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Em uma autarquia municipal, o crescimento no volume de documentos e a rotatividade de servidores no setor administrativo comprometeram a organização e o acesso às informações. Diante disso, a gestão decidiu revisar os procedimentos de arquivamento e implantar um sistema padronizado de classificação e codificação, buscando maior eficiência na guarda temporária e na recuperação dos documentos utilizados com frequência.
De acordo com a situação apresentada e nos princípios arquivísticos aplicáveis ao arquivo corrente, assinale a alternativa que apresenta a medida mais adequada para garantir a eficiência do sistema e a recuperação ágil da informação.
A - Implantar um plano de classificação por assunto, com códigos numéricos padronizados, respeitando os princípios da proveniência e da ordem original dos documentos.
B - Eliminar previamente os documentos considerados sem valor histórico, para simplificar a organização antes de classificá-los.
C - Adotar o arquivamento cronológico como regra geral, visto que a ordenação por data facilita a localização de documentos mais recentes.
D - Postergar o arquivamento até o vencimento dos prazos legais dos documentos, reduzindo o volume e evitando retrabalho.
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Exercícios Para o Conhecimento

há 4 semanas

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há 4 semanas

Para garantir a eficiência do sistema de arquivamento e a recuperação ágil da informação em uma autarquia municipal, é fundamental seguir princípios arquivísticos que promovam a organização e a acessibilidade dos documentos. Vamos analisar as alternativas: A - Implantar um plano de classificação por assunto, com códigos numéricos padronizados, respeitando os princípios da proveniência e da ordem original dos documentos. - Esta opção é adequada, pois um plano de classificação bem estruturado facilita a organização e a recuperação dos documentos, respeitando a proveniência e a ordem original. B - Eliminar previamente os documentos considerados sem valor histórico, para simplificar a organização antes de classificá-los. - Embora a eliminação de documentos sem valor histórico possa ser útil, não é a medida mais adequada para garantir a eficiência do sistema de arquivamento. C - Adotar o arquivamento cronológico como regra geral, visto que a ordenação por data facilita a localização de documentos mais recentes. - O arquivamento cronológico pode ser útil, mas não é a única ou a melhor abordagem para garantir a eficiência em um sistema de arquivamento. D - Postergar o arquivamento até o vencimento dos prazos legais dos documentos, reduzindo o volume e evitando retrabalho. - Postergar o arquivamento não é uma prática recomendada, pois pode levar à desorganização e à dificuldade de acesso às informações. Diante da análise, a alternativa mais adequada para garantir a eficiência do sistema e a recuperação ágil da informação é: A - Implantar um plano de classificação por assunto, com códigos numéricos padronizados, respeitando os princípios da proveniência e da ordem original dos documentos.

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