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Unidad I. Activo Circulante 1. El Efectivo…………………………………………………………………………………………………………… 3 2. Efectivo en Caja…………………………………………………………………………………………………10 3. Efectivo en Banco……………………………………………………………………………………………… 27 4. Efectos y Cuentas por Cobrar…………………………………………………………………………… 58 5. Inventarios…………………………………………………………………………………………………………112 6. Prepagados……………………………………………………………………………………………………… 144 Unidad II. Activo No Circulante 7. Propiedades, Plantas y Equipos……………………………………………………………………… 156 8. Activo Intangible…………………………………………………………………………………………… 197 9. Cargos Diferidos……………………………………………………………………………………………… 211 10. Otros Activos………………………………………………………………………………………………… 226 Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 2 © Universidad “Dr. Rafael Belloso Chacín” 1a. Edición Autor >> MSc. Rosalía Ruiz de Cipriani Diseño Instruccional >> Ana Contreras Diseño Gráfico >> Juan Biancardi Especialista en Computación >> Karla Pérez Maracaibo, Venezuela 2006. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 3 Unidad I. Activo Circulante Tema 1. El Efectivo Introducción La solvencia de toda empresa está fundamentada en las diferentes partidas que comprende el efectivo. El activo circulante disponible está representado por todo el dinero que se encuentra en caja, caja chica, banco y otras partidas que se pueden considerar equivalentes de efectivo. El efectivo se presenta en el Balance General como el primer rubro de los activos en su condición más líquida, razón por la cual, es clasificado como un activo circulante disponible. Siendo el efectivo el activo más líquido que posee la empresa, se hace necesario establecer un control interno adecuado para evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos. Contenido Los contenidos desarrollados en este tema son los siguientes: 1.1 Definición ...................................................................................... 4 1.2 Naturaleza y características ................................................................ 4 1.3 Importancia ................................................................................... 5 1.4 Partidas consideradas efectivo ............................................................. 5 1.5 Partidas no consideradas efectivo .......................................................... 6 1.6 Clasificación ................................................................................... 6 1.7 Normas de valuación del efectivo .......................................................... 7 1.8 Normas de presentación del efectivo en el Balance General ........................... 8 Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 4 1. El Efectivo 1.1 Definición El efectivo es el activo circulante más líquido representado por el dinero disponible en caja, caja chica y banco. También se considera efectivo todas las partidas del activo circulante que puedan ser convertidas en dinero a su valor nominal en forma inmediata. Catacora (1998:121), define al efectivo como la primera partida que aparece en el Balance General y representa uno de los renglones más importantes de los rubros del activo para una entidad. El efectivo está representado por el dinero disponible en los bancos, el segregado para fines específicos. 1.2 Naturaleza y características El efectivo puede originarse por diferentes transacciones; entre ellas tenemos: - Aportes en efectivo de los socios, accionistas o dueños para constituir una empresa o para aumentar su capital - Ventas al contado - Cobranzas realizadas - Ingresos recibidos por servicios prestados o cualesquiera otra naturaleza Todas las partidas consideradas efectivo deben cumplir las siguientes características: - Ser propiedad de la empresa Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 5 - Tener disponibilidad absoluta para efectuar todo tipo de desembolso - Tener convertibilidad inmediata, en dinero a su valor nominal - Estar libre de toda restricción, razón por la cual es clasificada como un activo circulante disponible. 1.3 Importancia El efectivo se considera uno de los activos más importantes que posee la empresa, su grado de liquidez determina la capacidad de pago que tiene ante los acreedores. El efectivo permite realizar compras al contado, cancelar todas las obligaciones, realizar inversiones, etc. El uso adecuado del efectivo asegura el éxito y desarrollo de toda organización, su existencia garantiza cumplir con el ciclo de las operaciones mercantiles en la empresa. 1.4 Partidas consideradas efectivo Las partidas utilizadas para representar al efectivo son las siguientes: - Caja - Caja chica - Bancos Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 6 1.5 Partidas no consideradas efectivo La definición del efectivo permite categorizar las siguientes partidas como no efectivo. - Vales de caja - Estampillas fiscales o postales - Dinero en custodia de terceras personas - Cheques devueltos - Cheques post-fechados - Depósitos a plazo fijo - Depósito para fines específicos - Depósitos en bancos intervenidos o cerrados - Adelantos para viáticos u otros gastos por relacionar - Las cuentas y documentos por cobrar 1.6 Clasificación El efectivo se clasifica de acuerdo al grado de liquidez y disponibilidad. La mayoría de las empresas categorizan en primer lugar Caja Chica, luego Caja y Banco. Otras empresas lo clasifican así: Caja, Caja Chica y Banco. El siguiente cuadro describe y clasifica las cuentas que representan el efectivo: Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 7 Cuadro I.1 Descripción y clasificación de las cuentas Efectivo Cuenta Descripción Clasificación Caja Representa el efectivo que ha recibido la Cuenta Real empresa por las diferentes transacciones Activo Circulante realizadas al contado Disponible Saldo Deudor Balance General Caja Son fondos fijos destinados para que el Cuenta Real Chica custodio realice pagos o desembolsos Activo Circulante menores, de acuerdo a la necesidad de la Disponible empresa Saldo Deudor Balance General Banco Representa los movimientos del efectivo en Cuenta Real moneda nacional y en moneda extrajera Activo Circulante (cotizables en Venezuela), este efectivo Disponible puede generarse por los depósitos Saldo Deudor efectuados y las notas de crédito bancarias Balance General 1.7 Normas de valuación del efectivo Son las reglas establecidas por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, para que las transacciones mercantiles que soportan el efectivo, estén de acuerdo con la Declaración de Principios de Contabilidad (DPC) de aceptación general en Venezuela. Las reglas de valuación establecen que el efectivo debe ser valuado a su valor nominal, la moneda extranjera se valúa a la tasa de cambio vigente para la fecha de la preparación del Balance General. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 8 Ejemplo I.1. Conversión de moneda extranjera a bolívares. Si una empresa tiene 100$ en el Banco X, se debe multiplicar el efectivo (100$) por el valor del dólar en Bolívares existente para la fecha del Balance General: 100x4.300= 430.000 Bolívares1.8 Normas de presentación del efectivo en el Balance General Las normas establecidas por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, establece que los renglones en efectivo deben mostrarse en el Balance General como las primeras partidas del Activo Circulante a su valor nominal. De existir efectivo en moneda extranjera, se debe realizar una nota a los estados financieros explicando el tipo de moneda extranjera y la tasa de cambio existente para la fecha de la elaboración del Balance General. Los cheques que estén pendientes por entregar a sus beneficiarios a la fecha de la preparación del Balance General, deben presentarse formando parte del renglón del efectivo. Cuando la empresa realiza transacciones con dos o más bancos y una de estas cuentas corrientes presenta un sobregiro, el saldo negativo debe compensarse con otros saldos deudores de la misma naturaleza y de disponibilidad inmediata, si continúa negativo el saldo en la cuenta Banco, este monto debe presentarse en el Balance General a la fecha de su preparación como pasivo a corto plazo. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 9 Ejemplo I.2. Efectivo presentado en el Balance General El siguiente es un ejemplo del efectivo presentado en el Balance General Gráfico I.1 Efectivo presentado en el Balance General Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 10 Unidad I. Activo Circulante Tema 2. Efectivo en Caja Introducción La administración eficiente del efectivo garantiza el éxito de cualquier organización. Es indispensable tener un sistema de control del efectivo en caja, debido a que este activo es muy atrayente para cualquier empleado. Además, no es fácil seguirle el rastro sin controles establecidos. Para el desarrollo normal de las operaciones de una empresa, se hace indispensable poseer niveles adecuados de efectivo. El control de las entradas de efectivo en caja, tiene como finalidad, garantizar que se salvaguarde desde el momento en que se recibe hasta el momento en que es depositado en una cuenta bancaria. Dentro de los controles internos establecidos para el Efectivo en Caja, se hace necesario establecer un fondo fijo en Caja Chica para cubrir pagos de menor cuantía. La necesidad de este fondo fijo va a depender de la naturaleza de la empresa. Contenido Los contenidos desarrollados en este tema son: 2.1 Definición ................................................................................... 11 2.2 Características ............................................................................. 11 2.3 Control interno ............................................................................. 12 2.4 Registros contables de caja chica ........................................................ 14 2.5 Arqueo de caja ........................................................................... ..24 2.6 Uso de las notas de débito de caja .................................................... ..26 2.7 Uso de las notas de crédito de caja .................................................... ..26 Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 11 Tema 2. Efectivo en Caja 2.1 Definición El efectivo en Caja está representado por todas las monedas y billetes de curso legal en el país y por todas las monedas y billetes extranjeros cotizables en Venezuela. También el efectivo en caja está constituido por: - Cheques conformados a nombre de la empresa sin depositar. - Cheques personales sin restricción de ninguna naturaleza. - Recibos conformados de tarjetas de crédito y de débito sin depositar. - Vales de cesta ticket recibidos. - Documentos de crédito pagaderos a su presentación. 2.2 Características Los montos clasificados como efectivo en caja, deben cumplir las siguientes características: - Ser propiedad de la empresa. - Ser aceptables para depósito bancario. - Estar libres de restricciones en cuanto a su uso. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 12 Según Catacora (1998:123), la cuenta Caja está constituida por el dinero o numerario en existencia que se recibe o se entrega por las diferentes razones. 2.3 Control interno El control interno, es la herramienta utilizada en la empresa, para salvaguardar los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, necesarios para preparar los estados financieros. Cuando la administración de la empresa establece un control interno adecuado para el manejo del efectivo, los datos contables utilizados para la toma de decisiones son dignos de todo crédito. La Federación de Contadores Públicos de Venezuela (2002), define al control interno como una serie de métodos y medidas adoptadas en un negocio con el fin de salvaguardar sus activos, garantizar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia operacional y aumentar la adherencia a las políticas administrativas prescritas. El efectivo en caja debe protegerse desde el momento en el cual se recibe, hasta tanto el momento de ser depositado en el banco. Las normas básicas para asegurar su protección son las siguientes: - Segregación de funciones, separar el manejo del efectivo del mantenimiento de registros contables. - Todos los ingresos recibidos por caja deben ser depositados en una cuenta bancaria, el mismo día o el siguiente y en forma intacta. - Algunas empresas consideran necesario que la caja mantenga un fondo para que el cajero pueda dar vuelto de ser necesario. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 13 - Realizar arqueos recurrentes y sorpresivos, para verificar que la suma de todo lo existente en caja coincida (cuadre) con la suma en bolívares de los documentos que soportan las transacciones realizadas. - Establecer pólizas de seguro para el cargo de cajero. Esta póliza es importante porque la empresa está sujeta a robo o incendio. - Colocar las cajas registradoras en un lugar que los clientes puedan observar las cantidades registradas por el cajero. - Las políticas establecidas en la empresa deben estar por escrito en forma clara y precisa. Según la política administrativa y contable aplicada en una organización, se hace necesario crear el fondo fijo de caja chica, para cancelar desembolsos de menor cuantía. La cantidad del fondo fijo y el monto máximo para realizar los pagos, dependen de la naturaleza de la entidad económica, del volumen de sus operaciones y de la frecuencia con que se realicen. 2.4 Caja Chica La cuenta Caja Chica representa el efectivo más disponible que posee la empresa, para realizar pagos menores y recurrentes. Para Catacora (1998:124), los fondos fijos son conocidos también con la denominación de Caja Chica. Estos fondos fijos están constituidos por la disponibilidad en moneda nacional o extranjera, que se encuentran segregados o asignados para desembolsos específicos y recurrentes que se tengan razón a diferentes necesidades. El control interno que debe cumplir el responsable (custodio) de administrar el fondo fijo de Caja Chica se resume en lo siguiente: - El monto fijo establecido por la empresa para aperturar caja chica debe ser limitado. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 14 - Establecer un límitemáximo para los desembolsos realizados por caja chica. - La responsabilidad de la administración del fondo fijo debe tenerla una sola persona (custodio). - Los desembolsos cancelados por caja chica deben estar debidamente autorizados y soportados. - Los comprobantes que justifiquen los desembolsos realizados, deben presentar toda la información necesaria para realizar el registro contable. - Los comprobantes deben elaborarse en tinta y sin enmendaduras. Los comprobantes nulos deben conservarse para cumplir con el control interno. - Realizar arqueos imprevistos y frecuentes. - Establecer el período en el cual se va a rembolsar el fondo. - A la fecha de preparar los estados financieros se debe rembolsar el fondo fijo. 2.5 Registros contables de caja chica Los asientos contables se deben realizar en los libros exigidos por el Código de Comercio Venezolano (C.Com), cumpliendo con las formalidades legales establecidas en el mismo. Este basamento teórico fue estudiado en la asignatura Contabilidad I. Si presentas alguna duda al respecto, consulta el texto de Álvarez, Gutiérrez, Marín y Rodríguez (2005). Contabilidad I. Segunda edición. Fondo Editorial URBE. La cuenta Caja Chica se contabiliza solamente en cuatro (4) situaciones: apertura, aumento, disminución y eliminación de Caja Chica. El cuadro siguiente describe los registros contables correspondientes a cada situación: Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 15 Cuadro I.2 Registros contables de Caja Chica Registro Descripción 1er registro/ Se realiza cuando existe la necesidad de aperturar un fondo fijo en la empresa Apertura para hacer pagos menores. Se contabiliza dándole un cargo (debe) a la cuenta caja chica y un abono (haber) a la cuenta banco. 2do / Aumento Se realiza, solamente, cuando existe la necesidad de aumentar el fondo fijo de la empresa. Se contabiliza dándole un cargo (debe) a la cuenta caja chica, y un abono (haber) a la cuenta banco. 3ero / Se realiza cuando se ha determinado que el fondo fijo establecido tiene un Disminución monto excesivamente alto y se toma la decisión de disminuirlo. Se contabiliza dándole un cargo (debe) a la cuenta banco y un abono (haber) a la cuenta caja chica. 4to / Se realiza cuando la empresa decide eliminar el fondo fijo establecido. Se Eliminación contabiliza dándole un cargo (debe) a la cuenta banco y un abono (haber) a la cuenta caja chica. Es importante señalar que el asiento contable del reembolso de Caja Chica es el único registro contable que se realiza periódicamente. Este asiento se contabiliza cargando (debe) a los diferentes desembolsos y abonando (haber) a la cuenta banco. 2.5.1 Creación de Caja Chica Significa constituir un fondo fijo, para realizar desembolsos pequeños o irrisorios, el monto de este fondo va a depender de las necesidades de la empresa. Ejemplo I.3. Registro de la creación de la Caja Chica en el Libro diario. El 02 de septiembre del 2004, el administrador Jesús Ordaz de la empresa Roci, C.A. decide crear el fondo fijo de Caja Chica por Bs. 50.000,00 emite el cheque No. 001 del Banco Ros, a nombre del custodio Emiro Ruiz. A continuación se presenta el registro contable de la Creación de la Caja Chica en el Libro Diario: Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 16 Gráfico I.2 Registro contable en el libro diario de la Creación de la Caja Chica El custodio hace efectivo el cheque recibido y lo deposita en Caja Chica para empezar a realizar los desembolsos autorizados. Ejemplo de tres comprobantes realizados por el custodio Emiro Ruíz: El comprobante No. 1 es por la compra de café y azúcar, el No. 2 por el pago de periódicos y revistas y el No. 3 es por la compra de lápices y bolígrafos; cada comprobante presenta la fecha correspondiente del día del pago, el concepto y la cantidad del desembolso en bolívares. Es importante señalar que los comprobantes descritos anteriormente no presentan el IVA. A continuación se presentan los tres comprobantes realizados por el custodio Emiro Ruiz. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 17 Gráfico I.3 Comprobante del desembolso de caja chica #1. Gráfico I.4 Comprobante del desembolso de caja chica #2. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 18 Gráfico I.5 Comprobante del desembolso de caja chica #3. El control interno de Caja Chica, establece que cada comprobante debe tener anexo la factura o el recibo de caja que justifique el pago realizado. El reembolso de Caja Chica lo debe solicitar el custodio cumpliendo con la política establecida en la empresa. La política de esta empresa (ROCI, C.A.) es rembolsar la Caja Chica cada quince (15) días. El 15-09-2004 el custodio Emiro Ruiz presenta la relación de comprobantes para que le reintegren a través de un cheque el monto de 45.000,00 Bs. Esta cantidad sumada al saldo existente en Caja Chica de Bs. 5.000, da un total de Bs. 50.000,00. Este monto siempre debe ser igual al Fondo Fijo establecido para Caja Chica. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 19 A continuación se presenta la relación de comprobantes (el saldo de Caja Chica es de Bs. 5.000,00*) Gráfico I.6 Relación de los Comprobantes (reembolso) de caja chica La relación anterior demuestra que el cheque de reposición es por Bs. 45.000,00; emitido a nombre del custodio Emiro Ruiz. No hubo faltante ni sobrante. El administrador de la empresa aprueba la relación de comprobantes y emite el cheque por Bs. 45.000 a nombre del custodio Emiro Ruiz. El custodio hace efectivo el cheque en el Banco, lo ingresa a la caja chica junto a los Bs. 5.000,00 existentes, para volver a tener el fondo fijo de Bs. 50.000,00. El Departamento de Contabilidad recibe la relación Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 20 de comprobantes acompañada de todos los soportes que justifican los desembolsos; y realiza el asiento contable del reembolso. 2.5.2 Reembolso de caja chica Significa reponer el fondo fijo de caja chica, por la cantidad de Bs. que sumen los comprobantes de egresos. El registro contable se realiza cargando (debe) a las cuentas de egresos que originaron las salidas del dinero de Caja Chica y abonando (haber) a la cuenta Banco el monto correspondiente. Ejemplo I.4. Registro en el libro diario de caja chica, cuando no existen faltantes ni sobrantes. A continuación se presenta el registro contable del reembolso de Caja Chica en el Libro Diario. Gráfico I.7 Registro contable en el libro diario del reembolso de Caja Chica 2.5.3 Faltantes y Sobrantes en Caja Chica Cuando el custodio no cumple las normas del control interno, puede sobrar o faltar dinero en Caja Chica por diferentes conceptos. Por ejemplo un faltante puede ocurrir Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 21 cuando el custodio no relaciona todos los comprobantes, o cuando ha relacionado una factura por una cantidad menor; también puede ocurrir por uso indebido del fondo. a. Reembolso de Caja Chica cuando se presenta unfaltante Significa reponer el fondo fijo por una cantidad mayor que el total de comprobantes. A continuación se presenta la relación del comprobante No. 2, con un faltante de Bs. 2.000,00 (el saldo existente en Caja Chica es Bs. 3.000,00. Gráfico I.8 Relación de los comprobantes (reembolso) de caja chica con faltante La relación anterior demuestra que existe un faltante por Bs. 2.000,00, lo que significa que el cheque emitido al nombre del custodio es por Bs. 47.000,00. Cuando Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 22 el custodio hace efectivo el cheque y lo ingresa a Caja Chica junto a los Bs. 3.000,00 existentes, vuelve a tener el monto del fondo fijo de Bs. 50.000,00. La política de la empresa Roci, C.A. es cargar (Debe) los faltantes de Caja Chica a Cuentas por Cobrar Custodio; y cuando exista un sobrante se debe abonar (Haber) a la cuenta Ingresos por Sobrantes. Ejemplo I.5. Registro del reembolso de caja chica cunado existe un faltante. A continuación se presenta el registro contable en el Libro Diario de un Reembolso de Caja Chica con Faltante. Gráfico I.9 Registro contable en el libro diario de un Reembolso de Caja Chica con Faltante b. Reembolso de Caja Chica cuando presenta un sobrante Significa reponer el fondo fijo por una cantidad menor que el total de comprobantes. A continuación se presenta la relación de comprobantes No. 3, con un sobrante por Bs. 1.000,00. A continuación se presenta una Relación de Comprobantes con Sobrante (Saldo de Caja Chica Bs. 6.000,00*) Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 23 Grafico I.10 Relación de los Comprobantes (reembolso) de caja chica con Sobrante La relación anterior demuestra que existe un sobrante de Bs. 1.000,00; lo que significa que el cheque emitido a nombre del custodio es por Bs. 44.000,00. Cuando el custodio hace efectivo el cheque y lo ingresa a caja chica junto a los 6.000,00 existentes vuelve a tener el monto del fondo fijo de 50.000,00 Bs. La política establecida en la empresa para contabilizar los sobrantes es abonar (Haber) a la cuenta de ingresos por sobrante. El monto del sobrante es de Bs. 1.000,00 en la relación anterior. Ejemplo I.6. Registro del reembolso de caja chica cuando existe un sobrante. A continuación se presenta el registro contable en el Libro Diario de un Reembolso de Caja Chica cuando existe un sobrante. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 24 Gráfico I.11 Registro contable en el Libro Diario de un Reembolso de Caja Chica cuando existe un sobrante 2.6 Arqueo de caja Consiste en el conteo físico y examen del efectivo, cheques, valores y cualesquiera otros documentos, que se encuentre en poder del cajero en el momento de realizar la inspección ocular. El total del efectivo más el total de comprobantes existente debe ser igual al monto del fondo establecido. La presencia del custodio durante el tiempo del Arqueo, es indispensable, no debe permitirse que se ausente del lugar por ninguna razón. La persona autorizada (auditor) para realizar el Arqueo de Caja, debe elaborar una relación detallada del contenido del Arqueo, y debe estar firmada por el custodio en conformidad de lo que recibe del auditor después del arqueo. En la práctica se suele utilizar un formulario impreso como el siguiente: Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 25 Gráfico I.12 Modelo de Formulario para el arqueo de Caja Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 26 2.7 Uso de las notas de débito de caja Son notas emitidas por las empresas para informar la variación del monto original de la factura. Ejemplo I.7. Uso de la nota de débito de caja. Cuando la empresa ha comprado mercancías a crédito y por cualquier causa le devuelve al proveedor parte de esa compra; esta empresa compradora emite una nota de débito al proveedor para informarle que su cuenta está siendo debitada, es decir disminuida. Las notas de débito también se pueden originar cuando el cliente tiene que cancelar una cantidad superior de la que dice la factura original. 2.8 Uso de las notas de crédito de caja Son notas emitidas por las empresas para informar la variación del monto de la factura. Es importante señalar que el personal autorizado para emitir notas de crédito no debe realizar las cobranzas a los clientes para evitar manejo doloso del efectivo. Ejemplo I.8. Uso de la nota de crédito de caja. Cuando la empresa ha vendido mercancías a crédito y por cualquier causa el cliente le devuelve a la empresa parte de esa venta. La empresa vendedora emite una nota de crédito al cliente para informarle que su cuenta ha disminuido. Las notas de crédito de caja, también se pueden originar por descuentos otorgados a los clientes cuando cancelan las facturas antes del vencimiento. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 27 Unidad I. Activo Circulante Tema 3. Efectivo en Banco Introducción El efectivo en Banco representa toda la disponibilidad que la empresa tiene depositado en su cuenta corriente. Esta cuenta registra el valor de los depósitos realizados por la entidad económica (en moneda nacional y extranjera) en bancos del país y del exterior. Para controlar los movimientos de cargos y abonos realizados a las diferentes cuentas corrientes de la empresa, es necesario realizar conciliaciones bancarias al final de cada mes. La conciliación bancaria es un informe que permite saber con exactitud el saldo correcto en Bolívares que tiene la empresa al final del mes. Existen varios métodos para realizar este informe, los más conocidos son: el método de saldos correctos y el método de las cuatro columnas, estos dos métodos permiten comparar las incidencias de los movimientos que presenta la cuenta corriente y los registros contables en el Libro Mayor de la empresa, específicamente la cuenta Banco. Los contenidos a desarrollar son: 3.1 Definición y características generales .................................................... 28 3.2 Control interno del Efectivo en Banco ................................................... 28 3.3 Uso de las notas de débito y crédito bancarias ......................................... 29 3.3.1 Las Notas de Crédito Bancaria ........................................................ 29 3.3.2 Las Notas de Débito Bancarias: ....................................................... 29 3.3.3 La Cuenta Corriente: ................................................................... 29 3.3.4 El Estado de Cuenta Bancario: ........................................................ 29 3.3.5 El Libro Auxiliar Banco: ................................................................ 30 3.4 La Conciliación Bancaria ................................................................... 32 3.4.1 Definición ................................................................................ 32 3.4.2 Métodos para realizar la conciliación bancaria ..................................... 32 Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 28 Tema 3. Efectivoen Banco 3.1 Definición y características generales El Efectivo en Banco, es todo el dinero disponible depositado en cuentas corrientes o en otras modalidades de depósitos sin restricciones, en una entidad financiera, dentro del país o fuera del país. Los movimientos del efectivo en moneda nacional y en moneda extranjera se pueden originar por diferentes tipos de operaciones; ejemplo: depósitos bancarios, cheques emitidos, notas de débito y notas de crédito bancario, etc. Cuando existan cuentas corrientes bancarias en moneda extranjera, se debe efectuar la conversión de la moneda a la tasa de cambio existente para la fecha del cierre del periodo económico de la empresa. 3.2 Control interno del Efectivo en Banco Para salvaguardar y verificar la exactitud del dinero depositado en banco, se deben cumplir los siguientes controles: - Realizar conciliaciones bancarias mensualmente, por cada banco. Este informe debe ser preparado por una persona distinta a la persona que maneja el efectivo. - Los cheques no deben ser emitidos al portador, ni estar post fechados. - Todos los cheques emitidos deben presentar el sello no endosable. - Los cheques emitidos deben estar acompañados de un comprobante donde se indica claramente el concepto del desembolso realizado. - No deben firmarse cheques en blanco. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 29 - Todos los cheques deben ser firmados por dos personas autorizadas o más, con firmas individuales o conjuntas; preferiblemente directivos o gerentes. - Los cheques anulados deben inutilizarse. - La persona que verifica la información del comprobante no debe ser la persona que firmó el cheque. 3.3 Uso de las notas de débito y crédito bancarias 3.3.1 Las Notas de Crédito Bancaria Son aquellas notas realizadas y enviadas por el banco a sus clientes, por abonos efectuados a su cuenta corriente. Ejemplos: préstamos efectuados al cliente depositados directamente a su cuenta corriente, intereses ganados, descuentos de letras, etc. Estos conceptos aumentan el saldo disponible que la empresa tiene depositado en el banco. 3.3.2 Las Notas de Débito Bancarias Son aquellas notas realizadas y enviadas por el banco a sus clientes, por cargos efectuados a su cuenta corriente. Ejemplos: servicios prestados por el banco, cobranzas, intereses pagados, cheques devueltos por falta de fondo, etc. Estos conceptos disminuyen el saldo de banco. 3.3.3 La Cuenta Corriente Representa el efectivo disponible que la empresa tiene depositado en el banco, el cual moviliza a través de cheques. En la cuenta corriente bancaria se deben depositar todos los ingresos que reciba la empresa para poder realizar todos los pagos con cheques. 3.3.4 El Estado de Cuenta Bancario Es un informe que el banco envía mensualmente al cliente, por correo postal o vía electrónica, en el cual aparecen registrados todos los movimientos del efectivo Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 30 realizados. También aparecen registradas todas las notas de crédito y de débito que la entidad financiera le ha enviado al cliente, por los diferentes cargos y abonos efectuados a sus cuentas corrientes durante el mes. El Estado de Cuenta Bancario muestra el saldo al inicio del mes (a excepción de la primera conciliación), los depósitos efectuados a favor de la empresa, los cheques emitidos por la empresa y pagados por el banco, las notas de débito y crédito efectuadas y enviadas por el banco a la empresa. Es importante señalar que los modelos siguientes presentan el impuesto al débito bancario (IDB). El saldo final se presenta después de éstos movimientos. Ejemplo I.9. Estado de cuenta bancario enviado por el banco Sofi, C.A. a la empresa Roci. El siguiente es un Estado de Cuenta Bancario, enviado por el Banco SOFI C.A. a la empresa ROCI, C.A., el cual será útil para realizar la conciliación bancaria: Gráfico I.13 Modelo de un Estado de cuenta Bancario Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 31 3.3.5 El Libro Auxiliar Banco: Es el libro donde la empresa contabiliza los depósitos bancarios, los cheques emitidos, las notas de débito y crédito enviadas por la entidad financiera. Las empresas que no utilizan libros auxiliares, utilizaron la cuenta Banco del Libro Mayor. Ejemplo I.10. Libro (Mayor) Auxiliar Banco. A continuación se presenta un ejemplo del Libro Auxiliar Banco: Gráfico I.14 Modelo del Libro Auxiliar Banco de la empresa Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 32 3.4 La Conciliación Bancaria 3.4.1 Definición Para Díaz (2001) la conciliación bancaria consiste en justificar las diferencias que se presentan entre el saldo que muestra el Estado de Cuenta Bancario con el saldo que muestra el Libro Auxiliar Banco (al final de cada mes). La Conciliación Bancaria es un informe que se prepara mensualmente, confrontando toda la información que presenta el Estado de Cuenta Bancario con toda la información que presenta el Libro Auxiliar Banco de la empresa; las diferencias detectadas y las partidas que se encuentren en tránsito se deben conciliar para determinar el saldo disponible al final del mes. Es importante señalar que la conciliación bancaria se prepara por cada una de las cuentas corrientes que la empresa mantenga con los diferentes bancos. 3.4.2 Métodos para realizar la conciliación bancaria Existen varios métodos para realizar la conciliación bancaria; entre los más usados están: el Método de Saldos Correctos (llamado también Saldo Ajustado) y el Método de las Cuatro Columnas. Método de Saldos Correctos La conciliación bancaria realizada por el Método de Saldos Correctos, permite encontrar el saldo real (disponible) al final de cada mes, conciliando todos los registros que no coinciden o que no aparezcan registrados por encontrarse en tránsito. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 33 Procedimiento para realizar la conciliación bancaria por el Método de Saldos Correctos A continuación se presentan los pasos para realizar una conciliación bancaria por el Método de Saldos Correctos: Cuadro I.3 Procedimiento para realizar una Conciliación Bancaria por el Método de Saldos Correctos Paso 1. 2. 3. 4. 5. 6. Acción Verificar que los valores que presenta el Estado de Cuenta Bancario, coincidan con los valores que presenta el Libro Auxiliar Banco de la empresa. Identificar los valores que están registrados incorrectos y los valores que están en tránsito (*), tanto en el Estado de Cuenta Bancario como en el Libro Auxiliar Banco de la empresa. Analizar los valores que están registrados incorrectos y los valores que están en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: 3.1. Los valores que se identificaron en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria, sumando o restando (según corresponda) al saldo final del Estado de Cuenta Bancario. 3.2. Las diferencias identificadas por errores en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria, sumando o restando (según corresponda) al saldo final del Libro Auxiliar Banco de la empresa. Analizar los valores que están en tránsito y los que están registrados incorrectosen el Estado de Cuenta Bancario: 4.1. Los valores identificados en tránsito en el Estado de Cuenta Bancario, se presentan en la Conciliación Bancaria, sumando o restando (según corresponda) al saldo final del Libro Auxiliar Banco de la empresa. 4.2. Las diferencias identificadas por errores en el Estado de Cuenta Bancario, se presentan en la Conciliación Bancaria sumando o restando (según corresponda) al saldo final del Estado de Cuenta Bancario. Preparar el informe Conciliación Bancaria. Registrar en los libros contables de la empresa las diferencias por los errores identificados en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, así como los valores en tránsito identificados en el Estado de Cuenta Bancario. (*) Valores en tránsito: • Depósitos realizados por la empresa que todavía no aparecen registrados en el Estado de Cuenta. Estas cantidades deben sumarse al saldo final del Estado de Cuenta Bancario. • Cheques emitidos por la empresa que no han sido pagados por el Banco. Estas cantidades deben restarse al saldo final del Estado de Cuenta Bancario. • Notas de crédito enviadas por la entidad financiera, por abonos realizados a favor de la empresa. Estas cantidades se deben sumar al saldo final que presente el libro de la empresa. • Notas de débito enviadas por la entidad financiera por los diferentes cargos realizados a la empresa. Estas cantidades deben ser restadas al saldo final del libro de la empresa. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 34 Especificaciones para la presentación de un informe de Conciliación bancaria por el Método de Saldos Correctos: • Presentar un encabezado que contenga la siguiente información: a. Nombre de la empresa b. Nombre del informe c. Fecha correspondiente al último día del mes conciliado d. Expresión de la unidad monetaria Ejemplo I.11. Encabezado de la Conciliación bancaria (informe). Gráfico I.15 Modelo del encabezamiento del informe conciliación bancaria • Iniciar la conciliación con el saldo final, bien sea, del Libro Auxiliar Banco de la Empresa o del Estado de Cuenta Bancario. Es indiferente por cual de los saldos se comience el informe, ya que esto no alterará el resultado del mismo. Ejemplo I.12. Inicio de la Conciliación Bancaria con el Saldo Final según Libro de la empresa, cuando se prepara por el método de saldos correctos. Gráfico I.16 Modelo para iniciar el informe conciliación bancaria por el método Saldos Correctos Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 35 • Al Saldo Final según el Libro Auxiliar Banco se suman las notas de crédito en tránsito y se restan las notas de débito en tránsito. Las diferencias por errores en la contabilidad de la empresa, se suman o se restan según los resultados del análisis realizado. El Saldo Correcto Disponible se obtiene del resultado de las sumas y restas realizadas al Saldo Final según Libro Auxiliar Banco. Ejemplo I.13. Saldo correcto disponible según libro de la empresa, cuando la conciliación bancaria se prepara por el método de saldos correctos. Gráfico I.17 Modelo del saldo correcto disponible según libro de la empresa. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 36 • Al Saldo Final según el Estado de Cuenta Bancario, se suman los depósitos en tránsito y se restan los cheques en tránsito con su correspondiente IDB. Las diferencias por errores en los registros del Estado de Cuenta Bancario, se suman o se restan según los resultados del análisis realizado. El Saldo Correcto Disponible se obtiene del resultado de las sumas y restas realizadas al Saldo Final según Estado de Cuenta Bancario. Ejemplo I.14. Saldo correctos disponible según el estado de cuenta bancario, cuando la conciliación bancaria se prepara por el método de saldos correctos. Gráfico I.18 Modelo del saldo correcto disponible según el Estado de Cuenta Bancario El Saldo Correcto Disponible del Libro Auxiliar Banco de la empresa y el Estado de Cuenta Bancario deben ser iguales en la Conciliación Bancaria. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 37 Ejemplo I.15. Presentación de los dos saldos correctos disponibles, cuando la comunicación bancaria se prepara por el método de saldos correctos disponibles. Gráfico I.19 Representación gráfica de la igualdad de los saldos de un informe de conciliación bancaria por el método de saldos correctos. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 38 Preparación de la conciliación bancaria por el Método Saldos Correctos Para realizar una conciliación bancaria por el Método Saldos Correctos se requiere el Libro Auxiliar Banco de la empresa (ver gráfico I.14) y el Estado de Cuenta Bancario (ver gráfico I.13). Sigue los siguientes pasos para aplicar el procedimiento de conciliación bancaria por el método saldos correctos: Pasos: 1. Verificar que los valores que presenta el Estado de Cuenta Bancario, coincidan con los valores que presenta el Libro Auxiliar Banco de la empresa. Los valores que coinciden: • El depósito # 1 • El cheque # 23 • El IDB # 71 del Cheque # 23 • La Nota de débito # 78 • El IDB # 79 de la Nota de Débito # 78 • La Nota de Crédito # 80 • El Depósito # 2 2. Identificar los valores que están registrados incorrectos y los valores que están en tránsito, tanto en el Estado de Cuenta Bancario como en el Libro Auxiliar Banco de la empresa. Valores en tránsito en el Estado de Cuenta Bancario: • La Nota de Crédito # 81 (en tránsito) • La Nota de Débito # 76 (en tránsito) • El IDB # 77 de la Nota de Débito # 76 (en tránsito) Valores incorrectos en el Estado de Cuenta Bancario: • En este caso de estudio no se presentaron valores incorrectos en el estado de cuenta bancario. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 39 Valores en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El depósito # 3 (en tránsito) • El cheque # 35 (en tránsito) • El IDB # 82 correspondiente al cheque # 35 (en tránsito) Valores incorrectos en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El cheque # 36 (error por Bs. 10.000,00) • El Impuesto al Débito Bancario (IDB) # 85 correspondiente al # 36 (error por Bs. 50,00) 3. Analizar los valores que están registrados incorrectos y los valores que están en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa. Para realizar el análisis de este caso de estudio se ofrece Información Complementaria*. 3.1.Los valores que se identificaron en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria, sumando o restando (según corresponda) al saldo final del Estado de Cuenta Bancario. Análisis para los valores en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El depósito # 3 por Bs. 600.000,00 se le suma al saldo final del Estado de Cuenta porque esta en tránsito. (*) Información Complementaria para resolver el caso de estudio: • La siguiente es la información complementaria, necesaria para realizar la conciliación bancaria (informe) y los asientos de ajustes en la contabilidad de la empresa. • La Nota de Crédito # 81, enviadapor el Banco corresponde a un préstamo solicitado por la empresa y aprobado por el Banco, por Bs. 350.000,00. Los intereses cobrados anticipadamente por el Banco son de Bs. 50.000,00 y el neto de Bs. 300.000,00 fue depositado en cuenta. • La Nota de Débito # 76, enviada por el Banco corresponde a servicios prestados por el Banco a la empresa ROCI, C.A; por Bs. 40.000,00. • La Nota de Débito # 77, corresponde al Impuesto al Débito Bancario de la Nota de Débito # 76 por Bs. 20,00. • El monto correcto del cheque # 36 es de Bs. 100.000,00; fue emitido para cancelar una factura al proveedor Antonio Peña. El libro de la empresa presenta un error por la diferencia de Bs. 10.000,00. • La Nota de Débito # 85 enviada por el banco corresponde al Impuesto al Débito Bancario (IDB) del cheque # 36 por Bs. 500,00. El libro de la empresa presenta un error por la diferencia Bs. 50,00. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 40 • El cheque # 35, por Bs. 270.000,00, se le resta al saldo final del Estado de Cuenta Bancario porque esta en tránsito. • El Impuesto al Débito Bancario (IDB) # 82 por Bs. 1.350,00, correspondiente al cheque # 35, se le resta al saldo final del Estado de Cuenta Bancario porque esta en tránsito. 3.2.Las diferencias identificadas por errores en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria, sumando o restando (según corresponda) al saldo final del Libro Auxiliar Banco de la empresa. Análisis para los valores incorrectos en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El cheque # 36 está contabilizado en el libro de la empresa por Bs. 110.000, 00 y en el Estado de Cuenta por Bs. 100.000,00; existe una diferencia de Bs. 10.000,00. Esta diferencia es por error en la contabilidad de la empresa. Para encontrar el saldo correcto según libro de la empresa esta diferencia tiene que sumarse al saldo final de la empresa. • El Impuesto al Débito Bancario (IDB) # 85 del cheque # 36, está contabilizado en la empresa por Bs. 550,00. El monto correcto es por Bs. 500,00. Esta diferencia de Bs. 50,00 debe sumarse al saldo final de la empresa. 4. Analizar los valores que están en tránsito y los que están registrados incorrectos en el Estado de Cuenta Bancario: 4.1. Los valores identificados en tránsito en el Estado de Cuenta Bancario, se presentan en la Conciliación Bancaria sumando o restando (según corresponda) al saldo final del Libro Auxiliar Banco de la empresa. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 41 Análisis para los valores en tránsito en el Estado de Cuenta Bancario: • La Nota de Crédito # 81 por Bs. 300.000,00; se debe sumar al saldo final del Libro Auxiliar Banco de la empresa, porque esta en tránsito. • La Nota de Débito # 76 por Bs. 4.000,00; se debe restar del saldo final del Libro Auxiliar Banco de la empresa, porque esta en tránsito. • El IDB # 77 de la Nota de Débito # 76 por Bs. 20,00; se debe restar del saldo final del libro Auxiliar Banco de la empresa, porque esta en tránsito. 4.2.Las diferencias identificadas por errores en el Estado de Cuenta de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria sumando o restando (según corresponda) al saldo final de Estado de Cuenta Bancario. En este caso de estudio no se presentaron valores incorrectos en el estado de cuenta bancario. 5. Preparar el informe Conciliación Bancaria según las especificaciones para la presentación de un informe de Conciliación bancaria por el Método de Saldos Correctos. Para este caso de estudio el 30-09-04 la empresa tiene en Banco un saldo disponible de Bs. 2.353.230,00. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 42 Ejemplo I.16. Presentación de la conciliación bancaria (informes) preparada por el método de saldos correctos. Gráfico I.20 Modelo del informe Conciliación Bancaria por el Método Saldos Correctos. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 43 6. Registrar en los libros contables de la empresa los ajustes por los errores identificados en el libro auxiliar Banco de la empresa, así como los valores en tránsito identificados en el Estado de Cuenta Bancario. Ejemplo I.17. Presentación de los asientos contables en el libro diario, por las partidas en tránsito y por los errores detectados en los valores de la empresa. Gráfico I.21 Modelo del registro contable en el libro diario por los errores de la empresa y los valores en tránsito en el estado de cuenta bancario. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 44 Método de las Cuatro Columnas Este método permite realizar la conciliación bancaria utilizando cuatro columnas. En las dos primeras columnas se registra la información de la empresa y en las dos siguientes columnas la información que le corresponde al Estado de Cuenta Bancario. Procedimiento para realizar la conciliación bancaria por el Método de las Cuatro Columnas A continuación se presentan los pasos para realizar una conciliación bancaria por el Método de las cuatro columnas: Cuadro I.4 Procedimiento para realizar una Conciliación Bancaria por el Método de las Cuatro Columnas Paso 1. 2. 3. 4. 5. 6. Acción Verificar que los valores que presenta el Estado de Cuenta Bancario, coincidan con los valores que presenta el Libro Auxiliar Banco de la empresa. Identificar los valores que están registrados incorrectos y los valores que están en tránsito*, tanto en el Estado de Cuenta Bancario como en el Libro Auxiliar Banco de la empresa. Analizar los valores que están registrados incorrectos y los valores que están en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: 3.1. Los valores que se identificaron en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancario en la columna Debe o Haber (según corresponda) del Estado de Cuenta Bancario. 3.2. Las diferencias identificadas por errores en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria en la columna Debe o Haber (según corresponda) del Libro Auxiliar Banco de la empresa. Analizar los valores que están en tránsito y los que están registrados incorrectos en el Estado de Cuenta Bancario: 4.3. Los valores identificados en tránsito en el Estado de Cuenta Bancario, se presentan en la Conciliación Bancaria, en la columna Debe o Haber (según corresponda) del Libro Auxiliar Banco de la empresa. 4.4. Las diferencias identificadas por errores en el Estado de Cuenta Bancario, se presentan en la Conciliación Bancaria, en la columna Debe o Haber (según corresponda) del Estado de Cuenta Bancario. Preparar el informe Conciliación Bancaria. Registrar en los libros contables de la empresa las diferencias por los errores identificados en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, así como los valores en tránsito identificados en el Estado de Cuenta Bancario. (*) Valores en tránsito: • Depósitos realizados por la empresa que todavía no aparecen registrados en el Estado de Cuenta. Estas cantidades deben sumarse al saldo final del Estado de Cuenta Bancario. • Cheques emitidos por la empresa que no han sido pagados por el Banco. Estas cantidades deben restarse al saldo final del Estado de Cuenta Bancario. • Notas de crédito enviadas por la entidad financiera, porabonos realizados a favor de la empresa. Estas cantidades se deben sumar al saldo final que presente el libro de la empresa. • Notas de débito enviadas por la entidad financiera por los diferentes cargos realizados a la empresa. Estas cantidades deben ser restadas al saldo final del libro de la empresa. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 45 Especificaciones para la presentación de un informe de Conciliación Bancaria por el Método de las Cuatro Columnas: • Presentar un encabezado que contenga la siguiente información (ver gráfico I.15): a. Nombre de la empresa b. Nombre del informe c. Fecha correspondiente al último día del mes conciliado d. Expresión de la unidad monetaria • Presentar la información en un formato de cuatro columnas, las dos primeras son las correspondientes al Debe y al Haber del Libro Auxiliar Banco de la empresa y las dos siguientes corresponden al Debe y al Haber del Estado de Cuenta Bancario. • Iniciar la conciliación con los saldos finales del Libro Auxiliar Banco de la Empresa y del Estado de Cuenta Bancario, alineándolos en forma horizontal. Ejemplo I.18. Inicio de la conciliación bancaria (informe) cuando se prepara por el método de las cuatro columnas. Gráfico I.22 Modelo para iniciar el informe conciliación bancaria por el método cuatro columnas. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 46 Presentar las notas de crédito en tránsito en la columna Debe del Libro Auxiliar de la Empresa y las notas de débito en tránsito en la columna del Haber del mismo libro. Las diferencias por errores en la contabilidad de la empresa se presentan en el Debe y en el Haber según los resultados del análisis realizado. Ejemplo I.19. Presentación de las notas de crédito y débito bancaria (en tránsito) y de los errores detectados en los valores, en la conciliación bancaria preparada por el método de las cuatro columnas. Gráfico I.23 Presentación de las notas de crédito y débito en tránsito y de las diferencias por errores, en un informe de conciliación bancaria por el método de cuatro columnas. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 47 • Presentar los depósitos en tránsito en la columna Haber del Estado de Cuenta Bancario y los cheques en tránsito con sus correspondientes IDB en la columna Debe del mismo estado. Ejemplo I.20. Presentación de los depósitos, cheques y el IDB en tránsito, en la conciliación bancaria preparada por el método de las cuatro columnas. Gráfico I.24 Presentación de los depósitos y cheques en tránsito en un informe de conciliación bancaria por el método de cuatro columnas. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 48 • Obtener los Subtotales en las cuatro columnas sumando los valores correspondientes. Ejemplo I.21. Presentación de los subtotales en la conciliación bancaria, preparada por el método de las cuatro columnas. Gráfico I.25 Presentación de los subtotales en un informe de conciliación bancaria por el método de cuatro columnas. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 49 • Obtener el Saldo Correcto de Libro Auxiliar de la Empresa restando los subtotales de sus columnas Debe y Haber, de igual forma, se obtiene el Saldo Correcto del Estado de Cuenta Bancario. Ejemplo I.22. Presentación de las diferencias obtenidas al restar los valores de las columnas en la conciliación bancaria preparada por el método de las cuatro columnas. Gráfico I.26 Presentación de las restas de los subtotales Libro Empresa y Estado de Cuenta Bancario en un informe de conciliación bancaria por el método de cuatro columnas. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 50 • El Saldo Correcto del Libro Auxiliar Banco de la empresa y del Estado de Cuenta Bancario deben ser iguales en la Conciliación Bancaria. Ejemplo I.23. Presentación de los saldos correctos en la conciliación bancaria, preparada por el método de las cuatro columnas (los saldos correctos deben ser iguales). Gráfico I.27 Presentación de la igualdad de los saldos en un informe de conciliación bancaria por el método de cuatro columnas. Preparación de la conciliación bancaria por el Método de las Cuatro Columnas Para realizar una conciliación bancaria por el Método de las Cuatro Columnas se requiere el Libro Auxiliar Banco de la empresa y el Estado de Cuenta Bancario. Sigue pasos listados a continuación para aplicar el procedimiento de conciliación bancaria por el Método de las Cuatro Columnas: Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 51 Pasos: 1. Verificar que los valores que presenta el Estado de Cuenta Bancario (ver gráfico I.13), coincidan con los valores que presenta el Libro Auxiliar Banco de la empresa (ver gráfico I.14). Los valores que coinciden: • El depósito # 1 • El cheque # 23 • El IDB # 71 del Cheque # 23 • La Nota de débito # 78 • El IDB # 79 de la Nota de Débito # 78 • La Nota de Crédito # 80 • El Depósito # 2 2. Identificar los valores que están registrados incorrectos y los valores que están en tránsito, tanto en el Estado de Cuenta Bancario como en el Libro Auxiliar Banco de la empresa. Valores en tránsito en el Estado de Cuenta Bancario: • La Nota de Crédito # 81 (en tránsito) • La Nota de Débito # 76 (en tránsito) • El IDB # 77 de la Nota de Débito # 76 (en tránsito) Valores incorrectos en el Estado de Cuenta Bancario: • En este caso de estudio no se presentaron valores incorrectos en el estado de cuenta bancario. Valores en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El depósito # 3 (en tránsito) • El cheque # 35 (en tránsito) • El IDB # 82 correspondiente al cheque # 35 (en tránsito) Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 52 Valores incorrectos en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El cheque # 36 (error por Bs. 10.000,00) • El Impuesto al Débito Bancario (IDB) # 85 correspondiente al # 36 (error por Bs. 50,00) 3. Analizar los valores que están registrados incorrectos y los valores que están en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa. Para realizar el análisis de este caso de estudio se ofrece Información Complementaria *. 3.1.Los valores que se identificaron en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria en la columna Debe o Haber (según corresponda) del Libro Auxiliar Banco de la empresa. Análisis para los valores en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El depósito # 3 por Bs. 600.000,00 se presenta en la Conciliación Bancaria en la columna Haber del Estado de Cuenta, porque esta en tránsito. • El cheque # 35, por Bs. 270.000,00, se presenta en la Conciliación Bancaria en la columna Debe del Estado de Cuenta Bancario, porque esta en tránsito. (*) Información Complementaria para resolver el caso de estudio: La siguiente es la información complementaria, necesaria para realizar la conciliación bancaria (informe)y los asientos de ajustes en la contabilidad de la empresa. • La Nota de Crédito # 81, enviada por el Banco corresponde a un préstamo solicitado por la empresa y aprobado por el Banco, por Bs. 350.000,00. Los intereses cobrados anticipadamente por el Banco son de Bs. 50.000,00 y el neto de Bs. 300.000,00 fue depositado en cuenta. • La Nota de Débito # 76, enviada por el Banco corresponde a servicios prestados por el Banco a la empresa ROCI, C.A; por Bs. 40.000,00. • La Nota de Débito # 77, corresponde al Impuesto al Débito Bancario de la Nota de Débito # 76 por Bs. 20,00. • El monto correcto del cheque # 36 es de Bs. 100.000,00; fue emitido para cancelar una factura al proveedor Antonio Peña. El libro de la empresa presenta un error por la diferencia de Bs. 10.000,00. • La Nota de Débito # 85 enviada por el banco corresponde al Impuesto al Débito Bancario (IDB) del cheque # 36 por Bs. 500,00. El libro de la empresa presenta un error por la diferencia Bs. 50,00. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 53 • El Impuesto al Débito Bancario (IDB) # 82 por Bs. 1.350,00, correspondiente al cheque # 35, se presenta en la Conciliación Bancaria en la columna Debe del Estado de Cuenta Bancario, porque esta en tránsito. 3.2.Las diferencias identificadas por errores en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria en la columna Debe o Haber (según corresponda) del Libro Auxiliar Banco de la empresa. Análisis para los valores incorrectos en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El cheque # 36 está contabilizado en el Libro Auxiliar Banco de la empresa por Bs. 110.000, 00 y en el Estado de Cuenta Bancario por Bs. 100.000,00; existe una diferencia de Bs. 10.000,00. Esta diferencia es por error en la contabilidad de la empresa y se debe presentar en la Conciliación Bancaria en la columna Debe del Libro Auxiliar Banco. • El Impuesto al Débito Bancario (IDB) # 85 del cheque # 36, está contabilizado en la empresa por Bs. 550,00. El monto correcto es por Bs. 500,00. Esta diferencia de Bs. 50,00 es por error en la contabilidad de la empresa y se debe presentar en la Conciliación Bancaria en la columna Debe del Libro Auxiliar Banco. 4. Analizar los valores que están en tránsito y los que están registrados incorrectos en el Estado de Cuenta Bancario: 4.1. Los valores identificados en tránsito en el Estado de Cuenta Bancario, se presentan en la Conciliación Bancaria en la columna Debe o Haber (según corresponda) del Libro Auxiliar Banco de la empresa. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 54 Análisis para los valores en tránsito en el Estado de Cuenta Bancario: • La Nota de Crédito # 81 por Bs. 300.000,00; se debe presentar en la Conciliación Bancaria en la columna Debe del Libro Auxiliar Banco de la empresa, porque esta en tránsito. • La Nota de Débito # 76 por Bs. 4.000,00; se debe presentar en la Conciliación Bancaria en la columna Haber del Libro Auxiliar Banco de la empresa, porque esta en tránsito. • El IDB # 77 de la Nota de Débito # 76 por Bs. 20,00; se debe presentar en la Conciliación Bancaria en la columna Haber del Libro Auxiliar Banco de la empresa, porque esta en tránsito. 4.2. Las diferencias identificadas por errores en el Estado de Cuenta Bancario de la empresa la columna Debe o Haber (según corresponda) del Estado de Cuenta Bancario. En este caso de estudio no se presentaron valores incorrectos en el estado de cuenta bancario. 5. Preparar el informe Conciliación Bancaria según las especificaciones para la presentación de un informe de Conciliación bancaria por el Método de las Cuatro Columnas: Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 55 Ejemplo I.24. Presentación de la conciliación bancaria (informe) preparada por el método de cuatro columnas. Gráfico I.28 Modelo de Informe de conciliación bancaria por el método cuatro columnas Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 56 6. Registrar en los libros contables de la empresa los ajustes por los errores identificados en el libro auxiliar Banco de la empresa, así como los valores en tránsito identificados en el Estado de Cuenta Bancario. Ejemplo I.25. Presentación de los asientos contables en el libro diario, por las partidas en tránsito y por lo errores detectados en los valores de la empresa. Gráfico I.29 Modelo del registro contable en el libro diario por los errores de la empresa y los valores en tránsito en el estado de cuenta bancario. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 57 Unidad I. Activo Circulante Tema 4. Efectos y Cuentas por Cobrar Introducción Los efectos y cuentas por cobrar, se originan cuando la empresa utiliza la política de otorgar créditos. También pueden originarse cuando se conceden préstamos en dinero a personas naturales o jurídicas. El crédito es un medio de cambio de aceptación limitada, que facilita y permite el traspaso de las mercancías y servicios del vendedor al comprador. Para contabilizar el crédito otorgado a personas naturales o jurídicas se utilizan los efectos o cuentas por cobrar, según sea el documento utilizado en la transacción realizada a crédito. Los contenidos a desarrollar en este tema son los siguientes: 4.1 Definición ........................................................................................ 58 4.2 Naturaleza y Características .................................................................. 58 4.3 Clasificación ..................................................................................... 59 4.4 Normas de Valuación ........................................................................... 60 4.5 Normas de presentación ....................................................................... 61 4.6 El Pagaré, la Letra de Cambio y la Factura ................................................. 63 4.6.1 Pagaré ................................................................................... 63 4.6.2 La Letra de Cambio o Giro ........................................................... 66 4.6.3 La Factura ............................................................................. 72 4.7 Efectos por Cobrar ............................................................................ 75 4.7.1 Control interno ........................................................................ 77 4.7.2 Operaciones Contables ............................................................... 78 4.8 Cuentas por cobrar ............................................................................ 92 4.8.1 Control interno ........................................................................ 93 4.8.2 Operaciones contables ............................................................... 94 4.8.3 Provisión (apartado) para Cuentas Incobrables ................................... 98 Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 58 Tema 4. Efectos y Cuentas por Cobrar 4.1 Definición Los Efectos y Cuentas por Cobrar son las cuentas utilizadas para contabilizar los derechos que la empresa tiene con personas naturales y jurídicas por conceptos de ventas a crédito, servicios prestados a crédito o dinero otorgado encalidad de préstamo. Para Catacora (1998), los Efectos y Cuentas por Cobrar están compuestos por los derechos que tiene una entidad por las operaciones que realiza por diferentes conceptos, entre los cuales están las ventas de bienes o la prestación de servicios o dinero que se ha entregado a otras partes y sobre los cuales se tiene los derechos de cobro. 4.2 Naturaleza y Características Los Efectos y Cuentas por Cobrar se originan cuando la empresa realiza transacciones económicas mediante el otorgamiento de crédito. Cuando la entidad económica otorga el crédito utilizando el instrumento denominado letra de cambio, la cuenta que se utiliza para contabilizar la transacción realizada es Efectos por Cobrar. Cuando la empresa otorga el crédito utilizando el instrumento llamado factura la transacción se contabiliza utilizando la cuenta denominada Cuentas por Cobrar. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 59 4.3 Clasificación La clasificación de los Efectos y Cuentas por Cobrar se realiza tomando en cuenta características y fecha de vencimiento: Cuadro I.5 Clasificación de los Efectos y Cuentas por Cobrar Efectos y Cuentas Descripción Clasificación por Cobrar A Clientes Representa los derechos de cobrabilidad que tiene la empresa que concede el crédito a los clientes Activo Circulante exigible: si su fecha de vencimiento esta dentro del término de un (01) año ó menor, a partir de la fecha del balance general. A Subsidiarias Son los montos en Bolívares que Otros activos: cuando no presenta las empresas filiales o subsidiarias fecha de vencimiento. adeudan a la casa matriz. A Empleados Son los montos en Bolívares que Otros activos: cuando no es los trabajadores le adeudan a la deducible por nómina. empresa por diferentes conceptos A Socios Es la cantidad de dinero que los Otros activos: cuando no presenta socios, accionistas o propietarios, fecha de vencimiento. le adeudan a la empresa por diferentes conceptos Cuentas por Cobrar - Es la cantidad de dinero que le Varios adeudan a la empresa por diferentes conceptos que no son ubicables en las categorías anteriores. Activo Circulante exigible: si su fecha de vencimiento esta dentro del término de un (01) año ó menor, a partir de la fecha del balance general. Otros activos: cuando no presenta fecha de vencimiento. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 60 4.4 Normas de Valuación La valuación de los Efectos y Cuentas por Cobrar se realiza siguiendo los criterios establecidos en la Declaración de Principios de Contabilidad (DPC) de aceptación general. El principio denominado valor histórico original, establece que las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica, se registran según las cantidades de efectivo que se afecten, o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de ocurrir eventos posteriores que las haga perder su significado. El monto que se contabiliza como Efectos y Cuentas por Cobrar es el valor nominal que presentan los documentos utilizados en la transacción realizada a crédito. Estos montos pueden llegar a sufrir modificaciones si se determina la insolvencia de algún cliente. Esta disminución se realiza previo estudio y análisis a la cartera de clientes. Los Efectos y Cuentas por Cobrar que existan en moneda extranjera, deben ser valuados al tipo de cambio existente para la fecha de preparar el Balance General. Ejemplo: Si la empresa tiene un saldo por cobrar de 200 $; para presentar la cuenta por cobrar en el Balance General se debe multiplicar los 200 $ por el valor del dólar en bolívares existente para la fecha del Balance General. Los efectos por cobrar son valuados en el Balance General, utilizando la cuenta Efectos por Cobrar Descontados. Esta cuenta, llamada Efectos por Cobrar Descontados se origina cuando se descuenta una letra de cambio en una entidad. Las cuentas por cobrar son valuadas con la cuenta denominada Provisión o Apartado para cuentas incobrables. Esta cuenta se origina previo estudio y análisis de la posible pérdida Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 61 que tendrá la empresa sobre el monto en Bolívares de los créditos concedidos a los clientes. En la Valuación de las cuentas por cobrar debe ser considerada la disminución por descuentos y bonificaciones. 4.5 Normas de presentación Los Efectos y Cuentas por Cobrar se presentan en el Balance General considerando el grado de exigibilidad1 que presenten los documentos de crédito. • Presentación de los Efectos y las Cuentas por Cobrar provenientes de operaciones propias de la empresa con los clientes: Cuadro I.6 Efectos y Cuentas por Cobrar provenientes de operaciones propias de la empresa con los clientes Cuenta Presentación Efectos por Cobrar Efectos por Cobrar Descontados Cuentas por Cobrar Provisión (apartado) para cuentas incobrables Activo Circulante exigible: si su fecha de vencimiento esta dentro del término de un (01) año ó menor, a partir de la fecha del balance general. Activo Circulante exigible: disminuyendo el valor histórico original de los Efectos por cobrar. Activo Circulante exigible: si su fecha de vencimiento esta dentro del término de un (01) año ó menor, a partir de la fecha del balance general. Activo Circulante exigible: disminuyendo el valor histórico original de las Cuentas por Cobrar. 1 Se refiere al mayor o menor plazo en que se vencen los documentos. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 62 Ejemplo I.26 El siguiente es un ejemplo de los efectos y las cuentas por cobrar presentados en el Balance General. Gráfico I.30 Ejemplo de los efectos y las cuentas por cobrar presentados en un Balance General • Presentación de los Efectos y las Cuentas por Cobrar que no provienen de operaciones propias de la empresa con los clientes: Las normas de presentación exigen que se presenten en el Balance General en un renglón aparte. Cuando no es posible presentar los montos por separados, se utiliza una nota explicativa a los Estados Financieros. • Presentación de los Efectos o Cuentas por Cobrar en moneda extranjera: la conversión en bolívares debe presentarse en el cuerpo del Balance General o en una nota explicativa a los Estados Financieros; para dar cumplimiento al Principio Contable de Revelación Suficiente. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 63 • Presentación de los Intereses Devengados y no Cobrados, por operaciones realizadas a los Efectos por Cobrar: deben presentarse en el Balance General como intereses por cobrar. • Presentación de los Efectos por Cobrar con vencimiento mayor a un año: deben presentarse en el Balance General como Efectos por Cobrar Largo Plazo, dentro de los Activos no Circulantes, indicando su fecha de vencimiento y la tasa de interés. 4.6 El Pagaré, la Letra de Cambio y la Factura Son instrumentos de créditos, utilizados por las empresas en sus operaciones comerciales. El Código de Comercio Venezolano describe los requisitos formales y legales de estos instrumentos sin presentar la definición de los mismos. 4.6.1 Pagaré El Pagaré es un instrumento de crédito,que consiste en una promesa (compromiso) unilateral de pago que debe constar por escrito, mediante el cual una persona llamada Librador (deudor) se obliga a pagar a otra personal llamada Beneficiario (acreedor) una suma de dinero en una fecha determinada. Se usa principalmente para obtener recursos financieros. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 64 A continuación se presenta un modelo de Pagaré: Gráfico I.31 Modelo de Pagaré Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 65 4.6.1.1 Aspectos legales Legalmente se exige que la información que se presente en el texto del Pagaré este libre de tachaduras y enmendaduras. Los requisitos formales del Pagaré están descritos en el Código de Comercio Venezolano (C. Com) en los artículos 486, 487 y 488. Según el artículo 486, los pagarés o vales a la orden debe contener la siguiente información: • La denominación del pagaré • La fecha • La cantidad en número y letras • La época de su pago • La persona a quien o cuya orden debe pagarse • La expresión de si son por un valor recibido y en qué especie o por un valor en cuenta. • Lugar donde debe efectuarse el pago • El importe de la cantidad abonar • Personas que intervienen en el Pagaré - El Librado: es la persona que se compromete a pagar la suma de dinero - El Beneficiario: es la persona a quién se le debe realizar el pago - El Avalista: es la persona que garantiza el pago del Pagaré. Según el Artículo 487, son aplicables a los Pagarés o vales a la orden, a que se refiere el artículo anterior, las disposiciones acerca de las letras de cambio sobre: • Los plazos en que vencen • El endoso • Los términos para la presentación, cobro o protesto • El aval • El pago • El pago por intervención Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 66 • El protesto • La prescripción El artículo 488 establece que el portador de un pagaré protestado2 por falta de pago tiene derecho a cobrar de los responsables, lo siguiente: • El valor de la obligación • Los intereses desde la fecha del protesto • Los gastos del protesto • Los intereses de éstos, desde la demanda judicial • Los gastos judiciales que hubiesen desembolsado 4.6.2 La Letra de Cambio o Giro Es un título de crédito a la orden negociable en el cual una persona llamada Librador emite dicho título y da la orden pura y simple a otra persona llamada Librado que acepte a pagar y pague a otra persona llamada Beneficiario, una suma de dinero en un lugar y fecha determinada. Para Catácora (1998, p.136), la letra de cambio o giro es un título de crédito negociable que tiene amplia utilización en las operaciones mercantiles y por la cual una persona denominada Girador o Librador le ordena o manda a pagar a otra denominada Girado o Librado, un monto determinado, en una fecha conocida, a un tercero denominado Tomador o Beneficiario. A continuación se presenta un modelo de Letra de Cambio: 2 Acto notarial mediante el cual el Beneficiario hace constar por medio de un documento auténtico el protesto por falta de pago. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 67 Gráfico I.32 Modelo de Letra de Cambio 4.6.2.1 Aspectos legales La información contenida en la letra de cambio debe estar presentada en forma legible sin enmendaduras ni tachaduras. Los requisitos formales de la letra de cambio están tipificados en el Código de Comercio Venezolano (C. Com) en los artículos 410 al 485 entre otros. A continuación se desarrollan algunos artículos que se considera necesarios para la mejor comprensión de la letra de cambio: a. Emisión y contenido de la Letra de Cambio Según el artículo 410, del Código de Comercio Venezolano (C.Com) la letra de cambio debe contener lo siguiente: • La denominación de letra de cambio inserta en el mismo texto del título y expresada en el mismo idioma empleado en la redacción del documento • La orden pura y simple de pagar una suma determinada Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 68 • El nombre del que debe pagar (librado) • Indicación de la fecha del vencimiento • Lugar donde el pago debe efectuarse • El nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago (tomador o beneficiario) • La fecha y lugar donde la letra fue emitida • La firma del que gira la letra (librador) Las personas que intervienen en una letra de cambio son las siguientes: • El librador o girador: es la persona que ordena hacer el pago. En el ejemplo de una venta a crédito, el librador es el vendedor. • El librado o girado: Es la persona a quien se le da la orden de pagar una cantidad de dinero a una fecha determinada. En el ejemplo de las ventas a crédito, el librado es la persona que compra la mercancía. • Beneficiario o tomador: Es la persona a cuya orden debe hacerse el pago. • Avalista o fiador: Es la persona que garantiza el pago de la letra de cambio. b. Falta de uno de los requisitos Según el artículo 411, cuando a la letra de cambio le falte uno de los requisitos enunciados en el artículo 410, no tiene validez, salvo en los casos siguientes: • La letra de cambio que no tenga impreso la denominación letra de cambio, no es válida, a menos que tenga impreso de que es la orden. • La letra de cambio que no presente el vencimiento, se considera pagadera a la vista. • La letra de cambio que no indica el lugar del pago, se considera la dirección que aparece al lado del nombre del librado (comprador). • La letra de cambio que no indica el sitio de su expedición, se considera como suscrita en el lugar que aparece al lado del nombre del librador (vendedor). Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 69 c. Aceptación de la letra de cambio Es el acto mediante el cual el librado (comprador) firma la letra en señal de que se compromete a pagarla en la fecha indicada. Su simple firma puesta en la cara anterior de la letra equivale a la aceptación. d. Vencimiento de la letra de cambio Es la fecha que se ha estipulado para que el librado cancele el valor de la letra de cambio. Los artículos 441 al 445, describen los modos de girar una letra de cambio: • A la vista, según el artículo 442, la letra de cambio es pagadera a su presentación. El cobro debe hacerse dentro de los plazos fijados para las letras pagaderas a un plazo vista, es decir dentro de los seis meses desde su fecha (artículo 430). Cuando la letra de cambio no especifica su vencimiento se considera a la vista. • A cierto plazo, según el artículo 443 el vencimiento de una letra de cambio a cierto plazo vista, se determina por la fecha de aceptación o por la del protesto. • A día fijo, es cuando se establece en la letra el día de su vencimiento. e. El pago de la Letra de Cambio Significa que el librado (comprador) debe pagar el valor de la deuda, en dinero en efectivo, cheques, abonos, en cuenta corriente o hasta con la emisión de una nueva letra de cambio; en la fecha correspondiente; El pago de la Letra de Cambio se le puede realizar al Librador o a unatercera persona llamada Beneficiario, Tomador o Tenedor, a quién el Librador ha transmitido o endosado la Letra de Cambio. Los artículos 446 al 450, 481 y 482 establecen todo lo concerniente al pago de una letra de cambio. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 70 f. Aval de la letra de cambio El aval se refiere a la obligación escrita que tiene una tercera persona de garantizar el pago de una letra de cambio a su vencimiento, cuando el girado no cumpla con el pago. Los artículos 438 al 440 establecen todo lo concerniente al aval. g. Protesto de la letra de cambio El protesto de la Letra de Cambio es un acto notarial mediante el cual el portador o beneficiario hace constar por medio de un documento auténtico el protesto por falta de aceptación o por falta de pago. Cuando la letra de cambio no presenta en el texto la cláusula Sin Aviso y Sin Protesto es cuando se puede protestar, en los cinco (5) días siguientes a la fecha de vencimientote la Letra de Cambio. El artículo 452, establece que el protesto por falta de pago debe ser sacado dentro de los dos días hábiles siguientes al vencimiento de la Letra de Cambio. El protesto por falta de aceptación debe hacerse antes del término señalado para la presentación a la aceptación; generalmente se hace el mismo día de su presentación, esto exime de la obligación de presentar la letra a su pago y de sacar el protesto por falta de pago. Un documento de crédito protestado en la fecha correspondiente permite el embargo inmediato de los bienes del deudor, el remate de ellos, así como cobrar el documento, intereses y otros conceptos legales. Cuando se protesta una Letra de Cambio el notario levanta un acta en donde la reproducirá, comunicándole al Librado que la misma ha sido protestada. h. Endoso de la Letra de Cambio Es el acto de transferir o ceder a favor de otra persona la propiedad de un documento de crédito expedido a la orden. El endoso puede escribirse sobre la Letra de Cambio, o en una hoja adicional, debe estar firmado por el endosante; el endoso es válido aunque el endosante solo se limite a colocar su firma al dorso de la letra de cambio o Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 71 en una hoja adicional, también es válido aunque no se designe el nombre del beneficiario. La legalidad del endoso de una Letra de Cambio está tipificada en los artículos 419 al 422 y 428. i. Prescripción de la letra de cambio Según los artículos del 479 al 480, todas las acciones derivadas de la Letra de Cambio contra el aceptante, prescriben a los tres años contados desde la fecha de vencimiento. Las acciones del portador contra los endosantes y el librador prescriben al año, contado a partir de la fecha de protesto, o al del vencimiento. 4.6.2.2 Semejanzas existentes entre la Letra de Cambio y el Pagaré a. Son instrumentos negociables, transferibles por medio del endoso (perteneciente a los derechos de crédito) b. Indican el beneficiario, el lugar y la fecha de emisión. c. Pueden tener una cláusula Sin Aviso y Sin Protesto d. Son regulados por el Código de Comercio Venezolano e. Deben tener la firma del Librador f. Pueden ser avalados (Aval) g. No pueden ser realizados al portador h. Las cantidades se expresan en números y letras 4.6.2.3 Diferencias entre la Letra de Cambio y el Pagaré: El siguiente cuadro presenta las diferencias más resaltantes entre la Letra de Cambio y el Pagaré: Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 72 Cuadro I.7 Diferencias entre la Letra de Cambio y el Pagaré Letra de Cambio Pagaré Presenta en el texto la denominación Letra Presenta en el texto la expresión “Vale y de Cambio o Única de Cambio como Pagaré” expresión mercantil Es una orden de pago Es una promesa de pago La relación jurídica se establece entre tres La relación jurídica se establece entre dos personas: Librador, Librado y Beneficiario personas Librador y Beneficiario El Librador y el Beneficiario pueden ser una El Librador no puede ser el Beneficiario, misma persona. porque no se puede ser deudor y acreedor de si mismo. La relación puede ser entre particulares y Es exclusivo para actos de comercio entre empresas o entre particulares solamente, sin comerciantes (una de las partes debe ser perder el carácter mercantil. comerciante) 4.6.3 La Factura Es el documento más utilizado cuando se realizan transacciones o negociaciones a crédito, con personas naturales o jurídicas. Este documento generalmente es llamado factura comercial, contablemente se denomina Cuentas por Cobrar. A continuación se presenta un modelo de Factura: Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 73 Gráfico I.33 Modelo de Factura 4.6.3.1 Aspectos legales Los talonarios de las Facturas deben ser elaborados en las imprentas autorizadas por el SENIAT (Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria). Cada factura debe contener como mínimo la siguiente información: • Nombre y dirección del vendedor • Razón social • Numero de factura y control fiscal Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 74 • RIF (Número de Registro de Información Fiscal) del vendedor • NIT (Número de Identificación Tributaria) del vendedor • Lugar y fecha de emisión • Nombre, dirección y teléfono del cliente (comprador) • RIF (Número de Registro de Información Fiscal) del cliente • NIT (Número de Identificación Tributaria) del cliente • Condiciones de pago • Concepto y descripción del producto vendido: nombre, cantidad, unidad de medida y marca, entre otros • Precio por unidad • Alícuota del IVA (%) • Importe o valor total de la venta • Subtotal de la venta sin el porcentaje del IVA • Porcentaje de la alícuota del IVA • Total en bolívares • Datos de la imprenta Es importante señalar que existen otros modelos de facturas, entre ellos están: los comprobantes que emiten las cajas registradoras autorizadas por el SENIAT. Una factura es válida cuando contiene todos las especificaciones exigidas por el SENIAT El Código de Comercio Venezolano, en su artículo 147 plantea, el comprador tiene derecho a exigir que el vendedor firme y le entregue factura de las mercancías vendidas y que ponga al pie recibido del precio o de la parte de éste que se le hubiese entregado. No reclamado contra el contenido de la factura dentro de los ochos días siguientes a su entrega, se tendrá por aceptada irrevocablemente. Cuando una factura no esta firmada en señal de recibida, se tiene como aceptada, pero no será válida para procedimientos judiciales. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 75 4.6.3.2 Diferencias entre Factura, Letra de Cambio y Pagaré Las diferencias que existen entre una Factura, una Letra de Cambio y un Pagaré son las siguientes: Cuadro I.8 Diferencias entre una Factura, una Letra de Cambio y un Pagaré Factura Letra de Cambio Pagaré Grado de Exigibilidad Menor Mayor Mayor Posibilidad de ser No hay Si hay Si hay descontado en alguna institución financiera Posibilidad de endoso No hay Si hay Si hay Tipificación de las personas No Si Si involucradas según el Código de Comercio Ente que exige los requisitos SENIAT Código de Código de formales ComercioComercio 4.7 Efectos por Cobrar Es el activo circulante más exigible que tiene la empresa, representado por una letra de Cambio o Pagaré. Se puede decir que es el derecho que se tiene de cobrarle a una persona natural o jurídica, el importe de una venta realizada a crédito o el valor de un servicio prestado a crédito. Cuando el vencimiento de la Letra de Cambio es mayor a un (01) año se clasifica dentro del Activo No Circulante Los Efectos por Cobrar se originan contablemente cuando se realiza una transacción a crédito mediante el instrumento llamado Letra de Cambio o Pagaré. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 76 Ejemplo I.27 El siguiente es un ejemplo sobre el origen de un efecto por cobrar, por ventas de mercancía. El 05 de enero del 2005, la empresa ROCI C.A., vendió Bs. 1.230.000,00 de mercancías a crédito, a Eduardo Ruiz. El cliente canceló el IVA (15%) en efectivo y firmó las letras de cambio siguientes: • La letra # 1/7 por Bs. 120.000,00 • La letra # 2/7 por Bs. 180.000,00 • La letra # 3/7 por Bs. 300.000,00 • La letra # 4/7 por Bs. 120.000,00 • La letra # 5/7 por Bs. 180.000,00 • La letra # 6/7 por Bs. 140.000,00 • La letra # 7/7 por Bs. 190.000,00 vencimiento 15-01-05 vencimiento 25-01-05 vencimiento 31-01-05 vencimiento 15-02-05 vencimiento 24-02-05 vencimiento 28-02-05 vencimiento 15-03-05 El asiento contable se efectúa con un cargo (Debe) a Efectos por Cobrar, por Bs. 1.230.000,00 a caja por Bs. 184.500,00 y un abono (Haber) a Ventas por Bs. 1.230.000,00 y a Débito Fiscal por Bs. 184.500,00 (15%) de 1.230.000,00. El siguiente es un registro contable de los efectos por cobrar: Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 77 Gráfico I.34 Modelo del registro contable en el libro diario de los efectos por cobrar. 4.7.1 Control interno Para salvaguardar este tipo de activo es necesario establecer lo siguiente: • Segregación de funciones, la persona que custodia los documentos de crédito no debe tener acceso a la caja registradora ni a los registros contables. • El otorgamiento de créditos y la renovación de documentos deben ser autorizados en forma escrita y por un funcionario diferente al funcionario que custodia los documentos. • La cancelación de un documento por incobrable debe estar autorizada por escrito. • La letra de cambio y el Pagaré deben estar resguardados, para evitar que se dañen o que se extravíen. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 78 4.7.2 Operaciones Contables Son todos los registros contables (asientos) que se realizan en los libros de contabilidad, por las diferentes operaciones a crédito que realice una empresa, utilizando como soporte el instrumento de Letra de Cambio o Pagaré. 4.7.2.1 Cobranza de una letra de cambio Significa que la empresa le cobra al cliente una deuda pendiente, que esta soportado por una Letra de Cambio. Ejemplo I.28 El 15-01-05, el cliente cancela a la empresa, en efectivo la letra de cambio # 1/7 Bs. 120.000,00. El asiento contable se efectúa con un cargo (Debe) a Caja o Banco por Bs. 120.000,00 y un abono (Haber) a Efectos por Cobrar, por Bs. 120.000,00 según la letra de cambio # 1/7. El siguiente es el registro contable de la cobranza de un Efecto por Cobrar. Gráfico I.35 Modelo del registro contable en el libro diario de la cobranza de un efecto por cobrar Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 79 4.7.2.2 Efectos renovados Significa renovar un documento de crédito vencido por otro documento nuevo. El valor del documento nuevo es superior al valor del documento vencido, porque tiene intereses incluidos, por el nuevo plazo otorgado al cliente, para que le cancele la deuda a la empresa. El cliente acepta una nueva letra por un monto superior Ejemplo I.29 El 26-01-2005, la empresa le renovó al cliente la Letra de Cambio # 2/7, de Bs. 180.000,00 con un recargo del 12% sobre el monto (21.600,00). El asiento contable se efectúa con un cargo (Debe) a Efectos por Cobrar (201.600,00) y un abono (Haber) a Efectos por Cobrar (180.000,00) y a Intereses Ganados (21.600,00). El siguiente es el registro contable de la renovación de un Efecto por Cobrar. Gráfico I.36 Modelo del registro contable en el libro diario de un efecto por cobrar renovado Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 80 4.7.2.3 Descuento concedido por pronto pago Significa que la empresa le concede un descuento al cliente por cancelar el documento antes de la fecha de vencimiento. El % del descuento lo determina la política de la empresa Ejemplo I.30 El 27-01-05, el cliente canceló la Letra de Cambio # 3/7 de Bs. 300.000,00; vencimiento 31- 01-05; descuento concedido por pronto pago el 2% sobre el monto (6.000,00). El asiento contable se efectúa con un cargo (Debe) a Caja o Banco y a Descuento Concedido por Pronto Pago y un Abono (Haber) a Efectos por Cobrar. El siguiente es el registro contable de un Descuento Concedido por Pronto Pago de un Efecto por Cobrar. Gráfico I.37 Modelo del registro contable en el libro diario de un descuento concedido por pronto pago, de un efecto por cobrar. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 81 4.7.2.4 Efectos por cobrar descontados Esta cuenta se origina cuando la empresa descuenta una letra de cambio en una entidad financiera. Descontar una letra de cambio significa negociar con la entidad financiera la(s) letras(s) de cambio que aceptó y firmó el cliente el día de la venta de mercancías a crédito (05-01-2005); esta negociación la realiza la empresa cuando necesita efectivo. El saldo acreedor de los Efectos por Cobrar Descontados representa la obligación o pasivo eventual que la empresa contrae con la entidad financiera. Efectos por Cobrar Descontados, es la cuenta complementaria (valuación) de los Efectos por Cobrar, por su naturaleza su saldo es acreedor y pertenece al Balance General. Ejemplo I.31 El 04-02-05, se descontó en el Banco la letra de cambio # 4/7, el monto de la letra es 120.000,00 vencimiento 15-2-05, interés cobrados por el banco 30% anual (12 días), gastos de cobranza Bs. 8.000,00. El registro contable se realiza, cargando (Debe) el neto, a Banco Bs. 110.800,00, a Gastos por Interés o Intereses prepagados Bs. 1.200,00, a Gastos de Cobranza Bs. 8.000,00; y abonando (Haber) el total a Efectos por Cobrar Descontados Bs. 120.000,00 (valor de la letra de cambio # 4/7). Cálculos de los intereses: Valor de la letra de cambio # 4/7 Bs. 120.000,00 por el 30% anual (36.000,00), dividir el producto entre 360 días y este resultado multiplicado por el número de días que la letra de cambio va a permanecer en la entidad financiera; desde el momento del descuento (04-02- 05) hasta la fecha del vencimiento 15-02-05 (12 días). 36.000 360 ×12días =1.200Bs Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 82 El siguiente es el registro contable de los Efectos por Cobrar Descontados.Gráfico I.38 Modelo del registro contable en el libro diario de un efecto por cobrar descontado Ejemplo I.32. Cuando el cliente canceló la letra de cambio descontada en el Banco. El 16-02-2005, la entidad financiera informó a la empresa que el cliente canceló la letra # 4/7, descontada el 04-02-2005. El asiento contable se realiza cargando (Debe) a Efectos por Cobrar Descontados Bs. 120.000,00 y abonando (Haber) a Efectos por Cobrar Bs. 120.000,00. El siguiente es el registro contable cuando el cliente cancela en la entidad financiera un Efecto por Cobrar Descontado. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 83 Gráfico I.39 Modelo del registro contable en el libro diario, cuando el cliente ha cancelado un efecto por cobrar descontado Ejemplo I.33. Descuento de otra letra de cambio. El 17-02-05, se descuenta en el Banco la letra de cambio # 5/7, monto de la letra de cambio Bs. 180.000,00, intereses 1.280(32% anual por 8 días), Gastos de Cobranzas Bs. 8.720,00. El asiento contable se efectúa con cargo a Banco Bs. 170.000,00; Intereses Prepagados 1.280,00; Gastos de Cobranza 8.720,00 y abono a Efectos por Cobrar Descontados Bs. 180.000,00. El siguiente es el registro contable de los Efectos por Cobrar Descontados. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 84 Gráfico I.40 Modelo del registro contable en el libro diario de un efecto por cobrar descontado Ejemplo I.34. Cuando el cliente no cancela una Letra de Cambio descontada en el Banco. El 16-02-05, el Banco devuelve a la empresa la Letra de Cambio # 5/7; la cual se había descontado el 17-02-05 (el cliente no canceló). El asiento contable se realiza cargando (Debe) a Efectos por Cobrar Descontado el importe de la letra de cambio Bs. 180.000,00 y abonando a Banco (Haber) el valor de la Letra de Cambio de Bs. 180.000,00. El siguiente es el registro contable cuando el cliente no cancela un Efecto por Cobrar Descontado. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 85 Gráfico I.41 Modelo del registro contable en el libro diario cuando el cliente no ha cancelado un efecto por cobrar descontado 4.7.2.5 Efectos enviados al cobro Esta cuenta se origina cuando la empresa entrega los documentos por cobrar a otra institución, para que ésta realice la cobranza de los mismos en la fecha de vencimiento, es decir utilizar los servicios de una institución externa para las cobranzas de las Letras de Cambio. Cuando la Institución Financiera informa a la empresa que el cliente canceló el documento correspondiente, el efectivo se registra en Banco. Ejemplo I.35 El 26-02-05, se envía al cobro la Letra de Cambio # 6/7; por Bolívares 140.000,00 vencimiento 28-02-05. El asiento contable se realiza: cargando (Debe) a Efectos Enviados al Cobro Bs. 140.000,00 y abonando (Haber) a Efectos Enviados al Cobro Percontra la misma cantidad. Estas dos cuentas son clasificadas como cuentas de orden. La primera, tiene saldo Deudor y la segunda tiene saldo acreedor, estas cuentas se presenta en el Balance General sin modificar el resultado; las que tienen saldo deudor van después del Total de los Activos y las que tienen saldo acreedor van después del Total Pasivos y Patrimonio. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 86 El siguiente es el registro contable de los efectos enviados al cobro. Gráfico I.42 Modelo del registro contable en el libro diario de los efectos enviados al cobro Ejemplo I.36. Cobranza de una Letra de Cambio o Giro enviada al cobro El 29-02-05, la entidad financiera informa a la empresa que el cliente canceló la Letra de Cambio # 6/7 enviada al cobro. Los gastos de cobranza deducidos por la entidad financiera son de Bs. 20.000,00. El asiento contable se realiza cargando (Debe) a Banco Bs. 120.000,00 a gastos de cobranza Bs. 20.000,00 y a la cuenta Efectos enviados al Cobro per Contra Bs. 140.000,00 y se abona (Haber) a Efectos por Cobrar Bs. 140.000,00 y a Efectos enviados al cobro Bs. 140.000,00. El siguiente es el registro contable cuando el cliente ha cancelado un efecto enviado al cobro. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 87 Gráfico I.43 Modelo del registro contable en el libro diario cuando el cliente ha cancelado un efecto enviado al cobro (giro o letra de cambio) Ejemplo I.37. Otra Letra de Cambio enviada al cobro El 10-03-05, la empresa envía al cobro otra letra de cambio la # 7/7, por Bs. 190.000,00, vencimiento 15-03-05. El asiento contable se efectúa con un cargo (Debe) a Efectos Enviados al Cobro y un abono (Haber) a Efectos Enviados al Cobro Percontra. El siguiente es el registro contable de los Efectos Enviados al Cobro Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 88 Gráfico I.44 Modelo del registro contable en el libro diario de los efectos enviados al cobro Ejemplo I.38. Devolución de una letra de cambio que se había enviado al cobro y el cliente no la canceló. El 16-03-05, el banco devuelve a la empresa la letra de cambio # 7/7; la cual se había enviado al cobro el 10-03-05; los Gastos de Cobranza deducidos por la entidad financiera son Bs. 15.000,00. El cliente no canceló la letra de cambio # 7/7. El registro contable se realiza cargando (Debe) a Gastos de Cobranza Bs. 15.000,00, a Efectos enviados al cobro per contra Bs. 190.000,00 y abonando (Haber) a Banco Bs. 15.000,00 y a Efectos enviados al Cobro Bs. 190.000,00. El siguiente es el registro contable, cuando el cliente no cancela los Efectos Enviados al Cobro. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 89 Gráfico I.45 Modelo del registro contable en el libro diario cuando el cliente no ha cancelado un efecto enviado al cobro (giro o letra de cambio) 4.7.2.6 Efectos por cobrar protestados Esta cuenta se origina cuando se le entrega al abogado documentos vencidos y no cancelados por el cliente; para que gestione la cobranza mediante el protesto. El Código de Comercio en sus artículos 451 al 462, establece el marco legal del protesto de los documentos por cobrar. Cuando el texto de la Letra de Cambio presenta la cláusula Sin Aviso Sin Protesto, la misma no podrá ser protestada Para Henry Mina (2001, p. 380); todos los gastos en que incurra la empresa tratando de recuperar el valor del giro, se deben cargar a la cuenta Efectos por Cobrar Protestados. Ejemplo I.39. Letra de cambio protestada El 20-03-2005, la empresa entrega la letra de cambio # 7/7, por Bs. 190.000,00 más un cheque de Bs. 20.000,00 al abogado, para que gestione la cobranza mediante el protesto. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 90 El asiento contable se efectúa cargando a Efectos por Cobrar Protestados Bs. 210.000,00 y abonando a Efectos por Cobrar Bs. 190.000,00 y a Banco Bs. 20.000,00. El siguiente es el registro contable de los Efectos por Cobrar Protestados. Gráfico I.46 Modelo del registrocontable en el libro diario de un efecto por cobrar protestado Ejemplo I.40. Cobranza del Efecto por Cobrar Protestado El 22-03-05, el abogado realiza la cobranza de la letra de cambio # 7/7, protestada el 20- 03-05. El cliente canceló el valor de la letra de cambio más los gastos legales. El asiento contable se efectúa con un cargo (Debe) a Caja o Banco y un abono (Haber) a Efectos por Cobrar Protestados. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 91 El siguiente es el registro contable cuando el cliente cancela el Efecto por Cobrar Protestado: Gráfico I.47 Modelo del registro contable en el libro diario cuando el cliente cancela un efecto por cobrar protestado 4.7.2.7 Otras Operaciones Contables Significa que además de los registros contables desarrollados anteriormente, existen otras operaciones contables que también tienen que ser registradas en los libros de contabilidad, por ejemplo cuando los efectos por cobrar están vencidos y el cliente se niega a cancelarlos, la empresa procede judicialmente a través del departamento legal. En esta fecha se realiza un asiento contable para registrar los efectos por cobrar en trámite judicial; a continuación se presenta un ejemplo: Ejemplo I.41. Otras operaciones Para el 31-12-05 la empresa tiene una letra de cambio vencida por Bs. 310.000,00; después de realizar todas las gestiones de cobranza y no obtener respuesta del cliente, le entregó al departamento Legal el documento por cobrar para que proceda judicialmente. El asiento contable se realiza cargando a Efectos por Cobrar en Trámite Judicial la cantidad de Bs. 310.000,00 y abonando a Efectos por Cobrar Bs. 310.000,00. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 92 El siguiente es el registro contable en el Libro Diario de un ejemplo de otras operaciones contables, específicamente de un Efecto por Cobrar en Trámite Judicial: Gráfico I.48 Modelo del registro contable en el libro diario de los efectos por cobrar en trámite judicial. Otras operaciones. Estos Efectos por Cobrar en Trámites Judiciales se presentan en el Balance General, en la sección de Otros Activos porque no se sabe la fecha exacta de su cancelación. 4.8 Cuentas por cobrar Son los derechos que posee la empresa con terceras personas, naturales o jurídicas para una fecha determinada, por ventas de mercancías o servicios prestados a crédito, o cualesquiera otra transacción que se haya efectuado a crédito según factura. Ejemplo I.42. Cuentas por cobrar Para comprender mejor las Cuentas por Cobrar se presenta el siguiente ejemplo: Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 93 El 04 de marzo del 2005, la empresa vende mercancías a crédito por Bs. 800.000,00 según factura # XXX; más el IVA en efectivo de Bs. 120.000,00 (15%). El registro contable se efectúa dándole un cargo (Debe) a Cuentas por Cobrar por Bs. 800.000,00; a Caja por Bs. 120.000,00 y un abono (Haber) a Ventas por Bs. 800.000,00 y a Débito Fiscal por Bs. 120.000,00. El siguiente, es el registro contable en el Libro Diario de las Cuentas por Cobrar. Gráfico I.49 Modelo del registro contable en el libro diario de las cuentas por cobrar. 4.8.1 Control interno Son las estrategias que utiliza la empresa para supervisar y dirigir las operaciones inherentes al crédito. El objetivo del control interno de las Cuentas por Cobrar es asegurar el cobro puntual de los créditos otorgados. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 94 Los aspectos más resaltantes del control interno de las cuentas por cobrar son los siguientes: • Segregación de funciones en: otorgamientos de créditos, entrega de mercancías, facturación, registro contable, custodia y cobro de las facturas por cobrar. • Preparar mensualmente un informe con todos los saldos de los clientes, por fecha de vencimiento, para facilitar la cobranza. • Realizar confirmaciones periódicas, por escrito, con sus clientes para verificar el saldo. • Los abonos a las cuentas por cobrar producto de: rebajas, devoluciones, descuentos, etc., deben ser aprobados por un funcionario autorizado previa verificación de la veracidad de la situación. • La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente. 4.8.2 Operaciones contables Son todos los registros contables que se realizan en los libros de contabilidad, por las operaciones a crédito que realice una empresa utilizando como soporte el instrumento denominado Factura. También significa registrar en los libros contables los movimientos de las cuentas por cobrar por los diferentes cargos y abonos que se le realicen a los saldos de los clientes. 4.8.2.1 Cobranzas Es el dinero que ingresa a la empresa por las cobranzas realizadas a los clientes. Se contabiliza efectuando un cargo (Debe) a Caja o Banco y un abono (Haber) a Cuentas por Cobrar. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 95 Ejemplo I.43. Cobranzas realizadas a los clientes El 15 de marzo del 2005 los clientes cancelan a la empresa Bs. 800.000,00. de la venta realizada el 04-03-05. El siguiente es el registro contable de la cobranza de Cuentas por Cobrar. Gráfico I.50 Modelo del registro contable en el libro diario de las cuentas por cobrar por la cobranza realizada a los clientes. 4.8.2.2 Renovaciones Significa dar otro plazo a los clientes para cancelar la factura vencida; este nuevo plazo generará intereses a favor de la empresa. Ejemplo, el 20 de marzo del 2005, el cliente A, solicita plazo para cancelar la factura # YX, por Bs. 200.000,00; la empresa concede el plazo con intereses del 2% sobre el monto. El registro contable se realiza cargando (Debe) los intereses a la Cuenta por Cobrar y abonando los intereses a Ingresos por Intereses. En esta fecha el saldo de las cuentas por cobrar de este cliente se incrementa en Bs. 4.000,00. Ejemplo I.44. Renovación de las cuentas por cobrar El siguiente es el registro contable de Renovación de las Cuentas por Cobrar. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 96 Gráfico I.51 Modelo del registro contable en el libro diario de la renovación de una cuenta por cobrar Después de realizado el asiento anterior, el saldo de las Cuentas por Cobrar (del cliente A) en el Libro Mayor es de Bs. 204.000,00 (200.000,00 + 4.000,00). 4.8.2.3 Descuentos concedidos por pronto pago Es el beneficio que reciben los clientes de la empresa cuando cancelan la factura antes de la fecha de vencimiento. El registro contable se efectúa con un cargo (Debe) a Caja y a Descuentos Concedidos por Pronto Pago y un abono a las Cuentas por Cobrar; a continuación se presenta un ejemplo: El 28 de marzo del 2005 otro cliente le cancela a la empresa antes del vencimiento la factura # XP, por Bs. 100.000, fecha de vencimiento 30-3-05. La empresa concede un descuento del 3% sobre el saldo de las cuentas por cobrar Bs. 100.000,00 (3.000,00). Ejemplo I.45. Descuento concedido por pronto pago. El siguiente es el registro contable de los Descuentos Concedidos por Pronto Pago. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectosy cuentas por Cobrar ● Pág. 97 Gráfico I.52 Modelo del registro contable en el libro diario del descuento concebido por pronto pago 4.8.2.4 Otras operaciones Los casos explicados anteriormente tratan de las Cuentas por Cobrar Clientes. Existen otras Cuentas por Cobrar, entre ellas están: cuando la empresa otorga un préstamo de dinero a un empleado. El registro contable se efectúa con un cargo (Debe) a la Cuenta por Cobrar Empleado y un abono (Haber) a Banco o Caja según sea el caso. Ejemplo, el 01-04- 2005 la empresa le concede un préstamo al empleado Nomar Alvarez por Bs. 350.000,00 según el cheque # XXA. Ejemplo I.46. Otras operaciones. El siguiente es el registro contable en el libro diario de un ejemplo de otras operaciones, específicamente préstamo a empleado. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 98 Gráfico I.53 Modelo del registro contable en el libro diario, de una cuenta por cobrar empleado. Otras operaciones. Esta Cuenta por Cobrar Empleado se presenta en el Balance General en la sección de otros activos, porque no especifica que va a deducirse por nómina. 4.8.3 Provisión (apartado) para Cuentas Incobrables Es la cuenta que registra la posible pérdida de las cuentas por cobrar; se clasifica como cuenta complementaria o de valuación de las cuentas por cobrar, se presenta en el Balance General disminuyendo el saldo de las cuentas por cobrar; por su naturaleza tiene saldo acreedor. Según Catacora (1998:139) el saldo de la provisión para cuentas incobrables debe reflejar el valor estimado como incobrable de la cartera de clientes. 4.8.3.1 Métodos Los métodos para calcular la provisión (apartado) para cuentas incobrables más utilizados son los siguientes: a. Un porcentaje (%) sobre el saldo de las cuentas por cobrar. b. Un porcentaje (%) sobre las ventas a crédito. c. Análisis de la antigüedad de los saldos de las cuentas por cobrar. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 99 a. Método un porcentaje (%) sobre el saldo de las cuentas por cobrar. Este método consiste en considerar que una parte del saldo que presentan las cuentas por cobrar es irrecuperable. La base para el cálculo es un porcentaje sobre el saldo neto de las cuentas por cobrar a la fecha de cierre del ejercicio económico de la empresa. El % que se establezca para realizar la estimación de la posible pérdida va a ser igual para los años siguientes, según lo establece el Principio de Consistencia. Ejemplo I.47. Método un porcentaje (%) sobre el saldo de las cuentas por cobrar. El saldo neto de las cuentas por cobrar, a la fecha de cierre del ejercicio económico (21-12-04) es de Bs. 400.00,00; el porcentaje que la empresa consideró para estimar la pérdida es del 7%. El resultado se obtiene multiplicando 400.000,00 x 7% = 28.000,00; significa que 28.000,00 es la cantidad que se estima que perderá la empresa de un total de Bs. 400.000,00 que le adeudaban los clientes. El asiento contable se efectúa con un cargo (Debe) a Pérdidas por Cuentas Incobrables por Bs. 28.000,00 y un abono (Haber) a Provisión para Cuentas Incobrables por Bs. 28.000,00. El siguiente es el registro contable por la creación de la provisión o aportado para cuentas incobrables, por el método un porcentaje (%) de las cuentas por cobrar. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 100 Gráfico I.54 Modelo del registro contable en el libro diario de la creación de la provisión o apartado para cuentas incobrables, por el método de un porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar. Se debe tener presente que después de la creación de la provisión para cuentas incobrables el asiento de ajuste se realizará tomando en consideración el saldo que presente la provisión para cuentas incobrables en el libro mayor. Ejemplo I.48 Si para el siguiente año la provisión para Cuentas Incobrables presenta en el libro mayor un saldo de Bs. 28.000,00, y el saldo de las cuentas por cobrar es de Bs. 900.000,00 se le aplica el 7% y el resultado es Bs. 63.000,00. El registro contable se realizará por la diferencia (63.000,00 - 28.000,00) de Bs. 35.000,00. El siguiente es el registro contable por el ajuste a la provisión o aportado para cuentas incalculables. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 101 Gráfico I.55 Modelo del registro contable en el libro diario del ajuste realizado a la provisión o apartado para cuentas incobrables. • Cancelación de las cuentas por cobrar declaradas incobrables. Para declarar una cuenta por cobrar como incobrable debe reunir los siguientes requisitos legales y contables, entre otros: - Que las cuentas por cobrar provengan de las operaciones propias del negocio. - Que se haya realizado contablemente la estimación de la pérdida, en el ejercicio económico anterior. - Que se haya realizado la gestión de cobranza al cliente, utilizando los servicios legales. Ejemplo I.49 Un cliente tiene un saldo moroso con la empresa de Bs. 30.000,00; esta cuenta por cobrar cumple con todos los requisitos legales y contables descritos anteriormente para considerarla incobrable, es decir la empresa decide eliminarla de los libros contables por insolvencia del cliente Bs. 30.000,00. El registro contable se efectúa con un cargo (Debe) a Provisión para Cuentas Incobrables y un abono (Haber) a Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 102 Cuentas por Cobrar. Este asiento se realiza de esta forma cuando la provisión para cuentas incobrables presenta un saldo igual o mayor al valor declarado incobrable. El siguiente es el registro contable de la cancelación de las cuentas por cobrar, declaradas incobrables por insolvencia del cliente: Gráfico I.56 Modelo del registro contable en el libro diario de las cuentas por cobrar declaradas incobrables. Es importante señalar que cuando el saldo de la provisión para cuentas incobrables es menor que el valor declarado incobrable; el registro contable se efectúa cargando (Debe) a Provisión para Cuentas Incobrables el saldo que presente, cargando (Debe) a Pérdidas por Cuentas Incobrables la diferencia y abonando (Haber) a Cuentas por Cobrar el Total declarado incobrable. Ejemplo I.50 Para el 03-05-05 se considera incobrable por insolvencia del cliente la cantidad de Bs. 20.000,00. El saldo que presenta en el Libro Mayor la Provisión para Cuentas Incobrables es de Bs. 15.000,00. La diferencia entre los dos saldos es de Bs. 5.000,00. El siguiente es el registro contable, cuando el saldo de la provisión para cuentas incobrables es insuficiente para cancelar (eliminar) las cuentas por cobrar. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 103 Gráfico I.57 Modelo del registro contable en el libro diario de las cuentas por cobrar declaradas incobrables cuando la provisión para cuentas incobrables es insuficiente. • Recuperación de las cuentas por cobrar que se habían considerado incobrables en el mismo periodo económico Cuando el cliente le cancela a la empresa una cuenta por cobrar que se había registrado como incobrable, en elmismo periodo económico; se registra efectuando un cargo (Debe) a Cuentas por Cobrar y un abono (Haber) a Provisión para Cuentas Incobrables; es decir, se reversa el asiento que se había realizado cuando fue declarada incobrable. De inmediato se realiza un segundo asiento para darle entrada al efectivo recibido. El asiento contable se realiza cargando a Caja el efectivo y abonando a Cuentas por Cobrar la misma cantidad. Con el procedimiento realizado en los asientos anteriores, la provisión para cuentas incobrables mantiene el saldo correspondiente. Ejemplo I.51 El 01-04-05 un cliente le canceló en efectivo a la empresa una factura vencida, que se había contabilizado en el año 2005 como Incobrable por Insolvencia del Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 104 Cliente por Bs. 10.000,00. A continuación se presentan los dos registros contables correspondientes: Gráfico I.58 Modelo del registro contable en el libro diario de las cuentas por cobrar recuperadas en el mismo período económico que se habían contabilizado como incobrables. • Recuperación de montos de las cuentas por cobrar que se habían considerado incobrables en ejercicios económicos anteriores Cuando el cliente le cancela a la empresa una cuenta por cobrar que se había registrado incobrable en el ejercicio económico anterior; se efectúa el registro con un cargo (Debe) a Caja por el monto recuperado y un abono (Haber) a Ingresos Años Anteriores, por el total recuperado. Esta cuenta de Ingreso Años Anteriores se cierra con ganancias y pérdidas al final de este ejercicio económico (31-12-XX). Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 105 Ejemplo I.52 El 01-02-06 un cliente le canceló en efectivo a la empresa una factura vencida y contabilizada en el año 2005 como incobrable por insolvencia del cliente de Bs. 7.000,00. A continuación se presentan el registro contable correspondiente: Gráfico I.59 Modelo del registro contable en el libro diario de las cuentas por cobrar recuperadas en ejercicios económicos diferentes al período que se contabilizaron como incobrables. b. Método un porcentaje (%) sobre las ventas a crédito Este método plantea que para determinar el saldo de la provisión para cuentas incobrables, se aplica un porcentaje al saldo neto de las ventas a crédito del período económico. Ejemplo I.53 El saldo neto de las ventas a crédito es de Bs. 850.000,00 el porcentaje para estimar la pérdida según la política de la empresa es el 7%. La estimación de la posible pérdida es de Bs. 59.500,00. El registro contable se efectúa con un cargo (Debe) a Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 106 Pérdidas por Cuentas Incobrables por Bs. 59.500,00 y un abono (Haber) a Provisión para Cuentas Incobrables por Bs. 59.500,00. El siguiente es registro contable en el Libro diario: Gráfico I.60 Modelo del registro contable en el libro diario de la creación de la provisión o aportado para cuentas incobrables, por el método un porcentaje sobre las ventas a crédito. Es importante señalar que todos los asientos contables se realizan de la misma forma como se realizaron con el método de un porcentaje (%) sobre las cuentas por cobrar. La diferencia está en el análisis realizado al saldo de las ventas a crédito efectuadas durante el periodo económico. El porcentaje que se ha utilizado debe ser constante en cada periodo económico para cumplir con el Principio Contable de Consistencia, de igual forma, el método que se ha elegido para realizar los cálculos de la Provisión para Incobrables. c. Método Análisis de la Antigüedad de los Saldos de las Cuentas por Cobrar. Este método consiste en analizar el vencimiento de cada cuenta por cobrar por cliente, se le aplica un porcentaje en función de la fecha de vencimiento de cada factura; a mayor tiempo vencido, mayor será el porcentaje que se aplica. Antes de Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 107 proceder a la aplicación de los porcentajes es indispensable analizar las condiciones particulares de cada cliente; cada porcentaje debe estimarse de acuerdo a los Principios Contables de Objetividad y de Consistencia. Ejemplo I.54 Para el 31-12-05, la empresa POPIA C.A., presenta un total de cuentas por cobrar de Bs. 2.295.000,00. La administración de la empresa decide calcular la provisión para Cuentas Incobrables, analizando el vencimiento de los saldos de las cuentas por cobrar de cada uno de los clientes. Para ello se establecen los siguientes porcentajes (%): • Saldos no vencidos = 0% • Saldos vencidos: 1 a 30 días = 1% 31 a 60 días = 6% 61 a 90 días = 8% 91 y mas días = 9% En los cuadros siguientes se presenta el detalle de los clientes y el vencimiento de cada una de las facturas. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 108 Cuadro I.9 Detalle de cuentas por cobrar vencidas Cliente Total de Cuentas Cuentas por cobrar vencidas Cuentas por por Cobrar Cobrar no vencidas 1 a 30 días 31 a 60 días 61 a 90 días 91 y mas días Sofía, R 595.000,00 400.000,00 195.000,00 Nelly, R 300.000.00 250.000,00 50.000,00 Nomar, A 140.000.00 130.000,00 10.000,00 Dayana, A 120.000,00 110.000,00 10.000,00 Rosa, R 200.000,00 180.000,00 20.000,00 Mary, C 940.000,00 940.000,00 Total Bs. 2.295.000,00 940.000,00 670.000,00 410.000,00 205.000,00 70.000,00 El siguiente, es el análisis realizado a las cuentas por cobrar (de cada uno de los clientes) de acuerdo a la fecha de vencimiento de cada factura y condiciones de pago de los clientes presentados anteriormente: Cuadro I.10 Cuadro para el análisis la antigüedad de los saldos de las cuentas por cobrar Días de Saldos de las cuentas Aplicar Provisión para vencimiento por cobrar % incobrables 0 940.000,00 0% = 0 1 - 30 670.000,00 1% = 6.700,00 31 - 60 410.000,00 6% = 24.600,00 61 - 90 205.000,00 8% = 16.400,00 91 y más 70.000,00 9% = 6.300,00 TOTAL DE LA PROVISIÓN 54.000,00 Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 109 Significa que el registro contable se realiza con un cargo (Debe) a Pérdidas por Cuentas Incobrables por Bs. 54.000,00 y un abono (Haber) a Provisión para Cuentas Incobrables por Bs. 54.000,00. Gráfico I.61 Modelo del registro contable en el libro diario de la creación de la provisión o apartado para cuentas incobrables, por el método Análisis de la antigüedad de los saldos de las cuentas por cobrar. Es importante señalar que todos los asientos contables se registran de la misma forma que se realizaron en el primer método llamado un % sobre las cuentas por cobrar; la única diferencia que existe entre los dos métodos es el análisis efectuado al saldo de las facturas de cada uno de los clientes, para aplicar el porcentaje que la empresa ha determinado para cada factura vencida y por el total, registrar la estimación de las pérdidas. Para dar cumplimiento al Principio de Consistencia los porcentajes que la empresa aplica por vencimiento de las facturas deben ser constantes para cada periodo económico. Cuando la empresa necesite cambiar el método que está utilizando para calcular la provisión para cuentas incobrables debe participar porescrito al SENIAT el cambio que esta realizando, es decir, debe informar cual método va a empezar a utilizar para calcular la provisión en los próximos ejercicios económicos. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 110 4.8.3.2 Registros Contables Son todos los asientos contables que se realizan en los libros de contabilidad, por las diferentes operaciones contables que origina una Factura. Todos los cargos y abonos que se le realizan a las Cuentas por Cobrar fueron desarrollados en los ejemplos descritos anteriormente. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 111 Tema 5. Inventarios Introducción Los inventarios son los activos que le generan ingresos a las empresas. Las empresas que tienen la actividad de compra y venta de mercancías, su inventario está representado por todos los artículos que están disponibles para la venta. El inventario de las empresas manufactureras está representado por los productos terminados, productos en proceso, materias primas y los suministros que se van a incorporar en la producción. Existen dos sistemas para registrar el movimiento del inventario; el sistema de registro denominado inventario periódico y el sistema de registro denominado inventario continuo o permanente. Los contenidos a desarrollar en este tema son los siguientes: 5.1 Definición de inventario ....................................................................... 112 5.2 Naturaleza y Características .................................................................. 112 5.3 Clasificación de los inventarios ............................................................... 112 5.4 Normas de Valuación ........................................................................... 114 5.5 Normas de presentación en el Balance General ............................................ 114 5.6 Control interno del inventario ................................................................ 115 5.7 Sistemas de registros de inventarios (Asientos Contables) ................................ 116 5.7.1 Sistema de Registro Periódico ........................................................ 116 5.7.2 Sistema de Registro Permanente, Perpetuo o Continuo ......................... 121 5.8 Métodos de valuación de inventario......................................................... 125 5.8.1 Primeras entradas, primeras salidas (PEPS o FIFO) ............................... 125 5.8.2 Método de Valuación: Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS o LIFO) ......................................................................... 132 5.8.3 Método de valuación: Promedio Ponderado ....................................... 136 5.9 Ajuste por Inventarios ........................................................................ 140 5.10 Mercancías en tránsito ........................................................................ 142 5.11 Registros Contables ............................................................................ 143 Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 112 Tema 5. Inventarios 5.1 Definición de inventario Los inventarios representan a las mercancías disponibles para la venta y los artículos físicos que sufren desgastes. Según Catacora (1998:148), los inventarios representan las partidas del activo que son generadoras de ingresos para varios tipos de empresas, entre las cuales se encuentran las que tienen una actividad de transformación y las que se dedican a la compra y venta o comercialización. 5.2 Naturaleza y Características Los inventarios pueden tener su origen en la constitución de la empresa, en las compras de mercancías que se realicen en el ciclo normal de las operaciones efectuadas por la empresa. Los inventarios representan a todos los artículos o productos que pertenecen a la empresa, sin considerar el lugar donde se encuentren. 5.3 Clasificación de los inventarios La clasificación de los inventarios esta en función con las actividades que realizan las empresas. Existen empresas comerciales y empresas manufactureras, cada una realiza actividades diferentes. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 113 Las empresas comerciales, son aquellas que se dedican a la compra y venta de mercancías, los bienes no sufren ningún proceso de transformación y el costo del producto está determinado por el precio de la factura más cualquier otro costo relacionado con su adquisición. El inventario de las empresas comerciales está representado por las mercancías disponibles para la venta. Las empresas manufactureras, son aquellas empresas que tienen una actividad de transformación. Estas empresas manejan los inventarios que se describen el en siguiente cuadro: Cuadro I.11 Tipos de Inventarios de las empresas manufactureras Tipo de Inventario • Productos terminados • Productos en proceso • Inventario de materia prima • Suministros de fábrica • Material de empaque • En tránsito Descripción Son los bienes fabricados por la empresa que se encuentran disponible para la venta Son los bienes propiedad de la empresa que se encuentran en proceso de transformación Son todos los insumos adquiridos por la empresa para ser transformados en productos terminados Son aquellos que se utilizan en el proceso de fabricación y la visibilidad que presentan en el producto terminado es mínima Es el material utilizado para empacar o embalar el producto terminado Son los bienes propiedad de la empresa que no se encuentran en la misma en el momento de preparar el Balance General. Los inventarios antes descritos se clasifican como Activos Circulantes Realizables, por su naturaleza tienen saldo deudor y pertenecen al Balance General. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 114 5.4 Normas de Valuación La valuación de los inventarios se realiza de acuerdo a los siguientes Principios de Contabilidad de aceptación general: período contable, realización, valor histórico original y el principio de consistencia. De acuerdo a estos principios el costo de la adquisición o fabricación de un bien es el total de todas las erogaciones realizadas para que el bien esté en condiciones de ser usado o vendido. El costo del inventario se registra según el método de valuación y el sistema de registro que la empresa utiliza para contabilizar el movimiento del inventario. 5.5 Normas de presentación en el Balance General Los inventarios de mercancías, se presentan en el Balance General dentro del Activo Circulante Realizable; describiendo las partidas que lo componen según el tipo de empresa (Comercial o Manufacturera). Se debe mencionar en notas a los Estados Financieros bajo que método y que sistema se está valuando el inventario; o si existen inventarios dados en garantía. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 115 Ejemplo I.55. Presentación en el Balance General del Inventario de Mercancías. El siguiente es el inventario de mercancías de una empresa comercial presentado en el Balance General: Gráfico I.62 Ejemplo del inventario de mercancías presentado en un Balance General 5.6 Control interno del inventario • El inventario de mercancías es el activo más vulnerable de la empresa, es el más fácil para ser sustraído de las empresasde forma dolosa; generalmente las empresas tienen controles estrictos para el área del efectivo y descuidan los inventarios. Los procedimientos establecidos para controlar el inventario están en función de las características y complejidad de la empresa. • El control interno de los inventarios se debe realizar desde las actividades de compras, almacenamiento, fabricación, y venta de los bienes o productos hasta el procedimiento de las cobranzas. En función de estas actividades debe existir segregación de funciones en: autorización, custodia, almacenamiento, embarque de los pedidos y registros contables. • El registro contable de los productos recibidos o despachados debe ser oportuno. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 116 • Todas las facturas que soporten compras o ventas del producto deben cumplir con los requisitos exigidos por el Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria (SENIAT). • Los registros contables que justifiquen desincorporación de inventarios por: obsolescencia, desperfectos o robo etc., deben estar debidamente autorizados. • Realizar planeación y conteo físico de los inventarios, mínimo dos veces al año, para cotejarlos con las cantidades registradas en los libros contables. Cuando se presenten diferencias en el conteo físico de las existencias de inventario, se debe realizar el registro correspondiente. • Establecer medidas para verificar si la mercancía que está saliendo de las instalaciones de la empresa es la cantidad vendida o desincorporada de acuerdo a las especificaciones de la factura correspondiente. 5.7 Sistemas de registros de inventarios (Asientos Contables) Existen dos sistemas de registros para contabilizar el movimiento del inventario de mercancías: El sistema de Registro Periódico y el Sistema de Registro Permanente (perpetuo o continuo). 5.7.1 Sistema de Registro Periódico Consiste en contabilizar el costo de la mercancía adquirida en la cuenta compras. Las erogaciones realizadas por concepto de fletes en compras, derechos de aduana, seguro de la mercancía comprada, etc., se contabilizan según el concepto y las cuentas complementarias de compras, tales como: rebajas en compra, devoluciones en compras, descuentos en compras y bonificaciones en compra, etc; y también se registran de acuerdo a su concepto. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 117 A este sistema de registro se le denomina Inventario Periódico, porque se tiene que contar y valuar las existencias de mercancías para poder determinar el costo de venta. Es decir, que al finalizar cada ejercicio económico de la empresa, se tiene que realizar un inventario de las mercancías existentes. A este inventario se le denomina: Inventario de Mercancía Final, para el año siguiente, este mismo inventario será el Inventario de Mercancía Inicial. Cuando la empresa utiliza el sistema de Registro Periódico, es necesario aplicar una fórmula matemática para determinar el costo de venta (CV), que consiste en sumar el Inventario de mercancías inicial (Ii) con las compras netas (CN) y restar el inventario de mercancías final (If): Fórmula para determinar el costo de venta: CV = l + CN − l i f Las compras netas (CN) se obtiene sumando el total de las compras con los fletes de compras, derechos de aduana, seguro de la mercancía comprada, etc., y restando las devoluciones en compras, rebajas en compras, descuentos en compras y bonificaciones en compras. Cuando se utiliza el sistema de Registro Periódico, la cuenta inventario de mercancías se moviliza solamente en la fecha de cierre del periodo económico de la empresa. El primer movimiento se realiza cuando se cierra el inventario de mercancías (inicial) registrando la cuenta con un abono (Haber) y el segundo movimiento sucede cuando se registra el inventario de mercancías (final) con un cargo (Debe). Es decir que a la fecha de cierre del ejercicio económico de la empresa se procede a levantar un inventario de las mercancías en existencia, para contabilizar el valor del inventario (final) en los libros correspondientes. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 118 Ejemplo I.56. Compras de Mercancías más el IVA y devoluciones en comparas más en IVA. Sistema de registro periódico. El 02 de abril del 2005, la empresa compró a crédito 8 radios a Bs. 25.000,00 cada radio, más IVA (15%) cancelado en efectivo. La operación se realizó mediante la factura # PX; el 03-05-05, la empresa devolvió 2 radios de la compra anterior y recibió el IVA en efectivo. El primer registro contable se realiza cargando el total del costo de los radios Bs. 200.000,00 (8 x 25.000,00) a compras, el 15% del IVA a Crédito Fiscal Bs. 30.000,00 y abonando a Cuentas por Pagar Bs. 200.000,00; a Caja 30.000,00. El segundo asiento contable se realiza cargando a Caja Bs. 7.500,00 (15% x 50.000) a Cuentas por pagar Bs. 50.000,00 (2 x 25.000) y abonando a Devoluciones en Compra Bs. 50.000, 00; a Crédito Fiscal Bs. 7.500,00. Registro Contable en el Libro Diario: El siguiente es el Libro Diario con los asientos contables de las compras de mercancías y devoluciones en compra realizadas por sistema de registro periódico: Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 119 Gráfico I.63 Modelo del registro contable en el libro diario de las compras de mercancías, por el sistema de registro periódico Gráfico I.64 Modelo del registro contable en el libro diario de las devoluciones en compras, por el sistema de registro periódico. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 120 Los asientos contables de las ventas de mercancías al contado por el sistema de Registro Periódico se realizan: cargando (Debe) a Caja o Banco y Abonando (Haber) a ventas de mercancías y a débito fiscal. Ejemplo I.57. Ventas de mercancías al contado, más el IVA. Sistema de registro periódico. El 05-04-05 la empresa vendió, al contado 3 radios por Bs. 40.000,00 cada radio, más el IVA (15%). El costo de cada radio es de Bs. 25.000,00. Registro Contable en el Libro Diario: El siguiente es el Libro Diario con el asiento contable de la venta de mercancías realizadas por el Sistema de Registro Periódico: Gráfico I.65 Modelo del registro contable en el libro diario de las ventas de mercancías por el sistema de registro periódico. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 121 5.7.2 Sistema de Registro Permanente, Perpetuo o Continuo El sistema de registro permanente consiste en contabilizar todos los costos correspondientes a la adquisición de las mercancías en la cuenta Inventario de Mercancías. De igual forma, se registran en la cuenta Inventario de Mercancías, todas las operaciones que signifiquen aumentos o disminuciones de las existencias físicas de la mercancía. Con este sistema de registro, las cuentas clasificadas dentro del Costo de Venta, se contabilizan en la cuenta Inventario de Mercancías. Es decir la empresa que utilice el sistema de Registro Permanente va a contabilizar en la cuenta Inventario de Mercancías las siguientes cuentas: Compras, Fletes en Compras, Derechos de Aduana, Gastos de Importación, Devoluciones en Compras, Rebajas en Compras, Descuentos en Compras y Bonificaciones en Compras, etc. En otras palabras, la cuenta compras y todas sus cuentas afines,no se utilizan en los registros contables, porque sus valores se cargan (Debe) directamente a la cuenta Inventario de mercancías; y las cuentas complementarias de compras tampoco se utilizan porque sus valores se abonan (haber) a la cuenta Inventario de Mercancías. Con el sistema de registro permanente el costo de venta se lleva de manera continua, porque cada vez que la empresa realiza ventas de mercancías se preparan dos asientos contables; el primero para registrar las ventas realizadas por el precio de venta al público y el segundo para registrar el costo de la mercancía vendida. Ejemplo I.58. Compras de mercancías, más el IVA y devoluciones en compras, más IVA. Sistema de registro permanente, perpetuo o continuo. Para comprender mejor el registro contable de las compras de mercancías y las devoluciones en compras por el sistema de registro Permanente, Perpetuo o Contínuo, se presenta el siguiente ejemplo: Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 122 Planteamiento: El 02 de abril del 2005, la empresa compró a crédito 8 radios a Bs. 25.000,00 cada radio, más IVA (15%) cancelado en efectivo. La operación se realizó mediante la factura # PX. El 03-05-05, la empresa devolvió 2 radios de la compra anterior, y se recició el IVA en efectivo. El primer registro contable se realiza cargando el total del costo de los radios Bs. 200.000,00 (8 x 25.000,00) a inventario de mercancías, el 15% del IVA a Crédito Fiscal Bs. 30.000,00 y abonando a Cuentas por Pagar Bs. 200.000,00; a Caja 30.000,00. El segundo asiento contable se realiza cargando a Caja Bs. 7.500,00 (15% x 50.000) a Cuentas por pagar Bs. 50.000,00 (2 x 25.000) y abonando a Inventario de Mercancías Bs. 50.000, 00; a Crédito Fiscal Bs. 7.500,00. Registro Contable en el Libro Diario: El siguiente es el Libro Diario con los asientos contables de la compra de mercancías y devoluciones en compra, realizadas por el sistema de registro permanente, perpetuo o continuo: Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 123 Gráfico I.66 Modelo del registro contable en el libro diario de la compra de mercancías y de las devoluciones en compras, por el sistema de registro permanente perpetuo o continuo. Se puede observar, que el asiento # 1 presenta el registro de las compras, en la cuenta inventario de mercancías y el asiento # 2, presenta el valor de las Devoluciones en compras también en la cuenta Inventario de mercancías. Los asientos contables de las ventas de mercancías al contado por el sistema de Registro Permanente, Perpetuo o Continuo son dos (2). El primero se realiza cargando (Debe) a Caja o Banco y abonando (Haber) a Ventas de Mercancías y a Débito Fiscal, el segundo se realiza cargando (Debe) a Costo de Venta y abonando (Haber) a Inventario de Mercancías Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 124 Ejemplo I.59. Ventas de mercancías al contador, más el IVA. Sistema de registro permanente, perpetuo o periódico. El 05-04-05 la empresa vendió, al contado 3 radios por Bs. 40.000,00 cada radio, más el IVA (15%). El costo de cada radio es de Bs. 25.000,00. El primer registro contable se realiza cargando a Caja el total de lo vendido (Bs. 138.000,00) más el IVA; abonando a Ventas Bs. 120.000,00 y a Débito fiscal Bs. 18.000,00. El segundo asiento contable se realiza cargando a Costo de venta Bs. 75.000,00 y abonando la misma cantidad a Inventario de mercancías Bs. 75.000,00. Este valor se obtiene multiplicando el # de radios (3) por el costo de cada radio (25.000,00). Registro Contable en el Libro Diario: El siguiente es el Libro Diario con los asientos contables de las ventas de mercancías realizadas por el sistema de registro permanente, perpetuo o continuo: Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 125 Gráfico I.67 Modelo del registro contable en el libro diario de las ventas de mercancías por el sistema de registro permanente perpetuo o continuo. 5.8 Métodos de valuación de inventario Existen varios métodos para valorar o valuar contablemente los inventarios, siendo los más usados los siguientes: Primeras entradas, primeras salidas (P.E.P.S), Últimas Entradas, Primeras Salidas U.E.P.S y el Promedio Ponderado: 5.8.1 Primeras entradas, primeras salidas (PEPS o FIFO) Este método consiste en suponer que las primeras mercancías que entraron al almacén son las primeras mercancías que deben salir, las empresas que utilizan este método para Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 126 valorar sus inventarios, presentan al final del ejercicio económico un inventario de mercancías (final) valorado con los últimos costos de adquisición. Cuando se utiliza el sistema de valuación PEPS, el inventario final de mercancías es mayor y el costo de venta menor; en comparación con otros métodos. Modelo de una Tarjeta de Inventario o Kardex A continuación se presenta un modelo de tarjeta para realizar el Kardex o tarjeta de inventario por el método P.E.P.S: MÉTODO: PEPS ARTÍCULO:__________ Cantidad mínima: __ Cantidad máxima: __ Fecha Concepto Cant. ENTRADAS Costo Costo Unitario Total SALIDAS Costo Costo Cant Unitario Parcial EXISTENCIAS Costo Costo Costo Costo Cant. Total Unitario Parcial Total Gráfico I.68 Modelo de la representación gráfica de una tarjeta de inventario o kardex. En la tarjeta anterior se observan varias columnas: la columna de las fechas, la del concepto, las entradas, las salidas y las existencias, las cuales se describen en el siguiente cuadro: Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 127 Cuadro I.12 Descripción de las columnas presentadas en la tarjeta anterior. Columna Descripción • Fecha Registra la fecha de la transacción realizada. • Concepto Presenta la explicación de la transacción realizada • Entradas Registra las cantidades compradas o devueltas, su costo unitario y su costo total. El costo total se encuentra multiplicando las cantidades por el costo unitario • Salidas Registra las cantidades vendidas o devueltas, en el orden que entraron; es decir, se venden primero las unidades que se compraron primero. También se registra el costo unitario, el costo parcial y el costo total de las mercancías vencidas • Existencias Se van acumulando todas las unidades compradas, su costo unitario, el costo parcial y el costo total. Esta columna disminuye cada vez que se venden las mercancías (por su costo de venta) y cada vez que existen devoluciones en compra. Esta columna aumenta por las compras de mercancías y por el costo de las devoluciones en ventas Ejemplo I.60. Transacciones mercantiles, para preparar la tarjeta de inventario (kardex) por el método de valuación PEPS y registrar en el libro diario los asientos contables. • El 01 de mayo del 2005, la empresa tiene en existencia de mercancía 3 radios y el costo por unidad es de Bs. 25.000,00 c/u. Este es el saldo del mes anterior. • El 05 de mayo del 2005, se compró 14 radios a Bs. 30.000,00 c/u, más el 15% del IVA. La operación se realizó a crédito mediante la factura # Lx. El IVA es financiado. • El 08 de mayo del 2005 se compró 17 radios a Bs. 40.000,00 c/u, más el 15% del IVA. La operación se realizó al crédito, mediante la factura # Cx.El IVA es financiado. • El 10 de mayo del 2005, la empresa vende 24 radios a Bs. 60.000,00 c/u, más el 15% del IVA. La operación se realizó en efectivo, mediante la factura # FVx. • El 11 de mayo del 2005, la empresa canceló en efectivo los fletes en ventas por Bs. 21.000,00 más el 15% del IVA. • El 12 de mayo la empresa compró 5 radios a Bs. 42.000,00 c/u, más el 15% del IVA. La operación se canceló en efectivo, mediante la factura # Cx1. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 128 • El 13 de mayo se pagó por fletes de la compra anterior Bs. 10.000,00 el 15% del IVA. Todo se canceló en efectivo. La siguiente es la tarjeta de inventario o Kardex preparada por el método de valuación PEPS. MÉTODO: PEPS ARTÍCULO: RADIOS Cantidad mínima: 03 Cantidad máxima: 15 Fecha Concepto Cant. ENTRADAS Costo Costo Unitario Total SALIDAS Costo Costo Cant Unitario Parcial EXISTENCIAS Costo Costo Costo Cant. Costo Total Total Unitario Parcial Saldo del 01/5/05 mes anterior 3 25.000,00 75.000,00 75.000,00 05/05/05 08/05/05 Compras Fact. # LX Compras Fact. #CX 14 30.000,00 420.000,00 17 40.000,00 680.000,00 3 25.000,00 75.000,00 14 30.000,00 420.000,00 495.000,00 3 25.000,00 75.000,00 14 30.000,00 420.000,00 1.175.000,00 17 40.000,00 680.000,00 Ventas de 3 25.000,00 75.000,00 10/05/05 24 radios 14 30.000,00 420.000,00 Fact. # FVX 7 40.000,00 280.000,00 775.000,00 10 40.000,00 400.000,00 400.000,00 12/05/05 Compras Fact. # CX1 5 42.000,00 210.000,00 10 40.000,00 400.000,00 5 42.000,00 210.000,00 610.000,00 13/05/05 Fletes en compras 10 40.000,00 400.000,00 5 44.000,00. 220.000,00 620.000,00 Gráfico I.69 Modelo de la tarjeta de inventario o kardex realizado por el método de valuación PEPS. En la tarjeta anterior se observa que el 10-05-05 la columna de las Salidas tiene registrado en primer lugar los primeros radios que se compraron y después los que le siguen hasta vender el total de los 24 radios: 3 radios vendidos por un costo unitario de Bs. 25.000,00; 14 radios vendidos por Bs. 30.000,00 cada uno y 7 radios vendidos por Bs. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 129 40.000,00; total del costo de venta Bs. 775.000,00. En la columna de las Existencias se observan que quedaron los radios nuevos: 10 de Bs.40.000,00 y 5 de Bs. 44.000,00. En la fecha 13-05-05, se observa en la columna de “existencias” que el costo del inventario de las últimas cinco (5) unidades es de Bs. 44.000,00. Significa que aumentó de Bs. 42.000,00 a Bs. 44.000,00; porque los fletes en compra de Bs.10.000,00 se distribuyen entre las cinco (5) unidades compradas el 12-05-05 (10.000 ÷ 5=2). El asiento correspondiente a los fletes en compra se realiza cargando a Inventario de Mercancías Bs.10.000,00; a crédito fiscal Bs.1.500,00 y abonando a caja Bs.11.500,00. El siguiente es el Libro Diario, con los asientos contables realizados por el Sistema de Registro Permanente, Perpetuo o Continuo Valorado por el Método de Valuación P.E.P.S. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 130 Gráfico I.70 Modelo de los registros contables en el libro diario realizados por el sistema de registro permanente, perpetuo o continuo. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 131 Gráfico I.71 Modelo de los registros contables en el libro diario realizados por el sistema de registro permanente, perpetuo o continuo (continuación del gráfico anterior) Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 132 5.8.2 Método de Valuación: Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS o LIFO) Este método consiste en suponer que las últimas unidades que entraron al almacén serán las primeras unidades en salir del almacén. Con este método, al finalizar el ejercicio económico, las existencias de mercancías van a estar valoradas o valuadas al costo del inventario inicial y a los precios de las primeras mercancías compradas. Es decir que el saldo que presenta el inventario de mercancías al final del año económico (de la empresa) va a estar desactualizado porque la existencia de mercancías esta valorada por los costos antiguos. Es importante señalar que las normas Internacionales de Contabilidad (N.I.C.) plantean que este método U.E.P.S. no tiene utilidad, por lo tanto no deber ser utilizado. Los registros contables se realizan iguales a los que se efectuaron por el método PEPS, la única diferencia radica en vender primero las unidades que se compraron de último; es decir las unidades más nuevas. Ejemplo I.61. Tarjeta (kardex) de inventario preparada por el método de valuación UEPS (con la información del ejemplo anterior). A continuación se presenta un ejemplo, con base en el planteamiento del ejemplo anterior, para realizar el Kardex o tarjeta de inventario por el método U.E.P.S.; y los registros contables en el Libro Diario, por el sistema de registro permanente o perpetuo. Planteamiento: La siguiente es la tarjeta de inventario (Kárdex) preparada por el método de valuación U.E.P.S. (LIFO). Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 133 MÉTODO: U.E.P.S. ARTÍCULO: RADIOS Cantidad mínima: 03 Cantidad máxima: 15 Fecha Concepto Cant. ENTRADAS Costo Costo Unitario Total SALIDAS Costo Costo Cant Unitario Parcial EXISTENCIAS Costo Costo Costo Costo Cant. Total Unitario Parcial Total 01-05-05 Saldo del mes anterior 3 25.000,00 75.000,00 75.000,00 05-05-05 08-05-05 Compras Fact. # LX Compras Fact. #CX 14 30.000,00 420.000,00 17 40.000,00 680.000,00 3 25.000,00 75.000,00 14 30.000,00 420.000,00 495.000,00 3 25.000,00 75.000,00 14 30.000,00 420.000,00 1.175.000,00 17 40.000,00 680.000,00 Ventas de 24 10-05-05 radios Fact. # FVX 17 40.000,00 680.000,00 3 890.000,00 7 30.000,00 210.000,00 7 25.000,00 75.000,00 285.000,00 30.000,00 210.000,00 12-05-05 Compras Fact. # CX1 3 5 42.000,00 210.000,00 7 5 25.000,00 75.000,00 30.000,00 210.000,00 42.000,00 210.000,00 495.000,00 Fletes en 3 25.000,00 750.000,00 13-05-05 compras 7 30.000,00 210.000,00 10.000 5 44.000,00 220.000,00 1.180.000,00 Gráfico I.72 Modelo de la tarjeta de inventario o kardex realizada por el método UEPS. En la tarjeta anterior se observa que el 10-05-05 la columna de las Salidas tiene registrado primero los últimos que se compraron de último y después los que le siguen hasta vender el total de los 24 radios: 17 radios vendidos por un costo unitario de Bs. 40.000,00 y luego 7 radios vendidos por Bs. 30.000,00 cada uno; total del costo de venta Bs. 890.000,00. En la columna de las Existencias se observan que quedaron los radios más antiguos: 3 de Bs.25.000,00; 7 de Bs. 30.000,00 y 5 de Bs. 44.000,00. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 134 En la fecha 13-05-05, se observa en la columna de Existencias que el costo del inventario de las últimas cinco (5) unidades es de Bs. 44.000,00. Significa que aumentó de Bs. 42.000,00 a Bs. 44.000,00; porque los fletes en compra de Bs.10.000,00se distribuyen entre las cinco (5) unidades compradas el 12-05-05 (10.000 ÷ 5 = 2). El siguiente es el Libro Diario con los asientos contables realizados por el sistema de Registro Perpetuo y el Método de Valuación UEPS. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 135 Gráfico I.73 Modelo de los registros contables en el libro diario realizados por el sistema de registro permanente, perpetuo o continuo. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 136 Es importante destacar que el asiento #4 por Bs. 890.000,00; es el único asiento que presenta un valor diferente en comparación con los asientos que se realizaron utilizando el método de valuación PEPS, es decir que el costo de venta por el Método de Valuación del PEPS es de Bs. 775.000,00 y por el Método de Valuación UEPS es de Bs. 890.000,00. 5.8.3 Método de valuación: Promedio Ponderado Este método de valuación permite aplicar una fórmula matemática cada vez que aumenten las mercancías en el almacén, es decir, que el costo unitario de las mercancías va a variar cada vez que se compren mercancías o cada vez que se modifique el saldo de la existencia. Para determinar el costo unitario (c/u) de las mercancías se procede a dividir el costo total de las unidades en existencia entre el # de unidades totales. La fórmula se representa así: c/u = Costo total # de unidades totales Ejemplo I.62. Transacciones mercantiles para preparar la tarjeta (kardex) por el método de valuación promedio ponderado y registrar en el libro diario los asientos contables. El 04-05-05, una empresa compró 20 radios a Bs. 15.000,00 cada radio, más el 15% del IVA, canceló todo con el cheque # X3; factura # P2. El 06-05-05 compró 22 radios a Bs. 18.000,00 cada radio más el 15% del IVA, canceló todo con el cheque # X4; factura FD. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 137 El 08-05-05 vendió 26 radios a Bs. 80.000,00 cada radio, la transacción fue de contado, más el 15% del IVA. En este ejemplo la fórmula se aplica a partir de la segunda compra (06-05-05); para poder encontrar el costo promedio por unidad de todos los radios en existencia para esa fecha. c/u = Costo total # de unidades totales El costo total se obtiene multiplicando el # de radios por el costo unitario (c/u) así: 20 radios por 15.000,00 = 300.000,00 22 radios por 18.000,00 = 396.000,00 696.000,00 (Costo total) Total de unidades = 20 + 22 radios (42). Sustituyendo valores: C/U = 696.000,00 42 =16.571,428 57 Significa que el costo unitario para los 42 radios es de Bs. 16.571,42857. Se observa en la tarjeta siguiente que en el bloque de las existencias para el 06-05-05 están registrados los 42 radios con su nuevo costo unitario de 16.571,42857 y el costo es de Bs. 696.000,00. El 08-05-05 en el bloque de las salidas se observa que se vendieron 26 radios por el costo unitario de Bs. 16.571,42857; total del costo de ventas de Bs. 430.857,14. En el bloque de Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 138 las existencias se observa que solamente quedaron 16 radios con un costo unitario de Bs. 16.571,42857 y el costo total es de Bs. 265.142,86 La siguiente es la tarjeta de inventario (Kárdex) realizada por el método de valuación promedio ponderado. MÉTODO: PROMEDIO PONDERADO ARTÍCULO: RADIOS Cantidad mínima: 03 Cantidad máxima: 15 Fecha Concepto Cant. ENTRADAS Costo Costo Unitario Total SALIDAS Costo Cant Costo Unitario Total EXISTENCIAS Costo Cant. Costo Unitario Total 04-05-05 Compra 20 15.000,00 300.000,00 20 15.000,00 300.000,00 06-05-05 Compra 22 18.000,00 396.000,00 42 16.571,429 696.000,00 008-05- Venta de 05 26 radios 26 16.571,42857 430.857,14 16 16.571.42857 265.142,86 Gráfico I.74 Modelo de la tarjeta de inventario o kardex realizado por el método promedio ponderado. El siguiente es el Libro Diario con los asientos contables realizados por el Sistema de Registro Perpetuo o Permanente y el Método de Valuación Promedio Ponderado. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 139 Gráfico I.75 Modelo de los registros contables en el libro diario realizados por el sistema de registro permanente, perpetuo o continuo. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 140 5.9 Ajuste por Inventarios Para cumplir con los principios contables y con las exigencias del SENIAT, las empresas deben realizar un conteo físico de las mercancías existentes, mínimo una vez al año, en la fecha de cierre del periodo económico de la empresa. El inventario físico debe valuarse por el método que la empresa utiliza para registrar todos los movimientos del inventario de mercancías, el resultado de estos registros se compara con el resultado del conteo físico de las mercancías existentes. Cuando existan diferencias entre el conteo físico y el saldo que presenta el Libro Mayor en la cuenta Inventario de Mercancías, se tiene que registrar esa diferencia de sobrante o faltantes en los libros contables. Ejemplo I.63. Sobrante de Inventario de Mercancías por Bs. 120.000,00. Cuando el saldo que presenta el libro de contabilidad de la empresa es menor que el resultado que se obtiene del conteo físico de la mercancía existente, la diferencia es un sobrante. Este sobrante de mercancías se contabiliza cargando (Debe) el valor a Inventario de mercancías y abonando (Haber) el mismo valor a Costo de Ventas. Gráfico I.76 Representación grafica del sobrante de inventario Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 141 El siguiente es el registro contable en el Libro Diario de un ajuste por sobrante de Inventario de Mercancías. Gráfico I.77 Modelo de registro contable en el libro diario de un sobrante de inventario de mercancías. Ejemplo I.64. Faltante de Inventario de Mercancías por Bs. 93.000,00. Cuando el saldo que presenta el libro de contabilidad es mayor que el resultado obtenido del conteo físico de la mercancía existente, la diferencia es un faltante. Este faltante de mercancías se contabiliza cargando (Debe) a Costo de Venta y abonando (Haber) a Inventario de mercancías. Gráfico I.78 Representación grafica del faltante de inventario Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 142 El siguiente es el registro contable en el Libro Diario de un ajuste por faltante de Inventario de Mercancías: Grafico I.79 Modelo del registro contable en el libro diario de un faltante del inventario de mercancías. 5.10 Mercancías en tránsito Según Catacora (1998:151), las mercancías en tránsito son aquellos bienes que han sido comprados y sobre los cuales se tiene la propiedad, pero para la fecha del Balance General no han llegado al almacén. Por lo antes expuesto, la Mercancía en Tránsito, son bienes propiedad de la empresa, que se caracterizan porque desde el momento en que se adquieren hasta el momento que ingresan al almacén tieneque estar registrados en los libros contables como mercancías en tránsito. Si se tiene que preparar el Balance General y la mercancía continúa en tránsito, estos bienes se presentan dentro del rubro de inventario, pero, como mercancía en tránsito. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 5. Inventarios ● Pág. 143 5.11 Registros Contables Son todos los asientos contables que se realizan por: compras y ventas de mercancías, por devoluciones, rebajas, descuentos, bonificaciones de ventas y de compras, por ajustes al inventario de mercancías, etc. Todos estos registros contables fueron explicados y presentados en el Libro Diario de los ejemplos anteriores. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 6. Prepagados ● Pág. 144 Tema 6. Prepagados Introducción Los prepagados, son considerados activos circulantes porque el periodo de consumo es equivalente a un año o menos de un año a partir de la fecha del Balance General. Dentro de los prepagados están todas las partidas que representan a las erogaciones que ha realizado la empresa anticipadamente a la prestación del servicio, también se encuentran los bienes que ha adquirido la empresa para ser consumidos (gastados) durante el periodo económico de un año o menos; es decir los denominados suministros. Las partidas prepagadas más utilizados por las empresas son: los seguros, alquileres, intereses, impuestos, etc. Estos conceptos han sido prepagados por el término de un año o menos. Cuando existe una partida que el periodo de consumo es mayor a un año se clasifica dentro de los activos no circulantes, en Cargos Diferidos. Los contenidos a desarrollar en este tema son los siguientes: Tema 6. Prepagados .................................................................................. 145 6.1 Definición ........................................................................................ 145 6.2 Naturaleza y Características .................................................................. 145 6.3 Clasificación de los prepagados ............................................................... 146 6.4 Normas de Valuación ........................................................................... 146 6.5 Normas de presentación en el Balance General ............................................ 147 6.6 Registros contables ............................................................................. 147 6.6.1 Ajuste a la fecha de cierre del ejercicio económico .............................. 148 Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 6. Prepagados ● Pág. 145 Tema 6. Prepagados 6.1 Definición Según Catacora (1998:152), los gastos pagados por anticipado constituyen erogaciones que se desembolsan y cancelan en una fecha anticipada a la de su consumo o expiración. Los prepagados, también se pueden definir como las erogaciones de dinero realizadas antes de recibir la prestación del servicio solicitado. De igual forma, son prepagados todos los suministros que la empresa adquiera para ser consumidos en las actividades propias de la empresa. 6.2 Naturaleza y Características El origen de un prepagado puede suceder por varias razones, por ejemplo por razones de: seguridad, contractuales, adquisición de algún crédito con intereses prepagados, compra de suministros, etc. Ejemplo cuando la empresa adquiere una póliza de seguro la cuenta para contabilizar esta póliza es: Seguro Prepagado; esta cuenta pertenece a los activos circulantes, porque la póliza se adquirió por un periodo de un año o menor a un año. El ajuste se realiza por los meses que se consuman, desde la fecha de adquisición hasta la fecha de cierre del ejercicio económico de la empresa y se contabiliza con un cargo (debe) a Gastos de Seguro y un Abono (haber) a Seguro Prepagado. Cuando la empresa adquiere un préstamo a una institución financiera, generalmente, le deducen anticipadamente el monto de los intereses correspondientes al tiempo que conceden para pagar el préstamo solicitado. Estos intereses se contabilizan como Intereses Prepagados; y en la fecha de cierre del ejercicio económico de la empresa se registra el gasto de los intereses por los meses transcurridos. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 6. Prepagados ● Pág. 146 6.3 Clasificación de los prepagados Cuando los prepagados se clasifican dentro de los activos circulantes es porque su periodo de vigencia esta comprendido dentro de un año o menor a un año a partir de la fecha del Balance General; es decir que todos los pagos anticipados que realiza la empresa por un servicio que va a recibir o por bienes que se van a consumir en el periodo de un año o menor al año, en las actividades propias de la empresa y cuyo propósito no es el venderlos ni utilizarlos en la fabricación de bienes; se clasifican como Activos Circulante, su saldo es Deudor y pertenecen al Balance General. Dentro de los prepagados pueden ubicarse varias partidas: • Seguro prepagado • Intereses prepagados • Existencia de artículos de escritorio • Alquileres prepagados • Impuestos pagados por anticipado, etc. 6.4 Normas de Valuación • Todas las erogaciones correspondientes a las partidas prepagadas se valúan al costo histórico. • Al saldo histórico que presente la cuenta se les disminuyen el monto consumido hasta la fecha de cierre del ejercicio económico de la empresa. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 6. Prepagados ● Pág. 147 6.5 Normas de presentación en el Balance General • Las partidas prepagadas por el término de un año o menor al año, se presentan en el Balance General dentro de los Activos Circulantes después del total del activo realizable. • Cuando existan partidas prepagadas por periodos superiores a un año, esta partida se presenta en los Activos no Circulantes, dentro de los cargos diferidos. Ejemplo I.65. Preparación de los prepagados en el Balance General. El siguiente es un ejemplo de la presentación de los prepagados en el Balance General: Gráfico I.80 Modelo de la presentación en el Balance general de los prepagados. 6.6 Registros contables Los registros contables de los activos prepagados son muy sencillos. El movimiento del prepagado se realiza generalmente en dos asientos contables. El primer asiento se realiza en el momento que se origina el prepagado dándole un cargo (Debe) y el segundo asiento Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 6. Prepagados ● Pág. 148 se realiza dándole un abono (Haber) cuando se registra el ajuste por los meses consumidos a la fecha de cierre del ejercicio económico. Ejemplo I.66. Adquisición de una póliza de seguro al contado El 01 de abril del 2005 la empresa pagó por concepto de póliza de seguro del vehículo Bs. 1.300.000,00; por 12 meses; mediante cheque # xxx. El registro contable se realiza cargando (Debe) a Seguro Prepagado y abonando (Haber) a Banco. El siguiente es el registro contable en el Libro Diario de un Prepagado: Gráfico I.81 Modelo del registro contable en el libro diario de un prepagado. 6.6.1 Ajuste a la fecha de cierre del ejercicio económico El asiento de ajuste correspondiente al gasto del seguro, generalmente lo realizan las empresas en la fecha de cierre de su periodo económico. Por ejemplo, esta empresa tiene su fecha de cierre el 31-12 de cada año, para registrar el gasto por los meses consumidos de la póliza, se calculanlos meses desde el 01 de abril del 2005, hasta el 31 de diciembre del 2005, hasta esta fecha han transcurrido 9 meses. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 6. Prepagados ● Pág. 149 El cálculo se realiza dividiendo el monto de la póliza entre 12 meses y el resultado de esa división se multiplica por los 9 meses, así: 1.300.000,00 12 ×9 = 975.000,00 Bs El asiento contable del ajuste correspondiente al 31-12-05, se realiza cargando a Gastos de Seguro Bs. 975.000,00 y abonando a Seguro Prepagado la misma cantidad de Bs. 975.000,00. Ejemplo I.67. Asiento contable por el ajuste correspondiente a los nueve meses consumidos del seguro prepagado. El siguiente es el registro contable en el libro diario por el asiento de ajuste al seguro prepagado: Gráfico I.82 Modelo del registro contable en el libro diario del ajuste correspondiente al seguro prepagado. Los Suministros, son activos circulantes prepagados, representados por los bienes materiales adquiridos por la empresa para ser consumidos en las actividades normales de la empresa, durante el periodo económico. Los suministros más utilizados son: existencia de artículos de oficina, existencia de artículos de limpieza, entre otros. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 6. Prepagados ● Pág. 150 Ejemplo I.68. Adquisición de papelería al contado (suministro). El 30 de abril del 2005, la empresa adquirió papelería para la oficina por Bs. 300.000,00, más IVA del 15%. La operación se canceló con el cheque # XX2. Se estima que la papelería durará un (1) año. El asiento de la compra de la papelería se realiza cargando a Existencia de Papelería Bs. 300.000,00, a Crédito Fiscal Bs. 45.000,00 y abonando a Banco Bs. 345.000,00. El siguiente es el Libro Diario con el registro contable de la adquisición de la papelería (suministro) y del ajuste por el gasto correspondiente al material utilizado hasta la fecha de cierre 31-12-05. Gráfico I.83 Modelo del registro contable en el libro diario de la adquisición de papelería (suministro) (#1) y el ajuste correspondiente al material utilizado al 31-12-2005 (#2). Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 6. Prepagados ● Pág. 151 Analizando el asiento # 2, se observa que los Gastos de Papelería son de Bs. 225.000,00; los cuales corresponden a 9 meses. El cálculo se realizó así: el costo del suministro entre los 12 meses que tiene un año, este resultado se multiplica por los meses transcurridos (nueve) desde la adquisición (30-09-05) hasta la fecha de cierre del ejercicio económico (31-12-05): 300.000,00 12 meses El año siguiente (31-03-06) se realiza el asiento contable por Bs. 75.000,00 este valor es el equivalente de 3 (tres) meses consumidos que faltan por ajustar para cumplir los 12 meses. Algunas empresas contabilizan mensualmente el gasto de la papelería y el registro contable lo realizan mensualmente cargando (Debe) a Gastos de Papelería Bs. 25.000,00 y abonando (Haber) a Existencia de Papelería Bs. 25.000,00. Este asiento se registra durante 12 meses desde el 30-04-05 hasta el 31-03-2006. x 9 = 225.000,00 Unidad II. Activo No Circulante Documento base para los temas: 1. Propiedades, Plantas y Equipos 2. Activo Intangible 3. Cargos Diferidos 4. Otros Activos Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 153 © Universidad “Dr. Rafael Belloso Chacín” 1a. Edición Autor >> MSc. Rosalía Ruiz de Cipriani Diseño Instruccional >> Ana Contreras Diseño Gráfico >> Juan Biancardi Especialista en Computación >> Karla Pérez Maracaibo, Venezuela 2006. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 154 Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos (Activo Fijo) Introducción Las propiedades, plantas y equipos también denominados Activos Fijos, son los bienes que pertenecen a la empresa, se caracterizan por ser bienes durables, por estar destinados al uso en el proceso productivo y por tener un valor considerable o razonable. Los Activos Fijos son los bienes sujetos a depreciación, con excepción del terreno. Los recursos naturales están sujetos a agotamiento y los Activos Intangibles están sujetos a amortización. Cuando un bien es clasificado activo fijo tangible es porque puede ser apreciado por los sentidos del cuerpo humano. Los activos intangibles no son apreciados por los sentidos del cuerpo humano porque carecen de presencia física. Los contenidos a desarrollar en este tema son los siguientes: Tema 1. Propiedades, plantas y equipos .......................................................... 156 1.1. Definición ....................................................................................... 156 1.2. Naturaleza y Características .................................................................. 156 1.3. Importancia ..................................................................................... 157 1.4. Clasificación .................................................................................... 157 1.5. Normas de valuación........................................................................... 158 1.6. Normas de presentación en el Balance General ........................................... 158 1.7. Control interno ................................................................................. 160 1.8. Operaciones contables ....................................................................... 161 1.8.1. Adquisición ............................................................................. 161 1.8.2. Depreciación ........................................................................... 166 1.8.2.1. Definición ................................................................... 166 Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 155 1.8.2.2. Métodos para determinar la depreciación .............................. 166 1.8.2.3. Asientos de ajustes por concepto de depreciación ................... 168 1.8.3. Venta, cambio o permuta de un Activo Fijo Tangible............................ 180 1.8.4. Adiciones y mejoras de activo ...................................................... 185 1.8.5. Agotamiento ........................................................................... 188 1.8.5.1. Definición ................................................................... 188 1.8.5.2. Métodos para determinar el agotamiento .............................. 191 1.8.5.3. Asiento de ajuste por concepto de agotamiento ...................... 192 1.8.6. Desincorporación de Activo Fijo .................................................... 193 Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 156 Tema 1. Propiedades, plantas y equipos 1.1. Definición Según Catacora (1998:160), las propiedades, plantas y equipos pueden definirse como todo bien tangible de naturaleza relativamente permanente, que son usados o se usarán en la explotación del negocio con el objetivo de generar ingresos y sobre los cuales no se tiene la intención de venderlos. Las Propiedades, Plantas y Equipos o Activos Fijos son clasificados dentro del activo nocirculante, porque son bienes durables, que pertenecen a la empresa utilizados en el proceso productivo, con la finalidad de obtener ingresos en el giro de las operaciones normales de la empresa. 1.2. Naturaleza y Características Las propiedades plantas y equipos pueden originarse: en la constitución de la empresa, con los aportes de los propietarios, cuando se compran, cuando se fabrican para ser usado en el proceso productivo y por donaciones. Este tipo de activo se caracteriza por ser un Bien propiedad de la empresa, ser durable, tener un valor razonable (de acuerdo Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 157 al tipo de empresa), estar destinado para producirle ingresos a la empresa en el giro normal de sus actividades. 1.3. Importancia La importancia de las propiedades plantas y equipos radica en que las empresas necesitan de bienes durables, tangibles o intangibles, para poder cumplir con el ciclo normal de las operaciones. Por ejemplo, cuando la empresa no tiene la planta física (edificio) para realizar sus actividades, tiene que alquilar un local. Los edificios alquilados no son propiedades de la empresa. 1.4. Clasificación Las propiedades plantas y equipos, se clasifican dentro de los Activos No Circulantes (No Corrientes), por su naturaleza tienen saldo deudor y se presentan en el Balance General. Catacora (1998:160) clasifica a los Activos Fijos Tangibles en: a. Activos no sujetos a depreciación; ejemplo el terreno. b. Activos sujetos a depreciación; ejemplo edificio, maquinarias, vehículos, etc. c. Activos sujetos a agotamiento; ejemplo Bosques madereros, minas, pozos, etc. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 158 Los Activos Intangibles, también se clasifican dentro de los activos no circulantes; estos activos carecen de presencia física, y tienen la capacidad de producir beneficios a la empresa durante varios periodos económicos. Los activos intangibles con vida útil limitada deben ser amortizados por el tiempo que dure su vigencia; ejemplo, la plusvalía también denominada Crédito Mercantil o Good will, los derechos o privilegios que otorga el Estado por patentes, marcas registradas, derechos de autor, etc. 1.5. Normas de valuación Las propiedades, plantas y equipos se deben valuar al costo de adquisición, de construcción o a su valor equivalente según sea el caso. El costo de adquisición es el precio neto pagado más todas las erogaciones realizadas hasta el momento de instalar el bien en el proceso productivo de la empresa. El costo de construcción está representado por todos los costos directos e indirectos realizados en la construcción del bien. Cuando se adquiera un bien en moneda extranjera se debe registrar el costo al tipo de cambio vigente para la fecha de adquisición del bien. 1.6. Normas de presentación en el Balance General Las propiedades plantas y equipos, se presentan en el Balance General después del total de los Activos Circulantes, de acuerdo a la clasificación homogénea (naturaleza similar) Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 159 al costo de adquisición, con su correspondiente cuenta de valuación o complementaria (menos el terreno). La depreciación acumulada y agotamiento acumulado de cada uno de los activos se presenta en el Balance General disminuyendo el costo de adquisición del Bien. Ejemplo II. 1. Modelo de la presentación en el Balance General de las Propiedades Plantas y Equipos o Activos Fijos Tangibles. Grafico II.1. Modelo de los Activos Fijos Tangibles presentados en el Balance General Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 160 Las normas de presentación también exigen que el método de depreciación y la vida útil asignada debe revelarse en notas explicativas en los Estados Financieros. De igual manera se debe mostrar el detalle de los valores que se hayan adicionados o retirados de los Activos Propiedades Plantas y Equipos, también deben mencionarse los bienes que se encuentren en arrendamiento. 1.7. Control interno Según Perdomo (2000:3), el control interno es el plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficacia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa. • Para controlar de forma eficaz a las propiedades plantas y equipos, es necesario abrirle una ficha a cada uno de los bienes, con toda la información relevante. En esta ficha se registran cada uno de los movimientos del activo fijo; de igual forma estará la depreciación acumulada y el valor según libro, etc. • Toda reparación o mantenimiento del bien que sea capitalizable debe estar respaldada por la autorización del funcionario acreditado. De igual forma la desincorporación o traslado de algún bien, de un departamento a otro. • El mantenimiento a las propiedades, plantas y equipos debe realizarse en forma periódica. • Segregación de funciones, la persona que realice los registros contables del movimiento de las propiedades, plantas y equipos no debe ser la misma persona que autorizó el traslado o desincorporación del activo. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 161 1.8. Operaciones contables Son los registros contables que se realizan en los libros de contabilidad, por todas las transacciones referidas a las propiedades, plantas y equipos de la empresa; por ejemplo las adquisiciones, depreciaciones, agotamientos, adiciones, mejoras, venta y cambio de activos, etc. 1.8.1. Adquisición Es el procedimiento contable que se realiza para registrar en los libros de contabilidad la compra de un activo fijo tangible. Para Hernando Díaz (2001:137), todos los activos clasificados dentro del grupo propiedades, plantas y equipos, deben registrarse por su costo histórico; también se registran formando parte del costo histórico los costos directos o indirectos; por ejemplo: intereses, gastos de nacionalización, fletes, seguros, impuestos, corrección monetaria y diferencia en cambio causado hasta el momento en que el activo se encuentre en condiciones de producirle a la empresa. Los intereses y la corrección monetaria van a formar parte del costo histórico del Bien, mientras esté en el periodo de construcción o puesta en marcha. Significa que después de construido y puesto en marcha el bien, los intereses y la corrección monetaria se registran como gastos operativos. Ejemplo II.2. Adquisición o compra de un terreno La empresa ROCI, C.A. adquirió el 02 de mayo del 2005 un terreno por Bs. 8.000.000,00; los gastos por registros notariados son de Bs. 1.300.000,00; la operación se canceló con el cheque # X por un total de Bs. 10.500.000,00; es decir el terreno costó Bs. 9.300.000 y el IVA es de Bs. 1.200.000,00 (15% x 8.000.000,00). Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 162 El 06-05-05 se canceló la limpieza del terreno por Bs. 1.000.000,00 más Bs. 150.000,00 de IVA todo se canceló con el cheque # X1. El siguiente es el Libro Diario con los registros contables de laadquisición o compra del terreno: Grafico II.2. Modelo de registros contables en el Libro Diario del terreno. Como puede observarse en el asiento #1, se realizó un cargo (debe) a Terreno por (Bs. 9.300.000,00 (el valor pautado de Bs. 8.000.000,00; mas los gastos de registro de Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 163 Bs.1.300.000,00) a Crédito Fiscal se carga (debe) el IVA de Bs. 1.200.000,00 (8.000.000,00 x 15%) y se abona (haber) a Banco el total de Bs. 10.500.000,00 según el cheque #X. En el asiento #2, se observa que los gastos de limpieza de Bs. 1.000.000,00 también se cargan (debe) a Terreno porque todas las erogaciones que se realicen para dejar el terreno en condiciones aceptables para construir el edificio forman parte del costo de adquisición del terreno. En el mismo asiento se observa el Crédito Fiscal con un cargo (debe) de Bs. 150.000,00 y Banco con un abono (haber) por el total de Bs. 1.150.000,00. Para la fecha de 06-05-05 en el Libro Mayor de la empresa, la cuenta Terreno presenta un total de Bs. 10.300.000,00; Por su naturaleza la cuenta Terreno tiene saldo deudor y se presenta en el Balance General en el renglón de las Propiedades, Plantas y Equipos, como el primer Activo Fijo Tangible. Todas las otras propiedades, plantas y equipos de la empresa destinados al proceso productivo, se presenta en el Balance General inmediatamente después del Terreno por su costo de adquisición o construcción. La depreciación acumulada del Bien también se presenta en el Balance General disminuyendo el costo de adquisición o de construcción del Bien. Ejemplo II.3. Adquisición o compra de una maquinaria El 01-04-05, la empresa adquirió una maquinaria por Bs. 3.400.000,00; más IVA. El transporte por el traslado de la maquinaria es de Bs. 15.000,00, más el IVA; la operación se canceló con el cheque # X3. El 01-04-05, se le canceló al técnico Bs. 85.000,00 por la instalación de la maquinaria al proceso productivo, según el cheque # X4. El costo de la maquinaria está compuesto por el valor de la compra más todos los otros costos y gastos realizados hasta el momento en que el bien se encuentre en condiciones de ser usado en el proceso productivo de la empresa. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 164 La información adicional es la siguiente: Se estima que esta maquinaria tendrá una vida útil de 5 años y un valor de rescate o salvamento de Bs. 500.000,00. En el Libro Diario se realizan dos asientos contables cargando (Debe) a Maquinaria, a Crédito Fiscal y abonando (Haber) a Banco, según sea el caso. El siguiente es el Libro Diario con los registros contables de la adquisición o compra de la maquinaria. Gráfico II.3. Modelo de los registros contables en el Libro Diario de la adquisición de la maquinaria y su instalación Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 165 En los registros contables anteriores se puede observar que en el primer asiento de fecha 01-04-05 la maquinaria tienen un costo de Bs. 3.415.000,00; producto de sumar el valor pautado de la maquinaria mas el costo del traslado al proceso productivo (3.400.000,00 + 15.000,00). En el segundo asiento se observa que el pago realizado al técnico por Bs.85.000,00; también se le registró a la maquinaria. El costo histórico está constituido por todos los desembolsos relacionados con la adquisición y puesta en funcionamiento de la maquinaria; es decir que el total del costo de adquisición de esta maquinaria para el 03-04- 05 es de Bs. 3.500.000.00. En el Libro Mayor de la empresa la maquinaria presenta un total de Bs. 3.500.000,00. La vida útil estimada para esta maquinaria es de cinco (5) años; al terminar su vida útil se estima un valor de rescate de Bs. 500.000,00. Vida útil La vida útil de un activo, es el tiempo que se estima que durará el bien en el proceso productivo. Esta vida útil puede expresarse en años, unidades, toneladas, horas o kilómetros recorridos, entre otros. Valor de rescate El Valor de Rescate de un activo, es el valor en bolívares que tendrá el bien cuando culmine su vida útil. El Valor de Rescate también es denominado Valor Residual o Valor de Desecho. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 166 1.8.2. Depreciación 1.8.2.1. Definición La depreciación significa desgaste o pérdida de valor de los activos fijos tangibles (a excepción del terreno); este desgaste puede ser por el uso o por obsolescencia. En otras palabras la depreciación es la distribución sistemática del costo del activo en el tiempo de vida útil. 1.8.2.2. Métodos para determinar la depreciación Los métodos de depreciación tienen procedimientos específicos para distribuir el costo depreciable de un activo en el término de su vida útil. Existen varios métodos para calcular la depreciación de un activo, los más utilizados son los siguientes: a. Método de línea recta b. Método sumatoria de los dígitos c. Método de unidades de producción. a. Método de línea recta: Este método consiste en aplicar una fórmula matemática para distribuir el importe depreciable del activo en partes iguales, por el transcurso de los años de vida útil probable. Ejemplo II.4. Determinación de la depreciación de un activo por el Método de Línea Recta La fórmula matemática es la siguiente: Depreciación = Costo de adquisición del activo - Valor de rescate Vida útil Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 167 Sustituyendo valores del ejemplo II.3: Depreciación = 3.500.000,00−500.00,00 5 años = 600.000,00 por año Significa, que por cada año de uso de la maquinaria en el proceso productivo, esta se desgastará en Bs. 600.000,00; es decir que la cuota de depreciación por año es de Bs. 600.000,00. Para determinar el valor mensual se divide la cuota de la depreciación anual entre (÷) 12 meses que tiene un año. Sustituyendo valores: 600.000,00 12 meses = 50.000,00 mensual Significa, que mensualmente la maquinaria se desgasta en Bs. 50.000,00; el registro contable por la depreciación se puede realizar mensualmente por Bs. 50.000,00; o en la fecha de cierre del ejercicio económico de la empresa, por el total de los meses transcurridos hasta la fecha de cierre del ejercicio económico. En el ejemplo anterior la fecha de cierre del ejercicio económico es el 31 de diciembre de cada año. El siguiente es el Libro Diario con el registro contable de la depreciación de la maquinaria correspondiente al primer mes (abril) de vida útil. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 168 Gráfico II.4. Modelo de registro contable en el Libro Diario de un mes de depreciación de la maquinaria En el asiento anterior se observa que la empresa esta registrando la depreciación en forma mensual por el método de línea recta. Esto quiere decir, que al final de cada mes se repite el mismo asiento contable por Bs. 50.000,00 , hasta que termine su vida útil. Cuando la empresa contabiliza la depreciación (solamente) en la fecha de cierre del ejercicio económico, el valor del asiento contable de la depreciación esta representadopor los meses transcurridos hasta el 31-12 de cada año. Asientos de ajustes por concepto de depreciación Son los asientos contables que se realizan en los libros de contabilidad, para registrar la pérdida del valor del activo fijo tangible (destinado al proceso productivo) por concepto de depreciación. Estos asientos contables deben realizarse mensualmente por cada uno de los activos sujetos a depreciación. La mayoría de las empresas realizan estos asientos de ajuste a la fecha de cierre de su ejercicio económico, antes de registrar los asientos de cierre de las cuentas nominales. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 169 Los asientos de ajustes por concepto de depreciación se realizan cargando (debe) a depreciación del activo y abonando (haber) a depreciación acumulada del activo. Ejemplo II.5. Asientos de ajustes por concepto de depreciación Para comprender mejor los asientos de ajuste se utilizarán los datos del ejemplo II.4. La maquinaria adquirida el 04 de abril del 2005, tiene una depreciación mensual de Bs. 50.000,00; para el 31-12-05 han transcurrido 9 meses; lo que significa que el total de la depreciación hasta la fecha de cierre del ejercicio económico es, de Bs. 450.000,00 (50.000,00 x 9 m). El asiento contable de la depreciación por los 9 meses transcurridos se realiza cargando (Debe) a Depreciación Maquinaria por Bs. 450.000,00 y abonando (Haber) a Depreciación Acumulada Maquinaria por Bs. 450.000,00. El siguiente es el registro contable en el Libro Diario por el asiento del ajuste de los nueve (09) meses de depreciación de la maquinaria a la fecha del cierre contable (31-12- 05): Grafico II.5. Modelo del registro contable en el Libro Diario por el asiento de ajuste de los nueve (09) meses de depreciación de la maquinaria a la fecha de cierre contable (31-12-05) Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 170 Se observa en el asiento anterior que el registro de la depreciación se realizó por los nueve (9) meses transcurridos desde la fecha de compra (01-04-05) hasta la fecha de cierre del ejercicio económico (31-12-05), por el método de línea recta. En el siguiente año 31-12-06, se realiza el asiento de ajuste de la depreciación de maquinaria por Bs. 600.000,00 (12 meses) y así sucesivamente hasta el 31-12-09; para esta fecha han transcurrido 4 años y 9 meses de vida útil. El último asiento de la depreciación se realiza el 31-03-2010 por los 3 meses que faltan para terminar la vida útil por Bs. 150.000,00. (Bs. 50.000 x 3 meses). El siguiente es el cuadro de la depreciación estimada de la maquinaria que fue comprada el 01-04-05, vida útil 5 años (hasta el 31-03-05), realizada por el Método de Línea Recta. Cuadro II.1. Depreciación estimada por el método de línea recta COSTO DE AÑO ADQUISICIÓN DEL ACTIVO DEPRECIACIÓN ANUAL DEPRECIACIÓN ACUMULADA VALOR SEGÚN LIBRO 01-04-05 3.500.00,00 -0- -0- 3.500.000,00 31-12-05 3.500.00,00 450.000,00 450.000,00 3.050.000,00 31-12-06 3.500.00,00 600.000,00 1.050.000,00 2.450.000,00 31-12-07 3.500.00,00 600.000,00 1.650.000,00 1.850.000,00 31-12-08 3.500.00,00 600.000,00 2.250.000,00 1.250.000,00 31-12-09 3.500.00,00 600.000,00 2.850.000,00 650.000,00 31-03-10 3.500.00,00 150.000,00 3.000.000,00 500.000,00 Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 171 En el cuadro anterior, se observan todos los datos correspondientes a la maquinaria adquirida el 01-04-05. En la primera columna se aprecia la fecha de adquisición de la maquinaria y las fechas de los ajustes por la depreciación de la maquinaria (31-12); la última fecha 31 de marzo del 2010 es cuando se termina la vida útil de esta maquinaria. En la segunda columna se observa que aparece el costo de adquisición de la maquinaria, repetidamente (3.500.000,00). En la tercera columna se aprecia la depreciación anual (gasto), el primer ajuste tiene 450.000,00 equivalente a 9 meses, los siguientes de 600.000,00 tienen 12 meses registrados; y el último valor de Bs. 150.000,00 es el equivalente de 3 meses que faltan para terminar la vida útil en fecha 31-03-2010. En la cuarta columna se aprecia la depreciación acumulada año tras año, hasta terminar su vida útil. Para el 31-03-10 la depreciación acumulada de la maquinaria es de Bs.3.000.000,00. En la última columna se encuentra el valor según libro de la maquinaria. Este valor se obtiene restando: costo de adquisición del activo menos la depreciación acumulada; esto se realiza en cada una de las fechas. En el cuadro también se observa que el valor según libro va disminuyendo en la medida que va aumentando la depreciación acumulada. La fórmula para calcular el valor según libro es la siguiente: Valor según Libro (VSL) = Costo del Activo - Depreciación acumulada Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 172 Sustituyendo valores, por fecha. (31-12-05) VSL = 3.500.000 - 450.000 = 3.050.000 (31-12-06) VSL = 3.500.000 - 1.050.000 = 2.450.000 (31-12-07) VSL = 3.500.000 - 1.650.000 = 1.850.000 (31-12-08) VSL = 3.500.000 - 2.250.000 = 1.250.000 (31-12-09) VSL = 3.500.000 - 2.850.000 = 650.000 (31-03-10) VSL = 3.500.000 - 3.000.000 = 500.000 En la igualdad anterior se observa que el Valor Según el Libro (VSL), es menor en cada año porque la depreciación acumulada en cada año transcurrido va aumentando es mayor. Para el 31-03-10, el valor, según el libro, de la maquinaria es de Bs. 500.000,00; significa que la maquinaria para esta fecha tiene un valor neto en libro igual al valor de rescate que se le estimó al inicio. Si esta maquinaria se vende por una cantidad mayor de Bs. 500.000,00 se origina una ganancia en Venta de Activo, si es lo contrario, que la misma maquinaria se vende por una cantidad menor de Bs. 500.000,00 se produce una pérdida en Venta de Activo; cuando se vende por el mismo valor en libro (500.000,00) no se gana ni se pierde. b. Método Sumatoria de los dígitos de los años: Este método de depreciación consiste en distribuir el costo depreciable del activo utilizando la siguiente fórmula: Depreciación = Costo de adquisición - Valor de rescate # de años decreciente ⋅ ∑ de los dígitos Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 173 Explicación de la fórmula: El costo de adquisición (-) menos el valor de rescate: es el valor del activo que se va a depreciar. Ejemplo cuando el costo de adquisición de un activo es Bs. 4.500.00,00 y el valor de rescate es de Bs. 500.000,00 el valor a preciar es de Bs. 4.000.000,00. El número de años decreciente: es el número de años de vida útil en forma decreciente. Ejemplo cuando la viada útil de un activo es de cuatro (04) años, el numerador de fracción para el primer año es cuatro (04), para el segundo año de depreciación el numerado es tres (03), para el tercer año de depreciación el numerador es de dos (02) y para el cuarto de depreciación el numerador es uno (01). La ∑ de los dígitos: es la suma de los dígitos de los años de vida útil asignada al activo. Ejemplo si un activo tiene cuatro años de vida útil, la sumatoria de los dígitos es de 10 (4+3+2+1). Ejemplo II.6. Determinación de la depreciación de un activo por el Método de los Dígitos (decreciente) La empresa tiene un equipo que compró el 02-01-03, el costo de adquisición es de Bs.2.500.000,00. La vida útil estimada del vehículo es de tres (3) años, valor de rescate o residual es de Bs. 500.000,00; el método de depreciación que utiliza esta empresa es el de la sumatoria de los dígitos de los años. La fórmula es la siguiente: Depreciación = Costo de adquisición - Valor de rescate Explicación de la fórmula: # de años decreciente ⋅ ∑ de los dígitos Valor a depreciar = Costo de adquisición del activo - Valor de rescate Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 174 Valor a depreciar = 2.500.00 - 500.000 = 2.000.000 # de años decrecientes = 3,2,1 Σ (sumatoria) de los dígitos = 1+2+3=6 El # de años decreciente, representa los años que le quedan de vida útil al activo. En este ejemplo el numerador para encontrar la depreciación del primer año es tres (3) para el segundo año es 2 y para el tercer año es 1. Sustituyendo valores para encontrar la depreciación del primer año es: D1 = (2.500.000 −500.000)⋅ 3 =1.000.000 6 El siguiente es el Libro Diario con el asiento contable de la depreciación del equipo correspondiente al primer año de vida útil: Grafico II.6. Modelo de registro contable en el Libro Diario del primer año de depreciación del equipo Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 175 En el asiento anterior se observa que al 31-12-03 la Depreciación del Equipo es de Bs. 1.000.000,00. En esta fecha se cierran todas las cuentas nominales; es decir que para enero del 2004 la cuenta Depreciación Equipo empieza con un saldo cero (0) y la depreciación acumulada para el mes de enero 2004 tiene un saldo de Bs. 1.000.000,00. El 31-12-04 se debe realizar el asiento de la Depreciación Equipo correspondiente al segundo año de vida útil. La depreciación del equipo para el segundo año se determina así: D1 = (2.500.000−500.000)⋅ 2 = 666.666,67 6 El siguiente es el libro diario con el registro contable de la depreciación del equipo para el segundo año de vida útil, por Bs. 666.666,67. Grafico II.7. Modelo de registro contable en el Libro Diario del segundo año de depreciación del equipo En el asiento anterior se observa que el 31-12-04, la Depreciación Equipo es de Bs. 666.666,67. En esta fecha, se vuelven a cerrar todas las cuentas nominales; es decir que Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 176 para enero del 2005 la cuenta Depreciación Equipo empieza con un saldo cero (0) y la depreciación acumulada para el mes de enero 2004 tiene un saldo de Bs. 1. 666.666,67; se han acumulado las dos depreciaciones registradas (1.000.000 + 666.666,67). El 31-12-05 se debe realizar el asiento de la depreciación del equipo correspondiente al tercer año de vida útil y se determina así. D1 = (2.500.000 −500.000)⋅ 1 = 333.333,33 6 El siguiente es el Libro Diario con el registro contable de la depreciación del equipo correspondiente al tercer año, por Bs. 333.333.33 (último año de vida útil). Grafico II.8. Modelo de registro contable en el Libro Diario del tercer año de depreciación del equipo En el asiento anterior se observa que el 31-12-05, la Depreciación Equipo es de Bs. 333.333.33. En esta fecha, se cierran nuevamente todas las cuentas nominales; es decir que para enero del 2006 la cuenta Depreciación Equipo empieza con un saldo cero (0) y la depreciación acumulada para el mes de enero 2004 tiene un saldo de Bs. 2.000.000,00; Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 177 es decir que se han acumulado los 3 registros realizados (1.000.000+666.666,67+333.333,33). En esta fecha se terminó de depreciar el equipo (en el tiempo estimado de vida útil). c. Método de unidades de producción. Este método de depreciación consiste, en aplicar una fórmula matemática para determinar el factor de depreciación por unidad. Para obtener la depreciación anual se debe multiplicar este factor por el # de unidades que durante el año produjo la maquinaria. Este método también es utilizado cuando se trabaja en horas, kilómetros, toneladas, etc. Para comprender mejor el método de unidades de producción se presenta el siguiente ejemplo: Ejemplo II.7. Determinación de la depreciación de un activo por el Método de Unidades de Producción La empresa tiene una maquinaria que compró el 01-02-03, el costo de adquisición es de Bs. 9.200.000,00. El valor de rescate es de Bs. 1.200.000,00, se estima que tendrá una capacidad de producción (durante su vida útil) de 800.000 unidades. En los tres (3) años de vida útil, la maquinaria produjo las siguientes unidades: Al 31-12-03 220.000 unidades Al 31-12-04 380.000 unidades Al 31-12-05 200.000 unidades Total de unidades 800.000 Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 178 El factor de depreciación (f. de p.) se determina así: Factor de depreciación = Sustituyendo valores Costo de adquisición - Valor de rescate # de unidades estimadas 9.200.000 - 1.200.000 Factor de depreciación = 800.000 =10 Para determinar la depreciación anual se multiplica el factor de depreciación (10) por las unidades que produjo la máquina en cada año de vida útil: en el año 2003 las unidades producidas son: 220.000; en el año 2004 son 380.000 y en el año 2005 son 200.000 unidades. El total de las unidades producidas son 800.000. La depreciación de la maquinaria en cada año de vida útil es la siguiente: Depreciación (al 31-12-03): 10 x 220.000 = 2.200.000 Depreciación (al 31-12-04): 10 x 380.000 = 3.800.000 Depreciación (al 31-12-05): 10 x 200.000 = 2.000.000 El registro contable para cada uno de los años se realiza cargando (Debe) a Depreciación Maquinaria y abonando (Haber) a Depreciación Acumulada Maquinaria. El siguiente es el Libro Diario con el registro contable de la depreciación maquinaria correspondiente al primer año: Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 179 Grafico II.9. Modelo de registro contable en el Libro Diario del primer año de depreciación de la maquinaria, método de depreciación unidades de producción. El siguiente es el Libro Diario con registro contable de la depreciación maquinaria correspondiente al segundo año: Grafico II.10. Modelo de registro contable en el Libro Diario del segundo año de depreciación de la maquinaria Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 180 El siguiente es el Libro Diario con registro contable de la depreciación maquinaria correspondiente al tercer año: Grafico II.11. Modelo de registro contable en el Libro Diario del tercer año de depreciación de la maquinaria Es importante señalar que cuando la maquinaria o cualquier otro activo trabaje por horas el método para determinar la depreciación es el mismo, la única diferencia que existe es aplicar la fórmula sustituyendo las unidades producidas por las horas trabajadas. En el caso de los vehículos que trabajen por kilómetros recorridos también se utiliza la misma fórmulapara determinar su depreciación, pero en este caso se sustituyen las unidades por kilómetros recorridos; de igual forma sucede cuando existe una producción representada en toneladas. 1.8.3. Venta, cambio o permuta de un Activo Fijo Tangible Es la transmisión de la propiedad de un Bien que se encuentra en el proceso productivo de la empresa. Así mismo la empresa puede vender o cambiar un bien que ha sido desincorporado del proceso productivo. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 181 Cuando en la empresa se realiza una venta, un cambio o permuta de un activo fijo es, porque el Bien no esta en condiciones de seguir en el proceso productivo de la empresa, también puede ocurrir que tecnológicamente el activo debe ser reemplazado por uno nuevo con mejor tecnología. Cuando la empresa vende o cambia un activo fijo puede ocurrir una de las siguientes situaciones: a. Cuando el activo es vendido o cambiado por un valor superior al valor según libro, se produce una ganancia por venta o cambio de activo y se registra con un abono (haber) la ganancia. b. Cuando el activo se vende o se cambia por un valor inferior al valor según libro, se produce una pérdida por venta o cambio de activo y se registra con un cargo (debe) la pérdida. c. Cuando la venta o cambio del activo se realiza por un valor igual al valor según libro no existe pérdidas ni ganancias. Ejemplo II.8. Venta de Activo Fijo Tangible con ganancia La maquinaria adquirida el 01-04-05, el costo de adquisición fue de Bs. 3.500.000,00; se vendió el 01-04-2010 por Bs. 800.000,00, más el IVA (15%); el total se recibió en efectivo. El registro contable se realiza así: cargo a Caja por Bs. 920.000,00 (800.000,00 + 120.000,00 de IVA), cargo a Depreciación Acumulada Maquinaria por Bs. 3.000.000,00 y abono a Maquinaria el costo de adquisición de Bs. 3.500.000,00; abono a Ganancia en Venta de Activo por Bs. 300.000,00 y abono a Débito Fiscal por Bs. 120.000,00 (800.000,00 x 15%). El siguiente es el Libro Diario con el registro contable de la venta de la maquinaria, con ganancia. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 182 Grafico II.12. Modelo de registro contable en el Libro Diario de la venta de la maquinaria con ganancia Analizando el registro contable anterior, se observa, que existe ganancia en venta de activo de Bs. 300.000,00 porque la maquinaria se vendió por Bs. 800.000,00; y el valor según libro es de Bs. 500.00,00. El valor según libro (500.000,00), se obtiene restando el costo de adquisición de la maquinaria (3.500.000,00) menos el total de la depreciación acumulada de la maquinaria para la fecha de la venta (3.000.000,00). Valor según libro = 3.500.000,00 - 3.000.000,00 = 500.000,00 La ganancia en venta de activo (300.000,00) se obtiene restando el precio de venta (800.000,00) menos el valor según libro (Bs. 500.000,00). Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 183 Ganancia en venta de activo = 800.000 - 500.000= 300.000 El débito fiscal (120.000,00) se obtiene multiplicando el precio de venta (800.000,00) por el % del IVA (15%) vigente para fecha de la venta. Débito fiscal = 800.000 x 15%= 120.000 En el mismo asiento se registra la salida de la maquinaria mediante un abono (Haber) por el costo de adquisición de Bs. 3.500.000 y la salida de la depreciación acumulada de la maquinaria dándole un cargo (Debe) por Bs. 3.000.000,00. Permuta o cambio de Activo Fijo Tangible Significa cambiar un Bien por otro Bien. En otras palabras, cuando la empresa adquiere un bien, y como parte de pago entrega un bien usado; en este momento está realizando una permuta o cambio de activo, generalmente cuando se cambia un bien es porque el bien esta tecnológicamente obsoleto o muy desgastado. Ejemplo II.9. Permuta de activo o cambio de activo El 01-02-2001, se compró un vehículo por Bs. 42.000.000,00 más el IVA. La operación se canceló con el cheque # X6, vida útil 4 años, valor de rescate 2.000.000,00, método de depreciación línea recta. El 01-02-2005, la gerencia decide comprar un nuevo vehículo por Bs. 60.000.000,00 mas el IVA del 15% y como parte de la inicial entrega el vehículo usado por Bs. 5.000.000,00, un cheque por Bs. 30.000.000,00 y se firma una letra de cambio por Bs. 34.000.000,00. Es importante señalar que el vehículo usado tiene un total de depreciación acumulada hasta la fecha del cambio o permuta de Bs. 40.000.000,00. Este total se puede verificar utilizando la fórmula de línea recta; el tiempo total de depreciación es desde el 01-02.01 Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 184 hasta el 01-02-2005; son cuatro (4) años completos de depreciación acumulada maquinaria (40.000.000,00). Sustituyendo valores: D= 42.000.000 − 2.000.000 4 años =10.000.000 por año El total de la depreciación acumulada hasta el día del cambio es de 40.000.000,00 (10.000.000 x 4 años). El 01-02-2005, se cambió este vehículo usado por un vehículo nuevo, el vehículo nuevo tiene un costo de adquisición de Bs. 60.000.000,00. Este vehículo nuevo se canceló de la siguiente manera: • Se entregó el vehículo usado por Bs. 5.000.000,00 • Se entregó un cheque por 30.000.000,00 • Se firmó una letra de cambio por 34.000.000,00 • El IVA es el 15% de 60.000.000,00 = 9.000.000,00 (crédito fiscal) El registro contable se realiza el 01-02-05 por la compra del nuevo vehículo, de la siguiente manera: cargando a Vehículo Nuevo Bs. 60.000.000,00; a Crédito Fiscal Bs. 9.000.000,00; a Depreciación Acumulada del Vehículo Usado Bs. 40.000.000,00 y abonando a Vehículo (usado) Bs. 42.000.000,00; a Banco Bs. 30.000.000,00, a Efectos por pagar 34.000.000,00 y a Ganancia en Permuta Bs. 3.000.000,00. La Ganancia en Permuta se obtiene porque el vehículo usado tiene para la fecha del cambio un valor en libro de Bs. 2.000.000,00 y fue recibido por Bs. 5.000.000,00; la ganancia en permuta es de Bs. 3.000.000,00. El siguiente es el Libro Diario con el registro contable de la permuta o cambio de activo: Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 185 Grafico II.13. Modelo de registro contable en el Libro Diario de la permuta del vehículo con ganancia En el asiento anterior se observa que el vehículo nuevo se registró con un cargo (debe) por el costo de adquisición de 60.000.000,00; el Crédito Fiscal por Bs. 9.000.000,00 (60.000.000 x 15%) y a la Depreciación Acumulada del vehículo usado también se le dio un cargo (debe) para eliminarla del Libro Mayor por Bs. 40.000.000; de igual forma se observa que el vehículo usado se abonó (haber) por el costo histórico de Bs. 42.000.000,00 para eliminarlo del Libro Mayor, también se abonó a Banco por Bs. 30.000.000,00; a Efectos por Pagar Bs. 34.000.000,00 y a Ganancia en Permuta o cambio de activo por Bs. 3.000.000,00 . 1.8.4. Adiciones y mejoras de activo Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 186 Las adiciones y mejoras de activo representan los desembolsos capitalizables que realiza la empresa para aumentar el valor de un activo existente. Estos desembolsos contribuyen para que el bien aumente su capacidad de servicio, su eficiencia, su vida útil y ayudan a reducircostos de operaciones futuras. Los desembolsos capitalizables realizados por adiciones o mejoras de activos fijos tangibles deben registrarse en el Libro Diario con cargo (debe) al activo correspondiente. La principal diferencia entre una adición y una mejora es que la adición representa un aumento de cantidad y la mejora aumenta la calidad del bien. a) Adiciones de Activos Fijos Tangibles Consiste en agregarle a un Activo Fijo Tangible una sección adicional que representa un desembolso capitalizable. Ejemplo II.10. Adición de Activo Fijo. La empresa R.R.C, C.A. tiene en su contabilidad un edificio de tres pisos, su costo de adquisición es de Bs. 50.000.000,00. El 01-06-05 se terminó la construcción de un nuevo piso adicional por Bs. 10.000.000,00 y se canceló con el cheque XXr. El 01-06-05 se debe realizar el asiento contable cargando (debe) a Edificio Bs. 10.000.000,00 y abonando (haber) a Banco la misma cantidad; con este asiento el costo de adquisición del edificio para el 01-06-05 se incrementó en 10.000.000,00. En esta fecha el costo de adquisición del edificio ascendió a Bs. 60.000.000,00. El siguiente es el Libro Diario con el registro contable de la adición de Activo Fijo Tangible: Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 187 Gráfico II.14. Modelo de registro contable en el Libro Diario por la adición realizada al edificio En el asiento anterior se observa que el edificio incremento su costo de adquisición en Bs. 10.000.000,00; antes de realizar el asiento contable el Edificio tenía un costo de adquisición de Bs. 50.000.000,00; ahora su costo total es de Bs. 60.000.000,00. b) Mejoras de Activos Fijos Tangibles Las Mejoras son los desembolsos capitalizables realizados para modificar o repotenciar el activo fijo; esta mejora va a aumentar la capacidad de producción o la vida útil del bien. Ejemplo II.11. Mejora de activo fijo La empresa R.R.C, C.A. tiene en su contabilidad un edificio con pisos de madera, el costo de adquisición del Edificio fue por Bs. 60.000.000,00. El 01-07-2005 se cambió el piso de madera por pisos de granito; el costo del piso de granito es de Bs. 5.000.000,00. El registro contable se realiza cargando (debe) el costo de Bs. 5.000.000,00 del nuevo piso a Edificio y abonando (haber) a Banco Bs. 5.000.000,00. Con este asiento el costo de Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 188 adquisición del Edificio se incrementó en Bs. 5.000.000,00. Es decir que el costo total del edificio para el 01-07-05 es de Bs. 65.000.000,00. El siguiente es el Libro Diario con el asiento por la mejora realizada al Edificio. Gráfico II.15. Modelo de registro contable en el Libro Diario por la mejora realizada al edificio 1.8.5. Agotamiento 1.8.5.1. Definición Según Brito (2001:790), el agotamiento se refiere a la distribución del costo de los bienes naturales renovables o no, entre los diferentes periodos de explotación que se hayan estimado. El agotamiento también se puede definir como el proceso de agotamiento que sufren los recursos naturales, entre ellos tenemos: minas, canteras, pozos, bosques de madera, yacimientos de petróleo, gas, etc. Los recursos naturales se registran al costo de adquisición más todos los otros costos y gastos realizados para que el activo esté en el proceso productivo de la empresa. Ejemplo II.12. Activo fijo tangible sujeto a agotamiento. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 189 • El 01-05-04, la compañía minera ROJER, S.A, adquirió una Mina de Carbón por Bs. 40.500.000,00; para la explotación, la operación se canceló con el cheque # X5 más el IVA (15%). • El 03-05-04, pagó por gastos de registros Bs. 1.500.000,00; se canceló con el cheque #6. • Los asientos contables para registrar la compra o adquisición de la Mina de Carbón son dos: el primero se realiza el 01-05-04 cargando (debe) a Mina de Carbón Bs. 40.500.000,00; a Crédito Fiscal Bs. 6.075.000,00 (15% de 40.500.000) y abonando (haber) a Banco Bs. 46.575.000,00. • El segundo asiento contable se realiza el 03-05-04, cargando (debe) a Mina de Carbón Bs. 1.500.000,00 y abonando (haber) a Banco Bs. 1.500.000,00. El siguiente es el Libro Diario con los asientos correspondientes a la compra de la mina y los gastos de registro. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 190 Gráfico II.16. Modelo de registro contable en el Libro Diario de la adquisición de la mina de carbón y los gastos del registro. Los asientos contables anteriores demuestran que el costo de adquisición o costo histórico de la mina es de Bs. 42.000.000,00 (40.500.000 + 1.500.000) para la fecha 02- 05-04. El profesional experto (perito) en minas ha estimado que la capacidad de producción total de esta Mina de Carbón es de 6.000.000 de toneladas de carbón. Para el 31-12-04 (fecha de cierre del ejercicio económico) las toneladas extraídas fueron 800.000. El método para registrar el agotamiento de la Mina de Carbón es el de Unidades de Producción. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 191 1.8.5.2. Métodos para determinar el agotamiento Los métodos para determinar el agotamiento de los recursos naturales son los mismos utilizados para determinar la depreciación de los Activos Fijos Tangibles sujetos a depreciación: a. Línea recta b. Sumatoria de los dígitos c. Unidades de producción Las empresas pueden utilizar cualesquiera de las tres (03) métodos, las formulas son las mismas descritas anteriormente. El método más recomendado para determinar el agotamiento de los recursos naturales es el de las Unidades de Producción. Es importante señalar que la unidad de medida de los recursos naturales puede estar representada por toneladas, barriles y metros cúbicos, entre otros. Ejemplo II.13. Agotamiento por el Método de Unidades de Producción. Para determinar el agotamiento por el Método de Unidades de Producción, se utilizarán los datos del ejemplo II.12: El costo adquisición de la Mina de Carbón adquirida en mayo de 2004 es de Bs. 42.000.000,00. La capacidad de producción total estimada por el perito fue de 6.000.000 toneladas de carbón; en el primer año fueron extraídas 800.000 toneladas. La fórmula para determinar el agotamiento es la siguiente: Agotamiento = Costo de adquisición Toneladas estimadas ×Toneladas extraídas Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 192 Sustituyendo valores: Agotamiento = 42.000.000 6.000.000 ×800.000 = 5.600.000,00 Bs. El Factor de Agotamiento (F de A) es 7 y se obtiene así: F de A = 42.000.000 6.000.000 = 7 Este factor 7 se multiplica por las 800.000 toneladas que fueron extraídas en el primer año (31-12-2004) Agotamiento = 7 x 800.000 Agotamiento = Bs. 5.600.000,00 Significa que para el 31-12-2004, la mina de carbón tiene un agotamiento de Bs. 5.600.000,00. En esta fecha se realiza el asiento contable para registrar el ajuste correspondiente el agotamiento de la mina de carbón. 1.8.5.3. Asiento de ajuste por concepto de agotamiento Significa registrar en los libros de contabilidad el ajustecorrespondiente al agotamiento que sufren los recursos naturales. Ejemplo II.14. xxx El registro contable por concepto de agotamiento de la Mina de Carbón se realiza cargando (debe) a Agotamiento de Mina de Carbón y abonando (haber) a Agotamiento Acumulado Mina de Carbón. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 193 El siguiente es el Libro Diario con el registro contable del ajuste correspondiente al Agotamiento de la Mina de Carbón, del primer año (31-12-04) Gráfico II.17. Modelo de registro contable en el Libro Diario del ajuste correspondiente al agotamiento de la mina de carbón 1.8.6. Desincorporación de Activo Fijo Significa retirar el Activo Fijo del proceso productivo. El retiro del Activo Fijo puede suceder por que el Bien esté inservible o porque este obsoleto, la empresa puede tomar la decisión de vender, cambiar, donar o desechar este Bien. El proceso contable que se realiza para desincorporar el bien del proceso productivo es el siguiente: a. Cancelar (cerrar) el total de la depreciación acumulada que tiene el Bien hasta la fecha de la desincorporación, dándole un cargo (debe) b. Cancelar (cerrar) costo histórico original del Bien, dándole un abono (haber) Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 194 c. Registrar la pérdida o la ganancia del Bien desincorporado. La pérdida se registra con un cargo (debe) y la ganancia con un abono (haber); también puede suceder que no existe ganancia ni perdida por la desincorporación del Bien. Ejemplo II.15. Desincorporación por venta de Activo Fijo Tangible, con una pérdida en venta del activo. El 01-08-05, se vendió un vehículo por Bs. 4.000.000,00; más el IVA y se recibió un cheque por el total. El costo histórico del vehículo es de Bs. 30.000.000,00, el total de la depreciación acumulada hasta la fecha de la venta es de Bs. 24.500.000,00 El siguiente es el Libro Diario con el asiento contable de la venta del vehículo con pérdida: Gráfico II.18. Modelo de registro contable en el Libro Diario de la venta de un vehículo con pérdida en venta del activo Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 1. Propiedades, Plantas y Equipos ● Pág. 195 En el asiento contable anterior se observa que Caja recibe un total de Bs. 4.600.000,00 (Bs. 4.000.000,00 mas 600.000 correspondientes al 15% del IVA); se le dio un cargo a Depreciación Acumulada Vehiculo por Bs. 24.500.000,00 para eliminarla del Libro Mayor y se registró pérdida en venta de Activo Bs. 150.000,00 dándole un cargo (cargo). Se abonó (haber) Vehículo por el costo histórico Bs. 30.000.000para eliminarlo del Libro Mayor y el Débito Fiscal se registró dándole un abono (haber) por Bs. 600.000,00. Para calcular la pérdida o ganancia en Venta de Activo se debe encontrar primero el valor según libro, según la formula siguiente: Valor según libro = costo del activo - depreciación acumulada Valor según libro = 30.000.000,00 - 24.500.000,00 Valor según libro = 5.500.000,00 Al valor según libro se le resta el precio de venta para encontrar la ganancia o la pérdida en la desincorporación del Bien: Valor según libro = 5.500.000 Precio de venta del vehículo = 4.000.000 Diferencia = 1.500.000 La diferencia = 1.500.000 representa la Pérdida en Venta de Activo. Quiere decir el activo se vendió por un valor inferior al valor del libro. El resultado obtenido es la pérdida en venta de activo. Es importante señalar que cada vez que un activo es desincorporado de los libros de contabilidad, se realiza el mismo procedimiento descrito anteriormente. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 2. Activo Intangible ● Pág. 196 Tema 2. Activo Intangible Introducción Los Activos Intangibles son los bienes inmateriales que posee la empresa, los mismos representan derechos o privilegios a la organización, Díaz (2001:173). En algunos casos estos Activos Intangibles tienen la particularidad de reducir costos de producción, mejorar la calidad de un producto o promover su aceptación en el mercado; ejemplos: patentes de invención, licencias y marcas registradas, entre otros. Dentro de los Activos Intangibles más resaltantes también se encuentra el crédito mercantil comúnmente llamado plusvalía o Good Will. Los puntos a desarrollar en este tema son los siguientes: Tema 2. Activo Intangible ........................................................................... 197 2.1. Definición ....................................................................................... 197 2.2. Naturaleza y Características .................................................................. 197 2.3. Importancia ..................................................................................... 198 2.4. Clasificación .................................................................................... 198 2.5. Normas de valuación........................................................................... 201 2.6. Normas de presentación ...................................................................... 202 2.7. Control Interno ................................................................................ 204 2.8. Operaciones contables ....................................................................... 204 2.8.1. Adquisición ............................................................................. 204 2.8.2. Amortización .......................................................................... 206 2.8.2.1. Definición ................................................................... 206 2.8.2.2. Métodos para determinar la amortización ............................. 206 2.8.2.3. Asientos de ajuste por concepto de amortización .................... 207 2.8.2.4. Vencimiento ................................................................ 209 Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 2. Activo Intangible ● Pág. 197 Tema 2. Activo Intangible 2.1. Definición Díaz (2001:173) define a los intangibles como el conjunto de bienes inmateriales que representan derechos o privilegios o ventajas de competencia. De la explotación de estos derechos pueden obtenerse beneficios económicos durante varios periodos. 2.2. Naturaleza y Características Algunos Activos Intangibles se originan en el momento en que el Estado otorga el certificado de registro a los propietarios de las marcas, lemas y denominaciones comerciales para que aprovechen en forma exclusiva la producción o procedimiento industrial objeto de la patente registrada. También se originan en la compra de una empresa por el exceso pagado sobre el valor neto en libros de todos los activos, este es el caso de la plusvalía o crédito mercantil o Word Will. La característica más resaltante de los Activos Intangibles es la cualidad de la inmaterialidad, es decir, carecen de presencia física. El Boletín C-8 Intangible del Instituto Mejicano de Contadores Públicos plantea, que los Activos Intangibles representan costos en que se incurren, derechos o privilegios que se adquieren con la intención de aportar beneficios específicos a las operaciones de la empresa durante periodos que se extienden más allá de aquél en que fueron incurridos. Otra característica que describe el boletín C-8 es que los beneficios futuros que se esperan obtener, de este tipo de activo, se encuentran (en el presente) en forma intangible. El hecho de que carezca de presencia física no impideque se obtengan beneficios al momento de usar el invento o procedimiento industrial patentado. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 2. Activo Intangible ● Pág. 198 2.3. Importancia La importancia de los Activos Intangibles está dada por los privilegios que confiere el Estado a los propietarios de marcas, lemas o denominaciones comerciales, para que aprovechen exclusivamente la producción o procedimiento industrial objeto de la patente, en los términos y condiciones que establezca la ley; de esta manera se obtienen beneficios económicos propios de la empresa. Dentro de los intangibles existen partidas que tienen la particularidad de reducir costos de producción, mejorar la calidad de un producto o promover la aceptación del producto en el mercado; por ejemplo el crédito mercantil o plusvalía. 2.4. Clasificación El Boletín C-8 intangible, del Instituto Mejicano de Contadores Públicos, establece dos clases de partidas dentro de los intangibles: las partidas que representan la utilización de servicios o el consumo de bienes pero que, en virtud de que se espera que producirán directamente ingresos específicos en el futuro, su aplicación a resultados como un gasto es diferido hasta el ejercicio en que dichos ingresos sean obtenidos, esto se hace con el fin de cumplir con el principio de periodo contable; ejemplo, descuento en la emisión de obligaciones. Las partidas cuya naturaleza es la de un bien incorpóreo, que implica un derecho o un privilegio y en algunos casos tienen la particularidad de poder reducir costos de producción, mejorar la calidad de un producto o promover su aceptación en el mercado. Se adquieren con la intención de explotar esta particularidad en beneficio de la empresa y su costo es absorbido en los resultados económicos durante el periodo en que ocurre este beneficio, ejemplos de estos intangibles: patentes, licencias, marcas registradas. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 2. Activo Intangible ● Pág. 199 La Plusvalía, es el activo intangible de naturaleza incorpórea que también recibe el nombre de crédito mercantil, fondo de comercio o Good Will. Para Díaz (2000:173), el crédito mercantil es conocido como Good Will y representa el exceso pagado sobre el valor neto en libro de todos los activos en la compra de una empresa. También representa, financieramente, el valor presente de las utilidades futuras por encima del rendimiento normal de los activos netos identificables. En otras palabras, la plusvalía o crédito mercantil no es más que la representación de las empresas obtenida por la combinación de varios aspectos en el desarrollo de sus operaciones comerciales, como calidad y garantía de los productos, entregas oportunas, servicios y buen trato a los clientes, ubicación geográfica privilegiada, políticas de créditos adecuadas entre otros. La Plusvalía o crédito mercantil se debe registrar solamente cuando se reconoce al comprar una empresa en su conjunto. La única forma de saber si una empresa posee o no crédito mercantil y cuál es su monto, es en el momento de la venta, porque es el comprador quien reconoce tal hecho. La amortización del crédito mercantil debe hacerse a lo largo de la vida útil determinada. Marcas Comerciales, según la Ley de Propiedad Industrial (1994) las Marcas Comerciales, son derechos de exclusividad que le concede el Estado al propietario de una marca para el uso o explotación de la misma. Una marca comercial, según artículo 27 de la misma ley, puede estar representada por un signo, figura, dibujo, palabra o combinación de palabras, leyenda y cualquier otra señal que revista novedad, usados por una persona natural o jurídica para distinguir los artículos que produce, aquellos con los cuales comercia o a su propia empresa. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 2. Activo Intangible ● Pág. 200 El mismo artículo 27 señala que la marca que tienen por objeto distinguir una empresa, negocio, explotación o establecimiento mercantil, industrial, agrícola o minero, se llama denominación comercial, y el lema comercial es la marca que consiste en una palabra, frase o lexema utilizada por un industrial, comerciante o agricultor, como complemento de una marca o denominación comercial. Según el artículo 30 de la misma el derecho de usar exclusivamente una marca registrada permanente en vigor por término de quince (15) años, contados a partir de la fecha del correspondiente registro. La misma ley en el artículo 31 establece que el registro de una marca será renovable por periodos sucesivos de quince años, siempre que el interesado solicite la renovación dentro de los seis meses anteriores a la expiración de cada periodo. Cada período de renovación se contará a partir de la fecha de vencimiento del período anterior. Las Patentes, son derechos que el Estado Venezolano confiere a sus titulares para aprovechar en forma exclusiva la producción o procedimiento industrial objeto de la patente, en los términos y condiciones que establece la Ley de Propiedad Industrial (1994). El privilegio o derecho que concede el Estado puede ser a nivel nacional o internacional en un periodo que varía entre 5 a 15 años según voluntad del solicitante y las de Introducción sólo por cinco (5) años, artículo 9 de la misma Ley. La amortización se realiza en el tiempo concedido por el Estado. Las patentes de invención, de mejora, de modelo o dibujo industrial y las de introducción de invento o mejora, le confiere a sus titulares el privilegio de aprovechar exclusivamente la producción o procedimiento industrial objeto de la patente en los términos y condiciones que establece la Ley de Propiedad Industrial (1994) en su artículo 5. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 2. Activo Intangible ● Pág. 201 El Derecho de Autor, es el privilegio que otorga el Estado al propietario de una obra de ingenio, para que explote de manera exclusiva la autoría de su ingenio, con fines lucrativos o no; por el mismo autor o por terceras personas. La amortización se realizará entre el # de años convenidos con el autor de la obra o por el # de ediciones a realizar. La Ley sobre Derecho de Autor (1997) señala la protección que tienen los autores de las obras de ingenio de carácter creador, ya sea de índole literario, científico o artístico, cualesquiera sea el genero, forma de expresión, mérito o destino (Artículo 1). También señala esta ley, que no están protegidos por la misma, los textos de las leyes, decretos, reglamentos oficiales, tratados públicos, decisiones judiciales y demás actos oficiales (Articulo 4). La misma ley en su artículo 25 establece que el derecho de autor dura toda la vida (del autor) y se extingue a los sesenta (60) años contados a partir del primero de enero del año siguiente al de su muerte, incluso respecto a las obras no divulgadas durante su vida. El Know how, es un activo intangible generador de derechos. Según Díaz (2001:180), el know how representa la técnica o arte secreto sobre la manera de hacer algo con facilidad y eficiencia aprovechando la experiencia acumulada. Este activo intangible se registra por el costo de adquisición más todos los costos y gastos incurridos para su legalización y registro, honorarios profesionales, etc. La amortización de este activo se efectúa en el tiempo que se estime que este activo está en condiciones de generarle ingresos a la empresa. 2.5. Normas de valuación Los Activos Intangibles deben valuarse por el costo histórico. El costo histórico lo conforma el total de desembolsos realizados por la compra o adquisición, más todos los ContabilidadII ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 2. Activo Intangible ● Pág. 202 gastos adicionales por concepto de honorarios, gastos legales, y cualesquiera otro desembolso identificable directamente con su adquisición, etc. La cuenta que se utiliza para valuar a los Activos Intangibles es la amortización acumulada. Los Activos Intangibles adquiridos en moneda extranjera deben registrarse en los libros de contabilidad al tipo de cambio vigente para la fecha de la adquisición del activo. 2.6. Normas de presentación Los Activos Intangibles se presentan en el Balance General inmediatamente después del total de Activos Tangibles, con su correspondiente amortización acumulada. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 2. Activo Intangible ● Pág. 203 Ejemplo II.16. Activo intangible presentado en el Balance General Gráfico II.19. Modelo de los Activos Intangibles presentados en el Balance General Las normas de presentación también establecen que a través de notas explicativas anexas a los estados financieros, se revela el método de amortización utilizado para valorar los Activos Intangibles y la vida útil asignada. Cuando existen activos adquiridos en moneda extranjera, el tipo de cambio realizado para valorarlos debe revelarse también en notas explicativas. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 2. Activo Intangible ● Pág. 204 2.7. Control Interno Son las medidas adoptadas por la empresa para salvaguardar los Activos Intangibles, entre estas medidas esta la de asegurarse si los cargos realizados por concepto de Activos Intangibles presentan una evidencia apropiada respecto a las adquisiciones, traspasos y cancelaciones. El control interno establece que se debe verificar si la base de la valuación utilizada en la amortización de los Activos Intangibles es la más correcta y adecuada. Es recomendable realizar, por lo menos una vez al año un informe analítico con toda la información que presentan los Activos Intangibles, muy especialmente la amortización acumulada. 2.8. Operaciones contables Son todos los asientos contables de los Activos Intangibles realizados, en los libros de contabilidad de la empresa. 2.8.1. Adquisición Es el asiento contables que se realiza para cargar (debe) el valor de la adquisición o compra a la cuenta del Activo Intangible específico y abonar (haber) a Caja, Banco, Efectos por Pagar o Cuentas por Pagar según sean las condiciones establecidas en la transacción realizada Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 2. Activo Intangible ● Pág. 205 Ejemplo II.17 Adquisición de un activo intangible La empresa SOFY NELLY C. A., adquirió una patente el 01-05-04; por Bs. 22.000.000,00 los gastos de registro fueron de 800.000,00; estos desembolsos se cancelaron con cheques. El término legal para explotar esta patente es de 5 años. La amortización se realizará en el término de cuatro (4) años, por el método de Línea Recta. El asiento contable por la adquisición de la patente se realiza cargando (debe) a patente Bs. 22.800.000,00 (22.000.000 + 800.000) y abonando (haber) a Banco Bs. 22.800.000,00. El siguiente es el Libro Diario con el registro contable del Activo Intangible Patente Grafico II.20. Modelo del registro contable en el Libro Diario de la adquisición de la patente activo intangible. En el asiento contable anterior se observa que la patente se registró por el costo de adquisición de Bs. 22.000.000,00 más Bs. 800.000,00 por los gastos de registro; todos estos desembolsos se cancelaron con cheques por un total de 22.800.000,00 Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 2. Activo Intangible ● Pág. 206 2.8.2. Amortización 2.8.2.1. Definición La amortización es el proceso sistemático realizado a los Activos Intangibles para ir cancelando su costo de adquisición en el tiempo de vida útil estimado. La cuenta Amortización registra la pérdida del valor Activo Intangible correspondiente a un período económico. Los Activos Intangibles que presentan vida útil ilimitada o indefinida se mantienen intactos hasta que pierden su valor, en la fecha que pierden valor se realizará el proceso contable para cancelarlos totalmente. Los Activos Intangibles que tienen vida útil limitada por ley, reglamento o contrato o por su misma naturaleza, se amortizarán en un periodo igual o menor a la vigencia establecida en el documento que los regula. Los Activos Intangibles que no presentan limitaciones en la vida útil, se amortizarán en un periodo razonablemente estimado. 2.8.2.2. Métodos para determinar la amortización Los procedimientos contables para calcular la amortización de los Activos Intangibles son semejantes a los procedimientos realizados a los Activos Tangibles Depreciables. Los métodos utilizados para determinar la amortización son los mismos desarrollados en el tema correspondiente a la depreciación, entre ellos tenemos: Línea Recta, Sumatoria de los Dígitos y el Método de Unidades de Producción. El método más utilizado para determinar la amortización de los Activos Intangibles es el Método de Línea Recta. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 2. Activo Intangible ● Pág. 207 2.8.2.3. Asientos de ajuste por concepto de amortización Son los asientos contables que se realizan para registrar el gasto por concepto de amortización del Activo Intangible correspondiente. Estos asientos de ajuste pueden realizarse a la fecha de cierre del ejercicio económico de la empresa o en forma mensual. Los asientos de ajuste consisten en registrar un cargo (debe) a la Amortización del Activo Intangible y un abono (haber) a la amortización acumulada del Activo Intangible. Ejemplo II.18 Determinación de la amortización de la patente El 01-05-04 la empresa SOFYNELY C.A., adquirió una patente para la explotación por Bs.22.000.000,00; los gastos de registro son de Bs. 800.000,00. El término legal establecido para la explotación es de 5 años. El método para determinar la amortización de esta patente es el de Línea Recta, y la fórmula es la siguiente: Amortización = Costo de adquisición Vida útil estimada El costo de adquisición lo conforma el valor de adquisición, más todos los costos y gastos incurridos en la adquisición y legalización del activo intangible. El costo de adquisición de la patente adquirida el 01-05-04 es de 22.800.000,00 bolívares Amortización = 22.800.000 4 años =5.700.000 por año Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 2. Activo Intangible ● Pág. 208 Significa que la amortización correspondiente a un año completo es de Bs. 5.700.000 (12 meses). En este ejemplo los meses transcurridos desde la adquisición (01-05-04) hasta la fecha del cierre del ejercicio económico (31-12-05) son ocho (8) meses. El valor anual 5.700.000, se divide entre 12 meses que tiene el año, este valor resultante se multiplica por el número de meses transcurridos hasta el 31-12-05, fecha de cierre del ejercicio económico. Amortización = 5.700.000 12 meses = 475.000×8m= 3.800.000 El total de la depreciación de la patente, para los 8 meses transcurridos es de Bs. 3.800.000 y el asiento de ajuste que se realiza a la fecha de cierre del ejercicio es: cargando (debe) a la cuenta Amortización Patente Bs. 3.800.000,00 y abonando (haber) a la cuenta Amortización Acumulada Patente Bs.3.800.000,00. El siguiente es el Libro Diario con el registro contable del ajuste a la Amortización Patente al 31-12-04: Gráfico II.21. Modelo del registro contable en el libro diario de la amortización de la patente. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 2. Activo Intangible ● Pág. 209 El asiento de ajuste para el año siguiente 31-12-05 se realizará por Bs. 5.700.000,00; este es el equivalente de 12 meses y se repetirá el 31-12-06 y el 31-12-07. El último asiento contable de la amortización patente se realizará cuando termina su vida útil estimada, es decir que en este ejemplo es el 30-04-08. Se carga (debe) a la cuenta Amortización Patente Bs. 1.900.000,00; se abona (haber) a la cuenta Amortización Acumulada Patente Bs. 1.900.000,00; este valor es el equivalente a 4 meses de vida útil que le quedan a la patente. 2.8.2.4. Vencimiento El vencimiento de los activos intangible es el tiempo otorgado por el Estado para explotar en forma exclusiva el bien. Según la Ley de Propiedad Industrial (1994) en su artículo 9, establece que las patentes de invención, de mejora, de modelo o dibujo industrial, se expedirán por 5 (cinco) o 10 años a voluntad del solicitante y las de introducción solo por 5 (cinco) años. La misma ley en el artículo 30 establece que el derecho de usar exclusivamente una marca registrada permanecerá en vigor por el término de 15 años, contados a partir de la fecha de registro. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 3. Cargos Diferidos ● Pág. 210 Tema 3. Cargos Diferidos Introducción Los cargos diferidos son los activos no circulantes que se originan por las erogaciones cuantiosas que realiza la empresa, estas erogaciones van a beneficiar a la entidad en varios períodos económicos. Los activos cargos diferidos más reconocidos son los siguientes: a. Gastos preoperativos b. Publicidad y propaganda (diferida) c. Mejoras a propiedades arrendadas d. Gastos de organización, de instalación o de constitución entre otros. e. Gastos de investigación y desarrollo. Los contenidos a desarrollar en este tema son los siguientes: Tema 3. Cargos Diferidos ............................................................................ 211 3.1. Definición ...................................................................................... 211 3.2 Naturaleza y características ............................................................... 211 3.3. Importancia ................................................................................... 212 3.4. Clasificación ................................................................................... 212 3.5. Normas de valuación ......................................................................... 215 3.6. Normas de presentación en el Balance General .......................................... 215 3.7. Control interno .............................................................................. 217 3.8. Operaciones contables ...................................................................... 217 3.8.1. Adquisición .......................................................................... 217 3.8.2. Amortización ........................................................................ 220 3.8.2.1. Métodos para determinar la Amortización ........................... 220 3.8.2.2. Asientos de Ajustes por Concepto de Amortización ................ 221 3.8.2.3. Reglas para contabilizar loa Cargos Diferidos ....................... 223 Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 3. Cargos Diferidos ● Pág. 211 Tema 3. Cargos Diferidos 3.1. Definición Los cargos diferidos son los activos no circulantes representados por costos y gastos cuantiosos que beneficiarán a la empresa por varios periodos económicos. Para Hernando Díaz (2001:188), los cargos diferidos son los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organización, construcción, montaje, investigación y desarrollo. 3.2 Naturaleza y características Los cargos diferidos se originan por las erogaciones cuantiosas que realiza la empresa, cuyos efectos son atribuidos a futuros ejercicios económicos. Es decir que el origen de los cargos diferidos es producto de los desembolsos de cierta relevancia no cargables en su totalidad como gastos en el período en el cual se realizó el desembolso, si no que se amortizan para ser cargados en períodos futuros a través de la cuenta Amortización. Por ejemplo cuando la empresa realiza desembolsos cuantiosos de forma no recurrente, por concepto de reacondicionamiento de la edificación alquilada para realizar las actividades operativas de la empresa, estos desembolsos son contabilizados como mejoras a la propiedad arrendada o alquilada y se amortizará en los períodos económicos establecidos en el contrato de alquiler. Los cargos diferidos presentan las siguientes características: a. Son desembolsos cuantiosos que beneficiarán a la empresa por varios períodos económicos. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 3. Cargos Diferidos ● Pág. 212 b. Son los desembolsos cuantiosos realizados por la empresa de forma no recurrente c. Son desembolsos cuantiosos, no recurrentes, que se amortizaran en el tiempo (estimado) que beneficiará la empresa 3.3. Importancia Los cargos diferidos, son importantes porque permiten diferir los desembolsos cuantiosos que realiza la empresa en varios periodos económicos. En la medida que van transcurriendo los periodos económicos en esa medida se van realizando los ajustes necesarios para trasladar a gastos del periodo la parte consumida, a través de la amortización correspondiente. Cuando una empresa está en su etapa operativa, sus actividades están orientadas a iniciar sus operaciones comerciales o industriales; y los desembolsos realizados en esa etapa podrán amortizarse en los periodos que se han estimado que beneficiarán a la empresa. 3.4. Clasificación Los Cargos Diferidos contablemente se clasifican como activos no circulantes, por su naturaleza tienen saldo deudor y se presentan en el Balance General inmediatamente después de los Activos Intangibles. También se presenta en el Balance General la amortización acumulada, disminuyendo el valor histórico original del cargo diferido correspondiente. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 3. Cargos Diferidos ● Pág. 213 Los siguientes son los desembolsos que generalmente se clasifican como Cargos Diferidos, por ser cuantiosos y no recurrentes, que beneficiarán a la empresa por más de un periodo económico. a. Los gastos preoperativos: son desembolsos cuantiosos, no recurrentes que realiza la empresa antes de iniciar sus operaciones comerciales o industriales; ejemplos de estos desembolsos son: estudios de mercado, implementación de procesos comerciales, contratación de personal, etc. Estos gastos se amortizarán inmediatamente después que culmine la etapa preoperativa, en un periodo razonablemente estimado no mayor de cinco (5) años. La Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (2002:9), en la DPC-2 en el párrafo 10 establece que todos los gastos incurridos por una empresa o actividad en período de desarrollo, desde su etapa organización hasta que dicha empresa o actividad alcance su etapa comercial o industrial normal, deben ser capitalizados, salvo que no exista una seguridad razonable de su recuperación por medio de operaciones futuras rentables. b. Los gastos de instalación: sonlos desembolsos cuantiosos, no recurrentes que realiza una empresa para mejorar las condiciones físicas de la infraestructura que emplea para su funcionamiento, en un momento diferente a la etapa preoperativa. La amortización de estos gastos se realizará en períodos estimados discrecionalmente. c. Los gastos de constitución: son los desembolsos cuantiosos no recurrentes, que realiza la empresa durante el proceso de constitución legal como sociedad mercantil, ejemplo de estos desembolsos: protocolización del acta constitutiva, inscripción en el registro público, gastos por honorarios profesionales, entre otros. La amortización de estos gastos de constitución se realizará en períodos estimados discrecionalmente. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 3. Cargos Diferidos ● Pág. 214 d. Los gastos de organización: son los desembolsos cuantiosos no recurrentes que realiza una empresa por concepto de honorarios profesionales pagados a los consultores contratados para organizar las funciones administrativas y contables. La amortización de estos gastos de organización se realizará en períodos relativamente estimados. e. La publicidad y propaganda: son desembolsos relevantes que realiza la empresa por campañas publicitarias para dar a conocer la empresa, promocionar las ventas, entre otros. La amortización de estos desembolsos se realizará durante el mismo tiempo que se espera que contribuyen a generar ingresos al desembolso realizado, generalmente es de dos (2) períodos económicos. f. Las mejoras a propiedades arrendadas: En esta cuenta se contabilizan los desembolsos relevantes, realizados para reacondicionar un bien que se tiene en alquiler para usarlo en el proceso productivo, se registran como cargos diferidos cuando los propietarios del inmueble no acepten asumir el valor de las mejoras realizadas al inmueble. La amortización de estos desembolsos generalmente se realiza en el mismo periodo que establece el contrato de arrendamiento o en un tiempo menor. g. Gastos de investigación y desarrollo: son los desembolsos cuantiosos que realizan algunas industrias por concepto de estudios y experimentación orientados a la adquisición de nuevos conocimientos, para poder desarrollar nuevos productos. El periodo utilizado para amortizar estos desembolsos generalmente esta en función de la cuantía del desembolso y del tiempo de investigación. h. Programas de Computación: son las erogaciones cuantiosas que realiza la empresa por concepto de la adquisición de software, que permitan desarrollar, administrar y controlar los procesos administrativos y contables que se realizan en la empresa. La Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 3. Cargos Diferidos ● Pág. 215 amortización de estos desembolsos se realizarán en el periodo de vigencia establecido en el software. 3.5. Normas de valuación Los cargos diferidos se valúan al costo; es decir por el monto total de las erogaciones que realice la empresa por un concepto determinado, que generará beneficios futuros en varios periodos económicos. Progresivamente se convertirá en gasto a través de la amortización realizada al activo específico. La cuenta de valuación de los cargos diferidos es la amortización acumulada del activo correspondiente; cuando existan desembolsos representados en moneda extranjera, éstos deben ser valuados al tipo de cambio existente para la fecha de la preparación del Balance General. 3.6. Normas de presentación en el Balance General Los activos cargos diferidos deben presentarse en el Balance General inmediatamente después del total de los activos intangibles. La amortización acumulada del cargo diferido, se presenta en el Balance General, disminuyendo el costo de la cuenta correspondiente al cargo diferido. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 3. Cargos Diferidos ● Pág. 216 Ejemplo II.19. Cargos diferidos presentados en el Balance General. Gráfico II.22. Modelo del Activo Cargos Diferido presentado en el Balance General Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 3. Cargos Diferidos ● Pág. 217 A través de notas explicativas anexas a los Estados Financieros debe revelarse el método de amortización utilizado para valorar los cargos diferidos, así como el número de años que beneficiará a la empresa. Cuando estas erogaciones han sido canceladas con moneda extrajera, también debe revelarse en notas explicativas el tipo de cambio utilizado para valorar al cargo diferido. 3.7. Control interno Son las estrategias utilizadas para controlar todos los desembolsos que se han clasificado dentro de los Cargos Diferidos. Las partidas clasificadas como Cargos Diferidos deben presentar los documentos originales, para verificar las autorizaciones correspondientes. Para controlar de forma eficaz todos los aumentos y disminuciones de los Cargos Diferidos, es necesario utilizar una descripción columnal, con toda la información relevante para analizar el período de amortización y el método aplicado. 3.8. Operaciones contables Son todos los asientos contables que se realizan en los libros de contabilidad, por aumentos o disminuciones en las cuentas clasificadas como Cargos Diferidos. 3.8.1. Adquisición Es el asiento contable que se realiza para cargar (Debe) el total de los desembolsos efectuados a la cuenta del Cargo Diferido correspondiente y abonar (haber) a Caja o a Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 3. Cargos Diferidos ● Pág. 218 Banco el valor de la transacción realizada al contado cuando la transacción es realizada a crédito se abona el valor de la obligación a Efectos o Cuentas por Pagar, según sea el caso. Ejemplo II.20. Adquisición del Cargo Diferido La empresa MARYRROS, C.A. durante su constitución realizó en el mes de septiembre 2004, los siguientes desembolsos: a. Honorarios al abogado por la redacción del documento constitutivo Bs. 800.000,00 más el IVA. b. Gastos de registro por el documento de constitución de la empresa Bs. 600.000,00. c. Honorarios profesionales a una firma de contadores públicos por el asesoramiento al sistema contable Bs, 400.000,00, más el IVA Analizando los desembolsos anteriores, se observa que el registro contable se debe realizar en una cuenta de Activo Cargo Diferido denominada “Gastos de Constitución”, porque estas erogaciones van a generar beneficios a la empresa durante su vida útil. El periodo establecido para amortizar estos Gastos de Constitución es de tres (3) años. El registro contable se realiza cargando (debe) a Gastos de Constitución Bs. 1.800.000,00 a Crédito Fiscal Bs. 180.000,00 y abonando a (haber) a Banco Bs. 1.980.000,00. El siguiente es el Libro Diario con el registro contable de un cargo diferido. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 3. Cargos Diferidos ● Pág. 219 Gráfico II.23. Modelo del registro contable en el libro Diario de los cargos Diferidos En el registro anterior, se observa que todos los desembolsos realizados para lograr constituir la empresa, fueron registrados como cargos diferidos en la cuenta Gastos de Constitución por Bs. 1.800.000,00 (800.000 + 600.000 + 400.000). El Crédito Fiscal (IVA) es de Bs. 180.000,00, se obtiene al multiplicar los honorarios profesionales 1.200.000 (800.000 + 600.000) por el 15% (vigente para la fecha). Se observa también que todosestos pagos se cancelaron con cheques, por un total de Bs. 1.980.000,00; y se abonaron (haber) en la cuenta banco. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 3. Cargos Diferidos ● Pág. 220 3.8.2. Amortización Es el proceso sistemático que se le realiza a los cargos diferidos en cada período económico. La cuenta Amortización registra la pérdida del valor del Cargo Diferido que le corresponde a cada período económico. 3.8.2.1. Métodos para determinar la Amortización Los métodos para calcular la amortización de los cargos diferidos son los mismos métodos explicados en el tema de la Depreciación de Activos Fijos Tangibles. El método más utilizado para determinar la amortización de los cargos diferidos es el de Línea Recta (sin valor de rescate). La fórmula del Método de Línea Recta es la siguiente: Amortización = Costo del cargo diferido Tiempo para amortizarlo Sustituyendo valores del ejercicio anterior: Amortización = 1.800.000 3 años = 600.000 por cada año Significa que Bs. 600.000,00 son los gastos equivalentes a 12 meses por concepto de amortización de los Gastos de Constitución. Desde el 01-09-04 hasta el 31-12-04 han transcurrido 4 meses; significa que el asiento contable por el ajuste de los gastos de amortización por cuatro (4) meses son de Bs. 200.000,00 ([600.000/12] x 4m). El asiento contable se realiza cargando (debe) a Amortización Gastos de Constitución Bs. 200.000,00 y abonado (haber) a Amortización Acumulada Gastos de Constitución. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 3. Cargos Diferidos ● Pág. 221 3.8.2.2. Asientos de Ajustes por Concepto de Amortización Son los asientos contables que se realizan para registrar el gasto por concepto de amortización del cargo diferido correspondiente. Estos asientos de ajuste se registran en los libros de contabilidad mensualmente o en la fecha de cierre del ejercicio económico (31-12). Ejemplo II.21. Amortización de un cargo diferido En el ejemplo anterior (Ejemplo II.20) el primer asiento de ajuste se realiza el 31-12-04, por Bs. 200.000,00. Este valor es el gasto por concepto de Amortización Gastos de Constitución, correspondiente a cuatro (4) meses transcurridos, desde la fecha del registro del Gasto de Constitución hasta la fecha de cierre del ejercicio económico. El siguiente es el Libro Diario con el asiento de ajuste de la amortización de un cargo diferido: Gráfico II.24. Modelo de registro contable en el Libro Diario de la amortización de un cargo diferido correspondiente a cuatro meses (método indirecto) Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 3. Cargos Diferidos ● Pág. 222 Como puede observarse en el asiento anterior el gasto por concepto de la amortización de los Gastos de Constitución es por los cuatro (4) meses que han transcurrido, desde que se originó el desembolso (01-09-04) hasta la fecha de cierre del ejercicio económico 31- 12-04 de la empresa. La Amortización mensual es de 50.000,00 (600.000/12) multiplicado por cuatro (4) meses da un total de Bs. 200.000,00 (50.000 x 4). Es importante señalar que algunas empresas contabilizan mensualmente los asientos de ajustes correspondientes a la amortización de los cargos diferidos. Por ejemplo, el registro contable del enunciado del ejemplo anterior (Ejemplo II.20) se realiza repetidamente todos los meses hasta que termina su período de amortización, cargando (debe) Bs. 50.000,00 a la cuenta Amortización Gastos de Constitución y abonando (haber) el mismo valor (Bs. 50.000,00) a la cuenta Amortización Acumulada Gastos de Constitución. Cuando la empresa contabiliza la amortización al final de cada período económico el asiento de ajuste se realiza cargando (debe) el valor de los meses transcurridos a la cuenta amortización del Cargo Diferido y abonando (haber) ese mismo valor (de los mese transcurridos) a la cuenta Amortización Acumulada del cargo diferido correspondiente; es decir en cada cierre del ejercicio económico de la empresa. Continuando con el planteamiento del ejemplo anterior, el ajuste de la amortización para el año siguiente (31-12-05) es un total de Bs. 600.000,00; es decir doce meses completos. El asiento contable se realiza cargando (debe) a Amortización Gastos de Constitución Bs. 600.000,00 y abonando (haber) a amortización acumulada Gastos de Constitución Bs. 600.000,00. Este mismo asiento contable se repite el 31-12-06. Los gastos de Constitución se terminan de amortizar el 31-08-07, en esta fecha se cumplen los tres (3) años que se habían establecidos para amortizarlos. Desde el 01-01-07 hasta el Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 3. Cargos Diferidos ● Pág. 223 31-08-07 han transcurrido 8 meses, quiere decir que los gastos por amortización en el año 2007 son de Bs. 400.000,00 (50.000 x 8m) y el registro contable para el 31-08-07 se realiza cargando a Amortización Gastos de Constitución Bs. 400.000,00 y abandonando a Amortización Acumulada Gastos de Constitución Bs. 400.000,00. Para el 31-08-2007 se termina de amortizar los gastos de constitución, es decir, que en el Libro Mayor la cuenta Amortización Acumulada Gastos de Constitución presenta un saldo total de Bs. 1.800.000,00. 3.8.2.3. Reglas para contabilizar la amortización de los Cargos Diferidos Catacora (1968) plantea que existen dos (2) métodos básicos para contabilizar la amortización de los Cargos Diferidos: el Método Directo y el Método Indirecto. El Método Directo: Consiste en no utilizar la Cuenta complementaria (amortización acumulada) para contabilizar la amortización del cargo diferido. El asiento contable se realiza cargando (debe) a la cuenta Amortización del Activo Diferido y abonando (haber) directamente el mismo valor a la cuenta del Cargo Diferido. El Método Indirecto: consiste en utilizar la cuenta complementaria (amortización acumulada) para contabilizar la amortización del cargo diferido. El asiento contable se realiza cargando (debe) a la cuenta amortización del activo diferido y abonando (haber) el mismo valor a la cuenta Amortización Acumulada del Activo Diferido. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 3. Cargos Diferidos ● Pág. 224 Diferencias en el registro contable de la amortización de los cargos diferidos Gráfico II.25. Modelos del registro contable de la amortización de los cargos diferidos por los métodos: directo e indirecto. En el gráfico anterior se puede observar que el método directo se registra con un cargo (debe) la amortización gastos de constitución y con un abono (haber) gastos de constitución, es decir que se registra con el nombre del activo cargo diferido y en el método indirecto se registra con un cargo (debe) la amortización gastos de constitución y con un abono (haber) la amortización acumulada gastos de constitución. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 4. Otro Activos ● Pág. 225 Tema 4. Otros Activos Introducción Los otros activos, representan a todas aquellas partidas que por sus características no deben ser clasificados en las categorías de: activo circulante, inversiones a largo plazo, propiedades plantas y equipos ni en cargos diferidos. Ejemplo de otros activos: depósitos dados en garantía, efectos y cuentas por cobrar en trámites judiciales, activos fijos no utilizados, entre otros. Estos activos se presentan en el Balance General en el último sub grupo de los activos, denominados Otros Activos. Los contenidosa desarrollar en este tema son los siguientes: Tema 4. Otros Activos .............................................................................. 226 4.1. Definición ..................................................................................... 226 4.2. Naturaleza, Características y Tipos ....................................................... 226 4.3. Importancia ................................................................................... 227 4.4. Registros Contables .......................................................................... 227 4.5. Presentación en el Balance General ....................................................... 230 Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 4. Otro Activos ● Pág. 226 Tema 4. Otros Activos 4.1. Definición Para Catacora (1998:171) los otros activos son rubros del activo que por diferentes razones son presentados en esta última sección de los activos, al no poder ser clasificados en sus rubros originales. Cuando un activo no ha podido ser clasificado en las categorías anteriores se ubica en la categoría de Otros Activos. 4.2. Naturaleza, Características y Tipos La naturaleza de los Otros Activos esta en función de las características que presenta el activo específico, es decir que todas las cuentas que por su naturaleza es imposible clasificarlas como: Activo Circulante, Inversiones Largo Plazo, Activos Tangibles, Activos Intangibles y Cargos Diferidos, tienen que ser clasificados como Otros Activos. Las siguientes son algunas cuentas consideradas como Otros Activos: • Depósitos dados en Garantía. Esta cuenta se clasifica en otros activos cuando no presenta fecha precisa de su recuperación. Se origina cuando la empresa entrega dinero en garantía por diferentes conceptos, entre ellos: alquileres, obras, bienes, etc. • Dinero en Bancos Intervenidos. Esta cuenta se clasifica en otros activos porque es un dinero que está inmovilizado, es decir no tiene fecha precisa para retirarlo. • Efectos y Cuentas por Cobrar en Trámites Judiciales. Estas cuentas se clasifican en otros activos porque la fecha de cobrabilidad está condicionada por el tiempo que establezca el marco legal. Están representados por todos los derechos que se encuentran en litigio. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 4. Otro Activos ● Pág. 227 • Efectos y Cuentas por Cobrar Empleados o Funcionarios. Estas cuentas se clasifican en otros activos porque no especifican si son deducibles por nómina. Están representados por todos los derechos que no especifican fecha exacta de cobrabilidad. • Activos Fijos No Utilizados. Esta cuenta se clasifica en otros activos porque el bien (propiedad de la empresa) no está incorporado al proceso productivo de la empresa. Esta partida representa a los activos tangibles que no se utilizan en la generación de ingresos, ya sea porque estén en desuso o por que tienen propósitos diferentes a la generación de ingresos. 4.3. Importancia El rubro de Otros Activos es importante porque permite clasificar de una manera clara y precisa a todos los bienes y derechos de la empresa, que por sus características no pueden ser ubicados en las categorías de los activos anteriores. La definición de Otros Activos permite darle la importancia específica al rubro de Otros Activos, porque la misma establece que todas aquellas cuentas imposibles de ser clasificadas en las categorías de los activos anteriores, se pueden clasificar en Otros Activos; este es el último subgrupo de los activos presentados en el Balance General. El Balance General es un Estado Financiero que permite analizar la situación financiera de la empresa, esta información es imprescindible para la toma de decisiones oportunas. 4.4. Registros Contables Los registros contables de Otros Activos, son los asientos que se realizan el los libros de contabilidad, por los aumentos y disminuciones, realizadas a las cuentas de Otros Activos. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 4. Otro Activos ● Pág.228 Ejemplo II.22. Registro contable de Otros Activos El 01-09-05 la empresa dio un depósito como garantía para el alquiler de una maquinaria de Bs. 2.000.000,00 según el cheque #XXX. El siguiente es el Libro Diario con el registro contable de Otros Activos: Grafico II.26. Modelo del registro contable en el Libro Diario de Otros Activos En el asiento anterior se puede observar que se le realizó un cargo (debe) a depósito dado en garantía por Bs. 2.000.000,00 y un abono (haber) a Banco por Bs. 2.000.000,00. Ejemplo II.23. Registro Contable de Otros Activos por reclasificación de cuentas Cuando existen efectos por cobrar vencidos y la empresa toma la decisión de pasarlos al Departamento Legal, o a su Consultoría Jurídica, se realiza un asiento contable para reclasificar los Efectos por Cobrar (Vencidos) por Efectos por Cobrar en Trámite Judicial, por ejemplo: Para el 05-09-05 la empresa tiene una letra de cambio vencida por Bs. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 4. Otro Activos ● Pág. 229 800.000,00; después de realizar todas las gestiones normales de cobro procede a pasarla al departamento legal para que proceda judicialmente en contra del cliente. El siguiente es el Libro Diario con el registro contable del Efecto por Cobrar en Trámite Judicial: Grafico II.27. Modelo de registro contable en el libro Diario de los Efectos por cobrar en trámite Judicial En el asiento anterior se observa que el Efecto por Cobrar en Trámite Judicial, se originó porque existe una letra de cambio vencida de uno de los clientes. La cuenta Efectos por Cobrar en Trámite Judicial se contabiliza dándole un cargo (debe) por Bs. 800.000,00 y un abono (haber) a la cuenta Efecto por Cobrar por Bs. 800.000,00. Es decir que la cuenta Efectos por Cobrar quedó cancelada (eliminada). El Efecto por Cobrar en Trámite Judicial, es una cuenta clasificada en Otros Activos porque no existe fecha precisa de cobrabilidad de la letra. La reclasificación de las cuentas permite mantener el activo circulante en sus reales dimensiones. Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 4. Otro Activos ● Pág. 230 4.5. Presentación en el Balance General Las cuentas clasificadas como otros activos se presentan en el balance general en el último subgrupo de los activos. Para su mejor comprensión se presenta un modelo del balance general: Contabilidad II ● Unidad II. Activo No Circulante ● Tema 4. Otro Activos ● Pág. 231 Grafico II.28. Modelo de Otros Activos presentados en el Balance General
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