Quanto mais informação está ao dispor, maiores as chances de reduzirmos a incerteza na tomada de decisão. Porém, qualquer informação tem um custo. Assim, é possível que o volume ideal de informações para determinada tomada de decisão, exija um custo muito alto para obtenção dessas informações. Dessa forma, é necessario encontrar uma relação adequada: o mínimo de informação necessária para reduzir a incerteza e aumentar a qualidade da decisão, ao menor custo possível. Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 63 Histórico do Desenvolvimento da Tecnologia da Informação (TI) Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 64 Histórico do Desenvolvimento da Tecnologia da Informação (TI) A evolução da Tecnologia da Informação considera as vertentes de informática e telecomunicações ao longo do último século, partindo do surgimento do computador e do telefone. A Tecnologia da Informação é mais abrangente do que sistemas de informação, processamento de dados e informática. Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 65 Tecnologia da Informação e sua interação na organização A estruturação da informação e os sistemas de informações são tão importantes que a TI é fator determinante na competitividade da organização, já que, além de sua utilização, como elemento chave na administração dos recursos, a política de TI equipara-se, em nível estratégico, com o papel da definição dos negócios e da própria organização. Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 66 Tecnologia da Informação e sua interação na organização A TI denomina-se como um “triangulo estratégico”. O triangulo estratégico é composto por estratégia de negócios, estratégia da organização e estratégia de TI. Cada uma das estratégias influem nas demais, de forma inter relacionada. Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 67 Tecnologia da Informação e sua interação na organização A TI denomina o triângulo estratégico nas organizações. Estratégia de Negócios Estratégia de TI Estratégia de Organização Assim a estratégia adotada de TI deverá influenciar a estratégia a ser adotada para definir a organização , bem como afetará a estratégia a ser adotada para os negócios da empresa. Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 68 Tecnologia da Informação e sua interação na organização Como as estratégias são componentes que se inter relacionam, a estratégia de negócios poderá influenciar decisivamente na decisão da estratégia de TI e da organização. Identicamente, uma decisão da organização será fundamental para a implementação de estratégia de TI e de negócios. Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 69 Sistema de Informação. Conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma sequencia lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para com seu produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais. Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 70 Divulgação de Informações Empresariais (XBRL) A intensificação do processo de globalização tem levado as organizações a buscarem a padronização de diversos conceitos, princípios e práticas em todas as áreas do conhecimento. No âmbito da área contábil há as convergências das práticas mais usadas no mundo, tais como as práticas norte americanas (US GAAP) e dos países europeus (IFRS). Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 71 Divulgação de Informações Empresariais (XBRL) Outro processo de padronização é a necessidade de se estabelecerem critérios e instrumentos que permitam a regulamentação e a existência de um adequado fluxo de informações empresariais entre empresas e a sociedade. O Extensible Business Reporting Language (XBRL) é o resultado da padronização para a transferência de informações empresariais e contábeis. Informação, Tecnologia da Informação e Sistema de informação 72 Benefícios da utilização da tecnologia XBRL: •Demonstrações padronizadas por exemplo, de acordo com as normas internacionais de contabilidade; •Redução dos custos com preparação de demonstrações; •Simplificação do acesso pelos usuários; •Informação com mais ampla disponibilidade; •Reforço para as capacidades analíticas. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial - SIGE Sistemas Integrados de Gestão Empresarial - SIGE 74 Conceituacao Os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE) também têm sido denominados de ERP (Enterprise Resources Planning) – Planejamento de Recursos Empresarias. Os sistemas de informações gerenciais têm como objetivo fundamental a integração, consolidação e aglutinação de todas as informações necessárias para a gestão do sistema empresa. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial - SIGE 75 Conceituação Os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE) unem e integram todos os subsistemas componentes dos sistemas operacionais e dos sistemas de apoio à gestão, por meio de recursos da tecnologia de informação, de forma que todos os processos de negócios da empresa possam ser visualizados em termos de um fluxo dinâmico de informações que perpassam todos os departamentos e funções. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial - SIGE 76 Fatores que conduzem ao SIGE / ERP Fatores principais que levaram as empresas a adotarem ao SIGE / ERP: §Integração mundial das empresas, exigindo tratamento único e em tempo real; §A tendência de substituição das estruturas funcionais por estruturas ancoradas em processos; §A integração dos vários sistemas de informação em um sistema único. Contabilidade dentro do SIGE e do processo de gestão Contabilidade dentro do SIGE e do processo de gestão 78 Processo de Gestão Sistemas Integrados de Gestão Empresarial - SIGE 79 Por meio dos subsistemas contábeis de informação das variáveis da conjuntura social, econômica, setorial e de mercado, a contabilidade está presente controlando e avaliando dentro do processo de planejamento estratégico. Ou seja, a CONTABILIDADE está presente em todas as etapas do processo de gestão, seja nas fases de planejamento, execução ou propriamente controle. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial - SIGE 80 A contabilidade dentro do SIGE Em linhas gerais, o fluxo de informaçõesexistentes e geradas, de alguma forma e em algum momento, terminam por cair na contabilidade, pelo processo de mensuração dos eventos econômicos. Algumas informações vão direto para a contabilidade, dos setores onde se originam, sendo que outras passam por várias áreas antes de serem captadas pelo sistema contábil. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial - SIGE Fluxo das informações das áreas operacionais para a contabilidade. Desenvolvi mento de Produtos Compras Produção Comercialização Finanças Contabilidade Todas as informações constantes nos subsistemas componentes do SIGE são trabalhadas, analisadas, parametrizadas e formatadas, com a consciência clara das necessidades de contabilização. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial - SIGE 82 A contabilidade dentro do SIGE Todas as informações terminam por convergir, direta ou indiretamente, parcial ou integralmente, para o processo de gestão contábil, em qualquer etapa do processo decisório (planejamento , programação e controle). Não que a contabilidade seja o subsistema mais importante, mas como a mensuração econômica da empresa, que é a mensuração final de todo o processo operacional, é elaborada pela contabilidade, este sistema tem a missão específica e especial dentro da empresa.
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