Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
CONTROLADORIA AULA 5 Profª Edenise Aparecida dos Anjos 2 CONVERSA INICIAL Os sistemas de avaliação de desempenho são uma ferramenta gerencial de grande relevância para analisar a relação entre o planejamento, que identifica os objetivos e as estratégias para cumpri-los, e o controle, com foco no desenvolvimento de medidas de avaliação de desempenho. Para isso vamos abordar os seguintes temas: 1. Definição de sistemas de avaliação e mensuração do desempenho; 2. Aspectos conceituais da gestão econômica – Gecon; 3. Apresentação do balanced scorecard; 4. As perspectivas do BSC; 5. Criação de metas e avaliação de desempenho por meio do BSC. CONTEXTUALIZANDO Na expectativa da resolução dos problemas organizacionais e para aproveitar as vantagens da avaliação para a gestão do desempenho, as organizações têm investido volumes consideráveis de recursos (físicos, humanos e financeiros) na implantação de sistemas que se dediquem à mensuração e à demonstração dos resultados de suas atividades, tendo em vista que os resultados da avaliação de desempenho influenciam as ações das pessoas envolvidas, as capacidades organizacionais e o desempenho (Valmorbida; Esslin; Esslin, 2018). Nesse contexto, a avaliação de desempenho é fundamental para a gestão adequada de qualquer organização. Visando facilitar a implementação da estratégia e melhorar o desempenho organizacional, reflete o entendimento da empresa das causas do desempenho bem-sucedido e seus objetivos, e avaliação dos aspectos mais críticos do desempenho (Atkinson et al., 2011). TEMA 1 – DEFINIÇÃO DE SISTEMAS DE AVALIAÇÃO E MENSURAÇÃO DO DESEMPENHO Para entendermos o que é um sistema de avaliação de desempenho, vamos inicialmente introduzir algumas definições, visto que a literatura não entra em consenso sob a definição de um único conceito. 3 1.1 Sistemas de avaliação de desempenho As organizações implantam sistemas de avaliação de desempenho, visando otimizar os resultados que impactam as ações das pessoas envolvidas, as capacidades organizacionais. Uma organização é administrada por pessoas, individualmente responsáveis por atividades específicas e, coletivamente, por seu funcionamento sistêmico. Face ao exposto, as organizações avaliam o desempenho, no intuito de se certificar de que o sistema-empresa esteja funcionando da melhor forma possível, isto é, garantir que o controle efetivo de que os recursos foram consumidos na medida exata da obtenção dos resultados esperados e se estes estão alinhados com os objetivos estratégicos e operacionais da organização (Nascimento; Reginato, 2013). Sob esta ótica, Pereira (2001 p. 188) define o ato de avaliar, “como um exercício de análise e julgamento sobre qualquer situação que exija uma apreciação dos fatos, ideias, objetivos e, também, uma tomada de decisão a fim de atingir uma situação desejada”. Já para Santos (2002), avaliar significa diferenciar, desse modo, os sistemas de avaliação e mensuração de desempenho são desenvolvidos apenas quando a necessidade de diferenciar for superior o interesse preferencial por igualdade indiferenciada. Nesse contexto, para Pereira (2001), a avaliação de desempenho pode assumir diferentes significados em função do termo avaliação e do contexto relativo ao “desempenho” objeto dessa avaliação. Avaliar um desempenho significa “julgar” ou atribuir um contexto diante das expectativas preestabelecidas da organização. Avaliação: refere-se ao ato ou efeito de se atribuir valor, sendo que “valor” pode ser entendido num sentido qualitativo (mérito, importância) ou num sentido quantitativo (mensuração). Desempenho: assume dimensões variadas quando relaciona às suas áreas de responsabilidade, às suas funções organizacionais, aos seus aspectos operacionais econômicos e financeiros, as atividades planejadas e realizadas ou a empresa como um todo (Pereira, 2001). Portanto, avaliar um desempenho implica um meio para se tomar decisão, é um processo que incorpora, além das características informativas necessárias para julgar adequadamente um desempenho, requisitos essenciais para se 4 integrar ao processo de gestão e suas fases de planejamento, execução e controle. Para Melnyk et al. (2014) e Valmorbida, Esslin e Esslin (2018), o sistema de avaliação e mensuração de desempenho é definido: como o processo para estabelecimento de objetivos e metas, desenvolvimento do conjunto de métricas, coleta, análise e interpretação dos dados. Nesse contexto, para Valmorbida, Esslin e Esslin (2018), a avaliação de desempenho consiste no processo de identificar, sinalizar e avaliar as diferenças entre os resultados reais e desejados, averiguar a ocorrência de irregularidades e, quando necessário, introduzir ações corretivas destinadas a preencher as lacunas significativas de desempenho e monitoramento contínuo das ações. Diante do exposto, Valmorbida, et al., (2014) consolida a avaliação de desempenho sob um conceito de atividades integrativas, formado por seis propriedades ou elementos, tais como: abrangência, singularidade, identificação de objetivos, mensuração, integração e aprendizado e melhoria, conforme apresentado na Figura 1 a seguir. Figura 1 – Conceito norteador de avaliação de desempenho Fonte: Valmorbida et al., 2018. No conceito apresentado, as atividades integrativas de desempenho e todos os elementos se entrelaçam. A abrangência corresponde à integração dos sistemas de mensuração e à gestão de desempenho. A singularidade parte do Avaliação de desempenho 1. Abrangência 2. Singularidade 3. Identificação dos objetivos 4. Mensuração 5. Integração 6. Aprendizado e Melhoria 5 princípio de que os sistemas de avaliação de desempenho são elaborados com base na percepção dos gestores para o estabelecimento de metas e identificação de objetivos. Esses elementos, por sua vez, culminam no sistema integrado que envolve os sistemas de mensuração e desempenho, os quais impactam na mensuração e no aprendizado e melhoria (Valmorbida et al., 2016). A última etapa – aprendizado e melhoria – valida o sistema de avaliação de desempenho. Avalia o sistema de modo a acompanhar a sua utilidade e realizar continuamente o processo de retroalimentação para favorecer a aprendizagem e a singularidade, pois todos esses processos garantem que as informações serão utilizadas para a gestão da organização para a qual o sistema foi desenvolvido (Valmorbida et al., 2016). Sob essa visão, a avaliação de desempenho organizacional inclui todas as variáveis e dimensões que afetam a consecução dos objetivos e, consequentemente, o desempenho organizacional, além da análise global a fim de integrar todas as perspectivas relevantes da organização. 1.2 Implantação de um sistema de avaliação de desempenho No intuito de avaliar o desempenho, as organizações desenvolvem ou adotam modelos para promover o alinhamento estratégico com ações de controle. As principais razões para as empresas investirem em instrumentos de avaliação de desempenho, na visão de Miranda e Silva (2002, p. 132), são: a. Controlar as atividades operacionais da empresa; b. Alimentar os sistemas de incentivo dos funcionários; c. Controlar o planejamento; d. Criar, implantar e conduzir estratégias competitivas; e. Identificar problemas que necessitem de intervenção dos gestores; f. Verificar se a missão da empresa está́ sendo alcançada. Nesse contexto, os modelos de avaliação de desempenho organizacional são desenvolvidos sob dois enfoques: o operacional e o dos gestores (Nascimento; Reginato, 2013). Portanto, deve avaliar o desempenho da empresa e de seus gestores por meio das etapas de planejamento, execução e controle. Gerar informações para a tomada de decisão, além de permitir a conciliação das atividadesplanejadas com a realizadas para análise e mensuração do 6 desempenho. Assim, em seu escopo, de acordo com Nascimento e Reginato (2013 p. 187), deve se pautar nos seguintes princípios claramente definidos: a. critérios de avaliação: quando é formatada a avaliação de desempenho, deve-se saber exatamente o que será avaliado, de que forma e qual o objetivo pretendido com sua realização; b. entendimento dos critérios de avaliação pelos avaliados: O processo deve levar em consideração que os objetivos pessoais e institucionais devem ser congruentes e isto deve estar claro para os seus participantes; c. medidas justas de mensuração: as formas de mensuração do desempenho, tanto do resultado empresarial quanto as dos gestores, devem ser percebidas como justas por todos os participantes do processo. d. comportamento dos gestores: deve estabelecer sistemas de recompensas, no sentido de motivar a execução de suas tarefas e o cumprimento das metas, contribuindo para um melhor desempenho; e. prestação de contas: a empresa deve estabelecer um padrão de comportamento que espera dos seus gestores, no sentido de motivar a execução das tarefas e o cumprimento das metas. f. disponibilização de recursos: os recursos necessários para a consecução de metas devem ser disponibilizados para os responsáveis pela sua realização; g. recompensas e punições: devem-se estabelecer princípios claros de recompensa e punição para os casos de boas ou más atuações percebidas; h. interação entre as áreas: a inclusão de fatores quantitativos e qualitativos, que estimulem a interação justa entre áreas deve ser um dos itens constantes do modelo de avaliação. i. coerência da avaliação: antes da discussão do resultado da avaliação com quem estiver sendo avaliado, a coerência da avaliação deve se ser discutida entre o avaliador e pessoa neutra em relação ao avaliado, por exemplo, um profissional da área de desenvolvimento de pessoal da organização. Definido os princípios do modelo de avaliação de desempenho, deve-se elaborar os indicadores ou medidas-chaves de desempenho. 1.3 Indicadores-chaves de desempenho As empresas procuram desenvolver medidas de desempenho para avaliar seus processos e atividades. Os indicadores de desempenho são um conjunto de medidas financeiras e não financeiras preestabelecidas pela organização que servirão como metas a serem alcançadas ou superadas para controle do desempenho da empresa (Padoveze, 2012). A criação dos indicadores-chaves de desempenho – KPIs (key performance indicators) parte do pressuposto de que “tudo o que não é medido 7 não é gerenciado”. Nesse contexto, a elaboração de indicadores de desempenho é fundamental para o gerenciamento das atividades propostas no planejamento estratégico e operacional. Desse modo, a gestão encontra suporte na medição do desempenho para transformar a avaliação em números com a proposta básica de estabelecer parâmetros de desempenho. No entanto, vale ressaltar que, no contexto empresarial, a possibilidade de construir indicadores de desempenho é muito ampla, face a quantidade de processos e atividades que se consegue identificar, podendo chegar a identificar milhares de processos com seus respectivos indicadores. Desse modo, para não enviesar a gestão, os indicadores devem ser elaborados e coordenados entre si (Padoveze, 2012). A escolha de KPIs deve levar em conta alguns conceitos básicos, tais como: a. Devem ser específicos, isto é, ser claros e focados; b. Devem possibilitar acurácia da mensuração; c. Devem ser alcançados; d. Devem representar processos e atividades atuais e ter condições de serem obtidos de forma sistêmica São exemplos de indicadores-chave de desempenho: Tempo de tramitação de pedidos; Tempo de processamento de notas fiscais; Tempo de respostas de chamadas de assistência técnica; Participação da empresa na demanda de mercado; Faturamento do funcionário; Satisfação dos clientes; Grau de ocupação da capacidade Venda por metro quadrado em loja de departamento. Nesse contexto, a implantação de um modelo ou sistema de avaliação de desempenho deve considerar tanto as questões operacionais quanto a percepção dos gestores. Por isso, vamos estudar os especificamente os modelos de gestão: Modelo Gecon: sistema de avaliação de desempenho voltado à gestão por resultados econômicos. 8 Modelo Balanced Scorecard: sistema de informação voltado ao gerenciamento da estratégia empresarial e à gestão por indicadores. TEMA 2 – ASPECTOS CONCEITUAIS DA GESTÃO ECONÔMICA – GECON O Gecon é um sistema de gestão econômica desenvolvido por um grupo de professores da USP (Universidade de São Paulo) sob a coordenação do Prof. Armando Catelli, com apoio da Fipecafi (Fundação Instituto de Pesquisas Contábeis, Atuarias e Financeiras). A gestão econômica – Gecon – é um modelo baseado na gestão por resultados econômicos, ou seja, aquele indicador único do grau de eficácia da organização, refletindo as variações de: eficiência, produtividade, satisfação dos agentes, adaptabilidade do processo decisório e desenvolvimento da organização (Catelli, 2001). Para melhor entender o modelo do Gecon, vamos apresentar os pressupostos de acordo com Catelli (2001, p. 31). Definição: Gecon – Gestão econômica, baseado na administração por resultados. Objetivo: avaliar o resultado econômico das organizações, com base em um sistema de gestão e em um sistema de informação, baseado na gestão por resultados econômicos. Escopo: voltado para a eficácia empresarial, cuja concretização se verifica pela otimização do resultado. Quanto à estrutura, o Gecon abrange os sistemas de gestão e informações: O sistema de gestão, de acordo com Catelli (2001, p. 30), refere-se ao processo de planejamento, execução e controle operacional das atividades, estruturado com base na missão, nas crenças e nos valores, ou seja, na filosofia administrativa e nas estratégias da organização, com vistas à excelência empresarial e à otimização de decisão e desempenho econômico. O sistema de informações é composto dos subsistemas que dão suporte às etapas de gestão (subsistema de informações sobre os ambientes externo e interno, subsistema de informações modelo simulação, modelo 9 planejamento e modelo realizado) e dos modelos de decisão, informação e mensuração (Silva et al., 2018). O modelo concentra-se em espelhar em termos econômico-financeiros as medidas de desempenho das atividades operacionais no que se refere à eficiência (vendas, produção, manutenção, investimentos, finanças etc.). Tem como foco a mensuração dos resultados (receitas e custos) visando à eficácia organizacional (Catelli, 2001). Nesse entendimento, o Gecon está voltado, não só para a eficiência, mas sobretudo para a eficácia empresarial. Isto posto, as decisões de uma entidade são tomadas com base em diversas fases do processo de gestão, que são segmentadas nas atividades de planejamento estratégico, planejamento operacional (de curto, médio e longo prazo), execução e controle. No sistema Gecon, o lucro é a melhor e mais consistente medida da eficácia de uma empresa, sendo utilizado para fins de determinação do lucro, um conjunto de conceitos voltados à correta mensuração deste e do patrimônio da empresa, partindo da premissa de que o patrimônio líquido tem de representar o valor real da empresa (Lima et al., 2011). TEMA 3 – APRESENTAÇÃO DO BALANCED SCORECARD – BSC O Balanced Socorecard – BSC foi desenvolvido na década de 1990 pelos professores David Norton e Robert Kaplan para avaliar as medidas (conjunto de indicadores) de desempenho financeiras e não financeiras, objetivando unir a visão estratégica com as fases de execução e controle do processo de gestão (Padoveze, 2012). Consiste em um sistema de avaliação de desempenhobaseado gestão por indicadores. 3.1 Definição do conceito do BSC O BSC é um sistema de informação para o gerenciamento da estratégia empresarial que “traduz a missão e a estratégia da empresa em um conjunto abrangente de medidas de desempenho financeiras e não financeiras que serve como base para sistema de mensuração de desempenho e gestão estratégica” (Padoveze, 2012 p. 129). Nesse entendimento, o BSC é sinergicamente alinhado com os processos de gestão e a estratégia organizacional. 10 Na tradução literal de Balanced Scorecard, tem-se o significado de “cartão de marcação balanceado”. A ideia central desse instrumento é justamente medir os resultados baseados na busca dos objetivos estratégicos definidos (Padoveze, 2012). Desenvolve-se sob a premissa de que o não é medido não pode ser controlado. O Balanced ou balanceamento sugerido pelo BSC diz respeito à equalização das estratégias balanceadas em seus objetivos, de forma a criar uma sinergia estratégica focada na eficácia do cumprimento da missão, alicerçadas em quatro grandes objetivos: 1. Objetivos financeiros; 2. Objetivos dos clientes; 3. Objetivos de melhorias de aperfeiçoamento dos processos internos da empresa e 4. Objetivos de aprendizado e crescimento. Por outro lado, o Scorecard deve contar a estória da estratégia, começando pelo objetivos financeiros de longo prazo e relacionando-os depois a sequência de ações que precisam ser tomadas em relação aos processos financeiros, dos clientes, dos processos internos e por fim, dos funcionários e sistemas, a fim de que, em longo prazo, seja produzido o desempenho econômico desejado. (Kaplan; Norton, 2001, p. 49) Em síntese, o Balanced Scorecard é uma ferramenta gerencial em que as empresas podem se orientar em termos de desempenho atual e futuro. Busca o equilíbrio entre os objetivos de curto e longo prazo, as medidas financeiras e não financeiras e os indicadores de tendência e ocorrências e as perspectivas internas e externas de desempenho. 3.2 A tradução estratégia pelo BSC Para Kaplan e Norton (1997), a implementação de um sistema de BSC alinhado com as ações estratégicas deve ser estruturada em quatro etapas ou processos: 11 Figura 2 – Perspectivas do BSC Fonte: Kaplan; Norton, 1997, p. 44-49. Clarificação e tradução da visão e da estratégia O primeiro processo do scorecard consiste em traduzir a estratégias das unidades de negócios em objetivos estratégicos específicos transformando as estratégias em uma tarefa para todos. São elaborados pela equipe de executivos, partindo da perspectiva financeira, seguida pela do cliente, pelos processos internos e terminando no aprendizado e crescimento (Kaplan; Norton, 1997). Comunicação e estabelecimento vínculos Essa segunda etapa ou processo permite aos gestores comunicar sua estratégia, para cima e para baixo, na organização e ligar os objetivos empresariais aos departamentais e individuais (Padoveze, 2012). A comunicação (por meio de e-mail, jornais internos, quadros de avisos e outros) visa apresentar aos funcionários os objetivos críticos que devem ser alcançados para que a estratégia seja bem-sucedida. Essa etapa é associada com os sistemas de recompensas ligado a estratégia. Planejamento e estabelecimento de metas Metas estratégicas estabelecidas e aceitas. É nessa etapa que as estratégias e iniciativas da empresa devem ser transformadas em indicadores para os planos dos gestores divisionais, bem como para Balanced Scorecard Clarificação e tradução da visão e da estratégia Comunicação e estabelecimento vínculos Planejamento e estabelecimento de metas Feedback e Aprendizado estratégico 12 formar uma base para alocar recursos e estabelecer prioridades (Padoveze, 2012). Feedback e aprendizado estratégico O feedback e os processos de revisão de foco existentes concentram- se no fato de a empresa, seus departamentos ou seus empregados, isoladamente, terem alcançado suas metas financeiras orçadas (Padoveze, 2012). O resultado desse processo pode resultar na reafirmação da crença na estratégia atual, com ou sem ajustes, ou poderá revelar a necessidade de uma estratégia totalmente nova. Esse quarto processo possibilita o que Kaplan e Norton denominam de aprendizado estratégico. TEMA 4 – AS PERSPECTIVAS DO BSC Estudados que o BSC é uma ferramenta de avaliação de desempenho que busca traduzir a estratégias em objetivos estratégicos claros, transformando a estratégia em uma tarefa para todos. Aprendemos, também, que o BSC busca refletir o equilíbrio entre os objetivos de curto e longo prazo, as medidas financeiras e não financeiras e os indicadores de tendência e ocorrências e as perspectivas internas e externas de desempenho. Nesse contexto, vamos aprender sobre as quatro perspectivas do BSC, conforme apresentado na figura. Figura 3 – Perspectivas do BSC Fonte: Atkinson et al., 2015. Essas quatro perspectivas levantam as seguintes questões fundamentais: Perspectivas do BSC Financeira Clientes Processos internos Aprendizado e crescimento 13 Finanças – Como o sucesso é mensurado por nossos acionistas? Cliente – Como criar valor para nossos clientes? Processo – Em que processo devemos ser excelentes para atender às expectativas dos clientes e dos acionistas? Aprendizagem e crescimento – Que competências de funcionários, sistemas de informação e capacidades organizacionais necessitamos para melhorar continuamente nossos processos e relacionamentos com clientes? (Atkinson et al., 2015). 4.1 Perspectivas do BSC e o mapa estratégico Para um adequado dimensionamento das ações estratégicas, o BSC foi dividido em quatro grandes áreas denominadas de perspectivas: financeira, clientes, processos internos e aprendizado e crescimento. Esse conjunto de perspectivas fornecem um modelo amplo, em que se traduz a estratégia em objetivos, indicadores, metas e iniciativas que possibilitam aos administradores um framework e um guia dos principais aspectos do negócio. Para facilitar o entendimento e a comunicação da estrutura do BSC com seus indicadores e as ligações de cada perspectiva para a estratégia da organização, são elaborados mapas estratégicos, conforme representado na Figura 4. 14 Figura 4 – Perspectivas do BSC Fonte: Oliveira; Perez; Silva, 2015. 4.1.1 Perspectiva financeira É a primeira perspectiva a ser elaborada, pois contém objetivos e medidas que representam as medidas finais de sucesso de empresas que visam ao lucro. As medidas de desempenho financeiros são: receita operacional e o retorno sobre o investimento, indicam se a estratégia da empresa e sua implementação estão contribuindo para a melhoria dos resultados financeiros (Atkison et al, 2015). Neste contexto, Oliveira, Perez e Silva (2015), citam exemplo de indicadores financeiros essenciais: Receita operacional; Retorno sobre o investimento ou valor econômico agregado; Lucratividade; Aumento/mix de receita; Produtividade da redução de custos. A vinculação dos objetivos financeiros à estratégia das unidades é apresentada em três estágios (crescimento, sustentação e colheita), conforme apresentado no Quadro 1. Além das três fases das unidades de negócio, Kaplan (2006) afirma que para cada objetivo há três temas financeiros que orientam a estratégia dos negócios: 15 Quadro 1 – Estratégias das unidades de negócios e temas estratégicos Temas estratégicos Aumento e mix de receita Redução de custos e aumento da produtividade Utilização de ativos E s tr a té g ia d a s u n id a d e s d e n e g ó c io s C re s c im e n to Aumento da taxa de vendas por segmento Percentual de receita gerado por novos produtos, serviços e clientes Receitapor funcionário Investimento (percentual de vendas) P&D (percentual de vendas) S u s te n ta ç ã o Fatia de clientes e contas- alvo Vendas cruzadas Percentual de receita gerado por novas aplicações Lucratividade por clientes e linhas de produtos Custos versus custos dos concorrentes Taxas de redução de custos Despesas indiretas (percentual de vendas) Índices de capital de giro (ciclo de caixa a caixa) Roce por categoria- chave de ativo Taxas de utilização dos ativos C o lh e it a Lucratividade por clientes e linhas de produtos Percentual de clientes não lucrativos Custos unitários (por unidade de produção, por transação) Retorno Rendimento (throughput) Fonte: Oliveira; Perez; Silva, 2015. Crescimento e mix dos ganhos: referem-se à expansão da oferta de produtos e serviços, atingindo novos clientes e mercados, modificando o mix de produtos e serviços no sentido de se propiciarem ofertas com maior valor agregado e remanejamento de preços dos primeiros (Oliveira; Perez; Silva, 2015). Redução de custos/aumento da produtividade: refere-se aos esforços para diminuir os custos diretos dos produtos e serviços, reduzir os custos indiretos e compartilhar recursos comuns com outras unidades (Oliveira; Perez; Silva, 2015). Utilização dos ativos/estratégia de investimento: para o tema de utilização de ativos, os gerentes tentam reduzir os níveis de capital de giro necessário para sustentar um dado volume e mix de negócios. 4.1.2 Perspectiva clientes Na perspectiva dos clientes do Balanced Scorecard, as empresas identificam os segmentos de clientes e mercado onde querem competir. Nessa perspectiva, a empresa deve: Descrever como pretende atrair, reter e aprofundar os relacionamentos com os clientes visados ao diferenciar-se dos concorrentes. 16 Conter objetivos e medidas específicas para o “escopo” da estratégia, como a empresa está desempenhando com seus clientes visados. Representar a “vantagem” estratégica – a combinação exclusiva de características de produtos, serviços e relacionamentos que selecionou para satisfazer às necessidades de seus clientes melhor do que os concorrentes (Atkison et al., 2015). Nesse contexto, a perspectiva do cliente deve levar à melhoria dos objetivos de perspectiva financeira para crescimento do faturamento e do lucro. 4.1.3 Perspectiva processos internos A perspectiva dos processos internos permite analisar de que forma uma determinada área melhora em função de outra. Os processos de gestão de operações são os processos básicos do dia a dia que produzem produtos e serviços e os entregam aos clientes. Essa relação de causa e efeito identifica os processos críticos para a realização dos objetivos dos clientes. Alguns objetivos típicos para os processos operacionais incluem os seguintes: Atingir a capacidade superior do fornecedor. Melhorar o custo, a qualidade e os tempos de ciclo dos processos de produção. Melhorar a utilização dos ativos. Entregar bens e serviços que respondem às necessidades dos clientes. Na perspectiva de processos internos, Kaplan e Norton (1997) recomendam que os gestores definam uma cadeia de valor completa dos processos, com início no processo de inovação, operações e pós-vendas, conforme exposto na Figura 5. 1º processo é o de inovação: identificação dos mercados por meio de pesquisas, buscando dimensionar o tamanho do mercado e a preferências dos clientes e o segundo componente seria a idealização de mercados e oportunidades novas para os produtos e serviços. 2º processo é de criação de produtos e serviços: tem início no recebimento do pedido dos clientes e termina com a entrega do produto ou a prestação de serviços, enfatizando a entrega eficiente, regular e pontual dos produtos e serviços aos clientes existentes. 17 3º processo serviço pós-venda: inclui garantias e consertos, correção de defeitos e devolução e processamento dos pagamentos Figura 5 – Modelo de cadeia de valor para processos internos Fonte: Kaplan; Norton, 1997. 4.1.4 Perspectiva aprendizado e crescimento Com a definição das perspectivas financeiras, clientes e processos internos, a organização poderá avaliar onde e como deve concentrar energias e recursos para obter um desempenho superior. Nesse contexto, a perspectiva de aprendizagem e crescimento, identifica os objetivos para pessoas, tecnologia de informação e alinhamento organizacional que impulsiona a melhoria em vários objetivos de processo (Kaplan; Norton, 1997; Atkinson et al., 2015). É na perspectiva do scorecard de aprendizagem e crescimento que os executivos visam melhorias em seus ativos intangíveis – recursos humanos, tecnologia de informação e cultura e alinhamento organizacional (Atkinson et al., 2015). A seguir, descrevemos os objetivos típicos para os três componentes da aprendizagem e do crescimento (ver Figura 6): Recursos humanos: disponibilidade de competência estratégica – Os funcionários da empresa possuem o mix de aprendizagem, talento e know-how para desempenhar as atividades requeridas pela estratégia. Tecnologia de informação: disponibilidade de informação estratégica – Os sistemas de informação e as aplicações de conhecimento da empresa contribuem para a execução da estratégia ao facilitar melhorias dos processos e melhorar os vínculos com fornecedores e clientes. Identificação das necessidades dos clientes Processo de inovação • Identificar o mercado • Idealizar oferta de produtos/serviços Processo de operaçoes • Gerar produtos/serviços • Entregar produtos/ prestar serviços • Serviços aos clientes Processo de serviços pós-vendas • Serviços aos clientes Satisfação das necessidades dos clientes 18 Organização, cultura e alinhamento: Cultura e clima – Os funcionários têm consciência e entendimento da visão compartilhada, da estratégia e dos valores culturais necessários para executar a estratégia. Alinhamento de metas – As metas e os incentivos aos funcionários estão alinhados com a estratégia em todos os níveis da organização. Conhecimento compartilhado – Funcionários e equipes compartilham as melhores práticas e outros conhecimentos relevantes para execução da estratégia por meio das fronteiras departamentais e organizacionais. Figura 6 – A aprendizagem e a perspectiva de crescimento fornecem a base para a estratégia Fonte: Atkinson et al., 2015. 4.1.5 Mapa estratégico As empresas que implantam sistemas de avaliação e mensuração de desempenho elaboram mapas estratégicos para ilustrar os relacionamentos causais entre os objetivos estratégicos, nas quatro perspectivas do Balanced Scorecard. Nesse contexto, o mapa estratégico é o meio pelo qual a alta administração monitora e operacionaliza o vínculo do planejamento estratégico e o operacional (Costa, 2008) A elaboração de um mapa estratégico segue um progresso lógico e sequencialmente nas quatro perspectivas do Balanced Scorecard, começando com a perspectiva financeira no topo e concluindo com os objetivos de 19 aprendizagem e crescimento na base, conforme exposto na Figura 7 (Atkinson et al., 2015): Perspectiva financeira: identificar objetivos financeiros a longo prazo, a destinação final para a estratégia. Perspectiva clientes: selecionar os clientes visados que gerarão o faturamento para a nova estratégia, e os objetivos para a proposição de valor oferecida para atrair, reter e aumentar os negócios com esses clientes. Perspectiva do processo: selecionar objetivos que criam e entregam a proposição de valor ao cliente e também aumentam a produtividade e a eficiência para melhorar as medidas de desempenho financeiro. Perspectiva de aprendizagem e crescimento: identificar as habilidades dos funcionários, as necessidades de informação,a cultura da empresa e o alinhamento que direcionarão a melhoria dos processos críticos. Figura 1 – Modelo para elaboração do mapa estratégico Fonte: Atkinson et al., 2015. O primeiro passo para a implantação do BSC é o desenho do mapa estratégico para decodificar os complexos processos de escolha frente aos quais os gestores de todos os níveis são expostos diariamente. Assim como elaborar indicadores para medir o desempenho em cada uma das perspectivas estratégicas (Costa, 2008). 20 Nas palavras de Kaplan e Norton (1997): “O que faz do BSC um simulador de voo e não apenas um painel de controle é a disposição das informações (mapa estratégico) em quatro perspectivas de gestão em um relatório único”. Exemplo de Aplicação do BSC e um modelo de mapa estratégico simples elaborado por Atkinson et al. (2015, p. 17). Com um exemplo simples de vínculos de causa e efeito nas medidas do BSC, consideremos o escore parcial produzido por uma pequena empresa manufatureira. A estratégia dessa empresa é conquistar negócios fabricando produtos de alta qualidade a baixo custo e entregando-os pontualmente a seus clientes. O objetivo financeiro da empresa, mostrado na perspectiva financeira, é aumentar seu retorno sobre o patrimônio (ROE = lucro líquido dividido pelo patrimônio líquido). A empresa espera gerar maior faturamento ao melhorar sua medida financeira de ROE mantendo e expandindo as vendas aos clientes existentes. Assim, tem um objetivo de lealdade do cliente em sua perspectiva do cliente, que é medido por (1) porcentagem de clientes e (2) crescimento das vendas ano a ano com os clientes existentes. A estratégia da empresa está baseada em sua crença de que os clientes valorizam a pontualidade de entrega dos pedidos e os preços baixos. Assim, melhorar o desempenho da pontualidade de entrega e os preços competitivos é esperado para aumentar a lealdade dos clientes, o que, por sua vez, levará ao melhor desempenho financeiro. Portanto, as métricas previstas de lealdade dos clientes e de pontualidade de entrega aparecem na perspectiva dos clientes do scorecard. Veja o mapa estratégico da empresa como fica: Este exemplo mostra uma cadeia inteira de relacionamentos de causa e efeito entre as medidas de desempenho nas quatro perspectivas do Balanced Scorecard, conta a história da estratégia da unidade de negócio. Os objetivos e as medidas identificam e explicitam as hipóteses sobre os relacionamentos de causa e efeito entre as medidas de resultado (por exemplo, ROE e lealdade do cliente) nas perspectivas financeira e do cliente e os direcionadores de desempenho (isto é, os indicadores líderes) desses resultados – tal como processos de zero defeito, processos de tempo de ciclo 21 curto e funcionários motivados e habilitados – que são medidos no processo e nas perspectivas de aprendizagem e crescimento. Quadro resumo: PERSPECTIVAS DO BSC Financeira Cliente Processos internos Aprendizado e crescimento Enfoque Como a empresa é vista por seus acionistas ou proprietários. Como a empresa é vista pelo cliente e como ela pode atendê- lo da melhor forma. Em quais processos de negócio a empresa precisa ter excelência. Capacidade de a empresa melhor continuamente e se preparar para o futuro. Indicadores Devem mostrar se a implementação e a execução da estratégia da empresa estão contribuindo para a melhoria dos resultados. Devem mostrar-se os serviços prestados estão de acordo com a missão da empresa. Devem mostrar se os processos e a operação estão alinhados e se geram valor. Devem mostrar como a organização pode aprender e desenvolver-se para garantir o crescimento. Exemplos: Fluxo de caixa, retorno sobre o capital. Pontualidade na entrega, capacidade de desenvolver produtos inovadores. Qualidade e produtividade. Índice de renovação dos produtos, desenvolvimento de processos internos, avaliação de falhas no planejamento. Fonte: Oliveira; Perez; Silva, 2015. TEMA 5 – CRIAÇÃO DE METAS E AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO com BSC As empresas mais preparadas para atuar no ambiente dos negócios são aquelas que possuem uma estrutura fundamentada na formulação de estratégias, planejamento, execução e controle. Vimos a importância de se mensurar o desempenho por meio de modelos de avaliação de desempenho. A avaliação de desempenho deve atuar em todas as fases da implementação da estratégia, como um sistema de controle para detectar e analisar desvio, realimentar o sistema e corrigir rumos (Schmidt et al., 2014). 5.1 Avaliação de desempenho com BSC Na construção de um Balanced Scorecard a empresa deve iniciar declarando por escrito seus objetivos estratégicos. Uma vez definidos os objetivos, deve selecionar as medidas para cada uma das quatro perspectivas. As medidas representam um indicador quantitativo de como desempenhar um objetivo estratégico que será avaliado (Atkinson et al., 2015). São exemplos típicos de objetivos estratégico do Balanced Scorecard: Objetivo financeiro: aumentar o faturamento mediante expansão das vendas aos clientes existentes; 22 Objetivo cliente: oferecer soluções completas aos clientes visados; Objetivo processo: atingir excelência para atendimento por meio de melhorias contínuas; Objetivo aprendizagem e crescimento: alinhar incentivos e recompensas aos funcionários com a estratégia. As medidas devem ser descritas em termos precisos, para obter o alcance do objetivo determinado, assim deve evitar ambiguidades. Isto posto, os objetivos estratégicos devem ser traduzidos em medidas, para que os funcionários saibam qual é o status dos objetivos hoje, e se a empresa está mais próxima ou mais distante de atingi-los (Atkinson et al., 2015). Uma vez traduzidos os objetivos, os gestores devem estabelecer uma meta para determinar o nível de desempenho ou taxa de melhoria requerida. Desse modo, funcionários e gestores podem comparar o desempenho corrente com a “meta” para determinar se está no seu nível de desempenho desejado. Nesse entendimento, as medidas de desempenho servem a propósitos múltiplos: comunicação, clareza, motivação, feedback e avaliação. Desse modo, BSC possibilita aos gerentes selecionarem objetivos e medidas, derivadas de sua estratégia, vinculados em uma cadeia de relacionamentos de causa e efeito (Atkinson et al., 2015). 5.2 Medidas de desempenho com BSC As medidas de desempenho no BSC são organizadas em uma sequência lógica, dispostos em um único relatório denominado mapa estratégico. Isto posto, na perspectiva do BSC estão incluídos os objetivos financeiros e as medidas de desempenho desses objetivos, no intuito de equilibrar os objetivos estratégicos por meio das quatro perspectivas: financeiras, clientes, processos e aprendizagem e crescimento. 5.2.1 Perspectivas financeiras Neste enfoque, são contemplados os vetores operacionais e estratégicos, está relacionada com o objetivo da empresa e a visão do lucro como medida da eficácia empresarial (Padoveze, 2012). Ver exemplos no Quadro 2 a seguir. Quadro 2 – Objetivos e medidas de resultados financeiros 23 Objetivos Medidas Aumentar o valor do acionista Retorno sobre o capital investido (RSCI) Valor econômico agregado Índice do valor de mercado Melhorar a estrutura de custos Custo por unidade, fazer benchmarking com concorrentes Despesas gerais, de vendas e administrativas por unidade de produção ou como % de vendas Aumentar a utilização dos ativos Índice vendas/ativos Índice de giro de estoque % de utilização da capacidade física Melhorar o valor dos clientes existentes % de crescimento dos negócios com clientes existentes % de crescimento do faturamento Expandir as oportunidades de faturamento Faturamento como % de novos produtos Faturamento como % de novos clientesFonte: Atkinson et al., 2015. 5.2.2 Perspectiva do cliente No Balanced Scorecard, os objetivos das perspectivas do cliente incluem, tipicamente, um ou dois objetivos para o sucesso com os clientes visados (Atkinson et al., 2015). Os exemplos de tais objetivos incluem: Atingir a satisfação e a lealdade dos clientes. Conquistar novos clientes. Aumentar a participação de mercado. Melhorar a rentabilidade dos clientes. Neste enfoque, os objetivos são relacionados com o componente da saída do processo sistêmico, pois os clientes recebem os produtos e serviços gerados pelo sistema empresa (Padoveze, 2012). O Quadro 3 apresenta exemplos de objetivos e medidas de clientes. 24 Quadro 3 – Objetivos e medidas de clientes Objetivos Medidas Atingir a satisfação e a lealdade dos clientes Satisfação dos clientes nos segmentos visados % de repetição de compra dos clientes % de crescimento do faturamento dos clientes existentes Disposição a recomendar Conquistar novos clientes Nº de novos clientes conquistados Custo por novo cliente conquistado % das vendas para novos clientes Melhorar a participação de mercado Participação de mercado nos segmentos de clientes visados Aumentar a rentabilidade dos clientes Nº ou porcentagem de clientes não lucrativos Fonte: Atkinson et al., 2015. 5.2.3 Perspectiva do processo Uma vez que a empresa tenha um quadro claro do que pretende entregar a seus acionistas e clientes, ela pode determinar sua estratégia, que são os processos-chave que realizam o seguinte: (i) criação e entrega da proposição de valor aos clientes; (ii) obtenção de melhorias de produtividade para os objetivos financeiros. Assim, buscam-se indicadores que apontem casos de ineficiência e ineficácia na condução dos processos, como: o retrabalho, o desperdício, a perda e outras características negativas dos processos internos da unidade de negócios. Identifica a gestão de operações críticas, a gestão de clientes, a inovação e os processos regulatórios e sociais em que a organização deve exceder para atender a seus clientes, aumentar o faturamento e os objetivos de rentabilidade. O Quadro 4 apresenta exemplos de objetivos e medidas de processos. Quadro 4 – Objetivos de medidas de processos OBJETIVOS DO PROCESSO MEDIDAS GESTÃO DE OPERAÇÕES Melhore o custo, a qualidade e os tempos de ciclo dos processos de produção Melhore a utilização dos ativos Avaliações do scorecard do fornecedor: qualidade, entrega, custo Custo por unidade produzida Taxas de defeito do produto e do processo Tempos de ciclo do produto Tempo de espera (do pedido à entrega) Utilização da capacidade Confiabilidade do equipamento, % de disponibilidade GESTÃO DE CLIENTES Conquistar novos clientes % de leads convertidos Custo por novo cliente conquistado Satisfação e retenção de clientes existentes Tempo para resolver queixa ou reclamação do cliente 25 Nº de clientes de referência (dispostos a recomendar a empresa) Gerar crescimento com os clientes atuais Nº de produtos e serviços por cliente Receita ou margem dos serviços pós-venda INOVAÇÃO Desenvolver produtos e serviços inovadores Nº de novas ideias fundamentais que entram no desenvolvimento do produto Atingir excelência em pesquisa e processos de desenvolvimento Nº de pedidos de patente encaminhados ou patentes registradas Tempo total de desenvolvimento de produto: da ideia ao mercado Custo de desenvolvimento do produto versus orçamento DESEMPENHO REGULADOR E SOCIAL Melhorar o desempenho ambiental, de saúde e de segurança Nº de incidentes ambientais e de segurança Dias ausentes do trabalho Melhorar a reputação de “bom vizinho” Índice de diversidade de funcionários Nº de funcionários de comunidades carentes Fonte: Atkinson et al., 2015. 5.2.4 Perspectiva de aprendizagem e crescimento Nesse enfoque, são identificados os objetivos para pessoas, tecnologia de informação e alinhamento organizacional que impulsiona a melhoria em vários objetivos de processo, conforme apresentado no Quadro 5. Quadro 5 – Objetivos e medidas de aprendizagem e crescimento OBJETIVOS MEDIDAS RECURSOS HUMANOS Desenvolver competências estratégicas % de funcionários com as capacidades e habilidades requeridas Atrair e reter os melhores talentos Satisfação dos funcionários Giro do pessoal-chave TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO Fornecer aplicações que apoiam a estratégia Cobertura da informação estratégica: % de processos críticos apoiados com aplicações de sistemas adequados Desenvolver dados de clientes e sistemas de informação Disponibilidade de informações sobre os clientes (por exemplo, sistemas de CRM, bancos de dados de clientes CULTURA E ALINHAMENTO ORGANIZACIONAL Crie uma cultura centrada nos clientes Levantamento sobre a cultura dos funcionários Alinhe as metas dos funcionários para o sucesso % de funcionários com metas pessoais vinculadas ao desempenho organizacional Compartilhe conhecimento sobre as melhores práticas e clientes Nº de novas práticas compartilhadas e adotadas Fonte: Atkinson et al., 2015. 26 5.2.5 Relação de causa e efeito do BSC O BSC busca balancear ou equilibrar as perspectivas por meio dos indicadores financeiros e não financeiros para orientar e sustentar a estratégia em toda a empresa. Estabelece uma sinergia entre as quatro perspectivas, permitindo uma interligação dos objetivos estratégico por meio da relação causa e efeito da estratégia (Padoveze, 2012), conforme podemos observar na figura a seguir. Figura 8 – Relação causa de efeito da estratégia Fonte: Padoveze, 2012. Sob esse contexto de sinergia, podemos observar na Figura 8, a relação de causa e efeito sob o enfoque sistêmico (entradas, processamento e saídas) desse modo, a aderência completa do Balanced Scorecard, permeando toda a gestão da Controladoria. Assim, a perspectiva do aprendizado e crescimento está relacionada com os elementos de entradas no sistema, pois os recursos humanos, necessários para direcionar seu foco no futuro e alcançar sua visão, são considerados dentro do conjunto do conjunto de tecnologias, equipamentos etc. A perspectiva de processos relaciona-se com completamente com os elementos do processamento do sistema. Por sua vez, a perspectiva de clientes relaciona-se com as saídas do sistema, e perspectiva financeira dentro da abordagem da controladoria relaciona-se com a eficácia do sistema, que deve ser confrontada com o objetivo do sistema (Padoveze, 2012). 27 28 Figura 2 – Aplicação de BSC – relação de causa e efeito (exemplo de aplicação do Balanced Scorecard) Fonte: Padoveze, 2012. 29 Figura 3 – Mapa estratégico Natura Cosméticos (2005) Fonte: Natura, S.d. 30 TROCANDO IDEIAS A partir do conteúdo exposto, discuta a seguinte declaração: “Nossa organização tem indicadores de desempenho que mensuram o desempenho financeiro e não financeiro, incluindo satisfação do cliente, qualidade de produto e serviço, faturamento e satisfação dos funcionários”. Nessa perspectiva, temos uma abordagem de Balanced Scorecard? NA PRÁTICA O Balanced Scorecard é uma ferramenta de gestão que reflete o equilíbrio entre os objetivos de curto e longo prazo, as medidas financeiras e não financeiras e os indicadores de tendência e ocorrências e as perspectivas internas e externas de desempenho, estruturado sobre quatro perspectivas. Em relação as perspectivas do BSC, classifique com (V) para verdadeiro e (F) para as falsas. ( ) A perspectiva de processos internos relaciona-se com a gestão de operações críticas, a gestão de clientes, a inovação e os processos regulatórios e sociais. ( ) A perspectiva financeira relaciona-se com os componentes de saída doprocesso sistêmico, dos produtos e serviços gerados pela empresa. ( ) A perspectiva de cliente relaciona-se com o objetivo da empresa e a visão do lucro como medida da eficácia empresarial. ( ) A perspectiva aprendizado e crescimento relaciona-se com os objetivos de melhoria, para pessoas, tecnologia de informação. Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta: a. V – V – F - F b. F – V – V – F c. V – F – F – V d. F – F – V – V 31 FINALIZANDO Nesta aula, estudamos sobre os modelos de avaliação e mensuração de desempenho: 1. Definição de sistemas de avaliação e mensuração do desempenho: avaliação de desempenho configura-se como uma ferramenta que oferece informação para subsidiar a atividade de gestão promove o alinhamento estratégico, por meio de ações de controle. 2. Aspectos conceituais da gestão econômica – Gecon: é um sistema de avaliação de desempenho voltado à gestão por resultados econômicos. 3. Apresentação do Balanced Scorecard: sistema de avaliação de desempenho que busca manter o equilíbrio entre as perspectivas, os objetivos estratégicos e propósito da organização. 4. As perspectivas do BSC: tradução da estratégia em objetivos, indicadores, metas e iniciativas que possibilitam aos administradores um framework e um guia dos principais aspectos do negócio. 5. Criação de metas e avaliação de desempenho por meio do BSC: as medidas de desempenho e os propósitos do BSC – comunicação, clareza, motivação, feedback e avaliação e a mapa estratégico. 32 REFERÊNCIAS ATKINSON, A. A. et al. Contabilidade gerencial. São Paulo: Atlas, 2011. _____. Contabilidade gerencial: informação para a tomada de decisão e execução da estratégia. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2015. CATELLI, A. (Coord.). Controladoria: uma abordagem da gestão econômica – GECON. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2001 COSTA, A. P. P. Balanced Scorecard: conceitos e guia de implementação. São Paulo: Atlas, 2008. KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. Balanced scorecard: a estratégia em ação. Rio de Janeiro: Campus, 1997. KAPLAN, R. S.; NORTON, D. Organização orientada para a estratégia. Rio de Janeiro: Campus, 2001. LIMA, E. M. et al. As respostas do GECON às críticas do relevance lost. Contabilidade Vista & Revista, v. 22, n. 1, p. 177-200, 2011. MELNYK, S. A. et al. Is performance measurement and management fit for the future? Management Accounting Research, v. 25, n. 2, p. 173-186, 2014. MIRANDA, L. C.; SILVA, J. D. G. da. Medição de desempenho. In: SCHMIDT, P. (Org.). Controladoria: agregando valor para a empresa. Porto Alegre: Bookman, 2002. p. 132-153. NASCIMENTO, A. M.; REGINATO, L. Controladoria: um enfoque na eficácia organizacional. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2013. OLIVEIRA, L.; PEREZ JR., J. H.; SILVA, C. A. S. Controladoria estratégica: textos e casos práticos com solução. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2015. PADOVEZE, C. Controladoria: estratégica e operacional. São Paulo: Cengage Learning, 2012. _____. Controladoria estratégica aplicada: conceitos, estrutura e sistema de informações. São Paulo: Cengage Learning, 2016. PASSOS, C. A.; SPERS, R. G. Modelo de avaliação de desempenho organizacional para pequenas e médias empresas. Revista Ibero-Americana de Estratégia, v. 13, n. 4, p. 44-58, 2014. 33 PEREIRA, C. A. Controladoria: uma abordagem da gestão econômica GECON, São Paulo, Atlas, 2001. SANTOS, L. P. G. Uma contribuição à discussão sobre a avaliação de desempenho das instituições federais de ensino superior: uma abordagem da gestão econômica. Revista Contabilidade & Finanças, v. 13, n. 28, p. 86-99, 2002. SILVA, A. C. M. et al. O modelo de gestão econômica – Gecon aplicado em instituições de ensino superior (IES). Revista de Administração e Contabilidade da FAT, v. 8, n. 1, 2018. SCHMIDT, P.; SANTOS, J.; MARTINS, M. A. dos S. Manual de controladoria. São Paulo: Atlas, 2014. VALMORBIDA, S. M. I. et al. Avaliação de desempenho para auxílio na gestão de universidades públicas: análise da literatura para identificação de oportunidades de pesquisas. Contabilidade, Gestão e Governança, v. 17, n. 3, 2014. VALMORBIDA, S. M. I. & ENSSLIN, L. Construção de conhecimento sobre avaliação de desempenho para gestão organizacional: uma investigação nas pesquisas científicas internacionais. Revista Contemporânea de Contabilidade, v. 13, n. 28, p. 123-148, 2016. VALMORBIDA, S. M. I.; ENSSLIN, S. R.; ENSSLIN, L. Avaliação de Desempenho e Contabilidade Gerencial: Revisão Integrativa da Literatura para Superar as Dificuldades de Aplicação Prática da Avaliação de Desempenho na Gestão Organizacional. Contabilidade, Gestão e Governança, v. 21, n. 3, p. 339-360, 2018. 34 RESPOSTA Alternativa correta: c. V – F – F – V.
Compartilhar