Organização de Eventos Esportivos

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ORGANIZAÇÃO
DE EVENTOS
ESPORTIVOS
AULA 3
Kenji Saito / Taciana Pinto
TACIANA PINTO
MESTRE - Esportes e Estudos Olímpicos 
Universidade de Tsukuba – Japão
PÓS GRADUADA – Gestão e Gerenciamento de Projetos
Universidade Federal do Rio de Janeiro
BACHAREL & LICENCIADA - Educação Física
Universidade do Estado do Rio de Janeiro
NCDA – Coach Developer Academy
2º DAN – Ex-atleta, Faixa Preta de Judô 
IJF – Certified Judo Manager Course
COB – Gestora de Desenvolvimento Esportivo 
RIO 2016 – Gerente de Serviços de Competição - Judô
KENJI SAITO
MESTRE – Ciências do Esportes e Estudos Olímpicos 
Universidade de Tsukuba – Japão
PÓS GRADUADO – Gestão e Marketing Esportivo
Trevisan Escola de Negócios
BACHAREL & LICENCIADO - Educação Física
Universidade Federal do Espirito Santo
COB – Gerente Executivo de Desenvolvimento Esportivo
TOKYO 2020 – Gerente de Planejamento Esportivo
ASHGABAT 2017 – Coordenador de Operações Técnicas
RIO 2016 – Gerente de Esportes – Judô
CBJ – Gestor das Categorias de Base (2009-2014)
4º DAN – Ex-atleta, Faixa Preta de Judô, Árbitro e Técnico
AGENDA
FORÇA DE TRABALHO
Planejamento
Tipos de Força de Trabalho
Organograma
Recrutamento
Treinamento
02.
COMITÊ ORGANIZADOR
Diferenças Básicas
Caderno de Encargos
Áreas Funcionais
Matriz de Responsabilidade
03.
ESTUDO DE CASO
Jogos Olímpicos e Paralímpicos 
Rio 201604.
01.
REVISÃO
Categorização
Planejamento
EAP
Stakeholders
Comunicação
REVISÃO
01.
CATEGORIZAÇÃO
● Tamanho – quantidade de participantes; quantidade de instalações; orçamento; 
quantidade de expectadores.
● Espacial – indoor/outdoor; espaço público ou privado; 
● Temporal – duração e/ou periodicidade; 
● Esportivas – um esporte/multiesportivo; alto rendimento/participação; 
● Objetivos Financeiros – sem/com fins lucrativos; 
● Alcance – local, regional, nacional, internacional
EVENTOS ESPORTIVOS
CAPACITAÇÕES
Treinadores, 
Árbitros, Atletas
REUNIÕES
Congressos Técnicos, 
Assembléias, 
Conselhos Técnicos
COMPETIÇÕES
Locais, Regionais, 
Nacionais, 
Internacionais, Virtuais
TREINAMENTOS 
DE CAMPO
Regionais, Nacionais, 
Internacionais
EXAMES DE 
GRADUAÇÃO
Avaliação & Cerimônia de 
Graduação
PLANO DE AÇÃO (5W2H)
Onde ?
What
O que ?1
6
7
2 Por que ?Why
Where
3 4
Quem ?
Who
5
Quando?
When
Como?
How
Quanto?
How much
Para quem ?
Como divulgar?
PLANEJAMENTO
RESTRIÇÕES são limitações impostas interna ou externamento ao projeto.
• Limite orçamentário
• Estrutura disponível 
REQUISITOS são condições, características ou capacidades que devem ser atendidas. São 
desejos, necessidades ou expectativas dos stakaholders.
• Responsabilidade com os princípios de sustentabilidade
PREMISSAS são hipóteses. Algo que assumimos como verdadeiro no início do projeto por 
não termos informações suficientes. Muitas vezes precisamos planejar o projeto e não há 
como ter todas as informações.
• Quantidade de participantes de acordo com os últimos eventos.
PLANEJAMENTO
Restrição Tripla
TEMPO
QUALIDADE
Pontos chave que devidamente equilibrados e gerenciados contribuem 
com a eficiêcia de gestão e com o sucesso na entrega do projeto.
EVENTO
SERVIÇOS TÉCNICA
WKF FINANC LOCAL COMUNIC
EQUIP.
CERIMÔNIASCOMPETIÇÃOINSCRIÇÕES
FOPPESAGEM ARBITRAGEM
RESULT
LIMPEZA SEGURANÇA
CREDENC
TRANSP
SORTEIO
ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO
STAKEHOLDERS
Evento
Atletas
Mídia
Patrocinadores/
Apoiadores
Fornecedores
Força de 
Trabalho
Entidades 
Autoridades
Público
Treinadores / 
Professores
COMUNICAÇÃO E MARKETING
Marketing de 
Relacionamento no esporte 
refere-se ao 
estabelecimento e 
manutenção de relações 
positivas, duradouras e 
mutualmente benéficas 
entre as organizações 
esportivas e seus 
stakeholders
COMITÊ 
ORGANIZADOR
02.
COMITÊ ORGANIZADOR
COMITÊ ORGANIZADOR
● Tamanho do evento x Demanda dos Stakeholders
● Caderno de Encargos
● Eventos Esportivos x Eventos multi esportivos
● Integrar diferentes áreas responsáveis pelo evento
● Nível de complexidade no processo de tomada de decisão
Pergunta!
Quais áreas funcionais 
podem/devem fazer parte 
de um evento esportivo?
ÁREAS FUNCIONAIS
Acomodação Alimentação Transporte Credenciamento Chegadas e partidas
Comunicação Protocolo Cerimônias Marketing Logistica
Serviços 
Médicos
Recursos 
Humanos Segurança
Sinalização e 
Look
Experiência ao 
espectador
Sustentabilidade Tecnologia Ingressos Venue e Infra (VED) Gestão de Arena
ESPORTE
ATENÇÃO!
TRANSPORTE ALIMENTAÇÃO HOSPEDAGEM
Mídia Patrocinadores Apoiadores Atletas
Público
Treinadores 
Professores
Entidades 
Autoridades
Fornecedores Força de Trabalho
● Padronização das entregas
● Otimização dos recursos
● Tamanho do evento x Complexidade da entrega
● Eventos Esportivos x Eventos multi esportivos
● Responsáveis por diferentes entregas no evento
● Complexidade e padronização dos processos
● Impactos das entregas – interdependência 
● Complexidade no processo de tomada de decisão
● Exemplos (Competição Nacional, Treinamento, Evento Multi)
ÁREAS FUNCIONAIS
MATRIZ DE RESPONSABILIDADE
● Onde começa e termina a responsabilidade de cada área?
● Delimitação do ESCOPO por área e por colaborador
FORÇA DE TRABALHO
03.
QUEM VAI 
AS ATIVIDADES 
DO PROJETO?
TIPOS DE FORÇA DE TRABALHO
COLABORADOR
Profissional permanente 
do quadro de funcionários 
TEMPORÁRIO
Profissional contratado 
temporariamente. 
Terceirizados.
VOLUNTÁRIO
Profissional que não 
será remunerado pelas 
atividades exercidas.
OFICIAIS TÉCNICOS
Árbitros, Mesários, 
Federação Estadual, 
Confederação, FIJ...
Vídeo 1 - Trampolim
RECURSOS HUMANOS
O que deve ser considerado ao planejar a Força de Trabalho de um 
Evento Esportivo:
● Cargos, Responsabilidades e Tarefas
● Regras (horários, funções, direitos & deveres)
● Quantitativo
● Turnos / Folgas
● Alimentação
● Uniforme
● Treinamento
● Termo de aceitação/compromisso
● Programa de retenção
ORGANOGRAMA
EVENTO
SERVIÇOS TÉCNICA
WKF FINANC LOCAL COMUNIC
EQUIP.
CERIMÔNIASCOMPETIÇÃOINSCRIÇÕES
FOPPESAGEM ARBITRAGEM
RESULT
LIMPEZA SEGURANÇA
CREDENC
TRANSP
SORTEIO
EAP
RECURSOS HUMANOS
EVENTO
SERVIÇOS TÉCNICA
WKF FINANC LOCAL COMUNIC
EQUIP.
CERIMÔNIASCOMPETIÇÃOINSCRIÇÕES
FOPPESAGEM ARBITRAGEM
RESULT
LIMPEZA SEGURANÇA
CREDENC
TRANSP
SORTEIO
Gerente
Coordenador
Supervisor
Líder
Voluntário
GERENTE DE 
COMPETIÇÃO
COORD DE 
SERVIÇOS COORD TÉCNICO
SUPERV 
ADM
SUPERV COMUNIC E 
CERIMONIAS
LÍDER ARB
SUPERV 
TRANS
VOL ADM VOL TRA VOL CERIMONIAS
LÍDER EQUIPLÍDER FOP
VOL EQUIPVOL FOP
ORGANOGRAMA
Voluntários
Voluntários (cestinha)
Coordenadores
POSICIONAMENTO
DA FORÇA DE 
TRABALHO
RECRUTAMENTO
● Determinar competências necessárias para a vaga
● Elaborar o perfil do candidato
● Divulgar vaga com informações essenciais
● Realizar o processo seletivo
● Clareza sobre condições de trabalho e benefícios
● Trabalhar em eventos ≠ trabalhar em escritório
● Atenção às leis trabalhistas
TREINAMENTO
IMPRESSO
Informações 
acessíveis: contatos, 
mapas, cronograma
RESTRIÇÕES
Pontos de atenção 
do que não deve ser 
feito
BRIEFING DIÁRIO
Atualizações, lembretes, 
motivacional.
INFORMAÇÕES 
BÁSICAS
Informações gerais 
sobre o evento
INFORMAÇÕES 
ESPECÍFICAS
Tópicos relacionados à 
função do profissional
PONTOS DE 
ATENÇÃO
Informações sobre 
momentos críticos para a 
operação
ESTUDO DE CASO
JOGOS OLÍMPICOS E PARALÍMPICOS RIO 2016
04.
Vídeo 2 - Rio
Sydney 2000
Melbourne 1956
Sapporo 1972
Seoul 1988
Nagano 1998Beijing 2008
Tokyo 1964
Munich 1972
Innsbruck 1976
Moscow 1980
Sarajevo 1984
Barcelona 1992
Albertville 1992
Athens 2004
Torino 2006
Lillehammer 1994
London 2012
Oslo 1952
Stockholm 1912
Antwerp 1920
Paris 1924
Grenoble 1968
Berlin 1936
Amsterdam 1928
Garmisch-Partenkirchen 1936
Helsinki 1952
Socchi 2014
Chamoix 1924
Cortina D’Ampezzo 1956
St Moritz 1948
Rome 1960
Mexico City 1968
Montreal 1976
Lake Placid 1980
Los Angeles 1984
Calgary 1988
Atlanta 1996
Salt Lake City 2002
Vancouver2010
Saint Louis 1904
Squaw Valley 1960
30
JOGOS 5
JOGOS
2
JOGOS
12
JOGOS
Primeiro Jogos na América LatinaPrimeiro Jogos na América Latina
UMA 
ORGANIZAÇÃO
DOIS
EVENTOS
390 Atletas
136 Países
7 Dias de competição
132 Atletas
36 Países
3 Dias de competição
OVP
VILLAGE
Athletes Services 
Team Member
Sport Manager
KENJI SAITO
Services Manager
TACIANA PINTO
Administration 
Coordinator
1
Administration 
Team Member
3 X 1
IF Services 
Coordinator
1
IF Services Team 
Member
3 X 1
Sport Information 
Coordinator
1
Sport Information 
Team Member (SID)
1 X 2
Athletes Services 
Coordinator
1
Athletes Services 
Team Member
4 X 2
Technical Officials 
Coordinator
1
Technical Officials 
Team Member
1 X 2
Equipment 
Coordinator
1
Technical Operational 
Manager
LEONARDO LARA
Equipment Team 
Member
2 X 2
Field of Play 
Coordinator
1
Field Of Play Team Member
38 X 1
Sewing
2
Vestiários
2
Lounge
1
Moppers
2 x 1 
Access Control
2 x 2
Athlete Kit
24 X 1
Warm Up
4 x 1
Instalation Team
OTHERS SSVs
20
RES – Data Entry
2
RES – Main 
Scoreboard
1 (NTO)
DOP – Chaperone
15
DOP – Chaperone 
Team Leader
1
SPR
1
Auxilio à Costura
1
Sewing
8
Sport Information 
Team Member 
1 shared
Training 
Coordinator
2
Training Site Team 
Member
6 x 1
Equipment Team 
Member
3 x 1
Auxilio à Costura
8 X 1
Scoreboard IJF
3 x 1
Managers
Coordinators
3
9
69
94
OVP
VILLAGE
Athletes Services 
Team Member
Sport Manager
KENJI SAITO
Services Manager
TACIANA PINTO
Administration 
Coordinator
1
Administration 
Team Member
3 X 1
IF Services 
Coordinator
1
IF Services Team 
Member
3 X 1
Sport Information 
Coordinator
1
Sport Information 
Team Member (SID)
1 X 2
Athletes Services 
Coordinator
1
Athletes Services 
Team Member
4 X 2
Technical Officials 
Coordinator
1
Technical Officials 
Team Member
1 X 2
Equipment 
Coordinator
1
Technical Operational 
Manager
LEONARDO LARA
Equipment Team 
Member
2 X 2
Field of Play 
Coordinator
1
Field Of Play Team Member
38 X 1
Sewing
2
Vestiários
2
Lounge
1
Moppers
2 x 1 
Access Control
2 x 2
Athlete Kit
24 X 1
Warm Up
4 x 1
Instalation Team
OTHERS SSVs
20
RES – Data Entry
2
RES – Main 
Scoreboard
1 (NTO)
DOP – Chaperone
15
DOP – Chaperone 
Team Leader
1
SPR
1
Auxilio à Costura
1
Sewing
8
Sport Information 
Team Member 
1 shared
Training 
Coordinator
1
Training Site Team 
Member
6 x 1
Equipment Team 
Member
3 x 1
Auxilio à Costura
8 X 1
Scoreboard IJF
3 x 1
Managers
Coordinators
VOLUNTÁRIOS
VOLUNTÁRIOS
30 NTOs
NTOs
tacipinto@gmail.com
21 98060-0666
OBRIGADO
kenji.saito@outlook.com
(21) 97458-2072