Assistente Administrativo _ UC2 - Aula 3

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Curso de Qualificação 
Profissional em 
Gestão
ASSISTENTE 
ADMINISTRATIVO
UNIDADE CURRICULAR 2
Elaborar, organizar e controlar
documentos da organização
AULA 3
Formatos e modelos 
de documentos no 
contexto empresarial
CRÉDITOS
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC
Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO
Presidente
Luiz Carlos Bohn
Diretora Regional 
Sandra Regina Casarotto Lindorfer
Diretoria de Educação Profissional 
Ana Elisa Cassal
Conteudista 
Rafael Rodrigues de Souza
Desenvolvimento e Editoração
Setor de Tecnologias Educacionais - SETED
Coordenação Técnica
Setor de Tecnologias Educacionais - SETED
SUMÁRIO
AULA 3 - FORMATOS E MODELOS DE DOCUMENTOS 
NO CONTEXTO EMPRESARIAL   ���������������������������������������������������������������������������  4
CONTEXTUALIZANDO  ������������������������������������������������������������������������������������������  4
3.1 A IMPORTÂNCIA DOS DOCUMENTOS NO CONTEXTO EMPRESARIAL  ����������������  4
3.2 ATA  �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������  6
3.3 CARTA COMERCIAL  �����������������������������������������������������������������������������������������  9
3.4 CIRCULAR  �����������������������������������������������������������������������������������������������������  11
3.5 MEMORANDO  �����������������������������������������������������������������������������������������������  12
3.6 COMUNICADO  �����������������������������������������������������������������������������������������������  13
3.7 OFÍCIO  �����������������������������������������������������������������������������������������������������������  14
3.8 RELATÓRIO  ���������������������������������������������������������������������������������������������������  16
3.9 TELEGRAMA  �������������������������������������������������������������������������������������������������  17
3.10 FAX  ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������  17
3.11 DECLARAÇÃO  �����������������������������������������������������������������������������������������������  17
3.12 ATESTADO  ���������������������������������������������������������������������������������������������������  19
3.13 RECIBO  ��������������������������������������������������������������������������������������������������������  20
3.14 REQUERIMENTO  ������������������������������������������������������������������������������������������  21
3.15 CONVOCAÇÃO  ����������������������������������������������������������������������������������������������  23
3.16 CONTRATO  ��������������������������������������������������������������������������������������������������  25
3.17 COMUNICANDO-SE COM STAKEHOLDERS  ����������������������������������������������������  25
CONSIDERAÇÕES DA AULA 3  �������������������������������������������������������������������������������  26
REFERÊNCIAS  �������������������������������������������������������������������������������������������������������  27
4Assistente Administrativo
AulA 3
FORMATOS E MODELOS DE DOCUMENTOS 
NO CONTEXTO EMPRESARIAL 
CONTEXTUALIZANDO
Após estudarmos a importância da utilização de algumas técnicas para organizar os arquivos da 
organização, é o momento de aprofundarmos nossos estudos quanto aos tipos de documento que 
fazem parte do cotidiano da empresa.
IMPORTANTE
Um documento empresarial é qualquer forma de texto utilizada para registrar ou 
comunicar informações referentes aos processos de uma organização ou empresa.
Pode variar de formato, tamanho, propósito e tipo de linguagem, e ainda ser construído digitalmente 
ou em forma de papel. Uma das principais funções de um documento é servir de evidência para um 
ou mais fatos relativos ao dia a dia da empresa.
Os documentos que você escreve enquanto parte de uma organização, apesar de serem de sua 
autoria, automaticamente se tornam um documento que faz parte da organização. Isso significa que 
cada texto escrito por um colaborador no ambiente de trabalho representa uma parte da imagem da 
empresa, assim como seus valores perante seus funcionários, clientes e parceiros.
3.1 A IMPORTÂNCIA DOS DOCUMENTOS NO CONTEXTO 
EMPRESARIAL
Estudamos, na Aula 1 desta Unidade Curricular, a importância de ter domínio das regras gramaticais e 
da norma culta da língua portuguesa no momento de redigir mensagens, textos e outros documentos. 
Afinal, ainda que a mensagem seja compreendida pelo receptor, se houver, ao longo do texto, algum 
erro gramatical ou o uso incorreto das palavras, tal documento perde sua qualidade e, provavelmente, 
ocasionará retrabalho àquele que o redigiu.
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Documentos escritos com clareza podem trazer benefícios financeiros para a organização, já que 
permitem que fornecedores e clientes compreendam, com clareza, o conteúdo das mensagens, 
evitando esforços extras e facilitando a vida de quem colabora, de alguma forma, com a organização.
Nas comunicações que ocorrem dentro da empresa, a clareza e a exatidão de um documento bem 
escrito, independentemente do formato em que está, permite evitar o retrabalho gerado pela baixa 
compreensão das mensagens. Assim, ganha-se tempo e torna-se o dia a dia da organização mais 
ágil, proveitoso e eficiente. Também vale ressaltar que um documento de uma organização é algo 
perene e que pode se manter em uso e disponível para consulta por diversos anos consecutivos.
Há muitos tipos de documentos que podem ser produzidos em um ambiente empresarial. Entretanto, 
para além de conhecer os tipos de documentos, é importante saber seu propósito, como e quando 
usá-los, e suas especificidades.
IMPORTANTE
Os documentos de uma organização podem ser classificados em:
 � secreto (quando a informação é absolutamente confidencial),
 � privado (quando o conteúdo é de acesso restrito) ou 
 � público (quando não há restrições específicas quanto ao acesso ao conteúdo da 
mensagem).
O que define a escolha de uma dessas categorias é o público ao qual o documento se destina. 
O assistente administrativo tem contato com vários tipos de documentos. Nesta aula, estudaremos 
os documentos no formato de ata, carta, circular, memorando, comunicado, e-mail, ofício, relatório, 
telegrama, fax, declaração, atestado, recibo, requerimento, aviso, convocação, contrato e edital.
Elaborar e atualizar documentos administrativos envolve também uma postura proativa do profissional 
que está responsável por essa tarefa. Por isso, sempre que tiver contato com um documento que não 
conheça, procure saber qual é o seu formato, a quem se destina e o que deverá conter, de modo a evitar 
possíveis erros e retrabalho. Não se esqueça que numa empresa tempo é dinheiro. Por isso, cumprir 
prazos no envio de documentos é fundamental, já que uma falha nesse processo poderá ocasionar 
perdas para a organização.
Zele sempre por uma postura profissional, utilizando, de forma consciente, os recursos e insumos 
da organização. Imprima somente o que for solicitado e necessário e lembre-se de que você está 
lidando com as informações da organização, o que requer de você responsabilidade e sigilo nesse 
tratamento.
6Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2 - AULA 3
3.2 ATA
Uma ata é um tipo de documento cujo objetivo é registrar os acontecimentos e as decisões 
provenientes de uma reunião ou encontro. Esse tipo de documento serve para permitir que quem não 
pôde comparecer ao evento tenha acesso às principais informações discutidas nele e, assim, possa 
manter-se inteirado do assunto e também para que, caso necessário, se tenha uma fonte confiável de 
informações para consulta e referência posterior.
Para escrever uma ata com exatidão e eficiência, é preciso considerar quatro passos essenciais. 
Vamos conhecê-los.
 � Passo 1: planejamento
Geralmente, quem conduz a reunião possui um planejamento prévio dos tópicos que 
serão discutidos,assim como o tempo estimado que será dedicado a cada um dos 
assuntos e uma lista com o nome das pessoas que estarão presentes. Ter acesso a esse 
planejamento é uma forma eficiente de garantir que a ata do evento será feita de forma 
efetiva e conveniente.
A comunicação entre o condutor da reunião e o responsável pela ata pode ser útil para criar 
um formato de documento que permita estruturar não apenas a ordem de uma reunião, 
mas para que seja usado para os demais encontros.
 � Passo 2: anotações
Depois de ter uma noção dos assuntos que serão discutidos na reunião, é preciso saber 
filtrar quais pontos são importantes e merecem ser anotados para uma referência futura. 
Geralmente, as informações essenciais a uma ata são: data e hora da reunião, nome 
dos participantes e de quem não pôde estar presente, correções referentes a reuniões 
anteriores e decisões tomadas referentes a quaisquer assuntos relevantes mencionados 
no planejamento ou não e a data do próximo encontro.
 � Passo 3: compilação e escrita
Depois do fim da reunião, chega o momento de reunir todas as informações coletadas e 
escrevê-las em um único documento. Algumas dicas podem ser úteis neste momento:
 › Escreva a ata durante ou assim que a reunião acabar. Dessa forma, é mais fácil garantir 
que nenhuma informação importante vá ser deixada de lado, já que a memória ainda é 
bastante recente.
 › Se não puder escrever após a reunião, procure saber se é possível gravar o encontro em 
áudio para ter acesso completo às informações discutidas e não deixar nada de fora.
 › Uma ata geralmente começa com as seguintes informações: nome de quem conduz a 
reunião (que pode ser uma pessoa, empresa, órgão e afins), local, data, hora, lista dos 
presentes e ausentes e objetivo da reunião.
 › Certifique-se de que as decisões tomadas durante o encontro estão expostas de forma 
clara e sem duplo sentido. Também é recomendado mencionar o motivo que levou a 
cada decisão, ou seja, uma explicação para elas. Quando uma decisão passa por muitos 
pontos de discussão antes de ser tomada, é importante que esses pontos também 
sejam mencionados.
7Assistente Administrativo
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 › Utilize sempre o mesmo tempo verbal no texto.
 › Não dê muita importância a quem disse o quê, mas sim ao que foi dito, exceto em casos 
que se referem a uma decisão definitiva.
 › Observe que o objetivo da ata é relatar os fatos, e não as opiniões.
 › Sempre que precisar se referir a outro documento na ata, deixe-o anexado a ela para 
eventual consulta.
 � Passo 4: aprovação e distribuição
Dependendo da cultura da empresa, a ata pode ser digital ou física. É preciso verificar com 
os responsáveis qual o formato mais indicado e quais os procedimentos que devem ser 
tomados referentes à aprovação e distribuição do documento. É possível que ele tenha que 
ser revisto e avaliado por um gerente, que geralmente também define onde a ata vai ser 
guardada ou disponibilizada para consulta dos demais envolvidos.
Como vimos, a ata é um documento que registra os acontecimentos ocorridos em uma reunião, 
assembleia ou sessão, possuindo valor legal ou administrativo. Por esse motivo, deve ser redigida de 
modo a não permitir modificações posteriores.
Entre os detalhes característicos desse tipo de documento, cabe ressaltar que, no caso de a ata ser 
redigida manualmente, deverá constar em um livro destinado somente a esse fim. Rasuras, emendas 
e uso de corretivo não são recomendados. Assim, no caso de acontecer algum erro durante sua 
redação, aconselha-se o uso do vocábulo digo, seguido da retificação. Também pode-se apresentar 
uma errata ao final do texto. Se a ata for digitada, deverá ser salva em uma pasta específica, 
organizada por data.
Quanto ao texto, na ata deve-se adotar uma sequência linear, de modo que não se acrescente nada nos 
espaços em branco. Em relação ao emprego dos verbos, para descrever as ações ocorridas durante a 
reunião, é recomendado utilizar os verbos conjugados no pretérito perfeito do modo indicativo, como, 
por exemplo: decidiu, declarou, disse.
Sobre os elementos estruturais, a ata constitui-se de introdução, desenvolvimento e encerramento, 
conforme apresenta o Quadro 1.
Quadro 1 - Elementos da ata
Elementos Descrição
Introdução
A ata deve iniciar com o registro do horário e da data, escritos 
por extenso, seguidos do local e dos nomes completos tanto 
do presidente da reunião quanto dos demais presentes. 
Também é preciso registrar qual é a finalidade do encontro.
Desenvolvimento
Na ata deve constar, de forma ordenada, clara e precisa os 
fatos ocorridos, a síntese das ideias mais gerais e as decisões 
tomadas na reunião.
Encerramento
A ata deve finalizar com a informação de encerramento da 
reunião, constando o horário de término. Deve, ainda, informar 
o local das assinaturas dos presentes na reunião.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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Analise, na Figura 1, um modelo de ata.
Figura 1 - Modelo de ata
ATA DA REUNIÃO DA EMPRESA X
Fulano de Tal
Cargo
Fulano de Tal
Cargo
Fulano de Tal
Presidente
Fulano de Tal
Cargo
Aos quinze dias do mês de fevereiro de 2014, às dezesseis horas, no auditório 
da Empresa X, realizou-se a reunião sob a presidência do diretor [nome 
completo], no intuito de discutir e planejar as atividades a serem realizadas no 
ano de 2014. Estavam presentes à reunião [inserir nomes completos dos 
presentes]. Foram discutidas e propostas as seguintes atividades: [descrever 
toda a discussão realizada durante a reunião]. Firmados todos os compromissos 
e nada mais havendo a tratar, a reunião foi encerrada às dezessete horas e 
trinta minutos, sendo a ata lavrada por mim [nome completo da pessoa 
responsável por redigir a ata] e assinada por todos os presentes acima 
nominados e referenciados. 
Desenvolvimento
Introdução
Encerramento
Fonte: Adaptada de SANTA CATARINA (2013).
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3.3 CARTA COMERCIAL
A carta comercial é uma correspondência utilizada entre empresas para tratar de negócios. Também 
chamada de carta empresarial, é utilizada pelas organizações de diversos segmentos, como 
comercial, bancário, industrial, de serviços, dentre outros.
Quanto ao conteúdo, a carta comercial pode contemplar vários assuntos e conter diferentes intenções: 
um agradecimento por um serviço prestado, uma solicitação de determinado orçamento, cobrança na 
melhoria dos serviços prestados, cobrança financeira, dentre outros assuntos e intenções.
O Quadro 2 apresenta os elementos que uma carta comercial deve conter na sua estrutura e a 
descrição desses elementos.
Quadro 2 - Elementos de uma carta comercial
Elementos Descrição
Timbre
É o carimbo ou selo que identificam uma associação ou instituição. 
Pode ser representado pelo logotipo do órgão, brasão ou símbolo do 
departamento.
Local e data
Ficam localizados antes da identificação do destinatário. Informam 
quando e em que cidade a carta comercial foi escrita.
Identificação do 
destinatário
Nome e endereço do destinatário. Se no papel timbrado houver o 
endereço da empresa, essa informação não precisa estar na estrutura 
da carta comercial.
Identificação do assunto 
que será tratado na carta
Este elemento é opcional. Ele precisa ser breve e objetivo.
Vocativo
Expressão usada para se invocar o destinatário. Deve ser sempre 
seguido de vírgula.
Texto Deve retratar as intenções.
Saudação final
É utilizado o termo “Respeitosamente” para autoridades de hierarquia 
superior e “Atenciosamente” para hierarquia inferior e demais casos.
Assinatura Deve conter o nome do remetente e vir acompanhada do cargo.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Analise, na Figura 2, os elementos que compõem uma carta comercial.
10Assistente Administrativo
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Figura 2 - Modelo de carta comercial
São Paulo, 22 de outubro de 2021.
José e Cia. Ltda.
Av. Maria Eduarda, 1000. São Paulo - SP 
Senhora Diretora“Fulana de Tal” 
Curso de Segurança no Trabalho (opcional)
Prezada Senhora,
Informamos a Vossa Senhoria que nossa empresa oferecerá, no dia 05 de 
novembro de 2021, um curso sobre segurança no trabalho. Assim, solicitamos 
a liberação de todos os colaboradores da diretoria, para que participem dessa 
formação. 
Atenciosamente,
Beltrano de Tal
Gerente comercial
LOGO OU TIMBRE DA INSTITUIÇÃO
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
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3.4 CIRCULAR
A circular é um documento destinado a funcionários de determinado setor da organização e que é 
enviado, geralmente, pelo chefe da repartição ou do departamento. Seu objetivo é o de transmitir 
normas, ordens, avisos, pedidos, divulgando as informações a todos os destinatários.
Quanto à sua estrutura, por também ser uma carta, assemelha-se à carta comercial, contendo os 
seguintes elementos:
 � Timbre ou cabeçalho;
 � Título e número (ex.: Circular nº 02/2014);
 � Data (sem o local);
 � Ementa (resumo do assunto que será abordado no texto);
 � Vocativo;
 � Texto (bem objetivo e claro);
 � Saudação final; e
 � Assinatura (acompanhada do cargo de quem assina).
Analise, na Figura 3, um modelo de circular.
Figura 3 - Modelo de circular
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial - Departamento Regional de Santa Catarina
Rua Felipe Schmidt, 785 - 6º e 7º andares, Centro • Florianópolis • CEP 88010-002 
Tel.: 48 3251 0500 Fax.: 48 3251 0515 www.sc.senac.br
Prezados colaboradores,
 Informamos que, desde abril de 2013, o Senac oferece 
cursos a distância pela Rede EAD, e todos poderão acessar as 
informações no portal www.ead.senac.br.
 Os cursos disponíveis são de Formação Inicial e 
Continuada, Técnicos, Graduação, Pós-graduação e Extensão.
 Os preços variam de acordo com o nível de curso escolhido.
 As equipes de EAD estão à disposição para esclarecer as 
dúvidas dos interessados.
Ana Elisa Cassal 
Diretora da Educação Profissional
DE: DIVISÃO DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL
Comunicação Interna - CI
Nº 001/DEP
Todos os colaboradores do Senac Data: 12/11/2021
Rede EAD Senac 
PARA:
ASSUNTO:
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
12Assistente Administrativo
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3.5 MEMORANDO
O memorando é um documento utilizado para estabelecer comunicação entre unidades administrativas 
de um mesmo órgão, que, hierarquicamente, podem pertencer a um mesmo nível ou a níveis diferentes 
de uma organização. É, portanto, uma forma de comunicação interna.
Seu caráter pode ser apenas administrativo, ou ser utilizado para a exposição de projetos ou ideias, 
que poderão ser adotados por determinado setor do serviço público ou privado.
Sua característica principal é a agilidade, pautando-se pela rapidez e pela simplicidade de procedi-
mentos relativos à burocracia.
Analise, na Figura 4, um modelo de memorando.
Figura 4 - Modelo de memorando
Informamos a Vossa Senhoria que, conforme Decreto n° 000, de 4 de janeiro de 
0000, fica prorrogado até o dia 17 de fevereiro do corrente ano o horário especial 
de expedição nos órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações, 
que deverá ser cumprido das 13 às 19 horas.
Atenciosamente,
Fulano de Tal
Diretor Administrativo Financeiro 
LOGO
OU
TIMBRE
Nome da Instituição
MEMORANDO
DE: Diretor Administrativo Financeiro DATA00/00/00
Nº 00
PARA: Diretor de Administração Patrimonial e Documental
ASSUNTO: Divulgação de Decreto
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
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3.6 COMUNICADO
O comunicado é um formato de documento que tem como objetivo, como o próprio nome já diz, 
comunicar alguma informação a alguém. Esse tipo de documento não possui um formato predefinido 
e, por isso, pode variar de formato, linguagem e forma de distribuição, de acordo com o perfil da 
organização e sua forma de se comunicar com seus funcionários.
Geralmente, um comunicado não possui elevado grau de formalidade e, por isso, seu conteúdo 
costuma não ser confidencial. Utiliza-se um comunicado para informar sobre atividades rotineiras 
que afetam o dia a dia da organização e que não sejam excessivamente relevantes. Veja dois 
exemplos de comunicados que passam a mesma mensagem de formas diferentes.
EXEMPLO 1
Assunto: Alterações no horário do expediente
Por ocasião do feriado de Carnaval, a diretoria decidiu que, 
na próxima quarta-feira, o expediente de trabalho da empresa 
começará, excepcionalmente, às 12h e encerrará às 18h. 
Gostaria de pedir a todos que reorganizem suas agendas em 
função da alteração.
Atenciosamente,
Equipe de Recursos Humanos
De: Equipe de Recursos Humanos
Data: 29/10/2021
Para: Todos os Funcionários
Mensagem
Enviar
EXEMPLO 2
Assunto: Recesso na quarta-feira
Devido ao feriado de Carnaval, a diretoria da empresa decidiu 
alterar o horário de abertura da empresa na próxima quarta-feira. 
O expediente começará ao meio-dia e se encerrará às 18h. 
Recomendamos que todos reorganizem suas agendas em 
função da decisão e aproveitem esse momento para descansar 
e recuperar as energias. 
Bom feriado a todos!
Equipe de RH
De: Equipe de Recursos Humanos
Data: 29/10/2021
Para: Todos os Funcionários
Mensagem
Enviar
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3.7 OFÍCIO
O ofício é um documento formal utilizado para estabelecer comunicação entre autoridades da mesma 
hierarquia, entre autoridades e particulares ou entre subordinados e superiores hierárquicos.
A função desse documento é diversa, servindo para:
 � informar, 
 � solicitar, 
 � persuadir,
 � oferecer,
 � reclamar ou
 � cobrar.
Vale lembrar que as empresas, em vez do ofício, muitas vezes utilizam a carta comercial para a comu-
nicação formal, adotando padrões de estrutura parecidos com os do ofício. O Quadro 3 apresenta os 
elementos que compõem um ofício e suas descrições.
Quadro 3 - Elementos do ofício
Elementos Descrição
Timbre ou 
cabeçalho
Fica na parte superior do documento e contém informações como o nome e o logotipo 
da empresa. Normalmente, já vem impresso.
Número de 
controle
É um número indicado pela organização que envia o documento, devendo ser sequencial, 
crescente e iniciado a cada ano. Ajuda o destinatário a responder, mencionar a referência 
e controlar a correspondência. Ele é opcional.
Numeração
Indicada pelo setor que envia o documento, também deve ser sequencial, crescente e 
iniciada a cada ano. No ofício, ela é apresentada pela abreviação de Ofício em caixa alta, 
seguida do número do documento, ano e sigla do setor remetente.
Local e data A data deve ser escrita por extenso.
Vocativo
Principalmente no ofício, é preciso observar as exigências de utilização dos pronomes de 
tratamento, de acordo com o cargo da pessoa a quem ele se dirige. Para recordar esse 
tema, retome a Aula 1 desta Unidade Curricular.
Texto Deve ser objetivo e claro, para que não ocorram ruídos na comunicação.
Saudação final
Usa-se atenciosamente entre pessoas que ocupam o mesmo cargo ou cargos 
hierarquicamente inferiores ao do remetente. Já o termo respeitosamente é usado para 
referir-se a pessoas que ocupam cargos hierarquicamente superiores ao do remetente.
Assinatura Deve conter o nome do remetente, acompanhada do cargo.
Destinatário
Deve ser indicado o destino, com as seguintes informações:
• Pronome de Tratamento;
• Nome;
• Cargo; e
• Endereço - não há necessidade caso seja encaminhado em envelope.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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Analise, na Figura 5, um modelo de ofício.
Figura 5 - Modelo de ofício
Informamos a Vossa Excelência que, cumprindo a meta de modernizar a 
Administração Pública Estadual, conferindo-lhe eficácia e transparência, esta 
Gerência está desenvolvendo trabalhos em conjunto com técnicos de unidades 
sistêmicas, com a finalidade de definir propostas de redução de papéis e de 
automatizar os instrumentos que alimentam os sistemas de informação gerenciados 
nessa Pasta.
Florianópolis,(dia) de (mês) de (ano).
Senhor Secretário,
OF. Nº 007/2021/SAD 
Atenciosamente,
Fulano de Tal
Diretor
Excelentíssimo Senhor
NOME
Secretário de Estado
Cidade - UF
2cm ou 4 espaços simples
2,5cm ou 5 espaços simples
LOGO OU TIMBRE DA INSTITUIÇÃO
2cm ou 4 espaços simples
2cm ou 4 espaços simples
2cm ou 4 espaços simples
Fonte: Adaptada de SANTA CATARINA (2014).
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3.8 RELATÓRIO
O relatório é um gênero utilizado principalmente no universo escolar e acadêmico. Porém, no meio 
empresarial ele também se encontra presente, dada a infinidade de situações em que ele pode ser 
aplicado.
ATENÇÃO
No caso das empresas, o relatório tem por finalidade expor um fato ou uma atividade 
desenvolvida pela organização, com a discriminação de todos os aspectos pertinentes 
ao que se está relatando.
Um bom relatório deve ser conciso, claro, objetivo, informativo e apresentável, para que não haja 
dúvidas com relação ao assunto. 
O Quadro 4 apresenta os elementos que compõem a estrutura de um relatório. 
Quadro 4 - Elementos de um relatório
Elementos Descrição
Elementos 
pré-textuais
Capa Deve conter cabeçalho, título do relatório, local e data da emissão.
Folha de rosto
Deve conter as mesmas informações da capa, acrescidas do 
nome do responsável, além de outras informações (equipe de 
produção, parcerias e patrocínios).
Sumário
Inclui títulos e subtítulos das partes que compõem o relatório, com 
o número das páginas em que se inicia cada sessão.
Lista de ilustrações Relação de tabelas, quadros e figuras constantes no relatório.
Elementos 
textuais
Introdução
Item exclusivo de relatórios que serão publicados. É uma 
referência ao que motivou a elaboração do documento e 
apresenta a finalidade do relatório.
Desenvolvimento
Descrição e análise dos fatos, apresentando as argumentações 
observadas sobre um determinado assunto.
Conclusão
Faz um fechamento sintetizado das principais ideias 
desenvolvidas durante o relatório.
Elementos 
pós-textuais
Glossário
É uma relação de palavras ou expressões acompanhadas das 
definições básicas, que não necessariamente precisa estar inclusa 
em seu relatório, já que é um elemento opcional.
Referências
Identificação de publicações, fontes eletrônicas e outros dados, 
utilizados para elaboração do relatório.
Anexos
Material que complementa o relatório. São incluídos de acordo com 
a necessidade.
Contracapa Folha em branco para fins de acabamento.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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3.9 TELEGRAMA
O telegrama é um tipo de carta enviada quando há a necessidade de fazer um comunicado urgente. 
Antigamente, os custos de um telegrama eram proporcionais ao número de palavras que continha: quanto 
mais curto, mais barato. Isso fez com que esse tipo de documento se tornasse muito curto e objetivo.
Hoje, com a digitalização de grande parte do mundo dos negócios e com o advento do e-mail, os telegramas 
perderam muito de seu sentido prático e são usados, praticamente, apenas por entusiastas. Todavia, ainda 
que pouco comum, continuam existindo alguns serviços que permitem enviar telegramas por meio da web. 
Nesse caso, a mensagem é escrita on-line e depois enviada, em papel, ao seu destinatário.
3.10 FAX
O fax surgiu há cerca de 60 anos para transmitir cópias idênticas de documentos, de forma rápida, 
quando havia longa distância entre o emissor e o receptor.
Uma mensagem de fax era enviada por meio da rede telefônica e, por muitos anos, foi uma das 
formas mais confiáveis de dar credibilidade aos documentos e facilitar a comunicação entre 
empresas e organizações. Hoje, no entanto, esse tipo de transmissão é muito raro, já que também foi 
substituído por novas tecnologias, como os e-mails e outros formatos.
3.11 DECLARAÇÃO
A declaração é um documento que tem por objetivo declarar uma situação ou a ocorrência de um fato, 
como a prestação de um serviço. Podemos encontrá-la nas mais diversas instituições relacionadas à 
esfera social: empresas, universidades, escolas, dentre outras.
O Quadro 5 apresenta os elementos da estrutura de uma declaração e suas descrições.
Quadro 5 - Elementos de uma declaração
Elementos Descrição
Título É a própria palavra que dá nome a esse documento (Declaração). Deve estar centralizado.
Texto
Deve ser iniciado, aproximadamente, quatro linhas abaixo do título, contendo a indicação 
do emissor. Além disso, o verbo “declarar” deve aparecer no presente do indicativo. Quando 
quem declara, se apresenta como a empresa, deve-se usar a 3ª pessoa do singular. 
Exemplo: A empresa Pitanga declara que a colaboradora Maria está ausente por [...]. Já 
quando quem declara é representado por uma pessoa dentro da empresa, utiliza-se a 1ª 
pessoa do singular. Exemplo: Eu, José de Souza, Diretor da empresa Pitanga, declaro que 
[...]. Quando quem declara é representado por um grupo, geralmente setor ou departamento 
da empresa, usa-se a 1ª pessoa do plural). Exemplo: Declaramos para os devidos fins, que 
a colaboradora [...]. Para indicar a finalidade da declaração, geralmente usa-se a expressão 
para os devidos fins. Por fim, o texto deve conter o nome e os dados de identificação do 
interessado, além de citar o fato a ser declarado.
Local e data Indicados, aproximadamente, três linhas após o texto.
Assinatura Apresentada, aproximadamente, três linhas após o local e a data.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
18Assistente Administrativo
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Analise, na Figura 6, um modelo de declaração.
Figura 6 - Modelo de declaração
Eu, [inserir nome completo], Diretor do Setor Administrativo da Empresa X, 
declaro, para os devidos fins, que [inserir nome completo], portador da 
carteira de identidade n° [inserir n° da identidade] e do CPF [inserir n° do 
CPF], faz parte do nosso quadro de funcionários desde 1º de janeiro de 
2019. Responsável pelo Departamento de Criação e Arte desde agosto de 
2019, tem demonstrado eficiência e responsabilidade no cumprimento de 
suas funções.
Assinatura
Local data
, de de .
DECLARAÇÃO
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
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3.12 ATESTADO
Os conceitos de declaração e atestado, assim como sua forma, são muito similares e, por isso, 
podem gerar dúvidas. Entretanto, um atestado é um tipo de documento que serve para autenticar e 
assegurar a veracidade de alguma afirmação. Ambos (declaração e atestado) são usados também 
para confirmar acordos verbais. Portanto, seus fins comprobatórios são efetivos quando há algo no 
documento que ajude a valorizá-lo e legitimá-lo, como um carimbo, uma assinatura ou um timbre. 
Analise, na Figura 7, um modelo de atestado.
Figura 7 - Modelo de atestado
Data: 15 de Abril de 2021
Ref.: Dispensa de Licitação nº 0018/MEAF/2021
Atestamos para os devidos fins que a empresa [inserir nome da 
empresa], inscrita no CNPJ sob o nº [inserir número do CNPJ], sediada na 
[inserir endereço], prestou serviço de:
a) Pintura do prédio da Torre de Controle (TWR) do Aeroporto de 
Macaé-RJ.
Informamos ainda que os serviços foram executados dentro dos 
padrões de qualidade e prazos contratados, nada havendo que desabone 
sua conduta.
Por ser verdade, este documento segue assinado pelo Coordenador 
de Manutenção do Aeroporto de Macaé, Empresa Brasileira de 
Infraestrutura Aeroportuária – INFRAERO, inscrita no CNPJ sob o nº 
[inserir número do CNPJ].
LOGO OU TIMBRE DA INSTITUIÇÃO
ATESTADO DE CAPACIDADE TÉCNICA
Fulano de Tal
Eng. Eletricista
CREA [inserir número do CREA]
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
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3.13 RECIBO
Um recibo é um documento utilizado para acusar o recebimento de algum produto, serviço ou quantia 
em dinheiro, entre pessoas físicas ou jurídicas. Em alguns casos, funciona como prova da transação e 
representa um acordo entre as duas ou mais partes envolvidas no processo.
Geralmente, os recibos têm formatopredefinido e podem ser comprados em papelarias, em modelos 
muito simples ou mais completos. No entanto, é possível que a organização prefira ter seu próprio 
modelo de recibo, que deve sempre, no mínimo, incluir o logotipo da empresa, a quantia despendida, 
um espaço para a assinatura e uma segunda via em anexo.
Analise, na Figura 8, um modelo de recibo pronto.
Figura 8 - Modelo de recibo
RECIBO
Recebi (emos) de
Endereço
a importância de
Referente a
Número R$
Obs.
CHEQUE Nº BANCO AGÊNCIA
Data: de deNOME E ENDEREÇO DO EMITENTE
CPF/CNPJ ou RG ASSINATURA
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
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3.14 REQUERIMENTO
O requerimento é um documento dirigido a uma autoridade quando um pedido necessita do amparo 
da lei. Geralmente, esse documento é utilizado para obter um bem, um direito ou uma declaração 
de uma autoridade pública. Deve ser entregue na seção de Protocolo do órgão ao qual é dirigido 
e, posteriormente, podem ser solicitadas informações sobre o despacho da autoridade (deferido ou 
indeferido) nessa mesma sessão.
Protocolo: É o setor de repartição pública ou de empresa privada em que são 
recebidos, formalmente, documentos, processos e requerimentos.
Despacho: É a resolução, a decisão de autoridade pública que, normalmente, 
contém a indicação de como seguir com o assunto tratado.
O Quadro 6 apresenta os elementos da estrutura de um requerimento e suas descrições.
Quadro 6 - Elementos de um requerimento
Elementos Descrição
Vocativo
Deve-se indicar o nome da autoridade a quem o documento será dirigido, acompanhado 
do pronome de tratamento e do cargo, na margem superior esquerda.
Texto
Deve iniciar obedecendo a um espaço de aproximadamente 10 linhas, pelo nome do 
requerente, seguido de seus dados de identificação (nacionalidade, estado civil, profissão, 
endereço, identidade, CPF e outros dados que sejam específicos do assunto requerido). 
Após a identificação, inicia-se uma justificativa clara e concisa do que está sendo soli-
citado, apoiada por documentos comprobatórios. Nesse texto, deve-se evitar o uso de 
expressões arcaicas ou redundantes, como “[...] pelo presente, vem respeitosamente 
requerer a V.Exa. se digne [...]” ou “vem requerer”. Prefira apenas: “[...] requer [...]”; 
ou “[...] requerem [...]”.
Encerramento
Deve vir, aproximadamente, três linhas abaixo do texto, em linha única ou duas linhas.
• Uma linha:
Termos em que pede deferimento. / Pede e aguarda deferimento.
• Duas linhas:
Termos em que
Pede deferimento/
Nestes termos,
Pede deferimento.
Data
Deve-se indicar o nome da localidade e a data completa, aproximadamente, duas linhas 
abaixo do fechamento, na margem esquerda ou direita.
Assinatura
Deve estar aproximadamente duas linhas abaixo da data, não havendo necessidade de 
digitar o nome do requerente, visto que já foi informado no texto.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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Analise, na Figura 9, um modelo de requerimento.
Figura 9 - Modelo de requerimento
FULANA DE TAL, servidora pública estadual, matrícula n° 00000-0, lotada na 
Secretaria de Estado da Administração, ocupante do cargo de Agente Administrativo 
Auxiliar, requer licença sem remuneração pelo período de 2 (dois) anos, para que 
possa tratar de interesses particulares, conforme art. 77 da Lei nº 6.745, de 28/12/85.
Excelentíssimo Senhor Secretário de Estado da Administração,
Nestes termos, pede deferimento.
Florianópolis, (dia) de (mês) de (ano).
Assinatura
10 linhas
2cm ou 4 espaços simples
2cm ou 4 espaços simples
2,5cm ou 5 espaços simples
Fonte: Adaptada de SANTA CATARINA (2014).
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3.15 CONVOCAÇÃO
Uma convocação é um documento formal redigido com o objetivo de chamar, convidar ou, simples-
mente, convocar alguém para algum evento ou reunião. Uma convocação precisa ter todos os dados 
sobre o evento, bem como sua descrição, para que os convidados tenham todas as informações que 
precisam para atendê-la.
Ao escrever uma convocação, considere que é recomendável:
 � Inserir timbre da empresa centralizado na parte superior da página.
 � Inserir o título CONVOCAÇÃO ou EDITAL DE CONVOCAÇÂO, centralizado.
 � Logo abaixo do título, identificar a que tipo de reunião a que se refere, geralmente, 
Assembleia.
 � Escrever em parágrafo único no corpo do texto da convocação, todos os detalhes do 
evento, inclusive quem está convocando e quem são os convocados, local, data e horário, 
de maneira informativa e objetiva.
 � Comunicar, em forma de lista, os assuntos que serão discutidos durante o evento ou 
reunião a que o texto se refere.
 � Colocar no fechamento, uma chamada que encoraje a participação no evento ou reunião.
 � Inserir, na parte inferior à margem direita, a cidade, data e assinatura do responsável pela 
convocação.
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Analise, na Figura 10, um modelo de edital de convocação.
Figura 10 - Modelo de edital de convocação
Os membros da Comissão Organizadora para Constituição da COOPERATIVA MISTA 
DOS PRODUTORES E PROCESSADORES ORGÂNICOS DA REGIÃO DA 
MANTIQUEIRA – CMPPORM “ORGÂNICOS DA MANTIQUEIRA” convocam para a 
Assembleia Geral de Constituição, a ser realizada na Rua Fausto Resende de Sousa, 
143, Centro, Gonçalves - Minas Gerais, CEP 36680-000, Fone: (0XX35) 1654.1453 – 
E-mail: goncalves@organicosdamantiqueira.com.br, no dia ___ de ________________ 
de 2021, às _______ horas, em primeira, segunda e última convocação respectivamente, 
para deliberar sobre a seguinte ordem do dia: 
 1. Leitura, discussão e aprovação do Estatuto Social; 
 2. Eleição dos membros do Conselho de administração; 
 3. Constituição da CMPPORM; 
 4. Subscrição e integralização de Capital; 
 5. Outros assuntos não deliberativos. 
Contamos com a participação de todos!
EDITAL DE CONVOCAÇÃO
DA ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINARIA DE CONSTITUIÇÃO 
DA COOPERATIVA MISTA DOS PRODUTORES E PROCESSADORES 
ORGÂNICOS DA REGIÃO DA MANTIQUEIRA – CMPPORM
“ORGÂNICOS DA MATIQUEIRA”
Comissão de Constituição
Gonçalves, _____ de _________________ 2021
Rua Fausto Resende de Sousa, 143, Centro, Gonçalves - Minas Gerais, CEP 36680-000 
Fone: (0XX35)-1654.1453 – E-mail: goncalves@organicosdamantiqueira.com.br
LOGO OU TIMBRE DA INSTITUIÇÃO
Fonte: Adaptada de TOZELLO (2010).
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3.16 CONTRATO
Um contrato é um documento que firma uma negociação entre duas ou mais partes com o objetivo de 
legalizar e oficializar o acordo, assim como todas as suas especificações e obrigações dos envolvidos. 
Um contrato pode ser utilizado para regular situações como prestação de serviços, aquisição de bens, 
dentre outros.
Um contrato pode ser verbal, porém, é por meio dos documentos físicos que se pode garantir e 
registrar legalmente os interesses de todos os envolvidos sem que ninguém saia prejudicado. É por 
isso que é importante saber redigir um documento contratual de forma clara e sem frases dúbias, 
que possam gerar complicações legais.
Conforme a finalidade do contrato, seu tipo pode variar. Entretanto, vale ficar atento a algumas 
questões. São elas:
 � Certifique-se de que todo o conteúdo relevante está incluso no documento. Após a assinatura 
de ambas as partes, pode ser bastante difícil fazer alterações, e, além disso, alguma parte 
pode ser prejudicada.
 � A clareza é fundamental em um contrato. Frases dúbias podem comprometer a finalidade 
do conteúdo e causar prejuízos. Portanto, é necessário ter cuidado com a escolha de 
palavras. Use uma linguagem formal, porém, seja simples e opte pela fácil compreensão, 
sem o uso de jargões e vocabulário rebuscado.
 � Deixe claras as responsabilidades de cada parte envolvida no processo. Se o contrato 
envolve algum valor, eles também precisam estar explicitados.
 � Deixe claros os termos de quebra de contrato para ocaso de alguma das partes pedir 
cancelamento.
3.17 COMUNICANDO-SE COM STAKEHOLDERS
Estudamos, até agora, os tipos e formatos de documentos, visto que o conhecimento de suas 
características contribuirá para que você os utilize no momento correto. Alguns dos documentos que 
abordamos muitas vezes serão utilizados na comunicação com stakeholders.
O que é um stakeholder?
Os stakeholders são todos os públicos que podem ser diretamente afetados pela empresa. Nesse sentido, 
os stakeholders de uma organização são os vizinhos, a comunidade, os funcionários, os sindicatos, os 
fornecedores, a concorrência e qualquer entidade que, de alguma forma, possa se relacionar com a 
empresa. 
Relacionar-se bem com esses públicos melhora a imagem da organização e tem o poder de consolidar 
e expandir o negócio. Ao comunicar-se com esses públicos, lembre-se de que todos, e não só os 
clientes, precisam ser bem atendidos. Isso se faz por meio do reconhecimento de seu público-alvo.
26Assistente Administrativo
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EXEMPLO
Um bom exemplo é uma reunião com fornecedores da empresa, em que você está 
responsável por redigir uma ata. Durante a reunião, é preciso que você identifique os 
presentes e registre corretamente os assuntos discutidos. Após a reunião, verifique 
com a sua organização como essa ata deverá chegar aos participantes e se haverá uma 
validação antes desse envio. Veja que, nesse caso, a comunicação do que ocorreu será 
feita por meio dessa ata. Assim, sua escrita precisa, como já vimos nesta aula, prezar 
pela exatidão e objetividade, para que não restem dúvidas acerca das decisões tomadas, 
prazos acordados, dentre outros assuntos discutidos. 
Agora que você já estudou a definição de stakeholders passaremos a discutir, na última aula desta 
Unidade Curricular, o uso da informática no contexto empresarial. Acerca disso, também se aplica o 
que discutimos até aqui. Afinal, independentemente do meio de se comunicar, é preciso zelar por uma 
postura profissional para garantir que a comunicação seja, de fato, eficaz.
CONSIDERAÇÕES DA AULA 3
Nesta aula, estudamos a forma e linguagem dos principais formatos de documentos utilizados em 
empresas e organizações públicas ou privadas.
Dentre os diversos tipos de documentos que podem ser produzidos no ambiente organizacional, 
é importante saber em que momento cabe a utilização de cada um deles.
No cotidiano da organização, é muito provável que você tenha como função redigir alguns dos docu-
mentos que estudamos. Por isso, espera-se que você agregue esse conhecimento ao que aprendeu 
nas aulas anteriores para que possa realizar essa tarefa com qualidade.
Como assistente administrativo, é necessário que, além do domínio técnico, de conhecer e saber 
redigir documentos e quando utilizá-los, é importante que você manifeste interesse na dinâmica da 
organização, pois isso facilitará seu dia a dia e trará qualidade às suas tarefas.
A próxima aula terá como foco o uso da informática. Fique atento à sua importância a fim de estabe-
lecer conexões entre o seu uso e o dia a dia profissional.
Agora, você está convidado a continuar os seus estudos na Aula 4 desta Unidade Curricular.