Manual Básico Office 365 Sharepoint - Em progresso

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Manual de uso Office 365
Manual Básico Office 365 & Sharepoint 
Sumário
1.	Conhecendo o Painel do Office 365	3
2.	Acessando o Sharepoint	4
2.1.	Acesso via office.com	4
2.2.	Acessando via link do diretório	4
3.	Elementos importantes da interface	4
3.1.	Nome do diretório pai	4
3.2.	Informações sobre o diretório	5
3.3.	Principais botões de Acesso	5
3.4.	Acessando a lixeira	6
4.	Manipulando os arquivos	6
4.1.	Abrindo arquivos	6
4.2.	Salvar arquivos	6
4.3.	Adicionando novos arquivos	7
4.3.1. Usando botão Carregar	7
4.3.2. Arrastando (drag in)	7
4.4.	Baixando os arquivos	7
4.5.	Copiando ou movendo arquivos dentro do SharePoint web	8
5.	Recursos do Sharepoint	9
5.1.	Compartilhamento	9
5.2.	Histórico de versão	10
5.3.	Alertar-me	11
5.4.	Mapeamento de pasta	12
5.5.	Lixeira	13
6.	Gerenciar Acesso	13
6.1.	Permissão Exclusiva	13
6.2.	Solicitação de acessos e opções de compartilhamento	14
1. Conhecendo o Painel do Office 365
1.1. A interface inicial do Office 365 pode ser acessada via navegador www.office.com, utilizando o login e senha do usuário;
1.2. Caso tenha dúvida sobre como acessar seu aplicativo, basta acessa-lo usando a interface inicial do Office.com para ser direcionado para a página inicial do aplicativo;
2. Acessando o Sharepoint
2.1. Acesso via office.com
· Via Office.com clicando no aplicativo Sharepoint. Será direcionado para a página inicial do Sharepoint, todos os diretórios recentes e que são seguidos, basta clicar;
2.2. Acessando via link do diretório
· Cada diretório possui um link e será direcionado para página inicial do diretório pai;
3. Elementos importantes da interface
· Na página inicial do diretório, existem alguns elementos importantes para conhecer sobre o Sharepoint;
3.1. Nome do diretório pai
· Nome do diretório principal, sempre deve ser mencionado para referência. 
3.2. Informações sobre o diretório
· Informações relevantes ao diretório em questão;
· Grupo Público (pode compartilhar com pessoas externas) e privado não permite compartilhamento;
· Não seguindo/seguindo (para que o diretório apareça na página inicial, siga o site clicando na estrela;
· Quantidade de membros e quais possuem acesso ao diretório.
3.3. Principais botões de Acesso
· Sempre estarão na horizontal na parte superior e também podem ser acessados clicando com botão direito do mouse no arquivo ou pasta:
· Abrir – para abrir o arquivo em seu aplicativo ou via web;
· Visualização – Vai abrir somente para visualizar, sem editar;
· Compartilhar – Cria o compartilhamento daquele arquivo ou pasta;
· Copiar Link – Copia ou gera um link para ser compartilhado;
· Baixar – pode ser usado para baixar arquivos ou pastas;
· Excluir – Exclui e move para a lixeira do diretório;
· Renomear – Renomear arquivo ou pasta;
· Fixar na parte superior – vai manter a pasta ou o arquivo fixado no início da página;
· Copiar para – É possível copiar arquivos de um diretório para outro dentro da interface do Sharepoint;
· Histórico de Versão – mostra todas as versões anteriores salvas deste arquivo, permite recuperar um arquivo alterado;
· Alertar-me – Habilita o recurso de alerta, enviando notificações de alteração, inclusão ou exclusão de arquivos/pastas.
3.4. Acessando a lixeira
· Vale lembrar que cada diretório possui sua lixeira, não são unificadas.
4. Manipulando os arquivos
4.1. Abrindo arquivos
· Os arquivos podem ser abertos de duas formas, via aplicativo ou na versão web do aplicativo, clicando com direito em cima do arquivo;
4.2. Salvar arquivos
· Após usá-lo, basta clicar no disquete com símbolo “Sincronização”em cima para salvar o arquivo direto no Sharepoint Web, ou habilitar a opção de Salvamento automático do Office (somente para versões Office 2019 e 365);
4.3. Adicionando novos arquivos
4.3.1. Usando botão Carregar
· Clique no botão carregar, selecione Arquivos em casos de Upload de arquivos ou Pastas no caso de Upload de pastas que estivem em sua máquina;
 4.3.2. Arrastando (drag in)
· Basta abrir qualquer pasta do seu PC e arrastar para o navegador;
4.4. Baixando os arquivos
· Selecione a pasta ou arquivo que deseja baixar, e clicando no botão “Baixar” será feito o download para a pasta padrão do seu navegador;
· Lembrando que situações com mais de 1 arquivo ou pasta, será feito o download do conteúdo zipado, sendo necessário usar o Winrar ou 7zip para descompactar;
· Vale ressaltar que o arquivo quando baixado, caso seja atualizado precisa que seja feito o Upload novamente para o Sharepoint.
4.5. Copiando ou movendo arquivos dentro do SharePoint web
· Selecione a pasta ou arquivo que copiar ou mover;
· Botão direito, copiar ou mover
· Em seguida irá aparecer no lado direito da tela:
· Nesta tela, você pode escolher outro site ou escolher a biblioteca atual para explorar suas pastas
· Copie ou mova a pasta para o local desejado, ou até mesmo crie uma nova pasta para copiar ou mover o conteúdo.
5. Recursos do Sharepoint
5.1. Compartilhamento
· Selecione o arquivo ou pasta que deseja compartilhar e clique no botão compartilhar;
· É possível enviar direto via Outlook o link de compartilhamento, copiar somente o link ou editar as configurações de compartilhamento;
· Para editar as configurações, clique no botão “Qualquer pessoa com o link”;
· Aqui é possível editar Permissão de edição da pasta/documento, data de validade para este compartilhamento e a senha para acesso;
· Basta aplicar e compartilhar o link com a pessoa.
5.2. Histórico de versão
· Selecione o arquivo que deseja, botão direito e selecione “Histórico de Versão”
· O arquivo cria versões conforme o usuário salva, caso queira ver o arquivo em questão clique em cima da data para que o mesmo abra e seja possível comparar a versão;
· Caso queira restaura, clique na seta ao lado da data e selecione “Restaurar”
5.3. Alertar-me
· Auxilia no alerta em caso de alteração, exclusão ou inclusão de um arquivo no diretório que for configurado;
· Configuração pode ser feita em quantos diretórios quiserem;
· Basta selecionar a pasta desejada, clicar com direito e selecionar “Alertar-me” e dar Ok; 
· Pode ser alterado a configuração para envio imediato, diário ou mensal deste relatório, conforme imagem;
· Para visualizar todos seus alertas, clique nos 3 pontos na barra horizontal do Sharepoint e selecione “Gerenciar meus Alertas’
· É possível adicionar alertas ou exclui-los.
5.4. Mapeamento de pasta
· Podemos mapear pastas na interface do Sharepoint para facilitar o acesso a subpastas; 
· Primeiramente acesse a pasta que deseja mapear;
· Copie o link do seu navegador após entrar na pasta; 
· Agora vá no botão “Editar” abaixo da “Lixeira”;
· Passe o mouse para mostrar o sinal de “+” e preencha as informações conforme imagem:
· Cole o link e dê o nome da pasta, dê ok e depois salvar no canto esquerdo inferior.
5.5. Lixeira
· Atualmente o Sharepoint oferece 1 lixeira para cada diretório, portanto a exclusão ocorrida no diretório, só poderá ser resgatado na lixeira do próprio diretório;
· Para acessar, clique em Lixeira do lado esquerdo superior;
· Para restaurar selecione o arquivo desejado e clique em “Restaurar”;
· Vale lembrar que a lixeira guarda somente até 30 dias, depois é automaticamente removido do Sharepoint.
6. Gerenciar Acesso
6.1. Permissão Exclusiva
· Agora, para darmos permissão individualmente nas pastas do Sharepoint será necessário localizar o diretório, selecione o diretório, clique em “Detalhes” e depois “Gerenciar Acesso”;
· Agora clique no sinal de “+” e adicione os usuários que poderão visualizar e editar a pasta;
· É necessário remover os grupos de Membros e Visitantes quando a pasta tiver permissões individuais para os usuários, basta clicar na seta pra baixo e “Parar de Compartilhar” (faça isso para membros e visitantes) e depois adicionar os usuários normalmente;
6.2. Solicitação de acessos e opções de compartilhamento
· Configure para que um usuário possa aprovar solicitações de acessoao site e como os usuários compartilham os itens deste site, agiliza no dia a dia.
· Vá nas “configurações”, em seguida “Permissões de Site”
· Depois vá até a seguinte opção:
· Configure sempre de acordo com as necessidades, conforme imagem abaixo mostra, existem alguns tipos de configurações: 
· Defina como os usuários compartilham os itens, liberando ou restringindo para membros e visitantes do site;
· Permita a solicitação de acesso ao site e defina para que um usuário seja responsável pela aprovação (normalmente um gestor);