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Unidade 3 Livro Didático Digital Dayanna dos Santos Costa Maciel Planejamento Estratégico Diretor Executivo DAVID LIRA STEPHEN BARROS Diretora Editorial ANDRÉA CÉSAR PEDROSA Projeto Gráfico MANUELA CÉSAR ARRUDA Autora DAYANNA DOS SANTOS COSTA MACIEL Desenvolvedor CAIO BENTO GOMES DOS SANTOS A AUTORA Dayanna dos Santos Costa Maciel Olá! Meu nome é Dayanna dos Santos Costa Maciel. Sou formada em Administração pela Universidade Federal de Campina Grande (UFCG) com Mestrado acadêmico nessa mesma área de conhecimento, este com ênfase em Estratégia e Inovação (pela Universidade Federal da Paraíba em 2019). Também possuo mestrado acadêmico em Gestão de Recursos Naturais (UFCG, 2014) com ênfase de pesquisa em Estratégia Ambiental focada em modelos e ferramentas de gestão nas empresas. Tenho experiência técnico-profissional no ensino da Administração ministrando disciplinas como Planejamento Estratégico, Cultura organizacional e liderança, Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais, entre outras a nível de graduação e pós-graduação. Sou apaixonada por gestão e planejamento, e lecionar esse conteúdo para mim consiste emergir junto com os discentes em um universo de possibilidades de gestão, nas quais a criatividade para traçar estratégias e analisar cenários torna-se o principal ingrediente presente no processo de ensino e aprendizagem, bem como da atuação dos futuros gestores em formação. Adoro transmitir meus conhecimentos e minha experiência de vida àqueles que estão iniciando em suas profissões. Por isso fui convidada pela Editora Telesapiens a integrar seu elenco de autores independentes. Estou muito feliz em poder ajudar você nesta fase de muito estudo e trabalho. Conte comigo! Olá. Meu nome é Manuela César de Arruda. Sou a responsável pelo projeto gráfico de seu material. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez que: ICONOGRÁFICOS INTRODUÇÃO: para o início do desenvolvimento de uma nova com- petência; DEFINIÇÃO: houver necessidade de se apresentar um novo conceito; NOTA: quando forem necessários obser- vações ou comple- mentações para o seu conhecimento; IMPORTANTE: as observações escritas tiveram que ser priorizadas para você; EXPLICANDO MELHOR: algo precisa ser melhor explicado ou detalhado; VOCÊ SABIA? curiosidades e indagações lúdicas sobre o tema em estudo, se forem necessárias; SAIBA MAIS: textos, referências bibliográficas e links para aprofundamen- to do seu conheci- mento; REFLITA: se houver a neces- sidade de chamar a atenção sobre algo a ser refletido ou discutido sobre; ACESSE: se for preciso aces- sar um ou mais sites para fazer download, assistir vídeos, ler textos, ouvir podcast; RESUMINDO: quando for preciso se fazer um resumo acumulativo das últimas abordagens; ATIVIDADES: quando alguma atividade de au- toaprendizagem for aplicada; TESTANDO: quando o desen- volvimento de uma competência for concluído e questões forem explicadas; SUMÁRIO Planejamento organizacional e estratégia: Metas e planos ........11 Visão geral de metas e planos: O que são? ............................................................11 Propósito das metas ................................................................................................................14 Metas organizacionais .................................................................................................................15 Planejamento com foco em metas e objetivos: Administração por objetivo (APO) ......................................................................................20 Administração por objetivos: Origens e características .................................20 Critérios e hierarquia dos objetivos ................................................................................23 Modelos de APO e apreciação crítica ....................................................................26 Estabelecimento de planos ante a objetivos e metas .............29 Tipos de Planos ..........................................................................................................................29 Planejamento de contingência: Administrando a Crise ........................................31 Planejamento no novo contexto de trabalho ..............................................................35 A implantação da estratégia .............................................................37 Implementação das estratégias: Os passos ............................................................37 Construindo o plano de ação e cronograma de atividades ................................41 Planejamento estratégico8 UNIDADE 03 LIVRO DIDÁTICO DIGITAL Planejamento estratégico 9 INTRODUÇÃO Você já parou para pensar em seus objetivos, planos e metas de vida? Como eles estão organizados a fim de proporcionar o seu desenvolvimento pessoal? Como eles estão vinculados a sua estratégia de vida? Pois bem, se você não parou para pensar te digo, as organizações pensam nisso o tempo todo! Isso mesmo! Assim como as pessoas (físicas) as organizações como pessoas jurídicas estabelecem objetivos, metas e planos para que possam se desenvolver; e esses objetivos estão diretamente ligados a estratégia da empresa e o seu planejamento. Pois bem, é isso que vamos aprender nessa unidade: Como as organizações estabelecem planos, metas e objetivos e como estes se relacionam com o planejamento e estratégia organizacional. Além disso, vamos entender como as estratégias são implementadas nas organizações considerando esses conceitos. Preparado (a) para embarcar nessa viagem de conhecimento? Vamos lá! Planejamento estratégico10 Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 3. Nosso propósito é auxiliar você no desenvolvimento das seguintes objetivos de aprendizagem até o término desta etapa de estudos: 1. Compreender objetivos, metas e planos organizacionais e a relação entre eles. 2. Entender como o planejamento e o estabelecimento de objetivos e metas ajudam no desempenho organizacional. 3. Diferenciar os tipos de planos estendendo a esse entendimento para o planejamento de contingência e descentralizado. 4. Descrever como as estratégias são implantadas nas organizações a partir de planos de ação. Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao conhecimento? Ao trabalho! OBJETIVOS Planejamento estratégico 11 Planejamento organizacional e estratégia: Metas e planos OBJETIVO Ao término deste capítulo você será capaz de compreender a diferença entre metas e planos, e como esses dois elementos do planejamento se relacionam entre si. Isso é de suma importância, uma vez que a partir desse conhecimento você poderá objetivamente definir na sua atuação profissional metas e planos consistentes com a estratégia da empresa a qual você estará atuando. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante! Visão geral de metas e planos: O que são? As organizações precisam de um norte para desempenhar suas atividades, certo? Essa direção estudamos em outras atividades que ela consiste na estratégia da empresa. Mas essa estratégia para que seja colocada em prática precisa ser traduzida em metas e planos. Essa tradução, assim podemos dizer é o passo a passo das atividades com definição de um padrão almejado dessas. Aqui vamos apreender inicialmente no que consiste esses dois elementos do planejamento organizacional: metas e planos. VOCÊ SABIA? Que a definição de metas faz parte do nosso dia-dia. No trabalho, no lazer, nas atividades do lar, etc. consciente ou inconscientemente estamos estabelecendo metas. Trazendo essa visão para o dia-dia das organizações, o estabelecimento de planos e metas deve ser consciente, bem como orientado para os objetivos organizacionais e medidas de desempenho. Planejamento estratégico12 No contexto empresarial, metas e planos são atribuições dos gerentes. O que se esperaé que esses sejam capazes de desenvolver planos eficazes que se adaptem as condições da empresa ante um ambiente de incertezas. Diante do que destacamos acima é fato que metas e planos são conceitos gerais da nossa sociedade. Nas empresas metas e planos são conceitos que definem o planejamento dessas. DEFINIÇÃO Planejamento em linhas gerais é determinar metas e meios da organização para atingi-las. Mas em fim o que é um plano? E o que é uma meta? Sendo objetivos, plano específica meios e metas visualiza um estado futuro da organização. Vejamos a seguir a definição desses conceitos. DEFINIÇÃO Planos são esboços de realização da meta, especificam alocações de recursos, programações, tarefas, etc. Metas especificam os fins futuros, um estado futuro que a organização imagina. Deixamos claro aqui e nossas mentes: Metas especificam fins e estão relacionadas ao futuro; planos especificam os meios de hoje para atingir fins futuros. Então metas = fins e planos = a meios. Entendido? Prontinho, agora que essa diferença está clara, vamos compreender metas e planos no contexto do planejamento empresarial, para isso analisamos a figura 1. Planejamento estratégico 13 Figura 1 – Níveis de metas e planos nas organizações Fonte: adaptado de Daft (2005) Na figura 1 temos a visão hierárquica de como metas e planos são estabelecidos considerando os níveis organizacionais. No nível mais alto (estratégico), o estabelecimento de metas e planos tem como foco a organização apresentar uma mensagem de legitimidade para o seu ambiente externo. Essa mensagem é direcionada a investidores, clientes, fornecedores e comunidade. Nos níveis mais baixos (tático e operacional) o foco da mensagem é interno, nesse caso se busca passar para os colaboradores desses níveis ideias relacionadas a legitimidade da empresa, motivação, guias, fundamentos lógicos e padrões de funcionamento. É importante que você a atuar nas organizações saiba exatamente o foco do estabelecimento de planos e metas e cada nível e seus respectivos responsáveis. Assim, temos que o planejamento de uma organização começa ante a sua missão formal que exprime o proposito básico dessa, deixando claro para as pessoas de fora da organização (especialmente) e seus colaboradores internos). Uma vez observada a missão os gestores da alta gerência da organização estabelecem metas e planos estratégicos, que tem como Planejamento estratégico14 função comprometerem-se e comprometer os demais níveis com a eficiência e eficácia organizacional. Conseguintemente, ante a missão da empresa e as metas e planos estratégicos os gestores médios, ou seja, os chefes de divisões ou unidades formulam planos táticos que descrevem as ações necessárias para se cumprir os planos estratégicos. Por sua vez, os gerentes de linha ficam responsáveis por identificar os procedimentos específicos dos departamentos individuais e dos funcionários. Nesse nível os planos operacionais refletem as tarefas específicas e processos que contribuem para o cumprimento das metas táticas e estratégicas. Propósito das metas Vimos que as metas não especificam fins organizacionais futuros. Dessa forma ela tem um propósito. Vamos então deixar claro esse propósito para avançarmos em nossos estudos sobre a compreensão de planos e metas: O propósito das metas é: Emitir mensagens ao público interno e externo visando beneficiar o desempenho da organização. Essas mensagens, bem como as implicações dessas para ao desempenho da organização são apresentadas no quadro 1. Quadro 1 –Mensagens emitidas por metas e planos Tipo de mensagem Mensagem Implicações para organização Legitimação “Somos isso. Essa é a nossa identidade”. - A comunidade passa a enxergar a empresa de forma favorável e aceitar sua existência; - Comprometimento dos funcionários com a organização, ante auto identificação de propósitos e objetivos. Motivação e Compromisso “Estamos juntos” - Identificação dos funcionários com a organização; - Motivação e redução do risco de incerteza resultante do esclarecimento das tarefas que cada funcionário deve usar. Guia para ação “Sigamos por esse caminho” - Senso de direção; - Foco de atenção e esforços para alvos e resultados importantes. Planejamento estratégico 15 Tipo de mensagem Mensagem Implicações para organização Fundamentos lógicos para a decisão “Estamos tentando realizar x, portanto y e z devem estar alinhados a x” - Por meio do estabelecimento de metas, as decisões dos gerentes tendem a ser voltadas para garantir que as políticas internas, os papeis, o desempenho, a estrutura, os produtos e as despesas estejam de acordo com o desejado; - Decisões por toda organização estarão alinhadas com o plano. Padrão de desempenho “Temos um padrão de avaliação e desempenho” - Metas definem resultados desejados e servem como critérios de desempenho e proporcionam um padrão de avaliação. Fonte: adaptado de Daft (2005) Em suma, podemos concluir que as metas através de suas mensagens evitam que os gestores pensem apenas no hoje e nas atividades diárias da organização. Este fato é importante, uma vez que quando as organizações de dispersa seu foco em relação a plano e metas geralmente pode ter problemas em relação a sua atuação e competitividade no mercado. Agora que compreendemos a importância dos planos e metas vamos a seguir aprofundar o conhecimento sobre os tipos de planos e a hierarquia de metas. Metas organizacionais Virmos no começo dessa unidade os planos e metas seguem a seguinte lógica de estabelecimento e referência. 1. Missão organizacional; 2. Metas e planos estratégicos; 3. Metas e planos táticos; 4. Metas e planos operacionais. Agora entendamos no que consiste cada tipo de meta e planos. No topo de todas as metas e planos temos a missão da empresa. Ou seja, como estudamos anteriormente, a missão é a razão de existir uma organização. A missão, portanto, é a base do planejamento organizacional e as empresas devem buscar ter essa missão declarada formalmente. Planejamento estratégico16 DEFINIÇÃO “A declaração de missão de uma organização é uma definição ampla do escopo de negócios e operações básicas da organização que a diferencia dos tipos similares de organizações” (DAFT, 2005, p.155). O que precisamos ter em mente quando na prática profissional formos estabelecer uma missão é o que esta deve conter. Em linhas gerais uma missão deve expressar: seu mercado, seus clientes e campos de empenho da organização. SAIBA MAIS Gostaria de conhecer alguns exemplos de missão de empresas? Faça uma busca na internet nos sites de empresas conhecidas, nos sites oficias as empresas deixam a vista a sua declaração de missão. Mas porque é importante ter uma missão organizacional bem definida? Lembra do que estudamos? A missão direciona todos as metas e planos organizacionais, de modo que sem uma missão clara a organização estará assumindo o risco de desenvolver planos que não a levem para onde ela pretende ir. Uma vez com a missão definida a cada nível da organização são estabelecidas metas que levam a organização a cumprir sua missão. Assim temos três tipos de metas: estratégicas, táticas e operacionais. A figura 2 apresenta a definição de cada uma dessas metas Planejamento estratégico 17 Figura 2 – Tipos de metas DEFINIÇÃO METAS Fonte: adaptado de Daft (2005, p.155-156) Assim como as metas os planos também se dividem em estratégicos, táticos e operacionais, como apresenta a figura 3. Figura 3 – Tipos de planos DEFINIÇÃO PLANOS Fonte: adaptado de Daft (2005, p.155-156) Agora que você já sabe no que consiste os planos e as metas é importante destacarmos que essas metas devem levar em consideração um tempo hábil para sua realização, tendo em vista relações de dependência. É importante principalmente quando falamos Planejamento estratégico18 de metas e planos operacionais,que se deve ter uma programação onde se tenha definido espaços de tempo precisos de cada mera operacional, necessárias para as metas táticas e estratégicas. Assim temos que as metas possuem uma hierarquia, ou seja, o atingimento de metas nos níveis baixos possibilita o atingimento de metas dos níveis mais altos. É como subir uma escada, para atingir a meta de chegar a seu topo, tem-se que atingir a meta de subir em cada degrau. Ainda mais, se você tenta pular um degrau, o que acontece? Você pode sofrer uma queda, pois bem assim é na organização, deve-se respeitar a hierarquia das metas. A figura 4 ilustra um exemplo de hierarquia de metas em uma organização de manufatura. Figura 4 – Hierarquia das Metas para uma organização de Manufatura Fonte: adaptado de Daft (2005, p.157) Planejamento estratégico 19 De fato, se você chegou até aqui nos estudos acredito que se deu conta que as metas trazem benefícios para as organizações. Contudo esses benefícios podem estar condicionados as características de diretrizes que foram atribuídas as metas. Portanto vamos definir aqui algumas características de estabelecimento eficaz de metas, são elas: específicas e mensuráveis, cobrem as áreas-chave de resultados; desafiadoras, porém realistas e ligadas a recompensas. Assim temos as seguintes orientações segundo Draft (2005): • Metas devem sempre que possível ser expressas em termos quantitativos; • Metas devem ser definidas para áreas-chave da organização; • As metas devem ser desafiadoras, mas não impossíveis de serem alcançadas • Deve-se recompensar os funcionários e equipes no que tange ao atingimento de metas. RESUMINDO E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Aqui você basicamente aprendeu a diferença ente planos e metas organizacionais e a relação entre esses. De modo objetivo as metas remetem ao futuro a aos fins, enquanto os planos referem-se ao presente e aos meios. Vimos que a definição de metas e planos é uma atribuição do gestor como uma das atividades do planejamento organizacional. Nesse sentido a empresa antes de qualquer plano ou meta deve ter bem definida a sua missão. Ou seja, a declaração de missão da empresa é a base para a definição de planos e metas organizacionais nos níveis estratégicos, táticos e operacionais. Por último apreendemos que as metas devem ser estabelecidas de forma eficaz, para isso deve-se considerar que as metas devem ser específicas e mensuráveis, focadas em áreas- chave de resultados da empresa, desafiadoras, realistas e ligadas a recompensas. Planejamento estratégico20 Planejamento com foco em metas e objetivos: Administração por objetivo (APO) OBJETIVO Ao término deste capítulo você será capaz de apreender como o planejamento e o estabelecimento de metas ajudam a organização a alcançar seus objetivos. Aqui você vai aprender sobre a administração por objetivo, que consiste em um método no qual gerentes e funcionários definem metas por departamento, projetos ou pessoas com foco na melhoria do desempenho organizacional. Esses conhecimentos irão norteá-lo quando em sua prática profissional for necessário estabelecer objetivos e metas organizacionais. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante! Administração por objetivos: Origens e características Vamos lá! Aqui vamos começar destacando como surgiu a ideia de administrar a organização por intermédio de objetivos e metas. Segundo Chiavenato (2014) a Administração por Objetivos (APO) surgiu em resposta as exigências ambientais internas e externas sofridas pelas organizações na década de 50. A esse respeito Chiavenato (2014, p.228) assevera: A Administração por Objetivos (APO) ou administração por resultados constitui o modelo administrativo identificado com o espírito pragmático e democrático da Teoria Neoclássica. Seu aparecimento ocorreu em 1954, quando Peter F. Drucker publicou um livro sobre a Administração por Objetivos, sendo considerado o pai da APO. Diante desse contexto de surgimento a APO consiste então em um processo no qual os gerentes e seus subordinados identificam objetivos comuns, definem as responsabilidades de cada um no que tange a resultados almejados utilizando os objetivos identificados como guia de atividades. Planejamento estratégico 21 DEFINIÇÃO “A APO é um método no qual as metas são definidas, responsabilidades são especificadas e passam a constituir os indicadores ou padrões de desempenho” (CHIAVENATO, 2014, p.228). A ideia central da APO é que os objetivos definidos em comum acordo entre gerentes e subordinados, bem como as metas sejam mecanismos de avaliação de desempenho deles próprios ao cumprimento da meta, de modo que o resultado obtido por estes é comparado aos resultados esperados pela organização. Dentro dessa concepção a APO tem a seguinte lógica de desenvolvimento apresentada pela figura 5. Figura 5 – Lógica de trabalho a APO Fonte: adaptado de Chiavenato (2014) Planejamento estratégico22 Dentro da lógica da APO, essa apresenta algumas características que precisamos entender. Nesse sentido o quadro 2 apresenta objetivamente cada uma dessas características. Quadro 2 –Características da APO CARACTERÍSTICAS O QUE ENVOLVE Estabelecimento conjunto de objetivos Tanto o gerente quanto o seu subordinado participam ativamente do processo de definir e fixar objetivos. Estabelecimento de objetivos para cada departamento ou posição Determinação dos resultados que o gerente e o subordinado deverão alcançar. Os objetivos, metas e planos devem ser quantificados e com prazos definidos. Interligação entre os vários objetivos departamentais Os objetivos dos vários departamentos ou gerentes envolvidos devem ser estreitamente correlacionados. Ênfase na mensuração e no controle de resultados APO enfatiza a quantificação, a mensuração e o controle. Torna-se necessário mensurar os resultados atingidos e compará-los com os resultados planejados. Contínua avaliação, revisão e reciclagem dos planos Avaliação e revisão regular do processo e dos objetivos alcançados, permitindo que providências sejam tomadas e novos objetivos sejam fixados para o período seguinte. Participação atuante das gerências e dos subordinados Há intensa participação do gerente e do subordinado. Apoio intensivo do staff Implantação da APO requer o apoio intenso de um staff treinado e preparado. A abordagem do tipo “Faça-o você mesmo” não é aconselhável em APO. Fonte: adaptado de Chiavenato (2005) Planejamento estratégico 23 VOCÊ SABIA? Staff é um grupo de pessoas que compõe um órgão na organização que é responsável por assessorar os gestores. Conforme o disposto sobre a APO, podemos notar a ênfase na definição e escolha dos objetivos. Para tanto, vamos a seguir aprofundar como na APO esses objetivos são selecionados. Critérios e hierarquia dos objetivos. Para a organização, a definição de objetivos é importante dentre outros motivos segundo Chiavenato (2010) porque: 1. Proporcionam uma diretriz ou uma finalidade comum; 2. Propiciam o trabalho em equipe; 3. Servem de mecanismo base de avaliação e planos; 4. Melhoram as possibilidades de previsão do futuro; e 5. Ajudam a orientar e prever distribuição de recursos escassos. As organizações possuem muitos objetivos, dentre os quais os mais comuns encontram-se listados na figura 6. Figura 6– Exemplos de objetivos organizacionais Fonte: adaptado de Chiavenato (2014, p. 233) Planejamento estratégico24 Os objetivos assim como as metas devem seguir alguns critérios de definição. Esses critérios buscam definir objetivos que sejam os mais simples e claros possíveis, assim facilitando a direção de esforços organizacionais para o seu atingimento. Portanto, ao se definir objetivosdeve-se: • Relaciona-los as atividades que impactam com maior intensidade os resultados da organização; • Buscar sempre a especificidade, mensuração, ser claro e tomar por base dados concretos; • Ter por foco as atividades da empresa e não nas pessoas; • Traduzir, ou seja, detalhar objetivos em metas subsidiárias; • Fazer uso linguagem compreensível; • Desenvolver objetivos dentro dos princípios de administração (planejamento, organização, direção e controle); • Concentrar-se nos alvos vitais do negócio e não se dispersar em atividades secundárias; • Indicar os resultados a atingir, mas não restringir a escolha dos métodos de como atingir; • O objetivo deve requerer esforço para ser atingindo, mas não deve ser impossível de se atingir; • Representar uma tarefa suficiente para todo o exercício fiscal da empresa; • Ligar o objetivo ao plano de lucros da empresa. Como as organizações definem vários objetivos, como organizá-los? Existem relação de dependência? Se você chegou nesse ponto do nosso estudo já sabe que existe uma relação entre objetivos, metas e planos. Sendo assim, consequentemente temos que os objetivos na empresa são também organizados hierarquicamente nos níveis estratégico, tático (departamento) e operacional, e o atingimento de um objetivo estratégico Planejamento estratégico 25 é condicionado ao atingimento de objetivos operacionais e táticos. A figura 7 exemplifica a organização e relação de dependência dos objetivos. Figura 7– Hierarquia dos objetivos Fonte: adaptado de Chiavenato (2014, p. 234) IMPORTANTE Devemos ter em mente a seguinte relação lógica em relação ao planejamento. Deve-se definir primeiramente os objetivos ou metas e em sequência os planos. Agora que já esclarecemos a essência da APO que é administração por objetivos, a seguir vamos conhecer alguns modelos norteadores de sua aplicação no contexto empresarial, bem como analisar com uma visão crítica essa metodologia utilizada na gestão de empresas. Planejamento estratégico26 Modelos de APO e apreciação crítica A APO surgiu com modelos bastantes variados de aplicação. Embora todos consideram a que essa consiste em um processo cíclico, cada modelo propõe as etapas que o compõe. Aqui vamos compreender dois modelos de APO, o proposto por Humble apund Chiavenato (2010) e outro por Odiorne apund Chiavenato (2010). O modelo proposto por Humble é um modelo sintético conforme destaca Chiavenato (2010, p. 242), esse modelo concebe a APO como: “um sistema dinâmico que procura integrar as necessidades da companhia em definir seus alvos de lucro e crescimento com a necessidade de o gerente contribuir e desenvolver- se. É um estilo de gerência exigente e recompensador” Em suma o modelo de Humble estabelece que o processo de APO consiste em cinco etapas, conforme apresenta a figura 7. Figura 8– Ciclo da APO segundo Humble Fonte: Chiavenato (2014, p. 242) Planejamento estratégico 27 Já Odiorne detalha mais o processo da APO e apresenta essa como o resultado de sete etapas ou atividades, como se pode observar na figura 8. Figura 9– Ciclo da APO segundo Odiorne Fonte: Chiavenato (2014, p. 243) Uma coisa é importante destacarmos e temos claro em nossa mente, que independente de qual modelo a APO seja embasada, ele sempre deve contemplar as seguintes atividades ou etapas: estabelecimento de objetivos ou metas; desenvolvimento de plano de ação; revisão do progresso; e avaliação de desempenho. A APO conforme descrevemos aqui apresenta uma série de benéficos para organização, contudo também a uma série de problemas que podemos identificar na sua operacionalização. Vamos analisar criticamente essa metodologia. Positivamente a APO se destaca como Planejamento estratégico28 uma metodologia que tem por benefícios: direcionar o foco dos gerentes e funcionários nas atividades que conduzem ao alcance de objetivos/ meta; metas/objetivos de desempenho abrangem todos os níveis da empresa, gerando um sentimento que a empresa pode melhorar seu desempenho em todos os níveis organizacionais; os funcionários passam a se sentir motivados; e alinhamento estratégico entre objetivos/metas estabelecidas. Em contra partida, a APO pode ser um processo de difícil aplicação ou gestão quando consideramos que as empresas então em um ambiente organizacional de constante mudanças. Nesse sentido, a constante necessidade de adaptação das empresas a influências ambientais pode dificultar que o processo de APO se estabeleça nas organizações, haja vista que essas influências vão gerar necessidade constante de mudança e revisão de metas e objetivos estabelecidos. Sendo assim, a seguir na vamos estudar o estabelecimento de planos ante a objetivos e metas definidos no processo de APO e no contexto contingencial das empresas, vamos conhecer então os planos contínuos e os planos de contingência. RESUMINDO E agora, você está pronto para estabelecer objetivos e metas atuando no seu campo profissional? Para tanto vamos revisar o que aprendemos. Aqui vimos que a APO estabelece uma relação entre estabelecimento de objetivos/metas e desenvolvimento organizacional. Entendemos também que cada autor estabelece uma forma cíclica de aplicação prática da APO. Assim, atuando nas empresas estabelecendo objetivos e metas dentro da perspectiva da APO podemos criar o nosso próprio ciclo, contudo deve-se considerar as seguintes etapas básicas de desenvolvimento da APO: estabelecimento de objetivos e metas; desenvolvimento de planos de ação; revisão do progresso; e avaliação do desempenho geral. A respeito do estabelecimento de objetivos vimos que é preciso tomar cuidados, buscando sempre definir objetivos que considerem áreas relevantes de desempenho das empresas, que sejam desafiadores mas alcançáveis, sejam simples de entendimento, entre outras caraterísticas que os objetivos organizacionais devem ter. Planejamento estratégico 29 Estabelecimento de planos ante a objetivos e metas OBJETIVO Ao término deste capítulo você será capaz de diferenciar os tipos de planos, estendendo esse entendimento para o planejamento e contingência e descentralizado. Saber diferenciar os tipos de plano e entender o planejamento em cenários diferentes irá ajudar você na prática de sua profissão estabelecer planos mais condizentes com a realidade do ambiente da empresa em que esses fazem parte. E então? Pronto para desenvolver esta habilidade? Então vamos lá. Avante! Tipos de Planos Olá! Lembra que aprendemos que uma das etapas da APO é o desenvolvimento de planos? Pois bem, aqui vamos tratar dos aspectos importantes relacionados ao estabelecimento de planos tanto no contexto da APO como em um contexto contingencial. Inicialmente vamos entender no contexto da APO como os planos devem ser desenvolvidos. Os planos dentro da perspectiva da APO são os mecanismos de operacionalização da estratégia empresarial resultante de um planejamento estratégico. Nesse sentido assim como os objetivos e metas eles são estabelecidos nos três níveis: estratégico, tático e operacional. De modo que temos a seguinte situação: O planejamento estratégico deve ser desmembrado em planos táticos referentes as principais áreas de atuação dos departamentos da empresa. Esses planos precisam ser coordenados e interligados. Seguindo a hierarquia dos objetivos e metas, os planos táticos por sua vez são desmembrados em planos operacionais específicos. Essa lógica podemos observar na figura 9, que apresenta um esquema típico de planos táticos e operacionais. Planejamento estratégico30 Figura 10– Esquema típico de planos táticos e operacionais Fonte: Chiavenato (2014, p. 241) Planejamento estratégico 31 Embora no contexto da APO os planos serem classificados em estratégicos, táticos e operacionais, os planos podem também serrem classificados conforme a sua utilização em: de uso único, contínuos e decontingência. Os planos de uso único como sugere a classificação são desenvolvidos para o atingimento de um conjunto de metas específicas que não serão possíveis de repetição futura. Já os planos contínuos são ao contrário, eles são desenvolvidos para proporcionar diretrizes para tarefas repetidas dentro da organização. No que tange aos planos de contingência esses remetem a situações específicas. DEFINIÇÃO Planos de contingência são os planos que se constituem como resposta a situações não comuns. São exemplos desses planos os emergenciais, os frutos de contratempos e condições inesperadas. Os planos de contingência são elaborados para cenários, esses planos remetem o que chamamos de planejamento da administração em crise. São os planos adequados quando a organização atua em um ambiente organizacional incerto, e lidam com horizontes de tempo de longo prazo. Planejamento de contingência: Administrando a Crise NOTA Planejamento da administração em crise refere-se as organizações em momentos de crise na empresa estabelecerem metas e planos nessas condições. Quando as empresas enfrentam situações de crise (financeira, mercadológica, etc.) estabelecer planos nessa situação não é uma tarefa simples, para tanto consideremos três estágios essenciais para administrar a crise dentro da perspectiva da definição de planos e metas. A figura 10 Planejamento estratégico32 apresenta esses estágios de forma breve, pontuando suas respectivas etapas. Figura 11– Três estágios da administração de crise ETAPAS ESTÁGIOS Fonte: Adaptado de Daft (2010, p. 194) A fase de prevenção remete tomar iniciativas para antever a crise da organização ou tentar evitá-la. A crise nessa perspectiva pode ser evitada ou prevista a partir da manutenção de bons relacionamentos com clientes, fornecedores, governo, comunidade, e demais partes interessadas. Do mesmo modo o monitoramento do ambiente organizacional permite identificar indicativos de crise, podendo assim a organização se precaver ou agir para evitar que ela ocorra. Na etapa de preparação, é importante selecionar uma equipe multifuncional para entrar em ação no momento de crise. Mas nessa etapa o que vamos destacar é os planos de contingência. Nessa etapa é delineado um Plano de Administração da Crise (PAC). Esse plano é composto por um detalhamento escrito das medias a serem tomadas e por quem caso a crise venha a ocorrer. A figura 11 apresenta objetivamente o que deve conter em um (PAC). Planejamento estratégico 33 VOCÊ SABIA? A maior parte do PAC é um plano de comunicação que define um dado centro de controle da crise e monta um sistema de comunicação completo entre as partes interessadas da organização. Figura 12– Elementos do PAC Fonte: Adaptado de Daft (2010) NOTA Centros de comando são uma forma de reunir a agrupar informações. Eles servem como um local para encontro da equipe da administração da crise se reunir, agrupar, monitorar e disseminar informações ao público de interesse. Vejamos em exemplo de aplicação do PAC e da etapa de preparação da administração da crise. Em 2020 uma pandemia se alastra e chega até o Brasil. Ela é causada pelo corona vírus, o qual é de um vírus de alto contágio. Pare e pense um pouco. Como as empresas poderiam evitar uma crise em suas atividades oriundas dos procedimentos preventivos de Planejamento estratégico34 contágio, se que o procedimento recomendado é que as pessoas evitem saírem de suas casas e que os estabelecimentos comerciais deixem de funcionar para evitar aglomerações de pessoas? Bem, tomando como base a fase de prevenção da administração da crise, as empresas deveriam estar monitorando seu ambiente e prevendo quando essa pandemia poderia afetar o Brasil e ir se preparando construindo relacionamento com seus clientes de modo que em caso de crise os produtos passem a ser comercializados sem a necessidade dos clientes irem as lojas. No caso do PAC, as empresas deveriam planejar formas de atendimento alternativas, bem como formas de comunicação entre clientes, funcionários e fornecedores que não requerem contato social por exemplo. Esse planejamento, portanto, seria composto por planos contingenciais, como resposta a uma situação de emergência. Compreendeu a importância dos planos contingenciais, PAC e etapa de preparação? Por último temos a etapa de refreamento. Como no exemplo do parágrafo anterior, algumas crises são inevitáveis, embora a empresa tenha se preparado. Nesse sentido quando a crise chega à resposta tem que ser rápida para evitar prejuízos irreparáveis o desempenho da organização. Nesse caso a equipe deve estar preparada para colocar em prática o plano de administração da crise. Nesse sentido temos que o treinamento para a prática dos planos contingenciais é de suam importância. Mas o que devemos ter em mente no que tange a relação de estabelecimentos de planos e a administração da crise? Devemos entender que esses planos são embasados no fortalecimento das relações com os stakeholders. Portanto, planos de contingência devem ser delineados considerando os papéis de cada grupo de interesse da organização no momento que haja necessidade de implementação desses planos. Mas você sabe quem são os principais grupos de interesses que a organização deve considerar nesse caso? A figura 12 elenca esses stakeholderes. ACESSE Gostaria de saber mais sobre os stakeholderes das empresas, sua importância e influência na gestão das organizações? Se sim, acesse: https://rockcontent.com/blog/stakeholder/. Nesse post você vai encontrar informações a respeito de quem eles são e o impacto deles nas empresas. https://rockcontent.com/blog/stakeholder/ Planejamento estratégico 35 Figura 13– Stakeholders Organizacionais Fonte: Adaptado de Daft (2010) Planejamento no novo contexto de trabalho Estudamos até aqui como os planos são delineados nas organizações num contexto da administração por objetivos e em cenário de crise. Em ambos os casos o que temos até então é uma visão mais atual do planejamento, no qual objetivos, metas e planos são estabelecidos pelos gestores nos diversos níveis organizacionais. Contudo uma visão tradicional do planejamento defendia a separação entre planejadores e gestores. Atualmente a centralização do planejamento, assim podemos considerar já não é aplicada como nas abordagens tradicionais de planejamento no qual se tinha um departamento de planejamento central. DEFINIÇÃO Departamento de planejamento central na visão tradicional de planejamento é o órgão da empresa que tem por atribuição delinear todo o planejamento organizacional. Esse é composto por pessoas especializadas em planejamento que tem a função de desenvolver planos para a organização como um todo e não. Planejamento estratégico36 Hoje, as empresas flexibilizarão a perspectiva tradicional de centralização do planejamento, passando a adotar uma postura de descentralização. Assim o que temos hoje é o planejamento descentralizado. DEFINIÇÃO Planejamento descentralizado é a forma de planejamento na qual os gerentes especialistas em planejamento são substituídos pelos gerentes das áreas funcionais das empresas, os quais assumem a função de peritos e desenvolvem seus próprios planos e metas. Na abordagem do novo local de trabalho para o planejamento, tem a ideia que o planejamento está em qualquer lugar da empresa e aproxima os funcionários nessa função, envolvendo esses no estabelecimento de metas e planos. São diretrizes que a empresa que busca adotar essa visão deve seguir: o estabelecimento de uma missão forte; metas estendidas, criação de uma cultura que encorajem o aprendizado, a elaboração de novos papéis para a equipe de planejamento, uso de forças tarefas temporárias e a disseminação da ideia que embora seja descentralizado o estabelecimento de planos e metas esses devem considerar as diretrizes traçadas a nível estratégico, ou seja no topo da empresa. RESUMINDOOps! Gostou de entender mais a elaboração de planos organizacionais? Já é capaz de diferenciar os diferentes tipos de planos que são estabelecidos nas empresas? Para garantir uma resposta positiva a estas questões vamos reforçar o que apreendemos nessa competência. Aqui você aprendeu que os planos assim como os objetivos e metas podem ser estratégicos, táticos e operacionais. Contudo essa não é a única forma de classificarmos os planos organizacionais, esses também podem ser classificados de acordo com a sua forma de uso. Nesse sentido os planos podem ser de uso único, contínuos ou contingenciais. Destacamos então a importância dos planos contingenciais quando as empresas se encontram em um cenário de crise, e aprendemos que nesse contexto as empresas devem administrar a crise considerando três estágios: prevenção, preparação e refreamento. Por fim, concluímos que hoje nas empresas o delineamento de planos é descentralizado. Planejamento estratégico 37 A implantação da estratégia OBJETIVO Oi! Ao término deste capítulo você será capaz descrever como as estratégias são implementadas nas organizações a partir de cronogramas de planos e ações. Saber descrever como as estratégias são implementas nas empresas irá ajudar você em sua prática profissional direcionar e controlar um processo de implementação e estratégia. E então? Pronto para desenvolver esta habilidade? Então vamos lá. Avante! Implementação das estratégias: Os passos Estudos anteriores nos deram a compreensão que o planejamento estratégico com foco na competitividade das organizações em suma segue a lógica de desenvolvimento de atividades alocadas em fases ou etapas como mostra a figura 13. Na figura 13 a definição de metas, objetivos e planos permeiam os passos 5, 6 e 7. Agora que você já sabe como metas, objetivos e planos são delineados e fazem parte do planejamento e da empresa e são elementos da estratégia competitiva dessas, vamos apreender agora como essa estratégia pode ser implementada de forma sistemática. Isso porque devemos ter em mente que assim como os planos formular apropriadamente estratégias não dá a garantia de que essas serão bem implementadas. Nesse sentido, os administradores devem buscar assegurar que essas sejam implementadas de forma eficaz e eficiente. Então vamos lá. Sistematicamente podemos conceber as os seguintes passos para elaboração de estratégias: 1. Definir tarefas estratégicas; 2. Avaliar capacidades da organização; 3. Desenvolver uma agenda para a implementação; 4. Plano de implementação. A figura 14 faz uma representação visual desses passos, para fins didáticos de fixação. Planejamento estratégico38 Figura 14 – Passos do processo de (re) formulação da estratégia competitiva. Fonte: Contador (2008, p. 344) Planejamento estratégico 39 Figura 15 –Passos da implementação de estratégias Fonte: o autor a partir de Bateman e Snell (2006) VOCÊ SABIA? Para a implementação de estratégias e planos organizacionais os gestores e funcionários da organização devem compreender o plano ou a estratégia a ser implementada, possuir recursos necessários para esse fim estarem motivados. Esses fatores colaboram substancialmente para uma implementação adequada. Lembre-se sempre: Planos e estratégias excelentes podem ser inúteis se não forem implementados com devida atenção e empenho. Vejamos então o que é importante considerar em cada um desses passos da implementação de estratégias os planos organizacionais. No primeiro passo deve-se definir tarefas estratégicas, ou seja, aquelas que irão sustentar uma vantagem competitiva. A descrição dessas tarefas deve ser em uma linguagem de fácil entendimento a fim de que possa mostrar objetivamente aos funcionários como eles colaboram com a organização, bem como também direcionar relações entre as diversas partes da organização. No passo 2 tem-se que antes de avaliar uma estratégia é primordial certificar-se se a organização tem capacidade de desempenhar as atividades estratégicas. Nessa fase recomenda-se que se faça um Planejamento estratégico40 diagnóstico da empresa através de informações obtidas com funcionários e gerentes por intermédio de entrevistas focadas em questões específicas que podem facilitar ou dificultar a implementação de forma eficaz. Os resultados dessa etapa devem ser analisados pela gerência de alto nível da organização. Os passos 3 e 4 podemos dizer que são os que efetivamente se referem em pratica a implementação. Os passos 1 e 2 na verdade são passos que preparam o terreno. Concorda? No passo 3 é desenvolvido uma agenda para implementação, ou seja, são definidos padrões, habilidades, papéis, estruturas, medidas, informações e recompensas que irão ser aplicadas na implementação da estratégia. Já no passo 4 os gerentes e funcionários desenvolvem as atribuições da estratégia ou plano implementado e monitoram os progressos obtidos. Uma vez que esquematizamos o processo de implementação de estratégias, devemos considerar que como todo processo ele pode sofrer interferências que podem se constituir em barreiras de implementação. O quadro 3 apresenta e descreve algumas dessas barreiras. Quadro 3 – Barreiras a implementação de planos e estratégias Barreiras Ações para superara-las Estilo de gerência sênior de cima para baixo ou de não intervenção Com a equipe do topo e os níveis mais baixos, o presidente/gerente geral cria uma parceria construída em torno de um rumo convincente para o negócio, da criação de um contexto organizacional apto e da delegação de autoridade a indivíduos e equipes altamente responsáveis. Estratégia obscura e prioridades conflitantes A equipe do topo, como um grupo, desenvolve uma declaração de estratégia e define prioridades que os membros estejam dispostos a apoiar. Equipe gerencial ineficaz A equipe do topo, como um grupo, se envolve em todos os passos do processo de mudança para que a sua eficácia seja testada e desenvolvida. Comunicação vertical deficiente Um diálogo honesto, baseado em fatos, é estabelecido com os níveis mais baixos sobre a nova estratégia e sobre as barreiras para implementá-la. Planejamento estratégico 41 Barreiras Ações para superara-las Coordenação deficiente entre funções, empresas e fronteiras Define-se um conjunto de iniciativas de toda a empresa e novos papéis e responsabilidades que exigem “que as pessoas certas trabalhem juntas nas coisas certas da maneira certa” para que se implemente a estratégia. Inadequação dos gerentes inferiores em nível de habilidades e desenvolvimento Gerentes de níveis inferiores desenvolvem suas habilidades por meio de oportunidades recém-criadas para gerar mudanças e iniciativas-chave para os negócios. Essas habilidades são sustentadas com orientação imediata no local de trabalho, treinamento e recrutamento específico. Aqueles que ainda assim não forem capazes de se nivelar deverão ser substituídos. Fonte: adaptado de Bateman e Snell (2006, p. 137) Na implementação de estratégias e planos as empresas podem fazer uso de metodologias que direcionam a construção de um plano de ação e o cronograma de atividades. Um plano de ação, assim como o cronograma facilita o processo de implementação da estratégia no que tange ao desenvolvimento do passo 3. Para tanto vamos aprofundar um pouco nosso conhecimento nesse aspecto no tópico seguinte. Construindo o plano de ação e cronograma de atividades Uma vez estabelecidos os planos de estratégias, os planos de ações ou execução dessas. O objetivo desse plano de ação é proporcionar ao executor da estratégia a reflexão de atividades necessárias e a descrição dessas de uma forma racional que permita o acompanhamento do andamento da implementação da estratégia em questão. Para elaboração de um plano de ação, vamos tomar por base incialmente a metodologia do PDCA e a ferramenta 5W2H. DEFINIÇÃO O ciclo do PDCA é uma metodologiade gestão e melhoria de processos que auxilia na tomada de decisões e alcance de metas. Ela tem por base quatro princípios: planejar, fazer, checar e agir. Planejamento estratégico42 A aplicação do PDCA é a parte inicial do desenvolvimento de um plano de ação estratégico. Ele irá decompor as metas definidas em ações. Uma vez que as atividades de implementação de uma estratégia ou plano devem ser como uma agenda, conforme virmos no passo 3 da implementação da estratégia. A figura 15 apresenta visualmente a decomposição de metas em ações. DEFINIÇÃO 5W2H é uma ferramenta de define atividades que de forma especifica remetem ao projeto, auxiliando de forma clara na eficiência de execução desse. Figura 16 –Aplicação do Plano de Execução na decomposição da estratégia como solução de um problema. Fonte: o autor a partir de ABRAPP (2007, p.28) Planejamento estratégico 43 Após a aplicação do PDC e a vinculação de metas, ações e planos ou estratégias, podemos construir um plano de ação a partir da ferramenta 5W2H. TESTANDO Chegou o momento de testar sua compreensão a respeito da definição de objetivos, metas e planos. Corre lá no banco de questões! RESUMINDO Chegamos ao fim dessa unidade, e nesse finalzinho você apreendeu como as estratégias ou planos devem ser implementados no âmbito das organizações. Aqui você prendeu que implementar estratégias requer o desenvolvimento de quatro passos básicos: definição de tarefas estratégicas, avaliação de capacidades da organização, desenvolvimento de uma agenda para implementação e execução de um plano de implementação. Destacamos aqui que uma agenda de implementação pode ser desenvolvida como um plano de ação estratégica. Esse plano pode se embasar na metodologia do PDCA e na ferramenta 5W2H para sua execução. Planejamento estratégico44 ABRAPP. Planejamento Estratégico. São Paulo: ISS SINDAPP, 2007. Disponível em: http://www.abrapp.org.br/Documentos%20Pblicos/ PlanejamentoGestaoEstrategicaMai07.pdf. Acesso em 18 de março de 2020. BATEMAN, T.S., SNELL, S. A. Administração: Novo cenário Competitivo. 2ª Ed. São Paulo: Atlas, 2010. CHIAVENATO, I. Introdução a Teoria Geral da Administração. 9ª ed. São Paulo: Manole, 2014. DAFT, R.L. Administração. 6ª Ed. São Paulo: Thomson, 2005. ROCKCONTENT. Stakeholders: o que são, quais os tipos e como gerenciá-loS. disponível em: https://rockcontent.com/blog/stakeholder/. Acesso em: 22 de mar. de 2020. SOBRAL, F., PERCI, A. Administração teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson, 2010. REFERÊNCIAS http://www.abrapp.org.br/Documentos%20Pblicos/PlanejamentoGestaoEstrategicaMai07.pdf http://www.abrapp.org.br/Documentos%20Pblicos/PlanejamentoGestaoEstrategicaMai07.pdf https://rockcontent.com/blog/stakeholder/ Planejamento estratégico 45 Dayanna dos Santos Costa Maciel Livro Didático Digital _GoBack
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