Um executivo de sua empresa liga para o gerente de projetos e diz da sua preocupação com o projeto ABC, pois ele recebeu informações de desempenho ...

O gerente de projetos, diante dessa situação em que o executivo expressou sua preocupação verbalmente, deve tomar as seguintes ações:

1. Registrar a comunicação: O gerente de projetos deve documentar a comunicação recebida do executivo, incluindo a data, a hora e um resumo claro do conteúdo transmitido.
2. Realizar uma análise: O gerente de projetos deve revisar as informações de desempenho do projeto para verificar se há justificativa válida para a preocupação levantada pelo executivo. Isso pode envolver a revisão de relatórios de progresso, indicadores de desempenho, cronogramas e outras informações relevantes.
3. Avaliar a fase atual do projeto: O gerente de projetos deve comparar a fase atual do projeto com o plano original e as etapas previstas no ciclo de vida do projeto. Isso ajudará a determinar se o projeto está de fato fora de fase ou se a preocupação do executivo é infundada.
4. Realizar uma reunião: O gerente de projetos deve agendar uma reunião com o executivo para discutir as preocupações levantadas e fornecer uma análise objetiva do desempenho atual do projeto. Durante essa reunião, é importante apresentar fatos, dados e evidências concretas para sustentar os argumentos.
5. Tomar medidas corretivas, se necessário: Se for identificado que o projeto está de fato fora de fase ou que existem problemas significativos, o gerente de projetos deve desenvolver um plano de ação para corrigir o curso do projeto. Isso pode envolver a revisão do escopo, a realocação de recursos, a modificação do cronograma ou a implementação de medidas corretivas específicas.

É importante lembrar que, mesmo que a preocupação tenha sido informada de forma verbal, é essencial documentar todas as ações tomadas pelo gerente de projetos, bem como qualquer decisão resultante dessas interações. Isso ajudará a manter um registro claro das comunicações e a garantir a transparência e a responsabilidade no gerenciamento do projeto.