Concurso público Suzano - NOÇOES DE PROTOCOLO E ARQUIVO ATAS DE CONSELHO DE CLASSE ATAS DE RESULTADO E OUTROS

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Auxiliar de Secretaria e Secretário de Escola
03. A frase cuja redação está inteiramente correta e 
apropriada para uma correspondência oficial é:
(A) É com muito prazer que encaminho à V. Exª. Os 
convites para a reunião de gala deste Conselho, em que 
se fará homenagens a todos os ilustres membros dessa di-
retoria, importantíssima na execução dos nossos serviços.
(B) Por determinação hoje de nosso Excelentíssimo 
Chefe do Setor, nos dirigimos a todos os de vosso gabine-
te, para informar de que as medidas de austeridade reco-
mendadas por V. Sa. já está sendo tomadas, para evitar-se 
os atrasos dos prazos.
(C) Estamos encaminhando a V. Sa. os resultados a que 
chegaram nossos analistas sobre as condições de funcio-
namento deste setor, bem como as providências a serem 
tomadas para a consecução dos serviços e o cumprimento 
dos prazos estipulados.
(D) As ordens expressas a todos os funcionários é de que 
se possa estar tomando as medidas mais do que importantes 
para tornar nosso departamento mais eficiente, na agilização 
dos trâmites legais dos documentos que passam por aqui.
(E) Peço com todo o respeito a V. Exª., que tomeis pro-
vidências cabíveis para vir novos funcionários para esse 
nosso setor, que se encontra em condições difíceis de agi-
lizar todos os documentos que precisamos enviar.
04. A respeito dos padrões de redação de um ofício, é 
INCORRETO afirmar que:
(A) Deve conter o número do expediente, seguido da 
sigla do órgão que o expede.
(B) Deve conter, no início, com alinhamento à direita, 
o local de onde é expedido e a data em que foi assinado.
(C) Deverá constar, resumidamente, o teor do assunto 
do documento.
(D) O texto deve ser redigido em linguagem clara e 
direta, respeitando-se a formalidade que deve haver nos 
expedientes oficiais.
(E) O fecho deverá caracterizar-se pela polidez, como 
por exemplo: Agradeço a V. Sª. a atenção dispensada.
05. Haveria coerência com as ideias do texto e respei-
taria as normas de redação de documentos oficiais se o 
texto apresentado fosse incluído como parágrafo inicial em 
um ofício complementado pelo parágrafo final e os fechos 
apresentados a seguir.
Solicita-se, portanto, a divulgação desses dados junto 
aos órgãos competentes.
E - Errada
C - Correta
RESPOSTAS
01-C / 02-B / 03-C / 04-E / 05-C (correta)
NOÇÕES DE PROTOCOLO E ARQUIVO: 
ATAS DE CONSELHO DE CLASSE, ATAS DE 
RESULTADOS FINAIS E OUTROS.
Protocolo e arquivo
•	 Conceito e definição dos Arquivos
“O conjunto de documentos produzidos e recebi-
dos por órgãos públicos, instituições de caráter público e 
entidades privadas, em decorrência do exercício de ativida-
des específicas, bem como por pessoa física, qualquer que 
seja o suporte da informação ou a natureza dos documen-
tos” (Art. 2ª da lei nº 8.159/1991).
Assim sendo, podemos afirmar que os documentos 
de arquivo resultam das atividades realizadas pela enti-
dade produtora, e devem ser compreendidos dentro do 
contexto orgânico de produção, a fim de que sejam man-
tidas suas características e seus valores de prova. Segundo 
Luciana Duranti, os documentos de arquivo possuem as 
seguintes características:
a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a 
produção documental ocorre em determinado contexto e 
para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio 
de uma ação humana eles são imparciais, pois são criados 
para atender um objetivo específico, como por exemplo, a 
compra de um material;
b) Autenticidade: os documentos de arquivo são cria-
dos, mantidos e custodiados de acordo com procedimen-
tos que podem ser comprovados.
c) Naturalidade: os documentos são acumulados de 
acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acu-
mulação ocorre dentro das transações por ela executadas.
d) Inter-relacionamento: os documentos estabele-
cem relação entre si e com as atividades que o geraram. O 
documento de arquivo deve ser entendido como peça de 
todo orgânico e não como elemento isolado de um con-
texto.
e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar 
único na estrutura documental a qual pertence. Este aspec-
to não está diretamente relacionado ao número de cópias 
produzidas, mas sim à função “única” que os documentos 
executam dentro do contexto organizacional.
•	 Finalidade dos Arquivos
Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é 
servir à administração da entidade que
o produziu; a segunda é servir de base para o conheci-
mento da história desta entidade. 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Auxiliar de Secretaria e Secretário de Escola
Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituição que o pro-
duziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer oseu passado e a sua evolução.
•	 Função dos Arquivos
A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, 
de maneira rápida e precisa.
•	 Classificação dos Arquivos
a) Natureza dos documentos: Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O ar-
quivo especial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVD’s. CD’s, fitas e microfilmes que, devido as 
características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico. O arquivo 
especializado é constituído por documentos resultantes de uma determinada área do conhecimento humano, indepen-
dentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos 
médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.
b) Extensão: Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da instituição, ou 
arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição.
c) Estágios de evolução: Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes, intermediários e 
permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria das três idades. A lei nº 
8.159/1991, define em seu artigo 8º, estes três estágios da seguinte maneira:
Arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas fre-
qüentes.
Arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse 
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definiti-
vamente preservados.
d) Entidades mantenedoras: Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser 
divididos em:
Arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, estadual e municipal. Também 
são considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
Arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas ativi-
dades. (lei nº 8.159/1991, art. 11). Ex.: arquivos comerciais, institucionais, pessoais.
Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também podem ser chamados de 
arquivos privados.
Observação: Tomar cuidado com a diferença de classificação dos documentos de arquivo visto no assunto classificação, 
codificação e catalogação de papeis e documentos que apesar da semelhança a classificação dos documentos de arquivo 
também podem ser: Quanto ao gênero (textuais, filmográficos etc), natureza do documento (ostensivo e sigiloso), especie do 
documento (ata, memorando, oficio), tipologia do documento ( ata de reunião, certidão de casamento, declaração de tal coisa).
•	 Teoria das Três Idades
Fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme os valores documentais 
e a freqüência de uso para a instituição produtora.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
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Valores Documentais
O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documental: o valor primário ou 
administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser temporariamente preservado por razões administra-
tivas, legais ou fiscais; e o valor secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos 
para outros fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve ser preservado de maneira definitiva 
pela instituição ele se divide em probatório (quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou 
informativo (quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou 
pesquisa).
•	 Arquivos Correntes
Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora, e são utilizados para o 
cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de decisões, avaliação de processos, controle das tarefas 
e etc. As principais atividades desempenhadas nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta 
e destinação.
•	 Protocolo
Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas e setores da instituição; 
para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o controle de sua movimentação por meio de instrumentos 
próprios que garantam sua localização e segurança.
Bem, como já vimos para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:
1 •• Recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que 
trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais 
são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da 
análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida 
referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente 
aos respectivos destinatários.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
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2 •• Registro: os documentos recebidos pelo protoco-
lo são registrados em formulários ou em sistemas eletrôni-
cos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu 
número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre 
outros elementos.
3 •• Autuação: após o registro, os documentos são nu-
merados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao 
arquivo. A palavra autuação também significa a criação de 
processo.
4 •• Classificação: análise e identificação do conteú-
do de documentos, seleção da categoria de assunto sob a 
qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. 
Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classifi-
cação, caso a instituição possua esse instrumento.
5 •• Movimentação (expedição/distribuição): con-
siste na entrega dos documentos aos respectivos desti-
natários. A distribuição é a remessa dos documentos aos 
setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na 
remessa externa desses documentos.
6 •• Controle da tramitação: são as operações des-
tinadas a registrar a localização do documento dentro da 
instituição. Tal controle pode ser executado por meio de 
cadernos de protocolo ou por meio de sistemas eletrôni-
cos, estes garantem maior segurança e agilidade ao pro-
cesso de controle de tramitação. 
•	 Arquivamento de Documentos
O arquivamento consiste na guarda dos documentos 
em lugares próprios, como caixas e pastas, de acordo com 
um método de ordenação previamente estabelecido, e na 
guarda destas embalagens (caixas e pastas) em mobiliários 
específicos, como estantes e arquivos de aço. Para que os 
arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam 
corretamente arquivados de maneira a agilizar sua recu-
peração. Antes do arquivamento, os documentos devem 
ser devidamente classificados de acordo com a função ou 
atividade a que se referem; esta tarefa é executada com o 
auxílio do plano de classificação.
•	 Plano de classificação
Instrumento que reflete as funções/atividades da em-
presa que deram origem aos documentos, ele serve para 
orientar a operação de arquivamento e recuperação da 
informação. O plano tem a finalidade de classificar todo 
e qualquer documento produzido ou recebido pela insti-
tuição no exercício de suas atividades. A classificação por 
assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os docu-
mentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua 
recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas 
ao processamento técnico da informação. Para ilustrar este 
instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classi-
ficação utilizado pelo Poder Executivo Federal.
Modelo de Plano de Classificação
000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL
001 – MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATI-
VA.
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
012 – COMUNICAÇÃO SOCIAL
034 – MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL
•	 Operações de Arquivamento
Tendo em vista a importância de se guardar correta-
mente os documentos de arquivo, visando a sua localiza-
ção, faz-se necessária a adoção das seguintes operações 
de arquivamento: 
•• inspeção: exame do documento para verificar a 
existência de despacho que indique se o ele seguirá para 
o arquivamento. 
•• estudo: leitura do documento para verificar a en-
trada que será atribuída, a existência de outros documen-
tos que tratam de matéria semelhante.
 •• classificação: análise e identificação do conteúdo 
de documentos, seleção da categoria de assunto sob a 
qual sejam recuperados. 
•• codificação: inserção de códigos nos documentos 
de acordo com o método de arquivamento adotado: le-
tras, números, cores.
 •• ordenação: é a disposição dos documentos de 
acordo com a classificação e a codificação dadas. Para fa-
cilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos 
em pilhas ou escaninhos.
 •• guarda de documentos: é a colocação do docu-
mento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante. 
Métodos de Arquivamento
Para que os documentos de arquivo estejam acessí-
veis é necessário que eles sejam bem\rordenados e ar-
quivados. O arquivamento é feito por meio de métodos 
específicos que\rchamamos de métodos de arquivamen-
to. A escolha mais adequada do método de arquivamento 
depende da natureza dos documentos\ra serem arquiva-
dos e da estrutura da organização acumuladora. A insti-
tuição adotar quantos\rforem necessários para bem orga-
nizar seus documentos.\r\ra) 
Metodo de arquivamento padronizado varia-
dex: utiliza a combinação de cores e letras para o arqui-
vamento dos documentos.\rCada sequência de letras re-
cebe uma cor específica.\r\r
Exemplos: sequência a,b,c,d,e............. prata\rsequência 
f,g,h,i,j....................... ouro\r\r
b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geo-
gráfico, numérico e ideográfico.\r\r
•• alfabético: utiliza o nome como elemento principal 
de busca. A ordenação dos nomes é\rfeita de acordo com 
as regras de alfabetação.\r
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
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•• geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de\rbusca. O método geográ-
fico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por\restado, país ou cidade.\r•• alfabético: utiliza o nome 
como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação.\r
•• numérico: utiliza números para a recuperação da informação.\rDivide-se em simples, cronológico e dígito-termi-
nal\r\rSimples: os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada\rou registro no arquivo, sem 
qualquer preocupação com a ordem alfabética.\r\r
Cronológico: utiliza número e data como forma de localização da informação.\r\r
Dígito-terminal: os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta\rdeseis dígitos que são 
divididos em três pares. A leitura da sequência se dá\rda direita para a esquerda.\rEx.: o número 170482 será divido em três 
pares que serão lidos da direita\rpara esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.\r\r
•• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide0se\rem:\r
•• alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação\renciclopédica.
•• numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e
unitermo.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos são solicita-
dos ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares.
Em cada caso pode-se organizar os Arquivos em:
a) Ordem Alfabética
b) Ordem Geográfica
c) Ordem Numérica
d) Ordem Ideográfica (de assunto)
Essas duas classes pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.
• Sistema direto é aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os documentos.
• Sistema indireto é aquele em que, para se”ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm se de consultar um 
índice ou código.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
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Fonte: http://concurseirosdemaceio.blogspot.
com/2014/11/tecnicas-de-arquivamento-classificacao.
html
ATAS DE CONSELHO DE CLASSE
O Conselho de Classe se insere nos instrumentos cole-
tivos de controle da ação educativa na escola. Ele é com-
posto por todos os professores de cada turma que de-
vem observar atentamente todos os alunos matriculados 
naquele ano escolar, pautando seu trabalho pela justiça, 
fraternidade, competência técnica, razoabilidade, propor-
cionalidade e humanidade. 
O processo de desenvolvimento da aprendizagem 
deve ser objeto de rigorosa verificação e análise pelo Con-
selho de Classe, soberano em suas decisões, obrigatório a 
cada bimestre letivo, composto por professores, coorde-
nação pedagógica, representante dos alunos, dos pais, do 
conselho escolar e dos demais agentes educativos. 
O Conselho de Classe, além de cumprir o disposto no 
artigo 6º da Resolução CEE nº 194/2005, deve avaliar o 
processo de desenvolvimento da aprendizagem de todos 
os alunos de cada turma, separada e individualmente, to-
mando as medidas que se fizerem necessárias para o seu 
aprimoramento e para a recuperação imediata daqueles 
que apresentarem dificuldades, qualquer que seja a sua 
natureza. 
Após cada Conselho de Classe, todos os pais ou res-
ponsáveis devem ser comunicados, em reunião pedagógi-
ca, do desenvolvimento da aprendizagem de seus filhos, e 
sobre as estratégias e medidas a serem tomadas, visando 
seu aprimoramento. 
Os Conselhos de Classe e as reuniões pedagógicas de 
que tratam os artigos 7º e 8º, da Resolução CEE nº 194/2005 
de que participam os pais, os professores e os alunos, são 
considerados como atividades de efetivo trabalho escolar, 
integrantes dos dias letivos constantes do calendário de 
cada unidade escolar. 
As decisões do Conselho de Classe são soberanas e 
só podem ser revisadas e/ou modificadas por ele mesmo, 
mediante recurso interposto pelo interessado ou por seu 
representante legal, no prazo estabelecido no regimento 
escolar, que não pode ser inferior a 5 (cinco) dias, ficando 
vedada toda e qualquer ingerência ou interferência em sua 
autonomia e soberania, cabendo recurso ao Conselho Es-
tadual de Educação. 
Ao final de cada semestre letivo, o Conselho de Classe 
deve realizar amplo debate sobre o processo pedagógi-
co, o ensino ministrado, a aprendizagem, a avaliação, a re-
cuperação paralela, desenvolvidos ao longo de seu curso, 
promovendo as mudanças e adaptações que se fizerem 
necessárias, com vistas ao seu aprimoramento, durante o 
semestre seguinte.
Ao término do ano letivo, o Conselho de Classe deve 
realizar análise global sobre o desenvolvimento de cada 
aluno, ao longo de seu curso, tendo como parâmetros 
os aspectos elencados no artigo 4º da Resolução CEE nº 
194/2005, com a finalidade de avaliar se ele dispõe de con-
dições adequadas de ser promovido para o ano escolar se-
guinte ou mais elevado, de forma integral ou parcial. 
Conforme § 1º, art.12 da Resolução CEE nº 194/2005, 
a conclusão do Conselho de Classe, por qualquer uma das 
alternativas possíveis, necessariamente, tem de ser circuns-
tanciada, motivada e anotada, em seu inteiro teor, em ata 
própria e na ficha individual do aluno. 
Conforme § 2º, art. 12 da Resolução CEE nº 194/2005, a 
conclusão de que trata o § 1º deve constar, de forma sinté-
tica, no histórico escolar e nos diários de classe. 
As reuniões do Conselho de Classe devem ser devida-
mente registradas, em documento próprio, por secretário 
designado para isso, dando-se ciência de seu inteiro teor a 
todos os interessados, no prazo de 5 (cinco) dias contados 
a partir de sua realização. O registro feito em ata deve ser 
circunstanciado e motivado, isto é, sem discriminação. Por 
exemplo, esse registro não pode ser feito assim “A – bom 
aluno, Z – péssimo aluno”. É preciso que se diga com so-
briedade por que um é considerado bom aluno e o outro é 
considerado péssimo aluno. Devem-se evitar análises sub-
jetivas, morais ou preconceituosas. 
Como o processo de aprendizagem tem por objetivo 
contribuir para o pleno desenvolvimento do aluno, é veda-
da sua dispensa, pelo Conselho de Classe, da análise global 
de que trata o artigo 12 da Resolução CEE nº 194/2005, 
quaisquer que sejam as notas ou conceitos por ele obtidos, 
ao longo do ano letivo. 
Os assuntos abordados, durante o Conselho de Classe 
deverão ser registrados detalhadamente em ata, constan-
do, se for o caso, o nome do aluno, disciplina(s), avaliações, 
medidas tomadas, obedecendo às normas regimentais. A 
ata deve ser assinada por todos que participaram do Con-
selho de Classe. 
O conselho de classe deve tomar medidas para garan-
tir a aprendizagem do estudante, por isso, ele se reúne com 
regularidade, seu objetivo é ajudar todos a concluir com 
êxito e sucesso seus estudos. Mas, na maioria das vezes, 
ele é formal e burocrático e analisa somente notas e mé-
dias. Ele deve ir, além disso. Deve propor procedimentos 
pedagógicos e didáticos para melhorar o rendimento da 
sala analisada. Os procedimentos decididos devem estar 
previstos no Projeto Político Pedagógico e no Regimento 
Escolar. É comum a escola ter um regimento e não o se-
guir, se isso ocorrer, todo o procedimento deve ser anula-
do, pois não decorre de norma aprovada pela escola. 
É comum, o Conselho Estadual de Educação receber 
inúmeros processos sobre os conselhos de classe, mas 
o CEE não delibera sobre nota ou conceito, porém pode 
mandar refazer a avaliação quando o Conselho de Clas-
se for subjetivo e superficial em sua análise ou que não 
obedecer as normas do regimento escolar. O Conselho de 
Classe é um espaço educativo é deve ter como objetivo 
ensinar a todos, de acordo com seu modo, seu estilo e seu 
tempo próprio de aprendizagem. Portanto, o Conselho de 
Classe não é, e não pode ser o tribunal da escola, ele deve 
ser o espaço da gestão democrática da aprendizagem. 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Auxiliar de Secretaria e Secretário de Escola
ATA DO CONSELHO DE CLASSE Aos dias _________ do mês de ______________ do ano de ___________ reuniram-se o(a) 
Diretor(a) ________________________________________________________________, Secretária(o) _______________________________________
_______________________ Coordenador(a)Pedagógico(a)_________________________________________________ Comissão de Professo-
res____________________________________________, representantes de pais e alunos ___________________________________________ ___
______________________________________________________________________ para avaliarem os alunos ________________________________
___________________ da ____________série, turno___________ turma ___________.
Atade resultados finais
ATA DE RESULTADOS FINAIS Ata de Resultados Finais é o principal documento de escrituração escolar onde se registra 
o resultado final da situação do aluno no ano letivo, sendo o documento que legitima sua vida escolar e que servirá de base 
para expedição do Histórico Escolar, Certificado e Transferência.
As Atas de Resultados Finais devem ser elaboradas ou impressas através do SIGE, sem rasuras e abreviaturas. 
A relação nominal dos alunos deve estar de acordo com o Diário de Classe. No espaço destinado ao Resultado Final 
deverão constar as notas obtidas pelo aluno em conformidade com as registradas nos canhotos. A nomenclatura das áreas 
de conhecimento ou disciplinas deve ser registrada conforme o estabelecido na Matriz Curricular aprovada. 
A data de encerramento do processo de avaliação deve ser a data do último dia de atividade previsto no Calendário 
Escolar. No termo de encerramento deve constar a data da elaboração do documento e os espaços em branco devem ser 
cancelados. 
As Atas de Resultados Finais devem ser conferidas e assinadas pelo diretor e pelo secretário geral, cabendo-lhes inteira 
responsabilidade por esses atos.
Após sua compatibilização pelo técnico da subsecretaria da jurisdição, essa documentação deverá ser encadernada em 
modelo brochura, sem rasuras e abreviatura e arquivada na unidade escolar.
Ata de Resultados Finais: o que deverá conter:
- Nome da instituição, dia, mês e ano da conclusão da série ou etapa.
- Forma de organização do ensino (série, ciclo, turma e turno).
- Níveis e modalidades.
- Nome dos alunos por extenso, organizados em ordem alfabética, exatamente igual ao registrado no diário de classe 
que por sua vez deve estar conforme a certidão de nascimento ou casamento.
- Apontamento de disciplinas.
- Resultado final (aprovados, reprovados, afastados por transferência e abandono).
- Assinaturas do diretor e do secretário escolar.
Outras atas
A Ata Descritiva: caracteriza-se por uma forma própria de ser elaborada. Para que considere todos os aspectos im-
portantes e necessários, observe as seguintes orientações. Registra, de forma exata e sistemática, as ocorrências e decisões 
tomadas nas assembleias, reuniões ou sessões realizadas por comissões, conselhos, congregações corporações ou outras 
entidades semelhantes.\r
- No termo de abertura do livro de Atas, deve constar o nome da instituição de ensino, conforme ato de criação, o 
nome do Estado, do Município onde está situado, data e ano, as ocorrências, decisões e encaminhamentos e ao final, a 
assinatura do secretário e do diretor da instituição de ensino e de todos os presentes.
\r- Por ser de valor formal, a Ata deve ser lavrada de tal maneira que seja inviável introduzir modificações posteriores. 
Não se fazem parágrafos ou se deixam espaços entre as palavras.\r- A Ata é lançada em livro próprio devidamente autenti-
cado, cujas páginas são rubricadas e numeradas.\r\r-Existem tipos de Atas que, por se referirem a rotinas e procedimentos 
padronizados, são lançadas em formulário com lacunas a serem preenchidas. Nesse tipo de Ata, é imprescindível prevenir 
qualquer tipo de fraude, preenchendo os eventuais espaços em branco com traços ou outros sinais convencionais.
Nesse caso, também se registra o número da página e rubrica-se cada folha\r- Na Ata não se aceitam rasuras, para 
ressalvar erro constatado durante a redação, usa-se a palavra “DIGO”, depois da palavra errada, repetindo-se a palavra ou 
expressão de forma correta. (ex.: aos doze dias do mês de setembro, digo, do mês de outubro ...).\r\r- Ao ser constatado 
erro ou omissão após a redação, usa-se a expressão “EM TEMPO”, que é escrito após o texto da Ata, seguindo-se a emenda 
ou acréscimo: (ex.: em tempo onde se lê “abono”, leia-se “abandono”).
- A Ata deve ser escrita por um secretário efetivo do órgão ou, na falta desse, por um secretário ad hoc, isto é, eventual, 
designado na ocasião.
- A Ata é um registro fiel dos fatos ocorridos em determinado evento e sua linguagem deve ser simples, clara, precisa 
e concisa.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Auxiliar de Secretaria e Secretário de Escola
Ata de eliminação de documentos
É um procedimento peculiar à rotina escolar que obje-
tiva a racionalização do espaço físico.\r• após análise, uma 
comissão poderá decidir pela eliminação de documentos 
escolares nos seguintes casos:
• tenham sido dispensados por lei e/ou normas espe-
cíficas;
• tenham perdido a validade, em virtude do tempo de-
corrido;
• constituam duplicidade, ressalvada a existência dos 
documentos de registro individual do aluno e de docu-
mentos de registro coletivo;
• tenham se tornado dispensável, vencidos os prazos 
de guarda estabelecidos;\r• tenham sido reconstituídos.
• a ficha individual do aluno deve ser eliminada, após a 
transcrição de dados para o histórico escolar, exceto aque-
las cujos dados não podem ser transcritos.
• a eliminação de documentos escolares deve ser rea-
lizada de modo a assegurar sua total descaracterização, 
mediante processo indicado pela comissão constituída 
para este fim;\r• a comissão de eliminação de documen-
tos escolares deve registrar em ata própria a especificação 
dos documentos eliminados, indicação de livros nos quais 
constam registros referentes aos documentos eliminados, 
se for o caso, e, ainda, constar a data e assinatura de seus 
membros;\r• ata de eliminação de documentos escola-
res deve ser lavrada, observando as informações mínimas 
abaixo relacionadas:
• número de ordem: sequência numérica;
• relação dos documentos eliminados;
• especificação quantos documentos;
• etapa, nível e modalidade de ensino referentes aos 
documentos que estão sendo eliminados;\r• ciclo/ano/
série/semestre/segmento/período ou módulo, quando se 
referir aos documentos da Educação de Jovens e Adultos e 
módulo da Educação Profissional;\r• semestre e ano letivo 
correspondente aos documentos que estão sendo elimi-
nados;
• observações pertinentes;
• cidade/estado e data;
• assinaturas e nomes dos componentes da comissão 
de eliminação de documentos.\r
Segundo estudiosos, a origem da palavra arquivo tem 
duas vertentes: a primeira diz que é originária do grego 
arché (palácio dos magistrados), passando depois a se 
chamar archeion (local utilizado para guardar e depositar 
documentos); e a segunda, que é originária do latim, archi-
vum, quer dizer: local de guarda de documentos e outros 
títulos.
O art. 2º da Lei nº 8.159/91 que: “dispõe sobre a políti-
ca nacional de arquivos públicos e entidades privadas e dá 
outras providências”, traz a seguinte definição:
“Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os con-
juntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos 
públicos, instituições de caráter público e entidades priva-
das, em decorrência do exercício de atividades específicas, 
bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte 
da informação ou a natureza dos documentos.”
Outras definições de arquivo:
“designação genérica de um conjunto de documentos 
produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, 
pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica 
de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por 
seus sucessores, para fins de prova ou informação”, CO-
NARQ.
“É o conjunto de documentos oficialmente produzidos 
e recebidos por um governo, organização ou firma, no de-
correr de suas atividades, arquivados e conservados por si 
e seus sucessores para efeitos futuros”, Solon Buck (Souza, 
1950) (citado por PAES, Marilena Leite, 1986).
“É a acumulação ordenada dos documentos, em sua 
maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no 
curso de sua atividade, e preservados para a consecução 
dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão 
oferecer no futuro.” (PAES, Marilena Leite, 1986).
Obs.: O termo arquivo, em suas várias acepções, 
também é usado para designar: entidade; mobiliário; setor; 
repartição; conjunto documental; local físico designado 
para conservar o acervo; órgão do governo; títulode 
periódicos, etc.
Finalidade e Função do Arquivo
A principal finalidade do arquivo é servir como fonte 
de consulta à administração, pois, constitui-se em sua 
essência, em documentos produzidos e/ou recebidos pela 
entidade mantenedora do acervo, podendo, com o passar 
do tempo, servir de base para o conhecimento da História.
O arquivo tem como função principal: tornar acessível/
disponível a informação contida no acervo documental 
sob sua guarda aos diversos consulentes e, como função 
básica: armazenar, guardar e conservar os documentos.
Características do arquivo
a) o arquivo possui essência funcional/administrativa, 
constituindo-se na maioria das vezes de um único exemplar 
ou de um limitado número de cópias;
b) conteúdo exclusivamente formado por documentos 
produzidos e/ou recebidos por uma entidade, família, 
setor, repartição, pessoa, organismo ou instituição; 
c) tem origem no desempenho das atividades que o 
gerou (servindo de prova) e;
d) possui caráter orgânico, ou seja, relação entre 
documentos de arquivo pertencentes a um mesmo 
conjunto (um documento possui muito mais valor quando 
está integrado ao conjunto a que pertence do que quando 
está desagregado dele).
Obs.: Segundo PAES, “não se considera arquivo uma 
coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma 
pessoa”.
Arquivo, biblioteca e museu, respectivamente 
vinculados à Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia, 
embora sejam ramificações da Ciência da Informação, 
distingue-se basicamente pelos seguintes aspectos:
40
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Auxiliar de Secretaria e Secretário de Escola
O “boom” da informação, consequência do progresso científico e tecnológico (século XIX), possibilitou o surgimento 
de diversas profissões, especializações, descobertas, invenções etc., resultando na criação/produção de novos documentos 
e seus variados suportes. Originou-se a partir daí os chamados Centros de Documentação ou Centros de Informação 
(órgãos responsáveis pela reunião, análise, tratamento técnico, classificação, seleção, armazenamento e disseminação de 
todo e qualquer tipo de documento e informação). Neles se reúnem documentos de arquivo, biblioteca e museu, ou seja, 
são centros formados por elementos pertencentes as três entidades citadas.
Arquivos Públicos
Segundo a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art.7º, Capítulo II, que dispõe sobre a política nacional de arquivos 
públicos e privados e dá outras providências: 
“Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por 
órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do distrito federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, 
legislativas e judiciárias”.
Igualmente importante, os dois parágrafos do mesmo artigo diz:
“§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por 
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua 
documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.»
Atenção! Todos os documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos ou entidades privadas (revestidas de 
caráter público – mediante delegação de serviços públicos) são considerados arquivos públicos, independentemente da 
esfera de governo.
Ex: Arquivos Públicos das esferas: federal, estadual, distrito federal e municipal.
Obs.: Conforme o art. 175 inserido na Constituição da República Federativa do Brasil de 1988: “Incumbe ao Poder 
Público, na forma da lei, diretamente ou sob regime de concessão ou permissão, sempre através de licitação, a prestação 
de serviços públicos”, ou seja, a titularidade dos serviços públicos é do poder público, mas, estes serviços, poderão ser 
exercidos indiretamente pelo particular (entidades privadas) mediante concessão ou permissão.
Arquivos Privados
Segundo o art. 11 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991: “Consideram-se arquivos privados os conjuntos de 
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.”
Para elucidar possíveis dúvidas na definição do referido artigo, a pessoa jurídica a qual o enunciado se refere diz 
respeito à pessoa jurídica de direito privado, não se confundindo, portanto, com pessoa jurídica de direito público, 
pois os órgãos que compõe a administração indireta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, são também pessoas 
jurídicas, destituídas de poder político e dotadas de personalidade jurídica própria, porém, de direito público.
Exemplos:
• Institucional: Igrejas, clubes, associações, etc.
• Pessoais: fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.
• Comercial: companhias, empresas, etc.1
1 Fonte: www.editorajuspodivm.com.br – Texto adaptado de George Melo Rodrigues
41
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Auxiliar de Secretaria e Secretário de Escola
Arquivística
A arquivística é uma ciência que estuda as funções 
do arquivo, e também os princípios e técnicas a serem 
observados durante a atuação de um arquivista sobre os 
arquivos. É a Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas 
as informações que possam ser registradas em documentos 
de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, 
técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos 
processos de composição, coleta, análise, identificação, 
organização, processamento, desenvolvimento, utilização, 
publicação, fornecimento, circulação, armazenamento e 
recuperação de informações.
O arquivista é um profissional de nível superior, com 
formação em arquivologia ou experiência reconhecida 
pelo Estado. Ele pode trabalhar em instituições públicas 
ou privadas, centros de documentação, arquivos privados 
ou públicos, instituições culturais etc. É o responsável pelo 
gerenciamento da informação, gestão documental, conser-
vação, preservação e disseminação da informação contida 
nos documentos. Também tem por função a preservação 
do patrimônio documental de uma pessoa (física ou jurí-
dica), institução e, em última instância, da sociedade como 
um todo. Ocupa-se, ainda, da recuperação da informação 
e da elaboração de instrumentos de pesquisa, observan-
do as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e 
permanente.
O arquivista atua desenvolvendo planejamentos, estu-
dos e técnicas de organização sistemática e conservação 
de arquivos, na elaboração de projetos e na implantação 
de instituições e sistemas arquivísticos, no gerenciamen-
to da informação e na programação e organização de ati-
vidades culturais que envolvam informação documental 
produzida pelos arquivos públicos e privados. Uma grande 
dificuldade é que muitas organizações não se preocupam 
com seus arquivos, desconhecendo ou desqualificando o 
trabalho deste profissional, delegando a outros profissio-
nais as atividades específicas do arquivista. Isto provoca 
problemas quanto à qualidade do serviço e de tudo o que, 
direta ou indiretamente, depende dela.
Arquivo é um conjunto de documentos criados ou 
recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que 
os mantém ordenadamente como fonte de informação 
para a execução de suas atividades. Os documentos 
preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em 
vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos 
podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), 
institucionais, comerciais e pessoais. 
Um documento (do latim documentum, derivado de 
docere “ensinar, demonstrar”) é qualquer meio, sobretudo 
gráfico, que comprove a existência de um fato, a exatidão 
ou a verdade de uma afirmação etc. No meio jurídico, 
documentos são frequentemente sinônimos de atos, cartas 
ou escritos que carregam um valor probatório. 
Documento arquivístico: Informação registrada, 
independente da forma ou do suporte, produzida ou 
recebida no decorrer da atividade de uma instituição 
ou pessoa e quepossui conteúdo, contexto e estrutura 
suficientes para servir de prova dessa atividade. 
Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, 
a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada 
tenha sido tão revolucionário quanto o desenvolvimento da 
concepção teórica e dos desdobramentos práticos da gestão.
PRINCÍPIOS:
Os princípios arquivísticos constituem o marco principal 
da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” do-
cumentárias. São eles:
Princípio da Proveniência: Fixa a identidade do do-
cumento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, 
os arquivos devem ser organizados em obediência à com-
petência e às atividades da instituição ou pessoa legitima-
mente responsável pela produção, acumulação ou guarda 
dos documentos. Arquivos originários de uma instituição 
ou de uma pessoa devem manter a respectiva individuali-
dade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não 
devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Princípio da Organicidade: As relações administra-
tivas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A 
organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos es-
pelham a estrutura, funções e atividades da entidade pro-
dutora/acumuladora em suas relações internas e externas.
Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, 
tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu 
caráter único, em função do contexto em que foram pro-
duzidos.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os 
fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, 
mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição 
indevida.
Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma for-
mação progressiva, natural e orgânica.
Gestão e Organização 
Administrar, organizar e gerenciar a informação é, hoje, 
uma preocupação entre as empresas e entidades públicas 
e privadas de pequeno, médio e grande porte de diversos 
segmentos, que encontram na Tecnologia da Gestão 
de Documentos uma poderosa aliada para a tomada de 
decisões e um facilitador para a gestão de suas atividades.
A Gestão de Documentos é também um caminho 
seguro, rápido e eficiente para as empresas se destacarem 
dos seus concorrentes e conquistarem certificações.
A Gestão de Documentos contribui no processo de 
Acreditação e Certificação ISO, porque assegura que a 
informação produzida e utilizada será bem gerenciada, 
garantindo a confidencialidade e a rastreabilidade das 
informações, além de proporcionar benefícios como: 
racionalização dos espaços de guarda de documentos, 
eficiência e rapidez no desenvolvimento das atividades 
diárias e o controle do documento desde o momento de 
sua produção até a destinação final.
42
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Auxiliar de Secretaria e Secretário de Escola
Com relação à Acreditação, a Gestão de Documentos 
é fator determinante também para cumprir a Resolução 
1.639/2002, do Conselho Federal de Medicina, onde 
é definido que os prontuários médicos são de guarda 
definitiva e, portanto, não podem ser descartados sem o 
devido planejamento de como garantir a preservação das 
informações.
Administrar e gerenciar documentos, a partir de 
conceitos da Gestão Documental, proporciona às 
empresas privadas e entidades públicas maior controle 
sobre as informações que produzem e recebem. 
A implantação da Gestão de Documentos associada 
ao uso adequado da microfilmagem e das tecnologias do 
GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) deve ser 
efetiva visando à garantia no processo de atualização da 
documentação, interrupção no processo de deterioração 
dos documentos e na eliminação do risco de perda do 
acervo, através de backup ou pela utilização de sistemas 
que permitam acesso à informação pela internet e intranet.
A eficiente gestão dos arquivos públicos municipais 
contribui para uma melhor administração dos recursos 
das cidades e municípios, além de resguardar os mesmos 
de penalidades civis e administrativas, que estes estão 
sujeitos se não cumprirem a legislação em vigor ou ainda, 
se destruírem documentos de valor permanente ou de 
interesse público e social.
A Gestão de Documentos no âmbito da administração 
pública atua na elaboração dos planos de classificação 
dos documentos, TTD (Tabela Temporalidade Documental) 
e comissão permanente de avaliação. Desta forma é 
assegurado o acesso rápido à informação e preservação 
dos documentos.
Protocolo: recebimento, registro, distribuição, 
tramitação e expedição de documentos.
Para que todo esse processo acima seja desenvolvido 
é necessário trabalhar com a gestão de documentos, 
que nada mais é que um conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, 
uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento 
para a guarda permanente.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a 
setores encarregados do recebimento, registro, distribuição 
e movimentação dos documentos em curso. É de 
conhecimento comum o grande avanço que a humanidade 
teve nos últimos anos, avanços esses que contribuíram 
para o aumento da produção de documentos. Cabe 
ressaltar que tal aumento teve sua importância para a área 
da arquivística, no sentido de ter despertado nas pessoas 
a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso 
ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulação de 
massas documentais desnecessárias foi um problema que 
foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os 
arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar 
sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso 
de um sistema de protocolo.
É sabido que durante a sua tramitação, os arquivos 
correntes podem exercer funções de protocolo 
(recebimento, registro, distribuição, movimentação e 
expedição de documentos), daí a denominação comum de 
alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. No entanto, pode 
acontecer de as pessoas que lidam com o recebimento de 
documentos não saberem, ou mesmo não serem orientadas 
sobre como proceder para que o documento cumpra a sua 
função na instituição.
Como alternativa para essa questão, sistemas de base 
de dados podem ser utilizados, de forma que se faça o 
registro dos documentos assim que eles cheguem às 
repartições.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro 
documental, afim de que não se perca o controle, bem 
como administrar problemas que facilmente poderiam ser 
destaca-se:
Receber as correspondências, separando as de caráter 
oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter 
particular a seus destinatários.
Separar as correspondências de caráter ostensivo das 
de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos 
seus respectivos destinatários;
Tomar conhecimento das correspondências de caráter 
ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de 
antecedentes, se existirem;
Classificar o documento de acordo com o método da 
instituição, carimbando-o em seguida;
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao 
protocolo.
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando 
a segunda via da ficha ao documento;
Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora 
com os dados das fichas de protocolo;
Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitação de um documento dentro de uma 
instituição depende diretamente se as etapas anteriores 
foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com 
o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus 
dados principais, como data de entrada, setores por que já 
passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções 
dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da 
instituição, acelerando assim, processos que anteriormente 
encontravam dificuldades, como a não localização de 
documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de 
valor probatório, por exemplo.
Após cumprirem suas respectivas funções, os 
documentos devem ter seu destino decidido, seja este 
a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a 
expedição de documentos torna-se importante, pois pormeio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, 
podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o 
destino do documento. Dentre as recomendações com 
relação à expedição de documentos, destacam-se:
Receber a correspondência, verificando a falta de 
anexos e completando dados;
Separar as cópias, expedindo o original;
Encaminhar as cópias ao Arquivo.
43
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Auxiliar de Secretaria e Secretário de Escola
É importante citar que essas rotinas são apenas sugestões, 
afinal, cada instituição desenvolverá os processos próprios, 
no entanto, a aplicação dessas rotinas inquestionavelmente 
facilita todo o processo de protocolo e arquivo.
Sistemas de Classificação
Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados 
em arquivos são:
	 Classificação Alfabética
	 Classificação Numérica
	 Classificação Alfa-numérica
	 Classificação Cronológica
	 Classificação Geográfica
	 Classificação Ideológica
	 Classificação Decimal
	 Classificação Decimal Universal (CDU)
	 Classificação Automática
A indexação é a operação que consiste em descrever e 
caracterizar um documento com o auxilio de representações 
dos conceitos contidos nesses documentos, isto é, em 
transcrever para linguagem documental os conceitos 
depois de terem sido extraídos dos documentos por 
meio de uma análise dos mesmos. A indexação permite 
uma pesquisa eficaz das informações contidas no acervo 
documental.
A indexação conduz ao registro dos conceitos contidos 
num documento de uma forma organizada e facilmente 
acessível, mediante a constituição de instrumentos de 
pesquisa documental como índices e catálogos alfabéticos 
de matérias. A informação contida num documento 
é representada por um conjunto de conceitos ou 
combinações de conceitos.
A indexação processa-se em duas fases:
a. Reconhecimento dos conceitos que contêm 
informação:
•	 Apreensão do conteúdo total do documento;
•	 Identificação dos conceitos que representam esse 
conteúdo;
•	 Seleção dos conceitos necessários para uma 
pesquisa posterior.
b. Representação dos conceitos em linguagem 
documental com o auxílio dos instrumentos de indexação:
•	 Servem ao indexador para indexar o documento;
•	 Servem ao utilizador para recuperar a informação;
•	 Contribuem para a uniformidade e consistência da 
indexação;
Nos arquivos e centros, ou serviços de documentação, 
utilizam-se, normalmente, a indexação coordenada e a 
indexação por temas.
Os parâmetros a ter em conta para realizar tarefa de 
indexação são:
a) Exaustividade
•	 Todos os assuntos (conceitos) de que trata o 
documento estão representados na indexação;
•	 Não existe seleção de termos. Especificidade.
•	 A descrição do conteúdo traduz, o mais próximo 
possível, a informação que o documento contém;
•	 Não se utilizam termos de indexação demasiados 
genéricos ou demasiado específicos, relativamente aos 
conceitos expressos no documento.
b) Uniformidade
•	 É um parâmetro muito importante ligado a 
qualidade da indexação;
•	 Procura anular a sinonímia (palavras de 
significação idêntica ou parecida, mas não tem o mesmo 
valor e emprego), representando para um mesmo conceito 
a escolha de um mesmo termo;
•	 Utiliza, sempre que possível, termos de estrutura 
idêntica para a representação de conceitos análogos.
c) Coerência
•	 Aplicação dos mesmos princípios e critérios de 
escolha para a resolução de casos análogos, implicando 
uma uniformidade intrínseca ao próprio sistema.
d) Pertinência
•	 A indexação deve ser feita sempre em função do 
utilizador.
e) Eficácia
•	 Capacidade de um sistema de informação 
recuperar a informação relevante, nele armazenada de 
uma forma eficaz e com o mínimo de custo. A qualidade 
num processo de indexação é influenciada pelos seguintes 
parâmetros:
•	 Características dos instrumentos de indexação 
utilizados;
•	 Características do indexador:
•	 Pessoais: objetividade, imparcialidade, espírito de 
análise, capacidade de síntese, desenvolvimento intelectual, 
sociabilidade, cultura geral, cultura específica e outras.
•	 Profissionais: conhecimento técnicos que 
permitam decisões acertadas, conhecimentos profundos 
acerca do sistema de indexação em que está integrado.
Conselho de classe
O Conselho de Classe é órgão colegiado de natureza 
consultiva e deliberativa em assuntos didático-pedagógicos, 
fundamentado no Projeto Político Pedagógico da escola e 
no Regimento Escolar.
É o momento em que professores, equipe pedagógica 
e direção se reúnem para discutir, avaliar as ações 
educacionais e indicar alternativas que busquem garantir 
a efetivação do processo de ensino e aprendizagem dos 
estudantes.
O Conselho de Classe pode ser organizado em três 
momentos: 
44
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Auxiliar de Secretaria e Secretário de Escola
Pré-conselho: levantamento de dados do processo de 
ensino e disponibilização aos conselheiros (professores) 
para análise comparativa do desempenho dos estudantes, 
das observações, dos encaminhamentos didático-
metodológicos realizados e outros, de forma a dar agilidade 
ao Conselho de Classe. É um espaço de diagnóstico.
Conselho de Classe: momento em que todos os 
envolvidos no processo se posicionam frente ao diagnóstico 
e definem em conjunto as proposições que favoreçam a 
aprendizagem dos alunos.
Pós-conselho: momento e que as ações previstas no 
Conselho de Classe são efetivadas.
As discussões e tomadas de decisões devem estar 
respaldadas em critérios qualitativos como: os avanços 
obtidos pelo estudante na aprendizagem, o trabalho 
realizado pelo professor para que o estudante melhore a 
aprendizagem, a metodologia de trabalho utilizada pelo 
professor, o desempenho do aluno em todas as disciplinas, o 
acompanhamento do aluno no ano seguinte, as situações de 
inclusão, as questões estruturais, os critérios e instrumentos 
de avaliação utilizados pelos docentes e outros.
Cabe à equipe pedagógica a organização, articulação 
e acompanhamento de todo o processo do Conselho de 
Classe, bem como a mediação das discussões que deverão 
favorecer o desenvolvimento das práticas pedagógicas.
Fonte: http://www.gestaoescolar.diaadia.pr.gov.br/
modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=15
Todos sabem a importância dos documentos que 
nos são concedidos, nesse sentido a secretaria escolar 
responsabiliza-se pelos registros e anotações dos alunos. 
Esses documentos admitem um caráter de testemunho, de 
prova, que acompanhará o aluno e influenciará sua vida 
de forma significativa. Nos registros dos alunos devem 
constar:
• Identidade de cada aluno;
• A regularidade de seus estudos;
• A autenticidade de sua vida escolar;
• O funcionamento da escola.
Procedimentos para registro 
Por ser um procedimento relativo ao arquivamento 
escolar, tendo caráter documental é importante que 
toda a unidade escolar tenha um arquivo bem instalado, 
organizado e atualizado, de maneira a proporcionar 
informações aos seus usuários, com rapidez e prontidão. 
Nesse sentido, as instituições de ensino podem contar com 
a velocidade da informação, o que permite a simplificação 
dos registros e o arquivamento dos documentos 
necessários e urgentes. Todavia, é importante lembrar que 
os documentos somente constituem arquivo quando são 
guardados em condições adequadas de segurança. 
Foco na organização
A apresentação e organização dos documentos 
considerados arquivos deve mostrar-se classificados e 
ordenados de modo a possibilitar rapidamente a sua 
localização e consulta, observando: facilidade na busca de 
documentos; simplificação na manipulação; acessibilidade 
para qualquer pessoa; economia de tempo e espaço; 
resistência ao uso constante; capacidade de extensão; 
disposição lógica; acomodação que permita limpeza e 
conservação; segurança; resistência à ação do tempo, que 
assevere a invulnerabilidade dos documentos.
Requerimento de matrícula
Distingue-se pelo documento formal que vincula o 
aluno a uma unidade escolar, deve ser preparado pela 
unidade escolar, tendo informações deidentificação do 
aluno, endereço residencial, curso, série, turno, turma, 
ano letivo, cor, raça, data, assinatura do responsável legal, 
deferimento da Direção e espaço para observação;
Pela sua importância, o requerimento não pode ser 
preenchido somente pelo próprio aluno ou responsável 
legal, porém com acompanhamento, assistência, 
conferência das informações, documentos e assinaturas 
por funcionários experientes ou treinados da Secretaria 
Escolar;
A matrícula só pode ser deferida pelo(a) Diretor(a) 
quando for constatado que os documentos do aluno estão 
completos, conforme a legislação vigente, assumindo 
a responsabilidade sobre qualquer irregularidade na 
documentação apresentada pelo aluno ou responsável 
legal. De tal modo, não deve conter rasuras, espaços em 
branco ou aplicação de corretivos.
Diário de classe
O Diário de Classe é um instrumento de gestão e 
de escrituração escolar que acompanha e controla o 
desenvolvimento da ação do professor. Alista todos os 
alunos matriculados por série, ciclo ou etapa, turno e turma, 
registra o rendimento escolar, frequência, conteúdos 
programáticos, dias letivos, feriados e carga horária. Em 
hipótese alguma, o Diário de Classe poderá ser retirado 
da escola e levado para outros locais. É um documento 
de registro e deve ter sua autenticidade resguardada 
devendo, ser portado, exclusivamente, pelos professores 
ou pelo secretário escolar. Ao final de cada aula ministrada, 
o professor a registrará e aporá sua assinatura.
Em nenhuma hipótese, o professor registrará nome 
de aluno no diário de classe. Essa é uma prerrogativa 
exclusiva do secretário escolar. As atribuições relativas ao 
preenchimento de dados obrigatórios no Diário de Classe 
são exclusivamente de dois profissionais – do professor e 
do secretário. Cada um fará as anotações e os lançamentos 
sob sua responsabilidade, não interferindo no campo do 
outro.
Incumbe à Secretaria Escolar prover ao professor 
o Diário de Classe com a Relação Nominal dos Alunos, 
conforme a cópia da Certidão de Nascimento ou 
Casamento, de forma legível e sem rasuras e só a ela cabe 
adicionar o nome dos alunos matriculados no decorrer 
45
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Auxiliar de Secretaria e Secretário de Escola
do ano letivo e as observações referentes a transferência, 
cancelamento, remanejamento, classificação, especificando 
o amparo legal, bem como anular os espaços destinados à 
frequência dos mesmos.
Cabe à Direção verificar e vistar, bimestralmente, 
os Diários de Classe e não consentir a sua retirada da 
unidade escolar, pois os mesmos devem estar sempre 
à disposição da Secretaria Escolar para as informações 
necessárias, mantidos em local apropriado, que assevere 
sua inviolabilidade.
Necessita-se evitar qualquer tipo de rasuras. Caso haja 
precisão, as rasuras devem ser devidamente observadas e 
assinadas por quem às realizou.
Livro de registros e atas de conselhos
Ata de Resultados Finais: é o documento que registra o 
resultado final de todos os alunos matriculados no decorrer 
do ano letivo.
Ata de Resultados Finais: o que deverá conter:
- Nome da instituição, dia, mês e ano da conclusão da 
série ou etapa.
- Forma de organização do ensino (série, ciclo, turma 
e turno).
- Níveis e modalidades.
- Nome dos alunos por extenso, organizados em 
ordem alfabética, exatamente igual ao registrado no diário 
de classe que por sua vez deve estar conforme a certidão 
de nascimento ou casamento.
- Apontamento de disciplinas.
- Resultado final (aprovados, reprovados, afastados por 
transferência e abandono).
- Assinaturas do diretor e do secretário escolar.
A Ata Descritiva: caracteriza-se por uma forma própria 
de ser elaborada. Para que considere todos os aspectos 
importantes e necessários, observe as seguintes orientações. 
Registra, de forma exata e sistemática, as ocorrências e 
decisões tomadas nas assembleias, reuniões ou sessões 
realizadas por comissões, conselhos, congregações 
corporações ou outras entidades semelhantes.
- No termo de abertura do livro de Atas, deve constar 
o nome da instituição de ensino, conforme ato de criação, 
o nome do Estado, do Município onde está situado, data 
e ano, as ocorrências, decisões e encaminhamentos e ao 
final, a assinatura do secretário e do diretor da instituição 
de ensino e de todos os presentes.
- Por ser de valor formal, a Ata deve ser lavrada de 
tal maneira que seja inviável introduzir modificações 
posteriores. Não se fazem parágrafos ou se deixam espaços 
entre as palavras
- A Ata é lançada em livro próprio devidamente 
autenticado, cujas páginas são rubricadas e numeradas.
-Existem tipos de Atas que, por se referirem a 
rotinas e procedimentos padronizados, são lançadas em 
formulário com lacunas a serem preenchidas. Nesse tipo 
de Ata, é imprescindível prevenir qualquer tipo de fraude, 
preenchendo os eventuais espaços em branco com traços 
ou outros sinais convencionais.
Nesse caso, também se registra o número da página 
e rubrica-se cada folha
- Na Ata não se aceitam rasuras, para ressalvar erro 
constatado durante a redação, usa-se a palavra “DIGO”, 
depois da palavra errada, repetindo-se a palavra ou 
expressão de forma correta. (ex.: aos doze dias do mês de 
setembro, digo, do mês de outubro ...).
- Ao ser constatado erro ou omissão após a redação, 
usa-se a expressão “EM TEMPO”, que é escrito após o 
texto da Ata, seguindo-se a emenda ou acréscimo: (ex.: em 
tempo onde se lê “abono”, leia-se “abandono”).
- A Ata deve ser escrita por um secretário efetivo do 
órgão ou, na falta desse, por um secretário ad hoc, isto é, 
eventual, designado na ocasião.
- A Ata é um registro fiel dos fatos ocorridos em 
determinado evento e sua linguagem deve ser simples, 
clara, precisa e concisa.
Ata de eliminação de documentos
É um procedimento peculiar à rotina escolar 
que objetiva a racionalização do espaço físico. 
• após análise, uma comissão poderá decidir pela eliminação 
de documentos escolares nos seguintes casos:
• tenham sido dispensados por lei e/ou normas 
específicas;
• tenham perdido a validade, em virtude do tempo 
decorrido;
• constituam duplicidade, ressalvada a existência 
dos documentos de registro individual do aluno e de 
documentos de registro coletivo;
• tenham se tornado dispensável, vencidos os prazos 
de guarda estabelecidos;
• tenham sido reconstituídos.
• a ficha individual do aluno deve ser eliminada, após 
a transcrição de dados para o histórico escolar, exceto 
aquelas cujos dados não podem ser transcritos.
• a eliminação de documentos escolares deve ser realizada 
de modo a assegurar sua total descaracterização, mediante 
processo indicado pela comissão constituída para este fim; 
• a comissão de eliminação de documentos escolares deve 
registrar em ata própria a especificação dos documentos 
eliminados, indicação de livros nos quais constam registros 
referentes aos documentos eliminados, se for o caso, e, 
ainda, constar a data e assinatura de seus membros;
• ata de eliminação de documentos escolares deve 
ser lavrada, observando as informações mínimas abaixo 
relacionadas:
• número de ordem: sequência numérica;
• relação dos documentos eliminados;
• especificação quantos documentos;
• etapa, nível e modalidade de ensino referentes aos 
documentos que estão sendo eliminados;
• ciclo/ano/série/semestre/segmento/período ou 
módulo, quando se referir aos documentos da Educação 
de Jovens e Adultos e módulo da Educação Profissional;
• semestre e ano letivo correspondente aos documentos 
que estão sendo eliminados;
• observações pertinentes;
• cidade/estado e data;
46
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Auxiliar de Secretaria e Secretário de Escola
• assinaturas e nomes dos componentes da comissão 
de eliminação de documentos.
Caderno de ocorrências
Nele é importante registrar os fatos e as visitas de cunho 
administrativo e pedagógico, considerados relevantes e/
atípicos na rotina escolar.
Além disso, determinadas escolas registram atos mais 
graves de indisciplina na escola,os quais diferem com 
os demais registros, podendo ser registrados fatos que 
descrevem brincadeiras, pouco estudo, uso de telefone 
celular em sala de aula, namoros, etc., expõem o cotidiano 
da escola. Em meio aos registros, podem ser encontrados 
aqueles que se referem.
Fonte: https://www.portaleducacao.com.br/conteudo/
art igos/educacao/a-v ida-escolar-do-aluno-sua-
importancia/39979
MODOS DE REGISTRAR: NORMAS GERAIS 
DE ORGANIZAÇÃO, ESCRITURAÇÃO E 
PROCEDIMENTOS, COMUNS E ESPECIAIS.
Arquivo Escolar é o conjunto ordenado de papéis 
que documentam e comprovam os fatos relativos à vida 
escolar do aluno e à vida funcional do corpo docente e 
administrativo. 
Toda unidade escolar deve ter um arquivo bem 
instalado, organizado e atualizado, de forma a oferecer 
informações aos seus usuários, com rapidez e presteza. 
A unidade escolar tem que ter um arquivo ágil e 
moderno; um arquivo exemplar. As tarefas da Secretaria 
Escolar têm, essencialmente, um caráter de registro de 
documentação, entretanto vivemos agora o tempo da 
velocidade da informação, portanto a racionalização e a 
simplificação dos registros e arquivamento de documentos 
escolares são necessárias e urgentes. Do contrário, a 
unidade escolar estará expondo seu nome a justificadas 
críticas. 
O responsável direto por tudo isso é o secretário geral.
O Arquivo Escolar deve obedecer a critérios pré-
estabelecidos que norteiam o trabalho, proporcionando 
um mínimo essencial de diretrizes, capazes de conduzir 
com eficácia as atividades a que o serviço se destina. 
Os documentos constituem arquivo quando são 
guardados em satisfatórias condições de segurança. 
Apresentam-se classificados e ordenados de modo a permitir 
rapidamente a sua localização e consulta, observando: 
facilidade na busca de documentos; simplificação na 
manipulação; acesso para qualquer pessoa; economia de 
tempo e espaço; resistência ao uso constante; capacidade 
de extensão; disposição lógica; arranjo que possibilite 
limpeza e conservação; segurança; resistência à ação do 
tempo, que assegure a invulnerabilidade dos documentos. 
O Arquivo Escolar pode ser organizado como: ativo 
ou passivo. Ao arquivo ativo pertencerão todas as pastas 
de assentamentos individuais e todos os documentos 
que se referirem a alunos matriculados, a funcionários e a 
professores em atividades na unidade escolar. 
Ao arquivo passivo pertencerão todas as pastas de 
assentamentos individuais e todos os documentos de 
ex-alunos, ex-professores e ex-funcionários da unidade 
escolar. 
Assim, sempre que se elaborar um documento ou 
organizar um arquivo, deverá haver a preocupação de 
verificar se os servidores que vierem em futuro remoto, 
entenderão e saberão perfeitamente o que se escriturou e 
qual o seu adequado funcionamento. Nenhum documento 
pode ser retirado dos Arquivos Escolares sem a prévia 
autorização escrita do Diretor.
Documentos que compõem o arquivo escolar: 
a. Arquivo Ativo 
♣ Pasta individual dos alunos 
♣ Livro de ata dos processos especiais de avaliação 
(classificação, reclassificação e aproveitamento de estudos) 
♣ Livro de ata de descarte de documentos escolares 
♣ Livro de ata de matrícula
♣ Livro de ata de resultados finais 
♣ Livro de ata do Conselho de Classe 
♣ Diários de classe (aproveitamento, frequência do 
aluno, execução dos programas, cumprimento da carga 
horária anual) 
♣ Livro de registro de Diplomas e/ou Certificados; livro 
de Termo de visitas (duplas pedagógicas, pais, técnicos da 
SEDUC, etc.) 
b. Arquivo Passivo (Toda documentação dos alunos 
transferidos, dos que concluíram e dos desistentes) 
♣ Ficha individual 
♣ Histórico Escolar dos alunos transferidos para outra 
unidade escolar
♣ Cópia do Diploma ou do Certificado registrado, se 
for o caso 
♣ Dossiês de ex-professores e ex-funcionários da 
unidade escolar 
♣ Diários de Classe (devem ser assinados, guardados, 
após a conclusão do período letivo, em pastas, separados 
por períodos/ano, turno, séries, curso)
♣ Livros de registros Documentos obrigatórios nas 
pastas individuais dos alunos: 
♣ Requerimento de matrícula e de transferência 
♣ Histórico Escolar – quando se tratar de alunos 
transferidos de outra Unidade Escolar (devidamente 
conferidos)
♣Ficha Individual de aluno recebido por transferência 
no decorrer do ano letivo 
♣ De aluno que teve sua matrícula renovada
Fonte: http://www.seduc.go.gov.br/imprensa/
d o c u m e n t o s / A r q u i v o s / 1 5 % 2 0 - % 2 0 M a n u a l % 2 0
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e%20Administrativo/2.15%20Arquivo%20Escolar/
Escritura%C3%A7%C3%A3o%20Escolar.pdf