Gestão Pública - Comunicação Organizacional

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Comunicação Organizacional 
CONCEITO DE COMUNICAÇÃO
A palavra comunicar, etimologicamente, vem do latim “comunicare”, que significa tornar comum, partilhar repartir, trocar opiniões, conferenciar implica participação, interação, troca de mensagens, emissão ou recebimento de informações novas. Elementos como significado, compreensão e realimentação fazem parte da dinâmica da comunicação. O significado corresponde à ideia, o conceito que o emissor deseja comunicar. A compreensão refere-se ao entendimento da mensagem pelo receptor. A realimentação corresponde à informação do receptor ao emissor, indicando a recepção da mensagem.
CONCEITO DE COMUNICAÇÃO
Comunicação para Bateman e Snell (1993, p. 402) "é a transmissão de informação e significado de uma parte para outra através da utilização de símbolos partilhados".
Comunicação pode ser conceituada como a transferência e compreensão de mensagens. Um conceito mais amplo: fluxo de mensagens entre um emissor para um destinatário utilizando um canal. Neste processo o receptor pode responder com uma outra mensagem, que podemos de chamar de feedback ou retroação. A comunicação pode ter sua eficácia afetada durante o processo por ruídos, ou elementos/fenômenos que interfiram no correto entendimento da mensagem enviada.
Comunicabilidade 
A comunicabilidade pode ser interpretada como a adaptação da mensagem ao público-alvo, uma vez que as pessoas devem ser capazes de interpretar corretamente o que está sendo dito.
 
A comunicabilidade enfatiza a maneira como os indivíduos se comunicam para a comunicação ser compreensível por parte do receptor. Sem a comunicabilidade adequada, a compreensão da mensagem não ocorrerá.
FUNÇÕES DA COMUNICAÇÃO
Há quatro funções básicas da comunicação interpessoal: 
1 - Controle – para esclarecer as obrigações, implantar normas e estabelecer autoridade e responsabilidade, 
2 - Informação – para propiciar a base para se tomar decisões e executar ordens e instruções, 
3 - Motivação – para influenciar os outros e obter cooperação e compromisso para com as diversas metas e objetivos e 
4 - Emoção – para expressar sentimentos e emoções.
TIPOS DE LINGUAGENS
A linguagem (comunicação) pode ser dividida em verbal e não verbal.
A comunicação verbal pode ser dividida em oral e escrita.
Comunicação verbal-oral: refere-se a esforços de comunicação, tais como dar instruções a um colega, entrevistar um candidato a emprego, informar alguma coisa a alguém, e assim por diante.
Comunicação verbal-escrita: refere-se a cartas, memorandos, relatórios por escrito, normas e procedimentos. Mesmo nesse canal de comunicação relativamente simples, as palavras podem ter significados bem diferentes para pessoas distintas. É necessário que, neste tipo de comunicação, a mensagem seja escrita de forma a não dar margens para várias interpretações ao receptor.
Já a Comunicação não verbal refere-se à transmissão de uma mensagem por algum meio diverso da fala e da escrita. Esse processo de comunicação, tão importante quanto a comunicação verbal, incorpora outros elementos, tais como a postura do corpo, as expressões faciais, os movimentos dos pés e das mãos e até a inflexão da voz, para transmitir mensagens. 
Evolução do Processo de Comunicação - Na Perspectiva de Chiavenato
 
Vamos ver a seguir os principais elementos do processo de comunicação. Ambas as perspectivas tem validade na hora da prova.
Toda comunicação constitui um processo. O processo de comunicação envolve etapas que descrevem o caminho percorrido quando se transmite uma informação. 
PERSPECTIVA ANTIGA
PERSPECTIVA MODERNA
PROCESSO DE COMUNICAÇÃO
BARREIRAS AO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO
Vimos acima que nem o processo de comunicação funciona adequadamente. O correto funcionamento depende dos sete componentes que o constituem. Nem sempre a mensagem é decodificada pelo receptor da forma que foi enviada. Isto acontece por que em todo processo de comunicação existem barreiras que servem obstáculos ao perfeito entendimento.
Chiavenato (2010) acredita que muito dificilmente a comunicação ocorre sem problemas e que quase sempre existem fatores que reduzem a probabilidade de que ocorra comunicação bem-sucedida. 
Barreiras são restrições ou limitações que ocorrem dentro ou entre as etapas do processo de comunicação, fazendo com que nem todo sinal emitido pela fonte percorra livremente o processo de modo a chegar incólume ao seu destino. O sinal pode sofrer perdas, mutilações, distorções, como também ruídos, interferências, vazamentos e, ainda, ampliações ou desvios. O boato é um exemplo típico da comunicação distorcida, ampliada e, muitas vezes, desviada. (CHIAVENATO 2010, p. 426).
TIPOS DE BARREIRAS
1. Barreiras mecânicas ou físicas = Aparelho de transmissão, como o barulho, ambiente e equipamentos inadequados. A comunicação é bloqueada por fatores físicos.
 
2. Barreiras fisiológicas = Dizem respeito aos problemas genéticos ou de má-formação dos órgãos vitais da fala.
 
3. Barreiras semânticas = São as que decorrem do uso inadequado de linguagem não comum ao receptor ou a grupos visados.
 
4. Barreiras psicológicas = São os preconceitos e estereótipos que fazem com que a comunicação fique prejudicada.
 
5. Barreiras pessoais = As pessoas podem facilitar ou dificultar a comunicação. Tudo dependerá da personalidade de cada um, do estado de espírito, das emoções, dos valores etc.
 
6. Barreiras administrativas/burocráticas = Decorrem das formas como as organizações atuam e processam as informações.
Além das barreiras acima o processo de comunicação pode sofrer com outras barreiras organizacionais, interpessoais ou individuais que afetam sua eficácia. São elas:
 
a) Filtragem. É a manipulação da informação pelo emissor, para que seja vista de maneira mais favorável pelo receptor.
 
b) Percepção seletiva. Ocorre quando emissor, receptor, ou ambos veem e escutam seletivamente com base em suas próprias necessidades, motivações, interesses e experiências.
 
c) Sobrecarga de informação. Ocorre quando o volume ou quantidade de informação ultrapassa os limites de processamento do destinatário, ocasionando perda de informação ou distorção do conteúdo.
 
d) Distorção. Ocorre quando a mensagem sofre alteração, deturpação ou modificação, alterando seu conteúdo original.
 
e) Omissão. Ocorre quando aspectos importantes da comunicação cortados ou cancelados, seja pela fonte ou pelo destinatário, ocasionando que o conteúdo da comunicação perca substância.
COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
A comunicação organizacional pode ser dividida em:
 
1. Comunicação formal - É aquela que “oficialmente” na empresa, ou seja, entre níveis hierárquicos e visando atender a alguma exigência funcional da organização. É feita por meio de documentos oficiais. Em geral, tem formalização definida pelo regimento interno da empresa ou pela própria redação de expediente ou é representada pela linguagem formal utilizada pelos funcionários dentro das organizações.
 
2. Comunicação informal - Acontece à margem dos fluxos formais, ou seja, surge dentro dos mais diversos contextos e envolve as pessoas, independentemente de posição hierárquica. É aquela representada pelo contato espontâneo entre colegas de trabalho. Apresenta três características: primeiro, ela não é controlada pela direção da empresa; segundo, é tida pela maioria dos funcionários como mais confiável do que os comunicados formais vindos da cúpula da organização; e terceiro, ela é largamente utilizada para servir aos interesses pessoais dos que a integra.
FLUXOS DE COMUNICAÇÃO
A transmissão de uma mensagem é executada através de processos, assim esta é composta por vários tipos de como deve e pode ser transmitida, são os chamados fluxos de comunicação, estes fluxos são a classificação de como a informação esta sendo passada, e como o receptor recebe a mensagem.
 
Deste modo, segundo Matos (2014), temos cinco fluxos que constituem as maneiras e formas que a comunicaçãopode ser transmitida dentro das  organizações: 1 – Descendente; 2 – Ascendente; 3 – Horizontal (Lateral); 4 – Transversal (Diagonal); e 5 – Circular.
1 – Descendente: São as mensagens e informações que saem do topo decisório e descem até as bases. É o tipo de comunicação vertical, isto é, de cima para baixo em direção descendente. É a comunicação oficial (falada, impressa ou eletrônica) que transmite normas, procedimentos, atribuições, politicas instruções, estratégias e planos, objetivo e metas, praticas organizacionais, notícias institucionais, enfim, é a comunicação que emana dos cargos diretivos e gerenciais, voltada para o corpo funcional da organização.
2 – Ascendente: É a comunicação que se processa das bases de direção aos níveis mais elevados da hierarquia organizacional. Podem ser opiniões, criticas, elogios ou reclamações dos colaboradores, expressadas por meio de reuniões e conversações formais e informais das lideranças com suas equipes, por meio de caixas de sugestões ou pesquisa de clima organizacional.
3 – Horizontal (Lateral): É a comunicação realizada entre colegas de trabalho de um mesmo nível hierárquico. Quando a comunicação se dá entre os membros de um mesmo grupo ou de grupos do mesmo nível, entre executivos do mesmo nível ou entre quaisquer pessoas que estão em um nível horizontal equivalente dentro da organização. A comunicação é intra ou Inter (departamental).
4 – Transversal (Diagonal): Nas organizações mais modernas (descentralizadas e flexíveis), nas quais a gestão é mais participativa e integrada, as pessoas interagem mais, o que permite o fluxo de comunicações entre diferentes níveis hierárquicos e também perpassando fronteiras setoriais (entre diferentes seções ou departamentos). Percebe-se uma mistura dos efeitos citados para a comunicação vertical e horizontal.
5 – Circular: Esse fluxo de comunicação é mais presente na organização de pequeno porte é extremamente informal, onde as informações circulam indistintamente entre todos os níveis de sua estrutura funcional.
Os fluxos mencionados acima, servem para nortear o fluxo da comunicação e agilizar a transmissão da informação sendo ela formal ou informal. A comunicação interna como estratégia necessita de um planejamento e a definição de um público específico considerando a cultura e o ambiente organizacional.
COMUNICAÇÃO EM EQUIPE
O trabalho em equipe envolve intensa comunicação. Os membros da equipe trabalham juntos para cumprir tarefas e a estrutura de comunicação da equipe influência o seu desempenho e a satisfação das pessoas envolvidas. Há dois tipos principais de redes de comunicação em equipes: Rede Centralizada e Rede Descentralizada
 
TIPOS DE COMUNICAÇÃO EM EQUIPE
1. Comunicação em roda: Neste tipo de comunicação em roda os membros comunicam por de um único membro, ocupando este a posição central. A comunicação neste tipo de rede é mais rápida, é centralizada e o rigor é bom, tem emergência de liderança. A satisfação neste tipo de cadeia é reduzida
 
2. Comunicação em Y: Na rede em Y a comunicação faz-se nos dois sentidos aos diversos níveis da hierarquia. Tem como característica de ser lenta, ao rigor é razoável, é centralizada e tem emergência de liderança. A satisfação é reduzida. 
 
3. Comunicação em cadeia: Na rede de comunicação em cadeia, cada indivíduo comunica apenas com o que o antecede e o precede. A velocidade é lenta, o rigor é razoável e a satisfação é reduzida, a centralização é moderada, e tem emergência de liderança.
4. Comunicação em circulo: a comunicação em círculo, o último indivíduo comunica com o primeiro. A velocidade é média, o rigor é bom, a satisfação é elevada , não é centralizada e não tem emergência de liderança.
5. Comunicação em interligação total: todos os membros comunicam com todos, a velocidade é lenta e o rigor é reduzido, e a satisfação é elevada, a emergência de liderança, não há, e não ocorre a centralização.