Guia de Secretariado.livro
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às necessidades de 
cada secretária. 
3) Aumento do tempo livre, maior controle sobre o tempo, dias 
menos estressantes, melhora da produtividade, permite que a 
profissional tenha oportunidade para se dedicar a aprender ou- 
tras tarefas ou se dedicar a outras atividades, compromissos 
cumpridos e trabalhos entregues dentro do prazo. 
144 G U I A D E SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
4) Planejar as atividades diárias, definir e reexaminar as priorida- 
des, cumprir os prazos estabelecidos e evitar os adiamentos, de- 
legar as tarefas de menor importância, evitar fazer várias tarefas 
ao mesmo tempo e simplificar atividades burocráticas. 
5) Bate-papo excessivo com os colegas, falta de planejamento das 
atividadés diárias a serem desempenhadas, dificuldade para dis- 
tinguir atividades importantes e urgentes, longas conversas ao te- 
lefone, demora no almoço e interrupções frequentes. 
Capitulo 5 
1) Antes de assinar o livro de protocolo, verificar se o espaço é re- 
ferente à correspondência que é entregue, cuidado ao abrir o 
documento para não rasgá-lo, separar as correspondências em 
pilhas, colocar as mais importantes e/ou urgentes por cima, des- 
cartar as correspondências que não são importantes, despachar 
para o departamento competente aquelas que foram remetidas 
indevidamente e ler os documentos antes de entregar para o 
chefe. 
2) A secretária deve abrir a correspondência confidencial somente 
se estiver autorizada; caso contrário, deve ser entregue fechada. 
Capitulo 6 
1) A secretária deve verificar a data, o horário e o local, confirmar 
com o chefe quem será convocado para a reunião, verificar o 
espaço físico, elaborar a pauta da reunião, convocar os partici- 
pantes, providenciar os documentos para a reunião, elaborar a 
lista de presença, redigir a ata e distribui-la após a reunião, pro- 
videnciar serviço de copa - água e café - providenciar material 
de apoio - lápis, caneta, papel - antes de iniciar a reunião verifi- 
car se a sala está organizada e preparada para recepcionar os 
participantes. 
2) Agendar a reunião com antecedência, verificar com o chefe 
quem se responsabilizará pela reserva das passagens e do hotel 
e pelo pagamento das despesas, verificar se o visitante viajará 
sozinho ou acompanhado, providenciar o material bilíngue, 
verificar se haverá necessidade de contratar um intérprete, pro- 
videnciar um crachá para o visitante e uma pessoa que possa 
buscá-lo no aeroporto. 
3) Título, data, local, horário, nome dos participantes, os assuntos a 
serem discutidos e o'tempo destinado para cada um. 
4) A secretária deve transcrever para o papel tudo o que está sen- 
do discutido na reunião de maneira fiel, ou seja, sem emitir 
opinião ou sua interpretação sobre a realidade. 
5) A pauta é importante para que o indivíduo fique ciente dos 
assuntos a serem tratados e para que possa se preparar para a 
ocasião. A ata é relevante porque registra as deliberações e ser- 
ve de follow-up para acompanhar as ações futuras. 
Capítulo 7 
1) Verificar a data, o horário, se o chefe tem preferência por assen- 
to e de companhia aérea, a tarifa, a validade dos cartões de 
crédito internacionais, do passaporte e do visto - se for neces- 
sário - providenciar os documentos, hospedagem, se há restri- 
ção a alguma medicação que o chefe faz uso e se o chefe tem 
interesse em fazer algum passeio turístico. 
Capítulo 8 
1) A natureza, a quantidade de pessoas, a antecedência do convi- 
te, o cardápio a ser servido e o espaço para realização. 
2 ) O check-list é importante para o sucesso do evento porque tem 
a finalidade de evitar esquecimentos, situações desagradáveis 
que possam comprometer o evento e serve de orientação e 
acompanhamento das ações que já foram tomadas e das próxi- 
mas providências. 
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146 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
3) Data/Local/Hora. 
Número de participantes. 
Espaço físico, apropriado ao número de participantes. 
Definição dos intervalos para o coffee break e para o almoço, se 
for O caso:? 
Definição do cardápio do coffee break e do almoço. 
Verificar se há necessidade de hospedagem. 
Layout do espaço físico. 
Equipamentos e materiais a serem utilizados. 
Serviço de sala (café, água, petit four etc.). 
Quadro de aviso (nome do evento). 
Estacionamento/Manobrista. 
Recepcionista. 
Segurança, se for o caso. 
Tradução simultânea, se for o caso. 
Capítulo 9 
1) O arquivo visa a guarda e a conservação de informações para 
utilização futura e facilitar o seu acesso. 
2) A secretária não deve empilhar os papéis, ler os documentos an- 
tes de arquivá-los, restaurar os documentos danificados, retirar 
os clipes dos documentos e colocar em saco plástico de quatro 
ou dois furos os documentos que não podem ser furados. 
3) Certo. O arquivo atualizado e organizado facilita e agiliza o 
acesso e a localização de informações e documentos, e evita a 
perda de tempo. 
4) Errado. A secretária deve arquivar somente os documentos que 
forem importantes e descartar aqueles que não têm utilidade. 
Capítulo 10 
1) A secretária que sabe se comunicar bem - oral e escrita - intera- 
ge melhor com o chefe, a equipe, os clientes e os fornecedores. 
Além disso, consegue expor suas ideias e opiniões sem nenhu- 
ma dificuldade. 
2) Os serviços não são reafizados porque não era sabido que deve- 
riam ser feitos, quando e como deveriam ser feitos ou são exe- 
cutados de maneira diferente daquela prevista pelo solicitante, 
ocorrem conflitos interpessoais, comprometendo a qualidade do 
trabalho. 
3) A secretária deve atender à ligação segundo as regras de aten- 
dimento telefônico; precisa demonstrar ânimo ao falar e ser 
educada; ouvir atentamente e sem interrupções o interlocutor; 
deve ter próximo ao telefone um bloco ou um caderno de ano- 
tações para anotar as informações que são transmitidas; falar na- 
turalmente; demonstrar segurança e evitar palavras ou expres- 
sões que suscitem dúvidas (eu acho ...) por parte do interlocutor. 
4) Mastigar, bocejar e tossir durante o atendimento, falar alto ou 
rápido demais, utilizar palavras no diminutivo, intimidades, di- 
zer alô, demorar para atender a ligação, deixar o cliente aguar- 
dando na linha durante muito tempo e utilizar palavras de baixo 
calão e gírias. 
5 ) O feedback é muito importante porque permite ao emissor veri- 
ficar se o receptor da mensagem compreendeu corretamente, 
ou seja, da maneira esperada. 
6) É necessário que o emissor prepare-se previamente para trans- 
mitir a mensagem de forma clara, objetiva e simples. A mensa- 
gem precisa ser completa e o canal adequado a sua transmissão. 
O emissor deve testar entendimento (feedback) com o receptor, 
a fim de verificar se ele conseguiu compreender a mensagem 
corretamente. 
7 ) A secretária deve anotar a data e o horário da ligação, o nome 
da pessoa que ligou e a empresa - se for contato comercial - o 
telefone e o assunto. 
Capítulo 11 
1) Ao sair do trabalho, não relembre os problemas que acontece- 
ram durante o expediente, não queira saber se alguém falou mal 
de você ou do seu trabalho, faça exercícios físicos regularmente, 
mantenha uma dieta equilibrada, enfrente as dificuldades como 
uma oportunida& para superar a sua capacidade, não prometa 
aquilo que não pode cumprir e respeite as suas limitações. 
2) Estabelecer com os funcionários relações de confiança e de 
transparência, manter um canal de comunicação com os fun- 
cioniirios, promover cursos e palestras sobre qualidade de vida, 
criar um espaço para que os funcionários possam relaxar duran- 
te o expediente, promover a prática de atividade física,
Eduardo
Eduardo fez um comentário
Alguem pode me encaminhar este material: eduelgs@gmail.com, obrigado!
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Gilcimara
Gilcimara fez um comentário
Alguém pode enviar o PDF por e-mail?
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Eduardo
Eduardo fez um comentário
Pode me enviar o Material por e-mail por favor. Obg.
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Christiana
Christiana fez um comentário
É o que eu estava procurando. Obrigada por compartilhar! :)
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