ESTETICA E EVENTOS

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ESTÉTICA EM 
EVENTOS
Camila Gomes Nogueira 
Organização e 
execução de eventos
Objetivos de aprendizagem
Ao final deste texto, você deve apresentar os seguintes aprendizados:
  Definir como é feita a organização de um evento.
  Explicar a execução dos eventos conforme seu tipo.
  Apontar como se dá, na prática, a organização e execução de eventos.
Introdução
A organização e execução do evento são fases realizadoras de tudo que 
foi minuciosamente pensado durante a concepção e o pré-evento. Dessa 
forma, é o momento de garantir que o plano desenvolvido entre em ação 
conforme cada detalhe pensado com todo o cuidado para que o evento 
ocorra de forma tranquila e atenda a seu propósito. 
Para que o seu objetivo se cumpra, o papel do organizador e/ou da 
omissão organizadora é fundamental para o acompanhamento de toda 
a fase de implementação do plano, desde a montagem da infraestrutura 
do evento até a avaliação final da sua execução. Quando todas as ações 
foram elaboradas, chega o momento de elas serem praticadas, acom-
panhadas e controladas. 
Neste capítulo, você vai saber de que forma a organização dos 
eventos se desenvolve. Para isso, vai conhecer a relação estabelecida 
entre as fases do evento e os pilares do processo administrativo e vai 
analisar a importância da comissão organizadora nessas fases. Você 
verá como os eventos são executados em diferentes segmentos e, 
por fim, conhecerá as ações realizadas na prática durante a realização 
do evento. 
A organização de eventos
Organizar signifi ca colocar as coisas no seu devido lugar e se refere à alocação 
de atividades determinadas pelo seu planejamento para se chegar ao propósito 
fi nal. A organização de um evento representa colocar em prática tudo aquilo 
que foi levantado no planejamento. Na administração, organizar faz parte 
dos quatro pilares do processo administrativo e, quando falamos em eventos, 
podemos utilizar os mesmos pilares. Veja, no Quadro 1, as características do 
processo administrativo.
Fonte: Adaptado de Silva (2013).
Planejamento Organização Direção Controle
  Estabelecimento 
de metas e 
objetivos
  Análise das 
alternativas
  Definição da 
necessidade de 
recursos
  Desenvolvi-
mento de 
estratégias para 
alcance dos 
objetivos
  Delimitação de 
cargos e tarefas 
específicos
  Elaboração 
da estrutura 
organizacional
  Definiç ã o e posi-
ção de staff
  Direção de 
atividades de 
trabalho
  Estabelecimento 
de políticas e 
procedimentos
  Definição e 
alocação de 
recursos
  Condução e mo-
tivação do corpo 
social a realizar 
as tarefas
  Estabelecimento 
de comunicação 
com o corpo 
social
  Apresentação 
de solução de 
conflitos
  Gerenciamento 
de mudanças
  Análise do 
desempenho do 
corpo social
  Estabelecimento 
de comparação 
do desempenho 
com os padrões
  Tomada das me-
didas necessárias 
para a melhoria 
do desempenho
Quadro 1. Pilares do processo administrativo
Relacionando o processo administrativo com a fase de organização de 
um evento, é o momento de olhar para o planejamento, verificar e agrupar 
as atividades listas e definir um comitê organizador responsável por cada 
segmento de atividades. 
Organização e execução de eventos2
Dessa forma, é possível dividir a organização: trata-se de dimensiona-
mento, contratação, alocação e acompanhamento dos recursos materiais, 
financeiros, operacionais e humanos que compõ em a realização do evento. 
Dentro dos recursos operacionais, estão as atividades e a sua distribuição 
conforme habilidades e a designação de responsabilidade e prazos para 
conclusão das tarefas. 
A divisão do trabalho em tarefas faz com que se ganhe agilidade na orga-
nização do evento e possibilita que os recursos humanos especializados sejam 
alocados de maneira estratégica para complementar uns aos outros.
Utilizando o agrupamento das atividades, uma ou mais pessoas do 
comitê organizador fica responsável pelo andamento e cumprimento das 
atividades de cada recurso — lembrando que a organização dos recur-
sos é essencial para que não haja imprevistos na execução do evento. O 
acompanhamento das atividades de cada recurso é fundamental para que 
se realizem dentro do prazo determinado e conforme as orientações do 
planejamento; dessa forma, é importante que os responsáveis pelo grupo de 
atividades e seu realizadores tenham conhecimento do projeto desenvolvido 
para o evento, bem como uma visão geral de todas as fases e ações que 
deverão ser realizadas.
Nessa direção, é papel dos membros responsáveis pelo grupo de tarefas 
conduzir e gerenciar o andamento das tarefas; para isso, pode-se utilizar 
ferramentas e modelos de gerenciamento operacional.
Agora que você conhece um pouco mais sobre a concepção de organização, 
vamos conhecer um pouco sobre as atividades que caracterizam cada grupo 
de recursos.
Organização financeira
A organização dos recursos fi nanceiros abarca todas as ações previstas no 
planejamento para organizar e controlar as entradas e saídas de recursos 
durante todas as fases do evento. Segundo Matias (2013), a organização e 
o controle visam combinar entradas e saídas de quantias de acordo com os 
valores disponíveis para a organização do evento, de forma que as despesas 
dessa fase estejam cobertas. Para isso, a autora indica o estabelecimento de 
prioridades para as despesas. Veja, no Quadro 2, os diferentes tipos de recursos 
fi nanceiros conforme Matias (2013).
3Organização e execução de eventos
Fonte: Adaptado de Matias (2013).
Tipos de 
recursos
Características
Preexistentes Para os eventos associativos, é a 
verba que a entidade promotora 
destina para as despesas iniciais
Taxa de inscrição/ingresso Obtido por meio da participação 
do público-alvo no evento
Doações Contribuições provenientes de pessoas físicas 
ou jurídicas que podem assumir as seguintes 
formas: dinheiro, materiais de consumo 
do evento, serviços (impressão, buffet, 
alimentação, hospedagem, anúncios e outros)
Patrocínio Quando uma organização pública ou privada 
assume a responsabilidade total ou parcial 
dos custos da organização do evento
Auxílios governamentais Pode ser de origem federal, estadual ou 
municipal, em que o órgão envolvido financia 
algum tipo de serviço ou material do evento, 
tais como: estadias, passagens, cartazes, 
folhetos, publicação de anais e outros
Eventos paralelos Atividades que poderão ser desenvolvidas 
antes ou durante o evento, com a 
possibilidade de uma fonte de renda; 
venda de espaço impresso: também 
é uma fonte bastante significativa 
de receita para o evento
Merchandising Venda de materiais diversos, voltados para o 
público consumidor, de fácil aceitação pela 
possibilidade de seu uso (camisetas, bonés, 
chaveiros, cinzeiros, calendários e outros)
Quadro 2. Características dos recursos financeiros
Organização e execução de eventos4
Diante de diferentes recursos, é necessário organizá-los para que se 
tenha noção do histórico de como o recurso chegou, de que forma ele 
foi utilizado e para quê. Além da organização de recursos, é necessário 
determinar os tipos de despesas. Nessa direção, Maximiano (1997) define 
como tipos principais de despesas as de força de trabalho (funcionários, 
contratados, voluntários), material permanente (equipamentos e materiais, 
alugados, comprados ou construídos para a realização do evento), material 
de consumo (material de escritório e limpeza, etc.) e serviços terceiriza-
dos (transporte hospedagem, alimentação serviços de tradução de design 
gráfico entre outros). 
Assim, a organização dos gastos financeiros exige acompanhamento de 
detalhamento de tipos de recursos, entradas e saídas e, para isso, a utilização 
de ferramentas que auxiliem na organização desses recursos é fundamental.
Organização operacional
Um dos componentes da organização dos recursos operacionais é a gestão 
dos materiais equipamentos e instalações necessários para a execução do 
evento. Contudo, esses recursos precisam ser ajustados à organização do 
evento.Para isso, faz-se necessário um controle a respeito de onde, como e 
por quem serão utilizados. Nesse sentido, é necessário organizar um fl uxo 
que vai desde a defi nição de quais recursos serão adquiridos ou alugados, 
quanto vai se gastar na sua aquisição ou locação até a quantidade de recursos 
para a organização e execução do evento. É necessário, portanto, estar atento 
aos gastos previstos para esse componente, de modo que não se ultrapasse o 
gasto defi nido no orçamento.
A organização e o acompanhamento dos recursos humanos é outro item 
importante na organização do evento. O acompanhamento da contratação de 
prestadores de serviços e terceiros é um ponto importante para garantir que 
as atividades previstas possam ser organizadas. Para a melhor organização e 
distribuição das pessoas por atividade, Mendonça e Perozin (2014) indicam 
primeiramente realizar um detalhamento das pessoas necessárias para a exe-
cução das atividades, conforme mostra o Quadro 3. 
5Organização e execução de eventos
Fonte: Adaptado de Mendonça e Perozin (2014).
Cargo Função
Número de 
colaboradores
Nome Observação
Mestre de 
cerimô nias 
Cerimoniar o 
evento; preparar 
e atualizar texto; 
organizar plená ria; 
testar equipamen-
tos como microfo-
nes, etc.
1 Joã o de 
Oliveira
Profissional tercei-
rizado, receberá 
honorá rio con-
forme acordado 
em contrato. 
Estará disponí vel 
dois dias antes 
do evento para 
ensaios do texto 
e posicionamento 
de palco. Traje 
social.
Cerimonialista Preparar e 
atualizar o texto 
para o mestre 
de cerimô nias; 
conduzir a 
cerimô nia con-
forme instruç õ es 
no pré -evento. 
Responsável pela 
supervisão dos 
recepcionistas.
1 Júlio 
Moraes
Profissional tercei-
rizado, receberá 
honorá rio con-
forme acordado 
em contrato. Traje 
social.
Recepcionista Responsá vel pelo 
credenciamento 
do pú blico e 
entrega de ma-
teriais e brindes, 
orientaç ã o e 
informaç õ es perti-
nentes ao evento 
junto ao pú blico 
participante.
1 Marina 
Martins
Profissional tercei-
rizado, receberá 
honorá rio con-
forme acordado 
em contrato.
Mendonça e Perozin (2014) sugerem, ainda, que, na tabela, sejam colocadas 
informaç õ es sobre vestuário e o horário que em será realizada a capacitação 
para os envolvidos na organização e execução do evento. 
Quadro 3. Detalhamento das pessoas necessárias para execução das tarefas
Organização e execução de eventos6
Organização e execução em segmento 
de eventos
Executar o evento é o momento de colocar em prática tudo o que foi plane-
jado e organizado nas condições de qualidade e com os custos defi nidos. 
Independentemente do tipo de evento que se deseja realizar, existem pro-
cessos que são comuns na organização e execução. As diferenças estão nas 
características de um evento: por exemplo, eventos desportivos exigem muito 
cuidado com relação aos regulamentos e às especifi cidades técnicas, enquanto 
eventos benefi centes têm um caráter fi lantrópico, exigindo controle nos gastos 
e captação de doações e voluntários. Todovia, o que se destaca em todos os 
tipos de evento é o papel fundamental dos organizadores para garantir que o 
planejamento seja executado.
Antes do dia do evento, a comissão organizadora deve planejar uma reu-
nião com todos os envolvidos na execução do evento. O alinhamento entre as 
equipes de execução antes da realização do evento é outra responsabilidade 
da comissão, e a reunião geral de alinhamento objetiva assegurar que as 
informações sobre o evento e possíveis dúvidas sobre atividades, papé is e 
responsabilidades sejam esclarecidas antes do evento. Conforme lembram 
Mallen e Adams (2013), a equipe de execução do evento é maior que aquela 
que o planejou, sendo composta por prestadores de serviços, voluntários, 
fornecedores, entre outros.
Todos os envolvidos na execução do evento necessitam de uma oportu-
nidade para ouvir, entender e se apropriar do planejamento geral do evento 
e do plano da área onde estarão atuando. Mallen e Adams (2013) ressaltam 
que, para a realização da reunião, é necessário que a comissão organizadora 
estruture os temas que serão tratados, os materiais que serão utilizados e 
distribuídos, trazendo clareza dos papéis e responsabilidades de todos os 
envolvidos. Quando o porte do evento é pequeno, é possível realizar uma 
reunião única com todos, mas, como reforçam Mallen e Adams (2013), no 
caso de grandes eventos, como os megaeventos desportivos, grandes eventos 
sociais ou beneficentes, que englobam um grande número de envolvidos e 
muitas atividades, torna-se necessário segmentar reuniões por área para 
tratar dos assuntos específicos. 
A fase de realização do evento exige da comissão organizadora do evento 
coordenação das atividades que serão realizadas durante o evento e controle 
dos recursos do evento. No Quadro 4, a seguir, você confere as características 
da fase de execução e controle das atividades.
7Organização e execução de eventos
Fase Característica Ações
Execução  Realização das atividades.
  Aplicação dos recursos.
  Montagem da estrutura.
  Apresentação do plano operacio-
nal para os envolvidos.
  Acionamento da comuni-
cação entre os envolvidos.
  Execução das etapas pre-
vistas e programadas.
  Emprego dos recursos 
materiais e humanos con-
forme o planejamento.
  Realização de reestrutura-
ções necessárias diante de 
imprevistos seguindo o 
projeto do evento.
Controle  Supervisão e coordenação dos 
recursos.
  Comparação entre previsto e 
realizado.
  Garantia de que o andamento das 
atividades está sendo realizado 
conforme o planejamento.
  Monitoramento das atividades 
desenvolvidas durante o evento.
  Monitoramentos dos recursos fi-
nanceiros conforme o orçamento 
previsto do evento.
  Aprovação de solicitações 
não previstas no planeja-
mento do evento.
  Reorganização dos recur-
sos humanos em ativida-
des diferentes das previs-
tas no planejamento.
  Controle do cronograma 
do evento.
Quadro 4. Execução e controle: características e ações
A função da comissão organizadora é garantir que a execução e o controle 
do evento aconteçam conforme o planejado no projeto; contudo, imprevistos 
podem acontecer e, nesses casos, a comissão tem a responsabilidade de acolher 
as ocorrências e rapidamente procurar soluções para o problema em conjunto 
com as equipes. Nessa direção, Bruna (2011) reforça a importância de os orga-
nizadores do evento estarem presentes desde a montagem da infraestrutura até 
sua desmontagem para devolução de produtos e materiais de todos os serviços, 
garantindo o cumprimento dos prazos e horários. A autora chama a atenção 
para a importância da programação do evento para verificar desenvolvimento 
das atividades, quem participa, duração e encerramento da atividade. Nessa 
direção, a autora apresenta um roteiro para evento corporativo que pode ser 
adaptado para os demais tipos de evento (Quadro 5).
Organização e execução de eventos8
Fonte: Adaptado de Bruna (2011).
Data: 
Versão (considerando que o roteiro sempre sofre alterações)
Horário Atividade
19h Coquetel no espaço externo, 
com música ambiente.
19h40 Abertura do salão de jantar e 
posicionamento dos convidados. 
Música ambiente enquanto os 
convidados tomam seus lugares
20h10 Tela mãe Mestre de cerimônia: (no palco) 
senhoras e senhores, boa noite! 
É um prazer recebê-los.
Tela Bandeira do Brasil Mestre de cerimônias: 
convidamos a todos para que, 
em pé, ouçamos a execução do 
hino nacional brasileiro...
20h15 Tela mãe Mestre de cerimônias: chamamos 
ao palco o senhor Y, presidente 
da (nome da empresa), para nos 
dar as boas-vindas.
20h16 Tela mãe
Sr. Y faz seu pronunciamento (10 
minutos)
(Sr. Y no palco)
20h26 Tela mãe Mestre de cerimônias: obrigado, 
senhor Y, e chamamos agora o 
senhor z, diretor comercial da 
(nome da empresa), que nos 
apresentará as estratégias de 
vendas que serão adotadas...
20h28 Power point com estratégias de 
vendas. Sr. z faz a apresentação 
(20 minutos)
(senhor z no palco)
Quadro5. Roteiro de jantar de lançamento
Bruna (2011) explica que o roteiro segue até o final da solenidade de 
abertura, quando é servido o jantar e, posteriormente, uma atração se 
apresenta. 
9Organização e execução de eventos
Percebe-se como a função da comissão organizadora é garantir que a exe-
cução e o controle do evento aconteçam. Nessa direção, Mallen e Adams (2013) 
reforçam que o papel da comissão organizadora é facilitar o andamento do 
evento, para o que é necessário estar atento a todos os detalhes do planejamento. 
Assim, faz-se necessário monitorar as questões de cronograma e progresso, 
verificando se o tempo previsto para montagem da estrutura é o suficiente, 
por exemplo, no caso de eventos desportivos que receberão competidores de 
outras localidades, se o translado dos participantes até o local está dentro 
do tempo planejado ou se ocorrerá algum atraso. O mesmo cuidado com 
cronograma e progresso é necessário para o recebimento de doações para um 
evento beneficente e para garantir que a decoração de um jantar seja montada 
no tempo previsto antes de os convidados chegarem. 
Para auxiliar no controle das atividades que as equipes realizarão no evento, 
os membros da organização podem elaborar um cronograma com todas as 
ações previstas para o dia do evento. Mallen e Adam (2013) apresentam um 
quadro de cronograma por tarefas para um evento desportivo, mas que também 
pode ser adaptado para os demais segmentos de eventos (Quadro 6).
Prazo Atividade Responsável 
06h30 Chegar na área de estar do hotel e verifi-
car se as credenciais estão prontas. 
Checar se a montagem de café da manhã 
está completa, se os alimentos corretos 
estão disponíveis no buffet e se a sinaliza-
ção está apropriada. 
Membro da comissão e 
membro da equipe
07h às 10h Recepcionar todos os convidados da im-
prensa na área de café da manhã. Checar 
as credenciais de cada pessoa na entrada. 
Membro da equipe
08h Ir às instalações da competição e certifi-
car-se de ter a credencial disponível. 
Conduzir uma visita de inspeção nas 
áreas de estar das instalações da com-
petição para checar se estão montadas 
corretamente. 
Conduzir uma breve reunião final com 
voluntários.
Membro da comissão
Quadro 6. Cronograma de acompanhamento de atividades
(Continua)
Organização e execução de eventos10
No exemplo de Mallen e Adams (2013), as tarefas seguem até a finalização 
do dia e é possível perceber que, por meio do cronograma, é possível ter visão 
das tarefas de todos os envolvidos no evento, o que facilita o controle e o 
acompanhamento das atividades. 
Fonte: Adaptado de Mallen e Adams (2013).
Prazo Atividade Responsável 
08h30 Encontrar com o gerente dos serviços 
de alimentação das instalações da 
competição para confirmar todos os 
detalhes da alimentação do dia. 
Coordenador de hospi-
talidade e gerente dos 
serviços de alimenta-
ção das instalações da 
competição
08h45 Dirigir-se à área de descanso da 
imprensa e seguir a relação de itens a 
serem checados para garantir que to-
das as comidas, bebidas e os acessórios 
(copos, guardanapos, tigelas, toalhas 
de mesa, panos para limpar respingos, 
entre outros) foram entregues no local. 
Membro da comissão e 
membro da equipe
08h30 às 
17h
A principal tarefa é circular pelo evento 
e realizar checagens regulares em to-
das as áreas de estar para garantir seu 
funcionamento, bem como atender 
a quaisquer solicitações especiais e 
gerenciar voluntá rios.
Membro da comissão
09h Áreas de trabalho e quadras são aber-
tas à imprensa.
Gerente instalações da 
competição
09h às 17h A equipe de limpeza deve completar 
seu trabalho no horário previsto. 
Voluntários da área de descanso da 
imprensa se revezarão, como pro-
gramado, durante o almoço, e farão 
pausas para garantir que a área nunca 
fique desacompanhada.
Membros da equipe
Quadro 6. Cronograma de acompanhamento de atividades
(Continuação)
11Organização e execução de eventos
A organização de eventos pode ser relacionada com a área administrativa, de modo que 
é útil buscar mais informações sobre a gestão de projetos, materiais e processo dentro 
da área de administração, que podem ser contextualizadas para o desenvolvimento 
de todas as fases do evento, além de trazer exemplos de ferramentas e métodos 
adaptáveis para a sua gestão. 
Organização e execução na prática
Para que o evento ocorra conforme o esperado, é necessário que as atividades 
estejam bem organizadas e distribuídas entre os envolvidos. Além disso, na 
execução, é necessário estar atento a todo e qualquer contratempo que possa 
prejudicar o evento. Para Matias (2013), no decorrer das atividades, conforme as 
determinações do pré-evento, todas as etapas previstas devem ser acompanhadas. 
Todos os envolvidos na realização do evento devem estar a postos e atentos 
a qualquer ocorrência durante o evento. No caso de ocorrência, a comissão 
organizadora deve ser comunicada do ocorrido e os devidos recursos precisam 
ser acionados para atender o convidado ou participante. 
Durante o evento, é papel dos membros da comissão organizadora estar 
circulando nas instalações, verificando se as atividades estão se desenvolvendo 
bem e sanando dúvidas dos colaboradores. Lidar com os imprevisto é outro 
fator que deve ser considerado por todos os envolvidos na execução e, para 
isso, é importante utilizar de sistemas de comunicação interna, como rádios 
(walkie talkie) ou os próprios celulares, para agilizar a resolução das demandas. 
Mallen e Adams (2013) apontam que uma das principais razões para que uma 
atividade não seja realizada conforme o previsto são as falhas de comunicação 
dentro das equipes. Dessa forma, é papel dos organizadores estar atento ao 
entendimento entre os membros da equipe quanto às atividades. Além disso, 
conforme apontam os autores (MALLEN; ADAMS, 2013), é função dos 
gestores do evento facilitar o processo de comunicação e, com isso, promover 
um espírito de colaboração entre os colaboradores. Com isso, a agilidade em 
resolver problemas é garantida e promove um clima de trabalho harmonioso 
e um impacto positivo para os convidados.
Sobre a execução das atividades gerais do evento, um componente similar, 
independentemente do tipo de evento, é um local estratégico para atender o 
público presente na sua chegada e durante o evento, a secretaria do evento. 
Esse local serve como apoio administrativo do evento e sua função é dar suporte 
Organização e execução de eventos12
direta ou indiretamente ao público e aos envolvidos na execução. Em caso 
de grandes eventos, é possível ter diversas secretarias espalhadas pelo local. 
Na secretaria do evento, são alocados os recepcionistas e orientadores do 
público. É importante organizar todos os materiais e equipamentos que serão 
utilizados na secretaria antes do início do evento, ação que deve ser realizada 
em todos os espaços onde acontecerem as atividades do evento. Antes do 
início do evento, deve-se distribuir uniformes e identificação para todos os 
colaboradores do evento. Sobre as funções de recepção e atendimento ao 
público, Matias (2013) lista como atividades no dia do evento: 
  receber participantes, público e autoridades;
  atender o público em geral quanto a informações sobre o evento;
  apoiar os outros espaços do evento;
  orientar e conduzir pessoas que desejam realizar a inscrição no evento 
no dia;
  distribuir programação e outros materiais;
  providenciar materiais para palestrantes;
  entregar certificados ao final do evento.
A respeito dos serviços prestados durante o evento, os de comunicação e 
marketing continuam no dia do evento com a divulgação dos patrocinadores 
e apoiadores do evento e também com o atendimento à imprensa. Para isso, 
Matias (2013) aponta que se deve garantir que o local destinado a jornalistas 
esteja em plenas condições e que a programação de entrevista após as ativida-
des seja realizada. Alguns itens que precisam ser garantidos para a imprensa 
durante o dia são: 
  material de escritório; material de divulgação do evento;
  programação do evento;
  acesso à internet;
  um colaborador responsável por dar suporte às solicitações dos jorna-
listas e gerenciar o tempo durante as entrevistas.
Assim, é necessário garantir que os integrantes da sala estejam bem asses-
sorados e com informações contínuas sobre o andamento das atividades do 
evento. Além disso, é preciso estar atento aos materiais para que seja realizada 
a reposição dos equipamentos, de modo que, diante de qualquer imprevisto, as 
medidas necessárias possam ser realizadas para a troca ou assistência técnica.
13Organização e execução de eventos
Para convidados e participantes do evento de outras localidades, é neces-
sário que uma pessoa da equipe do evento esteja esperando no hotel onde 
estão hospedados para orientá-los e conduzi-los até o local do evento. O 
responsável pelo acompanhamento deve estar em contato com o responsável 
por recepcionar essas pessoas no local do evento, o que é necessário para que 
qualquer mudança seja informada entre os membros da equipe, garantindo 
que a chegada no evento aconteça conforme o planejado. 
A área de serviços deve ficar muito atenta à reposição de materiais e pro-
dutos, além de manter o espaço organizado para que o público tenha uma boa 
impressão tanto em relação à organização da estrutura quanto ao atendimento de 
suas solicitações. A execução do evento exige de todas equipes muito empenho 
e atenção aos detalhes durante as atividades e também no seu encerramento. 
O evento não se encerra com a apito final ou com o fechamento das portas: 
após o encerramento das atividades para o público, começam as atividades 
do pós-evento. Como lembram Mendonça e Perozin (2014), o pós-evento é o 
momento de avaliar todas as ações desenvolvidas e de fechar o orçamento, 
agradecer ao público e aos envolvidos em todas as etapas. 
As primeiras ações práticas do pós-evento estão ligadas à desmontagem da 
estrutura física utilizada. Dependendo do tamanho da infraestrutura montada, 
às vezes, são necessários vários dias e uma grande equipe para realizá-la, vide 
o exemplo de megaeventos, como festivais e grandes competições esportivas. É 
preciso acompanhar de perto toda a desmontagem, garantindo que não haverá 
dano ao local — como lembram Medonça e Perozin (2014), em eventos, alguns 
contratos de locação preveem multas para danos à estrutura do local e para 
atrasos no prazo estipulado para desmontagem. Além disso, é preciso garantir 
que o serviço de limpeza deixe o local em perfeitas condições de higiene. 
Ainda, é também necessário devolver os materiais não utilizados, os ma-
teriais promocionais de patrocinadores e apoiadores, além dos equipamentos 
que foram locados para o evento, garantindo que estejam em perfeitas con-
dições e que sejam devolvidos em até três dias após a finalização do evento 
(MENDONÇA; PEROZIN, 2014). 
Além dos aspectos estruturais, o pós-evento se caracteriza pela organização, 
pelo agradecimento e pela avaliação das atividades, de modo que a secretaria 
do evento continua atuando. Conforme Matias (2013) destaca, são funções 
da secretaria nessa fase: 
  elaborar e enviar agradecimento para todos os envolvidos direta ou 
indiretamente no evento;
  organizar e arquivar todos os documentos relativos ao evento;
Organização e execução de eventos14
  no caso de eventos científicos, garantir que os anais estejam prontos 
para disponibilização;
  elaborar portfólio do evento. 
Com o marketing e a comunicação, pode-se divulgar como o evento trans-
correu, os resultados alcançados e fotos para as mídias sociais. 
Por fim, é necessário avaliar todas as etapas do evento até sua finalização. 
Nesse sentido, a avaliação dos envolvidos em todas as fases e também do pú-
blico participante é fundamental para analisar os pontos positivos e os pontos 
de melhoria para os próximos eventos. Para isso, pode-se usar plataformas 
digitais para a elaboração e o envio de formulários para preenchimento.
BRUNA, R. D. Eventos Corporativos: encantar, aproximar, vender. In: MATIAS, M. (Org.). 
Planejamento, organização e sustentabilidade em eventos: culturais, sociais e esportivos. 
Barueri: Manole, 2011.
MAXIMIANO, A. Teoria Geral da Administração: da escola científica à competitividade em 
economia globalizada. São Paulo: Atlas, 1997.
MALLEN, C.; ADAMS, L. J. Gestão de eventos esportivos, recreativos e turísticos: dimensões 
teóricas e práticas. Barueri: Manole, 2013. 
MATIAS, M. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 6. ed. Barueri: Manole, 
2013.
MENDONÇA, M. J. A.; PEROZIN, J. G. P. A. Planejamento e organização de eventos. São 
Paulo: Erica, 2014. 
SILVA, R. O. Teorias da administração. 3. ed. São Paulo: Pearson, 2013.
15Organização e execução de eventos