Contas a pagar apostila

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Técnico em Administração
Contas a pagar
Mensalmente recebemos em nossa residência, ou na empresa em que
trabalhamos, muitas contas para pagar. Essas contas se referem, por exemplo, a
despesas com fornecedores ou a serviços prestados, incluindo-se também,
despesas fixas com luz, água, salários, telefone etc.
São inúmeras contas que precisam ser controladas, e esse controle exige
muita atenção, organização e planejamento.
De que forma, então, realizar esse controle de maneira
eficiente?
Fluxo e processos
Para que a gestão das contas a pagar de uma empresa aconteça de maneira
eficiente, é necessário ter uma pessoa responsável - ou um grupo de pessoas -
para acompanhar e controlar todos os compromissos que a empresa assumiu,
cuidando para que os pagamentos sejam realizados dentro do prazo de
vencimento.
Imagine você na função de auxiliar administrativo, fazendo parte desse grupo
de pessoas, responsável pela gestão do setor de contas a pagar.
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Uma das suas funções será acompanhar todas as compras e contratos,
garantindo que todos os pagamentos sejam realizados corretamente e dentro do
prazo.
É importante destacar que o objetivo do controle das contas a pagar não se
resume apenas em pagar boletos, fornecedores, fazer depósitos bancários ou
transferências, mas acompanhar todo o processo, desde a compra até o
pagamento. Desta forma, informações importantes são partilhadas e auxiliam a
empresa na tomada de decisões financeiras.
Em conjunto, é importante realizar uma análise das vantagens financeiras, ou
seja, se em alguns casos é melhor pagar ou prorrogar determinado compromisso.
Como organizar esse fluxo de informações
Ordens de pagamento eletrônicas ou físicas (cheque,
TED, DOC, transferência entre contas, entre outros)
As ordens de pagamento “físicas” incluem as moedas, as cédulas, os
cheques, entre outros, mas com o avanço das tecnologias online, essa forma de
pagamento física está sendo substituída pela eletrônica, através dela a pessoa
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não precisa mais ir até o banco para realizar os pagamentos; é possível inclusive
pagar pelo celular.
O cheque, por exemplo, é um documento impresso, que funciona como uma
ordem de pagamento à vista e física, emitido pelo titular de uma conta corrente,
contra um banco, para que este realize o pagamento. Sendo que somente deve
ser emitido pela empresa quando existir saldo suficiente.
Existem duas formas de emissão de cheques:
Ao portador
O cheque ao portador não é recomendável, pois não identifica o
favorecido, portanto ele pode ser repassado até encontrar alguém disposto a
realizar o depósito.
Nominativo
No cheque nominativo a empresa identifica o favorecido pelo pagamento
- também é importante realizar o cruzamento do cheque, que é representado
por dois traços transversais – e desta forma o cheque somente poderá ser
depositado; não poderá ser sacado pelo favorecido. Caso o favorecido
endosse o cheque, ou seja, assine atrás, ele se transforma “ao portador”,
permanecendo com a exigência de ser somente depositado.
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Veja agora alguns exemplos de meios eletrônicos que
podem ser utilizados para o pagamento de contas,
como TED, DOC e transferências entre contas.
TED
É um meio eletrônico bastante utilizado, a sigla significa Transferência
Eletrônica Disponível. Esta é uma opção disponibilizada pelos bancos para
que o cliente possa tirar o dinheiro da conta e depositar em outra de outro
banco, garantindo comodidade e maior segurança nas transações.
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DOC
Outra ordem de pagamento eletrônica utilizada pelas empresas, é o
DOC. A sigla significa Documento de Ordem de Crédito, essa transação
também é utilizada para transferir valores para uma conta de outro banco.
O DOC tem um valor máximo de R$ 4.999,99 na maioria dos bancos.
A partir de janeiro de 2016 não existem limites de valores para realizar
uma TED.
Ano Limite
2002 R$ 5.000.000,00
2003 R$ 5.000,00
2010 R$ 3.000,00
2012 R$ 2.000,00
2013 R$ 1.000,00
2014 R$ 750,00
jan/15 R$ 500,00
jul/15 R$ 250,00
jan/16 Não há limite mínimo
Tabela 1 – Limites para uma TED
Fonte: FEBRABAN
É preciso estar atento, pois alguns bancos poderão cobrar tarifas para
realizar esse serviço.
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Para saber mais sobre os valores que poderão ser cobrados pelos bancos
pesquise a tabela de tarifas, disponível no site do Banco Central.
Mas como saber qual a melhor opção na hora de
realizar uma transferência?
Vai depender da urgência da transferência e do valor, na TED a transferência
é feita quase que instantaneamente.
Observe a tabela abaixo:
Tipo de
operação
Prazo
para
realização
Crédito
na
outra
conta
Custo Meio detransferência
TED Até às 17h Imediato
Depende
do
banco
Eletrônico ou
autoatendimento
DOC Até às 21h Diaseguinte
Depende
do
banco
Eletrônico ou
autoatendimento
Tabela 2 – Diferença entre TED e DOC 
Fonte: <http://escolhasfinanceiras.com.br/diferenca-entre-doc-e-ted/>.
Nota: estes horários e prazos podem sofrer alteração dependendo da
instituição bancária em que você possui conta. Por isso, certifique-se com sua
agência.
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Mas e se a empresa não desejar realizar a
transferência por meio da TED ou do DOC, existe
outra maneira?
Sim, se você for realizar um pagamento, e não desejar utilizar a TED ou o
DOC, poderá simplesmente fazer uma transferência entre contas bancárias,
enviando o valor correspondente, da sua conta para outra. Esse meio eletrônico
de pagamento é bastante utilizado no lugar dos depósitos e pagamentos, ou seja,
ao invés de pagar a conta ou depositar o valor para outra pessoa, se faz uma
transferência da conta do devedor para a conta do beneficiário.
Cabe destacar que o setor de contas a pagar tem início no departamento de
compras, mas se estende por todos outros departamentos, pois toda e qualquer
despesa da empresa precisa passar por este setor.
É uma responsabilidade muito grande, afinal é necessário verificar
pagamento por pagamento, ou seja, se todos foram realizados com êxito e se há
comprovantes pertinentes, caso contrário, se acontecerem pagamentos indevidos,
a empresa poderá ser prejudicada e até grandes prejuízos podem ser gerados.