sistemas de informação controladoria

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1 ASPECTOS CONCEITUAIS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Na concepção conceitual, informação nada mais é do que um dado transformado e armazenado de forma tal, que se tornou compreensível e de perceptível valor de julgamento para apoiar uma decisão. O dado é um registro bruto, sem qualquer interpretação em si, portanto, não tem valor perceptível algum, enquanto a informação se apresenta como valor real para decisão.
Por exemplo, é comum, durante a época eleitoral, a realização de pesquisas em que são realizadas entrevistas para saber a opinião do eleitor em relação à sua preferência nas eleições. A resposta do eleitor é um mero dado que pouco importa ao entrevistador. Agora, quando os dados coletados das entrevistas com a opinião de todos os entrevistados são processados e armazenados com a finalidade de gerar uma informação que define a preferência ou gosto do público eleitoral, essa informação é útil para os candidatos.
Contudo, há de se notar que a informação será útil se for comunicada no tempo certo. Se forem comunicados os resultados da pesquisa após a eleição, a informação perde seu sentido de utilidade.
Portanto, a comunicação é uma etapa do processo de geração da informação. Segundo Santos (2005, p. 55), “O sistema de informação é importante, pois representa uma forma de comunicação (interna e externa); é um instrumento de interação dos subsistemas da empresa; e suporta o processo de gestão em todas as suas fases, além de promover a melhoria da eficácia e eficiência da empresa”.
FIGURA 46 – VALOR DA INFORMAÇÃO
FONTE: Adaptado de: Santos (2005, p. 53)
A informação passa a ter sentido útil (valor) no momento em que seu receptor consegue reduzir a incerteza na tomada de decisão, ou seja, torna-se perceptível que o benefício gerado é maior que o custo de sua obtenção e, dessa forma, contribui para o aumento da qualidade de sua decisão.
Transportando essa analogia para o meio corporativo, tem-se a opinião de Mosimann e Fisch (1999, p. 52), que explicam que: “Um sistema de informações pode ser conceituado como uma rede de informações cujos fluxos alimentam o processo de tomada de decisões, não apenas da empresa como um todo, mas, também, de cada área de responsabilidade”.
Os sistemas de informações empresariais podem ser classificados como apoio às operações ou como apoio à gestão.
O sistema de informação de apoio às operações visa garantir a realização das operações normais de atividades da empresa, cuja decisão requer pouca complexidade, como, por exemplo, contas a pagar e a receber, compras, entre outros, ou atividades cuja decisão requer maior complexidade, como, por exemplo, o planejamento e o controle de produção, custos, vendas, entre outros.
	
Dessa forma, busca alimentar o sistema com informações para decisões rotineiras de operações do dia a dia da empresa “que envolvem decisões menos complexas, mas importantes, como a eficiência e a produtividade” ou ainda “envolvendo decisões operacionais mais complexas que afetam a eficácia” (NAKAGAWA, 1994, p. 63).
O sistema de informação de apoio à gestão visa suprir informações, aumentar sua eficácia e auxiliar o processo decisório. Dessa forma, melhora a qualidade das avaliações e julgamentos dos gestores quanto às decisões envolvidas no processo de gestão, tais como, previsão de vendas, análise de custos, elaboração de orçamentos.
Os sistemas de informações de apoio à gestão também pode ser denominado de sistemas de informações gerenciais, pois trata do planejamento e do controle de todo o processo de gestão.
2 INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS NO PROCESSO DE GESTÃO
Os dados que alimentam o sistema de informação devem ser utilizados diretamente do sistema de transações, permitindo integridade, qualidade e confiabilidade na informação gerada e possibilitando ao gestor ação proativa durante o processo decisório.
Conforme Santos (2005, p. 56), “O resultado econômico planejado precisa ser efetivado, e isto é conseguido por um modelo de informação (lógica de elaboração e transmissão da informação) capaz de fornecer informações úteis, relevantes e oportunas ao processo de gestão”.
O sistema de informação supre o planejamento estratégico, com as variáveis ambientais, relativo ao ambiente externo e interno, que definirá a projeção do cenário futuro, bem como da análise da definição estratégica da empresa.
O sistema pré-orçamentário é responsável pelas informações de simulações dos resultados e as projeções que estabelecem a melhor ação a ser executada, apoiando o pré-planejamento operacional.
O sistema orçamentário é responsável pelas informações detalhadas dos planos aprovados no mesmo nível das informações realizadas. Além disso, esse sistema apoia o planejamento operacional de médio e longo prazo.
O sistema de simulação é responsável pelas informações que são geradas para decidir sobre mudanças do curso de ações planejadas em virtude de eventos que venham a interferir na execução da programação de curto prazo. Dessa forma, apoia a etapa de execução do processo de gestão quanto à simulação do resultado econômico, viabilizando os efeitos causados pela mudança do curso da ação.
O sistema de resultados é responsável pelas informações de resultados realizados e trata do detalhamento dos eventos e transações feitos, mensurando receitas, custos e despesas e os efeitos no patrimônio.
A controladoria, através do sistema de informação, deve acompanhar e alimentar todo o processo de gestão, desde o planejamento estratégico, passando pelas demais etapas de planejamento, de execução, até a fase de controle.
3 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL
Nos sistemas de informações gerenciais “são processadas as informações gerenciais direcionadas para as atividades gerenciais, auxiliando no processo de tomada de decisão, identificando e corrigindo problemas. Também auxilia no planejamento e controle em nível gerencial” (FERNANDES, 2010, p. 25).
A esse respeito, atividades gerenciais referem-se àquelas relacionadas ao planejamento, à organização, à direção e ao controle vinculados à busca de resultados. Os usuários desse sistema são os gerentes.
O objetivo desse sistema é possibilitar comparações entre as operações realizadas e aquelas que foram orçadas.
A controladoria utiliza o sistema de informações gerenciais para auxiliar os gestores das diversas áreas de responsabilidade, como: comercial, industrial, recursos humanos e financeiros, entre outras, no processo decisório. São extraídas do sistema contábil, as seguintes informações operacionais: recebimentos, pagamentos, tesouraria, compras, vendas, produção, entre outros.
Segundo Perez Junior, Pestana e Franco (1995, p. 31):
Os SIG trazem benefícios para a empresa à medida que otimizam o processo de gestão, reduzem os custos das operações, permitem melhoria no acesso de informações, a rapidez na tomada de decisões, o aumento da produtividade e eficiência das gestões, a tomada antecipada de decisões e a melhoria dos resultados econômicos, financeiros e operacionais.
Todos os benefícios elencados pelo autor são alçançados, quando o sistema de informação consegue produzir informação com qualidade e utilidade em níveis de detalhamento, confiabilidade e oportunidade, atendendo às necessidades para tomada de decisão quanto ao processo de planejamento e controle.
Em sentido de planejamento e controle, a sua eficácia, relacionada ao sistema de informações entre orçado e realizado, gera benefícios quando integrada também aos padrões de orçamentos, que possibilita estabelecer os níveis de resultados previstos com base em determinados níveis de atividade, quando comparados com os resultados reais obtidos do sistema de informação contábil.
Nesse contexto, a controladoria deve utilizar o sistema de informação para integrar os sistemas de padrões, orçamento e contabilidade, auxiliando os gestores no processo de tomada de decisão.
4.1 SISTEMAS DE PADRÕES
Um padrão pressupõe um modelo para uma unidade de medida que servirá como referência e é importante no processo de planejamento e controle, pois indicao padrão de desempenho que será utilizado como referência em relação ao nível de atividade realizado.
Dessa forma, um padrão pode representar um resultado previsto que foi planejado, pois os elementos que compõem os padrões fornecem parâmetros para comparação com as medidas de planejamento.
Conforme Nakagawa (1994, p. 64), “Conceitualmente, podemos descrever o sistema de padrões como um modelo de avaliação e informação de eventos econômicos, relativos a um produto ou serviço mensurados em determinada data ou mercado”.
É importante relatar que os padrões auxiliam no processo decisório na etapa de planejamento. Contudo, na fase de controle, os padrões também servirão para comparar o desempenho em relação aos objetivos, cujos critérios definidos como parâmetros estão ou não atingindo os resultados esperados.
Os padrões de custos são custos predeterminados e de caráter científico, pois devem ser calculados com base em método e conceitos de várias áreas do conhecimento, como: engenharia, metrologia, contabilidade, economia, administração, entre outras.
Os custos, quando predeterminados sob a ótica do custo padrão, considerando as condições ótimas de produção, indicam quanto deveria custar o produto, indiferentemente do custo real, que se referem aos custos incorridos e indica quanto custou o produto.
Dessa forma, o custo padrão consiste em definir padrões de custos comparados a custos históricos e permite analisar as variações do padrão, facilitando aos gestores a tomada de decisão para corrigir os desvios. O custo padrão é estabelecido da seguinte forma:
VALOR-PADRÃO	= PADRÃO FÍSICO	X PADRÃO DE PREÇO ( ex. 5 kgd de produto mp a um custo de R$ R$ 1,00) 
O padrão físico deve ser estabelecido pela engenharia de produção com o levantamento técnico de informações físicas, como: horas, km/h, toneladas etc.
O padrão de preço deve ser estabelecido pela área de compras, que identifica e mensura as informações de valores unitários reais.
O sistema de padrões é estabelecido, segundo Nakagawa (1994), através de uma ficha-padrão, que é elaborada para cada produto ou serviço, e na qual são apontados os recursos consumidos físicos e monetários, que resultam em receitas, custos e despesas, conforme podemos observar na figura a seguir:
FIGURA 48 – MODELO DE FICHA-PADRÃO
FONTE: Nakagawa (1994, p. 65)
A identificação da data dos dados e a sua codificação, que identifica o produto ou serviço, são informações importantes da ficha-padrão. Além disso, a ficha deverá apresentar colunas que indicam o padrão físico, o padrão de preço e o valor-padrão para cada produto e recurso utilizados.
O sistema de padrões orienta alguns princípios quanto aos padrões, assim definidos por Nakagawa (1994): (i) na sua finalidade de propor um custo ideal ou custo certo, eis que são elaborados dentro de métodos cientificamente comprovados; (ii) somente poderá ser estabelecido um custo padrão para cada produto, porque somente existe um custo ideal; (iii) os padrões precisam ser revistos e atualizados, tendo em vista que se não forem atualizados deixarão de ser custo ideal; (iv) as variações não são repassadas, ou seja, as variações são responsabilidade das áreas onde ocorreram os custos; (v) princípio que define que o custo padrão mais ou menos as suas variações será igual ao custo real.
4 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL (SIC)
O sistema de informação contábil (SIC) é um dos principais sistemas que alimentam o sistema de informação, baseado nas extrações de dados do sistema contábil para alimentar o processo de gestão da empresa.
Portanto, a controladoria deve manter um adequado sistema contábil, cujos dados gerados por esse e outros sistemas definirão uma base de dados, que tornará sistemas de informações eficazes na geração de informação para o processo decisório.
Conforme Lunkes e Schnorrenberger (2009, p. 103), “A contabilidade consiste em um sistema de informações que assegura o registro, a acumulação, o tratamento e o processamento dos eventos e disseminação da informação”.
Nesse contexto, o SIC gera informações para atender às diversas finalidades e a diversos usuários interessados na informação gerada, contudo, a finalidade principal é gerar informação para tomada de decisão.
FIGURA 49 – SISTEMA CONTÁBIL
FONTE: Nakagawa (1994, p. 71)
Com uma análise do sistema de informações contábeis, sob a ótica do sistema-empresa, tem-se a eficácia do sistema através dos diversos eventos que ocorrem no ambiente externo e que representam os dados físicos e financeiros de entrada, que, mensurados, geram os eventos contábeis de natureza econômica, financeira e operacional, afetando a dinâmica patrimonial e financeira da empresa.
Os dados processados dentro do sistema de informação contábil geram saídas do sistema sob a forma de relatórios gerenciais e demonstrações contábeis, que, conforme Nakagawa (2004, p. 71):
[...] é orientado por um conjunto de regras de controle de entrada, processamento, avaliação e saída de dados. Na entrada, o sistema só contempla dados relacionados com transações que guardem conformidades com os chamados Postulados Ambientais da Contabilidade, os quais, se admitidos, passam a ser tratados de acordo com os procedimentos de controle interno da empresa.
Dessa maneira, pode-se inferir que o objetivo do SIC é gerar informação a todo usuário (externo ou interno) que dela necessite ou tenha interesse de informações de dimensão econômica e financeira da empresa, em um dado momento ou inferir tendências futuras.
A esses objetivos do SIC, que atendem aos diversos usuários, tem-se a eficiência, que depende de uma adequada estrutura, principalmente do plano de contas, estruturado por área de responsabilidade.
Informações de natureza financeira e de liquidez são geradas pelas comparações dos grupos de contas patrimoniais (ativo e passivo), avaliando os recursos utilizados de curto e longo prazo, bem como das variações, com aumento e reduções patrimoniais do fluxo de caixa. Os riscos de solvência são informações de liquidez quanto à capacidade de cumprir as obrigações de curto e longo prazo e, ainda, possuir uma folga financeira das operações correntes, que possibilita reduzir o risco de insolvência.
As informações geradas pelo SIC ainda compreendem as de endividamento em relação à capacidade de pagamento das obrigações assumidas com capital de terceiros em curto e longo prazo, estabelecendo níveis de riscos em relação à capacidade de gerar lucros aos seus acionistas.
As informações referentes às atividades operacionais de contas a receber, contas a pagar e estoques, entre outros ativos, relativos aos níveis de rotações, evidenciam a eficiência das operações e a necessidade de investimentos em capital de giro.
O ROI – Return On Investiment – ou retorno sobre investimento é uma medida de eficiência baseada em informações geradas pelo SIC para avaliar o desempenho dos gestores em seus centros de responsabilidades ou em nível corporativo.
O EVA – Economic Vallue Added – ou Valor Econômico Agregado proporciona informações de agregação de valor das decisões empresariais geradas pelo SIC, sejam em níveis de centros de responsabilidade ou em nível corporativo.
A mensuração e avaliação do sistema de custos dos produtos e serviços também são informações processadas pelo SIC e geradas em seus níveis de centros de responsabilidades quanto aos custos de materiais, mão de obra, insumos de produção, entre outros.
Outras questões em evidência que devem ser geradas pelo SIC são informações de natureza social e ambiental. As informações de natureza social atendem às necessidades de gerar informações sobre distribuição de renda, saúde, segurança, educação, entre outros itens, demonstrando os níveis de responsabilidades que a empresa está comprometida. As informações de natureza ambiental buscam evidenciar qual a responsabilidade e o comprometimento da empresa com o uso dos recursos não renováveis em seus processos produtivos. As informações geradas pelo SIC são de extrema importância para as empresas que podem tornarameaças de contingências futuras em oportunidades de ganhos de imagem e de receitas, com o reaproveitamento de materiais, o aumento da eficiência no consumo de recursos não renováveis, como: água e energia elétrica.
Dessa forma, a controladoria deve prover um sistema de informação contábil que gere informações fidedignas, no tempo certo e com utilidade necessária aos seus usuários, principalmente auxiliando no planejamento e controle das atividades (processo de gestão) e no auxílio das escolhas das alternativas mais acertadas (processo de decisão), que conduzam aos objetivos de cada unidade, canalizando os esforços para o cumprimento do objetivo maior da organização.
RESUMO DO TÓPICO 3
Neste tópico vimos que:
· A informação é um dado transformado, que, agrupado, torna-se compreensível ao receptor, com valor real para apoiar a sua decisão. Já um dado é registro puro, sem valor real para decisão.
· Para uma informação ter qualidade, algumas características são necessárias, como: utilidade, temporalidade, objetividade e clareza.
· A informação passa a ter sentido útil (valor) no momento em que seu receptor consegue reduzir a incerteza na sua tomada de decisão, tornando-se perceptível, de uma maneira que o benefício gerado é muito maior que o custo de sua obtenção.
· O sistema de informações é de suma importância, pois alimenta o processo de gestão e subsidia o processo decisório.
· A controladoria deve utilizar o sistema de informação para integrar os sistemas de padrões, orçamento e contabilidade, auxiliando os gestores no processo de tomada de decisão.
· Um padrão pode representar um resultado previsto que foi planejado, pois os elementos que compõem os padrões fornecem parâmetros para serem comparados com as medidas de planejamento.
· O custo padrão é um custo predeterminado, que, considerando as condições ótimas de produção, indica quanto deveria custar o produto. Ao contrário do custo real, que se refere aos custos incorridos e indica quanto custou o produto.
· O sistema de informação contábil (SIC) é um dos principais sistemas que alimenta o sistema de informação, baseado nas extrações de dados do sistema contábil para alimentar o processo de gestão da empresa.
· Os objetivos do Sistema de Informação Contábil (SIC) visam atender aos diversos usuários e sua eficiência depende de uma adequada estrutura, principalmente do plano de contas, que deve ser estruturado por área de responsabilidade.
· Para atender aos diversos usuários, o sistema deve gerar informações de liquidez, rentabilidade, endividamento, capital de giro, níveis de atividade e rotatividade, necessidade de investimento no giro, retorno de investimento e valor agregado ao acionista e, ainda, informações de natureza social e ambiental, entre outras.