CONTAS A RECEBER

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Contas a receber
Cada empresa tem uma política de crédito própria. Ou seja, além da
possibilidade de vender à vista, que é sempre a melhor opção para a empresa, é
costume a permissão para a comercialização de outras formas, com prazos
posteriores de pagamento.
Isso pode aumentar substancialmente o volume das vendas, visto que,
muitas vezes, o cliente não está disposto a pagar à vista, mas se sente tentado a
realizar a compra diante da possibilidade de levar o produto naquele momento e
efetuar o pagamento depois e de forma parcelada, em duas, três ou mais vezes.
Em muitos casos, essa possibilidade funciona como um atrativo para a finalização
do negócio.
A concessão do crédito é uma atividade muito importante da administração
financeira. Se mal estruturada, pode trazer enormes prejuízos à empresa. Por outro
lado, não conceder crédito (possibilidade de se comprar a prazo) pode reduzir a
entrada de recursos, em função de uma provável diminuição de vendas.
Portanto, neste capitulo, vamos abordar o funcionamento do setor de contas
a receber, que é o responsável pelo controle de crédito, recebimento, emissão e
envio de notas fiscais, verificação de recebimento e cobrança de inadimplentes.
Fluxo e processos
O setor de contas a receber é o responsável pela administração da conta
“clientes a receber”, do ativo da empresa. A sua importância possibilita benefícios
para os gestores financeiros, entre eles:
Conhecer clientes que pagam em dia.
Conhecer o montante a receber em um determinado período,
possibilitando comprometer estes valores em algum compromisso
financeiro da empresa.
Ajuda a programar cobranças.
Conhecer o perfil de cada um dos seus clientes e saber quais são os
responsáveis pela maior parte do faturamento.
Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa da empresa.
Mas, para a efetivação desses benefícios, é necessário que se conheça os
processos padrões desse setor, adotados pela maioria das empresas.
Para a melhor compreensão do fluxo do setor de contas a receber, vamos
utilizar um exemplo prático.
Digamos que sua empresa, a GYS Maquinários,
venda máquinas para produção de uma peça
exclusiva. O Sr. Fulano, dono da empresa XY, quer
comprar uma de suas máquinas, no valor de R$
200.000,00, porém de forma parcelada, em seis
vezes no boleto. Nesse caso, o vendedor da sua
empresa manda um pedido, com os detalhes da
negociação, para o setor de contas a receber realizar
a:
Análise de crédito
Nessa etapa serão analisadas as informações financeiras da
empresa XY, para poder liberar a negociação, conforme
normas pré-estabelecidas pela GYS Maquinários. Caso seja
negado, o setor irá sugerir outra forma de negociação do pagamento; ao invés,
por exemplo, de seis parcelas, que sejam efetuadas quatro. Se o cliente não
aceitar, encerra-se a negociação, podendo arquivar ou cancelar o pedido. Caso
seja aprovado, a próxima etapa contemplará o: Processo de recebimento.
Processo de recebimento
Nessa fase, deve-se realizar o pagamento, à vista ou a prazo,
negociado no pedido aprovado anteriormente. No nosso
exemplo, deve-se emitir os boletos bancários acordados,
sendo estes encaminhados antes ou juntamente com a: Nota fiscal emitida.
Nota fiscal emitida
Com o processo de recebimento, a nota fiscal da venda do
produto ou de serviço prestado é emitida, com todas as
informações do pedido e dos comprovantes de recebimento
de pagamento, sendo, então, encaminhada para o cliente. Depois disso, é
importante que o setor de contas a receber faça um acompanhamento das
contas de recebimento a prazo para saber se foram pagas ou não. No nosso
exemplo, a XY não pagou a terceira parcela do boleto bancário dentro do
prazo. Dessa forma, deve-se acionar os procedimentos de: Cobrança e
negociação..
Cobrança e negociação
Essa etapa é feita caso não haja pagamento do cliente dentro
do prazo estipulado, aplicando os procedimentos padrões. Se
não houver pagamento ou acordo, a cobrança precisará ser
feita de forma judicial. Caso haja o recebimento, encerra-se o procedimento
do fluxo..
Figura 1 - Fluxograma dos processos do setor de contas a receber
Figura 1 - Fluxograma dos processos do setor de contas a receber
Com essas informações compartilhadas, vamos, agora, detalhar alguns
procedimentos. Vamos começar com a análise de crédito.
Análise de crédito
Nessa etapa, primeiramente, é necessário conhecer a política de crédito
adotada pela empresa, para que se possa fazer a análise adequada da concessão
de crédito ao cliente.
A política de crédito de uma empresa define formas de concessão de crédito
com base nas condições presentes e expectativas futuras da situação econômico-
financeira da empresa, das condições da economia e do mercado em que a
empresa atua. Na maioria dos estabelecimentos, elas são aplicadas quando a
venda não for feita à vista ou em cartão de crédito ou débito, mas sim quando for a
prazo, conforme veremos no tópico “processo de recebimento”.
Segundo critérios, geralmente utilizados no mercado, o
estabelecimento de uma política de crédito envolve o estudo
de três elementos básicos, a saber: seleção de cliente, prazos
de crédito e limites de créditos.
Para ilustrar esses critérios, digamos que uma empresa adote uma política
de crédito, a partir de uma pontuação de 0 a 100 pontos, os padrões de crédito da
empresa recomendam aceitar todos os solicitantes com 80 pontos ou mais;
conceder créditos limitados, numa base experimental, a solicitantes com
classificação entre 70 e 80 pontos e rejeitar os solicitantes com menos de 70
pontos, com base em algumas características de pontuação, com os respectivos
pesos.
Seleção de clientes
Trata-se de uma avaliação do risco que o potencial cliente gera, em face do aumento das
vendas e lucros que ele pode proporcionar. Normalmente, as empresas atribuem pontuações
para cada critério apresentado. Essa pontuação depende de cada empresa, de acordo com
critérios que ela julga mais adequados para análise. No dia a dia, podemos ilustrar esses
critérios, por exemplo: consultas a entidades como o Serasa e SPC, comprovação de renda,
tempo mínimo de conta bancária, referências, entre outras. Todos esses itens, certamente,
fazem parte da seleção dos clientes, de acordo com a política de crédito da empresa.
Prazo de crédito
Depois de selecionados os clientes, para os quais a empresa concederá crédito, ela deverá
informar o prazo para o pagamento das vendas. Trata-se de delimitar quanto tempo o cliente
terá para efetuar o pagamento. Quanto maior o prazo para o efetivo recebimento das vendas,
maior tenderá a ser o montante investido em contas a receber. Lembre-se de que os períodos
de recebimento das vendas devem estar sincronizados com os períodos de pagamentos, para
evitar o desequilíbrio do fluxo de caixa empresarial.
Limite de crédito
Após a definição de quem poderá obter crédito na empresa e quanto tempo disporá para o
efetivo pagamento, os gestores devem definir qual é o montante que será cedido, ou seja, “até
quanto”. Essa decisão deve considerar o risco de perda do valor que a empresa assume ao
ceder crédito, em face da probabilidade de não pagamento. Trata-se de comparar o que a
empresa ganha com o montante cedido ao cliente e o risco que ela corre por ceder esse valor.
Em certo período, três solicitações apareceram e geraram os seguintes
resultados:
Características financeiras e creditícias
Solicitante
A B C
(De 0 a 100 pontos)
Referência de crédito 15 22,5 20
Nível de escolaridade 10,5 10,5 12
Casa própria 10 9 6
Nível de renda 7,5 8 8
Histórico de pagamento 18 25,5 21
Tempo de emprego 5 6 9
Total 66 81,5 76
A empresa pode conceder crédito ao solicitante B; crédito limitado,
ao solicitante C e rejeitar o solicitante A.
Um ponto que deve ser
considerado é a necessidade de
agilidade na operação de concessão
de crédito, pois não se pode aplicar
muito tempo no levantamento e
análise das informações, sob pena
de o cliente desistir ou do custo para
esse procedimento tornar-semuito
elevado em relação ao valor do
crédito.
Procedimento de recebimento
Sendo aprovado o pedido, deve ser feito o procedimento de recebimento - ou
pagamento - do produto, mercadoria ou serviço oferecido. O pagamento é a
principal forma de extinção das obrigações, pois é um procedimento muito comum
e ocorre com grande frequência na sociedade, pois toda obrigação deve ser
cumprida.
As formas de pagamentos mais comuns encontradas no mercado são: à
vista e a prazo.
Pagamento à vista
É o pagamento feito no ato da compra. É débito quitado de imediato e sem
parcelas adicionais. Quando se diz que determinado produto foi pago à vista,
significa que a totalidade do seu valor foi descontada de uma só vez, em um
prazo inferior a 30 dias.
Os principais tipos de pagamento à vista são:
Pagamento em dinheiro
Depósito bancário
Boleto bancário
Cartão de débito
Cheque a vista
Pagamento a prazo
O pagamento pode ser efetuado, futuramente, por meio de prestações (a
crédito). 
Representa a parcela do valor total de um produto, fazendo com que o
comprador pague em frações, usualmente mensais.
Alguns tipos de pagamento a prazo são:
Cartão de crédito
Nota promissória
Letra de cambio
Duplicatas
Cheques pré-datados
Como vimos anteriormente, a principal preocupação de verificação do setor
de contas a receber está no pagamento a prazo, pois está diretamente relacionado
com crédito disponibilizado ao cliente. Porém, em operações com cartão de
crédito, esse tipo de preocupação não existe, pois o pagamento da venda é
garantido para a empresa (com um desconto de percentual estabelecido em
contrato) e todo o processo de cobrança fica a cargo da instituição financeira
responsável pelo cartão.
No entanto, nos demais tipos, deve-se ter atenção à
verificação e emissão dos devidos documentos não
fiscais, conforme visto nos conteúdos abordados
anteriormente. Alguns exemplos de cuidados que
precisam ser observados:
Os vencimentos, para pagamento das
parcelas, devem estar de acordo com a
negociação aprovada pela análise de
crédito.
Os valores de cada parcela precisam estar
de acordo com o total estabelecido na
venda.
Após a confirmação do pagamento, é fundamental que:
Seja encaminhado para o setor responsável o pedido e, dependendo
da negociação, o comprovante de quitação, como o recibo da
máquina de cartão de débito/crédito, comprovante de depósito, entre
outros, para que possa ser feita a emissão da nota fiscal para o
cliente.
Se o modo de pagamento acontecer por meio de documento não
fiscal, como duplicatas, é preciso o encaminhamento das devidas
parcelas antes ou juntamente com as notas fiscais.
Nota fiscal: conferência, emissão e encaminhamento
O próximo passo, após a confirmação de recebimento ou aprovação do
crédito, é a realização da conferência ou emissão da nota fiscal (NF), para que ela
seja encaminhada ao cliente.
Geralmente, nas empresas a emissão é
feita pelo setor de faturamento, ficando, para
o setor de contas a receber, a
responsabilidade de conferir e enviar a NF.
Entretanto, a emissão também pode ser feita
por este setor, pois ele é o responsável por
encaminhar ao cliente os documentos não
fiscais, como as duplicatas, por exemplo.
Vimos anteriormente os tipos de notas fiscais, bem como as noções fiscais,
sendo essas informações fundamentais para os cuidados na emissão e/ou
conferência das NF de venda do produto, mercadoria ou serviço.
Pelo motivo da maioria dos estabelecimentos utilizarem Nota Fiscal
Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), vamos conferir quais
são as informações que devem aparecer na emissão e conferência delas.
Figura 2 - Nota Fiscal Eletrônica 
Fonte: Adaptado de: < http://www.concrecity.empresascity.com.br/upload_pic/images/CONCRECITY-Imagem-DANFE-19-10.jpg
Dados do destinatário
Serão preenchidos os dados do cliente, como CPF ou CNPJ, nome
completo, endereço, telefone, e-mail, entre outros dados. Duas preocupações
devem ser verificadas nesse campo:
Os dados descritos na Nota Fiscal devem estar de acordo com o
do pedido aprovado.
Deve ser informado o máximo de dados possíveis, para que haja
integridade na informação do cliente.
Data de emissão
Corresponde à data de concretização da venda do pedido, ou seja, pelo
reconhecimento do recebimento do pagamento à vista ou da confirmação de
crédito, feita para pagamentos a prazo. Nas NF-e, os campos “data de
entrada” e “hora de saída” devem ser preenchidos de forma eletrônica ou
escrita à mão pela expedição, quando o cliente receber o produto.
Dados do produto/serviço
Também conhecido nas NFS-e como “discriminação dos serviços”,
nesse campo deve constar o produto, a mercadoria ou o serviço vendido, com
suas especificações técnicas (nome do produto, quantidade, peso etc.) e
fiscais (CFOP, impostos incidentes, entre outros), de acordo com a região da
empresa.
Cálculo dos impostos
Nessa parte os cálculos dos impostos devem aparecer e devem ser
informados nos dados do produto/serviços, constando as bases de cálculos e
os valores de impostos gerados, como ICMS, IPI e ISSQN. Caso haja algum
valor errado, procure verificar o erro e corrigir ou nos dados do produto ou
com o responsável pela área fiscal de sua empresa.
Transportador (exclusiva de NF-e)
Deve ser informada a forma de envio do produto ou mercadoria para o
cliente: pela expedição, transportadora própria ou terceirizada. Nessas duas
últimas modalidades, é preciso completar com o máximo de informações da
transportadora, do veículo que irá transportar a mercadoria, dentre outros
dados.
Figura 3 - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 
Fonte: Adaptada de https://barramansa.nfe.com.br/nfse/App_Themes/PMBM/images/nota_exemplo.jpg
Para emitir a Nota Fiscal, as empresas usualmente possuem programas que
estão integrados com outras áreas, como a tesouraria e contabilidade. Entretanto,
caso a entidade não possua um programa integrado, é preciso emitir a NF e depois
fazer os lançamentos da venda e dos recebimentos nos sistemas, planilhas ou
outros documentos disponibilizados pela empresa.
Cobranças e negociações
Fatura (exclusiva das NF-e)
Nesse campo, os vencimentos e os valores a serem pagos nas
duplicatas encaminhadas ao cliente serão descritos.
Outras Informações
Também conhecido como campo de “dados adicionais” na NF-e, pode
constar:
Informação a ser escrita, correspondente à parte fiscal do
produto, mercadoria ou serviço (como no caso de isenção de
produto previsto em lei específica).
Os dados do tipo de recebimento feito ou a ser realizado pelo
cliente, como cartão de crédito, cheque, entre outros, EXCETO os
que forem feitos por duplicatas.
Após a realização da emissão da Nota Fiscal, o próximo passo é receber pela
venda efetivada, quando for venda a prazo.
É importante que os que trabalham no setor de contas a pagar façam um
controle periódico (por semana, quinzena ou mês) dos recebimentos efetivos das
parcelas pagas, de acordo com os respectivos vencimentos acordados. Desta
forma, três tipos de clientes podem ser encontrados:
Adimplentes: os que pagam antecipadamente ou em dia.
Inadimplentes: os que pagam com atraso de até 30 dias.
Insolventes: os que estão em fase de negociação ou que não
pagaram.
A preocupação das empresas está
diretamente relacionada com os clientes
insolventes, visto que os outros pagam suas
contas. Para isso, o setor de contas a receber
deve ter uma sólida política de cobrança, de
acordo com a estratégia da empresa, para o
efetivo recebimento das vendas a prazo, já
concretizadas.
Uma política rígida pode inibir as vendas de uma empresa. Por outro lado,
organizações que possuem sistemas agressivos de cobrança obtêm mais sucesso
nas negociações.
Nos casos em que o crédito está vencido, os contatos com o cliente devem
levar em consideração o histórico de relacionamento e podem seguir o seguinte
roteiro:
Lembre-se de que o sistema de cobrança das empresas gera custos, e,
portanto, devemos garantir que o gasto coma cobrança não seja maior que o
montante devido pelo cliente.
Agora que concluímos o estudo
desse conteúdo, é a sua vez de
pesquisar! 
Na empresa que você trabalha, ou
pretende trabalhar, procure saber
como funciona o setor de contas a
receber, como ele está estruturado,
quais são as atividades e sistemas
utilizados, pois você poderá
encontrar algumas diferenças entre o
que foi apresentado no conteúdo e a
realidade da empresa. Nesse caso,
informe-se sobre as normas internas
ou faça treinamentos que lhe ajudem
a entender os procedimentos
legitimados pela empresa.