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e-Book 4 Jessica de Cássia Rossi PLANEJAMENTO EM RELAÇÕES PÚBLICAS Sumário INTRODUÇÃO ������������������������������������������������� 3 PLANEJAMENTO EM RELAÇÕES PÚBLICAS 5 Importância do planejamento e do planejamento de relações públicas ������������������������������������������������������������������ 5 Conceito de planejamento ��������������������������������������������������� 9 Tipos de planejamento ������������������������������������������������������� 12 Processo de planejamento ������������������������������������������������� 16 Instrumentos para o planejamento ������������������������������������ 18 Fases do planejamento de Relações Públicas ����������������� 22 Operacionalização do planejamento ��������������������������������� 26 Planejamento estratégico direcionado à Comunicação Organizacional e Relações Públicas ���������������������������������� 30 Pesquisa e construção de diagnóstico estratégico em relações públicas ���������������������������������������������������������������� 34 Programas de relações públicas ��������������������������������������� 38 Planejamento de eventos em relações públicas �������������� 40 CONSIDERAÇÕES FINAIS ����������������������������43 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS & CONSULTADAS ��������������������������������������������45 3 INTRODUÇÃO Neste módulo, você estudará o papel do planeja- mento na área de relações públicas� Para tanto, discutiremos a importância do planejamento para as organizações. Você verificará que o planejamento permite organizar melhor as ações a serem realiza- das pela empresa e promove a redução de gastos� Na sequência, abordaremos o que é o planejamento e como ele pode ser entendido enquanto proces- so� Trataremos da complexidade que envolve o planejamento, já que abrange a participação e a articulação de diferentes áreas e indivíduos em uma organização� Iremos discorrer sobre os tipos de planejamento existentes, conforme a hierarquia corporativa: o planejamento estratégico, o tático e o operacional� O processo de como se desenrola o planejamento também será caracterizado neste módulo, bem como os instrumentos necessários para a viabi- lização dele por meio do uso de projetos, planos e programas� Além disso, será exposto quais são as fases do planejamento em relações públicas: pesquisa, planejamento, implementação e avalia- ção� Embora haja uma variação em como alguns autores subdividem as etapas do planejamento, em geral, eles seguem esses princípios� Já na operacionalização, abordaremos um pouco mais 4 detalhadamente os procedimentos para a mate- rialização do planejamento, por isso, discutiremos de forma mais específica a elaboração de planos, projetos e programas em relações públicas� Ademais, abordaremos como o planejamento estratégico pode ser direcionado à comunicação organizacional e à função de relações públicas para o bom direcionamento das estratégias de comuni- cação� Além disso, apresentaremos como deve ser feita a pesquisa e a construção de um diagnóstico estratégico pelo profissional de relações públicas. Outro aspecto a se destacar é a elaboração de pro- gramas de relações públicas, em quais situações eles são aplicados, e como é feito o planejamento de eventos em relações públicas� Como você pode perceber, o planejamento está presente em diferen- tes dimensões da área, por isso, você conhecerá diversos desses aspectos� 55 PLANEJAMENTO EM RELAÇÕES PÚBLICAS Neste tópico, você entenderá como se aplica o planejamento em relações públicas no contexto organizacional e os instrumentos necessários para a sua viabilização� IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO E DO PLANEJAMENTO DE RELAÇÕES PÚBLICAS Antecipar diferentes problemas de relacionamento existentes em uma organização – com suas possí- veis soluções – é um caminho que o planejamento possibilita à área de Relações Públicas� Para tanto, é necessário que essa ferramenta seja aplicada habitualmente pela organização, a fim de desen- volver um trabalho mais estratégico e assertivo, em termos de resultados� Tendo isso em vista, neste item, você aprenderá um pouco mais sobre o valor do planejamento no mundo corporativo – e para a comunicação� O planejamento permite que organizações possam antecipar o que necessitam fazer para alcançar situações futuras desejadas� Desenha quais são as estratégias que devem ser realizadas para que os objetivos corporativos sejam alcançados� Desse 66 modo, evita-se a improvisação e permite-se que se tenha conhecimento do que deve ser feito, quando, como, e por quem� Permite, também, acompanhar o curso das ações desenvolvidas e realizar possíveis ajustes, quando necessário� É um instrumento importante para as empresas porque possibilita aplicar os recursos humanos, materiais e financeiros de forma otimizada, redu- zindo custos� Substitui atividades pontuais por ações articuladas e feitas coletivamente – o que estimula o trabalho em equipe e evita decisões não pensadas anteriormente� Algumas vantagens do planejamento são: con- trole das ações realizadas; melhor rendimento do trabalho realizado; racionalidade do processo; aprimoramento da realização de projetos a longo prazo; ampliação da visão da organização e dos seus dirigentes, em relação a oportunidades exis- tentes; incentivo da organização para refletir sobre seu papel em sociedade; monitoramento do que se está implementando e o que precisa ser feito para alcançar os objetivos� 77 Na visão de Kunsch: o planejamento é realmente imprescindível, para que uma organização possa delinear-se para o futuro e ser uma força ativa e constante, já que ele permite um revigoramento contínuo das atitudes do presente� Quem planeja está atento e acompanha tudo� Isso permite à organização maior integração com o seu universo ambiental, dando-lhe mais condições de sobrevivência e vitalidade como um sistema orga- nizacional aberto� (KUNSCH, 2003, pp� 216-217) O planejamento permite o equilíbrio dos fluxos internos e externos que permeiam a conduta da organização em um contexto� É importante adaptar-se às demandas para garantir atuação e sobrevivência, ainda mais em um cenário tão complexo e instável como o atual� No que se refere às relações públicas, o planeja- mento também é uma ferramenta extremamente importante para a gestão dos relacionamentos corporativos� Isso porque assegura que a função irá adotar um plano de ideias antes de agir, visando à construção de uma boa interação com os públicos de interesse. Para tanto, é necessário que se defina o que será dito, quem será o receptor da informa- ção, por meio de qual plataforma, e o que se espera alcançar com as mensagens� Além disso, qualquer forma de comunicação deve estar de acordo com as 88 diretrizes da empresa, tendo em vista os objetivos organizacionais� (BASEGGIO, 2012, p� 15) Por muito tempo, as ações de comunicação ou relações públicas eram realizadas de modo reativo, apenas para resolver problemas existentes, mas, na medida em que o cenário organizacional se tornou mais complexo e a cultura da gestão estratégica foi se disseminando no Brasil, o planejamento passou a ser uma preocupação também nessa área� As empresas entenderam que é importante pensar antes de agir, assim foram assimilando a importância do planejamento e incorporando suas práticas de comunicação� O instrumento ainda não é aplicado em larga escala nesse setor, mas já é usado de modo significativo por muitas empresas, por profissionais e por serviços especializados. Como você pôde observar, na atualidade, o pla- nejamento direciona os esforços de atuação das organizações� Por meio de estratégias, ele conduz a organização na realização de seus objetivos� Na área de relações públicas, o planejamento tam- bém é um instrumento importante, pois permite direcionar a comunicação para o que será dito, com quem, de que modo e quais as expectativas, reduzindo custos e otimizando resultados� É por isso que essa ferramenta agrega valor à funçãode relações públicas e às organizações que a aplicam� 99 CONCEITO DE PLANEJAMENTO Entre as muitas possibilidades de atuação que uma organização pode ter – ou também como se desenvolver a comunicação – é necessário o uso do planejamento para definir como esse processo será realizado� O planejamento é o instrumento básico presente em diferentes situações (pessoais ou organizacionais) que potencializam resultados� Neste item, você irá conhecer um pouco melhor o conceito de planejamento e seus aspectos – que são tão importantes para o cenário organizacional� O planejamento é um ato presente no dia a dia das pessoas, seja para práticas informais (como fazer uma lista de tarefas a cumprir) ou práticas formais (por exemplo, um planejamento financeiro de uma empresa)� Embora as pessoas ou organizações estejam a todo momento planejando o que irão fazer, nem sempre têm consciência desse ato� De qualquer modo, o planejamento direciona a realização dos objetivos almejados e são muito relevantes para as empresas e para a comunicação� O conceito pode ser entendido como o ato ou o efeito de planejar algo, visando a efeitos futuros desejados� Já no mundo corporativo, é entendido como atividade de preparação para um projeto com métodos e roteiros previamente definidos, ou 1010 como um processo que promove um conjunto de ações para se atingir um objetivo organizacional� No entanto, é possível dizer que as definições de planejamento são diversas e variam conforme a formação e a experiência profissional do pesquisa- dor envolvido� Por exemplo, na visão de Baseggio (2012, p� 15), o planejamento é “um movimento de tomada de decisões que direciona esforços para o cumprimento de metas, ordenando ideias e es- tabelecendo métodos e prazos a fim de alcançar uma realidade pretendida”� Por isso, é necessária a participação e a articulação de vários setores organizacionais para que as decisões possam ser tomadas conjuntamente visando a atender os interesses corporativos� O planejamento não é um processo fácil, na re- alidade, é bastante abrangente porque engloba características e dinâmicas próprias� Ele não é realizado de modo descolado da situação na qual é empregado, na verdade, ele precisa estar articu- lado com o fluxo das demandas internas externas do contexto em que está inserido� Na perspectiva de Koontz e O’Donnell (1982) e Oliveira (2002), citados por Kunsch (2003, p� 205), o planejamento faz parte da gestão estratégica das organizações, por isso, leve em conta os quatro princípios resumidos abaixo: 1111 y contribuição aos objetivos: orienta esforços para a realização dos objetivos totais; y função de precedência: precede a realização de outras etapas, que são: organização, direção e controle; y abrangência: influencia todas as ações desen- volvidas pela organização; y eficiência: visa a concretizar objetivos com o menor número de imprevistos possível� Além disso, o planejamento é um processo dinâ- mico que se transforma por meio de diagnósticos, análises, pesquisas e questionamentos que podem influenciar a situação em curso. A ideia de processo é um dos aspectos fundamentais do planejamento, que se inicia com a identificação de uma situação organizacional, que leva à definição de planos e estratégias, que serão implementados visando ao alcance dos objetivos corporativos� Sua complexidade não envolve apenas determinar o que e como será feito, envolve também “conhecimen- tos, criatividade, análises conjunturais e ambientais, além de aplicativos instrumentais técnicos” (KUNS- CH, 2003, p� 207)� Trata-se de uma das ferramentas administrativas mais importantes para a existência e a atuação das organizações� O planejamento per- mite escolher um caminho a ser seguido, dentre as muitas possibilidades com base em reflexões sobre o futuro, mas tomando-se decisões mais assertivas para se chegar à situação desejada� 1212 O planejamento é um processo feito a partir de etapas e que permite à organização tomar as me- lhores decisões possíveis em vista de uma realidade almejada� Para tanto, é necessário desenvolver um processo de articulação e definição das ações que leva em conta o cenário externo interno de uma empresa para que todos possam atuar na mesma direção� Dessa forma, sempre que você for elaborar um planejamento, seja de relações públicas ou com outra área, é importante fazê-lo de forma coletiva, visando à sua assertividade� TIPOS DE PLANEJAMENTO O planejamento é uma ferramenta que está pre- sente nas organizações em geral, mas também em setores ou atividades cotidianas; por isso, os tipos de planejamento podem ser variáveis e dependem de uma série de fatores contextuais� Desse modo, você irá conhecer, neste item, alguns dos principais tipos de planejamentos existentes� Há muitos tipos de planejamento mencionados na literatura especializada� Devido a essa abrangência, trataremos de alguns tipos de planejamento relacio- nados aos níveis hierárquicos das organizações� De acordo com Kunsch (2003), são eles: planejamento estratégico, tático e operacional� Compreenda-os melhor, estudando as descrições abaixo: 1313 y Planejamento Estratégico: abrange toda a es- trutura organizacional, por isso, determina decisões que envolvem todas as áreas em que se avalia o que uma empresa tem e aonde quer chegar� Sua duração é de longo prazo, geralmente de três a cinco anos, e seu desenvolvimento ocorre de forma articulada com o ambiente em que está inserido, sendo o presidente e os diretores os responsáveis por sua elaboração� Esse tipo de planejamento tem por objetivo buscar a melhor forma de gestão corporativa, levando em conta demandas externas (como sociais e econômicas) e internas, a fim de que as decisões presentes impactem os resultados futuros desejados� Nessa dimensão de planejamen- to, define-se também itens como: missão, visão e valores da organização, que norteiam diferentes decisões estratégicas; y Planejamento Tático: destina-se ao planejamento de setores ou determinadas áreas corporativas e é realizado em tempo menor, em geral, em torno de 12 meses� Seu papel é buscar soluções mais imediatas e especificas para cada departamento ou unidade, a partir de técnicas e ações mais efi- cientes� É desenvolvido a partir das determinações do planejamento estratégico, por isso, deve ser utilizado corretamente para que os objetivos cor- porativos sejam alcançados� Articula as decisões estratégicas com as atividades operacionais ou 1414 cotidianas, que são executadas na empresa e são conduzidas por gerentes e coordenadores de área� y Planejamento Operacional: sua função é con- cretizar as diretrizes e orientar ações tomadas pelos planejamentos anteriores, abordando o que fazer e como fazer nas ações rotineiras� Isso ocorre a partir de documentos escritos (fluxogramas, crono- gramas, checklists etc�) e das técnicas adotadas� Acompanha o processo de implementação das ações e realiza os possíveis ajustes necessários, em vista do que foi definido como prioridade. Além disso, possibilita “visualizar as ações futuras num contexto operacional em termos de hierarquia fun- cional” (KUNSCH, 2003, p� 215)� É conduzido por técnicos e especialistas na área em que é aplicado� Para compreender um pouco mais sobre os tipos ou níveis de planejamento nas organizações, assista ao vídeo Planejamento Estratégico, Tático e Operacional� Disponível em: Youtube É importante salientar que todos os níveis de pla- nejamento são relevantes e se complementam; a divisão entre eles facilita o processo de aplicação e o acompanhamento, mas um não deve ser priorizado sobre o outro� A integração entre os níveis de plane- SAIBA MAIS https://www.youtube.com/watch?v=XelNHzcOpZI 1515 jamento pode ser observada na figura abaixo; mas vale lembrar que cada nível de planejamento deve ter o seu próprio plano, para que seja viabilizado� Figura 1: Níveis de planejamento� Planejamento Estratégico TáticoOperacional Afeta o todo da entidade Onde as ações acontecem Faz integração entre os níveis estratégicos e operacionais Plano de Ações Cronograma Fonte: Adaptado pela autora a partir de Almeida (2001, p� 39)� Quando bem aplicados, os níveis de planejamento ajudam significativamente a organização na reali- zação de seus objetivos� Como você pôde observar, os tipos de planejamento esclarecem como e quando o planejamento pode ser aplicado nas organizações� Embora haja a divisão deles, devem ser feitos de forma articulada para que a organização possa alcançar os resultados 1616 desejados� Nesse processo, o planejamento per- mitirá que todos os níveis corporativos atuem de forma sincronizada e com o mesmo direcionamento� PROCESSO DE PLANEJAMENTO O ato de planejar não é uma ação isolada, refere-se a diversos aspectos que precisam ser levados em conta para se alcançar o efeito desejado� Por isso, trata-se de um processo permeado por etapas que devem ser desenvolvidas a partir de uma linha de raciocínio lógico� Tendo isso em vista, neste item, você vai conhecer um pouco melhor como se de- senvolve o processo de planejamento� Por ser um processo, o planejamento é desenvolvido por meio de etapas, desde as mais básicas (aplica- das a um plano qualquer) até as mais específicas, direcionadas para áreas ou setores� Por isso, você irá compreender o papel do planejamento a partir dessas duas dimensões� Para situações mais abrangentes, o processo de planejamento pode ser dividido em definição de: objetivos e metas; escolha das políticas, programas e procedimentos; recursos necessários; procedi- mentos para tomada de decisões e execução; e meios de controle� (ACKOFF, 1978 apud KUNSCH, 2003)� Há outras divisões dessas etapas feitas por diversos autores, mas, em geral, todas seguem linha de raciocínio semelhante� 1717 O processo de planejamento envolve muita refle- xão e tomada de decisões, simultaneamente à realização de cada fase do planejamento� Algumas delas são: definição do objeto; diagnóstico da si- tuação; estabelecimento de finalidades; busca de alternativas; elaboração de planos; execução das ações em monitoramento; e controle do processo Planejar envolve diagnosticar uma dada realidade que, para ser transformada, precisa seguir algumas etapas de estudo e análise para a seleção das melho- res estratégias, que irão buscar o objetivo desejado� Já quando se trata do planejamento em uma situação específica, Kunsch (2003, pp. 218-219) sugere, com base na comunicação organizacional e relações públicas, as seguintes etapas: y Identificação da realidade situacional y Levantamento de informações y Análise dos dados e construção de um diagnóstico y Identificação dos públicos envolvidos y Determinação de objetivos e metas y Adoção de estratégias y Previsão de formas alternativas de ação y Estabelecimento de ações necessárias y Definição de recursos a serem alocados y Fixação de técnicas de controle y Implantação do planejamento y Avaliação de resultados 1818 Tendo isso em vista, pode-se entender o desen- volvimento do planejamento como um processo que analisa a situação atual da organização para construção do diagnóstico, classificação dos públi- cos, e definição de objetivos, estratégias, recursos e formas de controle, para implementar as ações e os monitoramento dos resultados da função de relações públicas� A partir dessa classificação, você pode visualizar como é o processo de planejamento em uma área específica, como a comunicação. Embora eles se- jam apresentados linearmente, Kunsch (2003) diz que sua aplicação é muito relativa ao contexto de uma organização� Portanto, nem sempre todas as fases apresentadas e a sequência exposta seguirá a ordem proposta� INSTRUMENTOS PARA O PLANEJAMENTO A viabilização do planejamento depende de uma série de instrumentos que auxiliam na racionali- zação do processo� Desse modo, você conhecerá algumas dessas ferramentas que podem auxiliá-lo na elaboração do planejamento em geral ou na área de comunicação� Para a viabilização do planejamento, é necessário o uso de instrumentos formais escritos, que permi- tem a concretização de todas as ideias que foram 1919 pensadas para o planejamento de uma organização� Essas ferramentas são utilizadas no momento do planejamento operacional, quando as ações são desenvolvidas de forma mais prática – por meio de planos de ação, de programas, e de projetos� São documentos que organizam todo o processo a ser seguido durante o planejamento� Como pode haver confusão a respeito desses documentos, vamos conhecer um pouco melhor cada um deles: y Piano: concentra informações sobre as decisões tomadas para viabilizar racionalmente a conduta de pessoas ou de uma unidade de produção, por exemplo, sobre o que deve ser feito� Difere-se do projeto em relação a amplitude do que se refere; y Projeto: diz respeito ao uso mais racional dos recursos financeiros envolvidos com informações técnicas e econômicas do objeto que se trata; y Programa: “seria o resultado final da fase [...] de tomada de decisões, tendo em vista o melhor uso dos recursos econômicos para atendimento das necessidades e aspirações dos indivíduos [...] ou das unidades produtivas (empresas)”� (CARVALHO, 1979, pp� 39-41) Embora as diferenças entre eles sejam sutis, cada um exerce papel específico no contexto do pla- nejamento que permite a sua viabilização� Esses 2020 documentos apresentam os dados principais para a execução do planejamento, apontando o que será feito, o modo como será aplicado, quem será o responsável, o local que será usado, o tempo para realização, e os recursos necessários� Nesse processo, recomenda-se definir prioridades e alternativas, na condução do planejamento, já que imprevistos e ajustes podem ocorrer� Outra sugestão é o uso de formulários indicativos para acompanhar o processo de execução das ações examinar se estão seguindo as prioridades do planejamento� Há também outras ferramentas de controle que podem ser utilizadas, como: cronogramas, plani- lhas, formulários especiais, quadros de controle, e fluxogramas. Estes, ao serem utilizados cor- retamente, podem contribuir com a realização do planejamento nos níveis estratégico, tático e operacional� O cronograma, por exemplo, apre- senta a duração necessária para cada ação que será realizada, e permite acompanhar e controlar o processo em questão� Pode-se usar o crono- grama para monitorar um conjunto de atividades com todos os meses do ano, ou ainda, no modelo gráfico de Gantt (também conhecido como diagra- ma de barras)� Nesse caso, conforme ilustrado na figura abaixo, deve-se apontar todas as atividades compreendidas em um projeto ou programa, bem 2121 como seus prazos; em seguida, as atividades são organizadas mostrando a sequência entre elas e em que momento cada uma delas está� Figura 2: Gráfico de Gantt ou Diagrama em Barras. Fonte: Elaboração própria� Outra ferramenta bastante utilizada é o fluxograma, que ilustra a sequência de qualquer processo� Ele é geralmente feito na forma de gráficos, que permitem visualizar as informações de modo fácil e ilustrativo� Apresenta informações sobre o que está sendo feito, a duração, o local e os documentos necessários� As opções de instrumentos são variadas e se apli- cam aos objetivos de cada planejamento, portanto, é importante que você conheça cada um deles e 2222 faça a melhor escolha para cada situação� Vale lembrar que eles contribuem para tornar o plane- jamento mais organizado e compreensível para todos os envolvidos no processo� FASES DO PLANEJAMENTO DE RELAÇÕES PÚBLICAS O planejamento é um processo composto por fases, sendo que, na área de relações públicas, podem ser necessárias algumas adaptações, conforme suas especificidades. Dessa forma, neste item, você irá conhecer quais são as fases do planejamento de relações públicas – que compreende: pesquisa, planejamento, implementaçãoe avaliação� As etapas do planejamento de relações públicas seguem percurso semelhante ao planejamento estratégico, ou aqueles aplicados em outras áreas; mas, dada a sua particularidade, há alguns ajustes que são feitos pelos estudiosos da área, ao abordar sua temática� Em geral, as principais etapas na área de relações públicas são: pesquisa, planejamento, implemen- tação e avaliação. Essa classificação é usada, por exemplo, pela Public Relations Society of America (PRSA), em sua premiação Silver Anvil Awards� Na primeira etapa, pesquisa, indica-se como foram levantadas informações sobre o problema identifi- cado� No planejamento, segunda etapa, aponta-se 2323 quais objetivos, estratégias e orçamento foram definidos. Na execução, como as ações de comuni- cação foram colocadas em prática e quais ajustes foram feitos. Por fim, na avaliação, informa-se as métricas utilizadas para verificar os resultados e até que ponto os objetivos foram concretizados� A maior parte das fases citadas do planejamento em relações públicas seguem as quatro etapas mencionadas� Embora possam ser utilizadas com outras nomenclaturas, não fogem dessa lógica de planejamento� Sobre as fases do planejamento em relações pú- blicas, Kunsch define: A aplicação de relações públicas nas organizações exige conhecimentos e se processa por meio de etapas e num contínuo encadeamento de questões, ideias, buscas etc� para encontrar os melhores ca- minhos com vistas na eficácia das ações futuras, traduzidas ou materializadas em planos, projetos e programas� (KUNSCH, 2003, p� 325) A partir desse raciocínio, sugere-se que cada uma das etapas mencionadas concentre os seguintes aspectos: y A pesquisa deve identificar e conhecer a situação organizacional, busca de informações, mapeamento e classificação dos públicos; examinar o cenário organizacional e a elaboração de diagnósticos� É 2424 a fase em que a organização define qual é a sua situação de comunicação e os principais proble- mas identificados com os públicos estratégicos; y O planejamento define as políticas de comu- nicação, estabelecimento de objetivos, metas e estratégias, planos, projetos e programas de ação, seleção dos canais de comunicação e recursos ne- cessários. A partir da identificação das demandas de comunicação, são estabelecidas as prioridades das ações de relações públicas, ou seja, aonde se quer chegar. Nesta fase, define-se como será concretizado o que foi proposto; y A implantação refere-se à aplicação das ações, como a veiculação das informações ao público envolvido, ajustes dos desvios, e acompanhamento e controle das estratégias� Nesta fase, as estraté- gias que foram definidas para alcançar a situação desejada são executadas; y A avaliação trata da medição dos resultados, por meio da definição de critérios de avaliação e relatório final sobre os procedimentos realizados. Nesse momento, verifica-se: se as ações de co- municação foram aplicadas corretamente ou não; se houve necessidade de controle ou se o que foi estabelecido foi alcançado� Seguindo todas essas fases, o planejamento con- tribui para a boa prática de relações públicas, pois evita que as decisões da área sejam tomadas por 2525 impulso, reduzindo as perdas� Até mesmo os im- previstos precisam ser calculados� Embora seja um processo lento e trabalhoso, potencializa a eficácia e a eficiência das ações de relações públicas. Sobre as fases das relações públicas: O planejamento envolve um olhar para o futuro� As técnicas para dar início a esse processo incluem o uso de pesquisas de opinião pública já existentes, construção de cenários e brainstorming� Os planos são de uso único (muitas vezes, campanhas de relações públicas e planos permanentes, como voltados às crises)� (LATTIMORE et al�, 2012, p� 135) Os autores também entendem que o planejamento segue a lógica da pesquisa, planejamento, implan- tação e avaliação� Seguindo todas as etapas, o planejamento potencializa as chances de sucesso da função de relações públicas, por isso, é relevante segui-las� Por fim, você conheceu, neste item, as fases do planejamento em relações públicas que – embora possa mudar a nomenclatura conforme o pesqui- sador abordado – mantêm a mesma essência, que envolve: pesquisa, planejamento, implementação e avaliação. Cada uma delas contribui para a eficácia e a eficiência do trabalho de relações públicas. 2626 OPERACIONALIZAÇÃO DO PLANEJAMENTO A materialização do planejamento depende de alguns instrumentos que permitem a sua viabili- dade, como planos, projetos e programas� Esses documentos operacionalizam a realização das etapas do processo� No caso da função de rela- ções públicas, há algumas recomendações para a elaboração desses materiais� Por isso, neste tópico, você conhecerá um pouco mais como é a operacionalização do planejamento na área de relações públicas� Há uma distinção importante a ser destacada nessa abordagem: quando se trata do planejamento em si, ele se refere ao processo de sistematização de todas as etapas que o abrangem; já quando se menciona a materialização ou a documentação do planejamento, nos referimos a: plano, projeto e programas que permitiram a sua operacionalização� Embora o uso de documentos ou de instrumen- tos seja relevantes para esse processo, não se deve excluir a criatividade em sua elaboração� As ferramentas aqui abordadas ajudam organizar o trabalho do profissional, mas não a perspicácia e a inovação humana� O mais abrangente de todos os documentos é o plano, no qual são definidos os objetivos, recursos, 2727 estratégias, tempo de duração e indicativos para a elaboração de projetos e programas direcionados� O plano orienta o desenvolvimento de outros docu- mentos no contexto do planejamento, mas a sua dimensão é relativa – pode se tratar da organização como um todo, de uma área, ou de uma atividade específica. O que há em comum em qualquer plano são as orientações para a tomada de decisões� A pesquisa, por exemplo, em relações públicas serve de pressuposto para a elaboração de um plano, no entanto, se for algo mais detalhado e racionalizado, deve ser feito um projeto� Na área de relações públicas, um plano pode ser utilizado quando uma organização, depois de verificar dados e suges- tões, decida implantar um plano de visitas coletivas às suas instalações e solicite elementos para uma decisão final. No caso, poder-se-ia propor um plano que preveja, no mínimo, objetivos, justificativas, públicos atingir, estratégia geral, custos, recursos necessários e a sistematização de implantação� Detalhes técnicos de logística e operacionalização ficariam mais por conta do programa. Dependendo da amplitude e da sofisticação da proposta, poder- -se-ia exigir também a elaboração de um projeto� (KUNSCH, 2003, p� 367) 2828 No exemplo citado, autora nos mostra que, por meio de uma pesquisa, o profissional pode elaborar um plano para uma ação específica de relações públicas, no caso um plano de visitas coletivas às instalações da empresa, mas cujos detalhes técni- cos dependeriam da elaboração de um programa ou, até mesmo, de um projeto� Já o projeto se refere a um conjunto de ideias organizadas para transformar uma situação atual em algo almejado� Leva em conta o que será feito, a metodologia, os recursos humanos, financeiros e materiais necessários, e a sua viabilidade de implantação na organização� Em geral, esse do- cumento está ligado a alguma organização que o promova, visando a determinados resultados, por isso, deve sempre buscar as opções técnicas mais adequadas para a sua execução� O projeto pode ser compreendido também como uma iniciativa que irá resolver um problema apontado no planejamento, aplicando a solução e mensurando os seus resultados (CLEMENTE; FERNANDES, 1998)� A implementação de um projeto demanda que ações impensadas sejam excluídas, a fim de que todo o processo seja resolvido de modo racionalizado� Para queseja elaborado, é importante verificar sua viabilidade, uma vez que demanda bastante inves- timento, assim como muitos estudos para se ter um embasamento necessário em sua realização� 2929 Planos e projetos podem ser utilizados em áreas específicas, por exemplo, na função de relações públicas� Nesse caso, é importante que haja uma adequação das suas características às demandas da área e, também, ao que será desenvolvido na ocasião� Portanto, não é possível se falar em um modelo único – há diversos, dependendo do que for feito� Quanto ao programa, trata-se da organização das ações que serão executadas conforme estabelecido no planejamento� Ele aborda aspectos logísticos para a viabilização de uma ação, apontando “como, quando, quem, onde e por que fazer, quais os recur- sos, objetivos e metas, cronograma de implantação” (KUNSCH, 2003, p� 372)� O documento organiza as atividades dentro do tempo e do espaço disponí- veis� Para tanto, não é apenas um cronograma, já que descreve as ações necessárias para o alcance dos objetivos traçados no planejamento� Desse modo, é possível direcionar os instrumentos necessários de um planejamento com mais efici- ência e eficácia, pois aloca melhor os materiais disponíveis, o espaço e o tempo para alcance das metas definidas. Dependendo do que foi definido e das metas traçadas, pode ser que seja necessário mais de um programa para a realização do que foi pensado (BORDENAVE; CARVALHO, 1979)� 3030 Na área de relações públicas, os programas se refe- rem às atividades direcionadas ao relacionamento com os públicos estratégicos� Trata-se de ações pontuais, conforme as exigências de comunicação verificadas com cada público ou com a sociedade. Pode-se considerar alguns tipos de programas para as atividades da área, dependendo da sua finalidade e de como a organização opera a sua política de comunicação� Como você pôde verificar, a operacionalização do planejamento depende de documentos (como plano, projeto e programas) direcionados para cada ponto específico do que foi determinado pela organização� Eles são bastante relativos e podem abranger organização como um todo ou também atividades específicas, mas, dependendo da situação, contribuem para a boa condução dos trabalhos de gestão da comunicação� PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DIRECIONADO À COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL E RELAÇÕES PÚBLICAS O planejamento estratégico é uma ferramenta adotada para a gestão planejada da atuação das organizações, mas seus procedimentos servem também para serem adaptados à área da Comu- nicação Organizacional e das Relações Públicas� 3131 Por isso, neste item, você irá conhecer um pouco mais sobre como os princípios do planejamento estratégico podem direcionar o trabalho de relações públicas nas empresas� Os mesmos princípios do planejamento estraté- gico podem ser usados na área de Comunicação Organizacional e de Relações Públicas, mas com algumas adequações� Na contemporaneidade, as empresas precisam se posicionar estrategicamen- te em sociedade; por isso, a comunicação é uma dimensão muito importante nesse processo� Ela deve ocupar lugar estratégico nas organizações, e não se limitar apenas ao planejamento tático para resolver questões pontuais� O planejamento de comunicação deve levar em conta a análise do ambiente e as demandas do público – e ser pensada antecipadamente� Nesse processo, Kunsch (2003) aponta quatro princípios que devem ser considerados: 1) A organização deve entender que o planejamento estratégico é um método gerencial que direciona ações em vista de resultados desejados e que deve ser utilizado em alguns momentos em toda a sua estrutura� É necessário criar-se uma cultura de valorização do planejamento estratégico, a fim de que ele possa auxiliar nas transformações desejadas; ele precisa da participação e atuação 3232 de todos os setores� A comunicação deve atuar em todo o processo, e não isoladamente; 2) A comunicação deve estar articulada à alta direção da empresa no processo estratégico, sua função é a de apoiar todo o processo de plane- jamento e administração da comunicação e não apenas ser mera executora de ações� O papel das relações públicas deve ser visto em perspectiva ampla, alinhado à razão de ser da organização; 3) O profissional responsável pela gestão da comunicação precisa ter conhecimentos especí- ficos sobre o planejamento estratégico, sobre a comunicação, relações públicas e também sobre marketing, a fim de introduzir questões de comu- nicação no plano estratégico organizacional; 4) É preciso estimular uma cultura organizacio- nal participativa, em que as pessoas possam se sentir incluídas no processo de elaboração do planejamento estratégico� As decisões devem ser tomadas em conjunto na busca de soluções para os problemas existentes e na valorização dos aspectos mais fortes da organização� Administrar o trabalho de comunicação em uma organização não deve ser feito de modo simplifica- do, pois envolve diferentes pessoas e interesses� Por exemplo, os funcionários de uma organização não devem ser vistos como um único público com 3333 os mesmos interesses� Na realidade, há diversos públicos entre os empregados que precisam ser considerados em toda a sua complexidade� O planejamento de comunicação ou relações pú- blicas deve determinar como será a aproximação e o tratamento desse público, definir os assuntos que serão abordados, quais canais de comunicação devem ser usados, e como elaborar o discurso a ser utilizado� Por isso, o planejamento deve arti- cular todas as demandas para a resolução dos problemas e conflitos identificados. O planejamento estratégico voltado para a comunica- ção e relações públicas tem o papel de refletir sobre determinada realidade organizacional que define um conjunto de políticas, diretrizes e ações de comunicação a serem seguidas� Traduz-se em um instrumento de trabalho que indica, antecipadamente, prioridades, objetivos, procedimentos e recursos e sinaliza, igualmente, métricas e indicadores que viabilizem o acompanhamento e o ajuste perma- nente da implementação das ações sugeridas� (BASEGGIO, 2012, p� 16) Se a comunicação e as relações públicas forem pensadas estrategicamente, o planejamento po- tencializará a sua valorização no ambiente corpo- rativo� A atividade de relações públicas deixa de 3434 ser considerada uma mera executora de tarefas e passa a ser vista como uma atividade de gestão que auxilia no direcionamento de toda a organização� Neste item, você conheceu um pouco melhor a relação entre: planejamento estratégico, comuni- cação organizacional e relações públicas� Perce- beu que, quando aplicado de forma articulada, o planejamento estratégico potencializa o valor e as ações dessas áreas� No entanto, para que sejam vistas dessa forma, elas precisam caminhar ao lado da cúpula diretiva, assessorando as decisões estratégicas tomadas pela organização� PESQUISA E CONSTRUÇÃO DE DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO EM RELAÇÕES PÚBLICAS No processo de construção do planejamento em relações públicas, a etapa da pesquisa e diagnóstico organizacional é um momento primordial para a sua execução� Portanto, para a sua elaboração, é importante identificar quais aspectos devem ser considerados� Neste item, você verá como se de- senvolve a pesquisa e a construção do diagnóstico estratégico em relações públicas� Para a elaboração de um plano estratégico de relações públicas, a pesquisa e a construção do diagnóstico estratégico compõem esse proces- so, juntamente com o planejamento estratégico 3535 e a gestão estratégica da comunicação� Nesse sentido, aborda-se como desenvolver a pesquisa para a construção do diagnóstico estratégico em relações públicas� Essa etapa permite levantar os dados necessários para conhecer a organização, e são discutidos pontos como: missão, visão e valores; área de atuação; definição do negócio; análise do ambiente externo, setorial, interno etc� Sobre isso,Kunsch (2003) sugere uma estrutura para a elaboração do diagnóstico – conforme especificado abaixo: a) Definição da missão, da visão e dos valores: esses itens norteiam a realização do planejamen- to estratégico, pois apresentam a razão de ser da organização� Trata-se de um elemento muito importante para a existência da empresa, e deve ser verificado a partir dos seus discursos e ações. A missão expõe o papel de uma organização em sociedade ou nos negócios; já a visão projeta como a empresa quer ser vista no futuro; e os valores referem-se a princípios ou convicções que permeiam a cultura da empresa, ou seja, que estão presentes no seu comportamento; b) Identificação do negócio: neste momento, há a definição de qual é o negócio da organização, em relação ao serviço ou produto que ela ofere- ce. Identifica qual é a atividade produtiva e sua 3636 participação no mercado, com o apoio da área de marketing, que determina como pode atender às demandas de um público específico. Trata-se de um item essencial para a manutenção do trabalho da empresa, uma vez que, definido o negócio, é mais fácil identificar as oportunidades e as fra- gilidades às quais a organização está exposta� Nesse processo, a atuação da função de relações públicas pode contribuir para ajudar a levantar novos públicos e atividades que agreguem valor econômico à sua atuação; c) Análise do ambiente externo, setorial e interno: envolve a verificação do ambiente organizacional em que se fará o levantamento das informações necessárias para a elaboração do planejamento estratégico� Para tanto, começa-se com uma análi- se do ambiente externo; depois, setorial e, por fim, interno em que se examinam todas as dimensões que podem influenciar a atuação da empresa. O ambiente externo (também conhecido como macroambiente) é composto por variáveis, como econômicas, políticas, legais, sociais, culturais e demográficas, entre outras que podem impactar a atuação das organizações� Essa dimensão não é controlada pela organização, assim, é mais di- fícil de ser compreendida� O cenário setorial está mais próximo à atuação da organização, em que se desenvolvem os relacionamentos estratégicos 3737 com fornecedores, clientes, acionistas, concorren- tes etc�, os quais são vitais para a sobrevivência da corporação� Já o ambiente interno trata dos aspectos de dentro da empresa, tais como es- trutura, gestão, empregados, finanças, produção etc� Nessa dimensão, é mais fácil a organização controlar as variáveis envolvidas, a fim de alcançar os objetivos desejados� Os itens abordados por Kunsch permitem identifi- car quais aspectos precisam ser levantados para a construção do diagnóstico organizacional� É um trabalho que envolve muita pesquisa para a abor- dagem dos elementos mais importantes a serem verificados pela comunicação e pela função de relações públicas no ambiente corporativo� Por fim, você identificou, neste item, como levan- tar informações sobre o ambiente de atuação da organização para a construção de um diagnóstico� Destaca-se que a aplicação da pesquisa é um ele- mento essencial nesse processo, visando à iden- tificação correta das situações e dos problemas que exigem abordagem da atividade de relações públicas nas organizações� 3838 PROGRAMAS DE RELAÇÕES PÚBLICAS Os programas de relações públicas são instrumen- tos que permitem direcionar a realização de uma determinada ação de comunicação� Por isso, neste tópico, você vai conhecer como eles são utilizados pela área e como devem ser estruturados� São as atividades realizadas por uma organiza- ção para concretizar objetivos de comunicação estipulados no planejamento� Esses documentos podem compor um projeto, um plano ou também uma demanda identificada. Os programas resolvem questões específicas de relações com os públicos de interesses e a opinião pública� Os tipos de programas existentes na área de rela- ções públicas variam, conforme a finalidade e as regras da organização� É comum as organizações contratarem empresas ou assessorias de comu- nicação/relações públicas para a execução de programas específicos na dimensão institucional, mercadológica ou interna� Algumas possibilidades são: produção de mídias impressas, auditoria de opinião e de imagem, marketing direto, assessoria de imprensa etc� Alguns dos tipos de finalidades enumerados por Kunsch (2003, pp� 382-383) e que sintetizei para sua melhor compreensão são: 3939 y Atividades com finalidades institucionais: se sub- dividem em identidade visual, como: logotipo, marca e cores da organização; montagem de showroom; mensagens em letreiros e painéis luminosos etc� e produção cultural e de interesse público, como: eventos especiais, concursos, prêmios, edição de livros especiais, calendários, filmes, vídeos, campa- nhas institucionais, patrocínios culturais; y Atividades em apoio à área de negócios: por exemplo, lançamento de produtos; relacionamento com a imprensa; publicações; promoções espe- ciais conjuntas com a área de marketing; feiras e exposições; y Atividades em apoio à área de recursos humanos: principalmente em publicações internas: boletins, jornais, manuais, revistas; eventos especiais: open house, datas comemorativas, confraternizações, face a face; vídeos institucionais e de treinamentos� Para todas essas ações é necessário montar um programa que deve conter os seguintes itens: apresen- tação, público estratégico, objetivo, estratégia, ações ou canais de comunicação, recursos necessários, cronograma, orçamento, implantação, indicadores de resultados e relatório final (KUNSCH, 2003). Esses itens sistematizam claramente a implementação do programa e podem ser usados para várias situações pelo profissional de relações públicas. 4040 A função de relações públicas é composta por várias atividades que precisam ser pensadas pre- viamente para que possam cumprir os seus obje- tivos estipulados� Desse modo, os programas de relações públicas são documentos que permitem concretizar ações visando à eficiência e à eficácia do trabalho de comunicação� PLANEJAMENTO DE EVENTOS EM RELAÇÕES PÚBLICAS Entre as atividades de relações públicas, os eventos são uma ferramenta de comunicação bastante im- portante para a aproximação da organização com os seus públicos estratégicos� Eles também devem ser pensados de forma planejada para que possam alcançar os objetivos propostos� Por isso, neste item, você irá compreender um pouco melhor sobre o planejamento de eventos em relações públicas� Em relação aos eventos, o planejamento é um pro- cesso que ajuda a potencializar a sua realização� Esses acontecimentos promovem grande visibi- lidade às empresas e, além disso, as aproximam do público participante� Os eventos podem ser compreendidos como acontecimentos especiais, com um determinado objetivo de comunicação, e podem ser dos mais diversos tipos e atender a uma série de interesses, tanto das organizações quanto dos públicos estratégicos� 4141 A literatura especializada em eventos traz uma série de abordagens sobre essa ferramenta de comunicação, bem como acerca do seu planejamento e execução� Alguns dos eventos mais realizados são: concursos, congres- sos, convenções, exposições, lançamento de produtos, entre outros. Em geral, os profissionais que trabalham na área atuam de duas formas: como prestadores de serviços ou como integrantes de um departamento da organização que realiza o acontecimento� A relevância de um evento está, segundo Kunsch (2003, p� 386), “no aproveitamento do instante, do ambiente ou da presença de pessoas, pois dessa atitude resulta a impressão final. O evento, quando bem planejado e executado, criará fatalmente um conceito positivo para a organização que o promove”� As principais atividades que envolvem o planejamento de um evento são: a organização, a produção do material informativo e promocional, e a divulgação� As atividades para organização do evento referem-se a procedimentosadministrativos, como: definição da data e local, controle dos participantes, entre outros serviços técnicos, como de som, fotografia e contratação de prestadores de serviços� A produção de material diz respeito a todos aqueles que serão necessários para divulgar o evento e atrair o público, como cartazes, boletins, e material de apoio. Por fim, a divulgação refere-se à comunicação sobre o evento para o público desejado, dessa forma, é necessário buscar plataformas de comunicação diri- 4242 gidas que possam vender o conceito do evento para o público-alvo� Há também um esforço de relacionamento com a imprensa para a distribuição de informações a respeito do acontecimento� Sugere-se, para o desenvolvimento dessas ações, instrumentos como cronograma, detalhando todas as atividades que forem necessárias para a con- cretização do evento� Outro aspecto importante é a atribuição da responsabilidade por atividade, quem será responsável pelo que� Recomenda-se, também, verificar e projetar tudo o que será necessário no local do evento, a fim de evitar imprevistos. Vale ressaltar que cada evento exige formas próprias de planejamento e de organização� É importante que o profissional de relações públicas siga todas as recomendações passadas para o planejamento dos eventos: criando planos, programas, e proje- tos, a fim de viabilizar o evento; tendo em vista os objetivos a serem cumpridos� Como você pôde verificar, os eventos são utilizados em diversas situações para alcançar objetivos de comunicação de uma organização e seus públicos estratégicos� À medida que eles forem planejados e organizados, conforme as demandas de relaciona- mento da organização, mais chances terão de obter a boa-vontade do público pretendido, ainda mais se contar com a atuação da área de relações públicas� 43 CONSIDERAÇÕES FINAIS Neste módulo, estudamos um pouco mais sobre o papel do planejamento em relações públicas – o qual agrega valor às funções da área, uma vez que age proativamente na identificação e na resolu- ção de problemas de relacionamento� Contudo, o planejamento da área não pode estar descolado do planejamento da empresa como um todo, por isso, esse instrumento deve ser utilizado de modo articulado: com o todo e com as partes envolvidas� Assim, abordamos a importância do planejamento para as empresas e para a comunicação, pois ele otimiza os esforços e os recursos necessários para a realização de atividades corporativas� Discorre- mos, também, sobre o conceito de planejamento e como ele pode ser abordado como um processo em suas particularidades – o que não é simples de ser executado� Discutimos os tipos de planejamento existentes, conforme a hierarquia organizacional, que são: o planejamento estratégico, que envolve a empresa como um todo; o planejamento tático, direcionado para áreas finalísticas; e o planejamento operacio- nal, voltado para atividades rotineiras e técnicas da organização� 44 Também demonstramos que, para que esses diferentes tipos sejam aplicados, é necessário seguir um processo com diversas etapas que se articulam entre si� Mostramos como isso pode ser concretizado por meio de instrumentos, como os documentos que materializam o processo de execução do planejamento� Na sequência discorremos sobre o planejamento estratégico aplicado à comunicação organizacional e à atividade de relações públicas – que permite um trabalho muito mais assertivo pela área, em articulação com outros setores� A pesquisa e a construção do diagnóstico também foram eviden- ciadas para o bom andamento de um planejamento estratégico em relações públicas� Para concluir, apresentamos como se desenrolam os programas de relações públicas dentro do espa- ço corporativo e discutimos como o planejamento pode ser aplicado na organização de eventos, sob a perspectiva das relações públicas� Diante do ex- posto, é possível dizer que o planejamento permeia a atuação de todas as atividades das relações públicas, desdobrando-se em planos, projetos e programas que melhor organizam a sua condução� Referências Bibliográficas & Consultadas ALMEIDA, M� I� R� Manual de planejamento estratégico: desenvolvimento de plano estratégico com a utilização de planilhas de Excel� São Paulo: Atlas, 2001� BASEGGIO, A� L� Planejamento estratégico da comunicação� pp�15-26� In: Relações Públicas: planejamento e comunicação� Porto Alegre: EdiPUCRS, 2012� BORDENAVE, J� D�; CARVALHO, H� M� Comunicação e planejamento� Rio de Janeiro: Paz e Terra, 1979� BUENO, W� C� Comunicação empresarial: alinhando teoria e prática� Barueri: Manole, 2014� CARVALHO, H� M� Introdução à teoria do planejamento� 3� ed� São Paulo: Brasiliense, 1979� CLEMENTE, A�; FERNANDES, E� Planejamento e projetos� pp� 21-27� In: Projetos empresariais e públicos� São Paulo: Atlas, 1998� DORNELLES, S� M� G� Relações públicas e pesquisas: de opinião, de comunicação e de mercado. Porto Alegre: EdiPUCRS, 2015. [Minha Biblioteca] DORNELLES, S� M� G� Relações públicas: construindo relacionamentos estratégicos� Porto Alegre: EdiPUCRS, 2016. [Minha Biblioteca] DREYER, B� M� Relações públicas na contemporaneidade: contexto, modelos e estratégias. São Paulo: Summus, 2017. [Minha Biblioteca] KUNSCH, M� M� K� Gestão estratégica em comunicação organizacional e relações públicas. 2. ed. São Paulo: Difusão, 2019. [Minha Biblioteca] KUNSCH, M� M� K� Planejamento de relações públicas na comunicação integrada� 2� ed� São Paulo: Summus, 2003� LATTIMORE, D� et al� Relações Públicas: profissão e prática. 3. ed. Porto Alegre: AMGH, 2012. [Minha Biblioteca] LERY, F� Fundamentos e práticas em relações públicas. Porto Alegre: SAGAH, 2019. [Minha Biblioteca] RANDOLPH, R� M� Administração do planejamento: como tornar realidade uma ideia� São Paulo: McGraw-Hill, 1977� TORQUARTO, G� Comunicação nas organizações: empresas privadas, instituições e setor público. São Paulo: Summus, 2015. [Minha Biblioteca] VERGILI, R� Relações públicas, mercado e redes sociais. São Paulo: Summus, 2014. [Minha Biblioteca] Introdução Planejamento em Relações Públicas Importância do planejamento e do planejamento de relações públicas Conceito de planejamento Tipos de planejamento Processo de planejamento Instrumentos para o planejamento Fases do planejamento de Relações Públicas Operacionalização do planejamento Planejamento estratégico direcionado à Comunicação Organizacional e Relações Públicas Pesquisa e construção de diagnóstico estratégico em relações públicas Programas de relações públicas Planejamento de eventos em relações públicas Considerações finais Referências Bibliográficas & Consultadas
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