Arquivologia: Protocolo e Classificação de Arquivos

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ARQUIVOLOGIA PARA PG‐DF
PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA
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1
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Olá, queridos alunos! 
Antes de começarmos a aula, quero esclarecer um pequeno problema
de calendário que tivemos aula passada. 
As minhas aulas são sempre às quintas-feiras e, por algum motivo
desconhecido, no site havia, até semana passada, uma contradição.
Apesar de expressamente escrito que as aulas seriam às quintas-
feiras, algumas datas no calendário eram de quartas-feiras. 
Eu recebi um post no fórum perguntando porque a aula estava
atrasada e não entendi. Aí fui, então, checar e vi o ocorrido. Desde a
semana passada, há um aviso no quadro de avisos. Peço desculpas
pela confusão. As aulas são sempre às quintas, ok? 
Então, vamos à nossa aula? Sei que, às vezes, pode parecer meio
desanimador estudar para um concurso com uma banca que não tem
muita tradição, mas, por outro lado, pode ser uma boa vantagem. 
Veja o meu caso, por exemplo. O concurso da Câmara dos Deputados
(cuja aprovação me rendeu o meu cargo atual) foi da FCC, que, à
época, era ainda relativamente desconhecida e muitíssimo criticada.
Como eu ainda estava iniciando o estudo no mundo dos concursos,
tirei deste fato uma grande vantagem: ninguém era, à época,
especialista em provas da FCC. Então, apesar de haver começado a
estudar a pouco tempo, eu estava no mesmo patamar que a maioria
das pessoas: aprendendo a como lidar com a FCC. 
Havia pessoas especialistas no CESPE e na ESAF, mas, no fundo,
ninguém era craque no estilo de questões da FCC. Opa, uma ótima
oportunidade pra eu me tornar craque nisto (hoje, entretanto, com os
milhões de concursos de tribunais que a FCC tem realizado, existem,
já, vários concursandos especialistas nesta banca). 
O que eu quero dizer para você é que ninguém é especialista na
IADES, ninguém. Então, o que você deve fazer é tentar tirar proveito
disso, analisando com calma as poucas provas antigas, tentando
determinar uma tendência da banca em todas as matérias – não só
arquivologia. 
Eu, no seu lugar, imprimiria todas as provas disponíveis da IADES e,
com tempo, no fim de semana, sentaria com calma debaixo de uma 
 
 
árvore e analisaria as provas, detalhe a detalhe. Isso pode fazer toda
a diferença e determinar o rumo dos seus estudos. Combinado?! 
Hoje, na nossa aula, vamos ver um assunto muito importante para a
prova: protocolo. Tão importante que, logo no início da matéria, o
edital fala em “arquivo e protocolo”. Arquivos nós já estudamos na
aula 01, chegou a vez do protocolo. 
Depois de estudarmos protocolo, vamos, ainda, ver o tópico
“arquivamento de registros informatizados”, que está mais pra
informática que pra arquivologia. Vamos lá? 
1. (TERRACAP – 2010- FUNIVERSA) Acerca da classificação
dos arquivos, aqueles que guardam os documentos mais
novos e mais utilizados na instituição são chamados de
arquivos 
(A) intermediários. 
(B) setoriais. 
(C) centrais. 
(D) correntes. 
(E) gerais. 
Bom, iniciamos com esta questão somente para ter certeza que você
está antenado naquilo que vimos nas aulas anteriores. Não se
esqueça que, em cada aula, vemos assuntos diferentes e, agora, que
estamos avançando na matéria, você não pode se esquecer do que
vimos nas aulas anteriores. 
Seja estudando novamente a aula, seja por meio de grifos ou de
resumos (ou de qualquer outra técnica de que você se valha), você
não pode se perder no caminho. Ok? 
O item é bem facinho, não é? Quais os arquivos que guardam os
documentos mais novos e mais utilizados na instituição? São os
arquivos correntes, como pode se perceber pela sua própria
definição, dada na Resolução nº 1, de 18 de outubro de 1995, do
Conarq: 
 
 
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“Consideram-se arquivos correntes os conjuntos de documentos em
curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de
consultas freqüentes.” 
GABARITO: D 
2. (HFA – 2009 – FUNIVERSA) Assinale a alternativa que
apresenta uma atividade que não constitui atividade de
arquivo corrente. 
(A) Protocolo. 
(B) Expedição. 
(C) Arquivamento. 
(D) Recolhimento. 
(E) Transferência. 
Essa questão é muito importante para os nossos estudos nesta aula.
Sei que você se lembra que estudamos os arquivos correntes,
intermediários e permanentes. Existem algumas atividades que são
típicas de determinados arquivos, e é isto que a questão quer saber. 
No caso, o examinador quer saber qual atividade não é atividade
típica de arquivo corrente. Para isto, precisamos saber, afinal, quais
são essas atividades típicas de arquivo corrente. 
Pela natureza do arquivo corrente, várias das atividades de um
arquivo são a ele relacionadas, como as atividades de: 
1 – Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e
movimentação; 
2 – Expedição; 
3 – Arquivamento; 
4 – Empréstimo e consulta; 
5 – Destinação. 
 
 
Em provas de concurso público, é muito comum o examinador
perguntar se, por exemplo, protocolo é uma atividade típica de
arquivos correntes. A resposta é afirmativa. Não só o protocolo, mas
todas as cinco atividades elencadas acima são atividades típicas de
arquivos correntes. 
Vamos aproveitar esta questão para estudar cada uma delas: 
PROTOCOLO 
Protocolo é, na definição da terminologia arquivística brasileira,
denominação geralmente atribuída a setores encarregados do
recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos
em curso. 
O protocolo envolve o recebimento e a classificação dos documentos,
além do registro e da movimentação. 
Em questões de concurso público, é recorrente a exigência do
conhecimento sobre essas quatro atividades do protocolo:
recebimento, classificação, registro e movimentação. 
O quadro abaixo lista as rotinas de recebimento e de classificação: 
Rotinas Passos 
1 Receber a correspondência (malotes, balcão, ECT). 
2 Separar a correspondência oficial da particular. 
3 Distribuir a correspondência particular. 
4
Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de
caráter sigiloso. 
5
Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos
destinatários. 
6 Abrir a correspondência ostensiva. 
7
Tomar conhecimento da correspondência pela leitura,
verificando a existência de antecedentes. 
8 
Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não
estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação
informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a
juntada. 
 
 
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Interpretar e classificar a correspondência, com base no código
de assuntos adotado, se for o caso. 
10
Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que
possível, no canto superior direito do documento. 
11
Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o
código de assunto, se for o caso. 
12 
Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na fi cha de
protocolo. 
13 
Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação. 
Veja, no quadro, uma diferença significante na postura do protocolo,
em relação aos documentos ostensivos e sigilosos. 
O protocolo abre a correspondência ostensiva, mas simplesmente
encaminha a correspondência sigilosa aos seus respectivos
destinatários. 
Ora, se a correspondência é sigilosa, não faz, de fato, muito sentido o
protocolo abri-la. 
O quadro abaixo lista as rotinas de registro e de movimentação do
protocolo: 
Rotinas Passos 
1 
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número
de protocolo; data de entrada; procedência, espécie, número e
data do documento; código e resumo do assunto; primeira
distribuição. 
2 
Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o
ao seu destino, juntamente com os antecedentes, após o
registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas, se
for o caso. 
3 
Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas
de procedência e assunto, rearquivando-as em seguida 
 
 
4 Arquivar as fichas de protocolo, em ordem numérica.5 
Receber dos vários setores os documentos a serem
redistribuídos; anotar nas respectivas fichas (numéricas) o
novo destino. 
6 
Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de
acordo com despacho de autoridade competente. 
EXPEDIÇÃO 
O quadro abaixo lista as rotinas de expedição, segunda atividade
típica dos arquivos correntes: 
Rotinas Passos 
1 
Receber a correspondência (original, envelope e cópias em
quantidades a serem determinadas). 
2 Verificar se não faltam folhas ou anexos. 
3 Numerar e completar a data, no original e nas cópias. 
4 Separar o original das cópias. 
5
Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT,
malotes ou em mãos. 
6 
Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que
lhes deram origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao
Arquivo propriamente dito. 
ARQUIVAMENTO 
Arquivamento é muito útil à organização, pois, mais importante do
que arquivar, é recuperar a informação de maneira ágil e eficiente.
Não adianta nada ter a informação ali e, na hora de buscá-la, não
saber encontrá-la, não é mesmo? 
Alguns métodos de arquivamento são adotados para facilitar a
recuperação e são incansavelmente cobrados em concursos públicos.
Ah, mas você já sabe que métodos são esses! A eles, dedicamos 
 
 
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nossa aula passada, inteirinha. Veja só a interligação entre os
conteúdos! 
Se tiver, ainda, alguma dúvida sobre os métodos de arquivamento,
esta é a hora de voltar à aula passada e sedimentar, de vez, os
conhecimentos sobre este assunto. Passemos, então, à próxima
atividade dos arquivos correntes. 
EMPRÉSTIMO E CONSULTA 
Após estudar as três primeiras atividades dos arquivos correntes (a
saber: protocolo, expedição e arquivamento), passemos, agora, à
quarta atividade: empréstimo e consulta. 
Deve-se ter muito cuidado ao realizar o empréstimo de um
documento para não correr o risco de perdê-lo ou de não recuperá-lo.
Por isso, é costume ceder ou liberar para consulta documentos
somente os órgãos que os receberam ou produziram. 
Há um documento, chamado guia-fora, cobrado em concursos
públicos, que auxilia o arquivo nesta tarefa de empréstimo. Ao ser
retirado um documento de uma pasta, em seu lugar será colocada
uma guia-fora, que conterá as informações necessárias ao
rastreamento do documento, como a data de retirada, a identificação
da pessoa que o retirou, etc. 
DESTINAÇÃO 
Última atividade dos arquivos correntes é a destinação, conceituada
pela terminologia arquivística brasileira como: conjunto de operações
que se seguem à fase de avaliação dos documentos destinadas a
promover sua guarda temporária ou permanente, sua eliminação ou
sua microfilmagem. 
Você já sabe: alguns documentos têm valor temporário; outros, valor
permanente e, por isso, não poderão, jamais, ser eliminados. 
A primeira fase desta etapa de destinação é analisar e avaliar os
documentos para determinar se eles têm valor temporário ou
permanente. 
Para auxiliar nesta decisão, há um instrumento, muitíssimo cobrado
em concursos públicos, chamado tabela de temporalidade. A tabela
de temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado pela
autoridade competente, que estabelece prazos para a manutenção
dos documentos em arquivos correntes ou intermediários ou para sua
eliminação. 
 
 
Veja a definição da terminologia arquivística brasileira: 
“Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente,
que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos
nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos
permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e
eliminação.” 
Ufa! Vimos, até agora, as atividades dos arquivos correntes. Por isto,
as letras “a”, “b” e “c” não são o gabarito da questão, pois são, de
fato, atividades desse tipo de arquivo (e a questão pede a atividade
que não o é). 
Falta-nos saber, ainda, o que são os conceitos de transferência e
recolhimento. 
Transferência é a passagem dos documentos do arquivo corrente para
o arquivo intermediário. 
Recolhimento é a passagem dos documentos dos arquivos correntes
ou intermediários para os permanentes. 
Estes procedimentos são feitos em razão da frequência de uso e o
valor do documento (guarde bem a diferença entre transferência e
recolhimento – isto é muito cobrado em provas!). 
O artigo 1º da Resolução nº 2, de 18 de outubro de 1995, do Conarq,
estabelece que: 
“Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos às
instituições arquivísticas públicas, pelos órgãos e entidades do Poder
Público, deverão estar organizados, avaliados, higienizados,
acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que
permita sua identificação e controle. 
§ 1º Considera-se transferência a passagem de documentos de um
arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão sua
destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda
permanente. 
§ 2º Considera-se recolhimento a entrada de documentos para
guarda permanente em instituições arquivísticas públicas.” 
Portanto, a atividade que está necessariamente ligada aos arquivos
correntes é a transferência e, por isso, a letra “d” é o gabarito da
questão. 
 
 
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GABARITO: D 
3. (IPHAN – 2009 – FUNIVERSA) A avaliação de
documentos é uma das atividades mais complexas dos
arquivos, considerando os aspectos subjetivos que a
perpassam. Todavia, alguns estudiosos indicam critérios
para orientá-la. Entre os parâmetros de classificação
encontrados na literatura, pode-se considerar a distinção
entre valores 
(A) primários e administrativos. 
(B) probatórios e informativos. 
(C) probatórios e secundários. 
(D) secundários e informativos. 
(E) primários e fiscais. 
Perceba a sutileza da pergunta do examinador. Ele quer a distinção
entre valores; quer saber, portanto, os valores que não são iguais;
que são diferentes. 
Para relembrar: valor primário é aquele atribuído em função do
interesse que possa ter para a organização, levando-se em conta a
sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc. É o valor
pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um
objetivo administrativo) e, por isso, está presente em todos eles,
quando de sua criação. 
Assim, com base no parágrafo anterior, valor primário pode ser
chamado de valor administrativo e, também, de valor fiscal. Por isso,
as letras “a” e “e” estão já descartadas. 
O que faz um documento não ser eliminado e ser mantido sob guarda
permanente é o seu valor secundário (informativo ou probatório). 
Todos os documentos nascem com valor administrativo – valor para o
qual foram criados – mas apenas alguns adquirem valor secundário:
aqueles que serão mantidos sob guarda permanente. Os outros
documentos, que perderam o seu valor administrativo e não possuem
valor histórico ou probatório (valor secundário), serão eliminados. 
 
 
Portanto, como o valor secundário pode ser probatório ou
informativo, as letras “c” e “d” estão, também, descartadas. 
Dessa forma, a letra “b” é o gabarito da questão, pois os valores
informativo e probatório não são iguais, apesar de serem, ambos,
valores secundários. A diferença entre eles é aquela que a gente pode
perceber pelo próprio nome: os documentos que possuem valores
informativos informam alguma coisa; aqueles que possuem valor
probatório, por sua vez, provam alguma coisa. 
Deu pra entender? É uma questão bem sutil, de detalhes. O
examinador pede valores distintos entre si. O valor primário pode ser
administrativo, legal, fiscal, etc. O valor secundário pode ser
informativo, probatório, mas estes valores (informativo e probatório)
não se confundem entre si. 
GABARITO: B 
4. (STJ – 2008 – CESPE) As atividades de registro,
expedição, distribuição e movimentação são típicas do
protocolo, apesar de esta última ter uma participação
importante dos setores de trabalho do órgão/instituição. 
Item certo 
O examinadorpergunta se registro, expedição, distribuição e
movimentação fazem parte das atividades de protocolo. Fazem sim.
Como as atividades de expedição, de distribuição e a própria
movimentação fazem todas parte das atividades de movimentação, o
item está correto. 
Note que não é suficiente simplesmente memorizar as quatro
atividades de protocolo. É necessário, além disso, saber quais rotinas
estão dentro da cada atividade. 
Para responder a este item, veja, era preciso saber que expedição,
distribuição e movimentação fazem parte da atividade de
movimentação do protocolo. 
5. (STJ – 2008 – CESPE) Quando entra no
órgão/instituição, o documento deve ser registrado, o
que significa identificá-lo em um formulário próprio ou
em um sistema informatizado que deve conter a origem,
a espécie, o destino, o número e a data do documento,
entre outros elementos. 
Item certo 
 
 
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O registro é uma das atividades do protocolo, atividade típica de
arquivo corrente. Vamos rever o quadro que sintetiza as atividades de
registro e movimentação? 
Rotinas Passos 
1 
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número
de protocolo; data de entrada; procedência, espécie, número e
data do documento; código e resumo do assunto; primeira
distribuição. 
2 
Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o
ao seu destino, juntamente com os antecedentes, após o
registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas, se
for o caso. 
3
Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas
de procedência e assunto, rearquivando-as em seguida 
4 Arquivar as fichas de protocolo, em ordem numérica. 
5 
Receber dos vários setores os documentos a serem
redistribuídos; anotar nas respectivas fichas (numéricas) o
novo destino. 
6 
Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de
acordo com despacho de autoridade competente. 
Ficou claro, com a análise do quadro, que o item está correto. 
6. (STJ – 2008 – CESPE) O protocolo deve separar as
correspondências oficiais das particulares e a
correspondência oficial de caráter ostensivo da de
caráter sigiloso. 
Item certo 
O quadro a seguir lista, uma a uma, as rotinas de recebimento e
classificação do protocolo: 
Passos Rotinas 
1 Receber a correspondência (malotes, balcão, ECT). 
2 Separar a correspondência oficial da particular. 
 
 
3 Distribuir a correspondência particular. 
4
Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de
caráter sigiloso. 
5
Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos
destinatários. 
6 Abrir a correspondência ostensiva. 
7
Tomar conhecimento da correspondência pela leitura,
verificando a existência de antecedentes. 
8 
Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não
estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação
informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a
juntada. 
9 
Interpretar e classificar a correspondência, com base no código
de assuntos adotado, se for o caso. 
10
Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que
possível, no canto superior direito do documento. 
11
Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o
código de assunto, se for o caso. 
12 
Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na fi cha de
protocolo. 
13 
Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação. 
De fato, separar as correspondências oficiais das particulares é tarefa
do protocolo. 
Além disso, deve-se, também, separar a correspondência oficial de
caráter ostensivo da de caráter sigiloso. 
Observe que a correspondência oficial poderá ser aberta pelo
protocolo, mas a correspondência sigilosa, por óbvio, não o poderá –
deverá ser encaminhada aos respectivos destinatários. Essa diferença
é muito cobrada em provas de concurso público. 
7. (STJ – 2008 – CESPE) Processo é o termo geralmente
usado na administração pública para designar o conjunto 
 
 
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de documentos reunidos em capa especial, e que vão
sendo organicamente acumulados no decurso de uma
ação administrativa ou judiciária. 
Item certo 
Esses dois últimos itens desta prova do STJ foram fáceis para quem
já era servidor público. 
Processo é, de fato, o termo, geralmente usado na administração
pública, para designar o conjunto de documentos reunidos em capa
especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de
uma ação administrativa ou judiciária. 
Perceba que a “capa especial” não significa, necessariamente, uma
capa especial, fisicamente falando. Esse “especial” não significa que a
capa precisa ser mais bonita ou mais duradoura que o resto do
processo. Significa, apenas, que tudo aquilo relacionado àquele
processo será, sob aquela capa, mantido e guardado. 
8. (STJ – 2008 – CESPE) As folhas de um processo devem
ser numeradas e rubricadas exclusivamente pelos
funcionários do protocolo. 
Item errado 
Mais uma vez, acertou essa questão quem já era servidor público (ou
quem já estava acostumado à rotina de uma repartição pública). As
folhas de um processo devem ser numeradas e rubricadas pelos
funcionários do local por onde o processo está tramitando. 
Imagine você se, toda vez que uma nova folha fosse juntada ao
processo, ele tivesse de ir até o protocolo para um simples carimbo.
Atrasaria demais o processo, não é mesmo? 
Bom, acabamos a parte de protocolo. Vamos, agora, iniciar os
estudos sobre “arquivamento de registros informatizados”. 
Este item, como você deve ter percebido, “caiu de pára-quedas” na
parte de arquivologia. Ele, até onde eu sei e pesquisei, nunca foi
cobrado em concursos, na nossa matéria. O problema é que eu não
entendo absolutamente nada de informática. Não foi à toa que eu
desisti de um curso de “Engenharia de Redes”, rs. 
 
 
Então, como eu não quero deixar você na mão neste tópico do edital,
eu decidi, humildemente, pedir a ajuda de dois professores do Ponto
de informática, o Lênin e a Patrícia, que são muito competentes na
área e muito bons professores, para me ajudar nessa etapa. E,
confesso, vocês se deram muito bem com essa ajuda, pois, se eu me
metesse a ensinar informática, vocês iam ficar mais perdidos que
cegos em tiroteio. 
Situação semelhante ocorreu no concurso do STM, de algumas
semanas atrás. O edital previu, em arquivologia, uma matéria que
não é técnica da área, mas está relacionada à informática. No curso,
eu também pedi ajuda aos professores, mas, na prova, não sei
porque, não caiu nada em arquivologia, propriamente dita. 
De toda forma, como, no seu concurso, cai também informática, já é
um treino para este tópico da matéria. Imagino que o professor de
informática irá abordar este tópico nas aulas, mas, para ser honesto
com quem não adquiriu o curso isolado de informática, eu preciso
colocar, aqui, todos os tópicos do edital, incluindo estes. Ok? 
Então, vamos lá, aprender, juntos, sobre arquivamento de registros
informatizados? 
Organizando as Coisas
Cada disco, pasta, arquivo, aplicação, impressora e computador em 
rede é representado na tela por um ícone. Para evitar a proliferação 
de ícones na tela, gerando uma poluição visual, o Windows organiza 
os ícones em pastas, coloca essas pastas “dentro” de outras pastas, e 
assim por diante. 
Diretórios x Pastas
Antes do surgimento do Windows e em outros ambientes (como no 
linux) as pastas eram e são chamadas de diretórios e as pastas 
dentro de outras pastas são os subdiretórios. 
As pastas do Windows XP 
 
 
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O nível superior, a raiz da hierarquia de pastas pasta “Meu
Computador”. A partir desta pasta / janela, podemos acessar todos
os discos e outros recursos do sistema. 
Unidades de disco rígido. Estes ícones, é claro, representam os discos
rígidos do seu PC. 
Dispositivos com armazenamento removível. Aqui, o Windows está
mostrandoas unidades de disquetes, CD ou DVD, Pen drives, e assim
por diante. 
Arquivos no computador. Esta categoria só aparece se o computador
é membro de um grupo de trabalho, não quando se é parte de uma
rede baseada em domínio. Essas pastas, que possuem os nomes das
pessoas com contas no computador, armazenam os links para todos
os arquivos e as preferências de cada pessoa. 
A Janela do Disco Local (C:) 
 
 
Se você clicar duas vezes no “Disco Local (C:)”, ou seja, seu disco
rígido principal e depois escolher a pasta do Windows ou a pasta
Arquivos de Programas, será apresentada a você uma janela com
uma mensagem de advertência: 
A preocupação do Windows é com a possibilidade de que o usuário
remova ou modifique algum arquivo importante para o correto
funcionamento do sistema. Mas a verdade é que a unidade C:
também contém um monte de coisas que não pertencem ao
Windows, incluindo os arquivos dos usuários. Por isso, existe a opção 
 
 
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“Mostrar o conteúdo desta pasta”, para que o usuário possa utilizar a
pasta, independentemente do aviso do sistema. 
Documents and Settings: é nesta pasta que o Windows armazena os
dados pessoais de configuração e arquivos particulares de cada
usuário. Assim, é possível que várias pessoas utilizem o mesmo
sistema, mas que tenham configurações diferentes. Os usuários
podem escolher temas diferentes, padrões de cores, favoritos para
páginas da Internet e outras definições de preferências. No entanto,
um dos usuários será o usuário principal – administrador – e terá
acesso irrestrito aos arquivos e pastas do sistema, inclusive dos
demais usuários. 
Arquivos de Programas: esta pasta é, por padrão, a que contém
todos os aplicativos instalados no sistema, como Word, Excel,
Internet Explorer, jogos, etc. Quando um programa é instalado,
geralmente ele pergunta o local de instalação e mostra esta pasta
como padrão. Se o usuário desejar, poderá modificar o local de
instalação neste momento. 
Pasta Windows: Esta é mais uma das pastas que a Microsoft deseja
que seus clientes ignorem. Ela contém os milhares de arquivos que
fazem do Windows. 
Pasta pessoal: dentro da pasta Documents and Settings pode ser
encontrada uma pasta com o nome do usuário. Nesta pasta o
Windows armazena as preferências do usuário, documentos, fotos e
música, favoritos da Web e outros arquivos. Em geral, os usuários
não precisam acessar esta pasta, mas é importante saber que nesta
pasta estão as configurações pessoais de cada conta do Windows,
incluindo as configurações comuns a todos os usuários (pasta All
Users). Os ícones no Desktop da pasta All Users ou nas demais
subpastas de All Users aparecerão para todos os usuários do sistema. 
 
 
Copiar e mover pastas e arquivos
Windows XP oferece duas diferentes técnicas de transferência de
arquivos e pastas de um lugar para outro: arrastando-os e usando os
comandos Copiar e Colar. Qualquer que for o método escolhido, é
preciso, primeiramente visualizar os itens a serem copiados e
selecioná-los. 
Selecionar (realçar) Ícones: para destacar (ou seja, selecionar) um
ícone, basta clicar nele uma vez. Mas não é preciso mover, copiar ou
apagar um ícone de cada vez. É possível selecionar vários ícones
mantendo a tecla [Ctrl] pressionada enquando seleciona os ícones.
Para selecionar todos os ícones de uma pasta clique [Ctrl] + A ou use
a opção Editar Selecionar tudo. O mesmo resultado pode ser
obtido com o mouse, clicando em uma área sem ícones e arrastando
o mouse. O quadro formado por este processo selecionará todos os
itens que estivem dentro dele. E tem mais uma opção: selecione o
primeiro item e o último (mantendo a tecla [shift] pressionada). Isto
selecionará os ícones que estiverem entre os dois extremos. Para
incluir ou excluir um ícone aos já selecionados, mantenha a tecla
[Ctrl] pressionada enquanto clica uma vez sobre o ícone. 
Após a seleção dos itens, o que se faz com um é feito com todos.
Então, arrastar um ícone da seleção para a lixeira, excluirá todos os
itens selecionados. Da mesma forma, arrastar para uma outra
unidade fará uma cópia de todos os itens. Mas observe que arrastar
para uma outra pasta na mesma unidade moverá os itens (não será
cópia). Se quiser obrigar a operação a ser uma cópia quando arrasta
para um destino na mesma pasta, mantenha a tecla [Ctrl]
pressionada. 
Resumo: 
 
 
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• Arrastar para outra pasta no mesmo disco move o arquivo ou
pasta. 
• Arrastando a partir de um disco para outro copia a pasta ou
arquivo. 
• Pressionando a tecla Ctrl pressionada enquanto arrasta para
outra pasta no mesmo disco copia o ícone. (Se você fizer isso
na mesma janela, o Windows cria uma cópia do arquivo com o
nome "Cópia do [arquivo].") 
• Pressionando Shift enquanto arrasta a partir de um disco para
outro move o arquivo ou pasta. 
• Pressionando Alt enquanto arrasta um ícone cria um atalho
dele. 
Dica: as operações acima podem ser obtidas pelo uso do botão direito
do mouse. Quando arrastamos os itens selecionados com o botão
direito, ao soltar no destino um menu é apresentado permitindo
escolher o que se quer fazer com os ícones. 
Windows Explorer
É um gerenciador de arquivos que acompanha o Windows. Ele mostra
o conteúdo de pastas e permite interagir com este conteúdo. É
possível executar o Explorer por vários métodos diferentes: 
• Tecla Windows + E 
• Clique duplo em qualquer ícone de disco ou pasta; 
• Clique com o botão direito em um ícone de disco ou pasta e
escolhendo “Explorar” na menu de atalho; 
• Escolhendo a opção Visualizar Barra do Explorer Pastas; 
• Escolhendo Iniciar Todos os programas Acessórios 
Windows Explorer; 
 
 
• Escolhendo Iniciar Executar digitando “Explorer” e
pressionando [ENTER]. 
A Janela do “Explorer” permite a visualização das pastas e unidades
do sistema. Caso o diretório ou pasta esteja ocupado por outras
pastas ou subpastas, é possível visualizar o conteúdo de uma pasta 
clicando no sinal para expandir pastas e no sinal para recolher
(ocultar) pastas. 
Podemos encontrar os seguintes botões/comandos da Barra de Menus
do Explorer: 
 
 
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Conceitos de organização e gerenciamento de arquivos e 
pastas 
• Sistema de arquivos é o conjunto de regras que determina como
os dados serão escritos em um disco (ou partição). 
• Normalmente, cada sistema operacional tem o(s) seu(s) próprio(s)
sistema(s) de arquivo(s). 
• Durante o processo de formatação da unidade é que se escolhe o
Sistema de Arquivos desejado. 
• Um disco rígido com várias partições pode ter um sistema de
arquivos em cada uma delas. 
• Isso é comum quando se instalam dois sistemas
operacionais que usam sistemas de arquivos diferentes no
mesmo computador. 
• Um arquivo grande ao ser gravado no disco é fragmentado em
vários clusters. 
• Cluster é a menor unidade de alocação de arquivos
reconhecida pelo sistema operacional. 
• Um arquivo pode ocupar vários clusters, mas um cluster
não pode conter mais de um arquivo. 
• Uma pasta constitui um meio de organização de programas e de
documentos em disco e pode conter arquivos e outras pastas. 
 
 
• Windows Explorer é um gerenciador de arquivos completo que
permite qualquer operação nesse sentido, como copiar, renomear,
mover e excluir arquivos e pastas, navegar pelas pastas, 
personalizar a forma de exibi-las, mapear unidades de rede etc. 
O Windows Explorer é dividido horizontalmente em duas
partes. A parte da esquerda é voltada para a navegação entre as
unidades e pastas do sistema e a da direita exibe o conteúdo da
pasta selecionada. 
No entanto, a parte da esquerda pode exibir outras informações,
como lista de Favoritos, Painel de Pesquisa e Histórico, assim como
acontece com o InternetExplorer. A propósito, há uma estreita
relação entre esses dois programas. Eles compartilham diversos
recursos, opções e comportamentos, como a lista de endereços
favoritos, por exemplo. 
Notem que ao digitarmos um endereço de Internet na barra de
endereços do Windows Explorer e clicarmos em Ir ele acessa o
endereço. 
 
 
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O Windows XP trouxe como novidade na interface do Windows
Explorer um painel de tarefas comuns. Esse painel fica à esquerda,
no mesmo lugar do painel de pastas. Se o botão Pastas da barra de
ferramentas for pressionado, o painel exibirá a estrutura de pastas do
computador. Caso contrário, será exibido o painel de tarefas comuns. 
Se a janela for redimensionada de forma que fique muito estreita, o
painel de tarefas comuns deixa de ser exibido. 
A principal característica desse painel é
exibir opções diferentes dependendo do 
objeto que esteja selecionado, ou mesmo 
se não tivermos nenhum objeto
selecionado. Assim, se no painel da
direita, reservado à exibição do conteúdo
das pastas, for selecionado um arquivo, o
painel de tarefas comuns disponibilizará
opções relacionadas a arquivos. 
As opções para arquivos e pastas são as mesmas, à exceção de duas. 
Selecionando um arquivo, aparece a opção de imprimir o arquivo
(não podemos imprimir pastas). Selecionando uma pasta, aparece a
opção de compartilhar a pasta com outros usuários. 
 
 
As opções disponíveis no painel de tarefas 
comuns também são diferentes de acordo 
com o tipo de conteúdo da pasta. Em 
uma pasta de imagens, por exemplo, são 
oferecidas opções de visualização, 
impressão e gravação em CD. Em uma 
pasta de músicas, por sua vez, são oferecidas opções de execução
delas. 
Como não podemos navegar diretamente pelas pastas utilizando o
painel de tarefas comuns, ele disponibiliza uma área com atalhos
para outros locais que provavelmente queiramos explorar. 
 
 
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É interessante observar com calma algumas das opções que o
Windows Explorer disponibiliza no painel de tarefas comuns quando
clicamos em objetos diferentes. Por exemplo, clicando em Meu
Computador, são exibidas opções típicas de configuração do
computador, que o Windows chama de tarefas do sistema. Estando
na pasta Meu Computador, se selecionamos uma unidade de disco
óptico (aplicando um clique simples com o mouse), o Windows
fornece a opção de ejetar o disco. 
Vamos aproveitar para falar um
pouco da lixeira do Windows. 
Ela é um recurso do sistema que
guarda arquivos e pastas que
foram excluídos. Parece
antagônico guardar um arquivo 
que foi excluído, mas essa é uma medida preventiva, contra exclusão
definitiva acidental. A lixeira pode ser configurada para ocupar uma
determinada porcentagem do disco rígido. Em caso de se ter vários
discos no computador, o sistema permite que configuremos
percentuais diferentes para cada um. Para abrir a lixeira, basta
clicarmos duplamente o seu ícone da área de trabalho ou navegarmos
até ela no Windows Explorer. 
Só vão para a lixeira os arquivos que estiverem em discos
rígidos locais do computador. Arquivos em unidades
removíveis, como pen-drives, ou em discos em rede são
excluídos definitivamente. 
Arquivos e pastas podem ser excluídos de várias formas. 
Estando selecionados, podemos: 
• Clicar no botão excluir da barra de ferramentas do Windows
Explorer. 
• Clicar na tecla Delete (ou DEL). 
• Selecionar Arquivo -> Excluir no Windows Explorer 
 
 
• Selecionar Excluir no painel de tarefas comuns 
• Clicar com o botão direito do mouse e selecionar excluir 
• Arrastar os objetos para o ícone da lixeira no Windows
Explorer ou na área de trabalho. 
Observem que excluir objetos não é uma tarefa exclusiva do Windows
Explorer, mas uma opção do Windows. Por exemplo, podemos excluir
um atalho da área de trabalho, arrastando-o para a lixeira
diretamente. 
O conteúdo da lixeira pode ser restaurado para o seu local de
origem. 
Para isso, basta selecionar o conteúdo desejado e: 
• Clicar em Arquivo -> Restaurar ou 
• Clicar com o botão direito do mouse e selecionar restaurar ou 
• Clicar em restaurar no Painel de tarefas comuns. 
Podemos excluir um objeto sem que ele vá para a lixeira. Para
isso, basta mantermos a tecla SHIFT pressionada enquanto
executamos uma das formas de exclusão de objetos. 
i. Menus do Windows Explorer 
Vamos relembrar algumas opções do menu do Windows Explorer. 
Menu Arquivo 
 
 
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Permite criar novas pastas, atalhos ou arquivos. Permite ainda
excluir, renomear ou exibir as propriedades destes elementos. As
opções exibidas para arquivos e pastas são diferentes e, em ambos
os casos, essas opções são as mesmas exibidas quando clicamos com 
o botão direito do mouse sobre o arquivo ou a pasta. 
Menu Editar 
Como sempre, o menu Editar reúne as clássicas opções de recortar,
copiar e colar. Observem que o atalho para Selecionar tudo no
Windows Explorer é [CTRL + A] (all) e não [CTRL + T] como no MS
Office. 
A parte desse menu, na qual a figura acima exibe a mensagem
“Desfazer Excluir Ctrl + Z”, é sensível à última ação executada pelo
usuário. Por exemplo, se a última ação tiver sido realizar a cópia de
um arquivo, a mensagem seria Desfazer Copiar, mas o atalho
permanece sempre o mesmo: [CTRL + Z]. 
Menu Exibir 
 
 
O menu Exibir permite a
configuração da barra de
Ferramentas, a 
exibição/ocultação da barra
de Status e das Barras do
Explorer: Pesquisar
(CTRL+F ou CTRL+E),
Favoritos e Histórico. 
Também é no menu Exibir
que podemos definir a
forma com a qual as pastas 
e arquivos serão mostrados na janela do Explorer: 
Detalhes - fornece informações detalhadas sobre seus arquivos,
incluindo nome, tipo, tamanho e data de modificação. Neste modo,
você também pode exibir os seus arquivos em grupos. A opção
“Escolher detalhes” permite que se selecione quais as colunas devem
ser exibidas quando o modo de exibição for “Detalhes”. 
Lista - exibe os arquivos em lista com pequenos ícones. Utilizada
para visualização simultânea de muitos arquivos. 
Ícones - exibe os arquivos e pastas como ícones com seus nomes
abaixo do ícone. 
Lado a lado - bem parecida com a opção Ícones, com a diferença de
exibir ícones maiores e o tipo de arquivo junto aos ícones. 
Miniaturas - exibe as pastas e arquivos como miniaturas com pré-
visualização do arquivo. Muito útil para visualização de imagens. No
caso de pastas, exibe quatro miniaturas de imagens que estejam
dentro da pasta. 
A exibição de Miniaturas está disponível apenas no Windows ME e XP. 
No XP há ainda a exibição Película que fica disponível em pastas de
imagens. Ela exibe as imagens em um visualizador com uma espécie
de película que permite que se navegue pelas outras imagens da
pasta. 
 
 
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A opção Organizar ícones por permite que o usuário estabeleça o
critério de ordenação dos arquivos. 
Menu Ferramentas 
As opções Mapear unidade de rede do menu Ferramentas permite
que se atribua uma letra (f:, por exemplo) a um local que seja
acessível por meio de uma conexão de rede. Dessa forma, toda vez
que se iniciar o computador, aquele local de rede já estará
previamente mapeado. 
A opção Desconectar unidade de rede permite desfazer os
mapeamentos feitos. 
A opção Sincronizar abre a mesma opção presente no menu
Acessórios do Windows. Permite que o conteúdo de páginas web
definidas para leitura off-line seja baixado (sincronizado). 
A opção Opções de pasta permite uma série de configurações de
exibição e comportamento das janelas do Windows Explorer e
configurações de exibição de arquivos. Permite também o
gerenciamento de associações de programas a tipos de arquivos, ou
seja, pode-se escolher qual programa vai ser aberto quando
determinadotipo de arquivo for aberto. Lembro que estas
configurações também estão disponíveis no Painel de controle ->
Opções de pasta. 
 
 
Deu para entender esta parte de arquivos informatizados? Acho que
sim, né? Até eu, que sou bem ignorante nestes assuntos (rs),
consegui acompanhar bem direitinho. 
Sei que, nesta aula, não fizemos muitos exercícios, mas eu gostaria
de mostrar a você que, aqui, em que não temos questões da
examinadora do concurso, vale mais a qualidade dos itens resolvidos
do que a quantidade, propriamente dita. 
Tenho resolvido às questões item por item, não apenas apontando o
gabarito da questão, mas mostrando, também, porque os outros
itens estão errados e, por isso, não podem ser a resposta certa. Em
relação à parte de arquivos informatizados, não tivemos exercícios,
porque, você já sabe, é um ponto fora da curva. 
Acabamos, aqui, nossa terceira aula. Espero que vocês estejam
gostando do curso e, mais importante, estejam entendendo toda a
matéria e sedimentando bem o conhecimento. 
Abaixo, como de costume, as questões comentadas nesta aula, caso
você queria refazê-las, sem os comentários. 
Na nossa última aula, veremos os tópicos faltantes do edital e vamos
fazer alguns exercícios para sedimentar bem a matéria. 
Estarei disponível no fórum de dúvidas! 
Um abraço a todos e força na peruca nos estudos,
Carol. 
 
 
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QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA 
1. (TERRACAP – 2010- FUNIVERSA) Acerca da classificação
dos arquivos, aqueles que guardam os documentos mais
novos e mais utilizados na instituição são chamados de
arquivos 
(A) intermediários. 
(B) setoriais. 
(C) centrais. 
(D) correntes. 
(E) gerais. 
2. (HFA – 2009 – FUNIVERSA) Assinale a alternativa que
apresenta uma atividade que não constitui atividade de
arquivo corrente. 
(A) Protocolo. 
(B) Expedição. 
(C) Arquivamento. 
(D) Recolhimento. 
(E) Transferência. 
3. (IPHAN – 2009 – FUNIVERSA) A avaliação de documentos é
uma das atividades mais complexas dos arquivos,
considerando os aspectos subjetivos que a perpassam.
Todavia, alguns estudiosos indicam critérios para orientá-
la. Entre os parâmetros de classificação encontrados na
literatura, pode-se considerar a distinção entre valores 
(A) primários e administrativos. 
(B) probatórios e informativos. 
 
 
(C) probatórios e secundários. 
(D) secundários e informativos. 
(E) primários e fiscais. 
4. (STJ – 2008 – CESPE) As atividades de registro, expedição,
distribuição e movimentação são típicas do protocolo,
apesar de esta última ter uma participação importante dos
setores de trabalho do órgão/instituição. 
5. (STJ – 2008 – CESPE) Quando entra no órgão/instituição, o
documento deve ser registrado, o que significa identificá-lo
em um formulário próprio ou em um sistema informatizado
que deve conter a origem, a espécie, o destino, o número e
a data do documento, entre outros elementos. 
6. (STJ – 2008 – CESPE) O protocolo deve separar as
correspondências oficiais das particulares e a
correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter
sigiloso. 
7. (STJ – 2008 – CESPE) Processo é o termo geralmente
usado na administração pública para designar o conjunto de
documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo
organicamente acumulados no decurso de uma ação
administrativa ou judiciária. 
8. (STJ – 2008 – CESPE) As folhas de um processo devem ser
numeradas e rubricadas exclusivamente pelos funcionários
do protocolo. 
 
 
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GABARITO DAS QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA 
1. D
2. D
3. B
4. C
5. C
6. C
7. C
8. E