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G ES TÃ O D O CU M EN TA L 1 Os materiais produzidos para os cursos ofertados na Plataforma Eskada e intermediados pelo UEMAnet/UEMA são licenciados nos termos da Licença Creative Commons – Atribuição – Não Co- mercial – Compartilhada, podendo a obra ser remixada, adaptada e servir para criação de obras derivadas, desde que com fins não comerciais, que seja atribuído crédito ao autor e que as obras derivadas sejam licenciadas sob a mesma licença. UNIVERSIDADE ESTADUAL DO MARANHÃO - UEMA Reitor Gustavo Pereira da Costa Vice-Reitor Walter Canales Sant´ana Pró-Reitora de Graduação Fabíola de Jesus Soares Santana Núcleo de Tecnologias para Educação Ilka Márcia Ribeiro S. Serra - Coordenadora Geral Sistema Universidade Aberta do Brasil Ilka Márcia R. S. Serra - Coord. Geral Maria das Graças Neri Ferreira - Coord. Adjunta | Coord. de Curso Coordenação do Setor Design Educacional Cristiane Costa Peixoto – Coord. Administrativa Danielle Martins Leite Fernandes Lima - Coord. Pedagógica Professores Conteudistas Bruno Braga Fernandes Cristiane de Jesus Pereira Gaspar Marcos Vinícius dos Santos Ricardo da Silva Santos Neto Designer de Linguagem Maria das Dores Coutinho Designers Pedagógicas Aline Silva Varela Erica Costa Sousa Lidiane Saraiva Ferreira Lima Projeto Gráfico e Diagramação Marcos Adriano Gatinho Lopes Nayana Gatinho da Silva Capa Nayana Gatinho da Silva Gaspar, Cristiane de Jesus Pereira Gestão Documental [ebook]. / Cristiane de Jesus Pereira Gaspar (org.) et al. – São Luís: UEMAnet, 2022. 56 f. ISBN: 1.Arquivo. 2.Gestão documental. 3.Sistemas de informações. I. Fernandes, Bruno Braga. II.Santos, Marcos Vinícius dos. III.Santos Neto, Ricardo da Silva. CDU: 658.012 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO MÓDULO 1 - PRINCIPAIS CONCEITOS 1.1 Afinal, o que é Gestão de documentos? RESUMO REFERÊNCIAS MÓDULO 2 - CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS 2.1 Valor do documento 2.2 Atributo 2.3 Espécie 2.4 Gênero 2.5 Natureza RESUMO REFERÊNCIAS MÓDULO 3 - ESTÁGIOS DO DOCUMENTO 3.1 Fases da gestão documental 3.2 Teoria das Três Idades 3.3 Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade RESUMO REFERÊNCIAS MÓDULO 4 - HIGIENIZAÇÃO, ACONDICIONAMENTO, RESTAURAÇÃO E DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS 4.1 Introdução 4.2 Higienização 4.3 Acondicionamento 4.4 Restauração 4.5 Digitalização RESUMO REFERÊNCIAS MÓDULO 5 - LOGÍSTICA E SISTEMAS DE INFORMAÇÕES DE DOCUMENTOS 5.1 Mas, afinal, o que é logística? 5.2 Mas, como ocorreu o surgimento da logística? RESUMO REFERÊNCIAS 04 05 05 08 09 11 12 13 14 15 15 16 26 27 31 33 40 43 44 46 47 53 54 17 18 20 24 25 10 17 26 46 G ES TÃ O D O CU M EN TA L 4 Caro (a) cursista! Seja bem-vindo(a) ao curso de Gestão Documental. Este visa levá-lo a compreen- der, de forma significativa e prática, o correto manuseio de documentos para aplicação em suas rotinas administrativas, por meio do uso do conhecimento geral e amplo so- bre o histórico e os principais conceitos. Além disso, as características, estágios, avalia- ção, destinação e armazenamento destes materiais. O correto gerenciamento de documentos depende do domínio de técnicas in- dispensáveis ao trato com as informações contidas nos mais diversos suportes. Nesse sentido, o conhecimento acerca dos princípios da gestão documental são fundamen- tais aos mais diversos expedientes como forma de garantir a eficiência e eficácia das rotinas administrativas, bem como o respeito às leis que regem os processos de cria- ção, uso e guarda desses materiais. Este curso está dividido em cinco módulos que abordam importantes questões sobre a gestão documental. São eles: O módulo 1 apresenta os principais conceitos englobados por esta área e a legislação que normatizam suas práticas. O módulo 2 elenca e explica as características dos documentos, ou seja, o que faz de cada documento uma peça única. O módulo 3 engloba a Teoria das Três Idades documentais e a relação desta com os planos de classificação, tabelas de temporalidade, guarda e destinação final. O módulo 4 apresenta as principais técnicas e os cuidados relacionados aos pro- cessos de higienização, acondicionamento, restauração e digitalização. O módulo 5 destaca como a logística pode ser empregada na gestão documental. Esperamos que você tenha um bom panorama do que é gestão documental e como as técnicas e os métodos empregados são indispensáveis a práticas responsá- veis e assertivas. Bons estudos! APRESENTAÇÃO G ES TÃ O D O CU M EN TA L 5 Objetivos Específicos: • Compreender os processos que regem a gestão de documentos; • Identificar a qualidade nos processos de gestão de documentos; • Descrever as normas de padronização. Caro cursista, atualmente estamos na era da informação. O quantitativo eleva- do e a variedades de documentos que são produzidos é massivo tanto nas organiza- ções públicas como nas privadas. Compreender os processos que regem a gestão de documentos é fundamental para que as organizações tenham o acesso à informação de maneira rápida e assertiva. Ao longo deste curso, irá ser evidenciado os principais conceitos e metodologias de gerenciamento, controle, arquivamento, eliminação, leis e normas internacionais de padronizações, como a International Organization for Stan- dardization (ISO) 9001 e 14001. 1.1 Afinal, o que é Gestão de documentos? Devido ao volume de documentos produzidos pelas organizações públicas ou privadas, foi estabelecido um método que visa à avaliação, à seleção e à eliminação de documentos em arquivos. Com isso, surgiu o termo “gestão de documentos”, tendo como o objetivo a economia e eficiência em diferentes processos, da produção à des- tinação final de documentos. De acordo com a Lei Federal nº8.159, a gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL, 1991). MÓDULO 01 PRINCIPAIS CONCEITOS G ES TÃ O D O CU M EN TA L 6 1.1.1 A qualidade nos processos de gestão de documentos Sempre que se fala em percepção de qualidade, normalmente se remete a produtos. Entretanto, é preciso perceber a diferença que essa condição pode fazer no mercado dos serviços, em especial, na gestão de documentos arquivísticos. De acordo com Campos (2014), um produto ou serviço de qualidade é o que corresponde aos requisitos de confiança, acessibilidade, segurança, e ser entregue no tempo certo e de acordo com as especificações do cliente. Para Juran (1992), o con- ceito de qualidade em serviços é a técnica de solucionar um determinado problema de forma satisfatória para as necessidades da organização. Normas de padronização A International Organization for Standardization (ISO) traduzindo para o por- tuguês, Organização Internacional de Padronização, é a responsável pelas normas de padronização em todo o mundo. Trata-se de uma organização internacional com sede em Genebra, fundada em 1946, que objetiva o desenvolvimento de normas técnicas para aplicação mundial, possuindo grande representatividade no estabelecimento de padrões internacionais para a gestão (CORREIA; MELO; MEDEIROS, 2006; GALBINSKI, 2008). A norma ISO 9001 é um padrão certificável de qualidade que foca principal- mente a obtenção de processos eficazes e clientes satisfeitos. Este padrão é aplicável a todas as organizações, públicas ou privadas que ofertam produtos ou serviços, inde- pendente do seu tamanho. Esta norma estabelece processos estruturados e organi- zados, tornando-se a base fundamental para o avanço da qualidade e, consequente- mente, da gestão documental (DOUGLAS; COLEMAN; ODDY, 2003). A ISO 9001:2015, por meio de sua seção 7.5 (informação documentada), evi- dencia recomendações quanto à criação e controle dos documentos visando asse- gurar a eficácia e eficiência da gestão de documentos resultantes de um sistemade gestão da qualidade. Vejamos quais itens são requeridos na informação documentada de acordo com a norma: • Das Generalidades: o sistema de qualidade da organização deve conter informação documentada. A extensão da informação documentada para um sistema de gestão da qua- lidade pode diferir de uma organização para outra devido a diversas questões, como: ao porte, processo, atividade, produtos e serviços; complexidade de processos e suas interações e competência de pessoas. G ES TÃ O D O CU M EN TA L 7 O sistema de gestão ambiental a partir da norma ISO 14001 tem como finali- dade, para a gestão de documentos, orientar as organizações em relação à exclusão destes documentos com consciência ao meio ambiente, a partir da separação, or- ganização, monitoramento e controle, optando-se pelo processo de reciclagem dos resíduos. Para os autores Melnyk; Sroufe; Calantone (2002), o propósito dos sistemas de gestão ambiental pode ser sintetizado como uma possibilidade de desenvolver, imple- mentar, organizar, coordenar e monitorar as atividades organizacionais relacionadas ao meio ambiente visando à conformidade e redução de resíduos. Segundo os autores Chan & Wong (2006), além de contribuir com a responsa- bilidade social e com o cumprimento da legislação, estes sistemas possibilitam identi- ficar oportunidades de redução do uso de materiais e energia e melhorar a eficiência dos processos. A partir disto, a interação entre os aspectos teórico, metodológico, legal e prático é essencial para um projeto de gestão documental eficiente e que venha a se aperfeiçoar a partir da adoção tecnológica típica de um sistema de gestão da qualida- de. Um exemplo do aspecto teórico é a Teoria das Três Idades, relacionado com o ciclo vital de um documento, popularmente conhecida no meio da gestão de documentos como “fase corrente, intermediária e permanente”. Um exemplo do aspecto metodológico é a construção do Plano de Classifi- cação dos Documentos (PCD) responsável pela organização desse material em uma estrutura hierárquica e a Tabela de Temporalidade (TTD) sendo o instrumento que de- fine o prazo de guarda e destinação final destes documentos. Um exemplo do aspecto legal, corresponde à compreensão do documento como meio essencial no sistema de gestão documental. • Criando e atualizando a informação documentada: a organização deve assegurar a documentação quanto à identificação e descrição (um título, data, autor ou número). Assegurar quanto ao formato (como a linguagem, a versão de software, os gráficos) e meio (como um papel ou documento eletrônico). • Controle da informação documentada: seja disponível e adequada para utilização, onde e quando ela for importante; esteja protegida suficiente- mente (por exemplo: contra perda de confidencialidade, uso impróprio ou perda de integridade). • Controle da organização para a informação documentada: distribuição, acesso, recuperação e uso; armazenamento e preservação; controle, reten- ção e disposição. G ES TÃ O D O CU M EN TA L 8 O aspecto prático e a definição da política da gestão documental de uma or- ganização que estão relacionados aos procedimentos de controle, higienização, acon- dicionamento, restauração e eliminação dos documentos. A partir deste aspecto, um documento pode ser localizado ou excluído de modo seguro, rápido, eficaz e no me- nor tempo possível, quando e onde o solicitante desejar. O aspecto essencial está relacionado aos fluxos documentais inerentes aos processos de negócios e respectivas atividades que podem ser visualizadas por meio da cadeia a seguir: Figura 1- Fluxo Documental. Fonte: Aganette, Teixeira e Almeida (2015). Na Figura 1, o termo “processo” diz respeito ao fluxo de trabalho que contém entradas e saídas bem definidas. Por “atividade”, entende-se a operação em si, ou seja, a execução da tarefa constituinte do processo. Quanto ao termo “dossiê”, nesse contexto, diz respeito ao conjunto de peças documentais sobre um assunto específico. A “tipologia” especifica cada tipo de documento, a menor parte do dossiê, via de regra denominada “peça documental” (AGANETTE, TEIXEIRA e ALMEIDA, 2015). A gestão documental não pretende atender apenas aos interesses imediatos da organização, mas assegurar que os documentos indispensáveis à reconstituição histórica da organização sejam preservados, garantindo o direito à memória e fins pro- cessuais ou administrativos. Reconhecendo-se a importância estratégica do sistema de gestão de documentos, em termos de simplificação e normalização de processos e procedimentos de trabalho, é possível observar a importância da transversalidade desses sistemas nas organizações (LEITÃO, 2010). Por meio dos constructos teóricos, nos próximos módulos, serão evidenciadas leis, politicas, normas, metodologias de gerenciamento, controle, arquivamento e elimi- nação que possibilitam as organizações gerenciar e controlar todo volume documental. RESUMO Neste módulo, conhecemos os aspectos e características iniciais da gestão de documentos, identificamos as qualidades relacionadas nos serviços documentais e os requisitos e especificações para construção de um sistema de gestão de documentos eficiente. PROCESSO ATIVIDADE DOSSIÊ TIPOLOGIA G ES TÃ O D O CU M EN TA L 9 ABNT NBR ISO 9001:2008: Sistemas de gestão da qualidade - requisitos. Rio de Janeiro, 2008. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. ASSOCIAÇÃO Brasileira De Normas Técnicas (2004), NBR ISO 14001 – Sistema de ges- tão ambiental: especificação e diretrizes para uso. Rio de Janeiro: ABNT. AGANETTE, E.C.; TEIXEIRA, L.M.D.; ALMEIDA, M.B. A prática arquivista e a gestão de conteúdo organizacional: relato de experiência em empresa do setor energético. Tendências da Pesquisa Brasileira em Ciência da Informação, v.8, n.1, jan./jun. 2015. BRASIL. Lei n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasí- lia, 09 jan. 1991. CAMPOS, V. Falconi. TQC: Controle da qualidade total (no estilo japonês). 9 ed. Nova Lima, MG: Editora Falconi, 2014. CORREIA, L. C. C.; MELO, M. A. N.; MEDEIROS, D. D. Modelo de diagnóstico e imple- mentação de um sistema de gestão da qualidade: estudo de um caso. Produção, v. 16, n. 1, p. 111-125, 2006. DOUGLAS, A.; COLEMAN, S.; ODDY, R. The case for ISO 9000. The TQM Magazine, v. 15, n. 5, p. 316-324, 2003. HAN, E. S. W.; WONG, S. C. K. Motivations for ISO 14001 in the hotel industry. Tou- rism Management, v. 27, n. 3, 2006. JURAN, J.M.. A qualidade desde o projeto: Os novos passos para o planejamento da qualidade em produtos e serviços. 3 ed. São Paulo: Ed. Pinoneira,1992. MELNYK, S. A.; SROUFE, R. P.; CALANTONE, R. Assessing the impact of environmen- tal management systems on corporate and environmental performance. Journal of Operations Management, v. 21, n. 3. LEITÃO, J. F. V. A Gestão Documental e a Gestão da Qualidade: o município da Lou- rinhã. 2010. 226 f. Dissertação (Mestrado em Ciências da Documentação e Informa- ção) – Universidade de Lisboa, Faculdade de Letras, Lisboa, 2010. Disponível em: < https://repositorio.ul.pt/> Acesso em: 10 jan. 2022. REFERÊNCIAS
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