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Gestão de Suprimentos Gestão de Suprimentos Antonio Machado de Souza Neto 2ª e di çã o Gestão de Suprimentos DIREÇÃO SUPERIOR Chanceler Joaquim de Oliveira Reitora Marlene Salgado de Oliveira Presidente da Mantenedora Wellington Salgado de Oliveira Pró-Reitor de Planejamento e Finanças Wellington Salgado de Oliveira Pró-Reitor de Organização e Desenvolvimento Jefferson Salgado de Oliveira Pró-Reitor Administrativo Wallace Salgado de Oliveira Pró-Reitora Acadêmica Jaina dos Santos Mello Ferreira Pró-Reitor de Extensão Manuel de Souza Esteves DEPARTAMENTO DE ENSINO A DISTÂNCIA Assessora Andrea Jardim FICHA TÉCNICA Texto: Antonio Machado de Souza Neto Revisão Ortográfica: Natália Barci de Souza Projeto Gráfico: Andreza Nacif, Antonia Machado, Eduardo Bordoni, Fabrício Ramos, Marcos Antonio Lima da Silva e Ruan Carlos Vieira Fausto Editoração: Antonia Machado Supervisão de Materiais Instrucionais: Janaina Gonçalves de Jesus Ilustração: Eduardo Bordoni Capa: Eduardo Bordoni e Fabrício Ramos COORDENAÇÃO GERAL: Departamento de Ensino a Distância Rua Marechal Deodoro 217, Centro, Niterói, RJ, CEP 24020-420 www.universo.edu.br Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Universo – Campus Niterói. S729a Souza Neto, Antonio Machado de. Administração de recursos materiais e patrimoniais / Antonio Machado de Souza Neto ; revisão de Natália Barci de Souza. – Niterói, RJ: EAD/UNIVERSO, 2012. 158 p. : il. 1. Administração de material. 2. Almoxarifado. 3. Estoque. 4. Compras por atacado. 5. Administração de empresas. I. Souza, Natália Barci de. II. Título. CDD 658.7 Bibliotecária: Elizabeth Franco Martins – CRB 7/4990 Informamos que é de única e exclusiva responsabilidade do autor a originalidade desta obra, não se r esponsabilizando a ASOEC pelo conteúdo do texto formulado. © Departamento de Ensi no a Dist ância - Universidade Salgado de Oliveira. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida, arquivada ou transmitida de nenhuma forma ou por nenhum meio sem permissão expressa e por escrito da Associação Salgado de Oliveira de Educação e Cultura, mantenedora da Univer sidade Salgado de Oliveira (UNIVERSO). Gestão de Suprimentos Palavra da Reitora Acompanhando as necessidades de um mundo cada vez mais complexo, exigente e necessitado de aprendizagem contínua, a Universidade Salgado de Oliveira (UNIVERSO) apresenta a UNIVERSO EAD, que reúne os diferentes segmentos do ensino a distância na universidade. Nosso programa foi desenvolvido segundo as diretrizes do MEC e baseado em experiências do gênero bem-sucedidas mundialmente. São inúmeras as vantagens de se estudar a distância e somente por meio dessa modalidade de ensino são sanadas as dificuldades de tempo e espaço presentes nos dias de hoje. O aluno tem a possibilidade de administrar seu próprio tempo e gerenciar seu estudo de acordo com sua disponibilidade, tornando-se responsável pela própria aprendizagem. O ensino a distância complementa os estudos presenciais à medida que permite que alunos e professores, fisicamente distanciados, possam estar a todo momento ligados por ferramentas de interação presentes na Internet através de nossa plataforma. Além disso, nosso material didático foi desenvolvido por professores especializados nessa modalidade de ensino, em que a clareza e objetividade são fundamentais para a perfeita compreensão dos conteúdos. A UNIVERSO tem uma história de sucesso no que diz respeito à educação a distância. Nossa experiência nos remete ao final da década de 80, com o bem- sucedido projeto Novo Saber. Hoje, oferece uma estrutura em constante processo de atualização, ampliando as possibilidades de acesso a cursos de atualização, graduação ou pós-graduação. Reafirmando seu compromisso com a excelência no ensino e compartilhando as novas tendências em educação, a UNIVERSO convida seu alunado a conhecer o programa e usufruir das vantagens que o estudar a distância proporciona. Seja bem-vindo à UNIVERSO EAD Professora Marlene Salgado de Oliveira Reitora. Gestão de Suprimentos Gestão de Suprimentos Sumário 1. Apresentação da disciplina ....................................................................................... 07 2. Plano da disciplina ..................................................................................................... 09 3. Unidade 1 – A Evolução e Conceitos da Administração de Materiais: Suas Funções e Objetivos................................................................................................... 11 4. Unidade 2 – A Informação Sistêmica: A Estrutura, Organização e Normalização da Administração de Materiais nas Organizações ................................. 29 5. Unidade 3 – Gestão Econômica, Análise e Previsão dos Estoques ................... 45 6. Unidade 4 – Custos de Estoque e Estoque de Segurança ...................................... 69 7. Unidade 5 – Utilização da Curva ABC ........................................................................ 91 8. Unidade 6 – A Função Compras, a Classificação de Compras e a Determinação e Seleção de Fornecedores ...................................................................... 107 9. Considerações finais .................................................................................................. 147 10. Conhecendo a autora ............................................................................................... 149 11. Referências .................................................................................................................. 151 12. Anexos ......................................................................................................................... 153 Gestão de Suprimentos 6 Gestão de Suprimentos 7 Apresentação da Disciplina Caro(a) aluno(a), Seja bem-vindo(a) à disciplina Gestão de Suprimentos. A administração de materiais sofreu um grande impacto inovador a partir do momento em que as empresas procuraram incorporar as novas tecnologias vigentes na gestão de materiais. A partir de então, a administração de recursos materiais desenvolveu-se criando novos objetivos e destes desenvolveram-se novas técnicas para atingir estes objetivos, sempre buscando um aumento de eficiência no sistema produtivo como um todo, traduzindo-se na redução dos custos operacionais e na busca da eficiência organizacional. Se observarmos como um sistema, as atividades da administração de materiais iniciam-se no fornecedor de matérias-primas, passando pela produção, pelo fluxo de transformações dessa matéria-prima em produtos ou serviços e, finalmente, chegando à ponta de consumo, nas prateleiras e gôndolas dos varejistas e clientes. O importante é otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios de planejamento e controle, minimizando as necessidades de investimento em estoques. Descobrir fórmulas, modelos matemáticos de redução de estoques sem colapso da produção e sem aumento de custos, é sem dúvida um grande desafio. Essa disciplina foi elaborada de forma a contemplar as principais técnicas e conceitos usados atualmente nas empresas. Gestão de Suprimentos 8 Estaremos sempre por perto no sentido de colaborar na realização de suas tarefas. Bons estudos! Gestão de Suprimentos 9 Plano da Disciplina A disciplina Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais tem como objetivo principal desenvolver e aplicar técnicas, sempre buscando um aumento de eficiência no sistema produtivo como um todo, traduzindo-se na redução dos custos operacionais e na busca da eficiência organizacional. A disciplina foi dividida em seis unidades, que estão divididas em tópicos com o objetivo de facilitar a compreensãodos conteúdos, bem como a estrutura da administração de recursos materiais. Vejamos: Unidade 1 – A Evolução e Conceitos da Administração de Materiais: Suas Funções e Objetivos Objetivos: compreender a importância da administração de materiais no contexto empresarial, conhecer as diversas áreas operacionais da administração de materiais e a importância da administração de materiais para redução de custos nas empresas. Unidade 2 – A Informação Sistêmica: A Estrutura, Organização e Normalização da Administração de Materiais nas Organizações Objetivos: compreender o enfoque sistêmico da administração de materiais, entender a estrutura da administração de materiais nas organizações e entender a terminologia usada na administração de materiais. Unidade 3 - Gestão Econômica, Análise e Previsão dos Estoques Objetivos: compreender a importância de fazer previsões, aplicar modelos de previsão de demanda, entender tendências e sazonalidades e entender o controle das previsões. Gestão de Suprimentos 10 Unidade 4 – Custos de Estoque e Estoque de Segurança Objetivos: conhecer os custos envolvidos na gestão de estoques, determinar o lote econômico, frequências para compras e estabelecer estoques mínimos e máximos para os itens de estoques. Unidade 5 - Utilização da Curva ABC Objetivos: compreender a necessidade da aplicação da curva ABC, verificar técnicas para análise dos itens de estoque e usar a curva ABC para o processo de tomada de decisão. Unidade 6 - A Função Compras, a Classificação de Compras e a Determinação e Seleção de Fornecedores Objetivos: compreender a importância estratégica da função compras nas empresas, a centralização e a descentralização das compras, a importância do processo de negociação, a importância do cadastro de fornecedores. Compreender a dinâmica das compras e o mercado fornecedor e a importância da avaliação de fornecedores. Gestão de Suprimentos 11 A Evolução e Conceitos de Administração de Materiais: Suas Funções e Objetivos Definição de Administração de Materiais. A Evolução. Conceitos de Administração de Materiais: Suas Funções e Objetivos. Objetivos Principais da Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. Terminologias Utilizadas na Administração de Materiais. 1 Gestão de Suprimentos 12 Nesta primeira unidade estudaremos a evolução da administração de materiais. Veremos que esta atividade existe desde a mais remota época. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias é algo tão antigo quanto à existência do ser humano. Vamos lá! Objetivos da Unidade: Compreender a importância da administração de materiais no contexto empresarial; Conhecer as diversas áreas operacionais da administração de materiais e a importância da administração de materiais para redução de custos nas empresas; Entender a terminologia usada na administração de materiais. Plano da Unidade: Definição de Administração de Materiais. A Evolução. Conceitos de Administração de Materiais: Suas Funções e Objetivos. Objetivos Principais da Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. Terminologias Utilizadas na Administração de Materiais. Bons Estudos. Gestão de Suprimentos 13 Definição de Administração de Materiais A Administração de Materiais é definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc. Em outras palavras, a Administração de Materiais visa a garantia de existência contínua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento total. A Evolução A atividade de material existe desde a mais remota época, através das trocas de caças e de utensílios até chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revolução Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias é algo tão antigo quanto a existência do ser humano. A Revolução Industrial, meados do século XVIII, acirrou a concorrência de mercado e sofisticou as operações de comercialização dos produtos, fazendo com que “compras” e “estoques” ganhassem maior importância. Esse período foi marcado por modificações profundas nos métodos do sistema de fabricação e estocagem em maior escala. O trabalho, até então, totalmente artesanal foi em parte substituído pelas máquinas, fazendo com que a produção evoluísse para um estágio tecnologicamente mais avançado e os estoques passassem a ser vistos sob outro prisma pelas administrações. A constante evolução fabril, o consumo, as exigências dos consumidores, o mercado concorrente e novas tecnologias deram novo impulso à Administração de Materiais. Isso fez com que a mesma fosse vista como uma arte e uma ciência das mais importantes para o alcance dos objetivos de uma organização, seja ela qualquer que fosse. Gestão de Suprimentos 14 Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais devem ser administrados cientificamente foi, sem dúvida, as duas grandes guerras mundiais, isso sem contar com outros desejos de conquistas como, principalmente, o empreendimento de Napoleão Bonaparte. Em todos os embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se constituiu em elemento de vital importância e que determinou o sucesso ou o insucesso dos empreendimentos. Soldados e estratégias, por mais eficazes que fossem, eram insuficientes para o alcance dos resultados esperados. Munições, equipamentos, víveres, vestuários adequados, combustíveis foram, são e serão necessários sempre, no momento oportuno e no local certo, isto quer dizer que administrar materiais é como administrar informações: “quem os têm quando necessita, no local e na quantidade necessária, possui ampla possibilidade de ser bem sucedido”. Para refletir: Nos dias de hoje, qual será a importância da Administração de Materiais no projeto de instalação de uma nova unidade produtiva na empresa? Conceitos de Administração de Materiais: Suas Funções e Objetivos O Enfoque Sistêmico A Administração de Materiais moderna é conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo. Gestão de Suprimentos 15 A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretará, em regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organização. Por outro lado, a providência do suprimento após esse momento poderá levar à falta do material necessário ao atendimento de determinada necessidade da administração. Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas consequências: quantidades além do necessário representam inversões em estoques ociosos, assim como, quantidades aquém do necessário podem levar à insuficiência de estoque, o que é prejudicial à eficiência operacional da organização. Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessária, acarretam, se mal planejados, além de custos financeiros indesejáveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de qualquer uma das situações assinaladas. Da mesma forma, a obtenção de material sem os atributos da qualidade requeridapara o uso a que se destina acarreta custos financeiros maiores, retenções ociosas de capital e oportunidades de lucro não realizadas. Isto porque materiais, nestas condições, podem implicar em paradas de máquinas, defeitos na fabricação ou no serviço, inutilização de material, compras adicionais etc. Os subsistemas da Administração de Materiais, integrados de forma sistêmica, fornecem, portanto, os meios necessários à consecução das quatro condições básicas alinhadas acima, para uma boa Administração de Material. Decompondo esta atividade através da separação e identificação dos seus elementos componentes, encontramos as seguintes subfunções típicas da Administração de Materiais, além de outras mais específicas de organizações mais complexas: 1 – Subsistemas Típicos: a) Controle de Estoques. b) Classificação de Material. Gestão de Suprimentos 16 c) Aquisição / Compra. d) Armazenagem. e) Movimentação de Material. f) Inspeção de Recebimento. g) Cadastro e Diligenciamento. 2 – Subsistemas Específicos: a) Inspeção de Suprimento. b) Padronização e Normalização de Material. c) Transporte de Material. d) Alienação de Material. Todos estes subsistemas não aparecem configurados na Administração de Material de qualquer organização. As partes componentes desta função dependem do tamanho, do tipo e da complexidade da organização, da natureza, de sua atividade-fim e do número de itens do inventário. Cada uma das subfunções tem um objetivo pré-determinado dentro do Sistema de AM, a saber: Subsistemas Típicos – Descrição: a) Controle de Estoque: subsistema responsável pela gestão econômica dos estoques, através do planejamento e da programação de material, compreendendo a análise, a previsão, o controle e o ressuprimento de material. Gestão de Suprimentos 17 b) Classificação de Material: subsistema responsável pela identificação (especificação), classificação, codificação, cadastramento e catalogação de material. c) Aquisição/Compra de Material: subsistema responsável pela gestão, negociação e contratação de compras de material através do processo de licitação. d) Armazenagem: subsistema responsável pela gestão física dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e expedição de material, segundo determinadas normas e métodos de armazenamento. e) Movimentação de Material: subsistema encarregado do controle e normalização das transações de recebimento, fornecimento, devoluções, transferências de materiais e quaisquer outros tipos de movimentações de entrada e de saída de material. f) Inspeção de Recebimento: subsistema responsável pela verificação física e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificação dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade. g) Cadastro e Diligenciamento: subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e diligenciamento das compras. Subsistemas Específicos – Descrição: a) Inspeção de Suprimentos: subsistema de apoio responsável pela verificação da aplicação das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da AM em toda a organização, analisando os desvios da política de suprimento traçada pela administração e proporcionando soluções. b) Padronização e Normalização: subsistema de apoio ao qual cabe a obtenção de menor número de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificação e especificação dos mesmos, propondo medidas de redução de estoques. Gestão de Suprimentos 18 c) Transporte de Material: subsistema de apoio que se responsabiliza pela política e pela execução do transporte, movimentação e distribuição de material. d) Alienação de Material: subsistema de apoio responsável pelo estudo e proposição de alienação por venda, doação, permuta e canalização de itens inservíveis, obsoletos e irrecuperáveis da organização. A integração dessas subfunções funciona como um sistema de engrenagens que aciona a Administração de Material e permite a interface com outros sistemas da organização. Assim, quando um item de material é recebido do fornecedor, houve, antes, todo um conjunto de ações inter-relacionadas para esse fim: o subsistema de Controle de Estoque aciona o subsistema de Compras que recorre ao subsistema de Cadastro e Diligenciamento etc. Quando há um recebimento de material pelo almoxarifado, o subsistema de Inspeção é acionado, de modo que os itens aceitos pela inspeção física e documental são encaminhados ao subsistema de Armazenagem para guarda nas unidades de estocagem próprias e demais providências, ao mesmo tempo em que o subsistema de Controle de Estoque é informado para proceder aos registros físicos e contábeis da movimentação de entrada. O subsistema de Cadastro e Diligenciamento também é informado para encerrar o dossiê de compras e processar as anotações cadastrais pertinentes ao fornecimento. Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeção são devolvidos ao fornecedor. A devolução é providenciada pelo subsistema de Aquisição que aciona o fornecedor para essa providência após ser informado, pela Inspeção, que o material não foi aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro é informado do evento para providenciar o encerramento do processo de compra e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes. Gestão de Suprimentos 19 Quando o material é requisitado dos estoques, este evento é comunicado ao subsistema de Controle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este procede à baixa física e contábil, podendo gerar, com isso, uma ação de ressuprimento. Neste caso, é emitida pelo subsistema de Controle de Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material seja comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto à organização pelo subsistema de Cadastro e Diligenciamento. Após a concretização da compra, o subsistema de Diligenciamento é acionado para que providencie, junto aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo, novamente, por ocasião do recebimento de material. Objetivos Principais da Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais Preço Baixo: este é o objetivo mais óbvio e, certamente, um dos mais importantes. Reduzir o preço de compra implica em aumentar os lucros, se for mantida a mesma qualidade. Alto Giro de Estoques: implica em melhor utilização do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro. Baixo Custo de Aquisição e Posse: dependem fundamentalmente da eficácia das áreas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras. Continuidade de Fornecimento: é resultado de uma análise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produção, expedição e transportes são afetados diretamente por este item. Consistência de Qualidade: a área de materiais é responsável apenas pela qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas, a qualidade dos produtos e/ou serviços constitui-se no único objetivo da Gerência de Materiais. Gestão de Suprimentos 20 Despesas com Pessoal: obtenção de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa. Em ambos os casos, o objetivo é obter maior lucro final. Às vezes compensa investir mais em pessoal porque se pode alcançar, com isto, outros objetivos, propiciando maior benefício com os custos. Relações Favoráveis com Fornecedores: a posição de uma empresa no mundo dos negócios é, em alto grau, determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores. Aperfeiçoamento de Pessoal: toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptidão de seu pessoal. Bons Registros: são considerados como o objetivo primário, pois contribuempara o papel da Administração de Material na sobrevivência e nos lucros da empresa, de forma indireta. Terminologias Utilizadas na Administração de Material Artigo ou Item: designa qualquer material, matéria-prima ou produto acabado que faça parte do estoque. Unidade: identifica a medida, tipo de acondicionamento, características de apresentação física (caixa, bloco, rolo, folha, litro, galão, resma, vidro, peça, quilograma, metro etc.). Pontos de Estocagem: locais onde os itens em estoque são armazenados e sujeitos ao controle da administração. Estoque: conjunto de mercadorias, materiais ou artigos existentes fisicamente no almoxarifado à espera de utilização futura e que permite suprir regularmente os usuários, sem causar interrupções às unidades funcionais da organização. Gestão de Suprimentos 21 Estoque Ativo ou Normal: é o estoque que sofre flutuações quanto à quantidade, volume, peso e custo em consequência de entradas e saídas. Estoque Morto ou Inativo: não sofre flutuações, é estático. Estoque Empenhado ou Reservado: quantidade de determinado item, com utilização certa, comprometida previamente e que por alguma razão permanece temporariamente em almoxarifado. Está disponível somente para uma aplicação ou unidade funcional específica. Estoque de Recuperação: quantidades de itens constituídas por sobras de retiradas de estoque, salvados (retirados de uso através de desmontagens) etc., não em condições de uso, mas passíveis de aproveitamento após recuperação, podendo vir a integrar o Estoque Normal ou Estoque de Materiais Recuperados, após a obtenção de suas condições normais. Estoque de Excedentes, Obsoletos ou Inservíveis: constitui as quantidades de itens em estoque, novos ou recuperados, obsoletos ou inúteis que devem ser eliminados. Constitui um Estoque Morto. Estoque Disponível: é a quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para uso. Nota: Estoque Disponível = Estoque Ativo menos Estoque Empenhado. Estoque Teórico: é o resultado da soma do disponível com a quantidade pedida, aguardando o fornecimento. Nota: Estoque Teórico = Estoque Disponível mais Quantidade Pedida. Estoque Mínimo, de Segurança, de Proteção ou de Reserva: é a menor quantidade de um artigo ou item que deverá existir em estoque para prevenir qualquer eventualidade ou emergência (falta) provocada por consumo anormal ou atraso de entrega. Gestão de Suprimentos 22 Estoque Médio, Operacional: é considerado como sendo a metade da quantidade necessária para um determinado período mais o Estoque de Segurança. Estoque Máximo: é a quantidade necessária de um item para suprir a organização em um período estabelecido mais o Estoque de Segurança. Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto de Ressuprimento: é a quantidade de item de estoque que ao ser atingida requer a análise para ressuprimento do item. Normalmente, é obtida através do resultado da soma do Estoque Mínimo com o produto do Consumo Médio, em um período, pelo Tempo de Reposição. Nota: Pr = EMn + (CMd x Tr). PR = Ponto de Ressuprimento EMn = Estoque Mínimo Cmd = Consumo médio Tr = Tempo de reposição Ponto de Chamada de Emergência: é a quantidade que, quando atingida, requer medidas especiais para que não ocorra ruptura no estoque. Normalmente, é igual a metade do Estoque Mínimo. Ruptura de Estoque: ocorre quando o estoque de determinado item zera (E=0). A continuação das solicitações e o não atendimento a caracteriza. Frequência: é o número de vezes que um item é solicitado ou comprado em um determinado período. Quantidade a Pedir: é a quantidade de um item que deverá ser fornecida ou comprada. Tempo de Tramitação Interna: é o tempo que um documento leva desde o momento em que é emitido até o momento em que a compra é formalizada. Prazo de Entrega: tempo decorrido da data de formalização do contrato bilateral de compra até a data de recebimento da mercadoria. Gestão de Suprimentos 23 Tempo de Reposição e Ressuprimento: tempo decorrido desde a emissão do documento de compra (requisição) até o recebimento da mercadoria. Requisição ou Pedido de Compra: documento interno que desencadeia o processo de compra. Coleta ou Cotação de Preços: documento emitido pela unidade de Compras, solicitando ao fornecedor Proposta de Fornecimento. Esta Coleta deverá conter todas as especificações que identifiquem individualmente cada item. Proposta de Fornecimento: documento no qual o fornecedor explicita as condições nas quais se propõe a atender (preço, prazo de entrega, condições de pagamento etc.). Mapa Comparativo de Preços: documento que serve para confrontar condições de fornecimento e decidir sobre a mais viável. Contato, Ordem ou Autorização de Fornecimento: documento formal, firmado entre comprador e fornecedor, que juridicamente deve garantir a ambos (fornecimento x pagamento). Custo Fixo: é o custo que independe das quantidades estocadas ou compradas (mão de obra, despesas administrativas, de manutenção etc.). Custo Variável: existe em função das variações de quantidade e de despesas operacionais. Custo de Manutenção de Estoque, Posse ou Armazenagem: são os custos decorrentes da existência do item ou artigo no estoque. Varia em função do número de vezes ou da quantidade comprada. Custo de Obtenção de Estoque, do Pedido ou Aquisição: é constituído pelo somatório de todas as despesas efetivamente realizadas no processamento de uma compra. Varia em função do número de pedidos emitidos ou das quantidades compradas. Custo Total: é o resultado da soma do Custo Fixo com o Custo de Posse e o Custo de Aquisição. Custo Ideal: é aquele obtido no ponto de encontro ou interseção das curvas dos Custos de Posse e de Aquisição. Representa o menor valor do Custo Total. Gestão de Suprimentos 24 Nesta primeira unidade, você estudou a evolução da Administração de Materiais e a importância da mesma no contexto empresarial. Conheceu suas diversas áreas operacionais, sua importância para redução de custos nas empresas e, ainda, aprendeu as terminologias usadas na Administração de Materiais. É HORA DE SE AVALIAR! Não se esqueça de realizar as atividades desta unidade de estudo presentes no caderno de exercícios! Elas irão ajudá-lo(a) a fixar o conteúdo, além de proporcionar sua autonomia no processo de ensino-aprendizagem. Caso prefira, redija as respostas no caderno e depois às envie através do nosso ambiente virtual de aprendizagem (AVA). Interaja conosco! Na próxima unidade, iremos estudar a informação sistêmica, a estrutura, a organização e a normalização da Administração de Materiais nas organizações. Gestão de Suprimentos 25 Exercícios – Unidade 1 1-Os subsistemas da administração de materiais integrados de forma sistêmica fornecem os meios necessários á consecução dos objetivos da administração de materiais. Das alternativas abaixo, selecione aquela que não corresponde a um subsistema da administração de materiais. a) controle de estoque b) classificação de materiais. c) aquisição / compras de materiais. d) planejamento dos produtos a serem produzidos. e) cadastro e diligenciamento. 2. A administração de materiais é definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não. Sobre a administração de materiais podemos afirmar: a) compreende o planejamento dos itens a serem produzidos. b) visa a garantia de existência contínua de estoque. c) compreende a expedição dos itens produzidos. d) inspeciona a qualidade de produção dos itens. e) compreende a seleção de clientes para produtos acabados. 3. O subsistema classificação de material, na administração de materiais é responsável por: a) gestão econômica dos itens do estoque. b) identificação, especificação, cadastramentoe catalogação de materiais. c) separação dos itens classe abc. d) gestão física dos estoques. e) negociação e contratação de materiais. Gestão de Suprimentos 26 4. São considerados subsistemas específicos da administração de materiais, EXCETO: a) padronização e normalização. b) inspeção de suprimentos. c) transporte de material. d) alienação de material. e) inspeção de recebimento. 5. O subsistema típico da administração de material, armazenagem é responsável por: a) gestão física dos estoques. b) movimentação de materiais. c) identificação e classificação de materiais. d) padronização e normalização. e) alienação de materiais. 6. Quando um material é requisitado no estoque, este evento é comunicado a que subsistema da administração de materiais: a) a armazenagem pelo controle de estoque. b) ao controle de estoque pela armazenagem. c) ao sistema de aquisição pela armazenagem. d) ao controle de estoque por compras. e) as compras pelo controle de estoques. 7. Quando um material chega ao almoxarifado da empresa, que subsistema da administração de materiais é acionado: a) armazenagem de materiais. b) inspeção. c) alienação de materiais. d) aquisição. e) controle e estoque. Gestão de Suprimentos 27 8. Dentre os objetivos abaixo, qual não pode ser considerado como objetivo principal da administração de materiais: a) preço baixo. b) alto giro de estoque. c) baixo giro de estoque. d) continuidade de fornecimento. e) consistência de qualidade. 9-Cite as interfaces da área de administração de materiais com as demais áreas das empresas. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 10- Por que a moderna administração de materiais é conceituada com um sistema integrado? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Gestão de Suprimentos 28 Gestão de Suprimentos 29 A Informação Sistêmica: a Estrutura, Organização e a Normalização da Administração de Materiais nas Organizações. A Informação Sistêmica. A Organização da Atividade de Administração de Materiais. A Estrutura do Sistema. A Organização Descentralizada. 2 Gestão de Suprimentos 30 Nesta segunda unidade, estudaremos o enfoque sistêmico: a estrutura, organização e normalização da administração de materiais. Objetivos da Unidade: Compreender o enfoque sistêmico da administração de materiais; Entender a estrutura da administração de materiais nas organizações. Plano da Unidade: A Informação Sistêmica. A Organização da Atividade de Administração de Materiais. A Estrutura do Sistema. A Organização Descentralizada. Bons estudos! Gestão de Suprimentos 31 A Informação Sistêmica No enfoque sistêmico, toda ação libera outras que vão se desencadeando, ou vão sendo causa de outros acontecimentos. Configura este processo administrativo um sistema de informações que transmite, acumula, processa e armazena dados, propiciando, dessa forma, meios para o estabelecimento da comunicação entre as partes componentes do Sistema de Administração de Materiais e sua interface com outros sistemas. Os dados, todavia, não passam de informações em potencial, até o momento em que sejam projetados para informar e comunicar, provendo, assim, as necessidades de conhecimento e de controle da administração. Projetar, no caso, significa configurar um sistema de informações, em que os documentos do sistema de AM – formulários padronizados e relatórios gerenciais e de controle – são os condutos por onde transitam as informações que o sistema utiliza. A comunicação é estabelecida por meio dos procedimentos administrativos padronizados pelas normas da organização, segundo a política de suprimento previamente determinada pela administração. Os formulários padronizados e os procedimentos definidos através das rotinas administrativas possibilitam a integração e o inter-relacionamento dos subsistemas que exercem funções definidas dentro do Sistema de Administração de Material. Cada uma das subfunções gera, conforme visto, um tipo de ação que aciona outras sob a forma de Processo e/ou Realimentação. Gestão de Suprimentos 32 Traduzindo o gráfico, o constante relacionamento dos subsistemas da Administração de Materiais manifesta-se através de entradas (insumos ou input) e saídas (produto ou output) do sistema considerado de per si. As “entradas“ constituem-se, basicamente, das informações e dados constantes em: Requisições de material recebidas pelos almoxarifados; Requisições de compra de material; Entradas (recebimento) físicas e contábeis de materiais nos almoxarifados; Informações trazidas pelo feedback do sistema. As “saídas” constituem-se das informações e dados processados e que se resumem, em regra, nos seguintes produtos, entre outros: Fornecimento de materiais aos usuários; Transferência de material entre os almoxarifados; Solicitação de cadastramento de materiais; Dados de custos para a área financeira; Dados para escrituração pela área contábil; Dados orçamentários para a área econômico-financeira; Lista e catálogos de materiais; Dados e estatística de movimentação de material. O “processo” do sistema de AM resume-se na execução das atividades ou funções típicas da Administração de Material. Gestão de Suprimentos 33 Finalmente, temos a “realimentação” do sistema de AM que corresponde ao retorno de informações e dados que podem influir no ajustamento do sistema como um todo, alterando os padrões de seus insumos, dos produtos e do próprio processo. O feedback que pode constar de informações que influam na reformulação de: Métodos e normas estabelecidas (estocagem, programação, codificação); Políticas de estoques e/ou compras; Especificações de materiais; Outros. O feedback, no sentido de ação e reação, é o processo que envolve toda a sequência que vai desde o ponto em que uma ação é desencadeada, até o ponto em que já é possível avaliar as reações resultantes desta ação. Isso representa a ideia de que o feedback e a avaliação ocorrem juntos, tanto dentro de (intra) e entre (inter) cada fase de desenvolvimento do sistema, como também continuam ao longo do funcionamento do sistema, ou melhor, durante ele próprio. A figura abaixo, ilustra o feedback entre a administração de materiais e as principais funções dentro da empresa. Gestão de Suprimentos 34 A Organização da Atividade de Administração de Materiais Em todas as empresas alguém deve tomar as decisões e se responsabilizar pela atividade da Administração de Materiais. Os objetivos da AM inter-relacionam-se com os objetivos de outras unidades da empresa – conforme mostrado na figura acima (Financeiro, Produção, Vendas etc.). Assim, é desejável atribuir a uma única pessoa a autoridade sobre todas as atividades concernentes a esta função, de outro modo, ninguém, exceto o presidente da companhia, poderá ser responsabilizado pelas decisões tomadas quanto aos materiais. A inexistência de um único responsável pela Administraçãode Material poderá acarretar em: Problemas de divisão de responsabilidade; Duplicação de esforços; Falta de representação. A Estrutura do Sistema O conjunto dos subsistemas representa a fisiologia do Sistema de Administração de Material, os formulários e procedimentos sistematizados, em forma de rotinas administrativas ou operacionais que correspondem aos elos entre essas subfunções. A anatomia do Sistema de AM seria, portanto, uma estrutura orgânica compatível com o bom funcionamento e entrosamento dessas subfunções. Do ponto de vista organizacional, os subsistemas refletem-se em atividades diferenciadas no organograma e são apoiadas, portanto, em uma estrutura funcional sob a qual o Sistema de Material poderá assumir configurações mais ou menos amplas e desenvolver todas as atividades, ou apenas algumas delas. Gestão de Suprimentos 35 Tipicamente, o seguinte desenho de uma estrutura organizacional de uma área de material é normalmente encontrado em organizações de pequeno porte: Note-se que, nesta configuração existem duas áreas representando as atividades de Aquisição de Material e Armazenagem, aparecendo normalmente, neste tipo de estrutura, os subsistemas de controle de estoque, movimentação de material e outros englobados nas atividades de desenvolvimento pelo almoxarifado. No instante, por exemplo, em que a determinação e a programação das necessidades de material a serem introduzidas nos estoques se tornarem mais complexas em função do crescimento da organização, o organograma passa para: Gestão de Suprimentos 36 Nessa estrutura funcional, a atividade responsável pela programação e pela determinação de material já aparece alinhada a outras duas atividades. Isto porque o Controle de Estoque adquiriu importância como subfunção perfeitamente definida e autônoma. Na situação anterior, certamente o Controle de Estoque existia dentro das atividades do Almoxarifado, porém, com pouca expressão como subfunção. Diversos são os fatores que influem na formulação de uma estrutura orgânica: Natureza; Regime jurídico; Fase histórica que a organização está vivendo; Abrangência geográfica; Universo de itens de materiais a serem manipulados etc. Desse modo, nem todos os subsistemas aparecem representados no organograma, podendo uma ou mais atividades aparecerem englobadas em uma denominação departamental genérica ou aparecem como subfunção de outra mais característica. Assim, por exemplo, se o número de itens em estoque numa organização aumentar quantitativamente e em diversidade, acarretando dificuldades na identificação, na codificação e na catalogação dos materiais, talvez justifique dotar o subsistema de Classificação de Material de estrutura própria autônoma. Dificilmente existirá uma estrutura padronizada para um conjunto de atividades de material, uma vez que uma organização não apresenta as mesmas condições e características de outra. Porém, uma coisa é certa: os sete primeiros subsistemas apresentados no início desta lição, em maior ou menor abrangência, aparecem, em regra, em grande parte das organizações estruturadas em órgãos próprios e autônomos, ou não. Gestão de Suprimentos 37 Dentre os Critérios de Departamentalização, os encontrados com maior frequência na Administração de Materiais são: a) Organização por Função: As tarefas devem ser organizadas de modo a promover a máxima especialização das atividades. O trabalho global de administração é delegado por suas funções principais e a divisão do trabalho no terceiro nível também é, geralmente, funcional. Por exemplo, o trabalho do administrador de materiais é dividido funcionalmente entre os elementos de compras, armazenagem, controle de materiais etc. b) Organização por Localização: Quando existem funções similares em áreas afastadas entre si, é desejável a divisão por local, em certos níveis da organização. Grandes empresas, que possuem muitas fábricas, ou uma única fábrica, porém, com necessidades de atender determinadas áreas com exclusividade, devem aplicar o critério de departamentalização por Localização Geográfica, pois cada fábrica ou unidade requer uma organização de materiais e, pelo menos, uma parte desta deve estar ali fisicamente localizada. c) Organização por Produto Tendo em vista que a organização de materiais existe para ajudar a fabricar produtos ou realizar serviços de forma mais lucrativa, a divisão de atividades de materiais por produto é lógica. Cada grupo de materiais é classificado em relação a um produto ou grupo de materiais. Gestão de Suprimentos 38 d) Organização por Estágio de Fabricação Neste caso, existem estruturas para atender a cada fase de elaboração do produto, assim, a cada mudança, a cada etapa cumprida, teremos novos responsáveis por materiais na elaboração do produto. A Organização Descentralizada A organização da Administração de Materiais deve ser flexível e perfeitamente adaptável às circunstâncias, a fim de servir bem a empresa, quer seja ela com fins lucrativos ou sem objetivo de lucro. A forma organizacional adotada deve poder se expandir quase que indefinidamente, visando ajustar-se às necessidades das instituições, pequenas ou grandes. A descentralização resolve os problemas decorrentes do tamanho das empresas, com a criação de unidades divisionais menores, cada uma das quais funcionando como unidades semi-independentes. A descentralização apresenta algumas vantagens, a saber: Aproxima os gerentes dos objetivos do negócio; Permite maior controle dos custos; Estimula a melhoria dos produtos e métodos. Porém, a descentralização cria um dos principais problemas da Administração de Material: Gestão de Suprimentos 39 A diluição do poder de compras. O poder de compras permite que se obtenha concessões quanto ao preço, prazo, e qualidade. Normalmente, as grandes empresas operam de forma centralizada. Como regra geral, as empresas que usam materiais idênticos ou similares em certo número de fábricas, tendem a ter uma organização centralizada, a fim de explorarem o seu “poder de compra”. Terminamos a nossa segunda unidade em que estudamos o enfoque sistêmico da Administração de Materiais e sua estrutura. Vamos rumo à próxima unidade na qual estudaremos a natureza da Gestão de Estoques. É HORA DE SE AVALIAR! Não se esqueça de realizar as atividades desta unidade de estudo presentes no caderno de exercícios! Elas irão ajudá-lo(a) a fixar o conteúdo, além de proporcionar sua autonomia no processo de ensino-aprendizagem. Caso prefira, redija as respostas no caderno e depois às envie através do nosso ambiente virtual de aprendizagem (AVA). Interaja conosco! Gestão de Suprimentos 40 Exercícios - Unidade 2 1- Um aspecto importante que se constitui em base para qualquer sistema de gerenciamento de materiais é a precisão dos dados ou a qualidade das informações. Um inter-relacionamento entre as diversas funções administrativas favorece a troca destas informações. Com base nas afirmações e nas relações importantes entre a Administração de Materiais e as outras funções administrativas, responda a questão, associando a coluna da esquerda com a coluna da direita. 1. Da administração de materiais para produção. ( ) Lote econômico. 2. Da Administração de materiais para expedição. ( ) Níveis de estoques. 3. Da Produção para Administração de materiais. ( ) Níveis de estoque produto acabado. 4. De Vendas para Administração de materiais. ( ) Capacidade de produção. 5. Do financeiro para Administração de materiais. ( ) Previsão e realização de expedição. 6. De administração de materiais para vendas. ( ) Orçamento. 7. De administração de materiais para compras.( ) Programação de entregas. a) 7;1;6;3;4;5;2. b) 2;1;6;3;4;5;7. c) 1;7;6;3;4;5;2. d) 3;1;6;7;4;5;2. e) 5;1;6;3;4;7;2. Gestão de Suprimentos 41 2-Das alternativas abaixo assinale aquela que não representa uma entrada no sistema da administração de materiais: a) requisição de material recebido pelo almoxarifado. b) requisição de compras. c) informações trazidas pelo feedback do sistema. d) listas e catálogos de materiais. e) materiais recebidos de fornecedores. 3- Das alternativas abaixo, assinale aquela que não representa uma saída no sistema da administração de materiais: a) fornecimento de materiais aos usuários. b) transferência de material entre almoxarifados. c) solicitação de cadastro de materiais. d) dados de custos para a área financeira. e) requisição de compra de materiais. 4- A descentralização da administração de materiais apresenta as seguintes vantagens, EXCETO: a) a diluição do poder de compra. b) aproxima os gerentes dos objetivos do negócio. c) permite maior controle dos custos. d) estimula a melhoria dos produtos e métodos. e) funcionamento em unidades semi-independentes 5- No sistema de administração de materiais o feedback consta de informações que influenciam na reformulação de(a): a) duplicidade de esforços. b) problemas de divisão de responsabilidades. c) falta de representação. d) métodos e normas estabelecidas (estocagem, codificação). e) fornecimento de materiais aos usuários. Gestão de Suprimentos 42 6- Podemos afirmar que a administração de materiais fornece para a área de vendas a seguinte informação: a) nível de estoque. b) nível de estoque (produto acabado). c) programação de entrega. d) programação de entregas. e) lote de compra. 7- As áreas de produção e finanças fornecem para a administração de materiais as seguintes informações respectivamente: a) capacidade de produção e orçamento. b) nível de estoque e programação de entregas. c) lote de compra e orçamento. d) orçamento e nível de estoque. e) capacidade de produção e nível de estoque. 8- O enfoque sistêmico da administração de materiais caracteriza-se principalmente, exceto por: a) acumular informações. b) processar informações. c) armazenar informações. d) estabelecer procedimentos administrativos. e) descentralização de informações. 9- O critério de departamentalização por função caracteriza-se por? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Gestão de Suprimentos 43 10- Descreva quais são os fatores que influenciam na formulação de uma estrutura orgânica da administração de materiais nas empresas. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Gestão de Suprimentos 44 Gestão de Suprimentos 45 Gestão Econômica, Análise e Previsão dos Estoques Natureza da Gestão de Estoque. Natureza dos Estoques. Técnicas Quantitativas Para Calcular a Previsão de Consumo. Controle de Estoques. 3 Gestão de Suprimentos 46 Nesta Unidade, estudaremos a gestão de estoque, o ato de gerir recursos ociosos possuidores de valor econômico e destinados ao suprimento das necessidades futuras de material. Além disso, estudaremos também a previsão de consumo ou da demanda. Então, vamos lá! Objetivos da Unidade: Compreender a importância de fazer previsões; Aplicar modelos de previsão de demanda; Entender tendências e sazonalidades; Entender o controle das previsões. Plano da Unidade: Natureza da Gestão de Estoque. Natureza dos Estoques. Técnicas Quantitativas Para Calcular a Previsão de Consumo. Controle de Estoques. Gestão de Suprimentos 47 Natureza da Gestão de Estoque A gestão de estoque é, basicamente, o ato de gerir recursos ociosos possuidores de valor econômico e destinados ao suprimento das necessidades futuras de material em uma organização. Os investimentos não são dirigidos por uma organização somente para aplicações diretas que produzam lucros, tais como os investimentos em máquinas e em equipamentos destinados ao aumento da produção e, consequentemente, das vendas. Outros tipos de investimentos, aparentemente, não produzem lucros. Entre estes estão as inversões de capital destinadas a cobrir fatores de risco em circunstâncias imprevisíveis e de solução imediata. É o caso dos investimentos em estoque, que evitam que se perca dinheiro em situação potencial de risco presente. Por exemplo, na falta de materiais ou de produtos que levam à não realização de vendas, a paralisação de fabricação, a descontinuidade das operações ou serviços, etc., além dos custos adicionais e excessivos que, a partir destes fatores, igualam, em importância estratégica e econômica, os investimentos em estoque aos investimentos ditos diretos. Porém, toda a aplicação de capital em inventário priva de investimentos mais rentáveis uma organização industrial ou comercial. Numa organização pública, a privação é em relação a investimentos sociais ou em serviços de utilidade pública. A gestão dos estoques visa, portanto, em uma primeira abordagem, manter os recursos ociosos expressos pelo inventário, em constante equilíbrio em relação ao nível econômico ótimo dos investimentos. E isto é obtido mantendo estoques mínimos, sem correr o risco de não tê-los em quantidades suficientes e necessárias para manter o fluxo da produção da encomenda em equilíbrio com o fluxo de consumo. Gestão de Suprimentos 48 Natureza dos Estoques Os estoques podem ser entendidos, de forma generalizada, como certa quantidade de itens mantidos em disponibilidade constante e renovados permanentemente, para produzir lucros e serviços. São lucros provenientes das vendas e serviços, por permitirem a continuidade do processo produtivo das organizações. Representam uma necessidade real em qualquer tipo de organização e, ao mesmo tempo, fonte permanente de problemas, cuja magnitude é função do porte, da complexidade e da natureza das operações da produção, das vendas ou dos serviços. A manutenção dos estoques requer investimentos e gastos muitas vezes elevados. Evitar sua formação ou, quando muito, tê-los em número reduzido de itens e em quantidades mínimas, sem que, em contrapartida, aumente o risco de não ser satisfeita a demanda dos usuários ou dos consumidores em geral. Representa um ideal conflitante com a realidade do dia a dia, o que aumenta a importância da sua gestão. A incerteza de demanda futura ou de sua variação ao longo do período de planejamento, da disponibilidade imediata de material nos fornecedores e do cumprimento dos prazos de entrega, da necessidade de continuidade operacional e da remuneração do capital investido, são as principais causas que exigem estoques permanentemente à mão para o pronto-atendimento do consumo interno e/ou das vendas. Isto mantém a paridade entre esta necessidade e as exigências de capital de giro. É essencial, entretanto, para a compreensão mais nítida dos estoques, o conhecimento das principais funções que os mesmos desempenham nos variados tiposde organização e o conhecimento das suas diferentes espécies. Ter noção clara das diversas naturezas de inventário, dentro do estudo da Administração de Material, evita distorções no planejamento e indica à gestão a forma de tratamento que deve ser dispensado a cada um deles, além de evitar que medidas corretas, aplicadas ao estoque errado, levem a resultados desastrosos, sobretudo, se considerarmos que, à vezes, consideráveis montantes de recursos estão vinculados a determinadas modalidades de estoque. Gestão de Suprimentos 49 Cada espécie de inventário segue comportamentos próprios e sofre influências distintas, embora se sujeitando, em regra, aos mesmos princípios e as mesmas estruturas de controle. Assim, por exemplo, os estoques destinados à venda são sensíveis às solicitações impostas pelo mercado e decorrentes das alterações da oferta e procura e da capacidade de produção, enquanto os destinados ao consumo interno da empresa são influenciados pelas necessidades contínuas da produção, manutenção, das oficinas e dos demais serviços existentes. Já outras naturezas de estoque podem apresentar características bem próprias que não estão sujeitas a influência alguma. É o caso dos estoques de sucata, não destinado ao reprocessamento ou beneficiamento e formados de refugos de fabricação ou de materiais obsoletos e inservíveis destinados à alienação, entre outros fins. Em uma indústria, estes estoques podem vir a formar-se aleatoriamente, ao longo do tempo, caracterizando-se como contingências de armazenagem. Acabam representando, mesmo para algumas organizações, verdadeiras fontes de receitas (extraoperacional), enquanto os estoques destinados ao consumo interno constituem-se, tão somente, em despesas. Entretanto, esta divisão por si só, pode trazer dúvidas a partir da definição da natureza de cada um destes estoques. Se entendermos por produto acabado todo material resultante de um processo qualquer de fabricação, e por matérias-primas todo elemento bruto necessário à fabricação de alguma coisa, perdendo as suas características físicas originais, mediante o processo de transformação a que foi submetido, podemos dizer, por exemplo, que a terra adubada, o cimento, a areia de fundição preparada com a bentonita, o melaço e outros produtos que são misturados a ela para dar maior consistência aos moldes, que receberão o aço derretido para a confecção de peças, constituem-se em produtos acabados para seus fabricantes e em matérias-primas para seus consumidores, os quais os utilizarão na fabricação de outros produtos. Do mesmo modo, a terra, a argila, o melaço e a areia, em seu estado natural, podem constituir-se em insumos básicos de produção ou em produtos acabados, dependendo da finalidade ou do uso destes itens para a empresa. Gestão de Suprimentos 50 As porcas, as arruelas, os parafusos etc., empregados na montagem de um equipamento, por exemplo, são produtos semiacabados para o montador, mas, para o fabricante que os vendeu, tratam-se de produtos finais. Diante dos exemplos apresentados, surge, naturalmente, outra classificação: estoques de venda e de consumo interno. Para uma indústria, os produtos de sua fabricação integrarão os estoques de venda e, para outra, que os utilizará na produção de outro bem, integrarão os estoques de material de consumo. Por sua vez, o estoque de venda pode desdobrar-se em estoque de varejo e de atacado. O estoque de consumo pode subdividir-se em estoque de material específico e geral. Este último pode desdobrar-se, ainda, em estoque de artigos de escritório, de limpeza e conservação etc. Temos assim, diferentes maneiras de se distinguir os estoques, considerando a natureza, finalidade, uso ou aplicação etc. dos materiais que os compõem. O importante, todavia, nestas classificações, que procuram mostrar os diferentes tipos de estoque e o que eles representam para cada empresa, é que elas servem de subsídios valiosos para a (o): Configuração de um sistema de material; Estruturação dos almoxarifados; Estabelecimento do fluxo de informação do sistema; Estabelecimento de uma classificação de material; Política de centralização e descentralização dos almoxarifados; Dimensionamento das áreas de armazenagem; Planejamento na forma de controle físico e contábil. Gestão de Suprimentos 51 Análise e Previsão para os Estoques Toda teoria dos estoques está pautada na previsão do consumo do material. A previsão de consumo ou da demanda estabelece estas estimativas futuras dos produtos acabados comercializados pela empresa. Estabelece, portanto, quais produtos, quanto desses produtos e quando serão comprados pelos clientes. A previsão possui algumas características básicas que são: É o ponto de partida de todo planejamento empresarial; Não é uma meta de vendas; Sua precisão deve ser compatível com o custo de obtê-la. As informações básicas que permitem decidir quais serão as dimensões e a distribuição no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser classificadas em duas categorias: quantitativas e qualitativas. a) Quantitativas: Evolução das vendas no passado; Variáveis cuja evolução e explicação estão ligadas diretamente às vendas. Por exemplo: criação e venda de produtos infantis; Variáveis de fácil previsão, relativamente ligadas às vendas (população, renda, PNB); Influência da propaganda. b) Qualitativas: Opinião dos gerentes; Opinião dos vendedores; Opinião dos compradores; Pesquisa de mercado. Gestão de Suprimentos 52 As Técnicas de Previsão de Consumo podem ser classificadas em três grupos: a) Projeção: são aquelas que admitem que o futuro será a repetição do passado ou as vendas evoluirão no tempo; segundo a mesma lei observada no passado, este grupo de técnicas é de natureza essencialmente quantitativa. b) Explicação: procura-se explicar as vendas do passado mediante leis que relacionam as mesmas com outras variáveis cuja evolução é conhecida ou previsível. São basicamente aplicações de técnicas de regressão e correlação. c) Predileção: funcionários experientes e conhecedores de fatores influentes nas vendas e no mercado estabelecem a evolução das vendas futuras. Quanto à Previsão do Consumo é importante considerar os seguintes fatores, que podem alterar o comportamento do mesmo: Influências políticas; Influências conjunturais; Influências sazonais; Alteração no comportamento dos clientes; Inovações técnicas; Tipos retirados da linha de produção; Preços competitivos dos concorrentes. Técnicas Quantitativas Para Calcular a Previsão de Consumo A) Método do Último Período Este modelo mais simples e sem base matemática consiste em utilizar como previsão para o período seguinte o valor ocorrido no período anterior. Gestão de Suprimentos 53 B) Método da Média Móvel Este método é uma extensão do anterior, em que a previsão para o próximo período é obtida calculando-se a média dos valores de consumo nos n períodos anteriores. A previsão gerada por este modelo é geralmente menor que os valores ocorridos se o padrão de consumo for crescente. Inversamente, será maior se o padrão de consumo for decrescente. Se n for muito grande, a reação da previsão diante dos valores atuais será muito lenta. Inversamente, se n for pequeno, a reação será muito rápida. A escolha do valor de n é arbitrária e experimental. Para melhor simplificar e compreender, vejamos: CM = Consumo Médio. CM = C = Consumo nos períodos anteriores. n = Números de períodos. Nota: Para o cálculo do consumo médio variável, toma-se por base os 12 últimos meses, e cada novo mês, adiciona-se o mesmo à soma e despreza-se o 1º mês utilizado. Desvantagens:a) as médias móveis podem gerar movimentos cíclicos ou de outra natureza não existentes nos dados originais; b) as médias móveis são afetadas pelos valores extremos; isso pode ser superado, utilizando-se a média móvel ponderada com pesos apropriados (vide c). c) as observações mais antigas têm o mesmo peso que as atuais, isto é, 1/n; d) exige a manutenção de um número muito grande de dados. Gestão de Suprimentos 54 Vantagens: a) simplicidade e facilidade de implantação; b) admite processamento manual. Exemplo 1: Supondo que, para certo material, existe o seguinte histórico dos consumos mensais: 100 (jan), 90 (fev), 110 (mar), 120 (abr), 105 (mai), 150 (jun), 140 (jul), 200 (ago), 130 (set), 160 (out), 190 (nov) e 210 (dez). O consumo previsto para o 13º mês seria: D13 = D13 = 142 Exemplo 2: O consumo em quatro anos de uma peça foi de: 1999=72, 2000=60, 2001=63 e 2002=66. Qual deverá ser o consumo previsto para 2003, utilizando-se o método da média móvel simples com n igual a 3? D2003 = ( 60 + 63 + 66 ) : 3 D2003 = 63 C) Método da Média Móvel Ponderada Este método é uma variação do modelo anterior, no qual se atribui pesos diferenciados aos diversos períodos. Os pesos são decrescentes a partir dos períodos mais recentes para os mais distantes. Este método elimina alguns inconvenientes do método anterior. A determinação dos pesos ou fatores de importância deve ser de tal ordem que a soma perfaça 100%, como no exemplo a seguir: Gestão de Suprimentos 55 Período Peso Consumo Quantidade Ponderada 1 5% 350 17,5 2 10% 70 7,0 3 10% 800 80,0 4 15% 200 30,0 5 20% 150 30,0 6 40% 500 200,0 7 100% ± 364,5 = 365 Exemplo de Aplicação: Utilizando o exemplo 2, do item anterior, qual será o consumo previsto para 2003, se considerarmos os seguintes pesos: para 1999 = (desconsiderar - n = 3) para 2000 = 20% de 60 = 12,0 para 2001 = 30% de 63 = 18,9 para 2002 = 50% de 66 = 33,0 D2003 ± 63,9 = 64,0 D) Método da Média com Ponderação Exponencial Este método elimina muitas desvantagens dos métodos da média móvel e da média móvel ponderada. Além de dar mais valor aos dados mais recentes, apresenta menor manuseio de informações passadas. Apenas três valores são necessários para gerar a previsão para o próximo período: a previsão do último período; o consumo ocorrido no último período; uma constante que determina o valor ou ponderação dada aos valores mais recentes. Gestão de Suprimentos 56 Este modelo procura prever o consumo apenas com a sua tendência geral, eliminando a reação exagerada a valores aleatórios. Ele atribui parte da diferença entre o consumo atual e o previsto a uma mudança de tendência e o restante a causas aleatórias. Suponhamos que para determinado produto tenhamos previsto um consumo de 100 unidades. Verificou-se, posteriormente, que o valor real ocorrido foi de 95 unidades. Precisamos prever agora o consumo para o próximo mês. A questão básica é a seguinte: Quanto da diferença entre 100 e 95 unidades pode ser atribuído a uma mudança no padrão de consumo e quanto pode ser atribuído a causas puramente aleatórias? Se a nossa previsão seguinte for de 100 unidades, estaremos assumindo que toda diferença foi devida a causas aleatórias e que o padrão de consumo não mudou absolutamente nada. Se for de 95 unidades, estaremos assumindo que toda diferença deve ser atribuída a uma mudança no padrão de consumo (método pelo último período). Neste método apenas parte da variação é considerada como mudança no padrão de consumo. Vamos supor que, no exemplo anterior, decidimos que 20% da diferença devem ser atribuídos a alterações de padrão de consumo e que 80% devem ser considerados como variação aleatória. Levando-se em consideração que a previsão era de 100 unidades e ocorreu na realidade 95 e que 20% do erro (100 - 95) é igual a 1, a nova previsão deverá ser de 99 unidades. Resumindo, podemos escrever: Próxima previsão = Previsão anterior + Constante de amortecimento x Erro de previsão: Gestão de Suprimentos 57 A determinação do valor pode ser feita por intermédio de sofisticadas técnicas matemáticas e estatísticas. Nos casos mais comuns, a determinação é verificada empiricamente. Os valores mais comumente utilizados estão compreendidos entre 0 e 1, usando-se normalmente de 0,1 a 0,3. A média estimada é suavizada para descontar os efeitos das variações aleatórias. Por exemplo, tomando-se = 0,2 na equação acima. Fica estabelecido que a média estimada no período t, é determinada pela adição de 20% do novo consumo Xt e 80% da média estimada para o período anterior Xt-1. Assim, 80% das variações aleatórias possíveis incluídas em Xt são descontadas. O método da média com ponderação exponencial não deve ser utilizado quando o padrão de consumo contém somente flutuações aleatórias em torno de uma média constante, quando o padrão de consumo possui tendência crescente ou decrescente ou quando o padrão de consumo for cíclico. Deverá apenas ser utilizado quando o padrão de consumo for variável com médias variando aleatoriamente em intervalos regulares. Exemplo de Aplicação: O nível de consumo de um item mantém uma oscilação média. A empresa utiliza o cálculo de média ponderada exponencial. Em 2001, a previsão de consumo era de 230 unidades, tendo o ajustamento um coeficiente de 0,10. Em 2002 o consumo foi de 210. Qual é a previsão de consumo para 2003? Gestão de Suprimentos 58 E) Método dos Mínimos Quadrados Este método é usado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais perto de todos os dados coletados, ou seja, é a linha de melhor ajuste que minimiza as diferenças entre a linha reta e cada ponto de consumo levantado. Nas séries temporais, Y é o valor previsto em um tempo x medido em incrementos, tais como anos, a partir do ano-base. O objetivo é determinar a, o valor de Y e b e a inclinação da reta. Usam-se duas equações para determinar a e b. Obtemos a primeira multiplicando a equação da linha reta pelo coeficiente a e somando os termos. Sendo o coeficiente a igual a 1 e sabendo-se que N é o número de pontos, a equação se modifica para: Gestão de Suprimentos 59 A segunda equação é desenvolvida de maneira semelhante. O coeficiente de b é X. Ao multiplicarmos os termos por X e somá-los, teremos: Estas duas equações são denominadas equações normais. As quatro somas necessárias à resolução das equações , , e são obtidas de forma tabular, tendo em vista que X é igual ao número de períodos a partir do ano-base. Depois da obtenção das quatro somas, estas são substituídas nas equações normais, onde os valores de a e b são calculados e substituídos na equação da linha reta para a obtenção da fórmula de previsão: Yp = a + bx Vamos exemplificar: determinada empresa quer calcular qual seria a previsão de vendas de seu produto W para o ano de 2003. As vendas dos 5 anos anteriores foram: 1998 = 108. 1999 = 119. 2000 = 110. 2001 = 122. 2002 = 130. Gestão de Suprimentos 60 Fazendo a tabulação: ANO Y X X2 X . Y 1998 108 0 0 0 (ano-base) 1999 119 1 1 119 2000 110 2 4 220 2001 122 3 9 366 2002 130 4 16 520 589 10 30 1.225 De onde resultam as equações normais: 589 = 5a + 10b 1.225 =10a + 30b Resolvendo-assimultaneamente, obteremos: a = 108,4 e b = 4,7 A previsão para 2003 está 5 anos à frente de 1998, logo: Controle de Estoques O objetivo básico do controle de estoques é evitar a falta de material sem que esta diligência resulte em estoques excessivos às reais necessidades da empresa. Gestão de Suprimentos 61 O controle procura manter os níveis estabelecidos em equilíbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos daí decorrentes. Para mantermos este nível de água no tanque é preciso que a abertura ou o diâmetro do ralo permita vazão proporcional ao volume de água que sai pela torneira. Se fecharmos com o ralo destampado, interrompendo, assim, o fornecimento de água, o nível, em unidades volumétricas, chegará, após algum tempo, a zero. Por outro lado, se a mantivermos aberta e fecharmos o ralo, impedindo a vazão, o nível subirá até o ponto de transbordar. Ou, se o diâmetro do raio permite a saída da água, em volume maior que a entrada no tanque, precisaremos abrir mais a torneira, permitindo o fluxo maior para compensar o excesso de escapamento e evitar o esvaziamento do tanque. De forma semelhante, os níveis dos estoques estão sujeitos à velocidade da demanda (output) e das entradas (input) de material no almoxarifado. Se a constância da procura sobre o material for maior que o tempo de ressuprimento, ou estas providências não forem tomadas em tempo oportuno, a fim de evitar a interrupção do fluxo de reabastecimento, teremos a situação de ruptura ou de esvaziamento do seu estoque, com prejuízos visíveis para a produção, manutenção, vendas etc. Se, em outro caso, não dimensionarmos bem as necessidades do estoque, poderemos chegar ao ponto de excesso de material ou ao transbordamento dos seus níveis em relação à demanda real, com prejuízos para a circulação de capital. O equilíbrio entre a demanda e a obtenção de material, onde atua, sobretudo, o controle de estoque, é um dos objetivos da gestão. Seguindo com o exemplo do tanque, se a torneira enchê-lo (obtenção) até o nível ideal, em 6 horas, e o ralo esvaziá-lo (demanda) em 10 horas, precisaremos de 15 horas para que o tanque fique cheio (ressuprimento) com a torneira e o ralo abertos simultaneamente. O tempo que leva para ficar cheio com o fornecimento contínuo de água e, ao mesmo tempo, com a saída constante, equivale, por analogia, ao tempo que leva a gestão a providenciar e obter a quantidade de material necessária à manutenção do nível do estoque estabelecido, enquanto as saídas se sucedem ao longo do período de ressuprimento. Gestão de Suprimentos 62 A fim de manter este objetivo é que o reabastecimento contínuo é feito para manter os níveis no ponto desejado, em função da demanda ocorrida e dos parâmetros determinados. É decidir quando e quanto comprar. O quando comprar é determinado segundo um dos seguintes critérios: a) sempre que a quantidade em estoque atingir determinado nível prefixado, é providenciada a compra do material; b) sempre que a quantidade em estoque atingir determinada data prefixada, é providenciada a compra do material. A diferença, portanto, entre os dois sistemas clássicos de controle é que, em um, o momento da compra é determinado quando o estoque atinge um nível estabelecido e, no outro, é determinado por datas, independentemente do nível de estoque. O quanto comprar depende do critério escolhido. Caso optemos pelo primeiro, a quantidade de ressuprimento é fixa, isto é, não varia. É sempre a mesma. O que varia é a data ou época de colocação do pedido. Este sistema é mais adequado quando a demanda do material é instável, razão pela qual também é útil para o controle dos itens mais caros em estoque. No segundo sistema, a quantidade de ressuprimento é variável em função da disponibilidade total existente no momento da colocação do pedido e da cobertura de estoque para o período subsequente, expressos em unidades de consumo. Neste, a data de aquisição é fixa, isto é, os intervalos de compras são regulares, como veremos mais adiante. Este modelo é mais adequado para o controle de itens de consumo mais regular e de pequeno valor. Podemos, então, resumir a diferença entre estes dois sistemas, dizendo que o primeiro considera a quantidade ideal de compra e o segundo a frequência ideal de compra. Gestão de Suprimentos 63 Antes de abordarmos, em particular, cada um destes modelos de estoque, iremos discorrer sobre os elementos que intervêm sobre a Teoria dos Estoques e que estão diretamente interligados ao desenvolvimento destes sistemas: Custos; Estoque Médio; Lote Econômico de Compra; Periodicidade Econômica de Compra; Estoque Mínimo ou de Segurança etc. Mais uma unidade encerrada, na qual estudamos a importância de fazer previsões, a aplicação de modelos de previsão de demanda, as tendências e sazonalidades e o controle das previsões. É HORA DE SE AVALIAR Lembre-se de realizar as atividades desta unidade de estudo, elas irão ajudá-lo(a) a fixar o conteúdo, além de proporcionar sua autonomia no processo de ensino-aprendizagem. Caso prefira, redija as respostas no caderno e depois as envie através do nosso ambiente virtual de aprendizagem (AVA). Interaja conosco! Na próxima unidade, estudaremos os custos de estoques e o estoque de segurança. Gestão de Suprimentos 64 Exercícios – Unidade 3 1-Uma empresa utiliza o sistema de média móvel quadrimestral para previsão de compras de uma determinada matéria-prima. Observe as quantidades efetivamente consumidas nos últimos cinco meses. Mês Jan Fev Mar Abr Mai Total Período Consumo (em unidades) 100 200 150 100 110 660 De quantas unidades deverá ser o pedido para o próximo mês? a) 220. b) 140. c) 135. d) 120. e) 115. 2-O gerenciamento de estoques é um conjunto de atividades que visa, por meio das respectivas políticas de estoques, ao pleno atendimento das necessidades da empresa, com a máxima eficiência e ao menor custo. Para as alternativas abaixo, indique (A) para as razões de se ter estoques e (B) para as razões de não se ter estoques. São custosos, empatam considerável quantidade de material. ( ) Incerteza da demanda futura (consumo) ou de sua variação ao longo do período de planejamento. ( ) Os itens podem deteriorar, torna-se obsoleto. ( ) Segurança contra risco de problemas de produção do fornecedor. ( ) Entregas rápidas e boa imagem (departamento de vendas). ( ) Necessidade de continuidade operacional. ( ) Gestão de Suprimentos 65 Assinale a sequência correta a) B;A;B;A;A;A. b) B;B;B;A;A;A. c) B;B;B;B;A;A. d) B;A;B;A;A;B. e) A;A;B;A;A;A. 3-Dois consultores estão preparando para a Motores Nacionais um estudo de previsão de mercado de motores no país. Eles pesquisam a série histórica em sites na internet, tendo chegado à conclusão de que a série anual não apresentava tendência, e propuseram a utilização da técnica de média móvel para realizar a previsão do número de motores a serem produzidos. Tal previsão fundamenta-se na equação e na série histórica apresentada a seguir: P1 + P2 .... Pn P1 * % + P2 * % .... Pn * % F = _______________________ ; F = ______________________ n soma n % Em que F é a produção prevista, P é a produção realizada e % o percentual de influencia. Mês 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Demanda 105 106 110 110 114 121 130 128 137 Com base nos dados, calcule a média móvel de cinco meses para prever a demanda do mês 10, a média móvel de três meses para prever a demanda do mês 10 e a média móvel ponderada, de três meses, em que os pesos sejam os maiores para os últimos meses e decresçam na ordem de 0,3 ; 0,2 e 0,1, para prever a demanda do mês 10.
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