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1 PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DO RIO DE JANEIRO Departamento de Engenharia Industrial ENG 1518 - Sistemas de Informação Gerenciais Professor Gustavo Miranda Estudo de Caso: Empresa EMP-Rio Projeto de Redesenho do Processo de Pagamento 2 Descrição Este documento descreve o levantamento da situação atual do processo de Pagamento da empresa EMP-Rio com o objetivo de permitir a aquisição do conhecimento necessário para se iniciar o desenvolvimento de um novo Sistema de Informação. O processo de Pagamento da EMP-Rio compreende todas as atividades necessárias para pagamento de notas fiscais de material ou de serviço para pessoas jurídicas e pagamentos de serviços prestados para pessoas físicas, além de permitir o acompanhamento e o devido registro legal dos documentos referentes a estas atividades. É descrito na forma de tópicos as seqüências de atividades realizadas nas áreas envolvidas para execução do processo administrativo. I- Fluxo da Compras Diretas realizadas pelos Departamentos a. Compra Direta é quando o próprio Departamento realiza a compra de material ou serviço de uma pessoa jurídica. b. Para realizar o pagamento, o departamento encaminha para a recepção do setor de materiais a Nota Fiscal (NF) utilizando um formulário de Requisição de Compra com a seguinte descrição: “solicito o pagamento de NF ao <fornecedor>, <valor>, <etc>, referente ao <produto> ...”. c. A Recepção protocola a requisição e a encaminha para a Contabilidade que faz a classificação contábil, que repassa para o Orçamento empenhar a despesa (reservar a despesa), que repasse para a Tesouraria realizar o pagamento. 2. Formas de pagamento de NF a. Pode ser Credito em Conta, Cheque ou Boleto Bancário b. Pode ser a vista, a prazo ou com pagamentos parcelados II- Fluxo Geral da Requisição de Pagamento 3. RP significa Requisição de Pagamento e é usada pelos departamentos para solicitarem pagamentos de serviços prestados realizados por pessoas físicas. Os serviços prestados por pessoas jurídicas são tratados pelo fluxo de nota fiscal descrito acima. a. As RPs são preenchidas pelos departamentos e enviadas para coordenação de pagamentos do RH. Após a conferência, as RPs são encaminhadas para a superintendente de RH autorizar o pagamento. Depois da aprovação, as RPs são encaminhas para a Contabilidade que faz a classificação contábil, que repassa para o Orçamento empenhar a despesa , que repasse para a Tesouraria realizar o pagamento. 4. Em uma RP devem constar as Seguintes informações: - Nome + cpf + conta bancaria + valor + descrição do serviço. Em anexo, devem ser encaminhadas as copias do contrato, identidade e o registro de inscrição no INSS 3 Válido para todos os tipos de documento para pagamento - Todos os documentos que são encaminhados para pagamento devem conter informações do Departamento e Projeto. Estas informações serão usadas pelo Orçamento para realizar o empenho. Áreas Envolvidas no Fluxo Orçamento 5. Basicamente, o trabalho do Orçamento consiste em gerenciar o saldo dos projetos associados aos departamentos. 6. Todo o Projeto é executado por um único departamento. 7. Os documentos chegam ao orçamento vindos da contabilidade. 8. No caso de algum problema que não permita o empenho do documento, o orçamento informa ao departamento que ele deve de alguma maneira resolver o problema (já que a compra já foi efetuada). O mais comum é transferir saldo de um Projeto para outro. 9. O orçamento envia mensalmente para os departamentos um relatório que apresenta as despesas e saldos dos seus projetos. 10. O orçamento, diariamente ou conforme a arrecadação do departamento, credita valores para os projeto realizarem suas despesas. Contabilidade 11. Os documentos chegam a contabilidade vindos do setor de material (NF de material ou serviço) ou do RH (RP de serviço prestado) 12. Ao receber os documentos, a contabilidade faz a classificação da despesa e estabelece as condições de pagamento. Calcula ainda os impostos para as RP de serviço prestado e NF de serviço. Tesouraria – Contas a Pagar 13. O objetivo do contas a pagar é efetuar o pagamento das despesas autorizadas pelo orçamento, emitindo borderôs de movimentos para o banco WBANCO ou emitindo cheques que serão entregues aos favorecidos no guichê da tesouraria. a. O Contas a Pagar possui um sistema local em que são cadastradas as despesas. O sistema permite a montagem do borderô (lista de pagamentos do dia) de crédito em conta e de boleto, além de realizar as impressões de cheques. Um funcionário da tesouraria com o papel de preparador de pagamentos é o responsável por executar este passo. 14. A média de documentos recebidos por dia pela Tesouraria é de 200 documentos. 15. Os documentos autorizados chegam na Tesouraria vindos do Orçamento. 4 16. O pagamento pode ser feito por: borderô de crédito em Conta, borderô de boleto bancário ou cheque: a. Boleto, caso o favorecido tenha entregado um boleto para o pagamento; b. Crédito em conta, caso o favorecido tenha informado uma conta corrente para o pagamento c. Cheque, caso o favorecido não tenha conta corrente. 17. Os documentos referentes aos pagamentos feitos no dia são agrupados pelo tesoureiro em uma pasta juntamente com os relatórios dos borderôs. 18. Os borderôs são assinados pelo gerente da tesouraria. 19. O arquivo gerado é transmitido para o WBANCO via sistema do próprio banco (SISPAG) pelo Tesoureiro. 20. Os cheques para os fornecedores sem conta bancária são entregues no guichê pelo atendente da tesouraria. 21. No dia seguinte ao envio dos pagamentos, o Tesoureiro realiza a quitação dos pagamentos. Ele entra no SISPAG para confirmar os pagamentos efetuados e os recibos de retiradas dos cheques que foram realizados no guichê da Tesouraria. Tudo isto vai para a pasta do dia do pagamento. 22. Após a quitação, a pasta do movimento é enviada para a Contabilidade para arquivamento. 5 Emoldurar Processo 1.1- Identificação dos Processos Nome Evento Resultado Cliente Pagamento - Departamento solicita pagamento de NF de Compra Direta - Departamento solicita pagamento de serviço prestado realizado por pessoa física - Pagamentos realizados - Fornecedores PF/PJ 1.2- Escopo do processo Alvo: Pagamento (quadro resumo) 6 1.3- Modelo Organizacional 7 1.4- Visão e Objetivos Visão Ser conhecido e reconhecido como referência em Gestão Administrativa até 2014. Diretrizes Estratégicas o Utilização de melhoria contínua nos processos administrativos, com uso intensivo de TI, visando apoiar os Departamentos na execução de suas atividades operacionais, gerenciais e estratégicas o Aprimoramento contínuo do modelo de gestão o Contribuição para o equilíbrio financeiro com a otimização dos recursos utilizados o Atendimento às exigências legais a serem cumpridas pela área Administrativa. Objetivos Objetivos Gerenciais • Monitoramento e controle dos processos através de indicadores de desempenho • Desenvolvimento do capital intelectual • Satisfação dos funcionários Objetivos de Compras • Satisfação do cliente o Redução do número de interações o Redução do número de reclamações • Objetivos operacionais o Redução dos atrasos de entrega o Obtenção das melhores cotações Objetivos do Contas a Pagar • Processamento ágil dos documentos de pagamento • Pagamentos corretos e dentro do prazo • Confirmação dos pagamentos realizados Objetivos da Contabilidade • Classificação correta das despesas • Controle dos impostos • Arquivamento correto dos documentos de pagamento 8 1.5 – Glossário de Termos TERMO DESCRIÇÃO Compra Direta Compra realizada diretamente pelo departamento interessado. Departamento Qualquer setor da empresa EMP-RIO que possui orçamento etem permissão de realizar uma compra. Projeto Entidade que deve ser referenciada em uma despesa de um departamento. Possui movimentos orçamentários de crédito e de débito (empenho), realizados pela área de Orçamento. Fornecedor Entidade externa que fornece produto / serviço à EMP-RIO. Nota Fiscal (NF) Documento Fiscal recebido junto com o produto / serviço, quando este é realizado por uma pessoa jurídica. Pagamento em forma de Borderô Pagamento realizado eletronicamente por meio de um arquivo que é enviado para o WBANCO Pasta de Pagamentos Feitos no dia Pasta que guarda o relatório do borderô juntamente com os documentos (NF e RP) que foram pagos Relatório de Gastos, Despesas e Saldos Relatório enviado pelo Setor de Orçamento para os diversos departamentos, informando o andamento dos projetos. Requisição de Compra (RC) Formulário a ser preenchido pelo departamento para encaminhar o pagamento de uma nota fiscal Requisição de Pagamento (RP) Usada para solicitar pagamento a uma pessoa física quando esta presta serviços de autônomo a um departamento. Setor de Contabilidade Setor responsável por fazer a classificação contábil das Notas Fiscais. Setor de Contas a Pagar Setor responsável pelo pagamento de Nota Fiscal e RP Setor de Orçamento Setor responsável por analisar / empenhar despesas. Gerencia os projetos associados aos Departamentos. SISPAG Sistema do banco WBANCO usado pelo setor de Tesouraria. WBANCO Banco utilizado pela EMP-RIO para efetuar seus pagamentos. 9 Compreender o Processo (AS-IS) 2.1- Lista de atividades do Processo Pagamento (AS-IS) PROCESSO PAGAMENTO (AS-IS) ATIVIDADE ATOR RECURSO ENTRADA Gerar requisição de compra Departamento Formulário de requisição de compra NF Gerar RP Departamento Preenchimento das RPs Solicitação de pagamento de serviços Validar RP Coordenação de pagamento do RH Sistema para conferir as RPs RPs Aprovar RH Superintendente do RH Autorização das RPs RPs conferidas Protocolar requisição Recepção de compras Requisição de compra para protocolar Requisição Classificar contabilmente a requisição Classificador Sistema pra classificação da requisição NF e RP Empenhar despesa Responsável por empenho Requisição de compra Requisição Montar o borderô Montador de borderô Sistema, cheque, boleto, conta. Nota de pagamento Pagar em boleto Montador de borderô Sistema para deferir tipo de pagamento Nota de pagamento Pagar em crédito em conta Montador de borderô Sistema para deferir tipo de pagamento Nota de pagamento Pagar em cheque Montador de borderô Sistema para deferir tipo de pagamento Nota de pagamento Agrupar pagamentos Tesoureiro Sistema Borderôs Aprovar pagamentos Gerente de tesouraria Borderôs Lista de pagamentos Transferir para o banco os borderôs aprovados Tesoureiro Sistema de transferência e borderôs Pagamentos aprovados Entregar os cheques para o banco Tesoureiro Cheques Pagamentos em cheque aprovados Quitar pagamento Tesoureiro Pagamentos, banco, sistema. Pagamentos a quitar Arquivar documento Arquivista Sistema Arquivo com toda a movimentação 10 2.2- Diagrama de Atividades AS-IS 11 2.3 - Indicadores Métrica Descrição Quantidade Cerca de 120 documentos recebidos diariamente pela Tesouraria. Média de 30 Requisições de Pagamento por dia. Eficiência 10% dos documentos que chegam à Tesouraria já estão vencidos 5% das RP têm problemas de pagamento devido a: - prestador de serviço ter vínculo de trabalho com a EMP-Rio; - contrato de trabalho não existir ou já ter sido totalmente pago em outras RPs 20% dos projetos informados para o pagamento não possuem saldo suficiente 5% dos pagamentos realizados têm problemas devido a erros no cadastramento de conta bancária, valores e CNPJ/CPF do favorecido 5% das notas fiscais são inválidas devido a: - erros na emissão (data de emissão, validade da nota fiscal) - empresa não está ativa 12 2.4-Percepção dos Stakeholders • Departamento: - Facilidade para obter informações de pagamentos efetuados para RPs e Compras Diretas; - Facilidade para o controle da disponibilidade orçamentária dos seus projetos. • Superintendente Administrativo: - Menos pessoas envolvidas nos processos administrativos; - Indicadores de avaliação dos processos; - Melhor comunicação entre os gerentes das áreas envolvidas. • Gerente de Compras - Melhor gerenciamento dos pedidos em andamento; - Facilidade para classificar os fornecedores em relação a preço, prazo de entrega e atendimento; - Facilidade para saber a situação dos pagamentos dos fornecedores. • Gerente de Contabilidade - Diminuição de erros no cálculo de impostos de RP e Notas Fiscais; - Término dos problemas com documentos fora da validade. • Gerente de Orçamento: - Solução para os empenhos que não são realizados por falta de disponibilidade orçamentária; - Solução para evitar que o departamento informe um Projeto que não está ativo no pagamento de um documento • Gerente de Tesouraria - Diminuição de erros na montagem de borderô em relação aos dados do favorecido (CNPJ/CPF, valores, contas bancárias; - Facilidade na quitação dos pagamentos. • Superintendente de RH - Facilidade para saber a situação dos pagamentos das RPs; - Facilidade no controle dos saldos dos contratos de serviço. 13 2.5- Problemas por habilitadores do processo Habilitador: Workflow Item Problema Alternativa Comentários 1 Excesso de pessoas envolvidas. Informatizar o sistema Encurtar o processo 2 O fluxo de RP não deveria passar pela Superintendência de recursos humanos Passar as aprovações de RP para o responsável do empenho Seria menos um passo para atrasar o processo 3 Grande número de fluxos handoff no processo Agrupar Evitar grandes movimentações podendo gerar atrasos e erros Habilitador: Tecnologia da Informação Item Problema Alternativa Comentários 1 A maioria das atividades é realizada manualmente, sem apoio de sistema de informação, o que gera atraso no processo, erros de preenchimento e classificação de documentos e erros na preparação dos pagamentos. Criar sistemas para os preenchimentos e solicitações do processo Com a criação de sistemas e a informatização do processo, evita-se erros e se agiliza o processo 2 Os Departamentos não têm informações sobre pagamento de suas RPs e Compras Diretas Criar um campo situação em cada solicitação Irá gerar informação ao departamento 3 Os Departamentos têm dificuldade para saber informações referentes ao seu controle orçamentário, já que todo este controle é feito manualmente pelo Setor de Orçamento Criar um campo saldo e histórico no sistema Ao criar um campo no sistema e ocorrer a informatização, todos terão acesso às informações 14 8 A Superintendência de RH tem dificuldade para controlar os saldos dos contratos de serviços prestados devido ao grande número de prestadores de serviço e de contratos ativos Criar situação no sistema e a partir dela selecionar aquela desejada Com a criação desse novo campo, o acesso a informação será mais fácil 9 Dificuldade da Tesouraria em realizar as quitações. Acesso aos arquivos do banco pelo processo Irá ter acesso aos pagamentos com erro e\ou os que faltam quitar Habilitador: Motivação e Medidas Item Problema Alternativa Comentários 1 Falta de uma pessoa que conheça e acompanhe o processo. Todos serem apresentados ao processo Todos devem saber sobre o problema e oprocesso 2 Falta de indicadores do processo. Gerar mais informação, mais feedback Gerando mais feedback, terá acesso aos indicadores de problemas do processo Habilitador: Recursos Humanos Item Problema Alternativa Comentários 1 Pessoal desmotivado devido aos erros e atrasos existentes no processo Informatizar, modernizar o processo Com a modernização, erros e atrasos irão diminuir incentivando o pessoal Habilitador: Regras e Políticas Item Problema Alternativa Comentários 15 1 Muitos pagamentos realizados através de cheques. Este meio de pagamento possui um elevado tempo de ciclo de pagamento (preenchimento, assinatura e entrega para o favorecido) Proibir este tipo de pagamento Passar a trabalhar somente com boletos e crédito em conta Habilitador: Facilidades Item Problema Alternativa Comentários 1 Os equipamentos atuais estão obsoletos Modernizar equipamentos Irá melhorar a qualidade do processo 16 3.1 Diagrama de Atividades TO-BE 17 18 3.3- Diagrama de Classe 19 3.4- Diagrama de Caso de Uso 20 3.5- Diagrama de Estado – Documento Pagamento 21 Diagrama de Estado – Documento Borderô 22 3.6- Descrição Caso de Uso – Cadastrar RP Cadastrar RP Caso Normal 1 – O Sistema apresenta os departamentos; 2 – O usuário seleciona o departamento; 3 – O Sistema apresenta os projetos do departamento selecionado; 4 – O usuário seleciona o projeto; 5 – O Sistema apresenta fornecedores cadastrados; 6 – O usuário seleciona o fornecedor; 7 – O Sistema apresenta os contratos do fornecedor selecionado; 8 – O usuário seleciona o contrato; 9 – O Sistema apresenta o valor ainda a pagar para o contrato; 10 – O usuário entra com a data de vencimento, o valor e a descrição do serviço e confirma; 11 – O Sistema verifica que o projeto tem disponibilidade orçamentária e o valor a pagar é menor ou igual ao saldo ainda a pagar para o contrato 12- O sistema cria a RP ; 23 13 – O Sistema cria a RP; Caso Alternativo Passo 6 - Motivo: O fornecedor ainda não é cadastrado no Sistema. 1 - O usuário acessa a tela de cadastrar fornecedor após clicar no botão “Novo”; 2 - O usuário faz o cadastro do fornecedor ; 3 - Retorna ao passo 7; Passo 11 - Motivo: O valor do contrato é inferior ao total já pago acrescido do valor a pagar 1 - O Sistema gera aviso de saldo insuficiente; 2 – Abandonar caso de uso Passo 11 - Motivo: O projeto não possui disponibilidade orçamentária para o valor desejado 1 - O Sistema gera aviso de saldo insuficiente; 2 – Abandonar caso de uso 24 Diagrama de Sequência - Cadastrar RP 25 3.7 Descrição Caso de Uso – Cadastrar Nota Fiscal Caso Normal 1 – O Sistema apresenta os departamentos; 2 – O usuário seleciona o departamento; 3 – O Sistema apresenta os projetos do departamento selecionado; 4 – O usuário seleciona o projeto; 5 – O Sistema apresenta fornecedores cadastrados; 6 – O usuário seleciona o fornecedor; 7 – O usuário entra com o valor da nota fiscal; 8 – O usuário entra com a data de vencimento; 9 – O usuário entra com os itens de nota; 10 – O Sistema verifica que o projeto possui disponibilidade para pagar a nota fiscal; 11 – O Sistema cria a nota fiscal e o documento de pagamento; Caso Alternativo Passo 6 - Motivo: O fornecedor não é cadastrado 26 1 – ESTENDER cadastrar fornecedor 3 - Retorna ao passo 7; Passo 10 - Motivo: O valor da Nota Fiscal é superior ao valor disponível para o projeto; 1 - O Sistema gera aviso de saldo insuficiente; 2 – Abandonar caso de uso 27 Diagrama de Sequência – Cadastrar Nota Fiscal 28 3.7- Descrição do Caso de Uso - Receber Documento Caso Normal 1 – O usuário entra com número do doc. de pgto; 2 – O Sistema apresenta os dados do documento de pagamento; 3 – O Sistema apresenta o projeto responsável pelo documento; 4 – O Sistema apresenta dados da nota fiscal ou da RP 5 – O Sistema apresenta dados do fornecedor 7 – O Sistema apresenta os tipos de classificação no caso de uma NF; 8 – O usuário escolhe o tipo de classificação no caso de uma NF 9 – O usuário confirma os dados do documento; 10 – O Sistema registra o recebimento; 29 Receber Documento 30 3.8- Descrição do Caso de Uso - Gerar Borderô Caso Normal 1 – O usuário informa Data de Vencimento; 2 – O Sistema apresenta todos os Documentos de Pagamentos com Data de Vencimento = Data Informada e Situação = “Recebido”; 3 – O usuário confirma; 4 – O Sistema gera o borderô; 31 32 3.9- Descrição do Caso de Uso – Quitar Pagamento Caso Normal 1 – O usuário informa o arquivo do borderô a ser quitado; 2 – O Sistema processa o arquivo e confirma os pagamentos e sinaliza os documentos que não foram pagos 33 Diagrama de Sequência – Quitar Pagamento 34 8.1.4 Projeto de BD Projeto Atributos Tipo Tam. PK/FK Nulo Descrição CodProj int 11 PK NN Chave identificadora da tabela CodDep int 11 FK NN Chave identificadora da tabela Departamento Titulo varchar 40 NN Nome do projeto Descricao string 800 NN Detalhes do projeto ValorCredito float 12 NN Valor do projeto Fornecedor Atributos Tipo Tam. PK/FK Nulo Descrição IdForn int 11 PK NN Chave identificadora da tabela Nome varchar 40 NN Nome do Fornecedor Logradouro varchar 20 Endereço do fornecedor Numero int 10 Número do estabelecimento Complemento varchar 20 Dados complentares do endereço Bairro varchar 20 Bairro do fornecedor Cidade varchar 30 Cidade do fornecedor Estado varchar 20 Estado do fornecedor NumBanco int 4 NN Número de identificação do banco do fornecedor NumAgencia varchar 6 NN número da agência bancária do fornecedor NumConta varchar 10 NN número da conta do fornecedor Departamento Atributos Tipo Tam. PK/FK Nulo Descrição CodDep int 11 PK NN Chave identificadora da tabela Nome varchar 20 NN Nome do departamento Físico Atributos Tipo Tam. PK/FK Nulo Descrição IdForn int 11 PK/FK NN Chave identificadora da tabela Fornecedor CPF varchar 12 NN Chave identificadora da tabela 35 Documento Pgto Atributos Tipo Tam. PK/F K Nulo Descrição IdDocPgto int 11 PK NN Chave identificadora da tabela CodProj int 11 FK NN Chave identificadora da tabela Projeto IdForn int 11 FK NN Chave identificadora da tabela Fornecedor NumBordero int 11 FK NN Chave identificadora da tabela Borderô CodDep int 11 FK NN Chave identificadora da tabela Departamento DataEmissao date 10 NN Data que foi emitido o documento DataPgto date 10 Data que foi feito o pagamento DataVenc date 10 NN Data de vencimento ValorMulta float 10 Valor referente a multa em caso de atraso ValorPgto float 10 Valor do documento pago NumBanco int 4 NN Número de identificação do banco do fornecedor NumAgencia varchar 6 NN número da agência bancária do fornecedor NumConta varchar 10 NN número da conta do fornecedor Situacao varchar 20 NN Situação do documento Borderô Atributos Tipo Tam. PK/FK Nulo Descrição NumBordero int 11 PK NN Chave identificadora da tabela Data date 10 NN Data de emissão do borderô Situacao varchar 20 NN Situação do Borderô Contrato Atributos Tipo Tam. PK/FK Nulo Descrição NumContrato int 11 PK NN Chave identificadora da tabela IdForn int 11 FK NN Chave identificadora da tabela Fornecedor DataIniciodate 10 NN Data de início do contrato DataTermino date 20 NN Data limite do contrato ValorTotal float 11 NN Valor total pelo contrato CondicaoPgto varchar 100 NN descrição da forma de pagamento 36 RP Atributos Tipo Tam. PK/FK Nulo Descrição IdDocPgto int 11 PK/FK NN Chave identificadora da tabela Numcontrato int 11 FK NN Chave identificadora da tabela Contrato NumRP int 11 NN Número de identificação da RP DataCriacao date 10 NN Data de criação da RP DescServico varchar 400 NN Descrição dos serviços referentes a RP Valor float 11 NN Valor da RP Nota Fiscal Atributos Tipo Tam. PK/FK Nulo Descrição IdDocPgto int 11 PK/FK NN Chave identificadora da tabela IdForn int 11 FK NN Chave identificadora da tabela Fornecedor IdClassif int 11 FK NN Chave identificadora da tabela Classificação NumNotaFiscal int 11 NN Número de identificação da nota fiscal DataEmissao date 10 NN Data de emissão da Nota Fiscal DataValidade date 10 NN Data de validade da Nota Fiscal Valor float 11 NN Valor da Nota Fiscal Item de Nota Atributos Tipo Tam. PK/FK Nulo Descrição Seq int 11 PK NN Chave identificadora da tabela NumNotaFiscal int 11 FK NN Chave identificadora da tabela Nota Fiscal Descricao varchar 100 NN Descrição dos itens da Nota Fiscal Preco float 10 NN Valor do item da Nota Fiscal Quantidade int 11 NN Quantidade do item de Nota Unidade float 11 NN Valor da unidade do item de nota Clas. Desp. Atributos Tipo Tam. PK/FK Nulo Descrição IdClassif int 11 PK NN Chave identificadora da tabela Nome varchar 40 NN Tipo de Classificação Jurí Dico Atributos Tipo Tam. PK/FK Nulo Descrição IdForn int 11 PK/FK NN Chave identificadora da tabela CNPJ varchar 14 NN Numero do CNPJ do Fornecedor Contato varchar 40 NN Nome da pessoa responsável
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