Apostila - Assistente Administrativo 2

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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 
 
Mais de um método pode ser utilizado para atender as necessidades da 
empresa, a seguir, conforme Bond e Oliveira (2011apud NEIVA; D’ELIA, 2003), 
são apresentados cinco métodos que podem ser utilizados. 
 
 Alfabético 
 
É o mais simples e utilizado, principalmente nas áreas jurídicas e de 
saúde, pois se arquiva pelo nome do cliente ou paciente. Utiliza-se um método 
direto de pesquisa, em que se usa a ordem alfabética rigorosa, tanto para nome 
como para sobrenome, seguindo as 13 regras de alfabetação, conforme 
explicado a seguir. 
a) Nos nomes de pessoas físicas, consideram-se o último 
sobrenome e depois o prenome: 
 
Quadro - Exemplo De Arquivamento De Nomes De Pessoas Físicas 
 
 
Observação: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem 
alfabética do prenome. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
b) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou 
ligados por hífen não se separam. 
 
Quadro - Arquivamento Com Sobrenomes Compostos 
 
 
 
c) Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou 
São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um 
substantivo. 
 
 
 
 
 
 
Quadro - Arquivamento Com Sobrenomes Com As Palavras Santa, Santo 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ou São 
 
d) As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na 
classificação de sobrenomes. 
 
Quadro - Arquivamento Com Sobrenomes Com Iniciais Abreviativas 
 
 
 
e) Os artigos e as preposições, tais como a, o, um, uma, d’, da e 
do, não são considerados. 
 
 
 
 
 
 
Quadro - Arquivamento Com Artigos E Preposições 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
f) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco, como Filho, 
Júnior, Neto e Sobrinho, são considerados parte integrante do último 
sobrenome, mas não na ordenação alfabética. 
 
Quadro - Arquivamento Com Sobrenomes Que Exprimem Grau De 
Parentesco 
 
Observação: os graus de parentesco só são considerados na 
alfabetação quando servem de elemento de distinção. 
 
 
 
 
QUADRO - SOBRENOMES QUE EXPRIMEM GRAU DE PARENTESCO 
SÃO CONSIDERADOS NA ALFABETAÇÃO 
QUANDO SERVEM DE ELEMENTO DE DISTINÇÃO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
g) Os títulos não são considerados na alfabetação e são 
colocados após o nome completo, entre parenteses. 
 
Quadro - Títulos Não São Considerados 
 
 
 
h) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último 
sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais. 
 
 
 
 
 
Quadro - Nomes Estrangeiros São Considerados Pelo Último 
Sobrenome 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
i) As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser 
consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do 
nome, quando escritas com letras maiúsculas. 
 
Quadro - Partículas Comumente São Consideradas Parte Integrante Do 
Nome 
 
 
j) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo 
sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. 
 
Quadro - Nomes Espanhóis 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
k) Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são 
registrados como se apresentam. 
 
 Quadro - Nomes Orientais 
 
l) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos 
governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se 
considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e as 
preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, 
que os artigos iniciais sejam colcoados entre parênteses, após o nome. 
 
 
 
 
Quadro - Nomes De Firmas, Empresas E Intituições 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
m) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, 
assembleias e assemelhados, os números arábicos, romanos ou 
escritos por extenso devem aparecer no fim, entre parênteses. 
 
Quadro - Nomes De Congresso, Conferências E Reuniões 
 
 
 
 
 
 
Geográfico 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
É utilizado quando o documento tem como aspecto principal a sua 
procedência ou local. É muito empregado na área de vendas, nos setores 
comercial, de marketing e de representação comercial, quando a empresa atua 
em regiões do seu próprio estado, em mais estados ou fora do país. Esse método 
deve usar o nome do estado, da cidade correspondente ou da região, sendo que 
as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, independente da ordem 
alfabética, após as demais cidades em ordem alfabética. 
 
 
Numérico 
 
É usado quando o aspecto principal do documento é o seu número. Esse 
método subdivide-se em simples, cronológico, dúplex, decimal, dígito-terminal, 
e método por assunto. 
a) Numérico simples – é atribuído um número correspondente 
a cada documento, obedecendo à ordem de entrada ou registro, não se 
preocupando com a ordem alfabética. Exemplo: 01- Empresa A, 02- 
Empresa B. 
b) Numérico cronológico – além da ordem numérica, é 
observada a data. Exemplo: arquivar por data do projeto, data do 
contrato, data de fundação. 
c) Dúplex – a documentação é dividida em classes 
estabelecidas de acordo com o tipo de documentação utilizado pela 
empresa. Exemplo: empresa de eventos: 1. Feiras, 2. Congressos, 3. 
Seminários. 
d) Decimal – tem como base a técnica do sistema decimal de 
Melvil Dewey, que foi presidente da Associação dos Bibliotecários 
Americanos. Apresenta como vantagens o fato de todos dos assuntos 
serem incluídos num mesmo grupo de classes e os números serem 
fáceis de reter na memória e não terem limites para expansão. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
O quadro a seguir apresenta a classificação de documentos segundo o 
código decimal. 
 
 
Quadro Classificação De Documentos Segundo O Código Decimal 
 
Dígito-terminal – é utilizado em instituições que possuem grande volume 
de documentos arquivados por número, são numerados sequencialmente. 
Exemplo: os números são dispostos em três dígitos e devem ser lidos da direita 
para esquerda, 829.319, que se lê 82-93-19, sendo o grupo 19 o primário, o 93 
o secundário e o 82 o terciário. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
e) Método por assunto – depende de interpretação e análise do 
documento para que possa ser colocado em pasta destinada ao assunto 
de que ele trata. 
A Figura mostra o exemplo de um planejamento de arquivamento 
utilizando o método por assunto. 
 
Figura - Arquivamento Utilizando O Método Por Assunto 
 
 
 
FONTE: Bond e Oliveira, 2011 apud Oliveira, 2009. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Filmográfico e informático 
 
A opção pelo sistema filmográfico não deve apenas basear-se nos custos 
decorrentes de sua implantação, mas sim, no fato de se tratar de um instrumento 
que, além de preservar documentos originais contra roubos, incêndios e 
inundações, pode agilizar a recuperação de informações quando necessário. 
Já o sistema informático são arquivamentos feitos no computador. Isso 
traz mais facilidade e rapidez em encontrar informações e também economiza 
espaço para armazená-los. 
 
 FORMAS DE ARQUIVAMENTOS 
 
As formas de arquivamentos são as seguintes: 
 
• vertical – é a mais utilizada. Os documentos são 
dispostos uns atrás dos outros permitindo a realização de 
consultas rápidas; 
• horizontal – os documentos ou fichas ficam uns 
sobre os outros. É utilizado para arquivar plantas, mapas, 
desenhos, sendo mais aconselhável para arquivos 
permanentes; 
• fichário – é o local onde se concentram as fichas, 
podendo ser em formato de caixa ou em forma circular; 
• maleta arquivo ou pasta sanfonada – as fichas 
ficam concentradas em uma maleta, separadas por indicadores; 
• mapoteca – é constituída por móveis utilizados 
especificamente para guardar mapas, plantas baixas, projetos 
ou cartas geográficas; 
 
 
 
 
 
 
 
 
• rotativa – é um móvel desenvolvido para fins de 
arquivamento, onde as pastas ficam organizadas lado a lado 
num suporte rotativo, facilitando a busca. 
 
 
 
CONCEITO DE CONTABILIDADE 
 
 
Figura - Cálculos 
 
 
A contabilidade pode ser entendidacomo sendo a ciência que estuda, 
controla, observa, registra e informa os fatos e acontecimentos patrimoniais das 
organizações. 
Sem a contabilidade não seria possível saber com exatidão a situação 
financeira e patrimonial de uma organização. Pois a contabilidade é um 
instrumento de grande importância, segundo Barros (2002): 
A contabilidade pode ser definida como uma ciência social que estuda e 
pratica as funções de controle e de registro relativas aos atos e fatos da 
 
 
 
 
 
 
 
 
Administração e da Economia, mais especificamente, trata-se do estudo e do 
controle do patrimônio das entidades (empresas, organizações). Sendo feita 
através dos registros contábeis dos fatos e das respectivas demonstrações dos 
resultados produzidos. 
 
A contabilidade é necessária para toda e qualquer empresa independente 
do ramo de atividade, seguimento e da sua forma de tributação. 
Segundo Attie (2011), a contabilidade é o instrumento de medição e 
avaliação do patrimônio e dos resultados alcançados pela administração da 
empresa. 
A contabilidade possui objeto próprio, ou seja, o Patrimônio das 
Entidades. Consiste em conhecimentos obtidos por metodologia racional, com 
as condições de generalidade, certeza e busca das causas, em nível qualitativo 
muito parecido com as outras ciências sociais (ATTIE, 2011). 
 
 REUNIÕES 
 
Reuniões podem ser definidas como encontros importantes realizados 
nas empresas, com o objetivo de tomar decisões. As reuniões podem ser 
variadas, com assuntos diferentes, em horários diferentes. 
Normalmente o objetivo das reuniões é transmitir avisos e informações 
importantes, delegar tarefas, planejar inovações, conferir atingimento de metas 
e resultados. 
As reuniões são importantes porque permitem que as pessoas conversem 
frente a frente sobre situações da empresa. É importante que as reuniões sejam 
objetivas sem perder tempo. 
Na hora de preparar uma reunião é importante lembrar que esse 
planejamento deve englobar o seu início, o tempo de duração, e seu fechamento, 
com a finalidade do que tudo que foi resolvido, falado e discutido seja revertido 
em ações e soluções. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Bond e Oliveira (2011apud NEIVA e D’ELIA, 2003) sugerem em quais 
situações devem ser realizadas reuniões na empresa: 
• quando surge uma atividade nova na empresa, a fim 
de serem definidas as técnicas, as metodologias e os recursos; 
• quando o objetivo é observar o desenvolvimento de 
uma tarefa ou atividade, situação em que a reunião é pautada 
basicamente a partir de resultados; 
• quando surgem situações novas e que possam 
interferir no trabalho de mais uma pessoa ou departamento; 
• quando surge a necessidade de treinar, ensinar ou 
orientar alguém para desenvolver algo específico; 
• quando é necessário que os colaboradores se 
atualizem e se adaptem a novas leis e procedimentos legais. 
 
 PLANEJAMENTO DE REUNIÕES 
 
Ao planejar uma reunião, devem ser seguidos
 algunspassos importantes: 
• marcar a hora, o dia e o local da reunião; 
• definir e listar quem vai participar da reunião; 
• convocar os profissionais envolvidos; 
• preparar a infraestrutura adequada para a 
realização da reunião. 
Ainda, a organização de uma reunião envolve a elaboração de um 
checklist com a organização e a limpeza do local, a preparação de um coffe 
break, água, café, materiais de apoio para anotações: folhas em branco, canetas, 
livros de ata, folha de presença, calendário, etc. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 RESPONSABILIDADES DO ASSISTENTE 
 
As responsabilidades de um assistente administrativo são muitas, 
dependendo da empresa onde se trabalha. Todos os assuntos tratados até aqui 
podem ser vistos como de responsabilidade de um assistente, pois cada 
empresa pode designar uma dessas responsabilidades a um assistente 
administrativo. 
Pois o assistente administrativo é a pessoa que fica mais próximo da 
direção geral da empresa. 
Então podem ser citadas algumas responsabilidades do assistente 
administrativo: organizar e marcar reuniões, arquivar e digitar documentos, 
atender telefone, enviar e-mails, etc. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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