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Passo a passo
COMO CRIAR UM EVENTO 
CORPORATIVO DE SUCESSO
Organizar ou participar de eventos corporativos é acima de tudo uma
estratégia de negócios para sua empresa, onde você terá a
oportunidade de aumentar as vendas, captar novos clientes, incentivar
e motivar colaboradores.
O potencial de um evento é enorme, e quando bem planejado é um
investimento qualificado. Esse trabalho atua como uma ferramenta para
criar relacionamentos com clientes, fornecedores e colaboradores.
Contudo, como todos nós sabemos, um evento de sucesso não é
simples de ser realizado. Ele será resultado de muito planejamento,
organização e dedicação da equipe envolvida. É preciso estar atento as
tendências do mercado, buscar bons profissionais e fechar parcerias
responsáveis.
Observe que a tarefa não é simples e nem todo evento é igual ao outro,
e assim, será normal surgirem dúvidas e até uma certa ansiedade
durante a criação da sua confraternização.
Nesse intuito, para ajudar você a produzir um evento corporativo de
sucesso criamos este passo-a-passo. São seis passos para direciona-lo
na produção de um evento corporativo visando o sucesso do evento e
da sua empresa.
Uma boa leitura!
www.acordecultural.com.br
Contato: (19) 3234 6619
O planejamento será sempre o primeiro passo e quando bem elaborado
oferecerá uma série de vantagens que compensam o tempo e a energia
investida.
Considere como foco definir os objetivos da ação e, a partir desse
ponto, traçar um norte para a organização. Lembre-se de registrar se
será um evento com o público externo (clientes e fornecedores) ou com
público interno (colaboradores), já que o enfoque muda e difere as
ações executadas em cada modelo.
O aliado para esse primeiro passo será o tempo, que quanto maior for a
antecedência deste planejamento maior a chance de obter sucesso.
Então estabeleça as prioridades, trabalhe com prazos e monte o seu
check-list.
Passo 1 ::
PLANEJAMENTO 
DO EVENTO
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Para lhe ajudar, mostramos um exemplo de um check-list que utilizamos 
aqui na Acorde Cultural, no momento de planejamento de cada evento 
realizado.
01 = Nome do Evento
02 = Data de Realização
03 = Local
04 = Público Estimado
05 = Objetivos
06 = Atividades realizadas
07 = Responsáveis por cada atividade
08 = Fornecedores
09 = Contatos
10 = Prazo de Conclusão (deadline)
11 = Lista de Contratações e pagamentos
12 = Cuidados extras registrados
Lembre-se que as respostas devem definir a estratégia, as soluções 
adequadas ao seu investimento, determinar o espaço e atividades que 
atenda às necessidades do evento. 
Invista seu tempo nessa atividade e crie uma apresentação coesa e 
pragmática. Com o planejamento você evitará problemas que podem 
manchar a reputação que a empresa construiu.
Passo 1 ::
PLANEJAMENTO 
DO EVENTO
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Para realização de tudo que foi planejado, o seu evento necessitará de
equipes. A formação desses grupos e suas responsabilidades dependerá
do tamanho e formato do evento.
Em grandes eventos necessitaremos da formação de muitas equipes,
afinal, são várias as atividades a serem realizadas. simultaneamente. Já
em eventos menores, podem ser administrados por pequenos grupos.
Em uma equipe, cada integrante desempenha um papel. Um
complementa o outro, sendo que a falta de um ocasionará em
desfalque para o grupo. Cada pessoa assume a responsabilidade de ser
uma peça-chave. Para um bom resultado, é necessário esforço de cada
peça e, acima de tudo, é preciso haver respeito mútuo e afinidade.
Passo 2 ::
DEFINIÇÃO DA 
EQUIPE DE ATUAÇÃO
Considere contratar um gestor de eventos corporativos.
Esse profissional poderá ajudar a complementar as
equipes com profissionais terceirizados qualificados,
evitando o desgaste dos envolvidos por excesso de
atividades, além de oferecer toda sua experiência na
gestão das múltiplas frentes de atividades.
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Para o formato e criação de equipes você pode considerar um modelo
padrão, conforme listamos abaixo. Lembrando que conforme o tema,
tamanho e objetivo do evento, pode ser necessário mais ou menos
equipes.
= Coordenação e Organização
= Comitê de Programação (quando um workshop)
= Equipe de Credenciamento e Atendimento
= Equipe de Cerimonial e Recreação
= Equipe de Divulgação
= Equipe de Suporte técnico (som e imagem)
= Equipe de Serviços Gerais e Manutenção
= Equipe de Segurança e Estacionamento
= Equipe de Buffet e Gastronomia
Equipes bem elaboradas proporcionam diversificação e agregam
qualidade ao evento, sendo uma ótima oportunidade de integração e
socialização para todos.
As atividades devem ser elaboradas e adequadas tendo em vista o
público para o qual o trabalho se destina. E assim, a organização e
operação ficam garantidos.
Passo 2 ::
DEFINIÇÃO DA 
EQUIPE DE ATUAÇÃO
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São muitas decisões a serem tomadas e cada uma delas exige muita
sabedoria por parte de quem é o responsável pelo evento. Há muitas
empresas que organizam e prestam serviços para eventos. É importante
ter referências, participar de reuniões e conhecer esses fornecedores
antes de contrata-los.
Devem ser observados alguns detalhes para que tudo corra bem no dia
do seu evento. Pesquisar e pedir referências de clientes irá permitir
melhor equilíbrio entre qualidade de serviço e preço. Leve uma lista
com suas dúvidas e pergunte tudo. Aproveite a reunião para ver como o
fornecedor age, qual o seu perfil, responsabilidade e postura.
Esse encontro pode lhe dizer muito do que vai ser o evento. Ao
contratar um fornecedor que ofereceu melhor custo por trabalhar com
equipe reduzida pode prejudicar o seu evento por exemplo quando a
equipe não conseguiu estruturar todo o espaço antes da chegada dos
convidados.
Depois de analisar o perfil do profissional, seu trabalho e decidirem
como será a prestação de serviços, é imprescindível formalizar a
proposta com um contrato assinado por ambas as partes.
Passo 3 ::
CONTRATAÇÃO DE 
FORNECEDORES
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Agora que já temos bem definido todos os aspectos do evento e suas
respectivas equipes, o próximo passo é listar as atividades e incluir no
seu cronograma de atividades, considerando prazo para cada realização.
Assim você tem as condições de efetuar todas as ações com maior êxito
e no tempo certo.
Contudo, lembre-se imprevistos podem (e vão) ocorrer, por isso até o
grande dia do evento, considere fazer revisões para assegurar que cada
atividade seja completada a tempo para o evento.
Passo 4 ::
CONTROLE DAS ATIVIDADES 
ATÉ O GRANDE DIA
Com 15 dias de antecedência do evento verifique todos 
os fornecedores contratados e o andamento de cada 
item, tenha confirmado o numero de participantes.
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Recomendamos ainda que você crie um controle visual das atividades,
que pode ser em uma parede ou quadro e até com “Post Its”. Tudo para
gerar uma visão completa do andamento das atividades, algo como
ilustra a imagem abaixo:
Existem ainda soluções para contratação digital (softwares de “Kanban
Online”) que fornecem, além da organização necessária para não perder
prazos, agilidade na tomada de decisões, indo além através do
compartilhamento com envolvidos e registro das decisões tomadas.
Considere e pesquise soluções que poderão ser um diferencial na
organização e atividades pré-evento. Toda produtividade e efetividade
durante essa etapa refletirá na qualidade do evento realizado.
Passo 4 ::
CONTROLE DAS ATIVIDADES 
ATÉ O GRANDE DIA
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Todas as atividades foram cumpridas, equipes e fornecedores
contratados e todo o planejamento ganhou forma. E assim, no dia do
evento, as atividades a serem realizadas parecem não ter fim nessas
horas de preparativos antes do evento.
São fornecedores dando os últimos retoques no ambiente, material
chegando e é preciso acompanhar tudo com muita atenção. Umpequeno deslize e seu evento pode ser prejudicado.
Para ajudar você nesse dia, temos listado alguns itens que inspiram
cuidados:
Banheiros - verificar se estão funcionando corretamente e se
tem todos os itens necessário para atender bem os
convidados;
A Sinalização do espaço, indicação de onde é o evento,
banheiros e portas de emergência são preocupações com o
bem estar de seus convidados.
Passo 5 ::
GERENCIAMENTO 
DURANTE O EVENTO
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Confirme com todos os fornecedores a hora de chegada ou 
entrega dos itens e serviços contratados.
Acompanhe a instalação do Projeto audiovisual e comece a 
passar o som que acompanhará o evento.
Que tal começar um “making of” antes do evento pronto, 
além de ser uma forma de ir preparando o pessoal de foto 
e vídeo, você terá um material muito bacana para o pós-
evento.
Você adicionou soluções diferenciadas, como mágicos, 
animadores, e outros artistas que abrilhantam o evento? 
Então precisamos ter uma equipe designada para o 
atendimento, recepção e instalação desses profissionais.
Aproveite os momentos que antecedem o evento e repasse 
o plano de recepção, de atendimento a pessoas com 
necessidades especiais, a acomodação de convidados do 
evento.
Passo 5 ::
GERENCIAMENTO 
DURANTE O EVENTO
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Quando tudo começar será o momento de 
relaxar e aproveitar a companhia de todos. 
Passo 5 ::
GERENCIAMENTO 
DURANTE O EVENTO
Para amenizar os problemas durante o dia do evento, conte com
profissionais com amplo conhecimento e experiência referente
aos detalhes que cercam a idealização, planejamento e
produção dos mais variados tipos de eventos corporativos.
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Por fim, lembre-se: 
Passo 6 ::
O PÓS-EVENTO
Todo nós que já participamos em algum momento de um evento com
várias pessoas capacitadas, até sendo algumas da sua área de trabalho,
ou mesmo de setores diferentes da sua empresa. Nesse ambiente de
network, ocorre a tradicional troca de cartões e de contatos para
manter o relacionamento.
Contudo, posterior ao evento, passada aquela sensação gerada pelo
ambiente, a criação e manutenção desses relacionamentos costumam
ser ineficientes. O grande culpado pode ser falta de incentivo do
relacionamento em comunidade e continuação acerca da troca de
informações.
Para esse desafio temos algumas indicações de ações para você
desenvolver aplicar no pós-evento. Confira
1. Programe uma rotina de e-mails: Se você demorar, será esquecido.
Comece com mensagens relembrando os melhores momentos do
evento. Compartilhe alguma novidade ou nova parceria firmada.
Informe sobre novas versões do evento.
2. Crie grupos para manter o relacionamento: Utilize a tecnologia das
redes sociais para desenvolver ambientes de relacionamento e negócios
(como o LinkedIn, Facebook entre outros).
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Passo 6 ::
O PÓS-EVENTO
3. Divulgue os Cases gerados: As pessoas costumam sair dos eventos
com várias ideias de parcerias, contatos e portas que poderiam ser
abertas, contudo nem todas tem a facilidade de alcançar os objetivos.
Assim, através dos canais, enfatize os desenvolvimentos gerados e quem
está conseguindo, mesmo que em pequenos estágios alcance vitórias
após o evento.
4. Encaminhe brindes e materiais impressos: Muitos materiais impressos
e brindes são distribuídos durante o evento, mas poucos lembram de
desenvolver essa ação mesmo após a realização do evento. Você pode
incentivar o acompanhamento do blog, da participação nas
comunidades, informar de parcerias exclusivas para quem participou do
evento, além de lembrar de novas versões.
Utilize sua criatividade e invista em ações que gere uma comunidade
interessada em torno do seu evento. Além de oportunidades de novos
negócios, você garante o sucesso e continuidade da versão
desenvolvida.
Para um evento interno na sua empresa, a continuação dos benefícios e
relacionamento posterior irão aumentar o entrosamento e comunicação
de todos da sua empresa, resultado em ganhos de produtividade.
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Dica Extra ::
VALE TERCEIRIZAR A 
GESTÃO DO SEU EVENTO?
Na organização de um evento corporativo, todo cuidado deve ser
tomado. Um evento feito de qualquer modo, corre o risco de manchar a
imagem da empresa pela falta de preparo. Por isso, não terceirizar a
gestão pode fazer com que a qualidade do evento seja menor e que
retrabalhados sejam necessários.
Será importante procurar profissionais qualificados para se destacar em
cada área. Ao terceirizar, você terá um equipe focada e experiente em
organizar o seu evento.
Quando uma empresa opta por não terceirizar a gestão do evento, ela
faz com que um colaborador fique responsável por um setor no qual
não possui conhecimentos técnicos. Dessa forma, as atividades para
que o profissional foi contratado ficam comprometidas, além da
possibilidade de prejuízo decorrente da má gestão.
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Dica Extra ::
VALE TERCEIRIZAR A 
GESTÃO DO SEU EVENTO?
Uma empresa especializada pode garantir estrutura de total qualidade,
conhece os melhores fornecedores e consegue escolher sempre as
melhores opções de acordo com as ideias iniciais de cada evento
corporativo.
Se algo dá errado em um evento corporativo, não é possível se
desculpar e fazer tudo no dia seguinte da maneira correta. Por isso, ter
profissionais qualificados para agir rapidamente em caso de problemas
e imprevistos é essencial.
Garanta mão de obra especializada e tenha um evento de sucesso, com
a certeza de preservar a imagem de sua empresa e grandes chances de
retorno financeiro.
CONHEÇA AS NOSSAS SOLUÇÕES 
PARA EVENTOS CORPORATIVOS!
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http://eventos.acordecultural.com.br/portfolio-oficial-producao-eventos-corporativos
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A Acorde Cultural entende que cada evento é um acontecimento único.
Buscamos atender as necessidades de cada cliente com dedicação,
seriedade e muito profissionalismo.
Estamos preparados para apresentar soluções diversificadas com base
na nossa experiência mas sempre prestando atenção aos detalhes e
particularidades do cliente e público do evento.
Nós nos preocupamos em oferecer a melhor e mais completa
experiência, através de um mix de soluções e diferencias para eventos.
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