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1 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique Índice Prefácio 1. Introdução 1.1. Objectivo do Manual 1.2. Importância da Contratação Pública 1.3 Aprovações Exigidas 1.4. Documentos Exigidos 1.5. Como Utilizar o Manual 2. Partes do Processo de Contratação 2.1. Unidade Funcional de Supervisão das Aquisições 2.1.1. Competências da UFSA 2.1.2. Estruturação da UFSA 2.2. Entidade Contratante 2.3. Autoridade Competente 2.4 Unidade Gestora e Executora das Aquisições 2.4.1- Estruturação da UGEA 2.4.2. Competência da UGEA 2.5. Júri 3. Tribunal Administrativo 3.1. Objectivo 3.2. Lista das Informações Requeridas para Obtenção de Vistos 3.2. Anexo – Lista de Verificação de Existência e de Conformidade de Informação requerida pelo TA 4. Planificação da Contratação 4.1. Objectivo Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 2 4.1.1. Orientação para Preparação do Plano de Contratação Integral 4.2 Instauração do Procedimento de Contratação 4.2.1. Instruções 4.2.2. Aprovações Requeridas 4.2.3. Documentos Requeridos 4.3. Preparação de Requisitos para Obras 4.3.1. Objectivo 4.3.2. Partes Intervenientes 4.3.3. Instruções 4.3.4. Nota de Orientação 1 – Desenhos de Obras 4.3.5. Nota de Orientação 2 – Especificações para Obras 4.3.6. Nota de Orientação 3 – Lista de Quantidades 4.3.7. Nota de Orientação 4 – Cronograma de Actividades 4.3.8. Nota de Orientação 4 – Cronograma de Actividades 4.3.9. Arquivo 5. Elegibilidade dos Concorrentes 6. Modalidades de Contratação 7. Etapas do Concurso 7.1. Objectivo 7.2. Fluxo de Processo de Contratação 7.3.Registo e Arquivo do Processo 8. Preparação dos Documentos de Concurso 9. Concurso Público – Regime Geral 10. Regime Excepcional 10.10. Processo Pré – Qualificação 3 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 10.10.1. Objectivo 10.10.2. Instruções 10.10.3. Notas de Orientação 1 – Anúncio de Pré-qualificação 10.10.4. Notas de Orientação 2 – Anúncio de Pedido de Manifestação de Interesse 10.10.5. Arquivo de Documento 11.Cancelamento ou Invalidade do Processo de Contratação 12. Avaliação das propostas 13. Contratação de serviços de Consultoria 14. Garantias 15. Adjudicação 16. Preparação de Contrato 17. Gestão de Contrato 18. Reclamação e Recursos 19. Integridade e Transparência 20. Suspensão Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 4 Prefácio O Manual de Procedimentos para a Contratação Pública é uma iniciativa do Ministério da Economia e Finanças (MEF) – Direcção Nacional do Património do Estado (DNPE) – Unidade Funcional de Supervisão das Aquisições (UFSA) no âmbito das competências que lhe são atribuídas e surge na sequência do Decreto nº 5/2016, de 8 de Março, que aprova o Regulamento de Contratação de Empreitada de Obras Públicas, Fornecimento de Bens e Prestação de Serviços ao Estado. Este Manual é um produto resultante da cooperação conjunta entre o Governo de Moçambique e o Departamento para o Desenvolvimento internacional (DFID) e contou com a colaboração dos técnicos das Unidades Gestoras e Executivas das Aquisições (UGEA´s) e Departamentos do Património das Direcções Provinciais de Economia e Finanças e da Direcção de Administração e Recursos Humanos do MEF. A equipa de elaboração do presente Manual manifesta a sua gratidão a todos os Funcionários e Agentes do Estado e aos representantes do DFID pela sua colaboração na realização deste trabalho. 5 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique Introdução Objectivo do Manual O Manual foi elaborado com o objectivo primordial de fornecer um instrumento de trabalho que possa apoiar e reforçar a planificação e implementação dos processos de contratação a todos os órgãos e instituições do Estado, e serve como: Guião prático para as instituições Os gestores e funcionários das instituições, em particular os técnicos da Unidade Gestora Executora das Aquisições (UGEA), passam a dispor de um conjunto de indicações de utilidade prática, como meio de alcançar um patamar superior na planificação das aquisições, contratando obras, bens e serviços da melhor qualidade pelo menor preço, em harmonia com os princípios e regras estabelecidos pelo Regulamento aprovado pelo Decreto nº 5/2016, de 8 de Março. Apoio nos processos de reclamação/recursos Durante o processo de contratação pode surgir reclamação e recursos. Moçambique tem feito progressos significativos no estabelecimento de bases de um sistema de gestão financeira moderno, em particular, na área de contratação pública com um quadro legal baseado em boas prácticas internacionais, promovendo melhoria nas áreas relacionadas com a capacidade institucional, representando um passo importante no reforço da supervisão dos processos, integridade e na transparência do sistema. A aprovação do Decreto nº 5/2016, de 8 de Março, que regula a Contratação de Empreitada de Obras Públicas, Fornecimento de Bens e Prestação de Serviços ao Estado, vem dar continuidade aos esforços do Governo na melhoria do ambiente de negócios em Moçambique, na medida em que estão contidos os principais atributos de um sistema moderno: Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 6 • A contratação pública é definida como fazendo parte integrante do sistema da Gestão Financeira do Estado baseada na arquitectura do e-SISTAFE. • O quadro jurídico e regulamentar é alinhado com as boas práticas internacionais. • Os critérios de avaliação e de qualificação transparentes e objectivos estão plasmados no Regulamento de Contratação. • O concurso público é a regra geral para contratação de empreitada de obras, bens e serviços pelo Estado. 1.2 Importância da Contratação Pública A contratação pública deve ser regulamentada para assegurar que seja executada de uma forma eficiente, eficaz e transparente. O Governo de Moçambique compreende a grande importância que a contratação pública desempenha no desenvolvimento do País e sua utilidade como instrumento para fomentar o sector privado e o crescimento económico. Também, entende que a contratação pública é a tradução da formulação de políticas públicas na sua implementação e na entrega dos produtos e serviços prestados aos cidadãos em todas as áreas de actuação como, hospitais, estradas, pontes, escolas, etc. Por outro lado, o mercado de contratações públicas em Moçambique equivale a cerca de 15% do PIB do País, o que torna a contratação pública muito importante. Dada a importância da contratação pública e a necessidade de adequar a sua regulamentação ao actual estágio de desenvolvimento sócio - económico do país, o Governo aprovou o Regulamento de Contratação de Empreitadas de Obras Públicas, Fornecimento de Bens e Prestação de Serviços ao Estado, aprovado pelo Decreto nº 5/2016, de 8 de Março. O Regulamento estabelece os procedimentos a serem seguidos pela Entidade Contratante para realização de contratações públicas, determina as partes intervenientes e seus respectivos papéis no ciclo da contratação com vista a maximizar a eficácia e a eficiência do processo de contratação pública, define os regimes jurídicos, bem como as regras que devem ser observadas em cada modalidade pela Entidade Contratante. A planificação das aquisições é uma componente chave no processo de contratações públicas, e deve começar pelo Plano Anual de Contratação elaborado pela Unidade 7 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique Gestora Executora das Aquisições (UGEA), em coordenação com as demais áreas da Entidade Contratante, tendo em conta o modelo definido pela Circular que rege a Administração e Execução do Orçamento do Estado aprovado anualmente pelo Ministro que superintende a área das Finanças. 1.3. Aprovações exigidas A aprovação para o início do processo administrativo para a contratação deve ser obtida junto da Autoridade Competente e deve incluir informações sobre a existência de dotação orçamental confirmada pela respectivaárea financeira. 1.4. Documentos exigidos Os Documentos de Concurso devem ser elaborados utilizando o modelo padrão específico e aprovados para o efeito. Uma cópia dos Documentos de Concurso e Anúncios de Concursos aprovados, juntamente com a autorização da Autoridade Competente, devem ser mantidos no arquivo das contratações e comunicar os actos de Lançamento, Adjudicação, Cancelamento e Invalidação à UFSA. 1.5. Como Utilizar o Manual O Manual de Procedimentos está organizado em vinte (20) módulos, que abrangem todo o ciclo do processo de contratação pública e serve de guião para todas as modalidades de contratação. Cada módulo deve ser lido como um documento separado. Os módulos irão fazer referência a outros módulos que devem ser lidos em conjunto. Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 8 O presente módulo descreve as partes do processo de contratação pública em Moçambique, de acordo com o Regulamento aprovado pelo Decreto nº 5/2016, de 8 de Março. As partes são: Unidade Funcional de Supervisão das Aquisições (UFSA) (órgão de supervisão) Entidade Contratante (órgão e instituições da Administração Pública) Autoridade Competente (representante da Entidade Contratante) Júri (órgão colegial de avaliação de propostas) Gestor do contrato (para contratos de obras públicas) Agente do património (inventariação do objecto de contratação) Tribunal Administrativo (órgão Independente de Fiscalização dos Contratos) Unidade Gestora Executora da Aquisição (UGEA) (unidade encarregue da gestão dos processos de contratação) 2.1. UNIDADE FUNCIONAL DE SUPERVISÃO DAS AQUISIÇÕES (UFSA) A UFSA é o órgão com competência de coordenação e supervisão de todas as actividades relacionadas com a contratação pública, bem como de gestão do sistema nacional centralizado de dados e informação e dos programas de capacitação em matéria de contratação. 9 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique Compete à Unidade Funcional de Supervisão das Aquisições, dentre outras: • Coordenar a fiscalização e supervisão das actividades relacionadas com a contratação pública e prover orientação técnica sobre procedimentos de contratação pública; • Elaborar e gerir o programa de capacitação em matéria de contratação pública; • Tomar medidas e providências necessárias para garantir que os órgãos e instituições do Estado e autarquias observem correctamente as normas e procedimentos do Regulamento; • Propor ao Ministro que superintende a área das Finanças a aprovação de normas complementares, necessárias à aplicação do Regulamento; • Emitir instruções ou recomendações sobre procedimentos de contratação pública, bem como para aplicação correcta do Regulamento; O papel da UFSA na promoção: • Promover a ética e práticas transparentes; • Estabelecer cooperação com os órgãos de controlo interno e externo, nomeadamente Inspecção Geral de Finanças e Tribunal Administrativo; A UFSA tem a prerrogativa de: • Requisitar documentos relacionados com procedimentos de contratação e Contratos; • Solicitar informações de autoridades competentes sobre actos praticados em procedimentos de contratação e Contratos; • Propor ao Ministro que superintende a área das Finanças a suspensão de procedimentos de contratação, quando haja irregularidade na aplicação do presente Regulamento; As competências da UFSA estão plasmadas nos artigos 19 e 20 do Regulamento aprovado pelo Decreto n.º 5/2016, de 8 de Março. 2.1.1. COMPETÊNCIAS DA UFSA Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 10 2.1.2. ESTRUTURAÇÃO da UFSA A UFSA, conforme estabelece o é estruturada nas seguintes áreas de coordenação: a) Área de Supervisão de Normas e Contencioso, cuja missão é: • Tomar as medidas e providências necessárias para garantir que os órgãos e instituições do Estado observem correctamente as normas e procedimentos do Regulamento; • Propor ao Ministro que superintende a área das Finanças a aprovação de normas complementares e necessárias à aplicação do Regulamento; • Emitir instruções ou recomendações aos órgãos e instituições do Estado para aplicação do Regulamento; • Prestar informações, esclarecimentos e dar parecer sobre a aplicação do Regulamento, sempre que sejam solicitadas pelos órgãos e instituições do Estado; • Elaborar e gerir o programa de capacitação em matéria de contratação; • Propor requisitos para a carreira e mobilidade de comprador público, e prover a certificação dos respectivos funcionários; • Propor requisitos e políticas de promoções e avaliação de desempenho na função de contratação; • Promover a ética e práticas transparentes; • Centralizar e gerir o sistema nacional de dados e informações sobre as contratações do Estado; • Analizar e propor sistemas de informação e aplicação de Sistema de tecnologia de informação nos processos de contratação pública; • Estabelecer, no âmbito das suas competências, mecanismos de cooperação com os órgãos de controlo interno e externo. b) Área de Cadastro de Fornecedores, cuja missão é: • Formular, criar e prover a manutenção e actualização do cadastro de empreiteiros de obras públicas, fornecedores de bens e de prestação de serviços; • Criar e actualizar o cadastro de empreiteiros de obras públicas, fornecedores de bens e de prestação de serviços daqueles impedidos de participar nos concursos e contratações; • Prover instruções às UGEAs para a manutenção e actualização de cadastros de empreiteiros de obras públicas, fornecedores de bens e de prestações de serviços. c) Área de Catalogação de Bens e Serviços • Definir especificações de Bens e Serviços contratados pelo Estado; e • Garantir a padronização de especificações técnicas a contratar pelo Estado. 11 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 2.2. ENTIDADE CONTRATANTE É o órgão ou instituição do Estado que promove a abertura do processo de contratação e celebra o contrato, que podem ser: Administração Directa do Estado por exemplo: Ministérios, Direcções Nacionais e Provinciais, Embaixadas e Consulados Moçambicanos entre outros; Administração Indirecta do Estado por exemplo Municípios, Institutos, Fundos Públicos, etc. 2.3. AUTORIDADE COMPETENTE Agente que representa a Entidade Contratante, formalmente designado, com poderes para praticar os actos relativos aos procedimentos de contratação definidos no Regulamento, que podem ser: Nível Central-Secretários Permanentes, Directores Gerais, Directores Nacionais, Presidentes Executivos de Conselho de Administração; Nível Provincial–Secretário Permanente, Directores Provinciais Delegados Provinciais e outros; Nível Distrital –Secretário Permanente, Directores dos Serviços Distritais. Nível Distrital –Secretário Permanente, Directores dos Serviços Distritais. Competências da Autoridade Competente incluem entre outras: • Definição do interesse público específico a ser prosseguido na contratação; determinação da estimativa do preço da obra, bens ou serviços a contratar; definição da modalidade de contratação a ser adoptada, observar a existência da cobertura orçamental para os encargos decorrentes do contrato; • Designar os membros do Júri e indicar o respectivo Presidente; • Adjudicar o objecto da contratação ao concorrente vencedor; ou, quando for o caso, promover a declaração de Cancelamento ou Invalidação de concurso. • Observar os requisitos para a celebração do Contrato e convocar o concorrente vencedor para o celebrar. A Autoridade Competente tem a tarefa de indicar funcionários e/ou agentes do Estado da respectiva UGEA. Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 12 As UGEAs estão sujeitas a: • Subordinação directa da Autoridade Competente; e • Supervisão técnica e fiscalização da UFSA. A UGEA deve ser estruturada em: • Área de Bens; • Área de Obras; e • Área de Serviços. 2.4. UGEA Unidade encarregue da gestão dos processos de contratação, desde a planificação, preparação,bem como da execução do contrato, sob direcção da Autoridade Competente. 2.4.1.ESTRUTURAÇÃO DA UGEA A UGEA é um sector que pode ser Direcção, Departamento, Repartição, enquadrada na estrutura orgânica dos órgãos e Instituições do Estado, autonoma e responde directamente a Autoridade Competente. Cada área será responsável pelo ciclo completo do processo de contratação devendo o número do pessoal reflectir às necessidades de cada área. 2.4.2. COMPETÊNCIAS DA UGEA:O JÚRI As competências da UGEA as seguintes: • Efectuar o levantamento das necessidades de contratação, em coordenação com o sector de Património e com as outras áreas da Entidade Contratante; • Instaurar o procedimento administrativo de contratação, através de uma informação proposta, onde conste objecto, finalidade, valor estimado, critério de avaliação, a fundamentação da escolha da modalidade e respectiva base legal. • Fazer a gestão de todo o ciclo de contratação desde o lançamento à gestão da execução do contrato; e • Verificar a autenticidade das garantias junto das Instituições emissoras e controlar os respectivos prazos de validade. 13 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 2.5. O JÚRI Órgão colegial formalmente designado pela autoridade Competente, encarregue pela observância dos Procedimentos de contratação pública desde a sessão de abertura das propostas, até à avaliação e recomendação da Adjudicação, incluindo Reclamação e Recurso. O Júri é composto por um mínimo de três (3) membros, qualificados na matéria objecto do concurso, dos quais pelo menos um (1) é funcionário ligado à Unidade Gestora Executora das Aquisições, constituído em cada concurso, antes da abertura das propostas, até a conclusão do processo de avaliação, podendo a Entidade Contratante indicar número superior desde que seja um número ímpar. Na constituição do Júri é aconselhável que sejam indicados membros suplentes, para efeitos de substituição no caso de eventuais ausências e garantir a sessão de abertura das propostas com o número mínimo exigido. O Júri é um órgão independente em que os membros são livres de tomar posições que podem ser diferentes, desde que estejam de acordo com o estabelecido nos Documentos de Concurso e no Regulamento, aprovado pelo Decreto 5/2016 de 8 de Março. Contrariamente, a decisão de rejeitar uma Manifestação de Interesse ou proposta de um concorrente que deve ser unânime. Caso a decisão não seja unânime, a Proposta ou Manifestação de Interesses não deve ser rejeitada. Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 14 3.1. Objectivo Este módulo destina-se a proporcionar uma orientação geral e detalhada sobre como as UGEA’s devem preparar e organizar os processos de contratação pública para submissão ao Tribunal Administrativo (TA) para efeitos de fiscalização. As UGEA’s, ou as estruturas orgânicas responsáveis pela contratação, consoante for o caso, tem o papel de: Verificar a existência de todos os documentos constantes da lista de informação requeridas para obtenção do visto do TA; Verificar se o conteúdo dos documentos constantes da lista de informação requeridas para obtenção do visto do TA está em conformidade Assinalar a existência e a conformidade das informações necessárias para a submissão do contrato à fiscalização do TA no modelo em Anexo: Submeter os processos de contratação a enviar ao TA, para fiscalização, à aprovação da Autoridade competente Os contratos suceptiveis a fiscalização prévia devem ser executados após o visto do TA. Decorrido o prazo de 45 dias mais 8 dias sem o visto do TA, a Entidade Contratante pode executar o contrato invocando o visto tácito 1. 2. 3. 4. A Autoridade Competente deve aprovar os documentos de contratação de cada processo a ser submetido à fiscalização do TA, com a lista de verificação de existência de conformidade devidamente assinalada. Lista das Informações Requeridas para a obtenção de Vistos Tendo em conta o Decreto nº 5/2016, de 8 de Março, as informações necessárias que as UGEA’s deverão enviar ao Tribunal Administrativo para a obtenção de Vistos são as seguintes: 15 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique Submeter o contrato no prazo de 30 dias após a celebração ao Tribunal Administrativo para efeito de mera anotação. Todas as Adendas ao Contrato devem igualmente ser remetidas ao TA para efeitos de fiscalização. Anexo – Lista de Verificação de Existência e de Conformidade de Informação requerida pelo TA Lista das informações necessárias para a obtenção de Vistos do TA Existência Conformidade a) Informação proposta contendo Despacho da Autoridade Compentente sobre a instauração do procedimento de contratação; b) Comprovativo do Anúncio do lançamento e adjudicação do concurso; c) Documentos do Concurso; d) Acta da abertura das propostas, devidamente assinada, pelo Júri e Concorrentes; e) Proposta do concorrente vencedor; f) Certidão de quitação emitida pela Administração Fiscal, Segurança Social, Tribunal Judicial e Instituto Nacional de Estatística bem como Documentos de qualificação jurídica, económica, financeira e técnica ou inscrição no Cadastro; g) Despachos de adjudicação e outros documentos, nomeadamente os relatórios de avaliação dos júris e os mapas de classificação dos proponentes relativos aos critérios de ponderação e de cálculo da classificação técnica e financeira e o Contrato a celebrar com o adjudicatário, devidamente autenticados pelas partes; h) Elementos do Contrato definitivo: 1. Identificação das partes; 2. Data da celebração; 3. Identificação dos outorgantes; 5. Objecto, valor total do contrato e formas de pagamento; 6.Informação de cabimento de verba; 7. Sanções das partes 8. Cláusula anti– corrupção 9. Garantia definitiva e de Adiantamento se for aplicável; 10. Foro para resolução de conflitos Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 16 A Planificação das Contratações é essencial para o funcionamento da Administração Pública. É o principal instrumento de gestão para execução de despesas de investimento e correntes da administração e orienta as actividades da UGEA, permitindo eficiência e eficácia na programação financeira para a disponibilidade de fundos. O Plano de Contratação inicia com o ciclo de planificação orçamental sobre as necessidades previstas para o ano seguinte em coordenação com a área financeira, que deve ser discutido e acordado a nível da Autoridade Competente, Ministro de Tutela, Governador Provincial, Administrador Distrital, Presidente das Autarquias Locais, conforme o caso. Os contratos, cuja duração é plurianual, são implementados em vários anos económicos, de forma que seja necessário não só estimar o custo total do contrato, mas também as despesas anuais ao longo do período do contrato, tendo em conta a anualidade do orçamento e sua programação financeira. 4.1. A importância do Plano de Contratações resume-se no seguinte: Enumera todas as necessidades previstas ao longo do exercício; Define as despesas financeiras e modalidades para contratação que podem ser previstas anualmente; Define os prazos para execução de cada passo no processo de contratação até execução do contrato Permite a consolidação de requisitos similares sob um contrato ou divisão de um requisito em vários pacotes contratuais para economias de escala Contribui no melhoramento da programação financeira, transparência e previsibilidade do processo de contratação. Permite a monitoria do processo de contratação para determinar como o desempenho real se compara as actividades planeadas, e alertando assim os departamentos pertinentes e ajustando o plano de contratação em conformidade; e 17 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique Identificar e priorizar os bens, serviços e obras públicas cuja aquisição é necessária; Estimar os respectivoscustos com base nos preços de referência do mercado; Definir a modalidade de contratação; e Planear e calendarizar o processo de contratação; Identificar a melhor forma de agrupar as necessidades similares de modo a lançar concursos por lotes; A planificação adequada da contratação pública implica o levantamento preciso e real das necessidades anuais da Entidade Contratante. Constitui a base do processo de elaboração de orçamentação anual. O Plano de Contratação permite a utilização plena do orçamento consignado para a contratação de bens, obras públicas e serviços, garantido assim uma melhor prestação de serviços públicos. O Plano de Contratações exige a participação e contribuição de todos os actores e unidades da Autoridade Competente para: Objectivo A planificação das contratações permite à Entidade Contratante planear, organizar, prever e calendarizar as suas contratações. A planificação das contratações deve estar sempre alinhada com a planificação financeira, portanto, é normalmente realizada como parte do processo anual de orçamentação. Os planos de contratações não devem ser estáticos, mas devem ser tratados como documentos “dinâmicos” e actualizados regularmente para incorporar valores, datas e eventos, e eliminar ou acrescentar rúbricas. O Plano de Contratação deve ser preparado anualmente. É melhor separado em secções para serviços de consultoria, serviços gerais, bens e obras públicas. O Anexo 1 ao presente Módulo apresenta um exemplo simples. O cronograma para os passos seguintes deve ser integrado no processo de orçamentação. Certos passos podem ser revisitados e adequados à medida que o orçamento é revisto. O plano de contratação deve ser revisto assim que o orçamento final tenha sido aprovado. Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 18 A UGEA deve requisitar as necessidades de cada sector em coordenação com a área do património, para elaboração do plano anual de contratação. O plano deve conter detalhes sobre as obras, os bens, e serviços a contratar no ano seguinte, e o orçamento total estimado. Alocar a cada aquisição uma identificação de referência sistemática, conforme se indica: Código da Instituição, abreviatura da modalidade de contratação, número sequencial e ano de realização Ex: (27A000100/CP/0024/2018) Usar o Plano de Contratações como instrumento de trabalho na UGEA e actualizar o plano regularmente alinhado com as necessidades revistas dos destinatários finais ou outras circunstâncias. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Determinar a modalidade de contratação apropriada para cada aquisição, verificando se a prévia qualificação seria benéfica. Fazer circular a versão preliminar do Plano aos utilizadores finais e para comentário e aditamento conforme necessário. Rever o Plano de Contratações conforme necessário, alinhado com a informação actualizada do orçamento ou pedidos dos destinatários finais. 4.3. Orientação para Preparação do Plano de Contratação Integral Ao articular os Planos de Trabalho dos Departamentos num Plano de Contratações integral, a UGEA deve efectuar o levantamento das necessidades de contratação, em coordenação com as outras áreas da Entidade Contratante e elaborar o Plano Anual de contratações de cada exercício económico; O Plano Anual de Contratação é o documento que contém a relação de contratações de empreitada de obras publicas, fornecimento de bens e prestação de serviços, com indicação da respectiva modalidade, valor estimado e o período previsto para a sua realização durante o exercício económico; O Plano de Contratações deve estar alinhado com o Plano de Actividades da instituição e ambos contribuem para a preparação do Plano Económico e Social (PES). 19 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 1. 5. 6. 2. 3. 4. Agrupar requisitos comuns sempre que possível para alcançar custos unitários menores e reduzir os custos com as transacções de aquisição; Aplicar todas medidas necessários para promoção de pequenas e médias empresas; e Trocar experiências com outras Entidades Contratantes, quando apropriado, tal como quando a outra Entidade Contratante tenha experiência na aquisição dos itens necessários; Tomar todas as medidas que possam reduzir a probabilidade de aquisições de emergência decretada ou aquisição de fonte única (exemplo: pré-qualificar fornecedores para medicamentos de emergência); Demonstrar os benefícios da padronização de bens ou itens normalmente necessários que requeiram manutenção, reparação ou estoque de peças sobresselentes ou consumíveis; Quaisquer outros factores relevantes. O Plano de Contratação anual deve conter todas as contratações previstas para bens, obras e serviços, incluindo a seguinte informação: Discriminação dos itens a serem incluídos em cada contrato, de acordo com as especificações técnicas do catálogo de bens e serviços; Detalhes da previsão da disponibilidade de fundos para cada requisição de aquisição; Detalhes dos preços estimados para cada item e custos auxiliares estimados para frete, seguros, entrega, reembolsáveis etc., quando aplicável; Detalhes da previsão das despesas anuais onde o período de contrato seja mais de um ano (especialmente relevante para contratos de obras de custo elevado); É na base deste plano que a UGEA desenvolve as suas actividades que vão desde a preparação dos concursos, gestão de todo o processo até à recepção final do objecto da contratação, devendo: Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 20 Um cronograma de quando os bens, obras ou serviços serão necessários, incluindo toda requisição de entregas faseadas ou data precisa, quando será necessário que um contrato esteja em vigor antes da caducidade de outro contrato, ex. quando um contrato de serviços em curso, tal como limpeza ou segurança, estiver para expirar; O cronograma previsto para realização do processo de contratação, incluindo toda prévia qualificação necessária e tempos de entrega ou conclusão prevista, conforme apropriado; A modalidade de contratação prevista; As fontes previstas para fornecimento de bens, obras ou serviços, incluindo uma avaliação se a aquisição será nacional ou internacional; O modelo de contratação proposta para cada requisição, ex. uso do, contrato de preço global, etc. A informação resumo deve ser calculada consoante a informação para cada contrato, relativa a carga de trabalho geral, programa e orçamento para contratação. Deve estar associada aos recursos, físicos e humanos, existentes na UGEA e todas recomendações para mudanças nos recursos. O Plano de Contratação também deve identificar todos requisitos de recursos especializados, tais como especialistas técnicos para preparação de descrições dos requisitos ou realização de aconselhamento técnico. O Plano de Contratações deve ser revisto e aprovado pela Autoridade Competente, mediante alocação de orçamentos pelo Ministro que superintende a área das Finanças. Ao longo do ano, o Plano pode ser actualizado ao inserir valores e prazos reais em substituição das estimativas, eliminando as contratações canceladas e acrescentando todos itens excepcionais. 21 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique O presente Módulo fornece os procedimentos das melhores práticas para Instaurar e obter aprovação de um processo de contratação. Objectivo: Elaboração de uma informação Proposta para Instauração de procedimento de contratação pública, conforme o modelo n° XX em anexo. Esta deve servir vários propósitos, incluindo: Indicar os bens, obras ou serviços requeridos; Obter a aprovação para prosseguir com a contratação. Confirmar a disponibilidade de fundos, com base no valor estimado da contratação; Instruçõeso: 1. 2. O processo de contratação iniciará com a identificação de uma necessidade de bens, obras ou serviços, previsto no plano anual de contratação. Fazer uma lista dos bens, obras ou serviços requeridos num formulário de requisiçãono formato estabelecido, que se encontra em anexo no final do presente módulo. Se uma lista longa já tiver sido preparada, tais como para peças sobresselentes, deverá estar anexa à requisição, com uma descrição sintetizada no formulário. 3. 4. Preparar uma descrição inicial dos requisitos – vide Módulos 420, 430 e 440 para obter mais orientações. Estimar o valor dos bens, obras ou serviços. A estimativa pode estar baseada em contratos similares e recentes, pesquisa de mercado ou uma estimativa feita por um técnico especialista, como por exemplo, um engenheiro civil. Procurar assistência da UGEA, sempre que necessário. 5. 6. Obter confirmação da disponibilidade de fundos para a solicitação, através da assinatura de um funcionário autorizado no formulário de requisição. Obter aprovação para prosseguir com a contratação, através da assinatura da Autoridade Competente, no formulário de requisição. Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 22 7. 9. Finalizar a descrição dos requisitos, tanto quanto possível e anexá-la ao formulário de requisição. A UGEA irá verificar a requisição e a descrição dos requisitos e deverá discutir quaisquer esclarecimentos ou alterações requeridas com o utilizador final. 8. Passar a requisição à UGEA. Aprovações Requeridas: O formulário de requisição deve ser assinado pela Autoridade Competente para fornecer as seguintes aprovações: Confirmação da necessidade de se terem os bens, obras ou serviços enumerados no formulário de requisição e a aprovação para prosseguir com o processo de contratação desses itens. Disponibilidade de fundos para a solicitação de contratação, com base no valor estimado constante do formulário de requisição; e O nome do departamento técnico final que emite a requisição e o nome de contacto para perguntas de consulta; Uma lista dos bens, obras ou serviços necessários, incluindo as quantidades e unidades de medida; Documentos/Registos Requeridos: O formulário de requisição deve ser preenchido e enviado à UGEA, que abrirá uma pasta de contratações. O sector que solicita a compra deve igualmente guardar uma cópia da requisição para os seus próprios registos. O formulário de requisição deve incluir: A unidade estimada e o valor total de cada item; O local de entrega ou execução dos bens, obras ou serviços; A data ou datas da entrega, conclusão ou execução dos bens, obras ou serviços; 23 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique Confirmação de que os itens não se encontravam disponíveis no armazém, quando apropriado; e Confirmação do cabimento orçamental; Aprovação para prosseguir com a contratação. Uma descrição detalhada dos requisitos deve acompanhar o formulário de requisição. A Unidade de Contratações alocará um número de referência de contratação para cada solicitação de contratação. Próximos passos: Preparar uma descrição dos requisitos que devem acompanhar a requisição – vide Módulo 4.2, 4.3 ou 4.4: Preparação de uma descrição dos requisitos para os bens, obras ou serviços para orientações. Então: ➢ Passar para o Módulo 6: Selecção de um método de contratação e a planificação do processo de contratação. Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 24 FORMULÁRIO DE REQUISIÇÃO DE CONTRATAÇÕES [Nome da entidade contratante] REQUISIÇÃO DE CONTRATAÇÃO Número de Referência de Contratação: Acção e Código Programa de modernização do equipamento informático – Ministério de … Consignatário e Local de Entrega Ministério de … Maputo Data Exigida 01/02/201X Item N.º Descrição (Uma lista detalhada, lista de req- uisitos ou informação de gestão de stocks podem constar em anexo) Quantidade Unidade de Medida Custo Estima- do Custo Total Estimado 1 Laptop de 18’’ 500GB de disco rígido 4GB Ram (vide a ficha em anexo para a especificação dos detalhes) 200 Cada $1,000 $200,000 2 Impressora – a Laser (vide a ficha em anexo para a especificação dos detalhes) 10 Cada $8,000 $80,000 3 Mouse sem fio para laptop 200 Cada $30 $6,000 Expanda esta tabela com fichas complementares para solicitações maiores, mas cite a referência dada acima. Anexe informação adicional conexa. Orçamento disponível (CED) Alocação Programa Sub-pro- grama Item Saldo Moeda: Custo Total Estimado USD $286,000 São exigidas assinaturas abaixo indicadas para certificar que – (1) os bens, obras ou serviços descritos acima são solicitados e que a lista de requisitos está correcta; (2) aprovação é concedida para se prosseguir com a contratação, e que (3) fundos encontram-se disponíveis ou há cabimento orçamental para a solicitação. (1) Confirmação da Necessidade (Funcionário Responsável pela Solicitação – Departamento Técnico (2) Confirmação de fundos (Director Financeiro, salvo se delegado) (3) Assinatura Nome Cargo Data 25 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique O presente módulo fornece orientações sobre a preparação de uma lista de requisitos para a contratação de bens do Estado. A referida lista de requisitos deve ser elaborada antes do início do processo de contratação e deve vir anexa à requisição de contratação no momento de submissão para aprovação. A lista de requisitos dos bens é, muitas vezes, referida como uma “especificação técnica”, mas, na verdade, ela contém partes diferentes: Uma lista de bens requeridos, incluindo as quantidades e quaisquer serviços ou obras acessórias Informar aos concorrentes sobre os requisitos da Entidade Contratante através da inclusão no Documentos do Concurso; Informar à UGEA sobre o que o departamento técnico precisa adquirir, fornecendo a base para a planificação e orçamentação da contratação; Fixar o padrão técnico com base no qual os bens fornecidos podem ser inspeccionados, antes da aceitação. Um cronograma de entrega e conclusão Fornecer o padrão técnico com base no qual as propostas são avaliadas; Fazer parte do contrato, definindo os bens a serem fornecidos; e Especificações; e Desenhos, quando requeridos. Objectivo: A lista de requisitos é um documento-chave, que é usado em todo o processo de contratação. É usada para: Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 26 A preparação da lista de requisitos normalmente iniciará com uma descrição geral, sintetizada do requisito ex.:veículo 4WD ou computador de mesa. Preparar uma lista completa dos itens e quantidades requeridas – vide nota de orientação 1 adiante para as informações a serem incluídas. Preparar uma especificação e quaisquer desenhos necessários para cada item requerido – vide notas de orientação 2 e 3 adiante para mais detalhes. Preparar o cronograma de entrega e conclusão requerido – vide nota de orientação 4 adiante para mais detalhes. Considerar a finalidade para a qual os bens estão a ser adquiridos e quaisquer requisitos especiais ex.: para uso em todo-o-terreno, em terreno montanhoso ou para usar programas de editoração electrónica. Instruções Enviar a lista de requisitos, junto com a requisição, à UGEA. 1. 2. 4. 5. 6. 3. Nota de Orientação 1 – Lista de Bens A lista de bens deve descrever, sucintamente, cada um dos bens que a entidade contratante pretende adquirir e deve especificar as quantidades de cada um deles. Deve se considerar a possibilidade de incluir quaisquer peças sobresselentes ou artigos consumíveis requeridos, seja especificando os itens requeridos seja solicitando as peças ou consumíveis normalmente requeridos por um período de funcionamento, tal como um ano. A lista de bens deve também descrever quaisquer obras ou serviços acessórios requeridos, tais como instalação e comissionamento, a preparação do local para a instalação ou o treinamento de usuários. Cada item deve ser numerado, de forma sequencial, na lista para efeitos de referência. Conjuntamente com a quantidade, a unidade de medida deve também ser especificada, ex.: quilogramas, litros, resma etc. Aos itens completos,tais como veículos ou computadores devem ser atribuídos uma unidade de medida . 27 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique Um exemplo duma lista de bens típica é apresentada abaixo: Número de Item Breve Descrição de Bens e Serviços Conexos Quantidade Unidade de Medida 1 Computador de Mesa 2 Cada 2 Impressora LaserJet 1 Cada 2a Cartucho de Toner para o item 2 2 Cada 3 Fonte de Alimentação Ininterrupta 1 Cada 4 Software de Escritório para PC (recursos para processamento de textos e folhas de cálculo) 1 Conjunto 5 Digitalizador 1 Cada Nota de Orientação 2 – Especificações e Desenhos Quando a lista de bens tiver sido preparada, as especificações técnicas têm de ser elaboradas. Especificações bem preparadas facilitam a preparação de propostas por parte de potenciais fornecedores e uma fácil avaliação das propostas por parte do Jurí, por isso, é importante elaborar-se correctamente as especificações, com apoio do Catálogo de Bens e Serviços (CBS) empre que necessário solicitar aconselhamento técnico de outras instituções ou especialistas externos na preparação de especificações do objecto de contratação. Há, essencialmente, três tipos de especificação conforme se segue: Desempenho: Este descreve • O que o item deve fazer, • O desempenho mensurável do item, e • As qualidades do item. O concorrente, depois, escolhe a sua abordagem ou produto mais apropriado para corresponder ao trabalho requerido. Essa abordagem permite que novas ideias e tecnologias sejam oferecidas; porém, nem sempre é fácil proceder à avaliação, a não ser que os parâmetros de desempenho estejam claramente definidos. Funcional: Este descreve: • A função geral do item – o que é e como deve ser usado, • Um nome que é compreendido pelo fornecedor e o comprador, e • Um item genérico. Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 28 Técnico (ou ‘design’): Este inclui: • Uma descrição exaustiva das características técnicas e físicas de cada um dos elementos, • Como é fabricado e as características da sua aparência. Este tipo de especificação é geralmente apenas usado no caso de um produto complexo em que os componentes têm de ser inspeccionados ou testados individualmente ou em que a observância a um processo de fabrico específico ou o uso de um material específico seja obrigatório com vista a satisfazer um padrão exigido. Este assegura que cada um dos fornecedores responda com ofertas similares, sendo assim mais fácil avaliar, contudo, isso exige um conhecimento técnico excelente do produto requerido, porquanto o comprador dita,com exactidão, como o objecto deve ser feito e os materiais que devem ser utilizados. O risco é que, porque a entidade contratante é tão prescritiva, assumirá uma responsabilidade muito maior no caso de os bens não funcionarem. Esta é, portanto, uma abordagem de alto risco e deve ser usada com cautela e sempre com a assessoria de um técnico especialista na área do produto. Normalmente, muitas especificações incluem elementos não só de dados de Desempenho mas também de dados Funcionais. Dependendo do tipo de especificação, algumas regras gerais das melhores práticas de preparação de especificações são as seguintes: 1. Incluir a finalidade geral e uso pretendido dos bens e se existem quaisquer requisitos especiais (ex.: para uso em todo-o-terreno, em terreno montanhoso ou o uso de programas de editoração electrónica). É frequentemente útil incluir uma breve descrição funcional dos bens, incluindo as condições em que os bens devem operar (ex.:intervalos de temperatura ou de humidade). Para os veículos, esta pode ser, muitas vezes, incluída mencionando o seguinte “adequado para uso em Moçambique”. 2. As especificações devem definir as características técnicas, os parâmetros de desempenho e os padrões de qualidade mínimos dos bens requeridos pela Entidade Contratante. Esta inclui quaisquer produtos, prazos e quaisquer indicadores ou critérios a partir dos quais o desempenho satisfatório possa ser aferido ou avaliado. A avaliação irá, depois, verificar se as propostas satisfazem este padrão mínimo. Não se deve dar crédito na avaliação por se exceder o padrão. 29 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 3. Exija sempre que os bens sejam novos e não usados. É, também, muitas vezes, visto em especificações que os bens devem ser (dos modelos mais recentes ou actuais, incluindo os mais recentes aperfeiçoamentos do design e materiais). Embora isto possa evitar que o ‘antigo stock’ seja fornecido, há um contrapeso que é o facto de que nem sempre é necessário ou económico ter-se os modelos mais recentes. 4. As especificações técnicas devem conter uma descrição completa, precisa e inequívoca dos bens requeridos, especificando-se: O desempenho requerido, ex.: a velocidade de uma impressora, o processador de uma fotocopiadora ou de um computador ou a exactidão de equipamentos laboratoriais; e/ou As várias funções ou características requeridas, ex.: impressão a cores para uma impressora, fotocópia frente e verso para uma fotocopiadora, dimensões de itens, a dosagem de um medicamento, ar condicionado num veículo; Os padrões de qualidade de equipamentos, materiais ou acabamentos. 5. As especificações devem ser genéricas, ou seja, não se devem referir a uma marca específica, nome comercial, patente, design, tipo, origem específica, produtor, fabricante, catálogo, item numerado ou qualquer outro detalhe que possa limitar a especificação de um fabricante específico. Exemplo: Uma especificação de uma impressora não deve dizer Hewlett Packard ou Canon, mas deve dar as características da impressora. Ex.: “Impressora LaserJet, a preto e branco, velocidade mínima da impressão 30 páginas por minuto, qualidade de impressão mínima 1200x1200 dpi, capacidade de entrada mínima de 200 folhas A4”, etc. Em casos excepcionais, em que não haja forma suficientemente precisa de descrever os bens sem o uso de um nome comercial ou similar, as palavras, ou equivalente, devem ser incluídas. O uso de determinadas marcas ou modelos pode também ser permitido por razões de compatibilidade técnica, revisão, manutenção ou preservação de garantia, ex.: peças sobresselentes Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 30 ou consumíveis para revisão ou reparação devem ser compatíveis com um equipamento e/ou equivalentes genéricos podem invalidar uma garantia. Em tais casos, a justificação para o uso de uma marca comercial ou similar deve ser registada por escrito e os números de peças do fabricante devem ser mencionados para garantir que a peça exacta seja adquirida. É também sensato incluir a marca, o modelo e a descrição do equipamento primário para o qual as peças sobresselentes são requeridas. 6. Incluir quaisquer características ambientais ou de segurança exigídas dos bens para cumprir com os padrões aplicáveis da indústria, do país ou internacionais. É importante, contudo, que os padrões especificados não sejam restritivos; portanto, sempre que possível, padrões internacionalmente reconhecidos devem ser utilizados. Se outros padrões forem utilizados, devem normalmente ser seguidos de uma afirmação que diz “outros padrões autorizados que assegurem pelo menos uma qualidade substancialmente igual serão também aceites”. 7. Mencionar qualquer documentação exigida (ex.: manuais de funcionamento/manutenção, guias de usuário, licenças, certificados de ensaios) e em que idioma. Dependendo da natureza dos requisitos, pode também ser necessário o seguinte: 8. Descrições dos processos de fabrico, acabamentos ou materiais requeridos. Isso será somente aplicável para requisitos muito especializados em que a aderência a um processo de fabrico ou o uso específico de um material particular é obrigatório para satisfazer o padrão exigido. 9. Quaisquer requisitos de acondicionamento, marcação e etiquetagem, tais como um requisito exigindoque os comprimidos sejam embalados em pacotes, embalagem plásitico bolha, que correspondam a dosagens semanais, para que os kits de testes de HIV sejam embalados individualmente, junto com as luvas de protecção requeridas e instruções de uso ou que os medicamentos mencionem a sua data de validade. 10.Ao se contratar maquinaria de instalações fabris quaisquer planos de instalação em locais devem ser incluídos de forma a fornecer aos potenciais concorrentes tantas informações quanto possíveis sobre a localização final proposta do equipamento (isto é, as dimensões dos edifícios/do local, disponibilidade de água e energia, acesso aos edifícios/local). Vide Nota de Orientação 3 adiante para orientações sobre os desenhos. 31 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 11. Detalhes sobre obras ou serviços acessórios requeridos. Por exemplo: • Quando o fornecedor é responsável pela preparação do local de instalação, o estado corrente do local e a obra requeridos devem ser declarados, ex.: uma espessura específica da base de betão para a maquinaria. • O número de pessoas a serem treinadas para a utilização, manutenção ou reparação do equipamento, o local para a formação, o padrão a ser atingido, etc. Os Módulos 410 e 440 sobre a preparação de listas de requisitos para as obras civis e serviços ao Estado podem fornecer orientações úteis para obras ou serviços acessórios. 12. Detalhes dos requisitos de inspecção e testagem, incluindo os parâmetros de desempenho, produtos, prazos e quaisquer indicadores ou critérios com base nos quais o desempenho satisfatório dos bens será testado. 13. Qualquer documentação exigida ex.: manuais, guias de usuários, licenças, certificados de ensaios, etc. Padrões Moçambicanos ou outros relevantes serão incluídos nas especificações, quando necessário. Os padrões especificados não devem ser restritivos. Sempre que possível, padrões internacionamente reconhecidos devem ser utilizados, particularmente, quando se prevê que os potenciais concorrentes incluam empresas estrangeiras. Se outros padrões forem utilizados, estes devem normalmente serem seguidos de uma declaração que diz “outros padrões autorizados que assegurem pelo menos uma qualidade substancialmente igual serão também aceites”. Se for apropriado, as Entidades Contratantes devem usar especificações padronizadas ou especificações usadas anteriormente. Nota de Orientação 3 -Desenhos O objectivo dos desenhos é especificar os locais, dimensões, materiais a serem utilizados, estágios de fabricação e outras características dos bens e/ou obras ou serviços acessórios. Os desenhos, em termos visuais, comunicam como algo funciona, como está disposto ou como será construído, comunicando de forma eficaz conceitos mecânicos ou técnicos complexos. Estes são tipicamente usados para acrescentar especificações, particularmente especificações técnicas (ou de design) e/ou fornecer detalhes dos locais de instalação. Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 32 Os desenhos não são exigíveis para muitas aquisições de bens. Contudo, quando são fornecidos como parte da lista de requisitos, os concorrentes recorrerão às informações contidas nos desenhos durante a preparação das suas propostas. Quando os desenhos são exigíveis, devem ser preparados por técnicos qualificados. Como acontece com as especificações, o departamento técnico deve procurar assessoria técnica de outras Instituições ou especialistas externos, quando necessário, para a preparação exacta de desenhos. Nota de Orientação 4 – Cronograma de Entrega e Conclusão O cronograma de entrega e conclusão deve especificar o período e o local de entrega de cada um dos bens. Quando incluídas quaisquer obras e serviços conexos, o cronograma de entrega deve também mencionar o período de conclusão e o local. Ao se preparar o cronograma de entrega, as seguintes orientações devem ser consideradas: Os períodos de entrega e conclusão devem ser realistas. Prazos de entrega e conclusão que não sejam compativeis com o objecto de contratação não devem ser consideados Se for apropriado, períodos de entrega diferentes devem ser estabelecidos no Contrato A UGEA deve verificar se o período de entrega especificado nos Documento de Concurso tem em conta o Incoterm adoptado para a entrega. Há que recordar que, para certos Incoterms (ex.: FCA, CPT ou CIP), a entrega de bens tem lugar quando estes são entregues à transportadora e não quando são entregues ao destino final. Quanto aos outros Incoterms, deve-se permitir um prazo de entrega realista, considerando o modo de transporte. Os períodos de entrega e conclusão são mais bem expressos em número de dias, semanas ou meses, conforme definido nos Documentos de Concurso(ex: trinta (30) dias)., As datas exactas devem ser determinadas no Contrato, a ser assinada entre as (. Contudo, podem ser expressos como uma data específica (ex.: 30 de Junho A determinação do período de entrega deve ter em conta se a contratação for para bens prontamente disponíveis ou que possam ser adquiridos, dentro ou fora do País 33 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique Documentos/Registos Requeridos: Uma cópia da lista de requisitos deve estar anexa ao formulário de requisição, o qual deve ser guardado na pasta de contratações. A área beneficiária da contração deve também reter uma cópia da requisição e a lista de requisitos para a sua própria consulta. Próximos passos: ➢ Passar para o Módulo 6: Selecção de um método de contratação e a planificação do processo de contratação. O presente módulo apresenta o procedimento de preparação de uma descrição de requisitos para a contratação de empreitada de obras públicas, incluindo quaisquer bens ou serviços acessórios requeridos. O presente módulo baseia-se em obras integralmente concebidas pela entidade contratante, antes de lançamento do concurso, em que o fornecedor será responsável apenas pela construção. O módulo não aborda a preparação de uma descrição de requisitos de desenho e construção ou contratos do tipo “chave na mão”. Sempre que possível, a descrição de requisitos deve ser completamente preparada no estágio de emissão da requisição de contratação. Porém, muitas vezes, é apenas possível preparar uma descrição geral dos requisitos neste estágio, em que a descrição deve ser finalizada durante a elaboração do documento do concurso. Objectivo: A descrição de requisitos é um documento-chave que é usada em todo o processo de contratação. É usada para: Informar à UGEA ou à Autoridade Competente sobre o que o departamento técnico pretende adquirir, fornecendo a base para a planificação da contratação e a orçamentação; Informar aos concorrentes sobre os requisitos da entidade contratante através da inclusão no Documento do Concurso; Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 34 Fazer parte do contrato, definindo as obras a serem executadas e o padrão técnico com base no qual as obras podem ser inspeccionadas antes da aceitação; e Fornecer o padrão técnico e, para alguns requisitos, as quantidades estimadas com base nas quais as propostas serão avaliadas; Para alguns tipos de contratações, fornecer os preços e as quantidades estimadas com base nas quais a obra real é mensurada para fins de pagamento. Partes Intervenientes: A descrição dos requisitos de obras deve ser preparada por um engenheiro com qualificações e experiência técnicas apropriadas. Se o departamento técnico não tiver um funcionário apropriado, uma assessoria técnica externa deve ser procurada. O departamento técnico deve consultar a UGEA sobre quaisquer regras de contratação aplicáveis à descrição dos requisitos. Instruções passo-a-passo: Preparar os desenhos e as especificações das obras – vide notas de orientação 1 e 2 adiante para mais detalhes. Preparar uma lista de quantidades ou cronograma de actividades conforme requerido – videnotas de orientação 3 e 4 adiante para mais detalhes. Preparar o cronograma de conclusão requerido – vide nota de orientação 5 adiante para mais detalhes. Preparar um escopo de trabalhos geral, que constituirá a primeira parte da descrição dos requisitos – vide nota de orientação 6 adiante para mais detalhes. Enviar a descrição de requisitos, junto com a requisição de compra à Unidade de Contratações. A preparação da descrição de requisitos normalmente iniciará com uma descrição geral, sintetizada da solicitação ex.: construção de salas de aula ou reparação de uma estrada. Esta será normalmente transformada em desenho para o engenheiro. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 35 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique Nota de Orientação 1 – Desenhos de Obras Desenhos técnicos são exigidos para definir as obras requeridas pela entidade contratante. Os desenhos de construção, mesmo se não tiverem sido totalmente elaborados, devem apresentar detalhes suficientes para permitir que os concorrentes compreendam o tipo e complexidade da obra envolvida e a fixação do preço das suas propostas. Além dos desenhos de construção, um mapa simplificado mostrando a localização do Local de obra em relação à geografia local, incluindo estradas principais, aeroportos e vias férreas, é útil. Na preparação do Documento do Concurso, constitui uma prática normal inserir uma lista de desenhos, embora os próprios desenhos são encadernados e emitidos em volume separado, particularmente quando são numerosos ou emitidos em formato grande, tais como em papel A1 ou A2. Nota de Orientação 2 – Especificações para Obras Um conjunto de especificações precisas e claras é um pré-requisito para os concorrentes responderem de forma realista e competitiva aos requisitos da entidade contratante sem limitarem nem condicionarem as suas propostas. As especificações devem ser preparadas para permitir a mais ampla concorrência possível e, ao mesmo tempo, apresentar uma lista clara dos padrões exigidos em termos de acabamentos, materiais e a execução dos bens e serviços conexos a serem adquiridos. Somente se isso for feito, os objectivos de economia, eficiência e justiça na contratação serão alcançados, a capacidade de resposta das propostas será assegurada, e a subsequente tarefa de avaliação será facilitada. As especificações devem requerer que todos os bens e materiais a serem incorporados nas Obras sejam novos, não usados, dos modelos mais recentes ou correntes, e incorporar todos os recentes aperfeiçoamentos em design e materiais, salvo indicação em contrário no Documento do Concurso. Deve-se tomar cuidado ao se elaborar as especificações para assegurar que não sejam restritivas. Na especificação dos bens, materiais e acabamentos, padrões internacionalmente reconhecidos devem ser utilizados tanto quanto possível. Se padrões nacionais ou outros padrões forem utilizados, as especificações devem mencionar que os bens, materiais e acabamentos que satisfazem outros padrões autorizados, e que asseguram uma qualidade substancialmente igual ou superior aos padrões mencionados, serão também aceites. Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 36 A maior parte das especificações são normalmente escritas especialmente para acomodar as obras específicas em questão. Não há um conjunto de especificações padrão para aplicação universal em todos os sectores, embora haja princípios e práticas estabelecidas. Há vantagens consideráveis na padronização de Especificações Gerais para Obras repetitivas no sector público, tais como estradas principais, habitação urbana, irrigação e abastecimento de água, na mesma região ou quando condições similares prevalecerem. As Especificações Gerais devem abranger todas as classes de acabamentos, materiais, e equipamentos geralmente envolvidos na construção, embora não sejam para serem necessariamente usadas num Contrato de Empreitada de Obras específico. Nota de Orientação 3 – Lista de Quantidades Uma lista de quantidades deve ser preparada para inclusão no Documento do Concurso, quando o requisito deve ser contratado como um contrato a preço unitário – para empreitadas por preço global, vide nota de orientação 4 adiante. Aos concorrentes é exigido então que estabeleçam os preços na lista de quantidades nas suas propostas e a lista de quantidades com preços passa a ser parte do contrato. O pagamento é, então, efectuado usando os valores da lista de quantidades com preços, mas com base na quantidade de trabalho realmente executado, que é medido numa base regular. Portanto, os objectivos da lista de quantidades são: Fornecer informações suficientes sobre as quantidades dos trabalhos a serem executadas para permitir que as propostas sejam preparadas de forma eficiente e precisa; e Fornecer uma lista de quantidades com preço para uso na avaliação periódica dos trabalhos a ser executadas. . 37 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique Para se alcançar estes objectivos, as Obras devem ser discriminadas na lista de quantidades com suficiente detalhe para fazer distinção entre as diferentes classes de Obras, ou entre Obras da mesma natureza executadas em diferentes locais ou em outras circunstâncias que podem dar lugar a diferentes considerações do custo. A estrutura e o conteúdo da lista de quantidades devem ser o mais simples e breves possíveis. Nota de Orientação 4 – Cronograma de Actividades Um cronograma de actividades deve ser preparado para inclusão no Documento do Concurso, em que a solicitação deve ser contratada como empreitada por preço global. Portanto, o objectivo do cronograma de actividades é fornecer uma repartição das actividades e o seu custo associado que constituem as Obras a serem pagas numa base global. A repartição destina-se a ser usada: Como base para certificar o pagamento ao empreiteiro; e Assistir na atribuição de valor a quaisquer variações solicitadas. As obras serão discriminadas tendo em consideração a natureza de cada uma das actividades e, se aplicável, por localização. A Entidade Contratante terá de determinar o nível em que as Obras têm de ser repartidas tendo em conta a complexidade das Obras e o prazo de conclusão declarado. O cronograma de actividades deve ser o mais simples e breve possível. Os contratos por Série de Preços, devem ser cotados tendo em conta o mapa de quantidades previstos no Documento de Concurso com base em preços unitários. Os concorrentes devem propor um preço global, com base no cronograma de actividade, sendo que o preço da proposta do concorrente vencedor torna-se o preço do contrato. O trabalho real executado será mensurado e pago em função do trabalho real executado, com base no preço unitário previsto no contrato Os prazos de conclusão devem ser realistas. Prazos de conclusão curtos e irrealistas podem resultar na concorrência restrita ou podem levar a reclamações de concorrentes prospectivos. Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 38 Os prazos de conclusão são mais bem expressos como um número de dias, semanas ou meses a partir da data de adjudicação do contrato, pois datas precisas não podem ser determinadas até que o contrato seja assinado. Nota de Orientação 6 – Âmbito de Trabalhos O âmbito de trabalhos deve fornecer: Uma descrição das obras; Uma narrativa contextual para o trabalho requerido, se apropriado; e Quantidades aproximadas de grandes itens; Os objectivos das obras requeridas, se apropriado. O âmbito de trabalhos normalmente constituirá a primeira parte da descrição dos requisitos, mas terá de ser preparada em último lugar, uma vez conhecidas as quantidades aproximadas, etc. Uma descrição de aproximadamente 1-2 páginas é apropriada para a maioria dos contratos. Aprovações Necessárias: Nenhuma aprovação específica da descrição de requisitos é requerida neste estágio. Documentos/Registos Requeridos: Uma cópia da descrição dos requisitos deve ser guardada napasta, junto com o formulário de requisição. O departamento técnico deve também reter uma cópia da requisição e da descrição dos requisitos para a sua própria consulta. Próximos passos: Assegurar que a requisição esteja concluída. Depois: ➢ Avançar para o Módulo 6. Selecção do método de contratação. 39 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 5.1 Introdução: Todos os Fornecedores que pretendam participar na Contratação pública nos órgão ou instituição do Estado, devem assegurar que tenham a qualificação jurídica, técnica, económico–financeira e regularidade fiscal, estarem inscritos no Cadastro Único de Empreiteiros de Obras Públicas, de Fornecedores de Bens e de Prestadores de Serviços ao Estado. A inscrição no Cadastro Único não é a condição para participar nas contratações Públicas, excepto nos Concurso Limitado e Concurso por Lances e estiver estabelecido nos documentos de concurso. O presente módulo descreve o processo de inscrição no Cadastro Único e o processo de pré-qualificação. 5.3 Objectivo: Fornecer orientações às UGEAs, para definição do perfil e requisitos de qualificação dos empreiteiros, fornecedores de bens e prestadores de serviços de acordo com o objecto de contratação, de modo a garantir a qualidade necessária. Serve de base para avaliação das propostas e pré-qualificação ou pré-selecção de concorrentes elegíveis para fornecer o bem ou serviço ou participar de um concurso. Na avaliação das propostas, devem ser tomadas em consideração apenas as qualificações definidas nos Documento do Concurso/ Termos de Referência. 5.4 Instruções para Inscrição no Cadastro Único: A inscrição de empreiteiros de obras públicas, fornecedores de bens e prestadores de serviços ao Estado, no Ministério da Economia e Finanças é feita por iniciativa do interessado, mediante a submissão de um requerimento, dirigido ao Director (a) Nacional do Património do Estado, ou através da remissão por parte da Entidade Contratante dos documentos de qualificação que serviram de base para apurar o concorrente vencedor. Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 40 5.5. Cadastro de Impedidos Compente ao Ministro que superiendente a área das Finanças a decisão sobre o impedimento dos Empreiteiros de Obras Públicas, Fornecedores de Bens e Prestadores de Serviços de participarem dos procedimentos de contratação pública. A Entidade Contratante deve propor a Unidade Funcional de Supervisão das Aquisições a inclusão no cadastro de Impedidos de contratar com o Estado enviando os dados do procedimento de contratação: o objecto de concurso, nº de procedimento de contratação e número de contrato, valor do contrato, nome do fornecedor e os actos ilícitos praticados. Orientação para Pessoa Singular 1. Solicitar a inscrição no Cadastro Único, através de um Requerimento dirigido ao Exmo(a). Senhor(a) Director(a) Nacional do Património do Estado, com assinatura reconhecida pelo Cartório Notarial, de acordo com o Modelo 1: Exmo(a). Senhor(a) Director(a) Nacional do Património do Estado ___[Nome da Pessoa]___, ___[domicílio]___, requere a V. Excia se digne deferir o seu Pedido de Inscrição no Cadástro Único de Empreiteiros de Obras Públicas, Fornecedores de Bens e Prestadores de Serviços aos órgãos e instituições do Estado, incluindo as autarquias, em conformidade com o estabelecido no nº 1 do Art. 42 do Regulamento aprovado pelo Decreto nº 5/2016, de 8 de Março. Para o efeito junta a documentação pertinente. Pede Deferimento Local e Data (Assinatura reconhecida) 2. Juntar ao Requerimento os seguintes documentos: Relativos à Qualificação Jurídica • Preencher o formulário de Prestador de Serviços - Modelo 4. Os campos aplicáveis são: Nome da Pessoa Singular; NUIT; Tipo de serviços a prestar; 41 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique Endereço da sede; Província; Cidade; Distrito; Município; País; Telefone nº; Celular nº; Email; e Fax; • Cópia do BI ou DIRE, reconhecida poe Cartório Notarial; e • Declaração reconhecida por Cartório Notarial, que não se encontra em nenhuma das situações de impedimentos de participação nos concursos, de acordo com o Modelo 5. Exmo. Senhor Director Nacional do Património do Estado ___[Nome da Pessoa]___, ___[domicílio]___, declara, para fins de autorização da sua Inscrição no Cadástro Único de Empreiteiros de Obras Públicas, Fornecedores de Bens e Prestadores de Serviços aos órgãos e instituições do Estado, incluindo as autarquias, que não se encontra em qualquer das situações de impedimento previstas no Art. 22 do Regulamento aprovado pelo Decreto nº 5/2016, de 8 de Março. Para os devidos efeitos, declara que as informações são verdadeiras e compromete-se comunicar à Unidade Gestora Executora das Aquisições as situações supervenientes de impedimento. Pede Deferimento Local e Data (Assinatura reconhecida) Constituem impedimentos para concorrentes: • Pessoa singular condenada por sentença judicial transitada em julgado, por qualquer delito que ponha em causa a sua idoneidade profissional, enquanto durar a pena; • Pessoa singular punida por falta grave em matéria profissional, enquanto durar a sanção; • Pessoa, singular ou colectiva, sancionada com a pena de proibição de contratar com o Estado; • Pessoa singular que controle directa ou indirectamente pessoas colectivas, sancionada com pena proibição de contratar com o Estado; • Ser agente da Entidade Contratante e pessoa responsável por decisão a ser proferida; Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 42 • Tenha defraudado o Estado ou envolvido em falências fraudulentas; • Pessoa singular ou colectiva cujo capital tenha proveniência ilícita; • Pessoa colectiva, isoladamente ou em consórcio ou em associação, responsável pela elaboração do projecto, accionista ou detentor de mais de cinco por cento (5%) do capital social dessa pessoa colectiva ou responsável técnico do projeto; e • Autor do projecto objecto da contratação, básico ou executivo, ou dos termos de referência, seja ele pessoa singular ou colectiva, podendo participar no concurso de Empreitada, de Obras Públicas ou Prestação de Serviços, como consultor. Relativos à Qualificação Económico – FinanceiraPara pessoa singular: • Declaração Periódica de Rendimentos, reconhecida por Cartório Notarial (ISPC e IRPS). Para pessoa Colectiva: • Declaração Periódica de Rendimentos, reconhecida por Cartório Notarial (Modelo 22); • Declaração de Informação Contabilistica Fiscal, reconhecida por Cartório Notarial; e • Declaração de que não há pedido de falência ou concordada. Relativos à Qualificação Técnica • Certidão emitida por pessoa de direito público ou privado comprovativa do registo ou inscrição em actividade profissional compatível com o objecto da contratação; • Declaração do concorrente comprovativa das instalações e equipamentos adequados para a execução do objecto da contaratação, com a indicação de todos os dados necessários à sua verificação; • Declaração do concorrente comprovativa da equipa profissional e técnica disponível para execução do,objecto da contratação, acompanhada dos respectivos currículos; • Declaração emitida por pessoa de direito público ou privado comprovativo de que, no último exercício fiscal, adquiriu experiência em actividades profissionais com características similares às do objecto da contratação, com indicação dos dados necessários à sua verificação, reconhecida por Cartório Notarial; e 43 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique • Certificado de Habilitações Literárias e Profissionais dos responsáveis pala execução do objecto da contratação; • Certificado de qualidade emitido por pessoa de direito público ou privado, nacional ou estrangeiro, ou declaração de compromisso da empresa da adopção do sistema de qualidade, homologada pela instituição responsável pela normalização e qualidade; e • Alvará ou documentoequivante Relativos à Regularidade Fiscal • Certidão válida de Quitação emitida pela Administração Fiscal, reconhecida por Cartório Notarial; • Declaração válida emitida pela instituição responsável pelo Sistema Nacional de Segurança Social; e • Documento válido emitido pelo Instituto Nacional de Estatística. Orientação para Pessoa Colectiva 1. Solicitar a inscrição no Cadastro Único, através de um Requerimento dirigido ao Exmo(a). Senhor(a) Director(a) Nacional do Património do Estado, com assinatura reconhecida pelo Cartório Notarial, de acordo com o Modelo 1: Exmo(a). Senhor(a) Director(a) Nacional do Património do Estado ___[Nome do Fornecedor]___, ___[domicílio]___, requere a V. Excia se digne deferir o seu Pedido de Inscrição no Cadástro Único de Empreiteiros de Obras Públicas, Fornecedores de Bens e Prestadores de Serviços aos órgãos e instituições do Estado, incluindo as autarquias, em conformidade com o estabelecido no nº 1 do Art. 42 do Regulamento aprovado pelo Decreto nº 5/2016, de 8 de Março. Para o efeito junta a documentação pertinente. Pede Deferimento Local e Data (Assinatura reconhecida) 2. Juntar ao Requerimento os seguintes documentos: • Preenchimento de formulário para Fornecedores de Bens, Modelo 3; e • Preenchimento de formulário para Serviços, Modelo 4. Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 44 República de Moçambique Ministério das Finanças Direcção Nacional do Património do Estado Unidade Funcional de Supervisão das Aquisições Formulário de Fornecedor de Bens Nome da Firma Endereço Email NUIT Capital Social MT Numero deTrabalhadores Volume Anual de Negócios Numero Província Cidade Distrito Município País Telefone nº Celular nº Fax Património Social MT Tipo de bens a Fornecer 45 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique República de Moçambique Ministério das Finanças Direcção Nacional do Património do Estado Unidade Funcional de Supervisão das Aquisições Formulário de Prestador de Serviços Nome da Firma Endereço da Sucursal caso exista Endereço da Sede Email NUIT Numero de Trabalhadores Património Social Volume Anual de Negócios Província Cidade Distrito Município País Telefone nº Celular nº Fax Capital Social MT MT Tipo de Serviço a Prestar Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 46 MODELO 5 Relativos à Qualificação Jurídica • Preenchimento de formulário de Fornecedor de Bens ou Prestador de Serviços, de que não se encontra em nenhuma das situações de impedimentos de participação nos concursos, em conformidade com o Modelo 5. Relativos à Qualificação Económico – Financeira • Cópia da Declaração Periódica de Rendimentos, reconhecida por Cartório Notarial; • Declaração de informação contabilística e fiscal, reconhecida por Cartório Notarial; e • Declaração de que não há pedido de falência e que não requereu concordata, emitida pelo Tribunal Judicial, reconhecida por Cartório Notarial. Relativos à Qualificação Técnica • Certidão emitida pela autoridade competente, comprovativa do registo ou inscrição em actividade profissional compatível com a actividade, em original ou cópia autenticada; • Declaração do requerente, reconhecida por Cartório Notarial, que comprova a disponibilidade de instalações e equipamentos adequados, com indicação de todos os dados necessários à sua verificação, de acordo com o Modelo 6; MODELO 6 (Declaração Comprovativa de Instalações e Equipamento) EXMO(A). SENHOR(A) DIRECTOR(A) NACIONAL DO PATRIMÓNIO DO ESTADO ___________(Designação da pessoa colectiva)_______, com sede à ___(endereço completo das pessoa), por meio do seu representante abaixo assinado, declara para fins de sua renovação de inscrição no cadastro único de empreiteiros de obras públicas, fornecimento de bens e prestadores de serviços aos órgãos e instituições do Estado, incluindo autarquias, possuir instalações e equipamentos adequados disponiveis para execução de suas actividades, conforme abaixo indicado: 47 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique (indicar as instalações e equipamentos disponíveis) Para os devidos efeitos, declara que as informações são verdadeiras e compromete- se a comunicar à Unidade Funcional de Supervisão das Aquisições quaisquer vississitudes. • Declaração do requerente, reconhecida por Cartório Notarial, que comprova a disponibilidade da equipa profissional e técnica para execução do objecto da contratação, acompanhada dos respectivos currículos, em conformidade com o Modelo 7; EXMO(A). DIRECTOR(A) NACIONAL DO PATRIMÓNIO DO ESTADO ___________(Designação da pessoa colectiva)_______, com sede à ___(endereço completo das pessoa), por meio do seu representante abaixo assinado, declara para fins de sua renovação de inscrição no cadastro único de empreiteiros de obras públicas, fornciemento de bens e prestadores de serviços aos órgãos e instituições do Estado, incluindo autarquias, possuir equipa profissional e técnica disponivel para execução de suas actividades profissionais, conforme abaixo indicado: (indicar o nome e qualificação dos profissionais que compõem a equipa técnica do requerente) Para os devidos efeitos, declara que as informações são verdadeiras e compromete- se a comunicar à Unidade Funcional de Supervisão das Aquisições quaisquer vississitudes. • Cópia da Declaração emitida por pessoa de direito público ou privado, que comprova de que, no último exercício fiscal, o requerente adquiriu experiência em actividades profissionais, com indicação dos dados necessários à sua verificação, reconhecida por Cartório Notarial; • Cópia de certificados de habilitações literárias e profissionais, dos responsáveis pela execução das actividades profissionais, autenticadas por Cartório Notarial; • Alvará ou documento, equivalente emitido pela autoridade competente, reconhecido por Cartório Notarial. Relativos à Regularidade Fiscal • Cópia da Certidão válida de Quitação emitida pela Administração Fiscal, reconhecida por Cartório Notarial; Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique 48 • Cópia da declaração válida emitida pela instituição responsável pelo Sistema Nacional de Segurança Social, reconhecida por Cartório Notarial; e • Documento válido emitido pelo Instituto Nacional de Estatística que comprove que a empresa presta informação regular, nos termos da legislação estatística vigente. Renovação do Cadastro Único de Fornecedores Orientação para a Renovação de Empreiteiros de Obras Públicas 1. Solicitar a renovação da inscrição no Cadastro Único, através de um Requerimento dirigido Exmo. Senhor Director Nacional do Património do Estado, com assinatura reconhecida por Cartório Notarial ou acompanhado do documento de identificação do signatário, de acordo com o Modelo 1: Exmo(a). Senhor(a) Director(a) Nacional do Património do Estado ___[Nome do Fornecedor]___, ___[domicílio]___, requere a V. Excia se digne deferir o seu Pedido de Renovação da Inscrição no Cadástro Único de Empreiteiros de Obras Públicas, Fornecedores de Bens e Prestadores de Serviços aos órgãos e instituições do Estado, incluindo as autarquias, em conformidade com o estabelecido no nº 1 do Art. 42 do Regulamento aprovado pelo Decreto nº 5/2016, de 8 de Março. Para o efeito junta a documentação pertinente. Pede Deferimento Local e Data (Assinatura reconhecida) 2. Juntar ao Requerimento os seguintes documentos: • Preenchimento de formulário para Empreiteiros de Obras Publicas, de acordo com o Modelo 2 e NUIT • Cópia autenticada do Alvará ou documento equivalente emitido pela autoridade competente. 49 Manual de Procedimento para Contratação Pública em Moçambique Orientação para a Renovação de Fornecedor de Bens e Prestador de Serviços 1. Solicitar a renovação da inscrição no Cadastro Único, através de um Requerimento dirigido Exmo(a). Senhor(a) Director(a) Nacional do Património
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