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Guia de Secretariado.livro

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estrutura organizacional, com uma 
agência que cuida de todos os procedimentos da viagem, entretanto em 
outras empresas a secretária é a responsável por toda a organização. 
Atualmente, com a Internet tudo ficou mais fácil, mas mesmo assim é preci- 
so considerar alguns aspectos importantes. 
Com o intuito de contribuir com o planejamento e a organização da 
viagem, elaboramos um check-list que deve ser considerado na ocasião de 
uma viagem. A secretária necessita verificar com o chefe ou com quem está 
solicitando a viagem o seguinte: 
A viagem - o destino, a data (ida e volta), o horário de preferên- 
cia, a melhor opção de voo no que se refere aos horários, às 
conexões, às escalas e à tarifa que atendam às exigências do so- 
licitante. Observe que nem sempre a tarifa mais barata é a me- 
90 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
Ihor opção, pois deve ser considerado o tempo entre as cone- 
xões e as escalas. 
Qual é a companhia aérea e o assento de preferência do pas- 
sageiro. 
Se o solicitante viajará sozinho ou não. Caso ele viaje acompa- 
nhado, a secretária deve verificar os nomes das pessoas que o 
acompanharão. Se viajar com menores, verificar a documenta- 
ção necessária exigida pelo Juizado de Menores para o embar- 
que. Esses detalhes podem ser verificados com a companhia 
aérea escolhida. 
o Hospedagem - em caso afirmativo, verificar se o solicitante tem 
preferência por algum hotel. Ressaltamos que algumas empresas 
trabalham com determinados hotéis e a escolha está condicio- 
nada ao cargo que o indivíduo ocupa na empresa. Se o solici- 
tante for adepto à prática de exercícios físicos, a secretária deve 
selecionar o hotel que tenha academia de ginástica. Entretanto, 
o hotel deve ser próximo ao local dos compromissos, para evitar 
a perda de tempo nos deslocamentos e o gasto com transporte. 
No momento da solicitação da hospedagem, é importante veri- 
ficar se o hóspede tem preferência por andares baixos ou altos. 
É fundamental solicitar ao hotel a confirmação da reserva e o 
seu respectivo código. As operadoras e agências de viagem cos- 
tumam ter tarifas especiais em hotéis ou até promoções na com- 
pra do bilhete aéreo/reserva do hotel. 
Aluguel de automóvel - com motorista ou somente o automó- 
vel. Nesse caso, a secretária aluga um veículo que atenda às 
exigências do solicitante. A secretária deve negociar com a 
locadora a melhor opção, se é quilometragem livre ou a prees- 
tabelecida pela locadora. 
o Diárias - providenciar com o Departamento de Tesouraria as 
diárias relativas ao período em que o solicitante estará em 
viagem. A política quanto às diárias de viagens varia entre as 
empresas. Em algumas organizações o funcionário viaja e no re- 
torno presta contas do que gastou e a empresa reembolsa, exce- 
to despesa com bebidas alcoólicas. Outra prática é o funcioná- 
rio pegar o valor da diária de acordo com o seu cargo. Nesse 
caso, se o valor da despesa exceder o limite das diárias, a em- 
presa não reembolsa. 
o Uso de celular - verificar se há necessidade de algum procedi- 
mento com a operadora de telefonia celular, a fim de habilitar o 
aparelho. No caso de viage"ns internacionais, é importante veri- 
ficar se a operadora tem cobertura no país de destino. 
Cartões de crédito - conferir a validade, inclusive os internacio- 
nais, no caso de viagens para fora do país. 
o Verificar se o solicitante tem interesse e possibilidade de ficar 
alguns dias a mais do previsto para fazer passeio turístico. 
Além dos detalhes apresentados, nas viagens internacionais precisam 
ser considerados outros fatores específicos: 
o Apresentação de passaporte - o passaporte é um documento 
emitido pela Polícia Federal que permite a saída do brasileiro 
para outro país. Outro aspecto relevante é a validade do docu- 
mento. O passaporte pode ser obtido nas unidades descentrali- 
zadas ou nos postos de atendimento do Departamento de 
Polícia Federal. Para que o indivíduo consiga obter o passapor- 
te, deve atender aos seguintes requisitos: provar que é brasilei- 
ro, nato ou naturalizado; pagar uma taxa e apresentar em origi- 
nal alguns documentos. Sugerimos que a secretária acesse o site 
da Polícia Federal (www.dpf.gov.br) para certificar-se a respeito 
dos documentos que são exigidos para emissão de passaporte. 
o Visto - visto consular é um documento emitido pelo país, ou se- 
ja, pelo consulado do país para o qual o indivíduo deseja viajar 
e que permite a sua entrada naquele país. 0 s procedimentos 
para aquisição dos vistos variam entre os países, e deve ser soli- 
citado com antecedência, pois sua tramitação, geralmente, leva 
algum tempo. Sugerimos o site www.consulados.com.br, a fim 
de se informar a respeito dos procedimentos. 
Verificar a necessidade de solicitar refeição especial à compa- 
nhia aérea, como, por exemplo, vegetariana, kosher, oriental, 
infantil etc. 
. Conferir a estação do ano e o fuso horário. 
isr Verificar a validade da carteira de habilitação internacional. 
isr Conferir a validade do Certificado Internacional de Vacinação. 
o Verificar se o país de destino exige apresentação do Certificado 
Internacional de Vacinação contra Febre Amarela. 
isr Verificar se o solicitante faz uso de algum medicamento que 
não tem entrada liberada no país de destino. 
a Informar ao executivo o concernente às etiquetas protocolares 
exigidas pelo país de destino. 
Após a definição de todos esses detalhes, a secretária contata um 
agente de viagens ou providencia tudo pela Internet. 
Na véspera da viagem, a secretária entrega as passagens, o passapor- 
te - se for o caso - os cartões de visita, os documentos relativos aos com- 
promissos, o voucher do hotel, a agenda de compromissos e os respectivos 
contatos. 
A seguinte questão prática deve ser respondida de acordo com a lei- 
tura do capítulo 7. 
1) O chefe tem, entre suas atividades, o cumprimento de viagens 
internacionais a negócios e cabe à secretária o planejamento da 
viagem. Escreva a respeito dos aspectos que devem ser conside- 
rados pela secretária durante o planejamento da viagem inter- 
nacional. 
I ......................................... m.. .................. ..... m............................... . m................ .. ..........,...S............, : . : ::O8 . . . . 
O R G ~ N IZAÇÃO 
DE EVENTOS 
Geralmente, quando a empresa não tem um departamento de even- 
tos, a secretária da área envolvida fica responsável pela organização ou de- 
termina uma pessoa para realizar a coordenação, pois nem sempre conse- 
gue se ausentar do local de trabalho para cuidar de todos os detalhes. 
Nesse caso, cabe à secretária planejar, organizar e coordenar todas as ações 
para que o evento aconteça e atenda às expectativas. 
Alguns aspectos básicos devem ser considerados na organização do 
evento: a natureza, a quantidade de pessoas, a antecedência do convite, o 
cardápio a ser servido e conhecer o espaço para realização. 
No que se refere à natureza, o evento pode ser corporativo (con- 
gresso, seminário, workshop, palestra, festa de confraternização) ou social 
(casamento, bodas, batizado, aniversário). 0 s eventos cor porativos podem 
ser realizados em hotéis, centros de convenções, casas de show, espaços 
culturais, casas de festas e na empresa, desde que comporte a quantidade 
, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , . . , , . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , . . . .. . . .. . . . . . . . . . . , 
94 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
de convidados. Já os eventos sociais podem ser realizados em casas de fes- 
tas,