Texto Unidade 1 Definindo e conhecendo aspectos básicos do Sistema SEI

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Aprendendo a usar 
o Sistema Eletrônico 
de Informações - SEI
Fernando Carlos da Motta Soares
Ívina Flores Melo Kuroki
Michelle Ribeiro Cortes
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Unidade 1: Definindo 
e conhecendo aspectos 
básicos do sistema SEI 
Para começar você conhecerá um pouco sobre a criação do SEI e sobre a 
sua adoção como solução de processo eletrônico para o Serviço Público 
Federal em geral e no Ministério da Saúde especificamente. Além disso, 
terá contato com alguns conceitos relacionados ao sistema.
Aula 1: O que é o SEI!?
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI!), desenvolvido pelo Tribunal 
Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma plataforma que engloba 
um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência 
administrativa. Trata-se de um sistema de gestão de processos e 
documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de 
trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma 
do papel como suporte físico para documentos institucionais e o 
compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de 
novos eventos em tempo real.
O SEI! foi escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do 
projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos 
e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intui-
to de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos 
administrativos eletrônicos. Coordenado pelo Ministério do Planejamen-
to, Orçamento e Gestão, o PEN proporciona a integração de diferentes 
esforços que já estavam em curso no âmbito do governo federal e obje-
tiva a melhoria no desempenho dos processos da administração pública, 
com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do 
público usuário e redução de custos. 
O projeto de implantação do SEI/MS se iniciou em março de 2015, quando 
a Coordenação Geral de Documentação e Informação (CGDI) apresentou 
o sistema em reunião Colegiada do Ministro com os Secretários. Em agos-
to de 2016, o Ministro da Saúde assinou Termo de Cooperação Técnica 
entre o Ministério da Saúde e Ministério do Planejamento. Desde então, 
a CGDI, juntamente com o DATASUS, realiza diversas ações para efetuar 
a implantação em Brasília, Núcleos Estaduais, DSEIs, Hospitais e Institu-
tos. Em 31 de março de 2017, o Ministro da Saúde assinou a Portaria GM 
nº 900, publicada em 03 de abril de 2017 na Seção 1 do DOU, que institui 
o SEI/MS como sistema oficial de informações, documentos e processos 
eletrônicos. A portaria traz algumas orientações para utilização do siste-
ma e atribui responsabilidades, quais sejam:
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• CGDI - gerencia, normatiza e realiza a gestão administrati-
va do SEI, mantendo-o atualizado e alinhado às necessidades 
do Ministério;
• DATASUS - instala, disponibiliza e dispõe de toda infraestrutu-
ra de datacenters; participa do Comitê Gestor (CGSEI); propõe 
e acompanha as atividades para apoio de implantação do SEI. 
Alguns conceitos são importantes para que se tenha um entendi-
mento do SEI/MS:
• Assinatura digital: baseada em certificado digital emitido por autoridade certifi-
cadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP Brasil;
• Certificado Digital: conjunto de dados de computador, gerados por uma 
autoridade certificadora que se destina a registrar, uma chave de criptogra-
fia e uma física, jurídica, máquinas ou aplicação;
• Documentos Eletrônicos: informação registrada, codificada em forma 
analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um 
equipamento eletrônico;
• Documentos Internos: documento produzido no SEI/MS;
• Documentos Externos: Documento não produzido no SEI/MS;
• Processo Eletrônico: conjunto de documentos digitais e nato digitais oficial-
mente reunidos no decurso de uma ação administrativa;
• Usuário Interno: autoridade, servidor ou colaborador do Ministério da Saúde 
credenciado que tenha acesso ao SEI/MS;
• Usuário externo: pessoa física ou jurídica credenciada que tenha acesso ao 
SEI/MS e que não sejam usuários internos.
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No SEI! alguns conceitos e procedimentos que utilizamos são altera-
dos. Veremos:
• Tramitar passa a ser ENVIAR;
• Distribuir passar a ser ATRIBUIR;
• Encerrar passa a ser CONCLUIR;
• Apensação - Não há! 
• A juntada no SEI acontece apenas por anexação, ou seja, uma vez juntado 
um processo em outro, não será possível desentranhá-lo;
• Não há mais que se falar em carimbar documentos;
• Os volumes são abertos automaticamente a cada 20 arquivos. Portanto, o 
procedimento de abertura e encerramento de volumes não será necessário;
• A assinatura é eletrônica registrada por login e senha ou digital; 
• Não é necessário imprimir documentos assinados, pois já terão valor jurídi-
co após a assinatura eletrônica.
Para saber mais detalhes sobre o funcionamento do SEI, acesse 
o vídeo a seguir:
<https://www.youtube.com/watch?v=_au8LyliXd0>.
Agora que você já conhece um pouco da história do SEI e de alguns con-
ceitos básicos, vamos começar a estudar as funcionalidades do sistema.
https://www.youtube.com/watch?v=_au8LyliXd0
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Aula 2: Funcionalidades 
básicas do SEI 
Vamos lá. Nesta aula vamos ver como acessar o sistema e teremos con-
tato com as primeiras funcionalidades.
Iniciando o acesso ao sistema
Como fazer para acessar o sistema?
1) Digite no navegador (Mozilla Firefox ou Chrome) o endereço: sei.saude.gov.br/sei;
2) Digite seu login (e-mail, sem o @xxxx.gov.br) e a senha; 
3) Clique no botão “Acessar”.
Figura 1 - Tela de login do SEI!
Barra de ferramentas/tela inicial
Figura 2 - Ferramentas do sistema
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O que é a ferramenta pesquisa?
É uma ferramenta para pesquisar informações em todo o SEI, inclusive o 
conteúdo de processos e documentos (internos e externos).
Como fazer?
Pesquisa Simples
1) Clique no campo; 
2) Digite o termo a ser pesquisado;
3) Pressione a teclar ENTER.
Pesquisa Avançada
1) No Menu, clique em “Pesquisa”;
2) Digite os campos desejados;
3) Clique em “Pesquisar”
Figura 3 - Ferramenta de pesquisa
Dicas:
• Documentos externos, para serem pesquisáveis, devem pas-
sar pelo processo de Reconhecimento Óptico de Caracteres 
(OCR) após a digitalização. 
• Quando o resultado da pesquisa trouxer apenas um docu-
mento, este será aberto automaticamente.
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• A tela de pesquisa avançada apresenta vários campos em que 
podem ser inseridos parâmetros para a pesquisa. Quanto 
mais parâmetros são informados ao sistema, mais refinado 
será o resultado.
• Após a apresentação do resultado da pesquisa clique no ícone 
para abrir o documento desejado.
• No caso de processos de acesso restrito, seus documentos 
serão exibidos somente para usuários de unidades previa-
mente habilitadas para visualização.
O que é a ferramenta estatística?
É uma ferramenta que oferece a possibilidade de visualizar Estatística da 
Unidade e de Desempenho de Processos. Os resultados são gerados em 
tempo real, sempre atualizados, com quadros e gráficos.
Como fazer?
Verificar Estatística dos Processos por unidade
1) No Menu, selecione: Estatística > Unidade;
2) Escolha o intervalo desejado;
3) Clique em “Pesquisar”.
Verificar Estatística por Tipo de Processo
1) No Menu, selecione: Estatística > Desempenho de Processos;
2) Selecione o Órgão e o Tipo de Processo desejado;
3) Escolha o intervalo desejado;
4) Clique em “Pesquisar”.
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Dicas:
• As estatísticas da Unidade são apresentadas em formatos de 
tabela, sempre acompanhadas de um gráfico correspondente.
• Clique nos dados ou no gráfico para visualizar seu detalhamento.
• Para verificar mais detalhes sobre o resultado, clique nos 
resultados das colunas Quantidade ou Tempo Médio, apre-
sentados em azul.
Agora que você já sabe como acessar e teve o primeiro contato com fun-
cionalidades do sistema, vamos conhecer as principais ações que podem 
ser realizadas com um processo no SEI.
Figura 4 - Ferramenta estatística
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Aula 3: Conhecendo o trabalho 
com processos
Nesta aula, você terá contato com as funcionalidadesmais utilizadas 
para se trabalhar em um processo SEI, tanto novo quanto já existente.
Operações com processos
Como começa um processo?
Todo processo é criado inicialmente sem documentos, como uma 
“pasta vazia”. No sei!, qualquer unidade pode iniciar um processo. Não é 
mais necessário encaminhar os documentos ao setor de autuação. 
Como fazer? 
1) Clique em iniciar processo (menu lateral esquerdo);
2) Escolha o tipo de processo e preencha os campos;
3) Clique em “Salvar”.
Figura 5 - Operação com processo
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Inclusão de um processo existente
O que é a inclusão de um processo? 
É a inclusão no sistema de um processo que já possui o Número Único 
de Processo (NUP). O processo deverá ser digitalizado e incluído no SEI!
Como fazer?
1) Clique em iniciar processo (menu lateral esquerdo);
2) Escolha o tipo de processo;
3) Preencha os campos e clique em salvar (selecione a opção protocolo “informado”);
Figura 6 - Incluindo número do processo (NUP)
4) Após criar o processo, clique em 
5) Selecione o tipo de documento “externo”; 
6) Preencha os campos;
7) Insira o arquivo do processo digitalizado e confirme os dados.
Dica:
• Faça um PDF para cada volume, selecionando “Volume de 
Processo” como tipo de documento e identifique no campo 
“Número/Nome da Árvore” o número do volume.
Exclusão de processo existente
O que é? 
É a ação que permite a exclusão de processos abertos indevidamente 
pela unidade. 
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Como fazer? 
1) Clique sobre o número do processo desejado;
2) Clique no ícone
3) Clique no botão “OK”.
Dicas:
• O processo não poderá estar aberto em outra unidade, além 
da geradora: o simples envio impossibilita a exclusão.
• O processo não poderá conter documentos.
• O processo possui documentos externos e/ou gerados no sis-
tema que podem ser excluídos: permite que sejam efetuadas 
as exclusões de todos os documentos e depois a do processo.
• Processos excluídos não são recuperados pela funcionalidade 
de pesquisa ou pelo menu “Estatística da Unidade”.
Barra de ferramentas do processo
Incluir 
documento
Iniciar processo 
relacionado
Consultar/alterar 
processo
Acompanhamento 
especial
Ciência
Enviar 
processo
Atualizar 
andamento
Atribuir 
processo
Duplicar 
processo
Enviar correspondência 
eletrônica
Relacionamentos 
do processo
Incluir 
em bloco
Disponibilizações 
de acesso externo
Sobrestar 
processo
Anexar 
processo
Anotações
Gerar 
arquivo PDF
Gerar 
arquivo ZIP
Concluir 
processo
Controle 
de processos
Figura 7 - Ícones da barra de ferramentas do processo
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Relacionamento de processos
O que é?
É uma ferramenta utilizada para agrupar processos que possuam 
alguma ligação entre si (por exemplo, informações complementares), 
porém, autônomos.
Como fazer? 
1) Clique sobre o número do processo desejado;
2) Clique no ícone
3) No campo “Processo Destino”, digite o número completo do processo a ser 
relacionado;
4) Clique no botão “Pesquisar”;
5) Após o sistema confirmar a existência do processo, clique em “Adicionar”.
Para remover o relacionamento
1) Clique sobre o número do processo;
2) Clique no ícone
3) Clique no número do processo do qual deseja remover o relacionamento;
4) Clique no botão “OK”.
Figura 8 - Passo 1. Visão dos processos relacionados
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Anexação de processos
O que é?
É uma ferramenta que permite juntar de maneira permanente proces-
sos do mesmo tipo, uma vez verificado que as informações devem ou 
podem estar agregadas em um processo único.
O processo mais novo é anexado ao processo mais antigo, de modo que 
o mais novo passa a compor a árvore de documentos do mais antigo.
Como fazer?
1) Clique no número do processo principal;
2) Clique no botão
3) Digite o número do processo que será anexado;
4) Clique em “Pesquisar”;
5) Após o sistema confirmar a existência do processo, clique em “Adicionar”.
Figura 9 - Visão do número do processo
Dicas:
• Não há hierarquia entre processos relacionados. Um processo 
não passa a fazer parte do outro e o vínculo pode ser desfeito 
a qualquer tempo.
• É possível relacionar vários processos em sequência, inserindo 
número após número.
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Dicas:
• Uma vez anexado o processo acessório, não será mais possível 
inserir documentos nele.
• O processo a ser anexado deve estar aberto somente na 
unidade que efetuará a operação e não pode ter processos 
anexos a ele.
Sobrestamento de processos
O que é?
É uma forma de fazer com que a contagem do tempo do processo fique 
suspensa, até que seja retirado o sobrestamento. Esse procedimento 
deve ser utilizado apenas quando houver determinação formal para 
interrupção do trâmite do processo, seja dentro do próprio processo ou 
a partir de outro processo. 
Como fazer?
1) Clique no número do processo;
2) Clique no ícone
3) Se o motivo do sobrestamento do processo estiver no próprio processo, clique 
na caixa de seleção;
4) Digite o Motivo e clique em “Salvar”;
5) Se o motivo do sobrestamento estiver em outro processo, clique na caixa de seleção;
6) Digite o número completo do processo no campo “Processo para Vinculação”;
7) Clique em “Pesquisar”.
Para remover o sobrestamento
1) No Menu principal, clique em “Processos Sobrestados”
2) Clique no ícone 
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Dicas:
• O processo não poderá: estar aberto em outras unidades; ser 
enviado para outras unidades; receber novos documentos; 
ser anexado a outro processo.
• Os processos sobrestados desaparecem da tela inicial de 
Controle de Processos.
Duplicação de processos
O que é?
É uma maneira de gerar um novo processo a partir de um processo já 
existente, copiando sua indexação, estrutura e o modelo dos documen-
tos que o compõem.
Como fazer? 
1) Clique no processo a ser duplicado;
2) Clique no ícone
3) Digite o nome do interessado;
4) Clique na caixa de seleção do(s) documento(s) a ser(em) retirado(s) da lista de 
duplicação (quando necessário);
5) Clique no botão “Duplicar”.
Dica:
Todos os documentos poderão ser duplicados, exceto: e-mails 
enviados e documentos gerados em outras unidades penden-
tes de assinatura.
Envio de processos
O que é?
É uma forma de tramitar o processo para outras unidades. 
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Como fazer?
1) Clique no processo a ser enviado; 
2) Clique no ícone
3) Preencher os campos;
4) Clique em “Enviar”.
Figura 10 - Envio de processo
Dicas:
• No SEI! o processo pode ser enviado a várias unidades, para que 
cada uma delas atue simultaneamente no mesmo processo.
• Um processo pode ser enviado para outra unidade e perma-
necer aberto na atual. Também pode ser enviado para várias 
unidades concomitantemente. Desse modo, é possível a edi-
ção e verificação de atualizações em mais de uma unidade 
ao mesmo tempo. 
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Recebimento de processos
Como ocorre?
Os processos recebidos aparecem na tela de Controle de Processos (Tela 
Inicial). O recebimento ocorre quando o usuário clica sobre o registro que 
aparece em vermelho. O SEI registra automaticamente no andamento do 
processo a hora, a unidade e o login do usuário que recebeu o processo.
O recebimento não pode ser desfeito.
Como fazer?
1) Na tela inicial, clique no registro (número do processo) em vermelho.
Figura 11 - Processos recebidos
Retorno programado
O que é? 
É uma ferramenta que permite informar aos destinatários de um pro-
cesso o prazo para resposta à demanda. É muito útil para o controle de 
prazos para demandas urgentes, prazos legais ou regimentais sobre as 
demandas ou prazos definidos por autoridades externas ao Órgão.
Como fazer?
1) No Menu, clique em Retorno Programado.
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Figura 12 - Retorno programado
Dicas:
• O ícone fica visível para as unidades de destino do 
processo. Ao passar o cursor, ele mostra a data de retorno e 
a unidade que o definiu.
• Se o ícone estiver amarelo, ainda está no prazo. Caso o ícone 
fique vermelho, indica que o prazo está vencido.
• No calendário, há opção “Ver todo o mês” que mostra os 
Processos a serem devolvidos pela área e os processos aguar-
dando retorno de outras unidades. 
• Para ocumprimento do prazo, a unidade destinatária deve 
enviar o processo para a unidade demandante do retorno.
Como gerar PDF de um processo
O que é?
É a possibilidade de converter um processo em um arquivo em formato 
PDF. O usuário tem a opção de gerar todos os documentos possíveis ou 
de selecionar os documentos que deseja converter.
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Como fazer? 
1. Clique no número do processo;
2. Clique no ícone
3. Selecione os documentos desejados;
4. Clique no botão “Gerar”.
Figura 13 - Como gerar PDF de processo
Dicas:
• Todos os documentos possíveis de conversão estão com a 
caixa marcada.
• Documentos cancelados e minutas de documentos de outras 
unidades não serão convertidos.
• Acesse o arquivo gerado na pasta de Downloads do seu 
computador.
• O nome do arquivo PDF será formado por SEI + número do 
processo.
Atribuição de processo
O que é? 
É a possibilidade de atribuição do processo para um usuário específico 
dentro da unidade, ainda que isso não impeça a edição por outro usuá-
rio da mesma unidade.
Como fazer? 
1) Clique na caixa do processo a ser atribuído;
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Figura 14 - Visão das caixas a serem marcadas à esquerda
2. Clique no ícone
3. Clique no nome do usuário a quem será atribuído;
4. Clique no Botão “Salvar”.
Dicas:
• Será exibida a relação dos usuários vinculadas à unidade.
• O(s) processo(s) atribuído(s) a uma pessoa aparece(m) com 
o seu login ao lado do número do processo.
• Ao clicar em “Ver processos atribuídos a mim” aparecerá ape-
nas os processos atribuídos ao usuário logado. Para voltar a 
tela anterior, clique em “Ver todos os processos”.
Anotação em processo
O que é?
São informações de livre preenchimento, que podem ser inseridas em 
um ou mais processo ao mesmo tempo.
Figura 15 - Barra de ferramentas para atribuição de processos
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Como fazer?
1) Clique na caixa do(s) processo(s) desejado(s); 
2) Clique no ícone
3) Digite o texto da anotação;
4) Clique no Botão “Salvar”.
Figura 16 - Tipos de anotações
Dicas:
• Só é possível inserir uma anotação por processo.
• Caso queira inserir mais de uma informação, deverá fazer 
em tópicos.
Conclusão de processo
O que é?
É equivale ao ato de encerrar o processo.
Como fazer? 
1) Clique no processo;
2) Clique em
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Dicas:
• Caso o processo esteja aberto em mais de uma unidade, 
encerra as atividades somente na unidade.
• Uma vez que todas as providências possíveis tenham sido 
tomadas por todas as unidades competentes e o processo 
tenha atingido seus objetivos, chega o momento de encerrá-lo. 
• O processo concluído não mais será exibido da tela principal 
de controle de processos.
Reabertura de processo
O que é?
É o ato de colocar o processo novamente na posse da unidade. 
Como fazer?
1. Clique em
Figura 17 - Reabrindo processo
Dicas:
• Somente é possível reabrir um processo que já tenha passado 
pela unidade em que a operação é efetuada. 
• Após reaberto, o processo é atribuído automaticamente para 
o usuário que efetuou a operação. 
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Histórico de modificações
O que é? 
É uma forma de verificar o histórico de modificações e movimentações 
do processo no SEI. Nele é possível verificar a natureza da modificação, 
a data e a hora da ocorrência, bem como a unidade e o usuário respon-
sável por ela.
Como fazer?
1) Clique no número do processo;
2) Clique em “Consultar Andamento”;
3) Caso seja necessário, acrescentar informações no histórico, clique no botão 
4) Após digitar a descrição desejada, clique em “Salvar”.
Figura 18 - Consultando andamento de processo
Dicas:
• Serão exibidas informações, como, por exemplo: criação 
e conclusão do processo, movimentações, acesso externo 
e registros manuais inseridos pelo usuário.
• Este registro integrará o histórico permanentemente, 
porém não fará parte do conteúdo do processo na forma 
de documento.
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Acompanhamento especial
O que é?
É uma ferramenta que permite que um processo público ou restrito que 
já tenha tramitado pela unidade permaneça sempre visível para a uni-
dade, possibilitando a verificação de trâmites posteriores e atualizações.
Como fazer? 
1) Clique no número do processo;
2) Clique no ícone
3) Clique em “Novo Grupo”;
4) Digite o nome do grupo a ser criado;
5) Clique em “Salvar”;
6) Se o grupo já existe, clique na caixa de seleção;
7) Seleciona o grupo desejado;
8) Clique em “Salvar”;
9) Para gerenciamento da funcionalidade, no Menu, clique em “Acompanhamento 
Especial”.
Figura 19 - Acompanhamento especial
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Você aprendeu a trabalhar com processo dentro do SEI, mas o que com-
põe um processo? Exatamente, documentos. Então vá em frente e saiba 
como trabalhar com documentos dentro do sistema.
Dicas:
• Mesmo o processo sendo concluído na Unidade, ainda será 
visualizado ao se clicar no link do processo.
• Os grupos serão visualizados somente pela Unidade que o criou.
• Cada processo pode ser incluído em apenas um grupo de 
Acompanhamento Especial.
• O ícone ao lado do número do processo indica que ele está 
registrado em um grupo de acompanhamento especial.