ADMINISTRAÇÃO-DE-COMPRAS-2

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<p>ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS</p><p>2</p><p>Sumário</p><p>NOSSA HISTÓRIA .......................................................................................................... 3</p><p>INTRODUÇÃO ................................................................................................................ 4</p><p>FUNÇÕES E PROCEDIMENTOS (ETAPAS DE COMPRAS) ........................................ 4</p><p>FUNÇÕES DO COMPRADOR ........................................................................................ 4</p><p>O QUE O DEPARTAMENTO DE COMPRAS (DC) COMPRA? (NACIONAIS E</p><p>IMPORTADOS) ............................................................................................................... 8</p><p>QUANTO COMPRAR .................................................................................................... 10</p><p>FUNÇÕES DO USUÁRIO OU INTERESSADO DA COMPRA ...................................... 11</p><p>FUNÇÕES DO USUÁRIO ............................................................................................. 11</p><p>CONTEÚDO DO PEDIDO DE COMPRA ...................................................................... 12</p><p>PROVIDÊNCIAS NO RECEBIMENTO DO MATERIAL COMPRADO .......................... 14</p><p>TÓPICOS IMPORTANTES QUE DEVEM CONSTAR DE UM CONTRATO DE</p><p>FORNECIMENTO (COMPRA) ...................................................................................... 14</p><p>O CUSTO MÉDIO DA OPERAÇÃO DE COMPRA ....................................................... 15</p><p>EXEMPLOS DE ESPECIFICAÇÕES DE COMPRAS ................................................... 16</p><p>CARACTERÍSTICAS DE UM BOM NEGOCIADOR ...................................................... 19</p><p>CUIDADOS E ESTRATÉGIAS BÁSICAS PARA O ÊXITO DE UMA NEGOCIAÇÃO ... 20</p><p>ÉTICA EM COMPRAS .................................................................................................. 23</p><p>COMPRAS PROGRAMADAS ....................................................................................... 25</p><p>POLÍTICAS DE COMPRAS ........................................................................................... 27</p><p>REFERÊNCIAS ............................................................................................................. 28</p><p>3</p><p>NOSSA HISTÓRIA</p><p>A nossa história inicia com a realização do sonho de um grupo de empresários,</p><p>em atender à crescente demanda de alunos para cursos de Graduação e Pós-</p><p>Graduação. Com isso foi criado a nossa instituição, como entidade oferecendo serviços</p><p>educacionais em nível superior.</p><p>A instituição tem por objetivo formar diplomados nas diferentes áreas de</p><p>conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a participação no</p><p>desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua formação contínua. Além</p><p>de promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e técnicos que</p><p>constituem patrimônio da humanidade e comunicar o saber através do ensino, de</p><p>publicação ou outras normas de comunicação.</p><p>A nossa missão é oferecer qualidade em conhecimento e cultura de forma</p><p>confiável e eficiente para que o aluno tenha oportunidade de construir uma base</p><p>profissional e ética. Dessa forma, conquistando o espaço de uma das instituições modelo</p><p>no país na oferta de cursos, primando sempre pela inovação tecnológica, excelência no</p><p>atendimento e valor do serviço oferecido.</p><p>4</p><p>INTRODUÇÃO</p><p>A Administração de Compras na empresa tem as funções de procurar, negociar com</p><p>o fornecedor, comprar e providenciar a entrega de matérias-primas, materiais de</p><p>suprimentos, máquinas, equipamentos e serviços, dentro do especificado pelo</p><p>usuário, com qualidade adequada, dentro do prazo solicitado e a um preço menor</p><p>possível.</p><p>Compras atende a todos os departamentos da empresa: produção, manutenção,</p><p>administração, engenharia, etc.</p><p>Funções e Procedimentos (Etapas de Compras)</p><p>São funções da Administração de Compras: definir quantidades, qualidades, e nem</p><p>prazos de entrega. O Dpto. De Compras deve obedecer às informações contidas na</p><p>Especificação de Compra (ou Pedido de Compra – PC) emitido pelo Planejamento,</p><p>Programação e Controle da Produção (PPCP) ou usuário da empresa.</p><p>O comprador não precisa ser uma pessoa entendida de tudo para atender as variadas</p><p>necessidades de uma empresa, basta que ele obedeça às informações especificadas</p><p>no Pedido de Compra (PC), ou na Ordem de Compra (OC). Quem tem que entender</p><p>e fornecer todas as informações sobre o que deve ser comprado, bem como as</p><p>condições de entrega em suas mãos, exatamente como desejado, é o usuário ou</p><p>requisitante</p><p>Funções do Comprador</p><p>• Procurar onde comprar</p><p>• Negociar com o fornecedor:</p><p> Preço (o menor possível);</p><p> Condições de pagamento,</p><p>5</p><p> Condições de entrega,</p><p> Multas e reajustes de preços,</p><p> Transporte e seguros,</p><p> Proceder a concorrência e eleger o fornecedor final</p><p> Acompanhar administrativamente o processo de fornecimento,</p><p> Dar suporte ao acompanhamento técnico quando necessário,</p><p> Negociar as condições de devolução</p><p> Informar ao Dpto. Financeiro a liberação ou bloqueio do pagamento.</p><p>Procura de onde comprar: O comprador deve manter um banco de dados e de</p><p>pesquisa de informações que lhe permita localizar fornecedores que possam suprir as</p><p>necessidades da empresa tanto comercialmente como tecnicamente. Para tanto, é</p><p>comum que os Dpto. de Compras mantenham arquivos de fornecedores credenciados</p><p>e desenvolvidos quanto a suas capacidades técnicas, comerciais e pronto</p><p>atendimento, com quais a empresa possa contar nos momentos de grandes e de</p><p>pequenas demandas de produção. Geralmente tais fornecedores são desenvolvidos</p><p>em número de 3 a 5, no mínimo, para cada produto que a a empresa compra</p><p>rotineiramente ou não.</p><p>Para tanto, o mercado disponibiliza revistas e guias de compras (Guia NEI, Revista</p><p>P&S, etc.), catálogos técnicos que podem ser solicitados e arquivados para consultas,</p><p>bem como a Internet.</p><p>Determinação de quem Comprar: É função do Dpto. de Compras determinar qual</p><p>fornecedor irá atender ao Pedido de Compras da fábrica, desde que esse fornecedor</p><p>se enquadre na política de preços da empresa e atenda perfeitamente à especificação</p><p>de compra e suas exigências, como emitida pelo Planejamento, Programação e</p><p>6</p><p>Controle da Produção (PPCP) ou requisitante. As empresas costumam manter</p><p>sempre um número mínimo de 3 a 5 fornecedores tecnicamente capacitados e</p><p>certificados por força de normas ISO, JIT, ABNT dentre outras, para garantir a</p><p>confiabilidade nas negociações e nos atendimentos.</p><p>A maioria das empresas adota política de proibição da indicação de fornecedor pelo</p><p>requisitante, impedindo que se mencione até mesmo nomes fantasias e</p><p>direcionamento que possa indicar o fornecedor. Em casos de não se observar essa</p><p>proibição e o interessado indicar um fornecedor, recebera quase sempre uma</p><p>pergunta característica –“Quanto você está ganhando desse fornecedor para indicar</p><p>a compra de seu produto? ”. Por causa desse descuido, é comum a existência de</p><p>inquéritos administrativos envolvendo requisitantes e representantes de fornecedores.</p><p>Nos casos de padronização bem como de necessidade de adoção de um fornecedor</p><p>único ou exclusivo, o interessado deverá justificar a adoção de um fornecedor por</p><p>razões técnica e comercial via relatório a ser analisado, aprovado e adotado por todos</p><p>envolvidos no processo produtivo.</p><p>Estudo, desenvolvimento e certificação de fornecedores em relação a suas</p><p>capacidades técnicas e comerciais. Para cada produto ou serviço que a empresa</p><p>adquira faz se necessário a criação de um cadastro de fornecedores com no mínimo</p><p>de 3 a 5 deles para que as negociações de preço e condições de fornecimento seja</p><p>livre e busquem sempre as melhores condições para a empresa.</p><p>Abertura de Concorrência ou Licitação para escolha do fornecedor. As empresas</p><p>privadas</p><p>de modo geral processam suas compras e contratos de fornecimento através</p><p>de concorrência entre três ou mais fornecedores (em sua maioria cadastrados) e que</p><p>são convidados a apresentar suas ofertas e condições de fornecimentos baseadas</p><p>em especificação de compra que lhes são oferecidas.</p><p>Já, as instituições públicas ou mistas são obrigadas a processar suas compras e</p><p>contratos de fornecimento em conformidade com os dispositivos da Lei Nº 8.666 de</p><p>7</p><p>21 de junho de 1993 – Licitações e Contratos Administrativos – e dispositivos</p><p>concernentes.</p><p>Negociações e fechamento do pedido ou autorização de compra. O Dpto de</p><p>Compras encerra o Pedido de Compra (PC) depois de esgotadas todas as</p><p>negociações de aquisição, transporte, seguros e condições de pagamento. Nas</p><p>empresas qualquer aquisição gera um contrato minucioso de compra e venda entre</p><p>fornecedor e cliente. O encerramento do processo de compra se dá a partir de uma</p><p>informação do Dpto de Compras ao Dpto. Financeiro da empresa para liberar o</p><p>pagamento ao fornecedor Liberação do Pagamento.</p><p>A liberação do pagamento para fornecedor é feita após o cumprimento do processo</p><p>de compra, entrega, recebimento e aceitação ter sido realizado de acordo com o</p><p>planejamento. O que ocorre após a fábrica emitir um parecer de aceitação do material.</p><p>Geralmente, os contratos de compras e fornecimentos preveem uma série de</p><p>garantias, dependendo do tipo de fornecimento, tais como:</p><p>• Qualidade</p><p>• Funcionamento simples</p><p>• Desempenho ou produtividade garantida</p><p>• Período e formas de garantia, Devolução</p><p>• Oferta de peças sobressalentes</p><p>• Manuais de instalação, operação e manutenção</p><p>• Assistência técnica de manutenção</p><p>• Auxílio técnico no treinamento de operação</p><p>• Direitos de modificações, implementações</p><p>8</p><p>Itens esses que devem ser verificados e acompanhados preferencialmente no</p><p>fornecedor, antes da liberação para entrega, para evitar que ocorram surpresas no</p><p>recebimento e necessidade de devolução.</p><p>Em caso de devolução, Compras renegocia um novo fornecimento ou não e outra</p><p>forma de pagamento onde devem ser renegociados transportes, multas, etc.</p><p>Acompanhamento ativo durante o tempo decorrente entre o pedido e o recebimento</p><p>do material. Para garantir o cumprimento do prazo de entrega de determinadas</p><p>compras, o DC faz acompanhamento junto ao fornecedor com intuito de garantir o</p><p>cumprimento do cronograma de fornecimento. Quando necessário solicita à fábrica</p><p>pessoal técnico para o acompanhamento.</p><p>Assessoria comercial durante a inspeção técnica de qualidade e liberação para</p><p>entrega. Também, o DC assessora equipes técnicas quando de visitas a</p><p>fornecedores.</p><p>Negociação de Devoluções. Sempre que a fábrica informar a necessidade</p><p>devolução de qualquer compra por estar em não conformidade com o PC, cabe ao</p><p>DC a negociação da devolução. Essa negociação compreende: Custos do transporte</p><p>retorno, seguros, prazo e transporte de reposição, multas de mora, lucro cessante,</p><p>etc.</p><p>O que o Departamento de compras (DC) compra? (Nacionais e</p><p>importados)</p><p>• Matérias-primas</p><p>• Componentes fabricados por terceiros</p><p>9</p><p>• Suprimentos diretos e indiretos, Máquinas e equipamentos</p><p>• Peças prontas produzidas em parcerias com terceiros</p><p>10</p><p>10</p><p>• Prestação de Serviços em geral de acordo com contrato negociado entre</p><p>interessados.</p><p>Preferencialmente, compra materiais padronizados de acordo com os padrões</p><p>definidos no PPCP. A padronização de matérias-primas, suprimentos, máquinas e</p><p>equipamentos, leva a empresa à economia de recursos e tempos, principalmente em</p><p>estoques, manutenção, ferramental, assistência técnica e especialização do pessoal.</p><p>Quanto comprar</p><p>• Matérias primas: - Sempre, em concordância com o PPCP, o Lote de</p><p>Suprimento Econômico para abastecimento do estoque ou, outra quantidade</p><p>por ele solicitada.</p><p>• Suprimentos - a quantidade de reposição do estoque definida pelo PPCP e ou</p><p>Gestão de estoque.</p><p>• Máquinas e equipamentos.</p><p>• Serviços.</p><p>De acordo com o prazo de entrega solicitado através da data de entrega do Pedidos</p><p>de Compra ou na data prevista pelo Ponto de Pedido.</p><p>Em compras a palavra “Urgente” geralmente acarreta elevação de custos ao processo.</p><p>Urgente tem conotação de parar o que estiver fazendo para atender a urgência, e com</p><p>isso, buscar a qualquer preço atender a solicitação. A palavra Urgente deve ser evitada</p><p>e, ao invés dela, ser indicada uma data para que a compra seja executada. Os pedidos</p><p>de Compras com “urgência” impõem alterações nas rotinas do trabalho de compras,</p><p>de entrega e até mesmo nos controles de aceitação do bem ou serviço.</p><p>Por outro lado, o profissional de engenharia é formado para medir, determinar valores,</p><p>transformar dados e informações em unidades mensuráveis, não tendo sentido utilizar</p><p>a palavra Urgente para definir um valor de tempo. Mesmo que uma compra mereça</p><p>11</p><p>11</p><p>urgência no atendimento, seu prazo de entrega deve ser definido com uma data, o que</p><p>dará ao comprador melhores condições de negociar e atender à solicitação.</p><p>Funções do usuário ou interessado da compra</p><p>Cabe ao usuário ou à pessoa que faz a solicitação de compra especificar o material</p><p>ou serviço a ser adquirido nos mínimos detalhes, descrevendo e informando ao DC</p><p>tudo a respeito do que dever ser comprado. Quem deve saber do que comprar é o</p><p>interessado. Ao comprador cabe apenas a função de comprar.</p><p>Funções do Usuário</p><p>• Especificar detalhadamente o objeto ou serviço à comprar;</p><p>• Definir quantidades a comprar;</p><p>• Definir a qualidade;</p><p>• Determinar o prazo de entrega único ou parcelado;</p><p>• Acompanhar tecnicamente o fornecimento e solicitar acompanhamento</p><p>administrativo do Depto. de Compras se necessário;</p><p>• Receber o produto da compra e proceder inspeções quantitativas e de qualidade</p><p>aceitar ou devolver o produto;</p><p>• Informar ao Dpto. de Compras para liberação ou bloqueio do pagamento.</p><p>12</p><p>12</p><p>Especificação de compra é o conteúdo de um Pedido de Compra, PC, ou Ordem de</p><p>Compra, OC, que descreve o objeto ou serviço a ser adquirido, a quantidade única ou</p><p>em lotes, a data (prazo) de entregada, as condições de embalagem, de transporte, de</p><p>embarque e desembarque, de aceitação técnica e de rejeição quando for o caso.</p><p>As condições de técnicas do transporte devem ser definidas pelo usuário, como</p><p>por exemplo:</p><p>• Tipo de embalagem no transporte para proteção do bem;</p><p>• Local, horário e forma de desembarque;</p><p>• Condições de transporte para produtos que requeiram transporte especiais;</p><p>• Dar acessória técnica ao DC quanto solicitada.</p><p>Conteúdo do Pedido de Compra</p><p>As informações imprescindíveis que devem conter um Pedido de Compra (PC), dentre</p><p>outras se necessário são:</p><p>• Número do documento – Número sequencial que identifique o PC;</p><p>• Data de emissão;</p><p>• Local, data e condições de entrega da compra;</p><p>• Condições de pagamento;</p><p>• Número da Requisição que deu origem ao PC;</p><p>• Descrição (especificação), unidade e quantidade de cada item;</p><p>13</p><p>13</p><p>• Preços unitários e totais;</p><p>• Assinatura do responsável pela compra;</p><p>• Assinatura de autorização da compra;</p><p>• Cópias de desenhos e outros documentos quando necessário;</p><p>• Identificação Comercial e fiscal do Comprador, Fornecedor e Transportadora.</p><p>Cópias do PC devem ser distribuídas para: Fornecedor, Setor de acompanhamento,</p><p>Almoxarifado, Recebimento, Inspeção de qualidade Requisitante, Seção de Compras,</p><p>Contabilidade e demais setores envolvidos.</p><p>Exemplo de um pedido de compra de material especificado através de Catálogo</p><p>técnico do fabricante. (No caso, calçados de segurança).</p><p>14</p><p>14</p><p>Providências no Recebimento do Material Comprado</p><p>• Recebimento e conferência dos dados do PC, da NF e Romaneio de transporte</p><p>(responsável é a gestão de estoques).</p><p>• Inspeção quantitativa (responsável gestão de estoques) e qualitativa</p><p>(responsável controle de qualidade).</p><p>• Baixa do Pedido Compra e comunicação à Seção de Compras e demais setores</p><p>envolvidos (responsável gestão de estoques).</p><p>• Comunicação do recebimento à seção requisitante (responsável gestão de</p><p>estoques).</p><p>• Remessa da NF e Romaneio à Contabilidade (responsável gestão de estoques).</p><p>• Providências de controle de estoques (responsável gestão de estoques).</p><p>• Providências de liberação do pagamento ao fornecedor e transporte</p><p>(responsável DC e administração financeira).</p><p>• Providências de devolução quando necessária (responsável gestão de estoques</p><p>e Compras).</p><p>Tópicos Importantes que Devem Constar de um Contrato de</p><p>Fornecimento (compra)</p><p>Além da Especificação Técnica, geralmente os contratos de compras preveem</p><p>uma série de garantias bilaterais, dependendo do tipo de fornecimento, tais como:</p><p>• Qualidade do material;</p><p>• Acompanhamento do comprador em cronograma durante a produção;</p><p>• Funcionamento simples no fornecedor antes da entrega;</p><p>15</p><p>15</p><p>• Desempenho ou produtividade garantida;</p><p>• Tempo de garantia;</p><p>• Condições de devolução;</p><p>• Oferta de peças sobressalentes;</p><p>• Manuais de instalação;</p><p>• Operação e manutenção;</p><p>• Assistência técnica de manutenção;</p><p>• Auxílio técnico no treinamento de operação;</p><p>• Direito de modificações, implementações;</p><p>• Seguro em caso de sinistro ou devolução.</p><p>O Custo Médio da Operação de Compra</p><p>A determinação do custo de compra, que corresponda à toda a despesa direta e</p><p>indireta para a efetivação da aquisição é necessária para compor o custo unitário por</p><p>produto, determinar o valor do Lote Econômico de Compra e verificação de</p><p>necessidades de simplificação da operação em si.</p><p>16</p><p>16</p><p>Onde a parcela (0,2 ou 0,3) considera os custos contábeis e de almoxarifado</p><p>correspondente, a grosso modo, ao valor de 20% a 30%.</p><p>Exemplos de Especificações de Compras</p><p>Exemplo 1: Caneta Esferográfica para escrita simples. (Exemplo de como solicitar a</p><p>aquisição de canetas BIC, sem mencionar o nome fantasia e nem indicar o nome do</p><p>fornecedor, entretanto dirigindo a compra para a caneta desejada BIC).</p><p>Nota: Demais informações como: local de entrega, horário de descarga, dentre outras</p><p>são de competência do Dpto. de Compras.</p><p>17</p><p>17</p><p>Exemplo 2: Alumínio para transformação, nacional ou importado.</p><p>Alumínio no estado sólido para transformação em cabos elétricos, em forma de</p><p>lingotes de 22,5 kg (50lb), embalados em fardos de 1,0 tonelada cada, sobre pallets,</p><p>para poderem ser manejados por empilhadeira na descarga e na movimentação</p><p>interna.</p><p>Cada fardo deverá ser identificado o número da Corrida de Fundição marcado em</p><p>baixo relevo. O número da Corrida de Fundição deve estar estampado com punção na</p><p>cabeça de cada lingote juntamente com o teor de Fe/Si que poderá ser em tinta</p><p>indelével.</p><p>Análise: A cada remessa, o fornecedor deve enviar a análise real da composição</p><p>química de cada corrida fornecida, incluindo especificamente todos os elementos</p><p>mencionados na Tabela 1:</p><p>Exemplo 3: Garrafão para água mineral.</p><p>18</p><p>18</p><p>Características: - Embalagens retornáveis de material polimérico transparente com</p><p>capacidade para 20 litros de água.</p><p>- Material polimérico utilizado: Polietileno tereftalato (PET).</p><p>- Cor: ligeiramente transparente com espectro mínimo na faixa de</p><p>comprimento de onda de 700 a 780nm.</p><p>O material polimérico deverá ser biodegradável e deverá atender às exigências do</p><p>ministério da saúde para o uso exclusivo de água mineral potável. Portaria Nº 387 do</p><p>D.N.P.M. – Departamento Nacional de Produção Mineral, no que diz respeito a galões</p><p>de uso exclusivo e a galões intercambiáveis, definidos pela norma da ABNT NBR</p><p>14222.2005 e demais dispositivos legais pertinentes.</p><p>Inspeção: Apresentação de um laudo quanto à qualidade final assegurada do produto</p><p>para checagem no recebimento em 10% dos garrafões, quanto aos testes de:</p><p>• Aspecto visual;</p><p>• Estabilidade dimensional e capacidade volumétrica mínima de 25 litros;</p><p>• Resistência mecânica:</p><p> Resistência à pressão interna de 50 kg/cm² (ar comprimido);</p><p> Resistência a queda livre de uma altura de 5 m, cheio de água, sem</p><p>apresentar quebra, rachadura ou vazamento;</p><p> Resistência ao empilhamento mínimo de 120 Kg na posição em pé.</p><p>19</p><p>19</p><p>Carregamento e transporte: A amarração em engradados pallets, de fardos de 20</p><p>peças cada, deve ser feita pelo maior diâmetro do garrafão.</p><p>Identificação: O fundo do garrafão deverá ser identificado em relevo com: volume,</p><p>data de fabricação, prazo de validade da embalagem, identificação de material</p><p>reciclável e marca do fabricante.</p><p>Localização do Depto. de Compras no Fluxogrma da</p><p>Empresa</p><p>CARACTERÍSTICAS DE UM BOM NEGOCIADOR</p><p>20</p><p>20</p><p>1. Ver a negociação como um processo contínuo, no qual nenhum item é imutável,</p><p>mesmo fechado o acordo e assinado o contrato;</p><p>2. Ter mente aberta;</p><p>3. Estar alerta para suas necessidades pessoais e de seu negócio, sem se</p><p>descuidar das necessidades de seu oponente;</p><p>4. Ser flexível e capaz de, rapidamente, definir metas e interesses mútuos;</p><p>5. Não tentar convencer o oponente de que o ponto de vista dele está errado e</p><p>deve ser mudado;</p><p>6. Desenvolver alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de</p><p>seu oponente;</p><p>7. Ser cooperativo porque a cooperação possibilita clima propício à solução de</p><p>problemas, em harmonia;</p><p>8. Ser competitivo, o que estimula as duas partes a serem mais eficientes na</p><p>procura de benefícios mútuos desejados;</p><p>9. Compreender que a manipulação de pessoas é incompatível com as metas de</p><p>harmonia resultantes da cooperação e competição;</p><p>10. Atingir os próprios objetivos e, ao mesmo tempo, fazer contribuições</p><p>significativas para alcançar as metas da organização.</p><p>CUIDADOS E ESTRATÉGIAS BÁSICAS PARA O ÊXITO DE UMA</p><p>NEGOCIAÇÃO</p><p>1. Comece sempre a negociação, fornecendo e solicitando informações, fatos,</p><p>deixando opiniões, julgamentos e valores para depois.</p><p>2. Procure “vestir a pele” do outro negociador, o que o ajudará a compreender</p><p>melhor a argumentação e as idéias dele;</p><p>21</p><p>21</p><p>3. Nunca esqueça que um bom negócio só é bom quando é bom para ambas as</p><p>partes; logo, as idéias só serão aceitas, se forem boas para ambas as partes;</p><p>4. Procure sempre fazer perguntas que demandem respostas além do simples sim</p><p>ou não;</p><p>5. A dimensão confiança é importantíssima no processo de negociação; procure</p><p>ter atitudes geradoras de confiança em relação ao outro negociador;</p><p>6. Evite fazer colocações definitivas ou radicais;</p><p>7. Nunca encurrale ou pressione o outro negociador, deixando sempre uma saída</p><p>honrosa.</p><p>8. Toda pessoa tem seu estilo de negociação e determinado tipo de necessidade</p><p>e motivação; ao negociar lembre-se dessas diferenças;</p><p>9. Saiba ouvir e procure não atropelar verbalmente o outro negociador;</p><p>10. Procure sempre olhar os aspectos positivos do outro negociador; observe suas</p><p>forças, evite concentrar-se em suas características negativas de</p><p>comportamento e em suas fraquezas, porque ele pode perceber.</p><p>Um dos instrumentos mais eficazes no relacionamento do comprador e seus</p><p>fornecedores é a confiança mútua. Quanto mais aberta e clara a negociação, maiores</p><p>são as chances de uma boa compra. As informações de ambas as partes devem</p><p>circular abertamente, a fim de que distorções eventualmente detectadas sejam</p><p>corrigidas por meio de um diálogo construtivo. Da mesma forma que o comprador quer</p><p>estar seguro de receber seus produtos pelo melhor preço e da melhor qualidade no</p><p>prazo determinado, o fornecedor quer ter garantia de clientes fiéis e satisfeitos.</p><p>Negociação não é uma disputa em que uma das partes ganha e a outra tem prejuízo.</p><p>Embora elementos de competição estejam obviamente ligados ao processo, ela é bem</p><p>mais do que isso. Uma boa negociação ocorre quando ambas as partes saem</p><p>22</p><p>22</p><p>ganhando. Daí porque saber negociar é um importante requisito para um bom</p><p>comprador.</p><p>Basicamente qualquer processo de negociação obedece a cinco etapas que precisam</p><p>ser cumpridas com igual cuidado, para que se tenha um resultado final positivo.</p><p>Preparação: onde se estabelecem os objetivos que devem ser alcançados de forma</p><p>ideal e os que a realidade permitirá atingir. Aqui, reflete-se sobre o comportamento</p><p>presumível do outro negociador.</p><p>Abertura: serve para reduzir a tensão, consolidar o objetivo, destacar um objetivo</p><p>mútuo e criar um clima de aceitação.</p><p>Apresentação: como é feito o relacionamento dos objetivos e expectativas iniciais</p><p>com as necessidades da outra parte.</p><p>Clarificação: consiste em ouvir atentamente as objeções; aceitar não a objeção em</p><p>si, mas o sentimento ou a lógica existente por detrás dela e mostrar ao outro que a</p><p>entendemos.</p><p>Ação Final: é a procura de um acordo ou decisão. Vale lembrar que as pessoas</p><p>compram um produto ou uma idéia com ajuda e não com um empurrão, mas isso não</p><p>quer dizer que ela tome a decisão sozinha. O negociador que faz isso geralmente</p><p>fracassa.</p><p>Operação do Sistema de Compras (Planejamento de Compras): Um sistema</p><p>adequado de compras tem variações em função da estrutura da empresa e em função</p><p>da sua política adotada. Periodicamente esse sistema vem sendo aperfeiçoado,</p><p>acompanhado a evolução das relações comerciais, mas os elementos básicos</p><p>permanecem os mesmos. Entre essas características destacam-se em:</p><p>• Sistemas de compras a três cotações: Tem por finalidade partir de um</p><p>número mínimo de cotações para encorajar novos competidores. A préseleção</p><p>dos concorrentes qualificados evita o dispêndio de tempo com um grande</p><p>23</p><p>23</p><p>número de fornecedores, dos quais boa parte não teria condição para fazer um</p><p>bom negócio.</p><p>• Sistema de preço objetivo: O conhecimento prévio do preço justo, além de</p><p>ajudar nas decisões do comprador, proporciona uma verificação dupla no</p><p>sistema de cotações. Pode ainda ajudar os fornecedores a serem competitivos,</p><p>mostrando-lhes que suas bases comerciais não são reais e que seus preços</p><p>estão fora de concorrência.</p><p>• Duas ou mais aprovações: No mínimo duas pessoas devem estar envolvidas</p><p>em cada decisão de escolha do fornecedor. Isso estabelece uma defesa dos</p><p>interesses da empresa pela garantia de um melhor julgamento, protegendo o</p><p>comprador ao possibilitar revisão de uma decisão individual. Além do que o</p><p>sistema de duas aprovações permite que os compradores estejam envolvidos</p><p>pelo processamento da compra, uma vez que a sua decisão está sujeita a um</p><p>assessoramento ou supervisão.</p><p>• Documentação escrita: A presença de muito papel pode parecer</p><p>desnecessária, porém fica evidente que a documentação escrita anexa ao</p><p>pedido, além de possibilitar o exame de cada fase da negociação, permite a</p><p>revisão e estará sempre disponível, junto ao processo de compra para</p><p>esclarecer qualquer dúvida posterior.</p><p>ÉTICA EM COMPRAS</p><p>A ética nas negociações é um requisito muito valorizado em qualquer empresa.</p><p>A adoção pela empresa de um Código de Conduta Ética é importante para disseminar</p><p>uma cultura ética na condução dos negócios dessa empresa e pode cobrar a adesão</p><p>de todos os seus funcionários.</p><p>24</p><p>24</p><p>De acordo com o código de ética do Conselho Brasileiro dos Executivos de</p><p>Compras:</p><p>Não basta ser ético e honesto, é essencial parecer como tal. Devem ser</p><p>evitadas situações, ações e comunicações que possam ser percebidas</p><p>como comportamento impróprio ou antiético visto que as</p><p>consequências disso poderão causar dano à imagem do profissional de</p><p>compras como se, realmente, tivessem ocorrido.</p><p>O objetivo de um código de ética é estabelecer os limites de uma forma mais clara</p><p>possível, e que esses limitem também sejam de conhecimento dos fornecedores, pois,</p><p>assim, poderão reclamar quando se sentirem prejudicados.</p><p>Conduta ética é um problema que vem influenciando dentro das organizações. A ética</p><p>é muito importante nas empresas, pois é a ética que vai proporcionar ao indivíduo a</p><p>capacidade que cada um tem em discernir entre o que é certo e o que é errado, a</p><p>maneira de conduzir os negócios, fechar os contratos, estabelecer os relacionamentos</p><p>comerciais entre a empresa onde o executivo de compras exerce as suas atividades e</p><p>seus parceiros nos mais diversos segmentos e atividades.</p><p>Conduzindo assim de forma clara os objetivos determinados no início da negociação,</p><p>respeitando os princípios e valores do lado de quem compram e de quem fornece,</p><p>conduzindo as discussões de forma respeitosa e profissional e desse modo consiga</p><p>ao final estabelecer um acordo acima de tudo justo e confortável para as empresas</p><p>envolvidas.</p><p>Não há motivo em se agir com falta de ética profissional, ilegalmente ou de má-fé, pois</p><p>o ambiente em que se trabalha sobre mentiras e falsas informações não são propicio</p><p>ao sucesso, pois nunca haverá verdade, compromisso, motivação, respeito e lealdade</p><p>dos que cercam à empresa.</p><p>Dessa forma os aspectos éticos e morais são extremamente importantes para aqueles</p><p>que atuam em compras, fazendo com que muitas empresas estabeleçam um ―código</p><p>de conduta ética‖ para todos os seus colaboradores.</p><p>25</p><p>25</p><p>O que se estabelece é que a função de compras é dirigida a um colaborador</p><p>que representa o nome da instituição e no exercício desta função procura-se fazer o</p><p>melhor negócio, visando às melhores vantagens à empresa que representa e não para</p><p>si próprio.</p><p>Deve-se levar em conta em relação aos brindes, lembranças e presentes que</p><p>normalmente são distribuídos pelos fornecedores aos compradores.</p><p>Outro caso que não deve ser esquecido é em relação às empresas que oferecem</p><p>comissões aos compradores. Muitas empresas quando recebem brindes, presentes e</p><p>lembranças, fazem sorteio ao decorrer ou a chegada do final do ano, e distribuem entre</p><p>os colaboradores.</p><p>O mais adequado ao tratar desses assuntos é na formulação do código de conduta</p><p>ética de como será o procedimento nesses casos e que leve em consideração a</p><p>integridade pessoal dentro e fora da empresa, à competência pessoal, o cumprimento</p><p>das legislações que afetam os negócios, o conflito de interesses, as manifestações de</p><p>hospitalidade e presentes, o comportamento ético nas negociações e a</p><p>responsabilidade social.</p><p>COMPRAS PROGRAMADAS</p><p>A compra programada, mais conhecida como pedido programado é muito utilizado nos</p><p>departamentos de compras nos dias de hoje, para Fonseca (2006, p.</p><p>40) em relação à gestão de compra e a compra programada significa:</p><p>Obter produto de fornecedor adequado: saber quem são os melhores</p><p>produtores e quem oferece a melhor relação preço versus qualidade é uma das</p><p>grandes vantagens de um comprador atualizado. O produtor deve não somente</p><p>fornecer um produto bom, mas também deve estar atento a todas as regras de</p><p>transporte, embalagem, e, acima de tudo, trabalhar em parceria com a empresa.</p><p>Isso se dá de diversas formas, entre elas a compra programada, a redução de</p><p>preços de acordo com o volume de compras ou com o tempo de relacionamento,</p><p>a terceirização de estoques.</p><p>26</p><p>26</p><p>Sobre à citação de Fonseca em relação à compra pode-se complementar que é</p><p>importante a programação da compra, através dos pedidos programados que deverão</p><p>ser subsequentes ao andamento das vendas, ou melhor, que vá de acordo com o giro</p><p>do estoque, pois uma compra programada que</p><p>seja totalmente diferente do planejado,</p><p>é ineficaz, assim o planejado é que o pedido programado seja entregue na data</p><p>prevista, não gerando falta dos produtos e também que não ocorra o excesso do</p><p>produto em estoque. Portanto por Mark Davis (2001, p. 482), posiciona o estoque como</p><p>o seguinte:</p><p>A meta ao determinar o nível apropriado de estoque para estes produtos é</p><p>equilibrar o lucro bruto gerado pela venda de cada unidade com o custo incorrido</p><p>para cada unidade não vendida, após o período de tempo ter passado. Uma vez</p><p>que a demanda para estes produtos seque uma distribuição de probabilidade,</p><p>queremos chegar ao nível de estoque que maximiza nosso lucro esperado.</p><p>Quando a distribuição de probabilidade é discreta, podemos resolver o</p><p>problema usando uma matriz de valor esperado.</p><p>Podemos analisar que um controle ideal do estoque pode proporcionar a obtenção de</p><p>maior lucro entre a compra e a venda do produto. Então esse equilíbrio depende da</p><p>disponibilidade ideal do produto, que pode ser encontrada por analise de um</p><p>determinado período em que consta a quantidade vendida, fazendo com que o gestor</p><p>não compre o produto em demasia ou que tenha escassez do mesmo.</p><p>Um dos aspectos positivos do pedido programado é em relação ao preço, podendo</p><p>ser mais atrativo, pois como a empresa está se antecipando na hora de comprar, vai</p><p>ser uma garantia de uma venda realizada ao fornecedor já com uma previsão de</p><p>entrega, podendo ser o pedido programado para entregar entre algumas semanas para</p><p>também como alguns meses.</p><p>Muito interessante é a programação do pedido em relação algum produto que seu</p><p>preço no mercado vem subindo com excesso, ou seja, algum produto que se encontra</p><p>em falta no mercado, assim o pedido programado normalmente poderá segurar o</p><p>preço, por exemplo, o algodão que ultimamente vem subindo com excesso, para a</p><p>empresa que programou pedido, ou mesmo se antecipou, com certeza deve ter lucrado</p><p>27</p><p>27</p><p>com essa situação, ou ao menos amenizado algum tipo de prejuízo que poderia ter</p><p>ocorrido.</p><p>Temos que levar em conta, que o pedido programado é muito eficaz para os</p><p>fornecedores que detêm normalmente em um atraso em sua produção, se analisarmos</p><p>os fornecedores que são pontuais, ou seja, que entregam com rapidez, não à</p><p>necessidade da programação de pedido, ao menos uma antecipação na hora de</p><p>comprar já é suficiente desse modo não é necessário programar pedidos.</p><p>Como citado anteriormente o pedido programado é interessante e também muito</p><p>importante para a empresa, e por esse motivo que deve haver um sincronismo e um</p><p>controle certo do estoque. Assim o gestor poderá comprar de acordo com o estoque</p><p>disponível, que seja subsequente a rotatividade do produto ao decorrer do período,</p><p>sendo um determinado produto que vende o ano todo, ou um produto que sofre de</p><p>sazonalidade ou mesmo um produto que decorre de uma demanda irregular.</p><p>POLÍTICAS DE COMPRAS</p><p>As empresas de uma maneira geral necessitam estar atentas a todas as variáveis que</p><p>influenciam os seus resultados, uma delas é as compras que são realizadas, tanto para</p><p>produção como para manutenção das diversas áreas. Sendo assim, as políticas podem</p><p>auxiliar na definição dos parâmetros de controle e promover uma diretriz para as</p><p>compras.</p><p>Política de compras baseia no mesmo conceito básico de política, onde a política tem</p><p>como objetivo principal a organização e administração do estado, que em nosso caso</p><p>se trata da empresa.</p><p>É a política de compras que irá determinar regras ou normas, para se estabelecer</p><p>normas e procedimentos sobre a aquisição dos produtos visando assegurar a sua</p><p>contínua provisão de forma a atender às necessidades da empresa no desempenho</p><p>de suas atividades.</p><p>28</p><p>28</p><p>Referências</p><p>ANDRADE, Ronaldo Alves de. Curso de Direito do Consumidor. São Paulo: 2006.</p><p>ARKADER, Rebecca (org). Compras e gerência de fornecimento no Brasil: estudos e</p><p>casos. Rio de Janeiro: 2004.</p><p>CZAPSKI, Claudio Andre. Qualidade em estabelecimentos de saúde. São Paulo:</p><p>1999.</p><p>DAVIS, Mark; CHASE, Richard B.; AQUILANO, Nicholas J.. Fundamentos da</p><p>Administração da Produção. São Paulo: 2001.</p><p>FONSECA, Marcelo Traldi. Tecnologias Gerencias de Restaurantes. São Paulo: 2006.</p><p>3ª edição</p><p>GARCIA, Eduardo Saggioro; dos REIS, Letícia Mattos Tavares; MACHADO, Leonardo</p><p>Rodrigues; FERREIRA FILHO, Virgílio José Martins. Gestão de estoques:</p><p>Otimizando a logística e a cadeia de suprimentos. Rio de Janeiro: 2006.</p><p>GITMAN, Lawrence Jeffrey. Princípios de administração financeira: essencial. Trad.</p><p>Jorge Ritter. Porto Alegre: 2001. 2ª edição.</p><p>29</p><p>29</p><p>LUPETTI, Marcélia. Administração em publicidade: A Verdadeira Alma do Negócio.</p><p>São Paulo: 2003</p><p>MARQUES, Wagner Luiz. Diário de Um Empreendedor. Paraná, 2009.</p><p>NASCIMENTO, Luiz Otavio da Silva. Êxodo: da visão à ação: uma proposta para o</p><p>varejo brasileiro. São Paulo: 2005. 2ª edição</p><p>OLIVEIRA, Gilson Batista. Uma discussão sobre o conceito de desenvolvimento.</p><p>Curitiba: 2002.</p><p>OLIVERIA, Otávio J. (org). Gestão da Qualidade: Tópicos avançados. São Paulo:</p><p>2003.</p><p>VASCONCELOS, Marco Antonio; GARCIA, Manuel Enriquez. Fundamentos de</p><p>economia. São Paulo: 1998.</p>