Texto Unidade 2 Conhecendo as funcionalidades do Sistema SEI

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Aprendendo a usar 
o Sistema Eletrônico 
de Informações - SEI
Fernando Carlos da Motta Soares
Ívina Flores Melo Kuroki
Michelle Ribeiro Cortes
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Unidade 2: Conhecendo as 
funcionalidades do sistema
Aula 1: Utilizando o sistema 
para realizar operações 
com documentos
Agora que você já sabe trabalhar com processos, vamos conhecer as 
funcionalidades que permitem trabalhar com um documento específico.
Inserção de documento
O que é?
É a ação que permite inserir um documento em um processo. No SEI! 
todo documento deverá estar contido em um processo criado pre-
viamente. O sistema não permite o trâmite de documentos avulsos. 
Há duas modalidades possíveis de documentos: interno e externo.
DOCUMENTO INTERNO DOCUMENTO EXTERNO
Todo documento formal 
elaborado e assinado no SEI 
pela unidade.
Documentos produzidos 
fora do SEI que precisam 
ser juntados ao processo 
(documentos digitalizados). 
Documentos externos não 
podem ser assinados, e por 
isso devem ser referenciados 
em documento interno do 
processo.
Como fazer? 
1) Clique em
2) Escolha o tipo de documento (externo ou rol de documentos internos).
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Dicas:
• Na maioria dos tipos de documento, o nível de acesso é público.
• O sistema permite a alteração dos dados de cadastro de 
documentos para todas as unidades em que o processo esteja 
aberto, ainda que o documento já tenha sido assinado digi-
talmente (cadastro do documento e conteúdo do documento 
são coisas diferentes).
Inserção de documento externo
O que é? 
Trata-se da inserção de documentos que não foram produzidos no sis-
tema. São considerados externos os documentos gerados fora do SEI! 
Tais como: os recebidos pela unidade, documentos gerados por outros 
sistemas de informação e planilhas eletrônicas. O passivo pode ser 
incluído como documento externo. No entanto, esses documentos não 
podem ser assinados eletronicamente e, por isso, devem sempre ser 
REFERENCIADOS em um documento interno do SEI. 
Como fazer?
1) Preencha os campos e anexe o arquivo em PDF;
2) Clique em “confirmar dados”.
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Figura 1 - Inserindo documento externo
Inserção de documento interno
O que é?
Trata-se da inserção de documentos que foram produzidos no próprio 
sistema. Documentos GERADOS pela unidade devem ser criados, edita-
dos e assinados no próprio SEI. O editor de documentos do SEI é similar 
ao editor do Word, permitindo inserção de tabelas, formatação e uso de 
links (Link SEI) 
Como fazer?
1) Preencha os campos;
2) Clique em “confirmar dados.
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Figura 2 - Inserindo documento interno
Barra de ferramenta dos documentos
Figura 3 - Barra de ferramenta dos documentos
Consultar/editar 
documento externo
Acompanhamento 
especial
Ciência
Enviar 
processo
Atualizar 
andamento
Enviar documento 
por correio eletrônico
Gerenciar liberações 
para assinatura externa
Incluir em bloco 
de assinatura
Cancelar documento
Adicionar aos 
modelos favoritos
Versões do 
documento
Imprimir web
Consultar 
assinaturas
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Edição de documentos
O que é?
É a edição de documentos criados pela sua unidade, mesmo que o pro-
cesso esteja aberto para outras unidades.
Como fazer?
1) Clique no número do processo que contém o documento a ser editado;
2) Clique sobre o documento a ser editado;
3) Clique no botão 
4) Preencha o conteúdo conforme o tipo de documento;
5) Clique no botão “Salvar”.
Dicas:
• Somente as sessões com fundo branco são editáveis.
• Os documentos assinados somente poderão ser editados 
enquanto não forem visualizados por outras unidades.
Controle de versões
O que é?
Ação que permite visualizar todas as versões do documentos. O SEI per-
mite que sejam feitas várias edições em um mesmo documento. Uma 
nova versão do documento será armazenada cada vez que ele for salvo.
Como fazer?
1) Clique sobre o número do processo;
2) Clique sobre o documento desejado;
3) Clique no ícone
4) Caso queria visualizar uma determinada versão, clique no ícone
5) Caso queira recuperar uma determinada versão, clique no ícone
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Figura 4 - Controle de versões
Texto padrão
O que é?
É um texto que seja recorrente e que possa ser utilizado como um con-
teúdo padrão para documentos e e-mails gerados no sistema. Cada uni-
dade deverá produzir seus próprios textos padrão.
Como fazer?
1) No Menu principal, clique em “Texto Padrão”;
2) Clique no botão “Novo”;
3) Digite o nome de identificação e a descrição;
4) Clique na área de texto do campo “Conteúdo” e digite o texto;
5) Clique em “Salvar”.
Figura 5 - Texto padrão
Modelos de documentos
O que é?
São documentos inteiros que, pela necessidade de constante repetição, 
o sistema permite que sejam salvos para reuso. O SEI pode salvar mode-
los de documentos se já houver um grupo onde categorizá-los.
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Como fazer?
1) Clique sobre o número do processo;
2) Clique sobre o documento que deseja definir como modelo;
3) Clique no ícone
4) Clique na caixa de seleção de “Grupo de Modelo”, se existir, clique sobre o grupo 
de modelo desejado;
5) Se não existir, clique em “Novo Grupo”;
6) Digite o nome desejado para o Grupo de Modelo;
7) Digite a Descrição;
8) Clique em “Salvar”.
Para gerenciar os modelos salvos
1) No menu principal, clique em Modelos.
Assinatura de documentos
Como fazer?
1) Selecione o documento a ser assinado;
2) Clique em
3) Selecione seu cargo/função;
4) Digite a senha e clique “Enter”.
Figura 6 - Assinatura de documentos
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Quem deve assinar os documentos?
• Documentos oficiais , como memorando, ofício, despacho, 
somente os que possuem DAS.
• Documentos de caráter técnico como parecer, nota técnica 
e relatórios, o produtor pode assinar.
Dicas:
• Quando for necessário efetuar mais de uma assinatura em 
um documento, basta atribuir o processo ao usuário que 
realizará a assinatura e incluir uma anotação no processo.
• Após assinado, o documento ganha um símbolo 
ao seu lado na Árvore do Processo. 
Caneta preta: indica que o documento assinado já foi visu-
alizado por outra unidade. Não será possível editar/excluir 
o documento. 
Caneta amarela: indica que o documento assinado não foi 
visualizado por outra unidade, podendo ser editado e excluído.
Exclusão de documentos
O que é?
É a possibilidade de excluir documentos externos e documentos gera-
dos no sistema que sejam desnecessários ao processo.
Como fazer? 
1) Clique sobre o número do processo;
2) Clique sobre o documento na árvore do processo;
3) Clicar no ícone “Excluir” (lixeira).
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Dicas:
• Um documento excluído deixa de aparecer na árvore de 
documentos do processo.
• A exclusão de um documento não anula o registro do número 
sequencial referente ao tipo de documento.
• Em regra, este ícone ficará visível apenas quando o procedi-
mento de exclusão for permitido.
Cancelamento de documentos
O que é?
É uma ferramenta que possibilita o cancelamento de documento, deve 
ser utilizada em documento já estabilizado como oficial e que, por algu-
ma determinação oficial, deve ser cancelado. Por exemplo, caso tenha 
sido verificada sua nulidade.
Opera o tradicional instituto do “Desentranhamento” e, assim, exige 
ato formal de autoridade competente determinando o cancelamento 
do documento.
Como fazer?
1) Clique sobre o número do processo;
2) Clique sobre o documento na árvore do processo;
3) Clique no ícone 
4) Digite o motivo do cancelamento;
5) Clique em “Salvar”.
Figura 7 - Tela de cancelamento de documentos
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Dicas:
• Este ícone estará visível apenas para a unidade geradora 
do documento.
• Passe o mouse sobre o documento cancelado, na árvore do 
processo, para visualizar o motivo do cancelamento.
• Não é possível recuperar um documento cancelado.
Ciência no documento
O que é?
É a maneira de indicar que o documento ou processo foi verificado por 
determinado usuário, quando não é necessária a assinatura. É muito útil nos 
casos de envio de documentos circulares ou mesmo em blocos de reunião.
Como fazer?
1) Clique no número do processo;
2) Clique no documento que deseja dar ciência;
3) Cliqueno ícone
Figura 8 - Indicação do ícone de ciência do documento
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Dicas:
• Ao dar ciência num documento, automaticamente você tam-
bém estará dando ciência ao processo.
• O SEI não permite cancelar ou anular a ciência em um 
documento.
• Só é possível dar ciência em um documento assinado.
Grande avanço. Você aprendeu a acessar o sistema, a trabalhar com pro-
cessos e a trabalhar com documentos. Vá em frente. O SEI tem mais 
a lhe oferecer.
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Aula 2: O sistema e a realização 
de funcionalidades em bloco
Você já aprendeu diversas atividades individuais no SEI; chegou o 
momento de aprender a realizar atividades que podem ser compartilha-
das. São as ações em Blocos.
Bloco interno
O que é?
É a ferramenta que organiza conjuntos de processos que possuam alguma 
ligação entre si. É uma organização interna somente visível pela unidade.
Como fazer? 
1) Selecione o processo;
2) Clique no ícone 
3) Escreva uma descrição para o bloco a ser criado para organizar os processos 
(Ex: aquisição de medicamentos) ou selecione um bloco já existente;
4) Selecione o bloco interno criado e clique na opção “escolher este bloco” 
(seta verde);
Figura 9 - Exemplo de bloco interno
5) A próxima tela confirma que o processo encontra-se representado na categoria 
criada.
Dicas:
• Organize o arquivo da sua unidade. Crie as pastas com as 
atividades que sua unidade executa e inclua os processos.
• Para visualização e gerenciamento dos blocos internos, clique 
em “Menu – Blocos Internos”.
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Bloco de reunião
O que é? 
É a forma de permitir que outras Unidades visualizem as minutas conti-
das em um processo criado em sua Unidade, permitindo, por exemplo, 
discuti-las em reunião ou decisões colegiadas.
Como fazer? 
1) Selecione o processo e clique no ícone
2) Clique em “novo bloco reunião” e escreva uma descrição para o bloco a ser cria-
do para organizar os processos (Ex: Conselho Nacional de Saúde) ou selecione 
um bloco já existente;
3) Selecione o bloco interno criado e clique na opção “escolher este bloco” (seta 
verde);
4) A próxima tela confirma que o processo encontra-se representado na categoria 
criada, clique em “Fechar”;
5) Clique no ícone para disponibilizar o bloco.
Dicas:
• Para visualização/gerenciamento dos blocos de reunião, clique 
em “Menu – Blocos de Reunião”.
• O processo ficará acessível para a Unidade selecionada.
Visualizar minutas de documentos por meio de blocos de reunião
O que é?
É a maneira que possibilita somente a visualização das minutas dentro de 
um determinado processo. Não é possível realizar alterações, nem assinar.
Como fazer?
1) No Menu, clique em “Blocos de Reunião”;
2) Clique no ícone
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3) Clique no número do processo para visualizar os documentos;
4) Após a conclusão da atividade, na tela dos Blocos de Reunião, clique no ícone 
 para devolver o bloco para Unidade de origem.
Dicas:
• O Bloco será devolvido à Unidade de origem, não sendo mais 
exibido na lista.
Bloco de assinatura
O que é?
É a funcionalidade utilizada para que um documento seja assinado por 
um ou mais usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora.
Como fazer?
1) Selecione no seu processo, o documento que deverá ser assinado;
2) Clique no ícone
3) Clique em “novo” ou selecione o bloco já criado;
4) Preencha a descrição, selecione as unidades que deverão assinar 
5) e clique em “Salvar”;
6) Selecione o (s) documento (s) e clique em “Incluir”;
7) Clique em
Figura 10 - Bloco de assinatura
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Dicas
• Essa funcionalidade permite que diversos usuários visualizem, 
editem e assinem o mesmo documento.
Assinatura de documentos no bloco de assinatura
O que é?
É a forma de permitir a assinatura de um documento produzido no SEI! 
disponibilizado por qualquer unidade.
Como fazer?
1) No menu inicial, clique em “blocos de assinatura”;
2) Clique em “assinar documento” para assinar sem visualizar o documento; 
3) Clique em para ler o documento antes de assinar;
4) Clique no número do documento para visualizá-lo;
5) Clique em “assinar documento” 
6) Digite a senha e tecle “enter” – o documento assinado será destacado em amarelo;
7) Voltar no “Bloco de Assinaturas” e clique em “retornar o bloco”.
Dicas:
• É possível a inclusão de um único documento em vários 
blocos de assinatura. 
• É possível adicionar documentos de processos diferentes em 
um bloco de assinatura.
OU
Agora você sabe que pode realizar ações compartilhadas com o públi-
co interno, mas será que há possibilidade de trabalhar no SEI com o 
público externo? Vejamos a seguir.
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Aula 3: Funcionalidades 
envolvendo usuários externos
Acesso externo - Envio de e-mail
O que é?
É o envio de correspondência eletrônica pelo sistema. Permite o envio 
para usuários externos e internos.
Como fazer?
1) Clique no número do processo;
2) Clique no ícone 
Figura 11 - Campos a serem preenchidos no envio de e-mail
3) Preencha os campos;
4) Clique em enviar.
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Dicas:
• O e-mail encaminhado pelo SEI passa a compor automatica-
mente a árvore do processo.
• Após a inclusão na árvore do processo, o e-mail não poderá 
ser excluído.
Acesso a um processo
O que é? 
É a possibilidade de permitir o acesso aos interessados de um processo. 
É dada permissão a processos na íntegra ou a documentos selecionados 
por um período determinado.
Como fazer?
1) Clique no número do processo;
2) Clique no ícone
3) Preencha os dados;
4) Clique em disponibilizar.
Figura 13 - Tela de disponibilização de acesso
Figura 12 - E-mail compondo árvore do processo
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Dicas:
• O destinatário receberá um e-mail contendo o link para con-
sultar o conteúdo do processo.
• A unidade poderá cancelar a disponibilização a qualquer tempo.
Assinatura de documentos por pessoas externas
O que é?
É a possibilidade do SEI disponibilizar meios para que uma pessoa 
externa ao órgão ou entidade possa atuar no sistema, podendo assinar 
documentos produzidos no sistema e acompanhar o andamento do pro-
cesso. Esta funcionalidade exige prévio cadastro no sistema como um 
“Usuário Externo”.
Como fazer?
1) O usuário externo deverá acessar o link indicado pelo órgão para efetuar seu 
cadastro no SEI;
2) Após a liberação do acesso pelos administradores do SEI, clique no número do 
processo;
3) Clique no documento que espera assinatura do usuário externo;
4) Clique no ícone
5) Preencha os campos;
6) Clique em “Liberar”.
Figura 14 - Tela de gerenciamento de assinaturas
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Dica:
• Para cancelar a autorização de assinatura do processo, clique 
no botão “X” no campo Ações.