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1 2 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ........................................................................................ 4 2 HISTÓRIA DA AUDITORIA ..................................................................... 5 2.1 Auditoria em saúde .......................................................................... 6 3 TIPOS DE AUDITORIA ........................................................................... 7 3.1 Auditoria operacional ........................................................................ 9 3.2 Auditoria retrospectiva .................................................................... 14 3.3 Outras classificações...................................................................... 14 4 AUDITORIA EM ENFERMAGEM ......................................................... 17 4.1 A enfermagem e a auditoria ........................................................... 19 4.2 O Enfermeiro auditor ...................................................................... 20 4.3 Atribuições do Enfermeiro Auditor – COFEN ................................. 22 4.4 Processos das auditorias relacionadas à Enfermagem .................. 25 5 TIPOS DE AUDITORIAS DO SISTEMA COFEN – CONSELHO FEDERAL DE ENFERMAGEM ............................................................................. 28 5.1 Auditoria de gestão (Cofen, 2015) .................................................. 29 5.2 Auditoria de programas .................................................................. 29 5.3 Normas relativas à pessoa do auditor (Cofen, 2015) ..................... 31 5.4 Conhecimento técnico (Cofen, 2015) ............................................. 32 5.5 Outras normas (Cofen,2015) .......................................................... 33 6 AUDITORIA PELO SUS – MINISTÉRIO DA SAÚDE, 2017 .................. 34 6.1 Processo de auditoria.(BRASIL, 2017) ........................................... 35 6.2 Procedimento da auditoria (BRASIL, 2017) .................................... 36 6.3 Fase analítica (BRASIL, 2017) ....................................................... 37 3 6.4 Fase operativa ou in loco ............................................................... 38 6.5 Fase de Relatório Final .................................................................. 40 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................... 43 4 1 INTRODUÇÃO Prezado aluno! O Grupo Educacional FAVENI, esclarece que o material virtual é semelhante ao da sala de aula presencial. Em uma sala de aula, é raro – quase improvável - um aluno se levantar, interromper a exposição, dirigir-se ao professor e fazer uma pergunta, para que seja esclarecida uma dúvida sobre o tema tratado. O comum é que esse aluno faça a pergunta em voz alta para todos ouvirem e todos ouvirão a resposta. No espaço virtual, é a mesma coisa. Não hesite em perguntar, as perguntas poderão ser direcionadas ao protocolo de atendimento que serão respondidas em tempo hábil. Os cursos à distância exigem do aluno tempo e organização. No caso da nossa disciplina é preciso ter um horário destinado à leitura do texto base e à execução das avaliações propostas. A vantagem é que poderá reservar o dia da semana e a hora que lhe convier para isso. A organização é o quesito indispensável, porque há uma sequência a ser seguida e prazos definidos para as atividades. Bons estudos! 5 2 HISTÓRIA DA AUDITORIA Fonte: contabilidade-financeira.com Etimologicamente, o termo auditoria deriva-se do latim audire, que significa ouvir. Inicialmente foi traduzido pelos ingleses como auditing, para designar termos técnicos para a revisão dos registros contábeis, mas atualmente o entendimento de seu sentido é mais amplo e consiste na ação independente de confrontar determinada condição com um critério preestabelecido, que se configura como a situação ideal para que se possa opinar ou comentar a respeito de algo ou de alguma situação. (ARAÚJO, 2001 apud SOUZA, et al, 2010.) A auditoria tem origem no início da atividade mercantil, tendo como objetivo principal conferir os registros das transações comerciais para encontrar e punir os infratores, conforme dados históricos do século XIII. Com o início do capitalismo, no século XIX, e a crescente exploração dos mercados consumidores, surgiu a necessidade de aumentar a capacidade produtiva das empresas — ou seja, começaram os anseios da produção em larga escala para o alcance desse objetivo.(CORDEIRO, 2011 apud SILVA, 2020) 6 Mas, para alguns autores como Sá (apud SOUZA, DYNIEWICZ, KALINOWSKI, 2010), a auditoria nasceu na era antes de Cristo na Antiga Suméria, e em seguida, surgiu nas províncias romanas no primeiro século depois de Cristo; porém, foi no século 18 na Inglaterra, com a Revolução Industrial, que houve grande desenvolvimento da auditoria mediante o surgimento das grandes empresas, das necessidades por parte dos investidores de acompanhamento do capital investido e da taxação do imposto de renda com base no lucro. No Brasil, a primeira evidência concreta pode ser constatada no Decreto n° 2.935, de 16 de junho de 1862, que aprovava a reorganização da Cia. de Navegação por Vapor – Bahiana – Anonyma, e determinava que os auditores deveriam ser convocados anualmente em assembleia ordinária, os quais teriam como função analisar e examinar as contas da empresa. (SOUZA, DYNIEWICZ, KALINOWSKI, 2010) 2.1 Auditoria em saúde A Auditoria votada para a área da saúde, teve início quando o enfoque passou a ser não apenas contábil, mas em uma linha também administrativa, que tinha como objetivo avaliar a eficácia e a efetividade da aplicação dos controles internos. (ALBERTON, 2002 apud SOUZA, DYNIEWICZ, KALINOWSKI, 2010) Nessa área, as atividades em auditoria foram iniciadas pelo médico George Gray Ward, em 1918, nos Estados Unidos, que analisou a qualidade do atendimento prestado aos pacientes através da verificação dos prontuários (ARAÚJO, 1978 apud WATANABE, KUBOTA, LIMA, 2009). No Brasil a auditoria em saúde foi instituída em 1984, por meio da resolução 45 de 12 de julho de 1984, pelo extinto Instituto Nacional de Assistência Médica da Previdência Social (INAMPS), que a exprime como um conjunto de ações administrativas, técnicas e observacionais, que buscam a caracterização definida do desempenho assistencial, efetuado pelos integrantes de todos os níveis de execução, notadamente os referenciados às unidades médico-assistenciais 7 próprias, contratadas, conveniadas e em regime de cogestão.(ALBERTON, 2002 apud SOUZA, DYNIEWICZ, KALINOWSKI, 2010) A auditoria na área da saúde surgiu com o objetivo de avaliar a eficácia e a efetividade dos processos nas diversas áreas de uma instituição, averiguando se os serviços disponibilizados são de qualidade e cumprem com as normas e leis estabelecidas. Além disso, a assistência prestada ao paciente envolve diversos recursos, entre eles, os recursos financeiros, pois estes são responsáveis pela manutenção do cuidado. É imprescindível, portanto, que eles sejam controlados a fim de assegurar a qualidade da assistência no que tange a esses aspectos. (MOURA, 2019) 3 TIPOS DE AUDITORIA Fonte: sstonline.com.br A auditoria é peça-chave em uma organização, seja ela operada por uma equipe interna ou externa. O fato é que, tratando-se de um mercado extremamente competitivo, é de extrema importância que as operações empresariais sejam realizadas de forma justa, ou seja, sem margens para desvios operacionais. Neste 8 sentido, a auditoria trabalha para apoiar na otimização da operação e na manutenção de um ambiente de controles internos sustentável. Além disso, a auditoria, em determinadas circunstâncias,poderá apoiar a alta administração na tomada de decisões futuras. (MATTOS, 2016) Na área da saúde, segundo Santos (2014 apud SILVA, 2020), a auditoria em saúde utilizando os termos que envolvem a definição de auditoria, como fiscalização e exame sistemático, adotados pela auditoria contábil. Acrescenta ainda a fiscalização, baseada em ensaio e outras técnicas apropriadas para uma atividade que tem como propósito verificar e adequar os resultados obtidos com os determinantes previamente almejados, de acordo com normas e legislações vigentes. Os auditores que têm formação em áreas além da saúde são também de extrema importância e realizam alguns tipos de auditorias, como, por exemplo, a externa, entre outras. (SOUZA, DYNIEWICZ, KALINOWSKI, 2010) Considerando que a auditoria em saúde tem como base as normas e legislações vigentes, pode-se admitir outra característica dos fundamentos da auditoria: a intenção regulatória. O perfil regulador resulta em parâmetros que, por conseguinte, evoluem para o estabelecimento de níveis de serviço — no caso, dos serviços de saúde. (SILVA, 2020) Assim sendo, quando estabelecidos níveis ou classificações para determinado conjunto ou grupo de serviços, podem-se destacar qualidades, e se pode estabelecer uma relação entre auditoria e qualidade nos serviços de saúde, incluindo a qualidade da assistência. (BURMESTER, 2017 apud SILVA, 2020) 9 3.1 Auditoria operacional Fonte: José Moreira da, Silva Neto & Ribeiro, Ricardo,2012. A auditoria operacional é uma das frentes de trabalho no mercado de auditoria que está em constante crescimento. Muitas empresas estão percebendo a necessidade de manter em suas estruturas uma equipe de auditoria interna e, por vezes, quando consideram muito alto o custo de manutenção de uma equipe interna, acabam contratando equipes externas. Porém, com o intuito de que realizem o trabalho de uma auditoria operacional. (MATTOS, 2016) Essa auditoria também é conhecida como auditoria dos 3 Es (Economia, Eficiência e Eficácia), sendo o conceitos desses termos são definidos como: (JUND, 2002 apud MATOS, 2009) Economicidade É o grau em que uma organização, programa, processo, projeto, operação, atividade, função ou sistema minimiza o custo de recursos humanos, financeiros e materiais, adquiridos ou utilizados, tendo em conta a quantidade e qualidade apropriada, ou seja, é a prática por parte da gerência das virtudes de poupança e boa economia doméstica (gastando menos). 10 Eficiência É a relação entre os produtos, bens e serviços produzidos ou outros resultados atingidos por uma unidade ou entidade econômica, tendo em conta a quantidade e qualidade apropriada e os recursos utilizados para produzi-los ou atingi-los; menor custo, maior velocidade, melhor qualidade. Eficácia É o grau que uma organização, programa, processo, projeto, operação, atividade, função ou sistema atinge os objetivos da política, as metas operativas estabelecidas e outros resultados e feitos previstos. Etapas da auditoria operacional Uma auditoria operacional é baseada em método, que, se adequadamente aplicado, melhora de forma signifi cativa a qualidade da auditoria. Logo, ao fi nal do processo, a probabilidade do trabalho gerar bons resultados também aumenta. Se tratando de metodologia, cabe salientar que existem duas abordagens para a auditoria operacional, porém os conceitos do método de ambas as formas serão semelhantes à prática de gestão PDCA. (MATTOS, 2016) O Ciclo PDCA, também conhecido como Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming, é uma ferramenta de gestão muito utilizada pelas empresas do mundo todo e tem como foco principal a melhoria contínua. Seu objetivo principal é tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos. Pode ser utilizado em qualquer tipo de empresa, como forma de alcançar um nível de gestão melhor a cada dia, atingindo ótimos resultados dentro do sistema de gestão do negócio.(PERIARD, 2011) P = Plan (planejamento): Nesta etapa, o gestor deve estabelecer metas e/ou identificar os elementos causadores do problema que impede o alcance das metas esperadas. É preciso analisar os fatores que influenciam este problema, bem como identificar as suas possíveis causas. Ao final, o gestor precisa definir um plano de ação eficiente. 11 D = Do (fazer, execução) : Aqui é preciso realizar todas as atividades que foram previstas e planejadas dentro do plano de ação. C = Check (checagem, verificação) : Após planejar e por em prática, o gestor precisa monitorar e avaliar constantemente os resultados obtidos com a execução das atividades. Avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, com objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, eventualmente confeccionando relatórios específicos. A = Act (ação) : Nesta etapa é preciso tomar as providências estipuladas nas avaliações e relatórios sobre os processos. Se necessário, o gestor deve traçar novos planos de ação para melhoria da qualidade do procedimento, visando sempre a correção máxima de falhas e o aprimoramento dos processos da empresa. Fonte: sobreadministracao.com 12 Aplicando na auditoria operacional, as etapas do cicllo PDCA, a primeira abordagem do PDCA é relacionada ao ponto de vista das pessoas que irão coordenar os trabalhos de auditoria operacionais, uma vez que esses indivíduos têm uma função extremamente importante: a missão de dar cobertura aos riscos aos quais a empresa e os processos estão expostos e, ainda, atender aos anseios da alta administração em relação a outros fatores, como trabalhos especiais de cunho ético e retornos financeiros na identificação de perdas e oportunidades.(MATTOS, 2016) Em seguida, outras etapas devem ser seguidas, ainda na primeira abordagem: (MATTOS, 2016) Após o planejamento, o coordenador acompanhará os trabalhos, orientando os auditores em relação a montagem do plano de testes e garantindo a qualidade da execução do trabalho O coordenador analisará se todos os aspectos de riscos do processo auditado foram cobertos no trabalho O coordenador deve fazer o acompanhamento do tempo, para que o trabalho seja realizado dentro do prazo inicialmente previsto. Ao final de cada trabalho, é importante que o gestor/coordenador exercite o feedback com os auditores. Já na segunda abordagem referente ao PDCA, o auditor também precisa cumprir algumas etapas importantes que irão garantir a qualidade do trabalho. (MATTOS, 2016) Planejamento Nesta fase o auditor deve conhecer o tema que será auditado, se existe relatórios anteriores, de outras auditorias. Se existirem, recomenda-se a realização da leitura para conhecer as fragilidades anteriormente identificadas. Se a equipe possuir um mapeamento de riscos, deve-se avaliar essa matriz, para entender os riscos da área que será auditada, se não tiver uma matriz, deve-se 13 mapear os riscos e criar um plano de testes direcionado a eles. Além disso, a leitura das diretrizes operacionais do processo também é primordial nessa fase. Execução O auditor iniciará a coleta de dados e a seleção das amostras que serão utilizadas durante o trabalho. Após a seleção das amostras, serão realizados os testes, tanto substantivos como de observância. A integração com a área auditada durante o processo é de extrema importância para a manutenção de uma boa relação e, consequentemente, facilitará o encerramento do trabalho, que é a última parte na execução do trabalho de auditoria. No encerramento do trabalho serão apresentadas à área auditada, todos os desvios e inconformidades identificadas durante o trabalho; e será feito o alinhamento das causas e planos de ação que devem ser executados para corrigir as possíveis falhas. Acompanhamento e avaliação Após a realização do trabalho, é importanteque o auditor realize uma autoavaliação e, também, uma avaliação formal do trabalho junto ao seu gestor, para que revisem se o plano e os objetivos iniciais foram atingidos. Ainda nessa etapa, cabe ao auditor acompanhar a implantação das ações que foram acordadas com os auditados no final dos trabalhos, garantindo que os riscos identificados foram mitigados. Por fim, cabe salientar que os resultados de uma auditoria operacional podem contribuir com as empresas em diversos aspectos, desde o ajuste de processo para atender demandas legais até a identificação de perdas recuperáveis. Além disso, em alguns casos, a auditoria operacional acaba por identificar fraudadores, o que resulta na demissão desses indivíduos. 14 3.2 Auditoria retrospectiva É o tipo de auditoria que avalia os resultados obtidos e, se possível, corrige determinadas falhas. Ela é a mais comum nas instituições de saúde e é realizada quando o paciente tem alta e quando o seu documento/prontuário se encontra por completo no setor administrativo da instituição. (MOURA, 2019) A auditoria retrospectiva é realizada após o cliente receber os serviços (MARQUIS; HUSTON, 2005), acompanhando os fatos depois de sucedidos os fenômenos (SÁ, 2000), ou seja, consiste na análise da relação entre os critérios estabelecidos e os dados encontrados na revisão dos registros após a saída do cliente.(apud MATOS, 2009) 3.3 Outras classificações A auditoria também pode ser classificada ainda quanto aos tipos, conforme Ribeiro (2009 apud SOUZA, DYNIEWICZ, KALINOWSKI, 2010): Auditoria analítica: é o conjunto de procedimentos especializados para análise de relatórios, processos e documentos, visando avaliar se os serviços ou sistemas de saúde atendem às normas e padrões previamente definidos; Auditoria operativa: é a verificação de processos e documentos comparados aos requisitos legais/normativos que regulamentam o SUS/Operadoras de Saúde (OPS) e as atividades relativas à área de saúde, por meio do exame direto dos fatos, documentos e situações; Auditoria de gestão: atividades que abrangem áreas de controle, fiscalização orçamentária, financeira e contábil, avaliação técnica da atenção à saúde, avaliação de resultados e comprovação de qualidade; Auditoria contábil: avaliação sistemática de transações, procedimentos, rotinas e demonstrações contábeis de uma entidade versus cumprimento de metas previstas em planos de saúde e/ou de trabalho, apuração de resultados, 15 comprovação de qualidade, para o cumprimento das atividades de controle financeiro, contábil e patrimonial nas instituições. Quanto à forma de intervenção, a auditoria se classifica em interna e externa: (MATOS, 2009) Auditoria interna: a avaliação é realizada por profissionais da própria instituição, constituindo um serviço, uma seção ou um departamento, que pode interferir em todos os setores de forma autônoma, ou seja, sem subordinação às linhas de autoridade que venham prejudicar as suas possibilidades de indagação. Auditoria externa: é realizada por elementos que não compõem o quadro de pessoal da instituição, tais como: profissionais liberais ou por associações de profissionais liberais. Quanto à forma de intervenção Auditoria interna: a avaliação é realizada por profissionais da própria instituição, constituindo um serviço, uma seção ou um departamento, que pode interferir em todos os setores de forma autônoma, ou seja, sem subordinação às linhas de autoridade que venham prejudicar as suas possibilidades de indagação. Auditoria externa: é realizada por elementos que não compõem o quadro de pessoal da instituição, tais como: profissionais liberais ou por associações de profissionais liberais. Quanto ao tempo Auditoria contínua – ou permanente ou de acompanhamento, se executa sem interrupção, em períodos certos, especialmente mensais ou no máximo trimestrais. As diversas avaliações têm o caráter de continuidade – iniciada a Auditoria periódica – ou temporária, é executada apenas em períodos pré- definidos, geralmente semestrais ou anuais, ou mesmo qüinqüenais. Não possuindo características de continuidade quanto aos pontos de 16 partir da anterior e direcionando à posterior. Com ela, é realizada uma permanente assistência ao cliente, fazendo cobertura integral quanto ao tempo de execução, ou seja, durante todo o exercício ou todo um período determinado. partida das verificações, observa apenas isoladamente determinados períodos. Quanto à natureza Auditoria normal – é aquela que se realiza com objetivos regulares de comprovação, sem finalidades isoladas ou específicas, abrangendo a gestão administrativa sem particularização de fatos de qualquer natureza. Auditoria especial – ou específica. Realizada para obtenção de resultados e conclusões sobre fatos particulares da gestão ou da atividade de um elemento certo, visando a um objeto específico. Quanto ao limite Auditoria total: atinge todo o patrimônio, não deixando de objetivar sequer um componente, ou seja, abrange todos os setores, programas, processos, projetos, operações, bem como os produtos, bens e serviços produzidos pela instituição. Auditoria parcial:, a avaliação se situa em alguns pontos, podendo ser um setor, um serviço, etc. Fonte: adaptado de MATOS, 2009. A auditoria pode ser agrupada ainda quanto à área (BRASIL,1996 apud SOUZA, DYNIEWICZ, KALINOWSKI, 2010): Auditoria interna ou de 1ª parte: executada por auditores habilitados da própria organização auditada, que tem como função examinar os controles e avaliar a eficiência e eficácia da gestão. Essa área da auditoria tem por finalidade promover melhoria nos controles operacionais e na gestão de recursos; 17 Auditoria externa ou de 2ª parte: executada por auditores ou empresa independente contratada para verificar as atividades e resultados de uma determinada organização ou sistema. É o exame das demonstrações contábeis ou de alguma área específica ou procedimento predefinido como objeto de trabalho especial; Auditoria de 3ª parte: avaliação aplicada por uma entidade certificadora 4 AUDITORIA EM ENFERMAGEM Fonte: aherj.com.br Embora fatos históricos, que datam de mais de 4.500 anos antes de Cristo, evidenciem a origem da auditoria como sendo da área contábil, em épocas mais remotas, desde a antiga Suméria (SÁ, 2000 apud MATOS, 2009), a história da auditoria se perdeu no tempo, continuando ignorado, talvez para sempre, o nome do primeiro auditor (JUND, 2002 apud MATOS, 2009 ). Diante do papel assumido pela auditoria, com a pretensão de conferir documentos, o vocábulo foi muito bem apropriado aos setores administrativos e de contabilidade. Porém, mesmo nessa área, e com a evolução do conceito — 18 considerando-se as possibilidades que uma auditoria confere —, ainda assim ele remete, primeiramente, ao senso comum de fiscalização, como se fosse esse o único propósito a ser atendido.(SILVA, 2020) Segundo Moura, Lopes e Barbosa (2017 apud SILVA, 2020) a auditoria tem uma postura observacional e analítica perante o objeto auditado, seja ele um demonstrativo, um registro, um dado, um documento, entre outros. Resumidamente, a auditoria tem um princípio controlador e carece de algo que possa ser medido, para a emissão de relatórios e pareceres, visando à proteção de bens e direitos das instituições contra danos como fraudes, desvios e desfalques. As atividades da auditoria concentram-se nos processos e resultados da prestação de serviços e pressupõem o desenvolvimento de um modelo de atenção adequado em relação às normas de acesso, diagnóstico, tratamento e reabilitação. Consistem em controlar e avaliar o grau de atenção efetivamente prestada pelo sistema, comparando-a a um modelo definido. (CALEMAN, MOREIRA e SANCHEZ, 1998) Atualmenteé grande o número de profissionais que realizam auditoria em saúde e, para que seja realizada de forma efetiva, é preciso que os auditores (internos) conheçam as atividades que estão sendo auditadas, além do fluxo de auditoria e custos de materiais e medicamentos. (SOUZA, DYNIEWICZ, KALINOWSKI, 2010) Isso torna a auditoria em saúde ainda mais específica, pois é necessário um auditor médico para auditar os procedimentos médicos, um enfermeiro para os procedimentos de enfermagem e, assim, para cada classe de profissionais da saúde, pois o auditor atua junto aos profissionais da assistência, a fim de monitorar o estado clínico de paciente internado, verificando a procedência e gerenciando o internamento, auxiliando na liberação de procedimentos ou materiais e medicamentos de alto custo, e também verificando a qualidade da assistência prestada. (BRASIL, 2001 apud SOUZA, DYNIEWICZ, KALINOWSKI, 2010) 19 4.1 A enfermagem e a auditoria Fonte: pt.slideshare.net Em sua evolução histórica, a enfermagem sempre teve que responder às mudanças tecnológicas e às forças sociais. As responsabilidades administrativas têm evoluído em resposta às necessidades institucionais, mercadológicas e assistenciais, tornando decisivo o papel do enfermeiro para o cuidado, efetivo e com qualidade, do paciente (MARQUIS; HUSTON, 2005 apud MATOS, 2009). A equipe de enfermagem é a mais próxima do paciente, sendo responsável por uma assistência direta e contínua e, por isso, está diretamente envolvida com o processo de auditoria dentro das instituições de saúde na sua rotina de trabalho (SANTANA; SILVA, 2009 apud MOURA, 2019). A auditoria tem diversas características e funcionalidades, no entanto, na enfermagem, ela pode ter dois enfoques e ser realizada por meio de duas perspectivas. Na auditoria de custos, o auditor avalia as contas hospitalares, verificando a compatibilidade de informações presentes no prontuário e a cobrança efetuada pelo setor financeiro por meio de cruzamento de informações. Em geral essa auditoria é realizada após a alta do paciente. (MOURA, 2019). 20 Na auditoria da qualidade, a análise é realizada sob as atividades da equipe de enfermagem e também pela análise do prontuário do paciente com foco nos registros de enfermagem, visando a avaliar a assistência prestada para garantir a qualidade do cuidado (KURCGANT, 2005 apud MOURA, 2019). Com isso, a auditoria pode verificar inadequações do trabalho assistencial da equipe de enfermagem, apontando falhas e necessidades de melhorias. Na Enfermagem, a auditoria faz comparação entre a assistência prestada com os padrões definidos. Sendo assim, a melhoria da qualidade da assistência de Enfermagem tem configurado uma necessidade de revisar e modificar a prática e o papel do profissional de Enfermagem no sentido de imprimir uma nova característica à sua atuação.(MATOS, 2009) Quanto à finalidade da auditoria em Enfermagem, de acordo com Pereira e Takahashi (1991 apud MATOS, 2009), esta abrange a identificação das áreas deficientes no serviço de Enfermagem. Essas áreas podem ser uma unidade, um programa e/ou as ações de Enfermagem (assistencial, administrativa, educativa). Busca-se fornecer informação visando à elaboração de novos programas de Enfermagem e a melhoria dos programas já existentes; fornecer dados para melhoria da qualidade assistencial e seus registros; obter subsídios para a elaboração de programas de desenvolvimento de recursos humanos em Enfermagem. 4.2 O Enfermeiro auditor Através da Resolução 266/2001 do COFEN- Conselho Federal de Enfermagem, instituída em 05 de outubro de 2001, foi aprovada as atividades do Enfermeiro Auditor. Além da apovação, essa resolução também especificou as atividades que o Enfermeiro Auditor pode desenvolver.(COFEN, 2001) O conhecimento sobre a prática dos enfermeiros auditores, ainda esta começando no Brasil, onde poderá contribuir para a melhor utilização dos recursos físicos e materiais disponíveis nos serviços de saúde, também poderá contribuir 21 com o desenvolvimento das pessoas, melhorando, o planejamento e a execução técnica do trabalho, a relação custo-benefício para o paciente, o hospital e o comprador de serviços de saúde. A auditoria, quando entendida como um processo educativo fornece subsídios para a implantação e gerenciamento de uma assistência de qualidade (PINTO; MELO, 2009 apud MARCON, 2014). A qualidade da assistência à saúde deve maximizar medidas abrangentes para o completo bem-estar do cliente, equilibrando ganhos e perdas, inerentes ao processo da atenção médico-hospitalar. Na enfermagem, a qualidade da assistência prestada aos clientes pode ser mensurada através da auditoria, um dos instrumentos internos que o serviço de enfermagem dispõe para o gerenciamento da qualidade (ADAMI, 2000 apud SOUZA, DYNIEWICZ, KALINOWSKI, 2010) O enfermeiro auditor tem uma participação importante na administração de um hospital, dando maior ênfase ao paciente, verificando a qualidade dos serviços prestados e a satisfação deste e seguindo todo padrão ético e legal da sua função (BRASIL, 2001 apud MOURA, 2019). Ele desenvolve todas as atividades de sua competência na auditoria de acordo com aspectos técnicos, atentando às legislações vigentes do Ministério da Saúde, Agência Nacional de Saúde Suplementar, Agência Nacional de Vigilância Sanitária, às Normas de Auditoria de Enfermagem, ao Código de Ética de Enfermagem e Legislação do Conselho Federal de Enfermagem, Conselho Regional de Enfermagem, lei 9.656/1998, Lei do Código de Defesa do Consumidor, contratos e coberturas contratuais, exclusões de cobertura e Tabelas contratuais, sempre mantendo os padrões de qualidade da instituição. (VAITSMAN, 2008 apud SOUZA, DYNIEWICZ, KALINOWSKI, 2010 Dessa forma, o profissional enfermeiro auditor que audita as contas hospitalares poderá ser membro da instituição onde atua, realizar a auditoria correlacionada aos representantes dos planos de saúde que executam os pagamentos ou, ainda, ser um auditor externo sem qualquer vínculo empregatício com o local auditado. (MOURA, 2019) 22 Devido às exigências das instituições e do cenário de saúde atual, o enfermeiro auditor acaba direcionando o seu trabalho mais para questões financeiras do que para a qualidade assistencial, no entanto, mesmo nesse aspecto, ou nessa condição, ele ainda contribui com a equipe de enfermagem, o paciente e a instituição, uma vez que busca pela manutenção do equilíbrio financeiro das organizações, de modo a possibilitar diretamente a continuidade dos atendimentos prestados (GARCIA; FERREIRA; SILVA, 2018 apud MOURA, 2019). O processo de auditagem visa o benefício dos pacientes através da melhoria dos serviços prestados. Estas melhorias tornam-se possíveis por meio de obtenção de conhecimento, e de capacitação dos profissionais envolvidos no processo assistencial. Além do paciente, a equipe também apresenta benefícios, sendo estes evidenciados através de reflexão de aspectos positivos e negativos, gerados a partir do desenvolvimento profissional, perante a equipe e/ou a si próprio (KURGANT, 2008 apud SOUZA, DYNIEWICZ, KALINOWSKI, 2010). 4.3 Atribuições do Enfermeiro Auditor – COFEN O COFEN - Conselho Federal de Enfermagem é uma autarquia federal e órgão disciplinador do exercício da profissão dos profissionais de enfermagem no Brasil. Portanto ele delibera e institui resoluções sobre as diversas atuações da Enfermagem. Dentre elas, através do anexo da Resolução 266/2001, estabeleceu as atividades atribuídas ao Enfermeiro Auditor:(COFEN, 2001) I- É da competência privativa do Enfermeiro Auditor no Exercício de suas atividades: Organizar, dirigir, planejar, coordenar e avaliar, prestar consultoria, auditoria e emissão de parecer sobre os serviços de Auditoria de Enfermagem. II- Quanto integrante de equipe de Auditoriaem Saúde: a) Atuar no planejamento, execução e avaliação da programação de saúde; 23 b) Atuar na elaboração, execução e avaliação dos planos assistênciais de saúde; c) Atuar na elaboração de medidas de prevenção e controle sistemático de danos que possam ser causados aos pacientes durante a assistência de enfermagem; d) Atuar na construção de programas e atividades que visem a assistência integral à saúde individual e de grupos específicos, particularmente daqueles prioritários e de alto risco; e) Atuar na elaboração de programas e atividades da educação sanitária, visando a melhoria da saúde do indivíduo, da família e da população em geral; f) Atuar na elaboração de Contratos e Adendos que dizem respeito à assistência de Enfermagem e de competência do mesmo; g) Atuar em bancas examinadoras, em matérias específicas de Enfermagem, nos concursos para provimentos de cargo ou contratação de Enfermeiro ou pessoal Técnico de Enfermagem, em especial Enfermeiro Auditor, bem como de provas e títulos de especialização em Auditoria de Enfermagem, devendo possuir o título de Especialização em Auditoria de Enfermagem; h) Atuar em todas as atividades de competência do Enfermeiro e Enfermeiro Auditor, de conformidade com o previsto nas Leis do Exercício da Enfermagem e Legislação pertinente; i) O Enfermeiro Auditor deverá estar regularmente inscrito no COREN da jurisdição onde presta serviço, bem como ter seu título registrado, conforme dispõe a Resolução COFEN Nº 261/2001; j) O Enfermeiro Auditor, quando da constituição de Empresa Prestadora de Serviço de Auditoria e afins, deverá registrá-la no COREN da jurisdição onde se estabelece e se identificar no COREN da jurisdição fora do seu Foro de origem, quando na prestação de serviço; 24 k) O Enfermeiro Auditor, em sua função, deverá identificar-se fazendo constar o número de registro no COREN sem, contudo, interferir nos registros do prontuário do paciente; l) O Enfermeiro Auditor, segundo a autonomia legal conferida pela Lei e Decretos que tratam do Exercício Profissional de Enfermagem, para exercer sua função não depende da presença de outro profissional; m) O Enfermeiro Auditor tem autonomia em exercer suas atividades sem depender de prévia autorização por parte de outro membro auditor, Enfermeiro, ou multiprofissional; n) O Enfermeiro Auditor para desempenhar corretamente seu papel, tem o direito de acessar os contratos e adendos pertinentes à Instituição a ser auditada; o) O Enfermeiro Auditor, para executar suas funções de Auditoria, tem o direito de acesso ao prontuário do paciente e toda documentação que se fizer necessário; p) O Enfermeiro Auditor, no cumprimento de sua função, tem o direito de visitar/entrevistar o paciente, com o objetivo de constatar a satisfação do mesmo com o serviço de Enfermagem prestado, bem como a qualidade. Se necessário acompanhar os procedimentos prestados no sentido de dirimir quaisquer dúvidas que possam interferir no seu relatório. III- Considerando a interface do serviço de Enfermagem com os diversos serviços, fica livre a conferência da qualidade dos mesmos no sentido de coibir o prejuízo relativo à assistência de Enfermagem, devendo o Enfermeiro Auditor registrar em relatório tal fato e sinalizar aos seus pares auditores, pertinentes à área específica, descaracterizando sua omissão. IV- O Enfermeiro Auditor, no exercício de sua função, tem o direito de solicitar esclarecimento sobre fato que interfira na clareza e objetividade dos registros, com fim de se coibir interpretação equivocada que possa gerar glosas/desconformidades, infundadas. 25 V- O Enfermeiro, na função de auditor, tem o direito de acessar, in loco toda a documentação necessária, sendo-lhe vedada a retirada dos prontuários ou cópias da instituição, podendo, se necessário, examinar o paciente, desde que devidamente autorizado pelo mesmo, quando possível, ou por seu representante legal. Havendo identificação de indícios de irregularidades no atendimento do cliente, cuja comprovação necessite de análise do prontuário do paciente, é permitida a retirada de cópias exclusivamente para fins de instrução de auditoria. VI- O Enfermeiro Auditor, quando no exercício de suas funções, deve ter visão holística, como qualidade de gestão, qualidade de assistência e quântico- econômico-financeiro, tendo sempre em vista o bem estar do ser humano enquanto paciente/cliente. 4.4 Processos das auditorias relacionadas à Enfermagem Fonte: nucleodoconhecimento.com.br 26 As auditorias utilizadas no serviço de Enfermagem incluem avaliações de resultado, de processo e de estrutura (MARQUIS;e HUSTON, 2005 apud MATOS, 2009): Resultado O resultado significa uma mudança do status na saúde do paciente que possa ser atribuída à prestação de algum cuidado de saúde (DONABEDIAN, 1994) e, dessa forma, conforme Marquis e Huston (2005) afirmam, as “auditorias de resultados determinam quais resultados foram alcançados em conseqüência de intervenções específicas de Enfermagem” (apud MATOS, 2009) Auditorias de processos As auditorias de processos residem na procura da qualidade do conjunto de atividades desenvolvidas, pela equipe de Enfermagem, voltadas para o atendimento das expectativas dos clientes. Este conjunto de atividades recebe o nome de Processo de Enfermagem, e é esse processo de trabalho que deve ser enfocado e analisado quando os indicadores assistenciais apontam falhas no resultado do atendimento de Enfermagem (FONSECA et al., 2005). Para D’INNOCENZO (2006), elas “focalizam se os padrões da prática foram satisfeitos ou não, presumindo a relação entre a qualidade do enfermeiro e a qualidade do cuidado oferecido” (apud MATOS, 2009) Auditoria de estrutura A auditoria de estrutura, por sua vez, monitora o local em que se dá o cuidado ao paciente. Inclui a aplicação de recursos, como o ambiente em que é prestado o atendimento, além de todos aqueles elementos existentes antes da interação entre o cliente e o profissional de saúde, como, por exemplo, dimensionamento de pessoal, tempo de espera em setores de atendimento de emergência, equipamentos de transporte interno de paciente, que são componentes estruturais para exame da qualidade dos cuidados. Pressupõe-se existir uma relação entre o cuidado qualificado e a estrutura adequada (D’INNOCENZO, 2006; MARQUIS; HUSTON, 2005 apud MATOS, 2009). Auditoria prospectiva 27 O método de auditoria prospectiva, sob o foco da função assistencial, não incide diretamente sobre o cuidado de Enfermagem, ocorrendo quase sempre sobre procedimentos médicos, como, por exemplo: “emissão de um parecer pelo médico auditor da operadora de plano de saúde sobre um determinado tratamento ou procedimento, sendo que cabe a ele [...], recomendar ou não o procedimento.” (MOTTA, 2003 apud MATOS, 2009). No entanto sob o enfoque da função administrativa do enfermeiro, a auditoria prospectiva assume o papel de auditoria de gestão, que, de acordo com o autor Gil (2000 apud MATOS, 2009), representa a avaliação e/ou emissão de opinião sobre processos ou resultados exercidos na produção de serviços no horizonte temporal presente/futuro. Auditoria operacional É feita enquanto o paciente está hospitalizado ou em atendimento ambulatorial, é orientada para uma revisão dos cuidados prestados, dentro de um esquema preventivo de resultados finais de menor qualidade. Pode ser realizada através do exame do paciente, confrontando as necessidades de assistência com a prescrição, bem como com a realização de entrevistas com o paciente, os familiares, o funcionário da equipe de Enfermagem, etc. (PEREIRA e TAKAHASHI, 1999; POSSARI, 2005; D’INNOCENZO, 2006 apud MATOS,2009) Auditoria retrospectiva A auditoria retrospectiva, que é realizada após a alta hos pitalar, ou após a realizaçãoda assistência ambulatorial, por meio dos registros em prontuário, não possibilita a reversão de benefícios diretos para o paciente, mas contribui para a melhoria da assistência de maneira global e futura (PEREIRA; TAKAHASHI, 1991), em função de não ir diretamente ao(s) fato(s), e sim aos elementos que o evidenciam (POSSARI, 2005 apud MATOS,2009). 28 5 TIPOS DE AUDITORIAS DO SISTEMA COFEN – CONSELHO FEDERAL DE ENFERMAGEM Fonte: Cofen Em 2015 o Cofen – Conselho Federal de Enfermagem, elaborou e publicou o Manual de Auditoria do Sistema COFEN/Conselhos Regionais, que objetiva fornecer aos membros de todo o sistema uma visão detalhada dos procedimentos de auditoria aplicados nos trabalhos desenvolvidos pela Controladoria Geral do COFEN, bem como propiciar aos gestores das Autarquias o gerenciamento dos controles internos, aplicados no desenvolvimento das rotinas executadas em suas unidades. (COFEN, 2015) Esse manual tem como objetivo, informar e orientar sobre os procedimentos básicos e auxiliares dos serviços de auditoria, permitindo a visualização dos objetivos a serem alcançados no cumprimento dos trabalhos da competência da Controladoria Geral, servindo como ferramenta de facilitação ao desempenho destas atribuições. (COFEN, 2015) 29 5.1 Auditoria de gestão (Cofen, 2015) Atua nas áreas inter-relacionadas da Autarquia, certificando a regularidade das contas, verificando a execução de contratos, convênios, acordos ou ajustes, avaliando a eficácia dos seus resultados em relação aos recursos materiais, humanos e tecnológicos disponíveis, bem como a economicidade e eficiência dos controles internos existentes para a gestão dos recursos públicos, compreendendo entre outros os seguintes aspectos: a) exame das peças que instruem os processos de tomada ou prestação de contas; b) exame da documentação comprobatória dos atos e fatos administrativos; c) verificação da existência física de bens e outros valores; d) verificação da eficiência dos sistemas de controles administrativos; e) verificação do cumprimento da legislação pertinente; f) análise da realização físico financeira em face dos objetivos e metas estabelecidos; g) análise dos demonstrativos e dos relatórios de acompanhamento produzidos com vistas à avaliação dos resultados alcançados e a eficiência gerencial; h) análise da adequação dos instrumentos de gestão - contratos, convênios, acordos, ajustes e outros congêneres - para consecução dos planos, programas, projetos e atividades desenvolvidas pelo gestor, inclusive quanto à legalidade e diretrizes estabelecidas; i) análise da compatibilização das contratações, desligamentos e remunerações de pessoal, com a legislação vigente. 5.2 Auditoria de programas Objetiva acompanhar, examinar e avaliar a execução de programas e projetos específicos, bem como a aplicação de recursos descentralizados como 30 exemplo, termos de cooperação e convênios, compreendendo, entre outros, os seguintes aspectos: a) análise da realização físico financeira em face dos objetivos e metas estabelecidos; b) análise dos demonstrativos e dos relatórios de acompanhamento produzidos com vistas à avaliação dos resultados alcançados e a eficiência gerencial; c) verificação da documentação instrutiva e comprobatória, quanto a propriedade dos gastos realizados, e d) análise da adequação dos instrumentos de gestão – contratos, convênios, acordo, ajustes e outros congêneres – para consecução dos planos, programas, projetos e atividades desenvolvidas pelo gestor, inclusive quanto à legalidade e diretrizes estabelecidas. AUDITORIA CONTÁBIL Utilizada no exame dos registros e documentos e na coleta de informações e confirmações, mediante procedimentos específicos, pertinentes ao controle do patrimônio da Autarquia, objetiva obter elementos comprobatórios suficientes que permitam opinar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade. AUDITORIA DE SISTEMA Objetiva assegurar a adequação, privacidade dos dados e informações oriundas dos sistemas eletrônicos de processamento de dados, observando as diretrizes estabelecidas e a legislação específica. AUDITORIA ESPECIAL Objetiva o exame de fatos ou situações consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinária, sendo realizadas para atender determinação dos dirigentes da autarquia ou pela própria Controladoria. Abrange a realização de trabalhos especiais de auditoria, não compreendidos na programação anual da área. 31 Os trabalhos de Auditoria Especial dependem de designação formal, devendo ser objeto de relatório próprio, específico e circunstanciado dos fatos examinados, elaborados em caráter restrito ou confidencial. Incluem-se nesta modalidade os exames de fraudes, irregularidades, desmobilização, contratos especiais de grande vulto, entre outros. AUDITORIA OPERACIONAL Atua nas áreas inter-relacionadas do órgão/autarquia, avaliando a eficácia dos seus resultados em relação aos recursos materiais, humanos e tecnológicos disponíveis, bem como a economicidade e eficiência dos controles internos existentes para a gestão dos recursos públicos. Sua filosofia de abordagem dos fatos é de apoio, pela avaliação do atendimento às diretrizes e normas, bem como pela apresentação de sugestões para seu aprimoramento. DILIGÊNCIAS - As diligências promovidas pela Controladoria-Geral visam buscar informações e esclarecimentos externamente ou junto aos gestores e a funcionários do Coren, sobre as razões que levaram a prática de qualquer ato orçamentário, financeiro, patrimonial e operacional, seja ele omissivo ou comissivo, executado por dirigente ou funcionário da Entidade, a fim de subsidiar os exames, atendendo designação, inclusive no apoio institucional ao Sistema de Controle Interno. Após a diligência, poderá ser emitida nota técnica sobre os assuntos levantados, contendo as revelações, conclusões, recomendações e ações corretivas adotadas, conforme o caso. 5.3 Normas relativas à pessoa do auditor (Cofen, 2015) Independência: o Auditor no exercício da atividade de auditoria deve manter uma atitude de independência que assegure a imparcialidade de seu julgamento, nas fases de planejamento, execução e emissão de seu parecer, bem assim nos demais aspectos relacionados com sua atividade profissional. 32 Soberania: durante o desenvolvimento do seu trabalho, o Auditor deverá possuir o domínio do julgamento profissional, pautando-se, exclusiva e livremente a seu critério, no planejamento dos seus exames, na seleção e aplicação de procedimentos técnicos e testes de auditoria, na definição de suas conclusões e na elaboração de seus relatórios e pareceres. Imparcialidade: durante seu trabalho, o Auditor está obrigado a abster-se de intervir nos casos onde há conflito de interesses que possam influenciar a absoluta imparcialidade do seu julgamento. Objetividade: na execução de suas atividades, o Auditor se apoiará em fatos e evidências que permitam o convencimento razoável da realidade ou a veracidade dos fatos, documentos ou situações examinadas, permitindo a emissão de opinião em bases consistentes. 5.4 Conhecimento técnico (Cofen, 2015) O Auditor necessita possuir conhecimentos técnicos das diversas áreas relacionadas com as atividades auditadas, de tal forma que o permitam comprovar a legalidade e legitimidade dos atos de gestão e avaliar a economicidade, eficiência e eficácia alcançadas no desempenho dos objetivos da Autarquia sob exame, a saber: I. Economicidade: operacionalidade ao mínimo custo possível. Administração correta dos bens, boa distribuição do tempo, economia de trabalho, tempo e dinheiro, redução dos gastos num orçamento. É a administração prática e sistemática das operações de uma autarquia ou projeto, assegurandocustos operacionais mínimos ao realizar as funções que lhe são atribuídas. II. Eficiência: rendimento efetivo sem desperdício desnecessário. A consecução das metas e outros objetivos constantes de programas de maneira sistemática, contribuindo para minimizar os custos operacionais, sem diminuir o nível, qualidade e oportunidade dos serviços a serem oferecidos pela autarquia, ou projeto. 33 III. Eficácia: considera se eficaz a administração, plano projeto ou autarquia que, na consecução de seus objetivos, consegue os efeitos necessários, ou seja, atinge as metas a que se propôs. 5.5 Outras normas (Cofen,2015) Capacidade profissional: A capacidade profissional é adquirida pela aplicação prática dos conhecimentos técnicos. O somatório de experiências obtidas entre diversas situações contribuem para o amadurecimento do julgamento profissional, possibilitando o discernimento entre situações gerais e particulares. Atualização dos conhecimentos técnicos: O Auditor deve manter sua competência técnica, atualizando-se quanto ao avanço de normas, procedimentos e técnicas aplicáveis à auditoria. Cautela e zelo profissional: no desempenho de suas funções, na elaboração do relatório e emissão de sua opinião, o Auditor necessita agir com a devida precaução e zelo profissional, devendo acatar as normas de ética profissional, o bom senso em seus atos e recomendações, o cumprimento das normas gerais de auditoria e o adequado emprego dos procedimentos de aplicação geral ou específica. Cautela profissional: no desenvolvimento do seu trabalho, o Auditor deve manter atitude prudente, com vistas a estabelecer uma adequada extensão dos seus exames, bem como aplicar metodologia apropriada à natureza e complexidade de cada exame. Zelo profissional: o Auditor, no desempenho de suas atividades, deverá atuar com habilidade, precaução e esmero de modo a reduzir ao mínimo possível a margem de erro. Comportamento ético: no desenvolvimento de seu trabalho, o Auditor, independentemente de sua formação profissional, deve ter sempre presente que, como servidor público, se obriga a proteger os interesses da sociedade, respeitar as normas de conduta que regem os servidores públicos, não podendo valer-se da 34 função em benefício próprio ou de terceiros. Ficando, ainda, obrigado a guardar confidencialidade das informações obtidas, não devendo revelá-las a terceiros, sem autorização específica, salvo se houver obrigação legal ou profissional de assim proceder. 6 AUDITORIA PELO SUS – MINISTÉRIO DA SAÚDE, 2017 Fonte: saude.rj.gov.br O Ministério da Saúde publicou em 2017, um manual para definir os princípios e os padrões que norteiam a conduta do servidor, bem como aqueles que orientam a realização das auditorias visando à qualificação do processo. (BRASIL, 2017) Esse manual,refere-se as etapas para a realização da auditoria,e envolve desde o cadastro da demanda até a elaboração e publicação do Relatório Final. Ele também apresenta as atribuições dos servidores lotados no DENASUS - Departamento Nacional de Auditoria do SUS, e na Seaude seus princípios éticos e profissionais que regulam as atividades executadas. (BRASIL, 2017) Dentro do DENASUS, o SUS criou o Sistema Nacional de Auditoria (SNA) do em 1993 pela Lei n.º 8.689 e regulamentado pelo Decreto n.º 1.651, de 1995. O 35 SNA atua de forma descentralizada, conforme preconiza o referido Decreto, e, por corolário, possui entes em cada unidade federativa do Brasil. (BRASIL, 2017) Uma das atividades do DENASUS foi criar e estabelecer um método para executar suas auditorias. Esse método fundamenta padrões, inclusive de conduta, com regras quanto à documentação que deve respaldar todo o processo de trabalho. A equipe que realiza as auditorias a nível do DENASUS, são lideradas por um coordenador e acompanhadas por um supervisor técnico As finalidades de auditoria do SUS, incluem: (BRASIL, 2017) Aferir a observância dos padrões estabelecidos de qualidade, quantidade, custos e gastos da atenção à saúde. Avaliar os elementos componentes dos processos da instituição, serviço ou sistema auditado, objetivando a melhoria dos procedimentos por meio da detecção de desvios dos padrões estabelecidos. Conferir a qualidade, a propriedade e a efetividade dos serviços de saúde prestados à população. Produzir informações para subsidiar o planejamento das ações que contribuam para o aperfeiçoamento do SUS. 6.1 Processo de auditoria.(BRASIL, 2017) O processo de auditoria, o qual será processado no Sistema Eletrônico de Informação (SEI), iniciará de ofício ou a pedido de interessado, desde que preenchidos os requisitos mínimos necessários à identificação da atividade a ser realizada. (BRASIL, 2017) Os requisitos mínimos necessários referem-se aos aspectos de competência, interesse público, materialidade, relevância 36 oportunidade. Ao iniciar o processo de auditoria, ele deve ser protocolado através de um documento contendo (BRASIL, 2017) I. órgão ou autoridade administrativa a que se dirige; II. identificação do interessado ou de quem o represente; III. domicílio do requerente ou local para recebimento de comunicações, se for o caso; IV. formulação do pedido, com exposição dos fatos e de seus fundamentos; V. data e assinatura do requerente ou de seu representante (BRASIL, 1999, art. 6º apud BRASIL, 2017). 6.2 Procedimento da auditoria (BRASIL, 2017) O procedimento de auditoria, continua após a criação do processo no SEI, deverá haver despacho de designação da equipe que conduzirá as respectivas atividades, a qual, preliminarmente, elaborará, sob a orientação do supervisor técnico, documento que contenha a tarefa a ser executada. As orientações para a equipe, deve conter: (BRASIL, 2017) a) o objetivo da auditoria; b) as questões a serem respondidas para alcançar o objetivo proposto; c) o período de abrangência da auditoria; d) as localidades e as unidades organizacionais a serem visitadas; e) os processos e as atividades que serão examinados. E as principais informações da tarefa deverão ser inseridas no Sisaud/SUS, para que se inicie as três fases da atividade de auditoria: (BRASIL, 2017) (a) fase analítica; (b) fase operativa ou in loco; e (c) fase de Relatório Final. 37 6.3 Fase analítica A fase analítica corresponde ao planejamento da auditoria para que seja adequadamente executada pela equipe dentro do prazo estabelecido. O objetivo principal é preparar os servidores para a fase operativa ou in loco, propiciando o desenvolvimento de uma compreensão mais acurada sobre as atividades administrativas imprescindíveis ao bom êxito das fases subsequentes. As etapas para a fase analítica, incluem: (BRASIL, 2017) Levantamento de informações sobre o objeto da auditoria; Construção das matrizes de coleta e análise de informações; Elaboração dos papéis de trabalho; Cronograma de trabalho; Elaboração do Relatório Analítico. Levantamento de informações sobre o objeto da auditoria A equipe deve levantar informações sobre o objeto da auditoria de modo a obter conhecimento suficiente para executar as fases subsequentes. Essa etapa possui a finalidade de definir o foco e delimitar a extensão dos trabalhos por meio da revisão e do aprimoramento da definição de objetivos e do escopo da auditoria, construídos durante a tarefa. A equipe deve procurar informações que indiquem os critérios que possam ser utilizados para avaliar a situação do objeto de auditoria, tais como: a) setores responsáveis, competências e atribuições do órgão auditado; b) legislações aplicáveis; c) objetivos do órgão ou programa de governo; d) desempenho recente por meio da análise de indicadores e resultados; e) pontos fracos e deficiências do controle; f) outras informações relevantes. 38Podem ser buscadas informações de diversas fontes, desde que permitam à equipe estabelecer uma visão geral sobre o objeto e seu contexto, tais como: a) auditorias anteriores realizadas pelo DENASUS e pelas Seções de Auditoria; b) sistemas de informação; c) relatórios do órgão responsável e sítio na internet; d) bases de legislação e normas; e) atividades de controle realizadas por outros órgãos; f) artigos acadêmicos; g) informações da mídia; h) outras fontes relevantes. 6.4 Fase operativa ou in loco Na fase operativa, é realizado, colocado em prática tudo o que foi planejado na fase anterior, ou seja, a analítica. Identificar e obter evidências para que se possa caracterizar as constatações previamente estabelecidas, de forma consistente, resume o objetivo geral dessa fase. E para dar continuidade ao processo, a fase operativa possui dois produtos principais: (BRASIL, 2017) Matriz de Constatações e o Relatório Preliminar. A identificação do responsável deverá ser comprovada por meio de atos administrativos, na hipótese de servidor público, ou de outro documento oficial, nos demais casos, desde que contenham todos os dados necessários à sua qualificação, cujos documentos deverão ser anexados ao Relatório Preliminar: (BRASIL, 2017) 39 As evidências servem para validar o trabalho da equipe e devem ser suficientes, adequadas e pertinentes de forma a permitir à equipe obter constatações que fundamentem as suas conclusões, razão pela qual devem conter os seguintes requisitos: Validade – A evidência deve ser legítima, ou seja, baseada em informações precisas e confiáveis. Confiabilidade – Garantia de que serão obtidos os mesmos resultados se a auditoria for repetida. Relevância – A evidência é relevante se for relacionada, de forma clara e lógica, aos critérios e objetivos da auditoria. Suficiência – A quantidade e a qualidade das evidências obtidas devem demonstrar que as constatações, as conclusões e as recomendações da auditoria estão bem fundamentadas. A constatação é o resultado da comparação entre o critério e a situação encontrada, a qual deve apresentar os seguintes elementos: a) a situação encontrada do objeto, caracterizada por evidências; b) a fonte da evidência; c) o critério que define a situação ideal do objeto; d) a causa que levou à situação; e) o efeito gerado; f) as recomendações. A matriz é a ferramenta utilizada para analisar e organizar as informações necessárias à sustentação das constatações obtidas. Para as constatações que constituírem irregularidades, deverá ser preenchida a Matriz de Qualificação de Responsáveis, contendo a identificação da constatação: Nome do responsável, CPF Período de exercício, 40 Conduta, Nexo de causalidade Culpabilidade, cujas informações deverão figurar, também, nas evidências das constatações Ao finalizar essa fase, é emitido um documento, denominado Relatório Preliminar de auditoria, que é elaborado pela equipe com base nas constatações preliminares resultantes dos trabalhos desenvolvidos. O conteúdo desse relatório, não poderá ser divulgado, exceto para as partes interessadas. (BRASIL, 2017) 6.5 Fase de Relatório Final O Relatório Final é o instrumento formal e técnico utilizado para comunicar o objetivo e as questões de auditoria, a metodologia utilizada, as constatações encontradas, as recomendações e a conclusão dos trabalhos. Além disso, é referência para o monitoramento da atividade. Ele será baseado no Relatório preliminar, elaborado no final da fase operativa. (BRASIL, 2017) Para redigir esse relatório, a equipe envolvida deverá basear-se e seguir, os seguintes critérios: (BRASIL, 2017) Clareza: linguagem clara, a fim de que o leitor entenda facilmente, ainda que não versado na matéria, o que se quer transmitir, sem necessidade de explicações adicionais. Concisão: conter apenas informações relevantes para elucidação dos fatos auditados, com linguagem direta. Logo, deve-se evitar o uso excessivo de adjetivos e emprego de termos que contenham em si só juízo de valor. Convicção: relatar de forma consistente as constatações e as evidências, permitindo que qualquer pessoa chegue às mesmas conclusões que chegou a equipe de auditoria. 41 Confiabilidade: apresentar as necessárias evidências para sustentar as constatações, conclusões e recomendações, procurando não deixar espaço para contra argumentações. Tempestividade: deve ser emitido em tempo hábil, a fim de que as providências necessárias sejam tomadas oportunamente. Imparcialidade: a análise contida no relatório deve ser pautada pelo ceticismo e julgamento profissional, livres de opiniões que não se sustentam diante de argumentos válidos. Além de seguir os critérios estabelecidos, o Relatório Final deverá abordar alguns contextos da auditoria, que incluem: (BRASIL, 2017) Abordando origem Antecedentes, Objetivos, Escopo e visão geral do objeto Os métodos adotados na execução dos trabalhos na fase analítica e na fase operativa, incluindo os tipos de documentos analisados, os sistemas de informações verificados, as origens/fontes dos recursos financeiros analisados (se possível, o percentual), as instituições visitadas na atividade, a realização de eventuais visitas domiciliares, a utilização e o tipo de instrumentos para coleta de dados, e, se for o caso, circularização, entrevistas com usuários, com trabalhadores de Saúde e com gestores. Recomendações a serem implementadas pelos gestores competentes, que devem ser inclusas no relatório final. a) promover a sanação das possíveis irregularidades encontradas; e b) melhorar os processos de gerenciamento de riscos, controle e governança. As recomendações propostas deverão seguir as seguintes orientações: a) não recomendar o que não foi objeto de análise conclusiva; b) a redação deverá ser clara e objetiva, com o fim de detalhar a forma que se efetuará a providência que deve ser adotada; e c) sempre deverá abordar os resultados esperados com a proposta. Fonte: Adaptado de BRASIL, 2017 42 Após a conlusão do Relatório final, ele será analisado pelo supervisor técnico e validada pela COAUD. A versão final será iserida no Processo de auditoria e será encaminhada para análise do CGAUD. E somente após essa última análise, ele será concluiído e encaminhado à direção do DENASUS. (BRASIL, 2017) 43 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS Brasil. Ministério da Saúde. Secretaria de Gestão Estratégica e Participativa. Departamento Nacional de Auditoria do SUS. Princípios, diretrizes e regras da auditoria do SUS no âmbito do Ministério da Saúde [recurso eletrônico] / Ministério da Saúde, Secretaria de Gestão Estratégica e Participativa, Departamento Nacional de Auditoria do SUS. – Brasília: Ministério da Saúde, 2017. COFEN – Conselho Federal de Enfermagem. RESOLUÇÃO COFEN-266/2001. Disponível em: http://www.cofen.gov.br/resoluo-cofen-2662001_4303.html. Acesso em set. 2021. MARCON, J.M. AUDITORIA EM ENFERMAGEM: UMA REVISÃO INTEGRATIVA. Disponível em: https://inisa.ufms.br/files/2019/08/AUDITORIA-EM-ENFERMAGEM- UMA-REVIS%C3%83O-INTEGRATIVA.pdf. MATTOS, J.G. Tipos de auditoria. [S. l.], p. 1-12. dez. 2016. MOURA, L.P. Auditoria em enfermagem. [S. l.], p. 1-20. jul. 2019. PERIARD.G. O Ciclo PDCA e a melhoria contínua. Disponível em: http://www.sobreadministracao.com/o-ciclo-pdca-deming-e-a-melhoria-continua/. Acesso em: set. 2021. SANTANA, Ricardo Matos. Auditoria em enfermagem: uma proposta metodológica / Ricardo Matos Santana, Verônica Gonçalves da Silva. – Ilhéus: Editus, 2009. 67p. SILVA, W.A. Auditoria em saúde. [S. l.], p. 1-16. jul. 2020. SOUZA, L.A.A. ANA MARIA DYNIEWICZ, A.M. KALINOWSKI, L.C. Auditoria: uma abordagem histórica eatual. Disponível em: http://sentidounico.com.br/wp- content/uploads/2018/05/artigo-9.pdf. Acesso em: set. 2021. 44 WATANABE, C.Y.C. KUBOTA, D.Y. LIMA, K.T. AUDITORIA EM ENFERMAGEM: importância no processo sistemático do atendimento. Disponível em: https://xdocs.com.br/doc/auditoria-em-enfermagem-2017pdf-280qy3vjrdow. Acesso em: set. 2021.
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