NBRISO30302 - Sistema de gestão de documentos de arquivo

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edição
ABNT NBR
ISO
NORMA
BRASILEIRA
ICS ISBN 978-85-07-
Número de referência 
37 páginas
30302
Primeira
23.08.2017
Informação e documentação — Sistema de 
gestão de documentos de arquivo — Diretrizes 
para implementação
Information and documentation — Management systems for records — 
Guidelines for implementation
01.140.20 07120-4
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Prefácio Nacional ................................................................................................................................v
Introdução ...........................................................................................................................................vi
1 Escopo ................................................................................................................................1
2 Referências normativas .....................................................................................................1
3	 Termos	e	definições ...........................................................................................................1
4 Contexto da organização ...................................................................................................1
4.1 Entendendo a organização e seu contexto .....................................................................1
4.2 Requisitos de negócio, legais e outros ............................................................................3
4.3	 Definindo	o	escopo	do	SGDA ...........................................................................................4
5 Liderança ............................................................................................................................4
5.1 Compromisso de gestão ...................................................................................................4
5.2 Política .................................................................................................................................5
5.3	 Funções,	responsabilidades	e	autoridades	organizacionais ........................................6
5.3.1	 Geral ....................................................................................................................................6
5.3.2	 Responsabilidades	dos	gestores .....................................................................................7
5.3.3	 Responsabilidades	operacionais .....................................................................................8
6 Planejamento ......................................................................................................................9
6.1	 Ações	para	avaliar	riscos	e	oportunidades .....................................................................9
6.2	 Objetivos	dos	documentos	de	arquivo	e	planos	para	alcançá-los ............................. 11
7 Apoio .................................................................................................................................12
7.1 Recursos ...........................................................................................................................12
7.2 Competência .....................................................................................................................13
7.3 Conscientização e treinamento .....................................................................................15
7.4 Comunicação ....................................................................................................................16
7.5 Documentação ..................................................................................................................17
7.5.1	 Geral ..................................................................................................................................17
7.5.2 Controle da documentação ............................................................................................19
8 Operação ...........................................................................................................................19
8.1 Planejamento e controle operacionais ...........................................................................19
8.2 Desenvolvimento dos processos de documentos de arquivo ....................................20
8.3 Implementação de sistemas de documentos de arquivo .............................................24
9 Avaliação de desempenho ..............................................................................................26
9.1 Monitoramento, medição, análise e avaliação ..............................................................26
9.1.1 Determinando o que e como monitorar, medir, analisar e avaliar ...............................26
9.1.2 Avaliação do desempenho dos processos e sistemas de documentos de arquivo e 
eficácia	do	SGDA..............................................................................................................27
9.1.3	 Avaliação	da	eficácia .......................................................................................................28
9.2 Auditoria interna do sistema ...........................................................................................29
9.3 Análise da gestão ............................................................................................................30
10 Melhoria .............................................................................................................................31
10.1 Controle de não conformidade e medidas corretivas ..................................................31
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Sumário Página
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Tabela
Tabela	1	–	Requisitos	da	documentação ........................................................................................17
10.2 Melhoria contínua .............................................................................................................33
Anexo A (informativo) Exemplos de fontes de informação e requisitos que apoiam a análise 
do contexto organizacional .............................................................................................34
A.1 Fontes de informação ......................................................................................................34A.2 Exemplos de requisitos ...................................................................................................35
Bibliografia .........................................................................................................................................37
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Prefácio Nacional
A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) é o Foro Nacional de Normalização. As Normas 
Brasileiras, cujo conteúdo é de responsabilidade dos Comitês Brasileiros (ABNT/CB), dos Organismos 
de Normalização Setorial (ABNT/ONS) e das Comissões de Estudo Especiais (ABNT/CEE), são 
elaboradas por Comissões de Estudo (CE), formadas pelas partes interessadas no tema objeto 
da normalização.
Os Documentos Técnicos ABNT são elaborados conforme as regras da ABNT Diretiva 2.
A ABNT chama a atenção para que, apesar de ter sido solicitada manifestação sobre eventuais direitos 
de patentes durante a Consulta Nacional, estes podem ocorrer e devem ser comunicados à ABNT 
a qualquer momento (Lei nº 9.279, de 14 de maio de 1996).
Ressalta-se que Normas Brasileiras podem ser objeto de citação em Regulamentos Técnicos. Nestes 
casos, os órgãos responsáveis pelos Regulamentos Técnicos podem determinar outras datas para 
exigência dos requisitos desta Norma.
A ABNT NBR ISO 30302 foi elaborada no Comitê Brasileiro de Informação e Documentação 
(ABNT/CB-014), pela Comissão de Estudo de Gestão de Documentos Arquivísticos (CE-014:000.004). 
O Projeto circulou em Consulta Nacional conforme Edital nº 07, de 12.07.2017 a 20.08.2017.
Esta Norma é uma adoção idêntica, em conteúdo técnico, estrutura e redação, à ISO 30302:2015, 
que foi elaborada pelo Technical Committee Information and documentation (ISO/TC 46), 
Subcommittee Archives/records management (SC 11), conforme ISO/IEC Guide 21-1:2005.
O Escopo em inglês desta Norma Brasileira é o seguinte:
Scope
This Standard gives guidance for the implementation of a MSR in accordance with ISO 30301. 
This Standard is intended to be used in conjunction with ISO 30300 and ISO 30301. This Standard 
does not modify and/or reduce the requirements specified in ISO 30301. It describes the activities to 
be undertaken when designing and implementing a MSR.
This Standard is intended to be used by any organization implementing a MSR. It is applicable to all 
types of organization (e.g. commercial enterprises, government agencies, non-profit organizations) 
of all sizes.
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Introdução
A ABNT NBR ISO 30302 é parte de uma série de Normas, sob o título geral Informação e documentação – 
Sistemas de gestão de documentos de arquivo:
 — ABNT NBR ISO 30300, Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos 
de arquivo – Fundamentos e vocabulário
 — ABNT NBR ISO 30301, Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos 
de arquivos – Requisitos
 — ABNT NBR ISO 30302, Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos 
de arquivos – Diretrizes para implementação
A ABNT NBR ISO 30300 especifica a terminologia da série e normas dos sistemas de gestão de 
documentos de arquivos (SGDA) e os objetivos e benefícios de um SGDA; a ABNT NBR ISO 30301 
especifica os requisitos de um SGDA no qual uma organização necessita demonstrar sua habilidade 
para desenvolver e controlar documentos de arquivo a partir de suas atividades de negócio pelo 
tempo em que forem necessários; a ABNT NBR ISO 30302 provê um guia para a implementação 
de um SGDA.
O objetivo desta Norma é estabelecer um guia prático sobre como implementar um sistema de gestão de 
documentos de arquivo (SGDA) dentro de uma organização, de acordo com a ABNT NBR ISO 30301. 
Esta Norma aborda o que é necessário para estabelecer e manter um SGDA.
A implementação de um SGDA é geralmente executada como um projeto. Um SGDA pode ser imple-
mentado em organizações com programas ou sistemas de documentos de arquivo existentes para revi-
sar e aperfeiçoar a gestão desses sistemas ou programas, ou em organizações que planejam implemen-
tar pela primeira vez uma abordagem sistemática e verificável para produção e controle de documentos 
de arquivo. As diretrizes descritas nesta Norma podem ser usadas em ambas as situações.
Assume-se que as organizações que decidem implementar um SGDA tenham feito uma avaliação 
preliminar de seus documentos de arquivo e de seus sistemas de documentos de arquivo existentes e 
tenham identificado riscos a serem abordados e oportunidades de melhorias. Por exemplo, a decisão 
de implementar um SGDA pode ser considerada uma medida de redução de riscos, devido à realização 
de uma mudança importante na plataforma de tecnologia e informação ou à terceirização de processos 
de negócio identificados como de alto risco. Alternativamente, o SGDA pode fornecer uma estrutura 
de gestão padronizada para grandes melhorias, como integrar processos de documentos de arquivo 
com processos de negócio específicos ou aperfeiçoar o controle e a gestão de documentos de arquivo 
de transações online ou de uso de mídias sociais em atividade de negócio.
O uso destas diretrizes é necessariamente adaptável. Ele depende do tamanho, da natureza e da 
complexidade da organização e do nível de maturidade do SGDA, caso já exista um implementado. 
O contexto e a complexidade de cada organização são únicos e seus requisitos contextuais específicos 
levarão à implementação do SGDA. Organizações menores perceberão que as atividades descritas 
nesta Norma podem ser simplificadas. Organizações maiores ou complexas perceberão que um 
sistema de gestão em camadas é necessário para implementar e gerir as atividades desta Norma 
com eficácia.
As diretrizes desta Norma seguem a mesma estrutura da ABNT NBR ISO 30301, descrevendo as 
atividades a serem realizadas para cumprir com os requisitos da ABNT NBR ISO 30301 e como 
documentá-las.
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A Seção 4 trata de como realizar a análise necessária para implementar um SGDA. A partir desta 
análise, o escopo do SGDA é definido e a relação entre sua implementação e de outros sistemas 
de gestão é identificada.
A Seção 5 explica como obter o comprometimento da Alta Administração. O comprometimento 
é expresso em uma política de documentos de arquivo, com a definição das responsabilidades, 
planejamento da implementação do SGDA e adoção de objetivos dos documentos de arquivo.
A Seção 6 trata do planejamento informado pela análise de risco de alto nível, e da análise contextual 
(ver Seção 4) e recursos disponíveis (ver Seção 7). A Seção 7 descreve o apoio necessário para 
o SGDA, como recursos, competência, treinamento e comunicação, e documentação.
A Seção 8 trata da definição ou da revisão e planejamento dos processos de documentos de arquivo 
a serem implementados. Ela delineia os requisitos contextuais e o escopo (ver Seção4) e é baseada 
na política de documentos de arquivo (ver 5.2), análise de riscos (ver 6.1) e recursos necessários 
(ver 7.1) para cumprir com os objetivos dos documentos de arquivo (ver 6.2) na implementação 
planejada. A Seção 8 explica que processos e sistemas de documentos de arquivo precisam ser 
implementados para um SGDA.
As Seções 9 e 10 tratam da avaliação e da melhoria do desempenho com base no planejamento, 
objetivos e requisitos definidos na ABNT NBR ISO 30301.
Para a ABNT NBR ISO 30301:2016, Seções 4 a 10, esta Norma estabelece o seguinte:
 a) as atividades necessárias para cumprir com os requisitos da ABNT NBR ISO 30301 – podem ser 
feitas em sequência, ao passo que algumas precisam ser executadas simultaneamente, usando 
a mesma análise contextual;
 b) informações para as atividades – são o ponto de partida e podem ser resultados de atividades 
anteriores;
 c) resultados das atividades – os resultados ou os entregáveis mediante o término das atividades.
Esta Norma tem o objetivo de ser utilizada pelos responsáveis por liderar a implementação e a manu-
tenção do SGDA. Ela também pode ajudar a alta administração na tomada de decisão para o estabele-
cimento, escopo e implementação de sistemas de gestão em suas organizações. Ela é para ser usada 
por pessoas responsáveis por liderar a implementação e a manutenção do SGDA. Os conceitos sobre 
o desenvolvimento dos processos operacionais dos documentos de arquivo são baseados nos prin-
cípios estabelecidos pela ISO 15489-1. Outras normas e relatórios técnicos desenvolvidos pelo 
ISO/TC 46/SC 11 são as principais ferramentas para o desenvolvimento, implementação, monito-
ramento e melhoria dos processos, controles e sistemas de documentos de arquivo, e podem ser 
usados em conjunto com esta Norma para a implementação de elementos operacionais detalhados 
do SGDA.
As organizações que já implementaram a ISO 15489-1 podem usar esta Norma para desenvolver 
uma infraestrutura organizacional com o objetivo de gerenciar documentos de arquivo, de acordo com 
a abordagem sistemática e verificável do SGDA.
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Informação e documentação — Sistema de gestão de documentos de 
arquivo — Diretrizes para implementação
1 Escopo
Esta Norma fornece diretrizes para a implementação de um SGDA de acordo com a ABNT NBR ISO 30301. 
Recomenda-se que a Norma seja utilizada em conjunto com a ABNT NBR ISO 30300 e com a 
ABNT NBR ISO 30301. Esta Norma não modifica e/ou reduz os requisitos especificados na 
ABNT NBR ISO 30301. Ela descreve as atividades a serem realizadas ao desenvolver e implementar 
um SGDA.
Recomenda-se que esta Norma seja utilizada por uma organização que esteja implementando um 
SGDA. Ela é aplicável a todos os tipos de organização (por exemplo, organizações comerciais, 
agências do governo, organizações sem fins lucrativos) de todos os tamanhos.
2 Referências normativas
Os documentos relacionados a seguir são indispensáveis à aplicação deste documento. Para refe-
rências datadas, aplicam-se somente as edições citadas. Para referências não datadas, aplicam-se 
as edições mais recentes do referido documento (incluindo emendas).
ABNT NBR ISO 30300, Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos de arquivo – 
Fundamentos e vocabulário
ABNT NBR ISO 30301:2016, Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos 
de arquivo – Requisitos
3 Termos	e	definições
Para os efeitos deste documento, aplicam-se os termos e definições da ABNT NBR ISO 30300.
4 Contexto da organização
4.1 Entendendo a organização e seu contexto
Convém que o contexto da organização determine e oriente a implementação e a melhoria do SGDA. 
Os requisitos desta Seção destinam-se a garantir que a organização tenha considerado seu contexto 
e necessidades como parte da implementação de um SGDA. Esses requisitos são cumpridos ao 
analisar o contexto da organização. Convém que essa análise seja realizada como primeiro passo da 
implementação para:
 a) identificar fatores internos e externos (ver 4.1),
 b) identificar requisitos de negócio, legais e outros (ver 4.2), e
 c) definir o escopo do SGDA (ver 4.3) e identificar riscos (ver Seção 6).
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NOTA 1 Quando o escopo do SGDA for definido pela alta administração, antes da identificação dos fatores 
e das necessidades de documentos de arquivo, a abrangência da análise contextual está sujeita ao escopo 
estabelecido.
NOTA 2 A abordagem desta norma de sistema de gestão, para análise do contexto e identificação dos 
requisitos, é compatível com o processo analítico (avaliação) proposto pela ISO 15489-1, que também inclui 
elementos de planejamento (ver Seção 6) e a identificação das necessidades dos documentos de arquivo 
(ver Seção 8).
As informações contextuais precisam vir de uma fonte confiável, precisa, atualizada e completa. 
A revisão regular das fontes dessas informações garante a precisão e a confiabilidade da análise 
contextual. 
A.1 fornece exemplos de fontes de informações sobre o contexto interno e externo da organização 
e exemplos de potenciais partes interessadas.
Exemplos de fatores importantes na identificação de como o contexto afeta o SGDA:
 1) um mercado competitivo afeta a necessidade de demonstrar processos eficazes,
 2) os valores ou as percepções de partes interessadas afetam as decisões da retenção de docu-
mentos de arquivo ou as decisões de acesso às informações,
 3) a infraestrutura de tecnologia da informação e a arquitetura da informação podem afetar a dispo-
nibilidade dos sistemas de documentos de arquivo ou os documentos de arquivo,
 4) as habilidades e as competências dentro da organização podem afetar a necessidade de treina-
mento ou de assistência externa,
 5) instrumentos legislativos, políticas, normas e códigos afetam o desenvolvimento de controles 
e processos de documentos de arquivo,
 6) a cultura organizacional pode afetar a conformidade com os requisitos do SGDA, e
 7) a complexidade da estrutura da organização, e de seus ambientes de negócio e legislativo, afe-
tará a política, os processos e o controle dos documentos de arquivo (por exemplo, em um am-
biente multijurisdicional).
Dependendo da organização, a identificação dos fatores internos e externos pode ser realizada para 
outros fins, incluindo a implementação de outras normas do sistema de gestão. Nesses casos, uma 
nova análise pode não ser necessária e uma adaptação será suficiente.
A análise contextual é um processo contínuo. Ela informa o estabelecimento e a avaliação sistemática 
do SGDA (ver Seção 9) e suporta o ciclo de melhoria contínua (ver Seção 10).
Saídas
A prova documentada de que a análise foi realizada é um requisito da ABNT NBR ISO 30301. Exemplos 
são os seguintes:
 — uma lista de fatores internos e externos a serem levados em consideração;
 — um capítulo em um manual ouplano de projeto para implementar um SGDA;
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 — um relatório formal da análise dos contextos interno e externo da organização, e como ele 
é afetado e afeta o SGDA;
 — uma série de documentos sobre o contexto da organização.
4.2 Requisitos de negócio, legais e outros
Usando o resultado da análise descrita em 4.1 como ponto de partida, os requisitos de negócio, 
legais e outros são avaliados com relação às atividades de negócio e documentados. As atividades 
de negócio são os primeiros elementos a serem analisados para identificar os requisitos que afetam 
a produção e o controle de documentos de arquivo.
Recomenda-se levar em consideração os seguintes itens ao identificar os requisitos de negócio:
 a) a natureza das atividades da organização (por exemplo, mineração, consultoria financeira, pres-
tação de serviços públicos, fabricação, farmacêutica, serviços pessoais, organizações sem fins 
lucrativos, serviços comunitários);
 b) a forma particular ou a propriedade da organização (por exemplo, fundo patrimonial (trust), 
empresa ou organização governamental);
 c) o setor particular ao qual a organização pertence (por exemplo, setor público ou privado, organi-
zação sem fins lucrativos);
 d) a jurisdição na qual a organização opera.
É recomendado que os requisitos de negócio sejam identificados a partir do desempenho dos processos 
de negócio atuais e também a partir da perspectiva de planejamento e desenvolvimento futuro. 
É necessária atenção especial quando a organização estiver implementando processos de negócio 
automatizados ou digitais. Nesses casos, os requisitos podem mudar e precisam ser discutidos com as 
pessoas responsáveis pelo desenvolvimento e pela implementação dos novos processos propostos.
As atividades para determinar todos os instrumentos legais e regulamentadores obrigatórios aplicá-
veis à organização incluem o seguinte:
 1) revisar os requisitos de conformidade da legislação relacionada ao setor;
 2) revisar a conformidade de privacidade e outra legislação de gestão de documentos de arquivo/
dados.
A.2 fornece exemplos de requisitos de negócio, legais e outros relacionados à produção e ao controle 
de documentos de arquivo e fontes de assistência especializada para identificação de requisitos 
de negócio, legais e outros.
Saídas
A documentação da identificação dos requisitos de negócio, legais e outros é obrigatória para cumprir 
a ABNT NBR ISO 30301. Os requisitos podem ser documentados todos juntos ou em documentos 
separados por tipo de requisito. Exemplos do tipo de documentação são os seguintes:
 — uma lista de requisitos identificada por tipo (por exemplo, comerciais, legislativos);
 — um capítulo em um manual ou plano de projeto para implementar um SGDA;
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 — um relatório formal na identificação de requisitos para o SGDA;
 — uma lista de todas as leis e outros instrumentos regulamentadores ou obrigatórios codificados, 
que se aplicam à organização relacionada à criação e ao controle de documentos de arquivo;
 — um Perfil de Precedentes (um conjunto de precedentes legais sobre assuntos em particular 
relevantes para a organização).
4.3 Definindo	o	escopo	do	SGDA
O escopo do SGDA é uma decisão tomada pela Alta Administração, com os limites, as inclusões, as 
exclusões, as funções e os relacionamentos das partes componentes do SGDA claramente delineados.
O escopo pode ser definido como resultado da análise contextual, levando-se em consideração fatores 
identificados (ver 4.1) e requisitos (ver 4.2), mas também pode ser definido pela Alta Administração 
a partir do ponto de partida antes da identificação de fatores e requisitos.
O escopo inclui o seguinte:
 a) identificação de quais partes ou funções da organização estão incluídas. Pode ser a organização 
toda, uma área ou departamento, uma função específica ou processo de negócio ou um grupo 
deles;
 b) identificação de quais partes ou funções de outras organizações (relacionadas) estão incluídas 
no relacionamento entre elas;
 c) descrição de como o SGDA se integra com o sistema de gestão geral e com outros sistemas 
específicos de gestão implementados pela organização (por exemplo, ABNT NBR ISO 9000, 
ABNT NBR ISO 14000 e ISO/IEC 27000);
 d) identificação de quaisquer processos que afetam o SGDA que são terceirizados e os controles 
das entidades responsáveis por processos terceirizados.
Saídas
Uma declaração documentada definindo o escopo do SGDA é um requisito do SGDA. Essa declaração 
pode ser um único documento ou ser incluída em outro documento do SGDA, como a política 
de documentos de arquivo (ver 5.2), ou em manuais ou planos de projetos para implementar o SGDA.
5 Liderança
5.1 Compromisso de gestão
O compromisso da Alta Administração para implementar o SGDA é declarado explicitamente e no 
mesmo nível de detalhes quanto a outros sistemas de gestão implementados pela organização 
e quanto a seus outros ativos, por exemplo, recursos humanos, finanças e infraestrutura. O requisito 
para demonstrar o compromisso da Alta Administração não requer uma atividade específica a ser 
realizada, mas é essencial para o sucesso do SGDA. O compromisso também é implícito em outros 
requisitos da ABNT NBR ISO 30301 relacionados aos recursos (ver 7.1), comunicação (ver 7.4) 
e revisão da gestão (ver 9.3).
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Saídas
Não é obrigatório documentar o compromisso da Alta Administração com o SGDA, exceto na política 
de documentos de arquivo (ver 5.2), que pode ser considerada prova para aquele compromisso. 
O compromisso também pode ser demonstrado por ações ou declarações, mas, dependendo da 
natureza e da complexidade da organização, recomenda-se documentar a prova do compromisso 
além da política de documentos de arquivo. Exemplos são os seguintes:
 — ata da Diretoria ou do Conselho de Gestão;
 — declarações em planos estratégicos e de negócio;
 — resoluções e diretivas de gestão;
 — orçamentos, processos de negócios;
 — planos de comunicação.
5.2 Política
A direção estratégica da organização, conforme definido pela Alta Administração, é a base da política 
de documentos de arquivo. A política de documentos de arquivo é estabelecida pela Alta Adminis-
tração como o guia para a implementação e melhoria de um SGDA de uma organização e pelo esta-
belecimento de referência para apuração do desempenho do SGDA.
As direções da Alta Administração precisam ser declaradas em um documento formal. Normalmente, 
o documento não é esboçado pela Alta Administração, mas necessita da aprovação formal da Alta 
Administração, independentemente dos autores. Dependendo da organização, a Alta Administração 
pode ser identificada por diferentes posições, mas recomenda-se que a política de documentos de 
arquivo seja aprovada pela pessoa no cargo reconhecido comoo mais superior.
A política de documentos de arquivo contém o direcionamento geral sobre como a produção e o 
controle de documentos de arquivo cumprem com os objetivos organizacionais e estabelecem os 
princípios para a ação. Ela pode ser integrada em uma política de gestão abrangente, onde mais de 
uma norma para sistemas de gestão está implementada. Neste caso, a política de documentos de 
arquivo não necessita de aprovação de gestão separada.
As informações da política de documentos de arquivo incluem os seguintes itens:
 a) análise do contexto organizacional e da identificação dos requisitos (ver 4.1 e 4.2);
 b) objetivos e estratégias organizacionais;
 c) influência ou relacionamento da política com outras políticas organizacionais;
 d) escopo do SGDA (ver 4.3);
 e) estrutura e delegações organizacionais.
A política de documentos de arquivo é uma declaração de intenção e inclui, por exemplo,
 1) objetivo,
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 2) direções de alto nível para a produção e controle de documentos de arquivo,
 3) responsabilidades e comprometimento de alto nível para a produção e controle de documentos 
de arquivo,
 4) indicação de como a política pode ser implementada, e
 5) definições.
Recomenda-se que a política de documentos de arquivo seja esboçada de tal maneira que todas 
as pessoas afetadas pelo SGDA possam entendê-la rapidamente. Na implementação de processos 
e sistemas de documentos de arquivo, alguns documentos técnicos, incluindo decisões, são chamados 
de políticas. Ao implementar a ABNT NBR ISO 30301, recomenda-se que a política de documentos 
de arquivo seja única e pequena como uma declaração da Alta Administração, e não inclua uma 
descrição dos objetivos, ações ou processos de documentos de arquivo.
Para comunicar a política de documentos de arquivo, a organização pode usar os métodos mencio-
nados em 7.4.
Saídas
Uma política de documentos de arquivo aprovada é necessária como um documento formal para 
implementar um SGDA. Recomenda-se que esse documento formal seja controlado e distribuído por 
toda a organização. A política de documentos de arquivo é um documento abrangente para os outros 
documentos desenvolvidos para a implementação de um SGDA.
5.3 Funções,	responsabilidades	e	autoridades	organizacionais
5.3.1 Geral
As responsabilidades e autoridades do SGDA são definidas e atribuídas às funções apropriadas. Elas 
são comunicadas em todos os níveis da organização, de maneira que fique claro quem é responsável 
por tomar as medidas necessárias para o desenvolvimento, implementação e manutenção do SGDA. 
Independentemente do compromisso formal dos representantes operacionais e da gestão identifi-
cados nas seções seguintes, para implementar um SGDA, recomenda-se que a Alta Administração 
atribua responsabilidades para:
 a) desenvolvimento e aprovação da política,
 b) alocação de recursos,
 c) desenvolvimento de procedimentos e processos e suas aprovações,
 d) desenvolvimento de sistemas, 
 e) treinamento e guia,
 f) implementação e manutenção da política, procedimentos e processos,
 g) auditoria/monitoramento de conformidade, e
 h) gestão de desempenho.
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Essas responsabilidades podem ser atribuídas a diferentes funções na organização. As seguintes 
declarações podem ser usadas como diretrizes para a atribuição de responsabilidades.
 1) A Alta Administração é responsável pela autorização e apoio à aplicação da política de documen-
tos de arquivo em toda a organização.
 2) A responsabilização e a liderança do SGDA são atribuídas (a uma função específica) dentro 
da Alta Administração.
 3) Os gerentes das unidades são responsáveis por garantir que os funcionários, em suas unidades, 
produzam e gerenciem documentos de arquivo, de acordo com a política de documentos 
de arquivo.
 4) Os profissionais de arquivos são responsáveis por desenvolver os processos e controles de 
documentos de arquivo, a implementação, a manutenção, o uso e o treinamento de pessoas em 
sistemas, processos e controle de documentos de arquivo e na medida em que eles afetarem 
práticas individuais.
 5) Os administradores de sistemas são responsáveis por garantir que os sistemas de documentos 
de arquivo sejam confiáveis, seguros, conformes, abrangentes e capazes de gerenciar sistemas 
de documentos de arquivo de maneira sistemática, inclusive durante migração e mudanças.
 6) Os funcionários de tecnologia da informação são responsáveis por implementar e manter os 
requisitos tecnológicos necessários para gerenciar documentos de arquivo de maneira contínua 
e confiável, incluindo a migração de sistemas, quando necessário.
 7) Todos os funcionários são responsáveis e encarregados pela produção e gestão de documentos 
de arquivo de suas atividades, de acordo com a política de documentos de arquivo, por meio 
do uso de sistemas, processos e controles de documentos de arquivo da organização.
Os requisitos nesta Seção são intimamente relacionados aos requisitos de 7.2 e 7.3, e convém que 
sejam implementados ao mesmo tempo.
Saídas
A atribuição de responsabilidades é parte das informações documentadas necessárias, quando 
implementa-se um SGDA. Ela pode ser documentada de diferentes formas. Exemplos são os seguintes:
 — responsabilidades de alto nível refletidas na política de documentos de arquivo (ver 5.2);
 — documentação do comprometimento do representante da gestão e do representante operacional;
 — descrições de cargos e declarações semelhantes;
 — designações formais de responsabilidades;
 — um capítulo em um manual ou plano de projeto, descrevendo as responsabilidades para imple-
mentar um SGDA.
5.3.2 Responsabilidades	dos	gestores
A função e as responsabilidades do representante dos gestores são atribuídas e claramente definidas. 
Esta função possui responsabilidade geral de liderar a implementação e manutenção do SGDA. 
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Recomenda-se que o representante da gestão seja parte da Alta Administração da organização. 
Dependendo da complexidade da organização e do SGDA a ser implementado, recomenda-se que 
a liderança seja compartilhada com um representante operacional (conforme definido em 5.3.3).
Convém que as responsabilidades do representante da Alta Administração incluam o seguinte:
 a) aprovar a documentação formal de planejamento, desenvolvimento, manutenção e avaliação 
do SGDA e dos projetos do SGDA, quando necessário;
 b) aprovar a alocação de recursos necessários para implementar e manter o SGDA;
 c) aprovar a atribuição de uma ou mais funções para implementar e manter o SGDA. As funções 
podem ser atribuídas a uma posição específica ou a um grupo designado, conforme apropriado 
à complexidade e ao tamanho da organização;
 d) promover um comportamento em conformidade ao SGDA por meio de métodos como comunicação 
(ver7.4) e participação, empoderamento, reconhecimento e recompensa aos funcionários;
 e) definir as competências necessárias às funções atribuídas às pessoas (funcionários ou contrata-
dos) na implementação e na manutenção do SGDA.
O escopo, a natureza e a documentação das responsabilidades estão delineados em 5.3.1.
Saídas
 — Conforme 5.3.1.
5.3.3 Responsabilidades	operacionais
A um representante operacional é atribuída a responsabilidade por desenvolver e coordenar as ativi-
dades requeridas para implementação operacional e comunicação de informações à Alta Administra-
ção sobre SGDA. O representante operacional pode ser um funcionário ou um contratado.
Recomenda-se que o representante operacional tenha competências específicas com documentos 
de arquivo, conforme definido em 7.2.
O escopo, a natureza e a documentação das responsabilidades estão delineados em 5.3.1.
As tarefas a serem direcionadas pelo representante operacional são baseadas principalmente naque-
las identificadas na ABNT NBR ISO 30301:2016, Seção 8 e Anexo A.
Um representante operacional pode coordenar as atividades de uma ou mais equipes do SGDA 
de implementação e manutenção no nível operacional e realizar melhorias no SGDA.
Recomenda-se que o representante operacional forneça relatórios, com documentação comprobatória, 
à Alta Administração ou ao representante da gestão na implementação e eficácia do SGDA, 
e recomendações para melhorias relacionadas ao processo. Os relatórios podem ser entregues 
em intervalos ou períodos regulares programados de acordo com os requisitos da Organização. 
Recomenda-se que os relatórios sejam documentos de arquivo e sejam gerenciados de acordo 
com os processos e controles de documentos de arquivo presentes na ABNT NBR ISO 30301:2016, 
Anexo A.
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A interação com parceiros externos sobre assuntos do SGDA também faz parte das responsabilidades 
do representante operacional. Elas incluem, por exemplo:
 a) buscar aconselhamento de especialistas legais e regulamentadores,
 b) cumprir com os requisitos e diretrizes de auditorias e de especialistas em controle de qualidade,
 c) direcionar e negociar com fornecedores de produtos ou serviços (por exemplo, fornecedores de 
software, consultores de implementação), e
 d) adquirir habilidades adicionais e assistência de contratados de recursos humanos ou de tecnologia 
da informação.
As funções do representante da gestão e do representante operacional podem ser realizadas pela 
mesma pessoa ou grupo, dependendo da complexidade e do tamanho da organização e do escopo 
do SGDA.
Saídas
 — Conforme 5.3.1.
6 Planejamento
6.1 Ações	para	avaliar	riscos	e	oportunidades
Esta Seção foca no planejamento dos riscos estratégicos associados à garantia de que o SGDA 
atingirá seu resultado esperado. O sucesso de um SGDA requer que os riscos sejam identificados, 
analisados e avaliados como parte do planejamento de sua implementação. A análise dos fatores 
(ver 4.1) e dos requisitos (ver 4.2) precisa ser concluída em conjunto com a avaliação de risco. Isto 
é usado para definir os objetivos da gestão dos documentos de arquivo (ver 6.2) e identificar quais 
ações são necessárias para alcançar esses objetivos. Essas ações são incorporadas nos processos 
do SGDA (ver Seção 8).
O estabelecimento de um SGDA auxilia organizações a gerenciar o efeito da incerteza em seus 
objetivos de negócio. Falhas na produção e na manutenção adequada de documentos de arquivo 
podem criar incertezas no negócio e ter um impacto negativo na capacidade de alcançar os objetivos 
organizacionais. O estabelecimento de um SGDA auxilia organizações na gestão dessa incerteza 
e desse impacto. Neste sentido, um SGDA é um tratamento de risco. As oportunidades estratégicas 
associadas com um SGDA podem ser consideradas positivas ou as forças que sustentam 
a implementação do sistema de gestão. Elas podem ser associadas com uma crescente transparência 
e responsabilização da organização, melhorando os processos de negócio, a eficácia e a eficiência 
dos custos, e fortalecendo as relações com os clientes e partes interessadas. Um SGDA pode 
oferecer a oportunidade de corrigir pontos fracos nas práticas e proteger contra ameaças de negócios 
provocadas por mudanças no ambiente ou no contexto operacional externo. A identificação, a 
análise e a avaliação destes tipos de risco e oportunidades são normalmente feitas antes da decisão 
de implementar um SGDA como parte de um quadro geral de gestão de riscos.
Ao implementar um SGDA, as incertezas no que diz respeito ao alcance dos objetivos precisam ser 
identificadas como riscos. Esta avaliação de risco também pode oferecer oportunidades de melhoria 
nos processos de negócio e tem uma influência positiva nos objetivos de negócio. A finalidade dos 
requisitos nesta Seção é abordar a avaliação desses riscos e oportunidades relativos aos objetivos 
de um SGDA. Isso é parte do planejamento do SGDA. As organizações podem decidir que tipo 
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de metodologia de gestão de risco usarão e como as ações para mitigação de riscos serão identificadas 
e colocadas em prática.
Adicionalmente, também existem riscos relacionados aos próprios documentos de arquivo e aos 
sistemas de documentos de arquivo nos quais eles residem. Esses são riscos operacionais e, como 
tais, recomenda-se que sejam avaliados durante o planejamento operacional (ver 8.1).
Dependendo da natureza dos riscos e oportunidades, diferentes tipos e níveis de tratamentos e ações 
são necessários. O fator-chave determinante é se os riscos e oportunidades são relacionados aos 
objetivos do SGDA ou operacionais por natureza. Embora os requisitos para ambos estejam em 
Seções diferentes da ABNT NBR ISO 30301, eles podem ser abordados como uma atividade única.
Quando uma organização possuir um quadro formal para gestão de riscos previamente estabelecido, 
recomenda-se que no planejamento do SGDA seja incluído o processo de identificação de risco, 
análise e avaliação daquele quadro.
As áreas de incerteza que podem causar riscos precisam ser consideradas no planejamento estratégico 
de um SGDA. Elas podem incluir o seguinte:
 a) mudança contextual, como mudança legal ou regulatória, mudança no ambiente econômico 
ou político e mudança estrutural;
 b) sistemas e processos envolvidos na criação e no controle de provas para apoiar o alcance 
da missão e dos objetivos da organização;
 c) recursos humanos e habilidades para implementar e manter o SGDA;
 d) impactos e mudanças orçamentárias ou financeiras;
 e) medida e avaliação do cumprimento das políticas, objetivos e estratégias;
 f) relacionamentos com outros sistemas já implementados.
Identificação de riscos e oportunidades estratégicas e formulação de objetivos de documentos de 
arquivo podem influenciar-se mutuamente. Portanto, isso não pode ser tratado como uma sequência 
linear de ações.
Recomenda-se que a identificação de risco neste nível esteja ligada ao SGDA em geral ou a um objetivo 
específico. Por exemplo, riscos relacionados a “recursos humanos e habilidades”, mencionados 
acima, como uma área de incerteza, podem estar relacionados ao próprio SGDA ou a um objetivo de 
documentos de arquivo.Com o próprio SGDA, pode ocorrer o risco de gerentes entenderem de forma errônea a finalidade 
do sistema de gestão e seu potencial impacto nos processos e nos objetivos de negócios, e focarem 
apenas nos processos de certificação associados à implementação do SGDA.
Por exemplo, se um objetivo de documentos de arquivo estabelecer a necessidade de um sistema 
específico para captura de documentos de arquivo digitais em processos relacionados ao consumidor, 
o risco é que os funcionários sejam resistentes à mudança e usem tecnologias alternativas (por 
exemplo, manutenção de documentos de arquivo de decisões de negócios nas aplicações de e-mail 
em vez de usar o sistema designado para manutenção desses documentos).
Ações para abordagem de riscos e oportunidades são específicas para cada organização. Elas 
também são específicas para cada risco ou oportunidade identificada. Recomenda-se que elas sejam 
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incluídas nas ações para alcançar objetivos e no desenvolvimento de processos de documentos 
de arquivo.
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Não existe requisito específico para documentar este aspecto do processo de planejamento. 
A abordagem de risco pode ser incluída nos planos para alcançar objetivos (ver 6.2) ou ser documen-
tada como uma parte separada do planejamento. Exemplos:
 — qualquer saída de aplicação de ferramentas de avaliação de riscos (ABNT ISO IEC 31010, 
Anexo B, inclui uma variedade de ferramentas, e a ISO/TR 18128 inclui alguns exemplos), e
 — documentação de ações a serem adotadas para abordar riscos e oportunidades.
6.2 Objetivos	dos	documentos	de	arquivo	e	planos	para	alcançá-los
Os objetivos de documentos de arquivo ou da implementação de um SGDA são definidos de acordo com 
o contexto, os requisitos e as prioridades da organização. As ações para alcançá-los são identificadas 
e os objetivos e o plano são comunicados em toda a organização, de acordo com o escopo do SGDA.
Os insumos para definição dos objetivos de documentos de arquivo incluem:
 a) a análise do contexto organizacional e a identificação dos requisitos (ver Seção 4),
 b) a política de documentos de arquivo (ver 5.2),
 c) a análise de risco e ações e as áreas prioritárias identificadas para abordar esses riscos (ver 6.1), e
 d) a revisão de processos de documentos de arquivo existentes.
Os objetivos dos documentos de arquivo são específicos para a organização (informados pela análise 
contextual (ver Seção 4) e análise de risco (ver 6.1) ], alinhados com suas estratégias e objetivos, 
e capazes de serem medidos.
Recomenda-se que, na definição dos objetivos de documentos de arquivo, a organização leve em 
consideração a adequação dos documentos de arquivo existentes e os sistemas de documentos de 
arquivo analisados, os riscos identificados como tendo prioridade para tratamento e as áreas-chave 
para melhoria a partir das quais a organização poderá obter maiores benefícios.
Mudanças no contexto organizacional (por exemplo, mudanças legislativas), na política de documentos 
de arquivo, nas avaliações de risco ou nos resultados da avaliação do desempenho exigem revisão dos 
objetivos de documentos de arquivo para atualização ou modificação, se necessário. Recomenda-se 
que os objetivos de documentos de arquivo sejam comunicados usando os métodos de 7.4.
Ações para alcançar os objetivos de documentos de arquivo devem ser identificadas e planejadas. 
Cada objetivo pode ser relacionado a uma ou mais ações. As ações identificadas precisam ser 
planejadas da seguinte maneira:
 1) definindo quais resultados são esperados das ações,
 2) identificando onde, quando, como e por quem as ações são ou convém que sejam realizadas, 
 3) dependendo das necessidades, do contexto, do tamanho e da complexidade da organização e 
da natureza da ação a ser adotada, ações para alcançar os objetivos de documentos de arquivo 
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podem ser planejadas, usando-se uma metodologia formal de gestão de projetos ou informais de 
projetos documentados ou planos de ações. Isso pode resultar em um ou mais planos de projeto, 
dependendo do tamanho e da complexidade das ações.
O controle das mudanças planejadas pode ser feito por meio de relatório formal de projeto, um pro-
cesso de solicitação de mudança dentro do planejamento e do monitoramento ou um redesenho 
de processos.
O processo de planejamento pode ser articulado por um caso do negócio que inclui as prioridades 
e os objetivos para implementação de um SGDA. Isso incluiria:
 i) o escopo do SGDA (ver 4.3),
 ii) riscos a serem abordados pelo SGDA,
 iii) objetivos e planos,
 iv) prioridades e cronogramas para tarefas específicas para alcançar os objetivos,
 v) responsabilidades a serem atribuídas a indivíduos específicos,
 vi) dependências do projeto,
 vii) requisitos para recursos humanos adicionais e habilidades,
 viii) requisitos para outros recursos, e
 ix) métodos para avaliação dos resultados de ações adotadas.
A fase de planejamento permite que a organização entenda a relevância de um SGDA e esclareça 
as funções e as responsabilidades dentro da organização, necessárias para um projeto de SGDA.
Saídas
A produção de informações documentadas sobre objetivos de documentos de arquivo é um requisito 
do SGDA, mas não é obrigatório requerer que seja produzido formulário ou documento. Exemplos:
 — um documento específico com objetivos de documentos de arquivo;
 — aprovação documentada da gestão e compromisso para implementar um SGDA;
 — um caso de negócio ou equivalente;
 — um ou mais planos de projeto de SGDA com marcos importantes.
7 Apoio
7.1 Recursos
O planejamento para a implementação e manutenção do SGDA (ver Seção 6) inclui a avaliação 
do tipo e da quantidade de recursos necessários, acompanhados pela obtenção do compromisso 
da gestão para a alocação daqueles recursos por quanto tempo for necessário.
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Os recursos podem ser alocados em diferentes períodos, dependendo do escopo das atividades 
a serem realizadas e para garantir que a manutenção do SGDA se torne parte dos processos regulares 
de negócios. Os recursos podem ser temporários ou permanentes, externos ou internos.
Os recursos necessários para o desenvolvimento, a implementação e a manutenção de um SGDA 
podem incluir o seguinte:
 a) recursos humanos – números, níveis e habilidades apropriados;
 b) um ambiente ICT (Tecnologia da Informação e Comunicação) apropriado às necessidades 
da organização para processos e controles de documentos de arquivo;
 c) recursos financeiros;
 d) instalações e logística, por exemplo, para acomodar funcionários adicionais (se necessário).
Recomenda-se que ajustes formais sejam estabelecidos para pessoas e organizações que forneçam 
e contratem seus serviços para a organização com relação ao desenvolvimento, implementaçãoe manutenção do SGDA. Tais ajustes podem incluir o seguinte:
 — definição de responsabilidades;
 — requisitos para competências específicas;
 — sustentabilidade de fornecimento de serviços;
 — ajustes de transição na conclusão do período de contrato de fornecedor.
Saídas
A alocação de recursos é parte do compromisso da Alta Administração, mas não existe requisito 
específico para manter informações documentadas específicas. Documentos típicos onde a alocação 
de recursos pode ser demonstrada são orçamentos, gráficos organizacionais, declaração de divisão 
de responsabilidades, inventário de sistemas, instalações e outra infraestrutura necessária para 
o SGDA e para contratos (por exemplo, para serviços prestados externamente).
7.2 Competência
As pessoas precisam ser competentes para desempenhar as funções atribuídas no SGDA. A definição 
de quais competências são necessárias ao contratar funcionários ou terceiros, com as habilidades 
apropriadas, garantem que estas permaneçam adequadas às funções.
As competências necessárias às funções operacionais variam dependendo do tamanho e da comple-
xidade da organização, dos papéis e das atividades a serem empreendidas.
As competências normalmente requeridas de um representante operacional de documentos de arquivo 
podem incluir o seguinte:
 a) qualificações em uma área de gestão de informações;
 b) gestão de projetos, incluindo planejamento, monitoramento e relatórios sobre o projeto;
 c) gestão de funcionários, terceiros e equipes;
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 d) desenvolvimento de técnicas para o engajamento de clientes ou partes interessadas;
 e) avaliação do desempenho organizacional em uma área específica e o desenvolvimento de reco-
mendações para mudanças ou melhorias.
As competências exigidas de pessoas responsáveis pelo desenvolvimento e pela implementação 
de processos e controles de documentos de arquivo serão definidas em diferentes níveis, dependendo 
de suas funções. As áreas típicas de competência incluem o seguinte:
 1) análise contextual e dos requisitos;
 2) estabelecimento de procedimentos, ferramentas e métodos para controle e manutenção de 
documentos de arquivo;
 3) desenvolvimento e implementação de regras de acesso;
 4) desenvolvimento e implementação de sistemas para apoiar processos de documentos de arquivo;
 5) determinação de procedimentos e normas e a implementação de destinação dos documentos 
de arquivo;
 6) manutenção de sistemas de documentos de arquivo.
Os critérios de competência se aplicam aos funcionários da organização e a quaisquer outros contra-
tados ou funcionários temporários que estejam trabalhando em nome da organização.
Após determinar quais habilidades são necessárias para a implementação de um SGDA, siste-
mas e processos de documentos de arquivo, matriz de responsabilidade ou descrições de traba-
lho, que incluam competências, podem ser desenvolvidos. A avaliação da experiência, qualificações 
e habilidades de funcionários em comparação à matriz de responsabilidade ou às descrições de traba-
lho permitem que lacunas sejam avaliadas e ações sejam adotadas para completar as competências. 
Isso pode resultar em:
 i) treinamento ou aconselhamento de funcionários existentes,
 ii) remanejamento de funcionários,
 iii) contratação de novos funcionários, e
 iv) contratação de funcionários terceirizados.
As ações adotadas para adquirir a competência necessária podem ser avaliadas por:
 — avaliações de desempenho individual relacionadas com referências acordadas, e
 — resultados da avaliação do desempenho do SGDA (ver Seção 9).
Saídas
É necessária, para a ABNT NBR ISO 30301, prova da competência adequada das pessoas alocadas 
nas diferentes funções. Os resultados obrigatórios são os documentos de arquivo dos funcionários 
demonstrando habilidades, educação ou treinamento, e uma definição das habilidades e das compe-
tências para cada posição.
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7.3 Conscientização e treinamento 
As estratégias são necessárias para criar o conhecimento sobre a política, objetivos e requisitos 
do SGDA, e para que os funcionários entendam suas funções e responsabilidades na obtenção da 
conformidade com o SGDA. Isto é feito por meio de diversos treinamentos, programas e métodos de 
conhecimento, e pode ser incorporado em programas existentes.
As estratégias de treinamento e conhecimento podem incluir o seguinte:
a) programas de introdução para funcionários;
b) programas de treinamento formais e estruturados;
c) gerenciamento e instrução de funcionários; por exemplo, como parte das reuniões regulares com 
funcionários;
d) reconhecimento ou recompensas financeiras ou em espécie;
e) treinamento de reciclagem em aspectos específicos de SGDA e aspectos operacionais de pro-
cessos e controles de documentos de arquivo;
f) técnicas de comunicação relacionadas em 7.4;
O treinamento pode ser ministrado de diversas formas para se adequar às necessidades da organiza-
ção, e pode incluir o seguinte:
 1) treinamento presencial;
 2) treinamento on-line;
 3) treinamento individual; por exemplo, para a gerência.
Saídas
Não há requisito para as informações documentadas específicas sobre a implementação de requisitos 
nesta Seção. A implementação de um programa de treinamento pode ser demonstrada em diversas 
formas. A seguir, há exemplos de resultados que vão variar, dependendo do tamanho e da complexi-
dade da organização, do assunto essencial do treinamento e do programa de conhecimento:
 — conceito de projeto do programa;
 — plano instrucional;
 — plano administrativo;
 — plano de avaliação de programa;
 — conteúdo do programa;
 — materiais de treinamento, incluindo observações de instrutor e materiais de participantes;
 — avaliação do programa;
 — registro de presença.
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7.4 Comunicação
Os procedimentos e métodos de comunicação são desenvolvidos para garantir a implementação 
efetiva e a conformidade com os requisitos do SGDA. No desenvolvimento destes procedimentos 
e métodos, é importante identificar os diversos grupos-alvo. Podem ser necessários mensagens 
e métodos diferentes de comunicação para diferentes públicos. A comunicação sobre SGDA pode ser 
incorporada nas estratégias de comunicação existentes.
Recomenda-se que os procedimentos de comunicação sobre SGDA incluam o seguinte:
 a) escopo de comunicação e resumo do conteúdo;
 b) métodos de comunicação;
 c) responsabilidades de comunicação;
 d) métodos para avaliar a efetividade da comunicação.
Recomenda-se que o conteúdo da comunicação sobre o SGDA inclua o seguinte:
 1) objetivo do SGDA;
 2) benefícios da implementação de um SGDA;
 3) papéis e responsabilidades;
 4) local e acesso à documentação sobre o SGDA, incluindo elementos operacionais;
 5) conteúdo dos procedimentos operacionais relacionadosaos processos, controles e sistemas de 
documentos de arquivo;
 6) fontes de apoio na conformidade com a política, objetivos e elementos operacionais de documentos 
de arquivo (por exemplo, serviços de suporte ao sistema de documentos de arquivo).
Os exemplos de métodos de comunicação interna incluem o seguinte:
 — atividades promocionais, como notificações via intranet, cartazes, gincanas e prêmios;
 — supervisores, isto é, campeões de negócios que promovam a mensagem do SGDA;
 — instruções em reuniões regulares nas unidades de negócios;
 — boletins e quadro de avisos.
A organização precisa decidir se comunica ou não aos clientes e partes interessadas externas sobre 
a política de documentos de arquivo e objetivos do SGDA. Isto requer um bom conhecimento sobre 
quem são os clientes e as partes interessadas externas, a natureza de seus interesses na organização 
e seu efeito real ou potencial sobre a implementação e a sustentabilidade do SGDA (ver 4.1). 
Por exemplo, pode ser importante comunicar às entidades que fazem parte da cadeia de fornecedores 
da organização, para permitir resultados consistentes e sustentáveis dos processos e controles 
de documentos de arquivo de acordo com a SGDA ou, onde houver processos compartilhados 
de negócios, outra(s) entidade(s) pode(m) exigir o acesso direto a alguns sistemas de documentos 
de arquivo da organização.
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A organização pode escolher como documentar a comunicação com outras entidades sobre a política, 
objetivos e procedimentos operacionais de documentos de arquivo, dependendo do relacionamento 
e do efeito da entidade sobre ela, ou ainda do input para o SGDA. Entretanto, onde as entidades 
interagem com os processos de negócios rotineiros da organização, recomenda-se que a comuni-
cação abranja os papéis, os direitos e as condições para os processos e controles dos documentos 
de arquivo afetados e o uso dos sistemas de documentos de arquivo.
Saídas
É obrigatório o procedimento documentado sobre a comunicação interna na implementação da 
ABNT NBR ISO 30301. Se a organização decidir comunicar externamente sobre o SGDA, é necessário 
um procedimento de comunicação externa ou a inclusão das mensagens interna e externa em um 
procedimento de comunicação geral.
As saídas adicionais da implementação deste requisito são as mensagens, resultados ou prova da 
comunicação e a decisão documentada para comunicar, ou não, aos clientes e às partes interessadas 
externas sobre a decisão de estabelecer um SGDA.
7.5 Documentação
7.5.1 Geral
A documentação é estabelecida e mantida para descrever os elementos centrais do SGDA e suas 
inter-relações. Isto inclui a definição de estrutura, formato, elementos e sistema(s) de controle para 
a documentação que descreve o SGDA e advém dos processos e controles do SGDA.
A documentação do planejamento, operação e controle dos processos do SGDA depende do tamanho 
da organização e do escopo do SGDA. A ABNT NBR ISO 30301 estabelece a documentação mínima 
necessária para a implementação do SGDA, mas as organizações podem produzir documentação adi-
cional, se necessário, para garantir a efetividade do planejamento, da operação e o controle do SGDA.
A documentação necessária para implementar a ABNT NBR ISO 30301 está identificada e explicada 
em cada seção. Os documentos específicos, como política ou procedimentos, estão identificados como 
requisitos. Outros requisitos de documentação são estabelecidos sem se definir um tipo específico 
de documento, de maneira que os requisitos possam ser alcançados de diferentes formas.
A ABNT NBR ISO 30301:2016, 7.5.1, pode ser utilizada para verificar os requisitos de documentação 
de outras seções. A Tabela 1 exibe a documentação necessária em outras Seções.
Tabela	1	–	Requisitos da documentação (continua)
Requisitos da documentação ABNT NBR ISO 30301 Seção
Documento 
específico
Fatores externos e internos 4.1 Não especificado
Negócios, jurídico e outros requisitos 4.2 Não especificado
Escopo do SGDA 4.3 Não especificado
Interdependência e as relações entre o SGDA 
e outros sistemas de gerenciamento 4.3 Não especificado
Política de documentos de arquivo 5.2 Política
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Tabela	1	(continuação)
Requisitos da documentação ABNT NBR ISO 30301 Seção
Documento 
específico
Papéis e responsabilidades 5.3 Não especificado
Avaliação de risco 6.1 Não especificado
Objetivos e planejamento de documentos 
de arquivo 6.2 Não especificado
Competência necessária 7.2 Não especificado
Comunicação interna 7.4 Procedimento
Comunicação externa (condicional) 7.4 Procedimento
Controle da documentação 7.5.2 Procedimento
Desenvolvimento de processos de documentos 
de arquivo 8.1 Não especificado
Controle de processos de documentos 
de arquivo 8.1 Não especificado
Avaliação de desempenho 9.1 Não especificado
Auditoria interna 9.2 Programa de auditoria
Não conformidades e ações corretivas 10.1 Não especificado
Identificação de documentos de arquivo A.1.1 Não especificado
Requisitos para documentos de arquivo A.1.1, A.1.2, A.1.3, A.2.1 Não especificado
Retenção de documentos de arquivo A.1.1
Procedimento
Cronogramas de 
disposição
Métodos de captura de documentos de arquivo A.1.1 Não especificado
Ponto de captura de documentos de arquivo A.1.2.2 Procedimento de processo de trabalho
Seleção ou mudança de tecnologia A.1.4 Não especificado
Registro (condicional) (protocolo) A.2.1 Procedimento
Classificação A.2.1 Esquema de classificação
Histórico de eventos A.2.1 Procedimento
Acesso A.2.2 Regras de acesso
Integridade, autenticidade, usabilidade A.2.3 Procedimento
Destinação A.2.4 Procedimento
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Tabela	1	(conclusão)
Requisitos da documentação ABNT NBR ISO 30301 Seção
Documento 
específico
Transferência e recolhimento A.2.4 Procedimento
Sistemas de documentos de arquivo A.2.5.1
Sistemas de 
inventário de 
documentos de 
arquivo
Implementação das decisões nos sistemas de 
documentos de arquivo A.2.5.2 Não especificado
Disponibilidade e integridade dos sistemas de 
documentos de arquivo
A.2.5.4 e 
A.2.5.6 Procedimento
7.5.2 Controle da documentação 
Um procedimento é estabelecido e mantido para controlar a documentação do SGDA.
É recomendado que o procedimento estabeleça os diferentes níveis de documentação, convenções 
para nomear e codificar a documentação e as funções e responsabilidades na elaboração, revisão 
e aprovação de documentos. Os formulários ou modelos podem ser estabelecidos para qualquer tipo 
de documentação.
A documentação necessária para o SGDA (ver 7.5.1) advém do desenvolvimento, implementação 
e manutenção dos processos e controles de documentos de arquivo que são gerenciados por meio da 
utilização dos processos e controles de documentos de arquivo na ABNT NBR ISO 30301, Anexo A.
É recomendadoque, além dos controles de documentos de arquivo, a documentação seja atualizada 
com controles de versão e siga os procedimentos de comunicação e distribuição estabelecidos em 7.4.
As normas e os relatórios técnicos do ISO/TC 46/SC 11 contêm fontes adicionais de diretrizes para o 
projeto e a implementação de uma diversidade de processos e controles de documentos de arquivo.
Quando a organização tiver implementado outras normas de Sistemas de Gestão (NSG), é recomendado 
que a documentação esteja alinhada e os procedimentos de documentação sejam comuns a duas 
ou mais NSG. 
Saídas
 — Procedimento de controle da documentação.
8 Operação
8.1 Planejamento e controle operacionais
As organizações definem, planejam e implementam os processos e sistemas operacionais para 
atender aos objetivos de documentos de arquivo (ver 6.2), que incluem ações para abordar os riscos 
e oportunidades identificadas em 6.1.
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É recomendado que a maioria das organizações que implementam o SGDA tenha documentos 
de arquivo, processos e sistemas de documentos de arquivo preexistentes, analisados utilizando 
os procedimentos de SGDA descritos a seguir, e avaliados em comparação aos processos e controles 
de documentos descritos na ABNT NBR ISO 30301, Anexo A. A análise dos documentos de arquivo, 
processos e sistemas de documentos de arquivo preexistentes também contribui para determinar 
os objetivos, o planejamento e o controle operacional dos documentos de arquivo.
Os processos operacionais e os sistemas de documentos de arquivo necessários são definidos 
e planejados. A organização planeja a operação do SGDA ao definir os processos e sistemas de 
documentos de arquivo a serem implementados, definindo os critérios para a realização dos processos, 
e descrevendo (no nível de detalhe necessário) as diferentes atividades, resultados, pessoas e sistemas 
envolvidos. Ao definir os processos dos documentos de arquivo, é preciso identificar quais tipos de 
controles são necessários para demonstrar que cada processo é implementado conforme planejado. 
As informações do planejamento e controle operacionais são a análise dos riscos e oportunidades 
e as ações a serem adotadas para abordar estes riscos e oportunidades (ver 6.1).
Os processos operacionais para produzir e controlar os documentos de arquivo de acordo com 
as necessidades organizacionais específicas são implementados para cumprir os requisitos da 
ABNT NBR ISO 30301, Anexo A. As normas relevantes e os relatórios técnicos do ISO/TC 46/SC 11 
podem ser utilizados como diretrizes para o desenvolvimento e implementação destes processos. 
É recomendado que os requisitos desta Seção sejam considerados juntamente com os requisitos 
de 8.2 e 8.3.
Quando se terceiriza qualquer processo de negócios ou processos de documentos de arquivo, 
a ABNT NBR ISO 30301 requer explicitamente o controle destes processos. É recomendado que 
os controles sejam especificados e documentados nos contratos com prestadores de serviços 
terceirizados.
Os processos executados pelos prestadores de serviço terceirizados estão sujeitos à mesma avaliação 
de atuação que qualquer outro processo de SGDA, de acordo com a Seção 9.
Saídas
Não há resultado específico para esta Seção. Os resultados estão incluídos em 8.2.
8.2 Desenvolvimento dos processos de documentos de arquivo
O desenvolvimento de processos e controles de documentos de arquivo envolve a revisão dos exis-
tentes ou a concepção de novos processos. Tanto a revisão quanto o desenvolvimento de novos 
processos de documentos de arquivo são baseados na análise dos processos de trabalho da organi-
zação e desenvolvidos para alcançar os objetivos destes documentos. O desenvolvimento dos pro-
cessos dos documentos de arquivo e da tecnologia a ser utilizada irá variar de acordo com o escopo 
e a complexidade identificada a partir da análise do contexto, da avaliação de risco, das necessidades 
dos processos de negócio, do tamanho e da natureza da organização (ver 4.1 e 4.2) e da criticidade 
das atividades suportadas pelo negócio.
Assim como os riscos e oportunidades identificados em relação ao SGDA, é recomendado que 
a avaliação e o tratamento de riscos para os processos de documentos de arquivo sejam incluídos 
na análise que dá suporte ao desenvolvimento e melhoria destes processos. 
Além dos requisitos constantes na ABNT NBR ISO 30301, 8.1, que trata do desenvolvimento dos 
processos de documentos de arquivo, é estabelecido um processo de desenvolvimento que inclui 
o seguinte:
 a) análise dos processos de trabalho como base para o desenvolvimento dos processos de docu-
mentos de arquivo. Os processos de trabalho são analisados para determinar a necessidade dos 
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Arquivo de impressão gerado em 26/09/2018 13:33:22 de uso exclusivo de UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
documentos de arquivo (ABNT NBR ISO 30301, Anexo A) e para entender como implementar 
os requisitos de produção e controle de documentos de arquivo que estão definidos no Anexo A. 
A ISO/TR 26122 fornece diretrizes sobre realização de uma análise dos processos de trabalho;
 b) avaliação dos riscos advindos da operação dos processos de documentos de arquivo e como 
afetam a produção de documentos de arquivo autênticos, confiáveis e utilizáveis nos processos 
de negócios da organização. O ISO/TR 18128 fornece orientação para a avaliação de riscos 
relativos aos processos de documentos de arquivo.
Os requisitos para desenvolver e implementar os processos de documentos de arquivo estabelecidos 
pela ABNT NBR ISO 30301 estão listados no Anexo A. A ISO 15489-1 fornece outras diretrizes 
acerca das características dos processos de documentos de arquivo e os conceitos-chave para a sua 
implementação.
É recomendado que os controles da ABNT NBR ISO 30301, Anexo A sejam utilizados para mostrar 
que os processos de documentos de arquivo, conforme desenvolvido, são adequados aos processos 
de negócios.
A conformidade com os requisitos da ABNT NBR ISO 30301, Anexo A, não significa que os processos 
de documentos de arquivo precisam ser implementados da mesma forma em cada organização.
Quando os processos de documentos de arquivo, relacionados aos requisitos específicos requeridos 
na ABNT NBR ISO 30301, Anexo A, não forem adequados para a organização, não é obrigatório 
implementar todos os processos, nem cumprir os requisitos associados. Entretanto, é recomendado 
que os motivos que justificam a decisão sejam identificados e documentados como parte do desenvol-
vimento de processos de documentos de arquivo.
Para os processos de documentos de arquivo que são contratados ou terceirizados, os controles 
serão estabelecidos para serem incluídos nos contratos, acordos de nível de serviço, requisitos 
de documentação e de relatórios.
Para desenvolver os processos de documentos de arquivo em conformidade com os requisitos da 
ABNT NBR ISO 30301, os seguintes indicadores podem ser usados para determinar que estes 
requisitos foram cumpridos. Os pontos 1 a 4 são indicadores relacionados à produção e captura de 
documentos de arquivo. Os pontos 5 a 8 são indicadores relacionados aos processos de controle, 
conforme destacado na ABNT NBR ISO 30301, Anexo A. As referências entre parênteses fazem 
referência à ABNT NBR ISO 30301, Anexo A.