Módulo 3 - Organização de Dados

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Excel Básico ao Intermediário Versão 8.0 
 
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Módulo 3 - Organização de Dados 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Excel Básico ao Intermediário Versão 8.0 
 
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Direitos desta edição reservados 
A Voitto Treinamento e Desenvolvimento 
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Supervisão editorial: Thiago Coutinho de Oliveira 
 
 
 
 
Versão 8.0 
 
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Nenhuma parte desta obra poderá ser reproduzida, copiada, transcrita ou 
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por escrito, do editor. Os infratores serão punidos pela Lei n° 9.610/98. 
 
 
 
 
Módulo 3 – Organização de Dados 
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Excel Básico ao Intermediário Versão 8.0 
 
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Neste módulo trabalharemos com o tratamento e organização dos dados. 
3.1 Congelar Painéis 
No Excel, é comum trabalharmos com planilhas muito grandes e constantemente precisamos 
rolar a janela para baixo a ponto de não visualizar cabeçalho. Para solucionar esse problema, 
existe um recurso bem simples chamado Congelar Painéis, que veremos a seguir. 
Quando trabalhamos com base de dados, por exemplo: cadastro de clientes, registro de vendas, 
controle de estoque e outros é quase que obrigatório esse recurso, pois ele auxilia a 
identificação das informações do cabeçalho e evita erros de referência. 
 
 
Uma pequena loja, cujo negócio é vender artigos para uma empresa de peças, pretende analisar 
suas vendas. Para isso, os dados foram compilados em um registro de vendas com as principais 
informações que o gerente julgou importante. 
Para utilizarmos esse recurso: Selecione a célula C5 > clique na Guia Exibição > Congelar Painéis 
> Congelar Painéis: 
 
Podemos agora navegar pelos dados da planilha e notar que o cabeçalho continua fixo, 
facilitando a identificação dos dados contidos na tabela. 
 
 
 
 Exemplo 3 – Venda Artigos (Aba 1) 
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3.2 Classificação em Níveis 
Muitas vezes recebemos uma base de dados na qual é necessário fazer uma ordenação dos 
dados. Essa ordenação pode ser alfabética, numérica (crescente ou decrescente), por data e 
outros. O Excel nos permite fazer uma classificação em vários níveis, sendo que a classificação 
ocorre do primeiro para o último nível. 
 
 
 
 
Trabalhando ainda exemplo “Venda Artigos”, iremos classificar nossa base de dados. Para isso: 
 Selecione a Guia Dados > Classificar; 
 
 
No item congelar painéis, podemos ver outras duas opções: Congelar linha superior e 
congelar primeira coluna (congelam apenas a primeira linha e a primeira coluna, 
respectivamente). No caso da primeira opção, congela todas as linhas e colunas acima e 
à esquerda da célula selecionada. 
Caso queira voltar ao normal, na guia Exibir marque a opção Congelar Painéis > 
Descongelar Painéis. 
Dica Voitto: 
 
A classificação de níveis é muito utilizada para organizar a sua base de dados. Logo, é 
interessante utilizá-la para “agrupar” os seus clientes, ordenar os valores de 
faturamento ou quantidade vendida. 
Dica Voitto: 
 Exemplo 3 – Venda Artigos (Aba 1) 
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 No item Classificar por escolha a opção “Produto”; 
 Clique em Adicionar Nível; 
 Em seguida, na opção E depois por selecione “Quantidade”, Ordem “Do Menor para o 
Maior” e clique em OK. 
 
Você verá que os dados selecionados foram ordenados de forma crescente com base em 
“Produto” como critério principal e em “Quantidade” como critério secundário, como mostrado 
abaixo. 
 
3.3 Autofiltro (Ctrl + Shift + L) 
Filtrar é um meio fácil de localizar e trabalhar com um subconjunto de dados de uma lista. Ao 
utilizar o filtro, o Excel exibe apenas as linhas que contêm um determinado valor ou que 
atendam a determinadas condições de pesquisa denominadas “critérios”. O autofiltro serve 
para filtrar uma lista rapidamente, ajustando o conteúdo de uma célula ou usando critérios 
simples de comparação. 
 
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No exemplo “Vendas Artigos”, o dono da loja pretende verificar o desempenho dos vendedores. 
Além de entender melhor o processo das vendas, ele pretende estipular uma comissão com base 
no valor total vendido. 
Para criar o “Autofiltro” selecione qualquer célula dentro da tabela que se deseja trabalhar, vá 
em Guia Dados > Filtro: 
 
Observe que, ao clicar no botão, apareceram algumas setas ao lado do título de cada coluna. 
 
Clique na seta da coluna “Vendedor” e veja as opções de filtragem. Selecione, por exemplo, 
apenas o Vendedor “André Saraiva”. 
 
 
Quando utilizamos o filtro, deve ficar claro que os dados não mudam de ordem. Ocorre 
apenas uma visualização diferente do “total”. Sendo assim, ao coletar informações 
específicas de, por exemplo, um cliente, faça o filtro e depois utilize o Ctrl+C e cole 
“valores” em outro espaço. Fazendo isso, você garante que não venham informações 
a mais, além de fórmulas e referências da tabela filtrada. 
 
Dica Voitto: 
 Exemplo 3 – Venda Artigos (Aba 1) 
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Dê OK e repare que em nossa tabela, aparecerão apenas as vendas do vendedor selecionado. 
Navegue pelas setas de filtragem e veja as opções de filtragem já existentes no Excel. 
Para desfazer os filtros, basta seguir o mesmo caminho para a criação destes: Dados > Filtro ou 
clicar em Limpar. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Os filtros aparecem de acordo com os dados na base e cada coluna apresenta uma 
característica diferente. No entanto, você pode recorrer a filtros que não são 
padronizados no software. Esse recurso está disponível em Filtros de Texto, Filtros de 
Número ou qualquer classe esteja trabalhando. 
 
 
 
 
 
 
Veja também: 
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3.4 Validação de Dados 
Ao trabalhar com planilhas, é comum cometermos erros de digitação ou mesmo a inserção de 
um dado não compatível pelo usuário. Para minimizar esses erros, o Excel possui uma 
ferramenta chamada “Validação de Dados”. Como desenvolvedor é possível impor algumas 
regras de digitação e ainda enviar mensagens de alerta sobre o erro cometido pelo usuário. 
 
 
 
 
 
Uma empresa que trabalha com a venda de vários tipos de produtos deseja fazer o controle de 
estoques para saber quanto possui de cada produto em seu estoque. No exemplo abaixo, a 
primeira tabela demonstra o controle de entradas e saídas e a segunda tabela o estoque total 
da empresa. De acordo com as movimentações, o estoque é atualizado. 
Para garantir que o controle seja realizado, a inserção de produtos, tipo de movimentação e 
data da operação devem seguir algumas regras. Os produtos devem ser os mesmos contidos na 
tabela de estoque total, a movimentação só pode ser entrada ou saída e a data deve ser maior 
ou igual à hoje. 
 
O principal erro na Classificação de Dados e Filtros ocorre quando é feita a seleção de um 
determinado conjunto de células de forma não proposital. Quando isso acontece, o Excel 
entende que o filtro e/ou classificação devem ser aplicados apenas naquele intervalo. 
Portanto, se for aplicar na tabela toda, selecione qualquer célula dentro da tabela que o 
Excel já entende que o recurso será aplicado na tabela toda. 
Principais Erros: 
 
Se você deseja restringir o preenchimento a uma lista de produtos, procedimentos, 
meses e outros, pode ser criada uma lista com esses critérios em algum espaço da 
planilha para ser utilizada como referência para a validação de dados. Isso ficará mais 
claro no exemplo a seguir. 
Dica Voitto: 
 Exemplo 3 – Controle de Estoque – Aba 2 
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Vamos inserir no campo de produto (B6:B23) uma validação de dados do tipo lista com os 
produtos no estoque total(H7:H15). Para isso, selecione o intervalo (B6:B23) > selecione a Guia 
Dados > Validação de Dados > Validação de Dados; 
 
 
 
 
 
Veja que abriu a caixa de diálogo Validação de Dados na guia Configurações, cujos critérios 
definiremos: 
 
A configuração acima permite que no intervalo selecionado B6:B23 sejam inseridos apenas os 
argumentos contidos na lista H7:H15. Sendo assim, nosso controle de entradas e saídas garante 
que só serão inseridos produtos contidos no estoque. 
 
 
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Para inserir o tipo de movimentação, trabalharemos com apenas dois tipos: Entradas, que 
aumentam o estoque total, e Saídas, que reduzem o estoque total. Para inserir esses dois 
argumentos, vamos selecionar o intervalo C6:C23 e clicar novamente na Guia Dados > Validação 
de Dados > Validação de Dados. Em seguida, vamos definir a seguinte configuração: 
 
Perceba que a opção de lista pode ser inserida a partir de uma lista já elaborada, semelhante à 
o que fizemos anteriormente ou pode ser redigida, com os argumentos separados por ponto e 
vírgula. 
 
 
Como estamos trabalhando com produtos por unidade, não é possível retirar ou adicionar ao 
nosso estoque partes fracionadas de produto, por exemplo, 0,5 Produto 1. Outra restrição é a 
movimentação de produtos negativos, por exemplo, -1 Produto 1. Sendo assim, colocaremos 
uma validação de dados que garanta a inserção apenas de valores inteiros e positivos. 
Selecionaremos o intervalo D6:D23 e seguiremos o mesmo procedimento, porém as 
configurações serão: 
 
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Perceba que ao tentar inserir valores fracionados, a validação de dados não permite. 
 
Essa mensagem de erro pode ser personalizada. Vamos criar o nosso próprio alerta de erro: 
 Selecionar o intervalo (D6:D23) > Dados > Validação de Dados > Validação de Dados; 
 Selecionar a aba “Alerta de Erro” e preencher os campos com os seguintes dados: 
 
No campo “Estilo” existem três opções. Para o nosso caso, utilizaremos a opção “Parar”. Essa 
condição não permite que sejam inseridos valores que não atendam a validação de dados 
inserida. 
 
 
 
 
 
Os outros dois tipos “Aviso” e “Informações” alertam sobre a não conformidade, porém 
permitem a inserção dos dados. 
 
Veja também: 
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Para finalizar, a data da movimentação deve ser igual ou inferior a hoje, não podendo registrar 
uma movimentação futura. Selecionaremos agora o intervalo F6:F23 e aplicaremos a seguinte 
validação: 
 
Para orientar os usuários, podemos inserir um alerta que auxilia no preenchimento. Ainda na 
janela demonstrada acima, utilizaremos a aba “Mensagem de Entrada”. 
 
Ao clicar em qualquer célula do intervalo selecionado, aparecerá o aviso para o preenchimento 
correto: 
 
 
 
 
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Agora vamos inserir alguns valores para ver o funcionamento do nosso controle de estoque e 
olhar a variação do estoque final e valor em estoque. 
 
 
 
 
 
 
3.5 Proteger Planilhas 
A proteção de planilha é usada basicamente para proteger determinadas partes do arquivo 
contra remoções ou mudanças acidentais das fórmulas inseridas. Essa proteção torna-se 
bastante útil, uma vez que, em alguns casos, podemos demorar horas produzindo uma fórmula 
e esta pode ser removida acidentalmente a qualquer momento, principalmente se a planilha for 
manuseada por mais de uma pessoa. 
Para proteger a planilha, devemos primeiro decidir se queremos proteger a planilha inteira, ou 
parte dela. O recurso de proteção permite que se proteja parte da planilha e que se liberem 
outras partes, tais como áreas onde são lançados dados que precisam ser “acrescentados” 
diariamente a um banco de dados, preservando-se as fórmulas, formatação, inclusão, exclusão 
de linhas e colunas e etc. 
 
 
 
 
 
 
 
A validação de dados não permite que sejam inseridos dados que não esteja nos critérios 
definidos. No entanto, existem duas formas de a validação de dados não funcionar. A 
primeira é quando você copia o conteúdo e uma célula e cola no intervalo da validação 
de dados. A segunda é quando você cria a validação de dados em um intervalo já 
preenchido. Logo, o dado permanecerá, mesmo que incorreto. 
Principais Erros: 
 
Muitos acreditam que a proteção de planilha com uso de uma senha resguarda 
informações sigilosas presentes. No entanto, pessoas que possuem conhecimento um 
pouco mais avançado podem desbloquear a planilha sem possuir a senha. 
Isso torna-se possível com o uso do Visual Basic for Applications (apresentado no 
módulo 6). Para quem já tiver conhecimento, basta pesquisar no Google por: “Macro 
para desbloqueio de planilha” > copiar no ambiente VBA > executar. 
Dica Voitto: 
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A empresa “Guloseimas” fabrica 20 tipos de biscoitos diariamente e precisa registrar e 
acompanhar os custos e a produção. Em uma simples planilha é anotado, pelo pessoal do chão 
de fábrica, a quantidade de biscoitos fabricados por dia para que se possa levantar corretamente 
os custos dos mesmos. 
Todas as células do Excel são bloqueadas por padrão. Logo, devemos selecionar o intervalo de 
células o qual não desejamos proteger, que nesse caso é apenas a quantidade produzida, pois, 
este campo deverá ser preenchido frequentemente pelo chão de fábrica. Neste caso, os outros 
campos ficam inalteráveis, pois são dados fixos da empresa ou dados calculados. 
 Selecione o intervalo C6:C25; 
 Clique com o botão direito do mouse sobre a seleção e escolha a opção Formatar 
Células; 
 Acesse a Guia Proteção e desmarque a opção Bloqueadas, clicando em OK em seguida. 
 
3.5.1 Protegendo a Planilha Inteira 
Na guia Revisão selecione a opção Proteger Planilha: 
 
 
Vamos colocar uma senha de fácil memorização para aprender o conceito. Na janela a seguir, 
digite a senha 1234: 
 Exemplo 3 – Rateio – Aba 3 
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Você pode simplesmente proteger a planilha, sem a utilização de senha. Veja que você pode 
editar o que será permitido que o usuário faça com as células bloqueadas. Em nosso caso, 
permitiremos que o usuário apenas selecione as células. 
Portanto, clique em “OK”, redigite a mesma senha e clique em “OK” novamente. Faça um teste 
agora tentando editar as células que não foram desbloqueadas e a células que foram 
desbloqueadas. Desproteja a planilha para que possamos continuar nosso trabalho! 
 
3.5.2 Protegendo uma planilha de modo que usuários específicos possam alterar campos 
específicos 
Outro recurso bastante interessante é o de bloquear a planilha e permitir que apenas alguns 
usuários possam editar certos intervalos, ou seja, é como se criássemos usuários para um 
arquivo com senhas diferentes. 
 
 
 
 
 
 
 
Hoje em dia, grande parte das empresas possuem um sistema intranet, em que vários 
usuários acessam o mesmo arquivo. Em alguns casos, nem todas os departamentos 
devem possuir acesso à todas as informações e ainda poder editar essas. Portanto, este 
tipo de recurso pode ser utilizado para criar uma senha para cada departamento 
(financeiro, comercial, recursos humanos e outros). 
Dica Voitto: 
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Consideremos que a coluna “Preço de Venda” possa ser editada apenas pelo escritório de 
vendas. Para isso criaremos uma senha de edição que será disponibilizada apenas para esse 
escritório. 
Ainda na guia Revisão clique no botão Permitir a Edição de Intervalos; 
 
Na tela a seguir, clique em Novo e preencha os campos conforme a figura abaixo, colocando a 
senha 123: 
 
Clique em OK, redigite a senha e OK novamente. Veja que a permissão foi criada: 
 
 Exemplo 3 – Rateio (Aba 3) 
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Clique em Protegerplanilha e coloque a senha 1234 e finalize a proteção. 
Agora, tente modificar qualquer célula da coluna “Preço de Venda”. Percebeu a diferença? 
Agora o Excel permite que o usuário modifique a célula apenas com a senha criada para o 
intervalo. 
 
3.5.3 Protegendo uma pasta de trabalho 
Você pode também proteger toda sua pasta de trabalho. Ao proteger uma pasta de trabalho, 
você estará bloqueando a estrutura da pasta, de modo que as planilhas não possam ser 
excluídas, movidas, ocultas, reexibidas, renomeadas e novas planilhas não possam ser incluídas. 
Você pode também impedir que as janelas de uma pasta de trabalho sejam movidas, 
redimensionadas, reexibidas ou fechadas. 
Selecione a guia Revisão > Proteger Pasta de Trabalho; 
 
 
 
 
Coloque a senha 1234 novamente e dê OK. Agora, tente modificar a estrutura da pasta de 
trabalho, criando uma nova planilha por exemplo. 
 
Desproteja nossa pasta de trabalho, clicando em “Proteger Pasta de Trabalho” e desmarcando 
a opção “Proteger Estrutura e Janelas”. 
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3.5.4 Protegendo um arquivo com senha 
Ainda temos uma última opção de proteção, que é proteger o arquivo com senha. Esse é o 
formato de proteção mais seguro, o qual limita o acesso ao arquivo. Vejamos: 
 Selecione o menu Arquivo > Informações > Proteger Pasta de Trabalho > Criptografar 
com Senha. 
 
 Criptografar o conteúdo com a senha 123. 
Dê um OK confirmando as senhas e salve o arquivo por cima do arquivo existente. Feche o 
arquivo e tente abri-lo novamente. Agora, o Excel pede senha para abrir o arquivo. 
Para retirar a senha, basta ir ao mesmo lugar, apagar a senha e salvar novamente por cima do 
arquivo existente. 
 
3.6 Consolidar Dados 
Para resumir e relatar os resultados de planilhas separadas, você pode consolidar dados de cada 
planilha separada em uma planilha principal. As planilhas podem estar na mesma pasta de 
trabalho que a planilha principal ou em outras pastas de trabalho. Ao consolidar dados, você 
está montando dados para que possa atualizá-los e agregá-los com mais facilidade. 
 
 
 
 
 
 
Lembre-se de que para utilizar este recurso, os dados a serem consolidados devem estar 
em matrizes de mesmo tamanho e na mesma posição. 
Dica Voitto: 
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Abaixo temos o mesmo caso da Voitto Metais que vimos no Módulo 2, porém utilizaremos um 
novo recurso para fazer o somatório das produções das peças. 
 Selecione a célula C6; 
 
 Na Guia Dados, clique no ícone consolidar. Veja a tela que vai aparecer: 
 
 Em Referência, selecionaremos os dados a serem consolidados, que são os valores 
contidos nas planilhas “Turno 1”, “Turno 2” e “Turno 3”. 
 Selecione cada intervalo (um por um), sempre clicando em Adicionar, até que todos os 
três estejam no campo Todas as referências. Marque também a opção de Criar Vínculo 
com os Dados de Origem. 
 Exemplo 3 – Resumo da Produção (Aba 4) 
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 Clique em OK e veja o que vai acontecer. 
 
Todos os valores foram somados (consolidados) na tabela “Resumo da Produção”. Veja agora 
que interessante, apesar de parecer o mesmo resultado do nosso exemplo com “Referência 3D”, 
existe um diferencial em consolidar os dados. 
Repare que no lado direito do nome das linhas, apareceram 4 símbolos de “+”. Clique em um 
deles para ver o que acontece. 
 
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Veja que ao clicar, os dados que estão consolidados aparecem na planilha principal. Essa é a 
grande vantagem de consolidar os dados, pois agora você pode exibir ou ocultar sempre que 
quiser os dados detalhados ou consolidados. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.7 Subtotais 
Existe uma maneira muito prática de organizar planilhas muito extensas e gerar informações 
dentro do Excel: é o comando Subtotais, encontrado na guia Dados. Ele organiza as planilhas por 
blocos de informação, estes podem ser exibidos ou não. Quando ocultos, a planilha fica 
simplificada e de fácil leitura. Quando exibidos, permitem observar os dados com mais detalhes. 
 
 
 
 
 
 
Caso deseje apenas realizar a consolidação dos dados sem a visualização dos símbolos 
“+”, basta desmarcar a opção criar vínculos com os dados de origem. Sendo assim, o 
resultado será bem parecido com o que vimos no módulo 2. 
 
Veja também: 
 
Por tratar-se de uma consolidação de dados da tabela toda, muitas pessoas selecionam 
todo o intervalo, porém só é necessária a primeira célula. Outro erro é tentar trabalhar 
com tabelas de tamanhos diferentes e em posições diferentes. 
 
Principais Erros: 
 
Ao utilizar o recurso de subtotais, os dados que você deseja calcular devem estar 
ordenados, em outras palavras, devem estar classificados (recurso aprendido neste 
módulo). Portanto, primeiro passo é verificar se os dados estão classificados e 
agrupados para depois utilizar os subtotais. 
Dica Voitto: 
Excel Básico ao Intermediário Versão 8.0 
 
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A empresa “Pneumáticos Ltda.” possui operações em todas as regiões do Brasil. O gerente de 
finanças deseja efetuar uma análise nos relatórios de vendas por região e por mês, mas essa 
informação tem que ser entregue em menos de 10 minutos. Vamos agir a fim de obter esses 
resultados de maneira ágil. 
Temos aqui alguns dados referentes à venda de pneus tais como, região, mês e valor da venda. 
Não é difícil de perceber que podemos juntar nossos dados em dois tipos de grupos: o grupo 
“Região” e o grupo “Mês”. 
Primeiramente, vamos fazer os agrupamentos por região: 
 Assim como explicado anteriormente, pode ser selecionada apenas uma célula dentro 
do intervalo que o Excel já entende que o recurso será aplicado na tabela toda; 
 Em seguida, selecione a guia Dados > Estrutura de Tópicos > Subtotal e preencha os 
campos conforme imagem abaixo: 
 
Observe que vamos adicionar o subtotal em Vendas e separada por Região. 
 
 
 Exemplo 3 – Venda de Pneus (Aba 8) 
Excel Básico ao Intermediário Versão 8.0 
 
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Um erro muito comum é o não agrupamento da categoria que se deseja calcular os 
subtotais. Com os dados desorganizados, são calculados vários subtotais, pois este 
recurso faz a soma de termos até aparecer um item diferente abaixo, ou seja, sem 
agrupamento possuem diversos itens diferentes. 
Outro principal erro é quando é feita a seleção incorreta da tabela, não aparecendo os 
itens para o cálculo do subtotal. Portanto, sempre selecione apenas uma célula 
qualquer na tabela que o próprio software irá expandir o intervalo de seleção. 
Principais Erros: 
 
 
Vimos acima o cálculo de subtotais por região. Agora, vamos testar os subtotais por mês. 
Para isso, temos que fazer uma reorganização na base de dados de modo a ter uma 
classificação por mês e não mais por região. 
 Para isso, utilize o recurso Classificar na Guia Dados e escolha a coluna mês; 
 Repita o procedimento de criar Subtotais; 
 Como ficam os resultados com a nova classificação? 
Veja também: 
Excel Básico ao Intermediário Versão 8.0 
 
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3.8 Resumo do Módulo 3 
• Congelar Painéis para fixação das informações no cabeçalho de banco de dados; 
• Recurso de Classificar para ordenação e agrupamento de dados; 
• Filtro para facilitar a localização de dados ou visualização de dados específicos; 
• Bloqueio de planilhas; 
• Consolidação de dados com a função SOMA (semelhante ao recurso do módulo 2); 
• Subtotais para fazer cálculo de grupos de dados. Lembrar de classificar antes. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A empresa Voitto Materiais de Escritório possui três principais produtos que são vendidos 
em quantidades consideráveis em suas quatro lojas. O gerente da loja solicitou a você que 
seja criada uma restrição ao fornecimento de desconto paraum valor máximo de 6%. A 
segunda solicitação é apresentar o somatório do total vendido por loja. 
l antes de aplicar o recurso. Logo, o Excel entende que é para aplicar o recurso apenas 
Desafio Voitto: