Material Didático_FIC_Assistente Pessoal

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Formação Inicial e 
Continuada em Assistente 
de Pessoal
 
Fic
MARCOS A. OLIVEIRA
Elaboração de Conteúdo
Marcos Antonio Oliveira
Coordenação do Programa TecRJ
Priscila de Souza Costa Couto
Coordenação de cursos de Formação 
Inicial e Continuada
Michelle Casal Fernandes
Diretoria de Extensão
Camila Benevides Delfino da Silva 
Diretoria de Material Didático
Ulisses Schnaider Cunha
Diretoria de Design Instrucional
Diana Castellani 
Governo do Estado do Rio de Janeiro
Governador: Cláudio Castro
Secretário de Estado de Ciência, Tecnologia e Inovação: Dr. Serginho
Diretoria de Material Impresso
Bianca Giacomelli
Revisão Linguística
Beatriz Fontes 
Ilustração
Vinicius Mitchell
Diagramação
Maria Fernanda de Novaes 
Capa
Larissa Averbug e Vinicius Mitchell
Projeto Gráfico
Larissa Averbug
Produção Gráfica
Fábio Rapello Alencar
Fundação Cecierj
www.cecierj.edu.br 
Presidente: Rogerio Tavares Pires
Vice-presidente: Caroline Alves da Costa
FAETEC – Fundação de Apoio à Escola Técnica
www.faetec.rj.gov.br 
Presidente: Iranildo Campos
Vice Presidente Educacional: José Wilson Coura Pinto
Assessor de Projetos Especiais VPE: Rogéria Feitoza Varella de Almeida
Diretora da Diretoria de Formação Inicial e Continuada: Ana Paula Pillar dos Santos Leitão
Coordenadora do Programa TecRJ: Bárbara Sales Castelhano
Fic 
MARCOS A. OLIVEIRA
Formação Inicial e 
Continuada em Assistente 
de Pessoal
 
Secretaria de
Ciência, Tecnologia
e Inovação
Secretaria de
Ciência, Tecnologia
e Inovação
Sumário
9 Unidade 1
Administração Básica
31 Unidade 2
Comunicação e negociação
47 Unidade 3
Arquivo e Documentação
65 Unidade 4
Rotinas de Pessoal
Palavra do 
professor
Prezado(a) cursista,
Seja bem-vindo ao TecRJ.
Este material didático tem por objetivo ajudá-lo no acompanha-
mento de seus estudos. Ele está organizado em quatro unidades 
de estudos: Administração Básica, Comunicação e Negociação, 
Arquivo e Documentação e Rotinas de Pessoal, que trazem as in-
formações necessárias para seu aprendizado, exercícios práticos 
e de fixação dos conteúdos. Cada unidade, por sua vez, foi dividida 
em capítulos que visam proporcionar uma melhor compreensão 
desses conteúdos.
Além deste livro didático, estão sendo disponibilizados na sala de 
aula virtual conteúdos complementares, atividades individuais de 
reforço e colaboração com seus colegas, bem como outros mate-
riais que podem auxiliar em sua aprendizagem. 
Tudo isso foi planejado por uma equipe altamente capacitada e 
comprometida a garantir a você o acesso a uma educação profis-
sional de excelente qualidade. Torcemos para que aproveite esta 
experiência e que ela resulte em sólida formação profissional.
Sucesso e bons estudos!
Prof. Marcos Antonio de Oliveira
Apresentação 
do curso
No âmbito da educação de formação inicial e continuada profissio-
nal, a Fundação de Apoio à Escola Técnica (FAETEC), por meio da 
Diretoria de Formação Inicial e Continuada (DIF), em parceria com 
a Fundação Cecierj – Centro de Ciências e Educação Superior a Dis-
tância do Estado do Rio de Janeiro, visa ofertar cursos de formação 
profissional – via Programa TecRJ – com o objetivo de qualificar 
e requalificar trabalhadores jovens e adultos. Promove, assim, seu 
ingresso e reingresso no mundo de trabalho, preparando o indiví-
duo para que se dedique a um tipo de atividade profissional na qual, 
valendo-se de seu esforço, obtenha bom relacionamento, satisfação 
para si e para a sociedade em que vive. 
O plano do curso de Assistente de Pessoal integra o Eixo Tecnoló-
gico de Gestão e Negócios, cuja metodologia adotada deve envolver 
análise e solução de problemas, estudo de casos, projetos, pesquisas 
e outras ações que integrem teoria e prática e focalizem o contexto 
do trabalho. Com isso, visa estimular a percepção analítica e a con-
textualização de informações, o raciocínio hipotético, a solução de 
problemas, a apropriação de conhecimentos prévios e a construção 
de novos valores e saberes. 
Principais competências esperadas pelo egresso:
 • assimilar os conceitos básicos relacionados à administração do 
empreendimento; 
 • compreender a relação das atividades do assistente de pessoal 
com as demais atividades organizacionais; 
 • entender processos de admissão, manutenção e demissão 
de empregados;
 • distinguir os diferentes tipos de contratos de trabalho; 
 • compreender as rotinas para organização de documentos, se-
guindo a legislação, as normas e os procedimentos organiza-
cionais; 
 • apreender as principais rotinas administrativas para gestão da 
jornada de trabalho; 
 • entender a relevância da comunicação e da negociação para o 
alcance de objetivos e para a superação de situações adversas.
Principais habilidades esperadas pelo egresso:
 • registrar a entrada e saída de documentos; 
 • comunicar-se com clareza e objetividade; 
 • executar rotinas de admissão e demissão de empregados; 
 • registrar a movimentação de funcionários no empreendimento; 
 • preparar relatórios, formulários e planilhas sobre movimenta-
ção de pessoal no empreendimento; 
 • auxiliar na confecção da folha de pagamento; 
 • controlar recepção e distribuição de benefícios (vale-transporte, 
vale alimentação etc); 
 • atualizar dados cadastrais dos funcionários; 
 • preencher documentos e livros que atendam às exigências da 
legislação trabalhista; 
 • organizar documentos e arquivos pertinentes à área de pessoal; 
 • realizar cálculos trabalhistas básicos.
Bons estudos!
unidade 1
Administração 
Básica
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Administração: 
conceitos e 
concepções
Objetivos específicos
Ao término deste capítulo, você deverá ser capaz de:
 • entender o conceito de Administração;
 • conhecer os fundamentos e princípios básicos da Adminis-
tração, bem como colocar em prática esses princípios na 
vida profissional.
Construindo o conceito de Administração
Conceituar Administração não é uma tarefa fácil, pois são mui-
tas as considerações, concepções e significados, uma vez que cada 
autor conceitua dentro de sua ótica particular. Porém, tomemos 
como base Chiavenato (2000, p. 3):
A palavra administração tem sua origem no latim (ad, direção para, ten-
dência, minister, comparativo de inferioridade; e sufixo ter, subordinação 
ou obediência, isto é, aquele que realiza uma função abaixo do comando 
de outrem, aquele que presta um serviço a outro) e significa subordinação 
e serviço. Em sua origem, a palavra administração significa a função que 
se desenvolve sob o comando de outro, um serviço que presta a outro.
A Administração se constitui em fazer as coisas da maneira 
mais adequada possível, com o mínimo de recursos – humanos, fi-
nanceiros e materiais – com o intuito de alcançar objetivos – prin-
cípios de eficiência e eficácia.
O conceito de Administração representa a ação de interpretar 
os objetivos propostos e traduzi-los em ação empresarial por meio 
de planejamento, organização, direção e controle. O ato de admi-
nistrar também remete a trabalhar com e por intermédio de outras 
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pessoas, na busca de atingir objetivos da organização, bem como 
de seus membros.
Para Chiavenato (2014), embora a Administração seja vista por 
quase todos os autores como um processo cíclico e repetitivo de de-
cisões e ações, trata-se de um conjunto de variáveis que convergem 
sempre para o alcance de resultados. Nesse sentido, a Administra-
ção vai para além de um processo linear, mas como um conjunto 
de ações e variáveis que sempre busca as melhores maneiras de 
alcançar resultados.
A Administração apresenta, conforme Rossés (2014), como 
suas principais funções aquelas descritas a seguir e ilustradas na 
Figura 1.1.
 • Fixar objetivos – significa definir o que a organização pretende 
alcançar e como fazer para que se tornem realidade.
 • Analisar, conhecer os problemas – significa o mesmo que pre-
ver os desafiosque existem no ambiente de negócios, a conjun-
tura econômica, o mercado, concorrência etc.
 • Solucionar os problemas – buscar as melhores formas e os 
caminhos na solução de problemas e tomadas de decisões 
com competência.
 • Organizar e alocar os recursos, tanto financeiros quanto tecno-
lógicos e humanos – assegurar que os recursos sejam alocados 
de forma que os objetivos sejam alcançados.
 • Liderar, comunicando, dirigindo e motivando as pessoas – de-
manda a dinâmica de trabalhar com pessoas fixando metas e 
objetivos, motivação, comunicação, liderança para obter com-
prometimento e engajamento para que os objetivos organizacio-
nais sejam alcançados.
 • Negociar – relacionamento interpessoal, estabelecendo acordos 
para os negócios, diligenciar, lidar com os negócios em processo 
de negociações.
 • Tomar decisões – saber tomar decisões baseadas em riscos cal-
culados para que os objetivos sejam alcançados.
 • Controlar, mensurando e avaliando – quer dizer que deve-se 
estar atento ao monitoramento, acompanhamento, avaliação e 
tomadas de ações corretivas. 
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Figura 1.1: Circuito de atividades da Administração
Fonte: CTISM, apud Rossés (2014).
Para Rossés (2014), o bom desempenho da administração de-
pende de o profissional conseguir ser um bom líder, capaz de li-
dar com pessoas – negociando e comunicando – e também, apto 
a tomar decisões, tendo uma visão sistêmica e global da situação 
que administra.
A Administração tem uma série de características, dentre elas 
estão: um circuito de atividades interligadas, como buscar a obten-
ção de resultados, proporcionar a utilização dos recursos físicos e 
materiais disponíveis, envolver atividades de planejamento, orga-
nização, direção e controle.
Dessa forma, fica evidente que a tarefa da Administração é in-
terpretar os objetivos propostos pela empresa e transformá-los em 
ação empresarial por meio de planejamento, organização, direção 
e controle.
Essas atividades compõem o processo administrativo, o qual 
deve adequar o fator externo à organização, visando estabelecer 
objetivos possíveis de serem alcançados. Do exercício de tais ati-
vidades depende o alcance dos objetivos, que por sua vez determi-
nam o sucesso da organização.
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Figura 1.2: O processo administrativo.
Fonte: Chiavenato (2009).
De acordo com Chiavenato (2009), as funções administrativas 
são constituídas pelo processo administrativo, o qual envolve pla-
nejamento, organização, direção e controle.
 • Planejamento – significa estabelecer planos, métodos e processos 
que irão guiar as ações e os objetivos da organização; quer dizer, visua-
lizar o futuro e traçar o programa de ação. Tais procedimentos são as 
linhas mestras que definirão: O que fazer? Quando fazer? Quem fará? 
Como serão feitas as coisas.
 • Organização – é o processo de alocar, arrumar e/ou distribuir tarefas, res-
ponsabilidades e recursos entre os membros da organização. Remete à com-
posição, ao formato, à estrutura da organização e aos objetivos propostos, 
porque objetivos distintos requerem adaptações diferentes.
 • Direção – significa liderar, orientar, influenciar e motivar as pessoas a rea-
lizar tarefas essenciais à obtenção dos resultados. Ao contrário de planejar e 
organizar, dirigir é uma atividade concreta, uma vez que envolve trabalhar com 
pessoas.
 • Controle – significa verificar, constatar ou certificar-se da realização das 
atividades e objetivos conforme estabelecido. Enfim, controlar visa medir o de-
sempenho das pessoas com relação aos objetivos previstos para manter a 
empresa no caminho certo.
Dessa maneira, a Administração é necessária para equilibrar 
objetivos pessoais e organizacionais, coordenar esforços e conse-
guir eficiência (capacidade de fazer certo as coisas) e eficácia (ha-
bilidade de fazer as coisas da maneira correta).
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Assista a dois vídeos rápidos: 
1. Conheça a origem histórica da Administração e seus passos: 
https://www.youtube.com/watch?v=-3jTGn9VLsM. 
2. Entrevista com o professor e escritor Idalberto Chiavenato: https://www.you-
tube.com/watch?v=bVYO2cwj3XE
Atividade de fixação
Reflita sobre a questão e tente chegar a uma conclusão:
Descreva (se preciso, dê exemplos) como os princípios básicos 
da Administração (processo administrativo: planejar, organizar, 
coordenar e controlar) se aplicam ao cotidiano da vida pessoal 
e profissional.
Empreendimento 
e áreas da 
administração
Objetivos específicos
Ao término deste capítulo, você deverá ser capaz de:
 • compreender conceitos e características de empreendimentos;
 • conhecer as áreas funcionais da Administração, bem como a 
inter-relação entre essas áreas.
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https://www.youtube.com/watch?v=-3jTGn9VLsM
https://www.youtube.com/watch?v=bVYO2cwj3XE
https://www.youtube.com/watch?v=bVYO2cwj3XE
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Empreendimento: conceito e 
caracterização
Quando se fala de empreendimento, podemos entender que a 
palavra advém do ato de empreender, mas afinal o que será então a 
ação de empreender?
Empreender é uma palavra que advém de empreendedor ou 
empreendedorismo, mas será que são as mesmas coisas? Vejamos, 
então!
Ser empreendedor não significa, necessariamente, nascer como 
empreendedor, ter tendência para negócios ou abrir algum tipo de 
comércio. Uma pessoa empreendedora é aquela que almeja algo na 
vida, que possui objetivos, perspectivas, sonhos e trabalha firme 
com perseverança para alcançá-los.
“Empreender não significa apenas abrir um negócio. Empreen-
dedores têm a capacidade de realizar e não aceitam a realidade de 
forma resignada” (COUTO, 2015, p. 1).
Um trabalhador pode adotar uma atitude empreendedora em 
seu trabalho quando ele passa a atuar como um agente transforma-
dor, capaz de colocar-se como “dono” do negócio, com responsabili-
dade e senso ético, com atenção ao respeito às normas, às políticas 
e aos valores da organização.
Características do comportamento 
empreendedor
De acordo com Escarlate (2010), em pesquisas realizadas pela Or-
ganização das Nações Unidas (ONU), observaram-se algumas carac-
terísticas próprias ao comportamento de pessoas empreendedoras.
Vejamos quais são essas características:
1. Busca de oportunidades e iniciativa
Significa desenvolver a capacidade de se antecipar aos fatos e 
de criar oportunidades.
2. Persistência
Habilidade de enfrentar obstáculos para alcançar o sucesso.
3. Correr riscos calculados
Envolve disposição para assumir desafios com responsabilida-
des e responder pelos seus resultados.
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4. Exigência de qualidade e eficiência
Relaciona-se com a disposição e a inclinação para fazer sempre 
mais e melhor.
5. Comprometimento
Envolve sacrifício pessoal, colaboração e dedicação para com os 
colaboradores e clientes.
6. Busca de informações
Envolve atualização constante de dados e informações.
7. Estabelecimento de metas
Compreende saber estabelecer objetivos que sejam claros, tanto 
em longo como em curto prazo.
8. Planejamento e monitoramento sistemáticos
Requer a organização de tarefas de maneira objetiva, com 
prazos definidos, a fim de que possam ter os resultados medidos 
e avaliados.
9. Persuasão e rede de contatos
Engloba o uso de estratégias para influenciar pessoas e se relacio-
nar com pessoas chave que possam ajudar a atingir seus objetivos.
10. Independência e autoconfiança
Desenvolve a autonomia para agir e manter sempre a confiança 
no sucesso.
No entanto, de acordo com o autor, mesmo com esses estudos, 
vale ressaltar que isso não garante que as pessoas com essas 10 
características alcançarão o sucesso como empreendedoras, mas é 
certo que terão maior possibilidade disso.
REFLITA: Que tal parar para pensar e procurar identificar as carac-
terísticasempreendedoras que existem em você?
Tipos de empreendimentos
 • Empreendimento de negócios
Este tipo de empreendimento é voltado para as atribuições nor-
mais de uma empresa. Nesse sentido, ele visa transformar o negó-
cio em algo lucrativo.
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Exemplos desse tipo de empreendimento:
 ▶ empresas mais robustas;
 ▶ comércios;
 ▶ serviços;
 ▶ consultorias;
 ▶ franquias.
 • Empreendimento individual
De modo geral o Empreendedor Individual é a pessoa que traba-
lha por conta própria e que se legaliza como pequeno empresário, 
podendo sua atividade de negócio se alinhar com os mais variados 
tipos de outros negócios.
Atualmente, também conhecido como Microempreendedor In-
dividual (MEI), amparado pela Lei Complementar n.º 128 de 2018, 
que estabelece um regime jurídico específico para aqueles profis-
sionais que atuavam por conta própria ou que queriam iniciar sen-
do reconhecidos como pequenos empresários.
Para atuar como MEI, o empresário deve realizar determinadas 
atividades previstas na legislação, além de ser necessário atender 
a alguns outros pré-requisitos previstos na lei.
Para saber mais sobre o MEI acesse o site: https://www.gov.br/
empresas-e-negocios/pt- br/empreendedor/quero-ser-mei/o-que-e- 
ser-um-mei
 • Empreendimento coletivo
Para diversos estudiosos do tema, este tipo de empreendedo-
rismo é compartilhado e representado por formas de associativis-
mo que se traduzem em entidades formalizadas, que vão desde a 
criação de entidades de representação política e sindical até ações 
como compras em comum.
Exemplos desse tipo de empreendimentos:
 ▶ consórcios;
 ▶ redes de empresas;
 ▶ cooperativas;
https://www.gov.br/empresas-e-negocios/pt- br/empreendedor/quero-ser-mei/o-que-e-ser-um-mei
https://www.gov.br/empresas-e-negocios/pt- br/empreendedor/quero-ser-mei/o-que-e-ser-um-mei
https://www.gov.br/empresas-e-negocios/pt- br/empreendedor/quero-ser-mei/o-que-e-ser-um-mei
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 ▶ associações;
 ▶ empresas de participação comunitária.
 • Empreendimento social
É o tipo de empreendedorismo que visa promover mudanças so-
ciais em seus campos de atividades. Tem como foco a melhoria de 
condições de vida e a busca de soluções para problemas sociais e 
necessidades de determinada comunidade.
Suas principais características são:
 ▶ a coletividade e a integração;
 ▶ a produção de bens e serviços para a comunidade local, re-
gional e global; 
 ▶ seu desempenho é medido pelo impacto na transformação 
social e
 ▶ seu capital é social, promovendo a inclusão e emancipação 
social (SEBRAE, 2013).
 • Empreendimento sustentável – sustentabilidade
Este tipo de empreendedorismo preocupa-se em adotar ações 
que visam à sustentabilidade da vida no planeta, bem como à re-
solução das questões ambientais que preocupam a vida humana e 
do planeta.
O empreendedor sustentável preocupa-se em gerar renda por 
meio de recursos renováveis, desenvolvendo ações que garantam 
a sustentabilidade de gerações futuras.
Para saber mais e ver alguns exemplos de empreendedorismo coletivo, 
social e sustentável, visite: www.ashoka.org/pt-br; www.sustentabilida-
de.sebrae.com.br; http://redeasta.com.br/
Áreas da Administração
No estudo das organizações, um ponto importante a ser analisa-
do são as áreas da Administração, denominadas pelos estudiosos 
da Administração como funções organizacionais, ou seja, aquelas 
que se relacionam com as tarefas especializadas que as pesso-
as e os grupos executam para que a organização consiga realizar 
seus objetivos.
http://www.ashoka.org/pt-br
http://www.sustentabilidade.sebrae.com.br
http://www.sustentabilidade.sebrae.com.br
http://redeasta.com.br/
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As áreas da Administração ou funções organizacionais são:
 • Produção – responsável pelo estudo e pelo desenvolvimento 
de técnicas de gestão da produção de bens e serviços. A fun-
ção produção se preocupa principalmente com os seguintes as-
suntos: estratégia de produção, projeto de produtos e serviços, 
sistemas de produção, arranjos produtivos, estudo de tempos e 
movimentos; planejamento da produção.
Na função produção, matérias-primas são transformadas por meio da 
aplicação de esforço de pessoas e do uso de máquinas.
Exemplo: Fabricação de automóveis.
Na prestação de serviços, os clientes são processados e transformados.
Exemplo: Alunos em processo de aprendizagem em uma escola.
 • Marketing – é o processo usado para determinar quais produtos 
ou serviços poderão interessar aos consumidores, assim como 
a estratégia que será utilizada nas vendas, nas comunicações 
e no desenvolvimento do negócio. A finalidade do marketing é 
criar valor e satisfação para cliente, consumidores, usuários ou 
público-alvo. As atividades da função marketing abrangem um 
leque muito alargado de atividades, desde pesquisa, desenvolvi-
mento de produtos, preço, comunicação, promoção, distribuição, 
vendas e pós-venda.
 • Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) – tem como objetivo trans-
formar as informações de marketing, as ideias e os avanços da 
ciência em produtos e serviços. Também identifica e introduz 
novas tecnologias e atua como foco na melhoria contínua nos 
processos produtivos, visando reduzir custos e alcançar melho-
rias nos resultados organizacionais.
 • Finanças – tem a função de proteger e de utilizar de forma efi-
caz os recursos financeiros, o que inclui a maximização do re-
torno financeiro para a empresa. Cuida da liquidez da empresa 
de maneira que ela possa cumprir seus pagamentos em dia e 
seus compromissos. O papel dessa função é cuidar de investi-
mentos, financiamento, controle e destinação dos resultados fi-
nanceiros, sempre se preocupando em selecionar as melhores 
alternativas com vistas aos melhores resultados para manter a 
organização em operação.
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 • Recursos humanos – é uma associação de habilidades e mé-
todos, políticas, técnicas e práticas definidas com o objetivo 
de administrar os comportamentos internos e potencializar o 
capital humano. Tem por finalidade planejar a necessidade de 
profissionais para a organização, seu recrutamento e seleção, 
treinamento e desenvolvimento, avaliação de desempenho, re-
muneração, benefícios ou compensação, higiene, saúde e segu-
rança e administração de pessoal.
A função de recursos humanos deve atuar de forma a alinhar as políticas 
de gestão de pessoas com a estratégia da organização.
Figura 1.3: Principais funções organizacionais
Fonte: Maximiano (2019).
Nesse sentido, podemos considerar que as organizações exer-
cem uma função considerável na vida do ser humano. Isso se justi-
fica porque modelam o comportamento dos respectivos membros, 
pois podem influenciar as necessidades e os motivos dos indiví-
duos em diferentes organizações ou em grupos na mesma organi-
zação, incentivar a produtividade, bem como respostas rápidas às 
estratégias administrativas variadas.
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Planejamento 
administrativo
Objetivos específicos
Ao término deste capítulo, você deverá ser capaz de:
 • conhecer e compreender a natureza do planejamento adminis-
trativo (definição, características, objetivos), planejando ade-
quadamente as atividades de rotinas do trabalho;
 • conhecer, compreender e aplicar as ferramentas de planeja-
mento e administração do tempo, adequando à necessidade do 
cotidiano da atividade laboral e à realidade organizacional.
Planejamento: conceito e concepções
Ao falarmos de planejamento, basta lembrar que fazemos isso 
de maneira constante, senão diária, mesmo que intuitivamente. 
Sempre que pensamos em realizar alguma tarefa que demanda 
tempo – um encontro, um passeio, uma viagem, uma festa ou al-
cançar algum objetivo em nossa vida –, normalmentefazemos uso, 
de alguma maneira, do planejamento, ainda que apenas de forma 
pensada, ou seja, por meio da organização de ideias ou, pelo menos, 
na tentativa dessa organização.
Quando pensamos em realizar algo, logo começamos a imagi-
nar como vamos fazer para alcançar o objetivo, o que vamos preci-
sar durante o percurso (recursos e outras necessidades). Será que 
vamos conseguir realizar sozinhos ou precisamos de alguém para 
nos ajudar? Quanto tempo vamos levar e por aí vai. Com isso, co-
meça a surgir tanto questionamento... Assim, podemos dizer que 
o planejamento é algo intrínseco ao comportamento das pessoas. 
REFLITA: É importante que todas as nossas atividades sejam pla-
nejadas, no entanto, normalmente não tomamos essa atitude ou 
não a tomamos com mais precisão, ou seja, não fazemos uso do 
planejamento de forma adequada, mas afinal:
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Qual a importância do planejamento no nosso cotidiano para o 
alcance de nossos objetivos e metas? Como podemos fazê-lo de for-
ma que possamos obter êxito nos resultados?
Nas empresas, o planejamento é uma necessidade que demanda 
esforços de todos para alcançar com sucesso os resultados. Uma 
vez definidos os objetivos a serem alcançados, o planejamento tor-
na-se a ferramenta fundamental para chegar lá.
As literaturas de Administração apontam o planejamento como 
a primeira função do administrador. Para tanto, o ato de planejar 
requer uma série de ações que demandam a realização de tarefas 
sistematizadas. Além disso, é necessário saber em que situações 
nos encontramos e como podemos fazer dentro da nossa realidade 
para alcançar o objetivo pretendido.
Figura 1.4: Planejamento como primeira etapa do processo administrativo
Fonte: Chiavenato (2009).
De acordo com Chiavenato (2009), para planejar é preciso co-
nhecer a situação e saber diagnosticá-la. Ou seja, identificar as 
características dessa situação, os possíveis problemas que poderá 
enfrentar e os objetivos a alcançar, dentre uma série de atitudes a 
serem tomadas e colocadas em prática.
Como relatado anteriormente, o planejamento constitui a pri-
meira função do processo administrativo (planejar, organizar, diri-
gir e controlar), o que pressupõe ser a sua realização antes da exe-
cução de qualquer atividade.
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O ato de planejar, para Chiavenato (2009), é determinar os obje-
tivos almejados e o que deve ser feito para alcançá-los, o que torna 
determinante o planejamento antes da execução de qualquer fun-
ção administrativa. Para isso, é necessário definir os objetivos e os 
meios necessários para alcançá-los.
Planejar significa se antecipar aos objetivos que se pretende al-
cançar, ou seja, os resultados a que se pretende chegar no futuro. 
Para Chiavenato (2009), o planejamento está focado no futuro, na-
quilo que deverá acontecer para que os objetivos sejam cumpridos.
Figura 1.5: Planejamento como primeira etapa do processo administrativo
Fonte: Chiavenato (2009).
A partir do planejamento é possível colocar em prática as demais 
etapas do processo administrativo, sendo então possível organizar, 
dirigir e controlar as atividades da empresa ou de uma unidade de 
negócio. No entanto, para eficácia e eficiência dos resultados, é ne-
cessário ter sempre claros e bem definidos os objetivos pretendidos.
Administração do tempo: planejamento e 
organização
O tempo é fonte para que todas as tarefas sejam realizadas. En-
tretanto, há 24 horas no dia para a realização das atividades que 
requerem seu cumprimento. A maioria dos profissionais desejam 
ser produtivos e entregar o melhor resultado para organização e, 
segundo Chiavenato (2014), fazê-lo com eficiência, o que significa a 
capacidade de fazer certo as coisas, e com eficácia, o que remete a 
habilidade de fazer as coisas da maneira correta.
Para tanto, torna-se importante que haja um planejamento da 
administração do tempo, com as atividades descritas por ordem de 
prioridades, estimando-se o tempo para cada uma dessas atividades, 
com o intuito de que as tarefas sejam cumpridas dentro do planejado. 
Segundo a Harvard Business Review (2022), a administração do 
tempo tem como papel fundamental realizar o trabalho certo em 
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um ritmo consciente e confortável, sem preocupar-se com formas 
adequadas de realizar as tarefas, mas tendo consciência de que é 
necessário construir um plano mais realista para obtenção dos re-
sultados com sucesso. 
Para melhor aproveitamento da administração do tempo, é ne-
cessário identificar situações que possam desperdiçar o tempo no 
trabalho, tais como: uso indevido do celular, visitas a sites e redes 
sociais durante o expediente de trabalho e até conversas demora-
das na pausa do café.
Para a Harvard Business Review (2022), deve-se analisar e exe-
cutar as tarefas necessárias para a obtenção de seus objetivos, or-
ganizá-las por ordem de prioridade e identificando as tarefas-cha-
ve. A aplicação da matriz do tempo tem a finalidade de organizar a 
rotina e poderá ser ajustada de acordo com a necessidade. Veja no 
quadro a seguir o modelo da matriz do tempo para melhor adminis-
tração e organização do tempo. 
Quadro 1.1: A matriz do tempo ou matriz de Eisenhower
Urgente e importante São as tarefas cujos prazos acabam na sema-na. Então faça primeiro.
Não urgente, porém importante
São tarefas que exercem impacto, sendo 
objetivos de longo prazo. Faça assim que pos-
sível, mas não precisa ser imediatamente.
Urgente, mas não importante
Reflita sobre o impacto da tarefa sobre você 
ou sua equipe. Talvez essa tarefa possa ser 
delegada.
Não urgente e não importante
São as tarefas que não exigem atenção 
imediata. Devem ficar no fim da fila ou tente 
eliminá-las do seu planejamento.
Fonte: Adaptado de Harvard Business Review, 2022.
Principais ferramentas de planejamento 
e administração do tempo
Lista de verificação (Checklist)
As listas de verificação ou checklist podem ser entendidas como 
um roteiro para coleta de dados. Nesse roteiro, constam todos os 
itens a serem verificados, daí o nome de lista de verificação.
Uma vez elaborado o roteiro da atividade, a lista de verificação 
(checklist) funciona como um passo a passo detalhado da atividade, 
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servindo como uma espécie de lembrete para que o executor não 
esqueça nenhum detalhe. Em geral, esse tipo de ferramenta é usual 
em rotinas de atividades operacionais.
Veja no próximo quadro um modelo de verificação para um even-
to de treinamento de colaboradores de determinada organização.
Quadro 1.2: Lista de verificação para a organização de um treinamento de 
colaboradores
Local/espaço físico
Verificar espaço de acordo com quantidade de partici-
pantes e disponibilidade; organizar mesas e cadeiras de 
acordo com a proposta e o número de participantes.
Recursos físicos Quantidade adequada de cadeiras e outros recursos, de acordo com a proposta do treinamento.
Materiais para os 
participantes
Apostila, atividades e materiais avulsos, folhas ou blocos 
de rascunho, crachás, pastas, canetas, certificados, lista 
de presença.
Recursos 
instrucionais
Quadro branco, canetas para quadro branco, apagador de 
quadro, flip chart, folhas para flip chart, caneta para flip 
chart.
Materiais para a 
dinâmica Lista de materiais, de acordo com a proposta do evento.
Recursos 
tecnológicos Computador, retroprojetor, caixa de som, lousa.
Coffee break
Água gelada e natural, café e leite, água quente para chá, 
sachês de chá, sucos, açúcar e adoçante, copos e xícaras, 
frutas, salgados, pães, queijos, presunto, bolos, biscoitos, 
salgados.
Avaliações Avaliação de aprendizagem; avaliação de reação.
Outras 
providências Enviar convites e confirmar presenças.
Fonte: Elaborado pelo autor.
Cronograma
É uma ferramenta de planejamento e controledas atividades 
que organiza as tarefas a serem realizadas dentro de determi-
nado período de tempo. Ele pode ser feito de várias formas, des-
de em uma folha de papel simples, em uma planilha ou até em 
softwares especializados.
O cronograma é muito útil em diversos contextos no planeja-
mento das atividades no cotidiano; basta pensar na atividade do 
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assistente de Departamento Pessoal em determinado período. Se 
ele listar as principais atividades e definir um prazo para cada uma 
delas, obedecendo às prioridades, esse profissional terá uma visão 
mais clara dos prazos e garantirá sucesso na entrega.
CURIOSIDADE: A origem do termo cronograma está no grego khró-
nos, que significa “tempo”, e gramma, que significa “alguma coisa 
escrita ou desenhada”.
Mas, afinal, como fazer um cronograma? 
1. Detalhe tudo que precisa ser feito (nem a mais, nem a menos) 
para que o executor saiba quais atividades devem ser desenvol-
vidas para cumprimento do prazo.
2. Crie uma sequência das tarefas, obedecendo à hierarquia que 
há entre elas, ou seja, quais tarefas precisam ser executadas pri-
meiro, quais serão executadas depois de outra tarefa e quais se-
rão executadas paralelamente.
3. Descreva em cada tarefa o que precisa ser feito em cada uma 
delas; procure ser claro e direto nessa descrição.
4. Defina a duração de cada atividade, procurando estimar dura-
ções reais para cada atividade.
5. Por fim, depois de cumpridas essas etapas, é hora de construir o 
cronograma graficamente. O modelo mais comumente utilizado 
para representar o cronograma é chamado “Gráfico de Gantt”, 
que representa as atividades em um eixo vertical e as datas em 
um eixo horizontal. As atividades são representadas por barras 
horizontais, conforme as datas de início e de fim das atividades.
Veja na Figura 1.6 o modelo de um cronograma simples e mais 
usual nas atividades de rotinas operacionais. No exemplo, toma-
mos o resumo das principais atividades ao longo do curso de As-
sistente de Pessoal, com previsão de início em fevereiro de 2022 e 
término em julho de 2022.
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Atividades/Tópicos 
de Ensino Fev Mar Abr Mai Jun Jul
Aula inaugural
Unidade I: Administração 
Básica
Atividade Avaliativa 1
Unidade II: Comunicação e 
Negociação
Atividade Avaliativa 2
Unidade III: Arquivo de 
Documento
Atividade Avaliativa 3
Unidade IV: Rotinas de 
Pessoal
Revisão e Atividade 
Avaliativa 4 (Final)
Recuperação Final
Encerramento do Curso
Figura 1.6: Cronograma de atividades do Curso FIC de Assistente de Pessoal
Fonte: Elaborado pelo autor
Plano de ação
Em muitas situações é fundamental a elaboração de um plano 
de ação para atingir metas e obter melhores resultados.
Mas o que é um plano de ação, afinal? Para que serve?
Um plano de ação é uma maneira organizada e que segue uma 
metodologia definida para estabelecer metas e objetivos. Deve 
apontar as atividades que serão realizadas, os responsáveis pela 
realização e/ou pelo acompanhamento de cada uma delas para que 
se possa atingir os melhores resultados.
Você verá neste tópico as etapas de um plano de ação e algumas 
ferramentas que podem auxiliá-lo. Afinal, como montar um plano 
de ação?
Elaborar um plano de ação não é uma tarefa tão difícil como 
parece ser, mas é necessário um passo a passo para sua elaboração. 
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Para isso, existem várias metodologias em sua elaboração e 
veremos, a seguir, uma delas. Para tal, é necessário seguir os 
passos abaixo:
1. Tenha bem definido o objetivo a ser alcançado.
2. Liste as ações e tarefas a serem executadas.
3. Divida as grandes tarefas em partes menores.
4. Defina o prazo de cada uma das tarefas, com data de início e fim.
5. Verifique os recursos necessários e disponíveis.
6. Defina o pessoal necessário para alocação da atividade.
7. Crie uma representação visual.
Para nossa aula, vamos adotar a metodologia 5W2H, que consis-
te em um checklist no qual são elencadas diversas atividades que 
devem ser desenvolvidas com precisão e alto nível de clareza por 
parte dos envolvidos nas suas ações.
Para elaborar esse modelo, deve ser feita uma tabela, a fim de or-
ganizar melhor as informações. Na tabela deve ser explicado como 
é feita cada etapa da atividade e quais serão os recursos, sejam eles 
financeiros (custos envolvidos), materiais (mesas, cadeiras, armá-
rios etc.), físicos (espaços físicos), tecnológicos (computadores, re-
troprojetores, audiovisuais etc.) e humanos (pessoas envolvidas).
Quando uma tarefa deve ser implantada, entram em cena as 
seguintes definições:
O que (What) deverá ser feito?
Por que (Why) deverá ser implementado? 
Quem (Who) será o responsável pela ação? 
Onde (Where) deverá ser executado?
Quando (When) deverá ser implementado? 
Como (How) deverá ser conduzido?
Quanto (How much) custará a implementação?
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Quadro 1.3: 5W2H – Plano de ação
What? Why? Where? Who? When? How?
How
much?
O quê? Por quê? Onde? Quem? Quando? Como? Quanto custa?
Foco da ação
Razão da 
ação
(Justifica-
tiva)
Local onde 
ocorrerá a 
ação
O responsá-
vel pela ação
Período em 
que será 
realizada a 
ação 
Forma de 
recurso (pro-
cedimento)
O custo en-
volvido para 
a execução
Fonte: Adaptado por SEBRAE, 2016.
LEMBRE-SE: Um bom planejamento é uma característica dos pro-
fissionais que têm visão empreendedora. Muito do sucesso das 
empresas se deve a um bom planejamento e ao uso adequado de 
suas ferramentas.
Acesse o modelo do plano de ação no link abaixo:
https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/sebraeaz/caderno-
-de-ferramentas-planejamento,ebae91c79e5e5510VgnVCM1000004c
00210aRCRD 
Atividade prática
Criando um modelo de cronograma
Seguem abaixo as atividades a serem realizadas pelo assistente 
de pessoal no procedimento para admissão de empregados, desde 
a finalização do processo de seleção, entrega de documentos para 
contratação e cadastros, até o treinamento de integração:
 • recebimento e conferência de documentos;
 • ficha de cadastro do empregado;
 • encaminhamento exame admissional;
 • cadastro eSocial;
 • registro na carteira de trabalho;
 • elaboração de contrato individual;
 • ficha e termo de salário família;
https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/sebraeaz/caderno-de-ferramentas-planejamento,ebae91c79e5e5510VgnVCM1000004c00210aRCRD
https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/sebraeaz/caderno-de-ferramentas-planejamento,ebae91c79e5e5510VgnVCM1000004c00210aRCRD
https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/sebraeaz/caderno-de-ferramentas-planejamento,ebae91c79e5e5510VgnVCM1000004c00210aRCRD
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 • termo de opção de vale-transporte;
 • encaminhamento para abertura de conta salário;
 • outras providências.
Com base nessas informações, elabore um cronograma diário com 
prazo máximo de dois meses para cumprimento dessas atividades. 
unidade 2
Comunicação e 
negociação
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Comunicação
Objetivos específicos
Ao término deste capítulo, você deverá ser capaz de:
 • reconhecer a importância da comunicação humana e organiza-
cional e expressar-se de forma clara e convincente.
 • conhecer os principais canais e ferramentas de comunica-
ção interna, desenvolvendo a capacidade do uso adequado 
dessas ferramentas.
 • identificar as barreiras no processo de comunicação e desenvol-
ver estratégias que permitam ultrapassá-las. 
A comunicação
O ser humano se diferenciou das demais espécies porque desen-
volveu a capacidade de expressar suas ideias. Para expressá-las, 
criou a linguagem e, por meio dela, transmite o que pensa, deseja 
fazer ou modificar. O grande desafio do ser humano é ser efetivo em 
sua comunicação (SENAI, 2012, p. 17).
Mas, afinal, o que vem a ser comunicação?Comunicar significa tornar algo comum, podendo ser uma men-
sagem, uma notícia, uma informação, um significado qualquer. A 
comunicação é uma fonte que transporta esse algo de uma pessoa 
para outra ou de uma organização para outra. Comunicação não 
significa apenas enviar uma informação, mas torná-la comum en-
tre os envolvidos.
A comunicação é mais que formulação e articulação do pensa-
mento; existem variáveis envolvidas, tais como emoções, valores, 
crenças, cultura, contexto e as pessoas.
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Comunicar bem é um dos mais importantes fatores para o sucesso em 
qualquer atividade desenvolvida em equipe. Toda relação humana, as-
sim como na rotina de trabalho, como distribuição de tarefas, as toma-
das de decisão, as avaliações, enfim, tudo passa pela comunicação en-
tre os membros.-se a função de fazer as coisas através de outras 
pessoas, com os melhores resultados possíveis.
Para Chiavenato (2003), a comunicação possui dois propósitos 
principais: “proporcionar informação e compreensão necessárias 
para que as pessoas possam se conduzir em suas tarefas e propor-
cionar as atitudes necessárias que promovam a motivação, a coo-
peração e a satisfação nos cargos” (CHIAVENATO, 2003, p. 128-129). 
O alcance desses dois propósitos acarreta uma melhor comunica-
ção e, consequentemente, um espírito de equipe e um melhor de-
sempenho na execução das tarefas. 
A comunicação pode acontecer de diversos modos: pela fala, pela 
escrita, por gestos ou pelo corpo; dessa forma, podemos dizer que 
existe a linguagem verbal e a não verbal; é comum fazermos uso de 
diversas combinações de linguagens para facilitar a compreensão.
A linguagem verbal tem como base a fala e a escrita; a lingua-
gem não verbal tem como base as formas, os desenhos, os gestos, 
os movimentos. Qualquer que seja o tipo de linguagem, é importan-
te que seja organizada para construção de uma ideia e que alcance 
uma comunicação eficaz.
A linguagem está relacionada diretamente à comunicação, por-
tanto, onde há comunicação, há linguagem. Podemos usar inú-
meros tipos de linguagens para estabelecer atos de comunicação: 
sinais, símbolos, sons, gestos e regras com sinais convencionais. 
Nesse sentido, a linguagem pode ser classificada como qualquer 
sistema de sinais de que se valem os indivíduos para comunicar-se.
Tipos de linguagem
 • Linguagem verbal ou oral
É uma linguagem processada por meio da fala, de expressões 
fonéticas e de comunicação oral. Há necessidade de alguém que 
fale e alguém que escute.
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 • Linguagem corporal ou gestual
É a linguagem processada pelos gestos. É produzida por movi-
mentos das mãos, do corpo, expressões faciais; sua recepção é visual.
 • Linguagem escrita
É aquela que utiliza de sinais e símbolos para exprimir uma ideia, 
sendo processada por representações e codificação sistemática.
 • Linguagem visual
É aquela que utiliza outros métodos de comunicação, que não as 
palavras; emprega imagens para comunicar uma ideia. Dentre elas 
estão a linguagem de sinais, as placas e os sinais de trânsito.
 • Linguagem técnica e científica
É um tipo de linguagem específica, comum no contexto da ciên-
cia ou de estudos científicos, utilizada na descrição de um fenôme-
no estudado. Comum na comunicação entre cientistas e pesquisa-
dores. É utilizada em revistas científicas, resumos de congressos, 
reuniões científicas e nos registros de pesquisas científicas.
Na redação científica, devem ser observadas, entre outras re-
gras: uso de terminologia precisa, pontuação criteriosa, não fazer 
uso exagerado de sinônimos e evitar ambiguidade de referências. 
A linguagem deve ser clara (perfeitamente compreendida), precisa 
(narração de fatos essenciais, relevantes), comunicativa (comuni-
car bem o item, de forma direta e simples) e ter consistência (não 
ser contraditória e ter coerência).
O processo de comunicação
A comunicação envolve todo um processo que pode ser divi-
dido em etapas para entender melhor este processo, conforme a 
Figura 2.1.
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Figura 2.1: Processo de comunicação humana
Fonte: SENAI (2012).
Emissor: É a fonte da mensagem; pode ser uma pessoa, um grupo 
ou organização que deseje transmitir alguma ideia ou informação.
Receptor: É quem recebe a mensagem; responsável por 
decodificar ou interpretar a mensagem para oferecer um 
significado percebido.
Mensagem: É a ideia, a intenção ou informação que se 
pretende comunicar.
Canal: É o meio escolhido por meio do qual a mensagem flui 
entre a fonte e o destino, ou seja, é o meio utilizado para transmitir 
uma mensagem, pode ser físico ou virtual.
Código: Conjunto de signos para elaborar a mensagem, podendo 
ser verbais, escritos, visuais etc.; pode ser entendido como um sis-
tema de comunicação para transmitir a mensagem.
Contexto: Situação à qual a mensagem se refere. O contexto pode 
se constituir na situação, nas circunstâncias de espaço e tempo em 
que se encontra o destinatário da mensagem.
Quer entender mais sobre o processo de comunicação? Acesse o 
link e assista ao vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=_C3A-
mzKpJbQ
https://www.youtube.com/watch?v=_C3AmzKpJbQ
https://www.youtube.com/watch?v=_C3AmzKpJbQ
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Algumas regras de comunicação
 • Mantenha uma escuta ativa.
 • Evite termos técnicos e gírias.
 • Aceite críticas.
 • Seja objetivo.
 • Esteja atento a como transmitir a mensagem.
 • Verifique o entendimento da mensagem.
 • Forneça feedback.
Conviver requer comunicação.
Cada pessoa tem um conjunto de ideias sobre si mesma, sobre os ou-
tros, o mundo, o trabalho, os acontecimentos, conforme as experiências 
que teve na vida. O conjunto dessas experiências de vida forma nossa 
história pessoal, nosso jeito de ser, nossa bagagem cultural, nossa forma 
de perceber o mundo.
Experiências diferentes levam a percepções diferentes. E isso deve ser levado 
em conta quando nos comunicamos com outras pessoas. É pelo processo de 
comunicação que pessoas diferentes conseguem se entender, trocar mensa-
gens e ideias, compartilhar seu mundo anterior.
Reflita um pouco mais sobre o assunto. Para isso, que tal assistir 
ao vídeo “Você sabe se comunicar?”, que relata a importância do 
diálogo no processo de comunicação. Acesse-o no link abaixo:
https://www.youtube.com/watch?v=ui6zKzPi22o
Comunicação no ambiente organizacional
Da mesma forma que para o homem, comunicar-se é uma ques-
tão de sobrevivência também para as organizações, mesmo porque 
elas são também caracterizadas pelas pessoas que as compõem, 
justificando-se então a comunicação existente nesse ambiente, 
mais do que isso tornando-se uma ferramenta indispensável às or-
ganizações (DIAS, 2016).
A comunicação interna, ou seja, aquela existente entre a organi-
zação e seu público interno, abrange a comunicação entre departa-
mentos, órgãos e unidades, entre as pessoas, entre lideranças, entre 
https://www.youtube.com/watch?v=ui6zKzPi22o
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líderes e colaboradores diretos e indiretos, o que envolve o conjunto 
de procedimentos e técnicas adotadas no processo de comunicação.
De acordo com Dias (2016), pesquisas apontam que o processo 
de comunicação no ambiente organizacional utilizado de forma 
inadequada pode trazer prejuízos significativos. Estudos indicam 
que colaboradores, quando não têm uma comunicação eficaz, alon-
gam-se no telefone, fazem uso intenso e desnecessário de internet, 
confundem e-mails e diversas desordens internas, envolvendo até 
vícios pessoais. Os indicadores apontam então a comunicação in-
terna como tendo papel importante e que seu mau uso pode trazer 
alguns transtornos e interferir negativamente na produtividade 
da organização.Considerando a importância da comunicação no ambiente cor-
porativo, as organizações devem utilizar várias estratégias direcio-
nadas a todo o seu público interno para comunicar normas, pro-
cedimentos, informações sobre desempenho, resultados, missão, 
visão, valores organizacionais etc. O colaborador também deve fa-
zer sua parte, buscar se inteirar de todas as informações, interagir, 
engajar-se e fazer parte da equipe.
Figura 2.2: A importância da 
comunicação
Fonte: CHIAVENATO, 2003, p. 129.
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Tipos de fluxo da comunicação
O fluxo da comunicação é a direção para onde as informações 
movimentam-se na empresa. Compreender esse caminho é de ex-
trema importância para que a execução dos processos seja eficien-
te e para solucionar eventuais conflitos de comunicação.
Descendente
Conforme descrito por Robbins (2005), a comunicação descen-
dente é aquela que flui do nível hierárquico alto para o nível hie-
rárquico baixo. É a comunicação que parte do líder para o liderado. 
Quando pensamos em uma organização, a comunicação descen-
dente é aquela que a liderança utiliza “para atribuir tarefas, fornecer 
instruções de trabalho, informar aos subordinados sobre políticas e 
procedimentos, identificar problemas que necessitam de atenção e 
fornecer feedback sobre desempenho” (ROBBINS, p. 234). Esse tipo 
de comunicação pode ocorrer oralmente, face a face, por e-mail e 
por correspondência, por exemplo.
Ascendente
Segundo Robbins (2005), a comunicação ascendente é aquela 
utilizada para manter os dirigentes das organizações informados. 
Esse tipo de comunicação é dirigido para os mais altos níveis da 
organização com o objetivo de oferecer informações aos executivos 
sobre o andamento das empresas e para fornecer ideias de melho-
rias. Alguns exemplos são: os relatórios de desempenho, as caixas 
de sugestões e os progressos em relação às metas. Esse fluxo de 
comunicação pode trazer muitos benefícios para as organizações, 
pois os funcionários são a principal fonte de feedback acerca dos 
processos da empresa. 
Circular
Esse é um fluxo de comunicação que circula entre pessoas de 
diferentes níveis hierárquicos. Quanto maior o relacionamento in-
terpessoal, mais fluido o processo de troca nesse tipo de comuni-
cação. Geralmente, aparece com mais facilidade em empresas de 
pequeno porte, com poucos funcionários e/ou em organizações in-
formais. 
Lateral 
De acordo com Robbins (2005), a comunicação lateral é aquela 
que ocorre entre os indivíduos de mesmo nível hierárquico, entre os 
pares. O fluxo lateral pode ser benéfico quando, por exemplo, agiliza 
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as ações. Porém, pode criar conflitos quando, por exemplo, “os ca-
nais formais verticais são violados, quando os membros atropelam 
ou ultrapassam seus superiores hierárquicos para fazer com que as 
coisas sejam realizadas ou quando os chefes descobrem que foram 
iniciadas ações ou tomadas decisões sem o seu conhecimento” 
(ROBBINS, 2005, p. 235). 
Alguns canais de comunicação interna
 • Instruções e ordens escritas, circulares.
 • Boletins, jornais ou revistas, impressos ou eletrônicos (normal-
mente existe periodicidade).
 • Rádio ou TV interna (boas opções para grandes corporações).
 • Jornal mural, quadro de avisos (com formato e periodicidade 
definidos, são boas estratégias para áreas com grande fluxo de 
público interno segmentado e que possibilitam a leitura).
Correios eletrônicos ou e-mails – mais comum e mais usual no 
ambiente organizacional.
Telefonia Voip – admite comunicação em tempo real, além de 
mensagens; permite transmitir voz e vídeo pela internet e comuni-
car de computador para computador ou de computador para telefo-
ne fixo e móvel. Na maioria das vezes, as ligações são mais baratas 
do que as que são feitas pela linha convencional.
Redes sociais – muito usadas como forma de a empresa se relacio-
nar com seus clientes externos, divulgação da marca etc. Também 
podem ser utilizadas como uma das estratégias do setor de recur-
sos humanos para se relacionar e conhecer melhor seus colabora-
dores e/ou candidatos em processo de seleção.
Conferências – utilizadas muitas vezes como meio de reduzir cus-
tos e despesas com logística de treinamentos, reuniões etc.
Intranet – é uma rede de computadores semelhante à internet, mas 
de uso exclusivo de da organização, ou seja, é um importante veícu-
lo de comunicação interna; ao acessar a intranet de uma empresa, 
os funcionários recebem comunicados, trocam informações com 
outros departamentos.
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Atividade de revisão
Após os estudos sobre os assuntos deste capítulo reflita 
e responda às seguintes questões:
1. O que você entendeu por comunicação? 
2. Quais as formas de comunicação que utilizamos? 
3. O que pode prejudicar o processo de comunicação?
4. Você sabe ouvir? Qual a diferença entre ouvir e escutar?
5. O que o corpo pode nos dizer na comunicação? 
6. O que tenho que fazer para me comunicar bem? 
Negociação
Objetivos específicos
Ao término deste capítulo, você deverá ser capaz de:
 • conhecer os conceitos mais importantes sobre negociação, de-
senvolvendo a capacidade de colocá-los em prática; 
 • desenvolver estratégias para melhorar as negociações no am-
biente de trabalho.
Entendendo o processo de negociação
Negociar é uma ação que faz parte quase que do nosso cotidiano, 
pois, em algum momento nos deparamos com algum tipo de situ-
ação em que se faz necessária a negociação. Ainda que você não 
tenha tido a oportunidade de fazê-la no trabalho, com certeza em 
algum momento da sua vida você teve que negociar algo.
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As negociações são as mais amplas e diversas, estando relacio-
nadas, às vezes, à resolução de conflitos, como por exemplo, profis-
sionais, comerciais, pessoais e políticos.
Você considera o saber negociar como uma competência profis-
sional que pode ser um diferencial? O que você pensa? 
Quer se ambientar sobre o processo de negociação? Acesse o link e 
assista ao vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=gZUcJsOA2VQ
A negociação está presente no dia a dia das empresas e está di-
retamente ligada aos indicadores organizacionais. Em definição de 
valores com clientes, em acerto de prazo de entregas com fornecedo-
res, ao firmar metas com funcionários, o ato de negociar está sempre 
permeando as relações nas organizações (COVA; CASALINHO, 2020).
Planejar a negociação facilita o alcance de resultados favorá-
veis, porém nem sempre é possível. Quando uma negociação cul-
mina em um conflito, é importante avaliar os aspectos racionais e 
emocionais que motivaram esse cenário. Segundo Cova e Casali-
nho (2020, p. 2), esses são alguns fatores: “divergências de objetivos, 
resistências às mudanças, disputa de poder na hierarquia empre-
sarial, a falta de recursos (humanos, financeiros, tecnológicos etc.), 
o ambiente hostil, manipulações, surpresas indesejadas e falta 
de informação”.
Para realizar uma negociação em que haja resultados positivos, 
será necessário inicialmente um planejamento.
https://www.youtube.com/watch?v=gZUcJsOA2VQ
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Aval
iação
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ão
Planejamento
Planejamento
Consciência
do conflito
Ou uma
nova rodada
Antecipação das
ações da outra pessoa
Fechamento
de um acordo
Avaliação
Negociação
Seleção de
objetivos
Seleção
de táticas
Seleção de
estratégias
Análise de
necessidades
Figura 2.3: O ciclo da negociação
Fonte: ALYRIO, 2011.
Analisando a figura, quando se trata de planejar a negociação, 
significa antecipar-se às ações da outra parte, identificar os objeti-
vos dessa parte, o resultado que ela deseja alcançar, deve também 
examinar as variáveis, selecionar as táticas e entender quais são as 
vantagens e criar uma estratégia para a mesade negociação, tendo 
em mente o respeito e a ética no tratamento com a outra parte.
Os estágios da negociação
De acordo com Alyrio (2001), no processo de negociação é ne-
cessário considerar as fases que se apresentam na figura a seguir.
Figura 2.4: Estágios da negociação
Fonte:ALYRIO,2011.
Na fase do planejamento levantar informações específicas para 
a negociação de que irá tratar-se, como dados econômicos, perfil 
da instituição etc., procurar entender através do levantamento de 
dados, os propósitos da outra parte com a qual você irá negociar.
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A fase inicial é onde serão expostas as argumentações, para al-
cançar aquilo que se pretende com a negociação, utilizando as in-
formações coletadas e processadas na fase anterior.
Na fase da barganha, inicia-se as negociações efetivamente, e 
as partes se posicionam. Cada parte apresentará suas concessões 
para que se chegue a um ponto em comum, realizando ajustes ne-
cessários, com a intenção de fechar um acordo.
A fase final de implementação caracteriza-se em elaborar o 
contrato ou acordo. É importante neste momento não haver qual-
quer tipo de dúvida, deixando tudo claro entre as partes, evitando 
posterior possibilidade de conflito. É nessa fase que se finaliza a 
negociação, havendo ainda a possibilidade de realização a renego-
ciação, caso precise de algum ajuste
Tipos de negociação
Negociação colaborativa (ou ganha-ganha)
É aquela em que as duas partes se importam uma com a outra, 
trabalhando em conjunto para maximizar a satisfação de ambos os 
lados. De modo geral, é o tipo de negociação ganha-ganha.
Figura 2.5: Superação do conflito de interesses com solução inteligente
Fonte: ALYRIO, 2011.
Negociação distributiva ou competitiva (ou 
ganha-perde)
É aquela que caracteriza-se quando uma das partes perde e a 
outra ganha. Na negociação distributiva ou competitiva, o objetivo 
está em obter mais vantagem sobre a outra parte.
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Negociação perde-perde
É aquela em que ambas as partes saem perdendo. Geralmente, 
as partes não estão dispostas a flexibilizar e tampouco a entender 
o que a outra parte deseja. 
Técnicas de negociação
Afinal, como realizar uma boa negociação?
Alguns passos são importantes, tais como:
 • definir ponto de desistência desde cedo;
 • definir ponto de barganha (troca);
 • obter anteriormente o máximo de informação possível;
 • estabelecer a oferta inicial mais alta ou a mais baixa;
 • concentrar-se no acordo;
 • saber ouvir;
 • criatividade;
 • flexibilidade.
Veja no Quadro 2.1 como negociar com cada estilo de negociador:
Quadro 2.1: Como negociar com cada estilo de negociador
Catalisador
Notavelmente criativos, um empreendedor nato de grandes pro-
jetos e decisões. Possivelmente pode ser visto como superficial 
em suas decisões e ações. 
Apoiador
Considera os seres humanos como o mais importante do que 
qualquer trabalho, portanto, demonstra humanismo, atua em 
equipe e procura ser sempre agradável. Possivelmente pode ser 
visto como não cumpridor de prazos e projetos, demora a tomar 
decisões.
Controlador
É aquele que toma decisões rápidas, preocupa-se com o tempo, 
redução de custos, costuma ser direto nos assuntos, é organiza-
do e objetivo, tem como meta “resultados”. Possivelmente pode 
ser visto como durão e carrasco.
Analítico
É o estilo questionador, detalhista, que obtém o máximo de 
informação sobre o assunto em pauta. Possivelmente pode ser 
notado como perfeccionista e detalhista ao extremo.
Fonte: Adaptado de JUNQUEIRA (1988, apud GODINHO; MACIOSKI, 2005).
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Além disso, devem ser consideradas outras variantes. Segun-
do Cova e Casalinho (2020), é essencial observar os fatores huma-
nos, ambientais, objetivos e organizacionais, tais como apresenta 
a Figura 2.6.
Objetivos
Organizacionais
Competidores
Informações
de mercado
Problemas
Oportunidades
Qualificação
Estratégias de
negociação
Organograma
Estrutura de
poder e decisão
Processo
de decisão
Humanos
Perfil das
pessoas
Comportamentos
simulados
Linguagem
do corpo
Confiança
Ambientais
Negociação
Figura 2.6: Fatores a considera no processo de negociação
Fonte: COVA; CASALINHO (2020).
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De acordo com Cova e Casalinho (2020), são esses fatores que 
definem aquilo que deve ser observado antes e durante o processo 
de negociação para que se forme a melhor estratégia.
Quer aprender um pouco mais sobre como negociar por meio de 
técnicas e estratégias de negociação? Acesse o link abaixo e assis-
ta ao vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=yUEO8hpcA_U
https://www.youtube.com/watch?v=yUEO8hpcA_U
unidade 3
Arquivo e 
Documentação
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Arquivo
Objetivos específicos
Ao término deste capítulo, você deverá ser capaz de:
 • registrar entrada e saída de documentos, obedecendo normas.
 • controlar o fluxo de documentos, salvaguardando a ética 
e segurança.
 • organizar documentos e arquivos pertinentes à área de pessoal.
O que é arquivo?
Segundo Rodrigues (2006), não há uma definição de arquivo que 
seja definitiva. Esse conceito é reflexo da sociedade e de suas trans-
formações. Para a autora, arquivo é “um conjunto de documentos 
produzidos e recebidos no decurso das ações necessárias para o 
cumprimento da missão predefinida de uma determinada entidade 
coletiva, pessoa ou família.”
Os arquivos são voltados para a guarda e preservação de docu-
mentos, tornando-os disponíveis. Conforme Paes (2002), os arqui-
vos são classificados de acordo com: as entidades mantenedoras, 
os estágios de sua evolução, a extensão de sua atuação e a natureza 
dos documentos.
Classificação dos arquivos
Entidades mantenedoras
A partir das entidades mantenedoras, os arquivos podem ser 
públicos (federal, municipal, estadual), institucionais (igrejas, as-
sociações), comerciais (firmas, corporações) e familiares.
Estágios de evolução
Em relação aos estágios de evolução, os arquivos podem ser:
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a) arquivo de primeira idade ou corrente: são aqueles consultados 
com frequência e que o ideal é que estejam em fácil acesso;
b) arquivos de segunda idade ou intermediário: são aque-
les consultados com menos frequência, mas que ainda podem 
ser requisitados;
c) arquivos de terceira idade ou permanente: são aqueles que são 
conservados por seu valor histórico ou documental.
Extensão de atuação
No que diz respeito à extensão de sua atuação, os arquivos 
podem ser:
a) setoriais: estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cum-
prindo funções de arquivo corrente (PAES, 2002, p. 22);
b) gerais ou centrais: que se destinam a receber os documentos 
correntes provenientes de diversos órgãos, dessa forma, centrali-
zando as atividades de arquivo corrente (PAES, 2002, p. 22).
Natureza dos documentos
Segundo a natureza dos documentos, os arquivos são caracteri-
zados como: especial e especializado. O arquivo especial é aquele 
cujos documentos são de formas físicas diversas (fotografia, dis-
cos, slides etc.) e precisam de tratamento especial em relação ao 
armazenamento, registro, conservação, controle etc. Já no arquivo 
especializado estão os documentos de um campo específico, como 
arquivos médicos e hospitalares e arquivos de imprensa (PAES, 
2002, p. 22-23).
Técnicas de arquivo de documentos
O Departamento de Pessoal lida com grande fluxo de documen-
tação de empregados e guias de recolhimento e pagamento de en-
cargos trabalhistas, tributários, previdenciários e fiscais, dentre 
outros itens que fazem parte da rotina administrativa do setor. 
Portanto, documentação, guias e processos não podem ser perdi-
dos ou ficar inacessíveis. O DP também deve estaratento aos pra-
zos de arquivamento da documentação, assim como proteger as 
informações sigilosas.
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Como organizar os arquivos?
Além do arquivo físico, temos o arquivo eletrônico ou digital. 
Também é possível adquirir um aplicativo para gestão de docu-
mentos, como também contratar empresas especializadas em ar-
quivamento. Contudo, sempre haverá a guarda de documentos na 
empresa. Algumas estratégias de organização e arquivo de docu-
mentação são as seguintes:
 • Crie pastas e subpastas
Essa é uma das dicas mais importantes! No caso da documen-
tação impressa, o ideal é criar uma pasta para cada colaborador; os 
documentos e processos relativos de cada um deles devem ser ar-
quivados procurando obedecer à ordem cronológica. Embora cada 
colaborador tenha sua documentação arquivada em sua pasta, po-
dem também ser criados arquivos digitalizados. Para isso, podem 
ser criadas pastas no computador e todos os arquivos pertinentes 
ao colaborador deverão estar em sua pasta. O mesmo serve para as 
subpastas, que deverão estar na pasta de cada colaborador, separa-
das por tipos de documentos.
 • Nomeie as pastas e as subpastas
Para nomear cada pasta, é importante identificar o que consta em 
cada uma delas. Uma dica é usar o nome que facilita a identificação 
de todos que precisam ter acesso aos arquivos/documentação.
As subpastas que ficarão guardadas dentro da pasta devem ser 
nomeadas também obedecendo ao seu conteúdo. Se forem pastas 
em que constem nomes de colaboradores, eles devem ser escritos 
completos, como JUVENAL ANTENA DE SOUZA.
Dando como exemplo um Departamento de Pessoal:
JUVENAL ANTENA DE SOUZA – Sua pasta deverá conter toda 
a documentação que pertence a ele. Dentro dessa pasta poderão 
ser criadas várias subpastas, como “Avaliação de desempenho” ou 
“Contratos”, dependendo da necessidade do departamento.
 • Nomeie documentos eletrônicos e escaneados
Nessa primeira etapa, não muito diferente da anterior, consi-
deramos apenas documentos digitais, sejam eletrônicos ou esca-
neados. Os arquivos devem ser identificados pelo próprio nome do 
documento, já que dificilmente será feita uma consulta dele fora 
da pasta.
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Desse modo, convém nomear assim:
 ▶ correspondência expedida;
 ▶ ofícios;
 ▶ declarações e atestados.
Uma sugestão para otimizar ainda mais a gestão de documen-
tos é incluir a data no nome do arquivo:
Requerimento de auxílio-doença–24maio2019.
 • Insira datas nos documentos com mais de uma edição
Como já mencionamos, colocar datas pode fazer uma grande di-
ferença na gestão de documentos. Não confie na data indicada pelo 
sistema operacional, pois ela pode ser modificada facilmente.
Por exemplo: quando você abre o arquivo, faz uma alteração e o 
salva novamente ou quando salva sem querer antes de fazer qual-
quer modificação, ao transferir o documento de um diretório para 
outro, o mesmo problema pode aparecer.
Coloque a data completa, como neste exemplo:
Inicial – Previdenciária – Solicitação de pensão – JOAQUIM 
PEREIRADOSSANTOSXINSS–05jul2015.
 • Arquivos físicos
Muitos setores ainda trabalham com documentos físicos, mes-
mo que estejam migrando para a digitalização ou fazendo uso de 
sistemas informatizados.
Nesse caso, as pastas suspensas são uma forma de guardar a pa-
pelada em gavetas dispostas em arquivos verticais, sempre aces-
síveis para consulta. Além disso, elas devem ser organizadas em 
ordem alfabética para facilitar a identificação e agilizar o acesso.
A Figura 3.1 apresenta os tipos de pastas existentes.
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Pastas Suspensas
Indicada para o arquivamento de documentos em tamanhos 
oficio ou A4, muito utilizada em arquivo corrente. Possuem 
etiquetas verticais para identificação da documentação ou da 
pasta, são guardadas em armários ou arquivos de gavetas. 
Pastas L
Essas geralmente coloridas, permitem criar subdivisões dentro 
de outras pastas. 
Pasta AZ
Muito utilizada em arquivo corrente, ideal para o arquivamento de 
documentos em tamanhos ofícios ou A4. Possibilita a colocação de 
guias, indicando nome ou número do documento 
ou da pasta.
Pasta Sanfonada
Confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisórias e guias 
para indicar o assunto. 
Caixa Box ou Caixa de Arquivo
Muito utilizada para arquivar documentos antigos, chamados de 
arquivo morto ou inativo. Nela pode ser guardada a documentação 
da forma que achar mais conveniente para o arquivo.
Arquivo de gavetas
Os documentos são armazenados, geralmente, em pastas 
suspensas. É utilizado, quase sempre, nos arquivos correntes e é 
bastante prático na busca de documento. 
Fichário
Classifica-se como arquivo permanente. O fichário 
é um móvel de aço próprio para fichas, que pode ter 
uma, duas, três ou quatro gavetas ou estar conjuga-
do com gavetas para fichas e documentos.
Figura 3.1: Modelos de pastas e arquivos 
Fonte: Elaborada pelo autor.
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Métodos de arquivamento
Podemos dividir os métodos básicos em:
 • alfabético (principal elemento a ser considerado num documen-
to: nome);
 • geográfico (principal elemento: local ou procedência);
 • numérico (principal elemento: número);
 • ideográfico (principal elemento: assunto).
Figura 3.2: Métodos de arquivamento
Fonte: MIRANDA (2019, p.12).
Método alfabético
É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedece à 
ordem alfabética. Pode-se logo imaginar que não apresentará gran-
des dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, 
nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta.
Método numérico simples
Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do corres-
pondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabé-
tica deles, dispensando assim qualquer planejamento anterior do 
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arquivo. Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois ín-
dices em fichas. No primeiro, elas são arquivadas alfabeticamente, 
para que se saiba que número recebeu o correspondente ou assunto 
desejado e, no segundo, são arquivadas numericamente, de acordo 
com o número que recebeu o empregado ou o assunto, ao entrar 
para o arquivo. Esse último índice pode ser considerado tombo (re-
gistro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabe-se qual é o último 
número preenchido e assim é possível destinar o número seguinte 
a qualquer novo empregado que seja registrado.
Método alfabético numérico
Como se pode deduzir pelo nome, é um método que procura reu-
nir as vantagens dos métodos alfabético simples e numérico sim-
ples, tendo alcançado seu objetivo, pois dessa combinação resultou 
um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e 
a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido tam-
bém pelo nome de alfanumérico.
Método geográfico
Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a 
documentação de acordo com a divisão geográfica, isto é, de acor-
do com países, estados, cidades, municípios etc. As empresas que 
possuem uma quantidade significativa de empregados que atuam 
com vendas, por exemplo, o assistente de pessoal pode agrupar as 
pastas desses empregados de acordo com as praças onde operam. 
Método ideográfico ou por assunto
É um tipo de método específico que vai depender da interpreta-
ção dos documentos em análise, pois é um método que consiste em 
agrupar os documentos e pastas por assunto, o que pode apresentar 
certa dificuldade de escolher o melhor termo ou expressão que de-
finem o assunto.
 A importância do arquivo para o DP
O descarte indevido e/ou conservação inadequada pode acarre-
tar inúmeros prejuízos para o DP. É um arquivo que contém muitas 
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informaçõessigilosas, que podem ser acionadas a qualquer tempo 
por conta de ações trabalhistas. Por exemplo, portanto, é preciso 
que o arquivo esteja sempre organizado e os documentos, bem con-
servados e digitalizados.
É muito importante ter um calendário sempre atualizado com 
as demandas e prazos do DP e um checklist. Atrasos podem acarre-
tar em multas, como também conflitos com funcionários, portanto, 
é necessário ter organização e controle dos processos. 
Digitalizar os documentos é uma forma de conservá-los adequa-
damente por mais tempo, como também de liberar espaço no ar-
quivo físico (a depender do documento). Porém, é necessário aten-
ção ao armazenamento por conter informações confidenciais.
Para saber um pouco mais sobre a organização de arquivos físi-
cos, acesse o link abaixo e assista ao vídeo:
https://www.youtube.com/watch?v=Fq7LhHQ1Qg4
Documento
Objetivos específicos
Ao término deste capítulo, você deverá ser capaz de:
 • registrar entrada e saída de documentos, obedecendo normas;
 • controlar o fluxo de documentos, salvaguardando a ética 
e segurança;
 • organizar documentos e arquivos pertinentes à área de pessoal.
O que é documento?
Segundo a Fundação Roberto Marinho (2019, p. 14): “Documento 
é qualquer tipo de informação que está registrada de alguma forma 
e que comprova um fato”.
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https://www.youtube.com/watch?v=Fq7LhHQ1Qg4
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Temos como exemplo de documentos: e-mail, carta, certidão, 
notas fiscais etc.
Os documentos podem ser físicos, ou seja, aqueles que se repre-
sentam por meio do papel, da impressão, que pode ser “palpável”. 
Além disso, existem os documento digitais, aqueles que são arma-
zenas em software ou em pastas digitais.
Atualmente todos os documentos físicos podem ser facilmente 
digitalizados, mas ainda boa parte deles fazem parte da rotina da 
vida das pessoas e das organizações.
A função do documento
A maneira mais precisa que as organizações têm para registrar 
todas as informações se dá por meio dos documentos. Também é 
essencial que as empresas registrem as informações de seus em-
pregados, clientes e fornecedores.
Toda a rotina da empresa deve ser registrada por meio dos do-
cumentos como atas de reuniões, circulares, relatórios etc., portan-
to, é importante que toda a documentação seja organizada, a fim 
de possibilitar a sua consulta a qualquer momento, principalmente 
na necessidade de comprovar a realização de tarefas como paga-
mento de contas, pagamentos de empregados, registros financei-
ros, dentre outras.
Como controlar a entrada e saída de 
documentos?
Para controlar a entrada e a saída de documentos pode-se usar 
o protocolo. No protocolo, normalmente anota a data de envio, o re-
metente e o destinatário do documento. Quem recebe o documento 
assina o protocolo para que o remetente possa comprovar que este 
foi entregue.
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Figura 3.3: Fluxo de entrada e saída de documento
Fonte: Fundação Roberto Marinho (2019).
Tipos de documentos organizacionais
Existem diversos tipos de documento, conforme mencionado 
anteriormente, mas alguns deles ajudam no fluxo de comunicação 
nas organizações:
 • carta comercial;
 • memorando;
 • circular;
 • ofício;
 • ata;
 • relatório;
 • declaração;
 • e-mail.
Carta comercial
A carta é um dos meios de comunicação mais importantes 
da história da humanidade, constituída por algumas folhas onde 
uma pessoa escreve uma mensagem ou um texto que, em segui-
da, é enviado a um destinatário. Nas organizações, é muito usual 
para transmitir ou solicitar qualquer tipo de informação e também 
como instrumento de negociação.
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Figura 3.4: Exemplo de carta comercial 
Fonte: Adaptada de Fundação Roberto Marinho (2019).
IMPORTANTE: Além do modelo apresentado, existem várias outras 
formas de elaborar uma carta comercial. Ao elaborar esse tipo de 
documento, é importante considerar a necessidade da organização, 
o assunto de que a carta vai tratar, a relação com o destinatário (se 
mais ou menos formalidade), dentre outras considerações. 
Memorando
Usado, nas organizações, como instrumento de comunicação 
interna com maior rapidez. Apresenta texto breve e direto na forma 
de comunicar.
Usamos como exemplo, de acordo com a Figura 3.5, um memo-
rando em que o Departamento de Administração de Pessoal enca-
minha ao Departamento Financeiro a folha de pagamento do mês, 
para que o setor destinatário possa tomar as providências de paga-
mento aos colaboradores.
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Figura 3.5: Exemplo de memorando
Fonte: Elaborado pelo autor.
Circular
Usado com frequência quando existe a necessidade de trans-
mitir avisos para um determinado número de pessoas de uma vez 
só. Pode ser usada também para emitir mensagens, instruções 
e ordens.
Usamos como exemplo, conforme pode ser observado na Figura 
3.6, uma circular em que o Departamento de Recursos Humanos 
informa a todos os demais colaboradores o não funcionamento do 
setor em uma determinada situação de emenda de feriado. 
Figura 3.6: Exemplo de circular
Fonte: Elaborada pelo autor.
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Ofício
Este tipo de correspondência é semelhante à carta comercial, 
porém ela é dirigida de um órgão para outro, ou de um indivíduo 
para o outro, em caráter oficial.
Figura 3.7: Exemplo de ofício
Fonte: Elaborado pelo autor.
Ata
É um documento que registra, normalmente de maneira resu-
mida, as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reu-
niões e assembleias. Nela consta a data em que ocorreu o evento, 
nome das pessoas presentes e os detalhes de cada assunto tratado.
Relatório
É um tipo de documento que descreve alguma ocorrência. É fun-
damental para documentar fatos, problemas, soluções e resultados 
de algum projeto ou processo.
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Declaração
Este tipo de documento é emitido com a finalidade de confirmar 
ou garantir o atestado ou direito para uma determinada pessoa.
Figura 3.8: Exemplo de declaração
Fonte: Elaborada pelo autor.
E-mail ou correio eletrônico
Por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal 
forma de comunicação para transmissão de documentos.
Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua 
flexibilidade. Assim, não interessa definir uma forma rígida para 
sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem in-
compatível com uma comunicação oficial.
O campo assunto do formulário do correio eletrônico deve ser 
preenchido de modo a facilitar o entendimento do assunto a ser 
tratado na mensagem.
A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer infor-
mações mínimas sobre seu conteúdo. Sempre que disponível, de-
ve-se utilizar o recurso de confirmação de leitura. Caso não esteja 
disponível, deve constar da mensagem o pedido de confirmação 
de recebimento.
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Documentos do DP e a conservação
Por quanto tempo os documentos do Departamento de Pessoal 
devem ficar arquivados e ser conservados?
Enquanto os documentos estiverem dentro da validade jurídi-
ca, existe a obrigação legal de mantê-los em perfeitas condições de 
preservação. Interessante notar que grande parte dos documentos 
administrativos possui validade de 5 (cinco) anos.
Quadro 2.2: Tempo de arquivo e conservação de documentos destinados ao DP
Documentos
Tempo de
guarda
Documentos
Tempo de
guarda
Aviso prévio (comuni-
cado) 2 anos PIS/COFINS 5 anos
Termo de rescisão do 
CT 2 anos DARFs (PIS) 10 anos
Pedido de demissão 2 anos Recibos de pagamento de férias 10 anos
Acordo de 
compensação de horas 5 anos
Recibos de pagamento 
de salário 10 anos
Acordo de prorrogação 
de horas 5 anos
Recibos de pagamento 
do 13º salário