Tecnologias da Informação

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Professora autora/conteudista:
LUANA SILVA DE OLIVEIRA
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SUMÁRIO
Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1 . Sociedade da Informação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2 . Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
3 . Organização da informação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
3.1 Estrutura conceitual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
3.1.1 Contexto histórico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3.1.2 Contexto filosófico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
4 . Informação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
5 . Teoria Geral dos Sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
6 . Estruturação de sistemas de informação, utilização e atualização da tecnologia da 
informação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
7 . Disponibilização e segurança das informações . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
8 . Gestão de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
8.1 Conceito e aplicabilidade da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) . . . . .25
8.2 Especificidades da GED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Conclusão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Glossário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Referências bibliográficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
 
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INTRODUÇÃO
Vivemos em tempos em que a informação é disponibilizada em tempo real e cresce 
desordenadamente. A cada segundo um post é criado nas redes sociais, muitos sem fonte confiável, 
mas hoje é disso que a sociedade vive: a instantaneidade da informação.
Com o advento das tecnologias da informação e da internet, os processos de trabalho passaram 
a ser desenhados em sistemas e seus dados coletados, gerando funções, atividades e resultados.
Nosso objetivo é compreender as necessidades de informação da sociedade e o uso de tecnologias 
para atendê-las, mais especificamente os sistemas de gestão eletrônica de documentos, nesse 
contexto.
1. SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO
Nós fomos educados para viver em uma sociedade que não existe mais. Na sociedade feudal 
(Idade Média) a sociedade era agrícola, os valores eram voltados para o cultivo da terra e produção 
era artesanal.
Na sequência, avançamos para a sociedade industrial (século XVIII), na qual surgiram as máquinas 
e indústrias, trazendo a divisão do trabalho por especialidade, onde a riqueza estava concentrada 
na matéria-prima, terra, energia, capital e controle de produção.
Hoje temos a sociedade da informação e do conhecimento, que surgiu no século XX, a partir do 
termo “globalização”. Esse tipo de sociedade ainda está em expansão e em processo de formação.
 
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Figura 1 – Transformação da sociedade
Sociedade Agrícola
- Caça
- Terra
Revolução Industrial Revolução da informação
Sociedade
Industrial
- Indústria
- Energia
Sociedade
da Informação
- Informação
- Conhecimento
Fonte: elaborado pela autora (imagens de: alohamalakhov / pixabay.
com; MustangJoe / pixabay.com e rawpixel / freepik.com)
Sabe-se que a tecnologia veio com o propósito de minimizar os esforços no ambiente de 
trabalho, trazendo controle, qualidade e utilidade para a sociedade em geral. As TICs (Tecnologias 
da Informação e Comunicação) mudaram a visão das pessoas no sentido de agregar algo em que 
elas mesmas podem criar, usar e alterar sobre o seu estilo de vida.
Dessa nova maneira de pensar, pode-se conceituar “Sociedade da Informação” como uma 
sociedade que predominantemente utiliza as tecnologias de informação e comunicação para a troca 
de dados e informações em formato digital e que suporta a interação entre indivíduos e organizações 
com recurso, prática e métodos em construção permanente (GOUVEIA; GAIO, 2004).
Ao longo da história, o homem tem criado os mais diversos meios e ferramentas para se 
comunicar, a fim de melhorar o seu padrão de vida, mas as conclusões sobre esse novo estilo de 
vida ainda não são exatas e são complexas.
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Figura 2 – Meios e ferramentas de comunicação
Fonte: Elaborado pelo autor (imagens de: Free-Photos / pixabay.com; JESHOOTS-com / pixabay.
com; niekverlaan / pixabay.com; ChristopherPluta / pixabay.com; mojzagrebinfo / pixabay.com.
Nesse sentido, constata-se que há um uso intensivo das tecnologias da informação e comunicação. 
A informação/documento digital cresce e observa-se uma rede organizada de informações.
2. TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (TICS)
A cada dia, a nossa cultura inclui o uso de tecnologia para gerar processos de comunicação, 
utilizando-se de diferentes códigos, o que mostra a maneira como nos relacionamos.
As TICs, além de transmitirem informações, proporcionam novas maneiras de ordenação da 
experiência dos homens, com vários reflexos, especialmente no entendimento e no comportamento 
humano sobre o meio em que vive e sobre si mesmo. A aplicação de produtos do mercado informacional, 
além de proporcionar novas formas de interação, gera novas formas de produzir o conhecimento.
O controle da tecnologia só faz sentido quando se torna parte do âmbito da correspondência 
entre homem × sociedade, assim, ela retrata as maneiras de se manter e transformar as relações 
sociais, políticas e econômicas, salientando o obstáculo entre os que podem e os que não podem 
ter acesso a ela.
Diante disso, podemos definir Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs), como a 
“conjugação da tecnologia computacional ou informática com a tecnologia das telecomunicações 
 
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que tem na Internet e mais particularmente na World Wide Web (WWW) a sua mais forte expressão” 
(TAVARES; GOMES, 2014, p. 22).
TIC é definida também como um conjunto de tecnologias, usadas de maneira integrada, com um 
propósito comum. As Tecnologias de Informação e Comunicação são utilizadas das mais diversas 
maneiras, na administração (gestão de processos, documentos e informações), na educação 
(conhecimento, e EaD – Educação a Distância), no comércio (na gestão, nas diversas formas de 
publicidade), na indústria (no processo de automatização) e no setor de investimentos (informação 
simultânea e comunicação imediata).
A criação de softwares e hardwares garante a operacionalização da comunicação e dos processos 
decorrentesem meios virtuais. Contudo, foi a popularização da internet que potencializou o uso 
das TICs em diversos campos.
Por meio da internet, novos sistemas de comunicação e informação foram criados, formando 
uma verdadeira rede. O estabelecimento do e-mail, dos chats, os fóruns, a agenda de grupo online, 
as redes sociais, webcam, entre outros, inovaram a maneira como as pessoas se relacionam.
Por meio do espírito colaborativo, profissionais geograficamente distantes trabalham em equipe. 
A troca de informações gera convivência progressiva e habilidades entre os profissionais.
Formas novas de interação das TICs são estruturadas e uma das áreas mais favorecidas é a do 
ensino. Na educação presencial, as TICs são mencionadas como otimizadoras dos processos de 
ensino e aprendizado. Outrossim, a tecnologia traz a chance de um desenvolvimento maior para 
as pessoas portadoras de necessidades especiais.
As Tecnologias da Informação e Comunicação, caracterizam, ainda, um progresso na EaD. Com a 
formação de espaços virtuais de aprendizagem, os educandos têm a oportunidade de se aproximar, 
dividindo informações e vivências. Os tutores têm a possibilidade de materializar trabalhos em 
grupos, discussões, fóruns, dentre outras maneiras de tornar o conhecimento mais relevante. Dessa 
maneira, a gestão do conhecimento depende do suporte e da vontade de cada sujeito.
A popularização da informação, associada à inclusão digital, pode se tornar um marco 
dessa modernidade. Entretanto, é necessário que se compreenda a diferença entre informação e 
conhecimento. Sem dubiedade, vivemos na era da informação.
 
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3. ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Um Sistema de Informação (SI), para ser atrativo, deve funcionar sobre um fundamento intelectual, 
que consiste em (SVENONIUS, 2000):
• uma ideologia, formulada em termos de propósitos (objetivos que devem ser alcançados por 
um sistema de organização da informação) e princípios (diretivas que guiam o processo);
• formalizações de processos envolvidos na organização da informação, tais como os previstos 
pelas conceituações linguísticas e modelos de entidade-atributo-relacionamento;
• conhecimentos adquiridos através de pesquisas, particularmente os que expressaram alto 
nível de generalizações sobre o projeto e uso dos sistemas de organização;
• na medida em que uma disciplina é definida por seu foco de pesquisa, os problemas-chave 
necessitam ser resolvidos de forma inteligente para o avanço da Ciência da Informação.
3.1 Estrutura conceitual
Sobre a estrutura conceitual, esta é importante para certificar que a discussão não se torne 
interpretativa e ao mesmo tempo amarre-se à condição dos conceitos e fundamentos.
O sistema contextual aqui adotado, por exemplo, visa arranjar a informação num cenário 
histórico-filosófico, cuja característica enfatizada é que a informação é organizada descrevendo-a 
numa sugestão especial de linguagem.
Vamos destacar as particularidades que devem ser observadas sobre os sistemas de organização 
da informação:
• A primeira delas é que o sistema deve trabalhar com os problemas que interferem na eficiência 
do acesso à informação (novas tecnologias, variedade dos tipos de informação, anomalias na 
linguagem de recuperação, internet etc.)
• A segunda é que os sistemas bibliográficos tradicionais continuem interessantes pela visão 
expressa em suas ideologias, ou seja, não percam seu valor, até porque é por conta dessa 
maneira de “pensar” que os sistemas digitais foram criados.
 
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3.1.1 Contexto histórico
Para compreendermos como a informação foi organizada, destacamos sua origem até os dias 
atuais.
Figura 3 – Organização da informação - história
 Catalogação descritiva e de 
assunto de origem anglo-
americana (anglo-saxônica)
durante o último século.
Sistemas de classi�cação bibliográ�ca
utilizados nas bibliotecas até hoje: CDD
(Classi�cação Decimal de Dewey),
Classi�cação da Biblioteca do Congresso
(LCC), CDU (Classi�cação Decimal 
Universal), Lista de cabeçalho de assunto da
Biblioteca do Congresso (LCSH), Regras de 
Catalogação Norte-Americanas
(AACR/AACR2)
Proliferação de novas
mídias (�tas de áudio, 
disquete, CD, DVD,
pendrive, documento 
eletrônico etc.).
Necessidade de controle bibliográ�co 
universal
Explosão da informação; revolução 
computacional.
Fonte: elaborado pela autora.
 
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3.1.2 Contexto filosófico
A partir dessas ideias, apresentamos os importantes fundamentos intelectuais da organização 
da informação explanados em três movimentos filosóficos:
Filosofia de sistemas: a teoria geral dos sistemas é uma expressão da ideologia filosófica 
mais ampla. Sua crença engloba uma fé para aquilo que foi criado. É um modo de olhar para os 
acontecimentos em termos de sua ordenação e estrutura.
A filosofia procede a prática da avaliação dos sistemas em sua forma mais abrangente. É o exame 
de um objeto de estudo, baseado no exame como um sistema, cujas várias partes são integradas 
num conexo todo para que os objetivos sejam alcançados.
Charles Cutter (1972), um bibliotecário sistematizador, enfatiza que alguns desses pensamentos 
sobre sistemas em disciplinas são importantíssimos para a catalogação.
Na figura 4, podemos verificar um fragmento da Tabela de Cutter, que é usada para catalogar 
livros em bibliotecas. A tabela mostra todas as letras para designar as categorias de livros, em 
discordância com a Classificação Decimal de Dewey, que emprega apenas números.
 
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Figura 4 – Tabela Cutter-Sanborn
Fonte: <http://203.241.185.12/asd/board/Author/upfile/abcd.htm>.
 
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Filosofia da ciência: esse movimento (positivismo lógico) é apresentado como o princípio 
da verificabilidade, ou seja, uma sugestão verificada que tem concepções que possam ser 
operacionalizadas, interpretadas como variáveis e definidas de modo que possam ser suputadas. 
Como exemplos temos a webometria, a bibliometria, a cientometria etc.
As métricas servem para mostrar a quantidade atingida de objetivos da recuperação da informação 
(pertinência, revocação, especificidade, exaustividade, recuperação efetiva etc.).
Filosofia da linguagem: aqui a informação deve ser vista como um tipo particular de uso da 
linguagem, a “indexação sistemática”, estabelecida por Kaiser, que classifica os termos simples em 
categorias semânticas e os termos compostos são classificados usando regras de sintaxe definidas.
4. INFORMAÇÃO
Desde o surgimento da humanidade, a informação sempre se manteve presente de diversas 
maneiras, formas e técnicas. Hoje elas agregam valor na administração e com o advento das 
tecnologias da informação, ela passou a ser ainda mais considerada. Dessa maneira, observe 
na imagem a seguir como podemos desenhar a seguinte ideia sobre o processo de produção da 
informação e conhecimento.
Figura 5 – Produção da Informação e do Conhecimento
Dados Informação
Se dá por meio de
 simples observações 
acerca do mundo
Requer análise
Dados com 
propósito e são
relevantes
Exige consenso 
em relação ao 
signi�cado
O homem deve
mediar
É fácil estruturar e 
pode ser obtido por 
meio de máquinas
Pode ser 
quanti�cado e 
transferido
Conhecimento
A informação agrega
valor e está inserida 
em um contexto
Tem di�culdade em
estruturar e ser 
captada por máquinas
Frequentemente
tácito e de difícil
transferência
Fonte: elaborado pela autora.
 
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Dessa forma, podemos concluir que:
• a informação é algo que se recebe ou é obtido por meio de outra informação;
• o ato de informar é realizado por meio de mecanismos que enviam uma mensagem (comunicação);
• a informação é o conteúdo de uma mensagem ou algo que é comunicado.
Segundo Davenport (1998), os dados estão relacionados com a coleta e organização e podem 
ser registros numéricos ou não, relacionados com situações, ocorrências, resultados ou operações. 
Já a informação ocupa um patamar no meio da pirâmide, onde atua no resultado da pesquisasobre 
um conjunto de dados, seguido de uma análise, explicitando como uma mensagem com valor, já 
inserida em um contexto.
Por fim, no topo da pirâmide, encontramos o conhecimento, onde atua no processo de tomada de 
decisão, de forma sintetizada, refletindo os estados mentais que estão em constante transformação, 
cujos processos associados às articulações são inerentes à mente humana e seu saber. Dessa 
forma, podemos inferir que os dados, apesar de não terem significados inerentes, são relevantes, 
pois constituem matéria essencial para a criação da informação.
Figura 6 – Pirâmide do conhecimento
Conhecimento
Informação
Dados
Fonte: elaborado pela autora.
 
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Só que para isso a informação tem que ser contextualizada dentro de um ambiente e de uma 
realidade. Deve ser categorizada, calculada, corrigida e condensada, podendo trazer uma visão mais 
analítica do contexto na qual está inserida.
Em seu contexto histórico podemos perceber a evolução da informação, conforme a imagem 
a seguir:
Figura 7 – Evolução da informação
Pré-História: contagem com paus, 
pedras e riscos
5550 a. C: contagem e cálculos, 
através do ábaco
Século XIX: máquina de
computação de engrenagens
a vapor 
Século XX: computador para uso militar =
 Electronic Numerical Integrator and Computer (Eniac)
Década de 1970 = PC - Apple
Década de 1980 = IBM 
Hoje: supercomputadores
1642: calculadora mecânica de Pascal
 (soma e subtração)
Fonte: elaborado pela autora.
 
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5. TEORIA GERAL DOS SISTEMAS
A informação é um recurso de extrema importância para as organizações quando planejada e 
disponibilizada de forma personalizada, com qualidade e antecipação. A Teoria Geral dos Sistemas 
(TGS) apareceu com os estudos do biólogo austríaco Ludwig von Bertalanffy, entre os anos 1950 
e 1968. A TGS não tem a intenção de solucionar problemas ou tentar soluções práticas, mas sim 
trazer teorias e conceitos que possam conceber condições na prática.
Segundo Chiavenato (p. 474, 2003), são pressupostos da TGS:
- Existe uma tendência para a integração das ciências naturais e sociais.
- Essa integração parece orientar-se rumo a uma teoria dos sistemas.
- A teoria dos sistemas constitui o modo mais abrangente de estudar os campos 
não-físicos do conhecimento científico, como as ciências sociais.
- A teoria dos sistemas desenvolve princípios unificadores que atravessam verticalmente 
os universos particulares das diversas ciências envolvidas, visando ao objetivo da 
unidade da ciência.
- A teoria dos sistemas conduz a uma integração na educação científica.
A TGS fundamenta-se em três premissas básicas, a saber (quadro 1):
Quadro 1 – Premissas TGS
Premissa 1 Os sistemas existem dentro de sistemas. Cada sistema é constituído de 
subsistemas e, ao mesmo tempo, faz parte de um sistema maior, o suprassistema.
Premissa 2 Os sistemas são abertos. Cada sistema existe dentro de um meio ambiente 
constituído por outros sistemas. Os sistemas abertos são caracterizados por 
um processo infinito de intercâmbio com o seu ambiente para trocar energia e 
informação.
Premissa 3 As funções de um sistema dependem de sua estrutura. Cada sistema tem um 
objetivo ou finalidade que constitui seu papel no intercâmbio com outros sistemas 
dentro do meio ambiente.
Fonte: adaptado de Chiavenato (2005).
Dessa maneira, a TGS passou a fazer parte da teoria administrativa por vários motivos, como 
por exemplo (Chiavenato, 2005):
 
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• Síntese e integração das teorias que a precederam, esforço tentado sem muito sucesso 
pelas teorias estruturalista e comportamental. Todas as teorias anteriores tinham um ponto 
fraco: a microabordagem.
• A Cibernética permitiu o desenvolvimento e a operacionalização das ideias que convergiam 
para uma teoria de sistemas aplicada à Administração.
• Os resultados bem-sucedidos da aplicação da Teoria de Sistemas nas demais ciências. O 
conceito de sistemas proporciona uma visão compreensiva, abrangente, holística e gestáltica 
de um conjunto de coisas complexas, dando-lhes uma configuração e identidade total.
Ela permite dar um novo conceito aos “fenômenos dentro de uma abordagem global, permitindo a 
inter-relação e a integração de assuntos que são, na maioria das vezes, de naturezas completamente 
diferentes” (CHIAVENATO, 2005, p. 475).
6. ESTRUTURAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO, UTILIZAÇÃO E 
ATUALIZAÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Todo sistema, usando ou não recursos de tecnologia da informação, que manipula dados e gera 
informação, pode ser genericamente denominado Sistema de Informação.
A conceituação de sistema foi construída a partir da exploração da Cibernética estreada por 
Norbert Wiener. Segundo o autor,
Cibernética um campo mais vasto que inclui não apenas o estudo da linguagem mas 
também o estudo das mensagens como meios de dirigir a maquinaria e a sociedade, o 
desenvolvimento de máquinas computadoras e outros autômatos […], certas reflexões 
acerca da psicologia e do sistema nervoso, e uma nova teoria conjetural do método 
científico. (Wiener, 1984, p. 15).
Institui um ramo da teoria da informação que confronta os sistemas de comunicação e controla 
os mecanismos produzidos pelo homem com os indivíduos biológicos. A comunicação torna os 
sistemas integrados e coerentes, e o controle regula o comportamento.
A Cibernética é uma doutrina multidisciplinar que oferece sistemas de organização e de 
processamento de informações que gerenciam as demais ciências. As ideias de sistemas, retroação, 
homeostase e comunicação fazem parte da linguagem utilizada na Administração.
 
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A sentença sistema indica um grupo de elementos correlatos que interagem ou um grupo de 
mercadorias definidas que formam um todo organizado. Entende-se que sistema é um grupo de 
combinações de partes formando um todo singular. Conforme a figura 7, o sistema também pode ser:
Figura 8 – Sistemas
 
Sistemas
conjunto de elementos 
interdependentes, cujo 
resultado �nal é maior do 
que a soma dos resultados 
que esses elementos teriam 
caso operassem de maneira 
isolada. 
conjunto de 
elementos em 
interação 
recíproca.
conjunto de 
elementos 
interdependentes 
e interagentes no 
sentido de 
alcançar um 
objetivo ou 
�nalidade. 
conjunto de 
partes reunidas 
que se 
relacionam 
entre si 
formando uma 
totalidade.
grupo de unidades 
combinadas que 
formam um todo 
organizado cujas 
características são 
diferentes das 
características das 
unidades. 
um todo 
organizado ou 
complexo; um 
conjunto ou 
combinação de 
coisas ou 
partes, 
formando um 
todo complexo 
ou unitário 
orientado para 
uma �nalidade.
Fonte: adaptado de Chiavenato (2005).
 
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A seguir, apresentamos algumas especificidades dos sistemas (quadro 2):
Quadro 2 – Sistemas
Características Tipos Tipos Tipos
O aspecto mais 
importante:
Quanto à 
constituição:
Quanto à natureza: Quanto aos 
parâmetros:
A ideia de um 
conjunto de 
elementos 
interligados para 
formar um todo.
Podem ser físicos 
ou concretos: são 
compostos de 
equipamentos, 
maquinaria, objetos 
e coisas reais. 
São denominados 
hardware. Podem ser 
descritos em termos 
quantitativos de 
desempenho.
Sistemas Abertos: 
Apresentam relações 
de intercâmbio com o 
ambiente por meio de 
inúmeras entradas e 
saídas. Os sistemas 
abertos trocam matéria 
e energia regularmente 
com o meio ambiente. 
São adaptativos, isto 
é, para sobreviver 
devem reajustar-se 
constantemente às 
condições do meio, ou 
seja, contínuo processo 
de aprendizagem e de 
auto-organização.
Processamento 
ou processador 
ou transformador 
(throughput) é o 
mecanismo de 
conversão das 
entradas em saídas. 
O processador 
está empenhado 
na produção de 
um resultado. O 
processador pode 
ser representado 
pela caixa negra: 
nela entram os 
insumos e dela 
saem os produtos.
É um emergente 
sistêmico, ou seja, 
uma propriedade ou 
característica que 
existe no sistema 
como um todo e 
não existeem seus 
elementos em 
particular.
Podem ser abstratos 
ou conceituais: 
são compostos 
de conceitos, 
filosofias, planos, 
hipóteses e ideias. 
Aqui, os símbolos 
representam atributos 
e objetos, que muitas 
vezes só existem 
no pensamento 
das pessoas. São 
denominados 
software.
Entrada ou insumo 
(input) é a força ou 
impulso de arranque ou 
de partida do sistema 
que fornece material ou 
energia ou informação 
para a operação do 
sistema. Recebe 
também o nome de 
importação.
Retroação, 
retroalimentação, 
retroinformação 
(feedback) ou 
alimentação de 
retorno é a função 
de sistema que 
compara a saída 
com um critério ou 
padrão previamente 
estabelecido. A 
retroação tem por 
objetivo o controle, 
ou seja, o estado de 
um sistema sujeito 
a um monitor, 
ela visa manter 
o desempenho 
de acordo com o 
padrão ou critério 
escolhido.
 
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Pode de propósito 
(ou objetivo) e o 
de globalismo 
(ou totalidade) 
(Bertalanffy).
Sistemas fechados: 
não apresentam 
intercâmbio com o 
meio ambiente que 
os circunda, pois são 
herméticos a qualquer 
influência ambiental. 
Seu comportamento 
é determinístico 
e programado 
e operam com 
pequeno e conhecido 
intercâmbio de 
matéria e energia com 
o meio ambiente.
Saída ou produto ou 
resultado (output) é 
a consequência para 
a qual se reuniram 
elementos e relações 
do sistema. As saídas 
devem ser congruentes 
(coerentes) com o 
objetivo do sistema. 
Os resultados dos 
sistemas são finais 
(conclusivos), enquanto 
os resultados dos 
subsistemas são 
intermediários. Recebe 
o nome de exportação.
Ambiente é o 
meio que envolve 
externamente o 
sistema. O sistema 
aberto recebe 
suas entradas do 
ambiente interno, 
processa-as e 
efetua saídas ao 
ambiente externo, 
de tal forma 
que existe entre 
ambos – sistema 
e ambiente – uma 
constante interação. 
Serve como fonte de 
energia, materiais 
e informação ao 
sistema.
Fonte: adaptado de Chiavenato (2005).
7. DISPONIBILIZAÇÃO E SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES
Nos tópicos anteriores vimos sobre a composição e relevância dos sistemas de informação para 
a sociedade e as instituições; agora, entraremos nos detalhes sobre como a informação pode ser 
disponibilizada e sua preservação garantida. É importante compreender que, antes de mais nada, 
a segurança não se propõe a evitar os riscos e sim gerenciá-los.
Sobre segurança da informação, podemos entender como um grupo de ações que são formalizadas 
para controlar e criar políticas de segurança, com o propósito de proteger as informações dos clientes 
e das empresas (ativos/bens), fiscalizando o risco de descoberta ou modificação por pessoas sem 
autorização.
Já a política de segurança da informação pode ser compreendida como grupo de normativos 
que formalizam como devem funcionar os direitos dos usuários, objetivando a proteção apropriada 
dos ativos da informação.
Sabemos que as informações e arquivos de um sistema de computador estão sobre constante 
ameaça, ou seja, podem sofrer um evento ou atitude indesejável que potencialmente remove, 
 
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desabilita, danifica ou destrói um recurso. Essas informações também estão vulneráveis por conta 
da obsolescência do equipamento e também das modificações do sistema.
Diante disso, há o risco ou a probabilidade de que uma ameaça explore uma determinada 
vulnerabilidade de um recurso do sistema. Tomemos como exemplo uma agência bancária, que 
possui vigilância armada 24 horas, portas giratórias, câmeras, enfim, todos os meios que garantam 
a segurança da instituição e das pessoas. 
Mesmo assim, muito bancos são assaltados. Por que isso acontece?
Acontece porque há um risco baixo devido ao percentual de assaltos versus o universo de agências. 
E na perspectiva maior, há um risco alto, se compararmos as tentativas frustradas versus as bem-
sucedidas. E o que queremos dizer com isso em relação aos sistemas de informação?
Que mesmo com toda a tecnologia aplicada, ainda assim as agências podem sofrer ataques 
e informações serem roubadas ou mesmo apagadas. Então, quais são os meios necessários para 
que isso ocorra?
Antes de mostrar esses pontos, vamos falar sobre os conceitos fundamentais dos princípios 
de segurança da informação. São eles:
• Confidencialidade: tem a função de preservar a informação de pessoas não autorizadas; 
previne as informações contra acesso de qualquer indivíduo não autorizado pelo proprietário da 
informação, ou seja, só tem acesso a essas informações quem tem autorização para acessá-las.
• Integridade: é o princípio por meio do qual é garantida a autenticidade da informação. Tem a 
propriedade de manter a informação acurada, completa e atualizada. A intenção aqui é que 
o detentor que arquiva dados tenha segurança de que seus arquivos não terão seu conteúdo 
alterado por erros do sistema, seja no suporte lógico ou físico.
• Disponibilidade (Availability): tem a propriedade de conservar a informação disponível para 
os usuários quando estes necessitarem de alguma pesquisa. Faz a ligação ou proporção de 
tempo, em que um elemento do equipamento de processamento está trabalhando de maneira 
correta.
Há também outros princípios auxiliares, como os encontramos na imagem a seguir:
 
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Quadro 3 – Princípios auxiliares na segurança da informação
Controle de acesso São mecanismos que limitam o acesso a recursos, baseando-se na 
identidade do usuário, grupo que integra e função que assume.
Em segurança, é suportado pela tríade AAA (definida na RFC nº 
3.127).
Auditoria É a capacidade que um sistema tem de determinar as ações e 
comportamentos de um único indivíduo no sistema, e de identificar 
este indivíduo.
Trilha de auditoria, tentativas de acesso, problemas e erros de 
máquina, e outros eventos monitorados ou controlados.
Autenticação Meio pelo qual a identidade de um usuário é confirmada, e garante 
que ele realmente é quem diz ser.
Propriedade de confirmar a identidade de uma pessoa ou entidade.
Autorização Os níveis de autorização irão determinar a extensão dos direitos que 
este usuário pode ter em um dado sistema.
Direitos ou permissões, concedidos a um indivíduo ou processo, que 
permite acesso a um dado recurso.
Sigilo Trata-se do nível de confidencialidade e garantia de privacidade de 
um usuário no sistema.
Garante a privacidade dos dados de um usuário em relação ao 
operador do sistema
Identificação Mais frequentemente utilizado para controle de acesso, é necessário 
para estabelecer Autenticação e Autorização.
Meio pelo qual o usuário apresenta sua identidade.
Fonte: adaptado de Milhorim (2007).
Segundo Scott Pulp (apud MILHORIM, 2007):
• Ninguém acredita que nada de mal possa acontecer até que acontece.
• Segurança só funciona se a forma de se manter seguro for uma forma simples.
• Se você não realiza as correções de segurança, sua rede não será sua por muito tempo.
• Vigilância eterna é o preço da segurança.
• Segurança por Obscuridade, não é segurança.
• LOGs, se não os auditar, melhor não os ter.
• Existe realmente alguém tentando quebrar (adivinhar) sua senha.
 
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• A rede mais segura é uma rede bem administrada.
• A dificuldade de defender uma rede é diretamente proporcional a sua complexidade.
• Segurança não se propõe a evitar os riscos, e sim gerenciá-los.
• Tecnologia não é tudo.
Sobre as responsabilidades que as organizações (públicas ou privadas) devem ter, a Corporate 
politics on the internet: connection with controversy (GASKIN, 1996, apud COSTA, 2014) diz:
Desde que uma empresa fornece acesso internet a seus funcionários, esta empresa 
torna-se responsável pelo que ele faz, a menos que possa provar que tomou as 
medidas cabíveis para evitar problemas.
Portanto, segurança é um processo que tenta manter protegido um sistema complexo composto 
de muitas entidades (tecnologias, pessoas e processos de trabalho). Estas entidades interagem nas 
formas mais imprevisíveis e variadas. Se focar apenas na parte do problema, a segurança falhará.Tecnologia não é nem o problema inteiro e nem a solução inteira.
Compreenda o ciclo da segurança, descrito na imagem a seguir.
Figura 9 – Ciclo da Segurança
Segurança
Política
Auditoria Implementação
RiscosMonitoramento
Fonte: elaborado pela autora.
 
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8. GESTÃO DE DOCUMENTOS
A Gestão de Documentos (GD) é uma disciplina da Arquivologia voltada para a administração 
de arquivos, proteção e acesso de documentos e informações, independentemente do suporte. 
Essa área apoia a administração em suas decisões e contribui para a cultura e o desenvolvimento 
de trabalhos científicos, pois as informações dos documentos servem de prova e informação. De 
acordo com a Lei nº 8.159 de 8 de novembro de 1991, art. 3º,
considera-se Gestão de documentos, Conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em 
fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente (BRASIL, 1991).
A gestão de documentos, de maneira abrangente, tem o propósito de garantir o pleno acesso 
aos documentos de arquivo e às informações necessárias para a garantia dos direitos, tomada de 
decisão e transparência administrativa. Dessa forma, podemos destacar as atividades da gestão 
de documentos como:
• Produção: criação dos documentos para atingir uma finalidade.
• Tramitação: envio do documento para uma outra área/seção dar prosseguimento.
• Uso: utilização do documento por todas as áreas: protocolo, arquivo setorial e central.
• Organização: estabelecer uma ordem lógica de agrupar os documentos.
• Arquivamento: guarda do documento ou arquivo por prazo determinado em instrumento 
arquivístico.
• Avaliação: está relacionada à destinação do documento (eliminação ou guarda permanente 
de acordo com os instrumentos arquivísticos).
Cabe ressaltar que a GD também possui fases para os documentos:
• Produção: estabelecer meios que garantam que serão criados apenas os documentos necessários 
para a execução das atividades. O arquivista pode ajudar nesse sentido.
• Utilização: são as atividades iniciais (protocolo), que se subdividem em:
◊	 Recebimento: ato de receber documentos.
◊	 Classificação: identificação do assunto, de acordo com os instrumentos arquivísticos.
◊	 Registro: feito num sistema automatizado.
 
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◊	Distribuição: para a área de destino.
◊	 Tramitação: movimentação do documento pelo sistema para o setor de destino.
◊	 Expedição: envio de documentos para fora da instituição.
◊	Organização: ordenação lógica dos documentos, de acordo com um método específico.
◊	 Arquivamento: nos setores de trabalho (fase corrente) e no arquivo central (fase intermediária).
◊	 Criação de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de 
informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou 
científicas das instituições.
◊	Avaliação e destinação: consiste na verificação dos documentos que são passíveis de 
eliminação, de acordo com uma tabela de temporalidade pré-estabelecida.
São objetivos da GD, conforme o quadro a seguir (quadro 4):
Quadro 4 – Objetivos da Gestão de Documentos
Gestão Decisões céleres
Agilidade aos documentos
Documentos Transparência administrativa
Racionalização da produção e fluxo de documentos
Objetivos Normalização de rotinas arquivísticas.
Economia, eficácia e eficiência para a administração
Preservação de patrimônio documental e Gestão Eletrônica de 
Documentos (GED).
Fonte: elaborado pela autora.
Pode-se observar que a gestão de documentos promove uma série de benefícios para as 
instituições, então temos que considerar que o documento digital deve receber o mesmo tratamento 
que um documento convencional, observando suas particularidades, é claro!
 
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Para isso, é preciso compreender que um documento/informação arquivística (meio convencional/
eletrônico) necessita de:
• normas e procedimentos;
• metodologia; e
• processos mapeados.
8.1 Conceito e aplicabilidade da Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
Com o advento de uma sociedade cada vez mais digital, surgem novas formas de gestão do 
documentos e informações. Uma delas é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que depende 
de uma atenção exclusiva voltada para a sua proteção, como também da existência de normas 
(requisitos), que orientem a sua implementação. Segundo o Dicionário Brasileiro de terminologia 
Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 73): “documento é a unidade de registro de informações, 
qualquer que seja o suporte ou formato”.
Diante disso, pode-se observar que os documentos apresentam características e formatos 
variados, nos quais as informações são registradas. São tipos e formatos variados: o papel, imagem, 
microfilme, mídia, arquivo digital etc.
Há diferenças entre o documento digital e o eletrônico, apesar de muitos tratarem os dois de 
forma igual. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 
2005, p. 75), são elas
Documento Digital: Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio 
de sistema computacional.
Documento Eletrônico: Gênero documental integrado por documentos em meio 
eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões 
perfurados, disquetes e documentos digitais.
De acordo com o e-ARQ Brasil, a GED (CÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS, 
2011, p. 10),
é o conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada 
de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, 
gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não 
 
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estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagens 
de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.
A GED é uma área interdisciplinar (Arquivologia e TI), que estuda os requisitos, modelos, normas, 
metadados de tecnologias como GED e Sigad (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística). Essa 
tecnologia pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), 
processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras.
O sistema GED abrange suas próprias peculiaridades, das quais a indispensável é a de ser uma 
ferramenta que permite que as instituições organizem, racionalizem, dinamizem e disseminem 
o acesso às informações, propiciando a tomada de decisão, como recurso estratégico para as 
organizações.
Segundo Baldan, Valle e Cavalcanti (2002, p. 32), as características do GED são:
- Possui modo de gerenciamento e visualização de documento em formato digital, 
seja digitalizado (escanerizado), em processador de texto, planilha, CAD, etc. Um 
banco de dados que só gerencia as informações contidas em documentos em papel 
não pode ser considerado um GED;
- Utiliza necessariamente computadores;
- Não são sistemas restritos somente a documentos acabados no estágio final 
de aprovação ou com destino ao arquivo. São sistemas que, dependendo de sua 
necessidade, podem controlar o documento desde a sua criação.
8.2 Especificidades da GED
Os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos podem ser simples ou complexos, de acordo 
com a especificidades de cada instituição. Poderão manter os atributos originais do documento, 
como também gerenciar o ciclo de vida desde a sua criação até a sua destinação final (eliminação 
ou guarda permanente).
 
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Conforme Fantini (2001, p. 35),
O sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documento conserva características visuais 
e espaciais, e a aparência do documento original em papel. Gerencia o ciclo de vida 
das informações desde sua criação até o arquivamento, e podem estar registradas 
em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. O documento pode 
ser exibido ou impresso em papel onde e quando necessário em apenas alguns 
segundos.
No quadro5, temos a composição do ambiente do GED.
Quadro 5 – Ambiente GED
Nome Descrição
Documento Pode ser em papel ou digital.
Scanner Mecanismo de digitalização que transforma um documento em imagem 
eletrônica. As imagens também podem ser inseridas no sistema vindo 
de um bureau de processamento.
Software De digitalização de imagens que acompanha o scanner.
Processador Os sistemas GED são instalados em um ou mais computadores, 
normalmente servidores, em rede para facilitar a distribuição de 
informação.
Armazenamento Periféricos de armazenamento que armazenam e disponibilizam 
permanentemente as imagens e respectivas informações 
complementares, que podem ser discos rígidos ou unidades de CD.
Rede Meio de comunicação entre os diversos componentes do sistema. 
Impressora: Sempre usada quando da necessidade de obter uma cópia 
física do documento.
Fonte: adaptado de Angeloni (2002, p. 62).
 
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No quadro 6, temos os componentes de funcionamento da GED.
Quadro 6 – Componentes de funcionamento GED
Nome Descrição
Dados arquivados Dados produzidos e mantidos para acesso futuro. 
Mídia de 
armazenamento de 
dados arquivados
Os diversos tipos de materiais físicos nos quais os dados foram 
gravados e armazenados, como disquetes, discos rígidos, fitas e 
discos ópticos. 
Software de 
apresentação de dados 
arquivados
Software que apresenta todos os dados arquivados ou parte dos 
mesmos, em formatos compreensíveis por pessoas ou sistemas-
cliente. 
Hardware para 
processamento de 
dados arquivados
Hardware necessário para o processamento da mídia de 
armazenamento de dados e do software de apresentação dados. 
Tarefas de manutenção Conjunto de atividades necessárias para a conservação dos 
dados, da mídia de armazenamento de dados, do software de 
apresentação de dados, do hardware para processamento de 
dados e da instalação. 
Colaboradores Conjunto de pessoas responsáveis pela execução das tarefas de 
manutenção. 
Produtores de dados Conjunto de pessoas ou sistemas-cliente que produzem os 
dados a serem arquivados. 
Consumidores de dados 
arquivados
Conjunto de pessoas ou sistemas cliente que têm interesse nos 
dados arquivados. 
Terceiros Conjunto de organizações ou pessoas que fabricam produtos, 
fornecem serviços ou certificam dados. 
Instalações Conjunto de aparelhos ou peças que compõem determinada 
utilidade.
Administração Estrutura organizacional e demais elementos de trabalho 
necessários para o desempenho das tarefas de negócio.
Ambiente Conjunto de fatores e condições externas que têm relevância 
imediata para a organização.
Fonte: Thomaz (2005, p. 36).
A GED possui configurações diferenciadas e apresenta um ambiente típico que dependendo da 
sua aplicação pode variar de aparência. Na figura 9, temos a demonstração de um sistema de GED 
com seus componentes típicos.
 
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Figura 10 – GED - componentes
Fonte: <http://www.ttg.com.br/ged/>.
Destacamos ainda as tecnologias aplicadas à GED. Segundo Baldan, Valle e Cavalcanti (2002, 
p. 42), as aplicações da GED mais vistas no mercado são:
Processamento, arquivamento e recuperação de documentos (Document Imaging); 
Gerenciamento de documentos (Document Management); Sistema de Gerenciamento 
de Documentos Técnicos (Engineering Document Management System – EDMS); 
Integração com outros sistemas de processamento de dados (Image Enable); ERM/
COLD (Enterprise Report Management) Processamento de formulários (Forms 
Processing); Workflow.
A aplicação destas tecnologias irá depender das características de cada tipo, forma ou uso do 
documento pela organização, por isso se faz necessário conhecer exatamente as funções que cada 
um destes ambientes possui. Dessa maneira, são tecnologias GED:
 
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Quadro 7 – Principais tecnologias GED
Nome Descrição
Capture Acelera processos de negócio através da captação 
de documentos e formulários, transformando em 
informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de 
serem integradas a todas as aplicações de negócios. 
Document Imaging (DI) É a tecnologia de GED que propicia a conversão de 
documentos do meio físico para o digital. Trata-se da 
tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para 
conversão de papel em imagem, através de processo 
de digitalização com aparelhos scanners.
Document 
Management (DM) 
(Gerenciamento de 
Documentos)
É a tecnologia que permite gerenciar com mais 
eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de 
documentos eletrônicos. Dentre as suas principais 
funcionalidades estão o controle de informações 
(autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, 
check-in/checkout e versionamento.
Workflow/BPM Controla e gerencia processos dentro de uma 
organização, garantindo que as tarefas sejam 
executadas pelas pessoas corretas no tempo 
previamente definido. Organiza tarefas, prazos, 
trâmites, documentos e sincroniza a ação das 
pessoas.
COLD/ERM Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a 
captura, indexação, armazenamento, gerenciamento 
e recuperação de dados. Esta tecnologia permite que 
relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em 
meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.
Forms Processing 
(processamento de 
formulários)
Tecnologia que possibilita reconhecer as informações 
e relacioná-las com campos em bancos de dados, 
automatizando o processo de digitação. Neste sistema 
são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) 
e OCR (Optical Character Recognition) para o 
reconhecimento automático de caracteres.
Records and 
Information 
Management (RIM)
É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, 
independente da mídia em que se encontre.
Fonte: GED (2009).
Para trazer mais clareza sobre os sistemas GED, elencamos abaixo, alguns modelos utilizados:
 
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Figura 11 – GED – Clínica médica
Fonte: <http://m104.com.br/wp-content/uploads/2018/02/Sistema_clinica_medica_7.jpg>.
Figura 12 – GED
Fonte: https://e-millennium.com.br/ged-gestao-eletronica-de-documentos-2019/
 
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São benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos:
• controle no processo de negócio;
• agilidade nas transações entre empresas/instituições;
• precisão na localização de documentos;
• respostas rápidas e precisas;
• melhoria na tomada de decisões;
• vantagem competitiva sustentável; e
• aproveitamento de espaço físico.
CONCLUSÃO
O presente material trouxe os principais conceitos sobre sistema de informação, as tecnologias 
aplicadas e principalmente, as especificações da Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
É importante compreender que antes de se pensar em uma solução tecnológica, processos 
deverão ser mapeados para averiguar a verdadeira necessidade de um sistema.
Em relação aos documentos eletrônicos, a gestão deve obedecer alguns quesitos para ser 
eficiente e inteligente. Num mundo onde o virtual é o mais atrativo, a informação disponível e de 
qualidade se torna imprescindível em qualquer tipo de organização.
 
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GLOSSÁRIO
Globalização: processo de aproximação entre as diversas sociedades e nações existentes por todo 
o mundo, seja no âmbito econômico, social, cultural ou político. Porém, o principal destaque dado 
pela globalização está na integração de mercado existente entre os países. Fonte: <https://www.
significados.com.br/globalizacao/>. Acesso em: 12 abr. 2019.
Norbert Wiener: matemático estadunidense, conhecido como o fundador da cibernética. Durante 
muitos anos, trabalhou no Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT), onde estudou a nova 
física probabilística e concentrou-se no estudo estatístico do movimento das partículas elementares 
em um líquido (o fenômeno conhecido como movimento browniano). Fonte: <https://pt.wikipedia.
org/wiki/Norbert_Wiener>. Acesso em: 15 abr. 2019.
Instrumentos Arquivísticos: código de classificação e tabela de temporalidade, devidamente 
aprovados por entidade competente.
Log: Em computação, log de dados é uma expressão utilizada paradescrever o processo de registro 
de eventos relevantes num sistema computacional. Esse registro pode ser utilizado para restabelecer 
o estado original de um sistema ou para que um administrador conheça o seu comportamento no 
passado. Fonte: elaborado pela autora.
RFC: Acrônimo de Request for Comments (ou “pedido para comentários” em português), as RFCs 
são documentos técnicos desenvolvidos e mantidos pelo Internet Enginnering Task Force (IETF), 
instituição que especifica os padrões que serão implementados e utilizados em toda a internet. 
Fonte: <https://canaltech.com.br/internet/O-que-e-um-RFC/>.
 
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