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INSTITUTO SERZEDELLO CORRÊA Auditoria operacional Unidade Técnicas de auditoria operacional Aula 5 Análise SWOT e diagrama de verificação de risco Aula 5 – Análise SWOT e DVR 2 Aula 5 – Análise SWOT e diagrama de verificação de risco Na fase de planejamento da auditaria operacional são aplicadas técnicas de diagnóstico que auxiliarão a compreender melhor o objeto auditado e a definir o foco do trabalho, ou seja, as questões a serem analisadas. Que técnica você já conhece para realizar o diagnóstico do objeto de auditoria? Em poucas palavras... � Análise SWOT e análise stakeholder são ferramentas usadas quando queremos fazer diagnóstico de ambiente; � Mapa de processo e análise RECI são ferramentas usadas quando queremos fazer diagnóstico de processo; � Mapa de produtos e indicadores de desempenho são ferramentas usadas quando queremos fazer diagnóstico de resultados; � Diagrama de verificação de risco é uma ferramenta usada para relacionar e graduar eventos de risco associados a pontos fracos e ameaças da organização. Para saber mais... Recomendamos ao participante que amplie seus conhecimentos sobre outras técnicas úteis para organizar e ampliar o conhecimento sobre o objeto de auditoria, como o marco lógico, que se mostraram úteis na prática do Tribunal. O TCU edita documentos de orientação sobre técnicas de auditoria que estão disponíveis em http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/programa s_governo/tecnicas_anop Comentário do especialista Entre as técnicas de diagnóstico, a análise SWOT, acompanhada do diagrama de verificação de risco, tem sido amplamente utilizada pelo TCU em seus trabalhos. Outras técnicas que podem ser usadas para diagnosticar diferentes aspectos do objeto da auditoria são: análise stakeholder; mapa de processo, que já estudamos nas aulas 3 e 4; além de indicadores de desempenho; mapa de produtos; técnicas de análise de problemas; e análise RECI. Aula 5 – Análise SWOT e DVR 3 Nesta aula vamos abordar uma técnica que identifica os pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades de um determinado ambiente, que vão auxiliar a definir o foco da auditoria: é a análise SWOT. Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma: AULA 5 – ANÁLISE SWOT E DIAGRAMA DE VERIFICAÇÃO DE RISCO -------------------------------------------------------------------- 2 1. O QUE É ANÁLISE SWOT? ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 1.1. A MATRIZ SWOT --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 1.2. REALIZAÇÃO DA ANÁLISE SWOT -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10 1.3. CONSIDERAÇÕES SOBRE A REALIZAÇÃO DA ANÁLISE SWOT --------------------------------------------------------------------- 13 2. DIAGRAMA DE VERIFICAÇÃO DE RISCO ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15 2.1. ELABORAÇÃO DE UM DIAGRAMA DE VERIFICAÇÃO DE RISCO -------------------------------------------------------------------- 19 SÍNTESE --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 22 REFERÊNCIAS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 23 Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de: • definir análise SWOT; • identificar a finalidade de realização de uma análise SWOT; • apontar as etapas de uma análise SWOT; • aplicar a técnica análise SWOT em auditoria operacional; • definir o que é diagrama de verificação de risco e identificar a sua finalidade; • apontar os passos na realização de uma verificação de risco. Pronto para começar? Então, vamos! Aula 5 – Análise SWOT e DVR 4 1. O que é análise SWOT? Para pensarmos em quando realizar a análise SWOT, vamos imaginar a seguinte situação: Acabamos de ser designados para realizar a auditoria operacional em um determinado programa governamental (podendo ser também em uma atividade ou em uma organização) e do qual pouco sabemos. Devemos iniciar o nosso planejamento de auditoria e precisamos conhecer a missão, os objetivos, os pontos fortes, os pontos fracos, enfim, o contexto em que esse programa está inserido e, então, definir a estratégia de trabalho que culminará com o projeto de auditoria. A análise SWOT é uma ferramenta indicada para fazer esse diagnóstico de ambiente. Para compreender uma análise SWOT vamos primeiramente explicar o que significa SWOT. SWOT é um anacrônimo formado pelas palavras inglesas: É bom reforçar que essa técnica integra as metodologias de planejamento estratégico organizacional. A literatura sobre o tema preconiza que a análise SWOT deve ser realizada ainda na fase do diagnóstico estratégico, anteriormente à formulação da estratégia de ação e após a definição da missão da organização ou do estabelecimento dos seus objetivos. Nesta aula, vamos estudar como aplicar a SWOT em outro nível de análise, mais focado em certa atividade ou programa. Trata-se de uma adaptação do propósito original da técnica. AMBIENTE INTERNO AMBIENTE EXTERNO OPORTUNIDADES E AMEAÇAS DIAGNÓSTICOS FORÇAS E FRAQUEZAS Strengths = Forças Weaknesses = Fraquezas Opportunities = Oportunidades Threats = Ameaças S W O T Aula 5 – Análise SWOT e DVR 5 Por isso, a SWOT é: � ferramenta facilitadora do diagnóstico institucional; � um meio que integra as metodologias de planejamento estratégico organizacional; � um guia para organizar a opinião da equipe sobre o objeto da auditoria e o ambiente no qual ele opera. Aula 5 – Análise SWOT e DVR 6 1.1. A matriz SWOT A análise SWOT desenvolve-se por meio do preenchimento de uma matriz que se divide em quatro quadrantes. Os dois quadrantes do lado esquerdo destinam-se à análise do ambiente interno e registram as forças e fraquezas. Os dois quadrantes do lado direito são utilizados para a análise do ambiente externo e são preenchidos com as oportunidades e ameaças. AMBIENTE INTERNO AMBIENTE EXTERNO + Forças Oportunidades + São as características positivas internas que uma organização pode explorar para atingir as suas metas. Referem-se às habilidades, capacidades e competências básicas da organização que atuam em conjunto para ajudá-la a alcançar suas metas e objetivos. Exemplo: equipe altamente capacitada, tecnologia avançada, adaptabilidade às mudanças. São características do ambiente externo, não controláveis pela organização, com potencial para ajudá-la a crescer e atingir ou exceder as metas planejadas. Exemplo: novos clientes, disponibilidade de novos canais de divulgação/distribuição, ampliação do escopo de atuação. - Fraquezas Ameaças - São as características negativas internas que podem inibir ou restringir o desempenho da organização. Referem-se à ausência de capacidades e/ou habilidades críticas. São, portanto, deficiências e características que devem ser superadas ou contornadas para que a organização possa alcançar o nível de desempenho desejado. São características do ambiente externo, não controláveis pela organização, que podem impedi-la de atingir as metas planejadas ecomprometer o crescimento organizacional. Exemplo: surgimento de produtos equivalentes, restrições orçamentárias, novos concorrentes no mercado, dispersão geográfica da clientela. Aula 5 – Análise SWOT e DVR 7 A título de exemplificação, sem intenção de esgotar os campos de investigação, estão listados na tabela a seguir, itens que devem ser verificados ao se formular o diagnóstico do ambiente, avaliando se seus efeitos são positivos ou negativos sobre o desempenho do objeto de auditoria. AMBIENTE INTERNO AMBIENTE EXTERNO • Qualidade da operação do serviço; • Sistema de atendimento ao beneficiário (informação, ouvidoria, linha 0800); • Mecanismos de divulgação; • Sistema de monitoramento e avaliação; • Infra-estrutura do serviço; • Sistema de planejamento; • Sistema de controles internos; • Recursos humanos; • Programas de capacitação. • Tecnologias existentes usadas por outros órgãos/programas; • Política econômica; • Legislação; • Impactos no meio ambiente; • Fontes de financiamento; • Organizações da sociedade civil (Sindicatos, • ONGS, Redes de Especialistas); • População alvo; • Infra-estrutura na comunidade beneficiária; • Fatores geográficos; • Fatores climáticos; • Fornecedores de insumos. Aula 5 – Análise SWOT e DVR 8 Imagine que a instituição na qual você trabalha está planejando criar uma unidade de avaliação de programas de governo. Complete o diagrama abaixo considerando uma breve análise sobre o assunto: Que pontos fortes e fracos da sua unidade podem afetar a existência desta nova unidade? E no ambiente externo? O que temos a favor, o que devemos aproveitar? De que maneira as oportunidades, trabalhadas com os pontos fortes poderão diminuir a vulnerabilidade desta nova unidade de avaliação? Quais os riscos que devemos mitigar? Agora, depois de realizada a atividade, pense em um exemplo de objeto de auditoria onde se possa transpor essa forma de análise. AMBIENTE INTERNO AMBIENTE EXTERNO + Forças Oportunidades + ... ... ... ... ... ... ... ... - Fraquezas Ameaças - ... ... ... ... ... ... ... ... Atenção! Em caso de dúvida na realização dessa atividade, entre em contato com o tutor por meio do fórum. Comentário do especialista A análise SWOT fornece uma orientação estratégica útil. Grande parte dela é baseada em conhecimento já existente na organização. Primeiro, pense em soluções para corrigir as fraquezas. Em seguida, pense em como aproveitar ao máximo as forças e as oportunidades que você identificou. Atividade Aula 5 – Análise SWOT e DVR 9 Na análise SWOT, certifique-se de abordar os seguintes pontos, considerando o ambiente do objeto de auditoria: 1 – como o auditado pode eliminar os pontos fracos da organização. 2 – como é possível aproveitar as oportunidades, considerando sua interação com os pontos fortes da organização. 3 – como é possível minimizar os riscos provocados pelas ameaças identificadas. Atenção! A matriz SWOT revela pontos fortes e fracos no contexto das oportunidades e ameaças, sugerindo uma linha de ação. A estratégia SWOT é eliminar os pontos fracos em áreas em que existem riscos e fortalecer os pontos fortes em áreas em que foram identificadas oportunidades. Aula 5 – Análise SWOT e DVR 10 1.2. Realização da análise SWOT Como aplicar a técnica SWOT? A equipe de auditoria deve, como exercício, preparar uma análise preliminar, com base nas informações levantadas na legislação, na leitura de documentos, nos dados disponíveis em artigos, na imprensa e em entrevistas realizadas. Essas informações deverão servir como apoio na oficina com os auditados para aplicação dessa técnica de diagnóstico. Em seguida, deve ser agendada com a equipe técnica responsável pela execução do programa uma oficina de trabalho para realizar a análise final. Meios de aplicação • coleta de dados: legislação, documentos, entrevistas; • oficina com gestores; • validação com especialistas; • validação com gestores. Vamos conhecer o passo-a-passo para a realização de uma análise SWOT: 1º passo Numa grande folha de papel (pardo ou tipo flip-chart) afixada em quadro ou na parede da sala onde se realiza a oficina, desenhar 2 colunas denominadas ”Ambiente Interno e Ambiente Externo”. 2º passo Na coluna ambiente interno, abrir 2 caixas denominadas “Forças” e “Fraquezas”. 3º passo Na coluna ambiente externo, abrir 2 caixas denominadas ”Oportunidades” e “Ameaças”. 4º passo Iniciar brainstorming para o preenchimento do quadro, utilizando um bloco de folhas autocolantes para escrever a opinião dos participantes. Aula 5 – Análise SWOT e DVR 11 5º passo Na caixa “Forças”, afixar as folhas autoadesivas correspondentes aos pontos fortes do objeto da auditoria, que são as características positivas internas que uma organização pode explorar para alcançar seus objetivos. 6º passo Na caixa “Fraquezas”, afixar as folhas autoadesivas com as características negativas internas que podem inibir ou restringir o desempenho da organização. 7º passo Na caixa “Oportunidades”, afixar as folhas autoadesivas que registram as características do ambiente externo com potencial para ajudar ou exceder as metas e objetivos planejados. 8º passo Na caixa “Ameaças”, afixar as folhas autoadesivas que correspondem às características do ambiente externo que podem impedir o alcance das metas e objetivos planejados. 9º passo Analisar a situação com os participantes, classificando as oportunidades e ameaças, segundo o seu impacto para o auditado, identificando a correlação entre pontos fortes e fracos com as oportunidades e ameaças, bem como selecionando quais as ações que poderiam ser realizadas com relação aos pontos fortes e fracos para tirar o máximo proveito das oportunidades e minimizar o impacto das ameaças. Para saber mais... Examine o documento técnico “Análise SWOT e Diagrama de Verificação de Risco Aplicados em Auditoria”, disponível na biblioteca do curso. Nessa etapa do curso, é fundamental a leitura desse documento. Aula 5 – Análise SWOT e DVR 12 AMBIENTE INTERNO AMBIENTE EXTERNO + Forças Oportunidades + • estrutura física e humana da gerência do programa adequada às suas atribuições; • descentralização da execução para estados, municípios, o que proporciona maior adequação às necessidades locais do programa; • operacionalização e fiscalização do programa facilitada pela capilaridade da instituição financeira responsável pelo financiamento; • notória qualificação dos analistas da unidade do ministério responsável para seleção dos projetos; • oferta de cursos, pelo Ministério responsável para capacitar os potenciais proponentes; • recebimento pela instituição financeira responsável pelo financiamento das prestações de contas, parciais e finais, relativas aos contratos de repasse, providenciando sua análise e adoção de medidas necessárias à respectiva baixa. • o programa pode representar um instrumento de viabilização do planejamento urbano expresso pelo Plano Diretor Municipal/Zoneamento; • projeto de Lei na área da habitação pode gerar estabilidade financeira e orçamentária para o Programa, vinculando o mínimo de 2% das receitas federais e de 1% das receitas dos estados e municípios aos fundos de habitação pelo período de 30 anos, até a eliminação do défict habitacional; • ascensão histórica da oferta de serviços na área da construção civil pode minimizar os custos do programa e fomentar o crescimento do setor no país; • a priorização do programa nos planos do governo pode reduzir a demanda histórica;• contexto de subnormalidade habitacional pode contribuir para a priorização do programa no âmbito dos entes federados. - Fraquezas Ameaças - • F1 – Previsão de recursos financeiros e orçamentários para o programa não atende a demanda, em razão de contingenciamentos; • F2 – Ausência de acompanhamento do projeto após sua ocupação, por falta de avaliações, o que representa risco de que o público alvo não usufrua do projeto por grilagem, esbulho expropriatório ou outros fatores ainda não conhecidos; • F3 – Ausência de indicadores adequados para medir o desempenho do programa; • F4 – Desconhecimento do local de construção, por parte dos analistas da unidade do ministério responsável, prejudicando o processo de seleção de propostas; • F5 – Aplicação de recursos sem critérios que observem a heterogeneidade entre os estados da federação, gerando aumento nas diferenças regionais, privilegiando as mais desenvolvidas que apresentam mais projetos; • F6 – Insuficiência de padrões que garantam a qualidade das prestações de contas; • F7 – Avaliação da qualidade do programa pela equipe do ministério responsável dificultada pela dispersão geográfica dos projetos. • A1 – Incapacidade dos entes federativos de formular projetos realistas pode prejudicar a qualidade da execução do programa; • A2 – Suscetibilidade dos gestores locais a desvios de recursos pode reduzir a eficácia do programa; • A3 – Interferência, por parte de agentes políticos, na seleção de projetos pode causar prejuízo à equidade na execução do programa entre os entes federativos; • A4 – Projetos podem contemplar áreas cuja ilegalidade fundiária/ambiental é problemática, em especial quanto à insegurança jurídica inerente à sua perenidade; • A5 – A especulação imobiliária e a inflação dos preços dos insumos da construção civil podem aumentar os custos do programa, com potencial prejuízo a sua eficiência; • A6 – A acessibilidade do assentamento e o perfil da estrutura física das moradias podem dificultar a urbanização das áreas eleitas como alvo pelo programa. Veja um exemplo de análise SWOT aplicada em um Programa de Construção de Moradia. Aula 5 – Análise SWOT e DVR 13 1.3. Considerações sobre a realização da análise SWOT a) Algumas possíveis recomendações poderiam surgir a partir dos elementos obtidos com a análise SWOT: • reavaliar as metas institucionais, considerando o conjunto de habilidades que a organização já possui; • identificar outras fontes de recursos para adquirir o conjunto de habilidades necessárias para o alcance das metas; • identificar parceiros com a competência necessária para apoiar as atividades a serem desenvolvidas; • reformular processos de trabalho; • aprimorar a qualidade dos bens e serviços prestados. b) Como analisar as informações obtidas? Que tipo de confrontações devemos fazer? As oportunidades podem oferecer condições favoráveis, desde que sejam usufruídas. As ameaças devem ser minimizadas com a utilização dos pontos fortes e das oportunidades identificadas, para evitar situações de vulnerabilidade relacionadas ao objeto da auditoria. Matriz para avaliação do ambiente interno e externo AMBIENTE EXTERNO ( + ) OPORTUNIDADES mais importantes ( - ) AMEAÇAS mais importantes A M B I E N T E I N T E R N O ( + ) FORÇAS mais importantes Potencialidade ( P ) Defesa ( D ) ( - ) FRAQUEZAS mais importantes Fragilidade ( F ) Vulnerabilidade ( V ) ( P ) De que maneira essa força permite o aproveitamento da oportunidade? ( D ) De que maneira essa força permite a neutralização da ameaça? ( F ) De que maneira essa fraqueza impede o aproveitamento da oportunidade? ( V ) De que maneira essa fraqueza está vulnerável à ameaça? Aula 5 – Análise SWOT e DVR 14 Atenção! Nas auditorias operacionais, normalmente, as análises SWOT são complementadas por meio da elaboração do diagrama de verificação de riscos (DVR), como veremos a seguir, e subsidiam a definição do escopo do trabalho e das demais análises desenvolvidas ao longo da auditoria. Entretanto, a formulação de propostas e recomendações aos gestores, naturalmente, somente se concretiza ao final do trabalho de execução, mediante o completo preenchimento da matriz de achados. Aula 5 – Análise SWOT e DVR 15 2. Diagrama de verificação de risco Depois de concluída a análise SWOT e identificados os pontos sensíveis do objeto em estudo, aqueles que vão merecer da equipe de auditoria maior aprofundamento, o auditor deve verificar de que forma o gestor está tratando essas questões. Esses pontos sensíveis foram identificados pelo gestor e são objeto de acompanhamento? Existe um gerenciamento apropriado desses riscos? A equipe de auditoria deve registrar no diagrama de verificação de risco (DVR) os eventos indesejáveis que podem vir a ocorrer no decorrer do desenvolvimento das atividades do programa em razão da existência de certos pontos fracos e ameaças. A pergunta é: o que pode dar errado quando determinada atividade estiver sendo realizada? Você percebeu a conexão entre o mapa de processo, a SWOT e o DVR? O DVR pode assumir diferentes configurações. Os padrões de levantamento do TCU preconizam que o DVR tenha 9 quadrantes. O documento do TCU sobre SWOT preconiza 4 quadrantes. Veja a seguir o exemplo de DVR correspondente ao exemplo de SWOT do programa de construção de unidades habitacionais. Agora vai ficar claro porque numeramos na SWOT as fraquezas e as ameaças. É para registrar o que estamos considerando como causas dos eventos registrados no DVR. Aula 5 – Análise SWOT e DVR 16 Baixa Probabilidade / Alto Impacto Alta Probabilidade / Alto Impacto IM P A C T O P O TE N C IA L • aliciamento de líderes comunitários/políticos locais a fim de que se protelem projetos prioritários em detrimento de encaminhar projetos que atendam região de seus potenciais eleitores (A3); • interferência política nos trabalhos da equipe de analistas do ministério responsável (A3). • desapropriação por interesse social, demanda judicial privada ou impacto ambiental não mitigável (A4). • preterição da área do projeto pelo município para fins de priorização de suas ações/investimentos até o desfecho do questionamento ambiental/fundiário (A4). • supressão de quantitativos inicialmente previstos por aumento dos custos unitários (A5). • orçamento global orçado a maior como forma de garantir os projetos previstos, face ao contingenciamento orçamentário (A5). • desconsideração na análise de aspectos peculiares da realidade local que interferirão nas obras, mas não são considerados elementos essenciais de um projeto e, portanto, nele não se revelam, em especial: futuras obras/projetos adjacentes, conflitos locais e dificuldades de acesso (F4). • ineficácia por não atingimento das metas no período esperado (F1). • comprometimento da conclusão dos projetos em razão da instabilidade na transferência da contrapartida financeira (F1). • incremento dos custos dos projetos por mobilização/desmobilização decorrentes de eventual paralisação das obras por demora na liberação de recursos (F1). • geração de descrédito da imagem institucional do programa (F1). • elevação do tempo de análise dos projetos e retrabalho devido à necessidade de buscar elementos que deveriam ter sido fornecidos pelo proponente quando da sua apresentação (A1). • incremento no número de projetos devolvidos para correção ou rejeitados (A1). • sobrecarregar os entes federativos menos capacitados e, via de regra, menos desenvolvidos, com custos maiores de elaboração dos projetos/levantamentos de informações por contratação de terceiros (A1). • sobrepreço do orçamento projetado e, caso não identificado, superfaturamento das obras (A2). • desvio de finalidade dorecurso obtido, seja em alocação diversa da prevista, em outra ação do município ou em benefício de terceiro (A2). • término dos recursos sem conclusão das obras por alteração do projeto no seu curso, em especial pelo incremento de quantitativos de maior preço unitário e redução dos de maior desconto (jogo de planilhas para beneficiar licitante vencedor) (A2). • ausência de aporte da contrapartida financeira prevista para o ente federativo (A2). • ações cautelares do controle externo administrativo e judicial para apurar indícios de irregularidades que impactem no andamento da obra (paralisações) (A2). • não usufruto do projeto pelo público alvo (F2). • preterição de projetos oriundos de regiões com subnormalidade habitacional mais grave pela seleção de projetos de outras regiões (F5). • prejuízo à governança do programa ante mecanismos insuficientes para avaliar o atingimento dos objetivos (F3). • desconhecimento do benefício real e potencial do programa (F3). • burla ao processo de responsabilização por inexecução (F6). • prejuízo à imagem institucional do programa para alocação de orçamento pela impunidade ante casos de má gestão dos recursos (F6). Baixa Probabilidade / Baixo Impacto Alta Probabilidade / Baixo Impacto • custos adicionais de transporte no orçamento dos projetos (A6). • custos adicionais para destruição de construções irregulares para liberação do local de execução do projeto, eventualmente com alocação provisória de moradores da área (A6). • restrição do cronograma por incidências de fenômenos climáticos, em especial chuvas/cheias (A6). • dificuldades na contratação de empresas com capacidade técnica de execução dos projetos em condições especiais (A6). • as medições das equipes de fiscalização da instituição financeira não aferem se os impactos dos projetos atende o esperado pela gerência do programa e pelo beneficiário (F7). • as externalidades dos projetos, positivas e negativas, não são avaliadas (F7). PROBABILIDADE DE OCORRÊNCIA Exemplo de DVR de um Programa de Construção de Unidades Habitacionais Populares Aula 5 – Análise SWOT e DVR 17 A verificação do risco permite o exame do processo de gerenciamento de risco dos programas e projetos a serem auditados. Num programa descentralizado, por exemplo, de transferência de renda como o Bolsa Família, algumas questões podem ser levantadas: � é possível identificar que o Governo Federal possui informações suficientes, atualizadas e confiáveis sobre o cumprimento das condicionalidades, previstas no seu desenho original? � o Governo Federal conhece os procedimentos definidos pelo Governo Estadual para realizar visitas de monitoramento aos municípios que implementam essa política de transferência de renda? � quais os riscos envolvidos caso os municípios não realizem as tarefas necessárias ao cumprimento das condicionalidades exigidas pelo Programa? � a política muda a situação existente? É para responder a essas questões que se faz a verificação de riscos. A verificação de riscos contribuirá para: • identificar riscos que podem afetar o desempenho do programa ou da organização; • auxiliar na formulação do problema; • assegurar que áreas de risco do programa serão investigadas com profundidade durante a auditoria; • sistematizar e estruturar o conhecimento dos auditores e gestores sobre o ambiente do objeto de auditoria. O que é, então, verificação de risco? É uma ferramenta de diagnóstico, útil para a formulação do problema de auditoria. Aula 5 – Análise SWOT e DVR 18 Para entender o que é gerenciamento de risco, precisamos antes entender dois conceitos fundamentais: risco e análise de risco. A partir daí, podemos conceituar Gerenciamento de risco como: Risco: é a expressão da probabilidade de ocorrência e das consequências de eventos futuros incertos que têm potencial para influenciar o alcance dos objetivos de uma organização. Em termos simples, risco é todo evento que pode atrapalhar ou impedir que se alcance algo pretendido. Análise de Risco: o uso sistemático de informações para identificar os possíveis eventos que podem influenciar o alcance dos objetivos da organização, compreendendo a estimativa da probabilidade de ocorrência do evento e sua consequência potencial na consecução dos alvos organizacionais. É usual dividir a análise em duas áreas: riscos externos (oriundos de eventos cuja ocorrência independe da ação dos gestores) e riscos internos (oriundos das atividades/processos intrínsecos à organização). Gerenciamento de Risco: um método sistemático de identificar, analisar, avaliar, tratar, monitorar e comunicar riscos, a fim de manter o grau de exposição da organização a riscos em nível aceitável. Em princípio, pode-se gerenciar riscos buscando reduzir a possibilidade de ocorrência do evento indesejado ou minimizando-se as consequências sobre os objetivos. Aula 5 – Análise SWOT e DVR 19 2.1. Elaboração de um diagrama de verificação de risco Ao se realizar uma análise de risco é importante, primeiramente, conhecer a organização que está sendo auditada, ou seja, identificar; Missão → Visão de futuro → Objetivos → Metas → Planos Missão É uma declaração sobre o que a organização pública é, sobre sua razão de ser, seus clientes e os serviços que presta. A missão define o que é a organização pública hoje, seu propósito e como pretende atuar no seu dia- a-dia. Enquanto a visão de futuro sinaliza o que a organização pretende ser, a missão aponta o que ela é. Visão de futuro Define o que a organização pública pretende ser no futuro. Ela incorpora as ambições da organização e descreve o quadro futuro que a organização quer atingir. Objetivos São declarações de metas específicas que se planeja cumprir. Essas metas podem ser monitoradas, quantificadas, mensuradas e avaliadas e devem acompanhar ou seguir precisamente a declaração de missão e explicar o que planeja fazer para cumprir sua missão ou concretizar sua visão. O objetivo pode ser articulado em forma de propostas, planos anuais e por meio de estratégias de programas. Portanto, os objetivos são frequentemente acompanhados por estratégias/planos. Metas São objetivos de curso prazo. Planos São declarações de natureza mais operacional que fornecem instrumentos de alcance dos objetivos declarados. Para auxiliar na compreensão desses conceitos veja o modelo de análise estratégica do Programa Nacional de Vacinação (PNI). Esse modelo se encontra na página 18 do documento técnico “Análise SWOT e Diagrama de Verificação de Risco Aplicados em Auditoria”, disponível na biblioteca do curso. Nas auditorias operacionais essas informações são levantadas no início da fase de planejamento, durante a análise preliminar do objeto de auditoria. Além disso, a construção do DVR tem sido realizada com o aproveitamento dos resultados da análise Swot. Vamos, então, conhecer os passos a serem seguidos para a construção do diagrama de verificação de riscos. Aula 5 – Análise SWOT e DVR 20 DVR 1º passo – identificar riscos A identificação de pontos fracos e ameaças deve ser feita a partir da análise SWOT. Ao elaborar o diagrama de verificação de risco não se transpõem simplesmente as fraquezas e ameaças que foram identificadas na análise SWOT. É necessário descrever os possíveis danos ou efeitos que cada uma das fraquezas e ameaças descritas possa gerar para o alcance dos objetivos do programa ou da organização. Várias fraquezas e ameaças podem ocasionar um único evento ou uma única fraqueza ou ameaça pode causar vários eventos. Por exemplo, se identificamos na matriz SWOT a seguinte fraqueza: inexistência de protocolos e normas operacionaispadronizadas para o programa. No diagrama de verificação de risco não devemos somente repetir a redação dessa fraqueza e enquadrá-la em um dos quatro quadrantes. O mais importante ao desenvolver a técnica é responder a seguinte pergunta: Quais são os riscos associados à falta de protocolos e normas operacionais padronizadas para o programa? Os eventos identificados (podem ser mais de um por fraqueza ou ameaça) é que devem ser objeto de registro e enquadramento no diagrama de verificação de risco. 1º) identificar riscos 2º) analisar o risco 3º) verificar a avaliação de risco 4º) verificar o tratamento do risco Aula 5 – Análise SWOT e DVR 21 2º passo – analisar o risco A análise do risco determina a existência de controles e afere o impacto e as probabilidades de ocorrência de risco no contexto desses controles. Exemplo de análise de risco ALTO Impacto potencial no atingimento dos objetivos BAIXO Baixa probabilidade Alto impacto Fragilidade: alguns estados não contam com uma boa Rede de Frio. Risco associado: perda de vacinas. Alta probabilidade Alto impacto Fragilidade: baixa qualidade dos dados coletados pelas Unidades de Saúde nos municípios. Risco associado: planejamento inadequado e compras insuficientes de vacinas. Baixa probabilidade Baixo impacto Fragilidade: diferenças regionais, climáticas, topográficas e demográficas, entre outras, dificultam a operacionalização do Programa. Risco associado: não cumprimento do calendário de vacinação. Alta probabilidade Baixo impacto Fragilidade: Municipalização do SUS ainda não completamente implementada. Risco associado: Atuação deficiente no nível municipal. BAIXA Probabilidade de ocorrência ALTA No exemplo, as fragilidades estão colocadas dentro dos quadrantes apenas para facilitar o entendimento. No DVR, somente devem ser informados os riscos associados. 4º passo – verificar a avaliação de risco Verificar as prioridades gerenciais e como os riscos estão sendo controlados. 5º passo – verificar o tratamento do risco Por meio do tratamento do risco, pode-se verificar se a gerência desenvolveu estratégia para tratamento do risco. A natureza do risco exigirá necessidade de maior/menor controle, priorização e identificação de responsáveis. Por precaução, os riscos de baixo impacto poderão ser aceitos e monitorados. Os riscos de alto impacto poderão requerer a adoção de medidas alternativas para os programas ou prestação de serviços. Atenção! Aula 5 – Análise SWOT e DVR 22 Síntese A análise SWOT é uma análise das capacidades internas de uma organização, para identificar suas forças e fraquezas, e do ambiente externo no qual atua, para apontar as oportunidades e as ameaças. Sua utilização facilita o diagnóstico institucional, ajuda na compreensão do ambiente em que está inserido o objeto de auditoria e permite a identificação de fragilidades e ameaças que merecem ser priorizadas na auditoria. Normalmente, os riscos associados a esses aspectos negativos identificados são, posteriormente, avaliados por meio da construção do diagrama de verificação de risco, que pondera sua probabilidade de ocorrência e impacto. É a partir do diagrama de verificação de risco que a equipe será capaz de identificar as áreas que poderão ser investigadas com maior profundidade, o que vai permitir definir com maior clareza e objetividade o problema e as questões de auditoria. Lembre-se de que manter o foco e o escopo dos trabalhos de auditoria é tarefa árdua do processo de realização do Projeto de Auditoria. Procure, portanto, valer-se de ferramentas que auxiliem nessa etapa. Conhecer os riscos envolvidos é de grande valia. Boa sorte! Para fixar a aprendizagem sobre diagrama de verificação de riscos, propomos a realização da seguinte atividade: Imagine que a instituição em que você trabalho está pensando em criar uma unidade de avaliação de programas de governo. Com base na atividade realizada na técnica SWOT, identifique os riscos existentes e como deverão ser tratados. ALTO Impacto potencial no atingimento dos objetivos BAIXO Baixa probabilidade Alto impacto ... ... ... Alta probabilidade Alto impacto ... ... ... Baixa probabilidade Baixo impacto ... ... ... Alta probabilidade Baixo impacto ... ... ... BAIXA Probabilidade de ocorrência ALTA Atividade Aula 5 – Análise SWOT e DVR 23 Referência Tribunal de Contas da União (TCU). Análise SWOT e Diagrama de Verificação de Risco Aplicados em Auditoria. Brasília: TCU, 2010.
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