Documentos Oficiais: Tipos e Funções

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Centro Educacional Victor e Wladimir 
 
EDUARDO HENRIQUE SILVA RODRIGUES DA SILVA 
 
 
Redação: (Memorando) - A Função e os Assuntos Tratados em 
Documentos Oficiais 
 
 
 
Técnico de Enfermagem 
 
 
 
 
Rio de Janeiro – Abril/ 2022 
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1. Introdução 
Os documentos oficiais são feitos no contexto das atividades 
administrativas de uma instituição, ou seja, é aquele que, possuindo ou não 
valor legal, produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. 
Por fim, vale lembrar que os documentos escritos se dividem em oficiais 
e não oficiais e são expressos através da escrita. 
Os principais tipos de documentos oficiais são: Ata, Atestado, Carta, 
Certidão, Circular, Contrato, Convênio, Decisão, Declaração, Despacho, 
Determinação de Serviço, Edital, Email, Fax, Guia de Encaminhamento de 
Correspondência Postal, Guia de Remessa de documentos, Memorando, 
Norma de Serviço, Ofício, Parecer, Portaria, Processo, Protocolo de Intenções, 
Regimento, Regulamento, Relatório, Requerimento, Resolução, entre outros. 
Memorando é um texto técnico utilizado em instituições públicas ou 
particulares. Realiza a comunicação interna/externa entre departamentos de 
empresas ou repartições públicas. O memorando é um dos canais de 
comunicação mais eficazes em uma empresa. 
 
 
 
 
 
 
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2. Desenvolvimento 
2.1. Tipos de documentos oficiais 
Os documentos Oficiais são forma de registrar, analisar, avaliar, 
controlar e dinamizar diferentes processos e procedimentos da Administração 
Pública, permitindo que diversos segmentos atuem de forma harmoniosa, 
dando continuidade a planos e projetos e mantendo a memória da organização. 
De forma resumida, podemos dizer que os documentos oficiais são 
aqueles que vem de atos oficiais, os quais apresentam atos da administração 
pública que produzem efeito jurídico, por exemplo, atos administrativos em 
geral, portarias, resoluções, editais e entre outros. Além disso, também os 
contratos e convênios podem ser considerados como documentos oficiais. 
2.2. Os principais tipos de documentos oficiais 
 Ata: É um relato fiel de fatos que ocorreram e decisões que foram feitas 
durante reuniões e assembleias, segundo uma pauta previamente 
estabelecida, garantindo a posterior execução dos acordos ali tratados. 
Além disso, vale lembrar que é geralmente registrada em livro próprio e, 
ao final da reunião, costuma ser assinada pelos participantes. 
 Atestado: É um documento assinado por um servidor em virtude de seu 
cargo ou função exercida. Dessa forma, a ideia é declarar algum fato a 
favor da pessoa declarada. 
 Ato: Por meio dessa ferramenta, dirigentes de órgãos e entidades da 
Administração Direta, Indireta e Fundacional declaram um fato ou uma 
situação com base na lei. 
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 Declaração: É um documento que se assemelha ao atestado, mas que 
não deve ser expedido por órgãos públicos. Além disso, é um 
documento em que se manifesta uma opinião, conceito, resolução ou 
até uma observação. 
 Certidão: Por meio dessa ferramenta, dirigentes de órgãos e entidades 
da Administração Direta, Indireta e Fundacional declaram um fato ou 
uma situação com base na lei. 
 Consulta: Também chamado de carta-consulta, ele é uma das formas de 
correspondência interna e geralmente diz respeito a determinados 
orçamentos para a captação de financiamento de projetos. 
 Convocação: Essa forma de comunicação escrita tem por objetivo 
convidar o público-alvo para uma determinada reunião ou até 
assembleia. Por isso, traz informações chaves, como local, data e 
finalidade do encontro. 
 Decisão: É uma solução dada por meio de despacho ou até sentença 
para uma determinada situação. 
 Decreto: É uma solução dada por meio de despacho ou até sentença 
para uma determinada situação. 
 Despacho: É um documento redigido para dar sequência a algum 
assunto que foi encaminhado para a apreciação da autoridade. Além 
disso, ele pode comunicar uma decisão, ordem ou até recomendar o 
prosseguimento de um processo. 
 Edital: É um ato escrito oficial que inclui aviso, determinação ou citação. 
Dessa forma, ele é publicado por uma autoridade competente, e 
divulgado na imprensa oficial e em outros órgãos, de modo a ser 
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facilmente acessado por todos. Além disso, ele geralmente comunica 
novos concursos públicos, intimações e até convocações, que exigem 
uma ampla divulgação. 
 Informação: É um documento no qual os servidores subordinados 
prestam esclarecimentos ou até elucidam questões imprecisas sobre 
uma determinada situação, a pedido de alguma autoridade. 
 Lei: O objetivo dessa espécie normativa, prevista pela Constituição 
Federal, é disciplinar uma variedade de ações. Dessa forma, ela tem 
como características a generalidade e a abstração e só pode ser 
utilizada pelo Poder Legislativo. 
 Memorando: É a comunicação ágil e fundamentalmente interna, feita 
entre as unidades administrativas de um mesmo órgão, sendo elas de 
mesmo nível ou até de níveis diferentes. Além disso, o caráter pode ser 
administrativo ou até envolver projetos, ideias e diretrizes a serem 
adotados em certa instância do serviço público. 
 Moção: É a comunicação ágil e fundamentalmente interna, feita entre as 
unidades administrativas de um mesmo órgão, sendo elas de mesmo 
nível ou até de níveis diferentes. Além disso, o caráter pode ser 
administrativo ou até envolver projetos, ideias e diretrizes a serem 
adotados em certa instância do serviço público. 
 Parecer: É uma avaliação feita por órgãos especializados a respeito de 
situações que lhes foram colocadas para essa apreciação. Dessa forma, 
ele deve indicar a solução ou as razões e fundamentos necessários para 
a tomada de decisão por um órgão competente. 
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 Portaria: É uma avaliação feita por órgãos especializados a respeito de 
situações que lhes foram colocadas para essa apreciação. Dessa forma, 
ele deve indicar a solução ou as razões e fundamentos necessários para 
a tomada de decisão por um órgão competente. 
 Processo: É o desenvolvimento de um expediente, ao qual são inseridos 
pareceres, anexos e despachos, que darão suporte à sua tramitação. 
 Requerimento: É um documento pelo qual o indivíduo interessado 
solicita ao Poder Público algo que ele acredite que lhe pertença ou até 
que deva usufruir. Além disso, ele pode usar ele para se defender de 
uma determinada prática ou até situação que o lese de alguma forma. 
 Relatório: É submetido à autoridade superior, traz um panorama das 
atividades realizadas pelo funcionário, no que diz respeito ao período em 
exercício no cargo. Além disso, ele é geralmente adotado para 
prestações de conta ou até para expor o avanço de determinadas 
iniciativas planejadas. 
 Ofício: É como são feitas as comunicações administrativas entre 
autoridades ou entre autoridades e particulares, tendo como foco 
assuntos oficiais. 
2.3. Memorando 
Memorando é um documento oficial com redação objetiva, linguagem 
simples e de fácil leitura, cujo objetivo é servir de comunicação interna dentro 
de uma instituição. É um dos gêneros textuais da gramática, assim como o 
ensaio, diário, relatório e notícia. 
 
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O texto deve ser simples e direto ao ponto, uma forma de ser lembrado 
por quem o lê. Devem constar, de preferência, em uma única página, na face 
da folha. O memorando não costuma ser cobrado em redações de vestibulares 
e escolas, mas pode aparecer em provas específicas de concursos públicos. 
Este gênero é pouco conhecido por quem não têm convívio direto com 
empresas e repartições privadas. 
2.3.1. Características do memorando 
No memorando sempre vai constar uma mensagem importante que 
deverá ser lida pelo destinatário. Por ser veiculado para funcionários de uma 
empresa, que geralmente têm pouco tempo para burocracias, este documento 
tem que ser o mais breve possível, com o mínimo de folhas e evitando palavras 
rebuscadas. Não deixade ser um documento formal, mas não tanto quanto o 
ofício. Em resumo, as características são: 
• Texto curto 
• Linguagem simples, de fácil entendimento 
• Objetivo 
• Formal 
• Meio de comunicação interna 
• Tem como destinatários funcionários de uma empresa. 
 
 
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3. Conclusão 
Conclui-se que a elaboração de documentos oficiais, além de oferecer 
uma maior agilidade e diminui a possibilidade de erros, pois a padronização de 
documentos oficiais reforça positivamente a identidade da instituição, 
contribuindo para a formação de sua imagem e reputação junto ao seu público, 
garantindo maior compreensão da mensagem. Adicionalmente, os documentos 
são instrumentos de suma importância para acompanhar informações, colher 
dados e para fazer consultas em auditorias internas. Dessa forma, ter um bom 
controle na gestão de documentos deve ser rigorosamente seguido pelas 
empresas que desejam se destacar no mercado. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Referências: 
1. Site: https://www.educamaisbrasil.com.br/enem/lingua-
portuguesa/memorando. Acesso em 27/04/2022, às 18h. 
2. Site: https://recipp.ipp.pt/bitstream/10400.22/11202/1/Versao%20final%20-
%20para%20impress%C3%A3o.pdf. Acesso em 27/04/2022, às 18h. 
3. Site: http://www.funasa.gov.br/site/wp-content/files_mf/adm_redOficial.pdf. 
Acesso em 27/04/2022, às 18:30h. 
4. Site: https://sousecretaria.com.br/documentos-oficiais-veja-quais-sao-os-
tipos-e-quando-usa-
los/#:~:text=Os%20documentos%20oficiais%20s%C3%A3o%20feitos,da%20n
atureza%20ou%20suporte%20utilizados. Acesso em 27/04/2022, às 18:30h. 
5. Site: https://www.concursosnobrasil.com.br/escola/redacao/correspondencia-
oficial.html. Acesso em 27/04/2022, às 18:30h.