APOSTILA ADM 1

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SERVIÇO NACIONAL APRENDIZAGEM COMERCIAL-
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 							
UC2-Elaborar, organizar e controlar documentos da organização
Carga horária: 60 horas			
CURSO DE ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
 
MANUAL DE REDAÇÃO DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
UC2-ELABORAR, ORGANIZAR E CONTROLAR DOCUMENTOS DA ORGANIZAÇÃO
Caro aluno,
Já estamos na segunda unidade do curso de Assistente Administrativo, nesse processo de inclusão por competência no mercado de trabalho e você se desenvolvendo para atuar e intervir em com foco nos resultados de maneira qualitativa na proposta do novo modelo pedagógico do Senac e a UC2-ELABORAR, ORGANIZAR E CONTROLAR DOCUMENTOS DA ORGANIZAÇÃO, mostrará a você, como o serviços de administrativos está voltado na elaboração de documentos oficias, na Organização de documentos na empresa sendo uma atividade-chave que deve estar no vocabulário de toda organização. Ter seus documentos arquivados corretamente e devidamente organizados é uma iniciativa que precisa ser cultivada sempre, e os motivos vão desde agilidade na hora de encontrar o que procura, até a praticidade de dividir o espaço com outras pessoas e trazer eficiência ao trabalho, que permitirá, a você conciliar na prática a competência do ASSISTENTE ADMINISTRATIVO com situações indispensáveis para seu aprendizado. 
 Esta unidade apresentará 3 indicadores que devem ser alcançados através das competências apresentadas para o sucesso dos profissionais dos SERVIÇOS Administrativos dando ênfase aos elementos das competências que são: conhecimento, habilidades, atitudes e valores.
Diante dessa proposta, convido à você aluno (a) para vislumbrar neste cenário educacional para aprimorar seus conhecimentos profissionais. Desde já, lhe desejo sucesso e bons estudos!!
Seu instrutor, 
			Wellington Corrêa. 
1-COMO FAZER UMA REDAÇÃO EM DOCUMENTO OFICIAL
Se você quer saber como fazer uma boa redação para um documento, o primeiro passo é esquecer os mitos de que somente algumas pessoas levam jeito para escrever e são capazes de ganhar elogios de seus chefes.
Talvez você fique surpreso, mas para tirar nota máxima em uma redação de um documento oficial, basta seguir os critérios do MANUAL DO PRESIDÊNCIA DA REPUBLICA.
 Existem muitos detalhes importantes que, quando obedecidos, fazem sua redação do documento oficial. As normas são claras, com textos formais e mais rebuscados em suas entre linhas. Vamos abordar aqui esses detalhes e provar como qualquer profissional ser reconhecido pela sua produção dos documentos oficiais, mesmo que ainda não tenha muita prática na escrita. Vale a pena destacar que o texto dissertativo argumentativo é mais cobrado na produção dos documentos oficiais, por isso daremos atenção especial a ele.
A ESTRUTURA DE UMA BOA REDAÇÃO DE DOCUMENTO
A redação das comunicações oficiais deve, antes de tudo, seguir os preceitos explicitados no Capítulo I, Aspectos Gerais da Redação Oficial. Além disso, há características específicas de cada tipo de expediente, que serão tratadas em detalhe. Antes de passarmos à sua análise por duas proposta da redação de um documento 
Proposta 01-Nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:
– INTRODUÇÃO, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta;
– DESENVOLVIMENTO, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;
– CONCLUSÃO, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.
Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:
– INTRODUÇÃO: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:
“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.” Ou “Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”
– DESENVOLVIMENTO: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.
-Proposta 02- Nos casos em que for de mero encaminhamento de documentos particular, o expediente deve conter a seguinte estrutura:
-INTRODUÇÃO-É um parágrafo de 2 a 3 frases apenas. A gente só põe nela o básico, dizemos do que vamos falar na redação .
-DESENVOLVIMENTO: Pode conter de 2 a 4 parágrafos. É nele que a gente vai argumentar, discutir o tema da redação.
-CONCLUSÃO:É um parágrafo com 2, 3 ou 4 frases. É um fechamento do texto.
Bom, agora que a gente já sabe como fica a estrutura de uma boa redação, vamos tentar construí-la.
As perguntas que você deve fazer
A introdução pode ser feita a partir da seguinte pergunta em relação ao tema: “o que eu penso sobre isso?”
-DESENVOLVIMENTO 
O desenvolvimento pode ser obtido por meio das perguntas:
1- “como posso provar isso? ”, “Quais as causas disso?”, “Quais as consequências disso?”
2- “Como isso acontece?”
3- “De que forma posso realizar isso?”
Não há como fazer uma boa redação de umdocumento de outra forma que não seja dividindo e analisando individualmente a introdução, o desenvolvimento e a conclusão. 
Qualquer tentativa de misturar esses 3 fragmentos sem cautela irá destruir a sua nota. Com isso em mente, podemos prosseguir.
Como ter ideias e construir argumentos para o texto
Antes de começar um texto, é muito útil escrever em uma folha algumas informações sobre o tema proposto. Por exemplo, digamos que o tema da redação seja “O chocolate no mundo moderno”. A primeira coisa que você deve fazer é anotar alguns fatos e argumentos que você conhece sobre chocolate. Por exemplo:
· Chocolate em excesso faz mal
· Existem diversos tipos de chocolate
· A compra e venda de chocolate movimenta muito dinheiro
· Muitas pessoas gostam de chocolate
Observe que as frases acima não são muito grandes nem muito elaboradas. Isso tem um motivo: a ideia aqui é que você coloque no papel a informação exatamente do jeito que ela veio à sua cabeça. Nesse momento, não estamos preocupados com a estrutura do texto, nem com a perfeição das frases, pois se você ficar “travado”, sem conseguir se expressar no papel, corre o risco de perder um bom argumento, além de perder muito tempo (talvez outras ideias relacionadas ao assunto sejam perdidas enquanto você tenta formular um pensamento rico e elaborado).
Então o propósito aqui é simples: coloque no papel aquilo que veio à cabeça, pois estamos apenas construindo nossos pilares. O próximo passo vai ser organizar os argumentos que criamos.
Organizando um parágrafo
Observando os argumentos que escolhemos sobre chocolate, podemos notar que o último argumento que criamos ali tem uma relação direta com o penúltimo:
· A compra e venda de chocolate movimenta muito dinheiro
· Muitas pessoas gostam de chocolate
Afinal, o mercado de chocolate movimenta muito dinheiro justamente pelo fato de que muitas pessoas gostam de chocolate. Isso também motiva a criação de vários tipos diferentes de chocolate, então o segundoargumento também pode ser incluído nesse raciocínio. Já o primeiro argumento serve como um alerta. Portanto, um parágrafo para nosso texto, contendo todas essas ideias, poderia ser:
– “Como muitas pessoas gostam de chocolate, o comércio desse produto movimenta muito dinheiro. Para aumentar as opções de sabores e aplicações, muitos tipos diferentes de chocolate são fabricados. No entanto, é preciso estar consciente de que chocolate em excesso faz mal”.
Observe que as frases desse parágrafo seguem uma lógica; não são apenas informações jogadas sem nexo. Essa lógica só existiu pelo fato de termos organizado as ideias que tivemos lá no início. Esse processo sempre vai ser utilizado para garantir um texto fluido e bem estruturado.
Agora sim estamos preocupados com o texto da redação, pois antes estávamos apenas preocupados em como construir argumentos para o tema em questão. Fazer a redação de um documento é o segundo passo
 Primeiro você precisa colocar os argumentos no papel, como já comentamos. Esse detalhe acaba pegando muitos alunos no contrapé, pois tentar fazer uma redação de um documento do início ao fim diretamente é muito mais difícil e arriscado. Você fica sujeito a cometer muitos erros como fuga do tema, falta de coerência e conexão, etc.
-Como fazer uma redação em etapas
Muito bem, esse foi apenas um exemplo simples para você ter uma ideia de como um parágrafo se constrói na prática. Obviamente, aqueles argumentos que criamos sobre chocolate renderiam muitas outras frases e ideias, mas nosso objetivo era apenas mostrar o conceito de criação de argumentos e elaboração do texto a partir desses argumentos.
-CONCLUSÃO
E a pergunta da conclusão é: 
“Que lição pode ser tirada disso? ”
A partir dessas respostas é que você vai organizar sua redação do seu documento. Repare que estamos dividindo a redação antes de começá-la, isso é muito importante. 
Os avaliadores não enxergam a redação como um único texto fechado e compacto, eles analisam o texto por etapas, por isso que você deve se preocupar com cada uma dessas etapas, para garantir que todas estão atendendo ao que eles esperam. 
1.2-ESTRUTURA TEXTUAL
Os tipos textuais são basicamente cinco: narração, dissertação, descrição, injunção e exposição
Você sabe o que são tipos textuais?
Podemos chamar de tipos textuais o conjunto de enunciados organizados em uma estrutura bem definida e facilmente identificada por suas características predominantes. O termo tipologia textual (outra nomenclatura possível) designa uma sequência definida pela natureza linguística de sua composição, ou seja, está relacionado com questões estruturais da língua, determinadas por aspectos lexicais, sintáticos, relações lógicas e tempo verbal. Objetivamente, dizemos que o tipo textual é a forma como o texto apresenta-se.
Podem variar entre cinco e nove tipos, contudo, os mais estudados e exigidos nas diferentes provas de vestibular e concursos no Brasil são a narração, a dissertação, a descrição, a injunção e a exposição. Veja as principais características de cada um deles:
► Narração: Sua principal característica é contar uma história, real ou não, geralmente situada em um tempo e espaço, com personagens, foco narrativo, clímax, desfecho, entre outros elementos. Os gêneros que se apropriam da estrutura narrativa são: contos, crônicas, fábulas, romance, biografias etc.
► Dissertação: Tipo de texto opinativo em que ideias são desenvolvidas por meio de estratégias argumentativas. Sua maior finalidade é conquistar a adesão do leitor aos argumentos apresentados. Os gêneros que se apropriam da estrutura dissertativa são: documentos oficiais carta argumentativa, dissertação, editorial etc.
► Descrição: Têm por objetivo descrever objetiva ou subjetivamente coisas, pessoas ou situações. Os gêneros que se apropriam da estrutura descritiva são: laudo, relatório, ata, guia de viagem etc. Também podem ser encontrados em textos literários por meio da descrição subjetiva.
► Injunção: São textos que apresentam a finalidade de instruir e orientar o leitor, utilizando verbos no imperativo, no infinitivo ou presente do indicativo, sempre indeterminando o sujeito. Os gêneros que se apropriam da estrutura injuntiva são: manual de instruções, receitas culinárias, bulas, regulamentos, editais, códigos, leis etc.
► Exposição: O texto expositivo tem por finalidade apresentar informações sobre um objeto ou fato específico, enumerando suas características por meio de uma linguagem clara e concisa. Os gêneros que se apropriam da estrutura expositiva são: reportagem, resumo, fichamento, artigo científico, seminário etc.
Para que você conheça com detalhes cada um dos tipos textuais citados, o sítio de Português preparou uma seção sobre tipologia textual. Nela você encontrará vários artigos que têm como objetivo discutir as características que compõem a narração, a dissertação, a descrição, a injunção e a exposição, bem como apresentar as diferenças entre tipos e gêneros textuais. Esperamos que você aproveite o conteúdo disponibilizado e, principalmente, desejamos que todas as informações aqui encontradas possam transformar-se em conhecimento
1.3-COESÃO E COERÊNCIA
Coesão e coerência - Nuances que realçam a beleza do texto
Na maioria das vezes, sentimo-nos despreparados quando estamos diante de uma folha de papel em branco no propósito de fazer uma redação, não é mesmo?
As ideias não fluem, o tempo passa muito rapidamente, e quando percebemos.....Lá se foi o tempo e não atingimos o objetivo almejado.
Então, é possível se familiarizar mais com a escrita lembrando-se da palavra texto. Ela, assim como muitas outras, origina-se do latim “textum”, que significa tecer, entrelaçar ideias,
 Opiniões e pensamentos.
Mas existe uma fórmula mágica para se construir um bom texto?
A resposta é simples. Basta lembrarmos que toda escrita requer praticidade, conhecimento prévio do assunto abordado, e, sobretudo, técnicas, que constituem a performance de todo texto bem elaborado.
Para que um texto fique claro, objetivo e interessante, ele precisa realçar beleza, para que sua estética seja vista de maneira plausível.
Fazendo parte dessa estética estão os elementos que participam da construção textual; entre eles, a coesão e a coerência.
A coesão nada mais é que a ligação harmoniosa entre os parágrafos, fazendo com que fiquem ajustados entre si, mantendo uma relação de significância.
Para melhor entender como isso se processa, imagine um texto sobrecarregado de palavras que se repetem do início ao fim. Então, para evitar que isso aconteça, existem termos que substituem a ideia apresentada, evitando, assim, a repetição. Falamos das conjunções, dos pronomes, dos advérbios e outros. Como exemplo, verifique:
Ex: A magia das palavras é enorme, pois elas expressam a força do pensamento. As mesmas têm o poder de transformar e de conscientizar. 
 Podemos perceber que as expressões: elas e as mesmas referem-se ao termo - “palavras”
-TIPOS DE COESÃO
Os tipos de coesão são importantes para encadear argumentos de maneira lógica . Quando bem empregados, contribuem para a coesão global do texto.
Os conectivos são como pecinhas de um elaborado quebra-cabeças: quando encaixadas
Adequadamente, resultam em um texto coeso e bem estruturado
Todo texto que se preze privilegia a boa comunicação, não é mesmo? Comunicar é a principal função de todo e qualquer ato de fala, não importa se na linguagem escrita ou na linguagem oral. Quem quer ser um bom escritor deve conhecer recursos linguísticos essenciais para o desenvolvimento de uma redação que interaja de maneira satisfatória com o leitor.
Conhecer elementos como a coerência e a coesão, assim como sua aplicabilidade, garante a escrita de um texto cujas ideias estejam apresentadas de forma competente, possibilitando ao leitor uma leitura aprazível e dialógica. Para tanto, existem os tipos de coerência e os tipos de coesão, que são indispensáveis para a construção do texto.
A coesão é responsável pelos sentidos encontrados na superfície do texto. Através dela é estabelecida arelação semântica (relações de sentido entre as palavras) entre os elementos do discurso através do uso adequado de conectivos, que servirão para encadear de maneira lógica as ideias do texto. Para escrever um texto coeso, conheça agora os cinco tipos de coesão textual:
⇒ Coesão por referência: é um dos tipos mais utilizados em um texto. Graças a ela, evitamos repetições de termos, descuido que pode tornar desagradável a leitura de um texto:
Os alunos do terceiro ano foram visitar o Museu da Língua Portuguesa. Eles foram acompanhados pelos professores da escola.
Em vez de:
Os alunos do terceiro ano foram visitar o Museu da Língua Portuguesa. Os alunos do terceiro anoforam acompanhados pelos professores da escola.
⇒ Coesão por substituição: são empregadas palavras e expressões que retomam termos já enunciados através da anáfora. Observe o exemplo:
Os alunos foram advertidos pelo mau comportamento. Caso isso volte a acontecer, eles serão suspensos.
Em vez de:
Os alunos foram advertidos pelo mau comportamento. Caso o mau comportamento volte a acontecer, os alunos serão suspensos.
⇒ Coesão por elipse: Ocorre por meio da omissão de uma ou mais palavras sem que isso comprometa a clareza de ideias da oração:
Maria faz o almoço e ao mesmo tempo conversa ao telefone com a amiga.
Em vez de:
Maria faz o almoço e ao mesmo tempo Maria conversa ao telefone com a amiga.
⇒ Coesão por conjunção: Esse tipo de coesão possibilita relações entre os termos do texto através do emprego adequado de conjunções:
Como não consegui ingressos, não fui ao show, contudo, assisti ao espetáculo pela televisão.
⇒ Coesão lexical: ocorre por meio do emprego de sinônimos, pronomes, hipônimos ou heterônimos. Observe o exemplo:
Machado de Assis é considerado o maior escritor brasileiro. O carioca nasceu no dia 21 de junho de 1839 e faleceu no Rio de Janeiro no dia 29 de setembro de 1908. Gênio maior de nossas letras, foi um dos fundadores da Academia Brasileira de Letras. 
Quando falamos sobre coerência, nos referimos à lógica interna de um texto, isto é, o assunto abordado tem que se manter intacto, sem que haja distorções, facilitando, assim, o entendimento da mensagem.
Tipos de coerência
São seis os tipos de coerência que colaboram para a coerência global de um texto. São eles: coerência sintática, semântica, temática, pragmática, estilística e genérica.
 
Um texto que privilegie a inteligibilidade e o princípio da não contradição deve apresentar todos os tipos de coerência textual
A coerência textual é um elemento imprescindível para um bom texto. Ela está relacionada com os sentidos da redação, ou seja, com os recursos que garantem à escrita maior inteligibilidade e organização argumentativa. Um texto incoerente fica privado de significação, além de não cumprir sua principal função: comunicar.
Assim como existem os tipos de coesão, existem também os tipos de coerência, que garantirão a inteligibilidade, a organização e a não contradição das ideias e argumentos apresentados. Compreender os seis tipos de coerência textual é fundamental para quem quer, através da escrita, estabelecer uma interessante relação dialógica com o leitor.
Os tipos de coerência, quando empregados corretamente, sobretudo nos textos não literários, colaboram para a construção da coerência global de um texto. São eles:
⇒ Coerência sintática: Oração assim escreve uma coerência sintática, a ninguém ainda que conheça não. Não entendeu nada? Pois é, ainda que não conheça a coerência sintática, ninguém escreve uma oração assim. Esse é o princípio básico da sintaxe: construir frases nas quais os elementos da oração estejam dispostos na ordem correta. Além disso, a coerência sintática evita a ambiguidade e garante o uso adequado dos conectivos.
⇒ Coerência semântica: Quando falamos em semântica, estamos nos referindo ao desenvolvimento lógico das ideias, ou seja, à construção de argumentos harmônicos e livres de contradições. A Semântica é a área da Linguística que estuda o significado das palavras, isto é, as relações entre os signos e os seus referentes.
⇒ Coerência temática: Quando você recebe um determinado tema para discorrer sobre, você escolhe enunciados que estejam de acordo com a proposta. Esse é o princípio da coerência temática, que privilegia apenas ideias que sejam relevantes para o bom desenvolvimento do tema.
⇒ Coerência pragmática: Você sabe o que é pragmática? Trata-se da parte da Linguística que estuda o uso da linguagem tendo em vista a relação entre os interlocutores e a influência do contexto comunicacional. Todos os textos, sejam eles orais ou escritos, devem obedecer à coerência pragmática. Quando você faz uma pergunta, por exemplo, a sequência de fala esperada é uma resposta. Quando você faz um pedido, é pragmaticamente impossível que simultaneamente você dê uma ordem. Quando essas expectativas são quebradas, temos um claro exemplo de incoerência pragmática.
⇒ Coerência estilística: O estilo diz respeito à variedade linguística adotada em um texto. Se você optou pelo uso da variedade padrão, é coerente que você a preserve em todo o texto. Não faz o menor sentido começar uma redação utilizando uma linguagem culta e de repente alterar o estilo e empregar a linguagem coloquial, não é mesmo?
⇒ Coerência genérica: está relacionada à escolha adequada do gênero textual. Existe um gênero disponível para cada ato de fala e escrita: por exemplo, se a intenção de quem escreve é anunciar algum produto para a venda, provavelmente ele optará pela linguagem utilizada nos classificados de um jornal. Se a intenção é contar uma história, o conto ou a crônica são opções possíveis.
Para que um texto seja considerado coerente, ele deve apresentar uma relação lógica e harmônica entre suas ideias. Não basta que ele tenha coesão: é fundamental que as suas partes também estejam conectadas no plano semântico, evitando assim deslocamentos de informações, lapsos e excesso de ideias e argumentos incoerentes. É importante ressaltar que coerência e coesão são dois elementos que devem caminhar lado a lado em um texto, pois enquanto um deles ocupa-se com o plano da significação (coerência), outro trabalha auxiliando a estruturação das ideias (coesão).
1.4-PRONOMES DE TRATAMENTO
Emprego dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e a identificação do signatário
-Breve História dos Pronomes de Tratamento
O uso de pronomes e locuções pronominais de tratamento tem larga tradição na língua portuguesa. De acordo com Said Ali, após serem incorporados ao português os pronomes latinos tu e vos, “como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se dirigia a palavra”, passou-se a empregar, como expediente linguístico de distinção e de respeito, a segunda pessoa do plural no tratamento de pessoas de hierarquia superior. Prossegue o autor:
		“Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que se dirigia a palavra a um atributo ou qualidade eminente da pessoa de categoria superior, e não a ela própria. Assim aproximavam-se os vassalos de seu rei com o tratamento de vossa mercê, vossa senhoria (...); assim usou-se o tratamento ducal de vossa excelência e adotaram-se na hierarquia eclesiástica vossa reverência, vossa paternidade, vossa eminência, vossa santidade. ”[endnoteRef:1][footnoteRef:1] [1: 
] [1: ] 
A partir do final do século XVI, esse modo de tratamento indireto já estava em voga também para os ocupantes de certos cargos públicos. Vossa mercê evoluiu para vosmecê, e depois para o coloquial você. E o pronome vós, com o tempo, caiu em desuso. É dessa tradição que provém o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma de dirigirmo-nos às autoridades civis, militares e eclesiásticas.
- Concordância com os Pronomes de Tratamento
Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o substantivoque integra a locução como seu núcleo sintático: “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; “Vossa Excelência conhece o assunto”.
Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa ... vosso...”).
	Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeito”; se for mulher, “Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”.
1.5-EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO NA ABERTURA DE UM DOCUMENTO
O ofício e o memorando diferenciam-se antes pela finalidade do que pela forma. Com o objetivo de uniformizá-los, adotou-se uma diagramação única, chamada Padrão Ofício.
-PARTES DO DOCUMENTO NO PADRÃO OFÍCIO
 
1. Timbre: No alto da folha. Deve conter o símbolo do órgão, o nome do órgão e do setor, o endereço para correspondência, o telefone, o fax e o e-mail.
2. Tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede, com alinhamento à esquerda e sem ponto final.
Memorando n.o 1/2014/GR
Ofício n.o 1/2014/DDP/SEGESP
3. Local e data em que foi assinado por extenso, com alinhamento à direita, ponto final e sem o número zero antes do dia.
Florianópolis, 1º de janeiro de 2014.
4. Destinatário: O nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação, com alinhamento à esquerda.
Ofício:
A Sua Excelência o Senhor
Fulano de Tal
Ministro da Educação
Endereço
Memorando:
Ao Senhor Chefe do Gabinete da Reitoria
Ao Senhor Secretário de Relações Internacionais
5. Assunto: Resumo do teor do documento. Em negrito e com alinhamento à esquerda. Sem ponto final.
Assunto: Produtividade do órgão na Gestão 20012-2016
Assunto: Necessidade de servidores no Centro Tecnológico
6. Texto
Introdução
Desenvolvimento
Conclusão
7. Fecho: 2,5 cm de distância da margem à esquerda.
Atenciosamente,
Respeitosamente,
8. Assinatura do autor da comunicação e identificação do signatário: Centralizado.
(espaço para assinatura)
NOME
Reitora
Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradição. São de uso consagrado:
	Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:
a) do Poder Executivo;
Presidente da República;
Vice-Presidente da República;
Ministros de Estado;
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;
Oficiais-Generais das Forças Armadas;
Embaixadores;
Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial;
Secretários de Estado dos Governos Estaduais;
Prefeitos Municipais.
b) do Poder Legislativo:
Deputados Federais e Senadores;
Outros Exemplo:
A chamada segunda pessoa indireta se manifesta quando utilizamos pronomes que, apesar de indicarem nosso interlocutor ( portanto, a segunda pessoa), utilizam o verbo na terceira pessoa. É o caso dos chamados pronomes de tratamento, que podem ser observados no quadro seguinte:
	Vossa Alteza
	   V. A.
	  príncipes, duques
	Vossa Eminência
	V. Ema.(s)
	cardeais
	Vossa Reverendíssima
	V. Revma.(s)
	sacerdotes e bispos
	Vossa Excelência
	V. Ex.ª (s)
	altas autoridades e oficiais-generais
	Vossa Magnificência
	V. Mag.ª (s)
	reitores de universidades
	Vossa Majestade
	V. M.
	reis e rainhas
	Vossa Majestade Imperial
	V. M. I.
	Imperadores
	Vossa Santidade
	V. S.
	Papa
	Vossa Senhoria
	V. S.ª (s)
	tratamento cerimonioso
	Vossa Onipotência
	V. O.
	Deus
Também são pronomes de tratamento o senhor, a senhora e você, vocês. "O senhor" e "a senhora" são empregados no tratamento cerimonioso; "você" e "vocês", no tratamento familiar. Você e vocês são largamente empregados no português do Brasil; em algumas regiões , a forma tu é de uso frequente, em outras, é muito pouco empregada. Já a forma vós tem uso restrito à linguagem litúrgica, ultraformal ou literária.
Observações:
a) Vossa Excelência X Sua Excelência : os pronomes de tratamento que possuem "Vossa (s)"  são empregados em relação à pessoa com quem falamos.
	Por exemplo:
	
	Espero que V. Ex.ª, Senhor Ministro, compareça a este encontro.
	
	Emprega-se "Sua (s)" quando se fala a respeito da pessoa.
	
	Por Exemplo: 
Todos os membros da C.P.I. afirmaram que Sua Excelência, o Senhor Presidente da República, agiu com propriedade.
- Os pronomes de tratamento representam uma forma indireta de nos dirigirmos aos nossos interlocutores. Ao tratarmos um deputado por Vossa Excelência, por exemplo, estamos nos endereçando à excelência que esse deputado supostamente tem para poder ocupar o cargo que ocupa.
b) 3ª pessoa: embora os pronomes de tratamento se dirijam à 2ª pessoa, toda a concordância deve ser feita com a 3ª pessoa. Assim, os verbos, os pronomes possessivos e os pronomes oblíquos empregados em relação a eles devem ficar na 3ª pessoa.
Por exemplo:
Basta que V. Ex.ª cumpra a terça parte das suas promessas, para que seus eleitores lhe fiquem reconhecidos.
c) Uniformidade de Tratamento: quando escrevemos ou nos dirigimos a alguém, não é permitido mudar, ao longo do texto, a pessoa do tratamento escolhida inicialmente. Assim, por exemplo, se começamos a chamar alguém de "você", não poderemos usar "te" ou "teu". O uso correto exigirá, ainda, verbo na terceira pessoa.
	 Por exemplo:
	Quando você vier, eu te abraçarei e enrolar-me-ei nos teus cabelos. (errado)
	Quando você vier, eu a abraçarei e enrolar-me-ei nos seus cabelos. (correto)
	Quando tu vieres, eu te abraçarei e enrolar-me-ei nos teus cabelos. (correto)
1.6-SOBRE A GRAMÁTICA
A Gramática tem como finalidade orientar e regular o uso da língua, estabelecendo um padrão de escrita e de fala baseado em diversos critérios, tais como:
- Exemplo de bons escritores;
- Lógica;
- Tradição;
- Bom senso.
Em se tratando de Gramática, tem-se como matéria-prima um sistema de normas, o qual dá estrutura à língua. Tais normas definem a língua padrão, também chamada língua culta ou norma culta. Assim, para falar e escrever corretamente, é preciso estudar a Gramática.
Por ser um organismo vivo, a língua está sempre evoluindo, o que muitas vezes resulta num distanciamento entre o que se usa efetivamente e o que fixam as normas. Isso não justifica, porém, o descaso com a Gramática. Imprecisa ou não, existe uma norma culta, a qual deve ser conhecida e aplicada por todos.
Quem desconhece a norma culta acaba tendo acesso limitado às obras literárias, artigos de jornal, discursos políticos, obras teóricas e científicas, enfim, a todo um patrimônio cultural acumulado durante séculos pela humanidade.
 Tipos de Gramática
1. Gramática Normativa-É aquela que busca a padronização da língua, estabelecendo as normas do falar e escrever corretamente. 
Costuma ser utilizada em sala de aula e em livros didáticos. É também o tipo adotado no Só Português.
2. Gramática Descritiva- Ocupa-se da descrição dos fatos da língua, com o objetivo de investigá-los e não de estabelecer o que é certo ou errado. Enfatiza o uso oral da língua e suas variações.
3. Gramática Histórica-Estuda a origem e a evolução histórica de uma língua.
4. Gramática Comparativa- Dedica-se ao estudo comparado de uma família de línguas. O Português, por exemplo, faz parte da Gramática Comparativa das línguas românicas.
 Divisão da Gramática
Sabe-se que a língua é um sistema tríplice: compreende um sistema de formas (mórfico), um sistema de frases (sintático) e um sistema de sons (fônico). Por essa razão, a Gramática tradicionalmente divide-se em:
Morfologia - abrange o sistema mórfico.
Sintaxe - enfoca o sistema sintático.
Fonologia/Fonética - focaliza o sistema fônico.
Observação:
Alguns gramáticos incluem nessa visão uma quarta parte, a Semântica, que se ocupa dos significados dos componentes de uma língua.
Ortografia
    A ortografia se caracteriza por estabelecer padrões para a forma escrita das palavras. Essa escrita está relacionada tanto a critérios etimológicos (ligados à origem das palavras) quanto fonológicos(ligados aos fonemas representados). É importante compreender que a ortografia é fruto de uma convenção. A forma de grafar as palavras é produto de acordos ortográficos que envolvem os diversos países em que a língua portuguesa é oficial. A melhor maneira de treinar a ortografia é ler, escrever e consultar o dicionário sempre que houver dúvida.
O Alfabeto
O alfabeto da língua portuguesa é formado por 26 letras. Cada letra apresenta uma forma minúscula e outra maiúscula. Veja:
	a A (á)
b B (bê)
c C (cê)
d D (dê)
e E (é)
f F (efe)
g G (gê ou guê)
h H (agá)
i I (i)
	j J (jota)
k K (cá)
l L (ele)
m M (eme)
n N (ene)
o O (ó)
p P (pê)
q Q (quê)
r R (erre)
	s S (esse)
t T (tê)
u U (u)
v V (vê)
w W (dáblio)
x X (xis)
y Y (ípsilon)
z Z (zê)
Observação: emprega-se também o ç, que representa o fonema /s/ diante das letras: a, o, e u em determinadas palavras.
Emprego das letras K, W e Y
Utilizam-se nos seguintes casos:
a) Em antropônimos originários de outras línguas e seus derivados.
Exemplos: Kant, kantismo; Darwin, darwinismo; Taylor, taylorista.
b) Em topônimos originários de outras línguas e seus derivados.
Exemplos: Kuwait, kuwaitiano.
c) Em siglas, símbolos, e mesmo em palavras adotadas como unidades de medida de curso internacional.
Exemplos: K (Potássio), W (West), kg (quilograma), km (quilômetro), Watt.
1.7- DIFICULDADES DA NORMA CULTA
-Ortografia
 A correção da grafia é requisito elementar de qualquer texto, e ainda mais importante quando se trata de textos oficiais. Muitas vezes, uma simples troca de letras pode alterar não só o sentido da palavra, mas de toda uma frase.
Com relação aos erros de grafia, pode-se dizer que são de dois tipos: os que decorrem do emprego inadequado de determinada letra por desconhecimento de como escrever uma palavra, e aqueles causados por lapso de digitação.
Assim, toda revisão que se faça em determinado documento ou expediente deve sempre levar em conta a correta escrita.
 
Errado: Ele trabalhou como adido de embaixada.
Certo: Ele trabalhou como adido à embaixada.
 
Errado: Ele vai torcer para o clube do irmão.
Certo: Ele vai torcer pelo clube do irmão.
 
Errado: Vultuosa quantia foi gasta na campanha daquele vereador.
Certo: Vultosa quantia foi gasta na campanha daquele vereador.
 
Errado: A estadia do deputado no Rio de Janeiro será breve.
Certo: A estada do deputado no Rio de Janeiro será breve.
 
Errado: Se eu ver o deputado, falarei com ele.
Certo: Se eu vir o deputado, falarei com ele.
 
Errado: Quero falar consigo.
Certo: Quero falar com você/com o senhor.
 
 Errado: Este texto foi desclassificado porque está inteligível.
Certo: Este texto foi desclassificado porque está ininteligível.
 
Errado: Não tenho qualquer vínculo com meus ex-chefes.
Certo: Não tenho nenhum vínculo com meus ex-chefes.
 
Errado: Ao meu ver, essas crianças precisam de mais carinho e amor.
Certo: A meu ver, essas crianças precisam de mais carinho e amor.
 
Errado: Ele passou muito rápido e desapercebido por todos nós.
Certo: Ele passou muito rápido e despercebido por todos nós.
 
Errado: Por que você não troca seu candidato? Ao invés de votar em Mário, vote em Valter.
Certo: Por que você não troca seu candidato? Em vez de votar em Mário, vote em Valter.
 
Errado: Os que desejarem maiores informações deverão se encaminhar à sala da coordenação.
Certo: Os que desejarem melhores / mais informações deverão se encaminhar à sala da coordenação.
 
Errado: Pediu-me que o ajudasse a descriminar as despesas.
Certo: Pediu-me que o ajudasse a discriminar as despesas.
  
1.6.2-SINTAXE
 É a parte da Gramática que estuda a palavra em relação às outras, que com ela se unem para exprimir o pensamento. É a parte mais importante da Gramática, porque contribui de modo fundamental para a clareza da exposição e para a ordenação do pensamento.
Os problemas mais frequentemente encontrados na construção de frases dizem respeito à má pontuação, à ambiguidade da idéia expressa, à elaboração de falsos paralelismos, erros de comparação etc. Decorrem, em geral, do desconhecimento da ordem das palavras na frase. A seguir, citam-se alguns desses deslizes muito recorrentes na construção de frases, registrados em documentos oficiais.
  1.6- Problemas com o Sujeito
O sujeito é o ser de quem se fala ou que executa a ação enunciada na oração. Ele pode ter complemento, mas não ser complemento. Devem ser evitadas, portanto, construções como:
Errado: É tempo do Congresso votar a emenda.
Certo: É tempo de o Congresso votar a emenda.
 
Errado: Apesar das relações entre os países estarem cortadas, (...).
Certo: Apesar de as relações entre os países estarem cortadas, (...).
 
Errado: Não vejo mal no Governo proceder assim.
Certo: Não vejo mal em o Governo proceder assim.
 
Errado: Antes destes requisitos serem cumpridos, (...).
Certo: Antes de estes requisitos serem cumpridos, (...).
 
Errado: Apesar da Assessoria ter informado em tempo, (...).
Certo: Apesar de a Assessoria ter informado em tempo, (...).
 
- Frases Fragmentadas
A fragmentação de frases “consiste em pontuar uma oração subordinada ou uma simples locução como se fosse uma frase completa”. Embora seja usada como recurso estilístico na literatura, a fragmentação de frases devem ser evitada nos textos oficiais, pois muitas vezes dificulta a compreensão. Ex.:
 Errado: O programa recebeu a aprovação do Congresso Nacional. Depois de ser longamente debatido.
Certo: O programa recebeu a aprovação do Congresso Nacional, depois de ser longamente debatido.
Certo: Depois de ser longamente debatido, o programa recebeu a aprovação do Congresso Nacional.
 
Errado: O projeto de Convenção foi oportunamente submetido ao Presidente da República, que o aprovou. Consultadas as áreas envolvidas na elaboração do texto legal.
Certo: O projeto de Convenção foi oportunamente submetido ao Presidente da República, que o aprovou, consultadas as áreas envolvidas na elaboração do texto legal.
 - Erros de Paralelismo
Uma das convenções estabelecidas na linguagem escrita “consiste em apresentar idéias similares numa forma gramatical idêntica”, o que se chama de paralelismo. Assim, incorre-se em erro ao conferir forma não paralela a elementos paralelos.
 Errado: Pelo aviso circular recomendou-se aos Ministérios economizar energia e que elaborassem planos de redução de despesas.
Certo: Pelo aviso circular, recomendou-se aos Ministérios que economizassem energia e (que) elaborassem planos para redução de despesas.
Certo: Pelo aviso circular, recomendou-se aos Ministérios economizar energia e elaborar planos para redução de despesas.
 
Errado: No discurso de posse, mostrou determinação, não ser inseguro, inteligência e ter ambição.
Certo: No discurso de posse, mostrou determinação, segurança, inteligência e ambição.
Certo: No discurso de posse, mostrou ser determinado e seguro, ter inteligência e ambição.
 
Errado: O Presidente visitou Paris, Bonn, Roma e o Papa.
Certo: O Presidente visitou Paris, Bonn e Roma. Nesta última capital, encontrou-se com o Papa.
 
Errado: O projeto tem mais de cem páginas e muita complexidade.
Certo: O projeto tem mais de cem páginas e é muito complexo.
Certo: O projeto é muito extenso e complexo.
 
Errado: Ou Vossa Senhoria apresenta o projeto, ou uma alternativa.
Certo: Vossa Senhoria ou apresenta o projeto, ou propõe uma alternativa.
 
Errado: O interventor não só tem obrigação de apurar a fraude como também a de punir os culpados.
Certo: O interventor tem obrigação não só de apurar a fraude, como também de punir os culpados.
 
Errado: O novo procurador é jurista renomado, e que tem sólida formação acadêmica.
Certo: O novo procurador é jurista renomado e tem sólida formação acadêmica.
Certo: O novo procurador é jurista renomado, que tem sólida formação acadêmica.
 - Erros de Comparação
A omissão de certos termos, ao se fazer a comparação – omissão própria da língua falada – deve ser evitada na língua escrita, pois compromete a clareza do texto: nem sempre é possível identificar, pelo contexto, qual o termo omitido.
 
Errado: O salário de um professor é mais baixo doque um médico.
Certo: O salário de um professor é mais baixo do que o salário de um médico.
Certo: O salário de um professor é mais baixo do que o de um médico.
 
Errado: O alcance do Decreto é diferente da Portaria.
Certo: O alcance do Decreto é diferente do alcance da Portaria.
Certo: O alcance do Decreto é diferente do da Portaria.
 
Errado: O Ministério da Educação dispõe de mais verbas do que os Ministérios do Governo.
Certo: O Ministério da Educação dispõe de mais verbas do que os outros Ministérios do Governo.
Certo: O Ministério da Educação dispõe de mais verbas do que os demais Ministérios do Governo.
 
  Ambiguidade
Ambígua é a frase ou oração que pode ser tomada em mais de um sentido. Como a clareza é requisito básico de todo texto oficial, deve-se atentar para as construções que possam gerar equívocos de compreensão.
 
Ambíguo: O Ministro comunicou a seu secretariado que ele seria exonerado.
Claro: O Ministro comunicou exoneração dele a seu secretariado.
Claro: O Ministro comunicou a seu secretariado a exoneração desse.
 Ambíguo: O Deputado saudou o Presidente da República, em seu discurso, e solicitou sua intervenção no seu Estado, mas isso não o surpreendeu.
Claro: Em seu discurso o Deputado saudou o Presidente da República. No pronunciamento, solicitou a intervenção federal em seu Estado, o que não surpreendeu o Presidente da República.
 Ambíguo: Roubaram a mesa do gabinete em que eu costumava trabalhar.
Claro: Roubaram a mesa do gabinete no qual eu costumava trabalhar.
Claro: Roubaram a mesa do gabinete na qual eu costumava trabalhar.
 Ambíguo: Sendo indisciplinado, o Chefe admoestou o funcionário.
Claro: O Chefe admoestou o funcionário por ser esse indisciplinado.
 -Concordância
A concordância é o processo sintático segundo o qual certas palavras se acomodam, na sua forma, às palavras de que dependem.
 
Errado: Se houverem dúvidas favor perguntar.
Certo: Se houver dúvidas favor perguntar.
 	
Errado: Já fazem dez dias que esta Casa Legislativa encontra-se em recesso.  
Certo: Já faz dez dias que esta Casa Legislativa encontra-se em recesso.
 
Errado: Fazem cinco meses que a PF iniciou a apuração de irregularidades.
Certo: Faz cinco meses que a PF iniciou a apuração de irregularidades.
 
Errado: Vão fazer cinco anos que ingressei no Serviço Público.
Certo: Vai fazer cinco anos que ingressei no Serviço Público.
 
Errado: Depois das últimas chuvas, podem haver centenas de desabrigados.
Certo: Depois das últimas chuvas, pode haver centenas de desabrigados.
 
Errado: Devem haver soluções urgentes para estes problemas.
Certo: Deve haver soluções urgentes para estes problemas.
 
Errado: Aconteceu, naquela época, fatos terríveis.
Certo: Aconteceram, naquela época, fatos terríveis.
 
Errado: Vossas Excelências apoiastes a decisão.
Certo: Vossas Excelências apoiaram a decisão.
 
Errado: Ainda não chegou os documentos comprobatórios.
Certo: Ainda não chegaram os documentos comprobatórios.
 
Errado: Podemos passar-lhe bastante informações sobre o caso.
Certo: Podemos passar-lhe bastantes informações sobre o caso.
 
Errado: Se houver dificuldades, qualquer que sejam, avise-nos.
Certo: Se houver dificuldades, quaisquer que sejam, avise-nos.
 
Errado: Obedeceram-se aos severos regulamentos.
Certo: Obedeceu-se aos severos regulamentos.
 
Errado: Tratavam-se de questões fundamentais.
Certo: Tratava-se de questões fundamentais.
 
Errado: Discutiu-se na semana passada os acordos que têm de ser assinados nos próximos dias.
Certo: Discutiram-se na semana passada os acordos que têm de ser assinados nos próximos dias.
 - Pontuação
Os sinais de pontuação, ligados à estrutura sintática, têm as seguintes finalidades:
a) assinalar as pausas e as inflexões da voz (a entoação) na leitura;
b) separar palavras, expressões e orações que, segundo o autor, devem merecer destaque;
c) esclarecer o sentido da frase, eliminando ambiguidades.
 No clube que frequentamos, há um mês houve um incêndio.
No clube que frequentamos há um mês, houve um incêndio.
 
O carro estava percorrendo a estrada solitária, à noite.
O carro estava percorrendo a estrada, solitária à noite.
 
Ele foi criticado, quando lutava pelos amigos.
Ele foi criticado, quando lutava, pelos amigos.
 
A frase a seguir pode ter seu sentido alterado apenas com a colocação da vírgula.
 
“Se o homem soubesse o valor que tem a mulher andaria se rastejando à sua procura.”
 
Constitui erro crasso usar a vírgula entre termos que mantêm entre si estreita ligação sintática – p. ex., entre sujeito e verbo, entre verbos ou nomes e seus complementos.
 
Errado: O Presidente da República, indicou, sua posição no assunto.
Certo: O Presidente da República indicou sua posição no assunto.
 Errado: O deputado assistiu, ao pronunciamento do Presidente, em Fortaleza.
Certo: O deputado assistiu ao pronunciamento do Presidente em Fortaleza.
 - SEMÂNTICA
 A semântica estuda o sentido das palavras, expressões, frases e unidades maiores da comunicação verbal, os significados que lhe são atribuídos.
Deve-se verificar sempre o contexto em que as palavras estão sendo utilizadas e procurar sinônimos, ou termos mais precisos para as palavras repetidas.
A redação oficial não pode alhear-se às transformações linguísticas – produto da dinâmica social – nem as incorporar acriticamente. As novidades vocabulares devem sempre ser usadas com critério, evitando-se aquelas que podem ser substituídas por vocábulos já de uso consolidado sem prejuízo do sentido que se lhes quer dar.
Não se concebe que, em nome de suposto purismo, a linguagem das comunicações oficiais fique imune a empréstimos de outras línguas. O importante é usar o estrangeirismo de forma consciente, buscar o equivalente português quando houver, ou conformar a palavra estrangeira ao espírito da língua portuguesa.
 Expressões a Evitar e Expressões de
Uso Recomendável
 A linguagem dos textos oficiais deve sempre pautar-se pelo padrão culto formal da língua. Não é aceitável, portanto, que desses textos constem coloquialismos ou expressões de uso restrito a determinados grupos, que comprometeriam sua própria compreensão pelo público.
Quanto a determinadas expressões que devem ser evitadas, mencionem-se aquelas que formam cacófatos, ou seja, “o encontro de sílabas em que a malícia descobre um novo termo com sentido torpe ou ridículo”.
A seguir há uma lista de expressões cujo uso ou repetição deve ser evitado, indicando com que sentido devem ser empregadas e sugerindo alternativas vocabulares a palavras que costumam constar com excesso dos expedientes oficiais.
 À medida que / na medida em que
À medida que (locução proporcional) – à proporção que, ao passo que, conforme: Os preços deveriam diminuir à medida que diminui a procura.
Na medida em que (locução causal) – pelo fato de que, uma vez que: Na medida em que se esgotaram as possibilidades de negociação, o projeto foi integralmente vetado.
Evite os cruzamentos – bisonhos, canhestros – *à medida em que, *na medida que... 
A partir de
A partir de deve ser empregado preferencialmente no sentido temporal: A cobrança do imposto entra em vigor a partir do início do próximo ano.
Evite repeti-la com o sentido de ‘com base em’, preferindo considerando, tomando-se por base, fundando-se em, baseando-se em.
 Assim 
Use após a apresentação de alguma situação ou proposta para ligá-la à idéia seguinte. Alterne com: dessa forma, desse modo, diante do exposto, diante disso, consequentemente, portanto, por conseguinte, assim sendo, em consequência, em vista disso, em face disso.
 
Através de / por intermédio de
Através de quer dizer de lado a lado, por entre: A viagem incluía deslocamentos através de boa parte da floresta.
Evite o emprego com o sentido de meio ou instrumento; nesse caso empregue por intermédio, por, mediante, por meio de, segundo, servindo-se de, valendo-se de:
O projeto foi apresentado por intermédio do Departamento.
O assunto deve ser regulado por meio de decreto.
A comissão foi criada mediante portaria do Ministro de Estado.
 Bem como
Evite repetir; alterne com e, como (também),igualmente, da mesma forma. Evite o uso, polêmico para certos autores, da locução bem assim como equivalente.
 Causar 
Evite repetir. Use também originar, motivar, provocar, produzir, gerar, levar a, criar.
 Constatar 
Evite repetir. Alterne com atestar, apurar, averiguar, certificar-se, comprovar, evidenciar, observar, notar, perceber, registrar, verificar.
 Dado / visto / haja vista
Os particípios dado e visto têm valor passivo e concordam em gênero e número com o substantivo a que se referem:
Dados o interesse e o esforço demonstrados, optou-se pela permanência do servidor em sua função.
Dadas as circunstâncias...
Vistas as provas apresentadas, não houve mais hesitação no encaminhamento do inquérito.
Já a expressão haja vista, com o sentido de uma vez que ou seja considerado, veja-se, é invariável:
O servidor tem qualidades, haja vista o interesse e o esforço demonstrados.
 De forma que, de modo que/de forma a, de modo a
De forma (ou maneira, modo) que nas orações desenvolvidas: Deu amplas explicações, de forma que tudo ficou claro.
De forma (maneira ou modo) a nas orações reduzidas de infinitivo: Deu amplas explicações, de forma (maneira ou modo) a deixar tudo claro. São descabidas na língua escrita as pluralizações orais vulgares *de formas (maneiras ou modos) que...
Detalhar
Evite repetir; alterne com particularizar, pormenorizar, delinear, minudenciar.
Devido a
Evite repetir; utilize igualmente em virtude de, por causa de, em razão de, graças a, provocado por.
 Dirigir 
Quando empregado com o sentido de encaminhar, alterne com transmitir, mandar, encaminhar, remeter, enviar, endereçar.
 Em face de
Sempre que a expressão em face de equivaler a diante de, é preferível a regência com a preposição de; evite, portanto, face a frente a.
Enquanto 
Conjunção proporcional equivalente a ao passo que, à medida que. Evitar a construção coloquial enquanto que.
 Especialmente 
Use também principalmente, mormente, notadamente, sobretudo, nomeadamente, em especial, em particular.
 Inclusive 
Advérbio que indica inclusão; opõe-se a exclusive. Evite-se o seu abuso com o sentido de ‘até’; nesse caso utilize o próprio até ou ainda, igualmente, mesmo, também, ademais.
 Informar 
Alterne com comunicar, avisar, noticiar, participar, inteirar, cientificar, instruir, confirmar, levar ao conhecimento, dar conhecimento; ou perguntar, interrogar, inquirir, indagar.
 No sentido de
Empregue também com vistas a, a fim de, com o fito (objetivo, intuito, fim) de, com a finalidade de, tendo em vista ou mira, tendo por fim.
 Onde 
Como pronome relativo significa em que (lugar): A cidade onde nasceu. O país onde viveu. Evite, pois, construções como “a lei onde é fixada a pena” ou “o encontro onde o assunto foi tratado”.
Nesses casos, substitua onde por em que, na qual, no qual, nas quais, nos quais.
O correto é, portanto: a lei na qual é fixada a pena, o encontro no qual (em que) o assunto foi tratado.
 Operacionalizar 
Neologismo verbal de que se tem abusado. Prefira realizar, fazer, executar, levar a cabo ou a efeito, praticar, cumprir, desempenhar, produzir, efetuar, construir, compor, estabelecer.
 Posição / posicionamento
Posição pode ser alterado com postura, ponto de vista, atitude, maneira, modo. Posicionamento significa ‘disposição, arranjo’, e não deve ser confundido com posição.
 Relativo a
Empregue também referente a concernente a, tocante a, atinente a, pertencente a, que diz respeito a, que trata de, que respeita.
Ressaltar
Varie com destacar, sublinhar, salientar, relevar, distinguir, sobressair.
Tratar (de)
Empregue também contemplar, discutir, debater, discorrer, cuidar, versar, referir-se, ocupar-se de.
2-MÉTODOS E TÉCNICAS DE ARQUIVO E PROTOCOLO
Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada tenha sido tão revolucionário quanto o desenvolvimento da concepção teórica e dos desdobramentos práticos de uma empresa no seu dia-a-dia.
A organização de Arquivos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos.
O conteúdo existente neste modulo aborda os principais aspectos, teóricos e práticos, que devem ser levados em consideração na implantação do procedimento adequada para arquivamento de documentos e os desafios que as instituições brasileiras, públicas ou privadas, ainda precisam enfrentar para gerenciar e preservar seus acervos documentais, os quais são indispensáveis no processo de tomada de decisão. Por isso, todo documento de arquivo requer tratamento especializado, dentro das mais recentes e rigorosas normas da arquivologia moderna.
SEJA IMPLACÁVEL CONTRA A DESORGANIZAÇÃO!
Há momentos na vida que servem para reavaliar a organização de seu ambiente de trabalho.
NUNCA ACONTECEU COM VOCÊ?
☺ Necessitar de uma informação relacionada com um processo 
que está em andamento há um ano e não encontrar a informação no Arquivo?
☺ Ser transferido e o seu sucessor não encontrar documentos?
☺ Sua mesa estar parecendo um campo de batalha da segunda Guerra
Mundial? (Os documentos mais importantes estão nas trincheiras da mesa)
☺ Encontrar	documentos	ser	um	ato	de heroísmo?
CONCEITO FUNDAMENTAL DE ARQUIVOLOGIA.
Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente Como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), institucionais, comerciais e pessoais.
A origem histórica dos arquivos remonta ao início da escrita, nas civilizações do Médio Oriente, há cerca de 6 mil anos atrás. Os primeiros arquivos surgiram de forma espontânea nos palácios e nos templos. Alguns dos principais arquivos da Antiguidade são: Palácio de Ebla na Síria, Arquivo do Templo de Medinet no Egipto no Séc. XII a.c.. Os Hititas foram os primeiros povos a a construir um edifício especial para arquivos, no Séc. XIV A.C.
Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRÊS conceitos básicos: INFORMAÇÃO, SUPORTE e DOCUMENTO.
INFORMAÇÃO: Idéia, Mensagem ou Conhecimento SUPORTE: Meio no qual a informação está registrada
DOCUMENTO: É toda informação registrada em um suporte material
INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO
A IMPORTÂNCIA DOS DOCUMENTOS E A NECESSIDADE DE ARQUIVÁ- LOS.
Nem só de informatica vive o homem. O acesso a memória da humanidade é permitido pelo arquivista quando ele coleciona, classifica e preserva com segurança documentos que servirão de subsídios para a história da humanidade.
Não se reúne somente fatos históricos ultrapassados. Também se completa os registros com novas informações. Não é o simples fato de dar entrada e saída de documentos que irá levar a empresa ao sucesso.
Se não forem cuidados e protegidos, os documentos podem perder-se ou destruir-se. Alguns jamais serão recuperados, outros poderão sê-lo, mas com grandes esforços e a um custo muito elevado.
 - FINALIDADE:
· Servir a administração: Fornecem informações e documentos necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a documentação da empresa, possibilitam o controle da produção de documentos e colocam à disposição dos usuários documentos que fornecem informações de caráter probatório ou simplesmente informativo.
· Servir à História: Fornecem informações e/ou documentos para reconstituir ou escrever a história política, social ou econômica de uma nação. Também servem de memória de uma empresa e constituem uma importante fonte de pesquisa.
· Sendo assim, o ARQUIVO apresenta as seguintes funções:
· Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
· Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação;
· Garantir o fluxodos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa;
· Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação;
· Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda;
· Executar as funções específicas conforme a organização e administração da instituição.
☺DICA LEGAL:
O arquivo tem a finalidade funcional. Preservam as informações que evidenciam o funcionamento da instituição ao longo do tempo.
1.1-CLASSIFICACAO DOS ARQUIVOS
Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS:
· Entidade Mantenedora: (Público ou Privado)
· Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado)
· Estágio de Evolução: (Corrente, Intermediário e Permanente)
· Extensão de sua atuação: (Setorial ou Central)
1-ENTIDADE MANTENEDORA
-Podem ser Público ou Privado
Público: Órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciários, nas esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Também são considerados públicos os Arquivos das Fundações Públicas e Empresas Públicas.
Privado: São aqueles mantidos por instituição de caráter particular.
Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Riachuelo, arquivo da TV Globo
-NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Podem ser Especiais ou Especializados
-Especiais: São arquivos em que os documentos cuja forma física (suporte) exija cuidado especial, diferenciado, por causa da sua preservação ou manuseio.
EXEMPLO: relacionado a forma física do documento, ao suporte do documento. Foto, filme, microfilme, etc.
-Especializados: São aqueles que mantêm em sua guarda documentos de determinada área do conhecimento.
EXEMPLO: relacionado a um assunto especifico, a uma área d conhecimento. Arquivo médico, arquivo cartográfico, arquivos de engenharia, etc.
-CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Podem ser Corrente, Intermediário e Permanente
-Arquivo Corrente
São os Arquivos que guardam os documentos mais novos e mais utilizados pela instituição. No Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqüência de uso, possuem fim administrativo.
☺DICA LEGAL:
O arquivo corrente e a fase em que os documentos são criados;
-Nessa fase os documentos tramitam bastante e são muito consultados;
-Localizam-se nos próprios setores que produzem/recebem os documentos ou em locais próximos a estes.
-Intermediário
São os Arquivos que guardam os documentos menos utilizados pela instituição. No Arquivo Intermediário os documentos possuem baixa freqüência de uso, mas ainda possuem fim administrativo.
☺DICA LEGAL:
O arquivo intermediário e a fase em os documentos tem valor administrativo, mas são poucos consultados;
-Permitem que os setores otimizem seu espaço;
-Não há necessidade de serem conservados próximos aos setores;
-Nesta fase os documentos aguardam sua destinação final; (eliminação ou guarda permanente
-E também chamado de Limbo ou Purgatório.
-Arquivo Permanente
São os Arquivo que guardam os documentos que, já tendo cumprido seu fim administrativo, sua função administrativa, agora são preservados, conservados, pelo seu valor histórico para Instituição.☺DICA LEGAL:
O arquivo permanente e a ou guarda permanente e a fase em que os documentos já perderam o seu valor administrativo e são guardados pelo seu valor histórico, probatório ou informativo;
-Os documentos desta fase jamais serão eliminados.
-Arquivo Centrais
São aqueles localizados fora do local de trabalho, e acumulam em um único local, documentos de provenientes dos diversos setores da instituição, de forma centralizada. 
 ☺ DICA LEGAL:
 O arquivo central e um arquivo centralizado, recebe os documentos correntes dos diversos setores da instituição.
☺ DICA LEGAL
 Higienização de documentos:
Para processos de longa guarda ou guarda permanente (que devem ser guardados, por exemplo, por quinze, trinta anos, ou para sempre) a higienização se torna fundamental. Além de remover a poeira, sempre que possível, retirar objetos danosos tais como grampos, clipes e prendedores metálicos.
2-PROTOCOLO
Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o controle de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização e segurança.
BEM, COMO JÁ VIMOS PARA ALCANÇAR ESTAS FINALIDADES, O PROTOCOLO EXECUTA AS SEGUINTES ATIVIDADES:
1 - RECEBIMENTO: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.
2 REGISTRO: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.
3 AUTUAÇÃO: após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.
4-CLASSIFICAÇÃO: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.
5- MOVIMENTAÇÃO (EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO): consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.
6- CONTROLE DA TRAMITAÇÃO: são as operações destinadas a registrar a localização do documento dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de controle de tramitação
3-MODELOS DE DOCUMENTOS: ATA, CARTA, CIRCULAR, MEMORANDO, COMUNICADO, E-MAIL, OFÍCIO, RELATÓRIO, TELEGRAMA, FAX, DECLARAÇÃO, ATESTADO, PROCURAÇÃO, RECIBO, REQUERIMENTO, AVISO, CONVOCAÇÃO, PETIÇÃO
Escrever é comunicar-se. Escrevemos para comunicar alguma coisa a alguém. E o que significa comunicar-se? Pela própria etimologia da palavra, significa tornar comum uma informação, uma ideia, um projeto. Se redigirmos um e-mail, um relatório, um memorando ou qualquer tipo de texto, queremos que outras pessoas compreendam e assimilem nossa mensagem.
De acordo com o Manual da Presidência da República, “A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade”. Outra instrução desse Manual diz:
“Lembre-se que o padrão culto nada tem contra a simplicidade de expressão, desde que não seja confundida com pobreza de expressão. De nenhuma forma o uso do padrão culto implica emprego de linguagem rebuscada, nem dos contorcionismos sintáticos e figuras de linguagem próprios da língua literária”. (Grifo meu)
Uma empresa não é moderna se continuar com sua "comunicação dirigida escrita" (CDE) nos moldes antigos. As grandes empresas já possuem o "Manual de Redação", para que haja uniformidade na comunicação escrita. Para Enéas Barros:
"não se pode insistir na velha tecla, segundo a qual a carta comercial é mero veículo de informação, simples atividade-meio, sem qualquer outra implicação no mundo dos negócios (...). Ela faz parte integrante de todo um sistema de comunicação, com o seu emissor, com sua mensagem e com seu receptor. Está, consequentemente, sujeita a toda a engrenagem, a todos os dispositivos, a todos os requisitos indispensáveis à comunicação para propagar, agrupar, propor negócios e criar imagem".
3.1-ATA
São documentos devalor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembléias, realizadas por comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente lavrada em livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os termos de abertura e de encerramento.
O texto apresenta-se seguidamente, sem parágrafos, ocupando cada linha inteira, sem espaços em branco ou rasuras, para evitar fraudes. A fim de ressalvar os erros, durante a redação, usar-se-á a palavra digo; se for constatado erro ou omissão, depois de escrito o texto, usar-se-á a expressão em tempo. Quem redige a ata é o secretário (efetivo do órgão, ou designado ad hoc para a reunião). A ata vai assinada por todos os presentes, ou somente pelo presidente e pelo secretário, quando houver registro específico de freqüência.
Observações:
Com o advento do computador, as atas têm sido elaboradas e digitadas, para posterior encadernação em livros de ata. Se isto ocorrer, deve ser indicado nos termos de abertura e fechamento, rubricando-se as páginas e mantendo-se os mesmos cuidados referentes às atas manuscritas. Dispensam-se as correções do texto, como indicado anteriormente.
No caso de se identificar, posteriormente, algum erro ou imprecisão numa ata, faz-se a ressalva, apresentando nova redação para o trecho. Assim, submetida novamente à aprovação do plenário, ficará consagrada. O novo texto será exarado na ata do dia em que foi aprovado, mencionando-se a ata e o trecho original.
Suas partes componentes são:
1. Cabeçalho, onde aparece o número (ordinal) da ata e o nome do órgão que a subscreve.
2. Texto sem delimitação de parágrafos, que se inicia pela enunciação da data, horário e local de realização da reunião, por extenso, objeto da lavratura da Ata.
3. Fecho, seguido da assinatura de presidente e secretário, e dos presentes, se for o caso.
EXEMPLO
GOVERNO DO ESTADO DO AMAPÁ 
SECRETARIA DE ESTADO DE CULTURA 
CONSELHO ESTADUAL DE CULTURA
ATA da 1022ª Sessão Plenária do Conselho Estadual de Cultura
Aos dezenove dias do mês de maio de mil novecentos e noventa e nove, às dez horas, em sua sede na Avenida Erasmo Braga, cento e dezoito, décimo andar, realizou-se a milésima vigésima segunda Sessão Plenária do Conselho Estadual de Cultura, presentes os Senhores Conselheiros Moacyr Werneck de Castro - no exercício da Presidência, Caíque Botkay, Dina Lerner, Edino Krieger, Fausto Wolff, Fernando Cotta Portella, João Leão Sattamini Netto, José Lewgoy, Léa Garcia, Martha Carvalho Rocha, Paulo Roberto Menezes Direito, Ubiratan Corrêa e - Suplentes - Luiz Carlos Ribeiro Prestes e Frederico Augusto Liberalli de Góes. Justificaram a ausência os Senhores conselheiros, Luiz Emygdio de Mello Filho - Presidente, Ana Arruda Callado - Vice-Presidente, Arthur Moreira Lima, Beth Carvalho, Carlos Heitor Cony, Lena Frias, Nélida Piñon e Oscar Niemeyer. No expediente: ata da sessão anterior - aprovada; convite do MinC, para a exposição "KENE", convite da UFRJ, para a exposição de fotos e textos "Dois séculos de poesia"; comunicado da Academia Brasileira de Música, com programação de evento, em continuidade à Série Brasiliana; Ofício do MinC, encaminhando resposta ao Ofício vinte, de noventa e nove, deste Conselho, que solicitava uma ação daquele Ministério sobre a retenção das obras de Frans Krajeberg; nas Publicações: JORNAL DA CÂMARA, cinqüenta e nove a sessenta e um; CULTURA DE HOJE, sessenta; NOTÍCIAS DE ANGOLA, cento e quatro; INFORMATIVO FILATÉLICO, quatro. Iniciando os trabalhos, o Senhor Conselheiro Moacyr Werneck de Castro, dizendo-se constrangido em assumir a Presidência dos trabalhos, em função do dispositivo regimental que atribuía ao Conselheiro com mais idade aquela substituição, passou à apreciação da Ordem do Dia - Visitas do Conselho a instituições culturais e de personalidades da Cultura ao Conselho. Declarando haver um número excessivo de convites para a realização de Sessões em outras localidades e, com isso, segundo entendia, tais reuniões, embora proveitosas, deixaram o Plenário com dificuldades para tratar dos problemas que lhe diziam respeito. A Conselheira, Dina Lerner, com a palavra, declarou que considerava contraproducente realizar as Sessões fora da sede do Conselho, dizendo que, no caso especial da ida à Ilha Fiscal - apesar de aquela recuperação ter sido um ganho extraordinário para o Estado -, os realizadores de tal obra não haviam seguido as orientações do INEPAC e que estariam ainda em dívida com o Estado, por não entregarem o dossiê sobre a restauração realizada. Em aparte, o Conselheiro Luiz Carlos Ribeiro Prestes, concordando com as palavras da Conselheira, Dina Lerner, sugeriu que o órgão responsável pela obra realizada na Ilha Fiscal mantivesse contato com o Conselho de Cultura, opinando, ainda, no sentido de que as visitas fossem realizadas em dias diferentes dos das Sessões Plenárias. O Conselheiro Moacyr Werneck, intervindo, considerou uma questão diplomática a ação de solicitar o projeto de recuperação da Ilha Fiscal e que sua preocupação, no momento, cingia-se à periodicidade das visitas. O Conselheiro Fernando Portella, no uso da palavra, indagou a Presidência sobre possíveis assuntos submetidos pela Secretaria de Estado de Cultura à apreciação do Conselho, declarando que, se tal ação não acontecesse, o Conselho somente produziria para consumo interno. Retomando a palavra, o Conselheiro Moacyr Werneck de Castro foi de opinião de que a atividade do Conselho não dependeria somente de matéria encaminhada pela Secretaria de Estado de Cultura, mas também de estudos e tarefas inerentes à função de assessoramento, levando propostas e sugestões às autoridades superiores. A seguir, ainda sobre as visitas do Conselho já relacionadas, o Conselheiro Moacyr Werneck de Castro, dado que alguns dos Conselheiros não poderiam dispor de outros horários para realizá-las, sugeriu que fosse designada uma Comissão para comparecer aos locais programados, apresentando, posteriormente, relato em Plenário. Como segunda opção, sugeriu que fossem consideradas voluntárias as adesões às visitas ou, ainda, que tais visitas fossem adiadas para mais tarde, uma vez que o colegiado ainda estava em fase de instalação.O Conselheiro Fausto Wolff, em aparte, declarou que não poderia dispor de outro horário para comparecer às reuniões fora da sede. O Conselheiro Caíque Botkay, com a palavra, foi de opinião de que seria razoável que fosse enviado ofício ao Ministério da Marinha solicitando o dossiê relativo à restauração da Ilha Fiscal, uma vez que o tombamento daquele imóvel era da alçada do Estado. A Conselheira, Dina Lerner, intervindo, informou que eram muitos os problemas daquela ordem no Estado e que o IPHAN não acompanhara a obra, por ser um bem tombado pelo Estado. Comprometeu-se, então, em levantar a documentação sobre a questão e apresentam-la em reunião proximal. O Conselheiro Moacyr Werneck de Castro, considered que o encaminhamento das discussões o levou a propor que as visitas ficassem em suspenso, o que foi aprovado pelo Plenário. A seguir, o Conselheiro Luiz Carlos Prestes apresentou ao Plenário o cineasta Paulo Thiago, solicitando permissão para que ,o mesmo fizesse um relato sobre a situação da área do audiovisual. O Conselheiro Moacyr Werneck de Castro convidou o visitante para compor a Mesa, solicitando, no entanto, ao Conselheiro proponente que submetesse ao Plenário, antecipadamente, os nomes das personalidades a serem convidadas. Com a palavra, o cineasta Paulo Thiago considered da maior relevância o Governo do Rio de Janeiro criar uma política de produção audiovisual para o Estado, dado que, nos dias atuais, havia quase uma hegemonia paulista no processo cultural brasileiro, o que considerava prejudicial para o País. Destacou que, por exemplo, na Feira do Livro realizada em São Paulo, haviam sido relacionados os - considerados - melhores livros de todos os tempos, em várias áreas,sem a participação do Rio de Janeiro, impondo-se a escolha paulista. Declarou, ainda, o convidado, que ficara chocado ao verificar que nenhuma das obras de Darcy Ribeiro estava relacionada e que não conseguira detectar, também, obras de autores do Rio de Janeiro nem do eixo nordestino. Ainda com a palavra, o cineasta Paulo Thiago declarou que, caso não houvesse uma reação dos intelectuais do Rio de Janeiro, a presença política do nosso Estado continuaria, gradativamente, sofrendo perdas, considerando-se, ainda, que o Ministro da Cultura era paulista. O Conselheiro Moacyr Werneck de Castro, agradeceu a presença do cineasta Paulo Thiago, trazendo a Plenária questão tão relevante, que, no seu entender, deveria ser melhor estudada em Sessão proximal, aduzindo que o descrédito dos valores intelectuais do Rio de Janeiro poderia ser reiterado pelas menções do Conselheiro José Lewgoy quanto ao caso da TV Manchete e, ainda, pela situação falimentar com que se defrontava o JORNAL DO BRASIL. A seguir, propôs - e o Plenário aprovou - voto de pesar pelo passamento do dramaturgo Alfredo Dias Gomes, destacando que o povo comparecera em massa ao velório realizado na Academia Brasileira de Letras, representando a sensibilidade da extensa obra daquele homem de letras. Nada mais havendo a tratar, o Conselheiro Moacyr Werneck de Castro deu por encerrados os trabalhos, antes convocando os Senhores Conselheiros para a proximal Sessão, a ser realizada no dia vinte e seis de maio, às dez horas. Eu Josué Pimenta Gomes, Secretário Geral, lavrei a presente ata.Presidente Secretário
3.2-CARTA
Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações, convites, externar agradecimentos, ou transmitir informações.
Suas partes componentes são:
1. Local e data, por extenso, à esquerda da página.
2. Endereçamento (alinhado à esquerda): nome do destinatário, precedido da forma de tratamento, e o endereço.
3. Vocativo: a palavra Senhor (a), seguida do cargo do destinatário, e de vírgula.
4. Texto paragrafado, com a exposição do(s) assunto(s) e o objetivo da carta.
5. Fecho de cortesia, seguido de advérbio adequado: Cordialmente, Atenciosamente, ou
Respeitosamente.
6. Assinatura, nome e cargo do emitente da carta.
EXEMPLO
Rio de Janeiro, 28 de abril de 2016 
Ilm.º Sr.
Professor Edson Bechara 
Rua da Ajuda n.º 0 / apto 208 
Centro - Rio de Janeiro - RJ 20000-000
Senhor Professor,
A Secretaria de Estado de Administração e Reestruturação vem desenvolvendo ações no sentido de uniformizar e racionalizar os procedimentos administrativos do Governo do Estado do Rio de Janeiro, visando à transparência dos atos governamentais, à melhoria dos serviços prestados e ao controle, por parte do cidadão, das políticas públicas implementadas.
Para atender aos objetivos propostos, estão sendo desenvolvidos diversos projetos que alcançam diferentes setores da administração, dentre eles, o Manual de Redação Oficial do Estado do Rio de Janeiro.
Os trabalhos de seleção dos atos, conceituação e elaboração de modelos foram realizados por grupo de especialistas das áreas de direito, letras, administração, documentação e comunicação e já se encontram em fase final. No entanto, ainda se faz necessária uma revisão por profissional de reconhecida experiência, para garantir a excelência da publicação.
Para este fim, conforme entendimentos anteriores havidos com a Professora Helenice Valias de Moraes, venho solicitar sua colaboração.
Na expectativa de pronunciamento favorável, agradecemos antecipadamente a gentileza. Atenciosamente,
ANDRÉ LEAL MELO DA SILVA
Secretário de Estado de Administração e Reestruturação
3.3-CIRCULAR
Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para diversas unidades administrativas ou determinados funcionários.
Suas partes componentes são:
1. Título (a palavra CIRCULAR), em letras maiúsculas, sigla do órgão que o expede e número, à esquerda da folha.
2. Local e data à direita da folha, e por extenso, na mesma linha do título.
3. Destinatário, após a palavra Para (com inicial maiúscula).
4. Assunto, expressado sinteticamente.
5. Texto paragrafado, contendo a exposição do(s) assunto(s) e o objetivo da Circular.
6. Fecho de cortesia, seguido do advérbio Atenciosamente.
7. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que subscreve a Circular.
EXEMPLO
CIRCULAR SARE / SUPDIN / n.º 227 
Rio de Janeiro, 10 de março de 2016 
Para: Titulares de Órgãos Públicos
Assunto: Manual de Organização do Poder Executivo
A Secretaria de Estado de Administração e Reestruturação deverá elaborar, no prazo de 90 (noventa) dias, o Manual de Organização do Poder Executivo, conforme o art. 9º do Decreto n.º 25.205 de 05 de março de 2016.
Para este fim, solicito encaminhar à Superintendência de Desenvolvimento Institucional, unidade administrativa daquela Secretaria e responsável pela organização do citado Manual, documentos referentes à estrutura básica, competência e organogramas para subsidiar os trabalhos de edição. 
Atenciosamente
ROBENICE DA SILVA
Superintendente de Desenvolvimento Institucional
3.4-MEMORANDO
O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.
Pode ter caráter meramente administrativo, ou serem empregadas para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.
Sua característica principal é a agilidade. 
A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
EXEMPLOS
Mem. 118/16-SENAC 					Em 12 de abril de 2016
Do Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração
Assunto: Administração. Instalação de microcomputadores
1. Nos termos do Plano Geral de informatização, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados três microcomputadores neste Departamento.
2 Sem descer a maiores detalhes técnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco rígido e de monitor padrão EGA. Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textos, e outro gerenciador de banco de dados.
3-O treinamento de pessoal para operação dos micros poderia ficar a cargo da Seção de Treinamento do Departamento de Modernização, cuja chefia já manifestou seu acordo a respeito.
4-Devo mencionar, por fim, que a informatização dos trabalhos deste Departamento ensejará racional distribuição de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos serviços prestados.
Atenciosamente,
WILLIAN DA SILVA
SUBCHEFE PARA ASSUNTOS JURÍDICOS
3.5-MENSAGEM
É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da
Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional (ou Assembléia Legislativa ou Câmara Municipal) matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar o veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação, do Estado ou Município.
Suas partes componentes são:
1. Título