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Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) Sumário Apresentação.......................................................................................................................................4 Objetivo...............................................................................................................................................5 01 - O Conceito de Patrimônio..........................................................................................................6 01.1 - O Patrimônio Público..........................................................................................................8 01.2 - Diferenciação de Bens Tangíveis e Intangíveis...............................................................12 01.3 - Bens Tangíveis...................................................................................................................14 02 - O Reflexo das Novas Normas Contábeis No Controle Patrimonial.....................................16 03 - Importância da Gestão de Bens (Controle Administrativo).................................................26 03.1 - Lei de Responsabilidade Fiscal.........................................................................................28 03.2 - Planejamento Patrimonial................................................................................................29 03.3 - Etapas do Planejamento Patrimonial..............................................................................30 03.4 - Fases do Planejamento Patrimonial.................................................................................32 04 - Diferenciação Entre Material de Consumo e Material Permanente....................................33 04.1 - Parâmetros Excludentes: Análise de Casos e Empregos Específicos...........................34 04.2 - Exemplos de Itens Considerados Materiais Permanentes.............................................36 04.3 - Exemplos de Itens Considerados Materiais de Consumo..............................................37 05 - Classificação e Catalogação de Materiais...............................................................................40 05.1 - Atributos Adicionais a Serem Considerados na Classificação De Materiais...............44 05.2 - Formas de Classificação de Materiais.............................................................................45 05.3 - Estrutura Básica de Um Catálogo de Bens, Materiais e Serviços.................................51 06 - Atribuições Básicas da Gestão de Material Permanente.......................................................57 06.1 - Recebimento de Materiais e Bens....................................................................................57 06.1.1 - Agenda de Recebimento..............................................................................................57 06.1.2 - Ato do Recebimento....................................................................................................61 06.1.3 - Regularização do Recebimento...................................................................................73 06.2 - Conceitos Básicos e Nomenclaturas da Gestão de Material Permanente....................80 06.3 - Incorporação Patrimonial.................................................................................................82 06.4 - Registro e Tombamento....................................................................................................85 06.5 - Movimentação de Bens Móveis........................................................................................87 06.5.1 - Distribuição de Bens....................................................................................................88 06.5.2 - Transferência de Bens..................................................................................................91 2 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 06.5.3 - Doação de Bens...........................................................................................................91 06.5.4 - Cessão de Uso..............................................................................................................92 06.6 - Movimentação de Veículos...............................................................................................93 06.7 - Bens de Propriedade de Terceiros...................................................................................94 06.7.1 - Comodato.....................................................................................................................94 06.7.2 - Locação........................................................................................................................94 06.8 - Saída Provisória.................................................................................................................97 06.9 - Controle Físico de Bens Móveis........................................................................................97 06.10 - Inventário de Bens Móveis............................................................................................100 06.11 - Leilão de Bens Móveis...................................................................................................103 07 - Legislação Patrimonial...........................................................................................................111 07.1 - Legislação Federal...........................................................................................................111 07.1.1 - Lei nº 4.320 de 17 de Março de 1964........................................................................111 07.1.2 - Lei Nº 8.429 de 2 de Junho de 1992..........................................................................113 07.1.3 - Lei Nº 8.666 de 21 de Junho de 1993........................................................................117 07.1.4 - Portaria Nº 448 STN de 13 de Setembro de 2002.....................................................120 07.2 - Legislação Estadual.........................................................................................................123 07.2.1 - Lei Nº 9.809 de 18 de Dezembro de 1973.................................................................123 07.2.2 - Decreto Nº 31.845 de 4 de Dezembro de 2015..........................................................126 07.2.3 - Decreto Nº33.832, de 03 de Dezembro de 2020........................................................137 07.2.4 - Lei Nº 13.476 de 20 de Maio de 2004.......................................................................139 07.2.5 - Lei N° 14.891, de 31.03.11 (D.O. de 04.04.11).........................................................141 07.2.6 - Decreto Nº 27.786 de 02 de Maio de 2005................................................................142 07.2.7 - Decreto Nº 31.340 de 05 de Novembro de 2013.......................................................146 07.2.8 - Decreto Nº 31.671, de 09 de Fevereiro de 2015........................................................158 07.2.9 - Decreto Nº 31.549, de 13 de Agosto de 2014............................................................159 07.2.10 - Decreto Nº 32.564, de 26 de Março de 2018...........................................................161 Referências......................................................................................................................................181 3 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) Apresentação O advento da promulgação da Lei Complementar nº 101, de 04 de maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal) assim como o processo de convergência das normas de contabilidade pública aos padrões internacionais do IFRS - International Financial Reporting Standards, iniciado no ano de 2008, trouxeram uma maior atenção para alguns aspectos teóricos e práticos relativos à gestão patrimonial implantando inovações que contribuíram para uma maior transparência nas contas públicas, um maior controle e alémde solidificar o cumprimento da Lei nº 4.320/64. Dentre as principais alterações implantadas, está a previsão de depreciação para os bens públicos. Sendo que a maioria dos órgãos da administração pública, não executava este procedimento, embora houvesse previsão legal no Art. 104 da Lei nº 4.320/64. O desprezo até então dado às informações de custos, entre os quais se encontra a depreciação, impossibilitava ao gestor e a sociedade a real mensuração dos custos do poder público e o impacto destes no patrimônio das entidades. 4 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) Desde o ano de 2013 o Governo do Estado do Ceará, vem realizando um esforço no desenvolvimento de novos sistemas informatizados e capacitação de seus agentes públicos para adequação às novas práticas. A Secretaria do Planejamento e Gestão – Seplag em colaboração com a Escola de Gestão Pública do Ceará – Egpce apresentam neste curso a reunião de aspectos teóricos, procedimentos práticos e legislação até então desenvolvidos com relação a gestão de materiais permanentes (bens móveis) e seu sistema informatizado de controle, de forma a oferecer a atualização permanente aos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual. Objetivo Compreender as técnicas usuais de gestão de materiais permanentes, assim como a legislação vigente e sua aplicabilidade no cotidiano operacional da administração pública estadual. 5 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 01 - O Conceito de Patrimônio Objetivos: Compreender o conceito de patrimônio e como está estruturado o seu sistema de controle segundo a lei nº 4.320, assim como identificar dentro do conjunto de bens direitos e obrigações o que são bens tangíveis e a necessidade de depreciação. De uma forma geral podemos conceituar o “Patrimônio” como a reunião de objetos administrados por uma determinada entidade (seja esta pública ou privada) para atingir seus objetivos fundamentais. No entanto, é imprescindível que tais objetos, além de possuírem forte vinculação com os objetivos da entidade sejam também avaliáveis em moeda. Ampliando o conceito de patrimônio do ponto de vista contábil, o patrimônio é um conjunto de bens, direitos e obrigações pertencentes a uma pessoa física ou jurídica. Interpretando isso de uma forma prática e considerando a mensuração do patrimônio em moeda, este será formado pelo somatório dos valores dos BENS mais os DIREITOS (ativos), subtraídos pelo valor das OBRIGAÇÕES (passivo) possuídos por uma pessoa ou entidade. Assim, entende-se que o patrimônio é estruturado da seguinte forma: Ativo São os bens e direitos que uma entidade possui e que podem ser convertidos em dinheiro. É a parte positiva do patrimônio e identifica onde os recursos da entidade foram aplicados. Para que um ativo possa ser considerado desta forma, é necessário que ele seja considerado um bem ou um direito para a entidade, seja de propriedade da mesma (tem que ter nota 6 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) fiscal em nome da entidade se for um bem, por exemplo), poder ter seu valor monetário calculado e gerar benefícios futuros para a entidade. Em contabilidade, pode ser classificado como ativo tudo o que pode ser convertido em dinheiro de alguma forma. Por exemplo, o dinheiro em banco é um ativo, o estoque da entidade pode ser vendido e virar dinheiro, então é um ativo, o carro da entidade pode ser vendido e virar dinheiro, então é um ativo. Todos estes itens são de propriedade da entidade, tem seu valor estabelecido em nota fiscal ou outro documento fiscal e geram benefícios futuros. Passivo São todas as obrigações e dívidas financeiras de uma entidade, derivadas de eventos passados, cujos pagamentos se esperam que resultem em saídas de recursos capazes de gerar benefícios econômicos ou potencial de serviços para a entidade. Assim, fazem parte dos passivos de uma entidade as despesas relacionadas a pagamento de salários, impostos, tributos, empréstimos, fornecedores, entre muitas outras. Ou seja, o passivo também é visto como o saldo redutor do valor do patrimônio de uma entidade. Isso quer dizer que, quanto maior ele for, menos valor a entidade terá. Patrimônio Líquido É o valor residual dos ativos da entidade depois de deduzidos todos seus passivos. Em linhas gerais, corresponde à riqueza de uma entidade, o que ela possui descontadas as contas que precisa pagar. Ele representa a fonte interna de recursos e o quanto tem investido na entidade. 7 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 01.1 - O Patrimônio Público O Estado enquanto organizado politicamente como nação, tem amplo poder incluindo a capacidade de estabelecer e fazer cumprir requisitos legais e alterar esses requisitos é soberano para exercer tal poder sobre todas as coisas que se encontra em seu território. Tudo o que pertencer a particulares, ou não pertencer a ninguém, ficará sujeito às limitações administrativas impostas pelo Estado. Este poder é denominado domínio público. Contudo, apesar de possuir o domínio público sobre o que está em seu território, o patrimônio público é constituído somente pelos bens dos quais o Estado possui o direito de uso pessoal e real. O Conselho Federal de Contabilidade em sua colaboração ao esforço de convergência da contabilidade pública brasileira às Normas Internacionais de Contabilidade, em uma de suas primeiras publicações sobre o tema, especificamente a norma NBCT SP Nº 16.2, conceitua: Patrimônio Público é o conjunto de direitos e bens, tangíveis ou intangíveis, onerados ou não, adquiridos, formados, produzidos, recebidos, mantidos ou utilizados pelas entidades do setor público, que seja portador ou represente um fluxo de benefícios, presente ou futuro, inerente à prestação de serviços públicos ou à exploração econômica por entidades do setor público e suas obrigações. 8 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) IMPORTANTE Diante da abrangência desse conceito pudemos interpretar que o patrimônio público engloba o patrimônio de todas as entidades que compõem a Administração Pública ou seja: tanto as entidades das Administrações Públicas diretas, autárquicas e fundacionais da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, quanto às empresas públicas, incluindo a parte do capital estatal nas sociedades de economia mista, que também são tratados como patrimônio público. A Contabilidade Pública é um ramo da contabilidade regido pela Lei 4.320, de 17 de março de 1964. Seu objetivo é o controle sistemático dos recursos econômico-financeiros do Estado, por intermédio das ações administrativas de seus agentes – União, Estados, Municípios e Distrito Federal. Segundo a Lei 4.320, podemos definir a Contabilidade Pública como a parte da contabilidade que coleta, registra, controla e analisa os atos e os fatos da Fazenda Pública; ela reflete o Patrimônio Público e suas variações, bem como acompanha e demonstra a execução do orçamento; diferindo das demais contabilidades porque os seus procedimentos estão ligados diretamente à Administração Pública, cuja ordenação se faz por meio de leis e regulamentos. 9 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) A Contabilidade pública é estruturada, segundo a Lei nº 4.320/64, em quatro sistemas contábeis que interagem entre si, objetivando o acompanhamento orçamentário, a composição financeira e patrimonial, bem como a evidenciação de compromissos assumidos pela Administração Pública, nas contas de compensação, ou seja, os sistemas de contas da Contabilidade Pública classificam-se em: Sistema Orçamentário, Sistema Financeiro, Sistema Patrimonial e Sistema de Compensação. A Resolução CFC nº 1.129/2008 publicada em 25.11.2008 com fins deadequação às normas internacionais de contabilidade, ainda menciona um quinto sistema, representado pelo Sistema de Custos que registra, processa e evidencia os custos dos bens e serviços, produzidos e ofertados à sociedade pela entidade pública. Daremos aqui enfoque ao Sistema Patrimonial que é constituído das contas que registram as movimentações que concorrem ativa e passivamente para a formação do patrimônio da entidade, ou seja, são registrados os bens patrimoniais (móveis, imóveis, estoques, créditos, obrigações, valores, operações de crédito, dentre outras), originadas ou não da execução orçamentária. É registrado também no Sistema Patrimonial o resultado econômico do exercício. No Sistema Patrimonial os lançamentos que correspondem a incorporação ou desincorporação de ativos e passivos são feitos isoladamente dentro deste sistema, ainda que o fato venha a motivar uma entrada ou saída de recurso do Sistema Financeiro. 10 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) Vale ressaltar que as contas patrimoniais registram valores sintéticos, que para serem conciliados periodicamente, necessitam de um controle auxiliar denominado controle administrativo, os arts. 94 e 95 da lei nº 4.320/64 expressa o seguinte: Art. 94. Haverá registros analíticos de todos os bens de caráter permanente, com indicação dos elementos necessários para a perfeita caracterização de cada um deles e dos agentes responsáveis pela sua guarda e administração. Art. 95 A contabilidade manterá registros sintéticos dos bens móveis e imóveis. Apesar de não ser objeto da lei nº 4.320/64, para as entidades públicas de administração direta, no sistema patrimonial deve ser procedido o registro da depreciação dos bens móveis e imóveis, levando-a para a conta de resultados em contrapartida com a conta de depreciação acumulada. Ao longo do tempo, a Administração Pública esteve voltada para os aspectos orçamentários e financeiros, dando menor importância para a questão de controle do patrimônio público. Com o advento da Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000, muito conhecida como a Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF), os entes políticos perceberam a necessidade de se ter um maior controle e preservação do patrimônio público. 11 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) Atualmente, o sistema de gestão utilizado pela União e pela maioria dos Estados e Municípios, já demonstram a sua preocupação com o patrimônio, exigindo dos órgãos um detalhamento maior do seu patrimônio. 01.2 - Diferenciação de Bens Tangíveis e Intangíveis Como já vimos anteriormente a representação do patrimônio de uma entidade, na contabilidade, está dividida em três grandes grupos: Ativo, Passivo e Patrimônio Líquido. Aqui, o que nos interessa é o Ativo, pois é onde se encontram os bens tangíveis e intangíveis. O Ativo de uma entidade é composto por bens (estoques, automóveis, móveis e utensílios, etc.) e direitos (créditos a receber, aplicações financeiras, etc.). Ele é subdividido em dois grandes subgrupos: Ativo Circulante e Ativo Não Circulante. O Circulante é onde são registrados os bens e direitos que podem ser convertidos em moeda em até 365 dias. Já no Não Circulante estão registrados os bens e direitos que a entidade possui, mas que não pode (ou não tem a intenção) de transformar em moeda nos próximos 365 dias. Esse subgrupo está dividido em 4 categorias: Realizável a Longo Prazo Correspondem a bens e direitos que a entidade possui a intenção de convertê-lo em moeda, mas não há expectativa de que isso ocorra em um prazo inferior a 365 dias, sem que haja considerável perda de seu valor contábil. Aqui podemos ter registrados, por exemplo, aplicações financeiras de longo prazo, depósitos bancários, despesas antecipadas de longo prazo, etc. 12 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) Investimentos São registrados nesta categoria os investimentos em outras entidades ou aqueles de caráter permanente ou indefinido, como investimento em ouro, obras de arte, propriedade para investimento, etc. Imobilizado (ou bens tangíveis) Aqui são registrados os bens de natureza permanente que são utilizados para a manutenção da atividade da entidade. Eles precisam se apresentar na forma tangível (bens corpóreos), ter uma vida útil de no mínimo 2 anos e a entidade não pode ter a intenção de vendê-los. Alguns exemplos são terrenos, edificações, máquinas e equipamentos, etc. Intangível As entidades públicas frequentemente despendem recursos ou contraem obrigações com a aquisição, o desenvolvimento, a manutenção ou o aprimoramento de recursos intangíveis, como conhecimento científico ou técnico; projeto e implantação de novos processos ou sistemas; licenças; propriedade intelectual; e marcas registradas (incluindo nomes comerciais e títulos de publicações). Exemplos de itens que se enquadram nessas categorias são: softwares; patentes; direitos autorais; direitos sobre filmes cinematográficos; listas de usuários de um serviço; licenças de pesca; quotas de importação adquiridas; e relacionamentos com usuários de um serviço. 13 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 01.3 - Bens Tangíveis Os bens tangíveis referem-se aos recursos físicos de longo prazo que uma entidade possui e que consegue mensurar o valor. Esses ativos são adquiridos com a intenção de realizar operações que gerem benefícios econômicos e/ou manutenção da atividade da entidade. Outra característica é que este tipo de bem, na maioria dos casos, possui uma vida útil econômica. Por isso, eles devem ser depreciados. Isso quer dizer que, mensalmente, deve ser deduzido uma quota do valor contábil de cada bem, para que no final de sua vida útil reste apenas o seu valor residual. O intuito da depreciação é garantir que, ao final da vida útil do bem, a entidade tenha uma reserva para adquirir outro e, assim, continuar a sua operação. Por isso, a depreciação é uma despesa, mas não representa uma saída de dinheiro. Ao mesmo tempo, a depreciação é uma conta redutora do ativo imobilizado. Isso, na prática, garante que o seu balanço patrimonial reflita a realidade com mais precisão, uma vez que o valor dos ativos é ajustado com o passar do tempo. Por outro lado, alguns bens tangíveis não perdem valor com o passar do tempo, tampouco possui uma vida útil econômica. Por isso, não há o que se falar em depreciação. Os exemplos mais conhecidos são os terrenos. Vale ressaltar que entidades que trabalham com exploração de minas e jazidas devem registrar esses bens em seu grupo de ativo imobilizado. Apesar de ser uma espécie de terreno, este tipo de bem é utilizado para uma finalidade específica, que é a extração de recursos naturais. Por sua vez, esses recursos são finitos. Logo, é preciso mensurar esses ativos de acordo com sua 14 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) capacidade produtiva e reduzir seu valor contábil à medida que os recursos forem se esgotando. Neste caso, a nomenclatura utilizada para demonstrar a redução do valor do bem é “exaustão” e não “depreciação”. As normas contábeis para registro, mensuração e avaliação do ativo imobilizado do setor público foram editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade especificamente a norma NBC TSP 07 – Ativo Imobilizado. Os bens tangíveis do ativo imobilizado, especificamente os materiais permanentes (bens móveis) serão o enfoque do curso daqui por diante. 15 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 02 - O Reflexo das Novas Normas Contábeis No Controle Patrimonial Objetivo: Compreender os conceitos introduzidos pelas Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público – NBCASP referentes à mensuraçãoe avaliação do patrimônio público, assim como a mecânica do cálculo da depreciação. Considerando a necessidade de adaptações à economia mundial globalizada, as diversas áreas da Contabilidade brasileira vêm passando por significativas mudanças nos últimos anos. Essas mudanças visam à adequação e convergência aos padrões e procedimentos internacionais. É importante destacar que essas modificações não afetam somente a Contabilidade Comercial, afetam também a Contabilidade Aplicada ao Setor Público. Partindo da premissa que no Brasil a Contabilidade Pública está pautada na Lei Federal 4.320/64 e que esta lei possui um enfoque orçamentário, muitas mudanças são necessárias para a evidenciação do patrimônio público e para que se possa acompanhar de maneira efetiva a evolução dele. FIQUE ATENTO Partindo dessa necessidade de buscar uma melhor evidenciação dos fenômenos patrimoniais, tornou-se necessária a elaboração de normas que padronizassem os registros contábeis na entidade pública aos padrões internacionais. Essas mudanças estão em curso e visam aproximar a 16 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) Contabilidade Aplicada ao Setor Público das mesmas regras da Contabilidade aplicada ao setor privado, ambas com enfoque patrimonial, sem deixar de atender as peculiaridades da Lei Federal 4.320/64, com seu foco orçamentário. Nesse sentido o Conselho Federal de Contabilidade editou as Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público denominado “NBC T 16”. Foram editadas inicialmente 11 normas (NBC T 16.1 a NBC T 16.11) que foram publicadas na forma de Resoluções do Conselho Federal de Contabilidade. Ainda estão vigentes a NBC T 16.7 e a NBC T 16.11 o restante foi revogada e substituída pelas Normas Brasileiras de Contabilidade Técnicas do Setor Público NBC TSP com maior convergência às normas contábeis emitidas pelo International Public Sector Accounting Standards – IPSAS que representa um conjunto de normas para utilização na preparação das demonstrações financeiras por entidades do setor público em todo o mundo. Esses padrões são baseados nos IFRS – International Financial Reporting Standards. Atualmente a distribuição das NBC TSP apresentam-se na tabela a seguir: NBC Resolução CFC Nome da Norma IFAC NBC TSP ESTRUTURA CONCEITUAL DOU 04/10/16 Estrutura Conceitual para Elaboração e Divulgação de Informação Contábil de Propósito Geral pelas Entidades do Setor Público Conceptual Framework NBC TSP 01 DOU 28/10/16 Receita de Transação sem Contraprestação IPSAS 23 NBC TSP 02 DOU 28/10/16 Receita de Transação com Contraprestação IPSAS 9 NBC TSP 03 DOU 28/10/16 Provisões, Passivos Contingentes e Ativos Contingentes IPSAS 19 NBC TSP 04 DOU 06/12/16 Estoques IPSAS 12 17 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) NBC TSP 05 DOU 06/12/16 Contratos de Concessão de Serviços Públicos: Concedente IPSAS 32 NBC TSP 06 DOU 28/9/17 Propriedade para Investimento IPSAS 16 NBC TSP 07 DOU 28/9/17 Ativo Imobilizado IPSAS 17 NBC TSP 08 DOU 28/9/17 Ativo Intangível IPSAS 31 NBC TSP 09 DOU 28/9/17 Redução ao Valor Recuperável de Ativo Não Gerador de Caixa IPSAS 21 NBC TSP 10 DOU 28/9/17 Redução ao Valor Recuperável de Ativo Gerador de Caixa IPSAS 26 NBC TSP 11 DOU 31/10/18 Apresentação das Demonstrações Contábeis IPSAS 1 NBC TSP 12 DOU 31/10/18 Demonstração dos Fluxos de Caixa IPSAS 2 NBC TSP 13 DOU 31/10/18 Apresentação de Informação Orçamentária nas Demonstrações Contábeis IPSAS 24 NBC TSP 14 DOU 31/10/18 Custos de Empréstimos IPSAS 5 NBC TSP 15 DOU 31/10/18 Benefícios a Empregados IPSAS 39 NBC TSP 16 DOU 31/10/18 Demonstrações Contábeis Separadas IPSAS 34 NBC TSP 17 DOU 31/10/18 Demonstrações Contábeis Consolidadas IPSAS 35 NBC TSP 18 DOU 31/10/18 Investimento em Coligada e em Empreendimento Controlado em Conjunto IPSAS 36 NBC TSP 19 DOU 31/10/18 Acordos em Conjunto IPSAS 37 NBC TSP 20 DOU 31/10/18 Divulgação de Participações em Outras Entidades IPSAS 38 NBC TSP 21 DOU 31/10/18 Combinações No Setor Público IPSAS 40 NBC TSP 22 DOU 28/11/19 Divulgação sobre Partes Relacionadas IPSAS 20 NBC TSP 23 DOU 28/11/19 Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro IPSAS 3 NBC TSP 24 DOU 28/11/19 Efeitos das Mudanças nas Taxas de Câmbio e Conversão de Demonstrações Contábeis IPSAS 4 NBC TSP 25 DOU 28/11/19 Evento Subsequente IPSAS 14 NBC TSP 26 DOU 26/11/19 Ativo Biológico e Produto Agrícola IPSAS 27 18 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) NBC TSP 27 DOU 04/11/20 Informações por Segmento. IPSAS 18 NBC TSP 28 DOU 04/11/20 Divulgação de informação Financeira do Setor Governo Geral. IPSAS 22 NBC TSP 29 DOU 04/11/20 Benefícios Sociais. IPSAS 42 NBC T 16.7 1.134/08 Consolidação das Demonstrações Contábeis (revogada a partir de 1º/1/21) não há NBC T 16.11 1.366/11 Sistema de Informação de Custos do Setor Público não há As primeiras Novas Normas Contábeis editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade denominada “NBC T 16”, trouxeram alguns conceitos que passaram a ser considerados nos procedimentos administrativos de controle patrimonial que passaram a incorporá-los de forma que as variações patrimoniais possam ser mais bem apuradas e reflitam na Contabilidade ao fim de cada exercício financeiro, são estes: IMPORTANTE 19 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) Depreciação: a redução do valor dos bens tangíveis pelo desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência. Valor bruto contábil: o valor do bem registrado no controle escritural, em uma determinada data, sem a dedução da correspondente depreciação acumulada. Valor líquido contábil: o valor do bem registrado no controle escritural, em determinada data, deduzido da correspondente depreciação acumulada. Valor depreciável: o valor original de um bem deduzido do seu valor residual. Valor residual: o montante líquido que a entidade espera, com razoável segurança, obter por um bem no fim de sua vida útil econômica, deduzidos os gastos esperados para sua alienação. Vida útil econômica: o período de tempo definido ou estimado tecnicamente, durante o qual se espera obter fluxos de benefícios futuros de um bem. Avaliação patrimonial: a atribuição de valor monetário a itens do ativo e do passivos decorrentes de julgamento fundamentado em consenso entre as partes e que traduza, com razoabilidade, a evidenciação dos atos e dos fatos administrativos. Reavaliação: a adoção do valor de mercado ou de consenso entre as partes para bens do ativo, quando esse for diferente do valor líquido contábil. Redução ao valor recuperável (impairment): é a redução nos 20 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) benefícios econômicos futuros ou no potencial de serviços de um bem do ativo que reflete o declínio na sua utilidade, além do reconhecimento sistemático por meio da depreciação. Valor recuperável: o valor de mercado de um ativo menos o custo para a sua alienação, ou o valor que a entidade do setor público espera recuperar pelo uso futuro desse ativo nas suas operações, o que for maior. Valor de aquisição: a soma do preço de compra de um bem com os gastos suportados direta ou indiretamente para colocá-lo em condição de uso. Valor justo: é o preço que seria recebido pela venda de um ativo ou que seria pago pela transferência de um passivo em uma transação não forçada entre participantes do mercado na data de mensuração. Valor realizável líquido: a quantia que a entidade do setor público espera obter com a alienação ou a utilização de itens de inventário quando deduzidos os gastos estimados para seu acabamento, alienação ou utilização. A partir dos referidos conceitos apresentados pelas Novas Normas Contábeis, os procedimentos administrativos decontrole patrimonial, passaram também a incorporar regras de mensuração que permitam traduzir em moeda corrente o valor econômico dos bens. Tais regras são as seguintes: 1. Um bem do ativo imobilizado, incluindo os gastos adicionais ou complementares, é mensurado ou avaliado com base no valor de 21 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) aquisição, produção ou construção. Critério também previsto no art. 106 item II da lei nº 4.320 de 17/03/1964. 2. Os gastos posteriores à aquisição ou ao registro do bem devem ser incorporados ao valor desse bem quando houver possibilidade de geração de benefícios econômicos futuros ou potenciais de serviços. Qualquer outro gasto que não gere benefícios futuros deve ser reconhecido como despesa do período em que seja incorrido. 3. Quando um bem do ativo imobilizado tiver vida útil econômica limitada, fica sujeito a depreciação durante esse período, sem prejuízo das exceções expressamente consignadas na legislação vigente. 4. Para o registro da depreciação dos bens devem ser observados os seguintes aspectos: obrigatoriedade do seu reconhecimento; valor da parcela que deve ser reconhecida no resultado como decréscimo patrimonial, e, no balanço patrimonial, representada em conta redutora do respectivo ativo; circunstâncias que podem influenciar seu registro. 5. O valor depreciado apurado mensalmente deve ser reconhecido nas contas de resultado do exercício. 6. Quando se tratar de bens obtidos a título gratuito deve ser considerado o valor resultante da avaliação obtida com base em procedimento técnico ou valor patrimonial definido nos termos da doação. 22 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 7. O critério de avaliação dos bens obtidos a título gratuito e a eventual impossibilidade de sua mensuração devem ser registrados em documento próprio para que possam ser evidenciados em notas explicativas por ocasião do balanço patrimonial. 8. No caso de transferências de ativos, o valor a atribuir deve ser o valor contábil líquido constante nos registros da entidade de origem. Em caso de divergência deste critério com o fixado no instrumento de autorização da transferência, o mesmo deve ser evidenciado em notas explicativas. 9. Nos casos de bens reavaliados, a depreciação deve ser calculada e registrada sobre o novo valor, considerada a vida útil econômica indicada em laudo técnico específico. 10.O valor residual e a vida útil econômica de um bem do ativo devem ser revisados, pelo menos, no final de cada exercício. Quando as expectativas diferirem das estimativas anteriores, as alterações devem ser efetuadas. 11.A depreciação deve ser reconhecida até que o valor líquido contábil do bem seja igual ao valor residual. 12.A depreciação de um bem do ativo começa quando o item estiver em condições de uso. 13.A depreciação não cessa quando o bem torna-se obsoleto ou é retirado temporariamente de operação. 14.Os seguintes fatores devem ser considerados ao se estimar a vida útil 23 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) econômica de um bem: A capacidade de geração de benefícios futuros; O desgaste físico decorrente de fatores operacionais ou não; A obsolescência tecnológica; Os limites legais ou contratuais sobre o uso ou a exploração do ativo. 15.A vida útil econômica deve ser definida com base em parâmetros e índices admitidos em norma ou laudo técnico específico. 16.Não estão sujeitos ao regime de depreciação: Bens móveis de natureza cultural, tais como obras de artes, antiguidades, documentos, bens com interesse histórico, bens integrados em coleções, entre outros; Bens de uso comum que absorveram ou absorvem recursos públicos, considerados tecnicamente, de vida útil indeterminada; Animais que se destinam à exposição e à preservação; Terrenos rurais e urbanos. 17.Os métodos de depreciação, amortização e exaustão devem ser compatíveis com a vida útil econômica do ativo e aplicados uniformemente. Sem prejuízo da utilização de outros métodos de cálculo dos encargos de depreciação, podem ser adotados o método das quotas constantes, o método das somas dos dígitos e o método das unidades produzidas. 24 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) A depreciação de bens imóveis deve ser calculada com base, exclusivamente, no custo de construção, deduzido o valor dos terrenos. Para um melhor entendimento da aplicabilidade das Novas Normas Contábeis, no tocante a mensuração de bens e o controle administrativo com cálculo da depreciação, vejamos o exemplo a seguir: Em uma situação hipotética, um caminhão caçamba é registrado na contabilidade pelo valor de R$ 400.000,00. Sabe-se que a taxa de depreciação do caminhão é de 20% a.a., sua vida útil econômica está estimada em 5 anos e seu valor residual é de 10%. Considerando que a taxa de depreciação é aplicada sobre o valor depreciável (R$ 360.000,00) a representação das variações patrimoniais do bem são apresentadas na tabela abaixo. Tabela de exemplo do cálculo da depreciação Vida Útil Valor Contábil Bruto Depreciação Anual Depreciação Acumulada Valor Contábil Líquido Valor Residual 0 R$ 400.000,00 1 R$ 72.000,00 R$ 72.000,00 R$ 338.000,00 2 R$ 72.000,00 R$ 144.000,00 R$ 256.000,00 3 R$ 72.000,00 R$ 216.000,00 R$ 184.000,00 4 R$ 72.000,00 R$ 288.000,00 R$ 112.000,00 5 R$ 72.000,00 R$ 360.000,00 R$ 40.000,00 R$ 40.000,00 Fonte: Dados do autor 25 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 26 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 03 - Importância da Gestão de Bens (Controle Administrativo) Objetivo: Compreender a importância da Gestão de Bens como sistema de controle e conciliação dos saldos patrimoniais das entidades da administração pública, assim como os mecanismos de preservação do patrimônio público implantado pela Lei Complementar nº 101 de 04 de maio de 2000, além dos elementos básicos para o planejamento patrimonial. IMPORTANTE A gestão de bens na administração pública e privada é de grande importância, pois exerce influência direta na formação da estrutura de uma entidade. Na atividade pública, o conjunto de bens são destinados a satisfação do interesse coletivo e na prestação do serviço público, por sua vez, na atividade privada os bens patrimoniais são destinados a produção de riqueza para a entidade. A gestão patrimonial compreende diversas atividades, entre elas a de tombamento, registro, guarda, controle, movimentação, preservação, baixa, incorporação e inventário dos bens que integram o acervo patrimonial da entidade pública ou privada, além da designação de pessoas responsáveis pela condução dessa atividade. A gestão patrimonial, além de prover informações para a tomada de decisão, também é transparente o suficiente para atender a outros interessados, como contadores, auditores internos e independentes, bancos, 27 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) exigências licitatórias, entre outros. Em processos de auditoria, executados tanto pelo Tribunal de Contas do Estado – TCE como pela Controladoria Geral do Estado – CGE, por exemplo, costuma-se realizar diversas análises e conferências para certificação dos saldos constantes nas demonstrações financeiras com os saldos físicos localizados nas instalações da entidade. Como, geralmente, a conta de ativo imobilizado é bem expressiva em termos de valores e importância operacional, um grande esforço é dedicado para certificar a coesão do controle patrimonial. As instituições, tanto privadas como as públicas, cada vez mais tem revisado sua forma de gerenciar seus patrimônios. Considerando que, os recursos para a aquisição e manutenção das entidades têm sido escassos, faz-se necessário um aprimorando constante de suas formas de controle, para que reflitam em uma maior eficiência e eficácia nos resultados obtidos, demonstrando responsabilidade com a gestão dos recursos públicos e diretamente com a população, que é sua principal financiadora. FIQUE ATENTO O controle patrimonial das entidades públicas, para que seja utilizado de maneira eficiente, demanda esforços para o desenvolvimento de ferramentas para monitoramento, como o cadastramento, a identificação física, a emissão do termo de responsabilidade e de movimentação desses bens assinados pelo gestor direto do patrimônio, além da realização de inventários. 28 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 03.1 - Lei de Responsabilidade Fiscal Com o advento da promulgação da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar nº 101, de 04 de maio de 2000), os agentes públicos perceberam a necessidade de um maior controle sobre a gestão do patrimônio público, uma vez que ele pertence a todos os cidadãos, dispondo de um capítulo inteiro para tratar do assunto. A LRF (BRASIL, 2000) apresenta medidas destinadas à preservação do patrimônio público. A mais evidente é a que trata sobre o resultado da venda de bens móveis e imóveis e de direitos que integram o patrimônio público não poderem mais ser aplicado em despesas correntes, com exceção se a lei autorizativa destiná-la aos financiamentos dos regimes de previdência social, geral e própria dos servidores. Dessa forma, os recursos decorrentes da desincorporação de ativos por venda, que é receita de capital, devem ser aplicados em despesa de capital, provocando a desincorporação de dívidas (passivo), por meio da despesa de amortização da dívida ou o incremento de outro ativo, com a realização de despesas de investimento, de forma a manter preservado o valor do patrimônio público. Outra medida importante oferecida pela Lei de Responsabilidade Fiscal estabelece que a lei orçamentária poderá receber novos projetos (investimentos) somente após serem atendidas adequadamente os projetos em andamento e contemplada as despesas de conservação do patrimônio público. Temos observado que entre as diversas atribuições da Administração Pública está a gestão patrimonial, que consiste na aquisição, manutenção, 29 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) controle e desfazimento do seu ativo permanente. Os estados, municípios e a União estão cada vez melhor aparelhado, tanto do ponto de vista administrativo quanto tecnológico, e tem atuado de forma mais rigorosa na fiscalização do uso e conservação do patrimônio público. Para manter um estado de controle e gestão sobre o patrimônio, os órgãos e entidades da Administração Pública necessitam realizar um bom planejamento patrimonial, as principais fases de desenvolvimento de um planejamento para gestão patrimonial, principalmente a distinção do planejamento nas atividades públicas e privadas. 03.2 - Planejamento Patrimonial Planejamento patrimonial é um conjunto de atividades que visa à alocação de recursos de uma entidade em investimentos de maneira eficiente, incluindo todo o processo de aquisição (identificação do bem a ser adquirido, realização de orçamentos com fornecedores, formas de pagamento, etc.) passando ao recebimento, incorporação, controle físico e de responsabilidade, mensuração, reavaliação, manutenção e desfazimento dos bens permanentes. Nos últimos tempos, temos visto um aumento da exigência da sociedade por uma melhor gestão de recursos públicos, em especial quanto à gestão do patrimônio público. Do outro lado, vemos a Administração Pública, pressionada pela promulgação da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar nº 101/2000), um interesse maior na gestão do patrimônio público, demonstrando à sociedade uma maior responsabilidade com os 30 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) recursos cada vez mais escassos. Diante dessa nova postura, os órgãos e as entidades da Administração Pública veem tratando do assunto com maior empenho. As ferramentas de planejamento têm auxiliado as Administrações Públicas nesta etapa de gestão patrimonial, estruturando a atividade em etapas. 03.3 - Etapas do Planejamento Patrimonial Planejar todas as etapas é essencial para a implantação de uma gestão patrimonial eficiente. Uma das formas de auxiliar o gestor neste processo é a utilização de uma metodologia de gestão patrimonial conhecida como 5W1H que consiste em fazer seis perguntas antes de fazer qualquer coisa ou de tomar decisão. Veja os tópicos a seguir: WHO: Quem é o responsável pela gestão patrimonial? Definição de quem ou que grupo planeja. Essa etapa é importante especialmente para instituições em que não existe cultura de planejamento, pois busca ajudar a esclarecer os efeitos positivos das ações de planejamento no dia a dia de trabalho dos envolvidos. WHAT: O que planejar? Nesta etapa é definido o bem que será planejado, investido e controlado. A avaliação deverá considerar, preliminarmente, se o bem é imobilizado ou apenas material de consumo da entidade. O conceito de imobilizado define que são os bens necessários à manutenção das atividades 31 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) da entidade pública, caracterizados por apresentar-se na forma tangível (edifícios, máquinas, etc.). WHERE: Onde controlar os bens patrimoniais (ativo imobilizado) O controle pode ser centralizado pelo órgão do topo hierárquico ou descentralizado, transferindo assim os controles aos níveis mais baixos da hierarquia governamental. WHEN: Quando se inicia e quando termina o controle dos bens patrimoniais? Na realização do planejamento é necessária a execução de procedimentos específicos para, então, iniciar o controle dos bens patrimoniais. WHY: Por que controlar os bens patrimoniais? O controle dos bens patrimoniais possibilita a gestão do risco de eventuais sinistros e pode evitar investimentos desnecessários. HOW: Como controlar os bens patrimoniais? Registros de bens podem ser mantidos manualmente ou por sistemas computadorizados de controle patrimonial, dependendo do volume e distribuição física dos bens patrimoniais da entidade. 32 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 03.4 - Fases do Planejamento Patrimonial O planejamento pode ser entendido como um processo interativo, dividido em fases diferenciadas: 1. Diagnóstico: demonstra o conhecimento da realidade. 2. Política: fase em que se define os objetivos. 3. Estratégia: indica as opções a serem seguidas para alcançar os objetivos. 4. Plano: é uma das ferramentas mais eficientes e simples de um planejamento, a qual deve possibilitar, via documento, todas as ações planejadas para atingir os objetivos desejados. 5. Execução: é a fase em que as ações planejadas serão colocadas em prática. 6. Controle: é fundamental desenvolver estratégias para o acompanhamento da evolução do plano e, quando identificado algum problema, deve-se identificar suas causas e atribuir uma solução para sua resolução. O Decreto Estadual nº Nº32.564, de 26 de março de 2018 que dispõe sobre diretrizes para gestão de almoxarifado e bens móveis de propriedade dos órgãos e entidades públicas estaduais na esfera do Poder Executivo, estabelece em seu arts. 1º até o art. 13 as bases iniciais do planejamento patrimonial (bens de consumo e bens móveis) do Poder Executivo do Estado do Ceará. 33 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 04 - Diferenciação Entre Material de Consumo e Material Permanente Objetivo: Compreender os critérios de diferenciação entre material de consumo e material permanente estabelecidos pela Portaria Nº 448/2002 da Secretaria do Tesouro Nacional,de forma a classificar adequadamente as despesas com materiais. Como regra, considera-se material permanente os bens com duração superior a dois anos. Contudo, a Portaria STN n° 448/2002, assim como o Manual de Contabilidade Aplicado ao Setor Público – MCASP, ao interpretar a referida regra considera que alguns bens, apesar de terem durabilidade superior a dois anos, podem sofrer um desgaste significativo com o uso, ser perecíveis, frágeis ou mesmo destinados à incorporação ou transformação de outros bens, fator que os enquadraria como bens de consumo. Dessa forma, devem-se analisar a adoção de cinco parâmetros excludentes para a identificação do material permanente, sendo classificado como material de consumo aquele que se enquadrar em um ou mais itens dos que se seguem: I - Durabilidade - quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos; II - Fragilidade – material cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade ou funcionalidade; 34 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) III - Perecibilidade – material sujeito a modificação (químicas ou físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de uso; IV - Incorporabilidade - quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características físicas e funcionais do principal; V - Transformabilidade - quando adquirido para fim de transformação. 04.1 - Parâmetros Excludentes: Análise de Casos e Empregos Específicos Alguns bens públicos geram dúvidas quanto à sua correta classificação, nesse caso deverão ser observadas algumas características para que possam ser classificados adequadamente conforme o tipo e condições de uso a que se destinam, podendo estes serem classificados como bem permanente ou de consumo, como por exemplos: Colchão Via de regra, é classificado como um bem permanente. Contudo, se adquirido para utilização em um equipamento prisional ou em um hospital de emergência, este poderá ter deterioração acelerada com perda de suas características normais de uso, sendo afetado ainda por modificações físicas ou contaminações, o que permite ser enquadrado no fator excludente de perecibilidade. Nesse caso, o bem deverá ser classificado como de consumo, e não permanente, tendo em vista a sua perecibilidade antes do prazo máximo de 2 anos. 35 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) Jarra de Vidro Tem durabilidade superior a dois anos. Porém, quando adquirida para utilização em uma escola e por ser frágil, poderá perder totalmente a sua identidade, o que a torna passível de classificação como um bem de consumo, pelo critério de fragilidade. Placa de memória Em caso de substituição da placa de memória esta não pode ser classificada como uma despesa de natureza permanente, tendo em vista o critério da incorporabilidade, logo as peças adquiridas para reposição deverão ser classificadas como bem de consumo. Mesa para escritório Classificada como material permanente, contudo, a aquisição de madeira e peças para a sua confecção deverá ser classificada como bem de consumo, tendo em vista o critério da transformabilidade. Por uma razão lógica, haverá a construção de um bem de capital, que, inclusive, será incorporado ao patrimônio. Dessa forma, trata-se de materiais de consumo, pelo critério da transformabilidade que contribuem para a formação de um bem de capital. 36 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 04.2 - Exemplos de Itens Considerados Materiais Permanentes Aparelhos de medição e orientação Amperímetro, aparelho de medição meteorológica, balanças em geral, calibrador de pneus, cronômetro, hidrômetro, magnetômetro, manômetro, medidor de gás, níveis topográficos, osciloscópio, paquímetro, pirômetro, planímetro, psicrômetro, relógio medidor de luz, sonar, sonda, taquímetro, telêmetro, teodolito, turbímetro e afins. Aparelhos e equipamentos de comunicação Antena parabólica, bloqueador telefônico, central telefônica, fac-símile, fonógrafo, PABX, rádio receptor, rádio telegrafia, rádio telex, rádio transmissor e afins. Bens de informática equipamentos de processamento de dados Computador, data show, impressora, kit multimídia, micro e minicomputadores, mesa digitalizadora, modem, monitor de vídeo, scanner, urna eletrônica e afins. Mobiliário em geral Armário, arquivo de aço ou madeira, balcão (tipo atendimento), banco, banqueta, cadeira, cama, carrinho fichário, carteira e banco escolar, estante de madeira ou aço, guarda-louça, guarda-roupa, mesa, penteadeira, poltrona, roupeiro, sofá e afins. 37 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 04.3 - Exemplos de Itens Considerados Materiais de Consumo Material de expediente Agenda, alfinete de aço, almofada para carimbos, apagador, apontador de lápis, arquivo para disquete, bandeja para papéis, bloco para rascunho bobina papel para calculadoras, borracha, caderno, caneta, capa e processo, carimbos em geral, cartolina, classificador, clipe cola, colchete, corretivo, envelope, espátula, estêncil, estilete, extrator de grampos, fita adesiva, fita para máquina de escrever e calcular, giz, goma elástica, grafite, grampeador, grampos, guia para arquivo, guia de endereçamento postal, impressos e formulário em geral, intercalador para fichário, lacre, lápis, lapiseira, limpa tipos, livros de ata, de ponto e de protocolo, papéis, pastas em geral, percevejo, perfurador, pinça, placas de acrílico, plásticos, porta-lápis, registrador, régua, selos para correspondência, tesoura, tintas, toner, transparências e afins Material de cozinha Abridor de garrafa, açucareiros, artigos de vidro e plástico, bandejas, coadores, colheres, copos, ebulidores, facas, farinheiras, fósforos, frigideiras, garfos, garrafas térmicas, paliteiros, panelas, panos de cozinha, papel- alumínio, pratos, recipientes para água, suportes de copos para cafezinho, tigelas, velas, xícaras e afins. 38 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) Material de limpeza Álcool etílico, anticorrosivo, aparelho de barbear descartável, balde plástico, bomba para inseticida, capacho, cera, cesto para lixo, creme dental, desinfetante, desodorizante, detergente, escova de dente, escova para roupas e sapatos, espanador, esponja, estopa, flanela, inseticida, lustra- móveis, mangueira, naftalina, pá para lixo, palha de aço, panos para limpeza, papel higiênico, pasta para limpeza de utensílios, porta-sabão, removedor, rodo, sabão, sabonete, saco para lixo, saponáceo, soda cáustica, toalha de papel, vassoura e afins. Combustíveis e lubrificantes Aditivos, álcool hidratado, fluido para amortecedor, fluido para transmissão hidráulica, gasolina, graxas, óleo diesel, óleo para cárter, óleo para freio hidráulico e afins. IMPORTANTE A diferenciação entre material de consumo e material permanente é a chave para que seja efetuado o cálculo da depreciação dos bens. Quando um material é classificado como material permanente (patrimônio) torna- se obrigatória a definição de outros parâmetros que são: a taxa de depreciação, a vida útil econômica do bem e o percentual de valor residual para que tal cálculo seja possível. O Decreto Estadual nº 31.340 de 05 de novembro de 2013 que aprova o regulamento para depreciação, 39 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) amortização, exaustão, reavaliação e redução ao valor recuperável do patrimônio público do Estado do Ceará, traz em seu ANEXO I a tabela com a taxa de depreciação, vida útil e percentual de valor residual das classes de bens constantes no Catálogo de Bens, Materiais e Serviçosdo Governo Estadual do Ceará. 40 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 05 - Classificação e Catalogação de Materiais Objetivo: Compreender os benefícios de classificar os materiais para fins de padronização e manejo segundo suas características. Abordamos aqui o tema classificação e catalogação de materiais que é um assunto importante tanto para gestão dos materiais de consumo (almoxarifado) quanto para os materiais permanentes (bens móveis). O objetivo da classificação de materiais e bens é catalogar, simplificar, especificar, normalizar, padronizar e codificar todos os materiais geralmente utilizados pela organização nas suas operações seja este material de consumo ou material permanente (bens). A necessidade de um sistema de classificação é primordial para qualquer organização, pois a sua ausência impede o controle eficiente dos estoques, a criação de procedimentos de armazenagem adequados e a correta operacionalização do almoxarifado e do controle patrimonial. Simplificar material é, por exemplo, reduzir a diversidade de um item empregado para o mesmo fim. Quando houver duas peças para uma finalidade qualquer, aconselha-se a simplificação, ou seja, a opção pelo uso de uma delas. Ao simplificarmos um material, favorecemos sua normalização, reduzimos as despesas e suas flutuações. Por exemplo: cadernos com capa, números de folhas e formato idênticos contribuem para que haja a normalização. Ao requisitar uma quantidade desse material, o usuário fornecerá todos os dados (tipo de capa, número de folhas e formato), o que facilitará sobremaneira não somente sua aquisição, como também o desempenho daqueles que se servem do material, pois se este um dia 41 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) apresentar uma forma e outro dia outra forma de maneira totalmente diferente será imediatamente identificado. Aliada a simplificação, é necessária uma especificação do material, que é uma descrição minuciosa que possibilita melhor entendimento entre o consumidor e fornecedor quanto ao tipo de material a ser adquirido. A normalização se ocupa de maneira pela qual devem ser utilizados os materiais em suas diversas finalidades, bem como da padronização e identificação do material, de modo que tanto o usuário como o almoxarifado possa requisitar e atender os itens utilizando a mesma terminologia. A normalização é aplicada também no caso de peso, medida e formato. Classificar um material é agrupá-lo segunda sua forma, dimensão, peso tipo, uso, etc. A classificação não deve gerar confusão, ou seja, um produto não poderá ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo havendo semelhanças. A classificação, ainda deve ser feita de maneira que cada gênero de material ocupe seu respectivo local. Por exemplo: produtos químicos poderão estragar produtos alimentícios se estiverem próximos entre si. Classificar material, em outras palavras, significa ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-o de acordo com a semelhança, sem causar confusão ou dispersão no espaço e alteração na qualidade. Em função de uma boa classificação do material, pode-se partir para a codificação do mesmo, ou seja, representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras. Os sistemas de codificação mais comumente usados são: o alfabético, o alfanumérico e o numérico. 42 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) É de extrema importância manter os citados benefícios da classificação de materiais, isso pode ser obtido por intermédio da Catalogação que consiste em registrar os dados que dizem respeito aos materiais em um sistema de informações que facilite a consulta por parte dos usuários pela sua classificação, especificação ou código. Na tabela abaixo é apresentada a conceituação de cada etapa da classificação de materiais: Catalogação É o arrolamento de todos os itens de material utilizados, permitindo uma ideia geral do conjunto. Consiste em ordenar, de forma lógica, todo um conjunto de dados relativos aos itens identificados, codificados e cadastrados, de modo a facilitar a sua consulta pelas diversas áreas da entidade. Simplificação Simplificar material é, por exemplo, reduzir a grande diversidade de um item empregado para o mesmo fim. É a redução da diversidade de itens de material que se destinam a um fim idêntico. Caso existam dois itens de material que são empregados para a mesma finalidade, com o mesmo resultado – indiferentemente, opta-se pela inclusão no catálogo de materiais de apenas um deles. É uma etapa que antecede a padronização. Da mesma forma, podemos dizer que a simplificação favorece a normalização. Especificação É a descrição minuciosa do material possibilitando sua individualização em uma linguagem familiar ao 43 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) mercado. Possibilita melhor entendimento entre consumidor e o fornecedor quanto ao tipo de material a ser requisitado. Normalização É o estabelecimento de normas técnicas para os itens de material em si, ou para seu emprego com segurança. É necessária para a consecução da padronização em sua completude. Possibilita melhor entendimento entre consumidor e o fornecedor quanto ao tipo de material a ser requisitado. A entidade oficial de normalização no Brasil é a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). Padronização Uniformização do emprego e do tipo do material. Facilita o diálogo com o mercado, o controle e permite a intercambialidade de sobressalentes ou demais materiais de consumo (peças, cartuchos de impressoras padronizadas, bobinas de fax etc.) assim como os serviços de assistência técnica; Codificação Atribuição de uma série de números e/ou letras a cada item de material, de forma que essa informação, compilada em um único código, represente as características do item. Cada item terá, assim, um único código. 44 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 05.1 - Atributos Adicionais a Serem Considerados na Classificação De Materiais Devemos também considerar alguns atributos adicionais para melhor entender por que a classificação de materiais é tão importante para a gestão do estoque e do patrimônio: 1. Abrangência: a classificação deve tratar de uma gama de características dos materiais em vez de reunir apenas materiais para serem classificados sob uma única ótica. Características como: Tamanho (comprimento, largura e altura); Densidade e Peso (por unidade ou volume); Forma (achatada, curva, compacta); Risco de danos (frágil, explosivo, contaminável, tóxico, corrosivo); Condição (Instável, pegajoso, úmido, perecível); Quantidade (relativa a intensidade de uso ou ao volume, no total e em tamanho de remessa ou por lote); Cronometria (regularidade, urgência, sazonal); Medidas Especiais (regulamentações, padrões internos da organização, critérios de operação). 2. Flexibilidade: deve permitir interfaces entre os diversos tipos de classificação, de modo que se obtenha ampla visão do gerenciamento de estoques; em termos frequência de aquisição, quantidade em 45 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) estoque, armazenagem, custo, assim como durabilidade no caso dos materiais permanentes. 3. Praticidade: a classificação deve ser direta e simples atendendo os requerimentos que são efetivamente importantes para a gestão dos estoques na modalidade de operação da organização. 05.2 - Formas de Classificação de Materiais Algumas formas de classificação são igualmente importantes para a maioria das organizações independentes da sua modalidade de operação são estas: Quanto aotipo de demanda, a classificação pode ser dividida em: Materiais de Estoque São materiais que devem existir em estoque e para os quais são determinados critérios e parâmetros de ressuprimento automático, com base na demanda prevista e na importância para a organização. Os critérios de ressuprimento fixados para esses materiais possibilitam a renovação do estoque sem a participação do usuário. Os materiais de estoque geralmente são classificados quanto ao consumo anual e quanto à importância operacional: Valor do consumo anual: Método pelo qual se determina a importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo em determinado período. Utiliza-se como ferramenta de classificação a Curva ABC ou Curva de Pareto. Os materiais são 46 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) classificados em A, B ou C: Materiais A: materiais de grande valor de consumo; Materiais B: materiais de médio valor de consumo; Materiais C: materiais de baixo valor de consumo. Importância operacional: Adota-se a classificação da importância operacional, visando identificar materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização; Materiais X: materiais de aplicação não importante, com possibilidade de uso de similar existente na organização; Materiais Y: materiais de importância média, com ou sem similar na organização; Materiais Z: materiais de importância vital sem similar na organização, cuja falta acarreta a paralisação de uma ou mais fases operativas. Em se tratando de organização industrial, a seleção XYZ pode ser facilitada por meio das seguintes indagações: Material é imprescindível ao equipamento? Equipamento pertence à linha de produção? Material possui similar? Materiais que Não São de Estoque 47 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) São materiais de demanda imprevisível para os quais não são definidos parâmetros para o ressuprimento automático. São características desses materiais: Inexistência de regularidade de consumo; Aquisição somente é efetuada a partir da solicitação do usuário; São comprados para utilização imediata; São debitados no centro de custo de aplicação; Podem ser comprados para uso posterior, ficando temporariamente estocado no almoxarifado. Materiais Críticos São materiais de reposição específica de um equipamento ou de um grupo de equipamentos iguais, cuja demanda não é previsível e cuja decisão de estocar é tomada com base na análise de risco que a organização corre, caso esses materiais não estejam disponíveis quando necessário. Os materiais críticos podem ser identificados da seguinte forma: 1) Por problemas de obtenção Material importado Existência de um único fornecedor Escassez no mercado Material estratégico De difícil fabricação ou obtenção 2) Por razões econômicas Material de elevado valor Material com elevado custo de armazenagem Material com elevado custo de transporte 48 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 3) Por problemas de armazenagem e transporte Material perecível Material de alta periculosidade Material de elevado peso Material de grandes dimensões 4) Por problemas de previsão Material com utilização de difícil previsão 5) Por razões de segurança Material pra equipamento vital da produção Material de reposição de alto custo Perecibilidade É o critério de classificação pelo qual o material é adquirido em função da probabilidade ou não de perecer ou de desaparecer suas propriedades físico-químicos. Esse critério permite tomar as seguintes medidas: Determinar lotes de compra mais racionais; Programar revisões periódicas para detectar falhas de estocagem; Selecionar adequadamente os locais de estocagem; Utilizar técnicas adequadas de manuseio e transporte; Orientar os funcionários quanto aos cuidados a serem observados. Os materiais podem ser classificados em perecíveis e não perecíveis. Os materiais perecíveis podem ser classificados ainda: Pela ação da umidade; Pela limitação do tempo; Instáveis; 49 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) Voláteis; Por contaminação pela água; Por contaminação por partículas sólidas; Pela ação da gravidade; Por queda, colisão ou vibração; Pela mudança de temperatura; Pela ação da luz; Por ação de atmosfera agressiva; Pela ação de animais. Periculosidade Visa identificar materiais que, por suas características físico-químicas, possuam incompatibilidade com outros, oferecendo riscos à segurança durante o manuseio, transporte e armazenagem desses materiais. Possibilidade de Fazer ou Comprar Essa classificação determina quais os materiais que poderão ser recondicionados, fabricados internamente ou comprados. O custo de recuperação de um material deve ser inferior ao de compra de um novo. Tipos de Estocagem Estocagem permanente: deve sempre existir saldo no almoxarifado; Estocagem temporária: materiais que necessitam ficar estocados no 50 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) almoxarifado durante determinado tempo até sua utilização. Dificuldade de Aquisição As dificuldades na obtenção de materiais podem provir de: fabricação especial, escassez no mercado, sazonalidade, monopólio ou tecnologia exclusiva, logística sofisticada, ou importações. Quanto à dificuldade de aquisição, os materiais podem ser classificados em: F – fácil aquisição; - D – difícil aquisição. Os principais benefícios desse tipo de classificação são: Dimensionar os níveis de estoque; Selecionar o método a ser adotado para ressuprimento; Propiciar maior experiência aos compradores. Mercado Fornecedor Os materiais desse grupo serão classificados em função do: Mercado nacional; Mercado estrangeiro; Materiais em processo de nacionalização. O mapa mental a seguir auxilia na visualização dos diversos tipos de classificação de materiais: 51 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 05.3 - Estrutura Básica de Um Catálogo de Bens, Materiais e Serviços A Administração Pública brasileira de uma forma geral, para padronizar seus itens de materiais tomou como modelo o Federal Supply Classification - FSC, esse sistema, criado pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos e estabelecido em 1949, surgiu da grande dificuldade operacional com suprimento de materiais durante a Segunda Guerra Mundial, uma vez que os vários órgãos de defesa utilizavam sistemas de classificação próprios. A adoção de um número único de item de material por meio de um sistema unificado de catalogação de suprimentos possibilita que um item seja encontrado em qualquer lugar da Administração Pública. O FSC classifica, descreve e numera uniformemente os itens de suprimento de forma que possam ser encontrados em qualquer lugar do mundo onde atuam os órgãos do governo americano. Ainda, o FSC possui 52 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) estrutura simples e flexível, permitindo seu uso em entidades, observando-se as adaptações necessárias. O FSC é constituído por quatro algarismos, divididos em dois pares que representam, respectivamente, o grupo e subgrupo, como mostra abaixo. A associação desses dois pares forma a classe, que compreende todo o universo de materiais. O grupo comporta os materiais que tem alguma relação entre si, possibilitando 99 variações. O subgrupo representa uma subdivisão dentro do grupo, juntando itens que tem finalidade e características semelhantes e possui igualmente 99 possibilidades. Estrutura do Federal Supply Classification. A partir do Federal Supply Classification- FSC os entes federativos da administração pública brasileira desenvolvem sistemas computadorizados de compras eletrônicas, no controle de estoque dos materiais de consumo e controle de material permanente. A estrutura de classificação de um Catálogo adaptado do FederalSupply Classification apresenta-se da seguinte forma: Nível 0 – Categoria: Subdivida em Material de Consumo, Material Permanente e Serviço. Nível 1 – Grupo: Estabelece a classificação das categorias. Nível 2 – Classe: Subdivisão do grupo segundo a sua natureza. 53 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) Nível 3 – Material: Descrição genérica do material/serviço sem caracterização. Nível 4 – Item de Material: Especificação do item contendo todas as características de individualização e identificação. Ver o exemplo a seguir: Decreto Estadual Nº 32.901 de 17/12/2018, que regulamenta no âmbito da administração pública estadual direta e indireta, o sistema logístico de suprimentos e dá outras providências, em seu CAPÍTULO V DO CATÁLOGO DE BENS, MATERIAIS E SERVIÇOS estabelece o seguinte: 54 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) CAPÍTULO V DO CATÁLOGO DE BENS, MATERIAIS E SERVIÇOS Art. 16 Catálogo de Bens, Materiais e Serviços será utilizado para classificação e catalogação dos itens nos padrões de qualidade e de desempenho exigidos pelo Governo do Estado, visando a uniformidade e padronização das especificações dos itens adquiridos pela Administração Pública Estadual. Parágrafo único. Os Órgãos da Administração Pública Estadual Direta, Fundos Especiais, Autarquias, Fundações, Empresas Públicas, Sociedades de Economia Mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pelo Estado, inclusive a Central de Licitações, deverão, obrigatoriamente, utilizar o Catálogo de Bens, Materiais e Serviços do Estado para fazer uso dos itens nas licitações, contratações diretas, chamadas públicas e aquisições por registro de preços. Art. 17 A Seplag é o Órgão Gestor Geral do Catálogo de Bens, Materiais e Serviços do Estado do Ceará e terá como atribuições: I. indicar o Órgão Gestor do Catálogo de Bens, Materiais e Serviços para cada categoria de itens; II. definir as regras para utilização e manutenção do Catálogo de Bens, Materiais e Serviços; III. coordenar o plano de manutenção e a atualização do Catálogo de Bens, Materiais e Serviços; IV. realizar a gestão do Catálogo de Bens, Materiais e Serviços; 55 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) V. garantir a manutenção das funcionalidades do sistema de Catálogo de Bens, Materiais e Serviços; VI. coordenar os estudos de padronização das especificações dos itens a serem comprados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual; VII. articular a implementação de capacitação para os usuários do Catálogo de Bens, Materiais e Serviços; e VIII. validar e autorizar a inclusão de novos itens no Catálogo de Bens, Materiais e Serviços. Art. 18 O Gestor do Catálogo de Bens, Materiais e Serviços, no âmbito da categoria de itens pela qual é responsável, terá como atribuições: I. participar da execução do plano de manutenção e a atualização do Catálogo de Bens, Materiais e Serviços; II. pesquisar, analisar e propor melhorias nas especificações e a inclusão de itens ao Gestor Geral de Catálogo de Bens, Materiais e Serviços; III. articular com os órgãos e entidades, visando garantir o contínuo aperfeiçoamento do catálogo; e IV. manter o Catálogo de Bens, Materiais e Serviços, no âmbito da categoria de itens pela qual é responsável. O Catálogo de Bens, Materiais e Serviços do Estado do Ceará poderá ser acessado pelo “Portal de Compras” no endereço eletrônico https://s2gpr.sefaz.ce.gov.br/catalogo-web/ 56 https://s2gpr.sefaz.ce.gov.br/catalogo-web/paginas/catalogo/ItemMaterialServicoListCompleto.seam Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 57 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) 06 - Atribuições Básicas da Gestão de Material Permanente Objetivo: Compreender o processo de gestão de material permanente no tocante ao controle interno, movimentação até o desfazimento dos bens. O almoxarifado, tanto nas entidades públicas como privadas, é o setor que centraliza a responsabilidade pelo recebimento, pela estocagem e distribuição dos materiais de consumo e bens de uso permanente, sendo importante elo da gestão de materiais, sua importância organização e preservação daquilo que é necessário à execução das atividades de cada setor da entidade. Sendo assim o processo de gestão patrimonial inicia-se no recebimento do material permanente que ocorre no almoxarifado. 06.1 - Recebimento de Materiais e Bens O recebimento de materiais é um importante ponto de controle para avaliação da qualidade de atendimento dos fornecedores, no tocante a prazo, qualidade e volume de pedido. Em termos práticos o processo de recebimento de materiais e bens pode ser subdividido em 3 atividades: agendamento de recebimento, recebimento de materiais e bens e regularização do recebimento. 06.1.1 - Agenda de Recebimento Toda e qualquer atividade mesmo a mais simples que possa parecer é mais bem executada quando é antecipadamente planejada. O recebimento 58 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) de materiais é um ponto crítico de controle por que é o momento em que a entidade atesta o aceite dos materiais que foram pedidos ao fornecedor e a partir deste aceite será efetuado o pagamento ao mesmo. Além do mais, planejar essa atividade é fundamental por se tratar do início do ciclo operacional da gestão patrimonial, e nesse momento qualquer problema, que não seja prontamente resolvido, poderá comprometer as atividades seguintes. No planejamento do recebimento são importantes que sejam asseguradas as seguintes etapas: Configuração da área de recebimento O almoxarifado geralmente é um setor muito requisitado por outros departamentos da organização e por isso deve operar com um alto nível de eficiência para que não haja pendências de suprimento que comprometam a operação de outros setores. Por se tratar de um setor de apoio operacional, a prioridade do almoxarifado sempre será atender as solicitações de consumo com um alto nível de serviço e para que isso aconteça os materiais deverão antecipadamente estar armazenados de forma organizada, com rápida localização e acesso facilitado. Dessa forma, na configuração do armazém, é imprescindível que tenha delimitada uma área exclusiva para o recebimento para que durante esse processo não haja interferência na atividade principal do almoxarifado que é atender as requisições de consumo de material. É muito difícil estabelecer uma fórmula para delimitar o tamanho adequado da área de recebimento 59 Gestão de Materiais Permanentes (Bens Móveis) devido à concorrência cada vez maior com a disponibilidade para área de armazenagem. Definição da capacidade de recebimento Delimitada uma área de recebimento, já se pode saber o quanto é possível descarregar de uma só vez para que seja efetuada a inspeção de recebimento. É recomendável que esta área seja dividida em quadrantes visando facilitar o controle dos volumes inspecionados, muitas vezes a carga é menor que a área delimitada, ou pode-se receber cargas de várias origens em um mesmo descarregamento. A divisão em quadrantes ajuda no sequenciamento da operação e na divisão de trabalho do pessoal envolvido. Outra questão a considerar na definição da capacidade de recebimento é a disponibilidade de pessoal qualificado para proceder as conferências de recebimento (quantitativa e qualitativa), a regularização e registro no controle de estoque assim como a armazenagem dos materiais. E finalmente estabelecer o tempo necessário para que todo esse ciclo seja cumprido, até que a área de recebimento esteja desocupada para um novo descarregamento. A capacidade de recebimento é expressa em quadrante hora, evidentemente que esta medida poderá variar em função da quantidade de pessoal envolvido, mas se
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