MANUAL DE REDAÇÃO DA PMAM e REDAÇÃO PRESIDENCIAL

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PMAM
Polícia Militar do Amazonas 
MANUAL DE REDAÇÃO, CORRESPONDÊNCIA E 
ATOS ADMINISTRATIVOS DA POLÍCIA MILITAR 
DO AMAZONAS (M – 01).
(RESOLUÇÃO Nº 005, DE 19 DE JUNHO DE 2009)
1ª EDIÇÃO
MANAUS-AM, 2009
MANUAL DE REDAÇÃO, CORRESPONDÊNCIA E 
ATOS ADMINISTRATIVOS DA POLÍCIA MILITAR 
DO AMAZONAS (M – 01).
(RESOLUÇÃO Nº 005, DE 19 DE JUNHO DE 2009)
Governador do Estado
Carlos Eduardo de Souza Braga
Vice-Governador do Estado
Omar José Abdel Aziz
Secretário de Estado de Segurança Pública
Francisco Sá Cavalcante
Comandante Geral da PMAM
Cel QOPM Dan Câmara
Subcomandante Geral da PMAM
Cel QOPM Hiltomar Jaime Régis
Chefe do Estado-Maior Geral da PMAM
Cel QOPM Raimundo Ribeiro de Oliveira Filho
DAN CÂMARA (Org.)
RAIMUNDO RIBEIRO DE OLIVEIRA FILHO (Org.)
JATNIEL RODRIGUES JANUÁRIO (Org.)
ZILMAR DE SOUZA LIMA (Org.)
MANUAL DE REDAÇÃO, CORRESPONDÊNCIA E 
ATOS ADMINISTRATIVOS DA POLÍCIA MILITAR 
DO AMAZONAS (M – 01).
(RESOLUÇÃO Nº 005, DE 19 DE JUNHO DE 2009)
1ª EDIÇÃO
MANAUS
IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO – 2009
Permitida a reprodução sem fins lucrativos, parcial ou total, por qualquer meio, se citada a fonte.
Sugestões para o aperfeiçoamento deste Manual poderão ser encaminhadas ao Gabinete do 
Comandante Geral da PMAM, ou pelo e-mail cmtgeralpmam@pm.am.gov.br.
Endereço para correspondência:
Comando Geral da Polícia Militar do Amazonas
Rua Benjamim Constant, 2150, Bairro Petrópolis, Manaus-AM
Cep: 69063-010
Edição: Polícia Militar do Amazonas
Impressão: Imprensa Oficial do Estado do Amazonas
Revisão: 
Georgete Ribeiro Silva de Magalhães – Maj QOPM
Rubens Tadeu Castro Alves – Cap QOPM
Organização e textos:
Cel QOPM Dan Câmara
Cel QOPM Raimundo Ribeiro de Oliveira Filho
Jatniel Rodrigues Januário - Cap QOPM
Zilmar de Souza Lima – 1º Sgt QPPM
Diagramação:
Jatniel Rodrigues Januário - Cap QOPM
José Odair da Silva Amaral - Sd QPPM
Capa:
James Tinoco (Assessor civil)
Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)
Imprensa Oficial do Estado do Amazonas
Rua...
690.... Manaus – AM
Tel: (0_ _92)
www.imprensaoficial.am.gov.br
POLÍCIA MILITAR DO AMAZONAS. Manual de Redação, Correspondência e Atos 
Administrativos da Polícia Militar do Amazonas / Organização e textos de: Dan Câmara; 
Raimundo R. Oliveira Filho; Jatniel R.. Januário. Revisão de: Rubens Tadeu Castro 
Alves. -- Manaus: Polícia Militar do Amazonas, 2009.
67 p.
1. Redação – 2. Comunicação– 3. Correspondência – 4. Atos Administrativos.
I. Título. II. Governo do Amazonas. III. Polícia Militar do Amazonas.
CDD - XXXXXXX
RESOLUÇÃO Nº 005, DE 19 DE JUNHO DE 2009.
Aprova o Manual de Redação, Correspondência e 
Atos Administrativos da Polícia Militar do 
Amazonas (M-01) e dá outras providências.
O Coronel QOPM Comandante Geral da Polícia Militar, no uso de suas 
competências que lhe confere o artigo 5º, I, da Lei Delegada nº 88, de 18 de maio de 2007, c/c o 
artigo 17, IV, da Lei Delegada nº 67, de 18 de maio de 2007, e, considerando a necessidade de 
definir e padronizar os documentos utilizados na Corporação e regular a sua expedição, resolve:
Art. 1º Aprovar o Manual de Redação, Correspondência e Atos Administrativos da Polícia 
Militar do Amazonas (M-01).
Art. Esta Resolução entra em vigor na data da sua publicação.
Art. 3º Revogar as disposições em contrário.
Gabinete do Comandante Geral, em 19 de junho de 2009.
CEL QOPM DAN CÂMARA
Comandante Geral da PMAM
SUMÁRIO
PREFÁCIO ...................................................................................................................................... 1 
1 DISPOSIÇÕES PRELIMINARES ............................................................................................... 1 
1.1 GENERALIDADES .............................................................................................................. 1 
1.1.1 Finalidade ........................................................................................................................ 1 
1.1.2 Atualização do Manual ................................................................................................... 1 
1.2 A REDAÇÃO OFICIAL ........................................................................................................ 1 
1.2.1 Comunicação escrita oficial ............................................................................................ 1 
1.2.2 Qualidades e características de uma redação .................................................................. 2 
1.2.3 Correção de um texto ...................................................................................................... 3 
1.2.4 Construção da frase e do parágrafo ................................................................................. 3 
1.2.5 Dicas gerais para uma boa redação ................................................................................. 3 
1.3 AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS ........................................................................................ 4 
1.3.1 Fechos das comunicações ............................................................................................... 4 
1.3.2 Pronomes de tratamento .................................................................................................. 4 
1.3.3 Emprego dos pronomes de tratamento ............................................................................ 4 
1.3.4 Reduções ortográficas ..................................................................................................... 6 
2 GESTÃO DOCUMENTAL .......................................................................................................... 8 
2.1 CICLO DOCUMENTAL ....................................................................................................... 8 
2.1.1 Produção .......................................................................................................................... 8 
2.1.2 Trâmite............................................................................................................................ 8 
2.1.3 Uso .................................................................................................................................. 8 
2.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS ............................................................................................. 8 
2.3 USO DE PAPÉIS ................................................................................................................... 8 
2.4 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ......................................................................... 10 
2.4.1 Quanto ao trânsito ......................................................................................................... 10 
2.4.2 Quanto à natureza .......................................................................................................... 10 
2.4.3 Quanto à tramitação ...................................................................................................... 10 
2.5 A ELABORAÇÃO ............................................................................................................... 11 
2.5.1 Considerações preliminares à elaboração .................................................................... 11 
2.5.2 Composição ................................................................................................................... 11 
2.5.3 Unidade de linguagem e doutrina ................................................................................. 11 
2.5.4 Formatação do texto ...................................................................................................... 12 
2.5.5 Números, datas e horas ................................................................................................. 12 
2.5.6 Abreviaturas e siglas ..................................................................................................... 13 
2.5.7 Transcrições .................................................................................................................. 13 
2.5.8 Numeração das páginas ................................................................................................. 14 
2.5.9 A assinatura ................................................................................................................... 14 
2.5.10 Anexos ......................................................................................................................... 15 
2.5.10 Apêndices .................................................................................................................... 15 
2.6 ORIGINAIS E CÓPIAS ....................................................................................................... 16 
2.6.1 Original ......................................................................................................................... 16 
2.6.2 Cópias ............................................................................................................................ 16 
2.7 ARQUIVAMENTO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ............................................ 16 
3 CORRESPONDÊNCIA .............................................................................................................. 18 
3.1 ELABORAÇÃO .................................................................................................................. 18 
3.1.1 Técnicas de elaboração ................................................................................................. 18 
3.1.2 Identificação .................................................................................................................. 18 
3.1.3 Controle ......................................................................................................................... 18 
3.2. DOCUMENTOS QUE INTEGRAM A CORRESPONDÊNCIA ...................................... 19 
3.2.1 Ata ................................................................................................................................. 19 
3.2.2 Auto ............................................................................................................................... 19 
3.2.3 Boletim Geral Ostensivo (BG), Boletim Geral Especial (BE), Boletim Geral 
Reservado (BR), Boletim Geral Administrativo (BA) e Boletim Interno Ostensivo (BI). .... 20 
3.2.4 Circular (Circ) ............................................................................................................... 20 
3.2.5 Convite......................................................................................................................... 20 
3.2.6 Convocação ................................................................................................................... 20 
3.2.7 Correio Eletrônico ......................................................................................................... 20 
3.2.8 Cópia Autêntica ............................................................................................................. 20 
3.2.9 Cópia Autenticada ........................................................................................................ 21 
3.2.10 Declaração ................................................................................................................... 21 
3.2.11 Edital ........................................................................................................................... 21 
3.2.12 Encaminhamento ........................................................................................................ 22 
3.2.13 Estudo .......................................................................................................................... 22 
3.2.14 Fax ............................................................................................................................... 23 
3.2.15 Guia ............................................................................................................................. 23 
3.2.16 Informação (Info) ........................................................................................................ 23 
3.2.17 Memorando (Memo) ................................................................................................... 23 
3.2.18 Memória (Mem) .......................................................................................................... 24 
3.2.19 Nota de Instrução (NI) ................................................................................................ 24 
3.2.20 Nota de Serviço (NSv) ................................................................................................ 24 
3.2.21 Nota do Comandante ................................................................................................... 24 
3.2.22 Nota para Boletim ....................................................................................................... 25 
3.2.23 Ofício (Of) ................................................................................................................... 25 
3.2.24 Ordem Administrativa (O Adm) ................................................................................. 26 
3.2.25 Ordem Complementar (O Cpl) .................................................................................... 26 
3.2.26 Ordem de Operações (O Op) ....................................................................................... 26 
3.2.27 Ordem de Serviço (O Sv) ............................................................................................ 26 
3.2.28 Ordem do Dia .............................................................................................................. 26 
3.2.29 Ordem Fragmentaria ................................................................................................... 26 
3.2.30 Ordem Preparatória (O Pr) .......................................................................................... 26 
3.2.31 Parte ............................................................................................................................. 26 
3.2.32 Plano (Pl) ..................................................................................................................... 27 
3.2.33 Processo (Proc) ............................................................................................................ 27 
3.2.34 Projeto (Prj) ................................................................................................................. 29 
3.2.35 Queixa (Qx) ................................................................................................................. 29 
3.2.36 Relatório (Rel) ............................................................................................................. 29 
3.2.37 Remessa (Rem) ........................................................................................................... 30 
3.2.38 Representação (Rpr).................................................................................................... 30 
3.2.39 Requerimento (Req) .................................................................................................... 30 
3.2.40 Restituição ................................................................................................................... 31 
3.2.41 Termo .......................................................................................................................... 32 
4 ATOS ADMINISTRATIVOS .................................................................................................... 33 
4.1 DEFINIÇÕES ...................................................................................................................... 33 
4.2 ATOS NORMATIVOS E ORDINATÓRIOS ..................................................................... 33 
4.2.1 Regras Básicas de Elaboração ....................................................................................... 33 
4.2.2 Articulação .................................................................................................................... 33 
4.2.3 Alteração ou Retificação dos Atos Normativos e Ordinatórios .................................... 35 
4.3 ATOS ADMINISTRATIVOS DE INTERESSE DA PMAM ............................................. 35 
4.3.1 Atos Enunciativos ......................................................................................................... 35 
4.3.2 Atos Negociais .............................................................................................................. 37 
4.3.3 Atos Normativos ........................................................................................................... 37 
4.3.4 Atos Ordinatórios .......................................................................................................... 38 
4.4. DISPOSIÇÕES DIVERSAS .............................................................................................. 39 
5 PRESCRIÇÕES FINAIS ............................................................................................................ 40 
DESLOCAMENTO DE POLICIAIS MILITARES: .................................................................... 21 
6 REFERÊNCIAS .......................................................................................................................... 47 
7 ANEXOS
ANEXO I - QUADRO SUMÁRIO DE CORRESPONDÊNCIAS DE INTERESSE DA PMAM
ANEXO II – QUADRO SUMÁRIO DE ATOS ADMINISTRAT. DE INTERESSE DA PMAM
ANEXO III – MODELOS DE USO DE TIMBRE EM IMPRESSOS OFICIAIS
ANEXO IV - MODELOS DE CORRESPONDÊNCIAS
ANEXO V - MODELOS DE ATOS ADMINISTRATIVOS
PREFÁCIO
A Polícia Militar do Amazonas institui esta primeira edição do Manual de Redação, 
Correspondência e Atos Administrativos da Polícia Militar do Amazonas, com o objetivo 
de atualizar, padronizar e ordenar as comunicações oficiais da Corporação, contribuindo para 
melhorar a qualidade dos serviços públicos prestados à sociedade.
A adequada utilização deste Manual propiciará orientações seguras, porém não imutáveis, 
sobre a redação de documentos. Os tempos e as situações mudam, o que justifica e exige 
atualização periódica dos modelos de documentos oficiais e a sua substituição, ou até mesmo o 
abandono de algumas formas não recomendadas.
Aqui o redator encontrará a identificação clara e precisa dos documentos a utilizar, da sua 
conceituação, responsabilidade de expedição, de sua forma e legibilidade e de sua adequação ao 
caso prático.
Neste Manual, fonte de consulta permanente para os policiais militares e funcionários civis da 
PMAM, serão encontradas normas gerais e técnicas de elaboração e redação de documentos 
oficiais, além de orientações sobre padrões de procedimento, formato e apresentação das 
comunicações oficiais escritas na PMAM.
1 DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
1.1 GENERALIDADES
1.1.1 Finalidade
O presente Manual (M-01) define normas e orientações sobre redação, correspondência e atos 
administrativos de interesse da Polícia Militar do Amazonas (PMAM), visando a sua 
padronização e simplificação.
1.1.2 Atualização do Manual
Qualquer documento, independente de suporte utilizado, seguirá o prescrito neste Manual.
Compete ao Gabinete do Comandante Geral da PMAM e ao Chefe do Estado-Maior Geral da 
PMAM realizarem os procedimentos necessários à atualização deste Manual e submetê-los à 
aprovação do Comandante Geral da PMAM, quando julgar oportuno.
1.2 A REDAÇÃO OFICIAL
1.2.1 Comunicação escrita oficial
A comunicação escrita oficial é a forma pela qual se redigem as correspondências e os 
atos administrativos no serviço público.
O texto oficial constitui a imagem da organização. Portanto, o domínio da língua padrão 
confere unidade e uniformidade à comunicação, através da clareza, concisão e formalidade. 
Para que se atinjam essas características, as comunicações oficiais devem permitir uma única 
interpretação e ser estritamente impessoal, o que exige certo nível de linguagem, não se 
aceitando o uso de gírias, expressões regionais, jargão técnico ou palavras estrangeiras, 
que comprometem o entendimento da mensagem.
1. Disposições preliminares/M–01
Segundo o Manual de Redação da Presidência da República1:
“A necessidade de empregar determinadas linguagens nos atos e 
expedientes oficiais decorre do caráter público desses atos e 
comunicações e de sua finalidade. Os atos oficiais, entendidos como atos 
de caráter normativo, estabelecem regras a conduta dos cidadãos e 
regulam o funcionamento dos órgãos públicos. Isso é alcançado se, em 
sua elaboração, for empregada linguagem adequada. O mesmo se dá 
com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de 
informar com clareza e objetividade”.
“É importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto da 
língua na redação oficial decorre do fato de que está acima das diferenças 
léxicas, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, 
das idiossincrasias lingüísticas, permitindo, por essarazão, que se atinja a 
pretendida compreensão por todos os cidadãos”.2
1.2.2 Qualidades e características de uma redação
1.2.2.1 Impessoalidade
O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais 
decorre da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por 
exemplo, de um expediente assinado pela chefia de determinada área, é sempre em nome do 
Serviço Público que é feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma padronização que 
permite uniformidade às comunicações elaboradas em diferentes unidades da Administração.
1.2.2.2 Objetividade
A objetividade consiste no uso de palavras adequadas para que o pensamento seja expresso e 
entendido imediatamente pelo leitor. É necessário que se coloque uma idéia após a outra, 
hierarquizando as informações. Termos supérfluos, excesso de adjetivos, idéias e vocábulos 
repetidos devem ser eliminados, pois comprometem a eficácia do documento.
1.2.2.3 Concisão
O texto conciso é aquele que transmite o máximo de informações com o mínimo de 
palavras. Resulta de um trabalho de reflexão (o que escrever?) e de elaboração (como 
escrever?), concentrando-se na essência da mensagem.
1.2.2.4 Clareza
O texto claro possibilita a imediata compreensão pelo leitor. O autor fará uso de língua padrão, 
de entendimento geral, com formalidade e padronização, para a uniformidade dos textos.
1.2.2.5 Precisão
Consiste em empregar a palavra exata para expressar uma idéia, com conotações próprias, que 
melhor se ajuste àquilo que desejamos e precisamos exprimir.
1.2.2.6 Polidez
A polidez consiste no emprego de expressões respeitosas e tratamento apropriado àqueles com 
os quais nos relacionamos no trato administrativo. As expressões vulgares provocam mal-
estar, assim como os tratamentos irreverentes que destacam, a intimidade, a gíria, a 
banalidade, a ironia e as leviandades.
1 BRASIL. Presidência da República. Manual de redação da Presidência da República. 2. ed. Brasília: 
Presidência da República, 2002. p. 5
2 Ibid., p. 5.
 2
1. Disposições preliminares/M–01
1.2.2.7 Harmonia
O ajuste das palavras na frase e das frases no período resulta em combinações harmônicas, 
que predispõem o leitor à proposta apresentada. São prejudiciais à harmonia: os cacófatos 
(palavras obscenas ou inconvenientes resultantes do encontro de sílabas finais com sílabas 
iniciais), as assonâncias (semelhança ou igualdade de sons na frase ou no período) e os ecos 
(repetição sucessiva de finais idênticos).
1.2.3 Correção de um texto
1.2.3.1 Correção
A correção consiste no respeito às normas e princípios do idioma e às regras gramaticais 
e ortográficas.
Devem, portanto, ser evitados: erros de sintaxe, erros na forma das palavras, a troca de palavras 
parecidas, emprego abusivo de palavras e expressões estrangeiras, emprego de palavras e 
expressões antiquadas e as palavras novas, cujo sentido é ainda instável.
1.2.3.2 Revisão
A versão definitiva de um texto se obtém após uma leitura minuciosa, adequando a 
forma ao conteúdo e respeitando criteriosamente a estética, o estilo (clareza e precisão), a 
estrutura (sequência, ordenação, coesão e coerência) e a gramática (ortografia, acentuação, 
concordância, regência, crase e pontuação).
1.2.4 Construção da frase e do parágrafo
1.2.4.1 A frase
Para Garcia3, frase é todo enunciado suficiente por si mesmo para estabelecer 
comunicação. Pode expressar um juízo, indicar uma ação, estado ou fenômeno, transmitir um 
apelo, uma ordem ou exteriorizar emoções. As frases, geralmente, integram dois termos, o 
sujeito e o predicado.
1.2.4.2 O parágrafo
Garcia conceitua o parágrafo como “uma unidade de composição, constituída por um ou mais 
de um período, em que se desenvolve ou se explana determinada idéia central a que geralmente 
se agregam outras secundárias, intimamente relacionadas pelo sentido e logicamente 
decorrentes dela” 4.
Cada parágrafo do texto deve corresponder a uma idéia central a ser desenvolvida. O 
texto, portanto, deverá conter, tantos parágrafos quantas forem as idéias centrais. O parágrafo 
comporta, no seu desenvolvimento, idéias secundárias, que deverão estar intimamente 
relacionadas entre si e com a idéia central.
Em sua estrutura, o parágrafo geralmente apresenta três partes:
a) tópico frasal – consiste, geralmente, na frase inicial, que expressa, de maneira 
sucinta, a idéia central do parágrafo;
b) desenvolvimento – é formado pelas frases que esclarecem essa idéia central, 
discutindo-a em detalhes;
c) conclusão – está contida em uma frase final que enuncia a parte mais 
interessante ou o clímax do parágrafo ou, ainda, que sintetiza o conteúdo.
1.2.5 Dicas gerais para uma boa redação
a) reúna todos os dados necessários antes de escrever;
b) vá direto ao assunto;
c) seja conciso;
3 GARCIA, O. M. Comunicação em prosa moderna. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1985. p. 6
4 Ibid., p. 203.
 3
1. Disposições preliminares/M–01
d) evite as duplas negações como não improvável (no lugar de possível) e não 
injustificável;
e) não use metáforas (Ex.: no coração do governo municipal), analogias ou outras figuras 
de estilo;
f) não empregue a voz passiva se for possível usar a voz ativa;
g) evite locuções estrangeiras, termos técnicos ou jargão;
h) para idéias novas, utilize um novo parágrafo;
i) coloque-se no lugar do leitor; observe o nível da linguagem;
j) redija com precisão vocabular;
k) seja claro: não deixe margem a interpretação ambígua;
l) atente para a pontuação;
m) trate todas as pessoas com a máxima cortesia;
n) responda sem demora à correspondência recebida;
o) sendo necessário apresentar queixas, evite o tom ofensivo, que pode resultar 
em reações indesejáveis e prejudiciais;
p) em vez de censurar, peça explicações.
1.3 AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS
As comunicações oficiais devem ser entendidas por todos os cidadãos e devem seguir os 
princípios da Administração Pública, apontados no art. 37 da Constituição Federal/88: 
legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
1.3.1 Fechos das comunicações
FECHOS IMPRÓPRIOS FECHOS APROPRIADOS
Na despedida da correspondência, também 
aparecem frases de mero efeito, inexpressivas, 
que não fazem nenhuma falta:
- Sendo o que se nos oferece para o momento.
- Sem mais para o momento...
- Sem outro particular...
- Circunscritos ao exposto...
- Na certeza de contarmos com sua presença, 
apresentamos a Vossa Senhoria nossas 
atenciosas saudações.
- Na expectativa de suas providências, 
subscrevemo-nos atenciosamente.
Em decorrência do processo de simplificação 
adotado pela área oficial, empregam-se, hoje, 
apenas dois fechos para todas as modalidades de 
comunicação:
Atenciosamente,
(para autoridades da mesma hierarquia ou de menor 
escalão e para particulares)
Respeitosamente,
(para autoridades superiores)
Obs.: Na dúvida poderá ser usado atenciosamente para 
todos.Quadro nº 1 – FECHOS DAS CORRESPONDÊNCIAS
1.3.2 Pronomes de tratamento
Os pronomes de tratamento são formas de distinção e respeito, auxiliando-nos na referência 
às autoridades civis, militares e eclesiásticas.
1.3.3 Emprego dos pronomes de tratamento
Os Pronomes de Tratamento apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, 
nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (a pessoa com quem se 
fala, ou a quem se dirige à comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o 
verbo concorda com o substantivo que integra a locução: Ex.: Vossa Senhoria nomeará o 
substituto; Vossa Excelência conhece o assunto.
1.3.3.1 Quadro Demonstrativo das Formas de Tratamento
TÍTULO VOCATIVO FORMA DE TRATAMENTOABREVIATURAS4
1. Disposições preliminares/M–01
Presidente da República ExcelentíssimoSenhor (cargo) Vossa Excelência
V.Exª
Presidentes do Supremo Tribunal
Federal e do Congresso Nacional
Excelentíssimo
Senhor (cargo) Vossa Excelência
V.Exª
Vice-Presidente da República, Ministros de 
Estado, Secretário–Geral da Presidência da 
República, Procurador- Geral da República, 
da Justiça e do Estado, Embaixadores, 
Presidente, Vice- Presidente e membros da 
Câmara dos Deputados e do Senado Federal, 
Presidentes e Membros dos Tribunais, Promotor
Público, Juízes, Desembargadores, 
Governadores, Vice- Governadores de Estado, 
Secretários de Estado dos Governos Estaduais, 
Presidentes e membros das Assembléias 
Legislativas Estaduais, Prefeitos Municipais, 
Vice-Prefeitos, Presidentes e membros das 
Câmaras Municipais e Secretários Municipais
Senhor (cargo)
Vossa Excelência V.Exª
Reitores de Universidades
Magnífico 
Senhor ou
Excelentíssimo
Senhor (cargo)
Vossa 
Excelência ou 
Vossa 
Magnificência
V.Exª ou V.M.
Papa Santíssimo 
Padre
Vossa ou Sua
Santidade V.S. ou S.S.
TÍTULO VOCATIVO FORMA DE TRATAMENTO ABREVIATURAS
Cardeais
Eminentíssimo 
Senhor Cardeal 
ou 
Eminentíssimo 
e 
Reverendíssimo 
Senhor Cardeal
Vossa Eminência 
ou Vossa 
Eminência 
Reverendíssima
V.Emª ou
V. Emª Revmª
Arcebispos e Bispos
Excelentíssimo 
e 
Reverendíssimo 
Senhor (cargo)
Vossa 
Excelência
Reverendíssima
V. Exª Revmª
Padres, Monsenhores, Cônegos, Párocos,
Pastores, Frades, Freiras, Irmãs, 
Madres
Reverendíssimo 
(a)
Vossa
Reverendíssima
V. Revmª
Comandante Geral da Polícia Militar, Coronel, 
General, Contra-Almirante, Vice-Almirante, 
Almirante, Brigadeiro, Major-Brigadeiro, 
Tenente-Brigadeiro, Marechal
Senhor (cargo) Vossa 
Excelência
V. Exª
Quadro nº 2 – EMPREGOS DOS PRONOMES DE TRATAMENTO
1.3.3.2 Considerações no tratamento
Na comunicação oficial, está abolido o uso do tratamento “digníssimo” (DD) às autoridades 
mencionadas na lista anterior. A dignidade é pressuposta para que se ocupe qualquer cargo 
público, sendo desnecessária sua repetida evocação.
Fica dispensado o emprego do superlativo “ilustríssimo” para as autoridades que recebem o 
tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento 
“Senhor”.
 5
1. Disposições preliminares/M–01
“Doutor” não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Como regra geral, empregue-o 
apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham concluído curso de doutorado.
“Vossa” é empregado para a pessoa com quem se fala, a quem se dirige à correspondência. 
Ex.: Tenho a honra de convidar Vossa Excelência para.../ Comunicamos a Vossa 
Senhoria que... Sua Excelência o Senhor Governador do Estado.
1.3.3.3 Concordância com os Pronomes de Tratamento
Concordância de Gênero
Faz-se a concordância não com o gênero gramatical, mas com o sexo das pessoas representadas:
Vossa Senhoria será arrolado como testemunha.
Singular ou Plural
Na comunicação oficial, quem a subscreve representa o órgão em que exerce suas funções. 
Neste caso, é preferível o emprego da primeira pessoa do plural. Ex.: Comunicamos a Vossa 
Senhoria.../ Convidamos Vossa Excelência para.../ Encaminhamos a Vossa Senhoria...
Quando o ato contiver assunto de responsabilidade exclusiva e pessoal de quem o assina, então 
caberá o emprego da primeira pessoa do singular: Ex.: Atesto, para fins de.../ Em cumprimento 
ao despacho.../ Certifico que...
1.3.3.4 Considerações no uso de expressões
a) na correspondência, deve-se reservar palavras como honra, satisfação, prazer e 
outras semelhantes para a transmissão de mensagens que sejam, realmente, motivo de 
honra, satisfação, prazer, etc. Ex.: Temos a honra de convidar Vossa Excelência 
para comparecer à solenidade.../ Temos a satisfação de comunicar a Vossa 
Senhoria que, a partir desta data, está a sua disposição.../ Temos o prazer de 
enviar-lhe um exemplar do primeiro número da publicação.../ Ficamos muito 
honrados com o convite para...;
b) egrégio: significa nobre, distinto, admirável; é tratamento forense dispensado 
aos tribunais superiores;
c. excelso: significa alto, elevado, sublime; aplica-se, como tratamento, ao 
Supremo Tribunal Federal, na expressão “Pretório Excelso”;
d) títulos profissionais e honoríficos: Dom: título honorífico aplicável aos membros 
da família imperial, monges beneditinos e dignitários do clero a partir dos bispos. 
Ex.: D. Pedro, D. Bernardo;
e) no feminino, aplica-se o termo Dona às senhoras de qualquer classe social: Ex.: D. 
Helena, D. Mercedes.
1.3.4 Reduções ortográficas
Reduções ortográficas são recursos que permitem economia de tempo e espaço na comunicação 
falada e escrita. As reduções aparecem sob a forma de símbolos, abreviações, siglas, 
abreviaturas.
1.3.4.1 Símbolos
São reduções convencionadas internacionalmente, como é o caso das reduções usadas no 
sistema metrológico internacional ou científico. Os símbolos de qualquer unidade de medida 
são escritos:
a) com letra minúscula (exceto quando derivam de nomes próprios);
b) sem ponto;
c) sempre no singular;
d) imediatamente após o número a que se referem;
e) sempre em letra inicial minúscula, mesmo quando se trata de nomes de cientistas: 
Ex.: ampére, newton, kelvin, etc.;
 6
1. Disposições preliminares/M–01
f) quando símbolos químicos, com letra maiúscula, sem ponto: Ex.: B (boro); K 
(potássio).
1.3.4.2 Considerações no uso dos símbolos
Não misturar escrita por extenso com símbolo. Ex.: 10Km/h (e não 10Km/hora), ou 10 
quilômetros por hora.
Não deixar espaços entre o número e o símbolo da unidade. Ex.: 11h (onze horas); 11h30 
(onze horas e trinta minutos); 20m (vinte metros);
1.3.4.3 Siglas
Abreviaturas em que se reduzem locuções substantivas próprias. As siglas não são 
acompanhadas de ponto, a não ser que estejam no final do período. São escritas com 
letras maiúsculas quando:
a) a sigla tiver três letras: ONU, OEA, CEF, MEC, USP, PMC.
b) todas as letras forem pronunciadas: BNDES, ABNT, INSS, FGTS.
1.3.4.4 Considerações no uso das siglas
Na primeira vez em que a sigla for usada, coloque seu significado por extenso e, a seguir, hífen 
e a sigla.
Ex.: Organização das Nações Unidas - ONU.
1.3.4.5 Abreviaturas
Regra Geral
Ao fazer uma abreviatura deve-se respeitar a sequência das regras listadas abaixo, que estão em 
ordem de importância:
a) basta escrever a primeira sílaba e a primeira letra da segunda sílaba, seguida de 
ponto. Ex.: adj. (adjetivo), gram. (gramática), num. (numeral), al. (alemão), subst. 
(substantivo);
b) caso a primeira letra da segunda sílaba seja vogal, escreve-se até a consoante. 
Ex.: pian. (pianista);
c) se a palavra tiver acento gráfico na primeira sílaba, este será conservado. Ex.: núm. 
(número), gên. (gênero), déb. (débito), lóg. (lógica), méd. (médico);
d) se a segunda sílaba iniciar por duas consoantes, as duas farão parte da abreviatura. Ex.: 
pess. (pessoa), constr. (construção), secr. (secretário);
e) não adotar a desinência “o”, indicativa do masculino, nas abreviaturas, como engº. 
Somente no feminino é que deve aparecer a desinência “a”: engª;
f) a abreviatura deve ter metade ou menos da metade da palavra original, do contrário 
será melhor escrever a palavra por extenso;
g) nas abreviaturas que estiverem em final de período, não há necessidade de repetir 
a pontuação, pois o ponto da abreviatura também serve para indicar o final do 
período. Ex.: R. Prof. Pedro Marcelino Jr.
 7
2 GESTÃO DOCUMENTAL
2.1 CICLO DOCUMENTAL
Ciclo documental é o processo de ciclo de vida dos documentos. Geralmente são três as 
categorias de atividade que podem estar presentes no ciclo documental: 
2.1.1 Produção
A produção, pode envolver as seguintes atividades:
a) elaboração; 
b) revisão;c) aprovação; 
d) classificação quanto ao trânsito, à natureza e à tramitação.
2.1.2 Trâmite
O trâmite, pode envolver:
a) recebimento;
b) registro;
c) controle;
d) direcionamento aos interessados;
e) distribuição;
f) expedição;
g) arquivamento;
h) classificação quanto a temporalidade;
i) transferência;
j) análise;
k) avaliação;
l) seleção;
m) recolhimento;
n) eliminação.
2.1.3 Uso
O uso, pode envolver:
a) solução;
b) consulta;
c) reprodução.
2.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS
a) considera-se gestão de documentos o planejamento e o controle das atividades atinentes 
ao ciclo documental;
b) a gestão de documentos deve definir a composição do ciclo documental e normatizar seu 
gerenciamento;
c) o ciclo documental, bem como os procedimentos a serem executados em cada uma de 
suas atividades, é específico para cada suporte e, dentro de uma mesma categoria de 
suporte, varia com o grau de sigilo estabelecido, ou seja, a gestão de um documento “em 
papel” é diferente da gestão de um documento “eletrônico”, e a gestão de um 
documento “ostensivo” é distinta da gestão de um documento “secreto”, mesmo 
quando ambos tenham o mesmo suporte.
2.3 USO DE PAPÉIS
a) os papéis oficiais têm, em princípio, a especificação “A4” (210mm x 297mm), podendo 
variar essa especificação para outros impressos, a exemplo dos cartões de visitas, 
etiquetas, envelopes e outros;
b) o papel de uso na correspondência é de cor branca para a primeira via. As demais vias 
2. Gestão documental/M–01
poderão ter cores diferentes, se necessário;
c) o Timbre Tradicional da PMAM será impresso em preto e negrito, com as figuras nas 
cores originais, a um centímetro da borda superior do papel. Será composto pelo Brasão 
do Governo do Amazonas, no canto superior esquerdo, pelo Brasão da PMAM, no canto 
superior direito, ambos em suas dimensões maiores no máximo dois vírgula cinco 
centímetros, e, ao centro, pela identificação dos diversos escalões hierárquicos até o setor 
expedidor, da seguinte forma:
- 1ª linha: GOVERNO DO ESTADO (em caixa alta),
- 2ª linha: POLÍCIA MILITAR DO AMAZONAS (em caixa alta),
- 3ª linha: todos os escalões superiores do setor expedidor, porventura existentes, em 
forma abreviada e, no caso de apenas um, este será grafado por extenso e em letras 
maiúsculas,
- 4ª linha: O setor expedidor, por extenso, em caixa alta,
- 5ª linha: a denominação histórica do setor (OPM) expedidor, caso este possua, entre 
parênteses, com apenas as letras inicias das palavras em maiúsculas.
d) o uso desse Timbre, conforme modelo abaixo, se dará mediante autorização do 
Comandante Geral da PMAM, para casos específicos;
GOVERNO DO ESTADO
POLÍCIA MILITAR DO AMAZONAS
COMANDO DE POLICIAMENTO ESPECIALIZADO
1º BATALHÃO DE POLICIAMENTO DE CHOQUE
“Batalhão Coronel Mar”
Fig. nº 1 – TIMBRE TRADICIONAL
e) nos impressos oficiais da PMAM será usado o Timbre Oficial, composto pela assinatura 
da PMAM, com esta sigla e por extenso, logo abaixo, em arial negrito, tamanho 20 pts e 
12 pts, respectivamente, separados por uma linha horizontal em preto. No canto superior 
esquerdo, o Brasão do Governo do Amazonas, no canto superior direito, a logomarca do 
Governo, ambos em suas dimensões maiores no máximo dois vírgula cinco centímetros, 
conforme o modelo abaixo;
PMAM
Polícia Militar do Amazonas 
Logomarca
do
 Governo
Fig. nº 2 – TIMBRE COM ASSINATURA DA PMAM
f) no rodapé da página constará o endereço impresso em arial, tamanho 9 pts, sem negrito. 
Este endereço se restringirá à identificação e a localização da unidade ou setor, os 
números de seus telefones e endereço eletrônico, não sendo admitido outro elemento, a 
exemplo de lema ou slogan;
g) nas correspondências de circulação restrita a PMAM, poderá ser usada a sigla da 
Corporação, com a tipologia vazada em branco, seguindo-se das denominações do 
escalão superior imediato e do setor expedidor (com o seu designativo) e da sua 
denominação histórica, se houver, em Times New Romam, tamanho 12 pts, caixa alta, em 
preto, sem negrito. No canto superior esquerdo, o Brasão do Governo do Amazonas, no 
canto superior direito, o Brasão da PMAM, ambos em suas dimensões maiores no 
 9
2. Gestão documental/M–01
máximo dois vírgula cinco centímetros, conforme o modelo abaixo;
PMAM
COMANDO DE POLICIAMENTO ESPECIALIZADO
1º BATALHÃO DE POLICIAMENTO DE CHOQUE (42.0)
“Batalhão Coronel Mar”
Fig. nº 3 – TIMBRE DE CIRCULAÇÃO INTERNA
h) nos documentos de circulação restrita à unidade ou setor expedidor, é usado a sigla da 
Corporação, com tipologia vazada em branco, seguindo-se da denominação do escalão 
superior imediato e do setor expedidor, e da denominação histórica, se houver, em Times 
New Romam, tamanho 12 pts, caixa alta, em preto, sem negrito. É facultado o uso do 
timbre com os brasões do Governo e da PMAM, conforme o modelo abaixo;
PMAM
COMANDO DE POLICIAMENTO ESPECIALIZADO
1º BATALHÃO DE POLICIAMENTO DE CHOQUE
“Batalhão Coronel Mar”
Fig. nº 4 – TIMBRE DE CIRCULAÇÃO INTERNA UNIDADE/SETOR
i) nos demais impressos oficiais da PMAM, a sua assinatura, o Brasão e a logomarca do 
Governo serão usadas de acordo com o Anexo III, deste Manual;
2.4 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Os documentos em uso na PMAM classificam-se:
2.4.1 Quanto ao trânsito
a) externos - circulam entre autoridades da PMAM e outras autoridades, civis e militares;
b) internos - transitam no âmbito da PMAM.
2.4.2 Quanto à natureza
a) sigilosos - tratam de assuntos que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito 
e, portanto, requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação;
b) ostensivos – aqueles, cujo conhecimento por outras pessoas, não apresenta 
inconvenientes, todavia a divulgação pela mídia depende do consentimento da 
autoridade responsável por sua expedição.
2.4.3 Quanto à tramitação
a) normais - aqueles cujo estudo, solução e tramitação devem ser realizados em até oito 
dias úteis;
b) urgentes (U) - aqueles cujo estudo, solução e tramitação devem ser realizados em até 
quarenta e oito horas;
c) Urgentíssimos (UU) - aqueles cujo estudo, solução e tramitação devem ser imediatos.
 10
2. Gestão documental/M–01
2.4.3.1 Considerações quanto à tramitação
a) a contagem do prazo tem início com o registro do documento no protocolo geral e 
termina no ato de sua expedição;
b) quando o assunto exigir maior prazo para estudo, o retardo será devidamente 
justificado pelo comandante, chefe, diretor, assessor ou outro elemento responsável, e 
informado, em tempo útil, ao órgão ou setor interessado;
c) se o documento for considerado como U ou UU, tal indicação será assinalada abaixo 
ou ao lado da sua classificação, em letras maiúsculas, mediante digitação, ou aplicação 
de carimbo ou selo, preferencialmente na cor vermelha;
d) a indicação do grau de sigilo de um documento será feita de acordo com o previsto nas 
normas específicas para a salvaguarda de assuntos sigilosos;
e) quando do seu arquivamento, os documentos serão classificados, quanto à 
temporalidade, de acordo com as normas em vigor;
2.5 A ELABORAÇÃO
2.5.1 Considerações preliminares à elaboração 
a) a redação e a elaboração da correspondência e dos atos administrativos de interesse da 
PMAM orientam-se pela concisão, clareza, objetividade, formalidade, impessoalidade, 
uso do padrão culto de linguagem e uniformidade;
b) o texto será o mais conciso possível, retirando-se os excessos lingüísticos que nada 
lhe acrescentarem;
c) os atos oficiais têm por finalidade informar, estabelecer regras ou regular o 
funcionamento dos setores administrativos e operacionais da PMAM, devendo ser 
objetivos, a fim de possibilitar a uniformidade de entendimento, a qual ensejará a 
unidade de procedimentos pretendida;
d) os documentos oficiais são sempre formais e de necessária uniformidade, isto é, 
obedecem às regras de forma,ao padrão de linguagem, à formalidade de 
tratamento, à clareza de escrita, ao uso de papéis uniformes e à correta 
diagramação, possibilitando a imprescindível padronização dos textos;
e) a impessoalidade decorre da ausência de impressões individuais e do caráter impessoal 
do próprio assunto tratado, evitando a duplicidade de interpretações que poderia advir 
de um tratamento personalista dado ao texto;
f) o padrão culto de linguagem é aquele em que se observam as regras da gramática e se 
emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma, evitando-
se vocábulos de circulação restrita, como o jargão e a gíria;
g) a clareza do texto é alcançada pela fiel observância dos preceitos listados nas letras a) a 
f), acrescidos da revisão dos textos, verificando-se, em particular, se os mesmos serão de 
fácil compreensão por parte do seu destinatário;
h) ao Setor especializado de informática da PMAM, caberá propor instruções sobre o ciclo 
documental do documento eletrônico no âmbito da PMAM, com vistas à sua 
padronização, racionalização e segurança.
2.5.2 Composição
Os documentos oficiais, de um modo geral, constam de três partes:
a) cabeçalho;
b) texto;
c) fecho.
2.5.3 Unidade de linguagem e doutrina
a) na elaboração de todos os documentos serão seguidos os preceitos listados neste Manual;
 11
2. Gestão documental/M–01
b) a manutenção da unidade de linguagem, fundamental à boa redação, é conseguida por 
meio de utilização:
- de expressões de uso corrente na PMAM e no Sistema de Defesa Social - SDS, já 
constantes de outras publicações relativas ao mesmo assunto,
- da mesma estrutura de linguagem (tempos de verbos, construção de frases, etc),
- de uma mesma técnica de redação na formação de frases e períodos, em todo o 
conjunto da publicação.
c) a unidade de doutrina, indispensável aos documentos em geral, é alcançada por meio da:
- observância dos princípios doutrinários fixados em publicações oficiais da PMAM e 
do Estado do Amazonas,
- correta utilização de terminologia, abreviaturas, símbolos, siglas e convenções em 
uso na PMAM e corrente nos meios oficiais.
d) a designação de forças, grandes comandos, unidades e outros somente será enunciada 
com as iniciais maiúsculas quando as mesmas forem citadas especificamente; exemplos: 
1ª Companhia Interativa Comunitária (designação específica) e batalhão de polícia 
(designação genérica).
e) aplica-se o prescrito na letra “d.” aos cargos, às funções, aos postos e às graduações, 
quando nomeados ou especificados; exemplos: o Comandante da 1ª CICOM, os 
comandantes de companhia, o Capitão NON, os sargentos combatentes etc;
f) toda vez que uma subdivisão ou citação ensejar o emprego do sinal ortográfico dois-
pontos (:), as frases ou as palavras que se seguirem a eles iniciar-se-ão com letra 
minúscula, a menos que a primeira palavra seguinte exija letra maiúscula;
g) não serão utilizados termos estrangeiros, a menos que não possuam tradução ou já 
estejam consagrados. Quando utilizados, serão grafados em itálico.
2.5.4 Formatação do texto
a) será digitado em fonte Times New Roman, tamanho doze.
b) manterá margem superior de três centímetros e inferior de dois centímetros da borda do 
papel;
c) terá dezoito centímetros de largura, observando a distância de três centímetros como 
margem esquerda e dois na margem direita;
d) os documentos serão digitados ou impressos:
- utilizando tinta preta,
- com clareza, nitidez e sem rasuras,
- evitando-se o uso excessivo de destaque de trechos ou palavras, a utilização de 
recursos como grifos, letras maiúsculas, negritos, entre outros, bem como o 
avanço desnecessário de parágrafos, itens e outras subdivisões.
2.5.5 Números, datas e horas
a) serão grafadas por extenso quaisquer referências, feitas no texto, a números e 
percentuais (trinta; dez; vinte e cinco; duzentos e trinta e cinco; zero vírgula 
zero duzentos e trinta e quatro por cento; dois vírgula quinze por cento; etc.), exceto 
data, número de documento e nos casos em que houver prejuízo para a compreensão do 
texto;
b) valores monetários serão expressos em algarismos arábicos, seguidos da 
indicação, por extenso, entre parênteses. Exemplo: R$3.800,00 (três mil e oitocentos 
reais);
c) As datas serão escritas na seguinte ordem: dia, mês, ano e dia da semana (quando for o 
caso);
d) os dias serão escritos com dois algarismos (Ex.: 01, 02, 10);
e) quando grafadas por extenso, observarão as seguintes formas:
- 9 de dezembro de 2008 e não 09 de dezembro de 2008; e
- 1° de abril de 2008 e não 1 de abril de 2008.
f) a indicação do ano não deve conter ponto entre a casa do milhar e a da centena;
 12
2. Gestão documental/M–01
Ex.: 2008, 1950, 2000, e não 2.008, 1.950, 2.000.
g) as datas poderão ser representadas pelo grupo: dd/mm/aaaa (Ex.: 01/04/2008);
h) as horas serão representadas por dois pares de algarismos, separados pelo sinal de dois 
pontos, cujo primeiro indica as horas e os dois seguintes indicam os minutos, seguidos 
da letra “h” (Ex.: 14:10h);
2.5.6 Abreviaturas e siglas
a) com o objetivo de facilitar a compreensão do texto, evitar-se-á o emprego abusivo de 
abreviaturas e siglas, observado o princípio de que a primeira referência no texto 
seja acompanhada de explicitação de seu significado, exceto se o documento 
contiver glossário;
b) nos documentos de circulação interna, as abreviaturas não utilizam ponto abreviativo, 
salvo as previstas no item 4.2.2. deste Manual;
c) Coerente com o utilizado no meio civil, na identificação, remissão ou referência a 
quaisquer documentos, empregar-se-ão para a palavra “número” as abreviaturas “nº” ou 
“ Nº”, esta última somente no caso da classificação (tipo) do documento estar 
grafada toda em letras maiúsculas. Exemplos: Ofício nº, PORTARIA Nº, Lei nº , etc;
d) abreviaturas, símbolos, convenções ou termos novos somente devem ser usados após 
previamente definidos ou conceituados no texto e têm validade apenas para os 
documentos em que forem empregados;
e) a adoção, em caráter definitivo, de qualquer abreviatura, símbolo, convenção ou 
termo, depende de prévia aprovação do Comando Geral da PMAM;
f) os dias da semana, nas designações das datas, serão abreviados da seguinte forma:
- 2ª feira Seg,
- 3ª feira Ter,
- 4ª feira Qua,
- 5ª feira Qui,
- 6ª feira Sex,
- Sábado Sab,
- Domingo Dom.
g) para a abreviatura dos nomes dos meses serão usadas as três primeiras letras, sendo a 
inicial maiúscula, exceto o mês de maio, que não será abreviado (Ex.: Jan, Fev, Abr);
h) a abreviatura dos anos será representada pelo algarismo das dezenas e pelo das unidades 
(Ex.: para o ano de 2008, 08; para o ano de 1999, 99);
i) as correspondências de âmbito interno ou externo, expedidas a instituições militares, a 
indicação de data e hora poderá ser representada juntas (Ex.: 021030Jan08, dia 2 de 
janeiro de 2008, às 10:30h);
j) as abreviaturas militares não devem ser empregadas em documentos destinados ao meio 
civil.
2.5.7 Transcrições
Ao transcrever qualquer texto de lei, decreto, regulamento ou outros documentos legais, deve-se 
proceder da seguinte maneira:
a) antes de iniciar a transcrição, deixar espaço vertical de um centímetro;
b) iniciar a primeira linha da transcrição, com o sinal de aspas, no mesmo alinhamento 
vertical de início dos artigos/parágrafos;
c) digitar a letra inicial de cada uma das linhas seguintes a um centímetro da margem 
esquerda do texto;
d) manter a margem direita igual à do corpo do documento;
e) no curso de uma transcrição, os artigos, os parágrafos, os incisos, as alíneas e os itens 
desnecessários serão substituídos por linha pontilhada;
f) terminar a transcrição com o sinal de aspas;
d) antes de continuar a digitação, deixar espaço vertical de um centímetro.
 13
2. Gestão documental/M–012.5.8 Numeração das páginas
a) a numeração das páginas dos documentos será impressa a partir da página dois do 
mesmo e de cada anexo, apêndice ou adendo, no canto inferior direito;
b) a referência a numeração das páginas dos documentos será realizada dentro do corpo 
do texto do mesmo e de cada anexo, apêndice ou adendo;
c) o disposto na letra b) também se aplica à numeração das figuras, dos quadros, das 
tabelas e outros, que, nos anexos, apêndices e adendos, é antecedida pelo 
algarismo arábico ou pela letra correspondente. Exemplos: Figura 3, Quadro A-1, 
Tabela 3-4, Fotografia b-1) etc;
c) os documentos que se constituírem em planos, notas, ordens, memória, estudos, 
relatórios, e projetos, devem trazer, a partir da página dois de seu texto e de seus 
anexos, apêndices e adendos:
- alinhamento à esquerda, entre parênteses, a três centímetros da borda superior do 
papel, o seguinte cabeçalho (exemplos): Fl ...(colocar número) do Plano .. – PM-3, de 
06/01/2009, Fl ... do Relatório nº... – Aj G, de 06/01/2009, Fl .... do Anexo B ao 
Estudo...,
- o texto, nestas páginas, iniciando-se pelo menos um centímetro do cabeçalho.
2.5.9 A assinatura
Para a assinatura, que é centralizada em todos os documentos, observa-se o seguinte:
a) digitam-se em uma primeira linha, o nome da autoridade signatária em letras 
maiúsculas, normal (sem destaque e sem negrito), com a abreviatura regulamentar de 
seu posto/graduação, também normal; em uma segunda linha, seu cargo ou a sua 
função e unidade, diretoria, departamento ou seção, abreviados ou não;
2,5 cm
 Cel QOPM NONONON NONONON NONONON (centralizado)
 Comandante Geral da PMAM
b) se o signatário for Coronel ou Aluno dos cursos de formação, o posto ou título precederá 
o nome;
c) não haverá traço para a assinatura;
d) nos documentos em que a assinatura for delegada, proceder-se-á da seguinte forma:
2,5 cm
 Cel QOPM NONONON NONONON NONONON (centralizado)
 Comandante Geral da PMAM
 1,5 cm
Por delegação:
2,5 cm
Cel QOPM NONONON NONONON NONONON
Subcomandante Geral da PMAM
(alinhado à esquerda)
Em qualquer tipo de documento, para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em 
página isolada do expediente, devendo-se transferir para essa página ao menos a última frase 
anterior ao fecho.
 14
2. Gestão documental/M–01
A correspondência das unidades, diretorias, departamentos, assessorias e outros setores da 
PMAM, em todos os escalões, é da responsabilidade de seus respectivos comandantes, chefes, 
diretores e assessores.
Os comandantes, chefes, diretores e assessores poderão delegar competência a seus auxiliares 
diretos (chefes de gabinete ou de estado-maior, vice-chefe, subchefes, subcomandantes, 
subdiretor, fiscal, chefes de seção e funções congêneres), para assinatura do expediente de rotina 
expedido.
A assinatura de documentos que indiquem tomada de posição sobre problemas fundamentais 
ou doutrinários, os referentes a assuntos de justiça e disciplina e os de natureza pessoal não será 
objeto de delegação.
O documento assinado por delegação produzirá os mesmos efeitos decorrentes da assinatura da 
própria autoridade delegante e, quando der lugar a qualquer resposta ou solução, será esta 
dirigida à referida autoridade.
Poderá ser utilizada a forma inicial de redação: “Incumbiu-me o Senhor Comandante do 
Comando de Policiamento Especializado de ...” e, neste caso, não constará na assinatura da 
autoridade expedidora a expressão “Por delegação”.
Quando o substituto assumir interinamente, ou responder pelas funções de comando, chefia, 
direção ou assessoria, o seu nome será datilografado ou digitado, em letras maiúsculas com 
abreviatura regulamentar do posto (graduação), em uma linha; em outra, logo abaixo, as 
abreviaturas da função ou do cargo (Resp. pelo Cmdo, ou Dir, ou Ch, ou Ass) e da unidade de 
origem.
Na ausência do comandante, chefe, diretor ou assessor, a correspondência urgente poderá ser 
assinada pelo substituto daquela autoridade que lhe apresentará, na primeira oportunidade, cópia 
do respectivo documento.
Nesse caso, empregar-se-á a expressão “No impedimento de:”, manuscrita acima do nome da 
autoridade titular, onde esta deveria assinar. Abaixo do cargo ou da função dessa última, o 
substituto assinará, fazendo constar seu posto ou graduação, seu nome e sua função, em caixa 
alta.
2.5.10 Anexos
Os anexos dos documentos iniciam-se, obrigatoriamente, em nova página, da seguinte 
maneira:
a) sua designação, composta pela palavra ANEXO (em caixa alta e negrito), seguida de 
letra maiúscula correspondente, na seqüência do alfabeto, a pelo menos um vírgula 
cinco centímetros da borda do papel; 
b) a epígrafe é grafada na linha imediatamente abaixo, em letras maiúsculas e negrito.
c) o desdobramento do texto dos anexos segue o previsto nos itens 2.5.4. a 2.5.6 deste 
Manual;
d) em caso de anexo único, sua designação é composta apenas pela palavra ANEXO (em 
caixa alta e negrito);
e) os itens, os subitens, ou quaisquer outras subdivisões, ficam no mesmo alinhamento 
vertical, sem identificação.
Os anexos podem admitir apêndices e estes, adendos, que são designados, respectivamente, por 
algarismos arábicos e letras minúsculas, apresentados seguidamente.
2.5.10 Apêndices
Os apêndices e adendos seguem o previsto para os anexos, no que tange à forma e à estrutura.
 15
2. Gestão documental/M–01
2.6 ORIGINAIS E CÓPIAS
2.6.1 Original
Por exemplar original será entendido:
a) a primeira via de cada documento elaborado;
b) todo documento recebido pelo destinatário e que possui a assinatura de próprio punho da 
autoridade signatária;
c) o documento assinado por delegação e recebido pelo destinatário;
d) todas as primeiras vias recebidas pelos destinatários, no caso de documentos 
circulares; 
e) a segunda via de cada documento elaborado no setor, quando a primeira via tiver sido 
remetida a outro órgão.
De toda correspondência expedida, haverá uma via destinada a arquivo de correspondência 
da autoridade de origem, que será considerada para efeito de avaliação de documento como 
original.
2.6.2 Cópias
a) o número de cópias dependerá dos diferentes destinos a serem dados à 
correspondência;
b) a autoridade signatária, quando Comandante Geral ou comandante, chefe ou diretor, 
poderá limitar-se a assinar apenas os originais dos documentos, delegando 
competência para a rubrica das cópias, dos anexos, dos apêndices e dos adendos a uma 
ou mais autoridades subordinadas;
c) a rubrica dos documentos citados na letra “b” será lançada, quando o documento 
tiver mais de uma folha, no ângulo inferior direito de cada uma, e na última folha, no 
ângulo inferior esquerdo do documento, precedida da expressão “Por ordem de ... 
(nome, posto e função da autoridade delegante)”;
d) será enviada cópia dos expedientes às autoridades que, embora não sendo as 
destinatárias, tenham interesse direto no assunto de que tratam ou tenham de 
providenciar de alguma forma a respeito;
e) as cópias autênticas e autenticadas, a serem anexadas a expedientes, reproduzirão ipsis 
litteris o original, e devem ser conferidas e autenticadas;
f) abaixo da assinatura e em seguida à palavra DISTRIBUIÇÃO, indicam-se de forma 
abreviada as OMs que receberão as cópias extraídas e o número de cópias remetidas a 
cada uma;
g) nessa indicação constarão todas as cópias, incluindo as destinadas a informação, 
arquivo e distribuição interna;
h) no caso de documento destinado a autoridade estranha à PMAM, a relação das 
cópias não constará do documento original, mas dos exemplares destinados à 
distribuição no âmbito da Corporação e ao arquivo do expedidor;
i) casoas cópias não sejam acompanhadas dos correspondentes anexos ao documento, 
tal fato será indicado entre parênteses, (sem anexo), ou (sem tais e tais anexos), 
após a indicação do destino da cópia correspondente.
2.7 ARQUIVAMENTO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
a) em toda unidade, haverá um arquivo onde será guardada, depois de chegar ao fim de sua 
tramitação, a correspondência oficial que lhe disser respeito;
b) os expedientes serão arquivados onde tiver sede o destinatário ou a autoridade que emitir 
o despacho final;
c) os documentos de qualquer procedência que não devam ter andamento serão 
arquivados;
d) determinado pela autoridade competente o arquivamento de qualquer documento, serão 
tomadas providências no sentido de que, na capa ou na primeira folha, seja 
 16
2. Gestão documental/M–01
indicada a solução proferida antes do arquivamento (exemplo: Publicado no BG nº .... 
de ..... ou respondido em Of nº.... , de......), manuscrita, digitada, datilografada ou sob a 
forma de carimbo, seguida da expressão “Arquive-se”, data e assinatura da autoridade que 
determinou o arquivamento;
e) além das prescrições contidas neste Manual, quanto ao arquivamento, ao acesso e à 
eliminação de documentos serão observados, também, a Política Nacional de 
Arquivos Públicos e Privados, a legislação que trata de assuntos sigilosos e o previsto nos 
regulamentos específicos;
f) as prescrições atinentes aos documentos de natureza sigilosa (controlados) constam da 
legislação que trata da salvaguarda dos assuntos sigilosos;
g) serão arquivados na Diretoria de Pessoal ou no Arquivo Oficial da PMAM, depois de 
solucionados, os processos oriundos de requerimentos dirigidos ao Comandante Geral, 
ao Subcomandante Geral e ao Chefe do Estado-Maior Geral da PMAM, por policiais 
militares ou ex-policiais militares, bem como os processos de movimentação e de 
transferência para a reserva ou afastamento do serviço ativo, quaisquer que sejam o 
destinatário e a espécie do documento inicial;
 17
3 CORRESPONDÊNCIA
3.1 ELABORAÇÃO
3.1.1 Técnicas de elaboração
A elaboração da correspondência obedecerá aos seguintes preceitos:
a) o cabeçalho varia conforme o tipo de documento;
b) o texto, parte principal, pode ser desdobrado em itens, subitens e outras subdivisões, de 
modo que as idéias se apresentem definidas em cada item, subitem ou subdivisão e em 
correlação com as anteriores;
c) o primeiro item será destinado à exposição concisa e precisa do fato, apresentação do 
problema ou comunicação de uma situação existente;
d) os itens:
- serão numerados em algarismos arábicos, seguidos de ponto e um espaço em branco,
- quando o texto constar de um só item, este não será numerado,
- poderão ser grafados em negrito e letras maiúsculas, quando se confundirem com títulos 
(exemplo: 1. FINALIDADE).
e) com relação aos subitens, que poderão ser sublinhados quando se confundirem com 
títulos, sua designação é feita com letras minúsculas, devendo, após a letra 
indicadora, seguir-se um ponto e um espaço em branco;
f) a subdivisão seguinte é feita com algarismos arábicos, seguidos do sinal de fechar 
parênteses e de um espaço em branco;
g) se outras subdivisões forem necessárias, serão feitas com letras minúsculas seguidas do 
sinal de fechar parênteses e um espaço em branco;
h) caso ainda sejam necessárias subdivisões, estas serão designadas sucessivamente por 
algarismos arábicos, entre parênteses, letras minúsculas, entre parênteses e, a partir daí, 
por hífens;
i) nas seqüências de subitens e das outras subdivisões, o penúltimo elemento poderá ser 
pontuado com ponto e vírgula seguido da conjunção "e", quando de caráter cumulativo, 
ou da conjunção "ou", se a seqüência for disjuntiva;
j) os itens ficarão no mesmo alinhamento vertical;
l) a primeira linha dos subitens, ou quaisquer outras subdivisões, inicia no alinhamento 
vertical do primeiro caractere do início da frase da subdivisão anterior e as demais 
linhas observam a margem esquerda;
m) deve-se usar um espaço simples entre os itens, subitens e as demais subdivisões;
n) o fecho do documento é constituído, exclusivamente, pela assinatura da autoridade 
competente, seu nome, posto/graduação e cargo.
3.1.2 Identificação
a) para cada tipo de correspondência (ofício, memorando e outros) será adotada uma 
numeração, seguindo a ordem natural dos números inteiros, iniciada em 1º de 
janeiro de cada ano e encerrada em 31 de dezembro do mesmo ano;
b) após a numeração e o ano de expedição, seguem-se um traço horizontal e a sigla da 
unidade ou setor no qual o expediente foi estudado e elaborado (Ex.: Ofício nº 001/2009 
– DP-1/DP).
3.1.3 Controle
a) a correspondência externa à PMAM é de competência do Comandante Geral, a quem 
caberá assiná-la, podendo delegá-la expressamente para casos específicos, conforme a 
competência e atribuição do elemento subordinado.
b) a numeração da correspondência externa será única na PMAM, controlada pela 
Ajudância Geral e obtida pelos interessados junto a esse Setor mediante solicitação, 
informando a origem, data do documento, o assunto e o destinatário. A informação do 
3.Correspondências/M–01
assunto e destinatário, será dispensável quando se tratar de assuntos sigilosos, 
expressamente autorizado pelo Comandante Geral da PMAM;
c) a Ajudância Geral manterá em seus arquivos uma via original das correspondências 
externas que tenham sido expedidas no âmbito da PMAM, ressalvados os casos 
sigilosos, que caberá a PM-2 regular a sua salvaguarda;
d) Para execução do disposto na alínea ‘c’, as unidades e setores da PMAM unidades e 
setores da PMAM fornecerão obrigatoriamente à Aj G a via original da correspondência 
protocolada no órgão/Instituição de destino, cuja cópia ficará arquivada na origem;
e) a numeração das demais correspondências será gerada pela unidade/setor de origem na 
PMAM, a quem caberá o seu controle;
f) os projetos, planos, ordens e congêneres serão aprovados:
- pelo Comandante Geral, quando envolver a geração de despesas, de recursos 
orçamentários ou não, ou o emprego conjunto/integrado com outros órgãos e 
instituições,
- pelo Subcomandante e visado pelo Comandante Geral quando, tratando de 
operacionalidade da Corporação, envolver o emprego direto de mais de um Escalão de 
Comando Intermediário (CPM, CPI, CPE, CPAmb e CPR),
- pelo Ch EMG e visado pelo Comandante Geral quando, tratando de administração da 
Corporação, envolver o emprego direto de mais de um Escalão de Comando 
Intermediário (CPM, CPI, CPE, CPAmb e CPR) ou Órgão de Direção Setorial,
- pelo Escalão enquadrante das unidades, setores ou frações empregadas ou envolvidas e 
visados pelo Subcomandante.
g) serão arquivados nas Seções do EMG, conforme a área de responsabilidade, até serem 
transferidos para o Arquivo Geral, os documentos relativos a projetos, planos, ordens e 
congêneres elaborados no âmbito da Corporação e despachados pelo Alto Comando.
3.2. DOCUMENTOS QUE INTEGRAM A CORRESPONDÊNCIA
Os documentos que integram a correspondência são (em ordem alfabética):
3.2.1 Ata
a) registra, resumidamente, as ocorrências de um evento de interesse policial militar, 
podendo ser utilizado suporte eletrônico, sempre que houver meios físicos adequados e 
compatíveis com a segurança requerida;
b) a ata é lavrada, geralmente, em livro próprio, devidamente autenticado, cujas páginas 
são rubricadas pela autoridade que redigiu o termo de abertura, ou em folhas de papel, 
tais como ata de exame, ata de inspeção de saúde e outras;
c) é constituída das seguintes partes:
- preâmbulo, contendo a data, o local da reunião, as pessoas presentes e os assuntos a 
serem tratados,
- parte expositiva, onde são narrados todos os assuntos tratados na reunião;
- fecho, onde constará a hora,