TeresaCFS_Monografia

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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE 
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS 
DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA 
CURSO DE GRADUAÇÃO EM BIBLIOTECONOMIA 
 
 
 
 
 
 
 
TERESA CRISTINA FERREIRA DA SILVA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVO HOSPITALAR 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Orientadora: 
 Profª. Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
NATAL/RN 
2008 
TERESA CRISTINA FERREIRA DA SILVA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVO HOSPITALAR 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Monografia apresentada à disciplina 
ministrada pelas professoras Maria 
do Socorro de Azevedo Borba e 
Renata Passos Filgueira de 
Carvalho, do Departamento de 
Biblioteconomia da UFRN, como 
pré-requisito para conclusão do 
curso. 
 
 
 
 
 
 
 Orientadora: 
 Profª Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
NATAL/RN 
2008 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Catalogação da Publicação na Fonte. UFRN / Biblioteca Setorial do CCSA 
Divisão de Serviços Técnicos 
 
 
 
Silva, Teresa Cristina Ferreira da. 
 Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar. / Teresa Cristina Ferreira da Silva. - Natal, 2008. 
 59 f. 
 
 
 Orientadora: Profª. Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho. 
 Monografia (Graduação em Biblioteconomia) - Universidade Federal do Rio Grande do Norte. 
Centro de Ciências Sociais Aplicadas. Departamento de Biblioteconomia. 
 
 
 1. Biblioteconomia - Monografia. 2. Paciente - Monografia. 3. Prontuário Médico - Monografia. 4. 
Gerenciamento Eletrônico - Monografia. 5. Instituições Hospitalares - Monografia. I. Carvalho, Renata 
Passos Filgueira de. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título. 
 
RN/BS/CCSA CDU 02 
 
 
 
TERESA CRISTINA FERREIRA DA SILVA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVO HOSPITALAR 
 
 
 
 
 
 
Aprovação em ____ de ____________________ de __________ 
 
 
 
BANCA EXAMINADORA 
 
 
 
_______________________________________ 
Profª: Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho 
 Orientadora 
 
 
_______________________________________ 
Profª: Msc. Maria do Socorro de Azevedo Borba 
 Membro 
 
 
____________________________ 
Profª: Dra. Eliane Ferreira da Silva 
 Membro 
 
 
 
 
 
 
AGRADECIMENTOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
À Deus, à meus pais, aos colegas da sala de aula, as professoras e 
professores do CCSA - Centro de Ciências Sociais Aplicadas, especialmente 
as professoras do Departamento de Biblioteconomia, do CCET – Centro de 
Ciências Exatas e da Terra, do CCHLA – Centro de Ciências Humanas Letras 
e Artes; as bibliotecárias, aos bolsistas da BCZM – Biblioteca Central Zila 
Mamede; ao Restaurante Universitário, a COMPERVE – Comissão 
Permanente do Vestibular, pela convocação para ser fiscal durante o processo 
seletivo do vestibular. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
RESUMO 
 
 
 
 
 
 
 
Apresenta a gestão documental e o gerenciamento eletrônico nas 
instituições hospitalares que são estabelecidas por lei federal para a 
organização e a guarda dos documentos. Enfoca os tipos de arquivo das 
instituições e o prontuário médico, que registra as informações do paciente, 
mostrando o avanço da tecnologia nos serviços médicos, abolindo as 
informações em papel e migrando-as para os meios eletrônicos. Descreve as 
fases para a implantação do gerenciamento eletrônico de documentos, a 
terceirização desses serviços por empresas especializadas que se dedicam a 
organização e guarda dos documentos nas instituições que precisam ordenar 
sua documentação. Mostra a armazenagem dos documentos digitalizados, em 
mídias cada vez mais potentes com capacidade de agrupar dados, e esclarece 
a importância que as instituições devem ter com toda sua criação documental, 
para conservarem a sua história. Considera que é preciso acompanhar os 
avanços nas tecnologias de informação e comunicação, para que sejam 
oferecidos serviços cada vez mais qualificados aos usuários. 
 
 
Palavras-chave: Paciente. Prontuário Médico. Gerenciamento Eletrônico. 
Instituições Hospitalares. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ABSTRACT 
 
 
 
 
 
 
 
 It presents the electronic document management and management in 
the hospitals that are set by federal law for the organization and custody of the 
documents. It discusses the file types of institutions and medical records, which 
records the patient's information, showing the advancement of technology in 
medical services, removing the information on paper and moving them to the 
electronic media. Describes the stages for the deployment of electronic 
management of documents, the outsourcing of services by specialized firms 
active in the organization and custody of the documents in the institutions that 
need to sort your documentation. Shows the storage of scanned documents, in 
the media with increasingly powerful ability to group data, and clarifies the 
importance that institutions should have with all its establishment documentary, 
to preserve its history. Believes that we must monitor advances in information 
and communication technologies, to offer services that are increasingly skilled 
users. 
 
 
Key words: Patient. Medical records. Electronic management. Institutions 
Hospital. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SUMÁRIO 
 
 
1 INTRODUÇÃO ........................................................................................ 7 
2 ARQUIVO ................................................................................................ 9 
2.1 ARQUIVO HOSPITALAR ..................................................................... 15 
3 GESTÃO DOCUMENTAL ........................................................................ 21 
3.1 IMPLEMENTAÇÃO DE ARQUIVO ....................................................... 25 
4 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS ....................... 28 
4.1 SISTEMAS INFORMATIZADOS PARA O PRONTUÁRIO MÉDICO ... 34 
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................................... 39 
REFERÊNCIAS .......................................................................................... 41 
ANEXOS .................................................................................................... 44 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
7
1 INTRODUÇÃO 
A falta de uma política interna de preservação dos documentos 
produzidos nas instituições hospitalares acarreta o desaparecimento de 
documentos importantes. Esta perda gera desconforto para as instituições que 
precisam repor todos os dados que foram perdidos. 
O tema foi escolhido através de literatura disponibilizada na disciplina 
Organização de Arquivos, ministrada pela professora Renata Passos Filgueira 
de Carvalho, na qual se observa que, a falta de planejamento nos sistemas 
médicos, a não inclusão dos usuários e a falta de infra-estrutura física para o 
volume cada vez mais crescente de documentos nas instituições, requer uma 
maior atenção. 
Com o objetivo de identificar o arquivo nas instituições hospitalares e os 
procedimentos de organização e preservação da documentação criada, este 
trabalho procura mostrar os procedimentos que as instituições precisam ter 
para organizar sua documentação para que estejam acessíveis quando 
solicitadas. 
O avanço das tecnologias nos diversos setores da sociedade faz com 
que os serviços médicos sejam adaptados para melhorar o atendimento aos 
pacientes, a produtividade dos profissionais de saúde, facilitar o acesso as 
informações de saúde e reduzir os custos administrativos. Para verificar se 
existe uma integraçãoentre homem e tecnologia é preciso saber, como 
identificar o arquivo hospitalar? Que documentação é produzida nessas 
instituições? Como fazer a implementação do arquivo eletrônico no prontuário 
médico? 
Sabe-se que desde os tempos remotos da humanidade, o homem tenta 
deixar registrados os acontecimentos que ocorrem no seu dia a dia. Estes 
registros deram origem a documentos que muitas vezes precisam estar em 
lugares físicos adequados para que sejam armazenados e assim serem 
preservados para as gerações futuras. 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
8
O material impresso atinge atualmente números exorbitantes de 
documentos criados, os quais não conseguem ser armazenados de forma já 
estabelecida pelo motivo de não ter espaço suficiente em salas ou mídias. O 
novo caminho iniciado com as tecnologias de informação e comunicação fez 
surgir os sistemas de arquivos informatizados. 
O uso dos sistemas significa a melhoria na armazenagem, na 
preservação e torna o acesso as informações de maneira mais fácil e rápida. 
Qualquer instituição, seja ela pública, privada, que preste qualquer tipo de 
serviços, ou venda de bens, pode utilizar os sistemas informatizados de 
arquivos para organizar e preservar sua documentação. 
A instituição hospitalar tem sua produção documental voltada para 
assuntos relacionados à sua administração e a seus pacientes. Instituída por lei 
federal para que haja a organização, o armazenamento e a preservação do 
prontuário médico, tem lei específica que cita os procedimentos que devem ser 
observados individualmente com cada registro. 
Utilizou-se a pesquisa bibliográfica nos meios impressos em livros, 
periódicos e em sites eletrônicos em que foram encontrados textos 
relacionados ao tema. 
O trabalho divide-se em cinco capítulos, o primeiro tem a introdução 
onde é apresentado o tema, os objetivos, a metodologia, a justificativa e as 
finalidades do trabalho. No segundo é destacada a origem do termo até os 
estágios de sua evolução, trata do arquivo hospitalar e suas divisões em 
arquivo administrativo e o prontuário médico, sua história desde a antiguidade 
até os dias atuais com as tecnologias de informação e comunicação. No 
terceiro e quarto, é tratada a gestão documental e o gerenciamento eletrônico 
de documentos nos serviços de saúde, desde a avaliação documental até a 
guarda definitiva dos documentos pertinentes as atividades da instituição 
hospitalar, concluindo com as considerações finais. 
A pesquisa contribuiu para o melhor conhecimento no trato da 
documentação hospitalar efetuado nas instituições hospitalares. 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
9
2 ARQUIVO 
Segundo Paes (2005), arquivo é uma palavra originada do latim 
Archivum, é o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Esta guarda é 
necessária para que sejam preservadas as informações criadas tanto pelo 
homem como pelas instituições. 
Paes (2005, p. 24) conceitua os segmentos que envolvem a 
documentação como sendo: 
 Arquivo – é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por 
uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela 
natureza orgânica de sua acumulação e conservado por seus 
sucessores para fins de prova ou informação. 
 Arquivamento – é a operação que consiste na guarda de documentos 
nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhe forem próprios e 
de acordo com um sistema de operação previamente estabelecida. 
 Arquivista – são princípios e técnicas a serem observados na 
constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos. 
Os arquivos surgiram para preservar os documentos em que foram 
registrados pelo homem, desde a antiguidade, os fatos que ocorreram em sua 
existência para sua sobrevivência ou por prazer, ressalta (VIEIRA, 2001). 
Tudo que é criado e registrado, independente do suporte em que estão, 
torna-se um documento e esse, conta a história de um fato ou acontecimento 
de determinada época. O “documento é tudo que registra uma informação 
independente do valor que a ela venha a ser atribuído”. (VIEIRA, 2001, p. 1). 
 Bellotto (2005, p. 175), diz que: 
 
Os primeiros documentos escritos surgiram não com a 
finalidade de, posteriormente, se fazer com eles a história, mas 
com objetivos jurídicos, funcionais e administrativos – 
documentos que o tempo tornaria históricos. O 
desenvolvimento da vida econômica e social, por sua vez, 
também originou os documentos necessários à sustentações, e 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
10
tudo isso veio a constituir fontes documentárias custodiadas 
pelos arquivos. 
 
A cada dia são criados inúmeros documentos. Este acontecimento foi 
facilitado pela invenção do papel e da imprensa, além de outras invenções 
como a máquina de escrever, o carbono, o mimeografo e as fotocópias que 
contribuem para a criação de novos e a repetição de documentos diz (VIEIRA, 
2001). 
Independentemente dos suportes onde está a informação documental, 
os arquivos estão presentes em bibliotecas, museus, centros de documentação 
ou qualquer outra instituição que preserve sua história e queira repassá-la para 
as gerações futuras. 
Bellotto (2005, p.25) ressalta ainda que: 
As atividades clássicas da administração – prever, organizar, 
comandar, coordenar e controlar – não se efetuam sem 
documentos. Quanto mais informados os 
administradores/dirigentes estiverem sobre um assunto, melhor 
e mais completamente poderão decidir sobre ele [...]. O arquivo 
de uma unidade administrativa armazena tudo o que ela produz 
– normas, objetivos, documentos decorrentes de suas funções 
-, servindo à informação e à gestão. 
 
O arquivo de qualquer instituição é o lugar onde está guardada toda a 
sua história, seus fatos e acontecimentos que vão ocorrendo nas diversas 
fases em que ela vai exercendo sua função de prestar um serviço de qualidade 
para seus usuários. 
Documentos antigos que de alguma forma não são consultados com 
freqüência, também tem seu valor, pois guardam a memória de algum fato que 
pode ser melhorado ou que de algum modo serviu para ascender à instituição, 
pois como diz Bellotto (2005, p. 27): 
A falta de conhecimento dos administradores sobre a 
importância dos documentos, acarreta a destruição desses 
documentos e o descaso de não priorizar os serviços de 
arquivo para que os documentos sejam preservados. 
 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
11
 
Todo arquivo produz o que está relacionado às atividades do meio que o 
produziu justificando sua existência, comenta Bellotto (2005). Os arquivos 
devem ter sua documentação avaliada onde são definidas sua permanência ou 
o seu descarte evitando o acúmulo desnecessário de informações. 
 
O processo avaliador do documento nunca é feito ‘documento 
por documento.’ ‘As séries documentais que refletem 
operações, atividades, funções e competências definem-se por 
sua tipologia, e este denota a identidade de cada um de seus 
documentos competentes. Assim, é a série e não ao 
documento que se dá a sentença definitória de vida ou morte. 
É a ela que se referem os preços fixados pelas tabelas de 
temporalidade.’ (BELLOTTO, 2005, p.123). 
 
 Todo arquivo precisa de uma organização satisfatória para que suas 
informações sejam acessadas de maneira rápida e fácil quando forem 
solicitados. Esta organização só é possível, depois que é feito o processo de 
avaliação e triagem dos documentos. 
Pazin (2005, p. 5) diz que: 
 
O processo de organização do arquivo de qualquer instituição 
implica a realização de diversas etapas que possibilitem a 
compreensão e codificação dos documentos em diversos 
níveis, desde seu reconhecimento (Diagnóstico) da Produção 
Documental, passando pela inclusão de cada tipo documental 
numa lógica de organização (Classificação), até o 
estabelecimentode critérios de valorização, visando determinar 
a preservação ou eliminação dos documentos (Avaliação). 
 
Tudo na nossa vida precisa ser organizado, em nossa casa, nos 
armários, gavetas, nosso material de estudo escolar, até as anotações que 
precisamos levar para o supermercado ou a feira. Caso não tenhamos o 
controle das nossas atividades rotineiras, corremos os riscos de não termos um 
controle das nossas próprias vidas. 
Nos arquivos acontece o mesmo, pois como eles tratam de informações 
armazenadas em diferentes suportes se não forem adequadamente 
organizadas e armazenadas, elas não poderão ser acessadas quando 
solicitadas, seja para pesquisa ou para a tomada de decisão administrativa. 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
12
Segundo Paes (2005, p. 35) as fases para a organização de arquivos 
compreendem: 
 O levantamento de dados; 
 A análise dos dados; 
 O planejamento; 
 A implantação e o acompanhamento. 
Paes (2005, p. 61) diz que “o método de arquivamento é determinado 
pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da 
entidade.” As instituições precisam observar como? Por quê? E por quanto 
tempo devem manter seus documentos, de que forma devem estabelecer a 
classificação de sua documentação. 
Paes (2005, p. 20) também classifica os arquivos da seguinte forma: 
 Segundo as entidades mantenedoras – públicas, institucionais, 
comerciais, familiais ou pessoais; 
 Segundo os estágios de sua evolução: 
 Arquivos de primeira idade ou corrente – documentos consultados 
com freqüência; 
 Arquivos de segunda idade ou intermediário – documentos que 
deixaram de ser consultados com freqüência, mas podem ser 
solicitados; 
 Arquivos de terceira idade ou permanente – documentos que 
perderam seu valor administrativo, mas se conservam pelo seu valor 
histórico ou documental. 
 Segundo a extensão de sua atuação: 
 Arquivos setoriais – com funções de arquivo corrente; 
 Arquivos gerais – recebem os documentos das atividades dos 
arquivos correntes. 
Os arquivos chamados especiais: 
 
[...] são aqueles que têm sob sua guarda documentos em 
diferentes tipos de suportes e que, por esta razão, merecem 
tratamento especial não apenas no que se refere ao seu 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
13
armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, 
controle e conservação. (PAES 2005, p. 145). 
 
 
 A manutenção documentária vem desde os tempos remotos, em que o 
homem já tentava mostrar para seus semelhantes às passagens de sua vida 
cotidiana ou de fatos importantes que foram acontecendo. Estas passagens 
foram deixadas ao longo do tempo em inscrições rupestres ou em relevos 
grafados em pedras ou em argilas, dessa forma com a evolução do homem 
começaram a existir novas formas e processos para que essas mensagens 
sejam identificadas posteriormente e recuperadas de forma mais rápida e 
precisa. 
Paes (2005, p.157) diz: 
 
Na história da evolução da humanidade, duas fantásticas 
invenções podem ser apontadas como responsáveis pelos 
progressos técnicos, científicos e culturais alcançados pelo 
homem desde a sua origem até os nossos dias: a imprensa, 
em meados do século XV, e a informática no século atual. 
 
Sabe-se que antes da invenção da imprensa, na antigamente, a 
comunicação era feita por meio de símbolos gravados. Na Idade Média a 
comunicação passou a ser manuscrita em folhas de pergaminho e papiro, além 
de ser também transmitida oralmente, até que o alemão Johannes Gensfleish 
Gutemberg, inventou a imprensa. 
Os impressos espalharam-se por toda parte do mundo auxiliado pelas 
universidades e pelos centros comerciais, através dos artigos científicos, das 
crônicas políticas e literárias e começaram a ser produzidos em grande 
quantidade e acessados por um número maior de leitores. 
O aumento da circulação de impressos e o acúmulo de informações fez 
com que máquinas fossem criadas, surgiram os computadores para processar 
dados com uma maior precisão. Com o avanço nas pesquisas foram surgindo 
vários modelos com a capacidade de processar cada vez mais dados em 
pouco tempo. 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
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A guarda de documentos de uma instituição, segundo Bellotto (2005), 
deve ser de acordo com as idades dos documentos onde os arquivos devem 
ter localização física própria. Os arquivos correntes devem ser classificados 
seguindo as funções administrativas, e reservados como informação pública. 
Os intermediários podem ficar afastados por não estarem aberto à pesquisa 
para depois serem recolhidos para os permanentes. 
Instituída no governo do Presidente Fernando Collor, a Lei nº 8.159 de 8 
de janeiro de 1991, no Capítulo I, Art. 2º diz que: 
 
Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, 
instituições de caráter público e entidades privadas, em 
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como 
por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação 
ou a natureza dos documentos. 
 
 
 A mesma lei também cria pelo Art. 26 e regulamenta pelo Decreto nº 4.073, de 
3 de janeiro de 2002, o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, com as 
competências de: 
 Estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de 
Arquivos – SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos 
documentos de arquivos; 
 Promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com 
vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades 
arquivísticas. 
O avanço da tecnologia nos diversos setores da sociedade, atingiu 
também as informações médicas. Na automação administrativa de guarda da 
documentação de qualquer instituição, a instituição hospitalar precisa tratar as 
informações sobre seus pacientes de forma individualizada, pois são 
protegidas por lei federal. 
A produção documental do arquivo hospitalar concentra-se em 
documentos administrativos e o gerenciamento de pacientes. O prontuário 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
15
médico é específico por conter as informações clínicas, pessoais e 
demográficas dos pacientes. 
2.1 ARQUIVO HOSPITALAR 
 
De acordo com Pazin (2005), toda e qualquer organização que produza 
documentos em sua tipologia é formada por: 
 Documentos de constituição – são os que dão origem a empresa nos 
órgãos competentes; 
 Documentos de direção – são os que definem a trajetória da empresa, 
como as normas, planejamentos e procedimentos que serão adotados; 
 Documentos de reunião – são os que apresentam resultados para a 
tomada de decisão; 
 Documentos de gestão de recursos humanos – são os que envolvem a 
área administrativa de pessoal, para admissão e registro; 
 Documentos de controle de pagamento de pessoal, de recolhimento de 
encargos e tributos, da área de saúde, de segurança do trabalho, de 
treinamento de pessoal; 
 Documentos de comunicação e marketing, administrativos, 
financeiros, contábeis, fiscais, jurídicos e técnicos. 
A instituição hospitalar não é diferente nessa produção documental, a 
qual ainda acrescenta o prontuário médico de seus pacientes. 
Mota (2006, p. 54) diz que “a palavra prontuário é originária do latim 
Promptuaruim e, significa ‘lugar onde se guardam ou depositam as coisas que 
se pode necessitar a qualquer instante”. 
O volume crescente de documentos armazenados nos diversos 
estabelecimentos de saúde, conforme definição de tipos de unidades do 
Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde, do Ministério da Saúde. As 
unidades de serviços de apoio, de diagnóstico e de terapêutica possuem 
documentos próprios, que fazem parte dos prontuários dos pacientes. Além 
disso, os avanços da tecnologia da informação e de telecomunicações 
oferecem novos métodosde armazenamento e transmissão de dados. 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
16
O prontuário médico é definido pelo Conselho Federal de Medicina como 
sendo as informações registradas com a ocorrência de situações que afetem a 
saúde de qualquer indivíduo e a assistência devida que lhe será prestada. A 
história do paciente é acompanhada até sua recuperação podendo ter uma 
continuidade futura. 
Desde a época de Hipócrates, o pai da medicina, era fundamental fazer 
anotações sobre o estado de saúde, as enfermidades e os cuidados prestados 
a cada paciente, dessa forma surgiu o prontuário médico (DORILEO, 2006). 
O prontuário médico de acordo com (GREMY, 1997 apud PINTO, 2006), 
é importante porque ele é fonte de pesquisas e de estudos, é um documento 
legal das ações médicas, é o avaliador da qualidade, do cuidado e da vigilância 
das reações às drogas prescritas, é fonte de reciclagem médica continuada, 
serve para identificar grupos específicos para tratamentos e cuidados para a 
cura das enfermidades, é base gerencial de custos e de sustentação 
organizacional. 
A evolução da informática atinge todos os setores da sociedade 
atingindo também os serviços de assistência à saúde, consequentemente um 
prontuário em papel não é mais viável a ser utilizado pela classe médica, como 
também “a simples digitalização de documentos não pode ser considerada 
como um prontuário eletrônico, [...]” (DORILEO 2006, p. 4). 
A Resolução de nº 1.638/2002, art. 1º define o Prontuário Médico como: 
O documento único constituído de um conjunto de informações, 
sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, 
acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a 
assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, 
que possibilita a comunicação entre membros da equipe 
multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao 
indivíduo. 
 
 
 O prontuário registra as informações referentes ao paciente, como 
sua identificação, sua situação socioeconômica, seu estado de saúde, as 
radiografias, as receitas, o resultado dos exames, o diagnóstico dos 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
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especialistas e as notas da evolução de seu estado de saúde, feitas por 
médicos e enfermeiros, é a memória escrita de um paciente. (PINTO, 2006). 
Pinto (2006) também explica que o prontuário em papel está sendo 
migrado para o suporte eletrônico recebendo diversas denominações: REP – 
Registro Eletrônico do Paciente; CBRP – Computer-Based Patient Record; 
EMRS – Electronic Medical Record Systems; RES – Registro Eletrônico de 
Saúde e PEP – Prontuário Eletrônico do Paciente. 
O PEP é conceituado por Pinto (2006, p. 37) como: 
Um documento eletrônico constituído pelo conjunto de 
informações concernentes a uma pessoa doente, aos 
tratamentos e cuidados a ela dispensados, bem como à gestão 
e fluxo de informação e comunicação atinentes ao paciente das 
organizações de saúde. 
 
Com as novas tecnologias de informação e comunicação (TIC) na área 
médica, o prontuário do paciente que tinha a função de informar sobre a saúde 
e a doença do indivíduo, passou a subsidiar a manutenção da saúde desse 
mesmo paciente, favorecendo o compartilhamento de informações entre os 
profissionais da área. 
O quadro a seguir mostra as polêmicas que envolvem o prontuário 
médico em papel e em meio eletrônico destacando suas vantagens e 
inconvenientes como mostram (SABATINI, 1999; VAN GINNEEKEN e 
MOORMAN 1997 apud PINTO 2006). 
 Quadro 1 – Vantagens e inconvenientes do PEP x Prontuário em Papel 
Prontuários Vantagens Inconvenientes 
Prontuário 
Em papel 
- Maior liberdade na maneira de 
escrever; 
- facilidade no manuseio; 
- não requer treinamento para o 
seu manuseio; 
- nunca fica “fora do ar”. 
- Ilegibilidade em decorrência dos 
“hieróglifos” da equipe de saúde; 
- espaço único, territorialização; 
- ambigüidade; 
- perda freqüente de informações; 
- multiplicidade de pastas; 
- dificuldade de acesso e de pesquisa 
coletiva; 
- falta de padronização; e 
- fragilidade do papel. 
Prontuário 
Eletrônico 
- Redução no tempo de 
atendimento e custos, eliminação 
da redundância na demanda de 
- Manutenção dos prontuários em 
papel para fins jurídicos, em virtude 
da indefinição legal dos documentos 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
18
exames; 
- desterritorialização; 
- possibilidades de reconstrução 
histórica e completa dos casos 
acerca dos pacientes, registros 
médicos, tratamentos, laudos ... 
- contribuição para a pesquisa; 
- fim do problema de compreensão 
dos hieróglifos da equipe de 
saúde; 
- facilidade na organização e no 
acesso às informações; 
- racionalidade do espaço de 
arquivamento de grandes 
quantidades de documentos; e 
- comunicação entre o paciente e 
a equipe de saúde. 
eletrônicos; 
- necessidade de grande 
investimento em hardware e software 
e treinamento; 
- resistência a mudanças; 
- demora na sua implantação; 
- falhas na tecnologia; 
- falhas no sistema de fornecimento 
de energia elétrica. 
FONTE: Encontros Bibli (2006) 
Apesar dessas vantagens e inconveniências do prontuário em papel e 
do prontuário eletrônico, os países ricos ou pobres, estão investindo nas 
Tecnologias de Informação e Comunicação, pois sua eficiência já está 
comprovada e a OMS – Organização Mundial da Saúde exige o emprego da 
tele-saúde, contribuindo dessa forma para que as populações sejam 
esclarecidas sobre as doenças, tendo o acesso às informações de prevenção e 
tratamento. (PINTO, 2006) 
Pinto (2006), também relata sobre a estrutura do Prontuário Eletrônico 
do Paciente, a física que trás os dados relativos ao paciente como a ficha 
clínica, os exames clínicos, os diagnósticos, os tratamentos efetuados, a 
evolução diária do paciente, a nutrição, os medicamentos, as avaliações, a 
recuperação, os relatórios, os boletins e o resumo de alta. A estrutura lógica 
trás os dados de identificação, situação sócio-econômica e administrativa, 
saúde e prescrição de dietas e medicamentos. 
O PEP por ser um documento legal, no Brasil é amparado pela 
legislação do CFM – Conselho Federal de Medicina aprovado pela Resolução 
CFM nº 1.331/89, que trata de sua temporalidade e as Portarias nº 1.638/2002 
e 1.639/2002 que normalizam seu uso em sistemas informatizados, sua guarda 
e manuseio. (PINTO, 2006) 
Quando as anotações do paciente começaram a ser redigidas, era feita 
em um único documento em ordem cronológica de registro. Pela dificuldade em 
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19
acessar esses registros, cada paciente passou a ter o seu próprio prontuário. 
Com o avanço das tecnologias de informação e comunicações, nas áreas 
médicas, o prontuário passou a ser redigido de forma coletiva, que pode ser 
atualizado e continuar sendo um documento único para cada paciente com um 
número de registro único. (PINTO, 2006) 
Na redação do texto no PEP os escritos são polifônicos, em linguagem 
especializada, com termos técnicos, códigos numéricos e de línguas 
estrangeiras utilizados em campos específicos. “O PEP é um documento 
multimídia, [...] podem ser encontrados textos verbais e não verbais (sons - 
batidas do coração, imagens e símbolos)”. (PINTO, 2006, p. 44). 
Essas informações de acordo com (BIEGER, 1984 e GLOCK 1985 apud 
PINTO, 2006), são classificadas em diferentes categorias classificadas em 
descritivas, operacionais e de advertência como mostra o quadro 2: 
Quadro 2 – Diferentes categorias de Informação do PEP 
Categorias de informações Definições 
Descritivas Informações que descrevem o estado atual da realidade. 
“Paciente fez uso de 01 comp. Prometazina 25 mg”, “Cliente 
cooperativo, respondendo as solicitações”; 
Operacionais Informações cujo objetivo é oferecer as condições para gerir 
as situações dadas, ou seja,agir e/ou reagir sobre elas. 
“Tomar 01 cp de 12/12h”; 
De advertência Informações cujo objetivo é chamar atenção para um fato. 
“Paciente apresentando lesões pruriginosas pelo corpo”. 
FONTE: Encontros Bibli (2006) 
 
Pinto (2006, p. 44) diz que “o PEP deve favorecer a comunicação não 
apenas entre a equipe de saúde, porém entre ela e o paciente; daí a 
necessidade do uso de uma linguagem mais próxima deste.” Entende-se que o 
PEP trás informações úteis e estas precisam ser tratadas com o avanço das 
TIC’s para que sejam recuperadas de forma rápida e eficiente. 
Segundo Rodrigues Filho; Xavier; Adriano (2001, p. 106): 
 
Um sistema de arquivo médico é um conjunto de componentes 
que forma os mecanismos para que os prontuários sejam 
criados, usados, armazenados e acessados, fazendo parte de 
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20
um Sistema de Informação Hospitalar (SIH) e tendo como foco 
central os dados clínicos. 
 
 
Com o aumento das informações, os documentos já não são mais 
desprezados nas organizações, pois os “documentos e arquivos estão 
presentes em qualquer tipo de empresa ou organismo do governo.” 
(CENADEM, 2008, p. 11). Surge então, um novo caminho, a gestão 
documental que segundo o CENADEM (2008), consiste em oferecer condições 
para que ocorra uma correta avaliação dos documentos da empresa de acordo 
com às suas necessidade. 
O Conselho Federal de Medicina reconhece que é importante do uso de 
sistemas informatizados para a guarda e manuseio de prontuários de pacientes 
e para a troca de informação identificada em saúde, como também a 
digitalização dos prontuários em papel, como instrumento de modernização, 
com conseqüente melhoria no atendimento ao paciente. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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21
3 GESTÃO DOCUMENTAL 
 
 A história humana começou a ser reescrita com os achados 
pertencentes aos povos antigos que de alguma maneira queriam registrar suas 
rotinas diárias caracterizando-se como documentação histórica que começou a 
ser organizada para as gerações futuras. Com os avanços que vão ocorrendo é 
preciso acondicionar as antigas e as novas informações. 
Pazin (2005, p. 9) diz que: “A criação e acumulação de documentos por 
uma instituição e/ou pessoa ocorre sempre de acordo com as atividades e 
funções exercidas por ela durante sua existência”. A vida de uma instituição 
criada começa pelo seu registro que é documentado em contratos para poder 
prestar algum serviço a comunidade em que está inserida. Estas atividades 
afins devem ser elaboradas para atender as necessidades de seus usuários. 
Toda documentação criada nas diversas fases de atendimento e 
atividades exercidas pela instituição deve ser preservada. Esta preservação 
precisa se concentrar em locais adequados de acordo com a política interna da 
organização para poderem ser recuperados quando solicitados, são os 
chamados arquivos, que quando organizados por “qualquer instituição 
pressupõe a análise de sua estrutura administrativa e das funções dos 
documentos por ela gerados.” (PAZIN, 2005, p. 9). 
É preciso, que, se estabeleça fases de organização no arquivo para que 
sua documentação não fique limitada só à pessoa que tem acesso exclusivo 
aos documentos e que possam ser organizados para que sejam recuperados 
mais facilmente. 
Para os hospitais existe uma legislação federal que obrigá-os a ter 
controle sobre a documentação produzida para cada paciente. A automação do 
prontuário geralmente é feita por empresas terceirizadas que são especialistas 
nesses procedimentos, pois possuem profissionais qualificados e desenvolvem 
ferramentas eficientes para seus clientes. A AMA – Arquivo, Memória e Acesso 
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22
- Gestão Documental e Comunicação, é uma empresa que faz a aplicação da 
gestão de documentos utilizando inicialmente três fases: 
 Fase de Produção: os documentos a serem criados devem ser 
necessários, em quantidades adequadas e que cumpram sua função 
para a qual foi criado e que possibilitem o controle da informação 
disseminada, economia de tempo, mão de obra e material e também a 
redução da burocracia da instituição. 
 Fase de Tramitação e Uso: nessa fase os documentos devem estar no 
lugar certo, na hora certa para cumprir sua função, reduzindo o 
desperdício de tempo e de produtividade. 
 Fase de Avaliação e Destinação: nessa fase é definido o valor do 
documento, seu prazo de arquivamento e descarte, todos definidos de 
acordo com a Tabela de Temporalidade, evitando-se o excesso de 
documentos arquivados e garantindo o acesso e a conservação dos 
documentos providos de valor. 
A gestão documental surge “diante dos novos modelos administrativos” 
segundo o (JORNAL DO GED, 200?, p. 62). As empresas são obrigadas a 
tratar melhor sua documentação, as quais terão que se adequar as devidas 
exigências do mercado e acompanhar as novas estratégias da administração. 
O documento passa a ter valor deixando de ser desprezado nas 
instituições. O grande volume de informações gera inúmeros registros que são 
documentados, e precisam ser guardados para serem acessados quando 
solicitados. 
Em qualquer instituição pública ou privada os documentos estão 
presentes e o valor atribuído a eles depende da informação que se precisa, 
seja para tomada de decisão nos negócios, como provas de alguma atitude ou 
como fonte de conhecimento. O valor do documento é dado depois que é feita 
uma avaliação. 
 
Para que a informação tenha valia, ela precisa ser triada, 
tratada e organizada segundo critérios, muitas vezes 
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23
generalizados dentro do âmbito da arquivologia e 
documentação, ou criados pela própria empresa ou organismo 
público baseando-se em sua atividade-fim ou necessidades 
específicas de processos de trabalho. (JORNAL DO GED, 
200?, p. 11) 
 
Toda informação tem um valor agregado a ela para poder ser 
disseminada. Este valor concentra-se na satisfação do usuário em buscar e 
receber a informação desejada em tempo hábil para sua necessidade. Os 
centros de documentação precisam de critérios para que isso ocorra na sua 
unidade de informação. 
A Lei de nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, diz que: 
Considera-se gestão de documentos o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas referentes à sua 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase 
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
 
 Segundo Vieira (2001), os arquivos guardam a informação que 
precisamos, seja ela cultural, acadêmica, técnica, histórica, como estatística, 
prova ou progresso. É o elemento necessário para a evolução humana e para 
faze uso dela, é necessário um profissional com conhecimentos específicos 
para tratar e disseminar as informações necessárias aos usuários da instituição 
em que estão inseridos. 
Smith (200?), comenta que os profissionais envolvidos com a 
informação, como os arquivistas, bibliotecários e documentalistas, têm em 
comum o conhecimento específico em sua área, estas informações obtidas são 
normalizadas e organizadas para que outros as sistematizem e seus 
conhecimentos sejam ampliados. 
Cada profissional tem que fazer uma avaliação em seu acervo para que 
não guarde documentação sem valor. De acordo com a AMA (2008), o valor do 
documento é estabelecido em uma instituição após uma avaliação que 
estabelece o seu valor jurídico, legal, administrativo, fiscal e seu tempo de 
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24
guarda, seguindo as considerações da TTD – Tabela de Temporalidade 
Documental. 
 A elaboração da TTD consiste nas seguintes etapas: 
 Na etapa de coletar dadossobre cada documento verifica-se sua 
validação de acordo com a legislação vigente; entrevistar o pessoal nos 
setores que criam e recebem os documentos; fazer o levantamento do 
acervo; 
 Formar o banco de dados de temporalidade com cada documento 
analisado e registrado; 
 Fazer reunião para discutir a aprovação por área e o formato da TTD; 
 Formar o banco de dados com os documentos gerados por área; 
colocando links de acordo com a legislação com o prazo de validade de 
cada documento; 
 Elaborar o manual de procedimentos e de atualização da TTD; 
 Aplicar a TTD separando documentos válidos dos vencidos. 
 O prazo para guarda de um documento pode ser diferente para o 
empresário e para o consumidor. O amparo legal de guarda de documentos 
administrativos é estabelecido para cada tipo de documento de acordo com as 
leis nº 5.172 do Código Tributário Nacional; a Lei nº 8.212, art. da Lei Orgânica 
da Seguridade Social; a Instrução Normativa nº 8/93 da Secretaria da Receita 
Federal; o Parecer 410 da Coordenação do Sistema de Tributação (CST/SIPR). 
 Sendo assim, toda instituição está obrigada a guardar e preservar 
sua documentação de acordo com o estabelecido em lei e manter um 
profissional habilitado para seguir os passos de triagem e avaliação para 
eliminar o que for desnecessário para a instituição. 
 A classificação e a TTD são fundamentais para a gestão 
documental, como informa o Jornal do GED (200?), onde diz que após a 
avaliação dos documentos resulta a TTD onde encontram-se os códigos de 
classificação, os assuntos, os prazos de guarda e o destino final da 
documentação produzida, recebida e distribuída na instituição. 
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Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
25
Schellenberg (2004, p. 67), diz que: “os arquivos, à medida que 
aumentam em volume, tornam-se também mais complexos”, por isso a 
eliminação de alguns documentos sem importância, é feita logo no início da 
avaliação. 
Para que não seja dada a importância a documentos sem valor, na 
triagem inicial do processo de avaliação eles já podem ser descartados 
evitando-se o acúmulo de documentos sem valor para a instituição. 
3.1 IMPLEMENTAÇÃO DE ARQUIVO 
 
Segundo Lubisco e Brandão (2000), a evolução humana compreende os 
três estágios da comunicação: 
 A oralidade, onde a linguagem passou a ser um meio sofisticado de 
comunicação e o produto de um método para pensar. 
 A escrita, em que o homem aprende a escrever e passa a acumular e 
preservar o conhecimento em registros escritos. O conhecimento 
passou a ser transmitido por quem soubesse registrá-lo e interpretá-lo. 
 As tecnologias de informação e comunicação, homem e máquina juntos 
para preservar e disseminar o conhecimento adquirido de geração em 
geração. 
A comunicação passou a ser on-line e sem fio com computadores 
conectados em rede para facilitar a busca, a interação entre usuários e a 
comunicação em tempo real para qualquer parte do planeta. As informações 
passaram a ser automáticas e sendo armazenadas em diferentes suportes 
para serem processadas, acessadas e recuperadas com maior rapidez e 
facilidade pelos usuários. 
Definir o gerenciamento eletrônico de documentos não é uma tarefa 
fácil, é um leque que sofre constantes modificações acompanhando a evolução 
tecnológica. Para Silva (200?), a definição do ged é um conjunto de tecnologias 
que permite o gerenciamento de documentos de forma digital com suas 
variadas formas. 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
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26
O conceito da wikipedia, a enciclopédia livre, on-line, trata o GED como 
sendo: 
Uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, 
controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações 
existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos 
usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, 
normalmente via navegador Web por meio de uma intranet 
coorporativa. 
 
 O Jornal do GED (2004), define: 
GED é um grupo de tecnologias, divididas em cinco 
funcionalidades básicas: captação, gerenciamento, 
armazenamento, distribuição e preservação. Dentro dessas 
funcionalidades, cada tecnologia tem uma função específica. 
Essas tecnologias, trabalhando reunidas ou isoladamente, 
promovem a organização de informações não-estruturadas. 
 
O GED não deixa de ser um conjunto de equipamentos eletrônicos que 
permite gerenciar os documentos eletrônicos. 
Segundo Guimarães (1996) apud Lubisco e Brandão (2000), deve-se 
considerar os seguintes itens no custo de composição do GED: 
 Licenciamento de Software; 
 Planejamento e desenvolvimento; 
 Instalação e treinamento; 
 Digitalização e indexação 
 Hardware complementar. 
Ressalta também que deve ser feita a avaliação de redução anual de 
custos considerando: 
 O redirecionamento das atividades exercidas por pessoas 
envolvidas com busca e manipulação de papel/informação; 
 Redução dos custos de distribuição; 
 Redução do número de cópias geradas; 
 Eliminação de equipamentos para consulta/impressão; 
 Redução de erros em atividades de manutenção/compras; 
 Redução de custos com novos equipamentos; 
 Redução do espaço físico de armazenamento; 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
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27
 Eliminação de atividades; 
 Agilização de processos de revisão; 
 Atendimento a normas internacionais; 
 Incremento da qualidade; 
 Prevenção do uso adequado da informação. 
 
Silva (200?, p. 3) diz que “a tecnologia que antecedeu o GED no 
gerenciamento de documentos foi a microfilmagem”. Ainda é utilizada, feita 
com micro-filmadoras planetárias ou rotativas que permite a qualidade da 
imagem, redução de custos com transporte, mão-de-obra, tempo de 
preparação, a imagem é uniforme, pura, com alto contraste, pode ser feita no 
local onde estão os documentos. 
Lubisco e Brandão (2000, p. 279): 
 
Para que um documento armazenado num sistema de 
processamento de imagens tenha a mesma validade de seu 
original é preciso que haja previsão legal nesse sentido, caso 
contrário a imagem terá a natureza jurídica de uma cópia. O 
microfilme, por exemplo, encontra-se amparado pela Lei nº 
5.433/68 – alterada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 
1996 – motivo pelo qual é tão utilizado na preservação de 
acervos administrativos. 
 
 
O processo de implantação de arquivos informatizados leva ao controle 
de uma gestão de documentos e consequentemente a implantação do GED - 
Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 
Este processo geralmente é feito por empresas especializadas, pois 
possuem profissionais qualificados e desenvolvem ferramentas para a 
administração dos arquivos e manutenção dos acervos para a eficiência e a 
qualidade do serviço. 
 
 
 
 
 
 
 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
28
4 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS 
 
 
Desde a antiguidade os povos já utilizavam métodos para o tratamento 
automático da informação, como ressalta Rondinelli (2004, p. 24): 
 
A história do tratamento automático da informação remonta do 
ábaco, usado por civilizações antigas, provavelmente os 
babilônios, em 2000 a. c. Ao longo dos séculos a trajetória da 
informação automática registra invenções como réguas de 
cálculo, máquinas de calcular, placas perfuradas e outras, até o 
aparecimento do computador no século XX. 
 
 
 Inicialmente, os sistemas de informações hospitalares foram 
desenvolvidos para atender às necessidades administrativas, enfatiza 
Rodrigues Filho; Xavier; Adriano (2001). 
 
O gerenciamento de arquivos significa coisas diferentes para 
pessoas diferentes. [...] para uma pessoa depende do seu 
ponto de vista. Um programador de aplicação normalmente 
precisa estar apto a: classificar arquivos; fazer busca nos 
arquivos; acrescentar registros; alterar valores em registros 
existentes nos arquivos; copiar arquivos. O programadorde 
aplicação vê o gerenciamento de arquivos, como a 
manipulação de estruturas de dados para que as operações 
acima possam ser executadas eficientemente.” (CLAYBROOK, 
1987, P. 17) 
 
 
 Atualmente as instituições que trata da documentação que 
produz, tem problemas para manter seu acervo físico, pois é preciso espaço, 
climatização adequada, profissionais qualificados e fazer a manutenção da 
área. Todos estes aspectos geram um custo para a instituição manter sua 
própria produção documental. 
 Um Sistema de GED, segundo Lubisco e Brandão (2000), permite a 
redução de espaço físico; um custo menor de armazenagem; a eliminação de 
parte do acervo em papel; menos contato do usuário com o documento físico; 
garante ao usuário acesso rápido e seguro. 
Segundo Matos; Correia e Paiva (2002), o GED converte papéis e 
documentos para a forma digital. Funcionando com softwares, hardware, CD e 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
29
discos ópticos para o armazenamento das informações. Apontam três 
obstáculos para a utilização futura dos documentos criados atualmente: 
 A unicidade dos registros que são digitalizados na base de 
dados, compartilhada em rede; 
 A autenticidade dos documentos eletrônicos, pios pode-se 
reinventar fatos, distorce-los ou falsifica-los; 
 A preservação os produtos tornam-se obsoletos diante das 
inovações tecnológicas, em que alguns tipos de hardware não 
são compartilhados entre si. 
Elementos do sistema GED: 
1. Entrada 
 Determinar a importância do documento; 
 Preparar a documentação para a digitalização; 
 Digitalização com o equipamento mais adequado; 
 Armazenagem dos textos digitalizados; 
 Verificar a resolução da imagem a ser digitalizada; 
 Ajustar a limiar, amplitude de captura da imagem. 
2. Processamento 
 Edição – melhor posição para scannear o documento; 
 Indexação – é colocado um link entre o registro da imagem e os registros 
textuais. 
3. Armazenagem 
 Em mídias diversas 
 Em disco rígido 
 Em Sistema RAID – Redundant Arrays of Independent Disk, matrizes 
redundantes de discos independentes, gerencia um conjunto de discos; 
 Em drives de backup 
 Em discos ópticos – CD-Rom, CD-R, Worm, Rewritable, DVD 
 Em jukebokes 
 Em torres de CD 
 Em mídias mais adequadas: disco rígido ou disco óptico não-regravável 
4. Durabilidade – uma mídia arquivística deve ser capaz de preservar seu 
conteúdo por pelo menos trinta anos. O papel e o micro-filme tem vida útil 
comprovada de cem anos. 
5. Transmissão 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
30
 Permite os vários usuários acessarem o mesmo documento ao mesmo tempo 
em locais distintos. 
6. Saídas 
 Em monitores 
 Em impressoras 
 
Silva (2000-?) cita algumas tecnologias utilizada pelo Sistema de GED, a 
saber: 
 Document Management – gerenciamento de documentos; 
 Document Imaging – gerenciamento de imagens; 
 Workflow Management – gerenciamento do fluxo de trabalho 
 COLD – gravação direta do computador para disco óptico 
 COM – microfilmagem de informação gerada em computador 
 De acordo com os métodos utilizados por uma empresa terceirizada de 
consultoria, o ponto de partida para a organização e a informatização dos 
arquivos é a elaboração do projeto inicial para definir os objetivos a serem 
atingidos; estabelecer metas para criação da TTD; fazer a triagem, a 
conferência, o tratamento e a recuperação de documentos; definir uma 
seqüência de ordenação; agrupar os documentos por títulos; elaboração de um 
índice no próprio sistema Web terceirizado; o armazenamento documental em 
suportes adequados; a reformulação física do arquivo e fazer o treinamento 
dos usuários do sistema informatizado. 
 Os recursos informacionais que essas empresas oferecem são dispostos 
em módulos à saber: 
 Indexação onde o sistema é personalizado com as características 
específicas da empresa-cliente. 
 Impressão de rótulos para as caixas e pastas; 
 Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis para 
alocação das unidades integrantes do acervo na sede da empresa; 
 Definição automática do local de arquivamento de novos documentos 
de acordo com o título; 
 Controle de empréstimos de documentos; 
 Histórico das solicitações e devoluções; 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
31
 Controle de temporalidade, com relatório de documentos a serem 
expurgados; 
 Realização de consultas; 
 Categorias de permissão conforme o usuário, com restrições de acesso 
a índices e documentos predeterminados, e delimitações para consulta, 
inclusão e exclusão de documentos e operações de funções 
avançadas. 
 A vantagem com esta padronização de módulos oferece ao cliente: 
 Disponibilização de espaço físico; 
 Organização física adequada; 
 Sistema de identificação visual; 
 Padronização dos métodos de arquivamento; 
 Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos; 
 Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos; 
 Redução de custos com a administração e manutenção dos arquivos; 
 Atendimento às normas ISO1 de armazenagem e rastreamento de 
informações e documentos. 
 As prestadoras de serviços que oferecem as empresas uma 
organização para arquivos informatizados criam metodologias para garantir 
e agilizar uma implantação eficiente da Gestão de Documentos. Há casos 
em que as terceirizadas criam metodologias de gestão estratégica de 
documentos, informação e conhecimento corporativo. 
 Para aplicação dessas metodologias é feito um projeto inicial em 
que são formalizadas e documentadas as técnicas, produtos e serviços que 
serão adotados no sistema da gestão documental criado especificamente 
para cada instituição de acordo com suas características e necessidades. 
 O objeto de análise consiste nos: 
 Departamentos e segmentos do cliente que farão parte dos trabalhos 
e sua abrangência; 
 
1 Abreviatura de “International Organization for Standardization”, ou seja, Organização 
Internacional de Normalização. 
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Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
32
 Responsáveis envolvidos e suas atribuições; 
 Verificação dos títulos documentais do acervo do cliente, os 
procedimentos, técnicas e soluções que serão aplicadas para cada 
título; 
 Disseminação dos documentos nos departamentos definidos da 
empresa; 
 Prazos de permanência dos documentos nos arquivos, ativo, semi-
ativo, inativo e a transferência de um arquivo para outro; 
 Registro das especificações dos fluxos de trabalho da empresa, com 
a seqüência das tarefas e prazos do início ao fim do processo - 
workflow. 
 
 Objetivos principais a serem alcançados: 
 Gestão total das informações da empresa, independente da mídia 
utilizada; 
 Desenvolvimento de manuais contendo a metodologia de criação, 
tratamento, disseminação da informação, arquivamento e 
destinação final documentação a ser gerada regularmente; 
 Treinamento dos usuários e responsáveis pelos arquivos para 
operação dos acervos, dos Sistemas e Softwares implantados; 
 Organização e inventário dos acervos já existentes; 
 Manutenção regular dos arquivos, ativo com remanejamento, 
tratamento, eliminação ou envio de documentos para o serviço de 
guarda; 
 Criação do Centro de Gestão de Documentos com serviços de: 
pesquisa, aquisição, organização, estruturação e disseminação da 
informação, como também a elaboração da TTD e taxonomias, 
digitalização de documentos e demais atividades para 
racionalização e eficiência às informações geradas externa e 
internamente; 
 Automação dos processos de trabalho com envio de tarefas para 
cada responsável – ferramenta de workflow. 
 
 Para agilizar a gestão de documentos e processos as empresas utilizam: 
Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestãode Documentos em Arquivo Hospitalar 
33
 Software de GED – Gestão de Documentos -que informatiza os arquivos 
em papel, digital e eletrônico da empresa. Digitaliza documentos, 
armazena arquivos digitais e eletrônicos de qualquer extensão e 
disponibiliza todos via internet com o sistema da empresa terceirizada. 
 Software Workflow – Gestão de Processos – que automatiza os 
processos e os fluxos de trabalho da empresa, possibilitando a 
padronização e a agilidade na execução das tarefas, tendo maior 
produtividade, redução de custos e vantagens competitivas. 
 Digitalização – permite o acesso e a disseminação das informações 
entre os usuários e colaboradores, com a visualização instantânea e a 
multi-usuários das imagens de documentos, em qualquer computador 
conectado à internet. Nos servidores dessas empresas, as imagens 
digitais armazenadas estão acessíveis 20h por dia nos 7 dias da 
semana pelo site. O acesso só é permitido através de senha e login de 
acordo com a categoria do usuário: administrativo, clientes, 
fornecedores, empregados, colaboradores, etc. 
 
A inserção dos dados, a indexação e a digitalização de documentos 
podem ser realizadas pela prestadora dos serviços ou pelo cliente em qualquer 
departamento através do sistema Web. 
Os sistemas de informação ajudam na gestão dos pacientes e 
funcionamento da instituição hospitalar e às vezes estão em um único sistema. 
O hospitalar é desenvolvido para auxiliar na gestão de toda a informação 
clínica e administrativa para melhorar a qualidade da prestação dos serviços de 
saúde. 
Nos sistemas hospitalares há vários tipos de sistemas organizacionais: 
 Vários registros clínicos eletrônicos departamentais, adaptados às 
necessidades da especialidade, com uma base de dados do sistema de 
informação e sem relação com os outros sistemas de registos clínicos; 
 Vários registros clínicos eletrônicos departamentais, semelhantes aos 
anteriores mas onde as bases de dados comunicam entre si; 
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Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
34
 Um único sistema de registros clínico eletrônico hospitalar, em que 
todas as especialidades trabalham com o mesmo registro clínico 
eletrônico, embora as interfaces de introdução de dados possam ser 
adaptados a cada uma delas. Neste caso os sistemas de apoio clínico, 
que correspondem aos sistemas de informação de radiologia, de 
patologia (exames de anatomia patológica), de hematologia e 
bioquímica e de laboratórios que avaliam a função (como ECG, testes 
de função respiratória) alimentam ou não o Registro Clínico Eletrônico; 
 Vários registros clínicos eletrônicos departamentais, mas o 
armazenamento da informação clínica é feita em várias bases de dados 
hospitalares não diretamente associados aos registros eletrônicos. 
Existe uma plataforma comum a todos os sistemas de informação que 
permite a comunicação dos dados entre cada um. Um dos aspectos 
mais importantes para a existência de um sistema de informação 
hospitalar desta natureza é a compatibilidade entre os vários sistemas 
informáticos. 
 
Esses sistemas integram outros sistemas já existentes e refletem os 
vários departamentos existentes. 
4.1 SISTEMAS INFORMATIZADOS PARA O PRONTUÁRIO MÉDICO 
As normas técnicas para o uso de sistemas informatizados para a 
guarda e manuseio do prontuário médico, foram estabelecidas para manter a 
legitimidade e a segurança das informações de acordo com a Resolução CFM 
nº 1.638/2002. 
I - Integridade da Informação e Qualidade do Serviço - O sistema de 
informações deverá manter a integridade da informação através do controle de 
vulnerabilidades, de métodos fortes de autenticação, do controle de acesso e 
métodos de processamento dos sistemas operacionais conforme a norma 
ISO/IEC 15408, para segurança dos processos de sistema. 
II - Cópia de Segurança - Deverá ser feita cópia de segurança dos dados do 
prontuário pelo menos a cada 24 horas. Recomenda-se que o sistema de 
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informação utilizado possua a funcionalidade de forçar a realização do 
processo de cópia de segurança diariamente. O procedimento de back-up deve 
seguir as recomendações da norma ISO/IEC 17799, através da adoção dos 
seguintes controles: 
 Documentação do processo de backup/restore; 
 As cópias devem ser mantidas em local distante o suficiente para livrá-
las de danos que possam ocorrer nas instalações principais; 
 Mínimo de três cópias para aplicações críticas; 
 Proteções físicas adequadas, de modo a impedir acesso não 
autorizado; 
 Possibilitar a realização de testes periódicos de restauração. 
 
III - Bancos de Dados - Os dados do prontuário deverão ser armazenados em 
sistema que assegure, pelo menos, as seguintes características: 
 Compartilhamento dos dados; 
 Independência entre dados e programas; 
 Mecanismos para garantir a integridade, controle de conformidade e 
validação dos dados; 
 Controle da estrutura física e lógica; 
 Linguagem para a definição e manipulação de dados (SQL - Standard 
Query Language); 
 Funções de auditoria e recuperação dos dados. 
 
IV - Privacidade e Confidencialidade - Com o objetivo de garantir a privacidade, 
confidencialidade dos dados do paciente e o sigilo profissional, faz-se 
necessário que o sistema de informações possua mecanismos de acesso 
restrito e limitado a cada perfil de usuário, de acordo com a sua função no 
processo assistencial: 
 Recomenda-se que o profissional entre pessoalmente com os dados 
assistenciais do prontuário no sistema de informação; 
 A delegação da tarefa de digitação dos dados assistenciais coletados a 
um profissional administrativo não exime o médico, fornecedor das 
informações, da sua responsabilidade desde que o profissional 
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administrativo esteja inserindo estes dados por intermédio de sua senha 
de acesso; 
 A senha de acesso será delegada e controlada pela senha do médico a 
quem o profissional administrativo está subordinado; 
 Deve constar da trilha de auditoria quem entrou com a informação; 
 Todos os funcionários de áreas administrativas e técnicas que, de 
alguma forma, tiverem acesso aos dados do prontuário deverão assinar 
um termo de confidencialidade e não-divulgação, em conformidade com 
a norma ISO/IEC 17799. 
V - Autenticação - O sistema de informação deverá ser capaz de identificar 
cada usuário através de algum método de autenticação. Em se tratando de 
sistemas de uso local, no qual não haverá transmissão da informação para 
outra instituição, é obrigatória a utilização de senhas. As senhas deverão ser 
de no mínimo 5 caracteres, compostos por letras e números. Trocas periódicas 
das senhas deverão ser exigidas pelo sistema no período máximo de 60 
(sessenta) dias. Em hipótese alguma o profissional poderá fornecer a sua 
senha a outro usuário, conforme preconiza a norma ISO/IEC 17799. O sistema 
de informações deve possibilitar a criação de perfis de usuários que permita o 
controle de processos do sistema. 
VI - Auditoria - O sistema de informações deverá possuir registro (log) de 
eventos, conforme prevê a norma ISO/IEC 17799. Estes registros devem 
conter: 
 A identificação dos usuários do sistema; 
 Datas e horários de entrada (log-on) e saída (log-off) no sistema; 
 Identidade do terminal e, quando possível, a sua localização; 
 Registro das tentativas de acesso ao sistema aceitas e rejeitadas; 
 Registro das tentativas de acesso a outros recursos e dados, aceitas e 
rejeitadas. 
 Registro das exceções e de outros eventos de segurança relevantes 
devem ser mantidos por um período de tempo não inferior a dez anos, 
para auxiliar em investigações futuras e na monitoração do controle de 
acesso. 
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VII - Transmissão de Dados - Para a transmissão remota de dados 
identificados do prontuário, os sistemas deverão possuir um certificado digital 
de aplicação única emitido por uma AC (Autoridade Certificadora) credenciada 
pelo ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, responsável pela AC 
Raiz da estrutura do ICP-Brasil – Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira, 
a fim de garantir a identidade do sistema. 
VIII - Certificação do software - A verificação do atendimento destas normas 
poderá ser feita através de processo de certificação do software junto ao CFM, 
conforme especificado a seguir. 
IX - Digitalização de prontuários - Os arquivos digitais oriundos da digitalização 
do prontuário médico deverão ser controlados por módulo do sistema 
especializado que possua as seguintes características. 
 Mecanismo próprio de captura de imagem em preto e branco e colorida 
independente do equipamento scanner; 
 Base de dados própria para o armazenamento dos arquivos 
digitalizados; 
 Método de indexação que permita criar um arquivamento organizado, 
possibilitando a pesquisa futura de maneira simples e eficiente; 
 Mecanismo de pesquisa utilizando informações sobre os documentos, 
incluindo os campos de indexação e o texto contido nos documentos 
digitalizados, para encontrar imagens armazenadas na base de dados; 
 Mecanismos de controle de acesso que garantam o acesso a 
documentos digitalizados somente por pessoas autorizadas. 
Para se obter a certificação dos sistemas informatizados para a guarda e 
manuseio do prontuário médico, é preciso ser credenciado. Este 
credenciamento pode ser feito por todas as pessoas físicas, organizações ou 
empresas desenvolvedoras de sistemas informatizados para a guarda e 
manuseio do prontuário médico que desejarem obter a certificação do CFM e 
da SBIS deverão cumprir os seguintes passos: 
1) Responder e enviar via Internet, o questionário básico, disponível na 
página do CFM: http://www.cfm.org.br/certificacao; 
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2) O questionário remetido será analisado pelo CFM/SBIS, que emitirá um 
parecer inicial aprovando ou não o sistema proposto. Este parecer será 
enviado, via Internet, ao postulante; 
3) Caso aprovado, os sistemas de gestão de consultórios e pequenas 
clínicas (sistemas de menor complexidade) deverão ser encaminhados à sede 
do CFM para análise. Os sistemas de gestão hospitalar ou de redes de atenção 
à saúde (sistemas de maior complexidade) que não possam ser enviados 
serão analisados "in loco" (sob a responsabilidade do CFM/SBIS); 
4) O processo de avaliação consistirá na análise do cumprimento das 
normas técnicas acima elencadas. A aprovação do sistema estará 
condicionada ao cumprimento de todas as normas estabelecidas; 
5) Em caso de não-aprovação do sistema, serão especificados os motivos 
para que as reformulações necessárias sejam encaminhadas; 
6) Uma vez aprovado o sistema na versão analisada, além do documento 
de certificação o CFM e a SBIS emitirão um selo digital de qualidade que 
poderá ser incorporado na tela de abertura do sistema; 
7) A tabela de custos para o processo de certificação dos sistemas de 
informação de prontuário eletrônico encontra-se disponível no site 
http://www.cfm.org.br/certificacao; 
8) A certificação deverá ser revalidada a cada nova versão do sistema, 
seguindo os mesmos trâmites anteriormente descritos. 
Apesar das leis e resoluções para o tratamento da documentação 
hospitalar, Rodrigues Filho; Xavier e Adriano (2001, p. 112), comentam que “se 
os sistemas de arquivo médico nos hospitais brasileiros são pobres e 
desorganizados, o mesmo acontece com muitos hospitais de países 
desenvolvidos”. 
São encontradas falhas de: conteúdo, onde os registros são ilegíveis, 
não acurados, são fragmentados, incompletos, incompreensíveis, excessivos 
ou redundantes; de formato, onde se apresentam de forma sem uma 
ordenação lógica; de acesso, onde não são facilmente localizados; e de 
indisponibilidade, não são colocados em locais determinados sendo difícil 
localiza-los. 
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5 CONSIDERAÇÕES FINAIS 
Após a pesquisa bibliográfica sobre o tema, pode-se concluir o aumento 
de documentos armazenados pelos estabelecimentos de saúde e alguns fazem 
parte do prontuário do paciente. O prontuário é propriedade física da instituição 
hospitalar em que o paciente é assistido e tem o dever de guardar este 
documento. 
Com os avanços da tecnologia de informação e telecomunicações são 
oferecidos novos métodos de armazenamento e de transmissão de dados. As 
informações dos pacientes começaram a ser de forma manuscrita para que seu 
quadro clínico fosse acompanhado, desde a evolução do seu estado de saúde 
até sua recuperação. 
A evolução da comunicação humana se desenvolve a cada dia e são 
oferecidos equipamentos e formas de se preservar os acontecimentos da 
sociedade. Estas informações são preservadas ao longo do tempo de acordo 
com a cultura existente em cada época. 
O surgimento dos arquivos informatizados tenta armazenar de forma 
mais coesa e facilitar seu acesso posterior com os avanços que vão ocorrendo. 
O gerenciamento eletrônico é um meio de gerar, controlar, armazenar, 
disseminar e recuperar as informações existentes nos documentos. 
Qualquer empresa, independente de sua atividade ou porte, pode fazer 
a implantação do gerenciamento eletrônico de documentos para integrar seus 
departamentos. Alguns documentos nas empresas são produzidos 
eletronicamente independente de ter o gerenciamento eletrônico ou não, esse 
documentos são produzidos em softwares de word, excel desenhos, e-mails. 
Existem empresas que terceirizam seus serviços para a organização 
documental criadas nas instituições, pois elas possuem profissionais 
qualificados, ferramentas de sistemas e desenvolvem metodologias que serão 
aplicadas para cada cliente oferecendo técnicas e softwares atualizados. 
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Sem o gerenciamento eletrônico ocorre o excesso de cópias, a 
duplicação de arquivos, a má utilização de espaço físico e de armazenamento, 
o que acarreta o aumento de custos desnecessários. 
Os documentos digitalizados têm a vantagem de economizar espaço 
físico; otimização dos fluxos de trabalho; ganho de produtividade; facilita o 
acesso às informações, de geração e distribuição de dados. Por outro lado a 
digitalização também trás desvantagens como a fragilidade do 
armazenamento; a rápida mudança nos modelos de hardware, software e 
formatos; suspeita na integridade dos documentos; complexidade e alto custo 
para preservação e a dependência social da informação digital. 
A literatura consultada nos meios impressos e eletrônicos possibilitou o 
expor neste trabalho o conhecimento adquirido. 
O sistema de informação hospitalar é um sistema desenhado para 
auxiliar na gestão de toda a informação clínica e administrativa da instituição, 
para melhorar a qualidade dos serviços prestados a seus pacientes, integrando 
outros sistemas já existentes, integrando a equipe de saúde e o paciente, 
reduzindo custos e proporcionando o avanço do conhecimento clínico. 
É preciso que os profissionais de saúde e as associações médicas, 
participem conjuntamente para o desenvolvimento do SIH – Sistema de 
Informação Hositalar, para garantir a integração dos dados administrativos e 
clínicos possibilitando o bom funcionamento do sistema e atender as 
solicitações tanto dos profissionais em saúde como dos pacientes. 
Apesar da tecnologia trazer mudanças e às vezes não tão seguras, é 
preciso que os profissionais estejam familiarizados com os avanços 
tecnológicos e estudá-los para que não se torne uma ameaça. A tecnologia 
também tras benefíciosque atendem as necessidades dos usuários. 
 
 
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de Janeiro: Campus, 1987. 
 
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Teresa Cristina Ferreira da Silva 
Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar 
42
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ANEXOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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RESOLUÇÃO CFM nº 1.638/2002 
"Define prontuário médico e torna obrigatória a criação da Comissão de Revisão de 
Prontuários nas instituições de saúde". 
O CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, no uso das atribuições que lhe confere a Lei nº 
3.268, de 30 de setembro de 1957, regulamentada pelo Decreto nº 44.045, de 19 de julho de 
1958, e 
CONSIDERANDO que o médico tem o dever de elaborar o prontuário para cada paciente a 
que assiste, conforme previsto no art. 69 do Código de Ética Médica; 
CONSIDERANDO que o prontuário é documento valioso para o paciente, para o médico que o 
assiste e para as instituições de saúde, bem como para o ensino, a pesquisa e os serviços 
públicos de saúde, além de instrumento de defesa legal; 
CONSIDERANDO que compete à instituição de saúde e/ou ao médico o dever de guarda do 
prontuário, e que o mesmo deve estar disponível nos ambulatórios, nas enfermarias e nos 
serviços de emergência para permitir a continuidade do tratamento do paciente e documentar a 
atuação de cada profissional; 
CONSIDERANDO que as instituições de saúde devem garantir supervisão permanente dos 
prontuários sob sua guarda, visando manter a qualidade e preservação das informações neles 
contidas; 
CONSIDERANDO que para o armazenamento e a eliminação de documentos do prontuário 
devem prevalecer os critérios médico-científicos, históricos e sociais de relevância para o 
ensino, a pesquisa e a prática médica; 
CONSIDERANDO a legislação arquivística brasileira, que normatiza a guarda, a temporalidade 
e a classificação dos documentos, inclusive dos prontuários médicos; 
CONSIDERANDO o teor do Parecer CFM nº 30/2002, aprovado na Sessão Plenária de 10 de 
julho de 2002; 
CONSIDERANDO, finalmente, o decidido em Sessão Plenária de 10 de julho de 2002. 
RESOLVE: 
Art. 1º - Definir prontuário médico como o documento único constituído de um conjunto de 
informações,