485512146-CONTABIL-APOSTILA-ALTERDATA

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Alterdata Software
 
Contábil
Sumário
Objetivo ............................................................................................................................. 5
Público-alvo ....................................................................................................................... 5
Alterdata Pack .................................................................................................................... 6
Introdução ao Alterdata Pack ......................................................................................... 6
Cadastro do Bureau ........................................................................................................ 7
Cadastro de Sócios ......................................................................................................... 9
Cadastro de Empresas .................................................................................................. 16
Vínculo do Sócio a Empresa ........................................................................................ 24
Plano de Contas ............................................................................................................ 27
Recurso de Duplicar o Plano de Contas ....................................................................... 32
Cadastro da Subconta ................................................................................................... 33
Centro de Custo ............................................................................................................ 38
Importação do Plano de Contas ................................................................................... 40
Exportação do Plano de Contas e do Plano de Centro de Custo .................................. 42
Cadastro de Usuários ................................................................................................... 44
Auditoria do sistema .................................................................................................... 48
Backup do sistema ....................................................................................................... 50
Sistema Contábil .............................................................................................................. 53
Aba Cadastros .............................................................................................................. 54
Cadastro da Empresa .................................................................................................... 54
Histórico Padrão ........................................................................................................... 58
Lançamentos Automáticos ........................................................................................... 59
Trava Contábil .............................................................................................................. 61
Aba Lançamentos ......................................................................................................... 64
Lançamentos Múltiplos ................................................................................................ 66
Liberar Lançamentos ................................................................................................... 69
Excluindo um Lote ....................................................................................................... 69
Abrir um lote de lançamento ........................................................................................ 70
Importação de Lançamentos Contábeis ....................................................................... 71
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Importação Financeira ................................................................................................. 76
Exportação de Lançamentos Temporários ................................................................... 77
Lançamento Simplificado ............................................................................................ 79
Lançamentos Fixos ...................................................................................................... 80
Carnê Leão ................................................................................................................... 83
Conciliação Bancária ................................................................................................... 95
Conciliação de Títulos............................................................................................... 103
Encerramento do Exercício ........................................................................................ 106
Desfazendo o Encerramento de Exercício ................................................................. 108
Encerramento Simulado ............................................................................................. 109
Aba Consultas ............................................................................................................ 111
Análise Gráfica ........................................................................................................... 111
Análise Crítica ............................................................................................................ 112
Consulta de Lançamentos .......................................................................................... 113
Localização de Lançamentos ..................................................................................... 118
Balancete Dinâmico ................................................................................................... 119
Consulta de Saldos ..................................................................................................... 121
Consulta de Resultado ................................................................................................ 123
Consulta de Diferenças .............................................................................................. 124
Pesquisa de Contas ..................................................................................................... 126
Conciliação de Lançamentos ..................................................................................... 128
Aba Livros e Relatórios ............................................................................................. 128
Diário ......................................................................................................................... 129
Razão .......................................................................................................................... 131
Balanço ...................................................................................................................... 135
Balancete .................................................................................................................... 138
Livro Caixa ................................................................................................................ 145
Temos de Abertura e Encerramento ........................................................................... 148
Notas Explicativas ..................................................................................................... 150
Lalur Lacs .................................................................................................................. 153
Demonstrações Contábeis .......................................................................................... 177
Demonstração de Resultado do Exercício ................................................................. 183
Demonstração de Resultado do Exercício Personalizado .......................................... 184
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Relatórios por Centro de Custo .................................................................................. 190
Análise Crítica (Relatório) ......................................................................................... 192
Número de Lançamentos ........................................................................................... 193
Relatório de Cheques Emitidos .................................................................................. 194
Aba Declarações Digitais ........................................................................................... 195
Aba Configurações e Manutenções ........................................................................... 196
Configurações Opções ............................................................................................... 196
Aba Geral ................................................................................................................... 197
Aba Relatórios ........................................................................................................... 198
Apagar Lançamentos em Bloco .................................................................................200
Substituição de Contas no Lançamento ..................................................................... 202
Essa apostila poderá ser impressa e utilizada no treinamento do sistema. Deverão 
ser utilizadas folhas de ofício no formato A4.
Atenção: Os exemplos e imagens utilizados na geração das apostilas são 
meramente ilustrativos e servem apenas como material didático.
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Objetivo
Este material tem o objetivo de apresentar a utilização do sistema de Contabilidade da 
Alterdata. 
Público-alvo
Usuários que desejam obter conhecimento prático sobre o sistema Contábil da Alterdata. 
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Alterdata Pack
Introdução ao Alterdata Pack
O Alterdata Pack é um gerenciador de sistemas e tem a finalidade de armazenar informações-
padrão que serão utilizadas por outros sistemas. Para evitar que o usuário tenha que cadastrar
a empresa em cada sistema da linha Pack, a empresa será cadastrada no Alterdata Pack e este
disponibilizará o cadastro para todos os outros sistemas. 
Após a instalação do sistema, será criado um atalho 'Alterdata Pack - Diamond' na área de
trabalho. O sistema também poderá ser acessado pelo menu 'Iniciar' > 'Todos os programas' >
'Alterdata' > 'Pack' > 'Alterdata Pack'. 
Será aberta a tela de login e senha do usuário. Caso esteja acessando o sistema pela primeira
vez, acesse com o usuário SUPERVISOR e senha 123456, esta é a senha padrão sugerida na
instalação do sistema.
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Uma das características dos sistemas Alterdata é o fato de serem 'Multiusuários', ou seja,
permitem o acesso simultâneo de vários usuários, executando diferentes procedimentos para
uma mesma empresa ou para empresas diferentes. Poderão ser cadastrados quantos usuários
forem necessários: este cadastro será verificado posteriormente. 
O sistema ficará minimizado na barra de ferramentas do Windowns. Ao clicar no ícone ,
o sistema Alterdata Pack será aberto na tela. 
Informações do Contador
No primeiro acesso ao sistema, será solicitado o código do cliente e a senha Passaporte. A
partir dessa informação, o sistema vai buscar os dados de Razão Social, CNPJ/CPF, UF e
Município. Essa informação será levada de forma fixa para o cadastro, de acordo com o CRM da
Alterdata. 
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Depois que o sistema identifica o código e os dados do Passaporte, o sistema abre a tela do
'Cadastro do Bureau'. Neste cadastro devem ser informados os dados do responsável pelas
informações contidas no sistema. Normalmente, são os dados do contador. É importante que o
preenchimento destes campos sejam efetuados corretamente, pois esses dados serão
utilizados em vários arquivos enviados ao governo. 
Outra forma de acessar o cadastro do Bureau é clicar na aba 'Cadastros' e no ícone
'Informações do Contador'. 
Atenção ao preenchimento dos campos 'Tel': devem apresentar o código DDD com 3 dígitos,
não sendo permitido adicionar pontuações.
Após o preenchimento desta aba clique em 'Gravar'. 
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É importante que todas as informações sejam preenchidas corretamente. Essas informações
serão salvas no cadastro do sistema, caso algum dado esteja incorreto, clique em 'Editar'. 
Cadastro de Sócios 
Acesse a aba 'Cadastro' e clique no ícone 'Sócios'
 
Nesta tela serão cadastrados os sócios de todas as empresas. Posteriormente os mesmos serão
vinculados a cada empresa. Para cadastrar, clique sobre o botão 'Novo':
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Na aba 'Básico' todas as informações deverão ser preenchidas.
Na aba 'Complementar' preencha os dados relativos à documentação, nascimento e estado
civil. 
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Os campos 'CPF Responsável' e 'Responsável' serão habilitados caso seja preenchido um
número de CNPJ no quadro Documentos. Neste caso, é necessário informar quem é o
responsável por esta pessoa jurídica.
Caso o país de nascimento não seja o Brasil, os campos 'Data de chegada', 'Data Naturalização'
e 'Casado com Brasileiro (a)' serão habilitados. O campo 'Filhos com Brasileiro (a)' será
habilitado apenas se estiver habilitada a marcação 'Casado com Brasileiro (a)' 
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Se o sócio for 'casado', deverá ser preenchido o campo 'Regime de Matrimônio'
Caso o sócio tenha dependentes, será necessário cadastrar os dependentes do sócio no campo
ao lado:
Após clicar no botão 'Dependentes', clique em Novo cadastro e preencha os dados do
dependente:
Na aba 'Declarações' preencha os demais dados do sócio:
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Na aba 'Observações' podem ser cadastradas observações relativas a este sócio. 
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Na aba 'Empresas vinculadas' serão demonstradas as empresas que este sócio esta vinculado.
Esta aba serve apenas como consulta, a vinculação do sócio a empresa será vista
posteriormente.
Após preencher todas as informações, clique sobre o botão 'Gravar'. Para realizar a emissão do
relatório do cadastro de sócios, na tela principal do cadastro de sócios, clique em 'Visualize
Impressão'.
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Na tela 'Impressão de Sócios' selecione os sócios que deseja que sejam emitidos no relatório.
Podemos emitir dois tipos de relatórios: 'Dados Cadastrais' e 'Empresas vinculadas ao sócios'.
Depois de selecionar o tipo de relatório, clique em 'Concluir'. 
Relatórios 'Dados Cadastrais': Será apresentado na tela o relatório com todos os sócios
selecionados e contendo as informações cadastrais dos mesmos. 
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Relatórios 'Empresas Vinculadas ao sócio': Um relatório com os sócios e as empresas que os
mesmos estão vinculados será emitido. Nesse relatório, podemos verificar informações como
'Tipo de Sócio', se o sócio é 'Responsável pelo CNPJ', qual o '% de Capital' e se o mesmo possui
data de 'Demissão'. 
Cadastro de Empresas 
Um dos principais cadastros do sistema é o das Empresas. Neste cadastro deve constar as
informações de todas as empresas que utilizarão os sistemas da Linha Pack Alterdata. Para
acessar o cadastro de empresas, acesse a aba 'Cadastros' e clique no ícone 'Empresas'. 
Para cadastrar uma nova empresa clique sobre o botão 'Novo':
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Na aba “Básico” deverão ser preenchidos os principais dados da empresa.
 
Ao informar o CNPJ/CPF da empresa e clicar em 'Importar dados da Receita Federal' é possível
importar alguns dados da empresa que constam no banco de dados da Receita Federal. Ao
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clicar neste botão, o sistema habilitará uma nova tela para que sejam digitados alguns
caracteres para a confirmação da importação das informações. 
Após informar os caracteres e confirmar, o sistema importará algumas informações sobre a
empresa, como: Razão Social, Nome Fantasia, Endereço, etc. 
A opção “Empresa Desativada”, indicará que a mesma não estará mais disponível para
movimentações, porém seus dados serão mantidos apenas para consultas.
Preencha na aba “Complementar”, os demais dados da empresa:
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É importante informar o valor do capital social da empresa no campo 'Valor Capital', pois
quando os sócios forem vinculados a empresa, será necessário informar o % do capital social
de cada um. 
O campo 'Código NIRE' é importante para a validação de vários arquivos, inclusive o SPED
Contábil. Caso a empresa tenha tido seu NIRE alterado, os históricos de alterações ficarão
armazenados no campo 'Histórico'.
Os históricos de alterações do CNAE também serão armazenados pelo sistema através do
campo ‘Histórico de Alterações no Tipo de CNAE'.
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A aba 'Observação' poderá ser utilizada para o preenchimento de informações específicas da
empresa, as mesmas poderão ser utilizadas futuramente para consulta
Na aba 'Logomarca' poderá ser vinculado um arquivo de imagem contendo o logotipo da
empresa. Este logotipo poderá ser impresso em alguns relatórios dos sistemas da linha Pack
Alterdata, desde que este relatório esteja pré configurado. 
Na aba 'Usuários' podemos verificar os usuários do sistema que possuem acesso a empresa
cadastrada. 
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Após efetuar o cadastro da empresa, clique sobre o botão 'Gravar'. De acordo com a legendaapresentada no cadastro da empresa é possível identificar as empresas Ativas, Inativas, com as
atividades encerradas e os cadastros a concluir, este último ficará em aberto até que sejam
preenchidas as informações do CNPJ e Inscrição Estadual, caso não tenha estas informações em
mãos.
Para emitir um relatório do cadastro da empresa, clique em 'Visualiza Impressão'.
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Em seguida, poderão ser definidas algumas configurações para a emissão do relatório.
Podemos gerar dois tipos de relatórios: 'Relatório Simples' e 'Relatório Completo'.
Relatório Simples: Relatório com alguns dados como Código da Empresa, Nome Fantasia, CNPJ,
Inscrição Estadual e Inscrição Municipal.
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Relatório Completo: Relatório com todos os dados cadastrais da empresa. 
Vínculo do Sócio a Empresa
 
Após realizar o cadastro da empresa, será necessário vincular os sócios pertencentes à mesma.
Para realizar o vínculo, acesse o cadastro de empresas, clique sobre a empresa uma vez e em
seguida clique sobre o item 'Sócios' ou no ícone com as mãos de 'Sócios'. 
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Ao clicar, uma nova janela com os sócios vinculados será aberta. Se precisar vincular um novo
sócio na empresa, clique no ícone 'Novo'. 
Na aba 'Básico', vincule o sócio já cadastrado. Se ele for o administrador da empresa, marque a
opção correspondente. A opção 'Responsável CNPJ' deverá ser marcada no vínculo do sócio
responsável perante a Receita Federal.
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O campo '%Capital' será preenchido de acordo com o Contrato Social. A soma dos percentuais
de cada sócio deverá corresponder a 100%. O campo 'Valor Capital' será calculado
automaticamente multiplicando o % Capital pelo Capital Social informado no cadastro da
empresa.
Outros campos importantes são o “Valor Pró-labore” e “Indexador”. O Pró-labore corresponde
ao salário do sócio. Ele pode ser um valor fixo, por exemplo: 1.000,00, ou um valor indexado,
por exemplo 2 salários mínimos. Caso seja fixo, informe o valor do Pró-labore e mantenha o
campo Indexador em branco. Se for indexado em salários mínimos, informe a quantidade de
salários mínimos no campo 'Valor Pró-labore' e no campo 'Indexador' informe 'Salário Mínimo'.
Os campos 'Admissão/Entrada', 'CBO 2002', 'Cód. Retenção do IR', também deverão ser
preenchidos corretamente. Caso o sócio tenha que constar na RAIS, marque a opção
correspondente.
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Na aba Receita Federal será vinculado o Percentual de Capital Votante e a Qualificação do
Sócio. Estas informações serão levadas para a DIPJ, que também é uma declaração anual da
Receita Federal. Para geração do arquivo SPED Contábil e SPED ECF será necessário preencher
as informações de Qualificação e Função. 
A aba Procurador somente será preenchida caso o sócio esteja impedido de assinar as
documentações por estar no exterior, por exemplo. Nesta tela, serão preenchidos os dados do
procurador.
Plano de Contas
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Para acessar o cadastro do Plano de Contas, clique na aba 'Cadastro' e no ícone 'Plano de
Contas'.
As contas vinculadas ao plano de contas serão utilizadas nos lançamentos contábeis. O ideal é
que utilize um plano de contas por empresa. Porém, muitos contadores preferem utilizar o
mesmo plano para várias empresas, a utilização ficará a critério de cada usuário.
Para visualizar as configurações do plano de contas clique duas vezes sobre o mesmo.
Na aba 'Configuração' deverá ser informada a 'Classificação Interna', que definirá o número
máximo de níveis sintéticos que poderão ser cadastrados. A classificação indica, também, a
quantidade de dígitos que constarão em cada nível. Veja o exemplo:
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Classificação Interna: 9-9-99-99-99
- Esta máscara permite cadastrar até 4 níveis sintéticos. O último será analítico. Está indicado
também que os dois primeiros níveis serão cadastrados com 1 dígito, os demais com 2 dígitos.
A máscara indica que o separador dos níveis é o hífen (-).
Os campos 'Classificação Externa' e 'Classificação Impressão' serão utilizados na impressão de
relatórios.
Abaixo consta a opção indicando se a empresa irá trabalhar com subcontas. As subcontas
equivalem às contas analíticas. Normalmente, elas possuem uma classificação diferenciada das
demais contas. A critério do contador, elas poderão ficar ocultas em alguns relatórios. Esta
configuração é aconselhável quando há muitas contas analíticas vinculadas a uma determinada
conta sintética, é o caso dos clientes e fornecedores na existência de uma conta específica para
cada um deles. Por terem um cadastro mais facilitado, poderão ser adicionadas subcontas com
o nome de cada cliente e fornecedor. A utilização da subconta é opcional.
Ainda nesta aba consta a opção 'Desprezar Controle de Estrutura de Contas'. Ao efetuar o
cadastro de uma nova conta o sistema verifica se há contas sintéticas superiores
correspondentes à classificação informada para esta nova conta, bloqueando o cadastro caso
esteja inconsistente. É uma proteção do sistema. Porém, em alguns casos o usuário deseja
gravar a conta mesmo sem vínculos acima, para que isto seja possível deverá marcar esta
opção. Cabe ressaltar que não aconselhamos ativar esta opção, visto que os cadastros
inconsistentes poderão causar problemas na geração dos arquivos legais e relatórios.
Na aba 'Definição' serão informados os principais níveis do Plano de Contas.
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Caso trabalhe com o mesmo número para as Receitas, Despesas e Nível de Custo. Será
habilitado a opção de Configurar. Para que seja definido o grupo de cada um.
No campo 'Nível Disponível' será vinculada a conta sintética que totaliza as disponibilidades da
empresa, que são os valores do Caixa e Banco. 
No quadro relativo às Contas de Resultado deverão ser vinculadas as contas de Lucro e Prejuízo
da empresa. Abaixo será informada a conta de Apuração que será utilizada para fazer a
contrapartida no encerramento do exercício. 
Caso trabalhe com o mesmo número para as Receitas, Despesas e Nível de Custo. Será
habilitado a opção de Configurar. Para que seja definido o grupo de cada um.
Após configurar o cadastro do plano de contas, clique em 'Gravar'. Em seguida, para visualizar
as contas do plano de contas, clique no item 'Contas'.
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Será
apresentada uma tela com a relação das contas cadastradas para este plano de contas. Será
possível avançar para o próximo nível principal ou retornar ao nível principal anterior através
das setas localizadas ao lado da descrição do plano de contas.
Ao editar o cadastro de uma das contas, será visualizada a tela abaixo:
- O campo chamada armazena o código reduzido da conta, este código será impresso nos
relatórios e será utilizado nos lançamentos contábeis.
- A classificação interna indica a ordem desta conta no plano de contas. 
- O campo 'Chamada Externa' será utilizado na exportação dos lançamentos contábeis. A
Classificação Externa será utilizada na emissão dos relatórios.
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Abaixo consta a configuração para definir se a conta terá subcontas vinculadas a ela. Este
campo ficará ativo apenas nas contas sintéticas para os planos configurados para trabalhar com
subcontas.
Consta, também, a configuração para definir a periodicidade da conta: mensal ou indefinida. A
conta mensal é aquela que recebe lançamentos todo mês, por exemplo uma conta de aluguel
ou de luz. Uma conta com periodicidade indefinida é aquela pode ou não receber lançamentos,
dependerá da ocorrência do fato, por exemplo a conta 'Multas de Trânsito'. 
Abaixo consta a configuração referente à origem da conta, ou seja, se a natureza é devedora,
credora ou se não possui natureza definida. Estas duas últimas configurações serão utilizadas
nos relatórios gerenciais.
Para incluir uma nova conta, basta clicar no botão 'Novo Cadastro' localizado na tela principal
do cadastro de contas. Para excluir uma conta, clique sobre o botão “Exclui o Cadastro', porém
só será permitido excluir contas que não foram movimentadas.
Recurso de Duplicar o Plano de Contas
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Devidoàs particularidades de cada empresa, é aconselhável que cada uma tenha o seu próprio
plano de contas. Para facilitar o processo de criação, o sistema possui o recurso de duplicar um
plano de contas para que ele possa ser ajustado e utilizado por outra empresa.
Para duplicar o plano, na tela principal do cadastro do plano de contas, selecione o plano a ser
duplicado e clique no ícone 'Duplicar Plano de Contas'.
Na próxima tela digite um nome para o novo plano de contas. Sendo necessário, marque a
opção para duplicar as informações do centro de custo, desta forma, as informações do centro
de custo que estiverem vinculadas nas contas do plano de origem, constarão também neste
novo plano. Em seguida, clique em 'OK'.
Agora, é só efetuar o ajuste das contas neste novo plano.
Cadastro da Subconta
Para fazer o cadastro das subcontas é necessário configurar o plano de contas para trabalhar
com a subconta, para isto, acesse o cadastro do plano de contas no Alterdata Pack e clique
duas vezes sobre o mesmo. Marque a opção 'Plano de Contas trabalha com Subcontas', ao lado
informe a quantidade de dígitos que as subcontas terão no último nível. Por padrão, vem
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sugerido 4 dígitos. Neste caso, se for criada uma subconta vinculada à conta sintética: 1-1-01-
01, a primeira conta será criada com a seguinte classificação: 1-1-01-01-0001, mesmo que
esteja configurada a máscara de classificação interna 9-9-99-99-99. Em seguida, grave o
cadastro. 
Na tela principal do cadastro do plano de contas, clique no menu Subcontas.
Em seguida, clique em 'Novo Cadastro'. 
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Informe o nome do grupo de contas que está sendo criado, por exemplo: Fornecedores.
Após gravar, clique no item 'Contas'.
Cadastre as subcontas, que neste caso seriam os fornecedores.
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Após fazer o cadastro, acesse o cadastro das contas do plano de contas e clique duas vezes
sobre a conta sintética que terá o vínculo das subcontas, neste caso, a conta de Fornecedores,
marque a opção relativa a Subconta e vincule o grupo de Fornecedores.
No plano de contas, as subcontas terão um código de chamada diferenciado, conforme mostra
a imagem abaixo.
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Observe que a classificação também não ficou sequencial. Caso queira configurar o código de
chamada e a classificação de forma que respeite a sequência, acesse a aba 'Manutenção' e
clique no ícone 'Opções'. 
Clique na aba 'Geral' e marque as opções referentes as Sub-Contas:
Centro de Custo
Para cadastrar o Centro de Custo, acesse a aba 'Cadastro' e clique no ícone 'Centro de Custo'. 
 
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O aconselhável é que seja cadastrado um centro de custo para cada empresa que tiver sua
contabilidade controlada por custos. Para cadastrar um novo centro de custo clique sobre o
botão 'Novo Cadastro'.
Informe o nome que identifica o Centro de Custo, poderá ser o mesmo nome da empresa, e a
classificação interna, que seguirá a mesma regra da classificação informada no cadastro do
plano de contas. Após o cadastro, clique sobre o botão 'Gravar'.
Agora, clique em 'Centro de Custo', em seguida, em 'Novo Cadastro'.
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Cadastre os centros de custos, normalmente, os setores da empresa. Não é necessário
preencher todos os dados do cadastro do centro de custo, serão obrigatórios os campos:
Chamada, Classificação, Tipo do Centro de Custo e Descrição.
Importação do Plano de Contas
Antes de efetuar a importação das contas de um plano de contas, é necessário fazer o cadastro
do plano de contas, pois o sistema importa apenas as contas.
Para fazer o cadastro do plano de contas, acesse a aba 'Cadastro' e clique no ícone 'Plano de
Contas' e em 'Novo Cadastro'. Preencha a classificação interna, deverá corresponder à
classificação das contas que serão importadas. A aba Definição não será preenchida neste
momento, pois o plano ainda não possui contas cadastradas.
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Após gravar o cadastro, acesse a aba 'Manutenção' e clique no ícone 'Importação Plano de
Contas'. 
Na segunda tela, informe o plano de contas que foi criado para esta importação e selecione o
diretório onde se encontra o arquivo. O arquivo deverá estar no formato aceito pelo sistema
Alterdata Pack. Para verificar esta estrutura, clique no menu ajuda, em seguida em Estrutura
para importação do plano de contas.
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Após selecionar o arquivo de importação, clique em avançar, em seguida em concluir. Ao
finalizar o processo, complemente os dados na aba 'Definição' no cadastro do plano de contas.
Exportação do Plano de Contas e do Plano de Centro de Custo
Caso necessário, as contas do plano de contas e do centro de custo poderão ser exportadas
para um arquivo texto de forma que sejam importadas em outra base de dados. Para efetuar a
exportação das contas do plano, acesse a aba 'Manutenção' e clique no ícone 'Exportação
Plano de Contas / Centro de Custos'.
Selecione o tipo de exportação que será efetuado: Plano de Contas ou Centro de Custo. Neste
exemplo, será efetuada a exportação do plano de contas.
Selecione o plano de contas que terá suas contas exportadas e o diretório para a geração do
arquivo, em seguida conclua o processo.
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Com este procedimento, todas as contas do plano de contas serão exportadas para um arquivo
texto.
Cadastro de Usuários
Os usuários são as pessoas que tem acesso ao sistema, devendo cada um ter um login próprio
e senha.
Para realizar o cadastro de usuário, clique no ícone Alterdata Pack e em seguida em 'Cadastro
de Usuários'.
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Clique sobre o botão 'Novo', informe o 'Nome Completo', o 'Email' do usuário e o 'Nome
Curto', sendo este o login para o acesso ao sistema. Ao lado deverá ser informada a 'Senha',
confirmando-a em seguida, no campo 'Confirma Senha'.
Abaixo, o quadro 'Permissões' demonstra uma lista de itens disponíveis no sistema, destinados
a especificar os acessos permitidos a cada usuário. 
Ao clicar com o botão direito sobre um desses itens relacionados, serão disponibilizados os
ícones: 'Habilitar', 'Desabilitar', 'Esconder' e 'Solicitar outro login'.
As opções 'Desabilitar' e 'Esconder' são utilizadas para bloquear o acesso: a diferença entre
elas é que quando marcamos 'Desabilitar', o item fica na cor cinza, porém o usuário consegue
visualizá-lo; a opção 'Esconder' tornará o item invisível: o usuário não conseguirá visualizar esta
opção no menu. E para o ícone 'Solicitar outro login', será solicitada uma senha para que o
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usuário possa acessar essa rotina. Neste caso, o acesso será liberado através da senha do
Supervisor.
Também é importante considerar que haja o bloqueio do acesso ao cadastro de 'Usuários',
pois, se foi feito um bloqueio a algum item e o usuário tiver acesso à tabela de 'Permissões',
poderá habilitar os acessos novamente.
Ao lado, existe um quadro com a lista das empresas cadastradas no sistema Alterdata Pack. É
possível configurar o acesso a determinadas 'Empresas'. Assim, mesmo que seja habilitado
para o usuário o acesso ao Cadastro das Empresas, ele apenas poderá visualizar as empresas
disponibilizadas.
Existem outros itens disponíveis como: 'Editar', que permite fazer alterações no cadastro de
usuários; 'Duplicar', que permite duplicar o cadastro de usuários de forma que o novo cadastro
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respeite as mesmas restrições do cadastro anterior; e o botão de 'Excluir', para fazer a exclusão
do cadastro de usuários. 
Caso o colaborador não faça mais parte do quadro de funcionários, podemos marcá-lo como
um 'Usuário desativado'. 
É possível realizar restrições do acesso aos Bancos de Dados, limitando as bases que cada
usuário pode acessar. 
Após a criação dos usuários, clique no botão 'Gravar'.
NÃO é permitido definir restrições para o usuário SUPERVISOR: este terá acesso pleno a todos
os módulos. Lembrando que, como padrão, o sistema traz para o usuário SUPERVISOR a senha
123456. Esta senha deverá ser alterada para que somente o responsável por essas restrições
no sistema tenha acesso.
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Auditoria do sistema
A Auditoria do Sistema, permite visualizar todo o históricode alterações no sistema. As
exclusões cadastrais, alterações ou impressões de relatórios, são informações que poderão ser
verificadas neste módulo do sistema. A finalidade é que o usuário tenha um controle do que
está sendo modificado na base de dados. 
Para visualizar essas informações acesse a aba 'Manutenção' e clique no ícone 'Auditoria do
Sistema'. 
Informe 'Data inicial' e 'Data Final' da busca e clique no botão 'Executar Filtro': observe os
registros filtrados.
Você poderá também filtrar por trecho de texto no campo 'Procurar eventos contendo o
texto:'. Neste campo, informe o nome da empresa no filtro, selecione a opção 'Contendo a
palavra digitada' e clique em 'Executar Filtro'.
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Nas 'Opções de filtro', escolha um ou mais itens: para isso basta desmarcar a opção 'Todos'.
Selecione a opção desejada e clique novamente em 'Executar Filtro'.
Backup do sistema 
Através do sistema Alterdata Pack é possível efetuar o Backup de todos os sistemas da linha
Pack de uma forma bem rápida e prática. Acesse a aba 'Manutenção' e clique no ícone 'Backup
dos sistemas'. 
Primeiramente, deverá ser informado o diretório de destino do Backup. Para isto clique no
botão 'Configurações'. 
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Deve ser informado o diretório onde o Backup será armazenado. 
Na tela 'Backup/Restauração', será questionado se deseja: 'Copiar base de dados (Backup)'
para o sistema realizar a cópia da base de dados de todos os sistemas. A segunda opção é
'Restaurar Cópia da base de dados'. 
Para o procedimento de restauração do backup dos sistemas, clique sobre o item 'Visualizar
Usuários'. 
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No quadro dos 'Usuários Conectados' serão visualizados os nomes dos computadores que
estão com os aplicativos abertos, e os respectivos usuários logados. 
Entre em contato com os Usuários logados e solicite que finalizem os aplicativos. Abaixo, na
tela 'Backup/Restauração' encontram-se as informações do 'Tamanho físico da base de dados',
o 'Espaço livre do servidor', e 'Destino' a que se encaminhará o backup. 
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A tela 'Backup/Restauração' ficará com o botão 'Iniciar habilitado': selecione a base de dados
que deseja restaurar e clique em 'Iniciar', efetuando assim a restauração do Backup. 
Sistema Contábil
O sistema Contábil Alterdata é uma excelente ferramenta para o gerenciamento das
informações contábeis. Através dele serão efetuados os registros dos lançamentos contábeis e
será permitido emitir diversos tipos de consultas e relatórios. Dentre outros recursos, é
possível efetuar a conciliação bancária, excelente para fazer a comparação entre o movimento
lançado no sistema e os valores que constam no extrato bancário. Alguns arquivos legais são
gerados pelo sistema Contábil, por exemplo, o Sped Contábil e a DIPJ.
Ao abrir a tela principal do Sistema, visualiza-se o LiveDesktop, que é um canal de comunicação
entre a Alterdata e o escritório. No LiveDesktop são adicionadas algumas informações
importantes, tais como liberações de novos recursos e vídeos institucionais. Através do botão
'Cursos' você poderá visualizar a agenda disponível e se inscrever em cursos à distância.
49
Clicando no botão 'Suporte' você terá acesso aos horários de atendimento do suporte e
também terá disponível o acesso para o suporte Chat. Através do live também é possível ter
acesso à base do conhecimento e obter a 2a via do boleto.
Aba Cadastros
Na aba 'Cadastros' constam disponíveis os ícones relacionados aos cadastros do sistema:
Empresas, Lançamento Automático, Histórico Padrão e Trava Contábil. Ao lado constam os
ícones relacionados ao recurso 'Orçamento'.
Cadastro da Empresa
Após efetuar o cadastro da empresa no PHD deve-se cadastrar a mesma no sistema Contábil.
Para isto, na aba 'Cadastros' clique em 'Empresas':
50
Em seguida, clique em 'Novo Cadastro'. Na aba 'Dados' consta a configuração 'Trabalha com
lançamentos temporários', também conhecido como lotes. Marcando esta opção será
permitido criar lotes para armazenar os lançamentos contábeis. 
Os lotes têm o objetivo de organizar os lançamentos, que poderão ser agrupados por período
ou por tipo de movimento, por exemplo. 
Abaixo consta a opção Imprimir Razão Social completa nos Relatórios Legais, que deverá ser
marcada caso, no PHD, tenha sido preenchido o campo 'Nome Completo' no cadastro da
empresa, aba Completar, sub aba 'Informações para o Contábil'. A opção 'Gera SPED (ECD –
Escrituração Contábil Digital)' deverá ser marcada caso a empresa tenha a obrigatoriedade de
gerar o arquivo SPED. 
Abaixo informe qual plano de contas será utilizado pela empresa. Este deverá ser escolhido
com muito critério, pois uma vez iniciados os lançamentos, o plano de contas não poderá ser
alterado.
51
Informe abaixo o Centro de Custo que será utilizado por esta empresa. Este campo será
habilitado caso esteja marcada a opção 'Centro de Custo' no cadastro da empresa no PHD, aba
Complementar, sub aba 'Informações para o Contábil':
Abaixo, constam os dados do contador. Por esta tela será possível cadastrar ou editar os dados
do contador, para isto, basta clicar nos itens correspondentes. 
No quadro 'Datas' constam os seguintes campos:
- Data de fechamento: é a data do último encerramento. Esta data é definida automaticamente
pelo sistema quando for efetuado o processo de encerramento de exercício da empresa. O
sistema não permitirá incluir, alterar ou excluir lançamentos com data igual ou anterior à data
de fechamento.
- Data de processamento: constará a referência dos lançamentos que estão sendo incluídos no
sistema. Caso o usuário efetue um lançamento em outro mês, o sistema irá criticar
questionando se a data do lançamento está correta. É uma proteção do sistema.
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- Última Conv. Moeda: deverá constar a data da última conversão da moeda, quando houver
troca da moeda nacional. Por exemplo, o Real passou a vigorar em 01/07/1994. As empresas
que possuem movimentação com data anterior a esta, deverá informar a data da última
conversão da moeda.
- Última Auditoria: É um campo apenas informativo, deverá constar a data da última auditoria
contábil.
Abaixo consta o campo “E-mails dos usuários que devem receber os relatórios” este será
utilizado no envio de arquivos para o PackWeb. 
Na aba 'Livro \ Termos' serão definidos os números dos livros e os números da última página
impressa de cada livro.
Abaixo serão definidos os termos que serão utilizados no relatório para demonstrar o resultado
da empresa. Deverá configurar também o termo utilizado para demonstrar o número da página
nos relatórios contábeis (Folha ou Página):
A última configuração é relacionada à emissão da DFC (Demonstração do Fluxo de Caixa). No
campo Ano Base deverá ser informado o ano para o início dos cálculos pelo sistema, o Valor
Base seria o valor do saldo do fluxo de caixa relativo ao ano informado. Se saldo for devedor, o
valor informado deverá ser negativo.
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Histórico Padrão
O histórico padrão será utilizado nos lançamentos contábeis para descrever a operação
efetuada. O histórico é um item obrigatório. No lançamento da conta de água referente à
Junho/14, por exemplo, poderá constar o seguinte histórico: 'Pagamento da conta de água
relativa ao mês 06/2014'. O mesmo histórico poderá ser utilizado no próximo mês ao lançar a
conta de água, modificando apenas a referência. 
Para facilitar o lançamento podemos cadastrar este texto como um histórico padrão a ser
utilizado nos lançamentos da conta de água, deixando em aberto apenas a referência que será
informada no lançamento contábil. Outras situações também poderão ter um histórico padrão
definido, por exemplo, o pagamento de aluguel, pagamento do seguro, compra de mercadoria,
dentre outros.
Para cadastrá-los acesse o item Histórico Padrão na aba Cadastros:
Clique no ícone 'Novo Cadastro' e cadastre o histórico padrão. No campo 'Tem Complemento
da Descrição?' selecione 'Sim' casoqueira complementar o histórico na tela de lançamento, se
não tiver complemento, informe 'Não'. O complemento seria, por exemplo, a referência do
lançamento.
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Lançamentos Automáticos 
Da mesma forma que os históricos se repetem nos lançamentos, muitos lançamentos são
frequentes, possuem as mesmas contas a débito, a crédito e o mesmo histórico padrão tendo
alteração apenas na data e nos valores. É o caso das contas mensais (água, luz e telefone),
também podemos citar o pagamento dos salários dos funcionários, pagamento dos impostos,
dentre outros.
Para facilitar o lançamento, poderão ser criados os lançamentos automáticos que indicarão a
conta a débito, a conta a crédito e o histórico. O usuário apenas precisará lançar a data, o valor
e, se necessário, complementar o histórico.
Para ativar este recurso, deve-se acessar o cadastro da empresa no sistema PHD e clicar na aba
Complementar em seguida em Informações para o contábil. Deve-se marcar a opção
Lançamento Automático:
Para cadastrá-los, acesse no sistema Alterdata Contábil o item 'Lançamento Automático' na aba
'Cadastros':
Clique em 'Novo Cadastro' e digite um nome para o lançamento, em seguida, grave o cadastro.
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Para configurá-lo, selecione o mesmo e clique em 'Lançamentos':
Clique em 'Novo Cadastro' e informe o plano de contas, a conta devedora, a conta credora e o
Histórico padrão, criado anteriormente.
Estas informações dos lançamentos automáticos, poderão ser utilizadas por qualquer empresa,
desde que trabalhe com o mesmo plano de contas.
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Se o código de chamada das contas de outro plano de contas forem os mesmos, poderá marcar
a opção 'Gravar este lançamento automático para todos os planos de contas?'
Caso sejam contas diferentes, deverá criar um cadastro para cada plano de contas.
Trava Contábil
Este módulo tem a finalidade de bloquear inclusões, edições ou alterações no movimento
contábil da empresa em um período igual ou anterior ao informado neste cadastro. Isto se faz
necessário para garantir a integridade das informações declaradas. Com a trava contábil
também não será permitido importar movimento com data igual ou anterior à cadastrada. Não
será permitido, por exemplo, desfazer o encerramento de exercício.
O bloqueio é realizado também nos sistemas Alterdata Departamento Pessoal, Alterdata Fiscal
e Alterdata Guias, com a definição da trava contábil, não será permitido incluir, editar ou
excluir informações relativas ao movimento nestes sistemas. Este bloqueio é devido para não
haver diferenças entre os lançamentos contábeis correspondentes e o movimento real
efetuado em cada sistema. Havendo necessidade de realizar algum ajuste em movimento
anterior, o supervisor efetuará a liberação alterando a data da trava contábil.
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Para habilitar o recurso, é necessário acessar o sistema PHD, clicar em Ferramentas > Opções.
Em seguida, clique na aba Geral. Marque a opção 'Usar o recurso de Trava Contábil nos
sistemas Alterdata Pack.
No sistema Contábil, clique em Trava Contábil, disponível na aba Cadastros:
Clique em 'Novo Cadastro', informe a empresa e as datas para o bloqueio em cada sistema:
Neste exemplo, a data para o sistema Contábil foi definida como 04/2014, ou seja, deste mês
para trás nada poderá ser alterado. Já a data para o Fiscal e Guias foi definida como 05/2014.
Os meses informados poderão ser diferentes, pois pode ser que os lançamentos relacionados
aos valores fiscais já tenham sido efetuados e conferidos, mas constam pendente outros
lançamentos.
As datas dos campos Fiscal Principal, DP Principal e Guias Principal não poderá ser inferior à
data da Contabilidade.
Veja a mensagem que o sistema apresenta ao tentar desfazer o encerramento de exercício de
um período anterior:
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Abaixo, consta a mensagem apresentada pelo sistema ao tentar incluir um lançamento anterior
à data da trava contábil:
Aba Lançamentos 
Para iniciar o registro dos lançamentos clique em 'Novos' na aba Lançamentos.
Selecione a empresa e clique em 'OK':
Será aberta a tela para os lançamentos. Na parte superior, constará a identificação do lote,
poderá ser digitado um nome que identifique o lote do lançamento. Ao lado, consta o botão
'Novo' para realizar um novo lançamento.
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Na tela de lançamento constará os seguintes campos:
Preencha os dados para o lançamento contábil. Caso não tenha histórico padrão criado para o
mesmo, poderá ser informada apenas a descrição do histórico. Ou, cadastre um histórico
padrão pela tela de lançamentos, para isto, basta informar um código de histórico que não
exista no cadastro de históricos padrões:
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Ao lado de cada conta está informado o seu respectivo saldo. Para consultar os detalhes do
movimento desta conta, clique no botão abaixo 'Movimentos'.
O campo número do documento será utilizado para informar o número do cheque que foi
envolvido no lançamento.
Para excluir um lançamento, selecione o mesmo e clique no ícone 'Excluir'. O lançamento
constará na tela até que o lote seja liberado.
Lançamentos Múltiplos 
Para efetuar lançamentos que possuem mais de uma conta devedora e/ou credora, clique no
botão 'Múltiplos', ao lado da data do lançamento:
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Informe a data e o valor total do lançamento. Abaixo, preencha os dados de uma das partidas
do lançamento, em seguida clique em 'Gravar partida':
Preencha os dados da próxima partida do lançamento e repita este procedimento até concluir
todas as partidas:
Os lançamentos constarão no quadro abaixo, quando o total de débitos for igual ao total de
créditos será habilitado o botão 'Gravar'.
Para excluir um lançamento múltiplo, basta selecioná-lo e clicar no ícone 'Excluir', conforme é
feito nos lançamentos normais, neste caso, todas as partidas do lançamento serão excluídas:
Se for necessário excluir apenas uma partida do lançamento, clique duas vezes sobre o mesmo,
para editá-lo, em seguida, clique em 'cancelar partida' para sair do modo 'edição':
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Após, selecione a partida do lançamento que será excluída e pressione a tecla 'delete':
O sistema apenas habilitará o botão 'Gravar' quando os valores a débito e a crédito forem
iguais.
Liberar Lançamentos 
Para sair da tela de lançamentos, será necessário liberar o lote. Este procedimento atualiza as
informações nos relatórios contábeis. Para sair do lote, poderá também clicar em 'Fechar' ou
em 'Cancelar'.
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A diferença entre liberar e fechar a tela de lançamentos está na atualização dos valores nos
relatórios, a liberação do movimento atualiza a informação, se o lote for apenas fechado, os
valores não serão atualizados nos relatórios contábeis.
A opção 'Cancelar' mantém o lote na situação original, quando foi aberto. Ou seja,
desconsidera as inclusões, edições e exclusões de lançamentos efetuadas após a abertura do
lote. Se for cancelado um novo lote, todos os lançamentos serão desconsiderados, ou seja, o
lote não será criado.
Excluindo um Lote
Para excluir um lote de lançamentos, clique sobre o botão 'Apagar Lote' dentro da tela de
lançamentos:
Não será possível recuperar um lote excluído, exceto através de restauração de backup.
Abrir um lote de lançamento 
Para abrir um lote de lançamentos, na aba 'Lançamentos', clique em Abrir:
Selecione a empresa, caso a mesma não trabalhe com lotes, informe também o período para a
consulta:
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Se a empresa trabalhar com lotes, será aberta uma segunda tela para a seleção do lote:
Após selecionar o lote, clique em 'OK'.
Importação de Lançamentos Contábeis 
O sistema possui o recurso de importar lançamentos contábeis de um arquivo texto. Para isto,
é necessário que o arquivo com o movimento contábil esteja em um formato padrão
reconhecido pelo sistema Contábil. Abaixo consta um exemplo de um arquivo texto nesta
estrutura:
Para importar o arquivo com o movimento contábil, acesse a aba 'Lançamentos' e clique em
'Importar Lançamentos':
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Abaixo selecione o tipo dearquivo que será importado. Cada item corresponde a uma
estrutura de layout distinta. Você poderá conferir a estrutura de layouts clicando no botão
'Layout de Importação'.
Será aberta uma tela contendo os layouts disponíveis para importação dos lançamentos:
Na tela de importação selecione o tipo de arquivo que será importado e clique em 'avançar'.
Em seguida, selecione a empresa:
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Na próxima tela, selecione o arquivo a ser importado:
Ao avançar, selecione o período para a importação dos lançamentos. Caso queira importar
todo o movimento que consta no arquivo, o período poderá ficar em branco. Ao lado,
preencha a quebra para a criação dos lotes, por exemplo, se for informada uma quebra
quinzenal, o sistema criará 1 lote de lançamento para cada quinzena.
Após, conclua o processo.
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Caso seja marcada a opção 'Mover arquivo após importação' o sistema moverá o arquivo para
a pasta 'Processados' que será criada após a importação dos lançamentos.
Para conferir a importação, poderá acessar a abertura de lançamentos temporários:
Importação Financeira
Para importação de planilhas em xls. Esse recurso é muito importante para os clientes 
que possuem outro sistema Financeiro que não seja o da Alterdata, pois poderão fazer 
a importação de qualquer sistema para o Contábil Alterdata, desde que a planilha siga 
as especificações necessárias. 
Selecione o botão de importação financeira
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Selecione o botão de importação financeira, informe a empresa que receberá os lançamentos,
e qual o nome do lote.
Em seguida, selecione o tipo de Leiaute de importação e o caminho de onde o arquivo está
salvo, após, basta concluir.
Exportação de Lançamentos Temporários
Os lançamentos contábeis também poderão ser exportados, de forma que futuramente
possam ser importados em outro sistema que reconheça o formato do arquivo.
Para exportar o movimento contábil clique em 'Exportar Lançamentos'
Selecione a empresa e clique em avançar:
Informe os parâmetros para a exportação:
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Na próxima tela informe o lote ou o período do movimento que será exportado:
Informe o local e o nome do arquivo que será gerado pelo sistema. Em seguida, conclua o
processo:
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O arquivo será criado no diretório informado.
Lançamento Simplificado 
O módulo lançamento simplificado possui uma tela mais simples, sem muitos detalhes, para
efetuar os lançamentos contábeis. Não é necessário colocar a identificação do lote. As
totalizações dos valores a débito e a crédito não são visualizados nesta tela. Para acessar este
módulo, clique em 'Lançamento Simplificado' na aba 'Lançamentos':
Selecione a empresa e clique em 'OK':
Após efetuar os lançamentos, libere o movimento:
Após a liberação do movimento, os lançamentos efetuados no módulo 'Lançamento
Simplificado' poderão ser consultados através da aba 'Lançamentos', opção 'Abrir', como os
demais lançamentos. No nome do lote constará a data em que os mesmos foram lançados no
sistema.
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Lançamentos Fixos 
Alguns lançamentos mensais possuem valores fixos, por exemplo o aluguel e a mensalidade do
serviço de Internet. Para facilitar o lançamento poderão ser criados lançamentos fixos. Nele
constarão a conta a débito, a conta a crédito, o histórico e o valor do lançamento.
O cadastro do lançamento fixo está disponível na aba Lançamentos:
Selecione a empresa e clique em 'Novo Cadastro':
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Após configurá-los será necessário efetuar o transporte de lançamentos fixos para incluí-los no
movimento contábil. Para isso, clique em 'Transportes de Fixos'.
Se a opção 'Liberar Lançamentos' estiver marcada, estes lançamentos já serão atualizados nos
livros contábeis emitidos pelo sistema.
Preencha a descrição do lançamento, se a empresa estiver configurada para trabalhar com
lotes será o nome do mesmo. Abaixo, selecione os lançamentos fixos a serem transportados
clicando no sinal '+' e informe a data para o lançamento:
Na abertura de lançamentos temporários constará o lote de lançamentos fixos:
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No lote, constarão apenas os lançamentos fixos que foram transportados para o movimento:
Carnê Leão
Com este módulo é possível efetuar e importar lançamentos, apurar mensalmente o Imposto 
de Renta Pessoa Física (IRPF), calcular os valores de juros e multa e gerar a guia DARF 
(Documento de Arrecadação de Receitas Federais) para pagamento.
Este módulo atende as pessoas físicas e cartórios enquadradas para pagamento do Carnê Leão.
Ao 
abrir o módulo pela primeira vez será exibido a tela de cadastramento, conforme a tela abaixo:
Nesta
tela
serão
realizados os cadastros iniciais para o Carnê Leão, conforme informações abaixo:
Cadastro de Plano de Contas 
Ao clicar para cadastrar , será exibida a janela de diálogo, questionando sobre a utilização de
plano de contas de cartório, caso seja digitada a palavra 'CONFIRMO', será cadastrado o plano
de contas padrão utilizado para cartórios.
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Clicando em Cancelar será apresenta a janela abaixo para cadastro de um novo plano de contas
onde será inserido o código, descrição e a classificação que será utilizada no plano e contas.
Cadastro de Histórico Padrão
O módulo Carnê Leão conta com um cadastro próprio de histórico padrões, estes cadastros
serão utilizados nos lançamentos realizados no Livro Caixa.
Ao Clicar no cadastro de histórico padrão será apresentada a tela abaixo, contendo os campos
para inserir o código do histórico, descrição e a inclusão das contas que terão o histórico
padrão vinculado.
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Cadastro de Contribuintes
Nesta tela serão inseridas as informações dos contribuintes (pessoa física). O Contribuinte
deverá ser cadastrado inicialmente na opção de ‘Cadastros de Empresas’ no ALTERDATA PACK.
Serão exibidos para seleção do módulo Carnê Leão, apenas os cadastros, realizados no
ALTERDATA PACK, que possuírem CPF Validado.
No campo: Origem dos vencimentos são apresentadas as opções : Trabalho não assalariado,
Serviços notariais e de registro, a caixa de texto Código de serventia será habilitada para
inserção do código que será utilizado para importação do arquivo no formato XML, para as
demais opções deverá ser preenchido o campo Registro profissional.
O campo ocupação principal é de preenchimento obrigatório e ao clicar na busca serão listadas
as ocupações conforme tabela RFB.
No campo Plano de contas será possível selecionar o plano de contas cadastrado
anteriormente no Grid para vincular ao contribuinte. O Plano de contas conterá as contas que
serão utilizadas nos lançamentos realizados no Livro Caixa.
O Campo de Dedução no momento do cadastro estará desabilitado, sendo possível efetuar o
cadastro das deduções após finalização do cadastro inicial.
A Janela de cadastro de contribuintes será exibida conforme abaixo:
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Cadastro de Indexador
Ao clicar em cadastrar o indexador, será possível selecionar o indexador utilizado para cálculo
do juros e multa do IRPF - Imposto de Renda de Pessoa Física em caso de atraso do
pagamento.
O Indexador deverá ser previamente cadastrado no WPHD - Alterdata Pack em: ‘Cadastros - 
Indexadores’. A tela do módulo Carnê Leão será apresentada conforme abaixo:
Cadastro 
Ao acessar o módulo do Carnê Leão será exibida como tela inicial a janela de lançamentos do
Livro Caixa. Para visualização e alterações nos cadastros realizados é necessário clicar na opção
‘Cadastro' no Grid lateral.
Ao clicar em cadastro serão apresentados as opções : Plano de contas, Histórico padrão e 
Contribuintes.
Plano de Contas
Na opção 'Plano de Contas' será possível adicionar editar e excluir um plano de contas já
cadastrado.
Clicando na opção 'Contas' será exibida a janela com as contas cadastradas para o plano de
contas.
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Ao clicar na opção Adicionar será exibida a tela de Cadastro de Contas.
Nesta tela será possível adicionar as contas de Entradas (Receitas) e Saídas (Despesas) sendo
elas Sintéticas ou Analíticas, informando também a Classificaçãoda conta cadastrada. O Campo
Incidência contém os campos 'IRPF' e 'Corregedoria', que por padrão virão marcados. Estas
incidências serão utilizadas para a apuração do IRPF e para a geração de relatórios.
Histórico Padrão
Nesta opção é possível verificar os históricos cadastrados anteriormente.
Contribuintes
Ao clicar em contribuintes será apresentado a lista de contribuintes cadastrados, incluindo o
contribuintes inicialmente cadastrado (Pensão alimentícia e Dependentes). Estas deduções
serão utilizadas para o cálculo do IRPF.
Livro Caixa
Na opção 'Livro Caixa' são apresentados no grid lateral, as opções de Lançamentos e
Importação.
Lançamentos
Na opção de Lançamentos, será possível selecionar o contribuinte, e o mês em que serão
realizados os lançamentos conforme apresentado abaixo:
Ao selecionar um contribuinte e o período que serão realizados os lançamentos, os botões de
'Novo lançamento' e 'Importar Lançamento' ficarão habilitados.
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Novo Lançamento
Clicando em 'Novo Lançamento' será apresentada a janela abaixo para realização dos
lançamentos.
Importar Lançamentos
Ao clicar em 'Importar Lançamentos', será apresentada a tela abaixo para realização da
importação de lançamentos. A importação do arquivo 'XML' será realizada para os arquivos
que estiverem de acordo com as especificações do layout do arquivo remessa do 'Selo Digital
Notarial' e "Registral do Estado do Espirito Santos'.
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Resumo
Na tela do Livro Caixa será apresentado o Resumo IRPF contendo a totalização dos
lançamentos de Entrada (receitas), Deduções (conforme cadastro de contribuintes), Saídas
(despesas), Resultado do Período e Apuração do IRPF.
A apuração de IRPF é calculada com base na tabela de IRRF cadastrada no - Alterdata Pack em
Cadastro - IRRF.
Quando, no cadastro do contribuinte, no campo de Origem dos rendimentos estiver
selecionada a opção Serviços notariais e de registro, habitará no Resumo do Livro Caixa a opção
Resumo da Corregedoria e serão apresentas as Entradas (Receitas), Deduções (conforme
cadastro de contribuintes), Saídas (despesas) e Resultado do Período.
O Resumo está apresentado na tela do Livro Caixa, conforme evidenciado abaixo:
80
Opções para Imprimir e Gerar a Guia
No Livro Caixa haverá as opções para impressão de relatórios e geração da guia para
pagamento. ao clicar no botão de Imprimir será apresentada a tela evidenciada abaixo,
com a possibilidade de determinar o tipo de relatório que será impresso, sendo 'Livro
Caixa ou Balancete' e o tipo de incidência sendo IRPF, Corregedoria ou Todos(neste
caso será considerada a impressão de IRPF e Corregedoria).
Na opção Gerar Guia, conterá a opção de inserir a data de vencimento e a data de pagamento,
o cálculo da multa e juros é realizada com base no indexador cadastrado, conforme descrito no
tópico acima. Clicando e Concluir será gerada a guia DARF com código de receita 0190 para
pagamento do IRPF.
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Importação
É importante mencionar que ao realizar a importação pelo Grid lateral do módulo, serão
efetuados os lançamentos para os contribuintes que o código de serventia identificado no
cadastro de contribuintes, seja igual a arquivo XML.
Serão realizados lançamentos para todos os meses que constem no arquivo XML, diferente da
importação realizada na opção de lançamentos, onde serão importados apenas os
lançamentos para o mês informado no campo de Período do Livro Caixa.
IRPF
Na opção 'IRPF" são apresentados no Grid lateral, as opções de Demonstrativos e Guias.
Demonstrativos
No demonstrativo será possível verificar os saldos de todos os meses com base no contribuinte
e ano selecionado, sendo possível também, editar os lançamentos.
A tela do demonstrativo será apresentada conforme abaixo:
Ao clicar na opção Editar será exibida a tela do Livro Caixa, para edição dos lançamentos no
período.
82
Guias
No Grid lateral será possível gerar a guia DARF assim como na tela principal do Livro Caixa,
porém de acordo com a forma de acesso haverão algumas particularidades tais como:
 Se a tela de Impressão de DARF for acessada pela opção Gerar Guia, será exibido no campo
Contribuinte, o mesmo contribuinte selecionado na tela principal do Livro Caixa, não
permitindo a edição do campo.
Se a tela de Impressão de DARF for acessada pelo menu lateral do módulo, o campo
Contribuinte estará habilitado para inclusão manual, permitindo a seleção de mais de um
contribuinte.
Em relação ao período, acessando pelo Grid lateral será possível inserir o mês e ano para gerar
a DARF, acessando pelo Livro Caixa essa data virá preenchida conforme o mês selecionado para
os lançamentos no Livro Caixa, sem possibilidade de alteração.
Ao acessar pelo Grid lateral a tela será apresentada conforme imagem abaixo:
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Conciliação Bancária
Este módulo permite comparar o movimento efetuado na conta banco com o extrato bancário
desta conta. Esta conciliação é importante para certificar que os lançamentos foram efetuados
corretamente. Caso conste no extrato bancário lançamentos que não foram efetuados no
Alterdata Contábil, será possível efetuar este lançamento pelo próprio módulo.
Para acessá-lo, clique em 'Conciliação Bancária' na aba 'Lançamentos':
1o Passo: 
Para iniciar a utilização deste módulo é necessário cadastrar os Bancos, para isto, clique em
Arquivos > Tabelas > Bancos. Clique em 'Novo Cadastro', informe o código e o nome do banco.
Este código deverá estar de acordo com a tabela da FEBRABAN. Informe também o diretório
onde será armazenado o arquivo do extrato bancário fornecido pelo banco. O sistema
importará os lançamentos do extrato para este módulo através de arquivos OFX , OFC ,
Personalizado( TXT e XLS):
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2o Passo:
Agora será necessário configurar as contas bancárias de cada empresa. Para isto, acesse o
menu Arquivos > Tabelas > Configuração das Contas. Selecione a empresa e clique em 'Novo
Cadastro'. Em seguida preencha os dados da conta bancária, a data de início para o movimento
contábil no sistema, o código da conta bancária no plano de contas e o tipo de arquivo extrato
deste banco (OFX , OFC, TXT ou XLS).
3o Passo:
O próximo passo é o cadastro do Sincronismo. Através do sincronismo é que o sistema irá
comparar os lançamentos contábeis com o extrato bancário. Há duas formas de realizar o
cadastro do Sincronismo, através do menu Arquivos > Tabelas > Sincronismo (item habilitado
após a seleção da empresa na tela principal), ou poderá fazer este cadastro após a importação
do arquivo, que é o método mais fácil de cadastramento. 
85
 Importação do arquivo: Para importar o arquivo, selecione a empresa, a agência e o
período do movimento, em seguida clique em Filtrar.
Após, clique no botão 'Importação':
Será apresentada uma mensagem com o resultado da conciliação, porém como ainda não foi
cadastrado nenhum sincronismo, nenhum lançamento será conciliado. Veja na imagem abaixo
um exemplo da mensagem apresentada:
86
Observe que na coluna 'Movimento Contábil' constam os lançamentos efetuados na conta
banco e na coluna “Movimento Bancário' constam as informações do extrato que foram
importadas no sistema.
 Cadastro do Sincronismo: Para fazer o cadastro do sincronismo, clique em um dos
lançamentos do extrato, em seguida, no botão 'Cadastrar Histórico':
O parâmetro para a identificação dos lançamentos será o histórico do lançamento. Por
exemplo, a empresa vendeu mercadorias no cartão REDECARD. No extrato bancário, toda
venda deste tipo vem com o histórico 'REDECARD + número de controle'. No lançamento
contábil estas vendas são registradas com o histórico 'Venda de produtos no cartão -
REDECARD nesta data'. Neste caso, podemos utilizar como parâmetro de identificação o termo
REDECARD, conforme mostra a imagem abaixo:
Deverão ser selecionados os termosdo histórico bancário e do histórico do lançamento para a
identificação do lançamento. Em seguida, clique em 'Ok'.
Os termos não precisam ser exatamente iguais, observe na imagem abaixo um outro exemplo
de sincronismo:
87
Após clicar em 'Ok' será aberta uma nova janela. Nesta, algumas informações já virão
preenchidas automaticamente:
Informe um código para o histórico, poderá ser utilizado um número sequencial. No quadro
'Quando encontrar, o que fazer?' indique qual o procedimento a ser efetuado pelo sistema
quando encontrar este lançamento no extrato bancário:
88
 Conciliar: será feita a conciliação do lançamento, caso conste o mesmo no movimento
contábil. Esta conciliação será feita a partir do histórico do lançamento. A conciliação indica
que o lançamento equivalente foi encontrado no movimento bancário e está na mesma
data e com o mesmo valor.
Desprezar: o sistema deverá desprezar o lançamento, ou seja, o mesmo não será analisado.
Lançar: o sistema criará um lançamento no movimento contábil com este valor, neste caso,
deverá ser definido o lançamento automático que será utilizado. A data e o valor já constam no
extrato.
Ao definir 'Lançar, o campo 'Valor' é habilitado e se refere ao valor do lançamento no extrato
bancário. Marque em qual situação o mesmo será lançado, se for encontrado um lançamento
com valor positivo ou negativo. Em seguida, grave o cadastro.Clique no botão 'Marca os itens
para a conciliação bancária:
89
Observe que automaticamente o sistema identifica e concilia os lançamentos correspondentes:
Ao clicar no ícone 'Processa a conciliação bancária dos itens marcados', os lançamentos
conciliados somem da tela, permanecendo os que ainda não foram processados.
Atenção ao filtro! Após processar, o sistema fará um filtro dos lançamentos pendentes, para
verificar o que já foi feito é necessário retirar o filtro.
Os lançamentos que não foram conciliados por não existirem no movimento contábil poderão
ser lançados por esta tela do movimento, para isto, clique no botão 'Lançar na contabilidade',
90
em seguida, informe se o lançamento será efetuado em um novo lote ou em um lote já
existente:
Após indicar onde será efetuado o lançamento, complete os dados do mesmo:
Os lançamentos que estão configurados como 'Lançar' no cadastro sincronismo, serão
transportados automaticamente para o movimento contábil ao efetuar a conciliação dos itens,
será solicitado apenas informar se o lançamento será efetuado em um novo lote ou em um lote
já existente.
Conciliação de Títulos
Este módulo tem como finalidade principal importar as notas do sistema Alterdata Fiscal, desta
forma, o usuário não precisará fazer os lançamentos contábeis relativos às compras e vendas
de mercadorias, pois as mesmas serão lançadas automaticamente de acordo com as
configurações efetuadas no sistema Alterdata Fiscal. As configurações para a integração entre
os sistemas não serão vistas nesta apostila.
91
Para acessar este módulo, clique na aba Lançamentos, em seguida em Conciliação de Títulos:
Além da importação das notas, é possível fazer o lançamento manual das mesmas, para este
lançamento, no módulo Conciliação de Títulos, selecione a empresa, o período e clique sobre o
botão 'Incluir Título':
Preencha as informações relacionadas ao título. Os campos Modelo e CNPJ / Nome são
cadastrados no sistema Alterdata Fiscal. Caso necessário, poderão ficar em branco.
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Após informar os dados da nota, clique em gravar. Os títulos lançados neste módulo não serão
cadastrados no sistema Alterdata Fiscal.
Clique em Filtrar para visualizar o título lançado. Clicando com o botão direito sobre o mesmo,
será possível baixá-lo parcialmente (no caso de venda parcelada), baixá-lo totalmente (venda à
vista) ou efetuar a exclusão deste título.
As baixas serão levadas para o movimento contábil após a liberação dos lançamentos:
Encerramento do Exercício 
Após efetuar os lançamentos contábeis, será necessário encerrar o exercício para fazer a
apuração do Lucro ou Prejuízo. Normalmente, o encerramento é efetuado no último dia do
ano, porém, há empresas que encerram o exercício trimestralmente.
No processo de encerramento os saldos das contas de Receitas e Despesas são zerados. A
diferença entre o total das receitas e o total das despesas será lançada no patrimônio líquido.
Será considerado Lucro quando o total das receitas for superior ao total das despesas.
Para efetuar o encerramento acesse a aba 'Lançamentos', clique em Encerramento de Exercício
> Encerramento de Exercício:
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Avance a primeira tela e informe a empresa para o encerramento:
Observe que o sistema informará automaticamente as Contas de Resultado, de acordo com a
configuração definida no cadastro do plano de contas. Na próxima tela informe a data para o
encerramento e o histórico padrão. 
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Marque a opção 'Gravar data do encerramento como data de fechamento da empresa' caso
queira que o sistema bloqueie inclusões, edições ou exclusões de lançamentos com data
anterior à data do encerramento. Conclua o processo.
Será criado um lote com os lançamentos do encerramento de exercício:
Observe os lançamentos de um lote de encerramento, os valores lançados serão
correspondentes ao saldo oposto da conta de resultado (Receita e Despesa), ou seja, a despesa
'Salários e Ordenados' tinha um saldo devedor de 97.500,00 - para zerar esta conta, foi
efetuado um lançamento de 97.500,00 a crédito, a contrapartida do lançamento é a conta de
apuração que foi informada na aba 'definição' do cadastro do plano de contas. Abaixo consta o
resultado da empresa. Podemos observar que esta empresa teve um Lucro de R$ 162.920,00:
Desfazendo o Encerramento de Exercício
Para desfazer o encerramento, acesse a aba 'Lançamentos' > Encerramento de Exercício >
Desfazer Encerramento de Exercício
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Selecione a empresa e informe a data do encerramento que será desfeito, em seguida, conclua
o processo:
Encerramento Simulado
A finalidade do encerramento simulado é efetuar a apuração do resultado do exercício sem
zerar as contas de receitas e despesas, no período solicitado. Este procedimento facilita o
usuário que possui empresas submetidas à apuração do Lucro Real Trimestral, que deve emitir
trimestralmente um balanço com a apuração do resultado do período e no final do ano um
balanço anual com a apuração do resultado do ano.
Desta forma, não é necessário efetuar o encerramento várias vezes durante o ano, basta
executar trimestralmente o encerramento simulado. 
Este recurso está disponível na aba 'Lançamentos' > Encerramento de Exercício > Encerramento
Simulado.
Selecione a empresa e a data para o encerramento simulado:
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Em seguida será visualizada a tela para informar as contas que receberão o lançamento:
No campo 'Resultado' deverá constar a conta do passivo que receberá o lançamento do
resultado trimestral, abaixo, no campo Receita/Despesa informe uma conta do nível das contas
transitórias, que será a contrapartida do lançamento. Informe o histórico para o encerramento
simulado.
Para conferir, acesse o lote do encerramento simulado. Observe que não constarão os
lançamentos zerando as contas de receitas e despesas.
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Aba Consultas
Análise Gráfica
Através deste módulo serão emitidos alguns gráficos para análise do movimento contábil. Para
acessá-lo, na aba 'Consulta' clique em 'Análise Gráfica'.
Selecione a empresa, o tipo de gráfico desejado e o período:
Podemos gerar uma alguns gráficos contendo o valor de receita e despesa no período, a
evolução do saldo das contas, entre outros.
Gráfico de Receitas e Despesas: 
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Análise Crítica
A consulta análise crítica é um recurso gerencial para o usuário verificar se os lançamentos
foram efetuados corretamente. 
Para acessá-la, clique na aba 'Consultas' e selecione 'Análise Crítica':
Serão filtradas entre todas