manual de redação PM

Prévia do material em texto

Manual de
Redação
Policial-Militar
Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta edição pode ser utilizada ou reproduzida
– por qualquer meio ou processo, seja mecânico ou eletrônico, inclusive xerográfico,
fotográfico, microfilme, etc. – nem apropriada ou estocada em sistema de banco de dados, sem
a expressa autorização do autor. Essas proibições se aplicam também às características gráficas
e ou editoriais (Lei n.º 9.610, de 19 de fevereiro de 1998).
Copyright © Paulo César Luz Nunes
(Professor de Língua Portuguesa da Academia de Polícia Militar da Bahia)
Críticas e sugestões a esta obra devem ser enviadas para:
pcesar@pmba.ba.gov.br
Solisluna Design e Editora
edição gráfica e design Enéas Guerra e Valéria Pergentino
projeto gráfico e editoração Rafael Casanova
assistente de editoração Elaine Quirelli
ilustrações Hamilton de Oliveira
fotografia Ieda Marques
N972m
Nunes, Paulo César Luz.
Manual de redação policial-militar: para comandantes, chefes, diretores, coordenadores,
secretários administrativos e auxiliares; instrutores e alunos dos cursos de formação e
aperfeiçoamento; estudantes e afins / Paulo César Luz Nunes. – Salvador-BA : O Autor, 2001.
224p. ; 12 il.
ISBN 85-902037-1-9 (broch.)
(Aprovado pelo Comando Geral da Polícia Militar do Estado da Bahia, conforme publicação no
Boletim Geral Ostensivo n. 219, de 13 de novembro de 2000, fls. 5632-3, sob a rubrica Projeto de
Manual de Redação da PMBA).
1. Redação oficial. 2. Língua Portuguesa - Gramática. I. Título.
CDD: 808.066
Manual de
Redação
Policial-Militar
Paulo César Luz Nunes
Outubro de 2001, Salvador, Bahia
Para comandantes, chefes, diretores, coordenadores, secretários
administrativos e auxiliares; instrutores e alunos dos cursos de formação
e aperfeiçoamento; estudantes e afins.
“Não pedimos fluência, elegância, nem limpeza,
mas um respeito aos limites mesmos da Língua,
além dos quais ela perde não apenas sua beleza
e seu sentimento, mas sua própria natureza. É um
mínimo de decência e de dignidade, na escrita,
sem o qual o pensamento mais profundo e a
idéia mais brilhante se tornam torpes e ridículos.”
Rubem Braga
“Com um sorriso freqüente nos lábios, ele
conquistou as inúmeras amizades que deixou.”
À memória do meu honrado, leal e eterno amigo,
Ten PM André Luís Freitas Mota.
Paulo César Luz Nunes
A Deus, por ter-me dado sabedoria e conhecimento para a realização
desta obra.
Aos meus pais, à Paula e aos seus familiares, por me sustentarem
com palavras e gestos de carinho, fazendo com que eu alcançasse
os meus ideais.
Aos Ex.mos Srs. Cel PM Christóvão Rios de Britto e Cel PM Jorge Luiz de
Souza Santos, pelo apoio e incentivo em prol do engrandecimento cultural
da Polícia Militar do Estado da Bahia.
À Comissão, presidida pelo Ten Cel PM Jorge da Silva Ramos, que, com
zelo e competência, avaliou este Manual, reputando-o por trabalho
técnico-profissional.
Aos oficiais, praças e amigos civis que, por qualquer meio ou forma,
contribuíram para a realização desta primeira edição.
Um singular agradecimento aos companheiros da Corregedoria da
PMBA e, em especial, ao 1º Ten PM Luciano Nery da Silva e ao Sd 1ª Cl
PM Décio Amorim Pimentel, pela efetiva participação na concretização
deste trabalho.
Paulo César Luz Nunes
Agradecimentos
Sumário
Manual de Redação Policial-Militar
APRESENTAÇÃO
ABREVIATURAS, SINAIS CONVENCIONAIS E SIMILARES
primeira parte
A REDAÇÃO OFICIAL
Redação oficial
Estudando o ofício
Outros documentos
segunda parte
GRAMÁTICA APLICADA À REDAÇÃO POLICIAL-MILITAR
Emprego dos pronomes de tratamento
Estudando as abreviaturas
Tira-dúvidas de expressões castrenses
Expresões latinas
Expressões que confundem
Exercitando os seus conhecimentos
Breve comentário à canção Força Invicta
Conferindo o exercício
terceira parte
TEXTOS OFICIAIS DA ORTOGRAFIA
BIBLIOGRAFIA
15
16
19
69
195
25
53
19
69
81
109
131
145
221
183
187
191
I
II
III
IV
 V
VI
 VII
VIII
 IX
 X
XI
Paulo César, o Gramático!
Paulo César Luz Nunes é uma dessas raras pessoas que combinam, em
sua personalidade, sensibilidade e competência. A equanimidade com
que modela suas decisões fundamentais, e a determinação de realizar
sempre o que lhe parece justo e plausível destacam-se, de pronto, como
qualidades expressivas desse jovem professor.
Ainda aluno, adotava o comportamento de não permanecer refém de
dúvidas, buscando sempre, nos intervalos, dirimi-las, de todo, com o velho
mestre, provavelmente um tanto exausto. Mas persistia.
O olhar atento, acompanhado por um leve sorriso de satisfação quando
lograva entender o assunto, traçava sempre, a meus olhos, a figura do
aprendiz apaixonado pela matéria. Esplêndido aprendiz!
Na minha intuição quase matemática, poderia apostar que ali nascia um
novo e grande amante da Língua Portuguesa, a nossa “última flor do
Lácio inculta e bela”. Não me enganei. E, mais que isso, alguns anos depois,
reencontro-o, compenetrado, dando-me notícias das suas incursões nas
salas de aula. Paulo César, agora, professor de Português, demonstrava
singular talento, ao transmitir aos seus alunos tudo que aprendera pelo
seu grande esforço e vontade.
Reaparece-me agora com nova surpresa. É o Manual de Redação Policial-
Militar, de sua autoria. Trabalho minucioso, fôlego de pesquisador, disciplina
estóica de quem se revela sempre um apaixonado das Letras. Descobriu
uma lacuna ponderável no seu segmento profissional – quer seja o estudo
do Português e sua aplicação específica na área militar – e tratou de
preenchê-la com invulgar competência. Resultado: um completo manual
destinado a um público-alvo que certamente fará dele uma verdadeira
referência para as suas consultas.
O Manual mapeia todos os assuntos de interesse da classe, oferecendo-
se – hierarquia à parte – a expectativas iguais. Em linguagem objetiva e
clara, traça um roteiro preciso que vai do ensino da Redação Oficial,
com todos os capítulos decorrentes, à Gramática aplicada à Redação
Prefácio
Policial-Militar. Tudo feito com dedicação e esmero. Um grande presente
para todos os seus pares.
Tecnicamente, perfeito; no que tange à demanda, oportuno.
O Manual de Redação Policial-Militar de Paulo César Nunes, com certeza,
vai figurar no elenco das melhores contribuições à Língua Portuguesa
ofertadas por um seu verdadeiro Professor.
Salvador, maio de 2001.
Jorge Portugal
Conselheiro Cultural do Estado da Bahia;
professor de Língua Portuguesa e Redação; compositor.
Este Manual é fruto de um trabalho minucioso, amadurecido
ao longo dos anos pelos estudos e pesquisas ligados à área da
comunicação verbal, principalmente na atividade de revisão dos mais
variados textos produzidos pela Polícia Militar do Estado da Bahia.
Incorporando o espírito do revisor gramatical e atendendo à solicitação
de amigos e companheiros de profissão, apresentamos e discutimos
alguns deslizes redacionais, nos quais incorremos a todo o momento –
basta escrevermos um bilhete simples para que isso ocorra –,
solucionamos questões controversas do dia-a-dia castrense,
padronizamos alguns tipos de documentos, indicamos as melhores
formas de desenvolvê-los, e muito mais.
Escrito numa linguagem simples, com uma narrativa contínua e envolvente,
o Manual se destina aos policias militares de todos os níveis hierárquicos,
bem como a todos aqueles que estimam e cultuam as letras. Transpõe,
assim, os muros dos quartéis, estendendo-se também ao público civil.
Para facilitar a compreensão, dividimo-lo em três partes: tratamos da
redação oficial na parte primeira, definindo-a e situando, nesse contexto,
a correspondência policial-militar, partindo-se, daí, para o estudo e
padronização de alguns documentos castrenses. Na segunda, aplicamos,
na expressão escrita dos integrantes da PM, as normas gramaticais vigentes.
Na última parte reunimos, para efeito de complementação, textos oficiais
da nossa Ortografia.
Esperamos que este trabalho corresponda às expectativas, servindo de
guia prático para consultas futuras, uniformizando procedimentose
contribuindo, conseqüentemente, para a melhoria da qualidade do serviço
que prestamos à sociedade.
 O Autor
Apresentação
§
parágrafo
adv.
advérbio
agl.
aglutinação
atual.
atualizada (a edição)
C 21 – 30
Manual de Abreviaturas,
Símbolos e Convenções
Cartográficas do Exército
cf.
confronte, compare, confira
conj.
conjunção
ed.
edição
I – 7 – PM
Instruções para a Correspondência na
Polícia Militar do Estado de São Paulo
ibid.
ibidem (no mesmo lugar)
id.
idem (o mesmo)
id. ibid.
idem ibidem (o mesmo, no mesmo
lugar)
i. é,
isto é
IG 10 – 42
Instruções Gerais para
Correspondência, Publicações e Atos
Normativos no Ministério do Exército
(atualizadas até 1996)
IG 10 – 42 revogadas
Instruções Gerais para
Correspondência no Ministério
do Exército (1975)
interj.
interjeição
loc. cit.
loco citato (no lugar citado)
Abreviaturas, sinais convencionais
e similares 1
Manual da Presidência
Manual de Redação da
Presidência da República
NGB
Nomenclatura Gramatical Brasileira
OM
Organização Militar
op. cit.
opus citatum (obra citada)
OPM
Organização Policial-Militar
p.
página
p. ex.
por exemplo
perf. do ind.
perfeito do indicativo
PMBA
Polícia Militar do Estado da Bahia
prep.
preposição
1 Algumas dessas abreviaturas já constam no tópico “Outras abreviaturas empregadas na Corporação”,
mas achamos conveniente apresentá-las logo, para facilitar a compreensão dos tópicos anteriores.
pres. ind.
presente do indicativo
pron.
pronome
rev. e ampl.
revista e ampliada (a edição de
um livro)
RDPM
Regulamento Disciplinar
da Polícia Militar
reimp.
reimpresso, reimpressa
seq.
sequentia (seguinte ou o que
se segue)
s. f. comp.
substantivo feminino composto
s.m.
substantivo masculino
v.
ver, vide, verbo
I RedaçãoOficial
A redação literária e a redação técnica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
O que é redação técnica
A comunicação oficial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A redação oficial
A correspondência militar
A correspondência policial-militar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Alguns documentos utilizados na Polícia Militar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A Redação Oficial
21
22
23
24
Manual de Redação Policial-Militar 21
A redação literária e a redação técnica
Redigir é exercitar o pensamento; assim, exercitamo-lo das mais variadas
formas, exprimindo nossas impressões e desenvolvendo as nossas idéias.
Essas idéias são desenvolvidas, a rigor, por intermédio dos três principais
gêneros de composição em prosa: a descrição, a narração e a dissertação.
Essa é a classificação clássica, a qual valoriza o feitio artístico da composição,
também conhecida por redação literária.
Contudo, embora as imagens estilísticas melhor se adequem à criação
artístico-literária, redação há que repousa na objetividade da linguagem,
a que chamamos de redação técnica.
O que é redação técnica
Nada melhor do que a definição de Margaret Norgaard: “Redação técnica
é qualquer espécie de linguagem escrita que trate de fatos ou assuntos
técnicos ou científicos, e cujo estilo não deve ser diferente de outros
tipos de composição. A redação técnica é necessariamente objetiva
quanto a ponto de vista, mas uma objetividade completamente
desapaixonada torna o trabalho de leitura penoso e enfadonho por levar
o autor a apresentar os fatos em linguagem descolorida, sem a marca da
sua personalidade. Opiniões pessoais, experiência pessoal, crenças, filosofia
de vida e deduções são necessariamente subjetivas, não obstante
constituírem parte integrante de qualquer redação técnica meritória.”
(citado por Júnior3: 19)
Othon M. Garcia4 arremata: “(...) toda composição que deixe em segundo
plano o feitio artístico da frase, preocupando-se de preferência com a
objetividade, a eficácia e a exatidão da comunicação, pode ser considerada
como redação técnica. Nesse caso, a redação oficial, a correspondência
comercial e bancária, os papéis e documentos notariais e forenses
constituem redação técnica.”
3 Cf. JÚNIOR, Edgard de Brito Chaves. Modelos de redação oficial: para funcionários públicos, advogados,
despachantes, etc. Rio de Janeiro, Tecnoprint, 1979. p. 19.
4 Cf. GARCIA, Othon Moacyr. Comunicação em prosa moderna. 17. ed. reimp. Rio de Janeiro, Fundação
Getúlio Vargas, 1998. p. 386.
A Redação Oficial22
A comunicação oficial
A comunicação oficial é aquela que advém dos órgãos da administração
pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União,
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, constituindo um
conjunto de normas regedoras da comunicação escrita. O redator desse
tipo de comunicação deve preocupar-se mais com o estilo oficial do que
com o seu próprio estilo, haja vista a impessoalidade da redação, a sua
formalidade, concisão e clareza, conforme veremos no capítulo seguinte
(v. “O texto”).
A redação oficial
A redação oficial, portanto, é o mecanismo por meio do qual funciona a
comunicação oficial escrita, dando-lhe forma específica; é o modo de redigir
uma correspondência, dentro dos cânones estabelecidos pelo Manual de
Redação da Presidência da República e pelas regras gramaticais vigentes.
Foi com a edição do Decreto n.º 100.000, de 11 de janeiro de 1991,
que o Presidente da República autorizou a criação de uma comissão
para rever, atualizar, uniformizar e simplificar as normas de redação de
atos e comunicações oficiais, no âmbito federal, inclusive aqueles
praticados no Exército, daí surgindo, após o período de uma “gestação”,
o Manual da Presidência.
Editado, foram as regras do mencionado Manual consolidadas por meio
da Instrução Normativa n.º 4, de 6 de março de 1992, que tornou obrigatória
a sua observação pelos órgãos componentes da Administração Federal.
A correspondência militar
A correspondência militar é o tipo de comunicação oficial peculiar às
forças militares da União. Apresenta algumas especificidades, porém não
deve opor-se aos preceitos normativos elencados no Manual da Presidência.
Até antes da edição do Manual da Presidência, no que se refere ao
Exército Brasileiro, vigoravam as Instruções Gerais para a Correspondência
no Ministério do Exército (IG 10-42), editadas no ano de 1975, três anos
após a publicação das Normas sobre Correspondência, Comunicação e
Atos Oficiais, do Ministério da Educação e Cultura (1972).
Manual de Redação Policial-Militar 23
As IG 10-42 estribaram-se no texto normativo do Ministério da Educação,
nas normas estabelecidas pelas Circulares de n.os 13/44, de 28 de outubro
de 1944; 18/46, de 5 de julho de 1946; e 7/69, de 9 de dezembro de
1969; a segunda circular, proveniente da Secretaria da Presidência da
República; as restantes, do Gabinete Civil, além de tantas outras que
visavam a padronizar a comunicação oficial brasileira.
Entretanto, com o surgimento do Manual da Presidência, as IG 10-42
foram atualizadas, por intermédio da Portaria n.º 433, de 24 de agosto
de 1994, revogando, expressamente, as instruções anteriores.
Nesse sentido, alguns ajustes foram feitos, porém nem tudo estabelecido
no Manual da Presidência foi adotado pelas atuais IG 10-42, a exemplo
do modelo de ofício, que permaneceu com a antiga estrutura, conforme
veremos mais adiante (v. “Estudando o Ofício”).
A correspondência policial-militar
Força auxiliar e reserva do Exército, nos termos do §6º do art.144 da
vigente Constituição Federal brasileira5 , a PMBA, a qual será o referencial
de estudo neste trabalho, é alcançada, no que couber, pelas IG 10-42,
embora, para alguns, tais instruções não mais tenham vinculação com a
Corporação, isto por força do caput do art. 42 da Carta Magna, com a
nova redação dada pela Emenda Constitucional n.º 18, de 5 de fevereiro
de 19986 .
Ocorre, porém, consoante visto anteriormente, que as IG 10-42 não
estão perfeitamente ajustadas no cenário da comunicação oficial brasileira,
o que nos faz concluirque as normas de correspondência, dentro da
Polícia Militar, também estão carentes de uma uniformidade, necessitando
sejam amoldadas ao padrão estatuído pelo Manual da Presidência,
5 Cf. BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil: promulgada em 5 de outubro de 1988. Obra
coletiva da Editora Saraiva com a colaboração de Antônio Luiz de Toledo Pinto e Márcia Cristina Vaz dos
Santos Windt. 20 ed. atual. e ampl. São Paulo, Saraiva, 1998. p. 83:
“§6º As polícias militares e corpos de bombeiros militares, forças auxiliares e reservas do Exército,
subordinam-se, juntamente com as polícias civis, aos Governadores dos Estados, do Distrito Federal e dos
Territórios.”
6 Ibid., p. 40:
“Art. 42. Os membros das Polícias Militares e Corpos de Bombeiros Militares, instituições organizadas
com base na hierarquia e disciplina, são militares dos Estados, do Distrito Federal e dos Territórios.”
A Redação Oficial24
acrescidas de alguns senões, referentes às nossas singularidades – que
são as particularidades adstritas à vivência militar.
Esta, pois, é a razão de ser do Manual de Redação Policial-Militar:
padronizar normas de comunicação oficial no âmbito castrense.
Alguns documentos utilizados na Polícia Militar
A padronização a que nos referimos diz respeito, notadamente, à
confecção de alguns documentos utilizados em larga escala nos quartéis,
os quais mais parecem uma colcha de retalhos, em razão de que um
determinado expediente, oriundo de uma Unidade X, nunca, ou quase
nunca, é igual, na forma e estrutura, àquele confeccionado na unidade Y,
que, por sua vez, também apresenta patente discordância ao elaborado
na unidade Z.
O campeão de modelos divergentes é, com certeza, o ofício .
Em recente pesquisa por nós efetuada, analisamos ofícios de diversas
unidades da atividade fim (operacionais), inclusive as do interior do Estado
baiano, assim como algumas da atividade meio (administrativas) – cujo
teor do documento tratava de apresentação de policial militar –, que
nos propiciou chegar, acreditem, à seguinte conclusão: nenhum ofício se
igualou, na forma e estrutura, a algum outro; nem mesmo o acaso
colaborou. Não fossem os dizeres: “Polícia Militar da Bahia”, acreditaríamos
que cada expediente pertencia a uma polícia diferente.
Essa é a razão por que dedicamos um capítulo exclusivo para o estudo
do ofício. A sua compreensão também servirá para entendermos os
demais documentos abordados neste Manual, a saber, o memorando, o
fax e a portaria (v. “Outros Documentos”), como também a tantos outros
aqui não referidos, em virtude de que, no ofício, constam preceitos gerais
da maior relevância, necessários à uniformização da comunicação oficial.
II Estudandoo ofício
Linhas gerais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
parte I
O timbre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A numeração do documento . . . . . . . . . . .
O local e a data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
O vocativo
parte II
O texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Quanto à mensagem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Quanto ao estilo
Quanto ao tratamento . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Quanto à forma
Desdobramento do parágrafo . . . . . . . . . . .
Outras peculiaridades do texto . . . . . . . . .
parte III
O fecho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Por que o fecho vem seguido
por vírgula? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A assinatura e a identificação
do signatário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
O substituto interino . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
O substituto que responde
pelo comando, chefia, direção
ou coordenação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Assinatura por delegação
Assinatura no impedimento . . . . . . . . . . . . .
O destinatário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Considerações finais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
O cabeçalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
O assunto
A referência
O anexo
O slogan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
O endereço no rodapé
A distribuição
O grupo indicador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
O modelo do ofício padrão . . . . . . . . . . . . .
A Redação Oficial
27
27
29
31
32
33
34
35
36
37
39
40
41
42
43
44
46
47
48
49
50
Manual de Redação Policial-Militar 27
Linhas gerais
Didaticamente, para estudarmos a forma e estrutura do ofício, dividimo-
lo em três partes, a saber:
parte I – que compreende o timbre, a numeração, o local e a data, e o
vocativo;
parte II – que é o texto propriamente dito;
parte III – compreendendo o fecho, a assinatura e identificação do signatário,
e o destinatário.
parte I
O timbre
O timbre caracteriza o papel. Desta forma, não teremos mais um papel
qualquer. Trata-se do papel timbrado. Vem centrado no alto da folha,
composto pelo brasão institucional da PM local7 e pelos dizeres “Polícia
Militar do Estado Tal”, acrescidos da organização policial-militar (OPM)
expedidora. Às vezes, também compõem o timbre o endereço, o número
de telefone, fax ou telex e até nomenclatura para telegrama. Na PMBA
– utilizada em nossos exemplos –, esses acessórios do timbre vêm,
seguindo a tendência das cartas comerciais, no rodapé do papel, separados
por um filete horizontal.
É importante ressaltar que o Manual da Presidência da República não faz
qualquer tipo de referência ao timbre do papel, tanto no ofício, quantos
nos demais documentos, a exemplo do memorando e da portaria. No
entanto, é o papel timbrado que caracteriza a oficialidade do documento.
A omissão do Manual da Presidência implica a manutenção da regra
constante na Instrução Normativa n.º 83, de 3 abril de 1978, no anexo I
7 Em alguns órgãos públicos baianos, como a Polícia Civil, o timbre é composto tão-somente pelo brasão
do Estado, seguido dos dizeres do órgão correspondente. Na PMBA, por tradição, usa-se o seu brasão
institucional, em detrimento do brasão do Estado da Bahia.
Na sua história, o brasão institucional da PMBA passou por algumas modificações evolutivas. Com
efeito, o atual aperfeiçoamento gráfico do brasão foi desenvolvido a partir dos seus princípios heráldicos;
totalmente redesenhado, tornando-se uma forma única, limpa e clara nos seus detalhes, apta para o uso
adequado em computação gráfica e aplicações diversas, de uso exclusivo e padronizado pela Polícia Militar
da Bahia.
A Redação Oficial28
de timbres padronizados8 , que também é utilizada, de maneira análoga,
no serviço público estadual.
Partindo-se do formato do papel, que deve ser do tamanho “A-4” (29,7
x 21 cm)9 , tem-se a margem esquerda a 2,5 cm ou dez toques da borda
esquerda do papel, e a margem direita a 1,5 cm ou seis toques da borda
direita do papel. O brasão da PMBA (que deve ter 2,5 cm de diâmetro)
deverá estar centrado10 , a 1,5 cm ou seis toques da margem superior do
papel (de acordo com as IG 10-4211 ), com os dizeres apostos logo abaixo,
em caixa alta, a 0,6 cm da borda inferior do brasão, também centralizado.
Um fato interessante são os brasões como, p. ex., o da Academia de
Polícia Militar da Bahia (APM), além das logomarcas e dos signos de
batalhões e companhias independentes, os quais são utilizados quando
da confecção de alguns documentos, a exemplo do ofício. Muitas vezes,
esses brasões, logomarcas e signos compõem o próprio timbre, ou vêm
ao lado do brasão da PMBA, ou abaixo dele.
Recomendamos o uso do brasão da PM, tão-somente, quando o ofício
se destinar a um órgão externo, público ou privado, em razão de que é
esse o brasão institucional representativo da Corporação. É a sua
identidade, que não pode ser perdida ou preterida por um festival de
designers, dos mais variados, que acabam confundindo o seu destinatário.
Papel timbrado é o papel oficial, é o meio por que se fala em nome do
órgão Polícia Militar.
No entanto, quando a correspondênciafor interna, i. é, dentro da própria
Polícia Militar, nada obsta que se use, em assim querendo, o brasão, a
logomarca ou o signo característico da unidade (e tão-só) na composição
do timbre; nunca, porém, estes associados ao brasão da PM, num mesmo
documento, como já observamos nos expedientes de algumas OPMs.
8 Cf. COMISSÃO DE PUBLICAÇÕES OFICIAIS BRASILEIRAS. Subcomissão de Política Editorial e
Normalização. Editoração de publicações oficiais. Brasília, Departamento de Imprensa Nacional, 1987. p.123
9 Esse tamanho, juntamente com o formato “A-5” do memorando (14,8 x 21 cm), foi introduzido no
Brasil em 1970, por meio da Instrução Normativa DFC/1-70.
10 É comum verificarmos, na maioria dos ofícios expedidos dentro da Polícia Militar, que o brasão da PM
vem localizado à esquerda do papel, e não ao centro; porém, conforme a Instrução Normativa n. 83, o
brasão vem à esquerda quando se tratar de memorando.
11 Cf. BRASIL. Ministério do Exército. Instruções gerais para correspondência, publicações e atos normativos no
Ministério do Exército: Portaria n. 433, de 24 de agosto de 1994. 1. ed. 1994 (atual. até 29 de fevereiro de
1996). IG 10-42. p. 73.
Manual de Redação Policial-Militar 29
A numeração do documento
A numeração do documento, conhecida por índice na redação comercial,
também constitui um grande problema nos ofícios castrenses. Não existe
uma sintonia entre as unidades, no que toca à sua padronização, conquanto
o Manual da Presidência seja bastante claro, citando apenas o tipo do
documento, no caso o ofício (escrito por extenso, embora as IG 10 4212
grafem abreviadamente Of – sem ponto), seguido da abreviatura de
número (n.º) mais a numeração (geralmente com três dígitos) e a sigla
do órgão expedidor, este separado por uma barra inclinada (/). Deve
estar situado, horizontalmente, no início da margem esquerda (a 2,5 cm
ou dez toques da borda do papel) e eqüidistante, verticalmente, de 5,5
cm ou de seis espaços duplos (“espaço dois”) de sua borda superior,
assim devendo ser grafado:
a. Ofício n.º 001/DA (Ofício n. 001, expedido pelo Departamento
de Administração).
b. Ofício n.º 222/UAAF (Ofício n.º 222, expedido pela Unidade de
Apoio Administrativo Financeiro13 de um batalhão da Região
Metropolitana de Salvador).
Obs.: Se o ofício for circular, essa indicação deve ser assinalada em seguida à numeração, em
caixa alta (maiúsculas)14 : Ofício n.º 001/DA – CIRCULAR / Ofício n.º 222/UAAF – CIRCULAR.
12 ibid., p. 48.
13 Segundo a nova organização estrutural e funcional da PMBA, Decreto n.º 7.796, de 28 de abril de
2000.
14 Cf. BRASIL. Ministério do Exército, op. cit., p. 47.
15 ibid. p. 19.
As IG 10-4215 assim se pronunciam a respeito:
“Art. 45 – Para cada tipo de correspondência (...) é adotada uma
numeração seguindo a ordem natural dos números inteiros, iniciada a 1º
de janeiro de cada ano e encerrada a 31 de dezembro.
Art. 46 – Após a numeração, seguem-se um traço horizontal e a sigla da seção,
repartição, divisão ou gabinete no qual o expediente foi estudado e elaborado.”
Nota-se uma semelhança com o prescrito pelo Manual da Presidência,
salvo o traço horizontal, que fica entre o número e a sigla. Segundo o
Manual, usa-se uma barra.
A Redação Oficial30
No entanto, a maioria dos ofícios é numerada conforme o antigo modelo
da PM paulistana, i. é, com a sigla do órgão expedidor do documento
antecedendo os números, bem como se procedendo a grafia dos dois
últimos algarismos do ano em que foi confeccionado, fato este que
contraria a recomendação do Manual da Presidência. Às vezes, até o
mês da confecção é referenciado, senão vejamos o que diziam as antigas
I – 7 – PM16 , de São Paulo:
“Artigo 44 – A correspondência da Polícia Militar é identificada pelo
conjunto de identificação composto de:
designação do tipo de documento, seguida da abreviatura de número (n.º);
sigla da OPM, seguida de traço;
numeração do documento, seguida de barra ( / );
prefixo numérico identificador da fração e subfração da OPM que
elaborou o documento;
os dois últimos algarismos referentes ao ano em que foi elaborado, depois
de uma barra.”
É fácil perceber que constitui uma redundância a referência à sigla da
OPM e a indicação do ano ou do mês de elaboração do ofício na
numeração, em face de que no próprio timbre do papel já consta a
identificação do órgão signatário, assim como o local e a data já têm um
local específico para serem referenciados, consoante veremos mais adiante,
não havendo qualquer necessidade de sua repetição.
Em algumas unidades, como a Corregedoria da PMBA, além da numeração
normal, também há a necessidade de acostar-se o Registro de
Corregedoria Geral (RCG), que acompanha a história de determinado
processo ou documento. Nesse caso, o RCG seguirá após a numeração
ordinária, separado por um traço horizontal:
– Ofício n.º 123-4567-99/99/SA (Ofício n.º 123, com referência
ao RCG n.º 4567-99/99, produzido pela Seção Administrativa da Corregedoria).
16 Cf. POLÍCIA MILITAR DO ESTADO DE SÃO PAULO. Instruções para correspondência na Polícia
Militar. Aprovadas pelo Decreto n.º 1EM/PM-283/02, de 20 de maio de 1980, e publicadas no Boletim
Geral n.º 31/81. 3. ed. São Paulo, 1982. I-7-PM. p. 21. Ressalte-se que essas instruções foram atualizadas,
conforme o Boletim Geral n.º 116, da PMESP, de 22 de julho de 1993.
Manual de Redação Policial-Militar 31
O local e a data
O local e a data são elementos fundamentais da “certidão de nascimento” do
expediente, correspondendo ao momento em que o ofício foi confeccionado e
assinado, convindo que se usem por extenso todos os elementos desse tópico.
O término da data deve coincidir com a margem direita e, verticalmente,
deve estar a 6,5 cm ou sete espaços duplos (“espaço dois”) da margem
superior do papel:
Salvador, 25 de janeiro de 1973.
Há, pois, três observações a serem feitas:
a. O mês é grafado com a letra inicial minúscula17, apesar de nome próprio;
b. Depois da menção ao local e à data, usamos o ponto-final, por se
tratar de oração cujo verbo aí se oculta (embora alguns acreditem que o
ponto-final se dá em virtude de existir uma frase nominal, i. é, sem verbo);
c. O nome da cidade de origem não precisa ser seguido pela sigla do seu
Estado. Esse nome, entretanto, poderá ser omitido, se já vier especificado
no timbre do papel.
O vocativo
Segundo Celso Cunha18 , os vocativos “servem apenas para invocar, chamar
ou nomear, com ênfase maior ou menor, uma pessoa ou coisa personificada”.
Daí porque também denominamos esta parte do ofício de invocação19 .
Invocando-se o destinatário, empregar-se-á o pronome de tratamento
(v. “As formas de tratamento”) equivalente ao seu cargo ou função,
por extenso – evite abreviá-lo (use Senhor em vez de Sr., p. ex.) –,
devendo o vocativo estar situado a 10 cm ou dez espaços duplos da
17 Cf. ROCHA LIMA, Carlos Henrique da. Gramática normativa da língua portuguesa. 32. ed. Rio de
Janeiro, José Olympio, 1994. p. 460; nessa obra, o Prof. Rocha Lima reúne quatro exemplos clássicos, da
lavra de Olavo Bilac e Euclides da Cunha, na referência às datas, onde o nome dos meses estão grafados,
invariavelmente, com letra minúscula. Cf., também, o Formulário Ortográfico de 1943, constante no
Capítulo XII deste Manual, na observação do 3.º caso do item 49.
18 Cf. CUNHA, Celso Ferreira da. e Luís F. Lindley Cintra. Nova gramática do Português contemporâneo. 2.
ed. Rio de Janeiro, Nova Fronteira, 1985. p. 156.
19 Essa era a forma empregada no antigo Manual de Correspondência, in: BRASIL. Ministério da Educação
e Cultura. Secretaria de Apoio Administrativo. Normas sobre correspondência, comunicação e atos oficiais.
Rio de Janeiro, 1972.
A Redação Oficial32
borda superior do papel e, horizontalmente, com avanço de parágrafo
(2,5 cm ou dez toques).
Quanto à pontuação, o Manual da Presidência refere-se apenas ao
emprego da vírgula20 que, gramaticalmente, caracteriza o vocativo:
“Soldado, qual o seu nome?” Como neste exemplo, quando se trata da
mesma linha, depois do vocativo (soldado), escrevemos, evidentemente,a palavra em minúscula (qual); o vocativo no ofício, porém, é especial,
porque – embora seja seguido por palavra com inicial maiúscula e na
linha seguinte – ele é parte integrante do corpo do texto, o que explica
o emprego da vírgula:
a. Excelentíssimo Senhor Governador do Estado(,)
No entanto, há, nos livros especializados de redação empresarial, além
da vírgula, três maneiras de pontuação no vocativo: com os dois-pontos21
(que foram usados na área federal até 1992, quando se privilegiou a
vírgula, com o advento do Manual de Redação da Presidência da
República); com ponto-final; ou desprovido de qualquer sinal de
pontuação22 , sendo mais raros estes dois últimos casos; até a exclamação
teria algum sentido:
b. Senhora Secretária da Segurança Pública(:)
c. Senhor Chefe da Casa Militar do Governador(.)
d. Senhor Comandante Geral(!)
parte II
O texto
O texto corresponde à alma do ofício. É a sua essência, sem a qual não
haveria o porquê de confeccioná-lo. Deve-se ter muita atenção, quando
de sua produção, em razão de que um texto mal redigido implica a não-
compreensão por parte de seu decodificador, o destinatário do
20 Cf. BRASIL. Presidência da República. Manual de redação da Presidência da República. Brasília, Imprensa
Nacional, 1991. p. 28.
21 Cf. BRASIL. Ministério da Educação e Cultura, op. cit., p. 195.
22 Cf. JÚNIOR, op. cit., p. 111.
Manual de Redação Policial-Militar 33
documento. Este, não o decodificando, ou o fazendo de modo imperfeito,
acaba por ocasionar a conhecida solução de continuidade, i. é, a paralisação
da comunicação, como também provoca pedidos indeferidos, mal-
entendidos entre comandantes, chefes, diretores ou coordenadores,
prejuízos econômicos, pareceres e julgamentos equívocos, dentre outros.
Não compreendido, também se transforma o texto num empecilho à
Administração, de vez que quanto mais eficaz é a comunicação, menos
moroso é o seu resultado. Desta forma, para evitar tal óbice ao serviço
público, é necessário observarmos alguns princípios da redação
de correspondência:
Quanto à mensagem
Significa dizer que para se transmitir uma mensagem não interessa apenas
o seu conteúdo (aquilo o que se quer dizer), mais igualmente a maneira
(como isso será dito). Para tanto, deve-se estudar o destinatário,
qualificando-o dentro do organismo público ou privado. Às vezes, um
texto oficial é mais formal; outro, menos formal. Tudo depende de com
quem estamos nos correspondendo.
Quanto ao estilo
É a linguagem culta, bem cuidada. Os deslizes gramaticais devem ser
evitados ao máximo; mormente os indesejáveis vícios de linguagem: os
solecismos, barbarismos, os cacófatos, os clichês, as frases de arrastão e
as labirínticas, etc.
As IG 10-42 revogadas23 nos deram uma sucinta e boa visão do princípio estilístico:
“Art. 30 – A redação oficial (...) deve considerar os seguintes aspectos:
correção gramatical – indispensável à análise do documento;
clareza – necessária ao seu perfeito entendimento;
sobriedade – redação simples, sem ser vulgar;
precisão – emprego exato dos vocábulos, para evitar diferentes interpretações;
23 Cf. BRASIL. Ministério do Exército. Instruções gerais para correspondência no Ministério do Exército: Portaria
Ministerial n. 323, de 14 de março de 1975. 1. ed. 1975. IG 10-42. p. 16.
A Redação Oficial34
impessoalidade – interesse do serviço acima das opiniões pessoais;”
Além dos princípios acima descritos, temos, também, os seguintes:
unidade – implica fixar-se numa única idéia central;
concisão – consiste no emprego de palavras básicas, simples; construções
fáceis, com frases curtas e diretas, eliminando-se palavras e assuntos
supérfluos, possibilitando ao leitor uma perfeita compreensão do texto;
coerência – desenvolver e coordenar o assunto logicamente, de maneira
a facilitar sua interpretação pelo receptor;
integridade – consiste em apresentar documento que necessite apenas
da aprovação e assinatura do comandante, chefe, diretor ou coordenador
de uma OPM, para torná-lo completo.
Quanto ao tratamento
Nas comunicações oficiais, conseqüentemente, nas correspondências por
meio de ofício, o tratamento é revestido de toda uma formalidade,
indisponível no trato público, i. é, os signatários dos órgãos não podem
dispor, dispensar o tratamento devido a uma determinada autoridade.
O grau de respeitabilidade deve ser mantido, tanto na maneira com que
nos dirigimos ao decodificador, como no correto emprego dos pronomes
de tratamento, capítulo que analisaremos mais adiante (v. “Emprego dos
pronomes de tratamento”).
Quanto à forma
Avanço de parágrafos do texto – equivalente a 2,5 cm ou dez toques; o
texto inicia a 1,5 cm ou a três espaços simples do vocativo, sendo que o
espaço entre os parágrafos do texto é de 1 cm ou um espaço duplo
(“espaço dois”).
No texto, salvo o primeiro parágrafo e o fecho24 , todos os parágrafos
devem ser numerados, em algarismos arábicos – numeração cardinal –,
seguindo-se, se preciso for, do seu fracionamento, visando a possibilitar a
24 As IG 10-42, entretanto, contemplam a numeração do primeiro parágrafo (cf. BRASIL. Ministério do
Exército, op. cit., p 48.
Manual de Redação Policial-Militar 35
subdivisão e discriminação das partes de um todo sempre que houver
necessidade. Essa numeração segue o padrão da redação técnica.
Os números dos parágrafos devem estar localizados no início da margem
esquerda. Infelizmente, essa regra é pouco difundida nas OPMs.
Dos parágrafos, surge o seguinte desdobramento:
Desdobramento do parágrafo
Subparágrafos
a. São divisões do parágrafo, indicados por letras minúsculas, seguidas de
ponto: a., b., c., etc.;
b. Cada subparágrafo poderá ter um título, redigido em letras minúsculas
(exceto a primeira letra que deve ser maiúscula), devendo ser sublinhado.
Alíneas
a. São as subdivisões dos parágrafos:
Alíneas numéricas – indicadas por algarismos arábicos, seguidos de
sinal de fechar parênteses: 1), 2), etc.;
Alíneas alfabéticas – indicadas por letras minúsculas, seguidas de sinal
de fechar parênteses: a), b), etc.
b. As alíneas poderão receber títulos, quando necessários, redigidos em
letras minúsculas, à exceção da primeira letra, que será maiúscula.
Itens
a. São as subdivisões das alíneas alfabéticas, sendo de duas espécies:
Itens numéricos – indicados por algarismos arábicos, entre parênteses:
(1), (2), etc.;
Itens alfabéticos – indicados por letras minúsculas, entre parênteses.
b. Os itens poderão receber títulos, se preciso for.
Subitens
a. Subitens são as disposições do alfabeto, em duas espécies:
Subitem de transição – indicado pelo sinal de transição;
Subitem de ponto – indicado pelo sinal de ponto.
A Redação Oficial36
b. Os subitens poderão receber títulos, quando necessários.
Obs.: Os documentos, digitados em espaço duplo (1 cm), entre linhas e textos, duplicarão
o espaço, quando passarem de uma divisão ou subdivisão para outra.
Assim fica a disposição gráfica do desdobramento:
1. (parágrafo)
a. (subparágrafo)
1) (alínea numérica)
a) (alínea alfabética)
(1) (item numérico)
(a) (item alfabético)
Outras peculiaridades do texto
a. O uso de chavões, clichês e frases feitas deve ser evitado, principalmente
no início do texto. Descarte frases como25 : “Vimos, pelo presente, solicitar...”,
“Damos ciência a todos...”, “ Vimos, através desta, informar...”. Prefira as formas:
solicitamos, informamos, comunicamos, enviamos, recomendamos, etc.
b. Com base no Manual da Presidência26 e nas IG 10-4227 , a partir da
segunda página do texto do ofício e em todas as páginas seguintes, no
alto da folha, a 1 cm da margem superior e junto à margem esquerda,
deve ser digitada a abreviatura de folha (fl.)28 seguido do seu número; a
palavra ofício, antecedida pela preposição “do”, seguido de sua numeração
e a data, esta isolada por vírgula. Assim:
fl.29 002 do Of. n.º 001/DP, de 25.01.7330
25 Exemplos extraídos da Portaria CGC/021/09/91, publicada no BGO n. 177, de 20. Set. 1991.
26 Cf. BRASIL. Presidência da República, op. cit., p. 29.
27 Cf. BRASIL. Ministériodo Exército, op. cit., p. 73.
28 O Manual da Presidência não usa a abreviatura de folha (fl.), e sim uma convenção, com a letra “f’
maiúscula: “Fl.” Cf. BRASIL. Presidência da República, loc. cit.
29 Veja que, contrariamente ao constante no modelo do Manual da Presidência, preferimos manter a
expressão “fl.” no singular. Cf. BRASIL. Presidência da República, op. cit., p. 43.
30 Atenção para a grafia da data, neste exemplo. Os dias são escritos com dois algarismos arábicos, seguidos
dos algarismos que correspondem ao mês e ao ano, tudo separado por ponto. Cf.: BRASIL. Presidência
da República, loc. cit.
Manual de Redação Policial-Militar 37
c. Ao transcrevermos qualquer texto de lei, regulamento ou documento,
conforme o disposto nas IG 10-4231 , devemos iniciar a primeira linha da
transcrição com o sinal de aspas, logo após ser deixado o espaço vertical
de 1 cm ou um espaço duplo do corpo do texto, para destacá-lo. Essa
primeira linha virá a 6,5 cm da borda esquerda do papel, mantendo-se
essa margem para as linhas seguintes, sendo que a margem direita deverá
ser igual a do corpo do ofício (1,5 cm). No curso dessa transcrição, os
artigos, parágrafos e alíneas desnecessários devem ser substituídos por
uma linha pontilhada e, ao seu término, utilizamos o sinal de aspas,
seguindo-se, novamente, um espaço vertical de 1 cm ou um espaço
duplo, antes de continuar o texto. Atenção: como vimos, não é necessário
que a transcrição esteja em itálico.
d. Nas citações de ato normativo conhecido por nome específico, este
virá apresentado claramente, devendo a numeração e a data figurar entre
parênteses: Estatuto dos Policiais Militares (Lei Estadual n.º 3.933, de 6 de
novembro de 1981)32 .
parte III
O fecho
O fecho dos mais variados documentos sofreu, ao longo dos tempos,
profundas transformações; antes, demasiadamente longos; hoje,
constituídos de uma só palavra; o bastante, certamente, já que a intenção
do fecho é o arremate do texto e a saudação final ao destinatário. Se for
esse o desiderato, o fecho não precisa vir rodeado de expressões
supérfluas, descartáveis. Configura o último parágrafo do texto.
Princípio da redação técnica, a concisão foi um dos responsáveis pela
redução dos quinze para apenas dois modelos de encerramento, os quais
devem vir centralizados, a 1 cm ou um espaço duplo do final do texto.
Exemplos de fechos (arcaicos) de cortesia33 :
31 Cf. BRASIL. Ministério do Exército, op. cit., p. 73.
32 ibid., p. 74.
33 Cf. BRASIL. Ministério da Educação e Cultura, op. cit., p. 26-7.
A Redação Oficial38
a. Aproveito a oportunidade para renovar a Vossa Excelência os protestos
de meu mais elevado respeito...;
b. Apresento a V. S.a os meus protestos de elevada estima e distinta
consideração;
c. Com elevada estima e consideração, subscrevo-me;
d. Subscrevo-me atenciosamente;
e. Cordiais saudações.
O Manual da Presidência34 estabelece o uso do vocábulo respeito-
samente para as correspondências dirigidas às autoridades de hierarquia
superior à do subscritor do ofício. Nesses termos, usa-se esse fecho na
correspondência do comandado ao seu comandante; do Diretor do
Departamento de Finanças ao Comandante Geral da Corporação; deste
ao Secretário da Segurança Pública, etc.
Por outro lado, prescreve o termo atenciosamente para as corres-
pondências entre autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia
inferior. Desta forma, o termo atenciosamente é usado para
correspondência entre comandantes, chefes, diretores e coordenadores;
também para correspondência do subcomandante geral da PM aos
comandantes, chefes, diretores, coordenadores, etc.
Esses dois tipos de fechos, vale dizer, foram ratificados pelas IG 10-4235 .
Observe que a hierarquia é respeitante à organização funcional castrense.
Não subsistindo – o que é rotina nos expedientes – a omissão dos
fechos quando o ofício parte do superior para o subordinado.
Há quem defenda essa corrente, apresentando como justificativa para tal
procedimento o maior grau de informalidade da linguagem, bem como o
disposto no art. 43, § 9º, das IG 10-4236 : “O fecho do documento é
constituído, exclusivamente, pela assinatura da autoridade competente, salvo
se a correspondência for dirigida a civis, quando se acresce uma saudação.”
34 BRASIL. Presidência da República, op. cit., p. 25-6.
35 Cf. BRASIL. Ministério do Exército, op. cit., p. 16-7.
36 ibid., p. 18.
Manual de Redação Policial-Militar 39
Contudo, não nos parece coerente, sendo até de pouca elegância, a
supressão do fecho durante a produção do ofício, podendo até ser
aceitável no memorando, que apresenta um modelo mais simples de
confecção (v. “O Fecho”).
Obs.: No Boletim Geral Ostensivo (BGO) de n.º 177, publicado pela PMBA em 20 set. 199137 ,
adotou-se o vocábulo “cordialmente” para a correspondência mais formal, e “atenciosamente”
para a correspondência menos formal. Entretanto, no ano seguinte (1992), foi publicado o
Manual da Presidência, que desconheceu o fecho “cordialmente” para os expedientes públicos.
Por que o fecho vem seguido por vírgula?
Anteriormente, o fecho de um expediente era assim: “(...) subscrevo-me
/ atenciosamente(.) / Fulano de Tal”. Ora, o ato de subscrever-se é feito
quando se apõe a assinatura, e o “atenciosamente” é um adjunto adverbial
da maneira de subscrever-se. Quer dizer que se alguém grafa “subscrevo”
e apõe a assinatura, provoca aspecto redundante ilegítimo.
Da análise da oração: “Subscrevo-me / atenciosamente / Fulano de
Tal.”, temos:
Fulano de Tal: sujeito;
Subscrevo-me: predicado;
Atenciosamente: adjunto adverbial de modo.
Desta forma, se antecipo o “atenciosamente” ao todo da frase (ocultando-
se a palavra “subscrevo”, em face do pleonasmo), temos um caso de
adjunto adverbial deslocado, o que implica o emprego da vírgula (v. , no
cap.VI, “Emprego da vírgula”). Por isso é que usamos a vírgula depois dos
fechos “respeitosamente” e “atenciosamente”:
Atenciosamente(,)
(assinatura)
Nome Completo
(cargo)
37 Cf. POLÍCIA MILITAR DO ESTADO DA BAHIA. Portaria n. GCG/021/09/91. Aprova alterações
nas correspondências. Boletim Geral Ostensivo, Salvador, 177:5.376-78, set. 1991.
A Redação Oficial40
A assinatura e a identificação do signatário
As assinaturas dos ofícios devem ser acompanhadas da repetição completa
do nome do signatário e da sua identificação, ou seja, a designação do
cargo ou função por ele exercida, com a mesma tonalidade do corpo do
texto38 , a fim de facilitar a identificação da origem do expediente.
A exceção dá-se no tocante aos documentos assinados pelo Presidente
da República39 .
A identificação do signatário localizar-se-á a 2,5 cm ou três espaços duplos
do fecho. Portanto, vem centralizado40. Acima da identificação, conforme
as IG 10-4241 , haveria um traço horizontal, dispensado apenas quando o
subscritor fosse o Presidente da República ou o Ministro do Exército.
Na realidade, esse traço não é mais usual nos expedientes modernos.
Convém mencionar que, nas IG 10-42 revogadas, a identificação do
signatário era representada pelo nome deste em maiúsculas, em uma
linha, e, noutra, logo abaixo, a abreviatura do posto ou graduação, seguida
das abreviaturas da função ou cargo e da OM:
(assinatura)
Nome Completo
Ten Cel PM Cmt do 18º BPM
As antigas I-7-PM42 quase em tudo aquiesceram com as IG 10-42
revogadas, salvo no que se refere à abreviatura da OM, que dispensa.
Também concordamos em eliminar a abreviatura da OM expedidora,
por constituir-se redundância, uma vez que, no timbre do ofício, já consta,
de maneira bem legível, a referida OM; então, por que repetir? Assim fica:
(assinatura)
Nome Completo
Ten Cel PM Cmt
38 Ao contrário do que observamos em diversos ofícios, os quais vêm com a identificação do signatário
em negrito, devem estes vir com a referida identificação no mesmo tom do corpo do texto, i. é, sem o
negrito.
39 Cf.BRASIL. Presidência da República, op. cit., p. 26.
40 Opinião contrária e já vencida (pelo Manual da Presidência), onde, em vez de centralizados, viriam a
assinatura e identificaçãodo signatário na metade direita do documento; cf. BRASIL. Ministério do
Exército, op. cit., p. 74.
41 Cf. BRASIL. Ministério do Exército, loc. cit.
42 Cf. POLÍCIA MILITAR DO ESTADO DE SÃO PAULO, loc. cit.
Manual de Redação Policial-Militar 41
Há uma questão interessante neste tópico, que, certamente, o leitor atento
já observou: o posto (ou a graduação) veio abaixo do nome, e não ao
término deste e na mesma linha, separado por um traço horizontal (fato
este, aliás, já corrigido pelas atuais IG 10-4243 ). Na PMBA, é tradicional
assinar-se documentos dos mais diversos tipos seguindo-se da especificação
do posto (ou graduação), separado por um travessão e grafado do próprio
punho. Logo abaixo, por conseqüência, segue-se o nome, em maiúsculas, e
a abreviatura do posto ou graduação. Neste caso, por questões estéticas,
o designativo do cargo ou função pode vir grafado por extenso:
(assinatura)
Nome Completo – Ten Cel PM
Comandante
As próprias IG 10-42 revogadas admitiam esse tipo de construção, quando
apresentavam alguns modelos de correspondência. Ademais, as atuais IG
10-4244 , no anexo B, n.º 10, “a”, advertem que se o signatário for oficial
general ou cadete (neste caso, também vale a regra para o aluno oficial
da Academia de Polícia Militar – APM) o posto ou título precede o
nome. Dessa interpretação, deduz-se que, quando não se tratar de oficial
general ou cadete, deve-se escrever o posto ou graduação logo após o
nome, e não abaixo dele.
Veremos, agora, os casos de substituição do titular da subscrição do
expediente, a saber, o substituto interino; o substituto que responde
pelo comando, chefia, direção, ou coordenação; a assinatura por delegação
e a assinatura no impedimento.
O substituto interino
Quando o substituto assumir interinamente, o seu nome será digitado
em letras maiúsculas, seguido da abreviatura do posto ou graduação, em
uma linha; noutra, logo abaixo, a abreviatura do cargo ou função45 ,
acrescida da abreviatura do termo “interino” (Int.)46 :
43 Cf. BRASIL. Ministério do Exército, op. cit., p. 70-1.
44 Essa informação também continha no §1º do art. 62 das instruções revogadas. Nas atuais, cf. BRASIL.
Ministério do Exército, op. cit., p. 74.
45 Observe que, neste caso, o designativo do cargo ou função não vem por extenso.
46 Nas IG 10-42, logo após o cargo e o designativo de interino, também consta a OM expedidora, o que,
conforme já analisamos, nos parece desnecessário (cf. Ministério do Exército, op. cit., p. 21) .
A Redação Oficial42
(assinatura)
Nome Completo - Maj PM
Cmt Int.
O substituto que responde pelo comando, chefia,
direção ou coordenação
Quando o substituto responder pelas funções de comando, chefia, direção
ou coordenação, o seu nome será grafado em letras maiúsculas em uma
linha, seguido da abreviatura do posto ou graduação; em outra, logo
abaixo, a abreviatura da expressão “respondendo pelo” (Resp. p/), acrescida
do cargo ou função:
(assinatura)
Nome Completo - Maj PM
Resp. p/ Cmd.º
Assinatura por delegação
É sempre motivo de grande confusão e controvérsia a assinatura por
delegação e a assinatura no impedimento, inobstante seja clara e simples a
sua distinção.
A assinatura por delegação, conforme a sua acepção, decorre de uma
prévia delegação de poderes, conferida pelo do titular do cargo ou função
pública, ressalvado o disposto no parágrafo único do art. 62 das IG 10-
4247 ; é um ato previsto. Inclusive, quando possível, publicado no boletim
interno da Unidade. Logo, há a representação do resultado por parte da
autoridade pública delegante. Entrementes, a assinatura no impedimento
decorre tão-somente da ausência fortuita do titular do cargo ou função
que irá subscrever o documento48 .
A assinatura por delegação será antecedida pelo nome, digitado ou
datilografado em maiúsculas, e posto (ou graduação) da autoridade
47 Cf. BRASIL. Ministério do Exército, op. cit., p. 21. Assim versa o parágrafo único do citado artigo:
“Não será objeto de delegação a assinatura de documentos que indiquem tomada de posição sobre
problemas fundamentais ou doutrinários, os referentes a assuntos de justiça e disciplina e os de natureza
pessoal.”
48 Cf. BRASIL. Ministério do Exército, op. cit., p. 21.
Manual de Redação Policial-Militar 43
delegante, vindo, então, logo abaixo e, de preferência, a 1 cm ou um
espaço duplo, junto à margem esquerda do papel49 , a expressão “Por
delegação:” em minúsculas, salvo a sua primeira letra, seguida de dois-
pontos; sucedendo-se, preferencialmente, a 2 cm ou dois espaços duplos,
a assinatura, o nome (em maiúsculas), o posto (ou graduação) abreviado
e a função da autoridade delegada, o que nos dá uma distância de 3
cm50 entre os nomes das autoridades delegante e delegada:
(assinatura)
Nome Completo - Ten Cel PM
Comandante
Por delegação:
(assinatura)
Nome Completo - Maj PM
Subcomandante
Assim querendo, a autoridade delegada poderá iniciar o texto do ofício
com a expressão: “Incumbiu-me o Sr. Comandante, Chefe, Diretor ou
Coordenador...” ou outra similar. Para esse caso, a assinatura e a
identificação do signatário serão as da autoridade delegada, o que
suprimirá, conseqüentemente, a expressão “ Por delegação:”51
Assinatura no impedimento
Como dito, a assinatura no impedimento52 decorre da ausência fortuita
do titular da subscrição (o comandante, chefe, diretor, coordenador, etc.);
isto, porém, quando for de natureza urgente a correspondência.
Portanto, o termo que distingue a assinatura por delegação da assinatura
no impedimento é a “imprevisibilidade”. Há que haver uma circunstância
fortuita ou de força maior que, na urgência do envio do expediente,
49 É comum encontrarmos a expressão “Por delegação:” e o nome da autoridade que assina o documento
em posição centralizada, o que é errado.
50 Conforme estipulam as IG 10-42 (cf. Ministério do Exército, op. cit., p. 47 e 74).
51 ibid., p. 21.
52 loc. cit.
3 cm
A Redação Oficial44
exija a assinatura deste pela autoridade mais graduada presente, naquele
momento, na organização policial-militar.
Consistirá na aposição da expressão “no impedimento de”, grafada de
forma manuscrita pelo próprio subscritor, no local onde deveria assinar a
autoridade titular do cargo ou função, e, abaixo da identificação da
autoridade, portanto centralizado53 , a dois centímetros ou dois espaços
duplos, assinará a autoridade substituta, seguindo-se, abaixo, o seu nome
completo e a abreviatura do posto ou da graduação e, mais abaixo, o
seu cargo ou função, tudo escrito em letra de imprensa:
No impedimento de (manuscrito)
Nome Completo - Ten Cel PM
Comandante
(assinatura do substituto)
Nome Completo - Maj PM (em letra de imprensa)
Subcomandante (manuscrito)
A grafia manuscrita e em letra de imprensa servem para denotar a urgência
do documento. No entanto, em algumas unidades, verificamos que, em
vez do procedimento acima descrito, a autoridade subscritora apõe, no
espaço destinado à assinatura do titular do cargo ou função, as inicias N. I.
(significando “no impedimento”) seguidas da assinatura do substituto, o
que é incorreto, embora prático, pois assim não se identifica o subscritor.
O destinatário
O destinatário é a autoridade receptora do documento; é aquela a quem
se destina a mensagem contida no ofício, cabendo-lhe decodificá-la e
respondê-la, se o documento já não representar uma resposta a uma
anterior consulta, solicitação ou recomendação, ou quando se tratar de
uma remessa.
Diversamente da quase totalidade dos ofícios expedidos dentro da
PMBA, o destinatário vem especificado abaixo do texto do ofício, na
sua primeira folha, situado a 2 cm da margem inferior e junto à margem
esquerda do papel54 .
53 Observe que difere da assinatura por delegação, que vem junto à margem esquerda do papel.
54 Cf. BRASIL. Presidência da República, op. cit., p. 42.
Manual de Redação Policial-Militar 45
O Manual da Presidência é claro, embora várias OPMs persistam no uso
do antigo modelo de cabeçalho, colocando-se o destinatário logo abaixo
da autoridade expedidora do documento,situado próximo à margem
superior esquerda, do seguinte modo:
Do: Cmt do 18º BPM
Ao: Ex.mo Sr. Cel PM Cmt Geral
Essa forma é muito parecida com o modelo das IG 10-4255 , que
posicionam o cabeçalho na metade superior direita do papel.
De plano, anote-se que não mais existe a referência ao signatário
(Do: Cmt do 18º BPM). A supressão do signatário foi um modo inteligente
e econômico de evitar uma repetição desnecessária e incômoda, uma
vez que a autoridade expedidora virá identificada, claramente, logo abaixo
do texto, na identificação do signatário, conforme analisamos
anteriormente. Os dois-pontos, após as preposições do e ao, também
nunca existiram56 . Até mesmo as IG 10-42, que utilizam um cabeçalho
similar, os desconhecem.
Desta forma, seguindo-se o novo modelo de destinatário, preconizado
pelo Manual da Presidência, na localização já anteriormente discriminada,
na primeira linha escrevemos, no vocativo, o pronome de tratamento –
por extenso – correspondente ao cargo ou função da autoridade
receptora; na segunda57 , o cargo ou função, sem o designativo do posto
ou da graduação58 , quando policial militar; na terceira, a designação do
órgão a que pertence, preside, governa, comanda, dirige, chefia, coordena,
etc, e, na quarta, o endereço, escrito de forma sucinta. Se o endereço for
55 Ministério do Exército, op. cit., p. 48.
56 Cf. BRASIL. Ministério do Exército, op. cit., p. 44 e 48. É bom dizer, também, que as próprias IG 10-42
revogadas (portanto aquelas de 1975) também não previam os dois-pontos.
57 Nessa segunda linha, preferimos, diferentemente do Manual da Presidência, não discriminar o nome
do destinatário, quando a correspondência dirigir-se a autoridades com cargos ou funções bem definidos
dentro do organismo público ou privado; este, inclusive, é um procedimento muito tradicional dentro da
PMBA, o que também contribui para concisão deste tópico.
58 Detalhe interessante é a referência ao cargo ou função da autoridade sem que seja discriminado o posto
ou a sua graduação. Embora seja muito comum nas correspondências castrenses colocarmos a abreviatura
do posto ou da graduação antecedendo o cargo ou a função, tal procedimento é incorreto, segundo as IG
10-42. Assim, a expressão “Ao Senhor / Ten Cel PM Cmt do 16º BPM” é corretamente grafada da seguinte
forma: “Ao Senhor / Cmt do 16º BPM”. Cf. BRASIL. Ministério do Exército, p. 17: “Art. 37. Nas referências
às autoridades, emprega-se apenas o título do cargo...”.
A Redação Oficial46
de uma OPM, sendo a correspondência a ser entregue por meio de um
mensageiro ou estafeta, são suficientes o CEP e a cidade de destino, em
razão da notoriedade do local59 .
Quanto à pontuação no endereçamento, note que a seqüência dos
elementos, colocados em coluna, comporta a virgulação. Entretanto, este
aspecto gramatical sempre foi omitido, atribuindo-se valor de rotulação
aos segmentos apresentados.
Quando a autoridade tiver o tratamento protocolar de V. Ex.a, grafa-se
a primeira linha da seguinte forma: “A Sua Excelência o Senhor”.
Quando o tratamento corresponde a V. S.a, grafamos: “Ao Senhor”,
e assim sucessivamente, conforme estudaremos no tópico “As formas
de tratamento”, constante no cap. IV.
A Sua Excelência o Senhor
Governador do Estado da Bahia
Governadoria
Av. Luís Viana Filho, s/n.º, 390 – Ala Sul
41.750-300 – Salvador-BA
Ao Senhor
Subcomandante Geral da PMBA
Quartel do Comando Geral
40.060-030 – Salvador-BA
Considerações finais
De toda a análise, o leitor atento perceberá que o novo modelo de
confecção do ofício, adotado pelo Manual da Presidência, aboliu algumas
de suas partes, apresentadas nas IG 10-42 e nos antigos manuais de
correspondência60 , as quais devem ser evitadas ao máximo. Estamos nos
referindo, notadamente, ao cabeçalho, ao assunto, à referência e ao anexo,
pois são totalmente desnecessários, como veremos adiante.
59 Nesse sentido: BRASIL. Ministério do Exército, op. cit., p. 78.
60 Cf., p. ex., BRASIL. Ministério da Educação e Cultura, op. cit., p. 62-3.
Manual de Redação Policial-Militar 47
O cabeçalho
Já vimos no item “O destinatário” que o cabeçalho não é essencial,
tornando-se até um termo redundante.
O assunto
O assunto, que constitui um pequeno resumo do que será tratado,
também chamado de súmula ou ementa61 , revela-se um dado redundante,
visto que, no início do texto, o verbo empregado para iniciar a frase já
indica o tipo de propósito do signatário. Se o texto referir-se a uma
solicitação, inicia-se com a expressão: Solicito de V. Ex.a, ou expressão
sinônima; se for uma remessa: Envio a V. S.a, ou similar, etc., percebendo-se,
de maneira transparente, que a aposição do assunto serve apenas para
ocupar espaço no papel. Essa composição tem uso, atualmente, no
memorando, em razão de sua praticidade (v. “O assunto”).
A referência
Por motivo igual ao visto acima, basta referenciarmos o documento
originário no próprio corpo do texto, logo no seu início, assim: “Conforme
recomendação constante no Ofício n.º 001/DF, datado de 2 de janeiro
de 2000, informo a V. S.a que ...”
O anexo
Vale a mesma regra dos itens anteriores. O anexo, localizado no alto da
página, apenas ocupa precioso espaço. Preferindo-se, poderemos dedicar
um só parágrafo para constarmos os anexos: “Em anexo, seguem os
seguintes documentos:”. Também podemos aproveitar uma passagem do
texto, onde seja pertinente a sua referência: “(...) conforme verificamos no
termo de declarações que segue anexo a este expediente...”.
Contrapondo a esses termos descartáveis, embora as IG 10-42 ainda os
utilizem62 , há outros que, por sua natureza e necessidade, são facultativos
na confecção do ofício, embora não tenham sido lembrados pelo Manual
61 ibid., p. 28.
62 Ministério do Exército, op. cit., p. 48.
A Redação Oficial48
da Presidência. São eles o slogan da OPM, o endereço no rodapé, o grupo
indicador e a distribuição.
O slogan
O slogan da OPM é tão-só uma frase ou expressão que se identifica
com as atribuições da organização policial-militar que expede um
documento63 . Vem-se tornando uma praxe na expedição dos ofícios das
OPMs, e, por seu uso tornar-se corriqueiro, padronizamos sua localização
a 1 cm ou um espaço duplo abaixo do local e data do ofício (v. “O local
e a data”), devendo ser grafado, entre aspas, em itálico e com a fonte
menor em duas unidades do restante do documento (se o ofício, p. ex.,
for digitado em fonte 12, escreva o slogan na fonte 10), com o final da
frase coincidente com a margem direita do papel. Veja este exemplo,
com slogan originário do 18º BPM:
Salvador, 23 de fevereiro de 2000.
“Guardião do Centro Histórico”
O endereço no rodapé
Conforme já dissemos, faz parte da composição do timbre, embora
– tal como o slogan – o Manual da Presidência não faça nenhum tipo
de referência.
O endereço da OPM expedidora, constante no rodapé do papel, serve
como fonte para uma futura consulta, pois ali não só consta o endereço
como também o n.º do telefone e o do fac-simile (fax). Deve, porém, vir
de forma concisa e abreviada, quando possível, evitando-se a aposição
de dados desnecessários.
A distribuição
A distribuição visa a controlar o destino dado ao documento e às suas
cópias, numa eventual consulta aos arquivos. É uma prática que já vem
sendo utilizada por alguns setores da PMBA, inclusive pela Corregedoria.
Vem aposta, geralmente, nas cópias dos expedientes, abaixo de sua
assinatura, junto à margem esquerda e com tamanho reduzido da fonte
em duas unidades do corpo do texto:
63 O seu emprego, contudo, deve condicionar-se a uma prévia autorização do escalão competente.
Manual de Redação Policial-Militar 49
(assinatura)
Nome Completo - Ten Cel PM
Comandante
Distribuição:
1a via: Comando Geral
2a via: arquivo
Total: duas vias
O grupo indicativo
Previsto pelas IG-10-42 e também conhecido por grupo indicador64 , o
grupo indicativo corresponde às iniciais de quem redigiu o documento
(sem se designar o posto ou a graduação), de quem o digitou ou
datilografou e, se houver revisão, também as iniciais de quem orevisou65 ,
todas em maiúsculas, separadas por uma barra inclinada (/).
Se uma mesma pessoa realizar duas ou as três etapas da confecção, não
precisa repetir as inicias, pois serão apostas apenas uma vez.
O grupo indicativo virá na parte inferior, junto à margem esquerda do
documento, logo abaixo da distribuição, se esta existir; em não existindo,
virá a 1 cm acima da margem inferior, consoante estipulam as IG 10-42.
Em qualquer dos casos, virá com o tamanho da fonte reduzido em duas
unidades do corpo do texto. Preferencialmente, opte por utilizá-lo apenas
nas cópias dos expedientes arquivados na OPM.
64 Cf. BRASIL. Ministério do Exército, op. cit., p. 49 e 75.
65 Assim entendem Odacir Beltrão e Mariúsa Beltrão (Cf. BELTRÃO, Odacir e Mariúsa Beltrão.
Correspondência: linguagem & comunicação: oficial, empresarial, particular. 19. ed. rev. e atual. por Mariúsa
Beltrão. São Paulo, Atlas, 1993. p. 116):
“Há duas opiniões sobre a colocação das iniciais do redator e do datilógrafo: a primeira é a favor de seu
registro ao alto, logo abaixo do número de expedição do documento, e que previne possível esquecimento
por parte do datilógrafo; a segunda é pela colocação das iniciais embaixo, ao pé da folha, para evitar
confusão com o prefixo, uma vez que, por exemplo, SC tanto pode significar Seção de Cobranças, quanto
Sérgio Castro ou outro nome.
“As iniciais são lançadas pela ordem de responsabilidade:
OP/MT
OP – redator / MT – datilógrafo
seguindo as normas vigentes para a redação de nomes próprios, isto é, com as iniciais maiúsculas.
“ Se houver revisor, as suas iniciais serão acrescentadas às do redator e datilógrafo:
OP/MT/EB
OP – redator / MT – revisor / EB – datilógrafo”
A Redação Oficial50
(assinatura)
Nome Completo - Ten Cel PM
Comandante
Distribuição:
1a via: Comando Geral
2a via: arquivo
Total: duas vias
PCLN/PMC
O modelo do ofício padrão
A seguir, apresentamos o modelo de um ofício padrão, de acordo com
as normas estudadas até o momento. Tais quais os modelos do Manual
da Presidência, as distâncias do modelo seguinte, bem como dos demais
que serão apresentados, estão indicadas em centímetros, para efeito de
padronização, sendo que, no sentido horizontal, 1 cm equivale a cerca
de 4 toques datilográficos (1 toque = 2,5 mm). No sentido vertical, 1 cm
corresponde, de modo aproximado, a um “espaço dois” (o espaço um é
igual a 0,5 cm). Se for usado um processador de texto para a confecção
do ofício, empregue as medidas em centímetros.
Manual de Redação Policial-Militar 51
A Redação Oficial52
III Outrosdocumentos
O memorando . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
O timbre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A numeração
A data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
O destinatário
O assunto
O texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
O fecho
A identificação do signatário
e a assinatura
Outras observações
O fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Composição de uma portaria . . . . . . . . . . .
Forma e estrutura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
O timbre
A ordem legislativa
O preâmbulo
O título
A epígrafe
A ementa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Autoria ou fundamento
legal de autoridade
Ordem de execução ou
mandado de cumprimento
O fecho
A matéria legislada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A Redação Oficial
54
56
57
58
60
62
62
63
64
Manual de Redação Policial-Militar 55
Depois de analisado o ofício e as suas peculiaridades, passamos ao estudo
de alguns outros documentos oficiais, notadamente o memorando, o fax
e a portaria, concentrados em um só capítulo, devido à extensão do
conteúdo e suas singulaidades já haverem, em boa parte, sido supridas
quando estudamos o capítulo anterior (v. “Estudando o ofício”).
O memorando
O Manual da Presidência67 bem define o memorando: “(...) modalidade
de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que
podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente.
Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna”.
Verificamos, então, em face da simplicidade burocrática, do menor grau
de formalidade e do caráter interno, que o memorando, ou papeleta68 –
como é conhecido por alguns –, visa à rapidez da difusão da mensagem
dentro de um órgão do setor público. Percebemos, também, com base
na definição acima, que ele pode partir de um subordinado para um
superior, malgrado a posição contrária das IG 10-4269 .
Dividimo-lo, para facilitar a compreensão, de maneira similar àquela
apresentada no capítulo anterior, no aspecto formal, em razão de as
prescrições do memorando seguirem, em sua grande parte, as disposições
estabelecidas para o ofício. São, pois, o timbre, a numeração, a data, o
destinatário, o assunto, o texto, o fecho, a identificação do signatário e a
assinatura. De logo, percebemos que, na ordem dada, a distinção se
apresenta no destinatário e no assunto, além de o vocativo deixar de existir.
67 Cf. BRASIL. Presidência da República, op. cit., p. 52.
68 Cf. BRASIL. Ministério da Educação e Cultura, op. cit., p. 60.
69 O memorando é, segundo as IG 10-42, “correspondência que circula no âmbito de uma OM, utilizada
por autoridade superior para a transmissão de ordens, instruções, decisões, recomendações, esclarecimentos
ou informações.Tem como principal característica a agilidade, devendo sua tramitação pautar-se pela rapidez
e pela simplicidade dos procedimentos burocráticos.” Nesse sentido, o tipo de correspondência interna
de um subordinado para um superior ou par seria a parte: “correspondência que tramita no âmbito de
uma OM, por meio da qual o militar se comunica com um de seus pares ou superior hierárquico, em
objeto de serviço” (cf. BRASIL. Ministério do Exército, op. cit., p. 9-10). Entretanto, somos favoráveis à
utilização do memorando em qualquer das situações acima apontadas, tendo em vista que o objetivo maior
do Manual da Presidência é a padronização e simplificação dos procedimentos redacionais.
A Redação Oficial56
O timbre
O Manual da Presidência, tal como no ofício, não faz referência ao tamanho
do papel, tampouco ao timbre do memorando. Com base na Instrução
Normativa n.º 83 e nas IG 10-4270 , o papel padrão é o de formato “A-5”
(14,8 x 21 cm), ou meio-ofício. Todavia, observamos que as novas
dimensões do memorando não comportam mais esse tipo de papel,
sendo necessário o formato “A-4” (29,7 x 21 cm). Nesse sentido,
conforme veremos no modelo de memorando, apresentado mais adiante,
podemos notar que o texto propriamente dito se inicia um pouco abaixo
do meio do papel, havendo, então, em toda a primeira metade da folha,
espaço suficiente para a aposição dos despachos necessários.
Por seu turno, o timbre deve vir localizado à esquerda do impresso,
ficando o brasão institucional eqüidistante de 1,5 cm ou de três espaços
simples das margens superior e esquerda do papel.
Note que o timbre do memorando se distingue do timbre do ofício por
este vir centralizado, enquanto aquele, à esquerda. Além disso, se fôssemos
levar em consideração o antigo formato do papel (“A-5”), deveria o
brasão vir impresso em formato menor, com um diâmetro de 1,5 cm,
conforme estipula a Instrução Normativa n.º 83, ao revés do brasão do
ofício, que tem 2,5 cm de diâmetro. No entanto, optamos em manter
esta última medida, em face da maior dimensão do papel. Os dizeres, por
sua vez, localizar-se-ão no lado direito do brasão, a 0,6 cm deste.
As margens do papel são as mesmas referidas para o ofício, ou seja, a
margem esquerda situa-se a 2,5 cm ou dez toques da borda esquerda, e
a direita, a 1,5 cm ou seis toques da borda direita.
A numeração
A numeração vem logo abaixo do timbre. O Manual da Presidência,
acrescente-se, não especifica a distância que ela se localiza da margem
superior do papel. Convencionamos, então, utilizar a mesma prevista para
o ofício,i.é, 5,5 cm ou seis espaços duplos. As demais orientações são as
mesmas previstas no item “A numeração do documento”, constante no
cap. II, inclusive no que se refere à aposição do termo circular: Memorando
n.º 123/UAAF.
70 Cf. BRASIL. Ministério do Exército, op. cit., p. 20.
Manual de Redação Policial-Militar 57
A data
Diferentemente do ofício, a data deve estar situada na mesma linha da
numeração do memorando, sendo que o seu término deve coincidir
com a margem direita. Repare que não há indicação do local71 , já que o
memorando é um documento de trâmite interno. Atenção: não coloque
vírgula após a preposição em:
Memorando n.º 123/UAAF. Em 25 de janeiro de 1973.
O destinatário
Outra novidade no memorando. É colocado logo abaixo da numeração,
sem se especificar, entretanto, a distância exata72 . Para efeito de
padronização, usamos a distância do vocativo, que é de 10 cm ou dez
espaços duplos da borda superior do papel (v., no cap. II, “O vocativo”).
O destinatário é designado por seu cargo ou função, sem se referenciar
o posto, ou a graduação, ou o nome da autoridade. Lembre-se: após a
preposição ao, não coloque dois-pontos:
Ao Sr. Cmt da 1.ª Cia.
O assunto
Como já vimos, esse item não consta na composição do ofício. É o resumo
do assunto tratado, de maneira mais abreviada possível. Também é conhecido
por súmula ou ementa (v. , no cap. II, “O assunto”), sendo digitado em
espaço um, vindo logo abaixo do destinatário, no começo da margem
esquerda (com a letra inicial maiúscula73 ), precedido da palavra assunto:
Assunto: Comunicação
Uma advertência: evite escrever verbos como “faz”, “presta”, “relata”,
etc., isolados por um travessão, após o substantivo, conforme recomendava
o antigo manual da PM de São Paulo74 , pois o seu emprego, embora
71 As IG 10-42 indicam, desnecessariamente, o estado e a cidade de expedição, seguidos da data (cf.
BRASIL. Ministério do Exército, op. cit., p. 44).
72 Utilizam as IG 10-42 o antigo modelo do ofício (v., no cap. II, “O destinatário”).
73 Embora saibamos que depois de dois-pontos segue-se o vocábulo com a inicial minúscula, esta é uma
convenção adotada nos expedientes em geral, tendo por objetivo enfatizar o assunto a ser tratado.
74 Cf. POLÍCIA MILITAR DO ESTADO DE SÃO PAULO, op. cit. p. 15.
A Redação Oficial58
tenha conquistado alguns adeptos na PMBA, atualmente é condenável, além
de ser uma redundância: no momento em que se encaminha o expediente,
o que se quer já está sendo feito, ou já se está prestando, ou já se está relatando,
etc. Portanto, não use a forma: Assunto: Comunicação – faz.
O texto
Iniciamos o texto propriamente dito a 4 cm verticais abaixo do assunto.
As demais regras para a sua composição são as mesmas previstas no
item “O texto” do cap. II.
O fecho
Tem a mesma padronização do item “O fecho”, do capítulo anterior, i.é,
empregamos atenciosamente ou respeitosamente, conforme o caso, a 1
cm centralizado e abaixo do final do corpo do texto. Por ser um documento
interno, usamos, quase que invariavelmente, atenciosamente (o grau de
formalidade é menor).
Tal como no ofício e em virtude mesmo do menor formalismo,
as IG 10-4275 recomendam que não se faça uso das expressões de
cortesia nos memorandos, embora o Manual da Presidência adote uma
postura contrária76 .
A identificação do signatário e a assinatura
Enquanto no ofício a composição desse item se dá a 2,5 cm abaixo do
fecho, no memorando, ele virá a 4 cm abaixo do referido fecho do
documento. As demais disposições são as mesmas previstas no cap. II,
“A assinatura e identificação do signatário”.
Outras observações
Não usamos o slogan característico da unidade nem o endereço no
rodapé do memorando, em virtude de ser um expediente de trâmite
interno. A distribuição e o grupo indicativo são facultativos. Observe,
também, que o destinatário não vem no final do texto, como no ofício, e
75 Cf. BRASIL. Ministério do Exército, op. cit., p. 18 e 44.
76 Cf. BRASIL. Presidência da República, op. cit., p. 53.
Manual de Redação Policial-Militar 59
sim em seu início. No mais, exceto a referência ao assunto, consulte o
item “Considerações finais”, do capítulo anterior.
Veja o modelo de memorando abaixo:
A Redação Oficial60
O fax
O fac-simile (expressão latina que significa “fazer coisa semelhante”77 ),
vulgarmente conhecido por fax, é um documento característico dos
tempos modernos, muito utilizado na quase totalidade das unidades da
PMBA, bem como nos demais setores do serviço público e privado.
Visa a agilizar, sobremaneira, a comunicação entre os órgãos, em razão
da velocidade com que transmite mensagens, constituindo-se, também,
um meio mais barato do que as formas tradicionais de comunicação,
como o telex e o telegrama.
Optamos em apresentar um modelo de fax, previsto pelo Manual da
Presidência 78 , em detrimento do estudo de outras formas de
comunicação urgente, a exemplo dos radiogramas, telegramas e do telex,
que, com o passar dos anos, vêm-se tornando formas obsoletas de
transmissão de mensagens.
Ao revés do que muitos pensam, o fax não é tão atual assim. Embora
não fosse difundido, esse documento já era previsto pelas IG 10-42
revogadas, que foram publicadas em 1975: “TELECÓPIA E TELEFOTO
– designação específica dada à correspondência transmitida por meio de
sistema de telecomunicações por ‘fac-simile’.”
Além de ser usado na transmissão de mensagens urgentes, também
utilizamos o fax para a antecipação de documentos que necessitam de
uma rápida oficialização de sua determinação, recomendação, solicitação,
etc. Nesses casos, o documento original segue posteriormente pelo
veículo ordinário.
O fax carece de um formulário em papel “A-4” (29,7 x 21 cm), nos
termos do Manual da Presidência, devendo o seu original permanecer
arquivado na unidade expedidora, haja vista ser ele transmitido por meio
de uma linha de telefone.
Convém atentar para o modelo de fax, porque há um hábito na Corporação
de enviar, através do aparelho de fax, o próprio ofício; na verdade, apenas
basta transpor o conteúdo deste para o formulário exposto na página seguinte.
77 Cf. CARLETI, Amilcare. Dicionário de latim forense. 8. ed. totalmente rev. e ampl. São Paulo, Liv. Ed.
Universitária de Direito, 2000. p. 175.
78 ibid., p. 57.
Manual de Redação Policial-Militar 61
Anote-se, também, que o modelo apresentado (extraído do Manual da
Presidência) vem com moldura, diferentemente das IG 10-4279 , que a
evitam, tendo por objetivo a redução de custos.
79 Cf. BRASIL. Ministério do Exército, op. cit., p. 57.
A Redação Oficial62
Composição de uma portaria
A portaria, confeccionada intracorporação, é um instrumento por meio
do qual algumas autoridades policiais-militares – dentro de sua esfera de
competência e mediante publicação em boletim – expedem instruções
sobre a organização e funcionamento de serviços ocorrentes no âmbito
do quartel, regulam atos procedimentais, designam policiais militares para
apurar feitos investigatórios (sindicância, inquérito policial-militar, etc.),
além de praticar outros atos previstos no seu plexo de atribuições.
Forma e estrutura
Para facilitar o entendimento, dividimos a composição de uma portaria
em três elementos básicos: o timbre, a ordem legislativa e a matéria legislada.
O timbre
Com base na Instrução Normativa n.º 8380 , utilizamos o formato de papel
“A-4” (29,7 x 21 cm), sendo que as normas para a sua composição são
as mesmas descritas para a composição do timbre no ofício (v. , no cap. II,
“O timbre”).
A ordem legislativa
A ordem legislativa é composta pelo preâmbulo e pelo fecho da portaria.
O preâmbulo
Segundo o Manual da Presidência81 , o preâmbulo consiste na parte primeira
da portaria, a qual não é incluída no texto, servindo, no entanto, para
identificá-la na ordem legislativa. Abrange o título, a autoria ou o fundamento
de autoridade e a ordem de execução ou mandado de cumprimento.
O título
Chamamos de título o conjunto formado pela epígrafe e pela ementa.
A epígrafe
Na definição do Manual da Presidência82